Gestione dei documenti elettronici esterni. Sistemi di gestione elettronica dei documenti

Sulla base dei prodotti EOS è possibile implementare diversi schemi di flusso di documenti esterni in formato elettronico.

Interazione con dipartimenti remoti, appaltatori esterni e appaltatori a tempo indeterminato

L'accesso al sistema per i reparti remoti, i collaboratori esterni e i collaboratori che interagiscono in modo continuativo con l'organizzazione può essere organizzato:

• Nel sistema "DELO" - utilizzando il sottosistema "DELO-WEB", che fornisce l'accesso all'EDMS da qualsiasi computer connesso a Internet. La configurazione flessibile dei diritti di accesso consente di limitare l'accesso degli utenti remoti alle informazioni interne archiviate nell'EDMS "DELO";

Basato sul sistema EOS for SharePoint, creando un portale web chiuso per appaltatori terzi, automatizzando il processo di approvazione e fornitura di documenti. Il sistema consente di organizzare il flusso di documenti sia interni che esterni su un unico portale, limitando in modo flessibile i diritti di accesso per gruppi di utenti e singoli individui;

Interazione con EDMS esterni

• Scambio elettronico interaziendale di documenti – attraverso l’integrazione con operatori EDI. Consente di organizzare l'interazione in formato elettronico con un numero qualsiasi di controparti, indipendentemente dai servizi di scambio a cui sono collegati e da quale EDMS utilizzano

L'integrazione con i servizi EDI viene utilizzata nei processi aziendali per lo scambio di documenti (contratti, atti, fatture, fatture, corrispondenza, ecc.) con clienti e fornitori, riduce tempi e costi di spedizione e consente di minimizzare gli archivi cartacei. I servizi registrano automaticamente il fatto di inviare/ricevere un documento.

• Flusso di documenti elettronici giuridicamente rilevanti con eventuali organizzazioni terze che utilizzano una firma elettronica (ES).
• Interazione con il sistema di gestione documentale tramite l'opzione “Electronic Interaction Server” (EES). Adatto per aziende che scambiano un largo numero documenti. L'opzione automatizza lo scambio di documenti elettronici e garantisce la trasparenza del loro trattamento nelle organizzazioni che partecipano al flusso di documenti.

Caratteristiche dell'opzione SEV

• ricezione automatica di documenti da altre organizzazioni;
• controllo automatico della ripetizione del documento ricevuto;
• registrazione automatica nel tuo EDMS di un documento ricevuto tramite CMEA;
• collegamento automatico;
• invio automatizzato;
• generazione automatica di informazioni sullo stato di avanzamento e sull'esecuzione;
• ricezione automatica delle segnalazioni dai destinatari dei documenti;
• configurazione flessibile delle regole di scambio.

Un documento è un'informazione presentata in una forma che corrisponde al suo contenuto e al suo scopo. Un documento viene creato per uno scopo, da qualcuno per qualcuno. Ma la fonte del documento e/o il suo destinatario non sarà sempre una persona. Il livello moderno è quando è possibile e necessario includere in modo efficace e pratico macchine e meccanismi nel circuito di controllo.

Il processo, le caratteristiche e la velocità del movimento dei documenti dipendono dalla sua forma, contenuto e funzionamento dell '"ambiente di movimento". Il suo successo, la performance economica e l'efficienza sociale dipendono da quanto bene è impostato il flusso dei documenti in un'organizzazione, e questa è la qualità e la vita dell'azienda.

Informazioni sui documenti e sul flusso dei documenti

L'amministrazione, la forma e la procedura del flusso di documenti utilizzando l'esempio di un'organizzazione non sono regolate dalla legge. Esistono GOST, statuti e raccomandazioni obbligatorie. Per quanto riguarda i documenti contabili, le carte per ottenere un prestito o le relazioni mediche, esistono norme legali.

Un documento non è sempre una forma scritta rigorosa. Lui può essere:

• una forma in cui In un certo modo vengono compilati campi specifici che hanno un preciso contenuto semantico e sintattico;
• una pagina realizzata secondo un modulo specifico per una specifica applicazione (lettera, ordine, specifica tecnica, tabella del personale, ...);
• forma libera (una nota esplicativa di un dipendente, gratitudine per i risultati ottenuti nel lavoro, una risoluzione su una domanda, ...).

Tutte e tre le versioni dei documenti possono essere presentate in forma cartacea o elettronica e, grazie alla disponibilità di strumenti tecnici e giuridici, sono assolutamente equivalenti, anche se esistono ancora casi in cui è possibile solo la forma cartacea.

Nonostante la mancanza di una regolamentazione legislativa della forma e del contenuto dei documenti e del flusso di documenti, esiste una pratica rigorosa, generalmente accettata e non discussa di creazione, spostamento, conservazione o distruzione di documenti, alla quale ogni organizzazione è libera di adattarsi a se stessa in modo assolutamente Comunque.

Un esempio ideale di flusso di documenti in un'organizzazione

È fondamentalmente impossibile raggiungere l’ideale:

• in qualsiasi ambito della vita e dell’attività,
• In qualsiasi momento,
• in qualsiasi punto dello spazio,

poiché ogni nuovo approccio permette di vedere nuovi orizzonti. C'è il desiderio e la necessità di seguirli. La gestione dei documenti non fa eccezione. Al contrario, è un esempio indicativo e vivente di registrazione dinamica del processo di movimento delle informazioni.

Non importa affatto come vengono registrate le informazioni: su carta o elettronicamente. Attualmente entrambe le forme hanno lo stesso significato giuridico, anche se in alcuni casi la versione cartacea presenta dei vantaggi.

Un esempio di flusso di documenti in un'organizzazione che rispetta se stessa, il suo campo di attività, rispetta le agenzie governative, i suoi partner, fornitori e consumatori (clienti), non è necessariamente sempre dato a un sistema elettronico che controlla, registra i documenti e garantisce il ciclo di il loro movimento dal momento dell'apparizione (creazione) fino al momento della conservazione o distruzione.

Non tutte le organizzazioni comprendono che molti documenti possono essere eseguiti direttamente da macchine e meccanismi senza la partecipazione umana, così come non tutte le fonti (autori) dovrebbero essere solo persone.

La comprensione abituale nella stragrande maggioranza dei casi è al livello di una semplice “idea di segnale”, quando al programma è affidato il compito di segnalare solo il verificarsi degli eventi.

Circolazione interna ed esterna dei documenti

Entrambi i circuiti sono importanti per un'organizzazione di successo. Il fatturato esterno ha un significato statico e quello interno ha un significato dinamico.

Quanto meglio la direzione aziendale comprende questa circostanza, tanto più promettente è il sistema gestione elettronica dei documenti sceglie. Coloro che vogliono mostrare un esempio ideale del movimento dei documenti aziendali in un'organizzazione scrivono il proprio sistema informativo.

I documenti possono essere primari e secondari. Questi ultimi hanno sempre una storia di movimento all'interno dell'organizzazione.

Analizzando l'applicazione delle conoscenze su un documento e il suo utilizzo, è possibile valutare le caratteristiche funzionali dell'azienda, gli indicatori socio-economici e i parametri temporali. Questo è importante sia per i partner che per i consumatori.

Cartaceo ma efficace o elettronico ma acquisito

L'unicità è caratteristica non solo di una persona, ma anche di un'organizzazione. Inoltre, ogni persona apprezza la propria individualità e si sforza di enfatizzarla in ogni modo possibile attraverso l'abbigliamento, il comportamento, l'educazione e così via.

Un’azienda che acquista un sistema informativo già pronto è un esempio ideale di flusso di documenti in un’organizzazione, che la priva della propria identità e costringe i dipendenti a vestirsi con “abiti altrui”.

Meglio fidarsi propri dipendenti lavorare con i supporti cartacei alla vecchia maniera, invece di imporre loro un’opinione esterna ma moderna sui documenti e sul loro utilizzo. Ogni dipendente è un elemento importante della funzionalità dell'organizzazione e non un ricercatore dell'efficacia delle idee e dei progetti di altre persone del flusso di documenti di terze parti.

Priorità, dinamica e funzionalità

Il contorno esterno del flusso di documenti è sempre limitato, senza pretese e caratterizzato da stabilità statica. In generale, non gli dovrebbe essere data più importanza di quella che merita. Che senso ha, ad esempio, “mettere l'anima” nei rapporti con il fisco, le autorità di regolamentazione o i partner. Puoi in qualche modo diversificare il processo di scambio di informazioni con le agenzie pubblicitarie, ma alla fine assume una forma statica e quotidiana.

La priorità del nostro sistema di elaborazione delle informazioni, di cui una parte importante è sempre la gestione elettronica dei documenti, è indiscutibile. Ma tutti si sentono sempre dispiaciuti per il tempo e il denaro necessari per creare il proprio sistema.

Combinazione opzioni classiche“one es” o “galaxy”, che non fanno mai a meno di “ixel” e di un paio di terze parti economiche o locali programmi di contabilità abbinato al tuo sito web da avere feedback e documenti (ordini, reclami, proposte, ...) di clienti e partner: la situazione è normale, i dipendenti sono costantemente impegnati nella routine e non ci sono costi.

La dinamica del processo produttivo può essere garantita solo dall'effettiva implementazione delle proprie funzionalità. Solo in questa veste la gestione elettronica dei documenti in un'organizzazione è un esempio degno di imitazione e, nel contesto dell'implementazione della propria idea imprenditoriale, eccellenti dinamiche di produzione, indicatori economici e sociali.

Normativa sul sistema informativo dell'organizzazione

Qualsiasi organizzazione è un sistema informativo che nasce ed esiste in un ambiente simile. I documenti vengono ricevuti dall'esterno nell'organizzazione; i documenti devono anche essere creati internamente, alcuni dei quali sono regolamentati e obbligatori.

Un semplice diagramma di flusso dei documenti per un'organizzazione è un esempio di come lo fanno solitamente tutti. Le norme sulle regole del lavoro, sulla routine quotidiana e sulle responsabilità dei dipendenti sono la norma, ma pochissime persone stanno sviluppando “Norme sul sistema informativo dell’organizzazione”.

Da un punto di vista oggettivo, i leader di un'organizzazione possono lasciarsi guidare da qualsiasi cosa, scrivere regolamenti e descrizioni del lavoro. Ma l’efficacia e la praticità di questa regolamentazione dipendono solo da quanto bene l’arsenale normativo interno soddisfa i requisiti della realtà.

Norme sui documenti e sulla loro circolazione

Il sistema di flusso dei documenti di un'impresa è parte integrante della sfera informativa dell'azienda, per cui il "Regolamento sul flusso di documenti" è un allegato al "Regolamento sul sistema informativo dell'organizzazione", ma è molto importante e collega tutte le sue componenti in un unico organismo informativo.

Se il management intende creare un esempio ideale di flusso di documenti in un'organizzazione, allora è realmente impegnato nello sviluppo di un'attività di successo, con l'obiettivo di realizzare profitti e migliorare il benessere dei dipendenti.

La particolarità dello stato attuale delle cose nel campo dello sviluppo software, in particolare in prima linea, nel campo dell'elaborazione distribuita delle informazioni (esempi di programmazione Internet), è che è quasi impossibile creare un'applicazione mobile autoadattativa.

Il compito della gestione dei documenti elettronici in un'organizzazione è un esempio semplice ma illustrativo. Qui le dinamiche sono caratteristiche:

• documenti in entrata e in uscita;
• algoritmi per l'elaborazione di documenti aziendali interni ed esterni.

Scrivere codice che può variare in base ai cambiamenti nei dati e negli algoritmi è molto difficile. L’investimento di tempo e risorse non è disponibile per tutte le organizzazioni.

La gestione elettronica dei documenti in dinamica

L'organizzazione del flusso di documenti in un'impresa utilizzando l'esempio di un'attività di versione elettronica è pertinente, semplice, indicativa e pratica. La sfida deriva dal processo di progettazione del codice che può cambiare dinamicamente. Anche il tempo di sviluppo è un problema.

La procedura per il flusso dei documenti merita attenzione usando l'esempio di un'organizzazione appartenente al Servizio federale delle imposte, al Servizio federale della migrazione, alle Poste russe, ecc. Inoltre, non è affatto necessario progettare il sistema esattamente in conformità, ma è sufficiente farlo prendere come base la struttura e il contenuto dei documenti e utilizzare la logica generale di elaborazione.

Quindi flusso di documenti nell'organizzazione = esempio + caratteristiche della tua idea imprenditoriale. In prima approssimazione, il risultato non sarà pratico, ma non appena verrà messa in funzione la prima implementazione dei compiti, il ciclo di risoluzione degli stessi diventerà irreversibile e con la dovuta attenzione il risultato sarà raggiunto.

La creazione di un sistema informativo in grado di elaborare informazioni che cambiano dinamicamente è, prima di tutto, la dinamica del processo di creazione stesso.

Fino a quando non verrà creato un meccanismo per modificare adeguatamente i documenti in entrata, in uscita e interni e il codice avrà la capacità di cambiare autonomamente senza la partecipazione di un programmatore, non sarà possibile parlare del fatto di creare un sistema di gestione elettronica dei documenti.

Tuttavia, crea e implementa il tuo sistema per assicurarti pienamente processi informativi organizzare è lo stesso che renderne brillante e perfetto il successo.

Il flusso di documenti è il movimento dei documenti dal momento in cui vengono creati al momento in cui il lavoro con essi viene completato.

L'organizzazione del flusso di documenti ha molto in comune con l'organizzazione di un trasportatore meccanico. Un tempo, l'introduzione dell'assemblaggio in catena di montaggio, insieme alla tipizzazione del prodotto e alla standardizzazione delle parti, portò ad un aumento significativo della produttività del lavoro, una riduzione dei costi del processo produttivo e segnò l'inizio della produzione di massa. È vero, il ritmo fissato dal trasportatore ha portato ad un aumento dell'intensità del lavoro e della tensione nervosa dei lavoratori.

Flusso di documenti in azienda

L'organizzazione del flusso documentale si basa sugli stessi principi di un trasportatore meccanico: la movimentazione dei documenti deve avere minimi ritorni rispetto alle fasi precedenti, i documenti devono essere inviati agli esecutori secondo le loro responsabilità al fine di evitare duplicazioni di operazioni.

Diagramma di flusso del documento

Diagramma di flusso del documento

Esistono contorni esterni ed interni del flusso di documenti.

Il contorno esterno inizia con i documenti in entrata (esterni) che arrivano all'azienda dall'esterno. Possono trattarsi di ordini di autorità superiori, ordini, risoluzioni, lettere di partner dei clienti, ecc. I documenti ricevuti vengono registrati dai segretari e poi inviati per l'esecuzione.

La documentazione in entrata è la documentazione ricevuta dall'impresa da altre organizzazioni. I documenti in uscita sono documenti che un'impresa (organizzazione) invia ad altre imprese. La documentazione in uscita è documenti che contengono informazioni generate presso l'impresa allo scopo di trasferirle ad altre organizzazioni: lettere, certificati, relazioni, ordini, telegrammi, messaggi telefonici, ecc.

Flusso di documenti– la circolazione dei documenti in un'organizzazione dal momento in cui vengono ricevuti o emessi fino al completamento dell'esecuzione o della spedizione.

Esistono tre flussi di documentazione principali:

– documenti in arrivo da altre organizzazioni (incoming);

– documenti inviati ad altre organizzazioni (in uscita);

– documenti creati nell’organizzazione e utilizzati dai dipendenti dell’organizzazione nel processo di gestione (interno).

Il flusso dei documenti è parte integrale DOU, il cui scopo è il supporto informativo per le attività dell'istituzione, la sua documentazione e l'archiviazione di informazioni gestionali precedentemente create. L'istituto di istruzione prescolare dipende direttamente dalle decisioni gestionali, il cui supporto documentale come processo comprende tre componenti: supporto informativo per le decisioni, ovvero fornire alla decisione informazioni (documenti), documentare la decisione e monitorarne l'attuazione. Le componenti principali di questo processo sono: ottenere le informazioni iniziali, stabilire un obiettivo (compito), cercare le informazioni necessarie (lavoro di riferimento), sviluppare una soluzione (redazione di un documento), la sua approvazione, modifica, produzione, certificazione, invio (trasferimento al destinatario), monitoraggio delle soluzioni esecutive. Il volume del flusso di documenti è determinato dal numero di documenti in entrata, in uscita e interni dell'istituzione per un periodo specifico (anno, trimestre, mese, giorno). L'organizzazione razionale del flusso dei documenti implica tenere conto dei seguenti principi: rettilineità, continuità, ritmo, parallelismo, proporzionalità. Il principio della circolazione diretta dei documenti richiede che la circolazione dei documenti avvenga lungo il percorso più breve. La forma più semplice di movimento dei flussi di documenti corrisponde alla disposizione lineare delle unità strutturali. Il principio della continuità nel flusso dei documenti è la continua presentazione dei documenti al livello in cui viene presa una decisione in merito. Questo principio è incompatibile con lo "staling" dei documenti, il loro accumulo in un'unica autorità. Il principio del flusso ritmico dei documenti implica un movimento uniforme dei flussi di documenti. Il principio del parallelismo significa eseguire operazioni separate per elaborare un documento mentre si muove. Lo scopo principale di questo principio è ridurre il tempo necessario per completare un documento. L'esecuzione parallela di singole operazioni accelera notevolmente sia il flusso dei documenti che l'esecuzione del documento nel suo insieme. Il principio di proporzionalità presuppone un caricamento proporzionale e uniforme dei canali di movimento dei documenti. Il principio di indipendenza e responsabilità nel lavorare con i documenti è importante. Questo principio significa che in tutte le azioni - direzione, distribuzione, coordinamento, firma, ecc. - è necessario essere rigorosamente guidati dalle funzioni dell'istituzione e delle sue parti e dalla competenza dei dipendenti. La struttura e le funzioni esistenti dell'istituzione, le forme e i metodi delle attività di gestione hanno un impatto significativo sul flusso dei documenti. Pertanto, la tempestiva approvazione ed esecuzione dei documenti, oltre a ragioni puramente materiali, sono ostacolate da carenze organizzative, dalla mancanza di una chiara delimitazione delle responsabilità tra i funzionari e da un’insufficiente chiarezza delle funzioni di alcune istituzioni e delle loro singole divisioni strutturali.

La scala della gestione basata sul progresso scientifico e tecnologico richiede la meccanizzazione del lavoro d'ufficio in tutte le sue fasi. La meccanizzazione dei processi di lavoro d'ufficio comporta l'uso di mezzi tecnici per eseguire operazioni di documentazione e di elaborazione dei documenti. Le apparecchiature elettroniche sono diventate una vera e propria necessità per risolvere i problemi di supporto documentale alla gestione aziendale. Nell'era dei computer è necessario chiarire la definizione tradizionale di documento, poiché oggigiorno i documenti possono essere messaggi ricevuti via e-mail, file audio o video. Pertanto il documento può essere così definito: un documento è una raccolta di informazioni accessibili alla percezione umana . Esistono molti programmi per creare e modificare documenti ufficiali. Nonostante il rapido sviluppo dei documenti elettronici, gli esperti ritengono che una serie di difficoltà organizzative e tecniche non consentiranno loro di sostituire completamente ed eliminare i documenti tradizionali dalla circolazione nel prossimo futuro.

Problemi da discutere

1 Da quali sezioni è composto il file della carta di controllo?

2 Quali scadenze per l'esecuzione dei documenti conosci?

3 Cosa esecutivo rimuove un documento dal controllo?

4 Qual è l'oggetto del controllo dell'esecuzione del documento?

5 Da quali elementi è composto l'indice di registrazione di un documento?

6 Apporre il “segno di controllo” sui documenti.

7 Da quale momento viene calcolato il periodo di esecuzione e il controllo sull'esecuzione del documento?

8 Qual è la procedura per prorogare il termine per l'esecuzione di un atto?

9 Qual è lo scopo del flusso di documenti?

10 Quali documenti ti permettono di analizzare e migliorare il flusso documentale?

11 Cos'è il flusso dei documenti?

12 Descrivere il concetto di “Nomenclatura dei casi”.

13 Descrivere il concetto di “Business”.

14 Cos'è la registrazione del documento?

15 Indicare le fasi principali del lavoro d'ufficio.

16 Nominare le fasi di lavoro con i documenti tipiche del flusso di documenti.

17 Cosa comprende il concetto di “Formazione di cause”?

18 Chi effettua l'esame preliminare dei documenti?

19 In base a quale principio vengono selezionati i documenti per la conservazione o la distruzione?

20 In base a quali criteri vengono costruite le nomenclature dei casi?

21 Definire l'esame del valore dei documenti.

22 Quali sono i compiti dell'esame dei documenti?

23 Quali tipi di elenchi di casi vengono sviluppati dalle istituzioni?

24 In quali gruppi possono essere suddivisi i periodi di conservazione dei documenti stabiliti dagli elenchi?

25 Quali requisiti devono essere rispettati quando si rilegano o si archiviano fascicoli per la conservazione permanente, temporanea (oltre 10 anni) e per il personale?

26 Come vengono numerati i fogli in un fascicolo?

27 Quali dati sono indicati nel frontespizio dell'inventario di deposito permanente?

La gestione elettronica dei documenti deve essere una tecnologia di gestione olistica e completa che garantisca i processi di base di lavoro con i documenti di gestione elettronica (in entrata, in uscita e interni) in conformità con i requisiti per la loro registrazione e certificazione.

Dal punto di vista dell'organizzazione del supporto documentale per la gestione, si possono distinguere due livelli di organizzazione dell'implementazione e dell'uso degli elementi di gestione elettronica dei documenti: flusso di documenti all'interno dell'organizzazione e comunicazioni esterne dell'organizzazione.

Quando si organizza l'uso della gestione dei documenti elettronici interni, qualsiasi organizzazione deve affrontare le seguenti domande:

In quali formati creare e archiviare documenti elettronici;

Come combinare l'uso documenti elettronici con elementi del tradizionale lavoro d'ufficio e del flusso di documenti.

La necessità di scambio elettronico di documenti tra organizzazioni porta all'esistenza in pratica di varie opzioni per combinare elementi di gestione dei documenti tradizionale ed elettronica nelle comunicazioni esterne, dalle opzioni semplificate alle tecnologie complesse.

Tecnologie complesse per la gestione dei documenti elettronici esterni combinano la registrazione dei documenti in un sistema aziendale con l'inserimento dei loro file, l'invio ai destinatari tramite posta elettronica, l'automazione della procedura di registrazione dei documenti ricevuti via posta elettronica nel sistema aziendale dell'azienda organizzazione che riceve i documenti e garantisce inoltre l'uso di mezzi di protezione crittografica, incluso EDS. Quando si utilizzano le firme digitali nella gestione dei documenti elettronici esterni, è importante prestare attenzione ai seguenti problemi:

Determinare l'elenco delle persone nell'organizzazione che utilizzeranno la firma digitale;

Seleziona un pacchetto crittografico specifico e risolvi i problemi di certificazione chiave.

L'interazione di due o più sistemi aziendali nell'ambito della tecnologia del flusso di documenti interconnessi comporta la risoluzione di una serie di problemi di varia complessità. I problemi più complessi sono prevalentemente di natura tecnica e riguardano, da un lato, la garanzia dell'interazione dei sistemi aziendali di diverse organizzazioni e dipartimenti e, dall'altro, la sicurezza e la protezione delle informazioni nelle reti informatiche. Questo insieme di problemi rientra nel campo di attività degli specialisti in informatizzazione e protezione delle informazioni tecniche.

Per quanto riguarda le attività dei servizi di supporto alla documentazione, sarà necessaria l'interazione organizzativa e metodologica tra le organizzazioni che partecipano alla gestione elettronica dei documenti, anche in materia di unificazione dei moduli dei documenti, dei formati di registrazione e dei principi del flusso di documenti. Tutto ciò è necessario per ottenere la massima chiarezza nel tuo lavoro.

Per il successo dell'implementazione della gestione elettronica dei documenti nelle comunicazioni esterne delle organizzazioni e nello scambio di informazioni interdipartimentali, è necessario utilizzare principi generali, soluzioni standard e azioni coordinate degli sviluppatori di sistemi automatizzati. È necessario un ulteriore sviluppo concettuale della politica nel campo dell'automazione del flusso di documenti nell'apparato governativo, garantendo l'interazione e la compatibilità dei sistemi utilizzati.

Classificazioni dei sistemi di gestione elettronica dei documenti

La classificazione dell'EDMS è possibile in base ai compiti specifici, ad una certa "nicchia" occupata al suo interno sistema comune flusso di documenti. Le caratteristiche di tali prodotti sono determinate da concetti e modelli specifici dei processi aziendali, che costituiscono la base per l'automazione di varie aree del lavoro d'ufficio. In questo caso, gli esperti identificano gruppi di soluzioni come sistemi WorkFlow (tecnologia di automazione dei processi aziendali), sistemi di gestione dell'ufficio e archivi di documenti elettronici.

sistemi collettivi di trattamento documentale e sistemi integrati di gestione documentale.

Termine Flusso di lavoro caratterizza i sistemi finalizzati all'automazione elevato numero processi aziendali dell'azienda, mentre peso specifico ognuno di loro è piccolo. WorkFlow ti consente di lavorare con processi aziendali il cui contenuto è soggetto a continue modifiche e integrazioni. Caratteristica importanteè la capacità di lavorare con dati non strutturati.

Tali sistemi consentono di regolare rigorosamente le direzioni del flusso documentale in funzione della tipologia del documento e del valore dei suoi dettagli, inviando automaticamente il documento ad uno specifico esecutore al verificarsi di condizioni prestabilite.

Sistemi per ufficio- Questo sistemi automatizzati costruire e monitorare l'esecuzione dei flussi di documenti in conformità con la presentazione di una determinata logica di flusso dell'ufficio nel software. Si tratta cioè di creare documenti in modalità streaming con possibilità di instradamento debole o difficile e di tracciare il ciclo di vita di ciascun documento. I sistemi di gestione dell'ufficio, di norma, sono focalizzati su aree di applicazione specifiche: finanza, produzione, gestione delle vendite, sebbene il reporting da essi generato permea l'intera struttura organizzativa dell'impresa.

Archivi elettronici sono cataloghi sistematizzati di documenti aziendali integrati nel sistema informativo aziendale. La conversione delle versioni cartacee in elettroniche viene effettuata utilizzando vari metodi, inclusi i metodi di scansione del flusso. Gli archivi elettronici sono costituiti direttamente da un repository documentale, software che garantisce l'interazione dell'archivio con elementi del sistema informativo: server, applicazioni (sistema modulare), UN anche la sovrastruttura superiore, il software che gestisce lo stoccaggio e il sistema modulare di input/output.

Sistemi collettivi di trattamento documentale comportare il supporto per il lavoro congiunto con il documento, compreso lo sviluppo di percorsi di movimento del documento e una descrizione dello scenario di movimento, determinando la cerchia di persone coinvolte nel lavorare con il documento, stabilendo il livello dei loro diritti e poteri.

Sistemi complessi sintetizzare le funzioni delle singole applicazioni e sottosistemi e implicare l'automazione completa dei processi aziendali.

IDC, dal canto suo, offre una classificazione ampliata degli EDMS, evidenziando in questo settore sistemi focalizzati sull'automazione dei processi aziendali (business process EDM), EDMS aziendali (enterprise-centric EDM), sistemi di gestione dei contenuti (Content Management Systems), sistemi di gestione delle informazioni (Sistemi di gestione delle informazioni) - ovvero portali, sistemi di gestione delle immagini (Imaging Systems) e sistemi di gestione del flusso di lavoro (WorkFlow Management Systems).

EDMS focalizzato sull'automazione dei processi aziendali (business process EDM), utilizzato per specifiche applicazioni verticali e orizzontali. I sistemi EDMS forniscono l'intero ciclo di vita del lavoro con i documenti, incluso il lavoro con le immagini, la gestione di record e flussi di lavoro e la gestione dei contenuti.

EDMS aziendale (EDM incentrato sull'azienda) fornire un'infrastruttura aziendale (disponibile a tutti gli utenti aziendali) per la creazione, la collaborazione e la pubblicazione di documenti. Le funzioni di base dell'EDMS aziendale sono simili alle funzioni dell'EDMS focalizzato sui processi aziendali. Di norma, le soluzioni di questa classe non sono destinate all'uso solo in un settore specifico o alla risoluzione di un problema ristretto. Vengono implementate come tecnologie aziendali generali.

Sistemi di gestione dei contenuti fornire creazione, accesso e gestione dei contenuti, consegna dei contenuti (fino al livello di sezioni di documenti e oggetti per il loro successivo riutilizzo e compilazione). La disponibilità delle informazioni richieste non sotto forma di documenti, ma sotto forma di oggetti più piccoli facilita il processo di scambio di informazioni tra le applicazioni implementate.

Sistemi o portali di gestione delle informazioni fornire l'aggregazione delle informazioni, la gestione delle informazioni e la loro distribuzione tramite Internet/intranet/extranet. Con il loro aiuto, si realizza la capacità di accumulare (e applicare) esperienza in un ambiente aziendale distribuito in base all'uso di regole aziendali, contesto e metadati. I portali forniscono l'accesso tramite un browser Web standard a una serie di applicazioni di e-commerce (solitamente tramite l'interfaccia di un sistema ERP).

Sistemi di imaging convertire le informazioni scansionate da supporti cartacei e microfilm in formato elettronico (solitamente in formato TIFF). Questa tecnologia è alla base della conversione in formato elettronico delle informazioni provenienti da tutti i documenti cartacei e dai microfilm preesistenti. Le funzioni di base di un sistema di elaborazione delle immagini standard includono: scansione, archiviazione, una serie di funzionalità di ricerca delle immagini, ecc.

Sistemi di gestione del flusso di lavoro. I sistemi di questo tipo sono progettati per fornire l'instradamento di flussi di lavoro di qualsiasi tipo (determinando i percorsi di instradamento dei file) all'interno dei processi aziendali strutturati e non strutturati. Sono utilizzati per aumentare l’efficienza e la controllabilità dei processi aziendali aziendali. I sistemi di gestione del flusso di lavoro vengono generalmente acquistati come parte di una soluzione (ad esempio, sistemi EDMS o sistemi PDM).

È inoltre possibile integrare la classificazione proposta dell'EDMS sistemi di gestione dei documenti elettronici aziendali. Il segmento di mercato dei software per la gestione dei documenti aziendali ha già circa 5 anni. I documenti aziendali sono fissati nel tempo e immutabili, fornendo prove di transazioni commerciali, vari diritti e obblighi, ecc. Gli utenti aziendali devono determinare autonomamente quali contenuti dovrebbero essere trasformati in documenti aziendali (questa decisione richiede una valutazione delle esigenze future della loro attività) . Le soluzioni aziendali che richiedono la conservazione dei contenuti includono sistemi aziendali principali tra cui ERP e sistemi di contabilità, sistemi di posta elettronica (ad esempio MS Exchange), sistemi di reporting e di gestione dell'output, sistemi di e-commerce, software di collaborazione (sistemi di gestione dei progetti), conferenze online, ecc.).

Fattori per la scelta dei sistemi di gestione elettronica dei documenti

Requisiti del volume di archiviazione. Se disponi di molti documenti (per volume di archiviazione), devi scegliere un sistema che supporti l'archiviazione strutturale gerarchica (HSM - Hierarchal Storage Management). Questo meccanismo memorizza i dati utilizzati più attivamente sui supporti più veloci ma più costosi, mentre le informazioni utilizzate meno frequentemente vengono automaticamente trasferite sui supporti più lenti ed economici.

La presenza di procedure formalizzate che richiedono supporto per la loro implementazione e automazione del controllo (predisposizione di documenti di un certo tipo, svolgimento di funzioni organizzative standard, ecc.).

La necessità di automazione gestione amministrativa organizzazione. Il grado di complessità della struttura organizzativa.

Disponibilità di unità geograficamente distribuite. Questo fattore impone determinati requisiti per l'accesso remoto, la replica dei dati, ecc.

Disponibilità di un ampio archivio cartaceo. Alcuni sistemi di gestione dei documenti sono dotati di sottosistemi di immissione di documenti di massa già integrati.

La presenza di un sistema di flusso documentale che non soddisfa le esigenze attuali.

La necessità di un routing avanzato dei documenti e di una gestione del flusso di lavoro. Come continuazione di questa esigenza, esiste la necessità di supportare processi aziendali arbitrari, possibilmente lavorando insieme ai sistemi applicativi per supportare questi processi.

Requisiti per i periodi di conservazione dei documenti. Per lunghi periodi di conservazione (decine di anni) vale la pena considerare seriamente l'organizzazione di un archivio parallelo su microfilm.

Requisiti di “apertura” ed estensibilità del sistema. Possibilità di integrazione con sistemi informativi esistenti e utilizzo di apparecchiature esistenti.

La necessità di archiviare le immagini dei documenti. Utilizzo di formati specifici di archiviazione dei documenti nell'organizzazione. La necessità di supportare attività di ingegneria e progettazione e altre funzionalità dell'impresa.

La necessità di strumenti sviluppati per il recupero delle informazioni. Supporto completo del sistema linguistico per i documenti disponibili nell'organizzazione.

Requisiti di sicurezza (crittografia, organizzazione degli accessi, ecc.). La capacità di utilizzare meccanismi di accesso già disponibili nell'infrastruttura informativa dell'organizzazione nel sistema di flusso dei documenti.

Requisiti per la conformità a determinati standard: interni, industriali, GOST, standard internazionali sul controllo di qualità, livello di organizzazione della memorizzazione delle informazioni.

Mercato russo dei sistemi di automazione per ufficio

A seconda delle tecnologie utilizzate, gli analisti di RBC propongono la seguente divisione in gruppi degli EDMS presentati sul mercato russo:

1. Sistemi di produzione occidentali, ambienti di sviluppo.

2. Sistemi russi basati su Lotus Domino/Notes.

3. Sviluppi completamente russi.

Nel primo gruppo sul mercato russo sono rappresentati solo tre sistemi occidentali: Documentum, DOCS Open/DOCSFusion e Lotus Domino.Doc.

Il secondo gruppo comprende soluzioni come CompanyMedia e OfficeMedia (Intertrust), BOSS-Referent (IT), CINDERELLA (NTCIRM), Escado Interprocom (LAN). Gli analisti sottolineano la popolarità dei prodotti basati su Lotus Domino/Notes sul mercato russo.

Tutti gli altri sistemi presentati in Russia possono essere classificati nel terzo gruppo, tra cui:

1C:Archivio-1C

DocsVision - Progettazione digitale

Documenti RBC - RBC SOFT

IIGIntravert -IIG

IT-Inco - IncoFlow

LanDocs-Lanit

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc-CenterInvest Soft

Gran Doc - Granito

Caso -EOS

DocManager-SoftIntegro

Eufrate Cognitivo - Tecnologie

Effect-Office IKK - "Garant International" Va notato che per ora sono i sistemi russi, tra cui i sistemi basati su Lotus Domino/Notes, a controllare la maggior parte del mercato.

Sono questi prodotti software che soddisfano le peculiarità del flusso di documenti e del lavoro d'ufficio russi. I sistemi occidentali occupano ancora meno del 10% del mercato russo.

Tuttavia, oggi, la maggior parte delle aziende utilizza strumenti software disparati che dal punto di vista funzionale mirano ad automatizzare solo un numero di attività strettamente limitate:

Preparazione dei documenti - Microsoft Word;

Sistemi di traduzione automatica - PROMT Translation Office 2000: Traduttore di posta SmarTool, Editor di dizionari, Dizionario elettronico, WebView, QTrans, Traduttore di appunti, Integratore;

Tecnologie per l'elaborazione delle informazioni economiche basate su processori di fogli di calcolo - Microsoft Excel;

Tecnologie per l'utilizzo di sistemi di gestione di database (DBMS) - Microsoft Access;

Tecnologie di elaborazione vocale: strumenti di controllo vocale, strumenti di dettatura, strumenti di identificazione di modelli vocali - progettati per il riconoscimento informatico di parole umane e l'esecuzione di determinate azioni - Open Speech, Natural Dialogue System, Dragon Dictate;

Diamo uno sguardo più da vicino ad alcuni dei sistemi di gestione elettronica dei documenti sopra menzionati.

Panoramica dei principali sistemi di gestione dei documenti presentati in Russia

Documenti Fusion e Documenti aperti. Lo sviluppatore di questi prodotti è l'azienda Colibrì. Si tratta di uno dei sistemi più diffusi al mondo appartenente alla classe degli “archivi elettronici”. Sfortunatamente, sono state ricevute diverse generazioni e componenti del prodotto vari nomi, e quindi, quando ci si familiarizza con esso, sorge una certa confusione. Inizialmente esisteva il sistema Docs Open, un'applicazione client-server con un Thick Client. Successivamente è stato sviluppato il server applicativo Docs Fusion, che ha eliminato la necessità di un Thick Client che accedesse direttamente al database. Dispone di due client: il client Windows PowerDocs e il client Web CyberDocs. La piattaforma Docs Fusion è promettente per l'azienda. Per semplicità, faremo riferimento al sistema come Docs, ovvero Docs Fusion e client: PowerDocs e CyberDocs.

Docs Open è presente in Russia da molto tempo ed è già utilizzato in molte organizzazioni. Il distributore di questo prodotto in Russia è la società HBS di recente creazione. I documenti possono essere utilizzati efficacemente in grandi organizzazioni con un gran numero di dipendenti (migliaia di persone) e in piccole aziende, dove lavorano circa sei persone. Il sistema è pensato principalmente per le organizzazioni che creano e modificano intensamente documenti (sedi aziendali, società di consulenza, agenzie governative, ecc.).

Il client PowerDocs è un'interfaccia Windows, simile nell'ideologia del design a MS Outlook. L'utente può accedere a Documenti attraverso l'interfaccia di MS Outlook stesso e anche nella finestra di Windows Explorer, che consente di lavorare con le cartelle di Documenti come con un normale file system. Il client PowerDocs consente l'accesso mobile con la possibilità di sincronizzarsi quando connesso, anche su linee lente. Questa funzione consente inoltre di garantire un funzionamento stabile dell'utente in modalità operativa di rete locale instabile. Il client CyberDocs fornisce praticamente le stesse funzionalità di PowerDocs, ma tramite un browser Internet.

È possibile installare diversi server DocsFusion in un unico complesso e il bilanciamento del carico e la tolleranza agli errori vengono implementati automaticamente. Ciò significa che se uno dei server si guasta, gli utenti avvertiranno solo un leggero rallentamento del sistema, ma il sistema stesso può effettivamente fornire un funzionamento simultaneo sufficiente. grande quantità utenti. Per archiviare i dati di sistema è necessario utilizzare Microsoft SQL Server o Oracle. Il file system viene utilizzato come archivio per i documenti stessi. È supportato il meccanismo di archiviazione gerarchica dei dati HSM.

Il sistema semplifica l'integrazione e l'interfaccia con altri sistemi applicativi sia a livello di client PowerDocs che a livello di server. Docs è una piattaforma aperta e viene fornito con strumenti di sviluppo per la creazione di applicazioni personalizzate o l'integrazione con altri sistemi.

Il prodotto non è destinato all'uso nel campo del flusso di documenti di ingegneria e progettazione; non ha integrazione con i sistemi CAD/CAM. Nelle organizzazioni geograficamente distribuite possono sorgere problemi poiché il sistema non dispone di meccanismi per la replica delle informazioni. Fornisce strumenti per supportare la collaborazione a livello di gruppo di lavoro. Tuttavia, per le grandi organizzazioni questi fondi non sono sufficienti.

Documento. Si tratta di un sistema di gestione di documenti, conoscenze e processi aziendali per grandi imprese e organizzazioni. In Russia è rappresentata dalla società Documentum Services. Documentum è una piattaforma, più che un prodotto finito, progettata per creare archivi distribuiti, mantenere standard di qualità, gestire progetti in team di progetto distribuiti, organizzare il lavoro d'ufficio aziendale e gestire dinamicamente il contenuto dei portali intranet aziendali.

Il prodotto fornisce tutto ciò di cui una grande organizzazione ha bisogno: è un sistema integrato che consente di risolvere in modo completo e completo vasta gamma compiti. Include le funzionalità necessarie per automatizzare i processi aziendali: instradamento, approvazione, distribuzione, notifica e controllo dell'esecuzione. Documentum è abbastanza scalabile; tutte le informazioni archiviate nel sistema sono gestite da un componente server dedicato: l'archiviazione DocBase. Documentum contiene meccanismi che consentono di gestire l'archiviazione delle informazioni: supporta il controllo delle versioni, la pubblicazione, l'accesso, la posizione delle informazioni e fornisce funzionalità di archiviazione. Il sistema può operare efficacemente in un'architettura distribuita in dipartimenti geograficamente dispersi grazie ai meccanismi implementati per la replica e la sincronizzazione delle informazioni, nonché all'amministrazione centralizzata. Documentum è disponibile in diverse “edizioni” focalizzate su compiti diversi: creazione di portali, gestione della conoscenza, garanzia del rispetto degli standard/gestione della qualità, organizzazione delle interazioni B2B (business-to-business). Una caratteristica importante per molti settori è la capacità di documentare completamente tutti gli eventi e monitorare rigorosamente l'implementazione di determinate procedure.

Il prodotto include strumenti che consentono di creare applicazioni nell'ambiente Documentum, comprese le applicazioni Web. Ma per sviluppare applicazioni per Documentum e integrarlo con altre applicazioni è possibile utilizzare anche strumenti di sviluppo esterni: il prodotto è costruito su moderne tecnologie aperte. Grazie a questa apertura, la sua implementazione nell'ambiente informativo esistente non richiederà costi significativi per la modifica dell'infrastruttura. Documentum offre un potente supporto dei formati e la capacità di generare automaticamente file PDF e HTML da qualsiasi dato archiviato. Uno dei vantaggi dell'utilizzo di questo prodotto per le imprese industriali è la possibilità di integrarlo con i sistemi ERP e CAD/CAM.

Documentum ha un costo di implementazione relativamente elevato dovuto al fatto che è un "costruttore" da cui vengono assemblate le funzionalità necessarie, ed è lontano dalla "scatola", e inoltre è difficile da imparare, il che è ovvio rovescio la sua completezza funzionale. Pertanto, dotare di questo prodotto singoli gruppi di lavoro o organizzazioni con circa una o due dozzine di dipendenti non ha molto senso, a meno che non si preveda una rapida crescita.

Naturalmente, Documentum è uno dei prodotti più potenti, ma solo le organizzazioni che prendono molto sul serio il compito di automatizzare i documenti e sono disposte a dedicarvi risorse finanziarie e intellettuali sufficienti possono permettersi un sistema del genere.

LandDocs. Il sistema LanDocs si concentra principalmente sul lavoro d'ufficio e sull'archiviazione dei documenti. È costituito da diversi componenti: un sistema di gestione dell'ufficio, un server di documenti (archivio), un sottosistema di scansione e visualizzazione di immagini, un sottosistema di organizzazione accesso remoto utilizzando un client Internet o un server di posta.

La componente gestionale dell'ufficio è implementata in un'architettura client-server basata su un DBMS industriale: Oracle o Microsoft SQL Server. Software per la gestione centralizzata dell'archiviazione dei documenti in un archivio elettronico, è implementato come server separato. Come opzione separata è disponibile un modulo di ricerca dei documenti full-text, che tiene conto delle regole della lingua russa. Servizio postale LanDocs è progettato in modo che i dipendenti che hanno installato uno speciale componente client LanDocs possano ricevere messaggi di attività e riferirli utilizzando lo standard Cassetta postale Microsoft Exchange o Lotus Notes. Il prodotto è aperto agli sviluppatori: esiste un'API per incorporare LanDocs in applicazioni Windows di terze parti. Il componente di scansione ed elaborazione delle immagini ha funzionalità piuttosto avanzate: consente di filtrare le immagini, correggere l'inclinazione che si verifica dopo la scansione e riconoscere il testo.

Il sistema LanDocs non è progettato per supportare il lavoro di squadra e il processo di creazione dei documenti.

Server del portale Microsoft SharePoint. Il sistema è un archivio elettronico con strumenti sviluppati per supportare la collaborazione. Questo è forse il primo prodotto Microsoft che può affermare di essere un prodotto aziendale. Supporta: creazione congiunta di documenti, mantenimento di versioni di documenti, ritiro e restituzione di documenti all'archivio (check-out, check-in). Non dispone di un client Windows in quanto tale. Per accedere all'archivio, viene utilizzato un client Web (gli sviluppatori di terze parti possono aggiungere i propri componenti) e un componente integrato in Esplora risorse, che consente di accedere all'archivio come un insieme di file.

Il sistema dispone di strumenti di indicizzazione e ricerca integrati piuttosto potenti. Inoltre, la ricerca può essere effettuata sia in archivi di informazioni interni (file, siti intranet, database Microsoft Exchange, database Lotus Notes) che esterni (Internet). Il sistema è in grado di indicizzare e pubblicare documenti che si trovano nel file system sui server della rete locale. In alternativa, i documenti possono essere spostati nell'archivio del server (che è simile all'archivio di MS Exchange 2000). I dati di registrazione dei documenti vengono sempre archiviati nell'archivio del server e non è necessario utilizzare un server database separato.

Il sistema è abbastanza aperto, è possibile aggiungervi vari componenti. Il ricorso alle tecnologie Web rende tale estensione tecnologicamente avanzata.

Il prodotto è più efficace come base informativa e infrastrutturale per le aziende che non si basano su una gestione gerarchica, ma su un'organizzazione a matrice dell'interazione umana e su una struttura gestionale piatta. Per le aziende tradizionali, può diventare un collegamento nell'infrastruttura intranet per “ravvivare” quest'ultima, poiché i concetti incorporati in questo sistema consentono di rendere il processo di pubblicazione delle informazioni sul portale parte del lavoro quotidiano con i documenti, che non richiedono procedure, risorse e sforzi organizzativi particolarmente complessi.

Flusso di lavoro ottimale. Sebbene il sistema si chiami Optima Workflow, è più di un prodotto per il flusso di lavoro. Oltre al meccanismo generale di organizzazione del flusso di lavoro, consente di archiviare tutti i documenti relativi al processo per tutta la durata del lavoro. A questo scopo, come spazio di archiviazione viene utilizzato il meccanismo delle cartelle pubbliche di Microsoft Exchange. Una caratteristica utile è quella di tracciare percorsi critici e presentare una serie di attività correlate sotto forma di diagrammi di Gantt. Tuttavia, questo lavoro può essere svolto anche nell'ambiente MS Project utilizzando tutte le sue funzionalità, poiché Optima Workflow consente di esportare i dati di avanzamento del lavoro in questo programma.

Il sistema automatizza i processi di registrazione dei documenti secondo le regole del lavoro d'ufficio, implementa meccanismi di annotazione e raccolta di delibere e di consegna di report sull'esecuzione degli ordini.

Il fatto che Optima Workflov utilizzi Microsoft Exchange come storage e trasporto principale determina tutte le sue capacità in termini di affidabilità dello storage, protezione contro i guasti, capacità di utilizzare linee di comunicazione lente, sincronizzazione dei dati e restrizioni di accesso ai dati. Per registrare le versioni dei documenti viene utilizzato un DBMS a cui si accede tramite ODBC. Come già accennato in precedenza durante la classificazione dei sistemi, un sistema di flusso di lavoro è utile per formalizzare procedure standard per lavorare con i documenti nelle organizzazioni in cui tale lavoro è una pratica quotidiana. Poiché Optima Workflow utilizza Exchange come server, è facile da implementare in quelle aziende in cui è già utilizzato per lo scopo previsto: come server di posta. Non è necessario contare sul fatto che Optima Workflow ti consentirà di utilizzare Exchange come archivio elettronico: ci sono altri prodotti per questo, ad esempio Microsoft SharePoint Portal Server descritto sopra. Optima Workflow archivia i documenti in corso solo fino al completamento del lavoro ad essi associato.

"Referente BOSS". Questo sistema è stato sviluppato da IT. Si rivolge principalmente alle organizzazioni il cui management si impegna a ottimizzare le attività dei propri dipendenti e ad aumentare l'efficienza lavorativa, compresa l'efficienza economica. "BOSS-Referent" appartiene alla categoria dei sistemi focalizzati sul supporto della gestione di un'organizzazione, lavoro efficiente dipendenti e ad accumulare conoscenze, e allo stesso tempo ha sviluppato servizi aggiuntivi (ne parleremo più avanti).

Lo scopo principale del sistema BOSS-Referent è creare un sistema aziendale che copra le attività di tutti i dipendenti sul posto di lavoro e supporti i processi aziendali di gestione. Il sistema supporta gli standard russi di lavoro d'ufficio, gestione organizzativa, controllo della disciplina delle prestazioni, monitoraggio dei contratti con organizzazioni esterne, approvazione dei documenti. La sua caratteristica distintiva è che, essendo un vero e proprio sistema di gestione dei documenti progettato per il lavoro di tutti i dipendenti dell'organizzazione, dispone già di tutte le funzionalità necessarie per l'implementazione del lavoro d'ufficio. Fin dall'inizio, contiene concetti, ruoli e funzioni inerenti alle organizzazioni con una struttura gerarchica complessa, anche geograficamente distribuita, in Russia. Un'altra caratteristica distintiva del sistema BOSS-Referent: implementa le funzioni di un sistema CRM, controllo dei contratti, contabilità beni materiali, scansione e riconoscimento in streaming (il sistema FineReader è integrato in BOSS-Referent), conferenza elettronica e bacheca elettronica.

Moduli aggiuntivi del sistema BOSS-Referent includono l'automazione dell'organizzazione e della pianificazione degli eventi, l'automazione delle attività dell'ufficio pass presso l'azienda, un generatore di report e un server fax.

Il sistema è implementato sulla piattaforma Lotus Notes. Grazie a questo, oltre alle funzioni di BOSS-Referent, gli utenti hanno a loro disposizione tutte le ricche funzionalità dell'ambiente Lotus Notes stesso, inclusa la posta elettronica, la replica dei dati, la possibilità di lavorare in remoto, ecc. BOSS-Referent è il più sistema aperto in tutti i sensi: viene fornito con il codice sorgente completo. È inoltre accompagnato da un toolkit per sviluppatori con una descrizione completa delle funzioni dell'interfaccia di programmazione dell'applicazione.

IT Co. ha sviluppato diversi metodi di valutazione effetto economico implementazione del "BOSS-Referent" EDMS. Sulla base di tali stime è possibile calcolare il reale risparmio derivante dal trasferimento visione elettronica processi per l'approvazione, la creazione, la ricerca e l'archiviazione di documenti, contratti, utilizzo di modelli di documenti, automazione dei processi per il monitoraggio dell'esecuzione degli ordini, gestione dei contratti, ecc. Tali metodi, insieme ai metodi TCO (costo totale di proprietà), vengono utilizzati nella valutazione dei progetti di implementazione del sistema nelle imprese commerciali.

"Caso". Il sistema Delo, che fino a poco tempo fa si chiamava Delo-96, lo è tipico rappresentante sistemi di office automation ed è in questa veste che ha guadagnato popolarità nel nostro Paese. Sostiene costantemente tutte le regole del lavoro d'ufficio ereditate dal lavoro d'ufficio sovietico e adottate in Russia. Lo sviluppatore, la società Electronic Office Systems (EOS), ha avviato un percorso di revisione del concetto di prodotto verso la creazione di un sistema di gestione dei documenti completo. Il prodotto sostiene l'ideologia del lavoro d'ufficio, la cui essenza è la seguente: per svolgere qualsiasi azione nell'organizzazione, è necessario un documento a cui siano “attaccate le gambe”, cioè il suo movimento sia assicurato. Lo spostamento dei documenti (anche se, ovviamente, non si spostano fisicamente) avviene a causa di modifiche nelle registrazioni dei documenti nel database. Per l'archiviazione dei documenti, la società EOS ha recentemente introdotto un prodotto separato integrato con il sistema Delo, che fornisce funzioni di archivio elettronico. Il sistema dispone di un'interfaccia Web, utile per organizzare l'accesso remoto e creare portali Intranet. Il sistema dispone di un'API che gli consente di essere integrato con varie applicazioni. "Delo" memorizza gli account utilizzando un DBMS industriale: Oracle o Microsoft SQL Server; esegue la registrazione completa delle azioni dell'utente con i documenti. L'ultima versione è integrata con il sistema di riconoscimento FineReader per l'inserimento dei dati da documenti cartacei. Il prodotto interessa principalmente le organizzazioni che si trovano ad affrontare la necessità di implementare lavori d'ufficio formalizzati per unità di segreteria, uffici e dipartimenti generali.

"Eufrate"."Eufrate" è un semplice archivio elettronico con capacità di controllo dell'esecuzione di base. Sviluppato da Tecnologie Cognitive. L'azienda offre una gamma di prodotti per organizzazioni di varie dimensioni: dalla versione per piccoli uffici alle opzioni per le grandi aziende. Nel nostro caso parleremo della seconda opzione, chiamata “Euphrates Client-Server”, in cui come parte client viene utilizzato “Eufrate-Office”, che è un prodotto indipendente che può funzionare indipendentemente dalla componente server del sistema .

"Eufrate" è costruito nel paradigma di un "desktop" con nank. I documenti sono disposti in livelli, che possono avere qualsiasi grado di annidamento. L'Eufrate non dispone di un proprio archivio di file: il sistema memorizza solo collegamenti a file o pagine su Internet. Per archiviare i dettagli dei documenti viene utilizzato un DBMS proprietario. Il kit del prodotto include utilità che consentono di compattare e archiviare il database di questo DBMS.

Caratteristica distintivaè la possibilità di aprire e visualizzare qualsiasi documento in un formato supportato dal sistema utilizzando il visualizzatore integrato, anche se senza formattazione e illustrazioni, il che, tuttavia, non è un problema, poiché il documento può essere aperto in un'applicazione “nativa” esterna . Sfortunatamente, Euphrates non offre la possibilità di tracciare la ricezione e la restituzione dei documenti (check-out, check-in) e l'archiviazione delle versioni, il che può complicare lavoro di squadra con documenti. Il sistema consente di descrivere categorie di documenti e assegnare eventuali dettagli a qualsiasi categoria.

Per inserire informazioni da supporti cartacei, il prodotto include un sistema di input in streaming basato su un altro prodotto dell'azienda: il sistema di riconoscimento del testo cuneiforme. Essenzialmente, "Eufrate" è un mezzo per scansionare, riconoscere, registrare documenti, assegnare loro dettagli, indicizzare, ricercare tutto il testo, assegnare compiti relativi al documento e monitorarne l'esecuzione. Questa è una soluzione economica che può essere utile in un piccolo ufficio o in aziende che non hanno requisiti elevati per la scalabilità del sistema informativo.

Altri sistemi. IN Questa sezione comprende prodotti, la cui descrizione dettagliata costituirebbe in gran parte una ripetizione di quanto detto. Ciò però non significa che siano in alcun modo inferiori a quelli sopra descritti.

Il sistema Company Media è stato sviluppato dalla società russa Intertrust sulla base di Lotus Notes. Contiene un'ampia gamma di servizi che supportano il lavoro d'ufficio, la creazione collettiva di documenti, il controllo dell'esecuzione, la gestione dei contratti, la gestione dei progetti, la gestione del personale, la contabilità patrimoniale, ecc. Forzaè il supporto efficace di strutture di controllo geograficamente distribuite attraverso metodi speciali che garantiscono lo svolgimento dei compiti indipendentemente dalla qualità delle linee di trasmissione. Il sistema può essere ampiamente utilizzato in un'organizzazione, sia come base per l'automazione dell'ufficio sia come mezzo per supportare il lavoro dei dipendenti nell'organizzazione nel suo insieme. I servizi aggiuntivi implementati nel sistema lo rendono ancora più attraente.

Lotus Domino.doc è un'applicazione per Notes/Domino, scritta dalla stessa società Lotus, che dispone di un archivio elettronico abbastanza sviluppato che consente di implementare un repository di documenti aziendali nell'ambiente Notes Fornisce funzioni di archiviazione delle versioni, controllo del ritiro dei documenti e rientro (check-out, check-in). Se integrato dal componente Domino Workflow, aiuta a implementare i flussi di lavoro. Per le organizzazioni che utilizzano Lotus Notes/Domino, la scelta di Domino.doc potrebbe avere senso. Il prodotto è economico per postazione, a condizione che tali postazioni dispongano già di CAL Lotus Notes. Il prodotto Staffware rientra nella categoria dei sistemi di flusso di lavoro su scala aziendale. Sviluppato dall'omonima società hltp://www.staffware.com/, distribuito in Russia da Vest-Metatechnology. Si tratta di una tecnologia server per la gestione dei flussi di lavoro. Gli utenti tipici di Staffware (come del resto qualsiasi altro sistema di flusso di lavoro) possono essere società di telecomunicazioni, banche di grandi e medie dimensioni, hotel e altre organizzazioni che eseguono ogni giorno molte operazioni standard regolamentate.

"Effect-Office" è un prodotto della società di San Pietroburgo "Garant International". A prezzo bassoè abbastanza funzionale: contiene un archivio elettronico, strumenti per descrivere la struttura dell'organizzazione, limitare l'accesso in base al principio del ruolo e instradare i documenti. La funzione principale è un archivio elettronico con strumenti di recupero delle informazioni. Inoltre, include strumenti di office automation basati su tecnologie di instradamento per il controllo dell'esecuzione dei documenti. Il prodotto dispone di una propria e-mail con supporto per POP3/SMTP e UUCP. Caratteristica distintiva i requisiti in termini di attrezzature sono bassi e si concentrano su piccole organizzazioni (fino a 100-150 dipendenti). In generale, Effect-Office è una soluzione entry-level completa e può essere una buona scelta se un'organizzazione non ha requisiti di scalabilità elevati o ha un budget limitato per la tecnologia dell'informazione.

Tabella pivot

Ecco una tabella riassuntiva delle proprietà dei vari sistemi descritti in questo articolo. Sistemi grandi e complessi come i sistemi di gestione dei documenti sono difficili da classificare. Tra le numerose proprietà distintive di tali prodotti, abbiamo cercato di evidenziare quelle più significative.

Come sapete, il problema dello scambio di corrispondenza tra organizzazioni che utilizzano vari sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS) è piuttosto urgente. Flusso di documenti tra due diverse organizzazioni e oggi viene effettuato in forma cartacea, il che complica enormemente il tempestivo scambio di informazioni ufficiali. Fino ad ora, questo processo si presentava così: un documento creato nell'EDMS di un'organizzazione veniva stampato su carta, consegnato tramite corriere o posta ordinaria a un'altra organizzazione, dove veniva scansionato e inserito in un nuovo EDMS. Tenendo conto del fatto che ciascuna di queste organizzazioni dispone di un proprio sistema di automazione dei documenti, ogni modifica ad un documento destinato alla circolazione esterna è sottoposta ripetutamente alla procedura sopra descritta.

L'adozione della legge sulle firme digitali elettroniche ha in parte risolto questo problema consentendo legalmente lo scambio di documenti senza supporto cartaceo tra organizzazioni indipendenti. Tuttavia, la mancanza di uno standard unificato per lo scambio elettronico di corrispondenza ha rappresentato un serio ostacolo alla realizzazione pratica di questa opportunità. Questo problema si pone particolarmente seriamente durante l’attuazione del programma di obiettivi federali”. Russia elettronica", uno dei cui obiettivi è unire le autorità statali con un sistema unificato di gestione elettronica dei documenti.

L'emergere di un nuovo formato XML, una delle applicazioni più promettenti delle quali è il passaggio a un sistema unificato di gestione elettronica dei documenti, aumenterà significativamente l'efficienza dei contatti delle organizzazioni con i loro partner, filiali remote, agenzie governative e altre organizzazioni esterne.

A metà marzo 2002, IT Co. è stata la prima tra le aziende produttrici di sistemi di gestione elettronica dei documenti ad annunciare il completamento dello sviluppo di una soluzione che consentirà di integrare in un unico sistema di gestione elettronica dei documenti basati su diverse piattaforme e utilizzando diversi formati di dati. spazio informativo.

Gli specialisti dell'azienda sono stati spinti a creare questa soluzione dal desiderio di organizzare l'interazione del loro prodotto - il sistema BOSS-Referent ampiamente utilizzato, costruito sulla piattaforma Lotus Domino/Notes, con altri sistemi di gestione elettronica dei documenti. A tale scopo, il sistema BOSS-Referent implementa un gateway XML, sviluppato tenendo conto delle raccomandazioni degli attuali GOST e delle istruzioni nel campo del supporto documentale per la gestione.

Efficienza di realizzazione degli impianti elettrici! flusso di documenti brulicante

Secondo definizione generale, considereremo l'efficienza come il risultato raggiunto dell'attività correlata ai costi per raggiungerlo.

Efficienza= Risultato/Costo.

Come si può vedere da questa definizione, l'efficienza di un'organizzazione può essere migliorata in almeno due modi: riducendo i costi e/o aumentando i risultati. Buoni sistemi di gestione elettronica dei documenti consentono di implementare entrambe le opzioni. In senso figurato, l'implementazione di tali sistemi offre all'organizzazione l'opportunità di spendere meno e guadagnare di più. Consideriamo innanzitutto i fattori che aiutano a ridurre i costi:

Fattore I: riduzione dei costi della carta.

Fattore 2 - Ridurre i costi non produttivi dell'orario di lavoro dei dipendenti.

Fattore 3 - Accelerazione dei flussi informativi.

Fattore 4 – Cambiare la cultura aziendale.

Per valutare il possibile effetto economico dell’implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti, è necessario sapere quanto tempo i dipendenti dell’organizzazione dedicano ad operazioni di routine e improduttive sui documenti. Secondo le società di consulenza occidentali, la quota di tali operazioni può raggiungere il 20-30% dell'orario di lavoro totale. Chiunque abbia mai provato a concordare un qualsiasi documento nelle organizzazioni burocratiche russe sa che ciò può richiedere il 60 o il 70% del tempo di lavoro. Un'idea abbastanza precisa di tali costi può essere ottenuta effettuando uno studio del flusso di documenti esistente e misurando gli indicatori corrispondenti. Firma digitale elettronica

Il problema è ancora piuttosto attuale regime giuridico copia elettronica del documento. Esiste una soluzione tecnica a questo problema: tutti i dati presentati in formato elettronico possono essere crittografati e forniti firma digitale elettronica.

A differenza della firma autografa, la firma digitale elettronica (EDS) non ha natura fisica, ma logica: è semplicemente una sequenza di simboli (si potrebbe dire codici) che consente di collegare in modo univoco l'autore del documento, il contenuto del documento e il proprietario dell'EDS. L'uso della firma elettronica presenta degli svantaggi caratteristici: richiede un supporto tecnico speciale (strumenti crittografici, trasferimento dati, ecc.), organizzativo e legale.

Affinché una sequenza di caratteri che rappresenta un messaggio identifichi in modo univoco il suo autore, deve avere caratteristiche univoche conosciute solo dal mittente e dal destinatario del messaggio. Ciò si ottiene utilizzando strumenti di crittografia (un termine più generale è crittografia). Se entrambe le parti utilizzano lo stesso metodo di crittografia dei messaggi, noto solo a loro, allora possiamo dire che stanno comunicando canale sicuro.

Metodo di crittografiaè un algoritmo formale che descrive la procedura per convertire il messaggio originale nel messaggio risultante.

Chiave crittograficaè un insieme di parametri (dati) necessari per applicare il metodo.

La firma digitale può contenere dati speciali caratterizzanti il ​​messaggio stesso in modo da escludere la possibilità di apportare modifiche allo stesso nel canale di comunicazione (qualsiasi tipo di trasporto). A questo scopo viene utilizzato il concetto sintesi del messaggio.

Raccolta dei messaggiè una sequenza univoca di caratteri che corrisponde in modo univoco al contenuto del messaggio. Tipicamente il digest ha una dimensione fissa, ad esempio 128 o 168 bit, che è indipendente dalla lunghezza del messaggio stesso. Il digest viene inserito nella firma digitale insieme alle informazioni sull'autore e viene crittografato insieme ad esse.

Tuttavia, tale meccanismo non può essere considerato soddisfacente, poiché non esiste corrispondenza biunivoca tra il testo del messaggio e il valore del checksum. È possibile proporre un algoritmo che consentirà ad un checksum noto di creare un nuovo messaggio diverso da quello originale, ma con lo stesso checksum.

La matematica moderna conosce funzioni speciali che non hanno la proprietà dell'invertibilità. Permettono di ottenere una sequenza di numeri (da un messaggio) da un'altra sequenza (un altro messaggio) in modo tale che la trasformazione inversa sia impossibile. Tali funzioni utilizzate nella crittografia vengono chiamate funzioni hash.

Un metodo simile viene utilizzato per autenticare i documenti utilizzando le firme digitali. Il messaggio originale viene elaborato da una funzione hash, dopo di che viene generato un codice hash. È tanto unica per un dato messaggio quanto le impronte digitali sono uniche per una persona. Questo è quello che è sintesi del messaggio. Viene spesso chiamato impronta, O impronta, simili alle impronte digitali. A volte viene anche chiamato sigillo elettronico, O francobollo. Il message digest è allegato alla firma elettronica e ne costituisce quindi parte integrante.

La parte ricevente decodifica il messaggio, verifica la firma elettronica utilizzando la sua metà della chiave, quindi elabora il messaggio con la stessa funzione hash del mittente e quindi confronta il digest risultante con quello contenuto nella firma. Se i digest corrispondono, significa che il messaggio non è stato modificato nel canale di comunicazione.

Lezione 04: “SISTEMI INFORMATIVI E LORO CLASSIFICAZIONI”

Definizione:

Un sistema in senso generale è una raccolta di oggetti fortemente correlati che ha proprietà di organizzazione, coerenza, integrità e articolazione.

Proprietà del sistema:

Le connessioni tra gli elementi del sistema sono più forti delle connessioni tra questi elementi e gli elementi esterni al sistema. Questa proprietà permette di isolare il sistema dall'ambiente;

Ogni sistema è caratterizzato dall'esistenza di qualità integrative (la proprietà dell'emergenza), che sono inerenti al sistema nel suo insieme, ma non caratteristiche di nessuno dei suoi elementi separatamente: il sistema non può essere ridotto a un semplice insieme di elementi;

Un sistema ha sempre degli obiettivi per i quali funziona ed esiste.

Una delle tendenze caratteristiche nello sviluppo della società attuale è l'emergere di sistemi grandi ed estremamente complessi (grandi complessi automatizzati, tecnologici, energetici, idraulici, informativi e altri). D'altra parte, il desiderio di comprendere il mondo dell'abitazione umana come un sistema complesso e multifunzionale è diventato una realtà oggi. Tutto ciò ha portato alla necessità di definire il concetto di sistema complesso, sviluppare principi metodologici per la sua ricerca, gestione e progettazione.

Attualmente non esiste una definizione chiara e univoca di sistema complesso. Sono noti e vari gli approcci segni formali le sue definizioni. Pertanto, alcuni scienziati propongono di fare riferimento sistemi complessi, avente 104-107 elementi. Ultracomplessi: sistemi costituiti da 107-1030 elementi; e ai supersistemi: sistemi di 1030-10200 elementi. Questo approccio ha lo svantaggio che questa definizione la complessità è relativa, non assoluta. Altri propongono che i sistemi descritti nel linguaggio dei metodi della teoria della probabilità (cervello, economia, forma, ecc.) siano classificati come complessi.