Forza giuridica del documento- la proprietà di un documento ufficiale attribuitagli dalla normativa vigente, la competenza dell'organo che lo ha emesso e la procedura stabilita per la sua esecuzione.

Capitolo 2, paragrafo 18. Consegnare il documento forza legale Sono richiesti i seguenti dati obbligatori:

nome dell'organizzazione e (o) unità strutturale- autore;

indice di registrazione;

Per alcuni tipi di documenti, dettagli aggiuntivi che conferiscono loro valore legale sono un timbro di approvazione, un sigillo e un marchio di certificazione della copia.

Per i documenti elettronici, la funzione di stampa viene eseguita mediante la firma digitale di una persona giuridica o del capo di un'organizzazione, dei suoi delegati o di un'altra persona autorizzata (la parte terza del comma 18 è stata introdotta con Risoluzione del Ministero della Giustizia del 30 dicembre 2015 N225)

Legge della Repubblica di Bielorussia del 10 gennaio 2000 n. 357-z Sui documenti elettronici

Articolo 11. Forza legale documento elettronico

Un documento elettronico su supporto informatico equivale a un documento cartaceo e ha la stessa forza giuridica. Se la legislazione della Repubblica di Bielorussia richiede che un documento sia redatto per iscritto o presentato per iscritto o per iscritto, il documento elettronico è considerato conforme a tali requisiti. Gli originali dei documenti elettronici e le loro copie su carta, che soddisfano i requisiti dell'articolo 10 della presente legge, hanno la stessa forza giuridica. Nei casi in cui la legislazione della Repubblica di Bielorussia richiede l'autenticazione notarile e (o) la registrazione statale di un documento, sia il documento elettronico che la sua copia su carta sono soggetti a certificazione e (o) registrazione secondo le modalità stabilite dalla legislazione di la Repubblica di Bielorussia. La procedura di documentazione e diffusione delle informazioni specificate nella prima parte dell'articolo 18 della presente legge sotto forma di documenti elettronici è regolata da atti giuridici di regolamentazione tecnica in materia standardizzazione tecnica e norme di standardizzazione e lavoro d'ufficio stabilite dalla legislazione della Repubblica di Bielorussia.

Articolo 10. Copie di documenti informatici e loro identificazione Le copie di un documento informatico sono realizzate certificando, secondo la procedura prevista dalla legge, la forma di rappresentazione esterna del documento informatico su supporto cartaceo. Le copie di un documento informatico su supporto cartaceo devono contenere l'indicazione che si tratta di copie del corrispondente documento informatico. L'attestazione della forma di presentazione esterna di un documento informatico su supporto cartaceo può essere effettuata: da un notaio o da altro soggetto abilitato a compiere atti notarili; un imprenditore individuale o una persona giuridica che, in conformità con la legislazione della Repubblica di Bielorussia, ha il diritto di svolgere tali attività. La riproduzione di un documento informatico su un oggetto materiale diverso dalla carta, separabile dal supporto della macchina, o una copia dello stesso su supporto cartaceo non adeguatamente certificato, non ha valore giuridico di copia del documento informatico. Articolo 18. Documenti elettronici contenenti informazioni la cui diffusione è vietata o limitata Il contenuto dei documenti elettronici può essere costituito da informazioni che costituiscono un segreto statale, ufficiale o commerciale, nonché da altre informazioni la cui diffusione è vietata o limitata. Le regole per l'uso e le misure per proteggere tali informazioni sono stabilite dalla legislazione della Repubblica di Bielorussia. Enti statali e persone giuridiche, loro funzionari, così come le persone le cui funzioni includono il lavoro con documenti elettronici contenenti le informazioni specificate nella prima parte di questo articolo, sono obbligate a fornire le misure necessarie per proteggerle in conformità con la legislazione della Repubblica di Bielorussia.

8. Forme dei documenti: tipologie, requisiti di progettazione, caratteristiche di sviluppo e utilizzo.

Istruzioni per il lavoro d'ufficio negli enti pubblici e in altre organizzazioni (come modificate con delibere del Ministero della Giustizia del 24 ottobre 2011 N 235 del 27 gennaio 2012 N 18 del 15 gennaio 2013 N 9 del 10 dicembre 2014 N 240, del 30 dicembre 2015 N 225)

Secondo il paragrafo 21 Modulo documento- un foglio di carta standard con i dettagli riprodotti su di esso, contenente informazioni costanti e spazio assegnato per la variabile. Le informazioni costanti sono i dettagli dell'organizzazione (nome, indirizzo, numeri di telefono, conto bancario, ecc.) E le informazioni variabili sono il testo principale del documento, il suo contenuto principale.

Se un documento (ad esempio una lettera) risulta essere molto voluminoso, sui moduli viene preparata solo la prima pagina del documento e per produrre le pagine successive vengono utilizzati fogli di carta bianchi standard.

I moduli sono in fase di sviluppo in conformità con la norma statale della Repubblica di Bielorussia STB 6.38-2004 “Sistemi di documentazione unificati della Repubblica di Bielorussia. Sistema di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti”, approvato con la Risoluzione del Comitato di standardizzazione, metrologia e certificazione del Consiglio dei Ministri della Repubblica di Bielorussia del 21 dicembre 2004 n. 69 (di seguito STB 6.38-2004).

Sono due tipi:

· modulo lettera;

· forma generale di altri tipi di documenti organizzativi e amministrativi.

Quando si produce un documento specifico, il nome del suo tipo (ad eccezione della lettera) viene applicato a un modulo generale utilizzando mezzi tecnici. Sulla base della modulistica generale è possibile produrre modulistica per specifiche tipologie di documenti (ordini, disposizioni, istruzioni, protocolli, ecc.). Allo stesso tempo, le Istruzioni sottolineano che la produzione di moduli per specifiche tipologie di documenti è consigliabile se il loro volume supera i 200 documenti all'anno.

Secondo il comma 24 delle Istruzioni Quando si sviluppano moduli di documenti, vengono utilizzati fogli standard di carta A4(210×297 millimetri) e A5(148x210mm). La scelta del formato del modulo durante la preparazione di un documento dipende dalla natura e dal volume del testo. Pertanto, per i documenti con testo piccolo, non più di 5-7 righe, viene utilizzato un modulo in formato A5.

Il paragrafo 25 delle Istruzioni chiarisce l'informativa permanente SU carta intestata, questi sono i dettagli:

· codice dell'organizzazione: codice secondo OKRB 004-2001 “Organi di governo e di gestione (per autorità pubbliche e gestione)” o codice secondo OKRB 018-2003 “ Persone giuridiche E singoli imprenditori»;

· nome dell'azienda;

· indirizzo postale del mittente;

· dati di comunicazione (indirizzi, numeri telefonici) e commerciali (bancari).

Contrassegnato sulla carta intestata

Per quanto riguarda i dettagli applicati al modulo generale, il loro elenco sarà il seguente:

· Emblema dello Stato della Repubblica di Bielorussia (per organizzazioni governative);

· emblema o marchio dell'organizzazione (marchio di servizio);

· codice dell'organizzazione: codice OKRB 004-2001 “Organi di governo e di gestione (per autorità pubbliche e gestione)” o codice secondo OKRB 018-2003 “Persone giuridiche e imprenditori individuali”;

· nome dell'organizzazione madre;

· nome dell'azienda;

· nome dell'unità strutturale;

· luogo di compilazione o pubblicazione.

Applicare sul modulo generale segni limite e linee per i dettagli: data, indice di registrazione.

Per registrare i dettagli “Nome del tipo di documento” su forma generale viene data posto libero tra i dettagli “Nome dell'organizzazione” (“Nome dell'unità strutturale”) e le righe di delimitazione dei dettagli “Data” e “Indice di registrazione”.

Lo stabilisce il comma 27 delle Istruzioni La forma dei documenti viene sviluppata in base alla disposizione longitudinale o angolare dei dettagli. Con l'opzione angolo, i dettagli del modulo si trovano nell'angolo in alto a sinistra. Lunghezza massima le righe dei dettagli del modulo non devono superare i 73 mm. Nella versione longitudinale i dettagli del modulo si trovano al centro del foglio lungo il margine superiore senza limitare le dimensioni orizzontali, ma rispettando le dimensioni dei margini stabilite.

I dettagli del modulo si trovano metodo centrato o flag. Con il metodo centrato l'inizio e la fine di ogni linea di dettagli sono centrati, cioè equidistanti dai confini dell'area in cui si trovano i dettagli. Con il metodo flag, ciascuna riga di attributo inizia dal bordo sinistro dell'area di ubicazione degli attributi.

Va tenuto presente che, se necessario, è possibile applicare al modulo segni restrittivi per campi e singoli dettagli sotto forma di angoli e linee. È consentito contrassegnare il modulo per piegarlo e perforarlo con un perforatore.

Quando si crea un modulo in più lingue, i dettagli del modulo devono essere duplicati in queste lingue.

In tutte le organizzazioni, indipendentemente dalla forma proprietaria, il modulo della lettera è predisposto con una disposizione longitudinale dei dettagli in due lingue.

È stato stabilito che la forma del documento inviato tramite posta elettronica, anche tramite il sistema interdipartimentale gestione elettronica dei documenti organi di governo, redatto ai sensi dell'Allegato 21 alle Istruzioni.

Secondo la clausola 31 delle Istruzioni, le specifiche della produzione e dell'uso dei moduli documentali con immagini Emblema dello Stato della Repubblica di Bielorussia sono regolati da atti legislativi separati della Repubblica di Bielorussia. Ma poiché il nostro “programma educativo” è destinato a questo In misura maggiore per le organizzazioni private, sottolineeremo solo questo L'emblema nazionale del paese è utilizzato sulla carta intestata di enti e organizzazioni governative, e non ci soffermeremo su questo argomento in modo più dettagliato.

Se il documento è redatto non su modulo, ma su un foglio di carta bianco, nella parte in alto a sinistra del primo foglio del documento è indicato timbro d'angolo.È consentito produrre tre tipi di timbri angolari:

· per scrivere;

· timbro d'angolo generale;

· timbro d'angolo di un tipo specifico di documento.

La composizione dei dettagli del timbro d'angolo, l'ordine di posizionamento ed esecuzione devono corrispondere alla composizione, all'ordine di posizionamento ed esecuzione dei dettagli del modulo.

Il paragrafo 34 delle Istruzioni stabilisce che la dimensione del francobollo d'angolo non deve superare i 73 mm in orizzontale e i 75 mm (per i francobolli con l'immagine dell'emblema o emblema dello Stato della Repubblica di Bielorussia) o 55 mm (per i francobolli senza l'immagine di l'emblema dello Stato della Repubblica di Bielorussia o emblema) verticalmente.

9. Caratteristiche e procedura per la preparazione dei progetti di atti giuridici.

Legge della Repubblica di Bielorussia del 10 gennaio 2000 n. 361-Z Sugli atti normativi della Repubblica di Bielorussia

Caratteristiche della procedura per la preparazione dei progetti vari tipi gli atti giuridici normativi, i requisiti tecnici e giuridici per la loro esecuzione, nonché altre questioni non regolate dalla presente legge, sono determinati dalle Regole per la preparazione dei progetti di atti giuridici normativi, sviluppate dal Centro nazionale per la legislazione e la ricerca giuridica della Repubblica della Bielorussia insieme al Ministero della Giustizia della Repubblica di Bielorussia e approvato dal Presidente della Repubblica di Bielorussia.

Articolo 47. Procedura per la preparazione di un progetto di atto normativo

La preparazione di un progetto di atto giuridico regolamentare può includere:

esame della proposta normativa e decisione sulla predisposizione del progetto;

supporto organizzativo, tecnico e finanziario per la sua preparazione;

collezione materiali necessari e informazioni;

sviluppo del concept progettuale;

stesura del testo del progetto;

approvazione del progetto;

svolgimento degli esami legali e di altri esami necessari.

L'organo normativo può provvedere autonomamente alla preparazione del progetto di atto normativo o affidarlo ad un altro soggetto dell'iniziativa normativa su questioni di sua competenza, ordinarlo al Centro nazionale per la legislazione e la ricerca giuridica della Repubblica di La Bielorussia, nonché, secondo le modalità prescritte, coinvolgere nella preparazione del progetto gli specialisti pertinenti di altre organizzazioni, principalmente statali, incaricando commissioni temporanee o gruppi di lavoro appositamente creati a questo scopo.

La preparazione di un progetto di atto giuridico regolamentare viene effettuata con la partecipazione obbligatoria del servizio legale pertinente agenzia governativa(organizzazioni).

Tuttavia, questa legge ha un obiettivo ristretto: si concentra sulla forza legale della firma elettronica nei documenti e la equipara a quella scritta a mano. Allo stesso tempo, il generale atto legislativo Non esiste ancora nessuno che possa regolamentare l’ED nel nostro paese. Esistono così tanti tipi di documenti utilizzati nella gestione dei documenti che è molto problematico specificarli ciascuno nella legge. Pertanto, oggi il flusso dei documenti digitali è regolato indirettamente, attraverso diversi atti legislativi. Uno di questi è il Codice Civile della Federazione Russa, in particolare l'articolo 160. Prevede la possibilità di firmare documenti non solo con una firma autografa, ma anche con qualsiasi altra firma prevista dalla legislazione russa, comprese quelle digitali elettroniche. La forza giuridica dei documenti cartacei ed elettronici è oggi riconosciuta uguale solo nei casi in cui sono rispettati tutti i dettagli necessari.

Forza giuridica di un documento informatico e suoi attributi obbligatori

Questo potrebbe essere sufficiente per risolvere problemi importanti o chiarire informazioni. Tuttavia, in alcuni casi, è necessario non solo inviare un'e-mail, ma anche renderla ufficiale.

La domanda che sorge spontanea in questo caso è se è così e-mail documento ufficiale. Leggi anche La maggior parte delle grandi imprese e organizzazioni russe interpreteranno sicuramente la lettera come ufficiale.

Tuttavia, affinché tale lettera abbia veramente uno status ufficiale, deve contenere i dettagli di cui sopra. Naturalmente, la presenza di una firma digitale elettronica conferirà a tale messaggio la necessaria forza giuridica.
In assenza di uno potrebbe sorgere qualche dubbio sull'autenticità.

Un documento elettronico non viene creato solo su un computer

Attenzione

Quali documenti devono essere immediatamente redatti su carta, indipendentemente dal fatto che l'impresa abbia installato un sistema di gestione elettronica dei documenti, tutti i documenti del personale per i quali è prevista la legislazione sul lavoro? contratto di lavoro, il contratto collettivo di lavoro richiede il consenso del dipendente, deve essere conservato su supporto cartaceo, con le firme delle persone autorizzate e del dipendente. Poiché se si archiviano gli ordini del personale in formato elettronico e separatamente la ricevuta di conoscenza del dipendente in formato cartaceo, in caso di conflitto, il dipendente può affermare di non essere stato a conoscenza del documento correttamente archiviato nell'organizzazione.

E sarà impossibile dimostrare il contrario. Possiamo trarre una conclusione inequivocabile che in questa fase è impossibile una transizione completa alla gestione elettronica dei documenti del personale.

Un altro problema è la necessità di garantire la validità legale dei documenti elettronici. Ma più andiamo avanti, più spesso questo problema può essere risolto come un normale problema organizzativo e tecnico.

Grazie al fatto che è stata finalmente adottata una legge che regola l'uso della firma digitale elettronica (EDS), è diventato possibile fornire documenti elettronici status giuridico. Secondo la legge federale “Sulla firma elettronica digitale” Legge federale “Sulla firma elettronica digitale” del 10 gennaio 2002, articolo 4-12 // Raccolta della legislazione della Federazione Russa.

2002. N. 2. Art. 127., la firma digitale elettronica apposta su un documento informatico equivale alla firma autografa su un documento cartaceo, fatte salve determinate condizioni.

Forza giuridica di un documento informatico

Se, per legge o consuetudine aziendale, un documento deve essere certificato mediante un sigillo, un documento elettronico firmato con firma elettronica avanzata è riconosciuto equivalente a un documento cartaceo firmato con firma autografa e certificato da un sigillo. Questa regola è stabilita dalle parti 2 e 3 dell'art. 6 della legge n. 63-FZ.
In altre parole, una firma elettronica semplice e non qualificata corrisponde ad un autografo, mentre una firma rafforzata corrisponde all'autenticazione di un documento con firma e sigillo. Pertanto, una firma rafforzata non qualificata può essere riconosciuta sia come analogo di una firma sia come analogo di una firma con sigillo.
Documento elettronico in tribunale Documenti inviati tramite E-mail, secondo la classificazione di cui sopra, può dirsi firmato con una semplice firma elettronica.

Il concetto di documento elettronico, la sua forza giuridica

Esistono informazioni strutturate in formato elettronico che non possono essere modificate dopo essere state certificate da una firma elettronica. Se le informazioni sulla stessa transazione vengono stampate su carta e firmate da entrambe le parti del contratto, riceverai un secondo documento sulla stessa cosa.

Questi due documenti saranno equivalenti. Ma dov'è la garanzia che siano identici? In base a cosa va registrato solo uno dei due documenti? E quale esattamente? In generale, non puoi fare a meno delle collisioni. L'unico ambito in cui c'è una chiara intesa su questo tema è il fatturato delle fatture.

La fattura viene emessa su supporto cartaceo qualora l'acquirente, per qualsiasi motivo, non abbia ricevuto fattura elettronica. Qui funziona la congiunzione “e” nel testo della norma: la fattura può essere emessa sia in formato elettronico che cartaceo.

Forza giuridica del documento

Dettagli obbligatori di un documento elettronico La composizione dei dettagli obbligatori è stabilita dalle seguenti normative: - Leggi federali: del 27 luglio 2006 N 149-FZ “Sull'informazione, le tecnologie dell'informazione e la protezione dell'informazione”; del 10 gennaio 2002 N 1-FZ “Sulla firma digitale elettronica” (come modificato l'8 novembre 2007); del 21 novembre 1996 N 129-FZ “Sulla contabilità” (come modificato il 23 novembre 2009); — Risoluzioni delle autorità esecutive federali e GOST: Goskomstat della Russia del 01/05/2004 N 1 “Sull'approvazione delle forme unificate di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento”; GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa.
Requisiti di documentazione." Per i documenti elettronici si applica GOST 6.10.4-84 “Sistemi di documentazione unificati”.

Dare valore legale ad un documento elettronico

Informazioni

Nessun notaio certificherà semplicemente la stampa portata. Ecco una lettera di richiesta di aiuto pubblicata su diversi forum su Internet.

Sono licenziato. Presento una causa (fino a 3 mesi) per posta contro il datore di lavoro per salari arretrati (2007 e 2008): non ci sono soldi per recarsi sul luogo di lavoro. Lo mando alla corte per posta insieme a dichiarazione di reclamo copie dei moduli 2-NDFL inviati per posta dal luogo di lavoro e copie degli ordini di accettazione/revoca.
Durante il mio lavoro, ho ricevuto ripetutamente ordini e copie scansionate di documenti via e-mail. Come possono queste informazioni contenute nella posta elettronica essere presentate come prova in tribunale? Il notaio si rifiuta di autenticare la mia corrispondenza stampata.
Cosa puoi consigliare in una situazione del genere? Naturalmente il notaio si rifiuterà di certificare un documento preso da uno sconosciuto.

Documento elettronico come prova in tribunale

Se si presuppone che tale lavoro venga svolto costantemente, è meglio fornire sia il riconoscimento basato su server ai fini della ricerca full-text, sia copie del programma di riconoscimento installate sulle postazioni degli utenti e integrate con la parte client del EDMS. In questo caso, l'utente potrà convertire autonomamente le immagini del documento in testo con le opzioni necessarie e salvare il testo nel formato di cui ha bisogno.

La fase di migrazione dei documenti esistenti dal formato cartaceo a quello elettronico è forse una delle più pericolose. Se non viene pianificato attentamente, potresti riscontrare problemi che possono annullare tutto il lavoro precedente e far fallire l'intero progetto.

Se un'organizzazione dispone di un archivio cartaceo di documenti, cercare di trovarne le copie elettroniche in tutta la rete per creare una versione elettronica dell'archivio è un compito senza speranza.

Un documento cartaceo ha valore legale se contiene i dettagli richiesti e una firma autografa individuale e in alcuni casi la stampa. Cosa dà valore legale ad un documento informatico?

Cos’è la gestione elettronica dei documenti?

La gestione elettronica dei documenti (o EDI) è lo scambio di documenti in formato elettronico tramite Internet, la rete interna dell'azienda o altri mezzi. L'EDI accelera notevolmente lo scambio di documenti e il regolamento delle transazioni tra le controparti e consente di risparmiare sui costi d'ufficio e postali.

Nel 2011, il Ministero delle Finanze russo ha legalizzato lo scambio di fatture in formato elettronico utilizzando la firma digitale; Questo è stato l'impulso per la diffusione della gestione elettronica dei documenti giuridicamente rilevanti. La gestione elettronica dei documenti in Russia è regolata da:

• Legge federale n. 402-FZ "Contabilità" del 6 dicembre 2011,
• Legge federale n. 63-FZ "Sulle firme elettroniche" del 04/06/2011,
• Ordine del Ministero delle Finanze russo N 174n "Approvazione della procedura per l'emissione e la ricezione di fatture in formato elettronico tramite canali di telecomunicazione utilizzando una firma elettronica qualificata avanzata" del 10 novembre 2015.

Cosa dà valore legale a un documento elettronico?

Un documento creato al computer o la scansione di un documento cartaceo non sono ancora giuridicamente vincolanti. Per tipi diversi i documenti hanno diverse garanzie di valore legale.

Documenti formalizzati

Tali documenti includono fatture, rendiconti, un contratto di lavoro con un dipendente remoto e un elenco dei documenti richiesti. Ad essi viene data forza giuridica da:

• rispetto del formato approvato dallo Stato,
• trasferimento di documenti in conformità con le normative,
• firma elettronica qualificata (di seguito CES).

I documenti elettronici firmati da CEP sono per impostazione predefinita equivalenti a quelli firmati personalmente e hanno valore legale.

Documenti non formalizzati

Rientrano in questa categoria tutti gli altri documenti: contratti, procure, lettere, ecc. Lo Stato non regola il formato di questi documenti. Ci sono due modi per dare loro valore legale:

1. Cartello . Come nel caso dei documenti formalizzati, l'EPC per impostazione predefinita attribuisce valore legale al documento.
2. Iscriviti semplice o .

Inoltre, i partecipanti al FES devono stipulare un accordo sul riconoscimento reciproco della forza giuridica di questi tipi di firme elettroniche (articolo 4 n. 63-FZ "Sulla firma elettronica"). Questo accordo deve specificare i requisiti per i dettagli, la forma e il formato dei documenti e il tipo di firma. Se esiste un tale accordo, i documenti elettronici saranno considerati giuridicamente significativi e qualsiasi autorità, compresi i tribunali e il Servizio fiscale federale, li accetterà come firmati personalmente.

Come firmare un documento con firma elettronica?

La possibilità di creare una firma per un documento elettronico è implementata in molti programmi:

1. IN sistemi specializzati per la gestione e la rendicontazione elettronica dei documenti (ad esempio Kontur.Diadoc, Kontur.Extern).
2. In vari sistemi informativi (ad esempio, sul portale dei servizi statali, sulle piattaforme di commercio elettronico).
3. Nei sistemi contabili (ad esempio SAP, Oracle, MS Dynamics e altri).
4. IN programmi per computer per lavorare con documenti elettronici (ad esempio, Microsoft Word, PDF).
5. In programmi speciali per la creazione e

E con la gestione elettronica dei documenti, questi documenti hanno valore legale? come confermare il fatto della spedizione? grazie in anticipo!

Come organizzare il flusso di documenti in contabilità. Forza giuridica della gestione elettronica dei documenti. Cosa deve riflettersi nella politica contabile sulla gestione dei documenti elettronici.

Domanda: E con la gestione elettronica dei documenti, questi documenti hanno valore legale? come confermare il fatto della spedizione?

Risposta: Sì, i documenti firmati con firma elettronica (qualificata, semplice, non qualificata) sono riconosciuti equivalenti ai documenti cartacei e hanno valore di documenti cartacei con firma autografa.

Tale affermazione consegue da quanto previsto dai commi 1 e 2 dell'art. 6 della legge sulle firme elettroniche del 6 aprile 2011 n. 63-FZ.

Fondamento logico

Come organizzare il flusso di documenti in contabilità

Documenti elettronici

Come preparare e certificare un documento primario elettronico

I documenti primari possono essere preparati sia su carta che in formato elettronico (parte 5 dell'articolo 9 della legge del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ). Quest'ultima opzione è possibile se i documenti sono certificati con firma elettronica ().

Il formato per la presentazione del documento sul trasferimento di beni durante le operazioni commerciali in formato elettronico è stato approvato con l'Ordine del Servizio fiscale federale russo del 30 novembre 2015 n. ММВ-7-10/551. Il formato per la presentazione del documento sul trasferimento dei risultati del lavoro (un documento sulla fornitura di servizi) in formato elettronico è stato approvato con l'Ordine del Servizio fiscale federale russo del 30 novembre 2015 n. ММВ-7-10/552. Questi formati sono rilevanti sia nelle attività commerciali che nella presentazione di documenti su richiesta dell'ispezione in formato elettronico.

Cosa succede se un'organizzazione redige documenti non nel formato approvato dal Servizio fiscale federale russo? Quindi inviare i moduli agli ispettori su carta - certificare le copie annotando che i documenti sono firmati con una firma elettronica.

Chiarimenti simili sono forniti nella lettera del Servizio fiscale federale russo del 10 novembre 2015 n. ED-4-15/19671.

Per dettagli su come inviare documenti agli ispettori fiscali, vedere:

1. Come presentare i documenti su richiesta degli ispettori durante una verifica fiscale documentale;
2. Come presentare i documenti su richiesta degli ispettori durante una verifica fiscale in loco.

Firma elettronica

Esistere i seguenti tipi firma elettronica:

1. semplice;
2. rinforzato non qualificato;
3. qualificato rinforzato.

Quale firma elettronica utilizzare per i documenti contabili primari è stabilita dagli standard contabili federali (clausola 4, parte 3, articolo 21 della legge n. 402-FZ del 6 dicembre 2011). Ma attualmente non esiste uno standard del genere. Pertanto, puoi firmare il documento principale utilizzando qualsiasi firma elettronica.

Un documento firmato semplice o rafforzato non lo è firma qualificata, ha valore di documento cartaceo con firma autografa. Ma solo se c’è un accordo tra le controparti per verificare queste firme. Conclusioni simili derivano dai paragrafi e dall'articolo 6 della legge n. 63-FZ del 6 aprile 2011 e sono confermate dalle lettere del Ministero delle finanze russo del 13 gennaio 2016 n. 03-03-06/1/259, datate 5 maggio 2015 n. 07-01-06/25701, del 4 agosto 2015 n. 03-03-06/44905, Servizio fiscale federale della Russia del 19 maggio 2016 n. SD-4-3/8904.

Notiamo che in precedenza il Ministero delle Finanze russo aveva una posizione diversa: i documenti primari devono essere certificati solo con una firma qualificata rafforzata. Se si utilizza una firma semplice o arricchita non qualificata i documenti non potranno essere accettati ai fini contabili e fiscali. Tali chiarimenti sono stati forniti dal Ministero delle Finanze russo con lettere del 12 aprile 2013 n. 03-03-07/12250 del 25 dicembre 2012 n. 03-03-06/2/139 del 28 maggio 2012 N. 03-03-06/2/67, del 7 luglio 2011 N. 03-03-06/1/409.

Tenendo conto che nelle lettere successive il Ministero delle Finanze russo ha ammorbidito la sua posizione, i documenti digitali possono essere certificati con qualsiasi firma elettronica. Tuttavia, è più sicuro utilizzare una firma qualificata forte.

Cosa deve riflettersi nella politica contabile sulla gestione dei documenti elettronici

Se un'organizzazione decide di elaborare elettronicamente i documenti primari, questo metodo di conservazione della documentazione deve riflettersi nella politica contabile. In particolare, il principio contabile deve registrare:
- elenco dei documenti partecipanti al flusso documentale elettronico;
- elenco dei dipendenti che hanno il diritto di firmare documenti informatici;
- modo scambio elettronico documenti (con o senza il coinvolgimento di un operatore di gestione elettronica dei documenti);
- procedura di archiviazione dei documenti informatici;
- modalità di presentazione dei documenti su richiesta ufficio delle imposte(in formato elettronico o cartaceo).

Ma non è necessario che i formati dei documenti elettronici utilizzati dall'organizzazione si riflettano nelle politiche contabili. Ciò è stato confermato dal Servizio fiscale federale russo in una lettera del 10 novembre 2015 n. ED-4-15/19671. Anche se dentro questa lettera stiamo parlando per quanto riguarda le politiche contabili a fini fiscali, è rilevante anche la conclusione del Servizio fiscale federale russo politica contabile per fini contabili.

Legge federale del 6 aprile 2011 n. 63-FZ sulle firme elettroniche

Articolo 6. Condizioni per riconoscere i documenti elettronici firmati con firma elettronica come equivalenti ai documenti cartacei firmati con firma autografa

1. Le informazioni in formato elettronico, sottoscritte con firma elettronica qualificata, sono riconosciute come documento informatico equiparato a quello cartaceo sottoscritto con firma autografa, e possono essere utilizzate in ogni rapporto giuridico previsto dalla legge. Federazione Russa, tranne che leggi federali o gli atti normativi adottati in conformità ad essi stabiliscono un requisito per la necessità di redigere un documento esclusivamente su carta.

2. Le informazioni in formato elettronico, firmate con una firma elettronica semplice o una firma elettronica non qualificata, sono riconosciute come documento elettronico equivalente a un documento cartaceo firmato con una firma autografa, nei casi stabiliti dalle leggi federali, dagli atti normativi adottati in in conformità con essi o un accordo tra i partecipanti a un'interazione elettronica. Normativa atti giuridici e gli accordi tra partecipanti all'interazione elettronica, stabilendo casi di riconoscimento dei documenti elettronici firmati con firma elettronica non qualificata come equivalenti ai documenti cartacei firmati con firma autografa, devono prevedere una procedura di verifica della firma elettronica. Gli atti normativi e gli accordi tra i partecipanti all'interazione elettronica che stabiliscono casi di riconoscimento dei documenti elettronici firmati con una firma elettronica semplice come equivalenti ai documenti cartacei firmati con una firma autografa devono soddisfare i requisiti dell'articolo 9 della presente legge federale

Questo articolo discuterà l'uso della gestione elettronica dei documenti basata sulla firma digitale nelle attività commerciali nei rapporti delle organizzazioni commerciali, a condizione che queste organizzazioni non abbiano i prerequisiti per fidarsi l'una dell'altra "in parola", e qualsiasi risultato della loro interazione sia documentato per poterlo avere in futuro base di prove per poter difendere sia i propri diritti che gli obblighi della controparte.

Tali rapporti tra organizzazioni offrono ampio spazio per l'uso delle firme digitali come analogo di una firma autografa. Non sarà più necessario prestare attenzione al fatto che tutti questi documenti elettronici richiedono valore legale affinché ciascuna parte abbia la certezza che l'altra parte adempirà ai propri obblighi. Ma qual è il significato giuridico di un documento elettronico? In generale, un documento elettronico giuridicamente significativo è un documento elettronico che possiede queste proprietà, tali che i diritti e gli obblighi di una qualsiasi delle parti derivanti da questo documento elettronico sono protetti dalla legislazione vigente, nel nostro caso, dalla legislazione della Federazione Russa.

Nella pratica mondiale, è consuetudine garantire il significato legale di un documento elettronico utilizzando una firma elettronica. Quadro normativo per l'implementazione della gestione dei documenti elettronici giuridicamente significativi basata su una firma elettronica durante la registrazione di rapporti giuridici nella Federazione Russa

Oggi, l'attuale legislazione russa prevede 2 metodi per implementare il flusso di documenti giuridicamente significativi basati sulle firme digitali.

Il Metodo I è regolato solo dal Codice Civile della Federazione Russa, il cui articolo 160 stabilisce che “l'uso della firma digitale elettronica o altro analogo della firma autografa quando si effettuano transazioni è consentito nelle situazioni e nelle modalità previsto dall'accordo partiti."

Pertanto, 2 parti hanno la possibilità di firmare un normale contratto cartaceo affermando che nei loro rapporti successivi utilizzeranno una firma elettronica digitale, la sigilleranno con le proprie firme e da quel momento la utilizzeranno. Naturalmente, pratica di arbitraggio ha dimostrato che è necessario prevedere molte sottigliezze nel contratto, come le caratteristiche tecniche dell'uso di questa firma, le azioni di entrambe le parti nel caso in cui una delle parti non riconosca la firma come valida, ecc., sebbene in In generale, tale meccanismo funziona e funziona con successo da moltissimo tempo. A proposito, su questa base giuridica si basano da tempo gli accordi tra organizzazioni e banche sull'implementazione della gestione elettronica dei documenti mediante firma digitale, tuttavia, per la standardizzazione, l'unificazione e il controllo di questo dispositivo, la Banca Centrale della Federazione Russa ha impartito una serie di istruzioni.
Tuttavia, questo metodo presenta diversi svantaggi significativi. Il primo è che se un'organizzazione intende interagire tramite la gestione elettronica dei documenti con tutte o almeno la metà delle sue controparti, allora con tutte sarà necessario concludere accordi sull'uso della firma digitale, il che sembra piuttosto problematico. Il secondo inconveniente è che, in conformità con gli accordi conclusi, verrà utilizzata una firma digitale elettronica con una specifica specifica, che probabilmente né l'organizzazione stessa né le sue controparti potranno mai applicare nei rapporti con altri partner.
Come sapete, il primo metodo, basato solo sul Codice Civile della Federazione Russa, è abbastanza facile da usare, anche se non molto conveniente. Sembra improbabile che sulla base di un tale dispositivo nella Federazione Russa inizi a svilupparsi una firma digitale elettronica.

Il metodo II è decisamente più promettente.

Si tratta infatti di un'evoluzione del consueto contratto per l'utilizzo della firma digitale, di cui si è parlato prima. Solo nel secondo caso, le disposizioni di tale “contratto” si applicano non solo alle parti contraenti, ma anche all’intera rete informatica nazionale, che coinvolge non solo la vita e l’attività di migliaia e milioni di utenti, ma anche un cambiamento nella loro composizione. Naturalmente, ciò richiede un quadro legislativo molto forte.
Il funzionamento del dispositivo II si basa su una serie di regolamenti. Ognuno di essi regola 1 o più aspetti del rapporto tra le parti di una transazione quando utilizzano la gestione elettronica dei documenti utilizzando le firme digitali:

• Articolo 160 del Codice Civile della Federazione Russa, che consente la firma dei contratti non solo con la firma autografa, ma anche con qualsiasi altra firma prevista dalla legge o dall'accordo delle parti (in particolare elettronica);
• Il principio “Sull’informazione, sulle tecnologie dell’informazione e sulla protezione dell’informazione” specifica una serie di termini fondamentali, come “informazione”, “messaggio elettronico”, “documento elettronico”, ecc.
• il principio "Su EDS" determina a quali condizioni un EDS su un documento elettronico è riconosciuto come equivalente a una firma autografa e descrive il meccanismo per implementare il funzionamento di EDS nella rete informatica uso comune.

Per stabilire se i documenti elettronici firmati con firma elettronica siano oggi tutelati dalla legge, e quindi se abbiano rilevanza giuridica, è necessario analizzare 2 aspetti della questione: il significato giuridico della firma digitale e il significato giuridico della firma digitale. documento elettronico.
Come puoi vedere, la firma digitale viene rilasciata da un centro di certificazione (CA). Il principio “On EDS” prevede la registrazione di tutte le CA in un’unica registro statale, e il funzionamento dell'“organismo federale autorizzato (UFO)” in quanto titolare del registro di tutte le autorità competenti. Solo una CA registrata nel Distretto Federale degli Urali può rilasciare un certificato di tale firma digitale, che equivale a una firma autografa.

Oggi esiste un registro il cui titolare è UFO1 (il ministero non ha inventato un nuovo nome per questo registro, per questo si chiama Organismo Federale Autorizzato). Inoltre, esiste una CA radice creata sulla base dello Stato tutto russo Centro informazioni(OGIC)

2. Il registro e la CA radice sono gestiti dall'Agenzia per la tecnologia dell'informazione del Ministero delle comunicazioni e delle comunicazioni di massa della Federazione Russa. Quelli. infatti, oggi è pronta tutta la base tecnica necessaria per l'attuazione delle disposizioni descritte nella legge “Sull'EDS”. Inoltre, questa base tecnica è sancita da regolamenti, ad esempio l'ordinanza n. 33 specifica che viene creato un registro unificato dei certificati proprio in conformità con la legge "sulla firma digitale".
Ora qualsiasi organizzazione che svolge le funzioni di CA può ottenere un certificato dalla CA radice dell'OGIC (soggetto al rispetto di specifici requisiti scientifici) e registrarlo nel registro del Distretto Federale degli Urali. Se esiste un certificato di questo tipo certificato dalla CA radice, l'organizzazione sarà in grado di produrre ed emettere i propri certificati, che rispetteranno le disposizioni della legge "Su EDS" relativa all'implementazione di EDS su una rete informatica pubblica. Quelli. infatti, una firma digitale elettronica apposta su un documento utilizzando un certificato emesso da una CA iscritta nel Registro statale del Centro informazioni deve essere considerata analoga alla firma autografa del titolare del certificato.
Tuttavia, la firma digitale in sé, ovviamente, non rappresenta alcun valore speciale. Le funzioni di una firma digitale elettronica possono essere implementate solo quando viene utilizzata come attributo di un documento elettronico. Pertanto, è necessario comprendere che si tratta di un documento elettronico. E quali norme ne garantiscono (o non ne garantiscono) il significato giuridico.
Il principio "Informazioni sull'EDS" indica che un EDS è l'equivalente di una firma autografa se apposta su un documento elettronico, il che sembra abbastanza logico. Lo stesso principio definisce un documento elettronico come “un documento in cui le informazioni sono presentate in formato digitale elettronico”.

Tale formulazione sembra essere sufficientemente libera da rendere possibile la creazione e l'utilizzo di documenti elettronici di qualsiasi formato. Tuttavia, il principale atto normativo che regola l'uso dei documenti elettronici è il principio n. 149 "Sull'informazione, sulle tecnologie dell'informazione e sulla protezione delle informazioni". Questo principio introduce innanzitutto il concetto di messaggio elettronico nella pratica della legislazione russa: un messaggio elettronico è un'informazione trasmessa o ricevuta da un utente di una rete di informazione e telecomunicazione."

Pertanto, il principio n. 149 separa i concetti di documento elettronico e messaggio elettronico. Le differenze tra questi due concetti sono discusse nell'articolo 11. legge. Compreso il paragrafo 3. indica che solo il messaggio elettronico firmato con firma elettronica, la cui forma elettronica non è esclusa dalla legge, può essere considerato un documento informatico. In altre parole, se un atto normativo prevede chiaramente che un determinato documento deve essere redatto su supporto cartaceo, allora tale documento, sottoscritto elettronicamente e firmato con firma digitale elettronica, costituirà solo una copia del documento cartaceo e non avrà alcun valore legale. forza.
Per il resto, il comma 4 dello stesso articolo contiene separatamente chiarimenti nella sezione “conclusione”. contratti civili o registrazione di altri rapporti giuridici." Secondo questo paragrafo, sono riconosciuti come documenti elettronici i messaggi elettronici firmati con firma digitale elettronica, creati e utilizzati allo scopo di stabilire i rapporti di cui sopra. In altre parole, in caso di conclusione di contratti , emettendo fatture e atti in formato elettronico, gli stessi saranno riconosciuti come documenti informatici sulla base del citato articolo di legge n. 149.

Pertanto, ora nella Federazione Russa esiste il quadro normativo necessario per il funzionamento della gestione dei documenti elettronici giuridicamente significativi basata sulla firma digitale, applicabile alla registrazione dei rapporti giuridici.

Utilizzo pratico del flusso documentale giuridicamente rilevante basato sulla firma digitale

Il passaggio dal flusso di documenti convenzionale (cartaceo) a quello elettronico nel contesto dell'interazione tra 2 o un certo numero di organizzazioni ha senso dal punto di vista economico, a condizione che una parte notevolmente maggiore di tutta la documentazione venga trasferita in formato elettronico (65-75%, lì sono altre stime). In altre parole, concludere i contratti per via telematica, ma continuare a redigere gli altri documenti primari e contabili in formato cartaceo sembra poco utile, perché leggera riduzione dei volumi flusso di documenti cartacei allora non ci saranno benefici significativi rispetto ai costi di introduzione di nuovi processi.
La pratica del flusso di documenti nelle organizzazioni commerciali nella Federazione Russa è tale che la maggior parte dei documenti sono redatti non solo allo scopo di certificare i rapporti giuridici, ma anche a fini fiscali. Proviamo a considerare questo problema dal punto di vista di 2 tipi di contabilità praticati da chiunque organizzazione commerciale nella Federazione Russa: contabilità e fiscalità. Nonostante il fatto che gli atti sul lavoro completato, le fatture e i documenti di uguale importanza per la contabilità siano chiamati documenti contabili primari dalla legge “sulla contabilità”, vengono utilizzati anche per la contabilità fiscale. Naturalmente, senza contare che il documento viene conteggiato due volte. Piuttosto, il documento viene inizialmente registrato in contabilità, quindi i registri contabili vengono utilizzati per conservare i registri fiscali. In un modo o nell'altro, al fine di dimostrare la correttezza del calcolo della base imponibile, il Servizio fiscale federale richiede costantemente documenti primari. CON contabilità non ci sono problemi: riflette i fatti dell'attività economica, e attività economica condotta sulla base di rapporti giuridici tra entità economiche. Di conseguenza, qualsiasi documento informatico consentito dalla legge civile che definisca qualsiasi natura dei rapporti giuridici tra organizzazioni internazionali deve essere riconosciuto in contabilità. La situazione con la contabilità fiscale è leggermente diversa. La contabilità fiscale viene mantenuta solo allo scopo del corretto calcolo e pagamento delle tasse e del controllo su questo processo. La procedura per la tenuta della contabilità fiscale è regolata non dal diritto civile, ma dal diritto tributario.
Dopo aver speso breve recensione legislazione fiscale, è possibile stabilire che, in generale, il Codice Fiscale della Federazione Russa prescrive direttamente la contabilità fiscale sulla base delle imposte primarie documenti contabili, senza imporre requisiti particolari per tali documenti. Lo stesso è dimostrato dalla lettera del Ministero delle Finanze n. 03-02-07/1-383 del 30 settembre 2008. L'eccezione è la documentazione relativa alla contabilità IVA. L'articolo 169 del Codice Fiscale della Federazione Russa richiede la preparazione di una fattura. Tenendo conto del fatto che questo documento non è menzionato nella legislazione civile, si tratta di un documento fiscale specifico e la sua esecuzione è regolata dalla legislazione fiscale. La legislazione fiscale non regola la forma della fattura. Sorge quindi la domanda: il Servizio fiscale federale della Federazione Russa accetterà una fattura elettronica a fini di contabilità fiscale e, di conseguenza, ai fini del calcolo dell'IVA? Lo stesso Servizio fiscale federale non ha ancora dato una risposta a questa domanda. Se il Servizio fiscale federale risponde negativamente a questa domanda, ciò significa che tutte le fatture devono continuare ad essere emesse in formato cartaceo.
Quanto è significativa la quota delle fatture sul volume totale dei documenti? Se consideriamo un semplice insieme di documenti per una transazione, otterremo un insieme simile:
1. Contratto.
2. Certificato di lavoro completato o fattura per la fornitura di beni materiali.
3. Fattura.
Pertanto, in generale, nelle organizzazioni che dichiarano l'IVA (la maggior parte di tutte le organizzazioni nella Federazione Russa), il volume delle fatture è pari ad almeno 1/3 di tutti i documenti obbligatori.
In un modo o nell'altro, va notato che nella lettera sopra menzionata il Servizio fiscale federale promette di risolvere la questione molto presto e di dare una risposta chiara: è possibile o meno accettare una fattura elettronica per la contabilità. Inoltre, tenendo conto della politica del governo verso l’introduzione della gestione elettronica dei documenti in tutte le agenzie e dipartimenti governativi e della promessa di iniziare a fornire servizi governativi in ​​formato elettronico nel 2010, è logico aspettarsi che la questione venga risolta a favore della fattura elettronica.
L'esempio della fattura non è affatto l'unico. Esistono anche molti documenti speciali, la cui forma è regolata da alcune sezioni della legislazione della Federazione Russa. Inoltre, non dobbiamo dimenticare le transazioni internazionali, in cui è necessario tenere conto di alcune disposizioni della legge “On EDS” e della legge n. 149, nonché della legislazione nazionale di altri stati nel campo della gestione elettronica dei documenti.

conclusioni

Riassumendo il materiale sopra presentato, possiamo concludere che oggi nella Federazione Russa esiste il quadro normativo necessario per il funzionamento della gestione dei documenti elettronici giuridicamente significativi sulla base della firma digitale elettronica, applicabile nella formalizzazione dei rapporti giuridici, sebbene ai fini di utilizzo pratico della gestione elettronica dei documenti (e quindi trarne vantaggi) È necessario tenere presente la mancanza di un modulo elettronico obbligatorio per legge per alcuni documenti speciali. A mio parere, nonostante le restrizioni sopra menzionate, in diversi settori dell'economia russa la situazione attuale crea tranquillità condizioni favorevoli per l'introduzione di sistemi di gestione elettronica dei documenti basati sulla firma digitale al fine di formalizzare i rapporti giuridici tra soggetti economici.

Sono state rilasciate nuove informazioni!

Il 12 maggio è stata pubblicata l'ordinanza del Servizio fiscale federale russo del 5 marzo 2012, che ha approvato i formati delle fatture elettroniche, dei libri di acquisto e vendita e di un giornale per la registrazione delle fatture emesse e ricevute. L'ordinanza entra in vigore 10 giorni dopo la pubblicazione.
Secondo la legge, le fatture elettroniche possono essere scambiate secondo la procedura approvata con ordine del Servizio fiscale federale, in formati stabiliti, attraverso operatori specializzati nella gestione dei documenti elettronici, le cui attività sono regolate anche con ordine del dipartimento delle imposte. Ad oggi tutte queste ordinanze sono state pubblicate e sono già entrate in vigore oppure entreranno in vigore tra meno di due settimane. Sarà possibile emettere una fattura elettronica giuridicamente rilevante già dal 23 maggio.

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