La lettera di richiesta appartiene al tipo. Tipi di lettere commerciali

- un nome generalizzato di diverso contenuto, che serve come mezzo di comunicazione tra le istituzioni nel processo di svolgimento delle loro attività.

Una lettera è il modo più comune di scambiare informazioni; unisce un vasto gruppo di documenti molto diversi nel contenuto, distinti dal metodo di trasmissione del testo ( per posta). Le lettere costituiscono la maggior parte dei documenti in entrata e in uscita di qualsiasi istituzione e presentano molte varietà.

Tipi di lettere:

• istruttivo;
• accompagnamento;
• informativo;
• garanzia;
• pubblicità;
• affermazioni;
• arbitrato;
• lettere di conferma;
• lettere di sollecito;
• lettere di notifica;
• lettere di richiesta.

Le lettere esprimono congratulazioni, auguri e saluti in occasioni speciali. Le lettere vengono inviate come segno di partecipazione ed espressione di cordoglio in situazioni drammatiche e tragiche.

La lettera è redatta su un formato appositamente studiato per questo tipo di documento A4. Se il testo della lettera non supera le sette righe è consentito utilizzare il formato A5.

Data della letteraè la data della sua firma.

Testo della lettera costruito secondo lo schema:

• introduzione (ecco le ragioni per comporre la lettera, riferimenti a eventi, fatti, decisioni di istituzioni superiori e altri fattori che sono serviti come base per comporre la lettera);
• prove (questo espone la logica della questione espressa nella lettera);
• conclusione (elencare conclusioni, richieste, richieste, proposte).

Spesso nella pratica della documentazione vengono utilizzate lettere che contengono una parte finale del testo senza spiegazione.

La lunghezza della lettera, di regola, non deve superare una pagina.

Scopo della compilazione e direzione le lettere si riducono, di regola, a motivazioni di incentivazione, da qui i requisiti di base del testo: chiarezza, precisione, brevità di presentazione. La pratica della corrispondenza ha sviluppato diverse regole generali che devono essere seguite durante la composizione e la formattazione delle lettere.

La lettera dovrebbe essere dedicata a un argomento che semplifichi le operazioni di elaborazione e acceleri l'esecuzione nell'organizzazione a cui sono indirizzate.

Il testo della lettera, di regola, è riportato alla terza persona singolare, ad esempio: "La scuola non ha l'opportunità...", "Nel prossimo anno la scuola non propone...", ecc. .

Il diritto alle lettere ufficiali spetta, di regola, al dirigente e durante la sua assenza (malattia, ferie, viaggio d'affari) al suo vice o al funzionario che funge da dirigente. Attualmente le lettere vengono inviate non solo per posta, ma anche tramite telegrafo, fax e reti informatiche (e-mail).

Indipendentemente dal metodo di trasmissione del documento, vengono utilizzati requisiti uniformi per la sua preparazione ed esecuzione (vedere Fig. 3.7).

Riso. 3.7. Esempio di formattazione delle lettere

16aprile

Ciao! In questo articolo parleremo di lettere commerciali.

Oggi imparerai:

1. Perché la corrispondenza commerciale non ha perso la sua rilevanza;
2. Quali tipi di lettere commerciali esistono e come sono formattate;
3. Come scrivere correttamente una lettera commerciale.

Ora fuori dalle nostre finestre è il momento dell'alta tecnologia e di Internet. Ma la corrispondenza commerciale non ha perso importanza e rilevanza, si è semplicemente spostata su altri media. Parliamo oggi del perché è importante essere in grado di comporre e formattare lettere commerciali.

Perché hai bisogno di corrispondenza commerciale?

Innanzitutto si tratta di un'opportunità per scambiare opinioni, suggerimenti e pensieri con dipendenti o partner commerciali. Con l'aiuto della corrispondenza esprimono reclami, richieste e chiariscono incomprensioni tra le aziende.

La corrispondenza commerciale è uno dei tipi di corrispondenza ufficiale.

Differenze tra lettere commerciali e altre

Le differenze principali sono le seguenti:

• Stilistica di presentazione;
• Vocabolario che non consente una chiara espressione delle emozioni;
• Fatto su carta intestata ufficiale della società;
• Il carattere non è troppo piccolo, ma nemmeno grande, ed è lo stesso in tutto il testo;
• Raramente occupano più di 1 pagina;
• Presenza di una rigida catena di comando ufficiale.

Tipi di lettere commerciali

Tutte le lettere commerciali possono essere suddivise in diversi gruppi. Ci soffermeremo su ciascuno in modo più dettagliato e forniremo una breve descrizione.

Lettere a cui non è necessario rispondere.

• Lettera di garanzia;
• Accompagnamento;
• Informativo;
• Lettera di avvertimento;
• Lettera di sollecito.

Lettere che richiedono una risposta.

• Appello;
• Offerta;
• Richiesta;
• Requisiti;
• Petizione.

Lettere non commerciali.

• Lettera di invito;
• Lettere di cordoglio;
• Lettere di gratitudine;
• Lettere che informano su qualcosa;
• Lettere contenenti raccomandazioni;
• Lettere di garanzia;
• Lettere che confermano che la merce è stata ricevuta, il servizio è stato fornito e così via;
• Lettere di congratulazioni in varie occasioni;
• Lettera di richiesta;
• Lettere di istruzioni;
• Lettere di copertura.

Lettere commerciali.

Di solito vengono utilizzati prima della conclusione di un accordo, nonché durante la validità del contratto.

Questi includono:

• Lettere di risposta a domande;
• Richiesta diretta;
• – una lettera in cui si propone di effettuare un'operazione o di concludere un accordo;
• Reclamo;
• Promemoria;
• Una lettera contenente un avvertimento sulla risoluzione dei contratti o sulla necessità di adempiere agli obblighi, ecc.

Se parliamo di classificazione per struttura, esistono 2 tipi di lettere commerciali:

• Contenente testo dell'autore e scritto in forma libera;
• Compilato secondo uno schema rigoroso.

Per destinatario.

• Circolare – una lettera inviata a più destinatari;
• Regolare: inviato a un destinatario per conto di una persona;
• Collettivo: inviato a un destinatario, ma da più persone.

Le lettere sono inoltre suddivise in base alla forma in cui sono state inviate:

• Inviato come messaggio fax;
• Inviato via e-mail;
• Quelli inviati in buste regolari.

Esistono tipi di lettere che, per ragioni etiche, dovrebbero essere scritte a mano anziché a macchina. Questo vale per le condoglianze e le congratulazioni.

Segreti di una corretta progettazione

Il testo della lettera è suddiviso in parti introduttive, principali e finali. Sono logicamente collegati tra loro. La parte introduttiva comprende le circostanze che hanno portato alla creazione della lettera, mentre la parte principale rappresenta il contenuto stesso. La parte finale riassume i risultati, che esprimono la richiesta, il rifiuto, ecc.

In generale, la corrispondenza commerciale con ogni responsabilità può essere definita un'arte, perché è necessario imparare a condurla correttamente, nel rispetto di tutti i requisiti. Dopotutto, molto spesso pensiamo solo alle informazioni presentate in modo chiaro e dimentichiamo il fatto che la lettera può essere considerata il volto dell'azienda.

Stilistica.

Ogni lettera è scritta in uno stile aziendale rigoroso, utilizzando modelli di discorso caratteristici dei documenti ufficiali.

Requisiti per la presentazione delle informazioni.

Tutte le informazioni contenute nella lettera sono presentate come segue:

• Indirizzato, destinato a una persona specifica;
• Tutte le informazioni devono essere aggiornate alla data di scrittura;
• Affidabile;
• Imparzialmente;
• Ragionato;
• Nel modo più completo possibile, in modo che si possa prendere una decisione sulla base di esso.

Modulo.

Innanzitutto la lettera viene redatta su carta intestata di proprietà dell'azienda.

• Per scrivere una lettera commerciale si utilizzano fogli formato A4;
• Il margine sinistro del modulo deve essere di almeno 3 cm, poiché dopo qualche tempo verranno inviati al file;
• Sono indicati la denominazione sociale, la sede legale ed effettiva e l'indirizzo di posta elettronica;
• È preferibile utilizzare il carattere standard Times New Roman, dimensione 12. È il più ottimale ed è facile da leggere;
• È consentito redigere lettere commerciali senza utilizzare carta intestata, ma è comunque necessario fornire le informazioni contenute nel modulo.

Se la lettera riguarda transazioni di grandi dimensioni legate alla finanza o informazioni riservate di altra natura, non è consigliabile inviare tali lettere via fax o elettronicamente. È meglio alla vecchia maniera, in una normale busta di carta.

Numerazione.

Se la lettera è composta da più pagine, vengono numerate a partire dalla seconda. I numeri sono contrassegnati in alto al centro in numeri arabi. Non ci sono punti accanto al numero.

Divisione in parti.

Ciò significa dividere la lettera in paragrafi. Il testo non dovrebbe scorrere in un flusso continuo, altrimenti semplicemente non verrà percepito. Grazie alla divisione in paragrafi puoi vedere dove finisce un pensiero e ne inizia un altro.

Disponibilità di correzioni.

Non è consigliabile consentire correzioni, errori di battitura o cancellature. La lettera deve essere scritta correttamente e il testo deve essere stampato a intervalli di 1,5 - 2.

Dettagli utilizzati.

Indicheremo solo quelli principali, dato che ne abbiamo già brevemente parlato poco prima:

• Se l'impresa è di proprietà statale, viene utilizzato lo stemma della Federazione Russa. Si trova al centro del modulo ufficiale;
• Nome completo dell'azienda;
• Numeri di fax e telefono;
• Numero di conto bancario;
• Destinatario – e al nominativo si usa il nome dell'azienda destinataria, per indicare la carica e il cognome del destinatario si usa il dativo;
• Se il destinatario è in possesso di un titolo o titolo accademico, indicarlo prima del cognome della persona;
• Eventuali dettagli vengono scritti su una nuova riga e con la lettera maiuscola.

Lettera commerciale dopo una riunione

Hai tenuto un incontro di lavoro, c'era qualche prospettiva per. Discuteremo ulteriormente come riflettere questo in una lettera.

1. Innanzitutto, all'inizio della lettera, fai riferimento alla data e all'ora della tua comunicazione con il tuo potenziale partner, anche se sono trascorsi un paio di giorni dall'incontro.
2. Evita errori o frasi troppo complesse: mantieni la lettera breve e chiara, ma in modo tale che il destinatario voglia leggerla.
3. Menziona l'argomento della conversazione. Per esempio: " Abbiamo discusso di quanto costerebbe un vaso in stile veneziano”.
4. Assicurati che il destinatario della lettera esprima la sua opinione sull'argomento dell'incontro.
5. Indicare un orario in cui potrete comunicare telefonicamente o incontrarvi di persona.
6. Fai sapere al destinatario che non vedi l'ora di lavorare con lui: " Non vedo l'ora di futuri rapporti commerciali con voi«.
7. Termina la tua lettera con la frase seguente o simile: " I migliori auguri a te...».

Lettere commerciali elettroniche

È impossibile ignorare i requisiti per la loro esecuzione, poiché ormai sempre più lettere vengono emesse in formato elettronico anziché cartaceo. Dopotutto, è il 21° secolo.

Preparare una lettera commerciale elettronica non è difficile; i requisiti di formattazione sono identici a quelli delle lettere tradizionali. L'unica cosa è che una lettera del genere dovrebbe sempre avere un titolo (o oggetto) in modo che semplicemente non si perda nel flusso della documentazione.

Inoltre, quando si risponde a una lettera del genere, è meglio non cambiare l'oggetto della lettera, così capirai rapidamente cosa viene detto se ricevi molte email.

Inoltre, non dovresti utilizzare software all'avanguardia quando crei allegati a tali lettere: è lungi dall'essere un dato di fatto che il tuo destinatario abbia lo stesso; Se non è presente, la lettera semplicemente non si aprirà.

Non utilizzare emoticon quando si scrive una lettera commerciale in formato elettronico. La tecnologia è fantastica, ma mantienila professionale quando scrivi.

Qual è il termine ultimo per rispondere a una lettera?

Se la lettera è classificata come richiedente una risposta, il momento in cui rispondere dipende dalle informazioni contenute nella lettera:

• Se ricevi una richiesta, conferma che sia stata ricevuta entro i successivi tre giorni dal ricevimento. E la risposta definitiva potrà essere data entro un mese;
• Se si tratta di cordoglio, può essere inviato entro dieci giorni dal verificarsi del triste evento;
• È consentito inviare congratulazioni entro 8 giorni dal momento in cui hai appreso della data speciale;
• Se parliamo delle regole generali della buona educazione, allora è meglio rispondere alle lettere entro sette giorni.

Come scrivere una lettera commerciale: in un linguaggio semplice su cose complesse

Distinguere tra una lettera commerciale e una corrispondenza personale. Abbiamo già parlato più di una volta oggi di quali siano queste differenze, non dovremmo dimenticarcene. Ora vediamo come scrivere una lettera passo dopo passo.

Fase 1. Indichiamo il destinatario.

Nell'angolo in alto a destra del modulo scriviamo il cognome, le iniziali e la posizione della persona a cui indirizziamo la lettera. Se il destinatario è un'organizzazione, indicarne la sede legale.

Fase 2. Appello.

Lo posizioniamo al centro del modulo. Viene svolto in maniera rispettosa, senza abbreviazioni o cancellature.

Esempio: Caro (nome, patronimico)! Inoltre, è possibile rivolgersi al destinatario indicando la sua posizione. Ma quando ci si rivolge a una persona per nome, si riduce lo stress psicologico e si indica che il rapporto d'affari è stabile e consolidato.

Fase 3.

Dichiarazione di scopo.

Spiega lo scopo della lettera, la sua essenza e le idee principali. Questa parte è quella principale. Scrivi cosa vuoi dire, qual è il motivo del tuo appello. Ma non dimenticare lo stile ufficiale e neutro.

Fase 4.

Fare proposte e raccomandazioni.

Quasi tutte le lettere commerciali implicano che il destinatario risponderà. Generalmente ciò non è richiesto solo dalle lettere di carattere informativo. Pertanto, non limitarti a descrivere il problema, ma suggerire anche come risolverlo.

Se presenti un reclamo, chiedi che vengano adottate determinate misure; se ti offri di collaborare, indicaci quali opzioni sono disponibili.

In parole povere, chi riceve la lettera deve vedere che non solo vuole qualcosa da lui, ma anche capire come ciò può essere ottenuto.

Come concludere una lettera commerciale

Una lettera commerciale deve essere scritta perfettamente. Il mancato rispetto delle regole di scrittura può influire negativamente sulla reputazione complessiva dell'azienda. Pertanto, proponiamo ora di soffermarci più in dettaglio sulla progettazione della parte finale di una lettera commerciale.

Alla fine della lettera, riassumi tutto ciò che è stato discusso in precedenza. Ma non dovresti estendere le tue conclusioni in 10 frasi, dopo tutto, la brevità e la concisione sono apprezzate nelle lettere commerciali; È meglio limitarsi a frasi semplici.

• Baseremo il finale su 2 indicatori: dovrebbe essere il più educato e corretto possibile. Ci sono diverse opzioni su come costruirlo. Ecco alcuni esempi:
• Grazie per l'attenzione o l'aiuto: Grazie! (Permettimi di ringraziarti...);
• Esprimi le tue speranze per il futuro: Speriamo in una cooperazione reciprocamente vantaggiosa (speriamo di ricevere una risposta nel prossimo futuro...);
• Puoi costruire una frase per assicurare qualcosa al destinatario: Saremo lieti di collaborare con te;
• Fare una richiesta: Vi chiediamo di riportare i risultati;

Ci scusiamo per eventuali disagi causati:

Mi scuso per l'imprevisto ritardo nel pagamento del materiale.

Come dire addio al destinatario.

• Nonostante la corrispondenza sia ufficiale, puoi salutarti in diversi modi.
• Ecco alcune opzioni:
• Per quanto riguarda te...;

Con auguri di successo...;

Auguri… Firmiamo correttamente. Quando firmi la lettera, indica la tua posizione, nome e cognome. Se dubiti dell’appropriatezza di una frase del tipo: “

Cordiali saluti" -

Nella prossima parte del nostro articolo vorrei parlare delle lettere commerciali in inglese.

Lettere commerciali in inglese

Non esiste una forma regolamentata per comporre tali lettere. Tutto dipenderà dallo scopo della lettera e da chi è il suo destinatario. Ecco alcune brevi raccomandazioni per la stesura.

Data di scrittura.

Se scriviamo negli Stati Uniti, quando indichiamo la data mettiamo prima il mese, poi il giorno e solo dopo l'anno. Se nel Regno Unito, la data viene inserita come nella Federazione Russa. In questo caso, scrivi il mese in lettere per evitare confusione.

Dettagli del destinatario.

• Se scrivi ad un uomo, contattalo in questo modo: Signor (inserire il cognome);
• Se una donna sposata: Signora (inserire il cognome);
• A una donna non sposata: Signorina (indicare il cognome);
• Se non conosci lo status della signora: Sig.ra (inserire il cognome).

Specificando l'indirizzo.

L'ordine è l'opposto di quello accettato nella Federazione Russa: ufficio, numero civico, nome della via, codice postale, nome dello stato (se si scrive negli USA), nome della contea e nome del paese (se si scrive nel Regno Unito).

Come contattare il destinatario.

Chiamate standard:

• Cara signora;
• Caro Signore;
• Gentile signore o signora;
• Cara signora;
• Caro.

Dopo l'indirizzo mettiamo una virgola (se scriviamo nel Regno Unito) o due punti (se scriviamo negli Stati Uniti). Non è consuetudine mettere un punto esclamativo.

Soggetto.

Assicurati di indicare l'oggetto della lettera, proprio come nella Federazione Russa.

Testo principale.

Dividilo in paragrafi. Oppure scrivi ogni frase su una nuova riga.

Come dire addio.

Ad esempio, in questo modo: " Ringraziandovi per l'assistenza, restiamo sinceramente Vostri"– Grazie, mio ​​devoto..., anche se potrebbe essere meno formale.

Registrazione della firma.

Mettiamo la nostra firma sotto il paragrafo di addio, indichiamo il nostro nome e cognome, il nome dell'azienda e la posizione.

Progettazione di applicazioni.

Se alleghi documenti, indicalo alla fine della lettera: “ Inc." ed elencare le applicazioni.

Cosa scrivere con la lettera maiuscola.

• Cognomi e iniziali;
• Nomi di società;
• Nomi di città, stati, ecc.;
• Qualsiasi parola che indichi la posizione ricoperta;
• Le prime parole di addio;
• Indirizzi di apertura.

Prima di concludere la conversazione, ecco alcuni esempi di lettere commerciali in russo e inglese.

Esempi di lettere commerciali in russo e inglese

Conclusione

Riassumendo, vorrei dire che una lettera commerciale è uno strumento di comunicazione in qualsiasi campo di attività. Se è scritto correttamente, presenterà sicuramente la tua azienda in una luce positiva.

D'altra parte, una lettera scritta in modo approssimativo e con errori può distruggere completamente l'attività più promettente. Scrivi le lettere correttamente e abbiamo provato a dirti come farlo.

Come scrivere una lettera commerciale che non si perda nella “spazzatura delle informazioni” e venga letta? Regole, raccomandazioni, esempi

La parola è uno strumento di business accessibile. Nel mondo degli affari è impossibile trovare una persona che non usi le parole nel suo lavoro.

L'attività moderna si sta gradualmente trasformando in un'attività di corrispondenza. Con l'aiuto delle lettere, elettroniche o tradizionali, avviene la comunicazione con clienti, partner commerciali e datori di lavoro. La lettera posiziona l'autore come professionista o come persona con cui non dovresti continuare una relazione.

Un professionista deve essere in grado di scrivere

• È chiaro
• effettivamente
• seriamente
• Interessante

E non è mai troppo tardi per impararlo. Cominciamo dalle basi: capire la differenza tra scrittura business e scrittura normale.

In cosa differisce una lettera di servizio da una lettera normale? Dettagli di una lettera commerciale

Una lettera è un breve testo di una o due pagine, il cui scopo è trasmettere informazioni su qualcosa al destinatario.

La natura delle informazioni e il rapporto tra mittente e destinatario della lettera dividono la corrispondenza in

• affari (formale)
• personale (informale)

Una lettera commerciale è caratterizzata da:

• brevità
• precisione
• ragionamento e logica
• contenuto informativo
• neutralità valutativa ed emotiva
• standardizzazione:
• vengono utilizzati i moduli ufficiali
• vengono utilizzate figure retoriche stabili, termini e costruzioni clericali speciali
• numero di argomenti - 1-2
• targeting
• catena di comando chiaramente definita (se necessario)

Quali tipi di lettere commerciali esistono?

Determina il tipo di lettera commerciale

1. Scopo di scriverlo

Motivi commerciali

• Vuoi concludere un accordo e proporne i termini specifici: redigere una lettera di offerta (offerta) per il destinatario

• Se non hai deciso i termini della transazione per te accettabili, invia una lettera di richiesta
• Vuoi informare il tuo destinatario di una violazione degli obblighi contrattuali da parte sua? Scrivere una lettera di reclamo (reclamo)

Scopi senza scopo di lucro

• Ringrazia in una lettera di ringraziamento
• Conferma i tuoi obblighi con una lettera di garanzia e il tuo consenso con una lettera di conferma
• Scrivi newsletter se ritieni che le tue informazioni possano interessare al destinatario
• Ricorda accordi importanti, obblighi, sanzioni con lettere di sollecito
• Congratularsi in lettere di congratulazioni, chiedere in lettere di richiesta, condoglianze in lettere di condoglianze
• Se devi inviare documenti importanti o beni materiali, assicurati di preparare una lettera di accompagnamento per il tuo carico

2. Destinatario

Se indirizzi una lettera a più destinatari contemporaneamente, stai scrivendo una lettera circolare

La tua lettera può toccare più argomenti contemporaneamente, il che la rende automaticamente multiforme

4. Struttura

Le lettere regolamentate implicano la compilazione della parte di testo della lettera secondo un determinato schema, mentre le lettere non regolamentate hanno una forma di presentazione libera

5. Forma di partenza

• in una busta
• elettronico
• via fax

Struttura di una lettera commerciale: introduzione, corpo, conclusione

La struttura di una lettera commerciale standard richiede un'analisi più attenta.

Una lettera formattata correttamente dovrebbe corrispondere al seguente schema:

Vediamo più da vicino alcuni punti dello schema:

1. Intestazione

In genere si tratta di un breve riassunto dell'oggetto della lettera.

Importante: scrivi il titolo correttamente se vuoi che il destinatario legga la tua lettera.

L'assenza di titoli nella corrispondenza commerciale è tipica dei principianti che non hanno competenze di base nella conduzione della corrispondenza commerciale.

2. Ricorso

• ha la forma tradizionale "Caro"
• maiuscolo al centro della riga

Importante: è vietato l'uso di abbreviazioni!

3.Preambolo

• introduce il destinatario all'idea principale della lettera
• prepara il destinatario alla corretta percezione delle successive informazioni contenute nella lettera

4. Il corpo principale del testo conferma l'idea chiave enunciata nel preambolo

In questa parte della lettera

• indichi chiaramente la sostanza della proposta/ricorso
• fornire argomentazioni: fatti, cifre, altri dettagli sull'argomento della lettera. opinione di esperti, propria esperienza positiva/negativa

Per facilitare la giustificazione, è possibile utilizzare il seguente diagramma:

Importante: l'ultimo paragrafo dovrebbe contenere una frase che indichi un passaggio specifico o un risultato atteso e incoraggi il destinatario ad agire

5. In conclusione:

6. Nella finestra “Firma”, devono essere indicate le informazioni sul destinatario:

• titolo di lavoro

Come non commettere errori nella scelta dello stile di scrittura?

Nella corrispondenza commerciale bisogna costantemente fare delle scelte riguardo allo stile di scrittura e al tono della comunicazione con il destinatario. Quanto dovrebbe essere secco, formale o, al contrario, quanto vivace, caldo e umano il tuo messaggio?

• Lo stile personale nella corrispondenza commerciale enfatizza le qualità individuali della persona che scrive la lettera
• Quando si utilizza uno stile formale, vengono presentati i fatti e sulla base di essi vengono tratte conclusioni appropriate.
• Lo stile personale prevede la comunicazione tra l'autore della lettera e il destinatario in condizioni di parità
• Lo stile formale dimostra una chiara catena di comando e una forza con cui il lettore della lettera è costretto a fare i conti.

Per scegliere il giusto stile di comunicazione in una lettera commerciale, considera:

• in quali categorie di peso rientrate tu e il tuo destinatario?
• vuoi negoziare amichevolmente o fare pressione da una posizione di forza

Come restare fedeli allo stile scelto?

Stile personale

• Presenza di pronomi personali: io, noi, tu
  Ad esempio: ti chiedo scusa e spero sinceramente che errori simili non si ripetano.
• Appelli e richieste dirette
  Ad esempio: Si prega di non lasciare incustoditi oggetti personali
• Uso di espressioni valutative emotive: gioventù stellare, fallimento assordante

Stile formale

• Sostituzione dei pronomi personali con nomi astratti
  Ad esempio: l'amministrazione del cinema si scusa sinceramente per aver modificato il programma degli spettacoli serali
• Sostituzione di ricorsi e richieste personali con dichiarazioni
  Ad esempio: Si prega di non lasciare incustoditi oggetti personali
• Uso del clericalismo comune: porto alla vostra attenzione, per il fatto che

Uno stile formale non è assolutamente adatto se stai scrivendo una lettera di ringraziamento o una lettera di condoglianze, cioè quelle lettere commerciali in cui devi esprimere sentimenti. Anche nel caso in cui stai scrivendo una lettera di richiesta o una lettera di offerta, è meglio attenersi a uno stile personale.

Cos'è una lettera di reclamo e come scriverla? In cosa è diverso dagli altri tipi di lettere?

Importante: quando componi una lettera, focalizza l'attenzione del destinatario esattamente su quali azioni ti aspetti da lui. Indica anche scadenze specifiche per l'attuazione dei tuoi compiti.

Il modello di lettera di reclamo ti aiuterà a comporlo correttamente:

Cos’è una lettera di risposta e come scriverla?

Esistono due tipi di lettere di avviso:

• lettera di rifiuto
• lettera con risposta positiva

La redazione di entrambe le tipologie di lettere prevede due regole generali (a patto che la lettera di iniziativa sia stata redatta correttamente):
1. La lettera di risposta conserva il vocabolario e gli schemi linguistici della lettera di iniziativa
2. Il testo della lettera di risposta non deve contenere informazioni in merito

• data di redazione della lettera di iniziativa
• il suo numero di registrazione

Di seguito è riportato un esempio di lettera di rifiuto amichevole e corretta:

Tuttavia, il rifiuto non deve essere sempre morbido. Ci sono situazioni in cui è necessario uno stile di comunicazione duro e rigoroso. Di seguito è riportato un modello di lettere di rifiuto per tutte le occasioni, da quelle difficili a quelle morbide:

Lettera di informazione: differenza dalle lettere di risposta e dalle lettere di reclamo

La lettera informativa è multifunzionale:

• report (ad esempio, sulle variazioni dei prezzi nei listini prezzi)
• notifica (della rielezione dei membri del consiglio di amministrazione)
• notifiche (sulla spedizione della merce)
• dichiara (di intenzioni)
• conferma (ricevimento della merce)
• ricorda (dell'adempimento degli obblighi assunti con il contratto)
• pubblicizza e informa (sull'azienda in generale, su beni/servizi in particolare)

Forse la questione più urgente oggi è la questione di come comporre correttamente una lettera pubblicitaria e informativa.

1. Mancanza di struttura
2. Presenza di slang o linguaggio informale nel testo della lettera
3. Design sciatto
4. Abbondanza di errori di ortografia, sintattici e stilistici
5. Mancanza di fatti attendibili e informazioni obiettive nella lettera
6. Violazione delle regole fondamentali di cortesia (soprattutto nelle lettere di reclamo)
7. Uso di frasi farraginose e poco chiare nel testo
8. Mancanza di logica nella presentazione del materiale
9. Mancanza di spiegazioni sulle abbreviazioni
10. Sfocatura generale del testo se compilato senza scopo

Cos’altro devi sapere sulle lettere commerciali?

1. Per la corrispondenza commerciale moderna, viene utilizzato il metodo della struttura a blocchi della composizione del testo.
Questo metodo consente di risparmiare tempo e mantenere lo stile generale di tutta la documentazione aziendale. Una caratteristica del metodo è la punteggiatura aperta o l'assenza di punti/virgole (ad esempio durante la creazione di elenchi)

2. Per il titolo della lettera è possibile utilizzare un carattere sans-serif (ad esempio Arial). Un tale carattere è percepito a livello subconscio come stabile e solido.

3. I caratteri Serif (Times News Roman) devono essere utilizzati nel corpo del testo. I serif rendono più facile per i tuoi occhi spostarsi da una lettera all'altra, rendendo la lettura più veloce.

Importante: ci sono lettere che vengono sempre scritte solo a mano!
Queste sono lettere di congratulazioni, lettere di condoglianze, lettere di gratitudine

Molte informazioni utili sulla composizione delle lettere commerciali si trovano nel video di Sasha Karepina.

Video: come scrivere lettere di presentazione e curriculum

Video: “Imparare dai narratori”. Segreti della vendita di testi

Lettera è un nome generalizzato per documenti di vario contenuto inviati tramite posta, corriere, fax, e-mail, ecc.

Come sai, le persone vengono accolte dai loro vestiti. Pertanto, il “vestito” della tua lettera, cioè La busta e la carta devono essere immacolate. Altrimenti la tua lettera rischia di finire nel cestino della carta straccia senza essere letta, anche se contiene informazioni estremamente preziose per il destinatario.

Ciò è particolarmente vero per lettere come presentazioni aziendali, offerte di prodotti, beni, servizi e domande di lavoro. La busta deve essere spessa, opaca, di dimensioni standard, di carta bianca. L'indirizzo riportato sulla busta deve essere stampato o visibile da una finestra trasparente. Non ci sono restrizioni o regole rigide qui.

Se hai intenzione di richiedere informazioni, ordinare beni o servizi, sia la busta che la carta potrebbero non essere le più costose, ma comunque di buona qualità.

La carta, se non utilizzi la carta intestata standard della tua azienda, deve rispondere anche ai requisiti più stringenti: formato A4, bianca, spessa, un foglio senza difetti o macchie, soprattutto se stai offrendo collaborazione, rappresenti la tua azienda o sei assunto . La firma dovrebbe essere disegnata in modo tale che il destinatario non senta che non hai una penna stilografica decente o che non sei abbastanza sicuro per riprodurre la tua firma. La tua lettera dovrebbe fare un'impressione solida e rispettabile a prima vista.

La lettera deve essere informativa, concisa e non occupare più di una pagina. Nessuno leggerà più di una pagina.

Tutte le lettere commerciali possono essere suddivise in lettere che dichiarano il fatto compiuto e anticipano la possibilità della sua realizzazione, in lettere che richiedono una lettera di risposta e lettere che non richiedono una lettera di risposta, in lettere commerciali e lettere commerciali.

Tipi di lettere commerciali:

1)E-mail di informazioni viene inviato ai funzionari e fornisce informazioni sullo stato di avanzamento dei lavori o informa su qualsiasi questione, questione, fatti, eventi, ecc. Spesso con l'aiuto di tali lettere promuovono le attività di organizzazioni e prodotti.

2)B Lettera di richiesta chi lo invia chiede o esige una risposta a una domanda di interesse o una spiegazione su un fatto compiuto, ecc.

3)Lettera di trasmissione (o di accompagnamento).– si tratta di una breve notifica al destinatario che gli sono stati inviati documenti o beni materiali. Tali lettere vengono redatte quando contengono spiegazioni sulla natura dell'esecuzione o sullo scopo dell'invio del documento.

4)B lettera di sollecito notifica dell'avvicinarsi, dell'accelerazione o della scadenza del termine per l'esecuzione di qualsiasi azione.

5)Lettera di candidatura- questa è una lettera ufficiale in cui viene presentato questo o quell'ordine o domanda.

6)B lettera di richiesta istituzioni, imprese, organizzazioni o singoli cittadini contattano il destinatario con una richiesta.

7)Lettera di risposta– si tratta di una lettera con la quale si dà risposta a richieste, istanze, ordini, ecc. Il testo espone la decisione assunta sul documento di iniziativa.

8)Lettere di garanzia stabilire o confermare gli obblighi dei partner in qualsiasi transazione: pagamento per il lavoro svolto, fornitura di alloggi, ecc. Questo documento deve contenere le firme del manager e del capo contabile e il sigillo dell'organizzazione.

9)Lettera di invito. Lo scopo della lettera è un invito a una riunione, riunione, conferenza, ecc. Indirizzato a una persona, un gruppo di persone, un'organizzazione specifica e può contenere l'agenda completa dell'evento, i nomi dei relatori, ecc.

10)Lettera di notifica. Spesso la risposta ad una richiesta.

11)Lettera di conferma notifica la ricezione di documenti, oggetti di valore, conferma fatti e azioni. L'invio di lettere di conferma è una parte obbligatoria del rapporto commerciale. Ti consente di rimuovere il problema dal controllo.

12)Lettera di lamentela inviato dall'impresa acquirente all'organizzazione del fornitore. Il testo indica i requisiti presentati dall'autore del reclamo.

Le lettere sono redatte su carta intestata e contengono i seguenti dati: destinatario, titolo del testo, nota sulla presenza di un allegato, firma, nota sull'esecutore.

La corrispondenza ufficiale comprende molti tipi e varietà di lettere: richieste, proposte, notifiche, solleciti, avvisi, lettere di accompagnamento e di garanzia, inviti, domande, reclami, ecc.

Struttura di una lettera commerciale.

Quando scrivi qualsiasi lettera, dovresti sempre essere guidato dalla formula: breve e pertinente. Una lettera commerciale non dovrebbe essere più di una pagina.

Il testo della lettera, di regola, si compone di tre parti: introduzione, prova e conclusione. L'introduzione indica le ragioni per comporre la lettera, le prove indicano i fatti, le considerazioni e le spiegazioni dell'autore della lettera, i suoi calcoli e la conclusione indica lo scopo principale della lettera.

Il testo della lettera può consistere non solo di tutti e tre gli elementi, ma anche di due: introduzione e conclusione, o anche di una conclusione.

Le lettere vengono emesse su carta intestata.

Il nome del tipo di documento non è indicato nelle lettere.

Le lettere vengono redatte in due copie: la prima copia, previa registrazione nel giornale dei documenti in uscita, viene inviata al destinatario e la seconda viene conservata agli atti.

Le lettere di servizio devono essere firmate dal capo dell'istituto prima di essere inviate. Se la lettera è di natura monetaria, patrimoniale, materiale o creditizia, è necessaria la firma di un contabile. Vedi il dettaglio “firma”.

2.FAX, TELEGRAMMI, TELEFONOGRAMMI, EMAIL

I fax sono essenzialmente lettere veloci, quindi ad essi si applicano tutti i requisiti delle lettere. Inoltre, in alcuni casi, il messaggio fax viene confermato mediante l'invio dell'originale tramite posta ordinaria. Esistono due tipi di fax: messaggi molto brevi che richiedono una risposta urgente e messaggi più lunghi. Nel primo caso il messaggio viene scritto su un modulo standard. Nel caso in cui venga trasmesso un messaggio lungo, sul modulo standard è necessario indicare a chi sono indirizzate le informazioni e il messaggio sul contenuto degli allegati (accordo, ordine, ecc.).

La posta elettronica è un tipo di comunicazione molto particolare che consente di lavorare in modo interattivo, in modalità teleconferenza, ecc. e presenta sia enormi opportunità che grandi difficoltà dovute alle specificità della conduzione della corrispondenza elettronica. Da un lato, le e-mail non sono quasi diverse dai loro soliti predecessori: le lettere cartacee. L'e-mail ha l'indirizzo del destinatario e l'indirizzo del mittente, la data e l'ora di invio e ricezione del messaggio, il testo della lettera e la firma del mittente, vengono registrati l'oggetto del messaggio, il file allegato funge da allegato.

La corrispondenza e-mail aziendale implica il rispetto della cultura e delle tradizioni inerenti a una determinata nazione, livello sociale o addirittura area di business. Un americano, ad esempio, può passare abbastanza rapidamente a un livello di comunicazione quasi informale, il che non significa che la tua attività sia una priorità per lui, ma semplicemente come lo fanno. Gli europei manterranno le distanze fino all’ultimo momento, e per lo stesso motivo. L'opzione più ottimale è scegliere uno sviluppo graduale delle relazioni da quelle strettamente formali a quelle più informali. Lo stile e la forma dei messaggi aziendali dovrebbero essere mantenuti in uno stile ufficiale.

È bene ricordare che il proprio messaggio, prima di raggiungere la casella di posta del destinatario, viaggia attraverso molti server ed è disponibile all'attenzione di molte persone. Pertanto, quando lavori con la posta elettronica, dovresti ricordare che la tua posta elettronica non dovrebbe in nessun caso compromettere te, la tua azienda o il tuo destinatario.

3. Il concetto di forma di documento. Forme angolari e longitudinali.

Un modulo di documento è costituito da dettagli obbligatori permanenti preapplicati su un foglio di carta standard utilizzando un metodo tipografico o utilizzando un timbro speciale. Questi dettagli costituiscono la forma ufficiale (aziendale) del documento.

Ogni documento è costituito da alcuni dei suoi elementi costitutivi, chiamati dettagli (nome, destinatario, testo, data, ecc.). GOST stabilisce la seguente definizione:

Un sostegno è un elemento di progettazione obbligatorio inerente a un certo tipo di documento ufficiale.

Documenti diversi consistono in un diverso insieme di dettagli, che è determinato dagli scopi della creazione del documento, dal suo scopo, ecc. Ma in ogni caso, le informazioni registrate su un supporto materiale devono essere formalizzate inserendo i dettagli necessari. Solo allora diventa un documento.

Quando si producono moduli ufficiali, vengono utilizzati due standard cartacei principali: A4 (210x297 mm) e A5 (147x210 mm). È consentito utilizzare moduli nei formati A3 (420x297mm) e A6 (148x105mm). I moduli dei documenti devono avere margini di almeno 20 mm a sinistra e in alto e 10 mm a destra e in basso.

Esistono tre tipi di moduli ufficiali per i documenti organizzativi e amministrativi: un modulo generale, un modulo per lettere e un modulo per un tipo specifico di documento. Il modulo generale viene utilizzato per la produzione di qualsiasi tipo di documento, ad eccezione delle lettere.

Modulo lettera

Questo modulo è evidenziato perché la lettera è destinata ad essere inviata ad altre organizzazioni e quindi contiene le informazioni sull'indirizzo dell'impresa. Il modulo della lettera include dettagli: nome dell'organizzazione, informazioni di base sull'organizzazione, codice dell'organizzazione. Il modulo della lettera indica la posizione dei dettagli: la data del documento, il numero di registrazione del documento, un collegamento al numero di registrazione e la data del documento. La carta intestata può contenere anche l'immagine dello stemma o dell'emblema e il nome dell'organizzazione madre.

Modalità di registrazione dei dati

	_________________ ________________________ _________________ ______________		___________ _________ ____________ __________		______ ____________ ______ ____________

Requisiti per i moduli dei documenti: i documenti sono preparati su moduli, devono avere una serie di dettagli stabiliti e un ordine stabile della loro disposizione.

Sono stabiliti due formati principali dei moduli dei documenti: A4 (210 x 297 mm) e A5 (148 x 210 mm).

Ogni foglio del documento, redatto sia sul modulo che senza di esso, deve avere margini, mm:

20 - sinistra,

10 - giusto,

20 - in alto,

La forma della corrispondenza commerciale, oggi, non dovrebbe solo essere comprensibile e chiara, ma anche avere un contenuto breve.
Esistono diversi tipi di lettere commerciali. Diamo un'occhiata a loro.

Il primo tipo è una lettera: una richiesta.È formulato in modo chiaro e conciso. Se ci sono spiegazioni per la richiesta, queste dovrebbero essere fornite nel modo più conciso possibile. Assicurati di sottolineare il tuo interesse personale e ringraziali in anticipo per aver soddisfatto la tua richiesta.

In alcuni casi, potrebbe essere appropriato terminare la lettera con “Ti assicuriamo che le informazioni fornite saranno trattate con la massima riservatezza”.

Il secondo tipo di lettera commerciale èlettera - notifica. Questa lettera viene inviata come gesto di cortesia (per una risposta rapida, espressione di disponibilità a collaborare, ecc.) o come messaggio informativo specifico. Per tale lettera è sufficiente la firma del segretario o dell'assistente.

Il terzo tipo è una lettera di sollecito. Tale lettera viene inviata al destinatario nei casi in cui non è possibile ottenere un risultato tempestivo a seguito di conversazioni telefoniche o contatti personali. Lo scopo della lettera è ricordare con tatto al destinatario gli obblighi assunti e le scadenze per la loro attuazione. Solo in circostanze estreme si può accennare alle sanzioni. che potrebbero successivamente verificarsi.

Il quarto tipo è una lettera di conferma. Molto spesso si tratta di una conferma di garanzie e promesse precedentemente fornite. Tale lettera non svolge tanto una funzione legale. piuttosto morale. Esprime la disponibilità a sostenere la proposta del destinatario. O conferma della tempestiva ricezione dei documenti.

Il quinto tipo è una lettera: un reclamo. Questa lettera è una sorta di avvertimento ufficiale. Deve contenere i motivi della presentazione del reclamo, i reclami stessi e le esigenze specifiche della parte che reclama.

Il sesto tipo è una lettera: rifiuto. Questa lettera contiene una risposta al reclamo del cliente o del partner. Una lettera redatta correttamente aiuta, nonostante il rifiuto, nell'ulteriore cooperazione delle parti.
All'inizio della lettera dovrebbe esserci un commento neutro che elenchi ciò con cui sei d'accordo, poi le ragioni del rifiuto. La fine della lettera dovrebbe essere positiva, nonostante tu non abbia soddisfatto il reclamo espresso. Menziona la tua disponibilità per un'ulteriore cooperazione.

Il settimo tipo è una lettera di scuse. Ci sono situazioni in cui devi scrivere una lettera di scuse per qualche motivo. Di solito contiene una dichiarazione dei motivi per cui qualcosa non ha avuto luogo, un incontro, una conferenza o non eri presente a qualche evento importante.

L'ottavo tipo è una lettera di garanzia.È una forma di lettera come obbligo di pagare per un acquisto, un servizio... Contiene un tipo specifico di operazione che vale la pena compiere. La fine della lettera garantisce il pagamento e fornisce le coordinate bancarie. Ha due firme, quella del direttore e quella del capo contabile.

Il nono tipo è una lettera circolare. Lo scopo di tali lettere è quello di trasmettere le stesse informazioni a più destinatari (filiali, filiali). Queste lettere vengono inviate dall'organizzazione di gestione; è richiesta una firma personale solo sulla prima copia e sul resto - un facsimile.