La comunicazione tra le persone è naturale e vitale processo importante. Un tempo il genere epistolare era l'unico in modo accessibile comunicazione tra persone distanti tra loro.

Il servizio postale esiste da tempi antichi antica Roma, se non prima. Le persone corrispondevano. In letteratura sono conosciuti anche romanzi e racconti in lettere.

I moderni progressi tecnologici offrono modi nuovi e migliori per comunicare.

Allo stesso tempo, la corrispondenza postale viene salvata. Questo è un modo di comunicazione vecchio ma affidabile che ha le sue qualità uniche. Il formato moderno della corrispondenza postale è la posta elettronica, altrimenti E-mail.

La posta elettronica, a differenza della posta normale, consente ai destinatari di comunicare quasi istantaneamente. Ho premuto il pulsante "Invia" (lettera) e dopo pochi secondi il destinatario vede questa lettera nella sua posta, nella cartella "Posta in arrivo".

Diventare accessibile e diffuso tra gli utenti, e-mail inerente certe regole condurre la corrispondenza. Tali regole consentono di organizzare e condurre la corrispondenza nel quadro delle norme culturali e commerciali accettate. L'insieme di regole sistematizzate per la corrispondenza “e-mail” è chiamato “E-mail Etiquette” inespresso.

L'etichetta della corrispondenza elettronica comprende caratteristiche di progettazione, composizione delle lettere, nonché principi di comunicazione tra i destinatari. Innanzitutto, annunciamo l'intero elenco di regole:

Regola 5. Inserisci per ultimo l'indirizzo postale del destinatario.

Regola 7. Il testo della lettera deve soddisfare determinati requisiti.

E ora di più su ciascuna delle dieci regole.

Regola 1. Compila tutti i campi dell'e-mail.

Per chiarezza, utilizziamo (Fig. 1), che mostra come appare una nuova lettera nella posta Yandex (dopo aver fatto clic sul pulsante "Scrivi"):

Riso. 1 Nozioni di base sull'etichetta e-mail

In quasi tutti Servizi Postali(Yandex mail, Mail ru, Google, Rambler, ecc.) l'e-mail contiene le seguenti informazioni:

1. Indirizzo postale (e-mail) e nome del mittente (eventualmente anche cognome) - numero 1 in Fig. 1.
2. L'indirizzo postale (e-mail) del destinatario della lettera è il numero 2 in Fig. 1.
3. L'oggetto (titolo, titolo) della lettera è il numero 3 in Fig. 1.
4. Contenuto della lettera (numero 4 in Fig. 1), che comprende:
   • Saluti,
   • testo principale,
   • conclusione,
   • firma.
5. Allegato alla lettera (file allegati o file allegati) – numero 5 in Fig. 1.

Tutti gli elementi elencati devono essere completati, tranne l'ultimo (numero 5 in Fig. 1) – allegati alla lettera. Se non è necessario allegare alla lettera alcun file che spieghi il testo della lettera, è possibile dimenticare questo punto.

Regola 2: L'indirizzo postale e il nome del mittente devono essere chiari.

La corrispondenza coinvolge due parti, quindi è necessario prestare attenzione ai dati personali. I dati personali devono essere comprensibili e il più completi possibile, in modo da non causare incomprensioni, diffidenza e mistero nel destinatario.

L'indirizzo postale più affidabile è quello che contiene il tuo nome e cognome, ad esempio: [e-mail protetta].

Se il mittente ha un blog allora sarà utile indicare un indirizzo con il dominio del sito web, ad esempio info@sito. Il fatto è che andando al sito (sito) indicato dopo il segno @, puoi imparare molto sull'autore del sito dai materiali presentati su di esso.

Se l'indirizzo postale è del tipo [e-mail protetta], quindi non tutti i destinatari di una lettera da un tale destinatario decideranno di aprire questa lettera. Cosa succede se c'è un virus che porta al blocco del computer, o spam, che, dopo aver aperto una lettera del genere, scorrerà in un flusso infinito?

Regola 3. L'oggetto (titolo, titolo) della lettera deve essere sempre indicato.

L'intestazione della lettera è l'unica cosa che il destinatario della lettera vede quando gli arriva. Molto spesso, il titolo della lettera ne determina il destino futuro:

• il destinatario lo aprirà
• oppure eliminalo senza guardare.

Pertanto, i titoli delle lettere dovrebbero essere trattati con speciale riverenza (cioè con riverenza).

Opzioni per il destino della lettera ricevuta a seconda del titolo:

• la lettera non verrà notata in mezzo a un mucchio di altre lettere,
• lo riterranno inutile e quindi non lo apriranno nemmeno,
• senza esitazione, lo invieranno immediatamente nella cartella “ ” o “Posta eliminata”,
• leggere parzialmente o completamente,
• forse risponderanno anche.

Il titolo della lettera è la chiave per invogliare il destinatario ad aprire la lettera, o meglio, ad “agganciarla”, attirando l'attenzione. Ciò è particolarmente importante se stai scrivendo una lettera a qualcuno per la prima volta. Parafrasando le parole del libro “Le avventure del capitano Vrungel” (“qualunque nome dirai alla nave, così salperà”), possiamo dire che “qualunque nome dirai alla lettera, così arriverà” al destinatario.

Pertanto, il titolo della lettera dovrebbe essere breve (non più di 50 caratteri), interessante e pertinente (esprimere l'essenza della lettera).

Inoltre, nel corso della corrispondenza, se il destinatario della lettera risponde all'autore, l'intestazione della lettera non deve cambiare. Inoltre, non dovrebbe cambiare durante la corrispondenza ripetuta, quando la lettera viene inviata più volte in una direzione o nell'altra.

Se durante la corrispondenza l'argomento della discussione cambia, allora ha senso cambiare l'oggetto della lettera o, magari, creare una nuova lettera con un nuovo argomento per ulteriore corrispondenza.

Regola 4. Quando rispondi a qualsiasi lettera, pensa se è necessario cambiare l'oggetto della lettera.

Nella stragrande maggioranza dei casi NON è necessario cambiare l’oggetto della lettera, di seguito ne spiegherò le ragioni. Ma, come sai, ci sono alcune eccezioni alle regole. Tuttavia, andiamo prima di tutto.

Come scrivere una risposta alla lettera

Molti utenti inesperti rispondono alle lettere in modo errato, ovvero, dopo aver ricevuto la lettera, la leggono e fanno clic sul pulsante "Scrivi" per rispondere. Questo è fondamentalmente sbagliato.

Quando rispondi ad una lettera ti conviene cliccare sul pulsante “Rispondi” per capire da dove hai iniziato la corrispondenza e dove sei arrivato. Per questo:

• Devi aprire la lettera. In questo caso, sopra o sotto la lettera aperta, apparirà il pulsante “Rispondi” (numero 1 in Fig. 2).
• Clicca su “Rispondi”.
• Nell'oggetto (intestazione) della lettera (numero 2 in Fig. 2) apparirà automaticamente la dicitura “Re:…”. Le lettere "Re" indicano che questa è una risposta a una lettera.
• Scrivi la tua risposta all'inizio della lettera in modo che la risposta venga prima, e sotto c'è il testo della lettera precedente.

Riso. 2 Come scrivere una lettera di risposta

In molti servizi supporto tecnico Quando invii un'e-mail su qualsiasi problema, ti chiedono di fare clic sul pulsante "Rispondi". E allo stesso tempo non cambiare nulla nella corrispondenza delle lettere precedenti. Più precisamente, l’eventuale supporto tecnico chiede di “salvare la citazione quando si risponde”. Perché è più facile capire da dove siamo partiti per risolvere il problema e a cosa siamo arrivati.

Molti utenti alle prime armi non riescono a trovare la lettera precedente, o per qualche altro motivo spesso NON rispondono (cioè non utilizzano il pulsante “Rispondi”), ma scrivono una nuova lettera (clicca sul pulsante “Scrivi” o “Crea” pulsante). Ricevendo ogni volta una nuova lettera, può essere difficile per il destinatario di una nuova lettera ricordare “da zero” tutti i dettagli della lettera precedente, il che rende la corrispondenza molto difficile.

E il supporto tecnico professionale potrebbe non rispondere affatto a lettere formattate in modo errato.

Tieni presente che "Re:" è un'abbreviazione dell'inglese "Reply:" o "Response:", che si traduce come "La mia risposta a:". Se l'oggetto della lettera è cambiato, dovresti eliminare questo "Re:" e scrivere nuovo argomento lettere che riflettono l'essenza della nuova svolta degli eventi.

Regola 5. Inserisci per ultimo l'indirizzo postale del destinatario (A).

È meglio compilare il campo “A” per ultimo, dopo che la lettera è stata scritta e controllata. Ciò ti consentirà di evitare errori frequentemente ricorrenti quando il mittente di una lettera la invia al destinatario incompleta, cliccando accidentalmente sul pulsante “Rispondi”.

E se fai clic sul pulsante "Rispondi", prima di fare clic, controlla innanzitutto se stai inviando la lettera al destinatario giusto. Può essere molto frustrante quando una lettera, soprattutto se contiene informazioni personali o riservate, va in un posto diverso da quello in cui intendevi inviarla.

Regola 6. Salva il testo della lettera in un file separato prima di inviare la lettera.

Sfortunatamente, questa regola viene ricordata solo quando

• Si è verificato un errore imprevisto durante l'invio di una lettera,
• o quando si chiede di inviare nuovamente una lettera perché per qualche motivo non è stata ricevuta.

Quando si inviano e-mail importanti con un "muro di testo" digitato a mano anziché copiato da qualche parte, questo è molto buona regola. Rende la vita molto più semplice.

Regola 7. Il testo della lettera deve soddisfare i seguenti requisiti:

1) Il testo della lettera deve contenere un saluto.

Come minimo, "Ciao". o "Buona giornata". Se conosci il nome, allora "Caro nome (possibilmente patronimico)". Il saluto "Buongiorno" viene spesso utilizzato quando si comunica su Internet invece di " Buongiorno", "Buon pomeriggio" o "Buonasera". Ciò è dovuto al fatto che il mittente di un'e-mail non può mai sapere esattamente quando la sua e-mail verrà aperta dal destinatario. Il mittente e il destinatario possono trovarsi in diverse parti della Terra, in diversi fusi orari. E il mittente non sa mai esattamente quando il destinatario aprirà e leggerà la sua lettera.

2) Il testo della lettera deve essere corretto e privo di errori.

Per qualche motivo non è dato di grande importanza alfabetizzazione Si possono trovare errori sui siti ufficiali di aziende serie, per non parlare delle lettere, che a volte sono difficili da capire non solo singole parole, ma anche intere frasi, possono essere formulate in modo analfabeta e con errori. È importante ricordare che la scrittura scadente è una cattiva cultura e non trova posto su Internet.

3) Il testo della lettera deve essere chiaro nel contenuto.

Il mittente sa sempre di cosa sta scrivendo, ma il destinatario può capirlo solo dal testo della lettera. Il mittente non sempre scrive del suo problema in modo comprensibile per il destinatario. Le lettere dal contenuto poco chiaro possono solo causare irritazione e frustrazione nel destinatario, poiché ha trascorso del tempo a leggere la lettera, ma non ha capito cosa voleva dirgli il mittente.

4) Il testo della lettera deve coprire l'ambito di un argomento.

Se il mittente ha qualcosa da dire al destinatario argomenti diversi, allora è meglio inviare una lettera su ciascun argomento. Ciò renderà più semplice la percezione delle informazioni da parte del destinatario e gli permetterà di darti una risposta precisa ed esauriente.

5) Il testo della lettera deve essere strutturato in termini di contenuto e percezione esterna.

Il testo strutturato è facile da leggere. Ed è percepito come previsto dall'autore della lettera. Un testo non strutturato con salti di pensiero, con una predominanza di emozioni piuttosto che di fatti, con collegamenti incomprensibili, ecc. può essere percepito dal destinatario della lettera in un modo completamente diverso da quello previsto dal mittente. Di conseguenza, la comunicazione via e-mail non funzionerà. Non avrà luogo affatto, altrimenti avrai bisogno di un telefono, Skype e altri mezzi di comunicazione.

6) Il testo della lettera deve avere dimensione ottimale.

Le lettere molto brevi di 5-7 parole sono, ovviamente, piacevoli da leggere, ma devono essere comprese da uno scrittore di grande talento per esprimere l'idea principale in queste parole. È meglio che uno scrittore di lettere inesperto scriva di più per trasmettere le informazioni o le informazioni inviate al destinatario nel modo più accurato possibile.

Allo stesso tempo, una lettera eccessivamente lunga, piena di ripetizioni, spiegazioni aggiuntive, informazioni non necessarie fuori tema, ecc., Viene percepita dal destinatario come un "muro di testo", lo stanca e provoca una reazione negativa. Tutto ha bisogno di moderazione;

7) Il carattere del testo della lettera deve essere un tipo comune che verrà visualizzato in tutti i servizi di posta.

Gli appassionati di caratteri esotici, ad esempio, quelli che ricordano il testo scritto a mano con una penna d'oca, dovrebbero ricordare che il destinatario potrebbe ritrovarsi con un testo illeggibile al posto del testo della lettera. Gli amanti esotici dovrebbero assicurarsi che il carattere esotico che utilizzano venga inviato nella lettera insieme al testo.

8) La dimensione del carattere nel testo della lettera dovrebbe essere uniforme.

Puoi scrivere eventuali note minori in caratteri piccoli; tutto il resto dovrebbe essere fatto con la stessa dimensione del carattere. Alcuni servizi di posta elettronica utilizzano generalmente un unico carattere universale. Questo dovrebbe essere sempre ricordato, poiché tutti gli sforzi del mittente sono volti a decorare il testo con i caratteri misure differenti Alla fine, il destinatario vedrà il testo come monotono. Quindi è necessario sforzarsi così tanto?

9) Nel testo della lettera non bisogna abusare dell'uso delle maiuscole.

È difficile leggere le lettere dove tutte le lettere sono minuscole, anche all'inizio di una frase, o viceversa, dove tutte le lettere sono MAIUSCOLE. Ricorda che una LETTERA SCRITTA CON Caps Lock ATTIVO E COMPOSTA DA LETTERE MAIUSCOLE VIENE PERCEPITA SU INTERNET come UN URLO e significa solo un grido e nient'altro.

10) Il tono della lettera non deve in nessun caso essere aggressivo o irritabile.

Il testo della lettera non deve contenere imprecazioni o insulti. È meglio scrivere una lettera quando sei in uno stato equilibrato e ragionevole. Una leggera giocosità e un umorismo appropriato sono benvenuti se il destinatario supporta un tono di comunicazione simile ed è in grado di apprezzarlo.

11) Alla fine bisognerebbe lasciare sempre una firma (nome, cognome, soprannome, posizione per lettere commerciali) con eventuali auguri all'interlocutore.

I desideri includono: Con rispetto, Con gratitudine, ecc.

Regola 8: è necessario rispondere alle e-mail.

È sempre consuetudine rispondere a una lettera, quindi è necessario trovare il tempo e l'opportunità per prestare attenzione e rispetto reciproci ai mittenti.

La posta elettronica non tollera la stagnazione. Lavorare con la posta elettronica dipende in gran parte dalla disciplina e dall'organizzazione del destinatario. Ciò comporta il monitoraggio regolare del tuo cassetta postale, familiarità con la corrispondenza in arrivo, suo studio, sistematizzazione e preparazione delle risposte.

Uno di punti importantiè una risposta tempestiva inviata, che di per sé parla del destinatario lato positivo e caratterizza il suo grado di responsabilità e interesse.

La posta elettronica non è la solita posta cartacea con postini, automobili, aerei, treni. Le e-mail vengono consegnate in pochi secondi e i mittenti si aspettano una risposta rapida. Nella comunicazione elettronica si adotta un ritmo completamente diverso; si potrebbe dire che è “qui e ora”. Il ritardo nel tempo può portare alla perdita di rilevanza dell’argomento in discussione.

Regola 9: Non inviare informazioni riservate tramite e-mail.

Sfortunatamente, le e-mail possono essere hackerate e intercettate. E poi le password e i numeri scritti nelle email carte bancarie, codici PIN, ecc. potrebbero diventare accessibili a persone non autorizzate che potrebbero utilizzarli per profitto personale. Pertanto, tali informazioni non dovrebbero essere attendibili tramite e-mail.

Regola 10. Non pubblicare informazioni da lettere personali senza il consenso dei loro mittenti.

Rispettando le informazioni riservate di altre persone, rispetti te stesso e il tuo diritto alla privacy.

La comunicazione via e-mail senza reciproco contatto visivo e uditivo richiede il rispetto delle regole dell'etichetta, che a loro volta contribuiscono all'instaurazione di un dialogo competente e culturale tra le persone.

In una delle sue lettere, Antoine Saint-Exupery notava:

“Cercatemi in quello che scrivo.”

Questo è molto espressione adatta, compresi i principi dell'etica della posta elettronica sopra menzionati.

In linea di principio non dovrebbero sorgere domande su come e con quali mezzi possano essere creati e inviati. Tuttavia, non tutti sono pronti ad iniziare subito questo compito quando si tratta di lettere ufficiali, soprattutto quando l'autore della lettera si aspetta di ricevere una risposta. Lo aprirò per te piccolo segreto corrispondenza commerciale, più rigoroso è il carattere e lo stile della lettera, maggiore è la possibilità di una risposta da parte del destinatario. In questa lezione fornirò diversi esempi di email che dovrebbero aiutare gli utenti a decidere il proprio stile e successivamente a comporre i messaggi nel modo più competente.

Per prima cosa dobbiamo decidere quale sarà la natura della lettera che stiamo creando. Divido tutte le email in uscita in tre tipologie principali:

• Offerta commerciale
• Inchiesta d'affari
• Indirizzo amichevole

Di conseguenza, per tutti e tre i tipi dispongo di modelli, sia sotto forma di semplici file di testo, sia sotto forma di modelli su misura per programmi di posta elettronica specifici. Passiamo a ciascuno di essi in ordine.

Offerta commerciale

Ciao (buon pomeriggio), [nome della persona a cui si rivolge]!

Si consiglia di indicare il nome in qualsiasi lettera durante la comunicazione, perché un indirizzo personale mette una persona in uno stato d'animo amichevole. Tuttavia, se ancora non riesci a trovare il nome, sarà sufficiente un modello di saluto.

Permettimi di presentarlo alla tua attenzione nuovo servizio(nuovo prodotto) dalla nostra azienda [nome dell'azienda].

Permettetemi di offrire collaborazione nel campo di [nome del campo di attività].

Successivamente, descrivi brevemente i vantaggi della tua proposta in termini di prezzo o alcune caratteristiche di qualità. La cosa principale è non esagerare. Megabyte di testo, e persino integrati con immagini luminose e prive di significato, spaventano solo le persone. Se il destinatario della lettera è interessato alla tua offerta fin dalle prime righe, ti contatterà sicuramente per ulteriori informazioni.

Se sei seriamente interessato persone necessarie ti abbiamo contattato la prima volta che ci hai contattato, ha senso pensare all'accessibilità non solo via email. Sarebbe una buona idea creare account in servizi come ICQ eSkype. A volte è molto più facile per una persona contattarti telefonicamente, a meno che, ovviamente, tu abbia prudentemente lasciato il numero nella tua firma.

Perché è necessario duplicare il proprio indirizzo e-mail nella firma, si chiede, se viene inoltrato automaticamente dal server di posta. La regola è che un eccesso di informazioni nella corrispondenza commerciale non è mai superfluo. Immaginiamo una situazione in cui la tua lettera viene ricevuta da una persona che potenzialmente non è interessata all'offerta o che semplicemente non è competente per rispondere correttamente. Inoltra il messaggio ricevuto a un altro utente, ma per qualche motivo le informazioni sul vero mittente vengono perse dai dati aggiunti automaticamente, il che rende difficile contattarti. Tuttavia, sarà sempre sufficiente guardare la firma per determinare l'autore della lettera e i suoi contatti necessari.

Inchiesta d'affari

Ciao buon pomeriggio)!

Oppure, se il nome del destinatario è noto, allora (Caro, [Nome, Patronimico])!

Si prega di fornire informazioni sul prodotto (servizio) [nome del prodotto/servizio] con una descrizione specifiche complete e qualità competitive.

Basato Legge federale RF [numero e data del documento], fornire informazioni [descrivere i dati necessari per ottenerlo].

Puoi anche contattare la gestione di un particolare servizio su Internet se i tuoi diritti vengono violati.

In relazione alla violazione della clausola [numero della clausola nel contratto d'uso] del contratto d'uso, vale a dire: “[citazione testo intero punto nominato]”, vi chiedo di condurre un’indagine e di adottare le sanzioni adeguate contro il colpevole [responsabile (se stiamo parlando sui dipendenti del servizio)] persone [sito (nome del sito)]. Si prega di segnalare i risultati dell'ispezione e le sanzioni imposte a [il proprio indirizzo email].

Indirizzo amichevole

Saluti (buona giornata) (ciao), [nome della persona]!

Quando ci contatti per la prima volta in modo amichevole, un buon indicatore sarà la completezza del tuo messaggio di testo. Un testo voluminoso e scritto correttamente indicherà il tuo grande interesse nel contattare la persona giusta e susciterà il desiderio di una risposta. Non dimenticare di aprire la conversazione con alcune domande iniziali.

E-mail di esempio

Condurre la corrispondenza via e-mail è parte integrante della pratica aziendale quotidiana di una segretaria moderna. La capacità di persuadere rimanendo educati e corretti sono abilità che devono essere sviluppate e affinate. Una lettera scritta male e analfabeta può mettere fine alla tua carriera e danneggiare irrevocabilmente la reputazione della tua azienda. In questo articolo troverai una serie di semplici e regole efficaci condurre corrispondenza commerciale via e-mail, che ti aiuterà a dimostrare la tua professionalità e a raggiungere con successo i tuoi obiettivi.

Dall'articolo imparerai:

Corrispondenza commerciale via e-mail: regole ed esempi

Regola 1:

l'e-mail di lavoro viene utilizzata solo per la corrispondenza ufficiale

Questa osservazione non si applica tanto a etichetta delle lettere commerciali, quanto a etica professionale e mantenere la tua reputazione. Ricorda sempre che tutte le lettere che invii dal tuo computer di lavoro vengono salvate sul server e il tuo manager può esaminarle se lo desidera.

Regola 2:

La regola è determinare la cerchia dei destinatari del tuo messaggio

Se scrivi una lettera a un manager, dovrebbe esserci un destinatario: il manager, se scrivi a colleghi o subordinati, potrebbero esserci più destinatari. Vengono inseriti separati da virgole nel campo "A", tutte le parti interessate - nel campo "Copia". Potrebbero trattarsi di soggetti terzi menzionati nel testo del messaggio. Cerca di non inviare copie non necessarie, soprattutto alla direzione. La sottomissione e il desiderio di compiacere non ti decoreranno. Avere “copie nascoste” della lettera ti farà ancora peggio. Sarai conosciuto come un intrigante.

Regola 3:

lo scopo della lettera dovrebbe essere trasparente sia per te che per il destinatario

Formula chiaramente lo scopo del tuo messaggio: quali azioni ti aspetti che il lettore del messaggio intraprenda? Quale reazione dovrebbe seguire? Questo obiettivo dovrebbe essere trasparente non solo per te, ma anche per il destinatario.

Lo scopo del messaggio determinerà la forma e la grammatica della narrazione:

• esprimere la tua opinione e la tua valutazione della situazione comporta l'utilizzo di 1 persona (“io” e “noi”);
• una richiesta, un'istruzione, una call to action comporta l'utilizzo di 2 persone (“tu” e “tu”);
• riportare gli eventi dal punto di vista di un osservatore esterno comporta l'utilizzo della terza persona (“lui” o “loro”).

Regola 4:

non lasciare vuoto il campo “oggetto”.

La maggior parte degli utenti inizia a conoscere per e-mail dallo studio del campo “argomento”. A volte è qui che finisce. Per evitare che il tuo messaggio venga cancellato prima di essere letto, cerca di mantenere l'argomento il più specifico, informativo e breve possibile. Argomenti vaghi come “Richiesta di informazioni”, “da Mosca”, “versione rivista” non sono accettabili. Esempi di argomenti di successo:

“Elenco dei membri della squadra per le Olimpiadi della matematica di Mosca”

“Elenco attrezzature difettose dell'ottavo workshop del 01/06/17”

"Ricerca di mercato delle apparecchiature di proiezione 2017"

Se si sta rispondendo ad un messaggio, nel campo “oggetto” apparirà il simbolo “Re” si consiglia di eliminarlo;

Regola 5:

attenersi alla struttura tradizionale del messaggio

La struttura della lettera è semplice e chiara, ma ogni elemento in essa contenuto è richiesto:

1. Saluti e indirizzo;
2. Unità principale;
3. Blocco riepilogativo;
4. Firma
5. Informazioni sui contatti.

Regola 6:

il saluto e l'indirizzo sono la chiave della comprensione reciproca

Non usare mai l’espressione “Buongiorno” come saluto. Questa è una cattiva forma. Usa il "Ciao!" universale o "Buon pomeriggio!" Una lettera ufficiale può iniziare immediatamente con l'indirizzo "Caro (nome e patronimico)" o "Caro signor (cognome)". Quale opzione è preferibile: nome, patronimico o cognome? La regola qui è questa: se stai solo stabilendo un contatto e scrivi un messaggio al destinatario per la prima volta, allora è opportuno indirizzarlo con il suo cognome quando è stato stabilito il contatto e scrivi un messaggio per la seconda; volta, rivolgersi a lui con il suo nome e patronimico.

Se il messaggio ha più destinatari, un'opzione adatta sarebbe "Egregi Signori" o "Cari colleghi" se vi rivolgete ai rappresentanti di una professione a voi vicina. Alla fine dell'indirizzo puoi mettere un punto esclamativo o una virgola e iniziare il testo stesso da un nuovo paragrafo, con una lettera minuscola. Quale opzione dovrei scegliere? In una lettera o messaggio ufficiale a cui attribuisci grande importanza, metti un punto esclamativo e in un semplice messaggio di lavoro metti una virgola.

Regola 7:

la brevità è il principale vantaggio della corrispondenza elettronica

“Massimo significato – minimo parole” è il motto d’oro della corrispondenza commerciale.

La dichiarazione dei pensieri dovrebbe essere:

• specifica;
• coerente;
• conciso;
• comprensibile.

Scrivere in frasi brevi– è più facile per te ed è più chiaro per il destinatario. Suddividi il testo in paragrafi in modo che sia più semplice scorrere e trovare le informazioni di cui hai bisogno.

Un altro consiglio: un argomento, un messaggio. Se vuoi prendere in considerazione diverse questioni non correlate, trattare diverse idee diverse, quindi dedicare un testo separato a ciascun argomento. Naturalmente, il campo “Argomento” dovrebbe contenere questa idea o domanda in forma breve.

In caso di corrispondenza a lungo termine, puoi limitarti alle parole "Con rispetto" e al tuo nome e cognome.

Regola 14:

cerca di non usare postscript

L'uso di un poscritto è consentito in un caso, se al momento della stesura della lettera è successo qualcosa un evento importante che è direttamente correlato al destinatario.

Esempio: P.S. I biglietti aerei sono stati consegnati un'ora fa.

Regola 15:

utilizzare le conferme di lettura come previsto

Lo scopo di questa notifica è che ci si aspetta che il destinatario esegua un'azione. Viene utilizzato solo per destinatari esterni.

Regola 16:

Non abusare del flag "alta importanza".

Ricordi la parabola di Leone Tolstoj su un ragazzo che amava gridare "Lupi!" per scherzo? Tutti erano così abituati ai suoi scherzi che quando i lupi lo attaccarono effettivamente, nessuno reagì alle sue urla.
Quando sarà necessario indicare realmente l'importanza della lettera, tutti i flag necessari saranno già utilizzati.

Regola 17:

ricontrolla tutti i dati, i numeri e i nomi

Rendila una regola: assicurati di rileggerla di nuovo prima di inviarla. lettera, controlla tutti i numeri, chiarisci i cognomi e le iniziali. Un piccolo errore potrebbe costarti il ​​posto.

Regola 18:

rispondere immediatamente alla lettera

Se per qualche motivo non puoi rispondere immediatamente, ad esempio non hai tutte le informazioni o semplicemente non sei pronto, scrivi semplicemente che la lettera è stata ricevuta e risponderai più tardi. In caso contrario, il destinatario non avrà la certezza che la lettera sia stata ricevuta o che non sia stata cancellata per errore.

(corrispondenza elettronica)

Lettera di offerta di collaborazione

Oggetto: Proposta di cooperazione.
Dati: 05.20.0216
Da: [e-mail protetta]
A: [e-mail protetta]

Presidente del consiglio di amministrazione
Unione dei Produttori prodotti alcolici
Dobrov D.E.

Caro Dmitrij Evgenievich!

L'Unione dei produttori di alcol (UPAP) è la principale associazione di leader del settore nell'industria nazionale dell'alcol. Il lavoro attivo svolto dalla vostra organizzazione in relazione alla creazione di un mercato civile per i prodotti alcolici e liquorosi nella Federazione Russa merita rispetto.

Naturalmente, la preoccupazione per la qualità e la sicurezza dei prodotti fabbricati è una delle priorità della SPAP, e i suoi partecipanti sono produttori coscienziosi che prestano grande attenzione a questi aspetti.

AIG è uno dei più grandi istituti assicurativi del mondo. compagnia internazionaleè presente nel mercato assicurativo da 90 anni e ha uffici in 160 paesi. Divisione russa L'azienda opera da più di 15 anni.

La collaborazione con i produttori di alimenti e bevande è una priorità per la nostra azienda. Guidato da molti anni esperienza internazionale In Russia, AIG ha sviluppato un programma assicurativo unico per le imprese del settore degli alcolici (assicurazione sulla responsabilità del prodotto e ritiro dei prodotti dal mercato).

Riteniamo che questo programma sia di potenziale interesse per i partecipanti alla SPAP, perché Un prodotto come l'alcol richiede un approccio speciale alla qualità delle materie prime, dell'imballaggio e della sicurezza per il consumatore.

Sulla base di quanto sopra, vi invitiamo a discutere il potenziale di cooperazione in questo settore.

Saremo grati per la vostra valutazione professionale di tale cooperazione e vi chiederemo di stabilire una procedura per un'ulteriore interazione tra le nostre società. Siamo pronti a considerare qualsiasi vostra proposta sul formato del lavoro congiunto.

Cordiali saluti,

Andreev Paolo

Vicepresidente dell'AIG
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[e-mail protetta]

Lettera di invito

Oggetto: Invito al seminario
Dati: 25/06/2016
Da: Anna Simonova
A: xxx-xxx-xxx

Cari partner,

17 marzo 2016 Vi invitiamo a partecipare al seminario sulla creazione di programmi assicurativi internazionali, che si terrà appositamente per i partner AIG Marco Goldenberg- Consigliere regionale per i programmi assicurativi internazionali di AIG.

Mark viene in Russia appositamente per condurre una serie di eventi di formazione, poiché ha la più vasta esperienza nel settore assicurativo delle società multinazionali.

Considerando l'attuale esperienza nell'offerta di programmi internazionali per clienti russi con presenza internazionale, sono sicuro che questo seminario sarà molto interessante e risponderà a molte domande in questo settore.

Allego l'invito e il programma del seminario.

Vi chiedo di inoltrare questo invito ai colleghi che fossero interessati a questo argomento.

La registrazione si effettua rispondendo a questa lettera. La partecipazione è gratuita, il numero dei posti è limitato.

Indirizzo del seminario: Russia, 125315, Mosca, Leningradsky Prospekt, 72, edificio 2, piano 3

Saremo lieti di vederti!

Cordiali saluti,

Anna Simonova

Responsabile programmi di formazione
AIG
Tel.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[e-mail protetta]

Lettera di richiesta per organizzare un incontro

Oggetto: Organizzazione di un incontro con Elena Firsova
Dati: 25/06/2016
Da: Cherkesov Ilya
A: Ivanova Galina

Cara Galina Nikolaevna!

Se la tua offerta è valida, la prossima settimana (dal 6 al 10 giugno) potrei venire in qualsiasi momento conveniente per Elena Petrovna.

Le sarei molto grato se mi informasse della decisione della signora Firsova.

Cordiali saluti,

Vadim Tatarenko

Direttore aziendale dell'AIG

[e-mail protetta]

Lettera di richiesta di contatto

Oggetto: numero di telefono di Elena Firsova
Dati: 25/06/2016
Da: Cherkesov Ilya
A: Ivanova Galina

Cara Galina Nikolaevna!

Grazie ancora per l'incontro e la conversazione costruttiva.

Ti sarei molto grato se lo inviassi a indirizzo specificato oppure avvisaci telefonicamente.

Grazie in anticipo!

Cordiali saluti,

Vadim Tatarenko

Direttore aziendale dell'AIG
Tel.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[e-mail protetta]

Lettera di risposta ad una lettera aggressiva di un cliente

Lettera aggressiva del cliente:

Oggetto: Eri assolutamente pazzo!
Dati: 20/02/2016
Da: Petrov Andrey
A: [e-mail protetta]

Come posso riavere indietro i soldi che ho pagato per il tuo dannato servizio. Preferirei spenderli per qualcos'altro piuttosto che per il tuo sistema pornografico. Usa tu stesso il tuo maledetto servis.tutu.net.

Andrej Petrov

Rispondi alla lettera di un cliente aggressivo

Oggetto: Informazioni sul rimborso e sulla risoluzione del problema! Dati: 20/02/2016 Da: [e-mail protetta] A: Petrov Andrej	ALGORITMO DI LAVORO CON LETTERA DI RIFIUTO
Ciao Andrei!
Se ho capito bene, sei insoddisfatto del lavoro del nostro servizio e vorresti riavere indietro i tuoi soldi.	2. Chiarire con il destinatario la nostra comprensione della richiesta/reclamo/domanda. Ciò è particolarmente necessario se la lettera del destinatario è caotica ed è difficile comprendere l'essenza del problema.
Ti farò sapere come è possibile farlo. Secondo la clausola 2.4. Accordo, se non prevedi di utilizzare il nostro servizio in futuro, possiamo restituirtelo contanti. Per fare ciò, inviatemi una domanda ufficiale (modulo allegato). Una volta ricevuto, avvieremo la procedura di reso. In generale, durerà non più di tre giorni. Se qualcosa della mia risposta richiede ulteriori chiarimenti, scrivi o chiama: ti risponderò sicuramente.	3. Fornire al destinatario informazioni molto chiare e complete sulla questione che lo interessa.
Andrey, proprio come te, mi sento a disagio con la situazione, per questo sei pronto a smettere di interagire con noi. Penso che sia noi che tu siamo i perdenti in questo caso: noi perdiamo il cliente e tu perdi l'opportunità di utilizzare il nostro servizio (ti assicuro che il servizio è abbastanza conveniente ed efficace!). Se sei pronto a prenderti il ​​tempo per risolvere la situazione, scrivimi cosa è successo per richiedere un rimborso. Capiremo le ragioni e ti aiuteremo a rendere l'utilizzo dei nostri servizi il più confortevole ed efficace possibile per te.	4. Commenti e aspetto emotivo.
PS L'unica richiesta: comunichiamo nel quadro del vocabolario normativo.	5. Utilizzando un poscritto, esprimi il tuo atteggiamento nei confronti dell'uso di uno stile di scrittura errato da parte del destinatario.
Cordiali saluti, Elena Ivashchenko responsabile Servizio Clienti CJSC "Standard di servizio" Tel.: 8-999-111-22-33

Un cliché per esprimere una richiesta di non usare parolacce nella corrispondenza:
Si prega di cercare di non utilizzare un linguaggio inappropriato. Non contribuisce a una soluzione costruttiva al problema.
Ti informiamo che ci riserviamo il diritto di non rispondere a lettere contenenti linguaggio volgare o volgare indirizzate all'azienda o al suo personale.

Lettera di rifiuto

Lettera del cliente

Buona giornata, Andrey!

Vi scrivo con una richiesta formale.

La nostra azienda fornisce attrezzature industriali e pezzi di ricambio alle imprese Industria alimentare. Dal 2010 siamo vostri clienti abituali.

Vi ringraziamo in anticipo per la vostra comprensione e supporto!

Cordiali saluti,

Direttore del marketing

CJSC "Pishcheprom"

Romano Petrenko

Tel.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[e-mail protetta]

Campione 1. Lettera di rifiuto alla richiesta di un cliente

	ALGORITMO DI LAVORO CON LETTERA DI RIFIUTO
Caro Romano Petrovich!	1. Chiamare per nome è un segno di attenzione verso l'interlocutore. Aiuta a evitare l'assenza di volto.
Vi esprimiamo la nostra sincera gratitudine per la vostra collaborazione a lungo termine con la nostra azienda.	2. Grazie per aver collaborato con l'azienda (o solo per la lettera).
Attualmente lo sconto della tua azienda è del 10%. Negli ultimi 12 mesi, la tua azienda ha ordinato servizi per... rubli La prossima soglia di sconto è…. rubli Da esso verrà applicato uno sconto del 15%. Quando raggiungi questa soglia, il tuo sconto aumenterà automaticamente.	3. Indica le ragioni specifiche che ti impediscono di accogliere la richiesta (usa una storia questa edizione, numeri, scadenze, procedure).
Se decidete di utilizzare il servizio di pagamento differito, contattate Irina Mikhailova (tel.: 495-777-89-21; [e-mail protetta] ).	4. Esprimi la tua comprensione del fatto che l'oggetto della richiesta è veramente importante. 5. Suggerire una soluzione alternativa, se possibile.
	6. Esprimi la tua speranza per la continuazione delle collaborazioni.
Cordiali saluti, Andrej Ivanov

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Campione 2

Oggetto: Informazioni sulla cessazione della collaborazione
Dati: 20/03/2016
Da: [e-mail protetta]
A: Petrenko Ivan

Caro Ivan Nikolaevich!

Siamo stati lieti di collaborare con la vostra azienda per 7 anni. Ci ha sempre soddisfatto buon livello servizio e qualità del prodotto. Tuttavia, per L'anno scorso si sono verificati numerosi incidenti, tra cui: regolare violazione dei termini di consegna, qualità insoddisfacente della merce, atteggiamento errato dei dipendenti della vostra azienda nei confronti di queste situazioni. Come risultato di tutto ciò, la nostra interazione è arrivata a un vicolo cieco.

A questo proposito, purtroppo, siamo costretti a interrompere la collaborazione con voi alla scadenza del contratto. Grazie per gli anni di servizio.

Cordiali saluti,

Direttore
LLC "Makulatura"

Malakhov Gennady Viktorovich
Tel.: 8-945-xxx-xx-xx
[e-mail protetta]

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Campione 3

Oggetto: Rifiuto di pagare il risarcimento
Dati: 20/06/2015
Da: aig.ru
A: Evgeny Knysh

Caro Eugenio!

Grazie per la vostra collaborazione a lungo termine con la nostra azienda!

Con nostro rammarico siamo costretti a rifiutarci di pagarvi il risarcimento richiesto per un importo di... rubli.

SU questo momento La compagnia ha stabilito una diversa procedura per prendere le decisioni sui risarcimenti assicurativi, di cui vi è stata più volte informata.
(Vedi allegato per una copia di questo avviso.)

Inoltre, hai specificato in dichiarazione di reclamo i sinistri n. 4-6 non sono assicurabili, poiché sono state violate le clausole 12.1-12.2 del Contratto.

Comprendiamo bene la tua situazione e, se vuoi evitare precedenti simili in futuro, ti offriamo di concludere un accordo aggiuntivo con la nostra azienda che ti consentirà di compensare le perdite associate a rischi aziendali simili ai tuoi. (Vedi accordo aggiuntivo in allegato)

Speriamo nella vostra comprensione e continua collaborazione!

Cordiali saluti,

Direttore dell'AIG

Tuchkov Vladimir
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[e-mail protetta]

Lettera di risposta ad un reclamo motivato

Oggetto: Risposta al reclamo.
Dati: 05/12/2016
Da: [e-mail protetta]
A: Anna Kolesnikova

Cara Anna!

A nome di tutto il team della nostra fabbrica, vorrei esprimere il mio sincero rammarico e scusarmi per la situazione attuale.

La nostra fabbrica lavora in modo stabile ed efficiente da molti anni nel mercato della cucitura e riparazione di abbigliamento.

La vostra situazione si riferisce a casi rari, che sono responsabili del cosiddetto fattore umano.

Abbiamo condotto un'indagine e i responsabili del mancato rispetto delle scadenze e della maleducazione sono stati puniti. Secondo l'ordinanza della fabbrica del 13 aprile 2016 n. 78/2, il caposquadra V.V Volkova è stato rimproverato, il tagliatore A.P. Gusev è stato trasferito come sarto alla squadra per la cucitura di capispalla da uomo.

L'amministrazione ha adottato misure urgenti per evadere il tuo ordine. Sarà pronto 15.05.2016. In qualsiasi momento per te conveniente, il corriere lo consegnerà all'indirizzo da te specificato.

Credimi, siamo scontenti della situazione attuale quanto te!

Non esiste da nessuna parte negli affari senza corrispondenza commerciale, indipendentemente dal fatto che tu scriva per conto di un'azienda o per conto tuo come imprenditore privato. O meglio, come ne segui le regole. I tuoi potenziali partner commerciali o clienti ti giudicheranno in gran parte dal modo in cui comunichi con loro. Lettera d'affari– questo, si potrebbe dire, è il “volto” di un uomo d’affari. E per non perderlo è importante conoscere le regole d'oro della comunicazione in questo formato.

Regole per la corrispondenza commerciale via e-mail

Poiché la posta elettronica viene ora utilizzata molto più spesso della posta ordinaria, abbiamo deciso di prestare attenzione a come condurre correttamente la corrispondenza commerciale online. Ecco alcuni consigli che, se seguiti, ti eviteranno di perdere la faccia davanti al tuo interlocutore.

Nome della casella di posta

La prima cosa che attira la nostra attenzione quando apriamo un nuovo messaggio è l'indirizzo da cui è stato inviato. Molte persone sottovalutano l'importanza di questo punto e inviano lettere commerciali da account di posta elettronica personali. Non c'è niente di sbagliato in questo purché l'indirizzo e-mail contenga solo il tuo nome in un formato leggibile dall'uomo. Ma se ci sono vari soprannomi come "kissa1988" o "pupsik-26", l'invio di un messaggio da una tale casella di posta è semplicemente inaccettabile. Immagina quali emozioni proverà una persona quando riceverà una proposta commerciale da una "ragazza" o da un "tesoro".

Inoltre, gli indirizzi postali che iniziano con info@, inbox@ e simili non sono benvenuti nella corrispondenza commerciale. Semplicemente non vengono presi sul serio e ci sono buone probabilità che l'e-mail non venga nemmeno aperta. Maggior parte L'opzione migliore– consiste nel condurre la corrispondenza commerciale da una casella di posta [e-mail protetta], dove nome è il nome e cognome, azienda è il nome dell'azienda.

Destinatari

Nella corrispondenza e-mail è possibile inviare una lettera a un destinatario diretto e copiare altri destinatari. Non è previsto che i destinatari nella copia del messaggio rispondano. Sono come osservatori invitati. Pertanto, prima dell'invio, determina in anticipo da chi esattamente desideri ricevere una risposta e organizza correttamente i destinatari. Tuttavia, se possibile, non elencare più persone come destinatari diretti della tua email. Potrebbe verificarsi una situazione in cui nessuno di loro ti risponderà se tutti decidono mentalmente di "spostare" questa responsabilità su un altro destinatario.

Se ti ritrovi tu stesso in una copia di una lettera commerciale, allora, come già capisci, il mittente non sta aspettando la tua risposta. Ma se è necessario risponderti in modo specifico, puoi farlo, ma sarebbe educato scusarsi all'inizio del messaggio per "interferire".

Formattazione di una lettera

Stile aziendale ufficiale. Nella corrispondenza commerciale, naturalmente, viene utilizzato stile ufficiale. Mancano aggettivi, qualificazioni e dettagli inutili. Solo dettagli, chiarezza e logica. Dopo aver scritto un messaggio commerciale, è utile rileggerlo ed eliminare tutte le frasi che non hanno alcun significato particolare e non cambiano l'essenza di quanto affermato. Solo quando sei sicuro che tutte queste parole e frasi siano state rimosse, puoi dire che questa regola per scrivere una lettera commerciale è stata rispettata.

Alfabetizzazione. Dire che è importante scrivere un messaggio correttamente e senza errori equivale a dire “un pupazzo di neve deve essere fatto di neve”. Tuttavia, questa regola non può essere ignorata. L'alfabetizzazione è la base di ogni corrispondenza. È improbabile che una persona che scrive una lettera commerciale con errori di ortografia venga presa sul serio da qualcuno.

Oggetto della lettera. E' doveroso scriverlo. Cerca di renderla breve ma concisa, in modo che il destinatario possa capire subito di cosa tratterà la lettera. L'argomento non dovrebbe consistere di una sola parola. “Informazioni”, “Domanda”, ecc. – argomenti errati delle lettere commerciali. " Offerta commerciale dalla società X" - argomento corretto. Se le informazioni nella tua lettera sono particolarmente importanti, puoi contrassegnarle con uno speciale flag di "importanza", disponibile in quasi tutti i servizi di posta elettronica.

Font. Il testo del messaggio deve, innanzitutto, essere leggibile. Pertanto, utilizza il carattere Arial o Times New Roman, seleziona una dimensione media (ad esempio, in mail.ru la dimensione ottimale del carattere è 3). Non sperimentare caratteri o colori. Ciò è inappropriato nella corrispondenza commerciale. Non utilizzare il blocco maiuscole punti esclamativi e vari caratteri speciali (comprese le emoticon). L'unica cosa consentita è evidenziare alcune frasi in corsivo o in grassetto. Ma prova a usarlo solo quando assolutamente necessario.

Per facilitare la lettura e una migliore comunicazione delle idee, puoi utilizzare i sottotitoli in tutto il testo della lettera. Ma non dovrebbero essercene troppi, non più di 3-4.

Un paragrafo non deve essere più lungo di 4 righe. Quando leggiamo paragrafi molto lunghi, il testo si confonde e l’idea principale può andare persa.

Eventuali enumerazioni ed elenchi dovranno essere redatti mediante appositi contrassegni.

Modello aziendale. Sarebbe fantastico se sviluppassi un modello di email brandizzato nel tuo stile aziendale. E invierai tutti i messaggi aziendali solo con questo modello. Ciò ti consentirà di distinguerti dagli altri e mantenere la formalità richiesta da un messaggio commerciale. Tuttavia, non dovresti esagerare con il "branding": un'eccessiva creatività non farà altro che danneggiare. Tuttavia stiamo parlando di comunicazione d’impresa, non di intrattenimento. Non dimenticare inoltre che i destinatari possono leggere i tuoi messaggi non solo su un computer, ma anche su dispositivi mobili. Pertanto, il modello deve essere ottimizzato per diverse risoluzioni dello schermo.

Una lettera deve contenere una sola notizia. E di conseguenza, dal destinatario ci si dovrebbe aspettare solo un'azione target. È considerato scorretto inserire più domande, suggerimenti o richieste al destinatario contemporaneamente in un messaggio.

Dovrebbe essere suddiviso nelle seguenti parti:
- introduzione;
- parte principale;
- conclusione.

Nell'introduzione, indicare brevemente lo scopo del messaggio e le ragioni per scriverlo. La parte principale è l'essenza stessa della lettera. In conclusione, è necessario riassumere quanto sopra: possono essere conclusioni, richieste, istruzioni, suggerimenti e così via. È altamente indesiderabile utilizzare qualsiasi "postscript" nella corrispondenza commerciale. Evita anche aforismi, metafore, proverbi e così via.

Se devi inserire un'immagine grafica in una lettera, non inserirla nel testo del messaggio stesso, ma allegala come file separato. Le immagini potrebbero non essere visualizzate correttamente su dispositivi diversi o essere completamente disabilitate nell'interfaccia programma di posta destinatario. Nel testo, ove necessario, indicare semplicemente “le informazioni sono nel file allegato”. Se sono presenti diversi file di questo tipo, assicurati di scrivere i loro nomi.

Se usi abbreviazioni e abbreviazioni di parole, devi essere sicuro al 100% che il destinatario capirà cosa si intende con esse. In generale, è meglio andare sul sicuro e non usare queste cose.

Mancanza di emozioni. Le lettere commerciali non dovrebbero contenere sfumature emotive. Affatto. Anche se stai scrivendo un reclamo e vuoi davvero mostrare tutta la tua indignazione o, al contrario, ringrazi sinceramente il tuo partner per una transazione andata a buon fine. Il messaggio dovrebbe essere moderato e anche un po’ a sangue freddo. Ogni persona apprezza la propria individualità, ma la corrispondenza commerciale no Il modo migliore manifestarlo. Una lettera ufficiale di una persona allegra o triste, di una donna delle pulizie o direttore generale dovrebbe essere lo stesso.

Uso del vocabolario. Per collegare le frasi nella corrispondenza commerciale, vengono utilizzate le seguenti espressioni stabili:

1. per tale motivo;
3. in base a cosa;
4. in virtù di (qualcosa);
5. secondo;
6. basato;
7. prestare attenzione;
8. considerando;
9. cosa è servito.

E così via. Anche nelle lettere commerciali è consentito utilizzare abbreviazioni e abbreviazioni generalmente accettate nel settore in cui è scritto il messaggio. Se dubiti che il destinatario capirà un'abbreviazione specifica, è meglio scrivere la frase per intero.

Saluti. Per favore, non usare mai il cliché "Buona giornata". Questo, si potrebbe dire, è una cattiva forma non solo per la corrispondenza commerciale, ma anche per le e-mail in generale. Il saluto ottimale è "Ciao, nome/secondo nome". A proposito, è bene rivolgersi per nome al destinatario del messaggio non solo nel saluto, ma anche più avanti nel testo. Se scrivi a una persona che non conosci personalmente, devi indicare fin dall'inizio da dove hai preso l'indirizzo del destinatario.

Dimensione lettera. Questa non è un'opera di finzione e non i tuoi pensieri personali "sull'argomento". Il messaggio dovrebbe essere il più breve possibile per trasmettere tutte le informazioni in esso contenute. È ottimale se il testo della lettera si inserisce in uno "schermo". Leggere lettere lunghe è stancante e molte persone lo trovano fastidioso.

Risposte alle lettere. Quando rispondi a un messaggio che ricevi, fai sempre clic sul pulsante Rispondi, non sul pulsante Scrivi. Con la prima opzione, tutta la cronologia della tua corrispondenza verrà automaticamente inclusa nella tua risposta. Questo è corretto, perché una persona potrebbe non ricordare immediatamente chi sei e cosa vuoi da lui se non vede la storia di fondo. Soprattutto se sono trascorsi più di cinque giorni dall'ultima corrispondenza. Sentiti libero di citare il tuo interlocutore mentre rispondi al suo messaggio. Questo gli darà la possibilità di ricordare di cosa hai parlato prima.

Ringrazia sempre l'altra persona, ove appropriato. Ad esempio, puoi scrivere "Vladimir, grazie per la tua lettera" o "Irina Alekseevna, grazie per la risposta così rapida". Tali sfumature mostreranno il tuo rispetto per l'interlocutore e ammorbidiranno l'atmosfera della comunicazione elettronica.

Se l'interlocutore ti ha inviato un messaggio in cui esprimeva la sua insoddisfazione o addirittura era apertamente scortese con te, cerca di non rispondergli allo stesso modo, non importa quanto lo vorresti. Le situazioni variano, ma rispondi sempre in modo educato e con moderazione.

Naturalmente prima rispondi meglio è. Sarebbe fantastico se potessi rispondere entro poche ore. Questo periodo è ottimale. Ma diciamo che otteniamo una risposta entro pochi giorni. Gli psicologi affermano che il tempo confortevole per attendere una risposta a un'e-mail è di 48 ore, ovvero due giorni. Se devi aspettare più a lungo, questo potrebbe già essere percepito come mancanza di rispetto o ignoranza. Se la domanda sollevata nel messaggio richiede più tempo da parte tua per rispondere, assicurati di scrivere che hai ricevuto la lettera, che l'hai accettata a titolo oneroso e che risponderai il prima possibile. In questo modo almeno il mittente non si sentirà ignorato.

Conclusione della lettera. Non dovresti scrivere frasi che potrebbero essere percepite come un tentativo di manipolazione: "Spero davvero in una proficua collaborazione", "Grazie in anticipo per la tua risposta" e così via. Salutarsi via e-mail meglio a parole"Con rispetto", "I miei più sinceri auguri" e simili. Sì, queste frasi sono cliché, ma sono perfette per comunicazione d'affari. Nella firma, scrivi il tuo nome, cognome, posizione e nome dell'azienda. Lascia anche i dettagli di contatto dove puoi essere contattato, diversi dall'e-mail.

Tempo di spedizione. Naturalmente, le e-mail non significano che debbano essere lette immediatamente dopo averle ricevute. Ma nell’etica della posta elettronica aziendale è considerato inappropriato inviare e-mail nei fine settimana. vacanze, a tarda sera o di notte. Cerca di rispettare l'orario di lavoro standard.

E ovviamente, prima di cliccare sul pulsante “invia”, controlla attentamente l’ortografia del nome e dell’indirizzo email del destinatario. Rileggi l'intero testo del messaggio e verifica la presenza di errori di battitura o frasi errate.