Per favore aiutami a risolvere questo problema. Lettera al direttore

Istruzioni

Inizia la tua lettera indicando a chi stai scrivendo. Formatta il messaggio come di consueto in corrispondenza di lavoro. Nella parte in alto a destra del documento, scrivi su tre righe la posizione, il nome dell'azienda e il cognome del manager, ad esempio:

All'amministratore delegato
IntersvyazCom LLC
Ivanov I.I.

Indicare chi è il destinatario della lettera. Fallo dopo aver rientrato dalla sezione precedente del messaggio, sempre sul lato destro. Devi contrassegnare la tua posizione e il cognome con le iniziali, ad esempio:

Dal capo del reparto vendite
Esenina E.E.

Rientra alcune righe dalla sezione precedente, allinea il cursore al centro della pagina e indica la natura del messaggio. È possibile scrivere "Promemoria", " E-mail di informazioni"o "Informazioni esplicative", tutto dipende dal motivo per cui stai contattando il capo dell'organizzazione. Non è necessario inserire un punto dopo il titolo. Se la lettera riguarda qualsiasi richiesta, puoi semplicemente rivolgerti al direttore per nome e patronimico in modo rispettoso.

Inizia la lettera con parole che spieghino il motivo per cui l’hai scritta, come “in continuazione delle nostre trattative”, “in conformità con la tua richiesta” o “sulla base dei tuoi suggerimenti”.

Se la tua lettera riguarda una richiesta di acquisto di attrezzature, una promozione per un dipendente o l'opportunità di partire per un viaggio d'affari, è meglio iniziare la lettera con la frase “Per favore, considera l'opportunità...”.

Esporre la situazione, fornire spiegazioni, elaborare tabelle o grafici se la natura della lettera lo richiede. L'allineamento del corpo del documento deve essere impostato sulla larghezza della pagina. Ogni riga deve iniziare con un rientro.

Firma la lettera, assicurati di utilizzare lo standard “con rispetto” prima di indicare il cognome, seguito da una virgola.

Assicurati di includere la data in cui è stata scritta la lettera e di firmare il documento stampato.

Se la tua organizzazione comunica tramite posta elettronica interna, inizia la lettera con un messaggio e presenta tutte le informazioni in forma libera.

Fonti:

• lettera di richiesta al direttore

Le lettere di servizio rappresentano fino all'80%. numero totale documenti preparati in un'organizzazione o impresa. Con il loro aiuto, la comunicazione avviene tra istituzioni e individui. Le lettere di servizio hanno carattere informativo; possono essere redatte anche sotto forma di richiesta o domanda.

Istruzioni

Decidi lo scopo della lettera. Serve solo se la questione a cui è dedicata non può essere risolta in un incontro personale, e anche se deve servire documento ufficiale, confermando il fatto stesso della sua partenza. Pensaci prima e assicurati che il destinatario sia scelto da te e che la risposta sia di sua competenza, se tua lettera- richiesta.

Dovrebbe essere formulata una sola domanda in una. È possibile presentare più domande solo se correlate tra loro. Il destinatario deve comprendere immediatamente l'essenza della tua lettera, quindi deve essere indicato nelle primissime frasi. In essi, racconta non solo l'essenza della domanda, ma anche le azioni che ti aspetti di ricevere in risposta. Nella parte introduttiva puoi fare riferimento alle norme che ti guidano nella stesura della lettera e che servono come base per richiedere o fornire informazioni.

Il corpo della lettera dovrebbe motivare, persuadere o spiegare. Il suo testo dovrebbe essere chiaro, conciso, conciso e logico. I fatti in esso presentati devono essere verificati e oggettivi, i dati digitali devono essere il più accurati possibile. Scrivi la lettera stessa con un tono professionale e neutro. Il testo può essere scritto alla prima persona singolare oppure plurale o da una terza parte in singolare.

Evitare espressioni categoriche nel testo della lettera. Usa parole e costruzioni introduttive per questo: se possibile, apparentemente, come segue da, come è noto.

Per affari è necessario iniziare la lettera con "Caro" e scrivere il nome e il secondo nome del destinatario. Se non ci sono, alla fine della lettera, prima della tua firma, dovrebbe esserci la frase "Con rispetto". Potete sottolineare questo rispetto nel testo della lettera, utilizzando quanto segue frasi partecipative, come: “avendo studiato attentamente le vostre osservazioni...”, “avendo considerato attentamente le vostre proposte...”.

La lettera ufficiale deve essere scritta su carta intestata dell'organizzazione, indicandone il nome completo e i numeri di contatto.

Durante l'implementazione attività economica Alcuni capi di organizzazioni sono costretti a utilizzare i viaggi ufficiali. Dall'articolo 166 Codice del Lavoro RF ne consegue che il dipendente viene inviato all'organizzazione per ordine del capo dell'organizzazione. Ma cosa succede se il regista stesso viaggia per un incarico ufficiale, perché si scopre che si manda per un incarico ufficiale.

Istruzioni

Prima di tutto, guarda nello statuto della società per vedere chi ha il diritto di rilasciare documenti amministrativi. Se lì si afferma che solo il manager (ovvero il direttore) ha il diritto di pubblicare, allora deve redigere i documenti per il viaggio d'affari. Se hai delegato il potere di firma a un sostituto, i documenti di viaggio saranno firmati da quella persona.

Completa l'incarico ufficiale per l'invio in viaggio d'affari, ha un modulo unificato n. T-10a. Indica qui la destinazione del viaggio d'affari, l'ora di inizio e di fine (secondo i biglietti) e lo scopo del viaggio d'affari. Firma il documento. Dopo aver completato il tuo viaggio d'affari, compila il report che si trova in fondo al modulo.

Emettere un ordine per inviare il dipendente in viaggio d'affari (modulo n. T-9). Se la carta specifica la delega del diritto di firma ad un'altra persona, questi deve redigere il documento amministrativo. Inserisci qui le informazioni sul viaggio d'affari: destinazione e periodo del viaggio, scopo e motivo (incarico ufficiale). Firma il documento o consegnalo al tuo vice per firmarlo.

Emetti un ordine per la tua sostituzione temporanea. Se c'è un deputato, nominalo amministratore; se non esiste tale posizione nello staff, nominare un'altra persona. Nel documento amministrativo, specificare il periodo di sostituzione e il motivo (viaggio di lavoro), specificare un numero di poteri.

Rilasciare una procura al sostituto per condurre gli affari. Ad esempio, per rappresentare gli interessi della società presso le autorità fiscali. Occupati anche della firma dei documenti finanziari. Per fare ciò, puoi contattare la tua banca e rifare la carta della firma.

Preparare un certificato di viaggio (modulo n. T-10). Per favore indica il tuo nome completo. direttore dell'organizzazione, il suo numero di personale. Inserisci di seguito lo scopo del viaggio d'affari e il periodo di tempo lontano dal posto di lavoro. Firma il documento.

Fonti:

• come richiedere le indennità di viaggio

In questo articolo troverai informazioni su come lavorare con lettere difficili che si trovano spesso nelle interazioni commerciali e vedrai anche esempi di lettere commerciali. Si tratta di lettere, la necessità di scrivere che sorge in una situazione di violazione degli interessi commerciali: una lettera di richiesta e una lettera di reclamo.

Poiché la situazione di per sé è piuttosto difficile, scrivere una lettera in una situazione del genere è una questione molto importante, in cui è importante che l'autore sia competente, educato, corretto e, allo stesso tempo, in grado di difendere fermamente i propri affari interessi.

Aiuta a risolvere con successo le complessità delle lettere “difficili”:

• Atteggiamento competente nell'interazione: un atteggiamento fermo ma corretto nei confronti della partnership
• Scegliere lo stile di scrittura appropriato (affari formali o affari riservati
• Gestione competente e logica dei fatti

Esempi di lettere commerciali.

(atteggiamento – partnership, stile – affari ufficiali, gestione convincente dei fatti)

Cari colleghi!

Al fine di adottare misure atte a garantire la qualità e l'affidabilità in condizioni operative del dispositivo KIP-12, prodotto dall'Istituto di Ottica dal 1992, ci rivolgiamo a Voi con la seguente richiesta: considerare la possibilità di fornire all'Istituto di Ottica informazioni sul funzionamento parametri del dispositivo in condizioni reali funzionamento (dettagli in allegato). I dati inviati consentiranno all'istituto di raccogliere le informazioni necessarie per l'analisi, condurre il monitoraggio e contribuiranno a una soluzione più rapida ai problemi di miglioramento della qualità e dell'affidabilità del dispositivo KIP-12.

Vi preghiamo di informarci nella vostra lettera di risposta della vostra decisione di aiutarci. Se necessario Informazioni aggiuntive, su cui devi prendere una decisione, ti preghiamo di informarci anche nella tua lettera di risposta.

Cordiali saluti,

Squadra dell'ufficio tecnico

Istituto di Ottica

Lettera d'affari. Esempio di lettera di richiesta(atteggiamento – partnership, stile – confidenziale e professionale, gestione convincente dei fatti)

Cari colleghi!

Siamo molto interessati a migliorare la qualità e l'affidabilità del dispositivo KIP-12, che produciamo dal 1992 e che è saldamente utilizzato nel lavoro della vostra azienda dal 1995. Ci rivolgiamo pertanto a voi con questa richiesta.

Per migliorare la qualità e l'affidabilità del dispositivo KIP-12, abbiamo bisogno di dati dettagliati sul funzionamento di questo dispositivo in condizioni operative. Nell'attuazione di questo compito contiamo davvero sul vostro aiuto e sulla vostra partecipazione diretta. Considerando la collaborazione positiva e a lungo termine delle nostre aziende, ci rivolgiamo a voi con una richiesta - un'offerta: aiutarci a raccogliere e fornire informazioni statistiche sul funzionamento del dispositivo. Ti saremo grati se troverai l'opportunità di raccogliere statistiche per noi sui parametri specificati (dettagli nell'applicazione). Ciò ci consentirà di monitorare l'efficienza del dispositivo e di adottare rapidamente misure per migliorare la qualità e l'affidabilità del suo funzionamento.

Fateci sapere se siete pronti ad aiutarci in linea di principio. Se hai bisogno di ulteriori commenti o hai domande per prendere una decisione, siamo pronti a rispondere.

Ti saremo grati per la tua risposta.

Cordiali saluti,

Ivan Ivanov

Responsabile ufficio tecnico

Istituto di Ottica

Lettera d'affari. Esempio di lettera di richiesta e esempio di lettera di reclamo.

Lettera - richiesta (atteggiamento – partnership; stile – confidenziale e professionale; gestione convincente dei fatti)

Lettera - reclamo (atteggiamento – partnership; stile – affari ufficiali; gestione convincente dei fatti)

Caro Andrej Ivanovic! Ci rivolgiamo a voi con la richiesta di risolvere la situazione che si è creata con l'attuazione del progetto ABS. Fino ad ora non abbiamo avuto problemi nell'interagire con la vostra azienda; tutti gli accordi specificati nel Contratto sono stati rispettati. Siamo fiduciosi che la situazione attuale possa ancora essere corretta. Il successo del progetto ABS è estremamente importante per la nostra azienda. Pertanto vi chiediamo fino al 08/06/2010. fornire informazioni sull'invio di campioni di controllo. Ci auguriamo che la vostra risposta chiarisca la situazione e allevii le nostre preoccupazioni riguardo al successo del progetto. Cordiali saluti,

Caro Andrej Ivanovic! A nome della direzione di Rosstans OJSC, vi scrivo in relazione alla necessità di risolvere la situazione che si è creata con l'attuazione del progetto ABS. Sono costretto a riferire che questa situazione ci desta estrema preoccupazione. Secondo i termini del contratto n. A-122 del 02/07/2010. clausola 4.3. 60 giorni prima dell'inizio della consegna prevista dei prodotti, Star LLC deve inviare campioni di controllo dei prodotti a Rosstance OJSC, notificando a Rosstance OJSC il fatto della spedizione. Secondo il programma (accordo aggiuntivo n. 1 del 03/11/2010 al contratto n. A-122 del 02/07/2010), la data di inizio della fornitura prevista di prodotti è il 01/10/2010. Il termine ultimo per l'invio dei campioni di controllo è entro e non oltre il 08/02/2010. Oggi – 08/04/2010. Al momento non abbiamo ricevuto informazioni sull'invio di campioni di controllo. In questa situazione, la capacità di Star LLC di adempiere ai propri obblighi solleva serie preoccupazioni per Rosstance OJSC e la costringe a pensare all'applicazione delle sanzioni previste alla clausola 7.2. Contratto n. A-122 del 08/07/2010. Per evitare ciò, vi offriamo fino al 08/06/2010. informarci sulla situazione con l'invio di campioni di controllo dei prodotti. Cordiali saluti,

Prendi nota delle nostre informazioni e siamo sicuri che il problema di scrivere "lettere difficili" ti richiederà molto meno lavoro.

Tamara Vorotyntseva

Presta attenzione ai nostri programmi di formazione sulla corrispondenza commerciale:

Cosa fare se hai bisogno urgentemente di ottenere Documenti importanti, richiedere informazioni aggiornate, contattare l'azienda per assistenza, oppure ufficiale? Componi una lettera di richiesta secondo tutte le regole della corrispondenza commerciale e ricevi una risposta positiva.

Dall'articolo imparerai:

In cosa differisce una lettera di richiesta commerciale dagli altri tipi di lettere?

La corrispondenza commerciale è la parte più importante del sistema di comunicazione dei documenti. Le lettere sono i suoi documenti più diffusi. Esistono molti tipi di corrispondenza ufficiale. Tutto questo è una forma di dialogo scritto che contribuisce a risolvere le questioni più importanti nelle attività delle organizzazioni. Il suo genere e la sua gamma tematica sono caratterizzati da un'ampia diversità.

Una lettera di richiesta è uno dei tipi più comuni di corrispondenza commerciale. La necessità di scrivere tali ricorsi può essere causata da per vari motivi, e non è possibile elencarli tutti. Tuttavia, ci sono una serie di caratteristiche che rendono questo lettera nel vasto insieme della documentazione ufficiale.

Una lettera formale di richiesta può essere una richiesta discreta o una richiesta diplomatica su una questione attuale. Serve per raggiungere scopo specifico autore ed è necessario per indurre il destinatario a compiere le azioni necessarie a chi scrive la lettera di richiesta.

Ci sono soprattutto molte situazioni in cui è necessario redigere una lettera di richiesta nelle attività di gestione. Il motivo potrebbe essere: situazione semplice, che non richiede argomentazioni approfondite e spiegazioni dettagliate, e un problema, senza spiegare l'essenza del quale è impossibile ottenere una risposta positiva. Nel secondo caso, l'autore dovrà non solo esprimere la sua richiesta, ma anche giustificarla, spiegare al destinatario perché è necessario agire in un modo o nell'altro.

I modelli e gli standard esistenti nel lavoro d'ufficio semplificano la preparazione di una lettera di richiesta ufficiale. Qualsiasi messaggio commerciale deve rispettare le regole della corrispondenza commerciale. La corrispondenza è, prima di tutto, il volto dell'azienda mittente. Il suo design richiede attenzione ai dettagli e rispetto delle regole dell'etichetta aziendale. Per poter redigere una lettera di richiesta per conto dell'organizzazione, sarà necessaria una carta intestata che indichi tutti i dettagli necessari. La richiesta è certificata dalla firma di un funzionario autorizzato e dal sigillo dell'azienda.

Come scrivere una lettera di richiesta formale?

Una lettera di richiesta commerciale viene redatta secondo tutte le regole della corrispondenza ufficiale. Per ricevere alla fine una risposta positiva, quando scrivi un appello dovresti aderire a un determinato algoritmo. Ti consentirà di strutturare il contenuto della lettera, trasmettere le idee principali al destinatario e affermare chiaramente e chiaramente l'essenza del problema.

Determina a chi ti stai rivolgendo esattamente?

È meglio contattare personalmente il destinatario. Seguendo le regole generalmente accettate etichetta aziendale, utilizzare l'indirizzo per nome e patronimico. Ciò aiuterà a mostrare rispetto. Inoltre, una richiesta personale impone una certa responsabilità al funzionario che ha ricevuto la lettera. Anche quando devi scrivere una lettera di richiesta per un gruppo di persone, è meglio personalizzare l'appello.

Perché ti rivolgi a questo particolare destinatario?

Si consiglia di spiegare in anticipo al destinatario il motivo per cui lo hai contattato. Puoi fargli un complimento e annotare le sue qualità professionali o personali, i risultati passati che sono importanti nel contesto del tuo appello. Questa tecnica ti incoraggerà a considerare la lettera di richiesta con più attenzione e a trovare un'opportunità per soddisfarla. È importante essere sinceri e non oltrepassare il confine tra complimento e adulazione.

Come puoi giustificare la tua richiesta?

Pensa in anticipo alle tue argomentazioni e disponile nel testo lettere secondo lo schema forte - medio - più forte. Interessa il destinatario, rivelagli i potenziali benefici associati alla realizzazione del tuo desiderio. Esprimi un problema che è rilevante per lui e mostra come può essere risolto per soddisfare i tuoi interessi. Descrivi il significato del problema e fai sapere al destinatario che risolverlo può essere vantaggioso per entrambi.

Quali informazioni devono essere fornite al destinatario?

Descrivi il problema nel modo più conciso e chiaro possibile. Evita ambiguità e sii il più specifico possibile riguardo al risultato desiderato: indica il prezzo esatto, la data, la percentuale, ecc. Una lettera di richiesta richiede che il destinatario accetti decisione gestionale. Per fare questo ha bisogno di informazioni precise: quanto, cosa, quando e a quale prezzo. Questi dettagli devono essere formulati con precisione, senza lasciare spazio ad ambiguità. In caso contrario l'iniziativa potrà passare al destinatario, la richiesta verrà formalmente accolta, ma l'ordinante non riceverà quanto desiderato.

Quali conclusioni si possono trarre?

Dopo aver formulato la richiesta, è necessario modificarla e ripeterla nuovamente, focalizzando l’attenzione del destinatario sui potenziali benefici. Allo stesso tempo, il possibile vantaggio non deve sempre essere materiale.

Una lettera di accompagnamento è un tipo di lettera commerciale necessaria per descrivere un pacchetto di documenti inviato al destinatario se questi documenti non contengono la parte dell'indirizzo.

Così, carico di informazioni lettera di accompagnamento no, ma svolge tre importanti funzioni:

• conferma il fatto dell'invio;
• fornisce l'elenco dei documenti inviati e le istruzioni per la loro gestione;
• Grazie ai dati di registrazione, consente di determinare la scadenza.

Come la maggior parte delle lettere commerciali, la lettera di accompagnamento è su carta intestata e riceve il numero di riferimento del mittente. Abbiamo discusso in dettaglio le regole per la preparazione delle lettere ufficiali più di una volta nella rivista, quindi ora ci concentreremo sulle caratteristiche della lettera di accompagnamento.

Un'analisi dettagliata di una lettera di servizio con molti esempi della sua composizione è disponibile nell'articolo "Elaboriamo una lettera di servizio"

Modelli di discorso

La base della lettera di accompagnamento è un elenco di allegati. Il testo del documento è breve e condizionatamente diviso in due parti:

• messaggio sull'invio di documenti,
• richiesta di tempestiva risposta (lettura, approvazione, restituzione di copia firmata, ecc.).

La prima parte di solito inizia così:

• “In adempimento… vi indirizziamo…”,
• "Ti stiamo mandando..."
• “Vi presentiamo...”

Successivamente, puoi indicare lo scopo dell'invio dei documenti: "per l'approvazione", "per informazioni", "per la firma", "Da riempire"(Se stiamo parlando sul modulo di indagine o sul questionario). Ti consigliamo di utilizzare il cliché “ti inviamo” o “ti inviamo”, perché... Puoi inviare qualcosa solo per informazione, ma non per firma o approvazione.

La seconda parte può contenere le seguenti parole:

• “Per favore firma, sigilla e invia una copia al nostro indirizzo...”
• “Vi preghiamo di prendere in considerazione e di inviarci entro il termine stabilito dalla legge...”,
• “Si prega di inviare al nostro indirizzo una copia di un documento debitamente redatto…”.

Requisiti “Marchio sulla presenza di candidature”

Come abbiamo già stabilito, la cosa principale in una lettera di accompagnamento per i documenti sono gli allegati. Ecco perché Attenzione speciale Ci concentreremo sulla questione della progettazione di questo particolare oggetto di scena. Indipendentemente da come è progettata l'applicazione, fai pratica appeal commerciale richiede l'elenco completo dei documenti allegati alla lettera, con l'indicazione del numero di copie e del numero di fogli presenti in ciascuno di essi. Senza queste informazioni la lettera di presentazione perderà ogni significato.

COSÌ, quando i documenti in corso di invio sono già riportati nel corpo della lettera, è inutile elencare nuovamente i loro nomi. È sufficiente indicare il numero di fogli e di copie. Vedi Esempio 1.

Esempio 1

Un frammento di testo e una nota sulla presenza di una domanda (il nome della domanda è indicato nel testo della lettera)

Se la domanda non è indicata nel corpo della lettera, oltre ai dati quantitativi, è necessario indicarne il nome. Se un pacco comprende più documenti, gli allegati sono numerati. Vedi Esempio 2.

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Esempio 2

Un frammento di testo e un segno che indica la presenza della domanda (il nome della domanda è indicato nel segno che ne indica la presenza)

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Sebbene GOST R 6.30-2003 lo affermi quando si elencano più applicazioni in un segno sulla loro presenza la parola generalizzante prima dei due punti è al singolare “Appendice:” in questi casi consigliamo comunque di scriverla al plurale “Appendici:”, come abbiamo mostrato nell’Esempio 2.

Innanzitutto, questo è corretto dal punto di vista delle regole della lingua russa. E in secondo luogo, gli stessi sviluppatori di questo GOST in seguito "si sono corretti" quando hanno iniziato a fornire spiegazioni sulla sua applicazione nelle loro raccomandazioni metodologiche. Vedi le citazioni da questi due documenti di seguito. Ma molti continuano ostinatamente a scrivere la parola “Domanda:” al singolare, anche se è seguita da un elenco di diversi documenti. Non farlo e abbiamo spiegato perché.

Frammento di documento

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GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti"

3.21. ...Se la lettera ha un allegato che non è menzionato nel testo, indicarne il nome, il numero di fogli e il numero di copie; Se sono presenti più domande, queste vengono numerate:

Frammento di documento

Comprimi spettacolo

Documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione. Linee guida sull'attuazione di GOST R 6.30-2003

3.16. ...Se la lettera ha un allegato che non è nominato nel testo, indicare il suo nome, il numero di fogli e il numero di copie se ci sono più allegati, sono numerati:

Ci sono anche discrepanze su come scrivere la parola “allegato” nel corpo della lettera: con poco o lettere maiuscole, con o senza il segno "No". Il fatto è che il nome del documento allegato può essere indicato nel testo della lettera di accompagnamento in diversi modi; confronta tu stesso guardando l'Esempio 3: nel secondo caso è opportuno indicare tra parentesi che il documento è una domanda, e nei casi successivi mostriamo come ciò può essere fatto in diversi modi. Tutte le opzioni sono corrette, è solo importante mantenere l'uniformità nella lettera. O meglio ancora, nelle istruzioni per la gestione dell'ufficio della tua organizzazione (o in altri documenti locali atto normativo, dedicato a questioni simili) scegli e fissa un'opzione, quindi ci sarà uniformità in tutti i documenti e ci sarà meno confusione tra gli esecutori.

Esempio 3

Vari modi indicando il nome della domanda nel corpo della lettera

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Per un'applicazione rilegata non è necessario specificare il numero di fogli (Esempio 4).

Esempio 4

Descrizione dell'applicazione associata

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Quando gli allegati sono talmente tanti che conviene elencarli su un foglio a parte (si chiamerà “Inventario degli allegati alla lettera del... No...”), basterà fare riferimento a tale inventario nella lettera (Esempio 5).

Esempio 5

Se le applicazioni sono così numerose è più conveniente elencarle in un inventario separato

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Se alleghi alla tua lettera un'altra lettera che ha un proprio allegato, devi informarne il destinatario (Esempio 6).

Esempio 6

L'allegato alla lettera ha il proprio allegato

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Infine, se la tua lettera è indirizzata a più organizzazioni contemporaneamente e l'allegato è indirizzato solo a una di esse (le altre ricevono la lettera solo per revisione), dovresti dirlo anche questo (Esempio 7).

Esempio 7

L'allegato viene inviato a un solo destinatario di posta elettronica tra diversi

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Una nota sulla presenza di allegati è posta sotto il testo della lettera e sopra la firma. Di solito queste distanze (rientri) sono identiche e pari a circa 2-3 interlinea (questo è chiaramente mostrato nell'esempio del disegno di un'intera lettera nell'Esempio 9).

Di regola generale, se il documento ha allegati, su di esso viene apposto un segno che ne indica la presenza sotto il testo e sopra la firma, e sui documenti allegati (ciascuno nella parte in alto a destra del primo foglio) è scritto di quale documento si tratta appendice a (con la designazione del numero di appendice, se presente), come nell'esempio 8.

Esempio 8

Numero della domanda e dati del documento principale su 1 foglio della domanda

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Ma la lettera di accompagnamento ha la funzione contabile dei documenti inviati, fungendo da sorta di inventario degli allegati presenti nella busta, in realtà vengono inviati i documenti nominati in tale lettera come allegati; Se la lettera avesse una funzione diversa (ad esempio, era un'offerta, un'offerta per firmare un accordo ed elencare i termini della cooperazione proposta), allora il documento "chiave" nel suo significato sarebbe la lettera, e l'allegato i documenti lo aiuterebbero solo a svolgere la sua funzione. Ma stiamo parlando di una lettera di accompagnamento, e in questo caso non dovresti "rovinare" i documenti inviati con informazioni sull '"inventario del contenuto della busta" - ad es. Non è necessario apporre un marchio del genere su di loro!

Firma e registrazione presso il mittente

Il firmatario di una lettera commerciale è lo stesso funzionario della normale corrispondenza commerciale (di solito il capo dell'organizzazione o un top manager autorizzato). Se si tratta dell'invio di documenti contabili primari, la lettera può essere firmata anche dal capo contabile.

Per evitare che il destinatario della lettera ponga successivamente tutte le domande chiarificatrici al suo firmatario (indicato con il numero 1 nell'Esempio 9), in tale documento dovrà essere indicato anche l'esecutore testamentario (ibid., cfr. numero 2).

Prima dell'invio alla lettera di accompagnamento deve essere assegnato un numero di uscita (indicato dal numero 3).

E il destinatario gli assegnerà il suo numero in entrata al momento della registrazione del fatto di ricezione del documento, mentre su di esso potranno essere indicati la data di ricezione e il numero in entrata (scritto a mano o utilizzando un timbro, come nell'Esempio 9 - vedi numero 4).

Esempio 9

Lettera di accompagnamento

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Esempio 11

Modulo lettera di presentazione per candidati - privati

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Sorpresa per i candidati - privati

La necessità di scrivere una lettera di accompagnamento per i documenti riguarda tutti, indipendentemente dal fatto che si tratti di un'organizzazione o individuale. Intanto quando arriva l'organizzazione una persona comune, di regola, non viene redatta alcuna lettera per accompagnare i suoi documenti. È un peccato, perché sarebbe più conveniente per te non ricordarlo e in qualche modo registrarlo tu stesso, ma avere informazioni scritte dal visitatore: da chi, quali documenti, a quale dei tuoi dipendenti e perché trasferire. Se trattate sistematicamente con persone, soprattutto su una serie di questioni standard, e allo stesso tempo ricevete da loro documenti con cui la vostra organizzazione deve poi fare qualcosa, allora vi consigliamo di sviluppare un modulo di lettera di accompagnamento per tali casi e di chiedere a ciascuno di essi persona che lo compila visitatore. Vedere il modulo di esempio nell'Esempio 11.

Registrerai il modulo compilato e consegnerai una copia della lettera con il numero in entrata al richiedente e invierai il pacchetto dei documenti ricevuti da lui lungo il percorso corretto. Quindi, quando chiami per chiedere informazioni sui tuoi documenti, la persona non ti chiederà più della “dacia a Malinovka”, ma di una certa lettera con un indice univoco.

Si prega di rispondere entro un determinato periodo di tempo

Molte organizzazioni preferiscono fissare immediatamente una scadenza per il destinatario nelle loro lettere di accompagnamento e i metodi possono variare da educati "Per favore, firma i documenti e restituiscili entro dieci giorni." all'imperativo “Il tempo di risposta ad una lettera è di 5 giorni lavorativi”. Vale la pena scrivere così? E come reagire a tali condizioni?

Ricordiamolo secondo le regole dei rapporti commerciali. Questa linea guida dovrebbe essere ricordata se non c'è altra scadenza nella lettera di accompagnamento.

Mettere periodo obbligatorio l'esecuzione può essere effettuata solo da un'organizzazione di controllo superiore o da qualsiasi altra agenzia governativa, vincolante per te documento normativo. Le parti stesse possono concordare e documentare gli obblighi volontariamente assunti:

Esempio 10

Il termine per la risposta ad una lettera può essere stabilito nel contratto

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L'accordo prevede una procedura istruttoria obbligatoria per la risoluzione di controversie e disaccordi. Una Parte che ritiene che i suoi diritti ai sensi del presente Accordo siano stati violati è tenuta a inviare un reclamo scritto e motivato all'altra Parte. La parte che ha ricevuto una richiesta scritta motivata è tenuta a prenderla in considerazione e a fornire risposta scritta motivata entro 10 (Dieci) giorni del calendario dal momento in cui è stato ricevuto...

Quando comunicano pari nello status aziendale (se prima non c'è nessuno sopra di loro o non hanno stabilito regole di interazione per se stessi), puoi chiedere una risposta più rapida, ma per questo è necessaria una buona ragione. Per esempio: "Si prega di inviare il questionario compilato entro quattordici giorni, poiché dobbiamo fornire una risposta al Ministero della Salute della Federazione Russa entro il 1 ottobre 2013.". Gli ordini in questi casi sono errati, anche dal punto di vista dell'etichetta aziendale.

Memorizzazione delle lettere di accompagnamento

Una lettera di accompagnamento diventa superflua non appena l'esecutore ritira le sue domande e si assicura che siano complete. D'ora in poi si lavorerà su di essi e la lettera dovrà essere contrassegnata come completata e inserita nel fascicolo.

Spesso sorge la domanda su come archiviare le lettere di accompagnamento e i relativi allegati: separatamente o insieme? Di solito, l'allegato a una lettera viene inserito in un file speciale riservato appositamente a questo tipo di documento. Non c'è posto per le lettere di accompagnamento: certificati di lavoro svolto, fatture, contratti e tanti altri documenti vengono archiviati separatamente e spesso per periodi di tempo diversi.

Questo punto dovrebbe essere preso in considerazione quando si compila un elenco di casi. Alcune aziende (con un volume ridotto di flusso di documenti) creano un file "Lettere di accompagnamento" e vi inseriscono tutte le lettere di questo tipo, indipendentemente da ciò che è stato allegato ad esse. Altri devono creare diversi casi dalle lettere di accompagnamento e inserirli negli elenchi dei casi divisioni strutturali. Quindi, ad esempio, il contratto inviato andrà nel file "Contratti di servizio" e la lettera di accompagnamento andrà nel file "Lettere di accompagnamento per contratti per attività principali".

Succede anche che la lettera rimanga in deposito presso l'azienda, ma l'allegato no. Ciò vale, ad esempio, per le bozze di documenti (come nell'Esempio 9). La proposta di regolamento non è ancora un documento e molto probabilmente sarà oggetto di correzioni più di una volta; non è necessario conservarla;

Come puoi vedere, non c'è nulla di complicato nel comporre una lettera di accompagnamento, ma essa stessa può far risparmiare non solo i tuoi documenti, ma anche tempo.

Una leggera difficoltà, come al solito, può sorgere quando un'azienda implementa la regola di redigere e presentare una lettera di accompagnamento correttamente eseguita insieme a un pacchetto di documenti. Ma questo problema può essere risolto semplicemente impostando di questa regola nelle normative locali. E i suoi benefici sono difficili da sopravvalutare.

Note a piè di pagina

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6.2.1. Incontri e visite aziendali

Lo svolgimento delle attività commerciali implica contatti attivi con partner e clienti, e spesso questi hanno la natura di incontri personali. Inoltre, le attività imprenditoriali praticano lo scambio di specialisti, la loro istruzione e formazione. Gli accordi su tali incontri e visite vengono solitamente raggiunti a seguito dello scambio di lettere pertinenti.

Esempi di tali lettere sono forniti in questa sezione.

Lettera di proposta per un incontro per discutere di cooperazione tra imprese. È necessaria una risposta

Vi informiamo che il Sig. può visitare la sede della tua azienda nel pomeriggio (data).

Questa visita ci consentirà di discutere questioni di reciproco interesse ed esplorare opportunità ulteriori sviluppi i nostri rapporti commerciali.

Signore. autorizzato a condurre affari per conto della nostra azienda.

Ci piacerebbe ricevere da te la conferma della data dell'incontro. Se questa data non ti soddisfa, comunicaci un'altra data.

Lettera di risposta ad una proposta di incontro

Grazie per il tuo avviso riguardo alla visita del signor. al nostro ufficio il __ (data). Saremo lieti di incontrarlo e siamo pronti a discutere con lui i nostri reciproci interessi commerciali e le prospettive di cooperazione.

Lettera di proposta per un incontro per discutere di cooperazione tra imprese

Durante la Fiera di Mosca avete visitato il nostro ufficio di rappresentanza e avete mostrato interesse per i nostri nuovi prodotti, in particolare per le apparecchiature dentistiche.

Sarei felice di discutere con voi la possibilità di vendere apparecchiature mediche nella vostra regione e di stabilire così collegamenti con la vostra azienda. Potremmo incontrarci presso il nostro ufficio centrale a Mosca o, a tua discrezione, presso l'ufficio della tua azienda a Novosibirsk.

Ci sto contando arrivederci con te.

Lettera di invito

Ti sto contattando per sapere se sei disposto ad accettare un invito da ____ (nome dell'azienda). Lascia che ti assicuri che desideriamo davvero vederti qui e faremo tutto ciò che è in nostro potere per rendere piacevole il tuo soggiorno con noi. Se sei pronto ad accettare il nostro invito, facci sapere quali sono le date più convenienti per te.

Vorrei sapere se riterresti possibile venire qui. e inviaci un messaggio sul tuo ultimi lavori, prestando particolare attenzione ai problemi. Se per te è accettabile, suggerirei aprile, anche se ovviamente saremo felici di organizzare questa visita per qualsiasi data adatta a te. Saremo molto lieti di mostrarvi la nostra azienda.

Lettera di invito con richiesta di intervento al seminario

Come ci è stato comunicato dalla Camera di Commercio e dell'Industria locale, visiterete la nostra città il mese prossimo.

Saremmo molto lieti se partecipassi al nostro seminario per. a __ (argomento) 24 ottobre dalle 10.00 alle 13.00. Di solito organizziamo una lezione di circa 1 ora seguita da una discussione. Saranno presenti circa 40 persone.

Puoi parlare su qualsiasi argomento legato alle nostre attività. Se non potete venire in questo particolare giorno, siamo pronti a riprogrammare il seminario in un altro giorno della settimana, a partire dal 20 ottobre, o anche alla settimana successiva a vostra discrezione.

Se necessario, possiamo prenotarvi una camera d'albergo.

Ti saremo molto grati se accetterai questo invito.

Lettera con richiesta di incontro

La nostra azienda ha iniziato a lavorare su... e recentemente ho appreso che la tua azienda sta lavorando sullo stesso problema, quindi ti sarei molto grato se potessi invitarmi a incontrare te e i tuoi colleghi. Un simile incontro sarebbe molto utile per noi e, spero, anche per voi.

Per favore fatemi sapere se potete ricevermi e, in caso affermativo, quando.

Lettera di consenso ad accettare l'invito

Ho il piacere di annunciarvi che quest'anno mi permette di accettare il vostro gentile invito a visitare la vostra azienda. Ho un viaggio in programma per quest'anno Regione di Kaliningrad, che mi permetterà di collegare questo viaggio al tuo invito. Posso fornirti un programma del mio viaggio, che spero ti aiuterà a prepararti per la tua visita.

Lettera di ringraziamento per aver organizzato la visita

Grazie per la vostra gentile assistenza nei preparativi relativi alla mia prossima visita in Carelia. Sono completamente soddisfatto di tutte le misure organizzative adottate dalla vostra azienda e vi ringrazio sinceramente per il vostro interesse in questa materia.

Lettera con richiesta di incontro

Mi sono preso la libertà di scrivervi per chiedervi un incontro in qualsiasi giorno a voi conveniente. Apprezzerei se potessi dedicarmi circa un'ora per discutere. Se potete ricevermi, per favore fatemi sapere il giorno e l'ora in cui dovrei venire.

Lettera di ringraziamento per l'ospitalità accompagnata da un invito a ritornare

Desideriamo esprimervi la nostra gratitudine per la cordiale accoglienza riservata al nostro dipendente Sig. Siamo fiduciosi che gli accordi raggiunti durante questo incontro porteranno risultati positivi per entrambe le parti.

Confermiamo l'accordo secondo il quale il Sig. Un rappresentante della vostra azienda verrà a trovarci. a fine mese per ulteriori trattative. Le assicuriamo che il sig. sarà nella posizione di ospite durante tutta la durata della sua visita.

Lettera di richiesta per organizzare un ricevimento per una persona specifica

Desideriamo informarti che (nome) arriverà a (luogo, data) e ti saremmo grati se potessi prendere accordi per lui (visita in fabbrica, incontro con il cliente, ecc.) durante la sua visita.

(Nome) arriverà (come veicolo), e vi preghiamo inoltre di incontrarlo e di prenotare una camera d'albergo per tutta la durata. giorni. Servizi necessari (caratteristiche della camera).

Per favore facci sapere cosa sei riuscito a fare per ricevere questa persona.

Desideriamo ringraziarvi per l'ospitalità (gentile benvenuto) riservata al nostro rappresentante Sig.

Lettera con richiesta di incontro

Lettera n. 1:

Caro Ivan Ivanovic ,

Abbiamo ricevuto il tuo reclamo relativo a [problema] e vorremmo incontrarci e discutere le tue preoccupazioni. Fissiamo un appuntamento per 15 giugno 2013 alle 13:00. Per favore, discutiamo dei tuoi problemi e dei modi per risolverli.

Grazie per il tuo desiderio di migliorare la nostra organizzazione e per i tuoi commenti onesti. Non vediamo l'ora di incontrarvi e di trovare una soluzione positiva.

Lettera n. 2:

Caro Ivan Ivanovic ,

Sarei felice se volessi unirti alla nostra azienda. Sai che cercavo qualcuno con le tue capacità da mesi. Penso che saresti un candidato ideale per la nostra organizzazione.

voglio conoscerti 10 giugno 2013 d. per discutere la possibilità del tuo passaggio a noi. Per favore chiamami così possiamo fissare un appuntamento. Spero di vederti presto.

Senza titolo

Esempio di lettera formale per un incontro di lavoro

1500 , 2000 Nuovo: , - 35 , . : , 2013 , XP, :Windows romano:

Lettera di richiesta commerciale in inglese

In questo modo aiuterai nello sviluppo del nostro sito!

Molto spesso c'è la necessità di contattare qualcuno con una richiesta commerciale scritta lingua inglese. Esistono molti tipi di richieste aziendali, eccone solo alcune:

Richiesta di colloquio pre-assunzione

Richiesta di lettera di raccomandazione

Richiesta di incontro

Richiesta di informazioni

Richiesta di aumento

Come scrivere lettera d'affari-richiesta

La struttura di una lettera di richiesta commerciale in inglese, così come le regole di comunicazione durante la scrittura, non sono praticamente diverse da una lettera commerciale standard in inglese.

Tuttavia ce ne sono diversi regole semplici redigere una lettera commerciale di richiesta, a seguito della quale potrai aumentare le possibilità di ottenere il consenso a ciò che chiedi di fare.

Mantienilo semplice. Nel primo paragrafo della lettera, indica al destinatario il motivo del tuo contatto.

Se necessario, fornisci alla persona a cui stai scrivendo informazioni pertinenti per aiutarla a ricordarsi di te. Ad esempio, se scrivi al tuo ex insegnante, spiega in quale anno e in quale dipartimento hai studiato con lui. In caso di lettera ex leader, ricordagli di quando hai lavorato con loro. Questi dati aiuteranno il destinatario della tua richiesta a ricordarsi di te.

Spiega brevemente cosa gli stai chiedendo esattamente. Se la tua richiesta ha una scadenza, allora indicala subito dopo la richiesta stessa.

Fornisci al lettore tutte le informazioni che devono essere pertinenti alla tua richiesta.

Aggiungi eventuali informazioni di supporto di cui il destinatario della tua richiesta potrebbe aver bisogno.

Indica il tuo informazioni sui contatti, Compreso nome e cognome, indirizzo postale, numero di telefono e indirizzo E-mail nel corpo della lettera. Incoraggia il lettore a contattarti se ha domande o dubbi sulla tua richiesta.

Ringrazia la persona per il suo aiuto.

Questo messaggio viene inviato all'autorità di registrazione e viene rilasciato su richiesta del locatario: Manuale di riparazione Toyota Alteza.

Data della riunione, punto all'ordine del giorno della riunione, data e oggetto di un'altra e-mail o nome del file). Il capo del nostro dipartimento per la ricezione delle materie prime sarà. La corrispondenza commerciale, come qualsiasi altra forma di interazione umana, .

1 contiene un esempio di tale lettera. Chiedi alla segretaria del tuo manager di contattare la sua segretaria, avendo. 1 Questa lettera aiuterà a realizzare un incontro al massimo livello.

Tutto sulla corrispondenza commerciale: regole per scrivere ed esempi di lettere commerciali. Una lettera commerciale in cui si esprime gratitudine a nome del manager. Trattative, incontro e tempo impiegato, ospitalità fornita.

Il testo della lettera è strutturato secondo il seguente schema: introduzione, evidenza e conclusione. Vacanza, viaggio d'affari) al suo vice o a un funzionario con funzioni di dirigente.

Esempio di lettera di richiesta - lettera commerciale di richiesta. Esempio di lettera di richiesta (campione). Ivanov, organizza un incontro dei candidati con quello principale. Con la firma del responsabile o di chi ne fa le veci.

La forma della lettera (orizzontale o angolare) deve contenere i seguenti dettagli: Emblema (logo).