Esempi di lettere commerciali. Etica della corrispondenza commerciale

Cos'è l'e-mail? Nel mondo degli affari moderno questo è:

La tua faccia. È con l'aiuto della posta elettronica che puoi creare un'immagine positiva agli occhi della controparte o rovinare la prima impressione.
Il tuo strumento di lavoro. Molte comunicazioni con il mondo esterno avvengono tramite e-mail. Pertanto, se sei esperto in questo strumento, puoi semplificarti la vita.
Una potente distrazione. Il mondo esterno sta cercando di raggiungerti, distrarti e portarti fuori strada attraverso la posta elettronica.

Da questa prospettiva, diamo un’occhiata a come lavorare con la posta elettronica. Cominciamo con qualcosa di semplice.

Formattazione di una lettera

Utilizzo il client di posta elettronica Mozilla Thunderbird, quindi lo userò come esempio. Creiamo una nuova lettera e andiamo dall'alto verso il basso attraverso l'elenco dei campi.

A cui. Copia. Copia nascosta

Alcuni potrebbero non saperlo, ma "A" in Mozilla può essere cambiato in "Cc" o "Bcc".

A cui: scriviamo il destinatario principale o più destinatari separati da un punto e virgola.
copia: scriviamo a qualcuno che dovrebbe leggere la lettera, ma dal quale non ci aspettiamo una reazione.
Copia nascosta: scriviamo a qualcuno che dovrebbe leggere la lettera, ma che dovrebbe rimanere sconosciuto agli altri destinatari della lettera. È particolarmente appropriato utilizzarlo per l'invio di massa di lettere commerciali, come le notifiche.

Sbagliato negli invii di massa, indicare i destinatari utilizzando i campi “Copia” o “A”. Diverse volte all'anno ricevo lettere che elencano 50-90 destinatari nel campo "Cc". C'è una violazione della privacy. Non è necessario che tutti i tuoi destinatari sappiano con chi stai lavorando su un argomento simile. È positivo se queste sono persone che si conoscono. Cosa succede se nell’elenco ci sono aziende concorrenti che non si conoscono? Come minimo, devi essere preparato a spiegazioni non necessarie e, al massimo, a interrompere la collaborazione con uno di loro. Non farlo in questo modo.

Oggetto della lettera

I servizi di mailing professionali spesso scrivono (a volte in modo sensato) sull'importanza dell'oggetto dell'e-mail sui loro blog aziendali. Ma molto spesso parliamo di lettere di vendita, dove l’oggetto della lettera risolve il problema “l’e-mail va aperta”.

Stiamo discutendo della corrispondenza commerciale quotidiana. Qui il tema risolve il problema “la lettera e il suo autore dovrebbero essere facilmente identificati e poi ritrovati”. Inoltre, la tua diligenza ti tornerà sotto forma di karma di numerose lettere di risposta, solo con prefissi Rif: O AVANTI, tra i quali dovrai cercare la lettera desiderata sull'argomento.

Venti lettere sono il volume della corrispondenza di un giorno per un middle manager. Non sto parlando affatto di imprenditori e titolari di aziende; il loro numero di lettere a volte supera le 200 o più al giorno. Pertanto ancora una volta: non inviare email con oggetto vuoto.

Quindi, come formulare correttamente l'oggetto di un'e-mail?

Errore n. 1 : Solo il nome dell'azienda nell'oggetto. Ad esempio “Sky” e basta. In primo luogo, probabilmente non sei l'unico della tua azienda a comunicare con questa controparte. In secondo luogo, un argomento del genere non ha alcun significato, perché il nome della tua azienda è già visibile dall'indirizzo. In terzo luogo, indovina come apparirà la tua casella di posta con questo approccio alla corrispondenza? Qualcosa come questo.

È conveniente effettuare ricerche su tali argomenti?

Errore n.2 : titolo appariscente e vendibile. È fantastico se sai come scrivere titoli del genere. Ma è opportuno utilizzare queste competenze nella corrispondenza commerciale? Ricorda lo scopo dell'oggetto di un'e-mail aziendale: non vendere, ma fornire identificazione e ricerca.

Testo della lettera

Esistono molte guide di scrittura per diverse occasioni. Ad esempio, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin e altri maestri delle parole hanno molte informazioni utili. Ti consiglio di leggere i loro articoli, almeno per migliorare l'alfabetizzazione generale e migliorare lo stile generale del discorso scritto.

Nel processo di scrittura di una lettera, dobbiamo prendere diverse decisioni in sequenza.

Una questione di gentilezza . All'inizio della lettera, puoi sfumare in convenevoli o addirittura tenerezza nello spirito di “Mio caro Rodya, sono passati più di due mesi da quando ti ho parlato per iscritto, di cui io stesso ho sofferto e non ho nemmeno dormito per un po' notti, pensando. Molto educato e molto costoso, sia in termini di tempo per scrivere un'introduzione del genere, sia in termini di tempo dell'interlocutore per leggerla. La corrispondenza è affari, ricordi? Non un saggio di genere epistolare per un concorso o una lettera alla madre di Raskolnikov, ma corrispondenza d'affari.

Rispettiamo il nostro tempo e quello del destinatario!

Ha senso solo presentarti e ricordare le circostanze della tua conoscenza nella prima lettera inviata dopo un fugace incontro in una mostra. Se si tratta di una continuazione della collaborazione o di una corrispondenza continua, nella prima lettera della giornata scriviamo: “Ciao, Ivan”, nella seconda e nelle successive: “Ivan, ...”.

Appello . Mi ha sempre preoccupato la questione di chi indirizzare una lettera se ci sono più destinatari. Recentemente ho scritto una lettera indirizzata a tre ragazze di nome Anna. Senza alcun dubbio ho scritto “Ciao Anna” e non mi sono preoccupata. Ma questa fortuna non è sempre così.

Cosa succede se i destinatari sono tre o anche sette e non hanno lo stesso nome? Puoi elencarli per nome: "Buon pomeriggio, Rodion, Pulcheria, Avdotya e Pyotr Petrovich". Ma è lungo e richiede tempo. Puoi scrivere: "Ciao, colleghi!"

Per quanto mi riguarda, utilizzo la regola di rivolgermi per nome alla persona nel campo “A”. E non contattare affatto quelli nella copia. Questa regola ti consente anche di determinare con maggiore precisione (uno!) Il destinatario della lettera e lo scopo di questa lettera.

Citazione . Spesso la corrispondenza è una catena di lettere con domande e risposte: in una parola, un dialogo. È considerata buona pratica non cancellare la cronologia della corrispondenza e scrivere la propria risposta all'inizio del testo citato, in modo che quando si ritorna a questa corrispondenza una settimana dopo, si possa leggere facilmente il dialogo dall'alto al basso, discendendo per data.

Per qualche motivo, l'impostazione predefinita in Mozilla è "Posiziona il cursore dopo il testo tra virgolette". Consiglio di modificarlo nel menu “Strumenti” → “Opzioni account” → “Composizione e indirizzamento”. Dovrebbe essere così.

Scopo della lettera . Esistono due tipi di lettere commerciali:

quando ci limitiamo a informare l'interlocutore (ad esempio, un resoconto del lavoro svolto nel mese);
e quando vogliamo qualcosa dall'interlocutore. Ad esempio, affinché approvi la fattura allegata per il pagamento.

Di norma, ci sono molte volte più lettere incoraggianti delle lettere di segnalazione. Se vogliamo ottenere qualcosa dall'interlocutore, è molto importante dirlo in una lettera in chiaro. L'invito all'azione dovrebbe essere accompagnato da un nome ed essere l'ultima frase della lettera.

Sbagliato : "Porfiry Petrovich, so chi ha fatto a pezzi la vecchia."

Giusto : "Porfiry Petrovich, sono stato io a fare a pezzi la vecchia, per favore prendi misure per arrestarmi, sono stanco di soffrire!"

Perché il corrispondente dovrebbe pensare per te a cosa fare con questa lettera? Dopotutto, potrebbe prendere la decisione sbagliata.

Firma nel testo . Lei deve essere. Inoltre, tutti i client di posta consentono di configurare la sostituzione automatica della firma, ad esempio il classico “Cordiali saluti,…”. In Mozilla, questo viene fatto nel menu “Strumenti” → “Opzioni account”.

Se scrivere o meno i contatti nella firma è una questione personale per ognuno. Ma se sei in qualche modo connesso alle vendite, assicurati di scrivere. Anche se l'accordo non avviene a seguito della comunicazione, in futuro sarai facilmente reperibile utilizzando i contatti della firma.

Infine, un'altra caratteristica del corpo della lettera per quegli interlocutori a cui non piace (non può, non vuole, non ha tempo) rispondere alle tue lettere. Si prega di indicare il valore predefinito nel corpo della lettera. Ad esempio: "Porfiry Petrovich, se non vieni ad arrestarmi prima di venerdì a mezzanotte, allora mi considero amnistiato". Naturalmente la scadenza deve essere reale (non dovresti inviare il testo dell'esempio venerdì alle 11:50). Il destinatario deve essere fisicamente in grado di leggere e agire sulla tua lettera. Tale “silenzio” ti solleva dalla responsabilità per la mancata risposta dell’interlocutore. Come sempre, è necessario avvicinarsi saggiamente all’uso di questa funzionalità. Se una persona risponde alle tue lettere in tempo e regolarmente, un simile ultimatum può, se non offenderlo, stressarlo un po 'o portare alla decisione di non rispondere alla lettera in questo momento, ma di costringerti ad aspettare fino a venerdì.

Allegati

Le lettere spesso arrivano con allegati: curriculum, proposte commerciali, preventivi, orari, scansioni di documenti: uno strumento molto conveniente e allo stesso tempo fonte di errori comuni.

Errore : dimensione dell'investimento enorme. Ricevo spesso email con allegati di dimensioni fino a 20 MB. Di norma si tratta di scansioni di alcuni documenti in formato TIFF, con una risoluzione di 600 dpi. Quasi sicuramente il programma di posta elettronica del corrispondente si bloccherà per diversi minuti nel vano tentativo di caricare un'anteprima dell'allegato. E Dio non voglia che il destinatario provi a leggere questa lettera su uno smartphone...

Personalmente, cancello immediatamente tali lettere. Non vuoi che la tua email finisca nel cestino prima di essere letta? Controllare l'entità dell'investimento. Si consiglia che non superi i 3 MB.

Cosa fare se supera?

Prova a riconfigurare lo scanner con un formato e una risoluzione diversi. Ad esempio, PDF e 300 dpi producono scansioni abbastanza leggibili.
Pensa a programmi come WinRar o 7zip archiver. Alcuni file si comprimono perfettamente.
Cosa fare se l'allegato è enorme e non è possibile comprimerlo? Ad esempio, un database contabile quasi vuoto pesa 900 MB. Gli archivi di informazioni sul cloud verranno in soccorso: Dropbox, Google Drive e simili. Alcuni servizi, come Mail.ru, convertono automaticamente allegati di grandi dimensioni in collegamenti all'archiviazione sul cloud. Ma preferisco gestire personalmente le informazioni archiviate nel cloud, quindi non accolgo con favore l'automazione di Mail.ru.

E un'altra raccomandazione non del tutto ovvia sugli investimenti: la loro Nome . Deve essere comprensibile e accettabile per il destinatario. Una volta in azienda stavamo preparando una proposta commerciale a nome di... lascia che sia Fyodor Mikhailovich Dostoevskij. Ho ricevuto una lettera dal manager con una bozza di CP da approvare e l'allegato includeva un file denominato "ForFedi.docx". Il manager che mi ha inviato questo ha avuto un dialogo più o meno così:

Caro manager, sei personalmente pronto ad avvicinarti a quest'uomo rispettato e chiamarlo in faccia Fedya?

In qualche modo no, è un uomo rispettato, tutti lo chiamano con il suo nome e patronimico.

Perché hai chiamato l'allegato “Per Fedi”? Se glielo mando adesso, pensi che comprerà da noi le asce usando questo CP?

Lo avrei rinominato più tardi...

Perché preparare una bomba a orologeria - il rifiuto di un potenziale cliente - o creare lavoro extra per te stesso rinominando il file? Perché non nominare immediatamente l'allegato correttamente: "Per Fyodor Mikhailovich.docx" o ancora meglio - "KP_Sky_Axes.docx".

Quindi, abbiamo più o meno risolto l'e-mail come "faccia". Passiamo a considerare la posta elettronica come strumento per un lavoro efficace e parliamo della sua componente di distrazione.

Lavorare con le lettere

La posta elettronica è una potente distrazione. Come ogni distrazione, anche la posta elettronica deve essere gestita inasprendo le regole e introducendo orari di lavoro.

Come minimo, devi disattivare TUTTE le notifiche sugli arrivi di posta. Se il client di posta è configurato di default, verrai avvisato con un segnale sonoro, lampeggerà un'icona accanto all'orologio e verrà mostrata un'anteprima della lettera. In una parola, faranno di tutto per strapparti prima dal lavoro scrupoloso e poi immergerti nell'abisso delle lettere non lette e degli invii non visualizzati, meno un'ora o due dalla tua vita.

Alcune persone hanno una potente forza di volontà che consente loro di non farsi distrarre dalle notifiche, ma le persone comuni farebbero meglio a non sfidare il destino e a spegnerle. In Mozilla Thunderbird, ciò avviene tramite il menu "Strumenti" → "Impostazioni" → "Generale" → "Quando compaiono nuovi messaggi".

Se non ci sono notifiche come fai a capire che è arrivata una lettera?

Molto semplice. Tu stesso, consapevolmente, prenditi del tempo per ordinare la posta, aprire il tuo client di posta e vedere tutti i messaggi non letti. Questo può essere fatto due volte al giorno, ad esempio a pranzo e la sera, oppure durante i tempi di inattività forzata, ad esempio negli ingorghi.

Le persone spesso chiedono: che dire dei tempi di risposta e delle lettere urgenti? Rispondo: non hai lettere urgenti nella tua posta. A meno che tu non lavori nel dipartimento dell'assistenza clienti (questo dipartimento ha le proprie regole per lavorare con la posta).

Se ci sono lettere urgenti, il mittente ti avviserà tramite altri canali: telefono, SMS, Skype. Quindi entrerai consapevolmente nel tuo client di posta elettronica ed elaborerai la posta urgente. Tutti i guru della gestione del tempo (ad esempio Gleb Arkhangelsky con il suo "Time Drive") dichiarano una risposta standard alle e-mail entro 24 ore. Questa è una normale regola di buona educazione: non aspettarsi risposte immediate via email dal proprio interlocutore. Se c'è una lettera urgente, avvisala attraverso canali di comunicazione più veloci.

Quindi, abbiamo disattivato le notifiche e ora attiviamo il client di posta elettronica in base al nostro programma.

Cosa fare quando andiamo alla posta e ci impegniamo in un'attività chiamata "smistamento della posta elettronica"? Dove sono l'inizio e la fine di questo lavoro?

Ho sentito molto parlare del sistema di posta in arrivo zero, ma sfortunatamente non ho incontrato una sola persona che lo utilizzi. Ho dovuto reinventare la mia ruota. Ci sono articoli su questo argomento su Lifehacker. Per esempio, " ". Di seguito parlerò del sistema di posta in arrivo zero nella mia interpretazione. Sarei grato se i guru di GTD commentassero e aggiungessero o migliorassero il sistema descritto.

È importante comprendere e accettare che l'e-mail non è un pianificatore di attività o un archivio per le tue attività. Pertanto, la cartella Posta in arrivo dovrebbe essere sempre vuota. Una volta che inizi a ordinare la tua casella di posta, non fermarti e non lasciarti distrarre da nulla finché non avrai svuotato questa cartella.

Cosa fare con le email nella tua casella di posta? È necessario esaminare ciascuna lettera in sequenza ed eliminarla. Sì, basta evidenziare e premere Elimina sulla tastiera. Se non riesci a eliminare la lettera, dovrai decidere cosa farne.

Puoi rispondere in tre minuti? Ho bisogno di rispondere? Sì, è necessario e la risposta non richiederà più di tre minuti, quindi rispondi immediatamente.
Devi rispondere, ma preparare una risposta richiederà più di tre minuti. Se utilizzi un'utilità di pianificazione che ti consente di convertire un'e-mail in un'attività, trasforma l'e-mail in un'attività e dimenticatene per un po'. Ad esempio, utilizzo il servizio assolutamente meraviglioso Doit.im. Ti permette di generare un indirizzo email personale: gli inoltri la lettera e si trasforma in un'attività. Ma se non disponi di un'utilità di pianificazione, sposta la lettera nella sottocartella "0_Run".
Dopo aver risposto rapidamente a una lettera, trasformandola in un'attività o semplicemente leggendola, devi decidere cosa fare successivamente con questo messaggio: eliminarlo o inviarlo a una delle cartelle per l'archiviazione a lungo termine.

Ecco le cartelle di archiviazione a lungo termine che ho.

0_Esegui. Non ho una cartella del genere, ma se non hai un'agenda, ripeto, puoi inserire qui le lettere che richiedono un lavoro dettagliato. Anche questa cartella deve essere pulita regolarmente, ma con un approccio ponderato in un momento appositamente assegnato a questo.
1_Rif. Qui inserisco lettere con informazioni di base: lettere di benvenuto con accessi da vari servizi web, biglietti per i prossimi voli e così via.
2_Progetti. Qui è conservato un archivio della corrispondenza sui partner e sui progetti con cui ci sono rapporti in corso. Naturalmente per ogni progetto o partner è stata creata una cartella separata. Nella cartella del partner ho inserito non solo le lettere dei suoi dipendenti, ma anche quelle dei dipendenti Neb legate a questo partner. Molto comodo: se necessario, tutta la corrispondenza sul progetto è a portata di mano in un paio di clic.
3_Museo.È qui che metto quelle lettere che sarebbe un peccato cancellare, e il loro beneficio non è evidente. Qui vengono spostate anche le cartelle con progetti chiusi da "2_Projects". Insomma, il “Museo” conserva i primi candidati alla rimozione.
4_Documenti. Ecco lettere con campioni elettronici di documenti che potrebbero essere utili in futuro per la contabilità, ad esempio rapporti di riconciliazione dei clienti, biglietti per i viaggi effettuati. La cartella ha molte somiglianze con le cartelle "2_Projects" e "1_Reference", al suo interno sono archiviate solo le informazioni contabili e le informazioni di gestione sono archiviate nella cartella "2_Projects". In "4_Documents" ci sono informazioni morte e in "2_Projects" ci sono informazioni live.
5_Conoscenza. Qui inserisco solo newsletter davvero utili a cui voglio tornare dopo un po' per trovare ispirazione o trovare soluzioni.

Esistono altre impostazioni del client di posta elettronica importanti per il funzionamento di questo sistema. Innanzitutto, per impostazione predefinita in Thunderbird è presente la casella di controllo "Segna messaggi come letti". Preferisco farlo consapevolmente, quindi giù la bandiera! Per fare ciò, andare al menu “Strumenti” → “Impostazioni” → “Avanzate” → “Lettura e visualizzazione”.

In secondo luogo, usiamo filtri . In precedenza, utilizzavo attivamente filtri che inoltravano automaticamente le lettere alle cartelle appropriate in base all'indirizzo del mittente. Ad esempio, le lettere di un avvocato sono state spostate nella cartella "Avvocato". Ho abbandonato questo approccio per diversi motivi. Primo: le lettere di un avvocato nel 99% dei casi si riferiscono a qualche progetto o partner, il che significa che devono essere spostate nella cartella di questo partner o progetto. Secondo: ho deciso di aggiungere consapevolezza. Tu stesso devi decidere dove archiviare una lettera specifica ed è più conveniente cercare i messaggi non elaborati in un solo posto: nella posta in arrivo. Ora utilizzo i filtri solo per organizzare in cartelle le lettere regolari automatiche provenienti da vari sistemi, cioè le lettere che non richiedono che io prenda decisioni. I filtri in Mozilla Thunderbird sono configurati nel menu “Strumenti” → “Filtri messaggi”.

Quindi, con il giusto approccio, la posta elettronica dovrebbe durare dai 10 ai 60 minuti al giorno, a seconda del volume della corrispondenza.

Sì, e un'altra cosa. Hai già disattivato le notifiche sull'arrivo di nuove lettere? ;)

La comunicazione aziendale non può essere immaginata senza corrispondenza, poiché non è sempre possibile un incontro personale per risolvere i problemi di cooperazione. I problemi più urgenti sono la corrispondenza commerciale

La comunicazione aziendale non può essere immaginata senza corrispondenza, poiché non è sempre possibile un incontro personale per risolvere i problemi di cooperazione. La corrispondenza commerciale aiuta a risolvere i problemi più urgenti in breve tempo, ma il mancato rispetto delle regole dell'etichetta o la costruzione illogica di una lettera può danneggiare le partnership o alienare un potenziale cliente. Come nelle trattative formali, ci sono alcune regole: il formato della lettera e lo stile della comunicazione.

Regole generali per lo svolgimento della corrispondenza commerciale

1. Prima di scrivere una lettera, decidi le sue caratteristiche:

tipologia di lettera (di accompagnamento, di garanzia, d'ordine, di sollecito, di avviso, ecc.; lettera di presentazione o di invito a risposta);

grado di accessibilità per il destinatario (se si possono indicare tutti i punti necessari in una lettera o se ne servirà una seconda, chiarificatrice);

urgenza di consegna (se la lettera è urgente è meglio inviarla tramite raccomandata o tramite e-mail).

2. Crea una lettera utilizzando modelli esistenti, in base al suo tipo, e si basano anche su GOST R 6.30-2003. “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione."

3. Qualsiasi lettera commerciale ha la seguente struttura generale:

nome dell'organizzazione di invio;
data di scrittura;
indirizzo del destinatario, indicazione di un corrispondente specifico;
discorso di apertura;
l'indicazione dell'argomento e dello scopo della lettera;
testo principale;
conclusione (formula di cortesia);
firma del mittente;
indicazione della domanda e distribuzione delle copie (se presenti).

4. Quando prepari una lettera commerciale, utilizza l'editor di testo Microsoft Word:

utilizzare il carattere Times New Roman, dimensione carattere 12-14 punti, interlinea – 1-2 punti;

Posiziona i numeri di pagina della lettera in basso a destra;

quando si stampa testo in formato A4, utilizzare un'interlinea di 1,5–2, formato A5 o inferiore: una interlinea. I dettagli vengono sempre digitati con un'interlinea.

5. Se parli a nome di un'organizzazione e intendi inviare una lettera stampata, assicurati di utilizzare la carta intestata dell'azienda, poiché la sua presenza sarà il biglietto da visita della tua azienda. Prestare particolare attenzione durante la preparazione di un modulo ufficiale; questa abilità dovrebbe essere obbligatoria per qualsiasi impiegato d'ufficio.

6. Per la corrispondenza internazionale, la lettera deve essere scritta nella lingua del destinatario o in inglese(come il più comune nei rapporti d'affari).

7. Mantenere un tono corretto e professionale. Inizia la lettera con un indirizzo che, a seconda del grado di vicinanza con il corrispondente, può iniziare con le parole "Caro + nome completo" o "Caro + nome completo". Si ricorda che le parole presenti nell'indirizzo o nell'indicazione del destinatario non devono in nessun caso essere abbreviate (ad esempio “rispettato” come “uv.” oppure “al capo dipartimento” come “capo dipartimento”) - queste sono le regole del galateo aziendale. Concludi sempre la tua lettera con un ringraziamento per la collaborazione. Prima della firma dovrebbe esserci la frase “Con rispetto, …” o “Cordiali saluti, …”. Rivolgersi a "te" nella corrispondenza ufficiale è inaccettabile, anche se si mantengono rapporti amichevoli con il corrispondente.

8. Scegli con attenzione il tuo vocabolario, evita imprecisioni e frasi ambigue e un uso eccessivo di professionalità. La lettera deve essere comprensibile.

9. Dividi il contenuto della lettera in paragrafi significativi in modo che non sia ingombrante e difficile da comprendere per il destinatario. Segui la regola: il primo e l'ultimo paragrafo non devono contenere più di quattro righe stampate e il resto non più di otto.

10. Rispondere alle e-mail aziendali secondo l'etichetta accettata: per richiesta scritta - entro 10 giorni dal ricevimento; per lettere inviate via fax o e-mail - entro 48 ore, esclusi i fine settimana.

Corrispondenza aziendale intra-organizzativa

La corrispondenza commerciale tra i dipendenti dell'azienda è più semplificata rispetto alla corrispondenza inviata a terzi.

Sii conciso;
essere di natura aziendale;
la lettera deve indicare la data;
Alla fine della lettera c'è una formula di cortesia e una firma.

Un esempio di corrispondenza aziendale intraorganizzativa potrebbe essere una lettera di congratulazioni da parte del manager o del team, indirizzata all'eroe della giornata o a un dipendente che ha ricevuto una promozione.

Quando si discute di progetti per iscritto, vengono solitamente utilizzati solo alcuni elementi obbligatori di una lettera commerciale: un'indicazione dell'argomento, un appello, una breve dichiarazione dell'essenza della questione e una formula di cortesia con una firma stampata.

Ricorda che la forma della lettera e il modello richiesto devono essere selezionati in base al livello di corrispondenza commerciale e al tipo di informazioni che si desidera fornire al destinatario.

Oggi è abbastanza difficile trovare un'azienda che non abbia utilizzato le conquiste del progresso scientifico e tecnico nella pratica delle comunicazioni interpersonali: posta elettronica, ICQ, fax, comunicazioni mobili. E se comprendiamo meglio le regole della corrispondenza commerciale e delle conversazioni telefoniche, poche persone hanno un'idea di come comportarsi su Internet. Ma anche qui esistono alcune regole di etichetta, che sono regolate dalla “Netiquette”.

La regola principale del “Setiket” è la stessa di qualsiasi altra etichetta: comportarsi in modo da essere facilmente comprensibili, non creare problemi agli altri e non interferire con il normale dialogo, anche se condotto via e-mail. posta. Comportatevi sempre in modo da non offendere la persona con cui avete una corrispondenza online.

Nel suo articolo “50 Practical Rules of Business Etiquette (Netiquette)”, Chuck Martin, presidente della società di consulenza americana “The Digital Estate Group”, scrive: “Netiquette (netiquette) significa un insieme di regole di condotta e di comportamento adottate quando si utilizzano reti di computer. Il rispetto di queste regole è particolarmente importante a causa della natura elettronica dell'ambiente, è impossibile separare la posizione dell'azienda e quella del cliente. "Le regole del business network" sono emerse come una guida per stabilire e mantenere relazioni sane e felici tra un'azienda e i suoi clienti."

In questa sezione non prenderemo in considerazione le regole di condotta su forum, blog e chat, ma vi diremo solo come condurre la corrispondenza commerciale via email per rendere più comoda ed efficace la comunicazione con partner, colleghi e amici.

Stile di comunicazione

Quando corrispondi via e-mail, puoi saltare i saluti e i saluti e arrivare direttamente al punto. Ma, se vuoi che la tua email sia più formale, l'autore consiglia di utilizzare la seguente formula di indirizzo: "Buon pomeriggio, caro (caro) + nome, secondo nome, indirizzo". E solo dopo dovresti passare allo scopo del tuo ricorso.

Nonostante tutta l'informalità della comunicazione, è necessario ricordare e seguire una delle regole più importanti quando si compongono le e-mail – aderenza ai principi di alfabetizzazione e logica. Solo perché la posta elettronica è un metodo di comunicazione veloce non significa che debba essere sciatto. Assicurati di iniziare la frase con la lettera maiuscola e di utilizzare i punti. I nomi e i titoli devono iniziare con la lettera maiuscola. Il testo scritto solo in minuscolo, senza punti o altri segni di punteggiatura, è difficile da leggere. Il testo, scritto solo in maiuscolo, viene generalmente percepito alla lettura come un URLO CONTINUO.

Dovresti utilizzare spazi (linee vuote) o puntini di sospensione per separare un'idea da un'altra, poiché tendono a comportarsi come un paragrafo in un'e-mail.

Formattazione di un'e-mail

Molte aziende hanno un unico standard aziendale per la formattazione delle email, che comprende la struttura della lettera stessa, le regole per contattare il cliente, i dettagli della firma (nome completo, posizione, numeri di telefono di lavoro, indirizzo email e collegamento al sito web dell'azienda). Inoltre, questo standard può vietare l'uso di emoticon che non sono legate alla sfera aziendale.

In generale, la struttura di una email aziendale può essere rappresentata come segue:

1. "Cappello" in stile aziendale.

2. Saluto

4. Addio

5. Firma personale che indica i contatti.

7. Logo se necessario.

Quando si invia una email è necessario compilare i seguenti campi:

"Soggetto"
"A"
"L'importanza della scrittura", se necessario.

Quando invii e-mail, inserisci l'indirizzo e-mail del destinatario nel campo "A". A volte è necessario inviare una lettera con un testo a più destinatari, quindi i loro indirizzi possono essere inseriti separati da virgole. Assicurati di compilare il campo "Oggetto", altrimenti la tua lettera potrebbe essere eliminata come spam. Qui dovresti inserire alcune parole che descrivono l'oggetto del messaggio.

Alcuni programmi di posta elettronica consentono di specificare l'importanza di un messaggio. Ciò è semplicemente necessario se il destinatario riceve un gran numero di lettere ogni giorno. Un messaggio contrassegnato come "Importante" riceve la priorità durante il controllo della posta. Ma non dovresti abusare di questa funzione. Ciò che è importante perderà gradualmente questa qualità.

Dimensioni e-mail

Le regole della rete ne determinano con precisione la dimensione: una email dovrebbe essere due volte più breve di una scritta su carta. Se è necessario inviare informazioni importanti contenenti un volume elevato, è meglio scrivere un breve testo di accompagnamento in un'e-mail e formattare le informazioni stesse come allegato.

Quando ti prepari a inviare un allegato di grandi dimensioni che supera i 200-500 kilobyte, assicurati di avvisare il tuo interlocutore di questo. È meglio non inviare allegati di grandi dimensioni nelle e-mail. Esistono molti altri modi per trasmettere testi, foto o audio di grandi dimensioni senza utilizzare la posta elettronica. Ad esempio, tramite un server ftp o tramite un'interfaccia web.

La rubrica

Nella corrispondenza tradizionale, bisognava conservare le buste con l'indirizzo oppure scriverle. Anche ricordare gli indirizzi e-mail di tutti i tuoi amici e partner non è possibile e non è necessario. Per fare ciò, qualsiasi programma di posta dispone della funzione “Rubrica”, in cui è possibile memorizzare l'e-mail dei propri corrispondenti e altre informazioni di contatto. Utilizzando questa funzione, inviare un'e-mail è molto più semplice che inviare una lettera cartacea, basta selezionare il nome desiderato nella rubrica e fare clic sul pulsante "invia posta".

Quando arriva un'e-mail da un intervistato elencato nella tua rubrica, saprai sempre da chi esattamente hai ricevuto l'e-mail, poiché il contatto registrato verrà riflesso nel campo "Da".

Rispondi a un'e-mail

Per rispondere a una lettera ricevuta, basta fare clic sul pulsante "Rispondi" nel tuo programma di posta. In questo caso viene visualizzato un modulo per un nuovo messaggio, in cui viene inserito automaticamente l'indirizzo del destinatario nel campo “A” e nel campo “Oggetto”: l'oggetto della lettera originale verrà riportato insieme al “Re:”. segnare all'inizio della riga. Con questo segno, il tuo destinatario capirà che gli hai inviato una risposta a una lettera su un argomento specifico. In questo modo il destinatario potrà facilmente ricordare il significato della corrispondenza.

Se stai scrivendo ad amici e vuoi che la tua lettera rispetti le regole di Seticket, allora modifica il testo del messaggio originale, lasciando solo quelle righe importanti per comprendere la tua risposta (citazione). Dopo i consueti saluti e le parole introduttive, digita sotto ciascuna citazione la tua risposta alla frase o alla domanda specificata.

Se si tratta di una risposta a una lettera commerciale, lascia invariato tutto il testo precedente e scrivi la tua risposta in alto.

La citazione è l'inclusione di frammenti del testo sorgente (in questo caso una lettera) in un messaggio al fine di ripristinare l'essenza del contenuto. Nota: nella maggior parte dei programmi di posta elettronica, il frammento citato è evidenziato con un segno maggiore di (>).

Faccine

Nella comunicazione ordinaria gli interlocutori sono influenzati non solo e non tanto dalle parole, ma dalla voce, dall'intonazione, dalle espressioni facciali e dai gesti. Questo è lo svantaggio di comunicare via e-mail: ti priva dell'opportunità di scambiare emozioni. Ma siamo comunque riusciti a superare parzialmente questo inconveniente. Attualmente, nella comunicazione virtuale, anche via e-mail, sono ampiamente utilizzate le cosiddette "emoticon" (una rappresentazione grafica dei tuoi sentimenti): volti composti da punti, virgole, trattini e altri simboli. Sono in grado almeno in qualche modo di colorare emotivamente i testi. L'uso delle emoticon rende la corrispondenza più vivace: l'autore trasmette non solo i suoi pensieri, ma anche i suoi sentimenti. Ecco le emoticon più comuni:

Esistono moltissime emoticon per indicare sia le emozioni che gli stati di una persona o il suo aspetto. Emoticon classiche:

:-) sorridente
:-))) ridendo
:-D ridendo di gioia
:-| premuroso, neutrale
:-( triste
:-/ infelice o perplesso
:-0 sorpreso (bocca aperta)

A volte il simbolo del naso "-" non viene stampato per facilitare la digitazione. Ad esempio, digitano semplicemente :) o :(. Recentemente, i due punti sono stati spesso sostituiti con un segno di uguale, ad esempio =) invece di :). Il “naso” di solito non viene utilizzato in questi casi. È anche comune utilizzare solo parentesi di apertura o chiusura nelle chat. Ad esempio,)))) o ((((((. Il numero di caratteri corrisponde al livello di gioia o tristezza.

Ma non lasciarti trasportare dalle emoticon quando scrivi una lettera commerciale, altrimenti potresti guadagnarti la reputazione di persona frivola.

Firma elettronica

Una firma elettronica è un file (firma) creato appositamente, che è una firma di testo. Avere una firma elettronica nei messaggi è una regola di buona forma per la corrispondenza commerciale. Una firma elettronica è anche una pubblicità discreta dell'azienda. La pubblicità diretta nelle lettere di estranei e persone non familiari, di regola, è percepita negativamente, ma alcune righe di firma saranno accettate lealmente.

Utilizza sempre una firma: aiuterà il tuo intervistato a identificarti in modo univoco. E assicurati di includere diversi modi possibili per contattarti. Di solito si tratta di numeri di telefono, e-mail, fax, ICQ

Regole di base per redigere una firma elettronica:

Una firma elettronica non deve superare le 5-6 righe.
Il numero di caratteri per riga non deve essere superiore a 70.

Funzionalità di rete durante l'invio e la ricezione di e-mail

Quindi hai inviato un'e-mail e sei davvero preoccupato se è arrivata a destinazione. E la prossima volta, per la tua tranquillità, invierai già una lettera con avviso di ricevimento. Ma secondo le regole del Setiket, un tale marchio è un segno di mancanza di rispetto e sfiducia nei confronti del proprio partner. È meglio, dopo aver inviato il messaggio via email, chiamare il destinatario e verificare se la lettera è arrivata o meno. Molto spesso, per la conferma viene utilizzata la seguente formulazione: dopo il testo della lettera principale, prima della firma elettronica, è scritta la frase: "Si prega di confermare la ricezione della lettera con una lettera di risposta o chiamando i numeri di telefono indicati di seguito".

Secondo le regole della rete, è necessario rispondere alle e-mail. E il tempo di risposta all'e-mail non deve superare i due giorni. Se hai bisogno di più tempo per rispondere a un'e-mail, vale la pena spiegare i motivi del ritardo. È necessario rispondere alle lettere con codifica danneggiata. In questo caso è meglio allegare un allegato con le spiegazioni in modo che il vostro corrispondente possa leggerlo. E devi rispondere anche alle lettere che contengono un allegato: devi confermare che l'allegato è arrivato e si è aperto normalmente.

La sessione di dialogo elettronico si conclude secondo le regole del galateo telefonico: chi ha iniziato per primo la corrispondenza è il primo a finirla.

Tieni presente che se non rispondi a un'e-mail entro 7 giorni, ciò costituisce un chiaro rifiuto a comunicare. Pertanto, se vuoi mantenere un rapporto commerciale, devi chiamare o inviare una seconda lettera al tuo partner commerciale 2-3 giorni dopo l'invio dell'e-mail per chiarire se l'informazione gli è arrivata o meno.

Ricorda che nel mondo del lavoro dovresti sempre rispondere alle email, indipendentemente dal fatto che siano cartacee o elettroniche. Altrimenti, potresti essere considerato una persona irresponsabile e frivola, il che, ovviamente, non avrà l'effetto migliore sulla tua reputazione aziendale.

Frammento del libro “Etichetta Internazionale. Peculiarità dell'etichetta aziendale nei diversi paesi." Il libro è in preparazione per la pubblicazione presso la casa editrice Phoenix, Rostov-Don nel 2008.

Netiquette – (Net inglese - rete + Etiquette - etichetta) - regole morali di comportamento nelle reti di computer. Regole di comportamento su Internet, pensate per non complicare la vita degli altri. Nota dell'autore

Smiley, smiley (inglese: smiley) è un ideogramma raffigurante un'emozione. È costituito da vari simboli, compresi quelli di servizio. L'emoticon si è diffusa su Internet e sugli SMS. Già nel 1969, Vladimir Nabokov in una delle sue interviste menzionò che valeva la pena creare un segno di punteggiatura speciale per rappresentare graficamente le emozioni. Tuttavia, fu solo nel 1982 che Scott Fahlman fu il primo al mondo a proporre l'emoticon nella forma in cui viene utilizzata oggi. Nota dell'autore.

Spam (eng. spam) - messaggi inviati in massa a persone che non hanno acconsentito a riceverli. Pubblicità non richiesta. Nota dell'autore.

Wikipedia - Enciclopedia libera, http://ru.wikipedia.org

ICQ- il nome del programma client per la rete di messaggistica istantanea che utilizza il protocollo OSCAR, sviluppato da Mirabilis. L'abbreviazione "ICQ" è in consonanza con la frase inglese "Ti cerco" (ti sto cercando) nel gergo informatico russo, ICQ si chiama "ICQ" o "Asya". Nota dell'autore

Nel mondo moderno, i contatti commerciali spesso iniziano con la corrispondenza commerciale: una forma scritta di interazione commerciale, che include qualsiasi tipo di corrispondenza (lettera, messaggio, ecc.) inviata da qualsiasi funzionario per suo conto e in virtù della sua posizione.

Un aspetto importante è il rispetto di alcuni standard di etichetta. In caso contrario, le connessioni stabilite potrebbero essere interrotte e un cliente o un partner commerciale potrebbe andare perso. Una corrispondenza commerciale ben progettata contribuisce a creare un'impressione più favorevole di voi o dell'azienda.

Padroneggiare la magia delle lettere è importante per ogni persona. Ad esempio, quando cerchi un nuovo lavoro: compilazione e invio di un curriculum, compiti di prova, lettere di accompagnamento, informazioni aggiuntive su di te, concordare un orario di incontro.

È interessante notare che le regole della corrispondenza commerciale esistenti oggi sono state sviluppate circa 150 anni fa in Inghilterra.

Tipi di lettere commerciali

Per decidere come comporre una lettera, è necessario conoscere le differenze tra le sue tipologie. Questo ti aiuterà a decidere l'argomento del messaggio e il suo design corretto. Questo ti aiuterà a evitare di sembrare stupido agli occhi di un avversario importante.

Secondo la struttura progettuale ci sono:

Lettere di comunicazione

Ciò include lettere di rifiuto, reclami, scuse e confessioni. Tutto ciò che un dipendente utilizza nello svolgimento della propria attività professionale.

Lettere di accordo

Un tipo di scrittura importante. Grazie a lei si riassumono i risultati dell'incontro, si stipulano accordi, si determina il tempo per il completamento dei compiti ed entrambe le parti sono convinte della corretta comprensione del contratto.

Regole per le lettere commerciali

Il modo in cui i blogger si permettono di esprimersi non è una tua scelta. Non ci sono scuse per errori ed errori di battitura. Non puoi consolarti con le difficoltà di imparare una lingua fin dall'infanzia. Devi essere il più esigente possibile con te stesso. Altrimenti, dipinge un quadro sfavorevole della tua personalità e della tua educazione.

La particolarità della corrispondenza commerciale è che gli errori nell'ortografia delle parole professionali sono considerati un indicatore dell'incompetenza di una persona nel campo prescelto.

Regole di base:

Evita di usare parole di cui non conosci l'esatta definizione. Come ultima risorsa, controlla il loro significato sui dizionari.
Evitare l'uso di terminologie specifiche. Alcune parole potrebbero non essere familiari all'interlocutore e potrebbero essere da lui fraintese. L'etichetta della corrispondenza commerciale prevede in questi casi di fornire una spiegazione dei termini e delle abbreviazioni.
Scrivi in frasi brevi. La lunghezza e la ricchezza delle costruzioni sono appropriate quando si scrive un romanzo e non durante le trattative d'affari.
Per prima cosa digita il messaggio non nel corpo della lettera, ma in un documento sul tuo computer o in un editor online. Un aspetto positivo è il controllo automatico dell'ortografia e della punteggiatura del testo. In questo modo si evita anche che la lettera venga inviata accidentalmente al destinatario in anticipo o venga persa a causa della chiusura del browser o della perdita di Internet. Quando lavori in Microsoft Word, utilizza il salvataggio automatico del materiale a determinati intervalli.
Dovresti evitare di digitare un messaggio sul tuo telefono o tablet. Esiste il rischio di correzione automatica inappropriata.
Prima dell'invio verificare la presenza di errori e la coerenza del testo. Si consiglia di ricontrollare nuovamente il testo digitato dopo un'ora, passando temporaneamente ad altre cose e dimenticandosi di scriverlo. Questo ti aiuterà a guardare il testo da una prospettiva diversa, vedendo tutte le inesattezze.

Formattazione di una lettera commerciale

È richiesta particolare attenzione ai dettagli durante la preparazione e lo svolgimento della corrispondenza. Mostra anche rispetto per il tuo avversario e ti consente di risparmiare tempo che potresti spendere per rifare il materiale.

Non vanno trascurati i seguenti aspetti:

Compilazione corretta della riga dell'oggetto della lettera

Se questo è il primo messaggio, il titolo potrebbe essere brillante. Tuttavia, se esiste già una comunicazione con l'opponente, l'oggetto della lettera dovrà essere indicato in modo breve e conciso. Queste sono le basi della comunicazione. Ti aiutano a ritrovare il messaggio dopo un po' in modo che la rilettura sia facile sia per il mittente che per il destinatario.

Citazione

Il messaggio che invii potrebbe contenere domande a cui devi rispondere. È opportuno rispondere citando ciascuna separatamente. Quando si invia una lettera con più inoltri, vale la pena utilizzare la numerazione e suddividere il testo in paragrafi. In questo modo sarà chiaro all’interlocutore a quale domanda stai rispondendo.

Catene di citazioni eccessive creano un senso di caos nelle comunicazioni. Tuttavia, se è necessario tornare ai messaggi inviati in precedenza o ricordare qualcosa all'interlocutore, vale la pena farlo. In particolare, quando si tratta di budget, pacchetto di servizi e tempo.

Prendere in considerazione tutte le informazioni ricevute

Quando componi una lettera, devi commentare brevemente tutti i documenti allegati da te o dal tuo interlocutore. In questo modo sarà subito chiaro al destinatario quali contenuti dei file lo attendono.

La tua firma è un'analogia con un biglietto da visita

La corrispondenza commerciale richiede una firma. Può essere reso automatico, quindi sarà presente in ogni lettera inviata. Come creare una firma informativa? Utilizza il tuo nome e cognome, posizione attuale, contatti di lavoro e logo aziendale.

Ad esempio: "Con rispetto, Ivan Ivanov, il tuo project manager, numero di telefono o qualsiasi altro messaggero." Oppure “Cordiali saluti, Ivan Ivanov...”.

La firma può anche essere accattivante e creativa, indicando un legame speciale con l'azienda o la causa. Ad esempio, i dipendenti di una rete di industrie del libro possono utilizzare la frase "Sto leggendo..." quando inseriscono il nome dei nuovi prodotti attuali. Ma è meglio coordinare queste cose con i tuoi superiori.

Indirizzo di posta

Le regole della corrispondenza commerciale richiedono la visualizzazione di un indirizzo postale. Sarebbe meglio se fosse puramente un lavoratore. Qui possono essere visualizzati il nome dell'azienda, la posizione, il nome o il cognome, ma non l'anno di nascita o soprannomi/parole scherzose. È meglio pensare per molti anni al nome corretto dell'indirizzo se pensi di lasciarlo anche se cambi attività o posizione.

Carattere e spaziatura

Nella documentazione il carattere più utilizzato è il Times New Roman, dimensione 12 per le tabelle o 14 per il testo. 1,5-2 intervalli. Queste sono le basi non dette.

Stile di comunicazione aziendale

La corrispondenza commerciale comporta un delicato atto di equilibrio. In questo caso la comunicazione amichevole è inappropriata, ma non è appropriata nemmeno la comunicazione decisamente dura.

Caratteristiche della comunicazione:

Gravità dei disegni

I diminutivi e le espressioni gergali saranno inappropriati.

Utilizzo delle emoticon

Usa le emoticon con attenzione o evitale. Il primo contatto non consente in linea di principio la loro presenza. In futuro le parentesi potrebbero essere presenti, ma solo positive, in quantità moderate. La gentilezza e l'umorismo sono inaccettabili in questo stile di comunicazione. Questa forma è inaccettabile se sei subordinato al tuo interlocutore.

Saluti per nome e patronimico

Le regole per condurre la corrispondenza commerciale implicano un atteggiamento rispettoso nei confronti dell'interlocutore, attenzione e interesse per la sua persona. Ciò aumenta l'interesse del tuo avversario nei tuoi confronti e aumenta le possibilità della sua clemenza. Si consiglia di conoscere in anticipo il nome della persona a cui ci si rivolge, nonché le sue preferenze di indirizzo.

Rispondi entro due giorni

È corretto inviare una risposta al messaggio entro pochi giorni lavorativi. Altrimenti è considerato irrispettoso. Se la lettera è stata inviata prima del fine settimana o delle vacanze, non sei obbligato a rispondere se non è urgente. Altrimenti, devi avvisare il tuo interlocutore della temporanea assenza della tua risposta o annullare brevemente l'iscrizione al contenuto della lettera.

Mancanza di invadenza

Chiedere costantemente qualcosa, chiedere conferma ti metterà in cattiva luce. Se è necessaria una conferma da parte dell'interlocutore, puoi ricordargli la necessità di rispondere entro tre giorni. Se la questione è urgente, è meglio menzionarla inizialmente nel primo messaggio.

Regola dello specchio

L'etichetta della corrispondenza commerciale spesso ti consente di rivolgerti al tuo avversario come fa lui. Ciò aumenta la possibilità di comprensione reciproca e di comunicazione allo stesso livello. Tieni traccia di quali termini, stile di comunicazione e indirizzo utilizza il tuo interlocutore.

Buone vacanze

Se la comunicazione avviene in prossimità o durante le festività ufficiali, vale la pena congratularsi con l'interlocutore. Queste sono le regole della corrispondenza commerciale. È anche utile sapere quando è il compleanno del tuo avversario.

Gratitudine

La cortesia elementare sarebbe parole di gratitudine in risposta a una congratulazione, un invito o una spiegazione.

Tenendo conto di tutte le caratteristiche di cui sopra, non sarà difficile stabilire un contatto con il tuo interlocutore e formarsi un'opinione favorevole su te stesso.

L'importanza delle regole di scrittura aziendale

In effetti, qualsiasi lettera inviata è un biglietto da visita, un riflesso della posizione aziendale scelta. Affinché abbia un aspetto decente, ispiri rispetto e fiducia e le trattative siano accompagnate da conforto ed efficienza nella risoluzione dei problemi, la conoscenza delle regole delle buone maniere e la loro costante osservanza è una garanzia incrollabile di successo.

Per quanto riguarda tutta la corrispondenza, su Internet o tramite lettere, si applicano gli stessi standard rigorosi della comunicazione telefonica o delle trattative personali. I principi su cui si basa l’interazione:

rispetto reciproco tra avversari per la personalità e la posizione imprenditoriale dell'altra persona;
attenzione agli interessi commerciali dell'opponente;
mantenimento della riservatezza;
puntualità nella risoluzione di compiti importanti.

La corrispondenza commerciale è necessaria perché:

quando si invia una lettera non c'è risposta, anche se era implicita;
le lettere si perdono nel flusso di informazioni non necessarie e i dipendenti si chiamano costantemente chiedendo di controllare la posta;
dopo aver letto l'e-mail non è completamente chiaro cosa ti serve;
A causa dell’abbondanza di dettagli e del caos di informazioni nei messaggi, i pensieri sono confusi e una questione complessa non viene mai risolta.

Puoi risparmiare molto tempo libero se implementi le regole generali per condurre la corrispondenza commerciale. Ciò contribuirà ad evitare i problemi di cui sopra.

Quando scriviamo una lettera a un amico o a un parente, possiamo ignorare gli errori e i segni di punteggiatura, abbreviare le parole a nostro piacimento e usare lo slang. L’importante è chiarire di cosa stiamo parlando. Ma se scriviamo a uno sconosciuto o a una persona sconosciuta e vogliamo ottenere una risposta da lui, allora dovremmo tenere conto di alcune regole.

Regole di comunicazione

1 . Indicare sempre l'oggetto della lettera.

Il campo “Oggetto” deve essere comunque compilato ed è altamente auspicabile che corrisponda al contenuto del messaggio.

Ad esempio, se vuoi fissare un appuntamento per una consulenza il 5 marzo, scrivi: “Iscriviti per una consulenza (03/05)”.

2. Quando rispondi a una lettera, salva la cronologia della corrispondenza.

Quando ricevi una lettera da qualcuno, puoi rispondere in tre modi:

Copia l'indirizzo del mittente e scrivigli una nuova lettera.
Fare clic sul campo di risposta speciale nella parte inferiore del messaggio.
Utilizza il pulsante "Rispondi".

Per la corrispondenza commerciale, dovresti rispondere nel terzo modo, ovvero facendo clic sul pulsante "Rispondi". Si aprirà una nuova email, ripetendo quella che hai ricevuto. L'argomento è lo stesso, solo con il prefisso “Re:”, il testo originale è citato integralmente.

Questo è il modulo di risposta standard e non dovresti cambiarne nulla. La tua risposta deve essere stampata prima del testo citato. Questo viene fatto in modo che ogni partecipante alla conversazione possa ricordare ciò che è stato discusso in qualsiasi momento.

3. Saluta sempre e rivolgiti al tuo interlocutore chiamandolo "tu".

Qualsiasi messaggio dovrebbe iniziare con un saluto. Ed è meglio se è individuale. Se opportuno, chiama l'interlocutore per nome, altrimenti per nome e patronimico.

Si consiglia di terminare la lettera con la seguente costruzione: Cordiali saluti, ... (nome/cognome o nome/patronimico).

Ad esempio: Ciao, Alexey Petrovich. Per favore, manda il contratto a Ivan Mikhailovich. Cordiali saluti, Ilya Krivosheev

4 . Rispondi il più rapidamente possibile.

Prima rispondi a un messaggio, meglio è. Idealmente entro poche ore. Ma è possibile anche entro pochi giorni. Più aspetti a rispondere, peggiore sarà l'impatto sulla tua reputazione.

Per quanto riguarda il testo del messaggio, anche quando lo scrivi dovresti seguire alcune regole.

Scrivi in modo specifico, ma in dettaglio

Non far indovinare all'altra persona cosa intendevi. Se il problema non è evidente, descrivilo nel modo più dettagliato possibile: come hai ottenuto il risultato che hai, cosa vuoi ottenere esattamente e cosa è richiesto al tuo interlocutore.

Ma questo non significa che devi indicare tutti i dettagli in modo molto dettagliato. Salta le cose inutili: valorizza il tempo dell'altra persona.

Prova a scrivere brevemente e al punto

Non è necessario, ad esempio, parlare di come stanno tua moglie, tua suocera e altri parenti.

Per quanto riguarda le dimensioni, idealmente uno “schermo” (senza scorrimento). Massima: dimensione del testo adatta a un foglio A4.

Usare il buon senso e la comune decenza

Sii educato, attento, grazie per le tue lettere e il tuo tempo.

Quello che NON PUOI assolutamente fare

1 . Abusare dei segni di punteggiatura.

È sufficiente un'esclamazione o un punto interrogativo. Non dovrebbero essere duplicati. Inoltre, non abusare dei puntini di sospensione.

Un esempio di lettera “cattiva”:

2. Utilizza caratteri, dimensioni delle lettere e colori diversi.

I siti e i programmi di posta ti consentono di modificare queste impostazioni. Puoi scegliere un carattere insolito, ingrandire o rimpicciolire le lettere o colorare il testo con colori diversi. Ma questo non è appropriato nella corrispondenza commerciale!

È meglio non cambiare nulla e lasciare tutto com'è per impostazione predefinita. L'unica cosa accettabile è evidenziare alcune parole in grassetto o in corsivo. Ma solo se necessario!

Un esempio di lettera “cattiva”:

3. Inserisci immagini di emoticon.

Lascia volti, fiori e cuori felici e tristi per la corrispondenza personale. Nelle lettere commerciali è meglio non usare emoticon, né testo né immagini.

Un esempio di lettera “cattiva”:

4 . Stampa il testo in maiuscolo.

Digitare testo in maiuscolo su Internet è considerato cattiva educazione. Ciò vale sia per la corrispondenza aziendale che personale, nonché per la comunicazione sui social network, Skype, forum e altri luoghi. Inoltre, questo vale sia per l'intero testo che per le singole parole.

Il tasto della tastiera Caps Lock è responsabile delle lettere maiuscole. Cioè, se tutte le tue lettere sono scritte in maiuscolo, devi solo premerlo una volta e rilasciare.

Inoltre, non stampare l '"Oggetto" della lettera in maiuscolo: questo è il massimo della mancanza di rispetto!

Su una nota. Digitare singole parole e l'intero testo in maiuscolo è come urlare. E urlare è un'aggressione, che va oltre la corrispondenza culturale.

Se hai proprio bisogno di evidenziare qualcosa nel testo, è meglio farlo utilizzando il grassetto o il corsivo.

Ed è anche molto consigliabile evitare nell’oggetto della lettera le parole “Urgente”, “Importante” e altre che esprimano insofferenza.

Alfabetizzazione

Non dovresti essere troppo severo al riguardo, ma prova a scrivere correttamente nelle tue lettere. Alcuni semplici consigli:

Ogni frase deve iniziare con la lettera maiuscola. Per digitarlo, tieni premuto il tasto Maiusc.
Alla fine di ogni frase deve esserci un punto. Nel layout della tastiera russa, si trova nella riga in basso a destra (prima di Shift).
Per digitare una virgola, tieni premuto Maiusc e premi il tasto punto.
Non inserire uno spazio prima di una virgola o di un punto. Dovrebbe esserci uno spazio dopo di loro.

E un altro consiglio per chi sa almeno un po' come usare l'editor di testo Word (Writer). Per prima cosa digita la lettera in questo programma. Evidenzierà gli errori con una linea rossa e facendo clic con il pulsante destro del mouse su tale parola è possibile correggerla.

Copia e incolla il testo finito nel campo della lettera. Ma prima di inserirlo, dovresti disabilitare la formattazione in modo che possa essere aggiunto senza formattazione da Word (Writer).

Nella posta mail.ru, per fare ciò, devi fare clic su "Rimuovi design" in alto.