Distribuzione del personale. Staffing: risolviamo situazioni di emergenza

Uno dei tipi di locale documenti normativiÈ tavolo del personale. Questo tipo di documento viene utilizzato per garantire il controllo della quantità e della composizione di qualsiasi bene.

Per questo ci sono certe regole elaborazione degli orari del personale.

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Necessità del documento

Il personale rappresenta il personale di un'organizzazione. Non è incluso nell'elenco dei documenti primari, quindi alcune imprese non ne praticano la preparazione e la manutenzione. Nonostante ciò, la sua presenza fornisce un aiuto significativo al management nel garantire il controllo sull'operato dell'azienda. Inoltre, il documento aiuta nella comunicazione con le autorità di ispezione.

Quando si controlla il lavoro di un'impresa da parte dei rappresentanti delle tasse o ispezione del lavoro Avere un tavolo per il personale non è necessario, ma è auspicabile. Se non esiste tale documento, ciò può essere interpretato come uno dei tipi di violazione della legislazione sul lavoro o della sicurezza sul lavoro. Ciò può essere punibile con l'imposizione di sanzioni per un importo di 1 - 2 mila rubli per la persona responsabile o fino a 30 mila rubli per.

La funzione principale della tabella del personale è giustificare le ragioni del licenziamento o della riduzione dei dipendenti dell'impresa. La sua assenza rende molto più difficile per il management dimostrare la legalità di questi processi.

L'elaborazione e il mantenimento dell'HR sono responsabilità del dipendente del dipartimento IT o HR. Nella maggior parte dei casi, questo compito ricade sulle spalle dei contabili. Poiché il documento è firmato dal direttore e dal capo contabile della società, questi sono responsabili della sua autenticità. Quando si elabora un programma del personale, la scadenza non ha importanza. Per fare ciò, le istruzioni per la conservazione della documentazione dovrebbero contenere i seguenti punti:

Il documento deve indicare chiaramente le condizioni per la sua redazione e le modifiche.
Il capo dell'impresa è obbligato a redigere e firmare un ordine per avviare l'operazione dell'SHR. Deve includere una clausola che includa un elenco delle persone responsabili della redazione e del mantenimento della tabella del personale.
Inoltre, devono essere individuati i dipendenti a cui devono essere comunicate eventuali modifiche all'orario.

È necessario disporre di un elenco di atti legislativi e regolamentari sulla base dei quali viene redatto il documento, vengono apportate modifiche e altre sfumature per lavorare con questo documento.

Caratteristiche della compilazione

E' necessario inserire i seguenti dati:

Nome dell'impresa. Deve corrispondere a quanto specificato nella documentazione costitutiva (fino alle abbreviazioni e alle denominazioni in lingua straniera).
Codice OKPO. Composto da 8 cifre.
Data esatta di scrittura. È formattato come giorno, mese, anno.
Validità. È indicato con precisione il periodo di tempo durante il quale è in vigore la tabella del personale.
Nome unità strutturale organizzazioni. Questi dati vengono inseriti in conformità con il classificatore. Se manca, le informazioni vengono inserite in ordine alfabetico.
Codice dipartimento. Vengono utilizzati i dati inseriti nel classificatore o compilati dalla direzione aziendale. Nel secondo caso è possibile utilizzare qualsiasi principio.
Posizione, grado, categoria. I dati vengono inseriti a partire dal livello gestionale e in ordine decrescente. È opportuno notare che se un dipendente è un dipendente occupa una posizione specifica, ma se è un lavoratore è indicata la sua professione.
Numero di LEI. Le informazioni vengono riportate separatamente per tutte le posizioni e professioni. Se una persona lavora part-time è necessario indicare la quota, ad esempio 2,75; 0, 5, ecc.
Aliquota tariffaria o salario. Durante l'inserimento dei dati viene presa in considerazione la media mensile, che dipende dal sistema OT. Va tenuto presente che il tasso deve essere indicato nella valuta del nostro paese: rubli. In alcuni casi viene utilizzato tasso d'interesse o coefficiente. Non è consigliabile utilizzare dollari o altre valute. Ciò non è vietato dalla legge, ma secondo il Codice del lavoro del paese, il tasso in valuta estera viene automaticamente convertito in rubli in base al tasso di cambio esistente. questo momento corso. Inoltre, quando il caso verrà esaminato in tribunale, tale pratica sarà classificata come una violazione. Ciò è dovuto al fatto che il tasso di cambio tende a cambiare nella direzione del ribasso. Un giudice può considerare questa situazione come la creazione di condizioni salariali inaccettabili per i dipendenti dell'impresa.
Importo delle indennità. Queste colonne indicano i pagamenti di compensi o incentivi. La loro dimensione è stabilita dalla legge e incoraggiata dal responsabile dell'impresa.
L'ultima colonna riassume i dati indicati nelle colonne 5, 6, 7, 8. Questo dato viene moltiplicato per il numero dei dipendenti, secondo la tabella dell'organico.
È possibile che alcune delle informazioni utilizzate per completare il modulo richiedano qualche chiarimento. Queste informazioni vengono registrate nella colonna Note.
Il documento deve essere firmato dal capo dell'organizzazione e dal capo contabile. Inoltre, il documento ha il proprio numero.

Dopo che il capo dell'impresa ha redatto la tabella del personale, viene redatto un ordine in cui vengono comunicate le informazioni che è stato redatto il programma di lavoro, vengono indicate anche le informazioni sul numero totale di dipendenti dell'azienda come periodo di validità del documento. Un ordine certificato dal gestore e da altri persone responsabili, è registrato. I dati di registrazione vengono inseriti in un giornale speciale. La tabella del personale e il relativo ordine vengono archiviati insieme ad altri documenti aziendali.

Apportare modifiche alla RS

È possibile che sia necessario apportare alcune modifiche alla tabella del personale, come a qualsiasi altro documento. Quale documento viene utilizzato per apportare modifiche alla tabella del personale? Poiché il documento acquisisce vigore solo dopo la firma dell'ordine, è possibile apportarvi modifiche in conformità con l'ordine per l'impresa.

Di norma, la data della firma dell'ordine e la data di entrata in vigore delle modifiche non coincidono. Nei casi in cui le modifiche non sono di ampia portata, le modifiche vengono apportate alla tabella del personale. In caso contrario, è necessario elaborare una nuova tabella del personale. In merito è in corso di elaborazione una nuova ordinanza.

Apportare modifiche al programma influisce principalmente sugli interessi dei dipendenti dell'azienda. Ciò, a sua volta, richiede il rispetto delle modifiche ai contratti di lavoro. Secondo la legge, per eseguire questa procedura devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

Ottenere il consenso di ciascun dipendente il cui contratto di lavoro richiede modifiche.
Un rappresentante della direzione o del dipartimento del personale è tenuto a notificare a ciascun lavoratore la necessità di redigere una nuova tabella del personale. La legge prevede determinati termini entro i quali deve essere dato il preavviso ai dipendenti.
Sono molti i casi in cui i dirigenti aziendali ritengono che la presenza di un ordine di modifica di un contratto di lavoro e il consenso del dipendente a tali modifiche siano la stessa cosa. Questo è sbagliato. Ad esempio, considera di apportare modifiche alle dimensioni dei dipendenti di un'azienda. È responsabilità del capo dell'azienda avvisare i dipendenti almeno 60 giorni prima della modifica del loro stipendio. Subito dopo viene redatto e firmato un ordine corrispondente, che indica anche la necessità di modificare la tabella del personale. L'ordine deve contenere informazioni su quali modifiche verranno apportate alle posizioni, nonché la data di entrata in vigore delle future modifiche. Oltre alla firma del dirigente e del capo contabile, l'ordine viene firmato anche da un dipendente del dipartimento del personale, che sarà direttamente coinvolto nella modifica dei contratti di lavoro.
Successivamente, è necessario stipulare un accordo aggiuntivo con ciascuno dei dipendenti di cui sopra, che stabilisca in dettaglio non solo il fatto, ma anche il motivo per cui lo stipendio cambia. Se ciò non soddisfa la persona o non è affatto indicato, ha il diritto di richiedere il pagamento di un compenso materiale per il periodo durante il quale ha ricevuto uno stipendio inferiore svolgendo lo stesso lavoro. In pratica si registra soprattutto un aumento salari. Ma non è da escludere la possibilità di una sua riduzione. La ragione di tale mossa potrebbe essere un cambiamento nell'organizzazione delle condizioni di lavoro o nelle condizioni tecnologiche per l'organizzazione del processo lavorativo, l'adozione da parte della direzione aziendale di una nuova politica di gestione, la modernizzazione del processo, un calo del livello di redditività del società o la sua riorganizzazione. Tuttavia, la posizione e le responsabilità dei dipendenti non cambiano. Se ciò non può essere evitato, la direzione deve fornire prove convincenti supportate da Quadro legislativo, sull'impossibilità di mantenere le posizioni.
Quando l'organico viene ridotto, vengono apportate modifiche anche alla tabella del personale. Ciò è dovuto alla rimozione di alcune unità statali dal documento. Tenuto conto del fatto che l’imminente riduzione viene comunicata ai dipendenti con 60 giorni di anticipo, le modifiche apportate alla RS entrano in vigore anche a partire dal tempo a disposizione. Se nell'impresa è presente un tavolo del personale, il suo manager avrà la prova documentale legale che queste posizioni sono state rimosse dall'elenco delle unità di personale dell'azienda. In caso contrario, le azioni del manager potrebbero essere percepite come illegali.

Qualsiasi iniziativa presa dal capo dell'impresa deve essere confermata dal Comitato del Lavoro.

Questo potrebbe essere importante

Quando si sviluppa una tabella del personale per un'impresa, potrebbero sorgere alcune domande importanti che è necessario conoscere.

Tra i più significativi e frequentemente riscontrati ci sono i seguenti:

Se un'impresa ha una o più filiali, non è necessario redigere una tabella del personale separata per ciascuna di esse. Secondo la legislazione del paese, le filiali non sono datori di lavoro.
Se è necessario indicare nella tabella del personale aziendale i dipendenti assunti per lavoro stagionale, è possibile inserire nel documento la colonna Periodo di lavoro, dove è possibile indicare questa tipologia di dipendente. Vale anche la pena prestare attenzione al fatto che è necessario indicare il periodo durante il quale le persone lavoreranno.
Le posizioni dei dipendenti specificate nel RS devono corrispondere a quelle elencate nel contratti di lavoro persone che trattano dati.
Se una persona viene assunta per una posizione che non è nel programma, il manager deve adeguare i documenti locali dell’azienda.
Nel caso in cui una posizione sia occupata da più persone, i cui contratti di lavoro prevedono che lavorano a tempo parziale, nel calcolo del numero totale di unità nello Stato, deve essere indicata la cifra esatta. Ad esempio, se una posizione è occupata da 3 persone, di cui due lavorano a tariffa 0,5, e la terza a tariffa 1, dovranno essere indicate complessivamente 2,0 unità di personale.
Se l'impresa pratica un sistema di pagamento esente da tariffe o misto, è possibile utilizzare un coefficiente o una percentuale per indicare con precisione le unità di misura.
Se nella tabella del personale non sono presenti gli stipendi attuali, questa non ha valore legale. Questo va contro la legge.
La tabella del personale non ha alcun collegamento con i dipendenti dell'azienda. A questo proposito, in sede di redazione dell’estratto, in esso non vengono indicati i dati del lavoratore.
Se è necessario redigere un estratto dell'SSR da parte di una filiale della società o del suo ufficio di rappresentanza, tale questione deve essere specificata nello statuto della società. Possono inoltre agire per delega. In caso contrario, viene richiesto un estratto al reparto contabilità dell'impresa principale.
Se nell'estratto c'è qualche errore o la minima correzione, il documento non è valido.
Se un funzionario redige un documento falso, gli verrà inflitta una multa.
La stessa punizione spetta a un funzionario che rifiuta di rilasciare un estratto dal tavolo del personale a un dipendente. Una persona non ha il diritto di richiedere copie della documentazione o una determinata tariffa per il rilascio di un documento. L'estratto viene rilasciato gratuitamente.

Spesso singoli imprenditori Sorge la domanda sull'opportunità di elaborare e mantenere una tabella del personale. Da un lato, la legislazione afferma che la tabella del personale è redatta per l'impresa e non per il dipendente, ma dall'altro, in caso di ispezione da parte dell'ispettorato federale del lavoro, un imprenditore privato potrebbe avere problemi grossi problemi, che consistono nell'imporre una multa o nel chiudere l'impresa.

Quando si redige una tabella del personale, è necessario tenere conto del fatto che gli stipendi dei dipendenti che occupano una posizione non dovrebbero variare. Potrebbe esserci una differenza nell'importo dei pagamenti aggiuntivi (indennità, bonus, ecc.). La differenza è influenzata dalle qualifiche del dipendente, dalla sua anzianità di servizio presso una determinata impresa e dalla complessità del lavoro svolto. In nessun caso dobbiamo dimenticare che dopo aver redatto una nuova tabella del personale, quella vecchia deve essere memorizzata. La bozza del vecchio ShR viene conservata per 5 anni, l'intero elenco della corrispondenza relativa alla predisposizione del documento viene conservato per 3 anni, la disposizione del personale (aggiunta alla tabella del personale) viene conservata fino a 75 anni.

Per evitare difficoltà con lo sviluppo indipendente del modulo per il personale di un'azienda, gli esperti consigliano di utilizzare un modulo T-3 già pronto o di scaricare altri tipi di moduli dai quali è possibile scegliere quello più adatto per una particolare impresa.

Non dovresti ignorare la necessità di elaborare e mantenere una tabella del personale aziendale. È necessario essere estremamente attenti a questo processo. Ciò fornirà un'assistenza significativa nel caso in cui qualcuno venga assistito nella candidatura per una posizione specifica, quando il personale viene ridotto o la tariffa viene ridotta.

Tabella del personale dalla “A” alla “Z” - nel video:

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Maggiori informazioni su questo argomento:

Per scoprire quali professioni esistono e quanto guadagnano i dipendenti che vi lavorano, è necessario guardare la tabella del personale. Questo documento è uno dei principali dell'impresa; fissa non solo lo stipendio, ma anche il numero di dipendenti necessari per l'attività. Vista l'importanza del documento, la tabella del personale per il 2019 è redatta nel rispetto di tutte le norme.

La tabella del personale nel modulo T-3 è un atto normativo locale che stabilisce la struttura organizzativa dell'impresa.

Oltre all'elenco delle professioni esistenti in azienda, con l'indicazione del numero di persone necessarie per l'attività. Il documento, infatti, è costituito interamente da una tabella dove i dati sono raggruppati per reparto.

Lo stipendio si riflette in esso per un mese di calendario, suddiviso per le sue parti componenti. Sulla base di questi indicatori, vengono determinate le spese dell'azienda per attirare manodopera salariata, vengono elaborati vari piani e vengono prese le decisioni decisioni importanti nel campo della gestione aziendale.

La tabella del personale viene utilizzata per guidare l'inserimento dei dati nei dipendenti: questo accordo deve contenere il nome della professione del dipendente, corrispondente alla tabella del personale rigorosamente approvata, nonché un determinato importo salariale.

Sulla base di questo documento, uno specialista del personale può anche determinare la disponibilità di posti vacanti. Per fare ciò, devono confrontare le informazioni della tabella del personale con il numero effettivo di lavoratori assunti. Se ce n'è bisogno nell'impresa, l'ispettore del personale presenta una domanda al servizio per l'impiego.

Attenzione! La normativa non lo prevede atto locale come parte degli standard cogenti che ogni azienda deve avere. Tuttavia, se l'impresa decide di attuare le procedure stabilite dallo Stato (ad esempio licenziamento per riduzione del personale), allora deve esistere una tabella del personale.

Inoltre, altri atti locali della società possono prevederne la presenza obbligatoria in azienda. Innanzitutto questo vale per loro. E anche la necessità dell'esistenza di un tavolo del personale presso l'impresa può essere stabilita facendo riferimento ad esso nel contratto di lavoro con il dipendente.

Allo stesso tempo, ogni manager dovrebbe ricordare che la sua azienda può essere ritenuta responsabile non per la mancanza di un tavolo del personale, ma per la sua esecuzione errata.

LLC e imprenditore individuale: chi dovrebbe costituire lo staff?

Il Codice del lavoro della Federazione Russa, in termini di regolamentazione delle condizioni obbligatorie, stabilisce la necessità di conformità della professione specificata nel contratto e dello stipendio corrispondente con i dati della tabella del personale dell'entità aziendale.

Da ciò possiamo concludere che un'azienda o un imprenditore deve avere un tavolo del personale se ha contratti di lavoro.

Pertanto, se un singolo imprenditore lavora in modo indipendente senza assumere dipendenti, non dovrebbe elaborare una tabella del personale. Anche l'assunzione di artisti con contratti civili non richiederà l'esecuzione di questa legge locale.

Le LLC e altre forme di organizzazione di una persona giuridica che hanno almeno un accordo con il direttore della società devono già sviluppare e utilizzare una tabella del personale.

La creazione di una tabella del personale nelle aziende è affidata principalmente agli specialisti dell'impresa del personale, che svolgono una serie di attività per determinare il costo del lavoro per ciascuna professione specificata nella presente legge. Sulla base della ricerca ottenuta, viene determinato il numero richiesto di dipendenti affinché l'impresa possa svolgere le proprie attività.

Se il numero dei dipendenti dell'impresa è insignificante, questa responsabilità può essere assegnata a un contabile, economista, avvocato o al manager stesso.

Requisiti del documento

La legge non richiede norme speciali per quanto riguarda l'orario del personale, salvo che la posizione o professione in essa specificata deve corrispondere alle posizioni e professioni che il datore di lavoro scrive nei contratti di lavoro stipulati con ciascun dipendente.

Si raccomanda di aderire al modulo di personale stabilito da Rosstat (modulo T-3).
L'atto locale deve essere approvato con ordine del gestore.
È consentito redigere una tabella del personale su più fogli, ma non è necessario allacciarli e sigillarli con firma e sigillo. Puoi semplicemente fissare i fogli con una graffetta.
In alcune situazioni, le professioni riflesse nella tabella del personale devono necessariamente corrispondere a elenchi di professioni e posizioni e, oltre al nome, anche i loro codici devono riflettersi nei documenti (ad esempio, la presenza di professioni con fattori pericolosi e dannosi) .
La presenza del sigillo aziendale sul tavolo del personale non è obbligatoria.
Quando si modifica la tabella del personale, se sono minori, è possibile semplicemente emettere un ordine per questi aggiustamenti e lasciare il personale stesso così com'è.

Scarica il modulo e l'esempio di compilazione del modulo T-3 per il 2019

Esempio di compilazione della tabella del personale

Per progettare la tabella del personale, a forma speciale T-3. Tuttavia, non è rigido nella sua applicazione: un'azienda può modificarlo in base alle proprie esigenze o svilupparne uno proprio, utilizzando i dettagli richiesti. Elaboriamo la tabella del personale per il 2019 rispettando tutte le norme secondo le istruzioni riportate di seguito.

L'inserimento delle informazioni nella tabella del personale inizia con l'indicazione del nome dell'azienda e in un campo speciale a destra, secondo la sua directory.

Successivamente, inserisci il numero della tabella del personale attuale. Deve essere assegnato in base al numero di documenti precedentemente utilizzati quest'anno. Accanto ad esso è scritta la data in cui è stato redatto questo programma.

La successiva è la data a partire dalla quale il documento entra in vigore. Potrebbe essere simile alla data di compilazione o successiva. Tuttavia, non è accettabile che la data di inizio dell'azione sia anteriore alla data di rilascio del documento.

A destra di questo campo ci sono colonne in cui sono registrate le informazioni sull'ordine che ha approvato il documento (il suo numero e la data), nonché il numero totale di unità di personale in esso contenute.

Il documento stesso sembra un grande tavolo.

Contare tabelle "Ripartizione strutturale" deve contenere il nome del dipartimento, secondo la struttura organizzativa sviluppata. Nel caso in cui, oltre alla designazione scritta del dipartimento, sia inserita anche una designazione digitale, questa dovrà essere indicata nella colonna successiva.

Di norma, il codice è formato da numeri o dalle prime lettere del nome del dipartimento. Tuttavia, se la società ha più filiali o divisioni separate, il codice del dipartimento può includere anche la designazione della città, il codice della regione, ecc.

IN colonna "Posizione"È necessario annotare i nomi delle posizioni presenti in azienda. È molto importante disporre la struttura del documento in modo tale che, dopo aver indicato il nome del dipartimento nella colonna precedente, le posizioni in esso incluse siano elencate in una colonna.

Si consiglia di utilizzare la directory OKPDTR quando si specificano i titoli di lavoro. Ma per le società commerciali questa regola non è obbligatoria. Allo stesso tempo istituzioni di bilancio sono tenuti a inserire le posizioni nella tabella del personale solo da questa directory e indicare inoltre il grado o la classe del dipendente.

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Importante! Una società commerciale è obbligata a indicare il grado e la classe di quelle posizioni classificate come dannose o pericolose. Questo fatto è importante quando si stabilisce l'anzianità di servizio preferenziale e il momento del pensionamento anticipato.

IN colonna “Numero di unità di personale” viene inserito il numero di dipendenti che devono essere assunti per questa posizione. Se prevede l'ammissione anche di lavoratori a tempo parziale, ne viene registrato il numero espressione frazionaria, corrispondente all'importo della scommessa pagata, ad esempio 0,5.

IN colonna "Importo dello stipendio" viene registrato lo stipendio che il dipendente riceverà mentre lavora in questa posizione. Va ricordato che esattamente lo stesso stipendio è iscritto nel contratto di lavoro con il dipendente.

Dovresti anche considerare:

Se l'impresa o una determinata posizione ha adottato una forma di pagamento a cottimo, in questa colonna viene registrato l'importo dei guadagni ottenuti moltiplicando l'aliquota tariffaria per il volume dei prodotti creati al mese.
Se per questa posizione è stata inserita la retribuzione oraria, in questa colonna è possibile registrare l'importo della retribuzione oraria. Successivamente, nella stessa riga, ma nella colonna “Nota”, bisogna indicare “Retribuzione oraria”, e fare anche riferimento al documento amministrativo che ha stabilito questa caratteristica.

Quelle che seguono sono diverse colonne, unite da un sottotitolo “Aggiunte”. Qui è necessario registrare le informazioni sui vari pagamenti di incentivi, se presenti e stabiliti dal Regolamento salariale, Regolamento sui bonus o altri atti interni. L'entità del premio può essere scritta non solo come importo fisso, ma anche come percentuale, coefficiente, ecc.

Il fondo salariale totale per questa posizione è registrato nella colonna "Totale". Si calcola moltiplicando lo stipendio per il numero di posti di lavoro.

IN colonna "Nota" devono essere inserite varie note esplicative. Ad esempio, se al momento della registrazione di una nuova tabella del personale c'è un posto vacante per qualsiasi posizione, questo fatto deve riflettersi in questa colonna.

Il documento si completa contando e indicando numero totale unità di personale e la cassa salariale generale.

Successivamente, il documento interamente compilato deve essere firmato dal capo contabile e dal funzionario del personale responsabile della sua esecuzione.

La procedura per l'approvazione della tabella del personale

Passaggio 1. Sviluppare il documento

Prima di tutto, è necessario identificare tutte le esigenze di personale dell’organizzazione e redigere un modulo di personale da proporre all’esame.

Passaggio 2. Emettere un ordine dal gestore

La tabella del personale viene attuata mediante emissione di un ordine, approvato dal capo dell'azienda. Non esiste un modulo obbligatorio: tale ordine può essere redatto su carta intestata della società in qualsiasi forma. L'importante è che l'ordinanza che approva la tabella del personale indichi la data a partire dalla quale inizia a funzionare nuovo documento.

Inoltre, tale data può coincidere con la data di adozione dell'ordinanza oppure può essere notevolmente successiva. Tuttavia, la tabella del personale non può essere applicata retroattivamente. Non sarà possibile indicare nell'ordinanza una data già trascorsa al momento della sua adozione.

Se l'azienda accetta che ogni anno venga effettuata la numerazione di tutti documenti significativi inizia dall'inizio, quindi puoi numerare la tabella del personale secondo lo stesso principio. Inoltre, ciò sarà più appropriato se i cambiamenti nella tabella del personale ogni anno saranno massicci: ciò eliminerà grandi quantità di documenti in futuro.

Attenzione! Se viene introdotta una nuova tabella del personale, è consigliabile includere in essa una clausola sull'annullamento di quella vecchia, che fino a quel momento ha guidato il servizio del personale.

Passaggio 3. Familiarizzare i dipendenti dell'azienda con il documento accettato

Tutti i dipendenti assunti dall'azienda devono avere familiarità con le normative locali in vigore che lo riguardano attività lavorativa. Questo documento non influisce direttamente sull'attività lavorativa e, secondo Rostrud, non è necessario familiarizzarlo con i dipendenti.

Attenzione! Se nel contratto di lavoro o accordo collettivo Lo stipendio dei dipendenti viene fissato sulla base della tabella del personale approvata dall'azienda, quindi è imperativo che tutti i dipendenti la conoscano. Per questo puoi usare .

La procedura per apportare modifiche alla tabella del personale

Questo documento deve rimanere sempre aggiornato. Poiché il personale viene periodicamente richiesto dagli enti governativi in occasione delle ispezioni, è necessario apportarvi tempestive modifiche.

La procedura per apportare modifiche alla tabella del personale dipenderà direttamente da quante modifiche devono riflettersi nel documento:

Se essi un gran numero di, allora è più semplice cancellare completamente la vecchia tabella del personale e attuare un nuovo documento che tenga conto di tutte le modifiche necessarie.
Se il numero di modifiche che devono essere apportate alla tabella del personale è ridotto, è meglio che il dipendente responsabile rediga un ordine per apportare modifiche alla tabella del personale.

In genere, è possibile identificare le seguenti situazioni in cui è necessario apportare modifiche a un documento:

Creazione di nuovi dipartimenti o divisioni;
Organizzazione di nuove posizioni;
Modifica dei titoli delle posizioni esistenti;
Cambiamenti negli stipendi o nelle tariffe dei dipendenti;
Chiusura di un dipartimento, divisione, unità di personale.

Se un cambiamento nel personale comporta un cambiamento nelle condizioni di lavoro del dipendente (cambiamento di stipendio, posizione, ecc.), è imperativo ottenere in anticipo il suo consenso scritto. E dopo l'entrata in vigore del nuovo documento, con il dipendente viene redatto un accordo aggiuntivo al contratto, che tiene conto di tutte le modifiche apportate.

Il nuovo ordine deve essere familiarizzato con tutti quei dipendenti che saranno successivamente coinvolti nella registrazione documenti necessari. È inoltre possibile aggiungere all'elenco di familiarizzazione i dipendenti che saranno direttamente interessati dalle modifiche apportate.

Se l'ordine introduce nuove posizioni, è necessario indicarne il nome, nonché quante unità di personale si stanno organizzando. Questo documento viene adottato immediatamente se non pregiudica gli interessi di nessuno dei dipendenti già assunti.

Attenzione! Se il numero di unità viene ridotto, nel documento redatto è necessario annotare il nome, il numero di unità di personale ritirate e la data di entrata in vigore dell'ordine. Va ricordato che il processo di riduzione è un processo lungo in cui è necessario avvisare tempestivamente sia i dipendenti stessi che le autorità competenti.

Il periodo di preavviso può essere di 2-3 mesi, a seconda del numero di persone licenziate. Inoltre, la legge determina le tipologie di dipendenti che non possono essere licenziati.

Frequenza dei periodi di preparazione e conservazione dei documenti

Di norma, la tabella del personale viene redatta per un periodo di un anno ed è valida per tutto questo periodo. Tuttavia, se l'organizzazione è piccola e i movimenti del personale al suo interno si verificano molto raramente, questo documento può essere adottato con diversi anni di anticipo.

Dopo che sono state apportate modifiche alla tabella del personale, il documento precedente cessa di essere valido e viene perso. forza legale. Tuttavia, deve essere conservato presso l'azienda per un certo periodo, quindi, come al solito, i controlli interessano diversi periodi precedenti. E questo di solito dura fino a 2-3 anni.

Attenzione! Esiste una regola secondo la quale una tabella del personale non valida deve essere conservata in archivio per almeno altri 3 anni dalla data di scadenza. La stessa regola si applica ai documenti utilizzati per apportare modifiche alla tabella del personale.

Le normative statali determinano l'elenco principale dei documenti, la cui presenza è obbligatoria per ogni datore di lavoro, indipendentemente dalla forma organizzativa e giuridica. L'elenco di questi documenti comprende anche la tabella del personale. Sebbene non vi sia alcuna indicazione diretta in merito nella legislazione, la tabella del personale è menzionata in diversi articoli del Codice del lavoro della Federazione Russa, il che conferma indirettamente la necessità della sua esistenza.

Cos'è il personale

La tabella del personale è uno dei documenti fondamentali di tutte le organizzazioni. Contiene informazioni sulla struttura dell'impresa, sulle posizioni e sul numero delle unità di personale.

In quelle organizzazioni in cui il sistema di remunerazione è limitato solo agli stipendi, questo è il documento principale per il calcolo dei salari.

In base a cosa viene compilato?

Se l'organizzazione ha appena iniziato le sue attività e viene redatta per la prima volta la tabella del personale, allora sarebbe opportuno riflettere prima sull'elenco delle posizioni richieste e redigere un documento che regola le retribuzioni.

Responsabile della compilazione

La tabella del personale è redatta da qualsiasi dipendente ad essa assegnato. Di norma, si tratta di un impiegato del dipartimento del personale o di un contabile.

Familiarizzazione con questo documento

Poiché il personale non è locale atto normativo organizzazione (paragrafo 7 della lettera di Rostrud del 15 maggio 2014 N PG/4653-6-1), il datore di lavoro non è obbligato a familiarizzare i dipendenti con la tabella del personale.

Requisiti primari

La tabella del personale si trova nell'elenco dei moduli unificati, dove va sotto la lettera T-3. La maggior parte delle organizzazioni utilizza questo modulo perché contiene tutti i campi e le colonne necessari.

Ma l'uso di questo modulo non è obbligatorio, ha solo carattere consultivo, anche se ci sono state molte polemiche a riguardo. Questa questione è stata finalmente messa a tacere dalla Lettera di Rostrud datata 23 gennaio 2013 N PG/409-6-1. Afferma direttamente che le organizzazioni hanno il diritto di sviluppare le proprie forme di questo documento e di utilizzarle, l'importante è tenere conto dei requisiti di legge.

In particolare nell'art. 15, 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa afferma che la funzione lavorativa del dipendente è determinata in conformità con la posizione e la professione indicate nella tabella del personale. Cioè, i nomi delle posizioni devono essere inclusi in questo documento.

Come compilare correttamente la tabella del personale per LLC e singoli imprenditori

Requisiti

il nome completo dell'organizzazione deve essere indicato in piena conformità con i documenti costitutivi;
OKPO è un codice organizzazione di 8 cifre. Questi dati sono contenuti in lettera informativa organismi statistici, che dovrebbero essere presenti in ogni impresa;
numero del personale. Non ci sono requisiti chiari qui. Puoi utilizzare la numerazione continua, puoi iniziare ogni anno con il numero 1 e indicare l'anno tramite una frazione, puoi utilizzare qualsiasi altro metodo di numerazione.
Data di preparazione. È indicata la data effettiva di compilazione; essa può differire dalla data di entrata in vigore della tabella dell'organico (ad esempio, una tabella dell'organico redatta nel dicembre dell'anno in corso entra in vigore il 1° gennaio dell'anno successivo);
viene indicato il periodo di validità della tabella del personale, molto spesso 1 anno, e da quale data entra in vigore;
nell'angolo in alto a destra è posizionato il timbro “Approvato” e sono indicati i dettagli dell'ordine di approvazione e l'attuazione della tabella del personale. Di norma, il timbro dell'organizzazione viene posto sopra il timbro "Approvato", sebbene ciò non sia previsto dalla legge.

Modulo per il personale 2019

Il modulo può essere scaricato da qualsiasi ordinamento giuridico, come Consulente o Garante. Di norma, il formato offerto per il download è Word o Excel qui non c'è alcuna differenza fondamentale, ma è più conveniente mantenerlo in forma tabellare, poiché le formule possono essere inserite nelle celle appropriate e il documento stesso calcolerà il numero. delle unità di personale e del fondo salari.

Procedura per compilare il modulo T-3

Colonna 1 “Nome dell'unità strutturale”

Le divisioni strutturali comprendono filiali, uffici di rappresentanza, officine, dipartimenti, ecc.

Di solito iniziano con le unità dirigenziali, poi i servizi contabili e finanziari, la produzione e i servizi alle imprese.

Ad esempio: consiglio di amministrazione, dipartimento finanza e investimenti, dipartimento economico, dipartimento vendite, ecc.

Colonna 2 “Codice divisione”

Qui la codifica viene assegnata secondo lo stesso principio utilizzato nella prima colonna e indica la subordinazione delle unità strutturali. Ad esempio, il dipartimento finanze e proprietà è il codice 02; i dipartimenti contabilità ed economia ad esso subordinati avranno rispettivamente il codice 02.1 e 02.2. Questa colonna viene compilata raramente, soprattutto nelle imprese molto grandi. E può essere escluso del tutto dal documento.

Colonna 3 "Posizione (specialità, professione), grado, classe (categoria) di qualifiche"

Le posizioni si adattano caso nominativo E singolare, per intero, senza abbreviazioni.

Il datore di lavoro ha il diritto di determinare i nomi delle posizioni, ad eccezione di quelle associate a condizioni di lavoro difficili e dannose e che ricevono benefici statali (pensionamento anticipato). Queste posizioni devono essere inserite in conformità con la directory delle qualifiche e delle tariffe, o standard professionali, che attualmente sono ancora in fase di sviluppo.

Colonna 4 “Numero di unità di personale”

Qui è indicato il numero di unità di personale per ciascuna posizione; può essere un numero intero o una frazione, ad esempio 05 o 0,25 della tariffa, ciò significa che la quantità di tempo di lavoro per tale posizione è ridotta di due o quattro volte. .

Nota: nell'indicare posizioni e unità di personale, il datore di lavoro ha il diritto di indicare qualsiasi numero, indipendentemente dal numero effettivo dei dipendenti. Cioè, può aggiungere 3 unità contabili alla tabella del personale, ma assumerne 2, e la terza unità può rimanere vacante per tutto il tempo desiderato.

L'eccezione è un posto di personale assegnato in base a una quota per le persone con disabilità. Il suo posto vacante deve essere segnalato alle autorità per l'occupazione.

Colonna 5 "Aliquota tariffaria (stipendio), ecc., Rub."

Tutto dipende dai sistemi di remunerazione adottati nell'organizzazione. Ciò può includere uno stipendio, un'aliquota tariffaria o varie percentuali e coefficienti.

Se non è possibile inserire numeri specifici, puoi semplicemente indicare la forma di remunerazione “cottimo”, “accordo”. Ma poi nelle colonne successive dovrebbe esserci un collegamento al Regolamento sulla remunerazione o ad un altro documento che descriva il calcolo dei salari.

Colonne 6,7,8 "Indennità aggiuntive, strofinare".

Compilato in conformità con il Regolamento sulla remunerazione e altri documenti normativi locali. Questo di solito è incluso:

bonus per lavoro notturno;
pulizia dei bagni;
indennità del nord;
altri pagamenti e indennità aggiuntivi.

In queste righe puoi semplicemente indicare il documento in cui è indicato tutto ciò, soprattutto se le indennità sono molte. L'unica cosa che non è indicata in queste colonne sono le indennità che maturano sull'intero stipendio. Ad esempio, un bonus, che viene pagato per un importo pari a una certa percentuale di tutti gli importi precedentemente maturati (stipendio o tariffa più indennità).

Colonna 9 “Totale al mese”

Questa colonna può essere compilata solo se nelle colonne 5-10 gli importi sono scritti in rubli e per lo stesso periodo di tempo (rubli/giorno, rubli/ora), altrimenti o si inserisce un trattino oppure si moltiplica l'importo del solo stipendio dal numero di unità di personale.

Colonna 10 “Nota”

Qui può essere indicato un atto normativo locale che regola i salari, l'importo minimo del pagamento se stabilito (ad esempio, il pagamento è a cottimo e la nota indica: "non meno di 10.000 rubli").

Come accennato in precedenza, il datore di lavoro può escludere le colonne che non gli sono necessarie.

Esempio di compilazione del modulo della tabella del personale T-3

Cose da ricordare

Nel compilare la colonna 5 della tabella del personale è necessario ricordare che nella tabella del personale non è possibile inserire la cosiddetta “forchetta” della remunerazione. Poiché è legalmente stabilito che a parità di lavoro corrisponde la parità di retribuzione (articolo 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Cioè, se ci sono 2 posizioni contabili in un dipartimento, lo stipendio o la tariffa dovrebbero essere gli stessi. Ma puoi impostare supplementi e indennità individuali.

Chi firma

Il modulo T-3 richiede due firme sotto la tabella del personale: l'impiegato del dipartimento Risorse umane e il capo contabile. Se manca qualche categoria, puoi cavartela con una firma o con un apposito ordine affinché l'organizzazione nomini altre persone.

Termini e luogo di conservazione

La tabella del personale originale è archiviata nel reparto del personale o nel reparto contabilità, questo è determinato dal flusso di documenti di una particolare organizzazione. In ogni caso, se l'originale è nell'ufficio del personale, allora dovrebbe esserci una copia nell'ufficio contabilità e viceversa.

Secondo i paragrafi. "a" dell'art. Sezione 71 1,2" Nozioni di base organizzative gestione" Elenco dei documenti di archivio di gestione standard generati nel processo di attività agenzie governative, enti e organizzazioni del governo locale, indicando i periodi di conservazione (approvato con Ordinanza del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 N 558), la tabella del personale è archiviata permanentemente nell'organizzazione.

Alterazione

La legislazione non stabilisce il periodo di validità della tabella del personale, quindi potrebbe essere l'unica per tutta la vita dell'impresa, e tutte le modifiche e le integrazioni saranno formalizzate in ordini separati per modificare la tabella del personale.

Il datore di lavoro stesso prende la decisione di modificare i dati nella tabella del personale, in questo caso non è limitato nel tempo e nel numero delle modifiche; Fanno eccezione i casi previsti dalla legge, ad esempio lo svolgimento di eventi. In questo caso, il termine per apportare la modifica è stabilito dal Codice del lavoro.

Risultati

La tabella del personale è uno dei documenti principali di un'impresa di qualsiasi forma di proprietà, contenente Documenti importanti. Poiché non esistono analoghi a questo documento nel flusso dei documenti, il mantenimento di una tabella del personale non è solo obbligatorio, ma anche necessario per l'organizzazione ottimale del lavoro dell'impresa.

Video: come creare una tabella del personale per un'impresa nel programma 1C:

Cosa dovrebbero sapere un manager e un contabile quando redigono una tabella del personale. Quali requisiti devono essere soddisfatti durante la compilazione del modulo T-3 unificato.

Il flusso di documenti è necessario per tenere traccia nel tempo dei vari indicatori di performance dell'azienda. Senza di esso, l’organizzazione dei processi è piuttosto caotica. Da quando mondo moderno il personale è il patrimonio principale di ogni azienda, documenti relativi alla gestione dalle risorse umane, deve essere eseguita con la massima attenzione e correttezza possibile.

Tabella del personale: consente di stabilire il livello del personale dei dipartimenti dell'organizzazione, analizzare la struttura organizzativa e il sistema di remunerazione e facilita inoltre il processo di selezione del personale per i posti vacanti nell'azienda.

A cosa serve questo documento?

La tabella del personale è necessaria affinché sia possibile giustificare situazioni di licenziamento di dipendenti per riduzione del personale in caso di ricorso al tribunale. Può anche servire come giustificazione per il rifiuto di assunzione (per mancanza di una posizione particolare). Pertanto, redazione corretta di questo documentoè la base per la difesa legale degli interessi della società.

Inoltre, le società di ispezione (in particolare gli ispettorati del lavoro) spesso richiedono la sua presenza durante le ispezioni. L'assenza di un documento rientra nella violazione della legge della Federazione Russa sulla tutela del lavoro. Di conseguenza, secondo il Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa (articolo 5.27), un'organizzazione che non fornisce un programma rischia una multa da 30 a 50 mila rubli. Inoltre, verrai multato esecutivo(l'importo varia da 1 a 5 mila rubli).

Infine, senza tabella del personale, non è possibile dimostrare che al momento del licenziamento l'azienda non avesse la possibilità di offrire ai dipendenti posti vacanti alternativi.

Pertanto, la presenza di questo documento non è obbligatoria dal punto di vista della legislazione della Federazione Russa e, in teoria, la decisione dell'ispettorato fiscale o del lavoro di imporre un'ammenda può essere contestata in tribunale. Tuttavia, in pratica, il documento dovrebbe essere conservato da qualsiasi azienda per evitare possibili situazioni di conflitto. Allo stesso tempo, è importante capirlo organizzazioni di bilancio la sua presenza è sancita dalla legge.

Requisiti per questo

Poiché la tabella del personale è un cosiddetto atto normativo locale, non ci sono molti requisiti speciali per esso:

Uno dei principali è il fatto che la società è obbligata a redigere questo documento secondo il modulo unificato T-3 stabilito dalla legge federale. Non può essere abbreviato (devono essere presenti tutti i punti necessari), ma è possibile inserire dati aggiuntivi
Il programma deve entrare in vigore dal primo giorno del mese
È molto importante che ogni pagina sia numerata
Il documento deve essere rilegato, avere il sigillo dell'organizzazione, la firma del responsabile e della persona responsabile della redazione

Chi si occupa della compilazione?

Al momento, la legislazione non definisce chiaramente chi dovrebbe sviluppare il documento.

Nelle aziende con struttura organizzativa ramificata, la responsabilità della compilazione può spettare ai dipendenti dei seguenti dipartimenti:

servizio del personale
contabilità
ufficio legale (situazione meno comune)

IN piccole aziende ciò potrà essere fatto dal gestore o da altra persona da lui autorizzata. In questo caso, viene emesso un ordine a nome di un dipendente specifico che lavorerà con questo documento. Un'altra opzione per determinare chi è responsabile è indicare questo fatto nella descrizione del lavoro o nel contratto di lavoro.

Per semplificare la procedura di compilazione, è necessario specificarne le sfumature nelle istruzioni di lavoro d'ufficio:

termini e regole di base per lo sviluppo/modifiche
modulo d'ordine per l'approvazione del programma e delle modifiche
soggetti responsabili della preparazione dei documenti e della firma degli ordini
dipendenti con i quali è necessario coordinare la bozza del programma o le sue modifiche
composizione di regolamenti che regolano tutte le questioni ad essa connesse

Come viene affermato?

Dopo aver redatto la tabella del personale, deve essere approvata. Prima che il modulo finale sia pronto per la firma, deve essere concordato con i dipendenti indicati nelle istruzioni.

Successivamente l'approvazione deve essere effettuata mediante apposito ordine o istruzione, che deve essere firmata dal responsabile dell'azienda o da una persona autorizzata. L'ordine deve indicare le date di preparazione, approvazione ed entrata in vigore: possono coincidere o differire l'una dall'altra, ma la data di entrata in vigore non può essere anteriore alla data di preparazione o approvazione.

Struttura e ordine di riempimento

Innanzitutto, il modello unificato deve contenere una serie di dettagli (sono obbligatori per ciascun documento contabile):

nome e numero del documento
data della sua composizione
Nome della ditta
conferma del fatto di svolgimento di attività ed espressione del valore di misura naturale o monetaria
nome e firma della persona responsabile della corretta preparazione

La tabella deve contenere le seguenti informazioni (da sinistra a destra):

suddivisione strutturale
codice del dipartimento
posizione, grado, classe di qualifica (ad esempio, ingegnere di categoria 1)
numero di unità di personale
stipendio (indicato in rubli, le unità di misura sono solo nell'intestazione della tabella, ad esempio 20.000,00)
indennità (in rubli) - ad esempio, per un titolo accademico. A loro sono assegnate 3 colonne
totale, strofinare. – in questa colonna è indicato l'importo totale delle retribuzioni
Nota

Dopo aver compilato tutte le colonne della tabella, è necessario compilare la riga “Totale”. In esso, devi riassumere tutti i valori nelle colonne (importo degli stipendi, quante unità di personale ci saranno, ecc.). Successivamente vengono apposte le firme e i sigilli necessari.

Come posso apportare una modifica?

A partire dal 2017, ci sono 2 modi principali per apportare modifiche alla tabella del personale:

Quindi, puoi modificare direttamente questo documento creandone uno nuovo, che avrà il seguente numero di registrazione. In questo caso la nuova opzione dovrà essere approvata con ordinanza per l'attività principale.
Tuttavia, molto spesso le modifiche apportate sono piuttosto minori. In questo caso è sufficiente formalizzare le modifiche con l'apposito ordine. L'ordine può essere chiamato come segue: "Modifica della tabella del personale" o "Modifica della tabella del personale".

Tuttavia, questa procedura deve avere una giustificazione. Questi possono essere i seguenti motivi:

la necessità di ottimizzare le attività amministrative
miglioramento struttura organizzativa aziende
effettuare la riorganizzazione
eliminare la duplicazione delle funzioni e creare centri di responsabilità
cambiamenti nella legislazione russa
la necessità di organizzare eventi per migliorare le attività di un particolare reparto dell'azienda
riduzione delle attività principali, espansione o diversificazione

Se la posizione di un dipendente viene rinominata, è necessario ottenere il consenso scritto del dipendente prima di apportare modifiche.

Periodo di conservazione e frequenza di compilazione

Non ci sono regole nella legislazione della Federazione Russa che regolerebbero la frequenza di compilazione della tabella del personale. Se in compagnia alto livello turnover del personale, è consigliabile redigerlo una volta al mese. Tuttavia, molto spesso viene compilato una volta ogni 6 o 12 mesi, apportando modifiche solo se necessario. Ciò è dovuto al fatto che tale programma è un cosiddetto documento di pianificazione.

È anche possibile redigere un modulo T-3 per diversi anni, ma ciò può essere fatto solo da quelle aziende che non prevedono di adeguare il personale, introdurre nuove posizioni o rimuovere alcune di quelle esistenti.

Pertanto, questa opzione non può essere considerata appropriata al momento del 2017: le condizioni di crisi costringono le organizzazioni a modificare costantemente vari aspetti delle loro attività.

Per quanto riguarda il periodo di conservazione, al momento il documento deve essere conservato in azienda per 3 anni. In cui dato periodo viene calcolato a partire dall'anno successivo a quello in cui il calendario ha cessato di essere valido. Le disposizioni relative al personale (che possono fungere da alternativa leggera alla carta in questione) devono essere conservate per 75 anni.

Gli imprenditori sono tenuti ad avere un tavolo del personale?

La tabella del personale è un atto locale obbligatorio utilizzato per formalizzare la struttura, il personale e i livelli di organico dell'organizzazione (articolo 8 Codice del Lavoro RF). Un singolo imprenditore ha bisogno di avere una tabella del personale, come redigerla, approvarla e compilarla.

Avere o non avere

La tabella del personale è menzionata solo nell'articolo 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa, secondo il quale il contratto di lavoro specifica la posizione, la specialità, la professione (con qualifiche) in conformità con la tabella del personale dell'organizzazione o la specifica funzione lavorativa del dipendente.

Ne consegue che se il contratto di lavoro definisce una posizione, specialità o professione (come di solito accade), allora il datore di lavoro che ha stipulato tale contratto di lavoro con il dipendente è tenuto ad avere una tabella del personale.

E viceversa, se tutti i contratti di lavoro conclusi con i dipendenti descrivono la funzione lavorativa (vale a dire, descrivono il lavoro specifico che il dipendente è tenuto a svolgere), allora non è necessaria una tabella del personale.

Inoltre, l'articolo 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa parla inequivocabilmente del "programma del personale dell'organizzazione" e non del programma del personale dell'imprenditore. Tuttavia, i funzionari dell'Ispettorato federale del lavoro possono considerare la mancanza di personale dei singoli imprenditori come una violazione della legislazione sul lavoro e multarli ai sensi dell'articolo 5.27 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa.

il numero dei tuoi dipendenti supera le 3-4 persone
le responsabilità dei dipendenti si riferiscono alle funzioni standard di una posizione, specialità o professione specifica
È necessario strutturare chiaramente il personale, distribuendo le responsabilità tra i dipendenti

A volte i contratti di lavoro con i dipendenti indicano che sono assunti per determinate posizioni, specialità o professioni, ma non esiste una tabella del personale che possa confermare la presenza di queste posizioni, specialità e professioni.

In questo caso, la mancanza di personale non può impedire al lavoratore di esercitare i suoi diritti lavorativi. E un contratto di lavoro non può essere considerato concluso solo sulla base del fatto che il datore di lavoro non dispone di un tavolo del personale.

A volte i lavoratori vengono assunti per posizioni non coperte dalla tabella del personale esistente. La contraddizione tra la tabella del personale e il contratto di lavoro deve essere risolta a favore di quest'ultimo (articolo 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Il dipendente è considerato assunto per la posizione, specialità o professione stabilita nel contratto di lavoro.

La mancanza di personale può causare alcuni problemi. Un datore di lavoro che non dispone di una tabella del personale è privato della possibilità di ridurre il numero o il personale dei dipendenti. Più precisamente, il datore di lavoro può ridurre il numero o l'organico dei dipendenti, ma non potrà documentare la legalità del suo operato in caso di controversia.

Come applicare

Il modulo del personale è stato approvato con la Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1. (UF T-3). I datori di lavoro in genere utilizzano questo modulo. Ma, in linea di principio, possono anche utilizzare un'altra forma sviluppata in modo indipendente. Perché?

Un po' di storia In conformità con l'articolo 9 Legge federale del 21 novembre 1996 n. 129-FZ "Sulla contabilità" stabiliva che i documenti contabili primari sono accettati per la contabilità se redatti nella forma contenuta negli album dei moduli unificati di documentazione contabile primaria. E solo i documenti la cui forma non è prevista in tali album possono essere redatti in qualsiasi forma, ma devono necessariamente contenere tutti gli estremi indicati all'art. 9 della legge "Sulla contabilità". E lo sviluppo e l'approvazione degli album delle forme unificate della documentazione contabile primaria sono stati affidati dal governo al Comitato statistico statale della Russia. Da qui la conclusione che se il Comitato statistico statale della Russia approva un modulo unificato, allora è soggetto ad applicazione obbligatoria.

Ma la tabella del personale non era allora e non è adesso il documento contabile primario. Dopotutto, non formalizza alcuna transazione commerciale che debba riflettersi nella contabilità. Non effettuato sulla base della tabella del personale scritture contabili(anche la retribuzione dei lavoratori a tempo viene calcolata non sulla base della tabella del personale, ma sulla base del foglio presenze).

E dal 2013 le organizzazioni non governative hanno la possibilità di utilizzare moduli sviluppati in modo indipendente anche per i documenti contabili primari. Ma l'uso di questi moduli ai sensi della parte 4 dell'art. 9 della legge N 402-FZ deve essere approvato con ordine del capo dell'organizzazione o con un'appendice alla politica contabile.

Pertanto, i datori di lavoro hanno il diritto di non utilizzare una forma unificata di personale, ma di svilupparne una propria.

I nomi delle posizioni, professioni e specialità che compaiono nella tabella del personale sono stabiliti autonomamente dal datore di lavoro.

Se lo svolgimento del lavoro in determinate posizioni, specialità o professioni è associato alla fornitura di benefici o alla presenza di restrizioni, tali posizioni, specialità e professioni e i relativi requisiti di qualificazione devono essere conformi ai nomi e ai requisiti specificati nella qualifica libri di consultazione (articolo 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Attualmente esistono le seguenti directory:

ETKS - Tariffa Unificata elenco delle qualifiche posti di lavoro e professioni dei lavoratori
EKS - Elenco unificato delle qualifiche delle posizioni di dirigenti, specialisti e dipendenti
OKPDTR - Classificatore tutto russo delle professioni operaie, posizioni dei dipendenti e categorie tariffarie

Se dentro Negli elenchi indicati tali professioni e posizioni sono assenti, quindi nella tabella del personale (e nei contratti di lavoro) i nomi delle professioni e delle posizioni devono essere indicati in conformità con l'atto normativo che prevede benefici o impone restrizioni. La legislazione sul lavoro della Federazione Russa contiene un numero piuttosto elevato di atti normativi che prevedono vantaggi e restrizioni varie categorie lavoratori. Pertanto, quando si redige la tabella del personale, è meglio che il datore di lavoro si attenga ai relativi elenchi delle qualifiche.

Diamo un'occhiata a come compilare correttamente l'SHR utilizzando l'esempio della compilazione del modulo unificato T-3.

Colonna 4 (numero di unità di personale)

Nel caso in cui sia previsto il mantenimento di un'unità di personale incompleta, il numero delle unità di personale incomplete è indicato in opportune proporzioni, ad esempio 0,25 (cfr. Istruzioni per l'uso e la compilazione dei moduli di documentazione contabile primaria, approvate con Delibera dello Stato Comitato statistico della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1).

Colonne 6-8 (maggiorazioni)

Se il datore di lavoro non è in grado di compilare queste colonne in rubli, ad esempio, a causa del fatto che i bonus per il dipendente sono fissati in percentuali o coefficienti, è consentito indicare percentuali o coefficienti nelle colonne corrispondenti.

Se la quantità di percentuali e coefficienti cambia, a nostro avviso non sarebbe un errore inserire dei trattini nelle colonne corrispondenti e nella colonna 10 creare un collegamento al documento che regola la variazione di queste percentuali e coefficienti. Ad esempio, il bonus percentuale per i lavoratori dell'Estremo Nord varia a seconda della durata della loro esperienza “settentrionale”. Pertanto, durante la compilazione delle colonne 6 - 8, è possibile inserire dei trattini (in assenza di altre indennità) e nella colonna 10 fare riferimento all'atto normativo pertinente che regola l'istituzione di aumenti salariali percentuali per i dipendenti dell'estremo nord .

I pagamenti di incentivi diversi dai bonus non vengono visualizzati. Cioè, non è necessario riflettere i bonus e altri pagamenti di incentivi che non siano indennità nella tabella unificata del personale. Non è chiaro cosa abbiano fatto esattamente i bonus per guadagnare il diritto di essere inclusi nella forma unificata del personale. Inoltre, non esiste una definizione ufficiale di indennità nella legislazione del lavoro.

Colonna 9. (totale)

Il calcolo dei salari totali è possibile solo quando le tariffe e le indennità sono fissate nelle stesse unità per lo stesso periodo di tempo. Se nelle colonne corrispondenti, oltre ai rubli, vengono utilizzate percentuali e coefficienti e l'organizzazione utilizza non solo un sistema salariale basato sul tempo, ma anche a cottimo, non è possibile ricavare il totale dalle colonne 5 - 9 del modulo tabella unificata del personale.

Come approvare

Il datore di lavoro approva autonomamente l'orario del personale. La legislazione del lavoro non prevede che si tenga conto del parere dell'organo rappresentativo dei lavoratori al momento dell'approvazione della tabella del personale.

La tabella del personale è approvata per ordine del capo dell'organizzazione o del singolo imprenditore. In questo ordine, a differenza della forma standard di un ordine per l'attività principale, non c'è una parte enunciativa e l'ordine può iniziare immediatamente con le parole "I ORDINE", poiché non sono necessarie ulteriori spiegazioni per l'attuazione della ShR . Sebbene sia possibile indicare le ragioni (se presenti) per cui la nuova tabella del personale è approvata.

La questione del timbro sul tavolo del personale non è stata risolta dal legislatore. Il modulo organico unico non prevede l'obbligo di timbratura.

Il datore di lavoro decide autonomamente anche le modifiche e le integrazioni del RP. Il datore di lavoro può apportare modifiche alla tabella del personale tutte le volte che lo desidera. In caso di controversia relativa al licenziamento dei dipendenti per riduzione del personale, i tribunali non prendono in considerazione l'opportunità di modificare la tabella del personale.

Riempimento del campione

Come comporre?

La tabella del personale deve contenere le seguenti informazioni:

Nome completo dell'organizzazione, in conformità con i documenti costitutivi
Organizzazioni OKPO
Numero del personale (è possibile utilizzare qualsiasi metodo di numerazione)
Data di effettiva compilazione
È necessario indicare il periodo di validità della tabella del personale (di solito questa data è 1 anno)
Nell'angolo in alto a destra è posizionato il timbro "Approvato" e sono indicati i dettagli dell'ordine di approvazione e l'attuazione della tabella del personale
Nome della posizione del dipendente ai sensi dell'ECSD
Numero di dipendenti per ciascuna posizione
Aliquote tariffarie (stipendi) per i dipendenti
Bonus costanti e pagamenti extra
Se l'elenco delle posizioni, il numero dei dipendenti, gli stipendi e i bonus cambiano nell'impresa, queste modifiche devono essere apportate alla tabella del personale

Se ciò non viene fatto, potrebbero sorgere problemi con le autorità di controllo.

Ordine di approvazione

La tabella del personale deve essere approvata dai responsabili di tutte le divisioni strutturali o dai singoli dipendenti posizioni di leadership. Successivamente, la tabella del personale viene inviata per la revisione al capo contabile e al capo del dipartimento del personale. Dopo che la tabella del personale è stata approvata dal contabile e dal capo del dipartimento del personale, il manager emette un ordine per approvare il nuovo programma. Quando viene emesso l'ordine, la data e il numero vengono inseriti nella tabella del personale.

Chi è il responsabile?

In genere, la tabella del personale viene redatta da un impiegato delle risorse umane o da un contabile. Ma la sua compilazione può essere affidata a qualsiasi dipendente dell'impresa. Familiarizzazione La tabella del personale non è un atto normativo locale dell'organizzazione, pertanto il datore di lavoro non è obbligato a familiarizzare i dipendenti con essa.

Ordine di modifica

L'ordine di modifica è redatto in forma libera e in esso devono essere indicati i seguenti dettagli:

Nome dell'organizzazione
Tipo di documento
Data e numero di registrazione
Timbro con la scritta "Approvato"
Visti esecutivi
L'ordine viene concordato con il capo contabile e il direttore

Variazione per eliminazione di posizioni

Una posizione può essere esclusa dalla tabella dell'organico solo in caso di riduzione del personale. Per fare ciò, viene emesso un ordine di apportare modifiche, la posizione viene cancellata e viene approvata una nuova tabella del personale.

Puoi escludere una determinata posizione solo al verificarsi di determinate condizioni, come ad esempio:

Una crisi
Cambiamento delle condizioni di lavoro e altro ancora

In caso di riduzione del personale, al dipendente licenziato viene dato un preavviso di due mesi prima della riduzione.

Procedura per la riduzione del personale e la modifica della tabella del personale:

Stesura dell'ordinanza (indica la motivazione dell'emissione e il nome della posizione esclusa)
Il documento è certificato
Le modifiche vengono apportate alla tabella del personale corrente senza eliminare i codici di lavoro e le unità strutturali
Viene redatto un ordine sulle misure per ridurre il personale. L'ordine è certificato e i dipendenti licenziati lo conoscono

Per introdurre una nuova posizione nella tabella del personale è necessario:

Redigere un ordine per le modifiche al programma
Apportare modifiche alla tabella del personale
Comporre descrizione del lavoro per un nuovo dipendente

Periodo di validità della tabella del personale

La tabella del personale deve essere conservata presso l'impresa per tre anni, a partire dall'anno in cui la posizione è cessata.

Multe per personale non corretto

Secondo l'art. 5.27 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa, un funzionario può essere multato per un importo compreso tra 2.000 e 5.000 rubli; sulle persone che effettuano attività imprenditoriale senza costituire una persona giuridica - da 2.000 a 5.000 rubli; SU persone giuridiche- da 50.000 a 80.000 rubli.

Basato sui materiali: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Chi è responsabile della stesura della tabella del personale nell'impresa?

La tabella del personale (SH) è uno dei documenti principali utilizzati allo scopo di pagare il personale assunto e tenere la contabilità dell'impresa. Inoltre, ShR è indispensabile nella gestione dei documenti del personale. Pertanto, la risposta alla domanda su chi redige la tabella del personale in un'impresa dipende dalle dimensioni e dalla struttura organizzativa dell'impresa.

La compilazione e il mantenimento della RS possono essere incaricati:

l'ispettore del dipartimento delle risorse umane, se presente, o il dipendente incaricato della tenuta dei registri del personale (quest'ultimo potrebbe essere un avvocato, un segretario, un responsabile dell'ufficio, ecc.);
capo contabile o impiegato contabile quando viene creata tale unità;
il direttore generale dell'impresa quando il capo contabile è assente dal personale della società.

Nel primo caso, tutti e 3 i livelli partecipano all'adozione del programma (l'addetto al personale lo redige, il capo contabile lo verifica e vidima, il dirigente lo approva emettendo apposito ordine). In quest'ultimo caso, tutte le azioni vengono eseguite direttamente dal capo della persona giuridica.

Con quale frequenza è necessario compilare una tabella del personale?

Alla domanda sulla frequenza con cui è necessario elaborare un programma del personale, è necessario rispondere che il programma viene redatto una volta e successivamente modificato secondo necessità. La RS iniziale viene redatta al momento della creazione dell'impresa e la direzione viene determinata con il numero di dipendenti in determinate posizioni e specialità necessarie per il suo funzionamento. Per comodità, cercano di correlare questo momento con l'inizio anno solare o il primo giorno del mese per evitare problemi con la busta paga.

Qualora i dati subiscano variazioni, la RS dovrà essere adeguata agli stessi mediante modifiche. Per informazioni su come farlo correttamente, leggi il nostro articolo Come apportare correttamente modifiche alla tabella del personale? .

Come elaborare correttamente un programma del personale: elaboriamo un esempio per il periodo 2018-2019

Spesso i manager di piccole persone giuridiche si pongono la domanda: come compilare la tabella del personale e dove posso vedere un campione della sua progettazione? In questa sezione ti spiegheremo come creare correttamente una tabella del personale.

Esiste un modulo ShR unificato (modulo T-3, approvato dalla risoluzione Goskomstat n. 1 del 01/05/2004), tuttavia, dal 01/01/2013, data di entrata in vigore della legge "Sulla contabilità" di 12/06/2011 N. 402-FZ, applicare questo modulo non necessario. Puoi sviluppare il tuo modello.

Analizziamo un esempio di compilazione della tabella del personale utilizzando come esempio il modulo approvato. Si consiglia di scriverci:

Dati comuni:
- nome dell'impresa;
- numero e data di registrazione, periodo di validità della tabella del personale;
- i dettagli dell'ordine con cui il documento è stato approvato.
Il programma stesso è in forma tabellare con le seguenti colonne:
- nome dell'unità strutturale e relativo codice (se disponibile);
- il nome delle specialità richieste e delle posizioni del personale;
- il numero delle unità di personale, e il numero può essere intero (1, 2) o frazionario (0,5 o 0,25), quando non è richiesta la presenza di un determinato dipendente per l'intera giornata lavorativa;
- stipendio ufficiale;
- indennità (se presenti);
- l'importo dei pagamenti per ciascuna posizione e per l'intera impresa (determinato sommando lo stipendio e le indennità per ciascuna posizione e moltiplicando per il numero di unità di personale).
Firme:
- Ispettore del dipartimento risorse umane (capo dipartimento se disponibile);
- il capo contabile o la persona che svolge le sue funzioni presso l'impresa.

Un esempio di compilazione della tabella del personale può essere scaricato dal link: Esempio di compilazione della tabella del personale per gli anni 2018-2019.

Abbiamo esaminato come creare una tabella del personale. Per redigere questo documento è possibile utilizzare il modulo approvato o comporlo in qualsiasi forma. Dall'SHR puoi conoscere la struttura dell'impresa, il numero dei dipendenti e l'importo mensile Soldi tenuti a pagare il personale.