Tavolo del personale portuale. Tabella del personale - procedura di registrazione

La tabella del personale, come documento del personale, ne causa molti gran numero domande. Ad esempio, quanto spesso deve essere redatto, come compilare correttamente il modulo unificato e se questo atto normativo è obbligatorio. Per chiarire la situazione, vale la pena entrare più nel dettaglio su alcune questioni.

Perché hai bisogno di personale?

La tabella del personale è un documento necessario per la formazione struttura del personale e la dimensione dell'organizzazione in piena conformità con la Carta dell'impresa. Questo documento contiene un elenco delle divisioni strutturali dell'organizzazione, un elenco di posizioni, nomi di specialità e professioni che indicano qualifiche, nonché dati sul numero richiesto di determinate unità di personale. Per compilarlo, viene utilizzato il modulo unificato T-3, approvato dalla risoluzione del Comitato statistico statale della Russia.

Dal punto di vista del datore di lavoro, il personale soddisfa una serie di compiti funzioni importanti e consente di ottimizzare e snellire il più possibile il lavoro dell'ente. Utilizzo tavolo del personale consente di vedere chiaramente l'intera struttura dell'organizzazione con le sue divisioni, registrare il numero delle unità di personale, controllare la composizione numerica e qualitativa dei dipendenti, monitorare il sistema di remunerazione e l'importo delle indennità. E quando si creano posti vacanti, la selezione del personale semplifica notevolmente.

La tabella del personale è un documento obbligatorio?

È interessante notare che non esiste una risposta chiara a questa domanda. Da un lato, il Codice del lavoro affronta la questione del personale, poiché questo documento riguarda la funzione lavorativa di un dipendente di un'organizzazione e la remunerazione del personale. E il contratto di lavoro prevede che il dipendente svolga le proprie mansioni in conformità con l'orario del personale. Esiste una forma unificata della tabella del personale e questo documento è menzionato anche nelle Istruzioni per la tenuta dei libri di lavoro (le voci nel libro di lavoro vengono effettuate tenendo conto del nome della posizione secondo la tabella del personale). Ciò significa che l'organizzazione deve disporre di una tabella del personale. Ma, d’altra parte, nessun atto normativo stabilisce direttamente l’obbligo del datore di lavoro di introdurre una tabella del personale. Eppure, è meglio redigere questo documento del personale, poiché la maggior parte degli organismi di ispezione lo considera obbligatorio per qualsiasi organizzazione.

Per esempio, autorità fiscali e Fondazione assicurazione sociale chiedere sempre personale durante lo svolgimento sopralluoghi in loco. Utilizzandolo, verificano la correttezza del calcolo dei premi assicurativi, raccolgono informazioni sull'esperienza assicurativa dei dipendenti e monitorano la correttezza della tassazione. Il fatto che la tabella del personale non sia un documento contabile fiscale non esonera il datore di lavoro dalla necessità di fornirla in occasione di ispezioni su richiesta di organismi terzi. E la sua assenza può essere considerata una violazione della legislazione sul lavoro, per la quale viene inflitta una multa all'organizzazione per un importo di 50.000 rubli. Certo, può essere impugnato in tribunale (soprattutto perché non esiste un'indicazione diretta nella legge dell'obbligo del datore di lavoro di redigere una tabella del personale), ma prima dovrai pagarlo.

Frequenza di elaborazione degli orari del personale

Con quale frequenza è necessario creare una nuova tabella del personale? Anche a questa domanda non esiste una risposta chiara. Ma in questa situazione dovresti lasciarti guidare dalla logica: poiché la tabella del personale è un documento di pianificazione, è consigliabile redigerlo per un anno solare o sei mesi. Ciò consentirà, se necessario, di regolare il numero del personale dell'organizzazione e la sua composizione qualitativa. Ma allo stesso tempo è possibile approvare la tabella del personale per diversi anni (se l'organizzazione non ha bisogno di introdurre nuove posizioni).

Chi sviluppa e approva la pianificazione del personale?

Se l'impresa non dispone di un tavolo del personale, ma la direzione ha deciso di svilupparne uno, sorge una domanda ragionevole: chi dovrebbe farlo? Anche in questo caso la legislazione non fornisce una risposta univoca. Pertanto, il manager può farlo da solo, determinando la cerchia delle persone responsabili che lo aiuteranno. Sarebbe logico se si trattasse di dipendenti delle risorse umane, capo contabile, dipendenti del dipartimento di pianificazione legale o economica. E se l'impresa dispone di un dipartimento di organizzazione del lavoro e salari, puoi affidare loro questo lavoro. Le responsabilità per lo sviluppo e l'elaborazione della tabella del personale per il 2014 possono riflettersi nel contratto di lavoro del dipendente o nelle sue responsabilità funzionali.

L'approvazione della tabella del personale riguarda i poteri del capo dell'organizzazione o della persona alla quale tali poteri vengono trasferiti per ordine del capo. Per approvare la tabella del personale, il manager deve firmare un ordine o un'istruzione speciale. I dettagli di questo documento devono essere indicati nel campo del modulo unificato T-3 “Approvato con ordinanza dell'organizzazione datata “__”_______20__No__”. In questo caso la data di approvazione e la data di entrata in vigore della tabella del personale potrebbero non coincidere (la data di entrata in vigore è solitamente successiva).

Per quanto tempo viene mantenuta la tabella del personale?

Rosarkhiv stabilisce determinati periodi di conservazione per i documenti di gestione standard, secondo i quali la tabella del personale di un'istituzione deve essere conservata per tre anni, a partire dall'anno successivo a quello in cui il documento è diventato invalido. Per quanto riguarda le disposizioni relative al personale, di cui si parlerà nella sezione successiva, esse vengono conservate per settantacinque anni dopo che ne vengono compilate di nuove.

Lo staffing è un aiuto nel lavoro del dipartimento Risorse umane

In alcune organizzazioni, il dipartimento Risorse umane gestisce il personale, una versione mobile della tabella del personale che riflette tutto posizioni vacanti, nonché tutte le informazioni sulla copertura delle posizioni (nomi completi dei dipendenti che lavorano, stato delle posizioni, ecc.). L'accordo sul personale dà informazioni necessarie sui cambiamenti nel personale, contiene il numero dei dipendenti, informazioni sulla durata del servizio e sulle categorie (minori, disabili, pensionati con figli sotto i tre anni, ecc.) dei dipendenti.

Quando si elabora la struttura del personale, viene presa come base l'attuale tabella del personale, alla quale vengono aggiunte le colonne necessarie. Questo documento non è obbligatorio e l'organizzazione non è tenuta a mantenerlo. Ma l'accordo sul personale è un documento abbastanza conveniente, soprattutto per le grandi organizzazioni, che consente di ottimizzare il lavoro degli ufficiali del personale e di controllare chiaramente la copertura dei posti vacanti. Pertanto, viene spesso utilizzato come documento interno.

Tabella del personale: regole per la compilazione

Consideriamo la creazione di una tabella del personale basata sul modulo unificato T-3. Per ricevere un documento completo è sufficiente compilare il modulo, seguendo le Istruzioni per la compilazione dei moduli di documentazione contabile primaria.

"Cappuccio". Quando si compila l '"intestazione", è necessario indicare nel campo "Nome" il nome dell'organizzazione (questo viene fatto in conformità con il certificato di registrazione), il codice OKPO, il numero del documento e la data di preparazione. Nel campo “Tabella del personale per il periodo...” è necessario indicare solo la data di entrata in vigore del presente documento.

Colonna 1 “Nome”. Indichiamo il nome dell'unità strutturale, officina, ufficio di rappresentanza, filiale, disponendo le unità strutturali secondo la gerarchia esistente.
Colonna 2 “Codice”. Indichiamo il codice dell'unità strutturale assegnatogli dal capo dell'organizzazione.
Colonna 3. Indichiamo la posizione (specialità, professione), grado, classe (categoria) delle qualifiche del dipendente secondo il classificatore russo delle professioni e Guida alla qualificazione manager e specialisti. Qui va tenuto presente che la posizione per la quale il dipendente viene assunto deve suonare la stessa sia nella tabella del personale che nel contratto di lavoro, nonché nel libro di lavoro.
Colonna 4 “Numero di unità di personale”. Indichiamo il numero di posti di personale per le posizioni interessate. Se ci sono unità incomplete, dovrebbero essere indicate in frazioni, ad esempio 2,75. E se ci sono posti vacanti, vengono anche indicati.
Colonna 5 “Aliquota tariffaria”. Indichiamo lo stipendio, tariffario, percentuale di entrate, quota di profitto: tutto dipende dal tipo di sistema di remunerazione operante in una particolare organizzazione. L'importante è indicare l'importo in equivalente rublo e ricordare che lo stipendio (aliquota tariffaria) non può essere inferiore al salario minimo.
Colonne 6, 7, 8 “Indennità”. Indichiamo gli incentivi e i compensi previsti. Questi possono essere bonus, pagamenti aggiuntivi, pagamenti di incentivi, indennità, che possono essere stabiliti sia dalla legislazione della Federazione Russa che dal datore di lavoro. Tali pagamenti possono essere importi fissi o aumenti percentuali.
Colonna 9. Indicare l'importo totale nelle colonne 5-8. Cioè, sommiamo gli stipendi e tutte le indennità e la produzione richieste significato generale in rubli. Se i dati sono forniti in percentuale, visualizziamo la percentuale.
La colonna 10 è per le note. Se non ce ne sono, viene lasciato vuoto.

Dopo aver compilato tutti i campi, è necessario compilare la riga "Totale". Riassume tutti gli indicatori in colonne verticali: indica quante unità di personale sono previste nel programma, l'importo degli stipendi (aliquote tariffarie), le indennità e l'importo della cassa salariale mensile.

La tabella del personale è firmata dal capo del dipartimento delle risorse umane o da una persona autorizzata, nonché dal capo contabile dell'organizzazione. Puoi apporre un timbro sul documento, ma non è necessario.

Cambio di personale

Anche gli orari del personale stabiliti devono essere modificati di volta in volta. La ragione di tali cambiamenti potrebbe essere la necessità di introdurre una nuova unità o divisione nello staff o, al contrario, di ridurre il personale esistente. Inoltre, potrebbe essere necessario modificare gli stipendi, le tariffe, nonché la necessità di rinominare posizioni o dipartimenti.

Esistono due opzioni per apportare modifiche alla tabella del personale:

sviluppare e approvare una nuova tabella del personale;
apportare modifiche all'attuale tabella del personale.

Nel primo caso, la tabella del personale viene sviluppata sulla base di quella attuale, ma tenendo conto dei cambiamenti necessari, e viene attuata dall'inizio o dalla metà anno solare. Se c'è una necessità urgente, dall'inizio del nuovo mese.

Per quanto riguarda le modifiche al documento corrente senza annullarlo, vengono apportate secondo l'ordine del capo "Sulla modifica della tabella del personale". L'ordine stesso deve indicare la base per apportare modifiche alla tabella del personale (potrebbe trattarsi di riorganizzazione, riduzione del personale, miglioramento della struttura dell'organizzazione, ecc.) E indicare anche esattamente quali modifiche dovrebbero essere apportate.

In una grande organizzazione con struttura ramificata, è meglio indicare non solo le posizioni interessate dal cambiamento, ma anche le unità strutturali in cui si trovano tali posizioni. Allo stesso tempo, tutte le modifiche alla tabella del personale devono essere portate all'attenzione dei dipendenti dell'impresa e incluse anche in libri di lavoro con riferimento alla base (ordine o istruzione).

Riduzione del personale: quando apportare modifiche?

Una riduzione del personale o del numero di dipendenti è uno dei motivi per apportare modifiche alla tabella del personale, poiché la riduzione delle dimensioni di un'organizzazione comporta l'esclusione delle singole unità del personale dal programma e la riduzione delle posizioni del personale. In questo caso, i dipendenti licenziati sono soggetti al licenziamento (a meno che non sia previsto il loro trasferimento ad altro lavoro).

Poiché in caso di licenziamento per riduzione del numero o dell'organico dei dipendenti è necessario comunicare le modifiche entro e non oltre due mesi prima, la nuova tabella del personale può entrare in vigore solo dopo tale periodo. Anche se può essere redatto in anticipo, la stessa presenza di una tabella organica nuova o modificata, già approvata, confermerà l'ammissibilità del licenziamento. Se le circostanze che hanno portato alla decisione di effettuare una riduzione vengono eliminate, il datore di lavoro ha il diritto di modificare nuovamente la tabella del personale nella direzione di aumentare il numero dei dipendenti.

Modifica della forma unificata T-3

La risoluzione del Comitato statistico statale n. 20 del 24 marzo 1999 consente alle organizzazioni di apportare modifiche ai moduli unificati della documentazione contabile primaria (tale autorizzazione non si applica alla contabilità transazioni in contanti). Pertanto, in caso di necessità urgente, l'organizzazione può apportare le proprie modifiche al modulo finito, ma non è consentita l'eliminazione dei dettagli esistenti. Le modifiche possono riguardare l'espansione o il restringimento delle colonne, l'aggiunta di righe o di foglie sciolte. È possibile apportare le correzioni necessarie quando si producono moduli basati su un modulo unificato.

I datori di lavoro russi conservano la documentazione relativa alla necessità di sistematizzare e registrare le attività lavorative dei dipendenti assunti. Un esempio di tale documento è la tabella del personale (di seguito denominata anche SH). Documento specificatoè un atto locale del datore di lavoro. Approvato dall'SSR su ordine del datore di lavoro. Ogni dipendente deve conoscere questo documento al momento dell'assunzione. Esiste una forma unificata normativamente stabilita per questo documento, ma non è obbligatoria. La tabella del personale per una LLC (esempio 2017) può essere scaricata dal collegamento sottostante.

Il concetto di personale

La tabella del personale è un documento necessario per ogni datore di lavoro, perché... dovrebbe raccogliere informazioni sulla divisione del lavoro esistente tra i lavoratori.

L'importanza della tabella del personale per il datore di lavoro, in particolare, è testimoniata dalla posizione dipartimentale precisata nella Lettera di Rostrud del 21 gennaio 2014 N PG/13229-6-1.

Da questa lettera, in particolare, si ricava:

La ShR è un atto normativo locale obbligatorio per il datore di lavoro;
Non esistono regole giuridicamente stabilite per la redazione della RS;
La posizione nel contratto deve essere indicata ai sensi della ShR.

In precedenza, i moduli di documentazione primaria obbligatori approvati dal Comitato statistico statale includevano la tabella del personale. Fino al 2013 non era consentito l'utilizzo di forme autonome di tale documentazione. Tuttavia, attualmente, l’uso obbligatorio del corrispondente modulo unificato per le organizzazioni commerciali ha perso la sua rilevanza.

Ad oggi organizzazioni specificate ha il diritto di determinare autonomamente quale forma di questo documento utilizzare:

unificato (modulo n. T-3);
sviluppato e approvato in modo indipendente.

Come esempio del documento in questione, suggeriamo di scaricare la tabella del personale organizzazione edilizia(link di esempio di seguito).

Esempio di programma del personale

La scadenza, i periodi e i casi di approvazione della tabella del personale non sono stabiliti dalla legge. Pertanto, è prerogativa del datore di lavoro risolvere questi problemi.

La tabella del personale è riconosciuta come locale atto normativo datore di lavoro, influenzando direttamente il suo attività lavorativa. Pertanto, vi è l'obbligo per i dipendenti di familiarizzare con questo documento al momento della firma al momento dell'assunzione prima di firmare contratto di lavoro.

Registrazione della tabella del personale

La tabella del personale, in particolare, dovrebbe comprendere:

struttura dell'organizzazione che indica posizioni, professioni e (o) specialità, tipi specifici di lavoro;
livelli di personale;
salari.

I contratti di lavoro con i dipendenti sono conclusi in conformità con le informazioni contenute nella RS.

Al fine di rispecchiare correttamente una specifica tipologia di lavoro in SSR, si consiglia di seguire la Procedura, approvata. Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 24 marzo 1999 N 20.

Il programma in questione è approvato con un documento amministrativo, firmato dal responsabile dell'organizzazione o da altra persona autorizzata.

Il modulo unificato contiene dettagli che indicano la necessità che la tabella del personale sia firmata dal capo del dipartimento del personale e dal capo contabile.

Se non ci sono posizioni corrispondenti nell'organizzazione, entrambe queste funzioni sono svolte dal suo capo.

Per scoprire quali professioni esistono e quanto guadagnano i dipendenti che vi lavorano, è necessario guardare la tabella del personale. Questo documento è uno dei principali dell'impresa; fissa non solo lo stipendio, ma anche il numero di dipendenti necessari per l'attività. Vista l'importanza del documento, la tabella del personale per il 2019 è redatta secondo tutte le regole.

La tabella del personale nel modulo T-3 è un atto normativo locale che stabilisce la struttura organizzativa dell'impresa.

Oltre all'elenco delle professioni esistenti in azienda, con l'indicazione del numero di persone necessarie per l'attività. Il documento, infatti, è costituito interamente da una tabella dove i dati sono raggruppati per reparto.

Lo stipendio si riflette in esso per un mese di calendario, suddiviso per le sue parti componenti. Sulla base di questi indicatori, vengono determinate le spese dell'azienda per attirare manodopera salariata, vengono elaborati vari piani e vengono prese le decisioni decisioni importanti nel campo della gestione aziendale.

La tabella del personale viene utilizzata per guidare l'inserimento dei dati nei dipendenti: questo accordo deve contenere il nome della professione del dipendente, corrispondente alla tabella del personale rigorosamente approvata, nonché un determinato importo salariale.

Sulla base di questo documento, uno specialista del personale può anche determinare la disponibilità di posti vacanti. Per fare ciò, devono confrontare le informazioni della tabella del personale con il numero effettivo di lavoratori assunti. Se ce n'è bisogno nell'impresa, l'ispettore del personale presenta una domanda al servizio per l'impiego.

Attenzione! La normativa non lo prevede atto locale come parte degli standard cogenti che ogni azienda deve avere. Tuttavia, se l'impresa decide di attuare le procedure stabilite dallo Stato (ad esempio licenziamento per riduzione del personale), allora deve esistere una tabella del personale.

Inoltre, altri atti locali della società possono prevederne la presenza obbligatoria in azienda. Innanzitutto questo vale per loro. E anche la necessità dell'esistenza di un tavolo del personale presso l'impresa può essere stabilita facendo riferimento ad esso nel contratto di lavoro con il dipendente.

Allo stesso tempo, ogni manager dovrebbe ricordare che la sua azienda può essere ritenuta responsabile non per la mancanza di un tavolo del personale, ma per la sua esecuzione errata.

LLC e imprenditore individuale: chi dovrebbe costituire lo staff?

Il Codice del lavoro della Federazione Russa, in termini di regolamentazione delle condizioni obbligatorie, stabilisce la necessità di conformità della professione specificata nel contratto e dello stipendio corrispondente con i dati della tabella del personale dell'entità aziendale.

Da ciò possiamo concludere che un'azienda o un imprenditore deve avere un tavolo del personale se ha contratti di lavoro.

Pertanto, se un singolo imprenditore lavora in modo indipendente senza assumere dipendenti, non dovrebbe elaborare una tabella del personale. Anche l'assunzione di artisti con contratti civili non richiederà l'esecuzione di questa legge locale.

LLC e altre forme di organizzazione persona giuridica che hanno almeno un accordo con il direttore della società dovrebbero già sviluppare e utilizzare una tabella del personale.

La creazione di una tabella del personale nelle aziende è affidata principalmente agli specialisti dell'impresa del personale, che svolgono una serie di attività per determinare il costo del lavoro per ciascuna professione specificata nella presente legge. Sulla base della ricerca ottenuta, viene determinato il numero richiesto di dipendenti affinché l'impresa possa svolgere le proprie attività.

Se il numero dei dipendenti dell'impresa è insignificante, questa responsabilità può essere assegnata a un contabile, economista, avvocato o al manager stesso.

Requisiti del documento

La legge non richiede norme speciali per quanto riguarda l'orario del personale, salvo che la posizione o professione in essa specificata deve corrispondere alle posizioni e professioni che il datore di lavoro scrive nei contratti di lavoro stipulati con ciascun dipendente.

Si raccomanda di aderire al modulo di personale stabilito da Rosstat (modulo T-3).
L'atto locale deve essere approvato con ordine del gestore.
È consentito redigere una tabella del personale su più fogli, ma non è necessario allacciarli e sigillarli con firma e sigillo. Puoi semplicemente fissare i fogli con una graffetta.
In alcune situazioni, le professioni riflesse nella tabella del personale devono necessariamente corrispondere a elenchi di professioni e posizioni e, oltre al nome, anche i loro codici devono riflettersi nei documenti (ad esempio, la presenza di professioni con fattori pericolosi e dannosi) .
La presenza del sigillo aziendale sul tavolo del personale non è obbligatoria.
Quando si modifica la tabella del personale, se sono minori, è possibile semplicemente emettere un ordine per questi aggiustamenti e lasciare il personale stesso così com'è.

Scarica il modulo e l'esempio di compilazione del modulo T-3 per il 2019

Esempio di compilazione della tabella del personale

Per progettare la tabella del personale, a forma speciale T-3. Tuttavia, non è rigido nella sua applicazione: un'azienda può modificarlo in base alle proprie esigenze o svilupparne uno proprio, utilizzando i dettagli richiesti. Elaboriamo la tabella del personale per il 2019 rispettando tutte le norme secondo le istruzioni riportate di seguito.

L'inserimento delle informazioni nella tabella del personale inizia con l'indicazione del nome dell'azienda e in un campo speciale a destra, secondo la sua directory.

Successivamente, inserisci il numero della tabella del personale attuale. Deve essere assegnato in base al numero di documenti precedentemente utilizzati quest'anno. Accanto ad esso è scritta la data in cui è stato redatto questo programma.

La successiva è la data a partire dalla quale il documento entra in vigore. Potrebbe essere simile alla data di compilazione o potrebbe verificarsi successivamente. Tuttavia, non è accettabile che la data di inizio dell'azione sia anteriore al giorno di esecuzione del documento.

A destra di questo campo ci sono colonne in cui sono registrate le informazioni sull'ordine che ha approvato il documento (il suo numero e la data), nonché il numero totale di unità di personale in esso contenute.

Il documento stesso sembra un grande tavolo.

Contare tabelle "Ripartizione strutturale" deve contenere il nome del dipartimento, secondo la struttura organizzativa sviluppata. Nel caso in cui, oltre alla designazione scritta del dipartimento, sia inserita anche una designazione digitale, questa dovrà essere indicata nella colonna successiva.

Di norma, il codice è formato da numeri o dalle prime lettere del nome del dipartimento. Tuttavia, se la società ha più filiali o divisioni separate, il codice del dipartimento può includere anche la designazione della città, il codice della regione, ecc.

IN colonna "Posizione"È necessario annotare i nomi delle posizioni presenti in azienda. È molto importante disporre la struttura del documento in modo tale che, dopo aver indicato il nome del dipartimento nella colonna precedente, le posizioni in esso incluse siano elencate in una colonna.

Si consiglia di utilizzare la directory OKPDTR quando si specificano i titoli di lavoro. Ma per le società commerciali questa regola non è obbligatoria. Allo stesso tempo istituzioni di bilancio sono tenuti a inserire le posizioni nella tabella del personale solo da questa directory e indicare inoltre il grado o la classe del dipendente.

bukhproffi

Importante! Una società commerciale è obbligata a indicare il grado e la classe di quelle posizioni classificate come dannose o pericolose. Questo fatto è importante quando si stabilisce l'anzianità di servizio preferenziale e il momento del pensionamento anticipato.

IN colonna “Numero di unità di personale” viene inserito il numero di dipendenti che dovrebbero essere assunti per questa posizione. Se prevede l'ammissione anche di lavoratori a tempo parziale, ne viene registrato il numero espressione frazionaria, corrispondente all'importo della scommessa pagata, ad esempio 0,5.

IN colonna "Importo dello stipendio" viene registrato lo stipendio che il dipendente riceverà mentre lavora in questa posizione. Va ricordato che esattamente lo stesso stipendio è iscritto nel contratto di lavoro con il dipendente.

Dovresti anche considerare:

Se l'impresa o per questa posizione ha adottato una forma di pagamento a cottimo, in questa colonna viene registrato l'importo dei guadagni ottenuti moltiplicando l'aliquota tariffaria per il volume dei prodotti creati al mese.
Se per questa posizione è stata inserita la retribuzione oraria, in questa colonna è possibile registrare l'importo della retribuzione oraria. Successivamente, nella stessa riga, ma nella colonna “Nota”, bisogna indicare “Retribuzione oraria”, e fare anche riferimento al documento amministrativo che ha stabilito questa caratteristica.

Quelle che seguono sono diverse colonne, unite da un sottotitolo “Aggiunte”. Qui è necessario registrare le informazioni sui vari pagamenti di incentivi, se presenti e stabiliti dal Regolamento salariale, Regolamento sui bonus o altri atti interni. L'entità del premio può essere scritta non solo come importo fisso, ma anche come percentuale, coefficiente, ecc.

Il fondo salariale totale per questa posizione è registrato nella colonna "Totale". Si calcola moltiplicando lo stipendio per il numero di posti di lavoro.

IN colonna "Nota" devono essere inserite varie note esplicative. Ad esempio, se al momento della registrazione di una nuova tabella del personale c'è un posto vacante per qualsiasi posizione, questo fatto deve riflettersi in questa colonna.

Il documento si completa contando e indicando numero totale unità di personale e la cassa salariale generale.

Successivamente, il documento interamente compilato deve essere firmato dal capo contabile e dal funzionario del personale responsabile della sua esecuzione.

La procedura per l'approvazione della tabella del personale

Passaggio 1. Sviluppare il documento

Prima di tutto, è necessario identificare tutte le esigenze di personale dell’organizzazione e redigere un modulo di personale da proporre all’esame.

Passaggio 2. Emettere un ordine dal gestore

La tabella del personale viene attuata mediante emissione di un ordine, approvato dal capo dell'azienda. Non esiste un modulo obbligatorio: tale ordine può essere redatto su carta intestata della società in qualsiasi forma. L'importante è che l'ordinanza che approva la tabella del personale indichi la data a partire dalla quale inizia a funzionare nuovo documento.

Inoltre, tale data può coincidere con la data di adozione dell'ordinanza oppure può essere notevolmente successiva. Tuttavia, la tabella del personale non può essere applicata retroattivamente. Non sarà possibile indicare nell'ordinanza una data già trascorsa al momento della sua adozione.

Se l'azienda accetta che ogni anno venga effettuata la numerazione di tutti documenti significativi inizia dall'inizio, quindi puoi numerare la tabella del personale secondo lo stesso principio. Inoltre, ciò sarà più appropriato se i cambiamenti nella tabella del personale ogni anno saranno massicci: ciò eliminerà grandi quantità di documenti in futuro.

Attenzione! Se viene introdotta una nuova tabella del personale, è consigliabile includere in essa una clausola sull'annullamento di quella vecchia, che fino a quel momento ha guidato il servizio del personale.

Passaggio 3. Familiarizzare i dipendenti dell'azienda con il documento accettato

Tutti i dipendenti assunti dall'azienda devono avere familiarità con le normative locali in vigore che influenzano le attività lavorative. Questo documento non influisce direttamente sull'attività lavorativa e, secondo Rostrud, non è necessario familiarizzarlo con i dipendenti.

Attenzione! Se in un contratto di lavoro o in un contratto collettivo lo stipendio dei dipendenti è stabilito sulla base della tabella del personale approvata dall'azienda, è imperativo che tutti i dipendenti ne siano a conoscenza. Per questo puoi usare .

La procedura per apportare modifiche alla tabella del personale

Questo documento deve rimanere sempre aggiornato. Poiché il personale viene periodicamente richiesto durante le ispezioni enti governativi, è necessario apportarvi tempestive modifiche.

La procedura per apportare modifiche alla tabella del personale dipenderà direttamente da quante modifiche devono riflettersi nel documento:

Se ce ne sono molti, è più semplice cancellare completamente la vecchia tabella del personale e introdurre un nuovo documento che tenga conto di tutte le modifiche necessarie.
Se il numero di modifiche che devono essere apportate alla tabella del personale è ridotto, è meglio che il dipendente responsabile rediga un ordine per apportare modifiche alla tabella del personale.

In genere, è possibile identificare le seguenti situazioni in cui è necessario apportare modifiche a un documento:

Creazione di nuovi dipartimenti o divisioni;
Organizzazione di nuove posizioni;
Modifica dei titoli delle posizioni esistenti;
Cambiamenti negli stipendi o nelle tariffe dei dipendenti;
Chiusura di un dipartimento, divisione, unità di personale.

Se un cambiamento nel personale comporta un cambiamento nelle condizioni di lavoro del dipendente (cambiamento di stipendio, posizione, ecc.), è imperativo ottenere in anticipo il suo consenso scritto. E dopo l'entrata in vigore del nuovo documento, con il dipendente viene redatto un accordo aggiuntivo al contratto, che tiene conto di tutte le modifiche apportate.

Il nuovo ordine deve essere familiarizzato con tutti quei dipendenti che saranno successivamente coinvolti nella registrazione documenti necessari. È inoltre possibile aggiungere all'elenco di familiarizzazione i dipendenti che saranno direttamente interessati dalle modifiche apportate.

Se l'ordine introduce nuove posizioni, è necessario indicarne il nome, nonché quante unità di personale si stanno organizzando. Questo documento viene adottato immediatamente se non pregiudica gli interessi di nessuno dei dipendenti già assunti.

Attenzione! Se il numero di unità viene ridotto, nel documento redatto è necessario annotare il nome, il numero di unità di personale ritirate e la data di entrata in vigore dell'ordinanza. Va ricordato che il processo di riduzione è un processo lungo in cui è necessario avvisare tempestivamente sia i dipendenti stessi che le autorità competenti.

Il periodo di preavviso può essere di 2-3 mesi, a seconda del numero di persone licenziate. Inoltre, la legge determina le tipologie di dipendenti che non possono essere licenziati.

Frequenza dei periodi di preparazione e conservazione dei documenti

Di norma, la tabella del personale viene redatta per un periodo di un anno ed è valida per tutto questo periodo. Tuttavia, se l'organizzazione è piccola e i movimenti del personale al suo interno si verificano molto raramente, questo documento può essere adottato con diversi anni di anticipo.

Dopo che sono state apportate modifiche alla tabella del personale, il documento precedente cessa di essere valido e viene perso. forza legale. Tuttavia, deve essere conservato presso l'azienda per un periodo più lungo, quindi, come al solito, i controlli interessano diversi periodi precedenti. E questo di solito dura fino a 2-3 anni.

Attenzione! Esiste una regola secondo la quale una tabella del personale non valida deve essere conservata in archivio per almeno altri 3 anni dalla data di scadenza. La stessa regola si applica ai documenti utilizzati per apportare modifiche alla tabella del personale.

La tabella del personale del modulo unificato T-3 viene utilizzata per indicare la struttura e il personale dell'organizzazione. Diamo un'occhiata a questo modulo in modo più dettagliato e forniamo anche una tabella del personale con un campione di compilazione.

Personale: modulo unificato T-3

Dal 1 gennaio 2013 organizzazioni commerciali non sono tenuti a redigere documenti del personale secondo moduli approvati, ovvero possono utilizzare moduli di documenti sviluppati in modo indipendente.

Per ulteriori informazioni a riguardo, consultare l'articolo “Documento primario: requisiti della forma e conseguenze della sua violazione” .

Tuttavia, il modulo unificato T-3 è un modo abbastanza conveniente e familiare per redigere una tabella del personale. Inoltre, la tabella del personale del modulo T-3 di esempio contiene tutto informazioni necessarie Pertanto, la maggior parte dei datori di lavoro continua a utilizzare questa forma di documento.

Ricordiamo che la tabella del personale - un modulo del modulo unificato T-3 - e la procedura per compilarla sono state approvate con decreto del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 n. 1. In ordine affinché gli utenti del nostro sito sappiano come redigere una tabella del personale, viene presentato un documento di esempio come in forma pura(in questa sezione) e nello stato completato (nell'ultima sezione).

Quali informazioni contiene il modulo unificato del personale?

La tabella del personale è uno dei documenti normativi interni che ogni organizzazione (o imprenditore con dipendenti) deve possedere.

La tabella del personale contiene:

elenco delle ripartizioni strutturali;
nomi di posizioni, specialità e professioni che indicano le qualifiche;
informazioni sul numero delle unità di personale;
informazioni sugli stipendi: aliquote tariffarie e stipendi, bonus, fondo salari (buste paga), anche per l'organizzazione nel suo complesso.

Orario del personale obiettivo principale ha una definizione della struttura, dei livelli del personale e delle dimensioni delle buste paga. Il documento non contiene i nomi dei dipendenti e le loro posizioni nel personale. Disposizione del personale (sinonimi: sostituzione del personale, elenco del personale) documenti normativi non installato. La sostituzione del personale, a differenza della tabella del personale, non è un documento obbligatorio per l'organizzazione, tuttavia viene spesso utilizzata. Ciò è dovuto al fatto che la sostituzione a tempo pieno consente di tenere traccia dei posti vacanti, nonché di coprire le posizioni del personale quando si assume un dipendente a tempo parziale o se la posizione è divisa tra più dipendenti. La sostituzione del personale viene solitamente sviluppata sulla base della tabella del personale del modulo T-3 con l'aggiunta di una colonna in cui vengono inseriti i cognomi, i nomi e i patronimici dei dipendenti che occupano determinate posizioni. Se un'organizzazione utilizza la sostituzione del personale nelle sue attività, è necessario tenere conto del fatto che questo documento deve essere conservato per 75 anni.

Leggi i periodi di conservazione dei documenti del personale.

Come redigere correttamente un programma del personale

La redazione della tabella del personale può essere affidata a qualsiasi dipendente dell'organizzazione e deve essere approvata per ordine (istruzione) del manager o di altra persona autorizzata. La procedura per l'emissione dei documenti sull'approvazione del tavolo del personale deve essere sancita nei documenti costitutivi.

Leggi le sfumature della stesura di tali ordini nel materiale "Ordini per attività principali: cosa sono questi ordini?".

Quando si redige la tabella del personale per la prima volta, ad essa viene assegnato il numero 1 e successivamente viene utilizzata la numerazione continua. La tabella del personale indica la data di preparazione, nonché la data a partire dalla quale la tabella del personale entra in vigore. Queste due date possono variare. Il modulo T-3 fornisce l'indicazione del periodo di validità della tabella del personale, i dettagli dell'ordine per la sua approvazione e il numero di unità di personale.

Codice dell'unità strutturale nella tabella del personale e altre informazioni

La tabella del personale nella sezione tabellare inizia ad essere compilata indicando i nomi e i codici delle divisioni strutturali. Di norma, il codice del dipartimento nella tabella del personale è indicato in un ordine che consente di determinare la subordinazione e la struttura dell'intera organizzazione.

Se un'organizzazione ha filiali e uffici di rappresentanza, è necessario tenere conto del fatto che sono un'unità strutturale dell'organizzazione e, di conseguenza, la tabella del personale dovrebbe essere redatta per l'organizzazione nel suo insieme. Anche se al capo della filiale è stata data la facoltà di approvare autonomamente la tabella del personale, questa viene comunque redatta come parte di un'unica tabella del personale.

La colonna 3 della tabella del personale contiene il nome della posizione, specialità, professione, indicate in caso nominativo senza abbreviazioni. Il nome della posizione o professione viene assegnato dal datore di lavoro, se il lavoro non è associato a condizioni di lavoro difficili e all'erogazione di benefici, altrimenti, quando si indica la posizione nella tabella del personale, è necessario farsi guidare da:

per il classificatore tutto russo delle occupazioni dei lavoratori, delle posizioni dei dipendenti e delle classi tariffarie (OK 016-94) (approvato con risoluzione dello standard statale della Russia del 26 dicembre 1994 n. 367);
Classificazione tutta russa delle occupazioni (OKZ) OK 010-2014 (MSKZ-08) (approvato con ordinanza di Rosstandart del 12 dicembre 2014 n. 2020-st);
Libro di consultazione delle qualifiche per posizioni di dirigenti, specialisti e altri dipendenti (approvato con risoluzione del Ministero del lavoro russo del 21 agosto 1998 n. 7);
elenchi tariffari e qualifiche unificati dei lavori e delle professioni dei lavoratori per branca di attività;
standard professionali (paragrafo 3, parte 2, articolo 57, articolo 195.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Leggi come allineare i titoli di lavoro agli standard professionali.

Se un'organizzazione assume dipendenti per svolgere un determinato tipo di lavoro e non per una posizione (professione, specialità), anche questo deve riflettersi nella tabella del personale.

Successivamente, nella colonna 4 della tabella del personale, è indicato il numero di unità del personale. Le unità di personale possono essere indicate come piene o incomplete. Il contenuto di un'unità di personale incompleta nella tabella del personale è indicato in quote, ad esempio 0,25; 0,5; 2,75, ecc.

Quando si compila il personale particolare attenzione dovrebbe essere inserito nella colonna 5 “Aliquota tariffaria (stipendio), ecc., strofinare”. Nel caso più semplice, questa colonna della tabella del personale indica una retribuzione mensile fissa.

In pratica, quando si redige una tabella del personale, spesso sorge la domanda progettazione corretta documento in situazioni in cui non è previsto un importo fisso di retribuzione, ad esempio con il pagamento a cottimo. In questo caso, si consiglia di inserire un trattino nella colonna 4 della tabella del personale e nella colonna 10 indicare: "Retribuzione a cottimo / Retribuzione a cottimo" e fornire un collegamento all'atto normativo locale che definisce il procedura per stabilire i salari, nonché il suo importo per una determinata produzione standard. Si consiglia di seguire una procedura simile durante la compilazione della tabella del personale in una situazione in cui il dipendente ha una tariffa oraria.

Se la tabella del personale prevede una posizione di personale incompleta, nella colonna "Aliquota tariffaria (stipendio)" è ancora indicato l'importo dell'intero stipendio per la posizione.

Come compilare una tabella del personale: campione ed esempio

Sul nostro sito Web è possibile trovare un esempio di compilazione della tabella del personale del modulo T-3 in una situazione in cui non è previsto uno stipendio fisso ed è presente anche un'unità di personale incompleta.

NOTARE CHE! Nell'art. 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa afferma che il pagamento deve essere uguale per lo stesso lavoro. Ne consegue che la “forchetta” degli stipendi nella tabella del personale costituisce una violazione Codice del lavoro. Rostrud, nella lettera del 27 aprile 2011 n. 1111-6-1, raccomanda che nella tabella del personale siano indicati gli stessi importi salariali per le posizioni omonime e che sia prevista la possibilità di corrispondere a uno dei dipendenti uno stipendio (non uno stipendio ) In dimensione più grande regolare attraverso indennità e pagamenti aggiuntivi a seconda della complessità del lavoro, della quantità e della qualità del lavoro.

Nelle colonne 6, 7, 8 "Indennità aggiuntive, strofinare". le indennità sono indicate come accettate nell'organizzazione (per lunghi orari di lavoro, maggiore responsabilità, conoscenza lingue straniere, esperienza lavorativa, ecc.) e stabiliti a livello legislativo (ad esempio, per il lavoro nell'estremo nord). La tabella del personale del modulo unificato presuppone che queste colonne siano compilate in rubli. Se non ci sono abbastanza colonne per indicare tutte le indennità in vigore nell'organizzazione nella tabella del personale, il loro numero può essere aumentato emettendo un ordine per integrare il modulo della tabella del personale. Si consiglia di fare lo stesso se i premi sono fissati in percentuale.

La colonna 9 "Totale mensile" viene compilata solo se lo stipendio e le indennità sono indicati in rubli. Le istruzioni per la redazione della tabella del personale prevedono che “se è impossibile per un'organizzazione compilare le colonne 5-9 in rubli... le colonne vanno compilate nelle opportune unità di misura (percentuali, coefficienti, ecc.) .” Tuttavia, è impossibile formalizzare effettivamente la pianificazione del personale in questo modo. In una situazione del genere, puoi inserire dei trattini in questa colonna e nella colonna 10 "Nota" indicare un collegamento alle normative, sia interne che regolamentari, che stabiliscono i premi. Il collegamento nella colonna 10 al documento che consente di fissare un aumento per l'anzianità di servizio ti consentirà di non modificare la pianificazione quando cambia l'importo dell'aumento. La colonna 10 indica anche eventuali informazioni relative alla tabella del personale.

Sfumature di registrazione e modifiche alla tabella del personale

Il modulo unificato T-3 richiede le firme del capo del servizio del personale e del capo contabile, ma non contiene requisiti come il sigillo. La frequenza e i tempi di approvazione della tabella del personale non sono stabiliti dalla legge e ciascun datore di lavoro decide in modo indipendente la questione.

La familiarizzazione con la tabella del personale dei dipendenti viene effettuata solo se è stabilito questo obbligo del datore di lavoro contratto collettivo, convenzione, atto normativo locale (lettera di Rostrud del 15 maggio 2014 n. PG/4653-6-1).

Possono essere apportate modifiche alla tabella del personale qualora sia necessario integrarla con nuove posizioni e divisioni strutturali o, al contrario, escluderli, così come quando si modificano gli stipendi, si rinominano dipartimenti e posizioni. Le modifiche alla tabella del personale sono formalizzate mediante ordinanza. Esistono 2 modi per apportare modifiche alla tabella del personale:

1) emettere un ordine sulla modifica corrispondente;

2) emissione di un'ordinanza che approva una nuova tabella del personale.

In caso di riduzione del personale o del numero o di modifica degli stipendi, vengono apportate modifiche anche alla tabella del personale, ma bisogna tenere conto che la data di entrata in vigore delle modifiche non può avvenire prima di 2 mesi dall'emissione dell'ordinanza. Ciò è dovuto al fatto che i dipendenti devono essere informati con 2 mesi di anticipo dell'imminente licenziamento (parte 2 dell'articolo 180 del Codice del lavoro della Federazione Russa) o delle imminenti modifiche ai termini dei contratti di lavoro.

La tabella del personale è mantenuta permanentemente nell'organizzazione. Le organizzazioni che svolgono funzioni di controllo e supervisione (ad esempio, l'ispettorato del lavoro, gli organismi di regolamentazione del Fondo federale delle assicurazioni sociali della Federazione Russa, il Fondo pensione della Federazione Russa, le autorità fiscali) hanno il diritto di richiedere questo documento durante le ispezioni. In caso di mancata fornitura dei documenti o delle copie degli stessi richiesti dai controllori, compresa la tabella del personale, il datore di lavoro può essere soggetto ad una multa di 200 rubli. per ciascun documento non presentato (clausola 1 dell'articolo 126 del Codice fiscale della Federazione Russa).

Risultati

La tabella del personale è un documento obbligatorio che ogni datore di lavoro deve avere. Un esempio di compilazione di una tabella del personale utilizzando il modulo T-3 può essere trovato su Internet in molti siti Web contabili e legali, ma raramente viene fornito un esempio con le situazioni sopra descritte. Quando si prepara la tabella del personale, il modulo T-3, un esempio del quale è fornito in questo articolo, può essere di grande aiuto sia per gli ufficiali del personale esperti che per quelli alle prime armi.

Per informazioni su come organizzare correttamente i registri del personale, leggere l'articolo

Il flusso di documenti è necessario per tenere traccia nel tempo dei vari indicatori di performance dell'azienda. Senza di esso, l’organizzazione dei processi è piuttosto caotica. Da quando mondo moderno il personale è il patrimonio principale di ogni azienda, documenti relativi alla gestione risorse umane, deve essere eseguita con la massima attenzione e correttezza possibile.

Uno di questi documenti è la tabella del personale, le cui complessità di lavoro sono discusse in questo articolo. Consente di stabilire il livello del personale dei dipartimenti di un'organizzazione, analizzare la struttura organizzativa e il sistema di remunerazione e facilita anche il processo di selezione del personale per i posti vacanti nell'azienda.

A cosa serve questo documento?

La tabella del personale è necessaria affinché sia possibile giustificare situazioni di licenziamento di dipendenti per riduzione del personale in caso di ricorso al tribunale. Può anche servire come giustificazione (per l'assenza di una posizione particolare). Pertanto, la redazione competente di questo documento costituisce la base per difendere legalmente gli interessi della società.

Inoltre, le società di ispezione (in particolare gli ispettorati del lavoro) spesso richiedono la sua presenza durante le ispezioni. L'assenza di un documento rientra nella violazione della legge della Federazione Russa sulla tutela del lavoro. Di conseguenza, secondo il Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa (articolo 5.27), un'organizzazione che non fornisce un programma rischia una multa entro i limiti da 30 a 50mila rubli Inoltre, verrai multato ufficiale(l'importo varia da 1 a 5mila rubli).

Infine, senza tabella del personale, non è possibile dimostrare che al momento del licenziamento l'azienda non avesse la possibilità di offrire ai dipendenti posti vacanti alternativi.

Così, la presenza di questo documento non è obbligatoria dal punto di vista della legislazione della Federazione Russa, e in teoria la decisione dell'imposta o ispezione del lavoro la riscossione di una multa può essere impugnata in tribunale. Tuttavia, in pratica, il documento dovrebbe essere conservato da qualsiasi azienda per evitare possibili situazioni di conflitto. Allo stesso tempo, è importante capirlo organizzazioni di bilancio la sua presenza è sancita dalla legge.

Requisiti per questo

Poiché la tabella del personale è un cosiddetto atto normativo locale, non ci sono molti requisiti speciali per esso:

Uno dei principali è il fatto che la società è obbligata a redigere questo documento secondo quanto stabilito legge federale modulo unificato T-3. Non può essere abbreviato (devono essere presenti tutti i punti necessari), ma è possibile inserire dati aggiuntivi.
Il calendario deve essere messo in atto dal primo giorno del mese.
È molto importante che ogni pagina sia numerata.
Il documento deve essere rilegato, avere il sigillo dell'organizzazione, la firma del gestore e della persona responsabile della sua preparazione.

Chi si occupa della compilazione?

SU al momento La legislazione non definisce chiaramente chi dovrebbe sviluppare il documento.

Nelle aziende con struttura organizzativa ramificata, la responsabilità della compilazione può spettare ai dipendenti dei seguenti dipartimenti:

servizio del personale;
contabilità;
dipartimento legale (situazione meno comune).

IN piccole aziende ciò potrà essere fatto dal gestore o da altra persona da lui autorizzata. In questo caso, viene emesso un ordine a nome di un dipendente specifico che lavorerà con questo documento. Un'altra opzione per determinare chi è responsabile è indicare questo fatto descrizione del lavoro o un contratto di lavoro.

Per semplificare la procedura di compilazione, è necessario specificarne le sfumature nelle istruzioni di lavoro d'ufficio:

scadenze e regole di base per sviluppi/modifiche;
modulo d'ordine per l'approvazione del programma e delle modifiche;
soggetti responsabili della formazione del documento e della firma degli ordini;
dipendenti con i quali è necessario coordinare la bozza del programma o le sue modifiche;
composizione di regolamenti che regolano tutte le questioni ad essa connesse.

Come viene affermato?

Dopo aver redatto la tabella del personale, deve essere approvata. Prima che il modulo finale sia pronto per la firma, deve essere concordato con i dipendenti indicati nelle istruzioni.

Dopodiché occorre fare la dichiarazione mediante apposito ordine o istruzione, che deve essere firmato dal responsabile della società o da una persona autorizzata. L'ordine deve indicare le date di preparazione, approvazione ed entrata in vigore: possono coincidere o differire l'una dall'altra, ma la data di entrata in vigore non può essere anteriore alla data di preparazione o approvazione.

Struttura e ordine di riempimento

Innanzitutto, il modello unificato deve contenere una serie di dettagli (sono obbligatori per ciascun documento contabile):

nome e numero del documento;
data della sua preparazione;
nome dell'azienda;
conferma del fatto di attività ed espressione del valore in natura o misurazione monetaria;
nome e firma della persona responsabile della corretta preparazione.

La tabella deve contenere le seguenti informazioni (da sinistra a destra):

unità strutturale;
codice dipartimento;
posizione, grado, classe di qualifica (ad esempio, ingegnere di categoria 1);
numero di unità di personale;
stipendio (indicato in rubli, le unità di misura sono solo nell'intestazione della tabella, ad esempio 20.000,00);
indennità (in rubli) - ad esempio, per un titolo accademico. A loro sono assegnate 3 colonne;
totale, strofinare. – in questa colonna è indicato l'importo complessivo delle retribuzioni;
nota.

Dopo aver compilato tutte le colonne della tabella, è necessario compilare la riga “Totale”. In esso, devi riassumere tutti i valori nelle colonne (importo degli stipendi, quante unità di personale ci saranno, ecc.). Successivamente vengono apposte le firme e i sigilli necessari.

Puoi guardare il processo di formazione e compilazione del programma 1C nel seguente video:

Come posso apportare una modifica?

Per il 2019, ci sono 2 modi principali per apportare modifiche alla tabella del personale:

Quindi, puoi modificare direttamente questo documento creandone uno nuovo, che avrà il seguente numero di registrazione. In questo caso la nuova opzione dovrà essere approvata con ordinanza per l'attività principale.
Tuttavia, molto spesso le modifiche apportate sono piuttosto minori. In questo caso è sufficiente formalizzare le modifiche. L'ordine può essere chiamato come segue: "Modifica della tabella del personale" o "Modifica della tabella del personale".

Tuttavia, questa procedura deve avere una giustificazione. Questi possono essere i seguenti motivi:

la necessità di ottimizzare le attività amministrative;
miglioramento struttura organizzativa aziende;
effettuare la riorganizzazione;
eliminare la duplicazione di funzioni e creare centri di responsabilità;
cambiamenti nella legislazione della Federazione Russa;
la necessità di organizzare attività per migliorare le attività di un particolare reparto dell'azienda;
riduzione delle attività principali, la sua espansione o diversificazione.

Se la posizione di un dipendente viene rinominata, è necessario ottenere il suo consenso scritto prima di apportare modifiche.

Periodo di conservazione e frequenza di compilazione

Non ci sono regole nella legislazione della Federazione Russa che regolano la frequenza di compilazione della tabella del personale. Se in compagnia alto livello turnover del personale, è consigliabile redigerlo una volta al mese. Tuttavia, molto spesso viene compilato una volta ogni 6 o 12 mesi, apportando modifiche solo se necessario. Ciò è dovuto al fatto che tale programma è un cosiddetto documento di pianificazione.

È anche possibile redigere un modulo T-3 per diversi anni, ma ciò può essere fatto solo da quelle aziende che non prevedono di adeguare il personale, introdurre nuove posizioni o rimuovere alcune di quelle esistenti.

Pertanto, questa opzione non può essere considerata appropriata al momento del 2019: le condizioni di crisi costringono le organizzazioni a modificare costantemente vari aspetti delle loro attività.

Per quanto riguarda il periodo di conservazione, al momento il documento deve essere conservato in azienda entro 3 anni. Allo stesso tempo dato periodo viene calcolato a partire dall'anno successivo a quello in cui il calendario ha cessato di essere valido. Le disposizioni relative al personale (che possono fungere da alternativa leggera alla carta in questione) devono essere conservate per 75 anni.