Come scrivere una lettera commerciale: tipologie, regole di progettazione, stile ed esempi di lettere commerciali. Lettera di garanzia per la fornitura di una sede legale

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GOST 7.0.8-2013 “Sistema di standard per l'informazione, la biblioteca e l'editoria. Conservazione e archiviazione dei registri. Termini e definizioni” ha consolidato i significati di base dei concetti che utilizzeremo ulteriormente:

• destinazione- estremi contenenti informazioni sul destinatario del documento;
• dettagli del documento– elemento di progettazione del documento.

Inoltre, è necessario prestare attenzione al nuovo termine attributo, che viene utilizzato attivamente quando si lavora con documentazione scientifica e tecnica elettronica ed è considerato come componente obbligatorio degli oggetti di scena documento. Le regole per la registrazione dei dettagli del "destinatario" stabilite da GOST R 6.30-2003 prevedono varie opzioni la sua progettazione - in essi gli attributi principali del requisito “destinatario” sono formalizzati o non formalizzati in modo diverso.

E infine, il termine destinazione deve essere distinto dal concetto obsoleto destinatario, che è tuttavia menzionato nell'appendice al Regolamento per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali (approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 n. 477) nel significato autore, cioè. mittente del documento(e soprattutto lettere).

Poiché la corrispondenza di solito occupa più dell'80% del flusso di documenti delle organizzazioni, prenderemo in considerazione le regole per la registrazione dei dettagli del "destinatario" utilizzando l'esempio delle lettere ufficiali ufficiali, che vengono redatte in formato cartaceo e inviate al destinatario principalmente tramite posta.

Nel processo di conduzione della corrispondenza, i manager, i dipendenti e il servizio di gestione dei record dell'organizzazione dovrebbero tenere conto dei seguenti fattori:

• tecnologico, il che significa che l'organizzazione invierà la propria lettera tramite gli uffici postali o utilizzando i servizi di società che consegnano la corrispondenza. Queste società e Russian Post agiscono come terze parti indipendenti durante il processo di consegna. Quando si compone una lettera, è necessario tenere conto del modo in cui verrà inviata, imballata, che l'ordine e la sequenza di registrazione degli attributi dell'indirizzo postale sono stabiliti dalle Regole per la fornitura dei servizi postali, approvate con risoluzioni del Governo della Federazione Russa e sono periodicamente aggiornati;
• manageriale, Perché La lettera può contenere:
  • specifica decisione gestionale, proposta, relazione o reclamo - può essere indirizzato a un'organizzazione superiore o ad un partner paritario, cliente;
  • un ordine obbligatorio o un atto giuridico normativo inviato alle organizzazioni subordinate per l'esecuzione o l'informazione.
    Cioè, lo scopo della creazione e il contenuto del documento, il posto dell'organizzazione autore nel sistema di gestione e il rapporto con il destinatario della lettera influenzano la progettazione del requisito “destinatario”. Inoltre, la lettera deve essere inviata al punto (organizzazione, funzionario, specialista, unità strutturale) in cui esiste l'autorità per risolvere la questione esposta nel documento, in modo definitivo e nel merito. Se hai diverse domande/suggerimenti per questa organizzazione che non sono correlati tra loro e la cui soluzione è di competenza persone diverse, allora è meglio scrivere una lettera separata a ciascun “destinatario finale”. E se non sai chi sarà incaricato di lavorare sulle tue domande, puoi inserirle in una lettera indirizzata a direttore generale o indirizzarlo in generale all'organizzazione;
• fattore etichetta– la necessità di rispettare le regole di cortesia accettate, tenendo conto della situazione specifica della comunicazione commerciale, dello status e della posizione del destinatario (persona fisica o giuridica, organizzazione superiore o subordinata, la lettera viene inviata per la prima volta o ad un corrispondente permanente, ecc.).

Modulo lettera organizzativa

Per condurre la corrispondenza, quasi tutte le organizzazioni sviluppano e approvano il proprio modulo di lettera. La composizione dei suoi dettagli ed esempi di design possono essere trovati:

• in GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la predisposizione della documentazione” (Figure B.2 – B.4) e
• Approvate le raccomandazioni metodologiche per lo sviluppo di istruzioni per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali. con ordinanza di Rosarkhiv del 23 dicembre 2009 n. 76 (clausola 3.3.1 con allegati).
  Le organizzazioni prestano grande attenzione allo sviluppo del formato della lettera e lo includono anche in un libro di stile “aziendale”, il che è assolutamente giusto, perché è il “volto” di una persona giuridica, forma l'immagine dell'autore della lettera e l'impressione di lui. Ma non si tratta solo della qualità della carta e dei colori della vernice utilizzati per realizzare la forma. Nel modulo è indicata la denominazione completa ed abbreviata dell'ente, la forma organizzativa e giuridica e la subordinazione. La cosa più importante è seguire progettazione corretta informazioni sull'autore che sono indicate su di esso, elencando tutti i modi per contattare l'autore. In ambiente esterno questo trasmette segnali di stabilità, disponibilità al contatto, apertura e “buona volontà” dell'organizzazione.

La posizione dei dettagli nel modulo può essere:

• longitudinale(come nell'Esempio 1) o
• angolo:
  • centrato(come nell'esempio 2) o
  • bandiera(gli attributi si trovano nella stessa zona laterale, ma il testo di ogni riga inizia dal bordo del margine sinistro).

Le forme longitudinale e angolare hanno una posizione diversa per l'attributo “destinatario” è indicato da un riempimento arancione (confronta gli esempi 1 e 2);

Attributi dell'attributo “destinatario”.

Inoltre, la risposta alla domanda “Dove?”, cioè la registrazione dell'attributo “indirizzo postale” è considerata facoltativa da GOST. Se si adatta, i suoi elementi sono scritti nella sequenza prevista dalle Regole per la fornitura dei servizi postali (questo è stabilito dalle Raccomandazioni metodologiche per lo sviluppo di istruzioni per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali, Appendice n. 11) . Indicare l'indirizzo postale sulla lettera stessa diventa conveniente quando si utilizza una busta con finestra, in cui saranno visibili tutti i dati del destinatario (a chi e dove deve essere consegnata la lettera), quindi queste informazioni non devono essere duplicato sulla busta manualmente o mediante apposizione di una “etichetta”. Con grandi volumi di corrispondenza, questo approccio consente di risparmiare notevolmente tempo e denaro.

Se la lettera è indirizzata ente statale, ente locale, autorità suprema, organizzazione superiore, quindi l'attributo "indirizzo postale" non è ancora stato rilasciato (è indicato solo sulla busta). Vedi esempi 3 e 4.

Se la lettera viene inviata al primo il capo di questa “organizzazione superiore”, allora il nome dell'organizzazione è incluso nella posizione, vedere gli esempi 5 e 6. Sia la posizione che il nome completo si scrivono al dativo.

Esempio 1

Comprimi spettacolo

Esempio 2

Comprimi spettacolo

Esempio 3

Comprimi spettacolo

Esempio 4

Comprimi spettacolo

Esempio 5

Comprimi spettacolo

Esempio 6

Comprimi spettacolo

Se la lettera indirizzato a un peer di terze parti o a un'organizzazione di downline, quindi il "destinatario" della lettera può includere un indirizzo postale, che è meglio separare dal nome dell'organizzazione con un'interlinea di 1,5–2 e inizia con una lettera minuscola come prescritto da GOST R 6.30-2003 (ad esempio, " via” o “pr.”):

Esempio 7

Comprimi spettacolo

Se la lettera è indirizzata al direttore organizzazione, quindi la posizione comprende il nome completo dell'organizzazione indicandone la forma organizzativa e giuridica:

Esempio 8

Comprimi spettacolo

Se la lettera è indirizzata al capo di un'organizzazione con la quale non viene effettuata la comunicazione per la prima volta, è meglio non indicare l'indirizzo postale.

Se la lettera è indirizzata vicedirettore o altro funzionario (e non il primo dirigente), allora sono consentite opzioni (con o senza l'aggiunta di un indirizzo postale) e dovresti prestare attenzione alle maiuscole e all'interlinea. Rivolgersi ad un funzionario si fa sempre nel caso dativo; se il nome dell'organizzazione è separato dalla sua posizione, viene scritto caso nominativo:

Esempio 9

Comprimi spettacolo

Esempio 10

Comprimi spettacolo

Se la lettera è indirizzata unità strutturale organizzazioni, quindi nell'attributo "destinatario", indicare prima il nome dell'organizzazione (sono consentite abbreviazioni stabilite) e solo allora - questa unità strutturale nel caso nominativo.

È consigliabile utilizzare l'interlinea negli esempi 7, 10 e 11 per separare gli attributi dell'attributo “destinatario” per accelerare la percezione e l'isolamento delle informazioni da parte del destinatario, ma questo non è un requisito rigoroso.

Esempio 11

Comprimi spettacolo

Esempio 12

Comprimi spettacolo

Se la lettera è indirizzata al capo di un'unità strutturale, il nome dell'organizzazione (nel caso nominativo) è incluso nell'attributo "destinatario" e il nome dell'unità è incluso nel nome completo della posizione in il caso dativo:

Esempio 13

Comprimi spettacolo

Stabilisce GOST R 6.30-2003 un metodo di progettazione generalizzata dei destinatari quando si inviano lettere a diverse organizzazioni omogenee o diversi divisioni strutturali una organizzazione. Questo metodo fornisce:

• sulla lettera stessa, il disegno del nome generalizzato dei destinatari;
• compilazione aggiuntiva di un elenco separato per l'invio di lettere, che includa i loro nomi specifici e indirizzi postali.

Esempio 14

Comprimi spettacolo

Esempio 15

Comprimi spettacolo

Vedi articolo " Creazione di buste in MS Word"per imparare a personalizzare l'indirizzo del mittente, creare velocemente tante buste secondo un modello e una mailing list determinati, decorarle con uno sfondo o un disegno (si consigliano idee per decorare una busta per il 23 febbraio e l'8 marzo

Mailing List o Lista di distribuzione viene generato dall'esecutore della lettera in base al classificatore delle organizzazioni e dei loro indirizzi, che solitamente viene accumulato nel servizio di gestione dell'ufficio a seguito delle operazioni di registrazione dei documenti (nell'EDMS o nelle tabelle Word, Excel). Su ciascuna busta in cui è sigillata ciascuna copia della lettera, è indicato il nome e l'indirizzo specifici dell'organizzazione secondo la mailing list. In base a questo elenco è possibile configurare automaticamente le informazioni di stampa sulle buste anche tramite Word.

È necessario notare che questo metodo viene solitamente utilizzato da un'organizzazione superiore quando invia lettere ai suoi organi subordinati.

Tuttavia se non ci sono più di 4 destinatari di una lettera, quindi tutti i destinatari vengono registrati sul documento stesso, quindi puoi fare a meno di una mailing list (la parola "Copia" non appare prima del 2°, 3° e 4° destinatario). Questa limitazione al numero di destinatari in una lettera è stabilita da GOST R 6.30-2003 e dal buon senso. In questo caso, l'indirizzo viene redatto in alto a destra come un elenco dei dati del "destinatario" per ciascun ente/organizzazione, ma tutte le copie di tale lettera sono firmate come originali e ciascuna copia è sigillata in una busta separata sul quale viene rilasciato il corrispondente indirizzo postale specifico.

Questo metodo di indirizzamento è comodo da utilizzare quando è necessario notificare violazioni o eventi significativi, principalmente alle autorità di vigilanza e di regolamentazione di livello superiore. In questo modo tutti i destinatari vedranno a chi altro è stato inviato. questa lettera.

Esempio 16

Comprimi spettacolo

Se una lettera con lo stesso contenuto (ad esempio una lettera di offerta) deve essere inviata a più organizzazioni "indipendenti", allora è meglio emettere ciascuna lettera nello stato di originale, cioè Su ciascuno indicare un singolo destinatario. Tuttavia, i numeri di registrazione di queste lettere saranno diversi.

Registrazione dei dati del “destinatario” in fase di mantenimento corrispondenza con individui ha le sue caratteristiche. Il primo attributo è il cognome al dativo, poi le iniziali e poi l'indirizzo postale:

Esempio 17

Comprimi spettacolo

Quando si indirizza una lettera a un funzionario indicando la sua posizione, vengono scritte le iniziali Prima cognome (vedi esempi 9, 10, 13), poiché l'identificazione principale del destinatario avviene tramite la qualifica professionale. Quando si indirizza una lettera a un privato, vengono indicate le sue iniziali dietro cognome (Esempio 17), poiché la nostra identificazione come cittadini avviene principalmente tramite il cognome. Quando si registra un cognome e le iniziali, questi vengono separati da uno spazio; le iniziali non sono separate da uno spazio, cioè “I.I. Ivanov”, ma non “I. I. Ivanov."

Come farlo correttamente corrispondenza di lavoro abbreviare doppi nomi e doppi patronimici del destinatario, scritti con un trattino, ad esempio Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Vedi la risposta alla domanda " Come abbreviare i doppi nomi e i doppi patronimici del destinatario, scritti con un trattino, nella corrispondenza commerciale? »

Per non commettere errori nell'indirizzo, sui siti web delle organizzazioni è necessario trovare gli indirizzi postali esatti, i nomi completi e le qualifiche dei manager e altre informazioni che aiuteranno il modo migliore stabilire la comunicazione nella prima fase della percezione del documento. Puoi provare a ottenere informazioni simili dalla segretaria o raccoglierle dai documenti ricevuti da questa organizzazione.

Prestare particolare attenzione all'uso di lettere maiuscole e minuscole nei nomi di organizzazioni e posizioni. Le norme della lingua russa suggeriscono di scrivere una posizione con una lettera minuscola (piccola), ma una posizione specifica alta può essere scritta con una lettera maiuscola, se previsto documenti costitutivi e le normative locali dell'organizzazione ricevente. Presta attenzione a queste sottigliezze.

Fattore etichetta

Appello- una frase di etichetta convenzionale, formula del discorso che esprime rispetto e un atteggiamento amichevole ed educato nei confronti del destinatario. Si consiglia di terminarlo punto esclamativo , sottolineando il significato sia della domanda che dell'appello a questa persona.

Contattato più spesso per nome e patronimico(Esempio 18), molto meno spesso - per posizione(Esempio 20). La seconda opzione è di natura strettamente commerciale e viene utilizzata quando ci si rivolge a una persona che ricopre una carica ufficiale elevata negli enti statali e comunali, grande organizzazione. Ancora meno spesso contattano per cognome senza iniziali(Esempio 19) - questo sottolinea la “distanza”, la formalità del rapporto tra autore e destinatario, piuttosto tipica della corrispondenza con un privato.

Esempio 18

Indirizzo per nome e patronimico

Crollo 20

Un altro modo di atteggiamento particolarmente rispettoso nei confronti del destinatario si manifesta nella “cornice dell'etichetta”: "Caro..." – "Con profondo rispetto", che viene utilizzato quando ci si rivolge a una persona di rango superiore (presidente del consiglio di amministrazione, capo di un'autorità superiore o organo di gestione, ecc.), nonché nel caso di congratulazioni, ad esempio, per un anniversario.

Appello "Costoso..." anche nel caso di congratulazioni al destinatario va usato con cautela, perché Nelle relazioni ufficiali occorre ancora mantenere una certa distanza manageriale.

Appello "Caro"è attualmente considerato obsoleto, ridondante, non corrispondente alle norme del moderno stile aziendale della lingua letteraria russa.

A poco a poco sono emerse regole speciali di gestione quando si lavora con gli appelli dei cittadini. In risposta alle loro lettere "migliori pratiche" Gli organi statali e i governi locali raccomandano le seguenti formule di discorso:

Esempio 22

Comprimi spettacolo

Ma indipendentemente dalla questione sollevata nel ricorso del cittadino, indipendentemente dalla situazione (conflitto, reclamo o ricorso su una questione personale, per la prima volta o ripetuto, ecc.), è comunque formula universale lancia un appello ai cittadini viene indirizzato per nome e patronimico (come nell'Esempio 18).

Le organizzazioni commerciali, quando corrispondono ai clienti e considerano i loro reclami, possono essere guidate dalle stesse raccomandazioni.

Corrispondenza di lavoro tra i partner può dire molto - non solo ciò che è scritto chiaramente, ma anche ciò che è nascosto "tra le righe". È importante non solo ciò che è scritto, ma anche come è fatto. Dopotutto, dal modo in cui è composto e è stata emessa una lettera, ricevuto da qualsiasi azienda, si può trarre una conclusione abbastanza accurata sulla cultura del lavoro d'ufficio, sul livello della cultura gestionale dell'azienda e quindi sulla sua solidità.

Esistono varie definizioni di scrittura come documento. Comunque lettera di servizioè un nome generalizzato per documenti di vario contenuto (lettera aperta, conferma, rifiuto, proposta, ordine, messaggio, lettera di accompagnamento, invito, gratitudine, avviso, posta informativa, sollecito, lettera di garanzia, richiesta, risposta alla richiesta, reclamo, reclamo, lettera multiaspetto), assegnati a un gruppo sulla base del fatto che servono tutti come mezzo di comunicazione tra persone giuridiche e persone fisiche e vengono inviati dall'autore al destinatario.

Le modalità di trasmissione di un documento possono essere diverse:

nel sistema di flusso di documenti elettronici tra divisioni strutturali separate e remote all'interno di un'impresa e

per posta, posta elettronica, telegrafo, fax, se la corrispondenza viene effettuata tra imprese diverse.

Tutto dipende dalla pratica che si è sviluppata nella tua organizzazione, dal livello dell'attrezzatura tecnica.

Nella nostra azienda la corrispondenza mediante l'invio di lettere viene effettuata sia all'interno dell'azienda che con destinatari esterni. Scambio di lettere all'interno dell'impresa si verifica a causa del fatto che le filiali regionali non lo sono persone giuridiche, funzionano come divisioni strutturali e sono ubicate a notevole distanza tra loro e dalla direzione generale. Ma lo scambio di informazioni all'interno delle divisioni strutturali e all'interno della direzione generale avviene tramite l'invio di promemoria.

Lettere di servizio sono redatti su carta intestata. I moduli sono sviluppati individualmente in ciascuna organizzazione e approvati dal suo capo.

Regolamenti

Quando si sviluppa un documento che stabilisce i requisiti aziendali per creazione lettere commerciali , dovresti fare affidamento sui seguenti documenti:

GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti";

GOST ISO 8601-2001 “Rappresentazione di date e ore del giorno. Requisiti generali»;

GOST R 1.5-2004 “Standardizzazione in Federazione Russa. Norme nazionali della Federazione Russa. Regole di costruzione, presentazione, progettazione e notazione.

Quando elabori raccomandazioni, dovresti fare affidamento sulle normative locali che regolano i poteri dei funzionari e la procedura per concordare e firmare bozze di documenti nella tua azienda (se tali documenti esistono nella tua azienda).

Procedura per lavorare con le lettere

Nel tempo, ogni impresa sviluppa la propria pratica di classificare una lettera in un tipo o nell'altro, che determina la procedura di esecuzione, approvazione e firma. Si consiglia di consolidare la pratica consolidata sotto forma di istruzioni o altre normative locali. Per lo meno, quanto segue dovrebbe essere isolato dall'array generale e soggetto a regole uniformi: tipi di lettere:

alle organizzazioni superiori, alle autorità federali e alle autorità degli enti costitutivi della federazione;

alle divisioni strutturali;

lettere commerciali inviate a terzi.

La nostra azienda ha implementato un sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS).

In conformità con il "Regolamento per l'organizzazione del flusso di documenti", la corrispondenza tra la direzione generale e le filiali viene effettuata solo tramite EDMS.

Corrispondenza con organizzazioni esterne attraversa tutte le fasi della preparazione delle lettere all'EDMS, ad eccezione dell'invio dell'originale, che viene inviato tramite posta, fax e altri mezzi di comunicazione.

Le fasi di elaborazione delle lettere in uscita sono descritte presso la nostra azienda in una sezione speciale "Documenti in uscita" nell'ambito del "Regolamento per il lavoro nel sistema di gestione elettronica dei documenti". In termini generali questa descrizione si presenta così:

qualsiasi dipendente può creare una bozza di lettera in uscita;

l'approvazione avviene in modo tale che ciascun deliberatore abbia visione di tutte le deliberazioni ricevute dall'inizio dell'iter approvativo;

se in fase di approvazione o firma viene ricevuto almeno un visto negativo, il documento viene restituito all'autore per la revisione;

inoltre il documento può essere ritirato dall'autore stesso;

se la bozza del documento viene approvata da tutti gli approvatori si passa automaticamente alla fase di firma, dopodiché viene registrata a sistema;

se il documento deve essere inviato tramite posta, il documento originale viene trasferito al servizio DOW per l'invio; in tutti gli altri casi, i contraenti inviano essi stessi il documento;

gli originali dei documenti in uscita, se non sono stati inviati per posta, sono conservati dall'esecutore nella causa secondo la nomenclatura delle cause.

Composizione e formattazione dei dettagli della lettera

Modulo lettera

Per comporre le lettere ufficiali viene utilizzato un modulo speciale. Il modulo di lettera per la corrispondenza all'interno della Russia deve contenere i seguenti dettagli:

Puntelli “10 - nome del tipo di documento” nelle lettere non viene rilasciato. E la spiegazione è semplice. Le lettere hanno una forma propria, diversa dagli altri tipi di documenti. E se hai preso (o hai visto sullo schermo del monitor) un documento eseguito in carta intestata, la conclusione che trarrai sarà inequivocabile. Non hai bisogno della parola "LETTERA". Saprai già che hai a che fare con questo tipo di documento.

Nella nostra azienda è accettata la disposizione angolare dei dettagli in formato A4. Vedi Esempio 1.

Inoltre, per la corrispondenza internazionale, è possibile sviluppare e approvare un modulo speciale per ordine del capo dell'organizzazione (un campione è presentato nell'esempio 3).

Modulo lettera organizzativa con posizionamento d'angolo dei dettagli

Modulo lettera organizzativa con disposizione longitudinale dei dettagli

Modulo lettera organizzativa con posizione d'angolo dei dettagli per la corrispondenza internazionale

Oggetti di scena “18 - titolo del testo”

Intestazione riflette riepilogo documento, e quindi non può essere troppo lungo. Non contiene più di cinque righe, anche se questo volume può essere considerato eccessivo dal punto di vista del buon senso. È meglio cercare di mantenerlo su una o tre righe, che vengono stampate con un'interlinea di una riga.

Il titolo dovrebbe:

essere grammaticalmente coerente con il nome del tipo di documento e

rispondere alla domanda “su cosa?” o "su chi?",

scritto con la lettera maiuscola e

senza virgolette,

non c'è punto alla fine.

Qui esempi formulazione intestazione. Come puoi vedere, sono tutti laconici e rispondono alla domanda “di cosa parla la lettera?”:

Sulla fornitura di materiale e assistenza tecnica;

Informazioni sulla fornitura di informazioni;

Sul mancato adempimento degli obblighi contrattuali.

Intestazione posto sotto i dettagli “13 - collegamento al numero di registrazione e alla data del documento” dal bordo del margine sinistro (senza rientro). Vedi Esempio 13.

Oggetti di scena “11 - data del documento”

Questo dettaglio è posizionato sulla stessa riga del numero di registrazione del documento, che si trova sotto i dati di riferimento dell'organizzazione, ma sopra il collegamento al documento di avvio. Sulla carta intestata sono previsti appositi contrassegni restrittivi per riportare la data del documento (vedi Esempi 1 e 2).

Data della letteraè la data della sua firma. Viene rilasciato alle otto Numeri arabi in sequenza: due cifre ciascuna per il giorno del mese e il mese, quattro cifre per l'anno. Allo stesso tempo, la lettera “g”. non posizionato dopo i numeri.

Quando si vuole fare riferimento a una lettera specifica nel testo di un documento, sarebbe corretto indicare prima il tipo di documento, poi la data e il numero e, infine, il titolo.

E se gli oggetti di scena sono “11 - data del documento” consente solo la designazione digitale, quindi quando una lettera è menzionata nel testo di un altro documento, la data può essere scritta anche in modo alfanumerico (in questo caso si scrive “anno” o la parola intera “anno” alla fine di la data nel caso appropriato). Per esempio:

lettera del 28 luglio 2007 n. 25/3923 “Sulla cancellazione Veicolo"O

Dettagli “12 - numero di registrazione del documento”

Numero di registrazione del documento- si tratta di una designazione digitale o alfanumerica assegnata a un documento al momento della registrazione. La presenza di un numero di registrazione su un documento indica che è incluso nell'insieme delle informazioni dell'impresa ed è sotto il controllo e la responsabilità dell'impresa.

Numero di registrazione della letteraè costituito da un indice del caso secondo la nomenclatura dei casi e da un numero di serie, ad esempio 01-39/64, dove 01 è l'indice di gestione del caso, 39 è il numero del caso secondo la nomenclatura, 64 - numero di serie documento.

Dettagli “13 - collegamento al numero di registrazione e alla data del documento”

Se la lettera che stai preparando è una risposta a un documento ricevuto (di avvio), riflettendone i dati (numero e data) aumenterà l'efficienza sia dei dipendenti della tua organizzazione che del destinatario della tua lettera.

Tieni presente che uno degli errori più comuni quando si scrivono risposte alle lettere è ripetere nel testo della lettera un collegamento ai dettagli del documento in arrivo. Dopotutto, la presenza di un dettaglio separato, in cui i dati sul documento di avvio sono immediatamente visibili, elimina la necessità di duplicare queste informazioni nel testo della lettera. E poi invece della frase “In risposta alla Sua lettera del 28 luglio 2007 n. 25/3923, La informiamo...” all'inizio del testo mostrerà:

In relazione alla tua proposta...;

Vi informiamo che abbiamo preso conoscenza della vostra proposta di acquisto di prodotti confezionati tenendo conto degli sconti stagionali...;

Grazie per l'invito...;

In risposta alla tua richiesta, informiamo...;

Confermiamo la ricezione dei documenti...;

Appoggiamo la vostra proposta (appello)...;

Alle condizioni da voi proposte...;

Secondo il contratto di fornitura...

Puntelli “15 - destinatario”

In posizione angolare dettagli sulla carta intestata Il "destinatario" si trova nell'angolo in alto a destra a livello del nome dell'organizzazione, l'autore del documento (vedere Esempio 13). Nel caso di longitudine, vengono spesso posizionati dei segni di limitazione angolare per questo puntello (vedi Esempio 2).

Il documento può essere indirizzato a uno specifico funzionario o unità strutturale o all'organizzazione nel suo insieme. Dipenderà da questo la composizione delle informazioni indicate nei dettagli, ma in ogni caso varranno le seguenti regole:

le iniziali sono indicate prima del cognome del funzionario e sono separate da esso da uno spazio nel rivolgersi, il nome della persona è sempre scritto al dativo;

la denominazione dell'ente o della sua unità strutturale è sempre indicata al nominativo;

A volte l'attributo "Destinatario" include l'indirizzo postale del destinatario della lettera. L'indirizzo si trova sotto il nome del destinatario. Gli elementi dell'indirizzo postale sono indicati nella sequenza stabilita dalle norme per la fornitura dei servizi postali:

• numero di casa,

  ufficio o appartamento (se disponibile all'indirizzo),

  località(di solito si tratta di una città),

  possono essere indicati distretto e regione,

  potrebbe essere il nome del paese,

  Il codice postale deve essere scritto.

L'indirizzo postale non viene indicato quando si invia un documento alle autorità superiori potere statale e gestione (al Presidente della Federazione Russa, al Governo della Federazione Russa, a Duma di Stato ecc.), ad un organismo superiore, ad organismi subordinati (filiali, dipartimenti, uffici di rappresentanza) e a corrispondenti permanenti.

Ma la sua presenza nell'attributo “Destinatario” diventa conveniente quando lettera inviato in una busta con una finestra trasparente. Quindi non è necessario indicare il destinatario e il suo indirizzo sulla busta: sono visibili attraverso la finestra trasparente. La tecnologia descritta diventa particolarmente attraente quando invii di massa lettere.

Ora diamo un'occhiata esempi registrazione considerato da noi oggetti di scena quando si indirizza una lettera:

organizzazione (vedi Esempio 4) indicando l'indirizzo postale;

la sua unità strutturale (vedi Esempio 5);

funzionario (vedi Esempio 6);

a un privato (vedi Esempio 7) indicando il suo indirizzo postale.

Le righe di questo attributo vengono stampate con un'interlinea. L'eccezione è il nome completo. ufficiale, che può essere separata dalla riga precedente con un'interlinea e mezza (vedi Esempio 6).

Negli esempi seguenti linee di puntello La “Destinazione” è allineata a sinistra (disposizione “bandiera”). Sebbene sia anche possibile centrarli ciascuno linee di puntello rispetto alla linea più lunga.

Tutto russo organizzazione pubblica
Piccole e medie imprese
"SOSTEGNO ALLA RUSSIA"
Piazza Nuova, edificio 8, edificio 2,
Mosca, 109012

Banca Centrale della Federazione Russa
Dipartimento di Regolazione, Gestione e
monitoraggio del sistema di pagamento

all'amministratore delegato
JSC "Perekrestok"
R.I. Svetoforov

LLC "Meteoprognoz"
Capo contabile
Yu.A. Senza nuvole

Perepelkin Yu.M.
San Nadezhda Suslova, 29 anni, apt. 201,
Nižnij Novgorod, 603098

Una delle domande più comuni con cui gli autori di bozze di lettere contattano il servizio dell'istituto di istruzione prescolare è la domanda su come farlo inviare una lettera a diversi manager:

affrontarlo in generale o

Invia a ciascun individuo separatamente.

In questo caso, tutto dipende dalle regole adottate nell'organizzazione. Presso la nostra azienda è preferibile indirizzare lettere a ciascun dirigente indicando le sue iniziali e cognome. Ciò rende possibile iniziare la lettera con un appello personale. Ad esempio, se una delle lettere è indirizzata a M.A. Kotov, direttore della filiale materiali da costruzione e strutture, quindi inizieremo il testo della lettera con la frase "Caro Mikhail Alekseevich!"

Se la personalizzazione non ha alcun ruolo, puoi indirizzare la lettera a più manager contemporaneamente, ad esempio ai direttori delle filiali, quindi l'indirizzo a loro avrà la forma generale "Cari colleghi!"

Se una lettera viene inviata a più destinatari, non dovrebbero essercene più di quattro in una lettera. Va ricordato che la parola “Copia” non è indicata prima del secondo, terzo, quarto destinatario. A grandi quantità destinatari, viene compilata una mailing list del documento indicando i corrispondenti ed i loro indirizzi, in questo caso, sulla lettera stessa, il destinatario è scritto in modo generico;

Ricordiamo che secondo GOST R 6.30-2003, il nome di un privato o funzionario nel requisito “Destinatario” deve essere scritto nel caso dativo. E qui siamo superati dalla “grande e potente” lingua russa, che impone di declinare alcuni cognomi, vietandone altri. E capisci perfettamente che quando ci si rivolge a una persona, sbagliare il suo cognome è quanto meno scortese.

Le regole della lingua russa, che elenchiamo brevemente in questo articolo, possono aiutarti. Ora puoi determinare con precisione come pronunciare qualsiasi cognome.

Cognomi russi e stranieri quello termina con una consonante, inclinati se appartengono a maschi (Lerman - Lerman, Narodovich - Narodovich, Zeiser - Zeiser, Nidens - Nidens, Petrelyak - Petrelyak). Ma non si inchinano se appartengono a donne (Maria Lerman, Elena Narodovich, Ksenia Tsayser, Valeria Nidens, Anna Petrelyak). Un'eccezione alla regola possono essere i cognomi appartenenti agli uomini se coincidono con i nomi degli animali (Evgeniy Zhuk, Nikolai Strizh).

Cognomi Gruppo linguistico ugro-finnico non inchinarti (a Yuri Saknyn, Vladimir Kaikonen).

Cognomi stranieri, terminante con vocale accentata(A Igor Vaino), e il nome della Fondazione non viene declinato.

Slavo (polacco e ceco) i cognomi in -ski, -y non si declinano (Leonid Lewinski, Anne Zakorny).

georgiano e giapponese i cognomi sono solitamente declinati (Okujawe, Kurosawa).

Cognomi SU -ago (-yago), -ovo, -yh (-loro) non inchinarsi (Belykh, Zadorozhnykh, Neprago).

Cognomi ucraini che iniziano con -ko (-enko) non inchinarsi (Nechipurenko, Saenko).

Nei nomi e cognomi coreani, vietnamiti e birmani, l'ultima parte si declina se termina con una consonante(Kim Il-Sung).

Con doppi cognomi la prima parte si rifiuta se essa stessa è usata come cognome (per Solovyov-Sedov), e non viene rifiutata se non è un cognome (per Arseny Bill-Belotserkovsky, Victoria Grum-Grzhimailo).

Oggetti di scena “20 - testo del documento”

casa scopo della lettera commerciale- convincere, mostrare, spiegare e, di conseguenza, indurre il partner all'azione, cioè per raggiungere il risultato. Dovresti considerare attentamente in anticipo quale risultato desideri ottenere scrivendo una particolare lettera: da questo dipenderanno sia la composizione lessicale che utilizzerai, sia l'intonazione interna del testo.

È importante ricordare quanto segue: testo della lettera dovrebbe essere conciso, coerente, convincente, corretto e semplice. Le informazioni presentate vanno interpretate in modo inequivocabile (è opportuno ricordare la parabola: “Non ricordo qualcosa: o gli hanno rubato il cappello, oppure gli hanno rubato il cappello”). L'essenza della lettera non dovrebbe “annegare” nei dettagli.

La struttura della lettera di solito contiene due parti: introduttivo e principale.

Nelle note introduttive sono indicate le ragioni che l'hanno provocata scrivere una lettera, e vengono fatti riferimenti a fatti, date, documenti (ad eccezione dei riferimenti agli estremi del documento di avvio, al quale la presente lettera costituisce una risposta). La parte introduttiva può iniziare con le parole:

A causa del fatto che…;

A causa dell'arrivo con grande ritardo...;

In base all'ordinanza datata... No....;

Secondo l'accordo del... No....;

Abbiamo considerato i tuoi suggerimenti...;

In conformità con la vostra richiesta...;

A titolo di scambio...;

In via eccezionale...

La parte principale della lettera formula un'offerta, un rifiuto, una richiesta.

Quale forma di ricorso devo scegliere?

Quando ci si rivolge a un gruppo di dipendenti o all'intero team aziendale, viene utilizzata la seguente forma di indirizzo:

Egregi Signori!

Cari colleghi!

Un appello strettamente ufficiale è rivolto ai capi di governo e agli organi dirigenti che ricoprono cariche elevate:

Caro signor presidente!

Caro signor sindaco!

Caro signor vice!

Ufficiale è anche la forma dell'indirizzo per cognome:

Signor Smirnov!

Caro signor Chernov!

Va ricordato che la forma dell'indirizzo dipende da quanto formale sia il tuo rapporto con il destinatario della lettera. Ad esempio, rivolgersi a qualcuno per nome e patronimico o solo per nome (nella corrispondenza e-mail) è meno formale:

Caro Viktor Sergeevich!

Pavel Aleksandrovich!

Caro Andrej!

IN lettere ufficiali vengono utilizzate le seguenti forme di presentazione :

la prima persona plurale(inviamo per l'approvazione, si prega di considerare);

alla terza persona singolare (la società non si oppone).

Questo perché il funzionario che ha firmato la lettera parla a nome della sua organizzazione e non a nome proprio. Ecco perché riassunto della lettera prima persona singolare (per favore elenca, penso sia necessario) consentito solo nei seguenti casi:

Quando la lettera è in fase di elaborazione su carta intestata ufficiale (e non su carta intestata dell'organizzazione);

quando la lettera è riservata e non è scritta su carta intestata.

In questo caso il verbo da costruzione + pronome personale al dativo (vi suggeriamo, vi ricordiamo) stilisticamente, l'intonazione interna differisce dalla forma, che consiste in un verbo (suggerire, ricordare) più morbidezza.

Ce ne sono due principali modo di composizione del testo lettere: storico e sistematico.

Con il metodo storico il contenuto viene presentato nella sequenza in cui si sono verificati gli eventi. Quelli. in primo luogo, viene descritto il contesto della situazione o dell'evento, quindi qual è la ragione immediata (motivo) per scrivere la lettera, quindi vengono fornite le argomentazioni e seguono le conclusioni. Questo metodo di presentazione è chiamato metodo della “piramide ordinaria”. Viene utilizzato nelle lettere commerciali riguardanti le principali attività (produttive) dell'impresa.

A sistematico le modalità di presentazione, tutti i fatti o disposizioni principali sono riportati nel primo paragrafo della lettera, nei paragrafi successivi tutti i dettagli, le informazioni specifiche e chiarificatrici. Questo metodo di presentazione è chiamato metodo della “piramide invertita”. Viene utilizzato nella preparazione di lettere di invito, di congratulazioni, di informazione e pubblicità e di offerta.

Per la maggior parte lettere commerciali caratterizzato da stabilità svolte stilistiche. L'uso di modelli linguistici standard può semplificare notevolmente il processo di compilazione dei testi dei documenti.

A seconda del tipo di scrittura, durante la composizione del testo vengono utilizzate le seguenti frasi:

Lettera di accompagnamento:

• Ti inviamo...; Ti stiamo inviando...;
• In conformità con la tua richiesta, ti inviamo...;
• Secondo l'accordo raggiunto, proponiamo...

• Promemoria:

  • Ti ricordiamo che...;

    Dopo la scadenza del periodo..., l'offerta della nostra azienda perde la sua validità.

Conferma:

• Il Dipartimento per la Costruzione del Capitale conferma la ricezione...;

  Confermiamo che l'attrezzatura è stata ricevuta...;

  Confermiamo con gratitudine...

Avviso:

• La informiamo che...;

  La informiamo che...;

  La informiamo che...;

  Riteniamo necessario informarvi...

• Ti saremo grati se puoi...;

  Vorremmo ricevere...;

  Siamo estremamente interessati a risolvere questo problema;

  Purtroppo a causa di momentanee difficoltà siamo costretti...;

  In conformità al nostro accordo, vi chiediamo...

Gratitudine:

• Ti siamo grati per...;

  Esprimiamo la nostra gratitudine per…

IN lettera d'affari viene data preferenza alle costruzioni passive, che concentrarsi sulle parole che denotano azioni, Per esempio: offerte vengono prese in considerazione, le misure vengono adottate, il lavoro viene svolto.

I testi delle lettere utilizzano costruzioni (scissione del predicato), che non si limitano a nominare l'azione (fornire, produrre), ma indicare anche l'oggetto dell'azione (supporto, assistenza), Per esempio:

- Fornire assistenza(piuttosto che facilitare);

Eseguire la contabilità (non contabilità);

- Svolgere attività su...(piuttosto che farlo).

Quando scrivi lettere dovresti seguire compatibilità delle parole tra di loro e regole di gestione in russo. Presta attenzione agli errori comuni:

Inoltre, dentro corrispondenza di lavoro Spesso vengono usate le seguenti frasi: si assegna il controllo, si risolvono i problemi, si risolvono i compiti, si rimborsano i debiti, si effettuano pagamenti, si raggiungono accordi, si prevedono e si concedono sconti.

Prima di finire la tua lettera, poniti una domanda. Vuoi ottenere l'approvazione di coloro con cui entri in contatto scritto? In questo caso, sii sinceramente educato e concludi le tue lettere con formule di etichetta:

Apprezziamo la nostra cooperazione. Grazie!

Ci auguriamo che la nostra richiesta non vi risulti difficile;

Ci auguriamo che la cooperazione continui con successo;

Ti saremo grati per la tempestiva risoluzione del problema;

Speriamo nel tuo interesse nell'espansione dei legami;

CON Auguri;

Benvenuti al nostro seminario.

Prima dell'attributo "Firma" in lettere commerciali Viene utilizzata la frase finale dell'etichetta "Con rispetto".

Pertanto, l'indirizzo "Caro ...!" all'inizio della lettera e la frase finale del galateo “Con rispetto” costituiscono la cosiddetta cornice del galateo. Nell'attributo "20 - testo del documento" è generalmente accettato l'uso del carattere Times New Roman con dimensione carattere 12 - 14.

Nella nostra azienda per i tavoli utilizziamo una misura ridotta: 11 - 12. Perché... Non ci sono requisiti rigorosamente definiti per il carattere tipografico e la dimensione dei caratteri; dovrebbero essere fissati nei documenti locali interni dell'organizzazione per portarli all'uniformità.

La nostra azienda non consente l'utilizzo di altri caratteri, così come la sottolineatura delle parole, l'utilizzo del grassetto, del corsivo, ecc. Inoltre, abbiamo abbandonato l'uso di abbreviazioni arbitrarie e designazioni di unità di misura non accettate. Il testo del documento viene stampato con uno e mezzo Interlinea, a differenza degli altri, che utilizzano l'interlinea singola.

Puntelli “21 - segno della presenza della domanda”

Subito dopo il testo è presente un segno che indica la presenza della domanda con un'interlinea da due a quattro righe.

Se il documento ha una applicazione non citata nel testo, ne vengono indicati il ​​titolo, il numero di fogli e il numero di copie.

A molteplici applicazioni disponibili sono numerati (vedi Esempio 14).

Quando se la domanda è vincolata, non è indicato il numero di fogli, ad esempio:

Se l'applicazione del documento ha le proprie applicazioni, la loro presenza è segnalata come segue:

Quando un documento viene inviato a più indirizzi e la domanda viene inviata ad uno solo di essi, la presenza della domanda viene segnalata come segue:

Oggetti di scena “22 - firma”

È richiesta la firma requisiti della lettera E comprende:

titolo di lavoro la persona che ha firmato il documento. Se il documento è redatto su carta intestata, viene utilizzata una versione abbreviata della posizione (senza menzionare il nome dell'impresa, ad esempio direttore generale). Se il documento non è su carta intestata, la posizione deve riportare il nome dell'impresa;

firma personale e

la sua decodificazione (iniziali del cognome).

Se un documento viene firmato da più funzionari, le loro firme vengono posizionate una sotto l'altra in ordine di posizione: dal più anziano al meno importante. L'esempio più comune è la vicinanza su una lettera delle firme di funzionari come il direttore generale e il capo contabile.

Puntelli “25 - impronta del sigillo”

I documenti vengono timbrati presso la nostra azienda in conformità con il "Regolamento sulla procedura di esecuzione, produzione, registrazione, utilizzo, conservazione e distruzione di sigilli e timbri", approvato per ordine del Direttore Generale.

Secondo le regole generali, sui documenti redatti su carta intestata non viene apposto il timbro. Questa regola deriva dal lavoro d'ufficio sovietico, quando i moduli dei documenti venivano prodotti mediante la stampa e l'accesso ad essi era limitato allo stesso modo della stampa. Ma ora la situazione è cambiata, la maggior parte dei documenti vengono preparati utilizzando computer e stampante, quindi stampare un documento su carta intestata non può più offrire le stesse garanzie.

Pertanto è necessaria l'impronta del sigillo sulle lettere di garanzia. Certifica l'autenticità della firma del funzionario ed è apposto in modo da non “oscurare” la sigla personale, che deve essere chiaramente leggibile. L'impronta del sigillo dovrebbe coprire le ultime lettere del titolo professionale e, se possibile, il bordo del tratto personale.

Oggetti di scena “27 - segnare l'esecutore”

Questo oggetto di scena include:

iniziali e cognome (o nome completo, patronimico e cognome) dell'esecutore del documento e

il suo numero di telefono.

Ciò consente al destinatario della lettera di contattare rapidamente il suo mittente.

Questo segno si trova sul lato anteriore o posteriore dell'ultimo foglio del documento nell'angolo in basso a sinistra ed è spesso realizzato con una dimensione in punti ridotta (nella nostra azienda utilizziamo la dimensione in punti 10 per questi scopi).

Adesso diamo formato della lettera di esempio con tutti i dettagli che abbiamo descritto:

Diversi modi per convincere le persone del tuo punto di vista

Ci sono molte raccomandazioni su questo argomento. Molti di essi sono diventati dei classici, ma non sono ancora ampiamente utilizzati nella pratica, tranne che nel campo di attività sotto nome comune“promozione di beni e servizi”. Tuttavia, le lettere, apparentemente su argomenti puramente “produttivi”, dovrebbero essere scritte tenendo conto caratteristiche psicologiche, comune a tutte le persone.

Non dovresti iniziare con questioni su cui tu e il tuo partner non siete d'accordo.È meglio concentrarsi su quelle questioni in cui sei d'accordo con lui, per sottolineare che stai cercando la stessa cosa e la differenza nelle tue opinioni riguarda solo i metodi e non l'obiettivo finale.

Un'altra regola è Non dovresti esprimere una risposta negativa in forma categorica:"No mai!". “La risposta negativa”, afferma il professor Overstreet nel suo libro Influencing Human Behavior, “è l’ostacolo più difficile da superare. In ogni caso, anche in caso di reclamo o rifiuto, è necessario dare al processo di corrispondenza un indirizzo complessivamente positivo. I comunicatori esperti sanno come rifiutare in modo tale da lasciare alla persona un senso di soddisfazione e prospettiva (un risultato positivo). Del resto, infatti, questo rifiuto e questa denuncia non pongono fine al rapporto commerciale. Ma anche nel caso in cui decidi di rompere per sempre con un cliente, è necessario informarlo?

Famoso tecnica chiamata “segreto di Socrate”: se vuoi dire a una persona che ha torto, chiedigli gentilmente una domanda a cui dovrebbe essere data una risposta positiva. Nelle tecnologie politiche, questa tecnica, convenzionalmente chiamata “legge dei tre sì”, viene insegnata agli agitatori che lavorano con la popolazione.

La regola successiva è sempre necessaria condurre la comunicazione (compresa la corrispondenza) nella cerchia degli interessi del tuo partner. Cosa otterrai se esprimi i tuoi problemi e bisogni in una lettera commerciale? Ma è proprio per risolvere questi problemi che vi corrispondete. Come essere? Dovresti scrivere non su quali problemi vuoi risolvere, ma su quali cose positive le tue azioni reciproche porteranno al tuo partner. Il tuo beneficio dovrebbe essere "confezionato" come regalo per il tuo partner, di cui non era a conoscenza prima di ricevere questa lettera. Questa posizione non ha nulla a che fare con quelle vuote banalità che risuonano nelle cattive pubblicità: lavoriamo per voi anche a dispetto del nostro vantaggio. Chi ci crederà? Riguarda sul tuo alto grado di consapevolezza del tuo partner e sulla ponderazione delle tue azioni: tu stesso credi che la cooperazione con te porterà risultati reali al tuo partner e sai come farlo.

Lao Tzu scrisse: “La ragione per cui centinaia di ruscelli di montagna sfociano nei fiumi e nei mari è che i fiumi e i mari si trovano sotto le montagne. Pertanto, sono in grado di governare tutti i torrenti di montagna e il saggio, volendo essere al di sopra delle persone, diventa inferiore a loro; volendo essere avanti, diventa indietro. Perciò, sebbene il suo posto sia al di sopra degli uomini, essi non sentono il suo peso, sebbene il suo posto sia davanti a loro, non lo ritengono ingiusto”.

La storia umana ricorda lettere che “hanno fatto miracoli”.

Creazione di lettere commerciali- un compito responsabile. Pertanto, non dovremmo dimenticare il proverbio: "Ciò che è scritto con una penna non può essere tagliato con un'ascia". Non siamo Lincoln o Socrate e non potremo mai seguire i loro consigli alla lettera. Ma imparare la regola: iniziare con lodi e riconoscere sinceramente i punti di forza del tuo partner aiuterà sicuramente nei contatti d'affari quotidiani, anche quando si scrivono lettere. Come tecnica psicologica funziona indipendentemente dal fatto che la tua azienda venda viaggi turistici o produca tubi di grande diametro.

Quale dicitura deve essere inserita nel contratto per poter poi concordare i termini della transazione via telefono, fax o E-mail? Cosa è rovescio medaglie di tale “efficienza”? Con quali regole il tribunale interpreterà i termini della transazione sulla base della corrispondenza esistente e di altri documenti? Quando arriva il momento di redigere un protocollo per conciliare i disaccordi o un accordo aggiuntivo al contratto e come farlo?

Troverai le risposte a queste domande nell'articolo“La corrispondenza tra le parti vista da un avvocato”.

1 Vedi articolo di E.M. Kameneva “Sviluppo di forme di documenti organizzativi e amministrativi” a pagina 20 n. 8` 2005 e a pagina 40 n. 9` 2005

2 Tra i dettagli richiesti le lettere, oltre a quelle inserite nel modulo, comprendono:

• 15 - destinatario;
• 18 - titolo del testo (richiesto solo quando si scrive una lettera in formato A4; per un documento in formato A5 non è richiesto);
• 20 - testo del documento;
• 22 - firma;
• 27 - segno sull'esecutore.

Opzionale Per la lettera sono richiesti i seguenti dati:

• 21 - contrassegno sulla presenza delle domande;
• 24 - approvazione del visto dei documenti;
• 25 - impronta del sigillo (apposto sulle lettere di garanzia);
• 30 - identificatore firma elettronica documento.

3 A seconda della dimensione del testo della lettera, è possibile utilizzare non solo il formato A4, ma anche il formato A5.