Esempio di modulo bdr in Excel. Modello di budget aziendale già pronto in Excel

Il budget è uno strumento universale nella gestione dei processi aziendali. Con l’aiuto di questi strumenti diventa possibile non solo ottimizzare l’utilizzo delle risorse dell’organizzazione, ma anche valutare l’attività economica di un’impresa che è solo in fase di pianificazione.

L’elemento chiave in questo caso è l’organizzazione di un bilancio delle entrate e delle uscite (abbreviato in BDR). Sulla base di esso, viene effettuata una previsione dei risultati delle attività per l'intero periodo per il quale viene formato il budget.

Se sei interessato all'automazione del budget, all'implementazione della tesoreria o alla contabilità secondo gli IFRS, dai un'occhiata al nostro.

Prima di rispondere alla domanda sulla formazione della gestione finanziaria e finanziaria, è necessario capire: il bilancio delle entrate e delle uscite è la parte finale della formazione del bilancio finanziario dell'organizzazione. Il BDR si basa su molti indicatori, compresi i dati su una serie di budget a tutti i livelli.

È ammesso che prima di redigere il BDR sia necessario creare un budget di produzione, un budget relativo alle vendite, un budget che comprenda tutti i costi di produzione, un budget di gestione, commerciale, ecc.

In una nota.Pertanto, il budget delle entrate e delle spese è una caratteristica che riassume tutti questi indicatori.

Il risultato dell'educazione B&R calcolerà l'utile netto alla fine del periodo di budget.

Componenti del BDR

Le componenti del bilancio delle entrate e delle uscite sono solitamente divise in due parti:

redditizio;
consumabile

Diamo un'occhiata a ciascuno di essi in modo più dettagliato.

Redditizio

Include quanto segue:

profitto dalla vendita dei prodotti principali, il cui deflusso è pianificato nella fase di budget;
trarre profitto da altri tipi di vendita di qualsiasi prodotto;
profitto ricevuto da proventi non operativi. Ciò include anche l'importo di denaro ricevuto dai prestiti concessi ad altre organizzazioni. I profitti possono derivare anche dalle variazioni dei tassi di cambio.

Sacrificabile

Questa parte è composta da indicatori:

costi di produzione. Questi dati sono ricavati dai costi associati al budget di produzione;
spese relative agli affari e all'amministrazione;
spese per altre necessità. Ciò include il pagamento degli interessi sul prestito preso, ecc.

In una nota.Se necessario, in relazione ad esigenze contabili, è possibile dettagliare ogni singola linea di ricavi e costi e aggiungere nuovi elementi.

Modulo di segnalazione OBD

Il modello di report può essere diverso e dipende per la maggior parte in modo specifico dalle specificità dell'impresa in cui viene compilato. Ma c'è un principio generale che deve essere osservato: un riflesso reale dell'ordine affidabile e del significato del calcolo, pianificato come risultato per il periodo di bilancio previsto.

Il tipo di report più popolare, che è anche il più semplice, utilizza il Modulo 2 del report profitti e perdite. Tutto è redatto secondo lo standard, ma la base sono tutti gli indicatori normativi dell'organizzazione.

In una nota.Il rapporto in cui verrà formato il budget di ciascun livello dell'azienda consente di vedere quasi tutte le aree che influiscono negativamente sui profitti.

Ecco perché un budget di entrate e uscite correttamente redatto, che terrà conto di tutti i possibili aspetti delle attività dell'organizzazione, non solo aiuta i manager a prendere le giuste decisioni in modo tempestivo, ma cambia anche alcune sfumature nelle attività dell'azienda . Ad esempio, correggi il piano di vendita con uno più attuale o attiva tempestivamente riserve di risorse aggiuntive .

Ecco come appare il modulo 2 come esempio:

Differenze tra BDR e BDDS

(budget del flusso di cassa), come il budget del flusso di cassa, è un budget finanziario. Inoltre, sono anche i più apprezzati. Molte persone pensano che questi concetti siano simili, ma questo è tutt'altro che vero e puoi notare un discreto numero di differenze che possono confermarlo.

Sappiamo cos'è il BDR. Ora devi scoprire cos'è esattamente un budget del flusso di cassa.

BDDS è un documento che riflette i flussi di cassa esistenti in tutta l'organizzazione. Cioè, qui sono incluse solo le transazioni espresse in termini monetari.

Confronto

I BDR differiscono dai BDDS non solo per gli scopi per i quali sono formati, ma anche per gli indicatori inclusi nella loro rendicontazione.

BDR- è sviluppato per pianificare il profitto che l'organizzazione è in grado di ricevere durante il periodo di budget. Ciò include i dati sui costi e sui ricavi. In termini di forma della relazione, il documento è molto simile a un rendiconto contabile di profitti e perdite.
BDD svolge una funzione diversa: viene formato un budget di questo tipo per distribuire il flusso di cassa. Possono essere sia in entrata che in uscita. Il documento mostra tutte le attività dell'organizzazione svolte in contanti. Pertanto, vengono tracciati tutti i movimenti dei fondi aziendali tra i vari conti. Il documento è simile a un rendiconto finanziario.

È in questi punti che risiede la differenza fondamentale tra BDR e BDDS.

Se crei un report in Excel, apparirà esattamente come nell'esempio. Non c'è niente di complicato nella compilazione di un BDR, se lo guardi, ovviamente.

Inoltre, nel sistema 1C, ciascuno dei numeri può essere decifrato fino al documento principale.

Come puoi vedere nell'immagine, vengono presi in considerazione molti fattori. Tavoli così voluminosi sono tipici principalmente delle grandi imprese. Se hai una piccola organizzazione, il numero di colonne potrebbe essere ridotto più volte.

Il primo esempio è un rapporto di gestione che ci ha inviato Alena Lenart della società Investfond (report file). Vale la pena notare che è stato fatto molto lavoro sui budget. Quindi, in prima approssimazione, la relazione sembra molto buona, ma contiene una serie di commenti significativi.

Prima osservazione

Il rapporto evidenzia immediatamente tre aree

1. Contabilità gestionale

2. Contabilità

3. Cambiamento

Apparentemente i dati contabili gestionali compaiono rapidamente, ma non sono molto accurati, mentre i dati contabili compaiono più tardi, ma sono molto più accurati. E il rapporto tenta di mostrare la differenza tra dati contabili e contabilità gestionale.

La domanda è: perché? Per dimostrare che il rapporto contiene dati inaffidabili? A mio avviso, è consigliabile indicare nel rapporto i dati più corretti al momento e non creare questo mucchio di colonne. La confusione dei dati rende il rapporto molto difficile da comprendere!

Seconda osservazione

Diamo un'occhiata più da vicino all'area 3.

Le scritte cerchiate in rosso dicevano: Fatture emesse ma non pagate. Ciò suggerisce che il budget è un ibrido tra il budget delle entrate e delle uscite (fatture emesse) e il budget dei flussi di cassa (fatture pagate). E questo porta ad una grande confusione...

Problemi minori

Ora rivolgiamo la nostra attenzione alla progettazione del report. Nell'originale appare così:

Lo sfondo è troppo scuro. Questo è molto scomodo quando si legge dallo schermo. Per non parlare di come apparirà sulla carta. Quando si prepara un rapporto, esiste un test molto semplice: provare a stampare il rapporto su una stampante monocromatica (bianco e nero). Se il rapporto viene letto normalmente, significa che è tutto in ordine. In questo caso, quando si stampa su una stampante in bianco e nero, i colori blu scuro e nero si uniranno. Se vuoi davvero evidenziare l'intestazione, rendila grigio scuro e il carattere bianco.

Lo stesso. Lo sfondo è troppo scuro.

Perché hai bisogno del corsivo e del corsivo sottolineato qui? È bello, ma interferisce con la percezione. Se devi creare gruppi di articoli e le relative trascrizioni, lavora con la dimensione del carattere, il rientro e l'evidenziazione in grassetto. Ad esempio in questo modo:

Quando inserisci i numeri nel budget, metti sempre un separatore per i gruppi di cifre: questo rende molto più facile la comprensione. E non contare mai i centesimi: questo peggiora notevolmente la percezione e la differenza negli importi contati con o senza centesimi, anche per un'impresa con un fatturato multimilionario, è al massimo di 200-300 rubli!

E infine, se puoi giocare con le dimensioni dei caratteri nella parte testuale del budget, nella parte numerica, in nessun caso!!! Ciò renderà illeggibile il tuo budget!

Quando i numeri vengono scritti con caratteri diversi, il cervello, invece di percepirli come componenti di un'unica immagine, inizia a percepirli come numeri diversi.

Osservazione tre

Riguarda anche il design, ma è già molto significativo. Diamo un'occhiata a raggruppare le linee nel tuo budget.

Le voci contrassegnate nel blocco 1 appartengono al gruppo “Costi di mantenimento dell'azienda”, ma per decifrarle è necessario cliccare sulla croce 2, che si trova di fronte alla voce “Utenze”. Questo è molto brutto…

Ma possiamo sistemare tutto. Rifacciamo un po' questo blocco. Innanzitutto, eliminiamo la struttura dell'articolo esistente. Per fare ciò, seleziona la colonna 1 e fai clic su Dati – Gruppo e struttura – Elimina struttura.

Ora modifichiamo le impostazioni di raggruppamento. Vai al menu Dati – Gruppo e struttura – Impostazioni.

Nella finestra che appare, deseleziona la casella di controllo "Totali nelle righe sotto i dati". Ora i totali del gruppo verranno visualizzati nella parte superiore.

E raggruppiamo nuovamente le linee di bilancio. Dati – Gruppo e struttura – Gruppo.

Nella finestra che appare, seleziona "Stringhe". Di conseguenza, il totale di un gruppo di articoli viene ora raccolto dall'alto. E quando fai clic su un articolo, viene rivelato questo articolo e non quello precedente.

Osservazione quattro

Ora andiamo al nocciolo della questione. A giudicare dalla forma del budget, abbiamo entrate che vengono prese in considerazione per l'azienda come importo totale (1) e costi che possiamo dividere per divisione (2).

Tutto questo è stato presentato nella stessa forma. Tuttavia, più sono i numeri, più complesso è il bilancio. Il budget dovrebbe essere rivelato dall'alto verso il basso, e al livello più alto tutta questa divisione in dipartimenti non è affatto necessaria. Piano – Fatto – La deviazione sembrerà molto migliore. È meglio effettuare una ripartizione per dipartimento in un rapporto separato.

Osservazione cinque

Se tutte le spese variabili sono costituite da una voce (1), non è necessario creare un gruppo e poi una voce. È meglio usare semplicemente l'articolo. Basta scrivere “stipendio variabile” e il gioco è fatto.

Ulteriore. I costi diretti non sono costanti (2). Questa classe di costi semplicemente non esiste. I costi diretti sono quei costi che, senza imputazione, possono essere attribuiti a un prodotto o servizio specifico. C'è un prodotto - ci sono costi, senza prodotto - non ci sono costi. Ma se non abbiamo un prodotto, l’affitto rimarrà. E anche gli stipendi dei dipendenti. Quindi questi sono costi fissi indiretti (sono semplicemente fissi).

Mi confondono anche gli articoli “Acquisto di mobili” e “Acquisto di stampanti, multifunzione e distruggidocumenti”. Escluderei queste voci dal BDR e le includerei nel bilancio di capitale. Tuttavia tutto dipende dall'importo e dal significato economico delle transazioni.

Cosa è successo alla fine?

Di conseguenza, dopo tutte le trasformazioni, dovresti ottenere approssimativamente il seguente budget (tutti i dati in questo budget sono fittizi e vengono forniti solo come esempio)

Tuttavia in questo bilancio è andata perduta la ripartizione dei costi fissi per reparto. Ma la ripartizione dei costi fissi (e anche di parecchi) è su un foglio a parte.

Puoi scaricare il file con i budget da questo link. Prova ad aprire questo file e a "giocare" con punti e script. Vorrei in particolare attirare la vostra attenzione sul fatto che tutti i dati di origine si trovano nel foglio "Dati di origine" e sono raccolti nei fogli "BDR" e "Analisi dei costi fissi". Ma ti parlerò di questa funzionalità di Excel un po' più tardi.

È tutto per oggi. Ti aspetto al mio seminario.

Che cos'è un budget del flusso di cassa (CFB)? Come creare un budget per le entrate e le spese di un'impresa? Come evitare che le spese di bilancio superino le entrate?

Se la tua attività ha entrate, ha anche delle spese. Ciò significa che è necessario pianificare il budget in modo professionale.

Più soldi ci sono, più è difficile gestirli. Al fine di distribuire correttamente i fondi e gestire la solvibilità dell'azienda, gli imprenditori utilizzano bilancio delle entrate e delle uscite E bilancio del flusso di cassa .

Denis Kuderin, esperto di questioni economiche e finanziarie, è con voi. In questo articolo ti dirò quali sono i concetti sopra menzionati e come gestire un budget per rendere il business più efficiente.

Siediti comodamente e leggi fino alla fine: alla fine troverai una recensione di aziende affidabili che ti aiuteranno stabilire il budget della struttura, oltre a suggerimenti su come evitare che le spese aziendali superino le entrate.

1. Cosa sono BDR e BDDS e in cosa differiscono?

Anche gestire il bilancio familiare non è così semplice. Chi l’ha provato sa che non ci sono soldi per le spese quotidiane. ci vuole sempre di più di quanto ti aspettavi. Devi adeguare le spese, aggiungere nuove voci al budget di cui ti sei completamente dimenticato al momento della sua preparazione.

Immagina quanto sia più difficile gestire il budget di una grande impresa. In qualsiasi struttura commerciale centinaia di voci di spesa e le spese da sostenere.

Il bilancio non è un'astrazione, è un concetto concreto supportato da documenti speciali. Ogni impresa, anche quella composta da 2 dipendenti, mantiene un budget delle entrate e delle uscite (I&C) e, se possibile, un budget dei flussi di cassa (CFB). Questa è la base.

Prima di passare al significato pratico di questi concetti, definiamone la terminologia.

BDR– un metodo per documentare le transazioni che costituiscono le entrate e le spese di un'impresa. Di norma, tale documento assume la forma di una semplice tabella che tiene conto di tutte le manipolazioni economiche che portano alla ricezione di fondi o alla loro spesa. Ciò tiene conto non solo del denaro, ma anche di qualsiasi altra entrata e spesa.
BDD– un modo per riflettere il movimento dei flussi di cassa in un'impresa. Questo documento tratta solo gli eventi che hanno valore monetario.

I documenti principali utilizzati per la registrazione delle transazioni BDR sono atti di lavoro completato e servizi forniti, atti di accettazione e trasferimento di beni materiali e qualsiasi altro documento che confermi le entrate e le spese della società. Il documento è simile a un conto economico.

Qual è la differenza tra BDR e BDDS?

Questi budget sono diversi obiettivi per cui si formano. Il BDR è in fase di sviluppo ai fini della pianificazione del profitto, che l'azienda è in grado di ricevere durante il periodo di bilancio. Ciò include tutti i dati su costi di produzione prodotti e reddito.

È previsto il BDDS per la distribuzione dei flussi di cassa. Riflette tutte le attività dell'organizzazione svolte in contanti. Con l'aiuto di BDDS, tutte le transazioni dell'azienda vengono monitorate su vari conti.

La tabella mostra le transazioni che si riflettono nei documenti di bilancio che stiamo considerando:

№	Operazioni	Riflesso nel BDR	Riflesso in BDDS
1	Calcolo dell'ammortamento	SÌ	NO
2	Rivalutazione degli articoli di magazzino	SÌ	NO
3	Carenza di risorse di inventario	SÌ	NO
4	Difetto di fabbricazione	SÌ	NO
5	Crediti e prestiti	NO	SÌ
6	Acquisizione di immobilizzazioni	NO	SÌ
7	I.V.A.	SÌ	SÌ
8	Spese per riparazioni importanti	SÌ	SÌ

Entrambi i budget insieme forniscono una chiara comprensione dell’attuale condizione finanziaria dell’azienda e delle sue prospettive. Di norma si inizia con la preparazione del BDR, poiché questo documento ha un formato più “esteso”.

Il BDR comprende tre gruppi di indicatori finanziari: ricavi, costi e profitti. Quest'ultimo si calcola sottraendo il secondo dal primo.

BDDS è un piano di flussi di cassa per la cassa e i conti correnti dell'azienda. Il documento riflette tutte le entrate e le cancellazioni pianificate di fondi a seguito di operazioni commerciali. BDDS protegge un'azienda dall'errore principale di rimanere senza soldi per svolgere la propria attività principale.

In questo breve video ti spiegheranno la differenza tra BDR e BDDS usando l'esempio dell'acquisto di un frigorifero.

2. Quali attività sono alla base della compilazione del BDDS - 3 principali tipi di attività

Durante la compilazione di un rapporto, il BDDS è guidato da tre tipi di attività imprese – sala operatoria(attuale), investimento e direttamente finanziario.

Diamo un'occhiata a loro in dettaglio.

Tipologia 1. Attività operative

Questa è l'attività principale dell'azienda: il lavoro che crea entrate e uscite di denaro. Si tratta della produzione di prodotti, della vendita di beni, della fornitura di servizi, dell'esecuzione di lavori, del noleggio di attrezzature e di altre operazioni relative al flusso di cassa.

Tipo 2. Attività di investimento

Relativo all'acquisizione o alla vendita attività non correnti. L'investimento, come l'attività operativa, è finalizzato a realizzare un profitto o ad ottenere un effetto benefico per l'azienda. Tuttavia, in tali attività il capitale circolante principale non è coinvolto, ma viene utilizzato " gratuito" soldi.

Esempio
L'impresa Safe Technologies investe parte del proprio patrimonio in sviluppo di fonti energetiche alternative – generatori basati su pannelli solari ed eolici. Il denaro viene investito nella ricerca di laboratorio e nello sviluppo scientifico. Queste transazioni finanziarie si riflettono necessariamente nel rapporto BDDS.
Tipo 3. Attività finanziarie
Porta a cambiamenti nella composizione e nella dimensione del capitale fisso della società. Ad esempio, questa è l'attrazione e il rimborso dei prestiti necessari affinché l'impresa possa sviluppare nuove aree di produzione.
Il budget DDS previene carenze ed eccessi di capitale circolante
La suddivisione delle attività dell'azienda in tipologie ci consente di valutare l'effetto di tutte e tre le aree sulla situazione finanziaria dell'azienda e sull'importo del capitale a sua disposizione.
Un budget del flusso di cassa ben redatto garantisce la costante disponibilità dei fondi necessari per svolgere il lavoro principale dell'azienda.
BDDS consente anche di utilizzare in modo efficace il denaro in eccesso dell'azienda, poiché il principio fondamentale del business è che i fondi gratuiti non rimangono inattivi nei conti bancari, ma portano profitti ancora maggiori.
3. Come si forma il BDD: 5 fasi principali
BDR è uno strumento universale per la gestione dei processi aziendali. Ti consente di utilizzare in modo ottimale le risorse dell’azienda, valutare le condizioni economiche dell’impresa e pianificare ulteriori lavori.
Oggi la maggior parte delle aziende utilizza sistemi automatizzati di gestione e gestione del budget. Programmi speciali riducono il numero di errori, riducono i tempi di calcolo e facilitano il lavoro dei dipendenti dei dipartimenti finanziari dell'impresa e dei centri di responsabilità finanziaria (FRC).
Prima di redigere un BDR, è necessario creare e sistematizzare i budget locali dell'azienda: produzione, gestione, budget delle vendite, budget dei costi, ecc. Il BDR è un documento che riassume tutti questi dati.

Lo scopo principale del BDR è la contabilità e la previsione delle condizioni finanziarie dell'organizzazione. Questa è la parte finale del budget aziendale, la punta dell'iceberg, la cui base sono gli indicatori di tutti i budget aziendali in tutte le aree.
Consideriamo passo dopo passo come si forma il BDR.
Fase 1. Calcolo dei costi
Senza spese non c’è reddito. Guidati da questa semplice verità, i dipartimenti finanziari di qualsiasi azienda prestano primaria attenzione ai costi.
Cosa è incluso nei materiali di consumo:
costi di produzione;
spese aziendali;
manageriale;
salari e tasse;
altre spese.

Il dettaglio delle voci di spesa dipende dagli obiettivi e dalle capacità dell'azienda. È chiaro che quanto più si prendono in considerazione i costi nel dettaglio, tanto più chiara è la situazione economica in cui si trova un determinato oggetto.
Fase 2. Calcolo del reddito
I ricavi sono tutti gli afflussi nelle attività di un'azienda.
Questi includono:
ricavi delle vendite;
redditi da servizi;
entrata da affitto;
reddito non operativo– interessi su prestiti, compensi e altri proventi non direttamente correlati alla vendita dei principali prodotti.

Ogni impresa ha le proprie fonti di reddito, quindi i dettagli dipendono dal profilo e dalle specificità dell'azienda.
Fase 3. Determinazione del profitto
Profitto– una differenza positiva tra entrate e uscite. Se la differenza è negativa, non è più un profitto, ma lesione. Ciò significa che l’impresa opera in perdita e sono necessari cambiamenti fondamentali nella produzione e in tutti gli altri processi.
Fase 4. Pianificazione degli utili
Poiché il profitto è la principale fonte di finanziamento di un'impresa, tutte le sue attività sono finalizzate al mantenimento e all'aumento capitale circolante . Il denaro investito nella produzione deve essere restituito più velocemente possibile– questo problema viene risolto mediante una pianificazione professionale del profitto.
Un altro obiettivo della pianificazione è ottenere i massimi benefici al minimo costo, ma non a scapito della perdita di qualità, ma attraverso un'organizzazione razionale del lavoro e la riduzione dei costi associati.
Allo stesso tempo vengono soddisfatte le principali esigenze dell’azienda:
pagamento degli stipendi e degli incentivi ai dipendenti;
accumulo di fondi per la modernizzazione e l'espansione della produzione;
pagamento degli obblighi, nonché agli investitori e ai proprietari della società;
aumentare la redditività dell'impresa;
aumento della competitività.

Ancora una volta, l’accuratezza della previsione è direttamente influenzata dalla ripartizione più dettagliata delle spese e dei ricavi dell’azienda.
Fase 5. Preparazione del rapporto
Solo i professionisti possono redigere una relazione competente e obiettiva. Se sei a capo di un'azienda e dubiti della competenza dei tuoi dipendenti CFO, l'opzione migliore è delegare la gestione del budget a una società di outsourcing qualificata.
Specialisti di terze parti non solo redigeranno un BDR dettagliato, ma lo forniranno anche se necessario. Ciò potrebbe richiedere più tempo, ma il risultato sarà più obiettivo.
4. Come viene compilato il BDDS: 5 fasi principali
In generale, la preparazione di un BDDS è simile alla formazione di un BDR, ma presenta alcune sfumature.
Come ho già detto, solo monetario entrate e spese che si riflettono nei documenti finanziari.
Fase 1. Impostazione del saldo di cassa
Innanzitutto, è necessario impostare un saldo minimo richiesto. Il valore di questo indicatore dipende dalle specificità delle attività dell’azienda e dalla probabilità di situazioni impreviste. Nel linguaggio finanziario questo si chiama " saldo di chiusura ».
Fase 2. Determinazione della parte delle entrate
La preparazione del lato entrate del bilancio si basa sul bilancio delle vendite e dei proventi da investimenti, dividendi e interessi.
Esistono due opzioni per raccogliere informazioni:
Giù su quando i piani di entrata dei materiali provengono da vari reparti e vengono poi raccolti in un unico report;
Dall'alto al basso, quando i documenti vengono approvati dal servizio finanziario centrale dell'azienda e poi comunicati ai capi dipartimento.

Fase 3. Compilazione dei materiali di consumo
La parte delle spese si basa sui costi diretti: costo del lavoro, materie prime, spese generali, produzione e spese aziendali generali. Ciò include anche i costi degli investimenti e altre transazioni finanziarie per la restituzione di prestiti, interessi e dividendi agli investitori.
Fase 4. Calcolo del flusso di cassa netto
Flusso di cassa netto (a volte viene utilizzato il termine inglese Flusso di cassa) viene calcolato utilizzando una formula e mostra la differenza tra saldo positivo e negativo per un periodo di tempo specifico. Questo indicatore caratterizza l'attuale stato finanziario dell'impresa e ne determina le prospettive.
Quando il lato delle spese del bilancio supera quello delle entrate, si verifica una situazione chiamata " divario di cassa " Il saldo finale diventa quindi negativo. In questi casi vengono adottate misure per eliminare lo svantaggio: ridurre i costi o (come ultima risorsa) l'utilizzo preso in prestito E Riserva fondi per ulteriori affari.
Imprese che non riescono ad eliminare il loro saldo negativo nel lungo periodo andando verso il fallimento. È in tali aziende che i salari vengono ritardati, gli obblighi di debito non vengono rispettati, i creditori premono e i profitti non coprono le spese correnti.
Fase 5. Adeguamento e approvazione
La fase finale è l'adeguamento del budget in conformità con le realtà economiche attuali e la sua approvazione da parte della direzione dell'impresa. Il bilancio approvato è un documento ufficiale che orienta tutto il personale aziendale, ma soprattutto i dirigenti del Distretto Federale Centrale.
5. Dove ottenere aiuto nella stesura di BDR e BDDS - revisione delle TOP-3 società che forniscono servizi
La formazione di BDR e BDDS è un lavoro responsabile che dovrebbe essere svolto da dipendenti esperti e qualificati.
Se nella tua azienda non ce n'è nessuno o se i tuoi specialisti non hanno conoscenze, ha senso invitare organizzazioni di terze parti. Faranno questo lavoro in modo professionale, competente e completo, utilizzando software moderni.
Gli esperti della nostra rivista hanno studiato il mercato e hanno scelto tre più affidabili e attraente in termini di costo dei servizi aziendali.
"ITAN" è un sistema di budget aggiornato per immobili commerciali basato su 1C. L’area principale di attività è l’istituzione, l’implementazione e l’automazione della pianificazione finanziaria presso l’azienda del cliente, l’organizzazione della contabilità di gestione, il consolidamento delle informazioni finanziarie per grandi holding e aziende con una vasta rete di filiali.
L'azienda è stata fondata nel 1999. Tra i risultati c'è lo sviluppo di soluzioni universali e integrate basate sulla piattaforma 1C. Ogni anno i prodotti unici dell'azienda vengono migliorati, diventando più semplici e facili da gestire. La missione dell'ITAN è contribuire a migliorare la produttività della gestione finanziaria delle imprese.
Vendita e implementazione Prodotti software 1C. Aree di attività: budgeting, contabilità, contabilità di magazzino e di produzione, vendite, flusso documentale.
L'azienda impiega 56 specialisti altamente qualificati ed esperti. I dipendenti sono finanziariamente responsabili dei risultati. Nell'ultimo anno l'azienda ha acquisito 250 nuovi clienti. Un altro vantaggio è la qualità metropolitana a prezzi regionali. La BUONA VOLONTÀ ne ha molti progetti finiti nel campo dell'automazione della contabilità finanziaria, di magazzino, di gestione.
3) Prima PARTE
La prima società BIT è stata fondata nel 1997 da diversi giovani e ambiziosi specialisti in economia e matematica applicata. La direzione principale delle attività dell'organizzazione è lo sviluppo del business basato sulle attuali tecnologie IT. Ora l'azienda ha 80 uffici in Russia, vicino e lontano all'estero.
"First BIT" automatizzerà l'impresa in tutte le aree necessarie, compresi il budget e la contabilità di gestione. 2.500mila clienti hanno già scelto i prodotti e servizi software dell'azienda.
6. Come evitare che le spese di bilancio superino le entrate - 3 consigli utili
Mantenere un budget professionalmente significa costantemente monitorare i risultati finanziari attività. Uno degli obiettivi del budget è evitare che le spese superino le entrate.
Come raggiungere questo obiettivo? Metti in pratica i consigli degli esperti.
Suggerimento 1. Disciplinare il personale nell'uso dei fondi
La disciplina finanziaria è la base per la distribuzione razionale dei beni materiali di un’impresa.

Senza pianificazione e controllo dei pagamenti non può esistere una sola impresa: ogni giorno il capo dell'azienda deve prendere una decisione su come distribuire i fondi e dare priorità ai pagamenti. Posso aiutarlo in questo Budget del flusso di cassa(BDDS) - un documento che contiene tutte le richieste di pagamento ricevute e informazioni sui fondi disponibili nell'azienda. L'articolo fornisce moduli per la pianificazione del budget settimanale, esamina i meccanismi per la previsione dei ricavi dalle vendite all'ingrosso e al dettaglio e fornisce consigli per la creazione di moduli di budget inviati ai gestori delle voci di costo.

Controllo del bilancio

Una componente essenziale del sistema di controllo- controllo dell'esecuzione del bilancio della tesoreria, ovvero controllo della ricezione e della spesa dei fondi previsti nel BDDS. Il controllo operativo del budget del flusso di cassa viene solitamente effettuato da controllore del bilancio. Guidato dai limiti di cassa approvati, determina le voci di budget per finanziare le spese in eccesso. Il controllore finanziario valuta ogni domanda di liquidazione ricevuta e accerta se supera il limite della voce di bilancio corrispondente.

Superamento dei limiti nel periodo di bilancio è possibile solo su ordine speciale di un funzionario autorizzato (direttore finanziario o generale). Quando si tratta di ridistribuire le spese tra le varie voci di bilancio, questi poteri sono assegnati ai controllori finanziari.

Piano mensile del flusso di cassa

La pianificazione dei flussi di cassa per il mese corrente dovrebbe iniziare con un piano generale di budget del flusso di cassa, un esempio del quale è presentato nella tabella. 1.

In generale il BDDS è composto dai seguenti blocchi:

Piano di saldo cassa all'inizio del mese.
Piano dei flussi di cassa derivanti dalle attività core (ricavi delle vendite, premi dai fornitori, ricavi da sublocazione di locali, ecc.).
Piano delle spese operative, che si compone di due parti:

piano di pagamento ai fornitori per le merci;
piano di pagamento per altre spese operative.

Piano di flusso delle attività finanziarie: saldo tra prestiti attivi e rimborsati meno gli interessi sui prestiti passivi.
Piano di flusso per le attività di investimento: la differenza tra i ricavi derivanti dalla vendita di immobilizzazioni e i pagamenti per l'acquisizione e la riparazione di immobilizzazioni.

Di conseguenza, otteniamo il flusso netto pianificato per il periodo in esame e ricaviamo una previsione del saldo di cassa alla fine del periodo.

Tabella 1. Budget del flusso di cassa, rub.
	Articolo	Controparte	Debito il 1° giorno	Accantonamenti/ Saldi/ Forniture	Bilancio	Debito il 31
	Saldo ad inizio periodo
	Su un conto corrente

	Proventi delle vendite
	Vendite al dettaglio
	Vendita all'ingrosso
	Altra fornitura
	Spese operative
	Pagamento ai fornitori
	Pagamento ai fornitori	Alfa LLC
	Pagamento ai fornitori	Omega LLC
	Costi operativi
	Pagamento dello stipendio
	Parte di copertina	Dipendenti
		Dipendenti
	I costi del personale
		Taxi LLC
		Esprimere LLC
	Controllo medico	Clinica № 1
	Costi di manutenzione dell'edificio
	Affitto di locali	Terem LLC
	Affitto di locali	Teremok LLC
	Spese comunali	Gorvodokanal
	Spese comunali	HeatElectroStation
		Società di sicurezza privata "Dobrynya"
	Tasse al bilancio
	IVA dovuta
	Imposta sul reddito
	Imposta patrimoniale

	Imposte sugli stipendi
	Flusso totale derivante dalle attività operative
	Flusso derivante dalle attività di finanziamento
	Attrarre prestiti
	Rimborso del prestito
	Pagamento degli interessi sui prestiti
	Flusso derivante dalle attività di investimento
	Proventi dalle vendite di sistemi operativi
	Acquistare un sistema operativo
	Riparazione del sistema operativo	IP Ivanov P.A.
	Flusso netto da attività
	Saldo a fine periodo

Se, a seguito della pianificazione alla fine del periodo, saldi di cassa negativi, il budget viene adeguato riducendo il piano di pagamento. Pertanto, per comprendere la situazione, è meglio aggiungere immediatamente al BDDS informazioni sul debito attuale verso i fornitori, sui costi pianificati per il mese successivo e sulla previsione del debito per la fine del mese, tenendo conto degli importi di pagamento preventivati.

Nel nostro esempio, si prevede che il flusso netto per il mese sarà negativo (–47,7 mila rubli), ma a causa dei saldi iniziali di 65 mila rubli. Noi è in grado di soddisfare il budget dichiarato per un dato mese. Allo stesso tempo, aumentiamo i crediti verso i nostri clienti da 185 mila rubli. fino a 290 mila rubli. e ridurre i debiti verso i fornitori di beni da 450 mila rubli. fino a 300 mila rubli. In generale, il quadro mensile è ottimista.

Tuttavia, vale la pena notare che questo mese è previsto un rifinanziamento di 500mila rubli: la durata del nostro prestito presso la Banca n. 1 sta per scadere, ci aspettiamo di ricevere un prestito per lo stesso importo presso la Banca n. 2. E se riceviamo un prestito presso la Banca n. 2, possiamo farlo un po' più tardi della data di scadenza presso la Banca n. 1, poi entro un mese dobbiamo accumulare nei conti 500mila. strofinare. (circa la metà delle nostre entrate mensili). Cioè, per quasi mezzo mese non saremo in grado di spendere ingenti somme per le spese operative: tutti i relativi pagamenti inizieranno solo dopo aver ricevuto un prestito dalla Banca n. 2.

Naturalmente ci sono pagamenti obbligatori che non possono essere rinviati fino alla seconda metà del mese (pagamento dell'affitto, bollette, pagamento dello stipendio secondo programma). Pertanto, noi necessitano di un piano di flusso di cassa giornaliero o settimanale, a cui in futuro dovremo attenerci rigorosamente per non rovinare la nostra storia creditizia con la Banca n. 1.

Elaboreremo un piano settimanale dei flussi di cassa per il mese successivo, dove pianificheremo l'incasso delle entrate e delle spese obbligatorie, dopodiché visualizzeremo gli importi che possiamo destinare per altri pagamenti.

Piano delle entrate per settimana

Il piano delle entrate per le entrate derivanti dalla vendita al dettaglio e all'ingrosso è formato secondo diversi principi. Gli incassi dei clienti all'ingrosso possono essere facilmente previsti attraverso il pagamento differito. Per fare ciò utilizzeremo il report standard” Utile lordo", che si trova nel blocco "Vendite" della scheda "Rapporti" sulla barra degli strumenti di Excel (Fig. 1).

Personalizziamo il report "Utile lordo" in base alle nostre esigenze:

Vai alle impostazioni del rapporto, fai clic sulla casella di controllo " Impostazioni avanzate».
Nella scheda " Sono comuni»:

stabiliamo il periodo di vendita per il quale prevediamo la ricezione dei fondi da parte dei clienti (di solito è pari al differimento massimo concesso ai nostri clienti);
nel blocco" Opzioni» cliccare sulle caselle “Emetti totali generali” e “Emetti registrazioni dettagliate”;
nel blocco" Indicatori» lasciamo solo “Costo di vendita, strofinare”. e “con IVA”, deselezionare i restanti indicatori (Fig. 2).

Nella scheda " Gruppi» eliminare tutti i raggruppamenti previsti dal report predefinito (Fig. 3).

Nella scheda " Selezioni» effettuare una selezione: siamo interessati alle vendite della sola divisione Wholesale (Fig. 4).

Nella scheda " Campi aggiuntivi» visualizzare i campi “Acquirente” e “Per date”, per tutti i campi nella colonna “Posizionamento” impostiamo il tipo “In colonne separate”, nella colonna “Posizione” - “Invece di raggruppamento” (Fig. 5).

Fare clic sul pulsante " Modulo" e otteniamo un rapporto presentato nella tabella. 2.

Tabella 2. Rapporto “Utile lordo” basato sulle impostazioni presentate
Acquirente	A giorni	Prezzo di vendita, strofina.
Orizzonte LLC
LLC "Domovoy"
IP Borisov A. G.
IP Osintsev A. N.
IP Osipov A. Yu.
IP Pinyuga I.G.
IP Poluektov D. A.
IP Lovtsova N.V.
IP Khomenko A.V.

Copiamo il report risultante in Excel e aggiungiamo i dati di cui abbiamo bisogno: aggiungiamo un pagamento differito e calcoliamo il termine di pagamento come somma di due colonne: Data di vendita + Pagamento differito (Tabella 3).

Tabella 3. Calcolo della data di pagamento a partire dalla data di vendita e dal pagamento dilazionato concesso
Acquirente	Data di vendita	Prezzo di vendita, strofina.	Pagamento dilazionato, giorni	data di pagamento
Orizzonte LLC
LLC "Domovoy"
IP Borisov A. G.
IP Osintsev A. N.
IP Osipov A. Yu.
IP Pinyuga I.G.
IP Poluektov D. A.
IP Lovtsova N.V.
IP Khomenko A.V.

Ora raggruppiamo le date di pagamento per settimana utilizzando una tabella pivot:

Seleziona la tabella. 3 insieme all'intestazione e sulla scheda “ Inserire"clicca sull'icona" Tabella pivot"(Fig. 6 (a)).
Nella finestra di dialogo che si apre, indichiamo dove vogliamo posizionare la tabella pivot: su un nuovo foglio o su uno esistente (è necessario specificare la cella in cui si desidera inserire la tabella pivot). Per creare una nuova tabella pivot, è meglio posizionarla prima su un nuovo foglio, portarla in un modulo per noi conveniente, quindi trasferirla sul foglio dove lavoreremo con essa in futuro (Fig. 6 (b )).

Nella finestra che appare " Elenco dei campi della tabella pivot" impostiamo il suo aspetto (Fig. 7):

Nel blocco “Titoli righe”, trascina con il mouse il campo “Data pagamento”;
trascina il campo "Costo di vendita, strofina".

Otteniamo il rapporto presentato nella tabella. 4.

Tabella 4. Vista iniziale della tabella pivot
data di pagamento	Pagamenti, strofina.









somma totale

Si può vedere che la tabella include le date di pagamento del mese precedente. Rimuoviamoli utilizzando il filtro della tabella pivot. Posizionarsi su qualsiasi cella con una data e richiamare il menu contestuale con il tasto destro, selezionare “Filtro” > “Filtra per data”, impostare il filtro “Dopo” > “07/01/2016” (Fig. 8 ).

La tabella ora contiene solo le vendite previste per luglio. Richiama nuovamente il menu contestuale e seleziona " Gruppo" Nella finestra di dialogo che appare, imposta l'intervallo: dal 04/07/2016 al 31/07/2016 con il passo “Giorni”, il numero di giorni è 7 (Fig. 9).

Noi abbiamo previsione degli incassi dalle vendite all'ingrosso per settimana(Tabella 5).

Tabella 5. Vista finale della tabella pivot
data di pagamento	Pagamenti, strofina.
04.07.2016–10.07.2016
11.07.2016–17.07.2016
18.07.2016–24.07.2016
25.07.2016–31.07.2016
somma totale

Ora facciamolo previsione degli incassi in direzione retail. Ci sono due punti importanti da considerare quando si pianifica il flusso di cassa:

le vendite al dettaglio hanno una stagionalità pronunciata per giorno della settimana: i clienti visitano i negozi più spesso nei fine settimana (il picco delle vendite ricade su di loro);
Possiamo utilizzare il ricavato delle vendite al dettaglio per i pagamenti sul conto corrente solo dopo l'incasso in banca, che viene effettuato nei giorni lavorativi con un ritardo di uno o due giorni. Cioè, il ricavato delle vendite di lunedì verrà accreditato sul conto corrente dal martedì al mercoledì (a seconda delle condizioni di riscossione), il fatturato del venerdì-domenica verrà accreditato sul conto corrente il lunedì o il martedì. Pertanto potremo utilizzare il ricavato per il periodo dal 29 al 31 luglio solo nel mese di agosto. Ma il 1 luglio riceveremo la riscossione dei proventi per il 30 giugno.

Componiamo piano di vendita giornaliero nei negozi al dettaglio, sulla base del quale formeremo piano di incasso su conto corrente. Puoi suddividere il piano mensile per giorno della settimana in proporzione al mese precedente o allo stesso mese dell'anno precedente, cosa più auspicabile, poiché in questo caso potremo tenere conto della stagionalità mensile delle vendite.

Quando si utilizzano i dati dell'anno scorso, è necessario effettuare confronti non per data, ma per giorno della settimana. Quindi, il 01/07/2016 cade di venerdì nel 2015, il primo venerdì di luglio era il 3 luglio; Pertanto, per ricavare le proporzioni della stagionalità, dobbiamo considerare le vendite dal 3 luglio al 02/08/2015. Cioè, per ottenere una data dell'anno scorso simile al giorno della settimana di quest'anno, è necessario sottrarre 364 giorni (esattamente 52 settimane).

La tabella 6 mostra la suddivisione del piano di vendita per giorno e del piano di raccolta per giorno della settimana e raggruppati per settimana. Di conseguenza, vediamo quanto segue: poiché gli ultimi giorni di luglio cadono nel fine settimana, il piano dei flussi di cassa differisce dal piano delle vendite 75 mila. strofinare. Altre entrate nel nostro budget sono reddito da sublocazione, che dovrà essere versato entro il giorno 10 di ogni mese come da contratto di locazione. Pertanto, impostiamo queste entrate per la seconda settimana.

Tabella 6. Piano per la ricezione dei ricavi dalle vendite al dettaglio sul conto corrente, strofinare.

Giorno della settimana	Data dell'anno scorso	Le entrate dell'anno scorso	Data dell'anno corrente	Entrate dell'anno in corso	Collezione	Totale per la settimana



Domenica
Lunedi





Domenica
Lunedi





Domenica
Lunedi





Domenica
Lunedi





Domenica
Totale				1 000 000

Calendario dei pagamenti

Abbiamo creato un piano di flusso di cassa settimanale. Ora diffondiamolo a BDDS pagamenti obbligatori(evidenziati a colori nella Tabella 7):

pagamento degli stipendi: lo stipendio residuo del mese precedente deve essere pagato entro il 10, il bonus viene pagato entro il 15, l'anticipo per il mese in corso entro il 25. Fissiamo il 50% dello stipendio da pagare per la seconda settimana, il 100% del bonus per la quarta e il 50% dello stipendio per l'ultima settimana del mese;
pagamento dell'affitto: secondo gli accordi la scadenza per il pagamento dell'affitto del mese in corso è il 10. Fissiamo il pagamento per la seconda settimana;
pagamenti comunali devono essere completati entro il 25, li fissiamo per il pagamento il 25, cioè per l'ultima settimana;
sicurezza secondo l'accordo stipulato con la società di vigilanza privata il pagamento deve essere effettuato entro il 20, noi fissiamo il pagamento per la quarta settimana;
le imposte sui salari devi pagare entro il 15, il che significa che avremo bisogno di soldi per loro nella terza settimana;
imposta sul reddito delle persone fisiche viene pagato contemporaneamente al pagamento degli stipendi, quindi lo distribuiamo settimanalmente nella stessa proporzione del pagamento degli stipendi e dei bonus;
per altre tasse la scadenza per il pagamento è dal 25 al 31 (ultima settimana di luglio);
rimborso di prestiti e pagamenti di interessi- fino al 22 ( attrarre prestiti- dopo il 25).

Tutti gli altri pagamenti nel prossimo mese vengono immediatamente attribuiti all'ultima settimana (quando possiamo ricostituire le attività correnti con un nuovo prestito, la cui ricezione è prevista per il 25 luglio).

Di conseguenza, vediamo che possiamo solo spendere 120mila. strofinare., potremo chiudere il resto del debito verso i fornitori nelle ultime due settimane di luglio.

Se l'opinione dei fornitori è importante per noi, dobbiamo informarli in anticipo della situazione attuale. Puoi fornire loro un programma di pagamento chiaro per questo mese in modo che anche loro possano pianificare le loro opzioni finanziarie per il mese successivo.

Tabella 7. Pianificazione dei pagamenti settimanali, rub.
Articolo	Controparte	Scadenza di pagamento	Bilancio del mese
Saldo ad inizio periodo
Su un conto corrente

Proventi delle vendite			1 105 000
Vendite al dettaglio
Vendita all'ingrosso
Altra fornitura		Fino al 10
Spese operative			1 117 700
Pagamento ai fornitori
Pagamento ai fornitori	Alfa LLC
Pagamento ai fornitori	Omega LLC
Costi operativi
Pagamento dello stipendio
Parte di copertina	Dipendenti	Stipendio - fino al 10, pagamento anticipato - fino al 25
	Dipendenti	Fino al 15
I costi del personale
	Taxi LLC
	Esprimere LLC
Controllo medico	Clinica № 1
Costi di manutenzione dell'edificio
Affitto di locali	Terem LLC	Fino al 10
Affitto di locali	Teremok LLC	Fino al 10
Spese comunali	Gorvodokanal	Fino al 25
Spese comunali	HeatElectroStation	Fino al 25
	Società di sicurezza privata "Dobrynya"	Fino al 20
Tasse al bilancio
IVA dovuta		Fino al 25
Imposta sul reddito		Fino al 28
Imposta patrimoniale		Fino al 30
		Insieme allo stipendio
Imposte sugli stipendi		Fino al 15
Flusso totale derivante dalle attività operative			–12 700	–15 000		–63 993	–225 860
Flusso derivante dalle attività di finanziamento			–25 000		–250 000	–25 000
Attrarre prestiti		Dopo il 25
Rimborso del prestito		Fino al 22
Pagamento degli interessi sui prestiti		Fino al 22
Flusso derivante dalle attività di investimento			–10 000				–10 000
Proventi dalle vendite di sistemi operativi
Acquistare un sistema operativo
Riparazione del sistema operativo	IP Ivanov P.A.
Flusso netto da attività			–47 700	–15 000	–55 879	–88 993
Saldo a fine periodo

Creazione di moduli di budget per il controller dell'articolo di budget

Ora consideriamo diversi modi per ottenere un piano BDDS mensile. Se l'azienda è piccola e ci sono pochi appaltatori, l'economista è in grado di pianificare autonomamente i prossimi pagamenti mensili. È sufficiente riscuotere il debito corrente verso fornitori e appaltatori sui conti 60, 76 e analizzare gli accantonamenti mensili per tutte le controparti.

Nel nostro esempio, ci sono solo due fornitori di beni e nove appaltatori e prestatori di servizi (vedi Tabella 7), la maggior parte di loro emette mensilmente le stesse fatture (affitto, sicurezza, utenze e servizi di taxi). È chiaro che è abbastanza facile prevedere i pagamenti per loro. L’unica difficoltà che può sorgere è nella pianificazione fiscale. Ciò significa che è necessario rivolgersi al capo contabile per chiedere aiuto, poiché è responsabile del pagamento tempestivo delle tasse.

Nelle grandi imprese, è difficile per un economista pianificare correttamente il budget per tutte le voci di spesa, pertanto in tali aziende solitamente tutte le voci di spesa vengono assegnate a dipendenti responsabili, i cosiddetti gestori delle voci di bilancio. Sono loro che pianificano i pagamenti e poi inoltrano le richieste di pagamento delle fatture al servizio finanziario. Per facilitare la raccolta di un budget generale basato sui budget presentati dagli steward, è meglio sviluppare formato di bilancio unificato che dovranno compilare.

La tabella 8 presenta il modulo di bilancio per il gestore del blocco costi di manutenzione dell'edificio, dal quale è facile trasferire i dati al modulo generale BDDS. Se nel BDDS sono presenti molti articoli, è meglio inserire il codice dell'articolo. Poi con l'aiuto Funzioni SOMMA.FS() potrai trasferire automaticamente i dati dai budget del titolare al budget generale.

Tabella 8. Modulo di budget per il gestore delle voci di costo
	Articolo/Controparte	Scadenza del pagamento (se presente)	Debito dal 1° giorno, strofina.	Costi per il mese corrente, strofinare.	Budget per il pagamento, strofina.	Debito dal 31, strofina.
	Affitto di locali
	Terem LLC	Fino al 10
	Teremok LLC	Fino al 10

	Spese comunali
	Gorvodokanal	Fino al 25
	HeatElectroStation	Fino al 25

	Sicurezza
	Società di sicurezza privata "Dobrynya"	Fino al 20

Ci sono alcune cose da considerare quando si progettano i moduli:

il controllore non deve modificare il numero e la sequenza delle colonne (altrimenti le formule configurate per il suo budget non funzioneranno correttamente). Se vuole aggiungere ulteriori spiegazioni sull'articolo, lo faccia a destra del modulo approvato;
Il controllore può aggiungere righe al report se ha un numero maggiore di controparti per qualsiasi voce di costo. Tuttavia, l'aggiunta di nuove righe non dovrebbe comportare la necessità di modificare le righe risultanti;
tutte le celle con formule di calcolo devono essere protette dalla modifica (per evitare sovrascritture accidentali o modifica della formula con una errata);
i valori consuntivi del budget gestionale devono essere verificati con i dati inseriti nel BDDS consolidato al fine di eliminare la possibilità di distorsione delle informazioni.

Diamo un'occhiata a come implementare questi requisiti utilizzando le funzionalità di Excel.

Protezione delle cellule.

Per proteggere le celle dalla modifica, fare clic su " Proteggi foglio" nella scheda " Revisione" Tieni presente che per impostazione predefinita Excel proteggerà tutte le celle del foglio di lavoro dalle modifiche e vogliamo impedire agli steward di danneggiare le righe risultanti. Pertanto, la protezione dovrebbe essere rimossa dalle celle in cui gli steward possono apportare modifiche. Puoi rimuovere la protezione dalla cella nel menu “ Formato cella" nella scheda " Protezione"(Fig. 10).

Il controller può modificare il numero di righe (aggiungere ed eliminare), quindi quando si installa la protezione del foglio, non dimenticare di selezionare le caselle di controllo "inserisci righe" ed "elimina righe" (Fig. 11). Assicurati di impostare una password per rimuovere la protezione. Altrimenti, i dipendenti che sanno come lavorare con la protezione del foglio aggireranno facilmente questa limitazione.

Tenendo conto nella formula SUM() delle nuove righe che il controller può aggiungere.

La regola principale quando si sviluppa un budget a lunghezza libera è utilizzare sempre funzione SOMMA(). L'applicazione di questa regola non garantisce sempre che le righe risultanti conterranno tutti i dati. La Figura 12 mostra un esempio in cui il controllore del budget ha aggiunto una nuova riga alla fine del blocco “Affitto dei locali” (abbastanza logico dal suo punto di vista), ma non è stata inclusa nella formula finale.

Via d'uscita da questa situazione: inserisci una linea tra tutti i blocchi di costo e includila nella formula di somma (per il riconoscimento, assicurati di evidenziare la linea con un colore). Per l'utente, questa riga diventerà una sorta di separatore tra i gruppi di costi e aggiungerà sempre nuove righe immediatamente prima (Fig. 13).

La fase successiva della gestione finanziaria consiste nella raccolta delle richieste di pagamento e nel mantenimento di un calendario di pagamenti giornaliero.

Invece di una conclusione

Il corretto sviluppo dei budget per il controllore delle voci di costo consentirà l'automazione parziale della raccolta dei dati del budget mensile pianificato, accelerando il processo di preparazione e riducendo l'influenza del fattore umano nel consolidamento dei dati provenienti da fonti diverse.

Se il budget pianificato per il mese è in surplus, ciò non significa che a metà del mese non ci sarà alcun deficit di bilancio (la situazione è molto probabile nel mese di rimborso di un ingente importo del prestito). Pertanto, è estremamente importante elaborare non solo una previsione mensile, ma anche settimanale del flusso di cassa per conoscere in anticipo eventuali lacune nel budget e pianificare correttamente i pagamenti per evitare tali problemi.

Programma Finanza in Excel. Consolidamento dei budget(fino alla versione 2.6 - Finanza in Excel. Budgeting) è una cartella di lavoro Excel contenente il codice del programma per automatizzare il processo di consolidamento dei budget tipici nelle grandi e medie imprese. L'analisi e il consolidamento dei budget vengono effettuati utilizzando tabelle pivot Excel. I dati di budget di origine per i dipartimenti possono essere archiviati in vari file.

introduzione

Il compito di consolidare e analizzare i budget dei dipartimenti aziendali a diversi livelli, nonostante la sua apparente semplicità, in pratica solleva molti problemi associati sia alle attività organizzative che alla mancanza di strumenti software speciali. Nella stragrande maggioranza dei casi, Excel viene utilizzato per lavoro: i budget iniziali dei dipartimenti vengono preparati e archiviati in fogli di calcolo e in altri file questi dati vengono raccolti in un report consolidato comune. Utilizza formule e collegamenti a file esterni che possono essere aggiornati su richiesta dell'utente. Gli svantaggi di un tale schema di lavoro sono ben noti:

Un gran numero di formule di riepilogo nel rapporto consolidato. I collegamenti ai dati di budget dipartimentali di origine devono essere continuamente monitorati.
Mancanza di controllo sull'integrità dei dati. Non vi è alcuna garanzia che tutti i dati siano inclusi nel rapporto consolidato.
Difficoltà nell'analizzare i dati ai livelli intermedi della gerarchia. La struttura inizialmente costruita delle formule per riassumere i budget dipartimentali non può essere riorganizzata con mezzi semplici.
Associazione rigida di collegamenti a celle di file esterni. Con modifiche minime alla struttura del file, nel consolidamento vengono inclusi dati errati.
File di grandi dimensioni. Per risolvere il problema precedente, di solito cercano di raccogliere quanti più dati possibile in un unico file, collegando le pagine utilizzando formule.

Argomenti simili sui problemi dell'utilizzo di Excel sono molto popolari quando si parla di programmi di budget specializzati, solitamente basati su tecnologie OLAP (non daremo nomi per non fare pubblicità; chi è interessato può trovare le descrizioni tramite i motori di ricerca). Tuttavia, questi prodotti software, nonostante la promozione attiva, non sono una panacea e, inoltre, richiedono ingenti investimenti finanziari per l'implementazione e il supporto.

Uno degli obiettivi del programma “Finanza in Excel. Consolidamento dei bilanci"è eliminare le carenze descritte senza utilizzare software esterni, pur mantenendo tutte le funzionalità del computer Excel.

Il programma non contiene formule per il consolidamento: il processo è fornito dall'interfaccia della tabella pivot. La struttura gerarchica di subordinazione delle divisioni aziendali è configurata in un apposito elenco e può essere trasformata in qualsiasi momento (non sarà necessario modificare le formule). Un insieme di voci di costo è determinato da un unico libro di consultazione con codifica obbligatoria. I dati del reparto possono essere memorizzati sia nello stesso file del programma che in file Excel esterni. Questi file possono contenere calcoli aggiuntivi e suddivisioni di voci di costo non incluse nel report consolidato.

Modifiche nella versione 2.6

Il nome del programma è stato cambiato. Vecchio nome Finanza in Excel. Budgeting
A partire dalla versione 2.6, il vecchio formato della cartella di lavoro XLS non è più supportato. Il file del programma viene salvato nel formato XLSX/XLSM e funziona in Excel a partire dalla versione 2007 ( 2007-2016 ). Programma in formato XLS Disponibile solo nella versione 2.0 e può essere acquistato solo su richiesta speciale.
L'aspetto delle cartelle di lavoro è stato aggiornato in conformità con il design delle ultime versioni di Microsoft Office.
Controlli Casella di controllo nella directory Strukutra sono stati sostituiti con campi standard. È possibile modificare il valore facendo doppio clic sulla cella o inserendo un valore 1 - SÌ, 0 - NO.