Come vengono scambiati i documenti elettronici. Come passare alla gestione elettronica dei documenti? Chi ha bisogno di documenti elettronici

Cosa deve fare un’azienda se decide di passare alla gestione elettronica dei documenti? Qual è l'algoritmo delle azioni, da dove cominciare?

La prima cosa da fare è pensare a quali risultati l’azienda vuole ottenere. Attualmente ci sono due aree di lavoro. Questo è il flusso di documenti B2G, cioè tra imprese ed enti governativi. E il B2B, cioè lo scambio di documenti tra imprese. Per quanto riguarda B2G, qui stiamo parlando sulla connessione alle agenzie governative necessarie per una determinata impresa, a seconda delle specificità delle sue attività. Tutte le nostre società fanno capo all'ufficio delle imposte.

Quindi tutto dipende dal campo di attività, ad esempio un'azienda commercia prodotti alcolici, l'altro, durante la produzione incide in un modo o nell'altro ambiente, una terza società impegnata in servizi assicurativi, mercato carte preziose e così via. Dobbiamo esaminare ciò che le altre autorità richiedono di segnalare. Una volta definito l'elenco dei dipartimenti a cui riferire, occorre vedere quali proposte può avanzare l'operatore della gestione elettronica dei documenti. A seconda di ciò, l'azienda seleziona il piano tariffario appropriato. Successivamente, viene concluso un accordo, viene redatto il numero richiesto di firme elettroniche e quelle richieste Software, si tengono seminari per insegnare come utilizzare questo software. Questo è tutto: avviene il flusso di documenti con le agenzie governative.

- Dicci di più sul B2B?

Questo, come dicevo, è il secondo tipo di scambio di documenti digitali. È organizzato tra entità aziendali. Tutto dipende dall'impresa specifica. Non esiste una ricetta generale per iniziare a inviare documenti. Ci sono situazioni in cui un'impresa è semplicemente obbligata a passare alla gestione elettronica dei documenti con le sue controparti semplicemente per sopravvivere.

In connessione con l'entrata in vigore nuova normalità dal 1 gennaio 2014 tutti gli utenti di firma digitale, nessuno escluso, dovranno rivolgersi ad un centro di certificazione per sostituire i certificati chiave. Per ora tutti i documenti virtuali firmati con un certificato valido sono riconosciuti come documenti certificati da una firma elettronica qualificata.

Ad esempio: uno dei grandi catene di vendita al dettaglio Non molto tempo fa ho iniziato a collaborare con i miei fornitori, scambiando esclusivamente documenti digitali. Pertanto, per fornire i suoi prodotti a questa rete, l'agricoltore deve passare alla gestione elettronica dei documenti.

Vantaggi dell'EDI

C'è qualche vantaggio nel passaggio all'EDI per le piccole e medie imprese? Sembra che finora il “digitale” possa portare solo benefici reali alle grandi organizzazioni.

Per le piccole e medie imprese, il passaggio al flusso di documenti elettronici non è oggi un compito importante. Ma puoi guardarlo più da vicino, “sentirlo”. Velocità del flusso dei documenti: questo sarà un vantaggio. Ma l’uso dell’EDI non riguarda solo i rapporti con le controparti. Ciò include i rapporti con le agenzie governative, e qui gli uomini d'affari saranno costretti a trasferirsi, non ci sono opzioni.

Un altro molto punto importante Le PMI dovrebbero ricordare – utilizzare firma elettronica sulle piattaforme di trading, questo è un modo per espandere il business. Dal 2014 al 2015, il 15% degli ordini governativi dovrà essere assegnato alle piccole e medie imprese. È ora in corso un lavoro serio per attirare queste aziende affinché rispettino gli ordini del governo. E questa è una vera opportunità per espandere la tua attività. Chi rifiuterebbe di ricevere un contratto da 100-200 mila rubli con pagamento garantito?

Ci sono vantaggi per le piccole imprese quando pagano per i servizi di gestione elettronica dei documenti? Dopotutto, molte organizzazioni non passano all'EDI per paura di tariffe elevate.

Oggi al seminario ho fatto un esempio: 995 rubli: una gamma completa di servizi per la gestione dei documenti con le agenzie governative. Se calcoli il costo del viaggio a Mosca con i mezzi pubblici più volte all'anno presso l'autorità in cui devi presentare i documenti, e anche in entrambe le direzioni, l'importo delle spese sarà molto vicino al costo che ho annunciato.

Se un commercialista non è informatico è possibile sbagliare? In generale, quanto è difficile lavorare con tali programmi?

Ci sono elementi di formato e controllo logico. Se non vi è alcun intento dannoso durante la creazione di un documento, è quasi impossibile non vederlo. Ebbene, se qualcosa viene fatto apposta o l'utente è distratto, nessun programma garantisce che una persona inserisca 1.000.000 invece di 1000.

Firma digitale

Perché secondo lei il passaggio alla gestione elettronica dei documenti non è ancora diffuso? Cosa spaventa le aziende?

È davvero spaventoso? Vediamo, nella nostra 63a [Legge federale del 04/06/2011 n. 63-FZ “Sulla firma elettronica” - ca. ndr] la legge formula il concetto di tre tipologie di firma digitale. Questo è semplice, infatti è una combinazione di login e password. Rafforzata è una firma che utilizza la protezione crittografica. E la firma elettronica è qualificata, quella rilasciata da un centro di certificazione accreditato. Il 90% delle persone nel nostro Paese utilizza login e password. O agli sportelli bancomat, o sui social network, o via email. Cioè possiamo dire che quasi tutti utilizzano una firma semplice.

Un tale numero di firme digitali oggi utilizzate non è scomodo né per i centri di certificazione, né per i sistemi informativi, né per gli utenti. Spero che nel corso del 2014-2015 si raggiunga l'uniformità e il numero delle firme diminuisca.

Per quanto riguarda la firma qualificata, è ancora utilizzata in pochi posti. Ma viene utilizzato, ad esempio, sul portale. E più servizi può fornire, più più persone applicherà questa firma. Il suo utilizzo è limitato non tanto dalla paura delle persone quanto dalla mancanza di risorse su cui può essere utilizzato.

È ancora più facile nel settore aziendale. Ora circa la metà delle imprese utilizza sistemi di reporting elettronico e tutti sono implementati con una firma elettronica. E queste aziende impiegano le stesse persone che sembrano avere paura di passare alla gestione elettronica dei documenti. Quindi questa paura è più simile a un mito che a una realtà.

- Vale la pena aspettarne qualcuno cambiamenti significativi legislazione in materia di EDI?

Dopotutto, molti ora parlano dell'imperfezione del campo giuridico in questo settore... Non la definirei imperfezione, questo è un normale processo di sviluppo della legislazione. In effetti, l'uso attivo delle firme elettroniche in Russia è positivo se dura cinque anni. Naturalmente, è semplicemente impossibile formare un quadro normativo ben consolidato per un periodo simile, tenendo conto dello sviluppo della tecnologia. È attualmente in corso un processo sistematico di sviluppo legislativo. Da ciò che vale la pena aspettare: questa è l'entrata in vigore definitiva della 63a legge sulle firme elettroniche e l'abrogazione della 1a legge [Legge federale del 10 gennaio 2002 n. 1-FZ "Sulla firma digitale elettronica". Questa norma non è più valida dal 1 luglio di quest'anno - ca. ed.]. La legge, a proposito, è abbastanza adeguata e competente. Non ci sono lacune evidenti in esso. È abbastanza strutturato. Ci auguriamo che con la sua introduzione il numero dei tipi di firme digitali diminuisca. Ora molti enti governativi e sistemi informativi avanzano i propri requisiti per le firme elettroniche, che non sempre sono in linea con la legge.

La presenza di un tale numero di firme digitali non è scomoda né per i centri di certificazione, né per i sistemi informativi, né per gli utenti. Immagina di avere cinque firme appese al tuo portachiavi, ma devi ricordare che una è per l'ufficio delle imposte, l'altra è per piattaforma di scambio, il terzo per Rosreestr e così via. Spero che nel corso del 2014-2015 si raggiunga l'uniformità e il numero delle firme diminuisca.

Gestione elettronica dei documenti tra organizzazioni: come funziona? Quali documenti possono essere scambiati elettronicamente, come stipulare un accordo con una controparte per stabilire l'interazione elettronica e cosa dovrebbe essere incluso nei regolamenti? Questo sarà discusso nel nostro materiale.

Un elemento importante di qualsiasi gestione elettronica dei documenti è un documento elettronico. Per conferire valore giuridicamente significativo a un documento creato in formato elettronico, entrambe le parti del flusso di documenti elettronici devono dotarlo di 3 proprietà importanti. Il documento informatico deve:

Avere i dettagli richiesti.
Rispettare il formato approvato.
Certificato dalla firma della persona responsabile.

Se tu e la tua controparte avete organizzato la generazione di documenti elettronici in formati stabiliti presso le vostre imprese, è necessario garantire tecnicamente la vostra interazione elettronica con loro. Come farlo?

Affinché due sistemi separati possano scambiarsi reciprocamente ed efficacemente i documenti, è necessario specificare tutte le sfumature del flusso dei documenti in regolamenti speciali.

Prima di tutto bisogna capire cosa documenti elettronici devono essere firmati con firma elettronica semplice, ed alcuni con firma avanzata. Nella figura sono mostrati i tipi di firma elettronica consentiti dalla legge.

I documenti possono essere inclusi nel flusso documentale elettronico con le controparti gradi diversi importanza e riservatezza. Ad esempio, per le fatture elettroniche si applicano i requisiti più severi: devono essere firmate esclusivamente dall'UKEP e inviate tramite un operatore EDI (Ordinanza del Ministero delle Finanze russo del 10 novembre 2015 n. 174n). E per i documenti aziendali interni, l’uso dell’UKEP non è obbligatorio. Pertanto, l'azienda stessa decide quale firma verrà utilizzata per firmare questo o quel documento interno.

Nella normativa sulla gestione elettronica dei documenti è necessario stabilire la procedura per la firma dei documenti elettronici e delineare la cerchia delle persone responsabili che hanno il diritto di firmarli.

Dopo aver risolto tutte le questioni normative con le controparti, è necessario selezionare un operatore EDF attraverso il quale scambiare documenti elettronici e concludere un accordo con loro. Inoltre, dovrai risolvere altri problemi:

Organizzare un archivio elettronico dei documenti elettronici ricevuti e inviati.
Effettua aggiunte a politica contabile riguardante il passaggio alla gestione elettronica dei documenti.
Fornire alle persone responsabili firme elettroniche.
Risolvi altri problemi organizzativi e problemi tecnici, essenziale per lavoro efficiente sistemi.

Scambio di documenti sotto forma di immagini scansionate: come e quando è possibile

Lo scambio elettronico di documenti tra le controparti sotto forma di immagini scansionate è una pratica praticata nelle aziende da molto tempo, dall'avvento di vari servizi postali su Internet. Per fare ciò non sono necessari programmi speciali né connessione agli operatori EDF. Tuttavia, la facilità di utilizzo di questo metodo di scambio di documenti presenta una serie di svantaggi significativi:

Incapacità di garantire la sicurezza delle informazioni garantita.
Dispendio significativo di tempo e risorse lavorative per convertire un documento cartaceo in un'immagine elettronica scansionata.
La necessità della successiva stampa del documento.
Impossibilità scambio veloce documenti concordati.
Altri svantaggi (impossibilità di tracciare il documento, ritardi nell'approvazione da parte della gerarchia aziendale, ecc.).

Ciò porta ad un restringimento del campo di applicazione di questo metodo di scambio di documenti in formato elettronico tra organizzazioni. Lo scambio di immagini scansionate viene utilizzato principalmente per quei tipi di documenti che non sono giuridicamente rilevanti per l'azienda. E vengono inviati elettronicamente alla controparte solo per accelerare l'interazione (adempimento dei termini dei contratti o risoluzione dei problemi aziendali attuali). Allo stesso tempo, l'originale cartaceo viene inviato tramite posta o corriere.

Quando hai bisogno di un'applicazione per collegarti alla gestione elettronica dei documenti?

A volte, ai fini dell'interazione esterna con le parti interessate, un'azienda ha bisogno di formalizzare a forma speciale domanda di connessione alla gestione elettronica dei documenti e una serie di altri documenti. La maggior parte delle aziende si trova ad affrontare la necessità di compilare tale domanda quando invia rapporti elettronici alla Cassa pensione.

In questo caso, i partecipanti al flusso di documenti elettronici non saranno i partner commerciali, ma l'azienda e il fondo fuori bilancio. La domanda non può essere scritta in alcuna forma - it modello già pronto sono reperibili sul sito della Cassa pensione. Dovrebbe contenere i seguenti dati:

Dettagli della società che entra in interazione elettronica con il fondo.
Informazioni sull'operatore delle telecomunicazioni e sullo strumento di protezione crittografica delle informazioni utilizzato.

Ma una sola richiesta di interazione elettronica con il fondo non è sufficiente. E' inoltre necessario:

Prima di completare la domanda, seleziona un centro di certificazione accreditato che fornisce sfumature tecniche connessione del flusso di documenti tramite TCS con la successiva conclusione di un contratto (accordo) con esso per la fornitura di servizi per il trasferimento di documenti elettronici.
Dopo aver presentato la domanda e averla verificata da parte degli specialisti del fondo, stipulare un accordo con la PRF per il collegamento alla gestione elettronica dei documenti. Il modulo è scaricabile dal sito della fondazione.

Lo scambio elettronico di informazioni tra le società e la Cassa pensione della Federazione Russa consente di fornire informazioni contabili personalizzate senza visitare il fondo, identificare e correggere tempestivamente gli errori nella rendicontazione e risolvere una serie di altri problemi.

Per ulteriori informazioni sull'interazione elettronica con la Cassa pensione della Russia, consultare questo materiale.

L'azienda stessa determina come passare alla gestione elettronica dei documenti con le controparti. Ma in ogni caso, questo è un processo di negoziazione. La proposta di passaggio alla gestione elettronica dei documenti può essere decisa oralmente, sotto forma di invito scritto da parte di uno dei partner commerciali, oppure firmando un apposito accordo.

Per invitare per iscritto la tua controparte a istituire la gestione elettronica dei documenti, puoi inviare loro una lettera. L'invio di tali lettere aiuta un'azienda con un ampio flusso di documenti a invitare partner nuovi ed esistenti all'interazione elettronica.

Nel testo della lettera è necessario informare la controparte in forma concisa:

Sulla possibilità legalmente stabilita di gestione elettronica dei documenti.
I suoi vantaggi.
Forme di documenti che si prevede di scambiare elettronicamente.
Azioni necessarie per passare a questo sistema.

Di seguito è presentato un esempio di lettera sul passaggio alla gestione elettronica dei documenti (estratto).

Senza modificare il testo della lettera e sostituendo solo i dettagli delle controparti, puoi informarle rapidamente della tua volontà di organizzare un reciproco scambio elettronico di documenti.

Accordo sullo scambio di documenti elettronici tra persone giuridiche

Le controparti possono specificare le sfumature dell'interazione senza supporto cartaceo in un accordo separato sulla gestione elettronica dei documenti. Come comporlo?

La legislazione non stabilisce requisiti speciali per la forma e il contenuto dell'accordo sul flusso di documenti elettronici tra persone giuridiche. Pertanto, la sua composizione e il suo contenuto sono determinati dai suoi partecipanti. In questo caso è necessario rispettare lo stile e la struttura comuni a tali documenti (è necessario descrivere l'oggetto dell'accordo, il periodo di validità, i dettagli delle parti e altre questioni).

La figura seguente mostra le principali (possibili) sezioni di tale accordo.

Per stabilire l'interazione elettronica, è necessario concordarne le sfumature. Ciò può essere fatto verbalmente, inviando una lettera e/o firmando un accordo separato. Sarà inoltre necessario risolvere una serie di questioni correlate (prescrivere la procedura per lo scambio elettronico di documenti, identificare le persone responsabili, fornire loro una firma elettronica, ecc.).

Un sistema che ti permette di ottimizzare Contabilità, trasferimento e ricezione di documenti dai partner. Questo garantisce alto livello crittografia e sicurezza.

Ogni organizzazione dovrebbe essere responsabile del mantenimento contabilità e se prima venivano utilizzati solo documenti facsimile (stampati), ora vengono sostituiti da documenti elettronici. I motivi principali per cui le aziende stanno passando a scambio elettronico di documenti con le controparti, - ottimizzazione del lavoro, minimizzazione dei tempi e dei costi finanziari.

Modalità di passaggio all'EDI con le controparti.
La tua azienda ha bisogno dell'EDI?
Come organizzare il flusso di documenti elettronici con le controparti.
Conclusione del contratto con l'operatore.
Acquisto di un certificato.
Collegamento delle controparti.
Come stabilire lo scambio elettronico di documenti con le controparti.

Modi per passare all'EDI con le controparti

Esistono due modi per scambiare documenti con le controparti.

Direttamente. Per fare ciò, è necessario concludere un contratto (accordo), che dovrebbe specificare i metodi e la procedura di interazione. Va ricordato che non tutti i documenti possono essere trasferiti direttamente.
Attraverso il servizio. Il servizio di scambio elettronico di documenti è vantaggioso perché, collegandosi alla rete dell’operatore, il cliente riceve un intermediario che dispone di fatture, personale, risorse tecniche e legali per lo scambio legale di qualsiasi documento.

Utilizzare i servizi di un operatore è la scelta migliore. Esiste un'ordinanza del Ministero delle Finanze n. 50n, secondo la quale il trasferimento delle fatture in formato elettronico può essere effettuato solo tramite un operatore EDI solo tale intermediario sarà in grado di confermare il fatto del trasferimento dei documenti, se necessario.

La tua azienda ha bisogno dell'EDI?

Il compito principale risolto dalla gestione elettronica dei documenti è l'ottimizzazione del costo in termini di tempo e denaro per lo scambio di documenti. Nel sistema EDI puoi trovare rapidamente e facilmente qualsiasi documento, inviarlo alla tua controparte e monitorare il lavoro dei tuoi dipendenti. La gestione elettronica dei documenti fa risparmiare non solo tempo, ma anche risorse aziendali: non è necessario spendere soldi per posta o corriere.

Quando si implementa EDI, vengono risolti i seguenti compiti:

Sviluppo di lavoro automatizzato per il coordinamento e l'approvazione.
Archiviazione di tutti i documenti su un unico server.
La capacità di tracciare rapidamente la cronologia del flusso di documenti con una controparte specifica.
Creazione di progetti con grande quantità partner e partecipanti.
Elevato grado di sicurezza e protezione dei segreti commerciali.

In altre parole, la gestione elettronica dei documenti è necessaria per quelle aziende i cui manager si sforzano di ottimizzare e automatizzare il più possibile il lavoro e di costruire un modello di business trasparente e facile da controllare da remoto.

Come organizzare il flusso di documenti elettronici con le controparti

Ci sono tre passaggi da seguire.

Concludere un accordo con l'operatore.
Acquista strumenti di protezione crittografica.
Collegare le controparti al sistema.

Conclusione di un accordo con l'operatore

Questo a volte viene definito “rispetto delle normative”. Questo documento descrive tutte le sfumature della cooperazione, i termini di connessione al sistema e i costi e indica anche gli aspetti legali dell'interazione.

Acquisto di un certificato

Ne esistono tre tipologie: semplice, rinforzato non qualificato, rinforzato qualificato. Il certificato è necessario affinché il documento possa essere riconosciuto equivalente al suo omologo cartaceo. - sostituzione della firma autografa e del timbro aziendale apposto. Per proteggere, crittografare e decrittografare le firme elettroniche è necessario uno strumento di protezione crittografica (acquistato dall'operatore).

Collegamento delle controparti

Molto probabilmente alcuni dei vostri partner commerciali utilizzano già l'uno o l'altro sistema EDI. Anche se non è un cliente di Taxnet, non importa. Con l'aiuto di (tecnologia che consente di scambiare documenti tra diversi operatori EDF), è possibile stabilire un'interazione.

I partner che non sono registrati in nessun sistema EDI devono essere convinti dell'efficacia di tale mezzo di scambio di documenti. Di norma, questo non è un grosso problema, poiché quasi tutti gli imprenditori hanno già sentito parlare dei vantaggi dell'EDI e hanno un'idea di come funzionano questi sistemi. Puoi spingerli a una decisione positiva dando loro libero accesso al sistema per due o tre mesi. Puoi discutere questi punti con i nostri specialisti: ti diranno come procedere al meglio.

Come stabilire lo scambio elettronico di documenti con le controparti

Taxnet sviluppa soluzioni IT per le imprese da 15 anni, compreso lo sviluppo del sistema "", che consente di stabilire uno scambio elettronico di documenti con le controparti in modo rapido, affidabile, conveniente ed economico. Il sistema è stato installato da 100.000 clienti (più di 700 partner su tutto il territorio nazionale). Cosa offriamo?

Garantiremo valore legale a tutti i documenti trasferiti.
Interazione rapida, invio/ricezione di documenti tra te e i tuoi partner.
Protezione affidabile contro gli accessi non autorizzati.
Sicurezza dei documenti in tutte le fasi del trasporto e durante lo stoccaggio.
Supporto agli utenti e formazione del personale nell'utilizzo del programma.

Grazie ad un lavoro consolidato, garantiremo una connessione rapida al sistema e una transizione graduale al flusso di documenti elettronici. Per contattarci, compilare un modulo sul sito Web o chiamare il numero 8-800-333-80-89. I nostri specialisti vi forniranno consulenza personale e vi racconteranno i dettagli della collaborazione!

Tutte le attività di qualsiasi organizzazione vengono svolte attraverso lo scambio di documenti su carta. Estensione società dell'informazione ha portato alla nascita dei documenti elettronici.

Questa forma di documenti è sempre più utilizzata dal personale dirigente di varie organizzazioni e altre strutture. Esteso acquisiti, interazione con la Cassa pensione e l'Ispettorato fiscale.

È stato utilizzato attivamente anche da varie organizzazioni.

Lo scambio elettronico di documenti contabili è stato legalizzato diversi anni fa.

Dal 2002, la legge federale n. 1-FZ "Sulla firma digitale elettronica" ha equiparato i documenti cartacei ed elettronici nei loro forza legale, ma nel luglio 2013 questo atto normativo non valido.

La legge federale n. 63-FZ del 6 aprile 2011 "Sulla firma elettronica" stabilisce le regole di base per l'interazione delle organizzazioni che utilizzano le firme elettroniche. L'ordinanza congiunta del Ministero delle Finanze e del Servizio Tributario Federale della Russia del 17 febbraio 2011 n. ММВ-7-2/168@ ha approvato le regole di base per la presentazione dei documenti all'ufficio delle imposte.

La registrazione, la registrazione e lo scambio di fatture sotto forma di documento elettronico tra varie organizzazioni tengono conto delle condizioni del Ministero delle Finanze, approvate con ordinanza n. 50n del 25 aprile 2011.

Decreto governativo n. 1137 del 26 dicembre 2011. sono state determinate le regole per la compilazione e le nuove forme delle fatture e di una serie di altri documenti contabili. Lo scambio di fatture in formato elettronico tramite comunicazione speciale viene effettuato in un determinato formato, approvato con ordinanza del Servizio fiscale federale russo del 30 gennaio 2012 n. ММВ-7-6/36@.

L'ordinanza del Servizio fiscale federale del 05/03/2012 n. ММВ-7-6/138@ ha determinato il formato in cui alcuni documenti contabili dovrebbero essere scambiati e presentati alle autorità fiscali.

Affinché le organizzazioni possano scambiare la documentazione contabile TORG-12 e il certificato di accettazione del lavoro nel formato richiesto, il Servizio fiscale federale ha emesso l'ordine n. ММВ-7-6/172 del 21 marzo 2012.

I documenti primari emessi elettronicamente verranno confermati solo dopo essere stati contrassegnati.

Tutto lo scambio di documenti contabili in formato elettronico tra le controparti avviene utilizzando la gestione elettronica dei documenti, che è guidata dall'ordinanza del Servizio fiscale federale del 20 aprile 2012 n. ММВ-7-6/253@.

Vantaggi della gestione elettronica dei documenti

Tutte le modifiche introdotte dalla normativa nell'interazione tra le controparti presentano indubbiamente una serie di vantaggi.

L'introduzione della gestione elettronica dei documenti porta ad una riduzione dei tempi di scambio dei documenti. Ciò avviene risparmiando tempo nell'elaborazione e nella consegna dei documenti tra le organizzazioni di entrambe le parti.

Si risparmia tempo quando si registrano le transazioni nei registri contabili, quando si monitorano gli errori, si riducono le fasi di elaborazione dei documenti e si generano report.

Primario documenti contabili(fattura, certificato di completamento e bolla di consegna), redatto su supporto cartaceo e firmato dal responsabile, con cui tutte le organizzazioni sono abituate a lavorare, verrà gradualmente trasferito in formato elettronico.

Tutto il flusso documentale tra le controparti avviene secondo il seguente schema:

L'organizzazione venditrice crea un documento nel proprio sistema contabile. Utilizzando un software crittografico, firma un documento con una firma elettronica. Passo successivo l’organizzazione carica il documento compilato nel sistema dell’operatore e lo invia alla controparte, che lo accetta tramite apposito software.
Quindi l'acquirente inserisce il documento elettronico ricevuto nel suo programma di contabilità, controlla la conformità della transazione, se tutto è completato senza errori, quindi inserisce la sua firma elettronica e la rispedisce al venditore tramite l'operatore. Se durante il controllo vengono rilevate inesattezze o errori, l'acquirente invia una comunicazione di rifiuto al venditore indicandone le ragioni.

L'organizzazione venditrice riflette il documento elettronico nella sua contabilità come emesso dopo aver ricevuto un segnale di conferma dall'operatore della gestione elettronica dei documenti sull'accettazione del file e aver informato l'acquirente della ricezione del documento.

Secondo regolamenti, lo scambio dei documenti contabili tra controparti avviene sia in formato cartaceo che elettronico.

Hanno pari valore i documenti redatti in formato elettronico e firmati con firma elettronica forza legale, nonché documenti cartacei firmati dal responsabile.

Il flusso dei documenti tra le organizzazioni viene effettuato tramite un operatore, il che consente di ridurre i tempi di contabilità ed elaborazione

29.05.18 53 103 12

I documenti possono essere firmati su supporto cartaceo o elettronico. Sulla carta per molto tempo, elettronicamente: non è chiaro come.

Pavel Ovchinnikov

12 anni di esperienza nel lavoro con documenti elettronici

Ma sono dodici anni che mi occupo di documenti informatici e ti dirò: è un’emozione incredibile. Lascia che ti spieghi come funziona, con degli esempi.

In breve

Per iniziare a gestire la gestione elettronica dei documenti è necessario:

Convincere le controparti ad iniziare a scambiare documenti elettronici.
Acquista un certificato di firma elettronica.
Decidi il metodo di invio dei documenti: tramite un servizio speciale o senza di esso.

Chi ha bisogno di documenti elettronici

Nonostante la comodità e la modernità, pochi mantengono la gestione elettronica dei documenti. Se un imprenditore con tassazione semplificata stipula un paio di contratti all'anno, potrebbe non essere così spaventoso per lui inviare documenti stampati un paio di volte. Ma ci sono casi in cui la gestione elettronica dei documenti è estremamente utile.

Grandi aziende i documenti elettronici aiutano a ridurre i costi se il volume della corrispondenza esterna supera diverse centinaia di documenti al mese. Per loro, la consegna dei documenti influisce direttamente sulla velocità delle transazioni. I costi di documentazione possono ammontare a centinaia di migliaia di rubli all’anno e i rischi associati a perdite, errori e multe da parte dell’ufficio delle imposte aumentano ulteriormente i costi.

Anche se ora firmi un atto ogni sei mesi, ciò non significa che la tua attività non crescerà. Potresti avere partner di grandi dimensioni che lavorano con documenti elettronici e ti chiederanno lo stesso.

Per esempio

Il negozio online accumulava regolarmente decine di milioni di crediti dovuti al fatto che la fattura conteneva Di nuovo Abbiamo commesso un errore: la merce è su un camion e non può essere accettata nel magazzino. Passano i giorni mentre aspettano che arrivi il corriere dal fornitore con il documento corretto. Abbiamo introdotto i documenti elettronici e ora tutte le modifiche ai documenti richiedono meno di un'ora.

E in una grande azienda di vendita di energia durante il servizio in loco verifiche fiscali gli ispettori riscontrano ogni anno violazioni ed errori nei documenti. L'assegno per le multe ha raggiunto i 120.000 rubli all'anno. Si arrivò al punto in cui il dipartimento finanziario stanziava in anticipo questi soldi come spese generali. È stata introdotta la gestione elettronica dei documenti e ora l'accuratezza dei documenti è controllata dai programmi, non dalle persone. Non ci sono più errori.

Cos'è un documento elettronico

Un documento elettronico è un normale documento o file PDF che può essere creato e letto in qualsiasi editor. È importante che venga firmato con una firma elettronica speciale e inviato in modo speciale.

Affinché un partner, un avvocato o un giudice non abbiano dubbi sul fatto che tu abbia firmato il documento elettronico e nessuno lo abbia modificato, gli specialisti della sicurezza digitale hanno inventato una firma elettronica. È come un'impronta digitale posizionata sull'insieme unico di bit e byte del tuo documento. In parole povere, quando firmi qualcosa elettronicamente, stai dicendo: “Autentico questo insieme di bit”.

Una firma elettronica è allegata a qualsiasi documento, dopo di che è considerato firmato. Il documento può essere letto senza firma. Ti garantisce solo che hai davanti a te lo stesso documento immutabile, nella forma in cui ti è stato inviato. Se modifichi qualcosa in un documento e lo salvi, il suo insieme di bit cambierà: la firma non sarà valida.

Per esempio

Le due società hanno deciso di firmare un contratto elettronico. Abbiamo stipulato un contratto e concordato i termini. Ora un'azienda firma il contratto con la sua firma e lo invia all'altra. Apre il contratto e decide di correggere qualcosa in silenzio, ad esempio l'importo delle multe. Corregge. Salva. Invia per primo. Sembra - oops! - la firma originale di questo accordo è stata rotta. Vuol dire che hanno aggiustato qualcosa, i cattivi. Poi vanno a dargli un pugno in faccia, probabilmente.

Dove ottenere la firma elettronica

Una firma elettronica viene acquistata presso uno speciale centro di certificazione. Devi solo trovare un centro conveniente nella tua città. La cosa principale è che è incluso nell'elenco dei centri accreditati del Ministero delle Comunicazioni della Federazione Russa.

La stessa cosa si può fare direttamente presso l'ufficio del centro di certificazione: basta presentarsi con tutti i documenti e compilare una domanda. Ma in questo caso dovrai aspettare fino a quando il pagamento senza contanti verrà effettuato: potrebbero volerci diverse ore. Non è possibile pagare in contanti un certificato per un'azienda, così come non è possibile riceverlo a distanza.

Come funziona una firma elettronica?

La forza giuridica della firma elettronica è descritta nella legge federale “Sulla firma elettronica”.

La legge definisce le tipologie di firma: semplice, non qualificata e qualificata. Puoi firmare documenti da ognuno di essi, ma con riserva: qualificato - a fini fiscali, commerciali e in alcuni casi in tribunale; semplice e non qualificato - per tutto il resto.

Firma semplice o non qualificata

Un'opzione conveniente ed economica, ma con un utilizzo limitato. Una firma non qualificata contiene algoritmi crittografici, ma non è verificata da alcuna autorità di certificazione. Uno semplice è semplicemente una combinazione di login e password, account sul sito web dei servizi governativi o all’indirizzo email della controparte.

Tali firme sono adatte se non partecipi commercio elettronico, non scambiano documenti primari in formato elettronico e non inviano dichiarazioni fiscali. Una firma semplice può essere utilizzata per contratti, fatture e atti, ma dovrai firmare un accordo separato con la controparte e registrare l'accordo delle parti di fidarsi di tale firma.

Se hai decine di controparti e vari documenti, il circuito non funzionerà. Dovrai firmare un documento del genere con tutti e nel tempo questo processo rallenterà, non accelererà, il lavoro. Allora è meglio pensare ad un altro certificato di firma elettronica.

Per utilizzare una firma elettronica semplice, è necessario stampare e firmare una versione cartacea dell'accordo o includerla oggetto speciale stipulare un accordo con una controparte: questo è un requisito legale.

Firma qualificata

Questa firma è adatta per fatture e scopi fiscali. Per legge, le fatture elettroniche possono essere firmate solo con questa firma. Un certificato qualificato costa da 1000 RUR, può essere acquistato solo presso un centro di certificazione che fa parte della zona di fiducia del Servizio fiscale federale.

Ogni anno è necessario rinnovare il certificato di firma qualificata, il che aggiunge ulteriori preoccupazioni: è necessario monitorare il periodo di validità e ordinare una riemissione in tempo.

Per lavorare con una firma qualificata, è necessario installare un programma speciale: uno strumento di protezione delle informazioni crittografiche. Il programma allega una firma elettronica al documento e verifica le firme degli altri partecipanti allo scambio.

Poter scegliere programma a pagamento(“Cryptopro TsSP”) o gratuito (“Vipnet TsSP”). Funzionalmente sono quasi uguali, ma potrebbero sorgere problemi di compatibilità con quello gratuito. Entrambi funzionano su Windows e Mac. Quello a pagamento costa circa 1000 RUR, il pagamento annuale per un certificato di firma elettronica è di circa 1000 RUR.

Alcuni utilizzano una firma elettronica basata su cloud; non richiede l'installazione di un programma di protezione crittografica. La firma cloud è archiviata nel servizio di scambio e ogni volta che firmi un documento ricevi un SMS sul tuo telefono che conferma l'azione. Questo certificato è più economico e comodo da usare, ma meno sicuro di un programma di protezione crittografica.

Perché hai bisogno di un operatore per la gestione dei documenti?

Un documento elettronico firmato può essere inviato tramite normale posta elettronica, ma ciò non è sicuro. Se la tua email viene hackerata, i documenti finiranno nelle mani dei criminali. Pertanto, ad esempio, ufficio delle imposte accetta dichiarazioni solo tramite servizi speciali. Devi scambiare fatture elettroniche tramite gli stessi servizi, altrimenti violerai l'ordine del Ministero delle Finanze russo. Tali servizi sono chiamati operatori del flusso di documenti.

Per un utente semplice, questo è pompato E-mail. Funziona tramite un browser, sono presenti cartelle di posta in arrivo e di posta in uscita, una directory di indirizzi, ricerca integrata e un editor di documenti. All'interno è presente un servizio ad alto carico con canali di comunicazione sicuri e crittografia che garantiscono la sicurezza del trasferimento dei documenti.

Non è nemmeno necessario stipulare un contratto con il gestore della gestione elettronica dei documenti. Basta registrarsi, scaricare il certificato di firma elettronica e pagare la fattura. L'operatore si prende cura del resto: notifica al Servizio fiscale federale la tua adesione allo scambio, monitora i formati e garantisce il rispetto della legislazione della Federazione Russa.

In Russia esistono diverse dozzine di servizi simili. In termini di prezzo, funzionalità, affidabilità e velocità, sono più o meno la stessa cosa. È consuetudine scegliere gli operatori in base alla qualità del servizio: quanto velocemente funziona il supporto tecnico, se l'operatore è pronto ad aiutare a connettere le controparti, quali opportunità offre e se dispone di consulenti-analisti che ti aiuteranno a implementare il servizio nel tuo paese lavoro.

Anche la tua controparte dovrà connettersi all'operatore. Può scegliere il tuo o chiunque altro, quindi lo scambio avverrà tramite il roaming, come nelle comunicazioni cellulari.

Quanto costano i documenti elettronici?

Lavorando tramite operatore paghi solo il documento firmato da entrambe le parti. In media, il costo per l'invio di un documento è di circa 6-8 R e tutti i messaggi in arrivo sono gratuiti.

Di solito i principianti acquistano un pacchetto minimo di 300 documenti, che si esaurisce molto rapidamente. Quindi è necessario acquistare il pacchetto successivo. È più vantaggioso acquistare un pacchetto annuale illimitato o negoziare condizioni individuali.

Il passaggio ai documenti elettronici è vantaggioso se si inviano 100 o più documenti al mese o almeno 1000 documenti all'anno. Quindi ridurrai i costi di carta e consegna di quasi 5 volte.