Personligt kort t2. Medarbejders personlige kort: registrering og nødvendige oplysninger

Medarbejderens personlige kort er det primære personaledokument. Den består af 11 sektioner: nogle udfyldes ved ansættelse, andre - under arbejdsprocessen og ved afskedigelse af medarbejderen.

Personlig kortformular og grundlæggende spørgsmål

Ifølge del 4 i artikel 9 Føderal lov dateret 6. december 2011 nr. 402-FZ "Om regnskab" kommercielle organisationer fra 1. januar 2013 ret til selvstændigt at udvikle former for primære regnskabsbilag.

Samtidig forbliver former for primære regnskabsdokumenter godkendt af autoriserede organer i overensstemmelse med andre føderale love (for eksempel former for kontantdokumenter) obligatoriske til brug i overensstemmelse med brevet fra Ruslands finansministerium dateret nr. PZ- 10/2012. Medarbejderens personlige kort (blanket nr. T-2) er ikke nævnt i det nævnte brev.

Spørgsmålet opstår: er det muligt at udvikle et personligt kort selv? Specialister fra Rostrud i Rusland mener i et brev af 14. februar 2013 nr. PG/1487-6-1, at ja.

Det er ikke nødvendigt at ændre dette dokument fuldstændigt. Desuden i nogle regulatoriske dokumenter indeholder et krav om at bruge den forenede formular nr. T-2, for eksempel:

I paragraf 12 i reglerne for vedligeholdelse og opbevaring af fremstilling af arbejdsbogsformularer og udlevering af dem til arbejdsgivere, godkendt ved dekret fra Den Russiske Føderations regering af 16. april 2003 nr. 225. Det hedder det, at med hver indtastning i arbejdsbog om det udførte arbejde, en overførsel til en anden fast job og arbejdsgiveren er forpligtet til at oplyse sin ejer om afskedigelsen mod underskrift på sit personlige kort, som gentager den indtastning, der er foretaget i arbejdsbogen. Formen på det personlige kort er godkendt Føderal tjeneste statsstatistikker;

Paragraf 23 Metodiske anbefalinger om opretholdelse af militære optegnelser i organisationer godkendt af generalstaben for de væbnede styrker i Den Russiske Føderation dateret 11. april 2008. I henhold til denne norm fører organisationer militære optegnelser over værnepligtige og reservepersonel ved hjælp af ansattes personlige kort (formular nr. T-2) i afsnit II "Oplysninger om militær registrering."

Vi mener, at det er mest tilrådeligt at tage den forenede form som grundlag, ændre den lidt, eliminere manglerne: fjern ekstra linjer og tilføj manglende.

På hvilket tidspunkt skal du beholde en medarbejders personlige kort?

Der er ingen specifikke instruktioner til at udfylde et personligt kort, hvorfra det skal åbnes. Det påbegyndes som udgangspunkt efter offentliggørelse af en ordre (instruktion) om ansættelse. Det dublerer de ansættelsesposter, der er indtastet i medarbejderens arbejdsbog.

Hvilke dokumenter og oplysninger skal udfyldes?

Det personlige kort udfyldes ud fra:

Bekendtgørelse (instruktion) om ansættelse i blanket nr. T-1 eller en blanket selvstændigt udviklet af arbejdsgiveren;

pas eller andet identifikationsdokument;

Arbejdsbog eller dokument, der bekræfter erhvervserfaring;

Statsforsikringsbevis pensionsforsikring;

Militære registreringsdokumenter (for værnepligtige og personer, der er underlagt værnepligt til militærtjeneste);

Dokument om uddannelse, kvalifikationer eller tilgængelighed særlig viden(når du søger et job, der kræver særlig viden eller særlig uddannelse);

Oplysninger givet af medarbejderen om sig selv.

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at fremvise yderligere dokumenter.

Hvor længe skal medarbejdernes personlige kort opbevares?

Ifølge paragraf 658 i bekendtgørelse nr. 558 fra det russiske kulturministerium af 25. august 2010 skal en medarbejders personlige kort opbevares i 75 år.

Er det muligt at vedligeholde et personligt kort elektronisk?

Instruktionerne til at udfylde et personligt kort indeholder ikke anbefalinger i hvilken form dette dokument skal opbevares - elektronisk eller papir. Derfor er begge muligheder mulige. Men i betragtning af at medarbejderen skal være bekendt med nogle optegnelser mod underskrift, og medarbejderen, for at bevare et personligt kort, skal attestere alle rettelser, der er foretaget mod underskrift, er brugen af ​​formular nr. T-2 på papir uundgåelig.

Hvad skal man gøre, hvis en medarbejder nægter at attestere oplysninger med sin underskrift

Instruktioner til at udfylde et personligt kort, samt andre reguleringsmæssige retsakter ikke give juridiske konsekvenser medarbejderens afvisning af at påføre en personlig underskrift i afsnit III "Ansættelse og overflytning til andet job" og XI "Opsigelsesgrunde ansættelseskontrakt(afskedigelse)” personligt kort. Reglerne for, hvordan et sådant afslag skal formaliseres, er derfor ikke fastlagt.

I denne situation er følgende muligheder mulige:

Det er nødvendigt at lave en note på det personlige kort om, at medarbejderen nægter at underskrive;

Udfærdige en handling (lovens form er ikke fastlagt, derfor kan den udarbejdes i fri form) om medarbejderens afvisning af at underskrive;

Foretag samtidig den angivne indtastning på det personlige kort og udarbejde en handling om medarbejderens afvisning af at underskrive.

Sådan foretager du rettelser til et personligt kort

Hvis nogle af medarbejderens data er ændret (f.eks. hans efternavn på grund af ægteskab), indtaster personaleservicemedarbejderen de nye oplysninger på sit personlige kort og attesterer dem med sin underskrift, der angiver datoen for ændringerne. Han streger forkert tekst eller beløb over med én linje, så den rettede tekst kan læses. Den eller de korrigerede beløb er skrevet over det, der er streget over (klausul 4.2 i reglerne om dokumenter og dokumentflow i regnskabsføring, godkendt af USSR's finansministerium dateret 29. juli 1983 nr. 105).

Eksempel. Medarbejderens efternavn ændrede sig: det var Makarova, det blev Frolova. Hvordan laver man rettelser til en medarbejders personlige kort?

Hvis en medarbejder ændrer sit efternavn, skal det tidligere efternavn i stk. Generel information" er overstreget med én linje, og det nye efternavn er angivet til højre eller ovenfor.

Du skal også angive på baggrund af hvilket dokument ændringerne er foretaget. Dette kan gøres i feltet på det personlige kort modsat linjen, hvor det gamle efternavn er overstreget og det nye skrevet. Den medarbejder, der er ansvarlig for at vedligeholde formular nr. T-2, bekræfter denne indtastning med sin underskrift og angiver datoen for ændringerne. Dokumentet, på grundlag af hvilket oplysningerne blev indtastet, for at undgå krav fra kontrolmyndighederne ( arbejdstilsyn) er det bedre at angive i afsnittet "Yderligere oplysninger".

Formuleringen kan være som følger: "Makarovs efternavn blev ændret til efternavnet Frolov på grundlag af en vielsesattest, serie VII-AI nr. 456789, udstedt af Chkalovsky-afdelingen i Civil Registry Office dateret 17. maj , 2013." Den person, der er ansvarlig for at føre personaleregistre, attesterer også den nye post med sin underskrift, der angiver datoen for dens indførsel.

I forbindelse med efternavnsændringen foretages tilsvarende rettelser til afsnit 11 i afsnittet "Generelle oplysninger", som indeholder medarbejderens pasoplysninger.

Hvad skal man gøre, hvis der ikke er nok linjer til at foretage indtastninger?

I dette tilfælde er det tilladt at inkludere yderligere linjer i formular nr. T-2. I henhold til dekretet fra Ruslands statsstatistiske komité af 24. marts 1999 nr. 20 "Ved godkendelse af proceduren for brug af ensartede former for primær regnskabsdokumentation" er formaterne af formularerne angivet i albummet for ensartede former for primært regnskab. dokumentation anbefales og kan ændres.

Eksempel. Medarbejderen taler tre sprog, og i blanket nr. T-2 er der kun to linjer til at indtaste oplysninger herom. Hvordan indtaster jeg oplysninger om mit kendskab til et tredje sprog?

I en sådan situation har virksomheden ret til at tilføje en ekstra linje til afsnit 5 "Kendskab til et fremmedsprog" til de to linjer, der er tilgængelige i formular nr. T-2.

Funktioner ved at udfylde en medarbejders personlige kort

I standardsituationer er det ikke nødvendigt at udfylde en medarbejders personlige kort. Lad os se på nogle tilfælde, der ikke er reguleret af vejledningen til udfyldning af et personligt kort.

Information om uddannelse

Oplysninger om uddannelse skal indtastes i afsnit 6 "Uddannelse" i afsnittet "Generel information". I dette tilfælde er det nødvendigt at angive OKSO-koden, der svarer til medarbejderens speciale, ved at vælge den fra den all-russiske klassificering af uddannelsesspecialiteter OK 009-2003 (dokumentet blev godkendt ved dekret fra Ruslands statsstandard af 30. september, 2003 nr. 276-st).

Men i nogle tilfælde er denne kode ikke udfyldt.

Eksempel. Ved ansættelsen fremviste medarbejderen et diplom for videregående uddannelse i et speciale, der ikke er i den all-russiske klassificering af uddannelsesspecialiteter OK 009-2003, godkendt af resolutionen fra Ruslands statsstandard dateret 30. september 2003 nr. 276-st. . Hvilken OKSO-kode skal angives på medarbejderens personlige kort?

Denne situation er mulig, når uddannelsen af ​​specialister i denne specialitet blev stoppet før godkendelsen af ​​den angivne klassifikator. I dette tilfælde kan kolonnen til angivelse af OKSO-koden stå tom.

Sådan beregnes erhvervserfaring

For at udfylde afsnit 8 "Arbejdserfaring (fra "__" ________20__)" i afsnittet "Generelle oplysninger" skal du beregne medarbejderens erhvervserfaring fra datoen for udfyldning af hans personlige kort.

I henhold til vejledningen til udfyldning af personligt kort beregnes erhvervserfaring (total, løbende, ret til bonus for anciennitet og andre goder etableret i organisationen mv.) på baggrund af indtastninger i arbejdsbogen og ( eller) andre dokumenter, der bekræfter den relevante anciennitet.

For at beregne anciennitet er proceduren fastsat i punkt 61 i instruktionerne til udfyldelse af individuelle (personlige) registreringsdokumenter i det obligatoriske pensionsforsikringssystem, godkendt ved resolution fra Pensionsfonden i Den Russiske Føderations bestyrelse af 31. juli 2006 nr. 192p, kan bruges. I overensstemmelse med denne ordre, varigheden af ​​den samlede tjenestetid bestemmes ved separat at summere slut- og startdatoerne for de angivne perioder. Forskellen mellem disse beløb er varigheden af ​​den samlede anciennitet. Da afskedigelsesdagen betragtes som den sidste arbejdsdag, er det nødvendigt at lægge en dag mere til den samlede anciennitet for hver sag om afskedigelse. Hvis en medarbejder får arbejde for første gang, i stedet for anciennitet, indtastes nuller i punkt 8 på det personlige kort.

En dag i anledning af afskedigelse tillægges kun perioder vedr arbejdsaktivitet den forsikrede, gælder denne regel ikke for andre perioder.

Eksempel. En medarbejder hos Lipen LLC har følgende poster i sin arbejdsbog pr. 23. juli 2013:

- fra 04/12/1999 til 07/31/2001 - arbejde hos Berezen CJSC;

- fra 01.08.2001 til 27.12.2004 - arbejde for individuel iværksætter Zarev A.P.;

— fra 11. januar 2005 til 31. august 2009 — arbejde hos Tsveten LLC;

— fra 01.09.2009 til 14.11.2011 — arbejde hos JSC "Kresen";

— fra 21. november 2011 til i dag — arbejde hos Lipen LLC.

Lad os beregne medarbejderens samlede anciennitet pr. 23. juli 2013.

Først opsummerer vi slutdatoer for medarbejderens arbejdsperioder. Den resulterende værdi er 126.45.10038 (23/07/2013 + 14/11/2011 + 31/08/2009 + 27/12/2004 + 31/07/2001).

Derefter opsummerer vi startdatoerne for medarbejderens arbejdsperioder. Den resulterende værdi er 46.33.10025 (21/11/2011 + 09/01/2009 + 01/11/2005 + 08/01/2001 + 04/12/1999).

Lad os nu finde forskellen i de modtagne beløb.

Det er lig med 80.12.13 (126.45.10038 - 46.33.10025), eller 14 år 2 måneder 20 dage.

Lad os tilføje 4 dage. Det viser sig, at den 23. juli 2013 er medarbejderens samlede anciennitet 14 år, 2 måneder, 24 dage.

Oplysninger om familiesammensætning

Punkt 10 "Familiesammensætning" i afsnittet "Generelle oplysninger" udfyldes på grundlag af medarbejderens pas og andre dokumenter samt de oplysninger, han har givet.

Pårørende, der er afhængige af medarbejderen, eller som bor hos ham, kan indtastes i kolonnerne for at angive familiesammensætning.

I dette tilfælde behøver arbejdsgiveren ikke at indhente samtykke fra medarbejderens nære slægtninge til at behandle personoplysninger i det omfang, der er fastsat i den samlede formular nr. T-2 "Medarbejders personlige kort".

Sådanne afklaringer fra Roskomnadzor om spørgsmål relateret til behandling af personoplysninger om medarbejdere, ansøgere til ledige stillinger samt personer i personalereserven er offentliggjort på hjemmesiden http://www.rsoc.ru.

Information om deltidsarbejde

Medarbejderens personlige kort har ikke et særligt afsnit til oplysninger om deltidsarbejde. I praksis indtastes sådanne oplysninger i et af afsnittene:

I afsnit III "Ansættelse og overflytning til et andet job";

Afsnit X "Yderligere oplysninger".

Videreuddannelse hos tidligere arbejdsgivere

Dette problem er ikke behandlet i vejledningen til udfyldning af et personligt kort. I praksis omfatter afsnit V "Kvalifikationer" normalt kun information om videregående uddannelse under medarbejderens arbejde i denne organisation.

Medarbejderincitamenter

Instruktionerne til at udfylde et personligt kort indeholder ikke anbefalinger om, hvilke priser, incitamenter og ærestitler, der fortjener at blive inkluderet i afsnit VII "Priser (incitamenter), ærestitler" på medarbejderens personlige kort. Det er logisk at antage, at du skal indtaste de samme ting, som er inkluderet i medarbejderens arbejdsbog, nemlig:

Information om tildeling af statspriser, herunder tildeling af statslige ærestitler, på grundlag af relevante dekreter og andre beslutninger;

Hædersbeviser, tildeling af titler og tildeling af badges, badges, diplomer, hædersbeviser fra arbejdsgivere;

Andre typer incitamenter, der er fastsat i lovgivningen i Den Russiske Føderation, samt kollektive overenskomster, interne arbejdsbestemmelser, chartre og disciplinbestemmelser.

Samtidig foretages indtastninger om bonusser, der er fastsat af aflønningssystemet eller udbetales på regelmæssig basis, hverken i arbejdsbogen eller i det personlige kort (paragraf 24 og 25 i Regler for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsbøger, godkendt af Dekret fra Den Russiske Føderations regering af 16. april 2003 nr. 225).

Ferieoplysninger

Afsnit VIII "Ferie" fører fortegnelser over alle typer ferier, der tildeles en medarbejder i løbet af arbejdet i organisationen, herunder ferier uden løn. løn.

Ferie for egen regning. Når du udfylder oplysninger om ulønnet orlov, er det ikke altid muligt at angive den periode, for hvilken en sådan orlov ydes (ved et barns fødsel, ægteskabsregistrering og andre tilfælde, der er anført i afsnit 6 i del 2 i artikel 128 i arbejdsloven fra Den Russiske Føderation). I en sådan situation sætter nogle specialister streger i kolonne 2 og 3 i afsnit VIII. Men dette er forkert.

Da perioden for tildeling af orlov udelukker orlov på mere end 14 kalenderdage om året uden løn, er det blot nødvendigt at angive, for hvilket arbejdsår disse orlov blev givet.

Betalt orlov til spabehandling. Afsnit VIII "Ferie" indeholder også oplysninger om den orlov, som arbejdsgiveren giver medarbejderen til behandling i overensstemmelse med afsnit 10 i paragraf 2 i artikel 17 i den føderale lov af 24. juli 1998 nr. 125-FZ. Lad os huske på, at denne norm sørger for levering af betalt orlov til sanatorie- og feriestedsbehandling (ud over den årlige betalte orlov fastsat i lovgivningen i Den Russiske Føderation) for hele behandlingsperioden og rejsen til behandlingsstedet og tilbage .

Hvis alle linjer er udfyldt. For at tage højde for alle typer af medarbejderorlov indeholder afsnit VIII kun 12 linjer.

Hvis alle er udfyldt, og der ikke er plads til nye poster i dette afsnit, er det ikke nødvendigt at oprette et nyt personligt kort. Det er nok at indsætte et ekstra ark med linjer og kolonner, der ligner linjerne og kolonnerne i afsnit VIII "Ferie".

På indlægget skal du angive dets nummer, hvornår det blev oprettet og af hvem: "Indsæt ark i medarbejder nr. 1's personlige kort. Oprettet af revisor O.P. Sayapina," underskriv og dato ud for posten.

En medarbejders personlige kort kan opbevares i en form udviklet og godkendt af arbejdsgiveren uafhængigt, eller i en samlet form T-2, godkendt ved dekret fra Ruslands statsstatistiske komité af 5. januar 2004 nr. 1. Hvis arbejdsgiveren fastholder et personligt kort i en samlet form T-2, skal han indtaste indeholder alle de oplysninger, der kræves af denne formular.

Ved registrering af et personligt kort på blanket nr. T-2 anvendes informationsklassificerere, som især indeholder koder til udfyldning af cellerne: OKIN (All-Russian Classifier of Information on the Population), OKSO (All-Russian Classifier). af specialer i uddannelse) og andre. Tidligere blev kodning brugt til at behandle data automatisk. Nu er der ingen grund til at kode information. Hvis arbejdsgiveren beslutter ikke at indtaste koder, skal kodefelterne på kortet stå tomme. De kan ikke fjernes fra den samlede T-2-formular.

Eksempel på udfyldelse af den samlede formular T-2

I overskriften på T-2 formularen skal du udfylde organisationens navn, OKUD, OKPO kode. Udfyld derefter tabellen:

• dato for udfærdigelse af det personlige kort;
• medarbejders personalenummer;
• medarbejders skatteidentifikationsnummer;
• SNILS nummer;
• alfabet (første bogstav i medarbejderens efternavn);
• arbejdets art;
• type arbejde;
• medarbejderens køn.

Hoveddelen af ​​kortet består af 11 sektioner. I afsnit I skal du udfylde generelle oplysninger om medarbejderen:

• ansættelseskontrakt (nummer, dato);
• Medarbejderens fulde navn;
• hans fødested;
• borgerskab;
• kendskab til et fremmedsprog;
• medarbejderuddannelse;
• erhverv;
• erhvervserfaring;
• om gift;
• familiesammensætning;
• pasoplysninger;
• bopælsadresse (registrering og faktisk bopælsadresse).

Afsnit II "Oplysninger om militær registrering" indeholder oplysninger om medarbejderens militære rang, reservekategori mv.

I afsnit III "Ansættelse og overflytning til et andet job" skal følgende punkter udfyldes:

• den dato, hvorfra medarbejderen blev ansat af virksomheden eller overført til et nyt arbejdssted;
• strukturel enhed;
• speciale, rang, kvalifikationsklasse. Denne kolonne udfyldes i henhold til personaletabellen og OKPDTR;
• tarifsats, tillæg (hvis givet);
• grundlag;
• medarbejderens personlige underskrift.

Afsnit IV "Certificering" består af en tabel, hvor du skal udfylde oplysninger om resultaterne af certificering (hvis arbejdsgiveren udfører certificering af medarbejdere).

Afsnit V "Videre efteruddannelse" indeholder oplysninger om yderligere faglig uddannelse, som medarbejderen har modtaget.

Afsnit VI "Faglig omskoling" indeholder oplysninger om yderligere faglig uddannelse, som medarbejderen har modtaget. Typisk indeholder dette afsnit information om den uddannelse, som medarbejderen gennemførte, mens han arbejdede for virksomheden.

Afsnit VII "Priser, incitamenter, ærestitler" indeholder oplysninger om medarbejderpriser.

Afsnit VIII "Ferie" indeholder oplysninger om ferier.

Angiv oplysninger om eventuelle ydelser i afsnit IX "Sociale ydelser".

I afsnit X "Yderligere oplysninger" angives yderligere oplysninger, hvis nødvendigt.

I afsnit XI "Begrundelse for opsigelse af ansættelseskontrakten (afskedigelse)" skal du indtaste oplysninger om årsagen til afskedigelsen.

Da det personlige kort indeholder ansættelseskontraktens parters underskrifter, nemlig medarbejderens underskrift, der bekræfter dennes fortrolighed med de oplysninger, der er indtastet på det personlige kort, skal det være på papir. Du kan opbevare personlige kort i elektronisk formular, men i dette tilfælde skal der være papirversioner med parternes underskrift.

Tjek prøveformularen T-2 for at udfylde formularen korrekt og undgå fejl. Et eksempel på udfyldelse af den samlede formular T-2 er givet ovenfor.

Et personligt kort er det vigtigste regnskabsdokument, der indeholder personoplysninger om en medarbejder. Formen for personligt kort nr. T-2 blev godkendt ved dekret fra Den Russiske Føderations statsstatistiske komité af 5. januar 2004 nr. 1. Personlige kort til ansatte skal vedligeholdes af alle virksomheder, uanset organisatoriske og juridiske former. Medarbejder personligt kort udstedes for hver medarbejder ansat af virksomheden i henhold til en ansættelseskontrakt. Det påbegyndes ved ansættelse og vedligeholdes i hele hans ansættelsesperiode i virksomheden. Med afskedigelse af en medarbejder personligt kort t 2 er lukket, men opbevares fortsat i virksomheden.

Er det muligt ikke at udstede personlige kort, men at varetage personlige anliggender i stedet for?

Nej, det kan du ikke. Virksomheden er ikke forpligtet til at udarbejde personlige akter for medarbejdere, mens et personligt kort på blanket nr. T-2 er et obligatorisk dokument. Det er direkte nævnt i "Regler for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsbøger" (punkt 12). Der står, at det personlige kort på T-2-formularen gentager alle indtastningerne fra arbejdsbogen om ansættelse, overdragelse og afskedigelse. Arbejdsgiveren er forpligtet til at gøre medarbejderen bekendt med hver sådan indtastning mod en underskrift på det personlige kort.

Hvilke dokumenter er nødvendige for at udfylde et personligt kort?

For at udfylde T-2 formularen skal du bruge medarbejderansættelsesordre og medarbejderens personlige dokumenter, nemlig:

• arbejdsbog;
• pas;
• militær ID (for dem, der er ansvarlige for militærtjeneste);
• færdiggørelsesattest uddannelsesinstitution;
• certifikat for statspensionsforsikring;
• attest for registrering hos skattemyndighederne;
• andre dokumenter (for eksempel en journal, kørekort, dokumenter, der bekræfter avanceret uddannelse, statspriser, handicap osv.). Derudover vil der være behov for oplysninger, som ikke kan hentes fra dokumenter. Kontakttelefonnummer, familiesammensætning, fødselsdato for pårørende, niveau af fremmedsprog - medarbejderen skal oplyse alle disse oplysninger om sig selv. Derfor er det nødvendigt, at han er til stede ved udstedelse af et personligt kort.

Stol ikke på at udfylde formular nr. T-2 til medarbejderen selv, og udfyld det kun med egen hånd. Et personligt kort er et dokument om streng ansvarlighed og ansvar for det korrekt design du bærer.

Det personlige kort består af elleve sektioner:

1. Generel information
2. Oplysninger om militær registrering
3. Ansættelse og overflytning til andre job
4. Certificering
5. Avanceret træning
6. Professionel omskoling
7. Priser (incitamenter) og ærestitler
8. Ferie
9. Sociale ydelser, som en medarbejder er berettiget til i henhold til loven
10. Mere information
11. Begrundelse for opsigelse af en ansættelseskontrakt (afskedigelse).

I hver af disse sektioner er der kolonner, hvor du skal registrere oplysninger om medarbejderen. Og i det første afsnit (Generel Information) er der også vinduer til kodning af information. Koder til at udfylde et personligt kort kan findes i informationsklassificeringerne:

• OKIN (All-Russian Classifier of Population Information OK 018-95), godkendt ved dekret fra den russiske føderations statsstandard af 31. juli 1995 nr. 412;
• OKSO (All-Russian Classifier of Specialties in Education OK 009-2003), godkendt ved dekret fra den russiske føderations statsstandard af 30. september 2003 nr. 276-st;
• OKPDTR (all-russisk klassificering af arbejdernes erhverv, medarbejderstillinger og takstkategorier OK 016-94), godkendt ved dekret fra den russiske føderations statsstandard af 26. december 1994 nr. 367;
• OKATO (All-Russian Classifier of Objects of Administrative-Territorial Division OK 019-95), godkendt ved dekret fra den russiske føderations statsstandard af 31. juli 1995 nr. 413.

Er det nødvendigt at indkode oplysninger på et personligt kort?

Ikke nødvendigvis. Kodning er beregnet til automatiseret databehandling og statistisk regnskab. Det blev indført, da universelle computerprogrammer til personaleofficerer endnu ikke eksisterede. Ved hjælp af en computer, der læste koder fra dokumenter, var det muligt at tælle antallet af ansatte og opdele dem i kategorier (uddannelsesniveau, profession osv.). Nu udføres en sådan behandling praktisk talt ikke nogen steder. Også selvom personaleofficerer bruger specielle computerprogrammer, som automatisk sætter koder på et personligt kort, har koderne selv mistet deres oprindelig betydning. Men husk, at kolonner ikke kan slettes fra forenede formularer. Derfor, hvis du ikke koder oplysninger, skal du ikke fjerne kodevinduerne, men blot lade dem være tomme.

Begyndelsen af ​​formularen og afsnittet "Generelle oplysninger"

Først angives virksomhedens navn i overensstemmelse med charteret og andre konstituerende dokumenter. I øverste højre hjørne skal du indtaste virksomhedskoden ifølge OKPO (din regnskabschef kender det). Skriv den dato, du udfyldte dit personlige kort digitalt, f.eks. 08/11/2006.

• personalenummer (det tildeles medarbejderen ved accept af jobbet og ændres ikke under overførsler og bevægelser inden for organisationen);
• skatteyderens identifikationsnummer - TIN. Hvis medarbejderen ikke er blevet tildelt en, lad cellen stå tom;
• nummeret på statens pensionsforsikringsbevis;
• alfabet (første bogstav i medarbejderens efternavn);
• arbejdets art (permanent eller midlertidig);
• type arbejde (hoved- eller deltid);
• køn (mand, kvinde).

Nu skal vi udfylde den mest omfangsrige sektion af T-2-formularen - "Generel information." Først og fremmest skal du i en speciel celle angive nummeret og datoen for den ansættelseskontrakt, der er indgået med medarbejderen.

PUNKT 1. EFTERNAVN, FORNAVN, FATRONISKE NAVN." Kopier forsigtigt oplysningerne ned fra medarbejderens pas. For- og mellemnavne skal angives fuldt ud. Prøv at efterlade plads på linjerne til fremtidige ændringer af dine personlige data (dette gælder især, hvis du udfylder en kvindes personlige kort).

PUNKT 2. "FØDSELSDATO." Fødselsmåneden er skrevet med bogstaver, og dato og år er skrevet med tal. I højre side i kodecellen skal du skrive din fødselsdato digitalt.

PUNKT 3. "FØDESTED." Registreret i overensstemmelse med passet. Hvis du koder data i T-2-formularen, skal du bruge OKATO for at udfylde punkt 3.

PUNKT 4. "BORGERSKAB". Der er standardformuleringer for statsborgerskabsjournaler. De er indeholdt i OKIN. Og selvom du ikke koder oplysningerne på dit personlige kort, skal indtastningen i tekstfeltet i afsnit 4 strengt taget svare til denne klassificering.

Formuleringer af statsborgerskabsjournaler

Formulering	OKIN kode
Statsborger Russiske Føderation	1
Statsborger i Den Russiske Føderation og en fremmed stat (dobbelt statsborgerskab)	2
Udenlandsk statsborger	3
Statsløs person	4

Hvad skal jeg skrive i punkt 4 på mit personlige kort, hvis medarbejderen har dobbelt statsborgerskab?

I dette tilfælde angives i parentes det andet land, som medarbejderen er statsborger i. For eksempel: "Borger i Den Russiske Føderation og en fremmed stat (Polen)." I udenlandske statsborgeres personlige kort er det også nødvendigt at angive landet: "udenlandsk statsborger (af Republikken Hviderusland)."

PUNKT 5. "KENDELSE OM ET FREMMEDSPROG." Når du udfylder dette punkt, skal du også overholde de generelt accepterede formuleringer af OKIN, som er angivet i nedenstående tabel. Det er bedre at angive graden af ​​kendskab til sproget i første person ental: "Jeg taler flydende", "Jeg læser og oversætter med en ordbog". Hvis du tilføjer koder, skal du huske på, at der ikke kun er koder for grader af sprogfærdigheder, men også for sprogene selv. For eksempel kl engelsk sprog kode 014, fransk - 213, italiensk - 070, tysk - 135. Derfor skal du indtaste begge koder og adskille dem med flere mellemrum.

Ordlyd af sprogkundskabsoptegnelser

PUNKT 6. "UDDANNELSE". Der er flere uddannelsesniveauer (de kaldes også uddannelseskvalifikationer). Uddannelsesniveauer sammen med deres betegnelseskoder er angivet i OKIN. Tabellen nedenfor viser uddannelsesniveauer med forklaringer og koder. Hvis en medarbejder har præsenteret dig for et certifikat for postgraduate uddannelse, skal du udfylde den tilsvarende blok i afsnittet "Uddannelse". Husk samtidig, at postgraduate studier, residency og postgraduate studier svarer til kode 01, og ph.d.-studier - kode 02 (ifølge OKIN). Lad OKSO-kodevinduet stå tomt, da OKSO ikke har koder for postgraduate uddannelsesspecialer.

Uddannelsesniveauer (uddannelseskvalifikationer)

Uddannelsesniveau	Hvad betyder det	OKIN kode
Grundskole (almen) uddannelse	Medarbejderen gennemførte tre eller fire år på gymnasiet og læste ikke mere eller afsluttede ikke sine studier før slutningen af ​​9. klasse (under 11-års systemet skoleundervisning) eller 8. klasse (med et 10-årigt skolesystem)	02
Grundlæggende almen uddannelse	Medarbejderen gennemførte 9 klasser i gymnasiet (med et 11-årigt skolesystem) eller 8 klasser (med et 10-årigt skolesystem) og modtog et certifikat	03
Sekundær (fuldstændig) almen uddannelse	Medarbejderen dimitterede gymnasium, gymnasium eller lyceum (11. eller 10. klassetrin) og modtog et certifikat	07
Grundlæggende erhvervsuddannelse	Medarbejderen er uddannet fra en erhvervsskole (fagskole) og modtog et certifikat	10
Gymnasial erhvervsuddannelse	Medarbejderen dimitterede fra en specialiseret sekundær uddannelsesinstitution (teknisk skole, college eller college) og modtog et diplom	11
Ufuldstændig videregående uddannelse	Medarbejderen har gennemført tre eller flere kurser på et universitet (institut, universitet eller akademi) og har ikke studeret yderligere eller fortsætter sine studier	15
Videregående uddannelse	Medarbejderen dimitterede fra et universitet (institut, universitet eller akademi) og modtog et diplom	18
Postgraduat uddannelse	Medarbejderen gennemførte opholds-, postgraduate-, postgraduate- eller ph.d.-studier og modtog et diplom	19

Hvis en studerende, der endnu ikke er færdiguddannet fra et universitet, får et job, hvordan udfylder du punktet "Uddannelse" på dit personlige kort?

Hvis en medarbejder studerer på det fjerde, femte eller sjette år på et universitet, laves en registrering af ufuldstændig uddannelse på grundlag af et certifikat fra uddannelsesinstitutionen, studiekort eller karakterbog. Og hvis en studerende lige er kommet ind på en uddannelsesinstitution og studerer grundkurser, så skal den uddannelse, som han har på tidspunktet for jobsøgning, noteres på hans personlige kort. Lad os sige, at en studerende dimitterede fra gymnasiet, før han kom ind på et universitet. Det betyder, at han har en grundlæggende almen uddannelse. Punktet "Uddannelse" udfyldes også på samme måde for studerende, der endnu ikke er færdiguddannet fra en ungdomsuddannelsesinstitution.

PUNKT 7. "ERHVERV". Dette afsnit afspejler oplysninger om, hvilket erhverv medarbejderen har. Desuden skal du ikke kun indtaste dit hovederhverv, men også andre erhverv (hvis nogen). Hovedfaget er normalt det, der har størst interesse for virksomheden, eller det erhverv, som medarbejderen har erhvervet mest i stor oplevelse arbejde. For at kode dit erhverv skal du bruge OKPDTR.

PUNKT 8. "ARBEJDSERFARING." Erfaring - generel, løbende og giver ret til ydelser - beregnes på grundlag af indførsler i arbejdsbogen eller andre støttedokumenter (ansættelseskontrakter, attester fra arbejdssteder mv.). SAMLET ARBEJDSERFARING beregnes som følger: Først skal du skrive alle ansættelsesdatoer og alle afskedigelsesdatoer fra medarbejderens arbejdsbog. Tilføj derefter disse datoer separat. Du får to beløb - det første vil bestå af datoerne for ansættelsen, og det andet - af datoerne for afskedigelser. Næste skridt- det første beløb trækkes fra det andet beløb. Med denne udregning går der en dag tabt i hver periode. Det betyder, at du efter beregningen skal lægge lige så mange dage til det resulterende antal, som der var ansættelses- og fyringsperioder. Hvis der som følge af beregningen af ​​tjenestens længde opnås et negativt antal måneder eller dage, er fordelingen fra antallet af år 12 måneder og fra antallet af måneder - 30 dage. Det tal, der opnås efter alle beregninger, omregnes til år, måneder og dage, idet der tages højde for, at der i gennemsnit er 30 dage på en måned og 12 måneder på et år.

Eksempel

Ingeniør V.A. Danilovs arbejdsbog registrerer tre perioder med ansættelse og afskedigelse:
- fra 27. maj 1996 til 13. marts 2003 arbejdede han som ingeniør hos FSUE lKontakt;
- fra 19. marts 2003 til 31. januar 2004 var han projektleder hos ZAO lAlbatross;
- fra 1. februar 2004 til 4. august 2006 beklædte han stillingen som afdelingsleder hos lRim LLC, og den 11. august 2006 begyndte han at arbejde hos lAlfa CJSC.”
Lad os opsummere ansættelsesdatoer:
05/27/1996 + 03/19/2003 + 02/01/2004 = 10/47/6003 Så opsummerer vi datoerne for afskedigelser fra arbejdet:
03/13/2003 + 01/31/2004 + 08/04/2006 = 12/48/6013 Nu, fra summen af ​​afskedigelsesdatoer, trækkes summen af ​​ansættelsesdatoer fra:
12/48/6013 - 10/47/6003 = 02/01/0010 (10 år, 2 måneder og 1 dag).

Vi tilføjer 3 dage mere til det resulterende antal dage, da medarbejderen havde 3 ansættelses- og afskedigelsesperioder. Det viser sig, at den samlede erhvervserfaring for V.A. Danilova er 10 år, 2 måneder og 4 dage.

For at beregne KONTINUERLIG ARBEJDSERFARING skal du kontrollere varigheden af ​​pauserne mellem datoen for afskedigelse og ansættelse. I dette tilfælde skal man være styret af reglerne for beregning af arbejderes og ansattes kontinuerlige erhvervserfaring ved tildeling af ydelser under staten socialforsikring", godkendt ved resolution fra USSR Ministerråd af 13. april 1973 nr. 252. Hvis en medarbejder er blevet fyret af en skyldig årsag (fravær, møde på arbejde i beruset tilstand osv.), afbrydes ancienniteten under alle omstændigheder.

Eksempel

I ingeniør Danilovs arbejdsbog (se tidligere eksempel) ser vi, at han havde tre pauser mellem sin afskedigelse og sin ansættelse kl. nyt job: fra 13. marts til 19. marts 2003, fra 31. januar til 1. februar 2004 og fra 4. til 11. august 2006. I alle tre tilfælde oversteg pauserne ikke 21 kalenderdag. Det betyder, at Danilovs kontinuerlige erfaring vil være den samme som hans generelle - 10 år, 2 måneder og 4 dage. Og hvis f.eks. en medarbejder ikke fik nyt job den 19. marts, men den 19. maj 2003, ville ansættelsestiden blive afbrudt og begynde at flyde igen. Så ville det være lige sidste periode ingeniørens kontinuerlige arbejde - fra den 19. maj 2003 til den 4. august 2006 - og ville vare 3 år, 2 måneder og 17 dage (beregningen blev foretaget efter skemaet givet i det foregående eksempel).

PUNKT 9. "Ægteskabsstatus." Det udfyldes på baggrund af passet, og hvis der ikke er tilsvarende mærker der, så ifølge medarbejderen. OKIN indeholder standardformuleringer af en borgers civilstand. De er vist i tabellen nedenfor sammen med koderne.

Formuleringer til optegnelser om ægteskabelig status

Civilstand	Kode af OKIN
Aldrig været (var) gift	1
Er i et registreret ægteskab	2
Er i et uregistreret ægteskab	3
Enkemand (enke)	4
Fraskilt (skilt)	5
Brød op (brød op)	6

PUNKT 10. "FAMILIENS SAMMENSÆTNING." Som hovedregel anses de nærmeste pårørende angivet i dette stykke for at være forældre, ægtefæller, børn, søskende samt personer, i hvis varetægt den ansatte var eller er.

PUNKT 11. "PAS." Dette afsnit angiver medarbejderens pasoplysninger.

PUNKT 12. BOPAPADRESSE.” Dette afsnit indeholder meget vigtig information. Du får helt sikkert brug for det for for eksempel at finde en forsvundet medarbejder, sende ham en meddelelse eller arbejdsbog med posten, og også for at hurtigst muligt ringe tilbage fra ferie. Bed medarbejderen om at oplyse så mange kontaktnumre som muligt - hjemme, mobil, deltidsarbejdstelefon.

Hvordan udfylder man punkt 12, hvis medarbejderen ikke bor, hvor han er registreret?

Lad i dette tilfælde linjen for den aktuelle adresse stå tom - medarbejderen kan trods alt godt flytte uden at ændre registreringen. Så indtaster du blot i denne linje den adresse, hvor han faktisk begyndte at bo.

Hvordan laver man korrektioner i et personligt kort? Er det muligt at dække over unøjagtigheder med en slagtilfælde?

Nej, oplysninger på et personligt kort kan ikke dækkes med rettevæske, dækkes med papir eller slettes med viskelæder. Hvis du lavede en fejl, da du udfyldte dit personlige kort, er det bedre at lave det om. Og hvis der opdages en fejl et stykke tid efter udfyldning, og det ikke er praktisk at omskrive kortet, skal du rette den forkerte indtastning som følger. Først skal du forsigtigt strege den forkerte indtastning over med én linje. Derefter, over eller ved siden af ​​denne post, lav den rigtige og skriv ordet "korrigeret". Underskriv rettelsen og bed medarbejderen om at underskrive den. Glem ikke at angive datoen for rettelsen lige nedenfor.

Når du udfylder punkterne "Fødselssted" og "Bopælsadresse" i den første sektion af dit personlige kort, skal du bruge almindeligt accepterede forkortelser for navnene på adresseobjekter. De er vist i tabellen nedenfor.

Almindelige forkortelser
navne på adresseobjekter

Typer målrettet genstande	Forkortelse	Typer målrettet genstande	Forkortelse
Autonome Okrug	JSC	Sloboda	sl.
Autonom region	Aobl.	Station	Kunst.
By	G.	Khutor	X.
kant	kant	Gyde	gyde
Område	område	Boulevard	b-r
Republik	Rep.	Indgang	indgang
Distrikt	distrikt	Vej	dor
Ulus	St.	Husdyr prik	jernbane
Landsby bytype	by	Indtjekning	check-in
Arbejderlandsby	rp	Kvarter	kv-l
Resort landsby	kp	Ring	ring
Dacha landsby	dp	Linje	linje
Sogn	sogn	Dæmning	emb.
Aal	aal	Parkere	parkere
Vyselki (ok)	høj	Flytning	bevæger sig
Aul	aul	Lane	bane
Landsby landlig type	s.	Planlægning distrikt	p/r
Jernbane stand	jernbanebod	Mødested	behage
Landsby	d.	Firkant	pl.
Landsby og (ved) station(er)	p/st.	Pochinok	reparationer
Jernbanekaserne	jernbanekaserne	Vejbeskrivelse	rejse
Jernbane hurtig	jernbanepost	Prosek	clearing
Jernbanebeklædning	banegård	Landevej	landevej
Banegård (overhalings)punkt	jernbane op	Avenue	pr-kt
		Gyde	gyde
Banegård	banegård	Afgang	rzd
Industriel zone	industrizone	Stanitsa	st-tsa
Landsby	Med.	Territorium	s.
Zaimka	zaimka	Struktur	ter.
Kaserne	kaserne	Tract	traktat
Landsby	Til.	blindgyde	dum
Placere	m.	Gade	st.
Mikrodistrikt	mikrodistrikt	Grund	skole
Lokalitet	np	Motorvej	w.
Ø	ø

Afsnit "Oplysninger om militær registrering"

Dette er den eneste sektion, hvis færdiggørelse er beskrevet detaljeret i instruktionerne til brug og færdiggørelse af former for primær regnskabsdokumentation til registrering af arbejdskraft og dets betaling" (godkendt ved resolution fra Ruslands statsstatistiske komité dateret 5. januar, 2004 nr. 1).

Alle borgere, der kommer i arbejde, opdeles i værnepligtspligtige og værnepligtige. Til gengæld er de værnepligtige enten borgere, der allerede har gjort tjeneste, som er i reserven, eller kommende værnepligtige. Afsnittet om militær registrering udfyldes kun for værnepligtspligtige.

Andet afsnit af T-2-skemaet udfyldes forskelligt for reserveofficerer og for dem, der ikke har nået rang af officers rang. Hvilke militærrækker er ikke officersrækker?

I hæren er soldater, sergenter og warrantofficerer ikke officerer, og i flåden - sømænd, formænd og midtskibsmænd (artikel 46 i den føderale lov). militær pligt Og militærtjeneste" dateret 28. marts 1998 nr. 53-FZ).

For at udfylde den anden sektion af dit personlige kort skal du enten have et militært ID (et midlertidigt ID udstedt i stedet for et militært ID) eller et ID for en værnepligtig borger. De oplysninger, der skal indtastes i afsnittene i andet afsnit, er præsenteret i tabellen nedenfor.

Regler for udfyldelse af anden sektion af dit personlige kort

Afsnit	Sådan udfyldes
Lagerkategori	Skal ikke udfyldes for reserveofficerer og kommende værnepligtige. I andre tilfælde sættes tallet 1 eller 2 i overensstemmelse med dataene på det militære ID.
Militær rang	Udfyldes for alle værnepligtige. For en tidligere militærmand er hans militære rang opført på hans personlige kort i henhold til hans militære ID, og ​​for en fremtidig værnepligtig angives følgende: "Med forbehold for værnepligt."
Sammensætning (profil)	Den udfyldes ikke for værnepligtige. For dem, der ikke er steget til officersgraden, er sammensætningen skrevet i dette afsnit, for eksempel "Soldater", "Sejlere", "Fenriker". For officerer skal du i stedet for sammensætning angive profilen - "Kommando", "Medicinsk" osv.
Fuld kodebetegnelse VUS	VUS er en militær specialitet. Du finder dens kode på medarbejderens militære ID. Dette punkt er ikke udfyldt for fremtidige værnepligtige.
Egnethedskategori til militærtjeneste	Kun bogstavet indtastes uden afkodning: A - egnet til militærtjeneste; B - egnet til militærtjeneste med mindre begrænsninger; B - begrænset egnet til militærtjeneste; G - midlertidigt uegnet til militærtjeneste; D - uegnet til værnepligt.
Navn på militærkommissariatet på bopælsstedet	Navnet på det militære registrerings- og indskrivningskontor, hvor medarbejderen er registreret.
Registreret hos militæret	Udfyldes hvis det militære ID indeholder mærker på mobiliseringsinstruktioner eller hvis medarbejderen er booket til mobiliseringsperioden og pr. krigstid(i dette tilfælde skal han have det relevante ID). Alle indtastninger i afsnit 7 skal laves med blyant.
Mærke ved fjernelse fra militær registrering	Hvis en medarbejder har nået aldersgrænsen for at være i reservatet eller erklæres uegnet til værnepligt på grund af helbredsmæssige årsager, skal der i stk. 8 noteres: ”afmeldt militærregistrering på grund af alder” eller afmeldt militærregistrering pga. helbredsmæssige årsager."

Afsnit lRekruttering,
overgår til et andet job"

Afsnittet begynder med en ansættelsesoversigt i virksomheden og udfyldes samtidig med medarbejderens arbejdsbog. Tilmelding sker i henhold til ansættelseskontrakt, påbud om optagelse og overflytninger. Her skal du angive følgende oplysninger:

• dato for modtagelse (overførsel);
• strukturel enhed, som medarbejderen er ansat eller overført til;
• stilling (speciale, erhverv), rang, klasse (kategori) af kvalifikationer;
• løn eller takst, godtgørelse.

I kolonnen "Basis" skal du skrive dato og nummer på ansættelses- (overførsels)ordren. Og endelig skal du bede medarbejderen om at underskrive i kolonnen "Personlig underskrift fra ejeren af ​​arbejdsbogen."

Afsnit "Certificering",
lAvanceret træning",
l Professionel omskoling"

Afsnittet "ATTESTERING" skal udfyldes, hvis virksomheden foretager certificering af medarbejdere (se kapitlet "Certificering"). Først angives certificeringsdatoen, derefter skrives certificeringskommissionens beslutning kort ned, og dato og nummer på referatet fra kommissionsmødet angives også. I kolonnen "BASE" skal du skrive dato og nummer på ordren til certificering. Certificeringskommissionen træffer ikke kun en beslutning om medarbejderens overholdelse eller manglende overholdelse af den besatte stilling, men giver også generaldirektør anbefalinger (f.eks. send en medarbejder til uddannelse, hæv hans løn, overfør ham til en anden stilling). Disse anbefalinger kan også afspejles i dette afsnit.

Afsnittet "UDVIKLING AF KVALIFIKATIONER" indeholder normalt data om længerevarende uddannelse i en uddannelsesinstitution til videreuddannelse (over 100 timer). Efter at have gennemført en sådan uddannelse modtager medarbejderen et certifikat, certifikat eller diplom i den etablerede form.

PROFESSIONEL OMUDDANNELSE er ved at erhverve sig et ekstra erhverv. Desuden vi taler om om uddannelse på baggrund af en videregående uddannelse og i et omfang på mindst 500 akademiske timer. Den sjette del af det personlige kort udfyldes på grundlag af et eksamensbevis eller bevis for professionel omskoling.

Omfatter faglig udvikling kortvarig træning (en- eller to-dages seminarer, hvor medarbejderen deltager)?

Ja, det gør det ("Modelbestemmelser om uddannelsesinstitutioner for yderligere professionel uddannelse", godkendt ved dekret fra Den Russiske Føderations regering af 26. juni 1995 nr. 610). Du behøver dog ikke at skrive absolut alle de seminarer, han deltog i, i medarbejderens arbejdsbog og personlige kort, ellers er der muligvis ikke plads nok i de relevante sektioner.

Hvordan udfylder man det syvende afsnit af det personlige kort "Priser (incitamenter), ærestitler"?

Dette afsnit tager højde for både incitamenter fra virksomheden og statspriser. I de relevante kolonner skal du angive navnet på prisen, nummeret og datoen for ordren eller andet tildelingsdokument (for eksempel et dekret fra præsidenten for Den Russiske Føderation om tildeling af en stats ærestitel). Denne sektion dublerer også oplysninger om priser fra medarbejderens arbejdsbog. I paragraf 24 i reglerne for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsbøger" fuld liste præmier, oplysninger om hvilke skal indføres i arbejdsbogen, og derfor på medarbejderens personlige kort.

Afsnit "Ferie", "Sociale ydelser", "Yderligere information"

I afsnittet "Ferie" registreres alle typer orlov (årlige, uddannelsesmæssige, uden løn osv.). Husk, at du i kolonnen "Arbejdsperiode" under alle omstændigheder skal angive det fulde arbejdsår, som ferien er bevilget for. Grundlaget er enten en ferieplan eller en feriebestilling.

Hvis en medarbejder holder en del af den årlige betalte ferie, så noter dette i kolonnen "Orlovstype". Derudover skal du på dit personlige kort markere det tidspunkt, hvor ferien for et givent arbejdsår er fuldt opbrugt. Dette vil hjælpe dig med at redegøre for ferier mere præcist.

Hvis medarbejdere fremviser dokumenter til HR-afdelingen, hvorefter de er juridisk berettiget til sociale ydelser i forbindelse med arbejdsforhold, har du grund til at udfylde den niende del af dit personlige kort "Sociale ydelser". Det kan være et handicapbevis, et certifikat for tilstedeværelse af et handicappet barn, et certifikat fra en krigsveteran, et certifikat om, at medarbejderen er donor osv. Som udgangspunkt anbefaler vi at angive den normative handling (lov) der giver medarbejderen ret til en ydelse.

Afsnittet på det personlige kort "Yderligere oplysninger" er beregnet til oplysninger, der ikke er inkluderet i andre sektioner. Her kan du nævne kørekort, endnu ikke gennemført uddannelse, udenlandsk pas mv.

Afsnit Opsigelsesgrund
ansættelseskontrakt (afskedigelse)"

Mens medarbejderen arbejder i virksomheden, forbliver den sidste, ellevte del af det personlige kort blank. Og når han siger op, skal du her indtaste årsagen til afskedigelsen med et link til den relevante artikel Arbejdskodeks RF, angiv datoen for afskedigelsen, samt nummeret og datoen for ordren om at opsige ansættelseskontrakten. Luk det personlige underskriftskort for personaleansvarlig og medarbejder.

Medarbejderen skiftede efternavn på grund af ægteskab. For at ændre efternavnet på et personligt kort, skal jeg så indgå en tillægsaftale med hende til ansættelseskontrakten?

Nej, lad være. Da medarbejderens efternavn ikke er en væsentlig betingelse for ansættelseskontrakten, men henviser til oplysninger om medarbejderen, indebærer en ændring ikke parternes pligt til at indgå en tillægsaftale. I dette tilfælde at foretage ændringer i personaledokumenter (personligt kort, timeseddel osv.) og regnskabsbilag der udstedes påbud om at ændre specificerede dokumenter på grund af ændring af medarbejderens efternavn. Grundlaget for udstedelse af kendelsen er vielsesattesten udstedt af tinglysningskontoret.

Når du udsteder en ordre om at ændre en medarbejders efternavn på et personligt kort og andre regnskabsdokumenter, skal du ikke bruge ordlyden: "på en sådan og sådan en dato skal Ivanova betragtes som Petrova", da det ikke afspejler essensen af ​​ændringerne.

Du kan heller ikke skrive: "Skift efternavnet på seniorinspektøren for personaleafdelingen Ivanova til efternavnet Petrov," da efternavnet på en borger ændres af registerkontorets afdeling og ikke personaletjenesten. Den korrekte ordlyd af ordren om at ændre efternavnet (fornavn, patronym) lyder sådan: "Skift efternavnet på seniorinspektøren for personaleafdelingen Maria Ivanovna Ivanova i regnskabsdokumenterne til efternavnet Petrov. Årsag: personlig erklæring fra seniorinspektøren for HR-afdelingen Ivanova M.I. og en kopi af vielsesattesten."

Medarbejderens personlige kort har gennemgået en naturlig ældning. Er det muligt at få et nyt personligt kort?

Du kan genregistrere den. Et personligt kort formular T-2 udstedes ved ansættelse af en medarbejder. Og i overensstemmelse med paragraf 12 i "Regler for vedligeholdelse og opbevaring af arbejdsbøger" er du forpligtet til at gøre medarbejderen bekendt med hver indtastning i arbejdsbogen mod en underskrift på hans personlige kort. Når personlige kort bliver forfaldne og ubrugelige, træffes beslutningen om at genudstede dem af virksomhedens leder. En sådan beslutning skal formaliseres efter ordre fra lederen og gøres bekendt med den til alle medarbejdere mod underskrift.

Hvordan opbevarer man medarbejdernes personlige kort i HR-afdelingen?

Da personlige kort indeholder personlige data om medarbejdere, skal du opbevare dem i et pengeskab eller et skab, der kan låses med en nøgle. Fri adgang for personale til disse dokumenter bør udelukkes.

Personlige kort over arbejdende medarbejdere systematiseres ved hjælp af separatorer iflg strukturelle opdelinger, og indeni - i alfabetisk rækkefølge. De afskedigedes personlige kort konfiskeres og opbevares særskilt. De er ordnet efter afskedigelsesår, og indeni - også alfabetisk. Opbevaringsperioden for personlige kort for afskedigede medarbejdere er 75 år.

Download gratis programmer til automatisering af personaleregnskaber, beregning af tjenestetid, dokumentflow, regnskab for kontrakter og kunder (CRM-system)

Programnavn	Beskrivelse af programmet	Programmets omfang

Personligt kort T-2 udfyldes for medarbejdere i alle kategorier ansat på baggrund af ordre (instruktion) om ansættelse

Formen for det personlige kort T-2 blev godkendt ved dekret fra Ruslands statsstatistiske komité dateret 04/06/01 nr. 26 "Om godkendelse af ensartede former for primær regnskabsdokumentation til registrering af arbejdskraft og dets betaling (i det følgende benævnt som resolutionen af ​​04/06/01).

Personaleservicemedarbejderen skal huske på, at reglerne for vedligeholdelse af personlige kort af T-2-skemaet, med undtagelse af Instruktion for brug og udfyldelse af primære regnskabsskemaer og dokumentation for arbejdsregnskab og betaling heraf, er godkendt. Resolution fra Ruslands statsstatistiske komité dateret 04/06/01 nr. 26 eksisterer ikke, derfor kan indholdet af denne artikel betragtes som anbefalinger og ikke som et håndgribeligt krav til nøjagtig udførelse.

Dokumenter, der kræves for at udstede et personligt kort; informationskodning

For at udfylde et personligt T-2-kort har HR-medarbejderen brug for følgende medarbejderdokumenter:

1) pas (eller andet identifikationsdokument);

2) arbejdsbog;

3) militær ID;

4) dokument, der bekræfter eksamen fra en uddannelsesinstitution:

5) forsikringsbevis for statens pensionsforsikring;

6) attest for registrering hos skattemyndigheden;

7) ordre om ansættelse.

Alle andre oplysninger indtastes på baggrund af de oplysninger, medarbejderen har givet.

Ved indkodning af oplysninger i et personligt T-2-kort skal du være vejledt af en række regler for udfyldning, defineret af Standarden for automatiserede systemer HR ledelse:

1. Hvis der foretages forkerte indtastninger eller oplysninger, der ikke er relateret til denne udfyldning, i kodningsfeltet, anses T-2-formularen for beskadiget og skal omskrives. Derfor anbefales det enten at indtaste nøjagtige koder eller slet ikke at indtaste dem, før T-2 personlige kort er indleveret til arkivet.

2. Hvis der ikke er nogen poster eller negative svar ("Jeg har ikke", "Jeg er ikke medlem"), forbliver den kodede del af denne detalje tom. 1 3. Ved angivelse af datoer skrives månedens navn fuldt ud, året skrives med fire cifre; for eksempel 14. september 2004

4. Datoer er kodet Arabiske tal i følgende rækkefølge: dag/måned/år; for eksempel 23/04/1998.

Ved udfyldning af andre sektioner af kortet skal du følge vejledningen, godkendt. Beslutning af 04/06/01 nr. 26.

Udfyldelse af sektioner af formularen

Organisationens navn er angivet fuldt ud, f.eks. lukket aktieselskab"Energostroi". Det forkortede navn er angivet, hvis det er det. nedfældet i indgående dokumenter. På siden er det angivet OKPO organisationer.

En medarbejders personalenummer må højst indeholde seks cifre. Den tildeles hver nyansat eller medarbejder og ændrer sig ikke med nogen bevægelse af medarbejderen inden for organisationen, indtil hans afskedigelse.

Skatteyderens identifikationsnummer og nummeret på forsikringsbeviset for statspensionsforsikring er angivet i overensstemmelse med certifikatet for tildeling af TIN og forsikringsbeviset for statspensionsforsikring.

I kolonnen "Alfabet" er det første bogstav i medarbejderens efternavn angivet.

Arbejdets art er angivet: "permanent", "midlertidigt" osv.

Typen af ​​arbejde (hoved-, deltid) registreres fuldt ud.

Køn er angivet med bogstavet "M" eller "F".

Efternavn, fornavn, patronym skrives fuldt ud og læseligt.

Fødselsdatoen fastlægges på grundlag af et pas eller andet identifikationsdokument og skrives fuldt ud i tekstområdet, for eksempel "9. januar 1975." I dette tilfælde er koden angivet som følger: 01/09/1975.

Når du angiver dit fødested, skal følgende tages i betragtning:

• længden af ​​indtastningen, inklusive mellemrum og tegnsætningstegn, bør ikke overstige 100 tegn;
• distrikter og regioner er skrevet i genitiv kasus, uden kommaer, med følgende forkortelser: by - by, landsby - landsby, egn - kr., okrug - okr., egn - egn, landsby - landsby, egn - rn., station - station;
• ordene aul, kishlak, landsby, landsby er skrevet fuldt ud;
• koden for bopæl bestemmes i henhold til den all-russiske klassificering af objekter af administrativ-territorial afdeling. OK 019-95, godkendt. Resolution af Ruslands statsstandard dateret 31. juli 1995 nr. 413 (OKATO); for eksempel, ved fødslen i Moskva, er det i kolonnen "Kode" angivet: 45.

Indfødsret skrives uden forkortelser. Statsborgerskab registreres og kodes i henhold til den all-russiske klassificering af befolkningsoplysninger. OK 018-95, godkendt. Opløsning af Ruslands statsstandard dateret 31. juli 1995 nr. 412 (OKIN).

Udfyldning af kolonnen "Medborgerskab".

Sprogene, der tales af medarbejderen, er angivet fuldt ud uden forkortelser. Graden af ​​kendskab til sproget i tekstform er angivet som følger.

Information om sprogkundskaber

Når du koder kolonnen "Kendskab til et fremmedsprog", er to koder angivet, hvor den første angiver sprogkoden, den anden - graden af ​​kendskab til den.

For eksempel: "Engelsk - læs og oversæt med en ordbog" er skrevet i kolonnen "Kode" som: 014 1.

Uddannelse er registreret og kodet i henhold til OKIN og den All-Russian Classifier of Specialties by Education. OK 009-93, godkendt. Resolution af Ruslands statsstandard dateret 30. december 1993 nr. 296 (OKSO).

Ifølge OKIN er uddannelse kodet som følger.

Nogle gange opstår der i praksis problemer med, hvordan man opretter en optegnelse over en medarbejders uddannelse, hvis den ikke gennemføres.

Information om ufuldstændig uddannelse

En medarbejder med ufuldstændig uddannelse	Uddannelsestype efter klassifikation.
Studerer på en videregående uddannelsesinstitution, men dimitterer ikke fra den	Grundlæggende almen eller sekundær erhvervsuddannelse (afhængig af hvilken uddannelse du havde ved optagelse på en videregående uddannelsesinstitution)
Gennemført flere kurser på en videregående uddannelsesinstitution, men blev tvunget til at afbryde det, eller studerer på tredje år	Den registrerer, hvor mange kurser der er gennemført, eller hvilket kursus der studeres.
Gennemført tre års videregående uddannelse	Ufuldstændig videregående uddannelse
Studerer på en sekundær specialiseret uddannelsesinstitution (teknisk skole, college), men dimitterer ikke fra den	Sekundær (fuldstændig) almen eller ufuldstændig sekundær erhvervsuddannelse (afhængigt af hvilken slags uddannelse du havde på tidspunktet for optagelsen til en sekundær specialiseret uddannelsesinstitution)
Uddannet fra gymnasiet, skole med dybdegående undersøgelse af ethvert emne, lyceum, gymnasium	Sekundær (fuldstændig) almen uddannelse
Uddannet fra en erhvervsskole eller en tilsvarende uddannelsesinstitution	Grundlæggende erhvervsuddannelse

Forkortelser af ord, når du skriver navnet på en uddannelsesinstitution, er tilladt, uden at forvrænge betydningen af ​​navnet. I det tilfælde, hvor navnet på uddannelsesinstitutionen indeholder ordet "navn", skal du skrive "af dem"; hvis bag dette ordet kommer"professor", "akademiker" eller andet, så skal du skrive "professorens navn", "akademikerens navn" osv. Ordrer er ikke angivet i uddannelsesinstitutionernes navne.

Alle oplysninger om uddannelse (kvalifikation, retning eller speciale) etableres på baggrund af et uddannelsesbevis.

De tomme linjer i uddannelsesafsnittet er for titel og eksamensdato for den anden uddannelsesinstitution videregående eller gymnasiale erhvervsuddannelser.

Hvis en medarbejder er uddannet fra to sekundære eller to videregående uddannelsesinstitutioner i forskellige specialer, registreres begge uddannelsesinstitutioner. Diplomkvalifikationer er angivet i følgende rækkefølge:

• for videregående uddannelsesinstitutioner - "bachelor", "master", "specialist". For kvalifikationerne "bachelor" og "master" er retningen angivet, og for kvalifikationen "specialist" - specialet;
• for sekundære uddannelsesinstitutioner - "tekniker", "merchandiser" osv.

Erhverv (hoved og yderligere) er angivet fuldt ud på grundlag personalebord og en ordre (instruktion) om ansættelse. Det er kodet i overensstemmelse med den all-russiske klassificering af arbejderbeskæftigelser, medarbejderstillinger og takstklasser (OKPDTR). Et yderligere erhverv anses for at være et, der ikke falder sammen med hovedfaget, men kan være af interesse for organisationen.

Erhvervserfaring (generel, løbende, giver ret til bonus for årelange tjeneste samt ret til andre goder etableret i organisationen mv.) beregnes på grundlag af posteringer i arbejdsbogen og (eller) i andre dokumenter, der bekræfter den relevante anciennitet.

Civilstand registreres og kodes i henhold til OKIN.

Civilstandsoplysninger

Kun familiemedlemmer er angivet som en del af familien, hvilket angiver graden af ​​relation. Nærmeste pårørende anses for at være far, mor, søn, datter, bror, søster, den person, i hvis varetægt medarbejderen var, og andre nærmeste pårørende, der bor sammen med medarbejderen.

Pasdata er angivet i nøje overensstemmelse med passet. Bopælsstedets adresse registreres efter reglerne for registrering af fødestedet.

I tilfælde af, at en medarbejder på afskedigelsesdagen ikke har modtaget en arbejdsbog på grund af fravær fra arbejdspladsen eller af anden grund, vil personaleservicemedarbejderen angivne adresser sender meddelelser pr. post om behovet for at komme til personaleafdelingen for at få en arbejdsbog (eller accepterer at sende den pr. post) eller forespørgsler om, hvor medarbejderen befinder sig. Derfor er det nødvendigt at udfylde begge kolonner - bopælsadressen i henhold til passet og den faktiske bopælsadresse samt telefonnummeret på medarbejderen eller nærmeste pårørende.

Udfyldelse af afsnittet om militær registrering

Hoveddokumenterne, på grundlag af hvilket afsnit udfyldes. 2 "Oplysninger om militær registrering" af T-2 personlige kort er:

• militært ID (eller midlertidigt certifikat udstedt i stedet for et militært ID) - for borgere i reserven;
• attest for en værnepligtig borger til værnepligt.

Oplysninger om militær registrering

	Borgere i reserve	Værnepligtspligtige borgere
Punkt 1. Lagerkategori	Ikke angivet for reserveofficerer For personer, der ikke er officerer, udfyldt i overensstemmelse med det angivne militære ID (kolonne "Registreringskategori").	Ikke udfyldt
Punkt 2. Militær rang	Mærket i overensstemmelse med angivelsen på det militære ID	Der optages: "Med forbehold for værnepligt"
Punkt 3. "Komposition (profil)". Udfyldes uden forkortelser	Mærket i overensstemmelse med angivelsen på det militære ID, f.eks. "kommando", "medicinsk" eller "soldater", "sømænd" osv.	Che er fyldt
Punkt 4. "Fuld kodebetegnelse for VUS" Den fulde betegnelse nedskrives - seks cifre eller seks cifre og et alfabetisk tegn	Mærket i overensstemmelse med angivelsen på det militære ID f.eks "021101" eller "113194A"	Mærket i overensstemmelse med indtastningen i attesten for en værnepligtig borger til værnepligt
Punkt 5. "Kategori af egnethed til militærtjeneste"	Skrevet med bogstaver: A - egnet til værnepligt B - egnet til værnepligt med mindre begrænsninger C - begrænset egnet til værnepligt D - midlertidigt uegnet til værnepligt Hvis der ikke er angivet i de relevante paragraffer i militær-ID, kategori "A " er indtastet	Skrevet med bogstaver: A - værnepligtig B - værnepligtig med mindre begrænsninger C - begrænset værnepligtig D - midlertidigt uegnet til værnepligt D - uegnet til værnepligt Udfyldes på baggrund af indtastningen i attesten for en værnepligtig borger til værnepligt
Punkt 6. "Navn på militærkommissariatet på bopælsstedet"	Placeret i overensstemmelse med sidste indtastning eller sidste stempel på militær-ID	Anbragt i overensstemmelse med den sidste indtastning eller det sidste stempel i attesten for en værnepligtig borger
Punkt 7. "Registreret med militæret" Udfyldes med blyant	Linje a) - i tilfælde, hvor der er en mobiliseringsordre og (eller) et stempel på udstedelse og tilbagetrækning af mobiliseringsordrer; Linje b) - for borgere reserveret hos organisationen i mobiliseringsperioden og i krigstid	Ikke udfyldt
: Punkt 8. "Bemærkning om fjernelse fra militær registrering" Med forbehold for at nå aldersgrænsen, være i reserve, "eller blive erklæret uegnet til militærtjeneste af helbredsmæssige årsager	Der laves en note: eller "Fjernet fra militær registrering på grund af helbredsmæssige årsager"	Der laves en note: "Fjernet fra militærregistrering på grund af alder" eller "Tegnet tilbage fra militær registrering af helbredsmæssige årsager"

Efter at have udfyldt sektionerne "Generelle oplysninger" og "Militære registreringsoplysninger", underskriver medarbejderen det personlige kort og angiver personligt datoen for at bekræfte samtykke med indtastede oplysninger. HR-medarbejderen sætter sin underskrift, stillingens navn og en udskrift af underskriften og bekræfter derved, at indtastningerne er foretaget af ham personligt på baggrund af de fremsendte dokumenter.

Indtastning af oplysninger om ansættelse, certificering, oo9... om efteruddannelse, incitamenter mv.

Når du indtaster oplysninger om ansættelse og overflytning til et andet job, skal du udfylde alle kolonner i tabellen. Oplysninger skal indtastes uden forkortelser

Oplysninger om ansættelse og overflytning til andet job indtastes på baggrund af en ordre (instruktion) om ansættelse (blanket T-1 og T-1a) og en ordre (instruktion) om overflytning til andet job (blanket T-5). Ved udfyldelse af dette afsnit skal HR-specialisten gøre medarbejderen bekendt med de indtastninger, der er foretaget mod kvittering.

Ved udfyldelse af afsnit. 4 “Certificering” af det personlige kort udfyldes alle kolonner, nemlig:

• dato for certificering;
• kommissionens beslutning, for eksempel "overførsel til en stilling", "sende til efteruddannelse" osv.;
• et link til et specifikt dokument (normalt en protokol over certificeringsresultater), der angiver dets nummer og dato.

Kolonnen "Baser" kan være tom, eller den kan angive en organisations ordre om at sende en medarbejder til certificering og/eller en ordre om at godkende certificeringsresultaterne.

Data om efteruddannelse registreres på baggrund af dokumenter, der indsendes ved ansættelse eller modtages fra personaleuddannelsesafdelingen. I afsnittet "Kvalifikationer" er følgende angivet:

• start- og slutdatoer for træning;
• type avanceret uddannelse;
• navn på uddannelsesinstitutionen (ministeriets videregående uddannelsesinstitut (afdeling), fakultet for videregående uddannelse ved en videregående uddannelsesinstitution, fakultet for videregående uddannelse ved en sekundær erhvervsuddannelsesinstitution, institution for avanceret uddannelse, efteruddannelseskurser ved ministeriet ( afdeling), videregående uddannelseskurser hos virksomheder, videnskabelige forsknings- og design- og ingeniørorganisationer, højere og sekundære, institutter for avanceret uddannelse og deres filialer);
• type dokument (certifikat, identifikation);
• kolonnen "Basis" kan være tom, eller den kan indikere en ordre fra organisationen om at sende en medarbejder til videreuddannelse.

Tilsvarende indtastes oplysninger om faglig omskoling med angivelse af det speciale (retning, erhverv), hvor omskolingen foregår.

Ved udfyldelse af afsnit. "Incitamenter og belønninger" er det nødvendigt at angive de typer af incitamenter, der anvendes til medarbejderen (både på organisatorisk niveau og på niveauet af ministerier og departementer), samt liste statspriser.

Ferieregnskab

I afsnittet "Ferie" føres optegnelser over alle typer ferier, som medarbejderen har fået i løbet af arbejdet i organisationen. Grundlaget for indtastning er påbud om at give orlov.

Ved udfyldning af ferietabellen på baggrund af en ordre indtastes kun startdatoen for ferien, mens slutdatoen indtastes "de facto", efter at medarbejderen faktisk er vendt tilbage fra ferie. Dette skyldes, at hvis en medarbejder bliver kaldt tilbage fra ferie eller bliver afbrudt, vil kolonnen "Slutdato" angive medarbejderens tilbagevenden til arbejdsdato, og ikke den planlagte slutdato for ferien som bestilt.

Orlov uden løn skal noteres i samme tabel. Det tages i betragtning ved opgørelsen af ​​den anciennitet, der giver ret til årlig grundorlov med løn, fordi der ifølge art. 121 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks, og det inkluderer ikke tidspunktet for at give en medarbejder orlov uden løn i en varighed på mere end 7 kalenderdage.

Tilsvarende tages der ikke hensyn til den anciennitet, der giver ret til årlig grundorlov med løn, og tidspunktet for forældreorlov, før barnet når den lovlige alder.

Desuden er der ifølge art. 121 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks, fra den anciennitet, der giver ret til årlig grundlæggende betalt ferie, den tid, hvor medarbejderen er fraværende fra arbejde uden gode grunde, herunder på grund af hans afskedigelse fra arbejdet i tilfælde, der er fastsat i art. 76 Den Russiske Føderations arbejdskodeks.

Nedenfor er mulige typer dokumenter, på grundlag af hvilke HR-afdelingens medarbejder genberegner denne anciennitet (i henhold til artikel 76 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks).

Typer af dokumenter, der tjener som grundlag for genberegning af anciennitet i tilfælde af afskedigelse fra arbejde

1	2
Manglende uddannelse og afprøvning af viden og færdigheder inden for arbejdsbeskyttelse i overensstemmelse med den fastlagte procedure
Undladelse af at gennemgå obligatorisk foreløbig eller periodisk lægeundersøgelse i overensstemmelse med den etablerede procedure	Protokol og ordre fra tilsynet om afskedigelse af en medarbejder fra arbejde. Ordre fra lederen om fjernelse fra arbejde af denne grund
Identifikation, i overensstemmelse med en lægeerklæring, af kontraindikationer for udførelse af arbejde fastsat i ansættelseskontrakten	Ordre fra lederen om fjernelse fra arbejde af denne grund

I afsnittet "Yderligere oplysninger" angives for fuldstændigheden af ​​regnskabet, hvor det er nødvendigt:

• information om uddannelse på deltid (aften), korrespondance, eksterne afdelinger på højere og sekundære institutioner erhvervsuddannelse(du skal også angive datoerne for optagelse på uddannelsesinstitutionen og dens eksamen):
• oplysninger om en funktionshæmmet person, der angiver MSEC-certifikatet, handicapgruppen og datoen for dens oprettelse (ændring), årsagen til handicap;
• MSEC konklusion om arbejdets betingelser og art.

Efter en medarbejders afskedigelse fra organisationen foretages indtastninger i pkt. XI "Begrundelse for afskedigelse", som angiver en opdeling af begrundelsen for afskedigelse af medarbejderen i overensstemmelse med den nøjagtige ordlyd i Den Russiske Føderations arbejdskodeks, datoen for afskedigelsen og nummeret på afskedigelsesordren.

Ved lukning af et T-2 personligt kort sætter HR-medarbejderen sin personlige underskrift med udskrift og angivelse af stillingen. Medarbejderen skriver selv under på samme måde. I dette tilfælde bekræfter medarbejderens underskrift hans aftale med alle indtastninger på hans personlige kort.

Ændring af medarbejderoplysninger

Når oplysninger om en medarbejder ændres, indtastes de tilsvarende data på hans personlige kort, som attesteres ved underskrift af en specialist fra HR-afdelingen, og hvis der sker ændringer i pkt. "Generelle oplysninger" og "Oplysninger om militær registrering", derefter med underskrift af medarbejderen selv.

Ændringer foretages efter samme skema som i arbejdsbogen. Baseret på de første formularer og under implementeringen af ​​et automatiseret personaleregnskabssystem i USSR blev OST "Standard for automatiserede personalestyringssystemer" udviklet. Den skitserede de grundlæggende regler for udfyldning af et personligt kort. Som anført i OST, "når et efternavn ændres, overstreges det gamle, og et nyt skrives i stedet i overensstemmelse med de dokumenter, der er indsendt til personaleafdelingen." Yderligere er "alle efterfølgende ændringer af medarbejderens data (skifte af bopæl osv.) afspejlet i det personlige kort af HR-afdelingens medarbejder." En fuldstændig udskiftning af et personligt kort er ikke tilrådeligt af den grund, at det i fremtiden vil være vanskeligt at genoprette hele billedet for denne medarbejder.

Hvad angår ændringer i pasdata og civilstand, kan samme ordning anvendes - med gennemstregning.

V. MITROFANOVA, Ph.D. økonomi. Sciences, direktør for "Center for Faglig Udvikling"

• Personalejournalstyring og arbejdsret

At udfylde en medarbejders personlige kort er fyldt med mange funktioner. Lad os se på denne procedure mere detaljeret ved hjælp af eksempler.

Den forenede form for personligt kort nr. T-2 består af fire ark og indeholder følgende sektioner:

I. "Generelle oplysninger";
II. "Oplysninger om militær registrering";
III. "Ansættelse og overflytning til et andet job";
IV. "Certificering";
V. "Avanceret uddannelse";
VI. "Professionel omskoling";
VII. "Priser (opmuntrer), ærestitler";
VIII. "Ferie";
IX. "Sociale ydelser, som en medarbejder er berettiget til i henhold til loven";
X. "Yderligere oplysninger";
XI. "Begrundelse for opsigelse af en ansættelseskontrakt (afskedigelse)."

Når du udfylder kortet, må du ikke bruge symboler som kolon (:), lig (=) eller skråstreg (/). I kodningszonen er sådanne betegnelser generelt uacceptable.

Ved udfyldning af teksten skal den ikke gå ind i kodningsfeltet, ellers anses dokumentet for beskadiget og skal omskrives (ved udfyldning første gang).

Hvis nogle data ikke er udfyldt i det personlige kort, eller svarene er negative, skriver vi ikke noget i den kodede del. Der er ingen bindestreger i tomme kolonner.

Den indledende udfyldning af et personligt kort kan ske enten manuelt eller elektronisk. Efterfølgende indtastninger foretages manuelt, da medarbejderen skal gøres bekendt med dem mod underskrift, og genudskrivning af T-2-formularen er nu forbudt.

Vi udfylder "overskriften" på det personlige T-2-kort

I overskriften på dit personlige kort angiver du organisationens OKPO baseret på statistiske data. Organisationens navn er skrevet uden forkortelser. Virksomhedens placering er skrevet adskilt af et komma efter navnet.

Dato for kompilering personligt kort afspejles i følgende form: DD.MM.ÅÅÅÅ (for eksempel 04/23/2013).

Et personligt regnskabskort oprettes på arbejdspladsen umiddelbart efter, at påbud om ansættelse er afgivet. Samtidig skal du lave en indtastning i medarbejderens arbejdsbog om ansættelse.

Personalenummer- dette er det medarbejdernummer, der er tildelt ham på denne virksomhed til internt regnskab. Når du udfylder et personligt kort, er et personalenummer allerede blevet tildelt ham (fra lederens ordre).

TIN(skatteyderens identifikationsnummer). En medarbejder må ikke oplyse et TIN, når han søger job, pga dette er hverken specificeret i arbejdsloven eller i skatteloven og er derfor ikke obligatorisk. Hvis medarbejderen ikke har et TIN eller ikke har oplyst det, udfyldes dette felt ikke.

SNILS(nummer på statens pensionsforsikringsbevis).

Baseret på del 1 af art. 65 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks, er medarbejderen forpligtet til at give arbejdsgiveren SNILS. Hvis en medarbejder får et job for første gang, påhviler forpligtelsen til at udstede et certifikat arbejdsgiveren (del 4 i artikel 65 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks).

Hvis en medarbejder har mistet SNILS, skal han skrive en ansøgning om genoprettelse af dette dokument og giver det videre til personaleansvarlige, som derefter sender det videre til Pensionskassen. Herefter udfyldes SNILS-nummeret ud fra det nyindkomne dokument.

Forsikringsbeviser opbevares i hænderne på medarbejderne.

Alfabet. Her angiver vi det første bogstav i medarbejderens efternavn for at gøre det nemmere at organisere kort.

Arbejdets art. Vi angiver "permanent" eller "midlertidigt". Vi udfylder den ud fra ordren. Vi skriver ordene fuldt ud.

Type arbejde. Vi angiver, om det er dit hovedjob eller et deltidsjob. Vi skriver fuldt ud.
Hvis en medarbejder arbejder på deltid, udfyldes et personligt kort til ham ikke, da alle oplysninger er angivet på kortet på hovedarbejdsstedet.

Etage kan udelukkende angives med ord eller med de første bogstaver "M" og "F".

Afsnit I "Generelle oplysninger"

1. Efternavn, fornavn, patronym. Disse data registreres baseret på passet. Vi skriver fuldstændigt og læseligt.

Vi skal udfylde kodningszoner baseret på al-russiske klassificeringsanordninger:

OKATO - "All-Russian Classifier of Objects of Administrative-Territorial Division" OK 019-95 godkendt ved resolution af den russiske føderations statsstandard nr. 413 af 31. juli 1995;

OKIN - "All-Russian Classifier of Information on the Population" OK 018-95 godkendt ved resolution af den russiske føderations statsstandard nr. 412 af 31. juli 1995;

OKSO - "All-Russian Classifier of Specialties in Education" OK 009-2003 godkendt ved resolution af den russiske føderations statsstandard nr. 276-st dateret 30. september 2003;

OKPDTR - Resolution af den russiske føderations statsstandard nr. 367 dateret 26. december 1994 "Om vedtagelse og implementering af den all-russiske klassificering af arbejdererhverv, medarbejderstillinger og takstkategorier" OK 016-94.

Hvis du har indtastet kodningen forkert, betragtes T-2-formularen som beskadiget og skal omskrives. Indtast derfor enten indkodningsdataene korrekt eller slet ikke, før kortet er afleveret til arkivet.

2-3. Fødselsdato og -sted skrevet på baggrund af pas eller lignende dokument. Vi skriver helt i ord, for eksempel: "24. maj 1973" og koder 05.24.73.

Linjen "Fødselssted" bør, når den er udfyldt, ikke overstige 100 tegn. Vi skriver distrikter og regioner i genitiv kasus, uden kommaer. Du kan skrive med forkortelser iflg almindelige regler: by - by, egn - kr., landsby - landsby, egn - egn, okrug - env., landsby - landsby, station - station, bydel - bydel; ordene - aul, kishlak, landsby, landsby - er skrevet fuldt ud.

Kodning af bopæl - ifølge OKATO på denne adresse.

4. Vi skriver statsborgerskab uden forkortelse. Statsborgerskab er underlagt kodning baseret på OKIN:

Borger i Den Russiske Føderation - 1;
- statsborger i Den Russiske Føderation og en fremmed stat - 2 (hvis dobbelt statsborgerskab, næste i parentes angiver vi, hvilken stat dette statsborgerskab er);
- udenlandsk statsborger (angiv hvilken stat) - 3;
- statsløs person - 4.

Hvis en medarbejder har to statsborgerskaber, og han ikke har informeret arbejdsgiveren om det andet, er dette ikke arbejdsgiverens skyld. Denne information kun obligatorisk for medarbejdere, der tager et job, der kræver adgang til statshemmeligheder.

5. Grad af sprogkundskab

På dette tidspunkt skriver vi ned fremmedsprog i forhold til sproget i Rusland, som medarbejderen taler, hvis dette er nødvendigt for arbejdet. Vi tager data fra medarbejderens egne ord (spørgeskema, test osv.).

HR-inspektøren kan udfylde to koder: selve sproget og graden af ​​kendskab til det, eller han kan kun angive én kode - graden af ​​kendskab til sproget. Disse data er skrevet med flere mellemrum. Sprogkoder og vidensgrader:
- Engelsk (OKIN-kode "014"), tysk (OKIN-kode "135"),
- Fransk (OKIN-kode "213") Italiensk (OKIN-kode "070");
- læser og oversætter med en ordbog - OKIN kode "1";
- læser og kan forklare sig - OKIN kode "2";
- flydende - OKIN-kode "3".

Hvis en medarbejder taler flere sprog, optages de separat på hver linje.

6. Alle oplysninger om uddannelse. Her skriver vi kvalifikationer, speciale osv. Disse data tager vi fra uddannelsesdokumenter.

Uddannelse har følgende kodning ifølge OKIN:
- primær (almen) uddannelse - 02;
- grundlæggende almen uddannelse - 03;
- sekundær (fuldstændig) almen uddannelse - 07;
- primær erhvervsuddannelse - 10;
- sekundær erhvervsuddannelse - 11;
- ufuldstændig videregående uddannelse - 15;
- videregående uddannelse - 18;
- efteruddannelse - 19.

Form T-2 har to blokke af kolonner, som angiver oplysninger om to uddannelsesinstitutioner.

Hvis en medarbejder har gennemført tre kurser på et universitet, klassificeres han som en person med en ufuldstændig (uafsluttet) videregående uddannelse. erhvervsuddannelse. Bekræftelse af en sådan uddannelse er kun et certifikat eller diplom for ufuldstændig videregående uddannelse statsstandard(ikke en rekordbog eller et studiekort!).

Hvis en medarbejder ikke er færdiguddannet fra et universitet, vil hans uddannelsesrekord se sådan ud.

Hvis en medarbejder har gennemført uddannelsen helt eller mere end halvdelen, men ikke har forsvaret afhandling eller ikke bestod statseksamenen - "ufuldstændig videregående uddannelse";

Hvis medarbejderen har gennemført tre kurser - "ufuldstændig videregående uddannelse, III (IV, V, VI) kursus";

Hvis en medarbejder studerede, men ikke dimitterede fra et universitet eller en erhvervsskole og gennemførte mindre end halvdelen af ​​kurserne, så skriver vi uddannelsen i henhold til den tidligere afsluttede uddannelsesinstitution: "grundlæggende generelt"; "gennemsnitlig (fuld) generel"; "ufuldstændig sekundær"; "ufuldstændig ungdomsuddannelse".

Hvis medarbejderen modtager uddannelse på næste niveau, tilføjes uddannelsen som supplement til del 1, punkt 6, f.eks.

Vi skriver navnet på uddannelsesinstitutionen, dens serie og nummer ud fra uddannelsesdokumentet. Lange titler det er tilladt at forkorte uden at miste betydningen (for eksempel et navn - "im."). Ingen priser (ordrer) er angivet i uddannelsesinstitutionernes navne. Når vi dimitterer fra en uddannelsesinstitution, indtaster vi posten med arabiske tal, for eksempel 2013.

Kvalifikationen (graden) er skrevet på baggrund af samme uddannelsesdokument. For kvalifikationerne "bachelor" og "master" er retningen angivet, og for kvalifikationen "specialist" er specialet angivet.

Efter eksamen fra en erhvervsskole angives kvalifikationer som følger: "installatør", "montør", "advokat".

I det personlige kort i den sidste blok af afsnit 6 afspejles en registrering af postgraduate-uddannelse: forskerskole, opholdssted, postgraduate-studie eller ph.d.-studier. Ph.d.-studier har en OKIN-kode på 01, andre former - 02.

7. Erhverv. I denne klumme skriver vi professionen ud fra arbejdsbogen, medarbejderforklaringer og personaletabellen. Hvis medarbejderen har et andet erhverv, udfyldes det på baggrund af et dokument, der bekræfter modtagelsen af ​​en anden eller anden uddannelse.

Fagkoden er fastsat i henhold til OKPDTR og omfatter 17 cifre, og stillingskoden - 13. Koden indeholder alle oplysninger om medarbejderens erhverv, arbejdsforhold, stilling og løn. Det er tilladt at forkorte koden til de første fem eller seks cifre, som angiver erhvervet (5 cifre) eller erhvervet og et kontrolnummer (6 cifre).

8. Erhvervserfaring. Vi tager ancienniteten fra angivelserne i arbejdsbogen (ansættelseskontrakter mv.). Det afspejles i dage, måneder, år.

Når du beregner anciennitet, skal du bruge paragraf 61 i instruktionerne til udfyldelse af individuelle (personlige) registreringsformularer i det obligatoriske pensionsforsikringssystem, godkendt ved resolution fra bestyrelsen for pensionsfonden i Den Russiske Føderation nr. 192p. fra 31/07/06

Længden af ​​erhvervserfaring bestemmes som forskellen i summen af ​​slut- og begyndelsesdatoer for de perioder, der er angivet i arbejdsbøger. Da afskedigelsesdagen er den sidste arbejdsdag, skal den lægges til den samlede anciennitet. Vi skriver den beregnede samlede anciennitet i alt - det er det antal år, måneder og dage, medarbejderen har arbejdet.

Vi beregner også den anciennitet, der giver ret til en lang anciennitetsbonus. Det bestemmes i overensstemmelse med særlige reguleringsdokumenter.

Kolonnen "erhvervserfaring" giver mulighed for anciennitet, der er defineret som fortrinsret (f.eks. erhvervserfaring i regionerne i det fjerne nord og tilsvarende områder). Når du ansætter en medarbejder, for hvem din arbejdsplads er den første, sætter vi nuller i længden af ​​servicelinjer.

9. Gift status. Dette betyder kodning baseret på OKIN:

Aldrig været (var) gift - 1;
- er i et registreret ægteskab - 2;
- er i et uregistreret ægteskab - 3;
- enkemand (enke) - 4;
- fraskilt (skilt) - 5;
- adskilt (brudt op) - 6.

10. Familiesammensætning. Her viser vi kun familiemedlemmer, der angiver graden af ​​deres forhold til medarbejderen og dem, der bor hos ham. Vi udfylder oplysninger om de nærmeste pårørende (mor, far, datter, søn, søster, bror, person i hvis varetægt medarbejderen var, og andre nære pårørende).

11. Pasoplysninger udfylde baseret på dit pas.

12. Bopæl. Vi skriver på baggrund af pasdata. Vi udfylder det faktiske opholdssted ifølge medarbejderen. Hvis opholdsstedet i henhold til passet og faktisk er sammenfaldende, skal linjen med den faktiske adresse ikke udfyldes. Vi koder bostedet efter OKATO.

Afsnit II "Oplysninger om militær registrering"

Vi udfylder dette afsnit baseret på dokumenterne:
- militært ID (eller midlertidigt certifikat udstedt i stedet for et militært ID) - for personer i reserve;
- attest for værnepligtig borger til værnepligt - for værnepligtige.

Udfyld formularen som følger:

afsnit 3 "Komposition (profil)" - udfyldt uden forkortelse (for eksempel "medicinsk", "kommando" eller "sømænd", "soldater" osv.);

punkt 4 "Fuld kodebetegnelse VUS" - skriv den fulde betegnelse (består af seks tal eller seks tal og et bogstav, for eksempel "127659A");

Punkt 5 "Kundskabskategori til værnepligt" har kodningerne: A (egnet til værnepligt), B (egnet til værnepligt med mindre begrænsninger), C (begrænset egnet til værnepligt) eller D (midlertidigt uegnet til værnepligt ).

Hvis disse poster ikke er på det militære ID, sætter vi kategori "A".

Punkt 7 "Registreret med militæret" er udfyldt med blyant:

linje a) - i tilfælde, hvor der er en mobiliseringsordre og (eller) et stempel på udstedelse og tilbagetrækning af mobiliseringsordrer;
linje b) - for borgere, der er reserveret hos organisationen i mobiliseringsperioden og i krigstid.

For værnepligtige borgere udfyldes følgende punkter på baggrund af attesten:

afsnit 2 "Militær rang" - skriv "underlagt værnepligt";
afsnit 5 "Kategori af egnethed til værnepligt" - skriv med bogstaver: A, B, C, D (se ovenfor) eller D (ikke egnet til værnepligt).

I afsnit 8 i afsnit II af det personlige kort foretager vi om nødvendigt indtastningen "fjernet fra militær registrering efter alder" eller "fjernet fra militærregistrering på grund af helbredsmæssige årsager."

Efter at have udfyldt afsnit II, attesterer HR-inspektøren de skriftlige data med sin underskrift og laver en udskrift, der angiver sin stilling. Han skriver også under på den anden side og angiver datoen for færdiggørelsen. Denne side er også underskrevet af medarbejderen.

Afsnit III "Ansættelse og overflytning til andet arbejde" og Afsnit XI "Begrundelse for opsigelse af en ansættelseskontrakt (afskedigelse)"

Disse sektioner udfyldes meget omhyggeligt, da medarbejderens anciennitet afhænger af deres færdiggørelse. Vi skriver data i disse afsnit på baggrund af en ordre (instruktion) fra lederen: ved ansættelse, ved overgang til et andet job, ved opsigelse (opsigelse) af en ansættelseskontrakt. Disse oplysninger skal kopieres i arbejdsbogen.

Hver indtastning bekræftes af medarbejderens underskrift.

I "Begrundelse for opsigelse af en ansættelseskontrakt (afskedigelse)" skriver vi årsagen til afskedigelsen i overensstemmelse med artiklerne i arbejdsloven.

Afskedigelsesdatoen er medarbejderens sidste arbejdsdag. Oplysninger om afskedigelse skal attesteres af både medarbejderen og HR-inspektøren.

Afsnit IV "Certificering"

I dette afsnit udfylder vi data fra certificeringskommissionens afgørelse, som normalt er formuleret som følger:
- svarer til den besatte stilling;
- svarer til den besatte stilling, med forbehold for forbedring af arbejdet og implementering af kommissionens anbefalinger med gencertificering efter et år;
- svarer ikke til den besatte stilling.

Vi skriver certificeringsdatoen, antallet og datoen for certificeringsresultaterne, grundlaget for certificering (ordre).

Certificeringsdata indtastes på grundlag af det dokument, der er udstedt til medarbejderen.

Afsnit V "Avanceret uddannelse"

Oplysninger om efter- og erhvervsuddannelser udfyldes på baggrund af dokumenter udleveret af medarbejderen, eller fra personaleuddannelsesafdelingen. Udfyld:
start- og slutdato for uddannelse, type efteruddannelse, navn på uddannelsesinstitution, type certificeringsdokument (certifikat, certifikat, diplom).

Vi må ikke skrive noget i "Baserne", eller vi udfylder ordren på grundlag af hvilken medarbejderen blev sendt til avanceret uddannelse (artikel 197 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks) eller en kontrakt om erhvervsuddannelse mellem medarbejderen og arbejdsgiveren.

Her indtaster vi også data om medarbejderens faglige omskoling.

Afsnit VII "Priser (opmuntrer), ærestitler"

I dette afsnit skriver vi alle former for incitamenter til medarbejderen på baggrund af art. 191 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks og lokale reguleringsakter, og lister også priser og ærestitler.

Afsnit VIII "Ferie"

Dette afsnit indeholder oplysninger om alle orlov, der blev tildelt medarbejderen: endnu en ferie, barsel, orlov uden løn.

Vi udfylder typen af ​​orlov, dens periode, varighed og grundlaget for dens levering.
Orlov uden løn med en samlet varighed på mere end 14 dage (artikel 121 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks) i løbet af året er ikke inkluderet i den anciennitet, der giver ret til årlig grundlæggende betalt ferie, men tages i betragtning i ændringer i arbejdsåret.

Perioder, der ikke indgår i erhvervserfaringen på grundlag af del 2 af art. 121 i Den Russiske Føderations arbejdskodeks (for eksempel det tidspunkt, hvor en medarbejder er fraværende fra arbejde uden god grund) afspejles i det personlige kort ved at ændre datoen for arbejdsåret. Grundlaget herfor er timesedler, påbud om at fjerne en medarbejder fra arbejde mv.

Arbejdsåret for fastsættelse af ferie regnes fra det tidspunkt, medarbejderen ansættes. For eksempel fra 20. marts 2013 til 19. marts 2014.

Hvis en medarbejder holder ferie i dele, er arbejdsåret stadig angivet fuldt ud.

"Slutdatoen" for ferie er den dato, hvor medarbejderen faktisk vender tilbage til arbejdet, og ikke den planlagte ferieafslutning baseret på ordren, fordi Medarbejderen kan tilbagekaldes fra ferie før tid.

Hvis kolonnen for ferie ikke er nok, oprettes en "Tilføjelse til medarbejderens personlige kort". Det repræsenterer overskriften og tabeldelen af ​​det afsnit, der mangler.

Afsnit IX "Sociale ydelser"

Dette afsnit afspejler de sociale ydelser, der gives til medarbejderen på grundlag af lovgivningen.

Afsnit X "Yderligere oplysninger"

Dette afsnit udfyldes efter lederens skøn. Dette kan omfatte oplysninger, der ikke blev afspejlet i andre afdelinger. Eksempelvis en medarbejders studier på deltids(aften)kurser, information om en arbejdshandicap (baseret på attest fra Sundhedsstyrelsen). ekspertkommission(herefter benævnt MSEC, VTEC), handicapgruppe osv. information.

Hvis medarbejderen ikke ønsker at underskrive sin afskedigelse, udarbejder HR-afdelingens inspektør en særlig lov.

Ændring af medarbejderoplysninger

Hvis en medarbejder har ændret sig (ændringer i personlig livsstatus, adresse, pasdata osv.), er de angivet på hans personlige kort og bekræftet af inspektørens og medarbejderens underskrift. På samme tid gammelt indlæg er streget over, og en ny indtastes i samme kolonne baseret på de nye dokumenter, der er fremlagt.

Det er ikke tilrådeligt at ændre et personligt kort, da det er svært at indsamle alle underskrifter fra medarbejderen og gendanne hans originale data.

Hvis en medarbejder for eksempel har skiftet sit efternavn, så kan det nye skrives sådan: streg det gamle over, og skriv det nye ovenpå eller på siden. Denne registrering bekræftes af HR-medarbejderens underskrift her.

Dokumentet, på grundlag af hvilket ændringerne er sket, kan angives i afsnit X i de supplerende oplysninger. I dette tilfælde er det ikke nødvendigt at attestere denne registrering af en medarbejder i HR-afdelingen.

Du kan lave et ekstra ark til at erstatte siden. Desuden sætter vi på den gamle side en note om, at siden er blevet ændret og skriver årsagen (ændring af efternavn). Det noterer vi også på den nye side.

Hvordan laver man rettelser i et personligt kort i T-2-formularen?

Hvis du har indtastet forkerte oplysninger, overstreges de forkerte oplysninger, og de korrekte oplysninger skrives. Ved siden af ​​skriver vi ordet "rettet" og attesterer det med underskrift af HR-inspektøren og medarbejderen selv.

For organisering af personlig kortregnskab på arbejdet og en prøve, se

Gratis bog

Tag snart på ferie!

For at modtage en gratis bog skal du indtaste dine oplysninger i formularen nedenfor og klikke på knappen "Få bog".