Carta personale t2. Carta personale del dipendente: registrazione e informazioni richieste

La carta personale del dipendente è il documento personale principale. Si compone di 11 sezioni: alcune vengono compilate al momento dell'assunzione, altre durante il processo lavorativo e al momento del licenziamento del dipendente.

Modulo della scheda personale e domande di base

Secondo la parte 4 dell'articolo 9 Legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ “Sulla contabilità” organizzazioni commerciali dal 1° gennaio 2013, il diritto di elaborare autonomamente moduli di documentazione contabile primaria.

Allo stesso tempo, le forme di documenti contabili primari autorizzate da organismi autorizzati in conformità con altre leggi federali (ad esempio, forme di documenti di cassa) rimangono obbligatorie per l'uso in conformità con la lettera del Ministero delle finanze russo datata n. PZ- 10/2012. La carta personale del dipendente (modulo n. T-2) non è menzionata nella lettera citata.

La domanda sorge spontanea: è possibile sviluppare da soli una carta personale? Gli specialisti di Rostrud della Russia, in una lettera datata 14 febbraio 2013 n. PG/1487-6-1, credono di sì.

Non è necessario modificare completamente questo documento. Inoltre, in alcuni documenti normativi contiene l'obbligo di utilizzare il modulo unificato n. T-2, ad esempio:

Al paragrafo 12 delle Regole per la conservazione e l'archiviazione della produzione dei moduli dei libri di lavoro e la loro fornitura ai datori di lavoro, approvate con decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225. Si afferma che con ogni iscrizione effettuata nel libro di lavoro sul lavoro svolto, trasferimento a un altro lavoro permanente e il datore di lavoro è tenuto a informare il suo titolare del licenziamento contro la firma sulla sua carta personale, che ripete l'iscrizione effettuata nel libro di lavoro. La forma della tessera personale è approvata Servizio federale statistiche statali;

Paragrafo 23 Raccomandazioni metodologiche sul mantenimento dei registri militari nelle organizzazioni approvate dallo Stato Maggiore delle Forze Armate della Federazione Russa dell'11 aprile 2008. Secondo questa norma, le organizzazioni mantengono i registri militari dei coscritti e del personale di riserva utilizzando le carte personali dei dipendenti (modulo n. T-2) nella Sezione II "Informazioni sulla registrazione militare".

Riteniamo che sia consigliabile prendere come base il modulo unificato, modificarlo leggermente, eliminando le carenze: rimuovere le righe extra e aggiungere quelle mancanti.

A che punto è necessario conservare la carta personale di un dipendente?

Non ci sono istruzioni specifiche per compilare una scheda personale, dalla quale è necessario aprirla. Di norma, viene avviato dopo la pubblicazione di un ordine (istruzione) sull'assunzione. Duplica i documenti di lavoro inseriti nel libro di lavoro del dipendente.

Quali documenti e informazioni è necessario compilare?

La scheda personale viene compilata in base a:

Ordine (istruzioni) sull'occupazione nel modulo n. T-1 o in un modulo sviluppato in modo indipendente dal datore di lavoro;

Passaporto o altro documento di identificazione;

Libro di lavoro o documento che confermi l'esperienza lavorativa;

Certificato di assicurazione statale assicurazione pensionistica;

Documenti di registrazione militare (per gli obbligati al servizio militare e le persone soggette alla coscrizione per il servizio militare);

Documento relativo all'istruzione, alle qualifiche o alla disponibilità conoscenza speciale(quando si fa domanda per un lavoro che richiede conoscenze speciali o formazione speciale);

Informazioni fornite dal dipendente su se stesso.

In alcuni casi potrebbe essere necessario presentare documenti aggiuntivi.

Per quanto tempo devono essere conservate le carte personali dei dipendenti?

Secondo il paragrafo 658 dell'ordinanza n. 558 del Ministero della Cultura russo del 25 agosto 2010, la carta personale di un dipendente deve essere conservata per 75 anni.

È possibile conservare elettronicamente una carta personale?

Le istruzioni per la compilazione di una carta personale non contengono raccomandazioni in quale forma questo documento dovrebbe essere conservato: elettronico o cartaceo. Pertanto, entrambe le opzioni sono possibili. Ma dato che il dipendente deve conoscere alcuni documenti contro la firma e il dipendente, per conservare una carta personale, deve certificare tutte le correzioni apportate contro la firma, l'uso del modulo n. T-2 su carta è inevitabile.

Cosa fare se un dipendente rifiuta di certificare le informazioni con la sua firma

Istruzioni per la compilazione di una carta personale, nonché altre normative atti giuridici non fornire conseguenze legali il rifiuto del dipendente di apporre la firma personale nelle sezioni III “Assunzione e trasferimento ad altro lavoro” e XI “Motivi di licenziamento contratto di lavoro(licenziamento)” tessera personale. Di conseguenza, non sono state stabilite norme su come formalizzare tale rifiuto.

In questa situazione sono possibili le seguenti opzioni:

È necessario annotare sulla carta personale che il dipendente si rifiuta di firmare;

Redigere un atto (la forma dell'atto non è stabilita, pertanto può essere redatta in forma libera) sul rifiuto di firmare da parte del dipendente;

Allo stesso tempo, effettuare la registrazione specificata nella carta personale e redigere un atto sul rifiuto di firmare da parte del dipendente.

Come apportare correzioni ad una carta personale

Se alcuni dati del dipendente sono cambiati (ad esempio il cognome a causa del matrimonio), l'addetto al servizio del personale inserisce le nuove informazioni nella sua tessera personale e le certifica con la sua firma indicando la data delle modifiche. Cancella il testo o gli importi errati con una riga in modo che sia possibile leggere il testo corretto. Il testo o gli importi corretti sono scritti sopra ciò che è stato cancellato (clausola 4.2 del Regolamento sui documenti e sul flusso dei documenti in contabilità, approvato dal Ministero delle Finanze dell'URSS in data 29 luglio 1983 n. 105).

Esempio. Il cognome della dipendente è cambiato: era Makarova, è diventato Frolova. Come apportare correzioni alla carta personale di un dipendente?

Se un dipendente cambia il suo cognome, il cognome precedente nel paragrafo 1 della sezione " informazioni generali" è barrato con una riga e il nuovo cognome è indicato a destra o in alto.

Dovresti anche indicare sulla base di quale documento sono state apportate le modifiche. Questo può essere fatto nel campo della carta personale di fronte alla riga dove si cancella il vecchio cognome e si scrive quello nuovo. Il dipendente responsabile della tenuta del modulo n. T-2 certifica questa registrazione con la sua firma e annota la data delle modifiche. Il documento in base al quale sono state inserite le informazioni, al fine di evitare reclami da parte delle autorità di controllo ( ispezione del lavoro) è meglio indicare nella sezione “Informazioni aggiuntive”.

La dicitura potrebbe essere la seguente: “Il cognome di Makarov è stato cambiato nel cognome di Frolov sulla base di un certificato di matrimonio, serie VII-AI n. 456789, rilasciato dal dipartimento Chkalovsky dell'Ufficio del registro civile in data 17 maggio , 2013." Il soggetto responsabile della tenuta dei registri del personale certifica inoltre la nuova iscrizione con la propria firma indicante la data della sua iscrizione.

In relazione al cambiamento del cognome, le correzioni corrispondenti vengono apportate anche al paragrafo 11 della sezione "Informazioni generali", che contiene i dettagli del passaporto del dipendente.

Cosa fare se non ci sono abbastanza righe per inserire le voci?

In questo caso, è consentito includere righe aggiuntive nel modulo n. T-2. Secondo il decreto del Comitato statistico statale della Russia del 24 marzo 1999 n. 20 "Approvazione della procedura per l'utilizzo di moduli unificati di documentazione contabile primaria", i formati dei moduli indicati negli album dei moduli unificati di contabilità primaria documentazione sono consigliate e soggette a modifiche.

Esempio. Il dipendente parla tre lingue e nel modulo n. T-2 ci sono solo due righe per inserire informazioni al riguardo. Come inserisco le informazioni sulla mia conoscenza di una terza lingua?

In tale situazione, l'azienda ha il diritto di aggiungere una riga aggiuntiva al paragrafo 5 "Conoscenza di una lingua straniera" alle due righe disponibili nel modulo n. T-2.

Caratteristiche di compilazione della carta personale di un dipendente

In situazioni standard, non è necessario compilare la carta personale di un dipendente. Vediamo alcuni casi non regolati dalle Istruzioni per la compilazione della tessera personale.

Informazioni sull'istruzione

Le informazioni sulla formazione devono essere inserite nel paragrafo 6 “Formazione” della sezione “Informazioni generali”. In questo caso, è necessario indicare il codice OKSO corrispondente alla specialità del dipendente, selezionandolo dal classificatore tutto russo delle specialità educative OK 009-2003 (il documento è stato approvato con decreto dello standard statale della Russia del 30 settembre 2003 n. 276-st).

Ma in alcuni casi questo codice non viene compilato.

Esempio. Al momento dell'assunzione, il dipendente ha presentato un diploma di istruzione superiore in una specialità che non è inclusa nel classificatore panrusso delle specialità educative OK 009-2003, approvato con risoluzione dello standard statale della Russia del 30 settembre 2003 n. 276-st . Quale codice OKSO deve essere indicato nella tessera personale del dipendente?

Questa situazione è possibile quando la formazione degli specialisti in questa specialità è stata interrotta prima dell'approvazione del classificatore specificato. In questo caso la colonna per l'indicazione del codice OKSO può essere lasciata vuota.

Come calcolare l'esperienza lavorativa

Per compilare il paragrafo 8 “Esperienza lavorativa (al “__” ________20__)” della sezione “Informazioni generali”, sarà necessario calcolare l'esperienza lavorativa del dipendente alla data di compilazione della sua scheda personale.

Secondo le Istruzioni per la compilazione di una carta personale, l'esperienza lavorativa (totale, continuativa, che dà diritto a un bonus per l'anzianità di servizio e altri benefici stabiliti nell'organizzazione, ecc.) viene calcolata sulla base delle iscrizioni nel libro di lavoro e (o) altri documenti attestanti la relativa anzianità di servizio.

Per calcolare l'anzianità di servizio, si applica la procedura stabilita al paragrafo 61 delle Istruzioni per la compilazione dei moduli dei documenti di registrazione individuali (personalizzati) nel sistema di assicurazione pensionistica obbligatoria, approvate con Risoluzione del Fondo pensione del Consiglio della Federazione Russa del 31 luglio 2006 n. .192p, può essere utilizzato. In conformità con questo ordine, la durata del totale durata del servizio determinato sommando separatamente le date di fine e di inizio dei periodi specificati. La differenza tra questi importi costituisce la durata dell'anzianità totale di servizio. Poiché il giorno del licenziamento è considerato l'ultimo giorno di lavoro, è necessario aggiungere un giorno in più all'anzianità totale di servizio per ciascun caso di licenziamento. Se un dipendente ottiene un lavoro per la prima volta, invece dell'anzianità di servizio, nel paragrafo 8 della carta personale vengono inseriti degli zeri.

Un giorno in occasione del licenziamento viene aggiunto solo ai periodi relativi attività lavorativa dell’assicurato, questa regola non si applica agli altri periodi.

Esempio. Un dipendente della Lipen LLC ha le seguenti voci nel suo libro di lavoro al 23 luglio 2013:

- dal 12/04/1999 al 31/07/2001 - lavoro presso Berezen CJSC;

- dal 01.08.2001 al 27.12.2004 - lavoro per l'imprenditore individuale Zarev A.P.;

— dall'11 gennaio 2005 al 31 agosto 2009 — lavora presso Tsveten LLC;

— dal 01.09.2009 al 14.11.2011 — lavoro presso JSC “Kresen”;

– dal 21 novembre 2011 ad oggi – lavora presso Lipen LLC.

Calcoliamo l'anzianità di servizio totale del dipendente al 23 luglio 2013.

Innanzitutto, riassumiamo le date di fine dei periodi di lavoro del dipendente. Il valore risultante è 126.45.10038 (23/07/2013 + 14/11/2011 + 31/08/2009 + 27/12/2004 + 31/07/2001).

Quindi riepiloghiamo le date di inizio dei periodi lavorativi del dipendente. Il valore risultante è 46.33.10025 (21/11/2011 + 01/09/2009 + 11/01/2005 + 01/08/2001 + 12/04/1999).

Ora troviamo la differenza negli importi ricevuti.

È uguale a 80.12.13 (126.45.10038 - 46.33.10025), ovvero 14 anni 2 mesi 20 giorni.

Aggiungiamo 4 giorni. Risulta che al 23 luglio 2013 l'anzianità di servizio totale del dipendente è di 14 anni, 2 mesi e 24 giorni.

Informazioni sulla composizione della famiglia

La voce 10 "Composizione familiare" della sezione "Informazioni generali" è compilata sulla base del passaporto e di altri documenti del dipendente, nonché delle informazioni da lui fornite.

Nelle colonne per indicare la composizione del nucleo familiare possono essere inseriti i parenti a carico del dipendente o che convivono con lui.

In questo caso, il datore di lavoro non ha bisogno di ottenere il consenso dei parenti stretti del dipendente per trattare i dati personali nella misura prevista nel modulo unificato n. T-2 "Carta personale del dipendente".

Tali chiarimenti di Roskomnadzor su questioni relative al trattamento dei dati personali dei dipendenti, dei candidati a posti vacanti, nonché delle persone nella riserva del personale, sono pubblicati sul sito web http://www.rsoc.ru.

Informazioni sul lavoro part-time

La tessera personale del dipendente non dispone di una sezione speciale per le informazioni sul lavoro a tempo parziale. In pratica tali informazioni vengono inserite in una delle sezioni:

Nella Sezione III “Assunzioni e trasferimenti ad altro lavoro”;

Sezione X "Informazioni aggiuntive".

Formazione avanzata con precedenti datori di lavoro

Questo problema non è trattato nelle Istruzioni per la compilazione della tessera personale. In pratica, la Sezione V "Avanzamento delle qualifiche" di solito include informazioni sulla formazione avanzata solo durante il lavoro del dipendente in questa organizzazione.

Incentivi per i dipendenti

Le istruzioni per la compilazione di una carta personale non contengono raccomandazioni su quali premi, incentivi e titoli onorifici meritano di essere inclusi nella Sezione VII "Premi (incentivi), titoli onorifici" della carta personale del dipendente. È logico presumere che sia necessario inserire le stesse cose incluse nel libro di lavoro del dipendente, vale a dire:

Informazioni sull'assegnazione di premi statali, compreso il conferimento di titoli onorifici statali, sulla base di decreti pertinenti e altre decisioni;

Certificati d'onore, titoli di conferimento e assegnazione di distintivi, distintivi, diplomi, attestati d'onore da parte di datori di lavoro;

Altri tipi di incentivi previsti dalla legislazione della Federazione Russa, nonché contratti collettivi, regolamenti interni del lavoro, statuti e regolamenti disciplinari.

Allo stesso tempo, né nel libro di lavoro né nella carta personale, le registrazioni dei bonus previsti dal sistema di remunerazione o pagati regolarmente non vengono effettuate (clausole 24 e 25 del Regolamento per la tenuta e la conservazione dei libri di lavoro, approvato dal Decreto del Governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225).

Informazioni sulle vacanze

La sezione VIII "Vacanze" tiene traccia di tutti i tipi di ferie concesse a un dipendente durante il periodo di lavoro nell'organizzazione, comprese le ferie non retribuite. salari.

Vacanza a proprie spese. Quando si compilano le informazioni sul congedo non retribuito, non è sempre possibile indicare il periodo per il quale è previsto tale congedo (alla nascita di un figlio, alla registrazione del matrimonio e ad altri casi elencati nel paragrafo 6 della parte 2 dell'articolo 128 del Codice del lavoro della Federazione Russa). In una situazione del genere, alcuni specialisti inseriscono dei trattini nelle colonne 2 e 3 della Sezione VIII. Ma non è giusto.

Poiché nel periodo di concessione delle ferie sono escluse le ferie superiori a 14 giorni di calendario all'anno senza retribuzione, è sufficiente indicare per quale anno lavorativo tali ferie sono state concesse.

Permessi retribuiti per cure termali. La sezione VIII "Vacanze" contiene anche informazioni sulle ferie che il datore di lavoro concede al dipendente per il trattamento ai sensi del comma 10 del paragrafo 2 dell'articolo 17 della legge federale n. 125-FZ del 24 luglio 1998. Ricordiamo che questa norma prevede la concessione di ferie retribuite per cure sanatoriali e di resort (oltre alle ferie annuali retribuite stabilite dalla legislazione della Federazione Russa) per l'intero periodo di cura e di viaggio da e verso il luogo di cura .

Se tutte le righe sono riempite. Per tenere conto di tutti i tipi di congedo dei dipendenti, la Sezione VIII fornisce solo 12 righe.

Se sono tutti compilati e non c'è spazio per nuove iscrizioni in questa sezione, non è necessario creare una nuova scheda personale. È sufficiente inserirvi un foglio aggiuntivo con righe e colonne simili alle righe e colonne della Sezione VIII “Vacanze”.

Sull'inserto indicare il suo numero, quando è stato creato e da chi: "Inserire il foglio nella carta personale del dipendente n. 1. Creato dal contabile O.P. Sayapina", firma e data di fronte alla voce.

La carta personale di un dipendente può essere mantenuta in una forma sviluppata e approvata dal datore di lavoro in modo indipendente, o in una forma unificata T-2, approvata con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1. Se il datore di lavoro mantiene una carta personale in un modulo unificato T-2, deve inserire che contenga tutte le informazioni richieste da questo modulo.

Quando si registra una carta personale nel modulo n. T-2, vengono utilizzati classificatori di informazioni che contengono, in particolare, codici per compilare le celle: OKIN (classificatore tutto russo delle informazioni sulla popolazione), OKSO (classificatore tutto russo di Specialità in Educazione) e altri. In precedenza, la codifica veniva utilizzata per elaborare i dati automaticamente. Ora non è necessario codificare le informazioni. Se il datore di lavoro decide di non inserire i codici, le caselle dei codici sulla carta devono essere lasciate vuote. Non possono essere rimossi dal modulo T-2 unificato.

Esempio di compilazione del modulo unificato T-2

Nell'intestazione del modulo T-2 è necessario inserire il nome dell'organizzazione, OKUD, codice OKPO. Successivamente, compila la tabella:

• data di redazione della tessera personale;
• numero del personale dipendente;
• codice fiscale del dipendente;
• Numero SNILS;
• alfabeto (prima lettera del cognome del dipendente);
• natura del lavoro;
• tipo di lavoro;
• sesso del dipendente.

La parte principale della carta è composta da 11 sezioni. Nella Sezione I è necessario inserire le informazioni generali sul dipendente:

• contratto di lavoro (numero, data);
• Nome completo del dipendente;
• il suo luogo di nascita;
• cittadinanza;
• conoscenza della lingua straniera;
• formazione dei dipendenti;
• professione;
• esperienza di lavoro;
• se sposato;
• composizione familiare;
• dati del passaporto;
• indirizzo del luogo di residenza (registrazione e indirizzo di residenza effettivo).

La sezione II "Informazioni sulla registrazione militare" contiene informazioni sul grado militare del dipendente, sulla categoria di riserva, ecc.

Nella Sezione III “Assunzioni e trasferimenti ad altra mansione” dovranno essere compilate le seguenti voci:

• la data a partire dalla quale il dipendente è stato assunto dall'azienda o trasferito in una nuova sede di lavoro;
• suddivisione strutturale;
• specialità, grado, classe di qualificazione. Questa colonna è compilata in conformità con la tabella del personale e OKPDTR;
• tariffa tariffaria, supplemento (se previsto);
• base;
• firma personale del dipendente.

La sezione IV "Certificazione" è costituita da una tabella in cui è necessario inserire le informazioni sui risultati della certificazione (se il datore di lavoro effettua la certificazione dei dipendenti).

La sezione V “Formazione avanzata” contiene informazioni sulla formazione professionale aggiuntiva ricevuta dal dipendente.

La sezione VI “Riqualificazione professionale” contiene informazioni sulla formazione professionale aggiuntiva ricevuta dal dipendente. In genere, questa sezione contiene informazioni sulla formazione che il dipendente ha completato mentre lavorava per l'azienda.

La sezione VII “Premi, incentivi, titoli onorifici” contiene informazioni sui premi ai dipendenti.

La sezione VIII “Vacanze” contiene informazioni sulle ferie.

Nella Sezione IX “Benefici sociali”, fornire informazioni sui benefici, se presenti.

Nella sezione X "Informazioni aggiuntive" indicare Informazioni aggiuntive, se necessario.

Nella sezione XI “Motivi di risoluzione del contratto di lavoro (licenziamento)”, inserire le informazioni sul motivo del licenziamento.

Poiché la carta personale contiene le firme delle parti del contratto di lavoro, vale a dire la firma del dipendente stesso, che conferma la sua conoscenza delle informazioni inserite nella carta personale, deve essere cartacea. Puoi conservare le carte personali in in formato elettronico, ma in questo caso devono esserci versioni cartacee con le firme delle parti.

Controlla il modulo di esempio T-2 per compilare correttamente il modulo ed evitare errori. Sopra è riportato un esempio di compilazione del modulo unificato T-2.

Una carta personale è il documento contabile principale che contiene i dati personali di un dipendente. La forma della carta personale n. T-2 è stata approvata con decreto del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 n. 1. Le carte personali per i dipendenti devono essere mantenute da tutte le società, indipendentemente dalle forme organizzative e legali. Tessera personale del dipendente viene rilasciato per ciascun dipendente assunto dall'azienda con contratto di lavoro. Viene avviato al momento dell'assunzione e mantenuto durante tutto il periodo di permanenza in azienda. Con il licenziamento di un dipendente tessera personale t 2è chiuso, ma continua ad essere conservato in azienda.

È possibile non emettere carte personali, ma gestire invece affari personali?

No, non puoi. L'azienda non è obbligata a redigere fascicoli personali per i dipendenti, mentre la carta personale del modulo n. T-2 è un documento obbligatorio. È menzionato direttamente nelle "Regole per la conservazione e la conservazione dei libri di lavoro" (clausola 12). Dice che la carta personale del modulo T-2 ripete tutte le voci del libro di lavoro relative ad assunzioni, trasferimenti e licenziamento. Il datore di lavoro è obbligato a familiarizzare il dipendente con ciascuna di queste voci dietro una firma sulla carta personale.

Quali documenti sono necessari per compilare una tessera personale?

Per compilare il modulo T-2 è necessario ordine di assunzione dei dipendenti e documenti personali del dipendente, vale a dire:

• storico lavorativo;
• passaporto;
• carta di identità militare (per i soggetti obbligati al servizio militare);
• documento di completamento Istituto d'Istruzione;
• certificato di assicurazione pensionistica statale;
• certificato di registrazione presso le autorità fiscali;
• altri documenti (ad esempio cartella clinica, patente di guida, documenti attestanti formazione avanzata, riconoscimenti statali, invalidità, ecc.). Inoltre, saranno necessarie informazioni che non possono essere raccolte dai documenti. Numero di telefono di contatto, composizione familiare, date di nascita dei parenti, livello di conoscenza della lingua straniera: tutte queste informazioni su se stesso devono essere fornite dal dipendente. Pertanto, è necessario che sia presente al momento del rilascio della carta personale.

Non fidarti della compilazione del modulo n. T-2 al dipendente stesso e compilalo solo di tua mano. Una carta personale è un documento di stretta responsabilità e responsabilità nei suoi confronti progettazione corretta porti.

La scheda personale è composta da undici sezioni:

1. informazioni generali
2. Informazioni sulla registrazione militare
3. Assunzioni e trasferimenti ad altri lavori
4. Certificazione
5. Formazione
6. Riqualificazione professionale
7. Premi (incoraggia) e titoli onorifici
8. Vacanza
9. Prestazioni sociali alle quali il lavoratore ha diritto in conformità alla legge
10. Informazioni aggiuntive
11. Motivi di risoluzione del contratto di lavoro (licenziamento).

In ciascuna di queste sezioni sono presenti colonne in cui è necessario registrare le informazioni sul dipendente. E nella prima sezione (Informazioni generali) ci sono anche le finestre per la codifica delle informazioni. I codici per la compilazione di una carta personale possono essere trovati nei classificatori di informazioni:

• OKIN (Classificatore tutto russo delle informazioni sulla popolazione OK 018-95), approvato con decreto dello standard statale della Federazione Russa del 31 luglio 1995 n. 412;
• OKSO (Classificatore tutto russo delle specialità nell'istruzione OK 009-2003), approvato con decreto dello standard statale della Federazione Russa del 30 settembre 2003 n. 276-st;
• OKPDTR (classificatore tutto russo delle professioni operaie, posizioni dei dipendenti e categorie tariffarie OK 016-94), approvato con decreto dello standard statale della Federazione Russa del 26 dicembre 1994 n. 367;
• OKATO (Classificatore tutto russo di oggetti della divisione amministrativo-territoriale OK 019-95), approvato con decreto dello standard statale della Federazione Russa del 31 luglio 1995 n. 413.

È necessario codificare le informazioni in una carta personale?

Non necessario. La codifica è destinata all'elaborazione automatizzata dei dati e alla contabilità statistica. È stato introdotto quando ancora non esistevano programmi informatici universali per gli ufficiali del personale. Utilizzando un computer che leggeva i codici dei documenti, era possibile contare il numero dei dipendenti e suddividerli in categorie (livello di istruzione, professione, ecc.). Ora tale elaborazione non viene praticamente eseguita da nessuna parte. Anche se gli ufficiali del personale usano speciali programmi per computer, che inserisce automaticamente i codici su una carta personale, i codici stessi hanno perso la loro significato originale. Ma ricorda che le colonne non possono essere cancellate dai moduli unificati. Pertanto, se non stai codificando informazioni, non rimuovere le finestre del codice, ma lasciale semplicemente vuote.

Inizio del modulo e sezione "Informazioni generali"

Innanzitutto, il nome della società è indicato in conformità con lo statuto e altri documenti costitutivi. Nell'angolo in alto a destra devi inserire il codice dell'azienda secondo OKPO (il tuo capo contabile lo sa). Scrivi la data in cui hai compilato digitalmente la tua scheda personale, ad esempio 08/11/2006.

• matricola del personale (viene assegnato al dipendente al momento dell'accettazione dell'incarico e non cambia durante trasferimenti e spostamenti all'interno dell'organizzazione);
• numero di identificazione fiscale - TIN. Se al dipendente non ne è stato assegnato uno, lasciare la cella vuota;
• numero del certificato di assicurazione pensionistica statale;
• alfabeto (prima lettera del cognome del dipendente);
• natura del lavoro (a tempo indeterminato o temporaneo);
• tipo di lavoro (principale o part-time);
• Sesso Maschio Femmina).

Ora dobbiamo compilare la sezione più voluminosa del modulo T-2: "Informazioni generali". Innanzitutto, in un'apposita cella, indicare il numero e la data del contratto di lavoro concluso con il dipendente.

PUNTO 1. COGNOME, NOME, NOME PATRONICO.” Copia attentamente le informazioni dal passaporto del dipendente. Il nome e il secondo nome devono essere indicati per intero. Cerca di lasciare spazio sulle righe per future modifiche ai tuoi dati personali (questo è particolarmente vero se stai compilando la scheda personale di una donna).

PUNTO 2. “DATA DI NASCITA”. Il mese di nascita è scritto in lettere e la data e l'anno sono scritti in numeri. Sul lato destro nella cella del codice, scrivi digitalmente la tua data di nascita.

PUNTO 3. “LUOGO DI NASCITA”. Registrato in conformità con il passaporto. Se stai codificando i dati nel modulo T-2, per compilare il punto 3 avrai bisogno di OKATO.

PUNTO 4. “CITTADINANZA”. Esistono diciture standard per i documenti di cittadinanza. Sono contenuti in OKIN. E anche se non codifichi le informazioni nella tua carta personale, la voce nel campo di testo del paragrafo 4 deve corrispondere rigorosamente a questo classificatore.

Formulazioni di atti di cittadinanza

Formulazione	Codice OKIN
Cittadino Federazione Russa	1
Cittadino della Federazione Russa e di uno Stato estero (doppia cittadinanza)	2
Cittadino straniero	3
Un apolide	4

Cosa devo scrivere al punto 4 della mia tessera personale se il dipendente ha la doppia cittadinanza?

In questo caso indicare tra parentesi il secondo Paese di cui il dipendente è cittadino. Ad esempio: “Cittadino della Federazione Russa e di uno Stato estero (Polonia)”. Nelle carte personali dei cittadini stranieri è necessario indicare anche il paese: “cittadino straniero (della Repubblica di Bielorussia)”.

PUNTO 5. “CONOSCENZA DI UNA LINGUA STRANIERA”. Quando si compila questo articolo, è inoltre necessario aderire alle formulazioni generalmente accettate di OKIN, riportate nella tabella seguente. È meglio indicare in prima persona il grado di conoscenza della lingua singolare: “Parlo fluentemente”, “leggo e traduco con un dizionario”. Se scrivi dei codici, tieni presente che esistono codici non solo per i gradi di competenza linguistica, ma anche per le lingue stesse. Ad esempio, a in inglese codice 014, francese - 213, italiano - 070, tedesco - 135. Pertanto è necessario inserire entrambi i codici, separandoli con più spazi.

Formulazione dei record di competenza linguistica

PUNTO 6. “ISTRUZIONE”. Esistono diversi livelli di istruzione (sono chiamati anche titoli di studio). I livelli di istruzione insieme ai relativi codici di designazione sono elencati in OKIN. La tabella seguente mostra i livelli educativi con spiegazioni e codici. Se un dipendente ti ha presentato un certificato di formazione post-laurea, dovrai compilare il blocco corrispondente nella sezione “Formazione”. Allo stesso tempo, ricorda che gli studi post-laurea, residenza e studi post-laurea corrispondono al codice 01 e gli studi di dottorato - codice 02 (secondo OKIN). Lascia vuota la finestra del codice OKSO, poiché OKSO non dispone di codici per le specialità dell'istruzione post-laurea.

Livelli di istruzione (titoli di studio)

Il livello di istruzione	Cosa significa	Codice OKIN
Istruzione primaria (generale).	Il dipendente ha completato tre o quattro anni di scuola secondaria e non ha studiato più, oppure ha completato i suoi studi solo alla fine del 9° anno (secondo il sistema degli 11 anni educazione scolastica) o 8° grado (con un sistema scolastico di 10 anni)	02
Istruzione generale di base	Il dipendente ha completato 9 gradi della scuola secondaria (con un sistema scolastico di 11 anni) o 8 gradi (con un sistema scolastico di 10 anni) e ha ricevuto un certificato	03
Istruzione generale secondaria (completa).	Il dipendente si è laureato Scuola superiore, palestra o liceo (classi 11 o 10) e ha ricevuto un certificato	07
Istruzione professionale primaria	Il dipendente si è diplomato in una scuola professionale (scuola professionale) e ha ricevuto un certificato	10
Istruzione professionale secondaria	Il dipendente si è diplomato in un istituto di istruzione secondaria specializzato (scuola tecnica, college o college) e ha conseguito un diploma	11
Istruzione superiore incompleta	Il dipendente ha completato tre o più corsi presso un'università (istituto, università o accademia) e non ha studiato ulteriormente o sta continuando i suoi studi	15
Istruzione superiore	Il dipendente si è laureato in un'università (istituto, università o accademia) e ha conseguito un diploma	18
Formazione post laurea	Il dipendente ha completato studi di residenza, post-laurea, post-laurea o dottorato e ha ricevuto un diploma	19

Se uno studente non ancora laureato trova lavoro, come si compila la voce “Istruzione” nella propria tessera personale?

Se un dipendente studia al quarto, quinto o sesto anno di un'università, viene effettuata una registrazione della formazione incompleta sulla base di un certificato dell'istituto di istruzione, Carta dello studente o registro dei voti. E se uno studente è appena entrato in un istituto scolastico e sta studiando corsi elementari, quindi l'istruzione che ha al momento della domanda di lavoro deve essere registrata sulla sua carta personale. Diciamo che uno studente si è diplomato al liceo prima di entrare all'università. Ciò significa che ha un'istruzione generale di base. La voce “Istruzione” viene compilata allo stesso modo anche per gli studenti che non si sono ancora diplomati in un istituto di istruzione professionale secondaria.

PUNTO 7. “PROFESSIONE”. Questo paragrafo riflette le informazioni sulla professione svolta dal dipendente. Inoltre, devi inserire non solo la tua professione principale, ma anche altre professioni (se presenti). La professione principale è solitamente quella di maggiore interesse per l'azienda, ovvero quella nella quale il dipendente ha maturato di più grande esperienza lavoro. Per codificare la tua professione avrai bisogno di OKPDTR.

PUNTO 8. “ESPERIENZA LAVORATIVA”. L'esperienza - generale, continuativa e che dà diritto a prestazioni - è calcolata sulla base delle iscrizioni nel libro di lavoro o su altri documenti giustificativi (contratti di lavoro, certificati dei luoghi di lavoro, ecc.). L'ESPERIENZA LAVORATIVA TOTALE si calcola come segue: per prima cosa è necessario scrivere tutte le date di assunzione e tutte le date di licenziamento dal libro di lavoro del dipendente. Quindi aggiungi queste date separatamente. Riceverai due importi: il primo sarà costituito dalle date di assunzione e il secondo dalle date di licenziamento. Passo successivo- dal secondo importo viene sottratto il primo importo. Con questo calcolo si perde un giorno in ogni periodo. Ciò significa che dopo il calcolo è necessario aggiungere al numero risultante tanti giorni quanti sono stati i periodi di assunzione e licenziamento. Se, come risultato del calcolo della durata del servizio, si ottiene un numero negativo di mesi o giorni, dal numero di anni la ripartizione è di 12 mesi e dal numero di mesi - 30 giorni. Il numero ottenuto dopo tutti i calcoli viene convertito in anni, mesi e giorni, tenendo conto che in media ci sono 30 giorni in un mese e 12 mesi in un anno.

Esempio

L'ingegnere V.A. Il libro di lavoro di Danilov registra tre periodi di assunzione e licenziamento:
- dal 27 maggio 1996 al 13 marzo 2003 ha lavorato come ingegnere presso FSUE lKontakt;
- dal 19 marzo 2003 al 31 gennaio 2004 ha ricoperto il ruolo di project manager presso ZAO l'Albatros”;
- dal 1° febbraio 2004 al 4 agosto 2006 ha ricoperto la carica di capo dipartimento presso lRim LLC e dall'11 agosto 2006 ha iniziato a lavorare presso l'Alfa CJSC.”
Riassumiamo le date di assunzione:
27/05/1996 + 19/03/2003 + 01/02/2004 = 47/10/6003 Riassumiamo quindi le date dei licenziamenti dal lavoro:
13/03/2003 + 31/01/2004 + 04/08/2006 = 48/12/6013 Ora, dalla somma delle date di licenziamento, sottrai la somma delle date di assunzione:
48/12/6013 - 47/10/6003 = 01/02/0010 (10 anni, 2 mesi e 1 giorno).

Aggiungiamo altri 3 giorni al numero di giorni risultante, poiché il dipendente ha avuto 3 periodi di assunzione e licenziamento. Si scopre che l'esperienza lavorativa totale di V.A. Danilova ha 10 anni, 2 mesi e 4 giorni.

Per calcolare l'ESPERIENZA LAVORATIVA CONTINUA è necessario verificare la durata delle pause tra la data del licenziamento e quella dell'assunzione. In questo caso, bisogna ispirarsi alle regole per il calcolo dell'esperienza lavorativa continua di lavoratori e dipendenti quando si assegnano benefici ai sensi dello Stato assicurazione sociale", approvato con risoluzione del Consiglio dei ministri dell'URSS del 13 aprile 1973 n. 252. Se un dipendente viene licenziato per causa colposa (assenteismo, presentarsi al lavoro in stato di ebbrezza, ecc.), l'anzianità di servizio è comunque interrotta.

Esempio

Nel libro di lavoro dell'ingegnere Danilov (vedi esempio precedente) vediamo che ha avuto tre pause tra il suo licenziamento e il suo inserimento presso nuovo lavoro: dal 13 marzo al 19 marzo 2003, dal 31 gennaio al 1 febbraio 2004 e dal 4 all'11 agosto 2006. In tutti e tre i casi le pause non hanno superato le 21 giorno di calendario. Ciò significa che l'esperienza continua di Danilov sarà la stessa della sua esperienza generale: 10 anni, 2 mesi e 4 giorni. E se, diciamo, un dipendente ottenesse un nuovo lavoro non il 19 marzo, ma il 19 maggio 2003, la durata del servizio verrebbe interrotta e ricomincerebbe a scorrere. Allora sarebbe uguale l'ultimo periodo lavoro continuativo dell'ingegnere - dal 19 maggio 2003 al 4 agosto 2006 - e sarebbe di 3 anni, 2 mesi e 17 giorni (il calcolo è stato effettuato secondo lo schema riportato nell'esempio precedente).

PUNTO 9. “STATO MATRIMONIALE”. Viene compilato sulla base del passaporto e, se non ci sono segni corrispondenti, secondo il dipendente. L’OKIN contiene formulazioni standard dello stato civile di un cittadino. Sono mostrati nella tabella seguente insieme ai codici.

Formulazioni per gli atti di stato civile

Stato civile	Codice per OK
Non sono mai stato (stato) sposato	1
Ha un matrimonio registrato	2
Ha un matrimonio non registrato	3
Vedovo (vedova)	4
Divorziato (divorziato)	5
Si è rotto (si è rotto)	6

PUNTO 10. “COMPOSIZIONE FAMILIARE”. Di norma, si considerano parenti più stretti indicati nel presente comma i genitori, il coniuge, i figli, i fratelli, nonché le persone a carico del lavoratore.

ARTICOLO 11. “PASSAPORTO”. Questo paragrafo indica i dettagli del passaporto del dipendente.

PUNTO 12. INDIRIZZO DI RESIDENZA.” Questo paragrafo contiene molto Informazioni importanti. Ne avrai sicuramente bisogno, ad esempio, per ritrovare un dipendente scomparso, inviargli un avviso o un libro di lavoro per posta, e anche per urgentemente richiamarlo dalle vacanze. Chiedi al dipendente di fornire il maggior numero possibile di numeri di contatto: telefono di casa, cellulare, lavoro part-time.

Come compilare la clausola 12 se il dipendente non vive nel luogo in cui è registrato?

In questo caso, lasciare vuota la riga per l'indirizzo effettivo: dopotutto, il dipendente potrebbe spostarsi senza modificare la registrazione. Quindi inserisci semplicemente in questa riga l'indirizzo in cui ha effettivamente iniziato a vivere.

Come apportare correttamente le correzioni in una carta personale? È possibile coprire le imprecisioni con un correttore di corsa?

No, le informazioni su una carta personale non possono essere coperte con correttore liquido, coperte con carta o cancellate con una gomma. Se hai commesso un errore durante la compilazione della tua scheda personale, è meglio rifarla. E se si scopre un errore qualche tempo dopo la compilazione e non è pratico riscrivere la carta, correggere l'inserimento errato come segue. Innanzitutto, cancella attentamente la voce errata con una riga. Quindi, sopra o accanto a questa voce, inserisci quella corretta e scrivi la parola "corretto". Firma la correzione e chiedi al dipendente di firmarla. Non dimenticare di indicare la data della correzione subito sotto.

Quando compili gli elementi “Luogo di nascita” e “Indirizzo di residenza” nella prima sezione della tua carta personale, utilizza abbreviazioni generalmente accettate per i nomi degli oggetti dell'indirizzo. Sono mostrati nella tabella seguente.

Abbreviazioni comuni
nomi degli oggetti indirizzo

Tipi mirata oggetti	Abbreviazione	Tipi mirata oggetti	Abbreviazione
Okrug autonomo	JSC	Sloboda	sl.
Regione autonoma	Aobl.	Stazione	Arte.
Città	G.	Khutor	X.
bordo	bordo	Vicolo	vicolo
Regione	regione	Viale	b-r
Repubblica	Rappresentante.	Iscrizione	iscrizione
La zona	quartiere	Strada	dor
Ulus	S.	Bestiame punto	ferrovia
Villaggio tipo urbano	città	Registrare	registrare
Villaggio operaio (fabbrica).	p.p	Trimestre	kv-l
Villaggio turistico	kp	Squillo	squillo
Villaggio suburbano	d.p	Linea	linea
Parrocchia	parrocchia	Argine	emb.
Aal	aal	Un parco	un parco
Vyselki (ok)	alto	In movimento	in movimento
Aul	aul	Sentiero	sentiero
Villaggio tipo rurale	P.	Pianificazione la zona	eccetera
Ferrovia stand	cabina ferroviaria	La zona	Per favore
Villaggio	D.	Piazza	per favore
Villaggio e (presso) stazione(i)	p/st.	Pochinok	riparazioni
Caserma ferroviaria	caserma ferroviaria	Indicazioni	viaggio
Ferrovia veloce	posta ferroviaria	Prosek	schiarimento
Raccordo ferroviario	stazione ferroviaria	Strada di campagna	strada di campagna
Stazione ferroviaria (sorpasso) punto	operazione ferroviaria	Viale	pr-kt
		Vicolo	vicolo
Stazione ferroviaria	stazione ferroviaria	Partenza	rzd
Industriale zona	zona industriale	Stanitsa	st-tsa
Villaggio	Con.	Territorio	P.
Zaimka	prestito	Struttura	ter.
Caserma	caserma	Tratto	tratto
Villaggio	A.	Senza uscita	stupido
Posto	M.	Strada	st.
Microdistretto	microdistretto	Complotto	scuola
Località	n.p	Autostrada	w.
Isola	isola

Sezione "Informazioni sulla registrazione militare"

Questa è l'unica sezione, il cui completamento è descritto in dettaglio nelle istruzioni per l'uso e il completamento dei moduli di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento" (approvato con Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1).

Tutti i cittadini che entrano nel mondo del lavoro sono suddivisi in obbligati al servizio militare e non obbligati al servizio militare. A loro volta, i soggetti obbligati al servizio militare sono i cittadini che hanno già prestato servizio, che si trovano nelle riserve, o i futuri coscritti. La sezione relativa alla registrazione militare è compilata solo per le persone responsabili del servizio militare.

La seconda sezione del modulo T-2 è compilata in modo diverso per gli ufficiali di riserva e per coloro che non hanno raggiunto il grado di grado di ufficiale. Quali gradi militari non sono gradi di ufficiale?

Nell'esercito, i soldati, i sergenti e gli ufficiali di mandato non sono ufficiali, e nella marina - marinai, caposquadra e guardiamarina (articolo 46 della legge federale dovere militare E servizio militare" del 28 marzo 1998 n. 53-FZ).

Per compilare la seconda sezione della tua tessera personale avrai bisogno o di una carta d'identità militare (una carta d'identità temporanea rilasciata in sostituzione della carta d'identità militare) o di una carta d'identità di cittadino soggetto a coscrizione. Le informazioni da inserire nei paragrafi della seconda sezione sono presentate nella tabella seguente.

Regole per compilare la seconda sezione della tua scheda personale

Paragrafo	Come compilare
Categoria di azioni	Da non compilare per gli ufficiali di riserva e i futuri coscritti. Negli altri casi, il numero 1 o 2 viene inserito in base ai dati presenti sulla carta d'identità militare.
Grado militare	Da compilare per tutti i soggetti obbligati al servizio militare. Per un ex militare, il suo grado militare è registrato sulla sua carta personale in base alla sua carta d'identità militare, e per un futuro coscritto viene inserita la seguente voce: "Soggetto a coscrizione".
Composizione (profilo)	Non è compilato per i coscritti. Per coloro che non sono saliti al grado di ufficiale, la composizione è scritta in questo paragrafo, ad esempio "Soldati", "Marinai", "Alfieri". Per gli ufficiali, invece della composizione, è necessario indicare il profilo: "Comando", "Medico", ecc.
Designazione completa del codice VUS	VUS è una specialità militare. Troverai il suo codice sulla tessera militare del dipendente. Questo oggetto non è completato per i futuri coscritti.
Categoria di idoneità al servizio militare	Viene inserita solo la lettera, senza decodifica: A - idoneità al servizio militare; B - idoneo al servizio militare con limitazioni minori; B - Idoneità limitata al servizio militare; G - temporaneamente inabile al servizio militare; D - inidoneo al servizio militare.
Nome del commissariato militare nel luogo di residenza	Il nome dell'ufficio di registrazione e arruolamento militare in cui è registrato il dipendente.
Registrato presso l'esercito	Compilato se la carta d'identità militare contiene segni di istruzioni di mobilitazione o se il dipendente è prenotato per il periodo di mobilitazione e per tempo di guerra(in questo caso dovrà essere munito di apposito documento d'identità). Tutte le voci del paragrafo 7 devono essere scritte a matita.
Marchio di rimozione dalla registrazione militare	Se un dipendente ha raggiunto il limite di età per la riserva o è dichiarato inabile al servizio militare per motivi di salute, deve essere annotata al comma 8: “rassegnato alla matricola per età” o radiato dalla matricola per età motivi di salute”.

Sezione lReclutamento,
si trasferisce ad un altro lavoro"

La sezione inizia con un documento di lavoro presso l'azienda e viene compilata contemporaneamente al libro di lavoro del dipendente. Gli inserimenti avvengono in conformità al contratto di lavoro, ai provvedimenti di ammissione e ai trasferimenti. Qui è necessario fornire le seguenti informazioni:

• data di ricezione (trasferimento);
• unità strutturale in cui il dipendente viene assunto o trasferito;
• posizione (specialità, professione), grado, classe (categoria) delle qualifiche;
• salario o aliquota tariffaria, indennità.

Nella colonna “Basi” è necessario scrivere la data e il numero dell'ordine di assunzione (trasferimento). E infine, devi chiedere al dipendente di firmare nella colonna "Firma personale del proprietario del libro di lavoro".

Sezioni “Certificazione”,
lFormazione avanzata",
lRiqualificazione professionale"

La sezione "ATTESTAZIONE" deve essere compilata se l'azienda effettua la certificazione dei dipendenti (vedere il capitolo "Certificazione"). Innanzitutto viene indicata la data della certificazione, poi viene brevemente scritta la decisione della commissione di certificazione e vengono indicati anche la data e il numero del verbale della riunione della commissione. Nella colonna “BASE” è necessario scrivere la data e il numero dell'ordine di certificazione. La commissione di certificazione non solo prende una decisione sul rispetto o meno del dipendente rispetto alla posizione ricoperta, ma dà anche all'amministratore delegato raccomandazioni (ad esempio, inviare un dipendente alla formazione, aumentare il suo stipendio, trasferirlo in un'altra posizione). Queste raccomandazioni possono riflettersi anche in questa sezione.

La sezione “SVILUPPO DELLE QUALIFICHE” contiene solitamente dati sulla formazione a lungo termine in un istituto di istruzione per ulteriore formazione (oltre 100 ore). Dopo aver completato tale formazione, il dipendente riceve un certificato, certificato o diploma della forma stabilita.

LA RIFORMAZIONE PROFESSIONALE significa acquisire una professione aggiuntiva. Inoltre stiamo parlando sulla formazione sulla base dell'istruzione superiore e in un volume di almeno 500 ore accademiche. La sesta sezione della carta personale è compilata sulla base di un diploma o certificato di riqualificazione professionale.

Lo sviluppo professionale comprende una formazione a breve termine (seminari di uno o due giorni a cui partecipa il dipendente)?

Sì, ("Regolamento tipo sull'istituto di istruzione di formazione professionale aggiuntiva", approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 26 giugno 1995 n. 610). Tuttavia, non è necessario registrare assolutamente tutti i seminari a cui ha partecipato nel libro di lavoro e nella scheda personale del dipendente, altrimenti potrebbe non esserci abbastanza spazio nelle sezioni pertinenti.

Come compilare la settima sezione della tessera personale “Premi (incentivi), titoli onorifici”?

Questa sezione tiene conto sia degli incentivi da parte dell'azienda che premi statali. Nelle colonne appropriate è necessario indicare il nome del premio, il numero e la data dell'ordine o altro documento di riconoscimento (ad esempio, un decreto del Presidente della Federazione Russa sul conferimento di un titolo onorifico statale). Questa sezione duplica anche le informazioni sui premi dal libro di lavoro del dipendente. Al comma 24 delle Norme per la tenuta e la conservazione dei libri di lavoro" lista completa premi, le cui informazioni devono essere inserite nel libro di lavoro e quindi nella carta personale del dipendente.

Sezioni “Vacanze”, “Prestazioni sociali”, “Ulteriori informazioni”

Nella sezione “Vacanze” vengono registrate tutte le tipologie di permessi (annuali, formativi, non retribuiti, ecc.). Si ricorda che nella colonna “Periodo di lavoro”, in ogni caso, è necessario indicare l'intero anno lavorativo per il quale viene concessa la ferie. La base è un programma di ferie o un ordine di ferie.

Se un dipendente prende parte alle ferie annuali retribuite, annotarlo nella colonna "Tipo di ferie". Inoltre, è necessario contrassegnare sulla propria carta personale il momento in cui le ferie per un determinato anno lavorativo sono completamente utilizzate. Ciò ti aiuterà a contabilizzare le vacanze in modo più accurato.

Se i dipendenti presentano documenti al dipartimento Risorse umane in base ai quali hanno legalmente diritto a eventuali benefici sociali correlati rapporti di lavoro, hai motivo di compilare la nona sezione della tua carta personale "Prestazioni sociali". Potrebbe trattarsi di un certificato di invalidità, un certificato di presenza di un figlio disabile, un certificato di veterano di guerra, un certificato attestante che il dipendente è un donatore, ecc. Si consiglia di indicare come base l'atto normativo (legge) che attribuisce al lavoratore il diritto ad un beneficio.

La sezione della scheda personale “Informazioni aggiuntive” è destinata ad informazioni non incluse in altre sezioni. Qui puoi menzionare patente di guida, formazione non ancora completata, passaporto straniero, ecc.

Sezione Motivi di risoluzione
contratto di lavoro (licenziamento)"

Mentre il dipendente lavora in azienda, l'ultima, undicesima, sezione della carta personale rimane vuota. E quando si dimetterà, qui bisognerà inserire il motivo del licenziamento con il link all'articolo relativo Codice del Lavoro RF, indicare la data del licenziamento, nonché il numero e la data dell'ordine di risoluzione del contratto di lavoro. Chiudere la carta con firma personale dell'ufficiale del personale e del dipendente.

La dipendente ha cambiato cognome a causa del matrimonio. Per cambiare il cognome su una carta personale, devo stipulare con lei un accordo aggiuntivo al contratto di lavoro?

No, non farlo. Poiché il cognome del dipendente non è una condizione essenziale del contratto di lavoro, ma si riferisce a informazioni sul dipendente, la sua modifica non comporta l’obbligo delle parti di stipulare un accordo aggiuntivo. In questo caso, per apportare modifiche ai documenti del personale (carta personale, foglio presenze, ecc.) e documenti contabili viene emessa un'ordinanza per modificare la documenti specificati a causa del cambiamento del cognome del dipendente. La base per l'emissione dell'ordinanza è il certificato di matrimonio rilasciato dall'ufficio dello stato civile.

Quando si emette un ordine di modifica del cognome di un dipendente in una carta personale e in altri documenti contabili, non utilizzare la dicitura: "in tale data, Ivanova sarà considerata Petrova", poiché non riflette l'essenza delle modifiche .

Inoltre, non puoi scrivere: "Cambia il cognome dell'ispettore senior del dipartimento del personale Ivanova con il cognome di Petrov", poiché il cognome di un cittadino viene cambiato dal dipartimento dell'anagrafe e non dal servizio del personale. La formulazione corretta dell'ordine di modifica del cognome (nome, patronimico) suona così: “Cambia il cognome dell'ispettore senior del dipartimento del personale Maria Ivanovna Ivanova nei documenti contabili con il cognome Petrov. Motivo: dichiarazione personale dell'ispettore senior del dipartimento Risorse umane Ivanova M.I. e una copia del certificato di matrimonio."

La carta personale del dipendente ha subito un invecchiamento naturale. E' possibile ottenere una nuova tessera personale?

Puoi registrarlo nuovamente. Una tessera personale T-2 viene emessa quando viene assunto un dipendente. E in conformità con il paragrafo 12 delle "Regole per la conservazione e l'archiviazione dei libri di lavoro", sei obbligato a familiarizzare il dipendente con ogni iscrizione effettuata nel libro di lavoro contro una firma sulla sua carta personale. Quando le carte personali diventano fatiscenti e inutilizzabili, la decisione di riemetterle viene presa dal capo dell'azienda. Tale decisione deve essere formalizzata per ordine del manager e resa nota a tutti i dipendenti dietro firma.

Come conservare le carte personali dei dipendenti nel dipartimento Risorse umane?

Poiché le carte personali contengono dati personali dei dipendenti, è necessario conservarle in una cassaforte o in un armadietto che possa essere chiuso con una chiave. Deve essere escluso il libero accesso del personale a tali documenti.

Le carte personali dei dipendenti che lavorano sono sistematizzate utilizzando separatori secondo divisioni strutturali e all'interno - in ordine alfabetico. Le carte personali dei licenziati vengono confiscate e conservate separatamente. Sono organizzati per anno di licenziamento e all'interno anche in ordine alfabetico. Il periodo di conservazione delle carte personali dei dipendenti licenziati è di 75 anni.

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La carta personale T-2 viene compilata per i dipendenti di tutte le categorie assunti sulla base di un ordine (istruzione) di assunzione

Il modulo della carta personale T-2 è stato approvato dal decreto del Comitato statistico statale della Russia del 04/06/01 n. 26 “Sull'approvazione dei moduli unificati di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento (di seguito denominato come da delibera del 04/06/01).

L'addetto al servizio del personale deve tenere presente che le regole per la conservazione delle carte personali del modulo T-2, ad eccezione delle Istruzioni per l'uso e la compilazione dei moduli contabili primari e della documentazione per la contabilità del lavoro e il suo pagamento, sono state approvate. La risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 04/06/01 n. 26 non esiste, pertanto il contenuto di questo articolo può essere considerato come raccomandazioni e non come un requisito tangibile per l'esatta esecuzione.

Documenti necessari per il rilascio della carta personale; codificazione delle informazioni

Per compilare una carta T-2 personale, il responsabile delle risorse umane ha bisogno dei seguenti documenti del dipendente:

1) passaporto (o altro documento di riconoscimento);

2) libretto di lavoro;

3) carta d'identità militare;

4) documento che conferma la laurea presso un istituto scolastico:

5) certificato assicurativo dell'assicurazione pensionistica statale;

6) certificato di registrazione presso l'autorità fiscale;

7) ordine di assunzione.

Tutte le altre informazioni vengono inserite in base alle informazioni fornite dal dipendente.

Quando si codificano le informazioni in una carta T-2 personale, è necessario essere guidati da una serie di regole per la compilazione, definite dallo Standard per sistemi automatizzati Gestione delle risorse umane:

1. Se nel campo di codifica vengono inserite voci errate o informazioni non correlate a questa compilazione, il modulo T-2 è considerato danneggiato e deve essere riscritto. Pertanto, si consiglia di inserire i codici esatti o di non inserirli affatto finché la tessera personale T-2 non viene inviata all'archivio.

2. Se non ci sono voci o risposte negative (“non ho”, “non sono iscritto”), la parte codificata di questo dettaglio rimane vuota. 1 3. Quando si indicano le date, il nome del mese è scritto per intero, l'anno è scritto in quattro cifre; ad esempio, 14 settembre 2004

4. Le date sono codificate Numeri arabi nel seguente ordine: giorno/mese/anno; ad esempio, 23/04/1998.

Quando si compilano le altre sezioni della scheda, è necessario seguire le Istruzioni approvate. Delibera del 04/06/01 n°26.

Compilazione delle sezioni del modulo

Il nome dell'organizzazione è indicato per intero, ad esempio chiuso Società per azioni"Energostroi". Se lo è, viene indicato il nome abbreviato. sancito documenti costitutivi. A lato è indicato Organizzazioni OKPO.

Il numero del personale di un dipendente non deve contenere più di sei cifre. Viene assegnato a ogni nuovo assunto o dipendente e non cambia con qualsiasi spostamento del dipendente all'interno dell'organizzazione fino al suo licenziamento.

Il numero di identificazione del contribuente e il numero del certificato di assicurazione dell'assicurazione pensionistica statale sono indicati in conformità con il certificato di assegnazione del TIN e il certificato di assicurazione dell'assicurazione pensionistica statale.

Nella colonna "Alfabeto" è indicata la prima lettera del cognome del dipendente.

È indicata la natura del lavoro: “permanentemente”, “temporaneamente”, ecc.

La tipologia di lavoro (principale, part-time) è registrata per intero.

Il genere è indicato dalla lettera "M" o "F".

Cognome, nome, patronimico sono scritti per intero e in modo leggibile.

La data di nascita viene stabilita sulla base del passaporto o di un altro documento di identificazione ed è scritta per intero nell'area di testo, ad esempio "9 gennaio 1975". In questo caso il codice è indicato come segue: 01/09/1975.

Nell'indicare il luogo di nascita è necessario tenere conto di quanto segue:

• la lunghezza della voce, compresi spazi e segni di punteggiatura, non deve superare i 100 caratteri;
• sono scritti distretti e regioni caso genitivo, senza virgole, con le seguenti abbreviazioni: città - città, villaggio - villaggio, regione - kr., okrug - okr., regione - regione, villaggio - villaggio, distretto - rn., stazione - stazione;
• le parole aul, kishlak, villaggio, villaggio sono scritte per intero;
• il codice del luogo di residenza è determinato secondo il classificatore tutto russo degli oggetti della divisione amministrativo-territoriale. OK 019-95, approvato. Risoluzione dello standard statale della Russia del 31 luglio 1995 n. 413 (OKATO); ad esempio, alla nascita a Mosca, nella colonna “Codice” è indicato: 45.

La cittadinanza si scrive senza abbreviazioni. La registrazione della cittadinanza e la sua codifica vengono effettuate secondo il classificatore panrusso delle informazioni sulla popolazione. OK 018-95, approvato. Risoluzione dello standard statale della Russia del 31 luglio 1995 n. 412 (OKIN).

Compilando la colonna "Cittadinanza".

Le lingue parlate dal dipendente sono indicate per esteso senza abbreviazioni. Il grado di conoscenza della lingua in forma testuale è indicato come segue.

Informazioni sulle competenze linguistiche

Quando si codifica la colonna "Conoscenza di una lingua straniera", vengono indicati due codici, il primo indica il codice della lingua, il secondo il grado di conoscenza della stessa.

Ad esempio: "Inglese - leggi e traduci con un dizionario" è scritto nella colonna "Codice" come: 014 1.

L'istruzione è registrata e codificata secondo OKIN e il classificatore panrusso delle specialità per istruzione. OK 009-93, approvato. Risoluzione dello standard statale della Russia del 30 dicembre 1993 n. 296 (OKSO).

Secondo OKIN, l'istruzione è codificata come segue.

A volte nella pratica sorgono problemi su come creare un registro della formazione di un dipendente se non viene completata.

Informazioni sull'istruzione incompleta

Un dipendente con un'istruzione incompleta	Tipo di istruzione secondo la classificazione.
Studiare in un istituto di istruzione superiore, ma non diplomarsi	Istruzione professionale generale o secondaria di base (a seconda dell'istruzione posseduta al momento dell'ammissione a un istituto di istruzione superiore)
Ha completato diversi corsi presso un istituto di istruzione superiore, ma è stato costretto a interromperlo o sta studiando al terzo anno	Registra quanti corsi sono stati completati o quale corso si sta studiando.
Completato tre anni di istruzione superiore	Istruzione superiore incompleta
Studiare in un istituto di istruzione specializzato secondario (scuola tecnica, università), ma non diplomarsi	Istruzione professionale secondaria generale (completa) o incompleta (a seconda del tipo di istruzione posseduta al momento dell'ammissione a un istituto di istruzione specializzato secondario)
Diploma di scuola superiore, scuola con approfondimento di qualsiasi materia, liceo, ginnasio	Istruzione generale secondaria (completa).
Diplomato in una scuola professionale o in un istituto di istruzione equivalente	Istruzione professionale primaria

Sono consentite abbreviazioni di parole quando si scrive il nome di un istituto scolastico, senza distorcere il significato del nome. Nel caso in cui il nome dell'istituto scolastico includa la parola “nome”, dovresti scrivere “da loro”; se dietro questo arriva la parola"professore", "accademico" o qualcos'altro, allora dovresti scrivere "nome del professore", "nome dell'accademico", ecc. Gli ordini non sono indicati nei nomi delle istituzioni educative.

Tutte le informazioni sull'istruzione (qualifica, direzione o specialità) sono stabilite sulla base di un diploma di istruzione.

Le righe vuote nella sezione formazione riguardano il titolo e la data di laurea del secondo Istituto d'Istruzione istruzione professionale superiore o secondaria.

Se un dipendente si è diplomato in due istituti di istruzione secondaria o superiore in diverse specialità, vengono registrati entrambi gli istituti di istruzione. I titoli di diploma sono indicati nel seguente ordine:

• per gli istituti di istruzione superiore: "laurea", "master", "specialista". Per le qualifiche "laurea" e "master" è indicata la direzione e per la qualifica "specialista" - la specialità;
• per gli istituti di istruzione secondaria - "tecnico", "merchandiser", ecc.

La professione (principale e aggiuntiva) è indicata per intero sulla base tavolo del personale e un ordine (istruzioni) sull'assunzione. È codificato in conformità con il classificatore russo delle occupazioni dei lavoratori, delle posizioni dei dipendenti e delle classi tariffarie (OKPDTR). È considerata professione aggiuntiva quella che non coincide con la professione principale, ma che può interessare l'organizzazione.

L'esperienza lavorativa (generale, continua, che dà diritto a un bonus per anni di servizio, nonché il diritto ad altri benefici stabiliti nell'organizzazione, ecc.) è calcolata sulla base delle iscrizioni nel libro di lavoro e (o) in altri documenti attestanti la relativa anzianità di servizio.

Lo stato civile viene registrato e codificato secondo OKIN.

Informazioni sullo stato civile

Sono indicati come facenti parte della famiglia solo i familiari, indicandone il grado di parentela. Sono considerati parenti più prossimi il padre, la madre, il figlio, la figlia, fratello, Sorella nativa, la persona affidata alle cure del dipendente e altri parenti prossimi conviventi con il dipendente.

I dati del passaporto sono indicati in stretta conformità con il passaporto. L'indirizzo di residenza viene registrato secondo le regole per la registrazione del luogo di nascita.

Nel caso in cui un dipendente non abbia ricevuto il libretto di lavoro il giorno del licenziamento per assenza dal posto di lavoro o per altro motivo, l'addetto al servizio del personale lo farà indirizzi specificati invia notifiche via e-mail sulla necessità di recarsi presso l'ufficio del personale per un libro di lavoro (o accetta di inviarlo via e-mail) o richieste su dove si trova il dipendente. Pertanto, è necessario compilare entrambe le colonne: l'indirizzo di residenza secondo il passaporto e l'indirizzo di residenza effettivo, nonché il numero di telefono del dipendente o dei parenti stretti.

Compilazione della sezione relativa alla registrazione militare

I principali documenti in base a quale sezione viene compilata. 2 Le "Informazioni sulla registrazione militare" della carta personale T-2 sono:

• carta d'identità militare (o certificato temporaneo rilasciato al posto della carta d'identità militare) - per i cittadini della riserva;
• certificato di cittadino soggetto alla leva militare.

Informazioni sulla registrazione militare

	Cittadini in riserva	Cittadini soggetti alla coscrizione
Clausola 1. Categoria di titoli	Non inserito per gli ufficiali di riserva Per le persone che non sono ufficiali, compilato in conformità con l'ID militare fornito (colonna "Categoria di registrazione")	Non compilato
Punto 2. Grado militare	Contrassegnato in conformità con la voce sulla carta d'identità militare	Viene effettuata una registrazione: "Soggetto a coscrizione"
Clausola 3. "Composizione (profilo)". Da compilare senza abbreviazioni	Contrassegnato secondo la dicitura sulla carta d'identità militare, ad es. "comando", "medico" O "soldati", "marinai" e così via.	Il Che è pieno
Clausola 4. "Designazione completa del codice VUS" La designazione completa è scritta: sei cifre o sei cifre e un segno alfabetico	Contrassegnato ad es. secondo la dicitura sulla carta d'identità militare "021101" O "113194A"	Contrassegnato in conformità con l'iscrizione nel certificato di cittadino soggetto a coscrizione per il servizio militare
Clausola 5. "Categoria di idoneità al servizio militare"	Scritto in lettere: A - idoneo al servizio militare B - idoneo al servizio militare con restrizioni minori C - idoneo in modo limitato al servizio militare D - temporaneamente inabile al servizio militare Se non ci sono voci nei paragrafi pertinenti dell'ID militare, categoria "A " è inserito	Scritto in lettere: A - idoneo al servizio militare B - idoneo al servizio militare con lievi restrizioni C - idoneo limitatamente al servizio militare D - temporaneamente inabile al servizio militare D - inabile al servizio militare Compilato in base alla registrazione nel certificato di a cittadino soggetto alla leva militare
Clausola 6. "Nome del commissariato militare nel luogo di residenza"	Collocato in conformità con l'ultima registrazione o l'ultimo timbro sulla carta d'identità militare	Collocato secondo l'ultima annotazione o l'ultimo timbro nel certificato di cittadino soggetto alla coscrizione per il servizio militare
Punto 7. “Registrato militare” Da compilare a matita	Riga a) - nei casi in cui è presente un ordine di mobilitazione e (o) un timbro sull'emissione e il ritiro degli ordini di mobilitazione; Linea b) - per i cittadini prenotati presso l'organizzazione per il periodo di mobilitazione e in tempo di guerra	Non compilato
: Clausola 8. “Nota sulla radiazione dalla leva militare” Con riserva del raggiungimento del limite di età, della permanenza nella riserva “o dell'essere dichiarato inabile al servizio militare per motivi di salute	Si fa una nota: O "Rimosso dalla registrazione militare per motivi di salute"	Si fa una nota: "Rimosso dalla registrazione militare per età" oppure "Ritirato dal registrazione militare per motivi di salute"

Dopo aver compilato le sezioni “Informazioni generali” e “Informazioni anagrafiche militari”, il dipendente firma la tessera personale e appone personalmente la data per confermare il consenso informazioni immesse. Il dipendente delle risorse umane appone la sua firma, il nome della posizione e una trascrizione della firma, confermando così che le registrazioni sono state effettuate da lui personalmente sulla base dei documenti presentati.

Inserimento di informazioni su assunzioni, certificazioni, oo9.. su formazione avanzata, incentivi, ecc.

Quando inserisci informazioni sull'assunzione e sui trasferimenti ad un altro lavoro, devi compilare tutte le colonne della tabella. Le informazioni devono essere inserite senza abbreviazioni

Le informazioni sull'assunzione e sul trasferimento ad un altro lavoro vengono inserite sulla base di un ordine (istruzione) di assunzione (moduli T-1 e T-1a) e un ordine (istruzione) di trasferimento ad un altro lavoro (modulo T-5). Durante la compilazione di questa sezione, lo specialista delle risorse umane deve familiarizzare il dipendente con le registrazioni effettuate contro ricevuta.

Durante la compilazione della sezione. 4 “Certificazione” della tessera personale, sono compilate tutte le colonne e cioè:

• data di certificazione;
• decisione della commissione, ad esempio “trasferimento a una posizione”, “invio a formazione avanzata”, ecc.;
• un collegamento a un documento specifico (solitamente un protocollo di risultati di certificazione) indicandone il numero e la data.

La colonna "Basi" potrebbe essere vuota oppure potrebbe indicare l'ordine di un'organizzazione di inviare un dipendente per la certificazione e/o un ordine di approvare i risultati della certificazione.

I dati sulla formazione avanzata vengono registrati sulla base dei documenti presentati al momento dell'assunzione o ricevuti dal dipartimento di formazione del personale. Nella sezione “Avanzamento dei titoli” è indicato:

• date di inizio e fine della formazione;
• tipologia di formazione avanzata;
• nome dell'istituto di istruzione (istituto di formazione avanzata del ministero (dipartimento), facoltà di formazione avanzata presso un istituto di istruzione superiore, facoltà di formazione avanzata presso un istituto di istruzione professionale secondaria, istituto di formazione avanzata, corsi di formazione avanzata presso il ministero ( dipartimento), corsi di formazione avanzata presso imprese, organismi di ricerca scientifica e di progettazione e ingegneria, istituti di istruzione professionale superiore e secondaria, istituti di formazione avanzata e loro branche);
• tipo di documento (certificato, identificazione);
• La colonna "Basi" può essere lasciata vuota oppure può indicare un ordine da parte dell'organizzazione di inviare un dipendente per una formazione avanzata.

Allo stesso modo, vengono inserite le informazioni sulla riqualificazione professionale, indicando la specialità (direzione, professione) in cui si svolge la riqualificazione.

Durante la compilazione della sezione. "Incentivi e premi" è necessario indicare i tipi di incentivi applicati al dipendente (sia a livello organizzativo che a livello di ministeri e dipartimenti), nonché l'elenco dei premi statali.

Contabilità delle ferie

Nella sezione "Vacanze" vengono conservati i registri di tutti i tipi di ferie concesse al dipendente durante il periodo di lavoro nell'organizzazione. La base per l'iscrizione sono le ordinanze di concessione delle ferie.

Nella compilazione della tabella ferie in base ad un ordine viene inserita solo la data di inizio delle ferie, mentre la data di fine viene inserita “di fatto”, dopo che il dipendente è effettivamente rientrato dalle ferie. Ciò è dovuto al fatto che se un dipendente viene richiamato dalle ferie o viene interrotto, la colonna "Data di fine" indicherà la data di ritorno al lavoro del dipendente e non la data di fine prevista delle ferie come ordinato.

Nella stessa tabella devono essere annotate le ferie senza retribuzione. Viene preso in considerazione nel calcolo dell'anzianità di servizio che dà diritto alle ferie annuali di base retribuite, perché ai sensi dell'art. 121 del Codice del lavoro della Federazione Russa e non include il tempo di concessione di un congedo non retribuito a un dipendente di durata superiore a 7 giorni di calendario.

Allo stesso modo, non vengono presi in considerazione l’anzianità di servizio che dà diritto alle ferie annuali di base retribuite e il periodo di congedo parentale prima che il figlio raggiunga la maggiore età.

Inoltre, secondo l'art. 121 del Codice del lavoro della Federazione Russa, dall'anzianità di servizio che dà diritto alle ferie annuali retribuite di base, il tempo in cui il dipendente è assente dal lavoro senza buone ragioni, anche per allontanamento dal lavoro nei casi previsti dall'art. 76 Codice del lavoro della Federazione Russa.

Di seguito sono riportati i possibili tipi di documenti sulla base dei quali il dipendente del dipartimento Risorse umane ricalcola questa durata di servizio (secondo l'articolo 76 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Tipologie di documenti che fungono da base per il ricalcolo dell'anzianità di servizio in caso di sospensione dal lavoro

1	2
Mancato sottoporsi alla formazione e alla verifica delle conoscenze e delle competenze nel campo della protezione del lavoro secondo la procedura stabilita
Mancato sottoporsi alla visita medica preliminare o periodica obbligatoria secondo la procedura stabilita	Protocollo e ordine dell'ispettorato sulla rimozione di un dipendente dal lavoro. Ordine del dirigente relativo all'allontanamento dal lavoro per questo motivo
Individuazione, sulla base di relazione medica, delle controindicazioni allo svolgimento delle prestazioni previste dal contratto di lavoro	Ordine del dirigente relativo all'allontanamento dal lavoro per questo motivo

Nella sezione “Informazioni aggiuntive”, per completezza contabile, ove necessario, indicare:

• informazioni sulla formazione a tempo parziale (serale), corrispondenza, dipartimenti esterni di istituti superiori e secondari allenamento Vocale(dovresti indicare anche le date di ammissione all'istituto scolastico e la sua laurea):
• informazioni su una persona con disabilità lavorativa che indica il certificato MSEC, il gruppo di disabilità e la data della sua istituzione (modifica), la causa della disabilità;
• Conclusione del MSEC sulle condizioni e la natura del lavoro.

Dopo il licenziamento di un dipendente dall'organizzazione, le iscrizioni vengono effettuate nella sezione. XI “Motivi di licenziamento”, che indica una ripartizione dei motivi di licenziamento del dipendente secondo l'esatta formulazione fornita nel Codice del lavoro della Federazione Russa, la data di licenziamento e il numero dell'ordine di licenziamento.

Quando chiude la carta personale T-2, il dipendente delle risorse umane appone la sua firma personale con la sua trascrizione e l'indicazione della posizione. Il dipendente stesso firma allo stesso modo. In questo caso la firma del dipendente conferma il suo accordo con tutte le registrazioni effettuate sulla sua carta personale.

Modifica delle informazioni sui dipendenti

Quando le informazioni su un dipendente cambiano, i dati corrispondenti vengono inseriti nella sua carta personale, che è certificata dalla firma di uno specialista del dipartimento Risorse umane e se vengono apportate modifiche alla sezione. “Informazioni generali” e “Informazioni sulla registrazione militare”, quindi con la firma del dipendente stesso.

Le modifiche vengono apportate secondo lo stesso schema del libro di lavoro. Sulla base dei primi moduli e durante l'implementazione di un sistema automatizzato di contabilità del personale nell'URSS, è stato sviluppato lo "Standard per i sistemi automatizzati di gestione del personale" OST. Ha delineato le regole di base per la compilazione di una carta personale. Come affermato nell'OST, "quando un cognome viene cambiato, quello vecchio viene cancellato e al suo posto ne viene scritto uno nuovo in conformità con i documenti presentati al dipartimento del personale". Inoltre, "tutte le successive modifiche ai dati del dipendente (cambio di luogo di residenza, ecc.) si riflettono sulla carta personale del dipendente del dipartimento Risorse umane". Non è consigliabile una sostituzione completa della carta personale perché in futuro sarà difficile ripristinare l'intero quadro per questo dipendente.

Per quanto riguarda le modifiche ai dati del passaporto e allo stato civile, è possibile utilizzare lo stesso schema, barrato.

V. MITROFANOVA, Ph.D. econ. Scienze, Direttore del "Centro per lo sviluppo professionale"

• Gestione dei fascicoli del personale e diritto del lavoro

La compilazione della carta personale di un dipendente è irta di molte funzionalità. Esaminiamo questa procedura in modo più dettagliato utilizzando esempi.

Il modulo unificato della carta personale n. T-2 è composto da quattro fogli e contiene le seguenti sezioni:

I. “Informazioni generali”;
II. "Informazioni sulla registrazione militare";
III. "Assunzioni e trasferimenti ad altro lavoro";
IV. "Certificazione";
V. “Formazione avanzata”;
VI. "Riqualificazione professionale";
VII. "Premi (incoraggia), titoli onorifici";
VIII. "Vacanza";
IX. “Prestazioni sociali alle quali il lavoratore ha diritto in conformità alla legge”;
X. “Informazioni aggiuntive”;
XI. "Motivi di risoluzione del contratto di lavoro (licenziamento)."

Durante la compilazione della scheda, non utilizzare simboli come due punti (:), uguale (=) o barra (/). Nella zona di codifica, tali designazioni sono generalmente inaccettabili.

Durante la compilazione del testo non deve entrare nel campo di codifica, altrimenti il ​​documento viene considerato danneggiato e deve essere riscritto (durante la prima compilazione).

Se nella scheda personale qualche dato non viene compilato o le risposte sono negative, non scriviamo nulla nella parte codificata. Non ci sono trattini nelle colonne vuote.

Il riempimento iniziale di una tessera personale può essere effettuato manualmente o elettronicamente. Le immissioni successive vengono effettuate manualmente, poiché il dipendente deve familiarizzare con esse contro la firma e la ristampa del modulo T-2 è ora vietata.

Compilando la "intestazione" della carta personale T-2

Nell'intestazione della tua carta personale, indichi l'OKPO dell'organizzazione sulla base di dati statistici. Il nome dell'organizzazione è scritto senza abbreviazioni. La sede dell'azienda è scritta separata da una virgola dopo il nome.

Data di preparazione la carta personale si riflette nel seguente formato: GG.MM.AAAA (23/04/2013, ad esempio).

Una carta conto personale viene creata sul lavoro immediatamente dopo l'emissione dell'ordine di lavoro. Allo stesso tempo, è necessario inserire una voce nel libro di lavoro del dipendente relativa all'assunzione.

Numero del personale- questo è il numero del dipendente che gli viene assegnato in questa azienda per la contabilità interna. Quando compila una scheda personale, gli è già stato assegnato un numero di personale (dall'ordine del manager).

LATTINA(codice identificativo del contribuente). Un dipendente non può fornire un TIN quando fa domanda per un lavoro, perché ciò non è specificato né nel Codice del lavoro né nel Codice tributario e, di conseguenza, non è obbligatorio. Se il dipendente non ha un TIN o non lo ha fornito, questo campo non viene compilato.

SNILS(numero del certificato di assicurazione pensionistica statale).

Sulla base della parte 1 dell'art. 65 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il dipendente è obbligato a fornire SNILS al datore di lavoro. Se un dipendente ottiene un lavoro per la prima volta, l'obbligo di rilasciare un certificato spetta al datore di lavoro (parte 4 dell'articolo 65 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Se un dipendente ha perso SNILS, deve scrivere una domanda di ripristino di questo documento e lo trasmette ai funzionari del personale che lo inoltrano poi alla Cassa pensione. Successivamente, il numero SNILS viene compilato in base al documento appena ricevuto.

I certificati assicurativi sono conservati nelle mani dei dipendenti.

Alfabeto. Qui indichiamo la prima lettera del cognome del dipendente per comodità di organizzazione delle carte.

Natura dell'opera. Indichiamo “permanentemente” o “temporaneamente”. Lo compiliamo in base all'ordine. Scriviamo le parole per intero.

Tipo di lavoro. Indichiamo se si tratta del tuo lavoro principale o del tuo lavoro part-time. Scriviamo per intero.
Se un dipendente lavora a tempo parziale, la sua carta personale non viene compilata, poiché tutte le informazioni sono indicate nella carta nel luogo di lavoro principale.

Pavimento può essere indicato interamente a parole, oppure con le prime lettere “M” e “F”.

Sezione I "Informazioni generali"

1. Cognome, nome, patronimico. Questi dati vengono registrati sulla base del passaporto. Scriviamo in modo completo e leggibile.

Dobbiamo compilare le zone di codifica basate su classificatori interamente russi:

OKATO - "Classificatore tutto russo di oggetti della divisione amministrativo-territoriale" OK 019-95 approvato con Risoluzione dello standard statale della Federazione Russa n. 413 del 31 luglio 1995;

OKIN - "Classificatore tutto russo delle informazioni sulla popolazione" OK 018-95 approvato con decreto dello standard statale della Federazione Russa n. 412 del 31 luglio 1995;

OKSO - "Classificatore tutto russo delle specialità nell'istruzione" OK 009-2003 approvato con risoluzione dello standard statale della Federazione Russa n. 276-st del 30 settembre 2003;

OKPDTR - Risoluzione della norma statale della Federazione Russa n. 367 del 26 dicembre 1994 "Sull'adozione e l'attuazione del classificatore tutto russo delle professioni operaie, delle posizioni dei dipendenti e delle categorie tariffarie" OK 016-94.

Se hai inserito la codifica in modo errato, il modulo T-2 è considerato danneggiato e deve essere riscritto. Pertanto, inserisci correttamente i dati di codifica o non inserirli affatto finché la carta non viene inviata all'archivio.

2-3. Data e luogo di nascita scritto sulla base di un passaporto o documento simile. Scriviamo completamente in parole, ad esempio: "24 maggio 1973" e codifichiamo 05.24.73.

La riga "Luogo di nascita", una volta compilata, non deve superare i 100 caratteri. Scriviamo distretti e regioni al genitivo, senza virgole. Puoi scrivere con le abbreviazioni secondo regole generali: città - città, regione - kr., villaggio - villaggio, regione - regione, okrug - env., villaggio - villaggio, stazione - stazione, distretto - distretto; le parole - aul, kishlak, villaggio, villaggio - sono scritte per intero.

Codificazione del luogo di residenza - secondo OKATO a questo indirizzo.

4. Scriviamo cittadinanza senza abbreviazione. La cittadinanza è soggetta a codificazione basata su OKIN:

Cittadino della Federazione Russa - 1;
- cittadino della Federazione Russa e di uno Stato estero – 2 (in caso di doppia cittadinanza, poi tra parentesi indichiamo di quale Stato si tratta);
- cittadino straniero (indicare quale Stato) - 3;
- apolide - 4.

Se un dipendente ha due cittadinanze e non ha informato il datore di lavoro della seconda, non è colpa del datore di lavoro. Questa informazione obbligatorio solo per i dipendenti che svolgono un lavoro che richiede l'accesso al segreto di Stato.

5. Grado di conoscenza della lingua

A questo punto scriviamo lingua straniera in relazione alla lingua russa parlata dal dipendente, se ciò è necessario per il lavoro. Prendiamo i dati dalle parole del dipendente (questionario, test, ecc.).

L'ispettore delle risorse umane può inserire due codici: la lingua stessa e il suo grado di conoscenza, oppure può indicare un solo codice: il grado di conoscenza della lingua. Questi dati vengono scritti con diversi spazi. Codici linguistici e gradi di conoscenza:
- inglese (codice OKIN "014"), tedesco (codice OKIN "135"),
- Francese (codice OKIN "213") Italiano (codice OKIN "070");
- legge e traduce con un dizionario - codice OKIN "1";
- legge e sa spiegarsi - codice OKIN "2";
- fluente - codice OKIN "3".

Se un dipendente parla più lingue, queste vengono registrate separatamente su ciascuna riga.

6. Tutte le informazioni sull'istruzione. Qui scriviamo qualifiche, specialità, ecc. Prendiamo questi dati da documenti educativi.

L'istruzione ha la seguente codifica secondo OKIN:
- istruzione primaria (generale) - 02;
- istruzione generale di base - 03;
- istruzione generale secondaria (completa) - 07;
- istruzione professionale primaria - 10;
- istruzione professionale secondaria - 11;
- istruzione superiore incompleta - 15;
- istruzione superiore - 18;
- formazione post-laurea - 19.

Il modulo T-2 ha due blocchi di colonne che indicano informazioni su due istituti scolastici.

Se un dipendente ha completato tre corsi presso un'università, è classificato come persona con un'istruzione superiore incompleta (non completata). formazione professionale. La conferma di tale istruzione è solo un certificato o un diploma di istruzione superiore incompleta norma statale(non un libretto dei record o una tessera studentesca!).

Se un dipendente non si è laureato in un'università, i suoi documenti formativi saranno simili a questi.

Se un dipendente ha completato la formazione per intero o più della metà, ma non ha difeso tesi o non ha superato l'esame di stato - "istruzione superiore incompleta";

Se il dipendente ha completato tre corsi: "corso di istruzione superiore incompleto, III (IV, V, VI)";

Se un dipendente ha studiato, ma non si è laureato in un'università o in una scuola professionale e ha completato meno della metà dei corsi, scriviamo l'istruzione in base al precedente istituto di istruzione completato: “generale di base”; "medio (completo) generale"; "secondaria inferiore"; "istruzione secondaria incompleta".

Se il dipendente riceve un'istruzione al livello successivo, l'istruzione viene aggiunta in aggiunta alla Parte 1, Clausola 6, ad esempio:

Scriviamo il nome dell'istituto scolastico, la sua serie e il numero in base al documento educativo. Titoli lunghiè consentito abbreviare senza perdere il significato (ad esempio, un nome - "im."). Nessun premio (ordini) è indicato nei nomi delle istituzioni educative. Quando ci diplomiamo in un istituto scolastico, inseriamo la voce in numeri arabi, ad esempio 2013.

Il titolo di studio (laurea) è scritto sulla base dello stesso titolo di studio. Per le qualifiche "bachelor" e "master" è indicata la direzione, e per la qualifica "specialista" è indicata la specialità.

Dopo il diploma di scuola professionale, le qualifiche sono indicate come segue: “installatore”, “installatore”, “avvocato”.

Nella scheda personale nell'ultimo blocco del paragrafo 6 si riflette un record di formazione post-laurea: scuola di specializzazione, residenza, studio post-laurea o studi di dottorato. Gli studi di dottorato hanno il codice OKIN 01, le altre forme - 02.

7. Professione. In questa colonna scriviamo la professione in base al libro di lavoro, alle spiegazioni dei dipendenti e alla tabella del personale. Se il dipendente ha un'altra professione, viene compilata sulla base di un documento che conferma il ricevimento di una seconda o altra istruzione.

Il codice della professione è determinato secondo OKPDTR e comprende 17 cifre e il codice della posizione - 13. Il codice contiene tutte le informazioni sulla professione, le condizioni di lavoro, la posizione e il pagamento del dipendente. È consentito abbreviare il codice alle prime cinque o sei cifre, che indicano la professione (5 cifre) oppure la professione e un numero di controllo (6 cifre).

8. Esperienza lavorativa. Desumiamo l'anzianità di servizio dalle registrazioni nel libro di lavoro (contratti di lavoro, ecc.). Si riflette in giorni, mesi, anni.

Nel calcolare l'anzianità di servizio, è necessario utilizzare la clausola 61 delle Istruzioni per la compilazione dei moduli di registrazione individuali (personalizzati) nel sistema di assicurazione pensionistica obbligatoria, approvate con Risoluzione del Consiglio della Cassa pensione della Federazione Russa n. 192p. dal 31/07/06

La durata dell'esperienza lavorativa è determinata come la differenza tra le somme delle date di fine e di inizio dei periodi specificati in libri di lavoro. Poiché il giorno del licenziamento è l'ultimo giorno di lavoro, deve essere aggiunto all'anzianità di servizio totale. Scriviamo la durata totale del servizio calcolata in totale: questo è il numero di anni, mesi e giorni in cui il dipendente ha lavorato.

Calcoliamo anche l'anzianità di servizio che dà diritto al bonus di anzianità. È determinato in conformità con documenti normativi speciali.

Nella colonna “esperienze lavorative” è prevista l'anzianità di servizio definita preferenziale (ad esempio, esperienze lavorative nelle regioni dell'Estremo Nord e aree equivalenti). Quando assumiamo un dipendente per il quale il tuo luogo di lavoro è il primo, inseriamo zero nella lunghezza delle linee di servizio.

9. Stato coniugale. Ciò significa codificare in base a OKIN:

Mai stato (stato) sposato - 1;
- ha un matrimonio registrato - 2;
- ha un matrimonio non registrato - 3;
- vedovo (vedova) - 4;
- divorziato (divorziato) - 5;
- separato (sciolto) - 6.

10. Composizione familiare. Qui mostriamo solo i membri della famiglia, indicando il grado del loro rapporto con il dipendente e con coloro che convivono con lui. Inseriamo le informazioni sui parenti più stretti (madre, padre, figlia, figlio, sorella, fratello, persona affidata alle cure del dipendente e altri parenti stretti).

11. Dettagli del passaporto compilare in base al passaporto.

12. Luogo di residenza. Scriviamo sulla base dei dati del passaporto. Inseriamo il luogo di residenza effettivo in base al dipendente. Se il luogo di residenza secondo il passaporto coincide effettivamente, non è necessario compilare la riga con l'indirizzo effettivo. Codifichiamo il luogo di residenza secondo OKATO.

Sezione II "Informazioni sulla registrazione militare"

Compiliamo questa sezione in base ai documenti:
- carta d'identità militare (o certificato temporaneo rilasciato in sostituzione della carta d'identità militare) - per le persone in riserva;
- certificato di cittadino soggetto a coscrizione per il servizio militare - per i coscritti.

Compila il modulo come segue:

paragrafo 3 "Composizione (profilo)" - compilato senza abbreviazioni (ad esempio, "medico", "comando" o "marinai", "soldati", ecc.);

punto 4 "Designazione codice completo VUS" - scrivere la designazione completa (composta da sei numeri o sei numeri e una lettera, ad esempio "127659A");

La voce 5 "Categoria di idoneità al servizio militare" ha le codifiche: A (idoneità al servizio militare), B (idoneità al servizio militare con restrizioni minori), C (idoneità limitata al servizio militare) o D (temporaneamente inidoneità al servizio militare).

Se queste voci non sono presenti sulla carta d'identità militare, inseriamo la categoria "A".

La voce 7 "Registrato presso l'esercito" è compilata a matita:

riga a) - nei casi in cui è presente un ordine di mobilitazione e (o) un timbro sull'emissione e il ritiro degli ordini di mobilitazione;
linea b) - per i cittadini prenotati presso l'organizzazione per il periodo di mobilitazione e in tempo di guerra.

Per i cittadini soggetti alla leva militare, sulla base del certificato vengono compilate le seguenti voci:

paragrafo 2 “Grado militare” - scrivere “soggetto a coscrizione”;
paragrafo 5 “Categoria di idoneità al servizio militare” - scrivere in lettere: A, B, C, D (vedi sopra) o D (non idoneo al servizio militare).

Al comma 8 della sezione II della tessera personale, se necessario, riportiamo la dicitura “rimosso da registrazione militare per età” o “rimosso dalla registrazione militare per motivi di salute”.

Dopo aver compilato la Sezione II, l'ispettore delle risorse umane certifica i dati scritti con la sua firma e fa una trascrizione indicando la sua posizione. Firma anche sulla seconda pagina e mette la data di completamento. Questa pagina è firmata anche dal dipendente.

Sezione III "Assunzione e trasferimento ad altro lavoro" e Sezione XI "Cause di risoluzione del rapporto di lavoro (licenziamento)"

Queste sezioni vengono compilate con molta attenzione, poiché dal loro completamento dipende l’anzianità di servizio del dipendente. Scriviamo i dati in queste sezioni sulla base di un ordine (istruzione) del manager: sull'assunzione, sul trasferimento ad un altro lavoro, sulla risoluzione (risoluzione) di un contratto di lavoro. Queste informazioni devono essere duplicate nel libro di lavoro.

Ogni iscrizione è certificata dalla firma del dipendente.

In "Motivi di risoluzione di un contratto di lavoro (licenziamento)" scriviamo il motivo del licenziamento in conformità con gli articoli del Codice del lavoro.

La data del licenziamento coincide con l'ultimo giorno di lavoro del dipendente. Le informazioni sul licenziamento devono essere certificate sia dal dipendente che dall'ispettore delle risorse umane.

Sezione IV "Certificazione"

In questa sezione inseriamo i dati della decisione della commissione di certificazione, che solitamente è formulata come segue:
- corrisponde alla carica ricoperta;
- corrisponde alla posizione ricoperta, previo miglioramento del lavoro e attuazione delle raccomandazioni della commissione con ricertificazione dopo un anno;
- non corrispondente alla posizione ricoperta.

Scriviamo la data della certificazione, il numero e la data dei risultati della certificazione, la base per la certificazione (ordine).

I dati della certificazione vengono inseriti sulla base del documento rilasciato al dipendente.

Sezione V “Formazione avanzata”

Le informazioni sulla formazione avanzata e sulla formazione professionale vengono compilate sulla base dei documenti forniti dal dipendente o dal dipartimento di formazione del personale. Compilare:
data di inizio e fine della formazione, tipo di formazione avanzata, nome dell'istituto di istruzione, tipo di documento di certificazione (certificato, certificato, diploma).

Non possiamo scrivere nulla nelle "Basi", né compilare l'ordine in base al quale il dipendente è stato inviato per una formazione avanzata (articolo 197 del Codice del lavoro della Federazione Russa) o un contratto di formazione professionale tra il dipendente e il datore di lavoro.

Qui inseriamo anche i dati sulla riqualificazione professionale del dipendente.

Sezione VII "Premi (incoraggia), titoli onorifici"

In questa sezione scriviamo tutte le tipologie di incentivi per il dipendente sulla base dell'art. 191 del Codice del lavoro della Federazione Russa e degli atti normativi locali, oltre a elencare premi e titoli onorifici.

Sezione VIII "Vacanze"

Questa sezione contiene informazioni su tutte le ferie concesse al dipendente: un'altra vacanza, maternità, congedo senza retribuzione.

Inseriamo il tipo di congedo, il suo periodo, la durata e la base per la sua fornitura.
Le ferie non retribuite con una durata totale superiore a 14 giorni (articolo 121 del Codice del lavoro della Federazione Russa) durante l'anno non sono incluse nell'anzianità di servizio che dà diritto alle ferie annuali retribuite di base, ma sono prese in considerazione in cambiamenti nell’anno lavorativo.

Periodi non compresi nell'esperienza lavorativa sulla base della parte 2 dell'art. 121 del Codice del lavoro della Federazione Russa (ad esempio, il tempo in cui un dipendente è assente dal lavoro senza giustificato motivo) si riflettono nella carta personale modificando la data dell'anno lavorativo. La base per questo sono i fogli presenze, gli ordini di licenziamento di un dipendente, ecc.

L'anno lavorativo per la determinazione delle ferie viene conteggiato dal momento dell'assunzione del dipendente. Ad esempio, dal 20 marzo 2013 al 19 marzo 2014.

Se un dipendente prende le ferie in parte, l'anno lavorativo viene comunque indicato per intero.

La “data di fine” delle ferie è la data in cui il dipendente ritorna effettivamente al lavoro e non la fine delle ferie prevista in base all'ordine, perché Il dipendente può essere richiamato anticipatamente dalle ferie.

Se la colonna ferie non è sufficiente, viene creata una "Aggiunta alla carta personale del dipendente". Rappresenta l'intestazione e la parte tabellare della sezione mancante.

Sezione IX "Prestazioni sociali"

Questa sezione riflette le prestazioni sociali fornite al dipendente sulla base della legislazione.

Sezione X "Informazioni aggiuntive"

Questa sezione viene completata a discrezione del gestore. Ciò può includere informazioni che non si riflettevano in altri dipartimenti. Ad esempio, gli studi di un dipendente in corsi part-time (serali), informazioni su una persona con disabilità lavorativa (sulla base di un certificato dell'Ufficio medico e sociale) commissione di esperti(di seguito denominato MSEC, VTEC), informazioni sul gruppo di disabilità, ecc.

Se il dipendente non desidera firmare i verbali del suo licenziamento, l'ispettore del dipartimento Risorse umane redige un atto speciale.

Modifica delle informazioni sui dipendenti

Se un dipendente è cambiato (cambiamenti nello stato di vita personale, indirizzo, dati del passaporto, ecc.), Questi sono indicati sulla sua carta personale e certificati dalla firma dell'ispettore e del dipendente stesso. In cui vecchio post viene barrato e ne viene inserito uno nuovo nella stessa colonna in base ai nuovi documenti forniti.

Non è consigliabile cambiare la carta personale perché è difficile raccogliere tutte le firme del dipendente e ripristinare i suoi dati originali.

Ad esempio, se un dipendente ha cambiato il suo cognome, quello nuovo può essere scritto in questo modo: cancella quello vecchio e scrivi quello nuovo sopra o di lato. Questo record è certificato dalla firma del dipendente delle risorse umane qui.

Il documento sulla base del quale sono intervenute le modifiche può essere indicato nella sezione X dell'informativa aggiuntiva. In questo caso, non è necessario certificare tale registrazione da parte di un dipendente del dipartimento Risorse umane.

È possibile creare un foglio aggiuntivo per sostituire la pagina. Inoltre sulla vecchia pagina mettiamo una nota che la pagina è stata cambiata e scriviamo il motivo (cambio cognome). Mettiamo questa nota anche nella nuova pagina.

Come apportare correzioni a una scheda personale nel modulo T-2?

Se hai inserito le informazioni in modo errato, le informazioni errate verranno cancellate e verranno scritte le informazioni corrette. Accanto ad esso scriviamo la parola “corretto” e lo certifichiamo con la firma dell'ispettore delle risorse umane e del dipendente stesso.

Per l'organizzazione della contabilità delle carte personali sul lavoro e un esempio, vedere

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