Cos’è un documento elettronico e qual è il suo valore legale? Tipologie di documenti elettronici.

Oggi esistono molti modi per creare una copia di un documento cartaceo, convertirlo dal formato cartaceo a quello elettronico, ecc. Se hai bisogno solo di una fotocopiatrice per creare copie di documenti cartacei, per convertire un documento cartaceo nel suo formato elettronico avrai bisogno non solo di attrezzature speciali, ma anche di software.

Come creare una versione elettronica di un documento?

Per creare una copia elettronica di un documento, l'utente avrà bisogno di uno scanner o di una MFP (dispositivo multifunzione). Naturalmente, se non è necessaria una stampante multifunzione, non dovresti acquistarne una; è più facile cavarsela con uno scanner. In primo luogo, costerà molto meno e, in secondo luogo, eseguirà esattamente la funzione di cui l'utente ha bisogno, ovvero scansiona un documento e lo converte in formato elettronico.

Per utilizzare lo scanner è necessario un software speciale: un driver. Di solito viene fornito con il dispositivo, ma se non è presente puoi sempre trovarlo su Internet. È possibile utilizzare il programma universale ABBY Finereader, che scansiona e riconosce direttamente il testo.

L'intera procedura per convertire un documento cartaceo in formato elettronico si riduce solo a queste due procedure (scansione e riconoscimento del testo). Per eseguire una copia elettronica di un documento, è necessario: andare al menu "Start" e nell'elenco di tutti i programmi trovare il driver per lo scanner o l'MFP o il programma ABBY Finereader ed eseguirlo. Dopo aver avviato il programma e lo scanner, è possibile aprire il coperchio e posizionarvi sopra un documento cartaceo con il testo rivolto verso il basso. Il documento deve essere posizionato sulla superficie dello scanner nel modo più uniforme possibile rispetto ai bordi della superficie di lavoro del dispositivo. Successivamente, è necessario premere il coperchio il più saldamente possibile in modo che la luce non cada sulla superficie di lavoro. Altrimenti il ​​documento elettronico risulterà sovraesposto, ovvero la parte del testo illuminata non sarà visibile.

Successivamente, nelle impostazioni, dovresti selezionare i parametri di scansione ottimali, come colore, dimensione di output, risoluzione di output, ecc. Quando tutto è pronto, puoi fare clic sul pulsante "Scansione". Una volta completata la procedura, è necessario fare clic su "Riconoscimento", con l'aiuto del quale il testo verrà convertito in un formato elettronico, ad esempio .doc, e il documento potrà essere aperto in un editor di testo per apportare modifiche.

Andriyanova Karina Vladimirovna
Istituto Kemerovo (filiale) RGTEU, Kemerovo

Con l'informatizzazione di massa, l'emergere di tecnologie più avanzate e Software Esiste una reale possibilità di transizione al cosiddetto lavoro d'ufficio “senza carta”, la cui base è un “documento elettronico” - un documento con caratteristiche nuove, diverse da quelle tradizionali.

La storia dell'emergere del concetto di "documento elettronico" inizia negli anni '70 in URSS con il termine "documenti leggibili dalla macchina". GOST 6.10.4-84, pubblicato nel 1984, ha stabilito il fatto che la documentazione sui nuovi media è disponibile nell'ambiente documentario. Per documento leggibile meccanicamente si intendeva “un documento atto alla lettura automatica delle informazioni in esso contenute”.

GOST 6.10.1-88 conteneva quattro definizioni relative a un documento leggibile dalla macchina: un documento orientato alla macchina, un documento su un supporto della macchina, un documento su un supporto magnetico della macchina (nastro magnetico, disco magnetico) e un diagramma della macchina. Caratteristica distintiva di tali documenti è solo che devono essere idonei all'elaborazione informatica, o realizzati con l'ausilio di tecnologie informatiche, ma i loro dettagli sono redatti secondo le modalità stabilite per tutti i documenti.

Un’interpretazione leggermente diversa di un documento leggibile dalla macchina è data nel GSDO (2.3.3.1) 1991: è inteso come “un documento adatto alla lettura automatica delle informazioni in esso contenute”. Secondo M.V. Larina, l'errore di questa definizione sta nell'esagerare la capacità della tecnologia di leggere le informazioni Modalità automatica. Anche oggi, con l’enorme progresso della tecnologia informatica, non è sempre possibile fare ciò senza l’intervento umano.

Nella legislazione moderna esistono diverse definizioni del concetto di “documento elettronico”:

1) Documento elettronico: un documento su un supporto leggibile dalla macchina, il cui utilizzo richiede tecnologia informatica (clausola 3.1 di GOST 7.83-2001).

2) Documento elettronico - un oggetto informativo composto da due parti:

Dettagli contenenti attributi identificativi (nome, ora e luogo di creazione, informazioni sull'autore, ecc.) e firma digitale elettronica;

Se necessario è possibile acquistare un documento elettronico varie forme visualizzazione: su schermo o su carta (R 50.1.031-2001).

3) Documento elettronico - un documento in cui le informazioni sono presentate in formato digitale elettronico. IN questa definizione l'essenza di un documento elettronico non è definita in alcun modo: se si segue questa definizione, qualsiasi informazione in formato elettronico sarà considerata un documento elettronico.

4) Documento elettronico" è un'informazione documentata presentata in formato elettronico, cioè in una forma adatta alla percezione umana mediante computer elettronici, nonché alla trasmissione su reti di informazione e telecomunicazione o all'elaborazione in sistemi di informazione.

5) Documento informatico - informazione in formato elettronico firmata da soggetto abilitato firma elettronica, equivalente a un documento cartaceo firmato con una firma autografa, a meno che non si tratti di leggi o regolamenti federali adottati in conformità con essi atti giuridiciè stato stabilito l'obbligo che il documento sia redatto esclusivamente su supporto cartaceo.

L'ultima definizione è contenuta nella legge federale n. 63-FZ del 6 aprile 2011 "Sulla firma elettronica". È quello di maggior successo, poiché conferma la presenza di un modulo elettronico e di una firma elettronica qualificata.
La diversità delle definizioni giuridiche si spiega con la mancanza di una legge unificata sui documenti elettronici.

Nel 2005 si è tentato di creare una legge del genere. La Duma di Stato dell'Assemblea Federale della Federazione Russa ha presentato il progetto di legge federale n. 159016-4 “Sui documenti elettronici”. Il disegno di legge mirava a definire il regime giuridico di un documento elettronico, compresa la definizione dei requisiti per garantire la sicurezza di un documento elettronico, nonché allo scopo di conferire loro valore legale. Il disegno di legge non è stato sostenuto dal governo della Federazione Russa. Le disposizioni del progetto necessitavano di chiarimenti, che in gran parte duplicavano la legge federale del 10 gennaio 2002 n. 1-FZ "Sulla firma digitale elettronica". Attualmente non esistono progetti alternativi volti a stabilire il regime giuridico di un documento elettronico.

Quindi il problema regolamentazione legale regime non ha ricevuto una soluzione legislativa.
Va notato che c'è un significativo Esperienza estera regolamentazione legale relazioni pubbliche nel campo dei documenti elettronici Attualmente, le leggi sui documenti elettronici sono in vigore nella Repubblica di Armenia, nelle Repubbliche di Bielorussia, Moldavia, Uzbekistan e Kazakistan. La Legge della Repubblica di Bielorussia del 28 dicembre 2009 n. 113-3 “Sui documenti elettronici e le firme digitali elettroniche” ha introdotto concetti come “copia di un documento elettronico” e integrità di un documento elettronico. Secondo l'articolo 17 della legge, un documento informatico è composto da due parti integranti: generale e speciale. La parte generale del documento informatico è costituita dalle informazioni che costituiscono il contenuto del documento. Una parte speciale di un documento informatico è costituita da una o più firme elettroniche digitali e può contenere anche ulteriori dati necessari per la verifica della firma elettronica digitale e l'identificazione del documento informatico, stabiliti da norme tecniche.

Scienziati che studiano questo problema, offrono le loro definizioni del concetto di “documento elettronico”. Sono simili ai concetti proposti nella legislazione moderna o diversi da essi. Ad esempio, l'A.I. Zemskov fornisce una definizione di documento elettronico identica a quella contenuta nella clausola 3.1 di GOST 7.83 - 2001: "una serie di informazioni complete nel contenuto, registrate in modo leggibile dalla macchina su un supporto leggibile dalla macchina". Questa comprensione di un documento elettronico non è accettabile, poiché parla solo del fatto dell'esistenza di tale documento, senza indicarne i dettagli, le regole di esecuzione stabilite o la presenza di una firma digitale elettronica.

IN E. Tikhonov ritiene che “i documenti elettronici siano dati elettronici contenenti attributi e dettagli che ne consentono l’identificazione”. Di conseguenza, sottolinea la necessità che il documento abbia dei dettagli, una firma digitale elettronica, che ha senza dubbio un significato positivo.
M.N. Kostomarov confuta tutte le definizioni proposte, ritenendo che l'essenza di questo fenomeno sia riflessa in modo più accurato dal termine "forma di documento elettronico" e "documento elettronico" sia solo uno stato intermedio, una forma temporanea di archiviazione degli elementi che compongono il documento in memoria del computer.

Pertanto, data la diversità di opinioni esistente sul concetto di "documento elettronico", non esiste un'unica definizione di questo fenomeno né nel mondo scientifico né nella legislazione moderna. Il concetto ideale dovrebbe riflettere la presenza obbligatoria di dettagli e firme. Il concetto di “documento elettronico” non dovrebbe contenere espressioni incomprensibili come “adatto alla percezione umana”. Un documento elettronico è una forma elettronica di espressione di informazioni contenenti dettagli e una firma elettronica qualificata.

Quindi, accettazione atto legislativo su un documento elettronico è una delle tendenze attuali nello sviluppo della regolamentazione legislativa volta a garantire il significato giuridico dei documenti elettronici, consente di rimuovere restrizioni ed eliminare gli ostacoli all'uso dei documenti elettronici, stabilire regime giuridico documenti di dati e, infine, proporre un concetto unificato di “documento elettronico”.

Documentoè un insieme strutturato di informazioni destinate alla percezione umana, che può costituire oggetto integrale di scambio tra utenti e/o sistemi informativi.

Elettronicodocumentoè un documento registrato su supporto informatico e contenente informazioni identificate, la cui autenticità è certificata mediante firma elettronica digitale.

L'apparizione del termine "documento elettronico" è associata all'uso intensivo delle tecnologie dell'informazione nelle imprese e nelle organizzazioni e alla formazione di varie informazioni sui supporti informatici: scientifico e tecnico, produzione, gestione, ecc.

A causa dell'ignoranza dei documenti normativi che determinano lo stato di un documento elettronico, questo termine viene spesso utilizzato quando si creano copie elettroniche di rapporti, lettere, ordini di pagamento, ricevute, altri tipi di informazioni di testo, nonché database su supporti informatici.

Secondo la Legge della Repubblica di Bielorussia del 10 gennaio 2000 n. 357-Z “Sui documenti elettronici”, un documento elettronico è un'informazione registrata su supporti informatici e che soddisfa i requisiti stabiliti da questa legge.

Supporti meccanici: disco magnetico, nastro magnetico, disco laser e altri supporti tangibili utilizzati per registrare e archiviare informazioni utilizzando la tecnologia informatica elettronica.

Requisiti fondamentali per un documento informatico

Il documento informatico deve soddisfare i seguenti requisiti:

creati, elaborati, trasmessi e archiviati mediante software e hardware;

avere la struttura stabilita dalla Legge della Repubblica di Bielorussia del 10 gennaio 2000 n. 357-Z “Sui documenti elettronici” e contenere dettagli che ne consentono l'identificazione;

essere presentato in una forma comprensibile per la percezione umana.

Struttura di un documento elettronico

Un documento informatico è costituito da due parti integranti: generale E speciale.

Generale parte di un documento elettronico è costituita dalle informazioni che costituiscono il contenuto del documento. Le informazioni sul destinatario si riferiscono alla parte generale.

Speciale parte di un documento elettronico è costituita da una o più firme digitali elettroniche.

Firma digitale elettronica(EDS) – insieme di caratteri generati mediante una firma digitale elettronica e che costituisce parte integrante di un documento informatico.

L'EDS viene utilizzato da persone fisiche e giuridiche come analogo di una firma autografa per conferire a un documento elettronico valore legale pari alla forza legale di un documento cartaceo firmato di propria mano da una persona autorizzata e sigillato.

Gli strumenti di firma digitale elettronica sono software e hardware che garantiscono la generazione e la verifica di una firma digitale elettronica e dispongono di un certificato di conformità o di un certificato di riconoscimento di un certificato rilasciato dal Sistema di certificazione nazionale della Repubblica di Bielorussia.

Per generare le firme digitali vengono utilizzati strumenti crittografici di protezione delle informazioni (CIPF), utilizzando i cosiddetti algoritmi asimmetrici, che utilizzano le chiavi pubbliche e private di ciascun utente.

Chiave di firma privata– un insieme di caratteri che appartiene a una persona specifica e viene utilizzato nello sviluppo di una firma digitale elettronica.

Chiave di verifica della firma pubblica– un insieme di caratteri a disposizione di tutte le parti interessate e utilizzati durante la verifica di una firma digitale elettronica.

Carta a chiave pubblica con verifica della firma– un documento cartaceo contenente il valore della chiave pubblica di verifica della firma e che ne attesta la titolarità da parte di una persona fisica o giuridica.

La chiave personale dell'utente viene archiviata su supporti informatici in un luogo inaccessibile ad altri e la chiave pubblica viene trasferita a tutti i partecipanti allo scambio di informazioni.

Un documento elettronico può essere utilizzato in tutte le aree di attività in cui vengono utilizzati il ​​software e l'hardware necessari per creare, elaborare, archiviare, trasmettere e ricevere informazioni. Con l'aiuto dei documenti elettronici è possibile effettuare transazioni (contratti), effettuare pagamenti, effettuare la corrispondenza e il trasferimento di documenti e altre informazioni.

I documenti elettronici possono essere inviati utilizzando qualsiasi mezzo di comunicazione, compresi i sistemi e le reti informatiche, se ciò non contraddice la legislazione della Repubblica di Bielorussia e trattati internazionali La Repubblica di Bielorussia.

Il documento elettronico ha forme di rappresentanza interna ed esterna.

Forma di rappresentanza interna documento elettronico è la registrazione su supporto informatico delle informazioni che costituiscono un documento elettronico.

Forma di presentazione esterna Un documento elettronico è la riproduzione di un documento elettronico su uno schermo, su carta o altro oggetto materiale separabile da un supporto informatico in una forma accessibile per la visualizzazione visiva (senza dispositivi tecnici aggiuntivi) e in una forma comprensibile per la percezione umana.

La legge della Repubblica di Bielorussia “Sui documenti elettronici” definisce i concetti di base relativi alla forza giuridica dell'originale e della copia di un documento elettronico.

Documento elettronico originale esiste solo sui supporti macchina. Tutte le copie di un documento informatico registrate su supporto informatico e identiche tra loro sono originali e hanno lo stesso valore giuridico.

Nel caso in cui una persona crei un documento cartaceo e un documento elettronico che hanno lo stesso contenuto, entrambi i documenti ammettere documenti indipendenti. In questo caso il documento cartaceo non è una copia del documento informatico.

Copie del documento informatico sono realizzati certificando, secondo la procedura prevista dalla legge, la forma di rappresentazione esterna di un documento informatico su supporto cartaceo. Le copie di un documento informatico su supporto cartaceo devono contenere l'indicazione che si tratta di copie del corrispondente documento informatico.

Certificazione del modulo di presentazione esterna un documento informatico su supporto cartaceo può essere effettuato:

un notaio o altra persona autorizzata a compiere atti notarili;

un imprenditore individuale o una persona giuridica che, in conformità con la legislazione della Repubblica di Bielorussia, ha il diritto di svolgere tali attività.

Riproduzione di un documento informatico su un oggetto materiale diverso dalla carta, separabile dal supporto della macchina, o di una copia dello stesso su supporto cartaceo non adeguatamente certificato, le copie del documento elettronico non hanno valore legale.

Un documento elettronico su supporto macchina equivale ad un documento su supporto cartaceo ed ha lo stesso con lui forza legale.

Se la legislazione della Repubblica di Bielorussia richiede che un documento sia redatto per iscritto o presentato per iscritto o per iscritto, il documento elettronico è considerato conforme a tali requisiti.

I documenti elettronici originali e le loro copie su carta hanno pari forza giuridica.

Problemi fondamentali del dare status giuridico i documenti elettronici, così come la protezione dei documenti elettronici sono regolati dai seguenti atti legislativi e documenti normativi della Repubblica di Bielorussia:

Legge della Repubblica di Bielorussia del 10 gennaio 2000 n. 357-Z “Sui documenti elettronici”, che stabilisce lo status giuridico di un documento elettronico come documento ufficiale, i requisiti per la sua esecuzione, nonché i diritti, gli obblighi e le responsabilità dei partecipanti ai rapporti giuridici che sorgono nell'ambito della circolazione dei documenti elettronici;

STB 1221-2000, che stabilisce requisiti uniformi per la procedura di creazione, pronta diffusione e conservazione archivistica documenti elettronici ufficiali, indipendentemente dalle modalità di scambio, di trattamento delle informazioni e dall'ambito di applicazione;

STB RB 1176.1-99 “Tecnologia dell'informazione. Protezione dati. Procedura hash";

STB RB 1176.2-99 “Tecnologia dell'informazione. Protezione dati. Procedure per lo sviluppo e la verifica della firma elettronica digitale";

Prima dell'elenco esistente tipologie di documenti elettronici, diamo un'occhiata alla definizione.

Che cos'è un documento elettronico, scritto in Legge federale del 27 luglio 2006 n. 149-FZ "Sull'informazione, le tecnologie dell'informazione e la protezione delle informazioni". Si tratta di informazioni documentate presentate in formato elettronico, cioè in una forma adatta alla percezione umana mediante computer elettronici, nonché alla trasmissione su reti di informazione e telecomunicazione o all'elaborazione nei sistemi di informazione.

Tipologie di documenti elettronici

C'è molto più di una classificazione che distingue alcuni tipologie di documenti elettronici. Diamo un'occhiata a quelli più comuni.

Per tipo di contenuto. Molto spesso i documenti elettronici vengono classificati in base al criterio del tipo di contenuto. In questo caso, assegna testo, grafica, animazione, suono, multimedia File.

Secondo disponibilità. A seconda del grado di accessibilità, un documento elettronico può essere aprire E nascosto. I documenti elettronici aperti sono pubblici, accessibili a un'ampia gamma di persone, poiché non contengono alcun segreto. Di solito questo è l'aspetto delle informazioni su siti web, contratti di licenza, listini prezzi, ecc. I documenti elettronici nascosti possono essere visti solo da un numero limitato di persone, poiché contengono informazioni riservate, che a volte costituiscono un segreto commerciale o addirittura di stato.

Basato sulla presenza di una firma elettronica. Tutti i documenti elettronici possono essere suddivisi in firmati elettronicamente e non firmati. Probabilmente sai che grazie alla firma elettronica (di seguito denominata ES), puoi identificare la persona che ha firmato il documento informatico. Pertanto, è possibile determinare la paternità. Inoltre, la firma elettronica garantisce l'integrità e l'immutabilità del documento informatico.

Viene effettuata anche la classificazione dei documenti elettronici per settore, soprattutto oggi quando gestione elettronica dei documenti copre sempre più aree della nostra attività. Ogni settore utilizza sia documenti generalmente accettati che specifici. Ad esempio, nella vendita al dettaglio: fatture, atti di lavoro completato, fatture TORG-12, atti di discrepanza accertata TORG-2, fatture di rettifica. Nel complesso della vendita di energia sono presenti gli stessi dati primari più report di riconciliazione, fatture di pagamento, ecc.

Tipologie di documenti elettronici contabili

Molto spesso le aziende si scambiano documenti primari. Diamo uno sguardo più da vicino alle tipologie di primarie:

• Fattura, secondo il comma 1 dell'art. 169 seconda parte del Codice Fiscale della Federazione Russa, può essere redatto ed esibito in in formato elettronico. In conformità con l'ordinanza del Servizio fiscale federale del 03/05/2012 N ММВ-7-6/138@, la fattura elettronica (di seguito denominata ESF) deve essere conforme al formato .XML. Se firmato con firma elettronica qualificata dal titolare dell'azienda o da una persona autorizzata, il FSE acquista valore giuridico.

  Informazioni dettagliate Potete trovare informazioni sull'utilizzo delle fatture elettroniche, sul loro scambio tra controparti e sulle sottigliezze normative nella pubblicazione “Fattura elettronica. Istruzioni per l'uso".

• Certificato di lavoro completato (servizi) Ad oggi non ha un formato elettronico obbligatorio. Esiste un formato consigliato per l'uso: .XML. Anche se la legge non lo prevede di un certo ordine lavorare con un atto elettronico, scambiare dati tipologia di documento elettronicoè possibile senza l'ausilio degli operatori.

  Utilizza qualsiasi formato conveniente per te, ad esempio .PDF. Comunque c'è sfumatura importante: se il Servizio fiscale federale riceve una richiesta in formato elettronico, dovrai presentare gli atti di lavoro eseguiti in formato .XML.

• Nota di vettura (TORG-12) anche il formato elettronico è sempre più utilizzato. Di solito è compilato in uno dei tre formati: .XML, .JPG o .TIF. In questo caso, le organizzazioni possono sviluppare autonomamente il modulo della lettera di vettura. Ma la condizione principale deve essere soddisfatta: una serie di dettagli devono riflettersi nel documento (nome del prodotto e sua quantità, IVA e importo dell'IVA, ecc.).

Puoi leggere di più a riguardo nel nostro materiale “Nota di vettura elettronica”.

Riassumendo quanto sopra, vorrei sottolineare ancora una volta:

I documenti elettronici sono penetrati in varie aree di attività Con l'avvento dei documenti elettronici, la vita delle persone è diventata molto più semplice, soprattutto per quanto riguarda la loro attività lavorativa

. La creazione di un documento elettronico richiede molto meno tempo, è più conveniente archiviarlo e la ricerca delle informazioni necessarie presentate in formato digitale richiede pochi minuti. In una parola, i vantaggi dei documenti elettronici sono molti e oggi possono essere apprezzati tutti da coloro che lavorano in diversi settori: dalla contabilità al commercio, dalle società di fornitura energetica alle assicurazioni. La cosa principale è non confondersi, poiché nel tempo esistono sempre più tipi di documenti elettronici e lo Stato ha requisiti severi per l'esecuzione di alcuni di essi (ad esempio le fatture). Adesso quasi tutte le imprese che si rispettano rifiutano flusso di documenti cartacei

, sostituendolo con uno più moderno. – la forma di esistenza più attuale di tutti i file moderni contenenti un'enorme quantità di informazioni importanti.

Principali vantaggi

Tra l'altro, la presenza di un archivio elettronico evita la necessità di conservare un numero enorme di documenti nell'organizzazione. Per archiviare i documenti accumulati, sarà necessario allocare un'area adeguata sul territorio dell'impresa, nonché assumere un archivista altamente qualificato in grado di comprendere rapidamente i materiali disponibili. Per archiviare un archivio elettronico è sufficiente un supporto rimovibile compatto o più dischi rigidi.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti Diadoc è il modo più semplice per scambiare documenti e fatture elettroniche giuridicamente rilevanti.

Cosa intendi per ED?

Un documento elettronico è materiale registrato su supporti speciali (dischi, unità flash USB, apparecchiature aggiuntive).

Può essere un intero insieme di immagini, file audio e simboli. Tale file può essere trasferito nello spazio e nel tempo utilizzando mezzi speciali telecomunicazioni. I canali di telecomunicazione possono essere utilizzati anche per la pubblicazione, l'archiviazione e l'ulteriore elaborazione. La cosa principale qui è elaborare correttamente tutti i dati esistenti.

Questo documento deve essere inteso anche come forma speciale, con il quale è possibile utilizzare i dati per scopi completamente diversi. Stiamo parlando della registrazione delle informazioni su supporti materiali elettronici o magnetici, quindi della loro ulteriore elaborazione e invio a tutti i partecipanti al processo di correzione dei dati.

Tutto il materiale documentale convertito in formato elettronico è idoneo all'elaborazione esistente strutture informative e trasmissione tramite TKS. Tutti questi file sono suscettibili di elaborazione analitica, che può essere eseguita utilizzando i sistemi informativi.

Documento elettronico e firma digitale

I documenti elettronici devono avere valore legale, altrimenti non possono essere utilizzati quando si lavora con altre strutture. Puoi garantire la validità di un documento utilizzando una firma digitale elettronica, che ha le stesse funzionalità di una normale firma cartacea.

La firma digitale sarà rilevante se durante la sua formazione saranno soddisfatte una serie di condizioni:

• il certificato della chiave che controlla l'operazione della firma deve essere aggiornato al momento dell'approvazione dei file elettronici;
• devono essere fornite prove che consentano di determinare quando è stato firmato il file;
• l'autenticità della firma digitale deve essere confermata nello stesso file in cui viene utilizzata;
• la firma dovrà essere utilizzata conformemente alle informazioni specificate nel certificato allegato.

Per ottenere tale firma sarà necessario contattare un centro di certificazione. In questo caso, è necessario preparare in anticipo un pacchetto di documenti. L'ubicazione dell'organizzazione può essere chiarita presso la filiale territoriale della Cassa pensione russa, dove è anche possibile ottenere SNILS.

Oltre allo SNILS indicato sul certificato di pensione, dovrai fornire una copia del tuo passaporto e un'e-mail aggiornata. Inoltre, è necessario predisporre preventivamente una chiavetta USB, sulla quale i dipendenti del centro di certificazione dovranno annotare le chiavi e i certificati necessari per la vidimazione dei documenti elettronici.

Gli estremi di un documento informatico sono validi solo se questo è certificato con firma digitale elettronica. Una firma digitale elettronica ha lo stesso significato della sua controparte cartacea, ma per questo devono essere soddisfatti tutti i requisiti. le condizioni necessarie. La firma deve essere legale, registrata presso la CA.

Documentazione elettronica

Il concetto di documento elettronico prevede che possa consistere non solo di simboli comprensibili agli utenti. È accettabile avere informazioni non strutturate che devono essere decifrate sistemi operativi. La cosa principale è che il materiale deve essere conservato su un supporto speciale.

Una componente importante del documento è anche un modulo con una serie di attributi necessari per descriverlo. Pertanto, il file dovrebbe contenere informazioni su:

• la data della sua formazione;
• autore dei dati;
• nome del documento;
• formato necessario per la corretta lettura dei materiali.

Quanto più dettagliate sono le informazioni sul documento esistente, tanto più facile sarà lavorarci in futuro. Un documento informatico e la gestione elettronica dei documenti sono strettamente interconnessi senza il primo, la seconda è impossibile. Allo stesso tempo, la circolazione dei materiali sarà notevolmente semplificata se le organizzazioni che scambiano informazioni utilizzano gli stessi sistemi di telecomunicazione e apparecchiature software.

La documentazione elettronica può contenere materiali che possono essere utilizzati per ricercare file o classificarli secondo determinati criteri. Tutti i file esistenti possono avere risoluzioni diverse e potrebbero anche non contenere elementi strutturati. In questo caso il documento elettronico dipende direttamente dal suo proprietario. I materiali strutturati possono avere elementi speciali che consentono ad applicazioni aggiuntive esterne di ottenere dati sui singoli elementi del file.

I documenti cartacei ed elettronici non possono essere confrontati tra loro, perché i documenti digitali presentano numerosi vantaggi. Tra loro:

• possibilità di conservazione a lungo termine;
• comodità nell'eseguire operazioni aggiuntive (modifica, cancellazione, archiviazione, ecc.);
• la possibilità di cercare dati all'interno dei file utilizzando i marcatori chiave;
• facilità di lavorazione dei materiali utilizzando sistemi automatizzati, utilizzato dalle organizzazioni che praticano la circolazione elettronica.

Ora esistono diversi formati per i documenti elettronici, ma il più popolare è il formato “odf”, comodo quando si lavora su qualsiasi software.

Il concetto e la struttura di un documento elettronico possono variare in modo significativo. Il software utilizzato per elaborarlo ha un enorme impatto su questo. Separatamente, dovrebbero essere evidenziati i materiali lavorati utilizzando 1C. Tali file sono significativamente diversi dagli altri perché non sono evidenziati singoli documenti. Possono essere considerati solo come un'unità informativa con identificatori univoci e mezzi di modifica.

Tale documentazione può includere anche materiali creati come risultato del funzionamento attivo dei sistemi informativi applicati. Vengono generati dinamicamente utilizzando archivi di materiali esistenti. Pertanto non contengono alcuna informazione su se stessi; possono essere visualizzati solo tramite il sistema.

Non appena un documento viene stampato o visualizzato, cessa di esistere nel sistema come oggetto. D'ora in poi funziona come un'applicazione speciale. Se il file deve essere aperto utilizzando un altro software, dovrai convertirlo.

Quali documenti elettronici esistono

Un documento elettronico è un file contenente alcune informazioni che non sempre sono chiare all'utente. Per creare archivi e raccolte di questi file, è necessario conoscere la loro classificazione.

• In una forma di realizzazione, i materiali possono essere differenziati dalla presenza o dall'assenza di documenti stampati simili.
• I file possono anche differire per le informazioni che contengono. In questa classificazione stiamo parlando O:

1. testo,
2. Bene,
3. suono,
4. pubblicazioni multimediali,
5. prodotti software.

Queste ultime sono da considerarsi opere alienabili o pubblicazioni di singoli frammenti di testi e codici di programmi.

• La classificazione più ampia dovrebbe essere considerata i tipi di documenti elettronici in base allo scopo previsto. Molto spesso ci sono pubblicazioni ufficiali che vengono pubblicate agenzie governative, di solito contengono regolamenti.
• Le pubblicazioni di produzione sono utilizzate nelle imprese. Portano informazioni sull'organizzazione della produzione esistente. Alcuni materiali sono stati creati appositamente per informare i dipendenti di determinati aspetti aree di produzione sull'esistenza di standard e requisiti durante la permanenza nel territorio delle imprese.
• Vengono prodotte pubblicazioni didattiche e di riferimento facili da usare. Trovare informazione necessaria in un file del genere puoi farlo in pochi secondi, questo ti consente di risparmiare un'enorme quantità di tempo e fatica. Tali documenti possono essere utilizzati non solo dagli studenti, ma anche dagli insegnanti.
• I partiti politici utilizzano molto spesso le pubblicazioni elettroniche come materiale elettorale. Contengono opere su questioni sociali destinate a un vasto pubblico di lettori. In tali materiali è molto spesso possibile trovare informazioni analitiche utilizzate da scienziati politici e sociologi di tutto il mondo.
• Un'altra classificazione dei documenti li distingue in base al metodo di distribuzione. Esistono pubblicazioni locali utilizzabili all'interno della singola impresa; vengono rilasciate anche in versione cartacea e in formato quantità limitate copie identiche.
• Le pubblicazioni online sono destinate ad un ampio utilizzo, il loro numero non è limitato. Copie cartacee aggiuntive in questo caso non sono obbligatorie, ciò aumenta più volte il valore del documento elettronico. Tali documenti possono essere facilmente inviati agli archivi.

I documenti elettronici sono un requisito della società moderna

Ora sai cos'è un documento elettronico, quali tipi esistono e come possono essere utilizzati Vita di ogni giorno. In questo caso, le informazioni potrebbero trovarsi in file in formato crittografato. Per lavorare con loro, dovrai utilizzare le password esistenti, che possono essere modificate in qualsiasi momento.

Qualsiasi utente dei canali di telecomunicazione ha il diritto di creare i propri documenti. L'unica cosa di cui ha bisogno è un software speciale. Il periodo di conservazione di tali file è illimitato. Puoi eseguire qualsiasi operazione con loro in qualsiasi momento.