Elektronisk dokument - er informasjon registrert på et håndgripelig medium i form av et sett med symboler, lydopptak eller bilder, beregnet på overføring i tid og rom ved bruk av datateknologi og telekommunikasjon for lagring og offentlig bruk.

Informasjon på datamedier kan gjenkjennes som gjenstand for rettsforhold (et dokument i juridisk forstand) bare når den er gitt digital signatur . Samtidig skal programvare og maskinvare som sikrer generering og verifisering av en slik signatur sertifiseres.

Det elektroniske dokumentet må oppfylle følgende krav:

opprettet, overført og lagret ved hjelp av programvare og maskinvare;

ha strukturen etablert av denne føderale loven;

kunne presenteres i en form som er forståelig for menneskelig oppfatning.

Elektronisk utgave - et elektronisk dokument eller en gruppe elektroniske dokumenter som har gjennomgått redaksjonell og publiserende behandling, beregnet på distribusjon i uendret form, og som i tillegg har forlagsinformasjon.

3. Elektronisk dokumenthåndteringssystem

Alle opprettede styringsdokumenter "tjener" visse styringsfunksjoner, for eksempel: planlegging, regnskap, finansiering, rapportering, operativ ledelse, bemanning, etc.

Dokumenter knyttet til én ledelsesfunksjon kalles vanligvis et dokumentasjonssystem, for eksempel: et system med organisatorisk og administrativ dokumentasjon.

Dokumentasjonssystem – dette er et sett med dokumenter som er koblet sammen basert på deres opprinnelse, formål, type, aktivitetsomfang og enhetlige krav til utførelse.

Ledelsesfunksjoner i alle organisasjoner er av samme type, derfor bør dokumenter for hver funksjon være like i type og form. Å bringe dokumenter til optimal enhetlighet i komposisjon og form kalles samling dokumenter. En enhetlig form for et dokument er et sett med detaljer etablert i samsvar med oppgavene som løses i et gitt aktivitetsfelt og ligger i en bestemt rekkefølge på et lagringsmedium.

Ensretting av dokumenter er en av metodene for deres standardisering. Standardisering - Dette er en aktivitet for å etablere regler og kjennetegn for frivillig gjentatt bruk, med sikte på å oppnå orden i produksjonen og sirkulasjonen av produkter og øke konkurranseevnen til produkter, verk eller tjenester.

Standardene for styringsdokumentasjon fastsetter sammensetningen av individuelle elementer i dokumentet (detaljer), deres plassering og designregler.

De mange typene og variantene av dokumenter, kompleksiteten i deres sammensetning, tilstedeværelsen av spesielle regler for å gi dokumenter rettskraft og andre alvorlige problemer knyttet til styringsdokumentasjon, nødvendiggjør identifisering av en spesiell aktivitetsgren som sikrer dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle. dokumenter. Denne aktivitetsgrenen kalles kontorarbeid eller dokumentasjonsstøtte for ledelsen .

Begrepet "kontorarbeid" i Russland oppsto i andre halvdel av 1700-tallet.

Siden den gang har bruken blitt registrert i språklige ordbøker. Begrepet ble dannet fra en kombinasjon av ordene "forhandling".

Nasjonal standard GOST R 51141-98 "Kontorarbeid, arkivering. Termer - definisjoner" term kontorarbeid og dets terminologiske synonym, documentation support of management (DMS), er definert som en aktivitetsgren som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle dokumenter.

Kontorarbeid eller system dokumentflyt , gjelder for den praktiske virksomheten til både personer som forvalter dokumenter og andre personer som oppretter eller bruker dokumenter i virksomheten.

Et kontorstyringssystem eller dokumentflytsystem lar deg lage en ressurs med informasjon om aktivitetene til organisasjonen, som kan støtte påfølgende aktiviteter og individuelle ledelsesbeslutninger og sikre ansvarlighet overfor alle interessenter.

Med advent datateknologi Det har vært et gjennombrudd innen dokumenthåndteringsmetoder det er blitt mulig å jobbe med dokumenter mye mer effektivt, enklere og raskere enn før. Det handler om ikke bare om å erstatte ferdige typografiske skjemaer med elektroniske maler lagret på en datamaskin. Selv om dette alene kan øke kontorproduktiviteten i størrelsesordener.

Samtidig skjedde det et gjennombrudd i flere retninger samtidig. Den første bølgen ble forårsaket av Internett. E-post, et stort antall tilgjengelige nettsteder med et bredt spekter av informasjon, krevde et datastruktureringssystem som var annerledes enn et DBMS. "Melding", HTML, XML, "søkemotor", etc. – termer fra et helt annet område enn DBMS.

Samtidig begynte systemer for journalføring og kontroll over utførelse av ordre å utvikle seg. I disse systemene er konseptet et dokument det viktigste, selv om det i realiteten bare er sekundærinformasjon – registrerings- og kontrollkort – som beveger seg. Og til slutt, den grunnleggende begrunnelsen for det "dokumentariske" synet på informasjon kom fra forsøk på å introdusere den svært papirløse teknologien som så ut til å gjøre unna den. Det viste seg at for å overføre betydelig informasjon over nettverket, må den være "sertifisert" med en signatur. Men en signatur, selv en elektronisk, er ikke plassert under noen data eller et sett med data, men bare under et dokument, en analog av papiret.

Dermed dannes et helt område gradvis - dokumenthåndteringssystemer (DMS). Man kan si dokumentflyt, og det ville være riktig, men dessverre blir dette ordet ofte forstått i en veldig snever betydning som en slags utvidelse av kontorarbeid. Området er under dannelse, selv om det ennå ikke har tatt form, har ikke blitt forstått av alle, "fordøyd" i sin egenart, med et klart uttrykt konsept, spekter av konsepter, oppgaver osv. Noen av de ovennevnte er allerede tilstrekkelig utarbeidet, andre begynner akkurat å bli realisert.

Elektronisk dokumenthåndtering - prosessen med dannelse, behandling, lagring og utveksling av elektroniske dokumenter;

Elektroniske dokumenthåndteringsverktøy - programvare og/eller maskinvare brukt i elektronisk dokumenthåndtering;

Deltakere i utveksling av elektroniske dokumenter - fysisk og juridiske personer, så vel som regjeringsorganer i Den russiske føderasjonen og lokale myndighetsorganer og andre organer som er involvert i utveksling av elektroniske dokumenter;

Avsender av det elektroniske dokumentet - en deltaker i utveksling av elektroniske dokumenter som genererer et elektronisk dokument, signerer det med en elektronisk digital signatur eller en annen elektronisk analog av en signatur og sender det til mottakeren direkte eller gjennom en informasjonsformidler;

Mottaker av det elektroniske dokumentet - en deltaker i utvekslingen av elektroniske dokumenter som mottok et elektronisk dokument adressert til ham;

Mellommann i utveksling av elektroniske dokumenter (informasjonsformidler) - en juridisk enhet eller individuell entreprenør som tilbyr tjenester knyttet til utveksling av elektroniske dokumenter mellom avsender og mottaker av elektroniske dokumenter;

Elektronisk arkiv - en rekke elektroniske dokumenter som er underlagt lagring på den måten som er fastsatt av forskrift rettshandlinger Den russiske føderasjonen;

For det første er elektronisk dokumenthåndtering gunstig med tanke på dokumentflytting. Tross alt er et dokument i dataform bare et sett med koder som enkelt sendes over datanettverk og e-post, kan enkelt replikeres, redigeres og suppleres.

Elektroniske dokumenter kan enkelt kombineres til databaser og kunnskapsbaser. Elektroniske biblioteker har praktisk talt allerede erstattet upraktiske, ufullstendige, begrensede biblioteker med papirdokumenter. Elektroniske kataloger gir tilgang til nødvendig informasjon hundrevis av ganger raskere enn det som er mulig når du arbeider med papir- eller kortkataloger.

Grunnleggende prinsipper for elektronisk dokumenthåndtering:

Enkel registrering av et dokument, slik at du kan identifisere dokumentet unikt.

Mulighet for parallell utføre operasjoner, noe som gjør det mulig å redusere bevegelsestiden for dokumenter og øke effektiviteten av utførelsen deres.

Kontinuitet i dokumentbevegelsen, som gjør det mulig å identifisere personen som er ansvarlig for utførelsen av dokumentet (oppgaven) i hvert øyeblikk i dokumentets levetid (prosessen).

En enhetlig (eller koordinert distribuert) database med dokumentinformasjon, som eliminerer muligheten for duplisering av dokumenter.

Et effektivt organisert dokumentsøksystem som lar deg finne et dokument med minimal informasjon om det.

Et utviklet rapporteringssystem for ulike statuser og attributter til dokumenter, som lar deg kontrollere bevegelsen av dokumenter gjennom dokumentflytprosesser og ta ledelsesbeslutninger basert på data fra rapporter.

Praksisen med å utveksle informasjon har lenge vært etablert elektronisk skjema. I det mest generelle tilfellet støttes papirløs dokumentflyt lett av Microsoft Office-programmer. Tekstredigering Word, elektronisk Excel-tabeller, PowerPoint-presentasjonspakke hjelper deg med å lage elektroniske dokumenter. Outlook-e-postklienten transporterer dem.

Dermed, selv med et standard kontorprogramvaresett, er det mulig å organisere elektronisk dokumentflyt innenfor en bedrift og til og med mellom bedrifter. Men et økende antall programmerere står heller ikke til side og går med jevne mellomrom inn i spillet med forslag til egne systemer utarbeidet i detalj.

Til og med en spesiell forkortelse for slike utviklinger er etablert - ASDOU(Automatiske styringsdokumentasjonssystemer). De sørger for seriøse databaser som krever langvarige studier, tallrike og flertrinns kontroller og re-sjekker for å opprettholde konfidensialiteten til informasjonen som opprettes og overføres.

Et elektronisk dokument kan få fullverdig status hvis det er sertifisert elektronisk signatur (ES). En elektronisk signatur er et sett med koder som unikt identifiserer eieren. Teknologien for å lage en digital signatur er ganske kompleks, og virkemidlene for å lage digitale signaturer kan være forskjellige. Deres kompetanse er fastsatt ved lov. Vi vil snakke mer om elektroniske signaturer i neste forelesning.

Moderne dokumentautomatiseringssystemer støtter en enhetlig (integrert), som inneholder følgende komponenter:

flerbruker DBMS;

verktøy for å utarbeide dokumenter (tekst, grafikk, multimedia) i form av rapporter, tabeller, diagrammer, skjemaer, blanks;

lokale nettverk;

midler for ekstern kommunikasjon - e-post, faks;

systemadministrasjonsverktøy - bestemme maskinvare- og programvarekonfigurasjonen, angi tilgangsrettigheter til systemet og dets individuelle komponenter, versjonskontroll og tilgangsrettigheter, varsling om brudd;

makroprogrammeringsverktøy som sikrer utvidbarhet og tilpasning av systemer til spesifikke kundekrav og muligheter.

Det er klart at distribuert informasjonsbehandling forutsetter tilstedeværelsen av et kommunikasjonsmiljø som gir de nødvendige transaksjonene, multippel tilgang til felles informasjonsressurser. TIL kommunikasjonssystem , som utfører funksjonene for informasjonslevering, stilles følgende krav:

leveringspålitelighet (unntatt muligheten for tap av dokumenter);

økte sannsynlighetstidsegenskaper;

påliteligheten til de overførte dokumentene;

konfidensialitet av dokumenter;

kontroll av meldingslevering og trafikkregistrering;

muligheten til å få tilgang til eksterne telematikktjenester for å overføre og motta informasjon fra eksterne systemer;

systemfeiltoleranse (ressursreservasjon) 1.

Det finnes ulike dokumenthåndteringssystemer som i en eller annen grad utfører de oppførte funksjonene. Når du velger et system, er det nødvendig å bli styrt av både økonomiske og tekniske kriterier. Kontinuiteten til eksisterende teknologier er av stor betydning, så vel som muligheten videre utvikling og forbedre systemet basert på en enkelt base. Spørsmålet om styring og administrasjon av systemet er også viktig.

Dokumenthåndteringssystemer (DMS)

Dokumenthåndteringssystemer (DMS) gir prosessen med å opprette, administrere tilgang og distribuere store mengder dokumenter på datanettverk, og gir også kontroll over dokumentflyten i organisasjonen. Ofte er disse dokumentene lagret i spesielle depoter eller i et filsystemhierarki. Filtyper som vanligvis støttes av DMS-systemer inkluderer tekstdokumenter, bilder, regneark, lyd, video og webdokumenter. Vanlige funksjoner til ICS-systemer er dokumentoppretting, tilgangskontroll, transformasjon og sikkerhet.

Strukturen til elektroniske dokumenthåndteringssystemer inkluderer vanligvis følgende: moduler , nemlig:

Elektronisk dokumentgodkjenningsmodul;

Innledende registrering av alle innkommende dokumenter og nøye kontroll av utførelse;

Detaljert logg over utgående dokumenter;

Elektronisk arkiv av dokumenter;

Bedriftsforum;

Ulike organisasjonskataloger;

Administrasjonsmodul for hele systemet.

I sin tur matchende modul elektroniske dokumenter er utformet for å utføre følgende oppgaver:

Oppretting av elektroniske dokumenter i henhold til maler akseptert i organisasjonen;

Opprette en rute for å passere et elektronisk dokument;

Godkjenning av elektroniske dokumenter av alle interesserte parter som deltar i godkjenningen;

Omfordeling av makt fra en bedriftsansatt til en annen;

Dokumentgodkjenning;

Lagring av vedtak fra alle personer som godkjente dokumentet;

Lukkede godkjenninger.

Behandlingsmodul utfører følgende operasjoner for utgående og innkommende korrespondanse:

Registrering av utgående og innkommende elektronisk dokumentasjon;

Klassifisering av all korrespondanse;

Installasjon av kontroll;

Utstede instruksjoner for utgående og innkommende elektroniske dokumenter;

Gjennomføre detaljert korrespondanse;

Sende et innkommende elektronisk dokument langs allerede opprettede eller nye dokumentruter;

Lagre alle forbindelser mellom utgående og innkommende dokumenter i elektroniske arkiver;

Kontroll av passering av elektroniske dokumenter langs opprettede ruter;

Fylle ut logger i elektroniske versjoner av organisasjonsdokumenter.

Et elektronisk arkiv i et elektronisk dokumenthåndteringssystem ble opprettet for å lagre informasjonsprodukter, detaljert søk, utvalg av kopier av nødvendig materiale og nøyaktig gjenoppretting av slettede eller feilaktig tapte dokumenter.

Modul for kontroll og utstedelse av ordre utfører følgende operasjoner:

Legger inn bestillinger i systemet, avdelingsdata i administrative elektroniske dokumenter fra organisasjonen, møtereferat;

Sender instruksjoner til ansatte fra lederen av selskapet, hans assistent, og sørger også for kontroll over fristene for å fullføre instrukser;

Vedlikeholder elektroniske arkiver over organisasjonsdokumentasjon.

Administrasjonsmodul utfører følgende oppgaver:

Begrense tilgangsrettighetene til organisasjonsansatte;

Kontrollerer alle brukerhandlinger.

Elektroniske dokumenthåndteringssystemer som implementerer den ovenfor beskrevne strukturen danner en ny generasjonemer.

For tiden eksisterende systemer på markedet, basert på teknologiene som ligger til grunn for dem, kan deles inn i tre grupper:

1. Western-laget systemer. Utviklingsmiljøer.

2. Lokale produksjonssystemer (Russland, Ukraina), basert på Lotus Domino/Notes.

3. Helt lokal utvikling.

Den første gruppen inkluderer følgende tre vestlige systemer (utviklingsmiljøer):

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

Den andre gruppen inkluderer følgende selskaper og systemer:

CompanyMedia - InterTrust

OfficeMedia - InterTrust

BOSS Referent - IT Co.

CINDERELLA STC - IRM

Eskado Interprokom - LAN

Systemer som kan klassifiseres som den tredje gruppen:

1C:Arkiv - 1C

RBC Docs - RBC SOFT

DocsVision - Digital Design

IIG Intravert - IIG

IT-Inco - IncoFlow

LanDocs - Lanit

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - CenterInvest Soft

Gran Doc - Granitt

Etui - EOS

DocManager - SoftIntegro

Eufrat Kognitiv - Teknologier

Effect-Office IKK - Garant International

Delo-systemet er hovedsakelig ment å automatisere dokumentasjonsstøtten til forvaltningsaktiviteter til offentlige organisasjoner;

kontroll over alle stadier av kontordrift og resultatene av arbeidet med de viktigste funksjonelle prosessene til bedriften;

enhetlig registrering av all innkommende intern korrespondanse, inkludert brev og klager fra borgere, ved å opprette registreringskort.

søke etter registreringskort og vedtak for å overvåke utførelsen av dokumenter med det formål å utføre referanse- og analytisk arbeid;

spore organisasjonens dokumentflyt, inkludert flytting av papiroriginaler og kopier av dokumenter, vedtak, utførelsesrapporter, dokumentgodkjenning;

kontroll over rettidig utførelse av instruksjoner, forespørsler fra institusjoner, organisasjoner, vedtak og instrukser fra ledelsen; kontroll av frister for utførelse av dokumenter;

innhenting av informasjon og statistisk materiale, sammendrag, rapporter for presentasjon for ledelsen;

– lagring av elektroniske dokumenter.

Programvare- og teknologikompleks "CinderellaWIN" - elektronisk kontor

registrering av utgående og innkommende post, samt tilhørende dokumenter vedlagt hoveddokumentet, gjentatte og sekundære dokumenter;

kontroll av ytelsesdisiplin over tid og av utøver med en påminnelse om kontrolldokumenter og tidsfrister for utførelse av dem;

utarbeidelse av sertifikater, sammendrag og lister over hele volumet av dokumenter, etter tematiske overskrifter, etc.;

søke etter ethvert dokument (inkludert et svar og et gjentatt et) ved å bruke alle kjente detaljer eller sett med detaljer, inkludert kontekstuelt søk etter innholdet (navnet) i dokumentet;

organisere tilgang til elektroniske kopier av dokumenter.

Hjemmeimplementerte løsninger

Utveksling av elektroniske dokumenter mellom informasjonssystemer i henhold til CommerceML-standarder

Med overgang bransjeorganisasjoner regnskap ved bruk av datateknologi, er rollen til informasjonsutveksling i elektronisk form økende. 1C-selskapet, med støtte fra tekniske spesialister fra Microsoft Corporation, har utviklet standarder for utveksling av kommersiell informasjon og XML-utvekslingsordningen CommerceML. Bruken av åpne, allment aksepterte standarder for elektronisk informasjonsutveksling kan redusere kostnadene ved å organisere informasjonsinteraksjon betydelig ved å forene utvekslingen av kommersiell informasjon mellom ulike organisasjoner: både de som opererer i Internett-handelsmarkedet og de som arbeider innen tradisjonell (off) -line) handel.

Programvaresystemene "1C:Enterprise 8" er utarbeidet i henhold til CommerceML-standarder elektroniske kataloger, prislister og dokumenter som følger med handelsoperasjonen Ordren.

Kataloger, prislister og dokumenter som følger med handelstransaksjonen Ordren, mottatt elektronisk og i samsvar med CommerceML-standarder, kan raskt lastes inn i informasjonsdatabasen. Dette unngår tidkrevende manuell inntasting av store mengder informasjon.

1C:Enterprise 8-programsystemet lar deg:

• Generer kommersielle tilbud ved hjelp av selve systemet basert på produktutvalget tilgjengelig i informasjonsbasen
• Publiser kommersielle tilbud og kataloger på en hvilken som helst nettbutikkfront som støtter CommerceML-standarder
• Analyser markedet basert på å behandle strukturert informasjon om produktet, motparter, priser osv.
• Forbered og send elektroniske dokumenter i XML-format som er forståelig for de fleste systemer
• Send prislister til organisasjoner (kunder, partnere osv.)

Mekanismer for å utarbeide og publisere kommersielle tilbud og kataloger på nettbutikkfronter er implementert i samsvar med CommerceML-standarden, både den første og andre utgaven. Dette lar bedrifter lagre teknologiene de allerede bruker når de implementerer konfigurasjonen og velge det mest praktiske formatet.

Det er mulig å laste ned data i formatet til CommerceML-standarder til en XML-fil eller sende slike data via e-post.

For ikke lenge siden implementerte jeg elektronisk dokumenthåndtering for en av mine klienter. I prosessen måtte jeg forklare mange begreper, fortelle hva det er, hvordan systemer av denne typen fungerer. Og først etter det var han i stand til å forstå essensen av forslagene mine og godkjente arbeidsplanen. Under diskusjonen innså jeg at det er skrevet veldig lite om dette temaet. på enkelt språk for et bredt spekter av lesere. Som vanlig vil jeg prøve å forklare dette konseptet i et enkelt språk.

Det er viktig å forstå at det er to typer dokumentflyt – intern (EDMS) og ekstern (EDM). EDI og EDMS deler disse konseptene i prinsippet i den russiske føderasjonen. Det vil si at hvis du ser etter et system for utveksling med motparter, så må du se etter EDI, hvis for intern dokumentflyt, så EDMS.

I denne artikkelen ønsker jeg å snakke om ekstern elektronisk dokumentflyt mellom selskapet og dets motparter. Interne systemer Elektroniske dokumenthåndteringssystemer brukes til å utveksle dokumenter mellom avdelinger i ett selskap, de er underlagt et litt annet sett med krav. Men jeg vil ikke vurdere dem her.

Hvorfor trenger du elektronisk dokumenthåndtering?

Elektronisk dokumenthåndtering er et moderne, praktisk alternativ til konvensjonelle papirdokumenter som brukes til alle typer forretningsaktiviteter.

Tradisjonell dokumentflyt er forbundet med konstante tidsforsinkelser. For å starte samarbeid med en oppdragsgiver trenger du en faktura, ofte en avtale, og deretter signerte fakturaer, attester på utført arbeid m.m. Alle disse papirene er godkjent, de er trykket, signert og forseglet. Deretter blir det nødvendig å overføre dem til en forretningspartner, hvor de også går gjennom prosessen med godkjenning og signering.

Deretter skannes dokumentene med signaturer og sendes på e-post. Deretter sendes originalene med bud, ansatte eller vanlig post. Alt dette tar en betydelig mengde tid, papirdokumenter går noen ganger tapt og krever korrigeringer (som ytterligere bremser prosessen med å motta dokumenter). Og hele rom blir ofte tildelt til oppbevaring. Som et resultat opplever virksomheten mye ulempe, avslutningen av transaksjoner er forsinket, og det oppstår problemer med regnskapet, siden papirene på slutten av rapporteringsperioden fortsatt er et sted "under transport." Og hvis det etter signering av en av partene ble identifisert kontroversielle punkter i avtalen eller regnskapsdokumentasjon Hvis en feil blir funnet, strekker prosessen med å skaffe riktig papirdokument seg enda lenger, noen ganger til og med i flere måneder.

Elektronisk dokumenthåndtering lar deg bli kvitt alle disse ulempene:

• Alle dokumenter er "signert" elektronisk ved hjelp av digitale signaturer. Det er raskt og enkelt.
• For å få en papirkopi, bare skriv ut en kopi. Interesserte mottar all dokumentasjon umiddelbart, uten lang ventetid på brev eller bud.
• Inngåelse av kontrakter og bekreftelse på gjennomføring av samarbeid (fakturaer og handlinger) skjer uten forsinkelser og ekstra innsats fra ansattes side.
• Virkningen av den menneskelige faktoren på virksomheten reduseres: dokumenter går ikke tapt, feil blir rettet på kort tid.
• Det er ikke nødvendig å tildele nyttig plass for lagring av flere papirdokumenter.

I tillegg tillater elektronisk dokumenthåndtering å løse problemet med virksomhetsrapportering til staten. Tidligere ble dokumenter bare akseptert i papirform, og selskapets ansatte brukte lange timer på å reise til skattekontoret, sto i kø for å se inspektøren, og inspektørene behandlet på sin side mye papirarbeid for å kontrollere nøyaktigheten av rapporten og legge inn data i den felles databasen.

Nå kan alle disse problemene også løses ved hjelp av elektronisk dokumenthåndtering. Det er viktig å forstå at skattetjenesten i elektronisk form godtar rapporter og dokumenter strengt etablert prøve. Andre formater vil ikke bli akseptert. Derfor, når du implementerer elektronisk dokumenthåndtering, er det fornuftig å sjekke formatet på selskapets interne dokumentasjon og om nødvendig foreta passende justeringer av dokumentmalene.

I første omgang begynte staten å ta i mot selvangivelser elektronisk. Teknikken viste seg å være vellykket. Og nylig er alle dokumenter også akseptert elektronisk.

Hva består elektronisk dokumenthåndtering av?

Det er 4 parter involvert i denne typen dokumentflyt:

1. Leverandør av varer eller tjenester. Parten som genererer det elektroniske dokumentet.
2. Kjøper eller klient. Parten som mottar det elektroniske dokumentet.
3. Leverandørfirma som leverer elektronisk plattform for dokumentutveksling og service for organisering av elektronisk dokumenthåndtering.
4. Tilstand. Offentlige etater som leverandørselskapet overfører data om registrerte transaksjoner og utførte dokumenter til.

Slik implementeres dette i praksis:

1. Leverandøren av varer eller tjenester genererer et elektronisk dokument i seg selv regnskapssystem eller direkte i tjenesten levert av leverandøren.
2. Dokumentet i tjenesten sendes øyeblikkelig til mottakerselskapet, som mottar det enten direkte i tjenesten eller i sitt eget program knyttet til tjenesten.
3. Plattformen registrerer data om dokumentet.
4. Etter «signering» (bekreftelse) av mottaker, sendes dokumentdataene til skattekontoret.

Dermed blir faktumet med å sende og motta et dokument automatisk registrert. I motsetning til papirposer med dokumenter som overleveres av bedriftsansatte, bud eller posttjeneste, er det umulig å ikke motta et dokument elektronisk eller å miste det. Det faktum at dokumentet ble mottatt i tide elektronisk system registreres automatisk, kan disse dataene brukes i tilfelle en tvist, selv i retten.

Informasjon om dokumenter signert på begge sider blir også automatisk overført til skattemyndighetene, som reduserer sannsynligheten for regnskapsfeil, tapte papirkopier eller unnlatelse av å inkludere en transaksjon i rapporten, noe som i fremtiden eliminerer mulige bøter og andre skatteproblemer knyttet til den menneskelige faktoren og så vanlig ved bruk papirdokumentflyt.

Med papirdokumentflyt er det vanskelig for bedriftslederen å kontrollere rettidig mottak av hvert dokument. Oftest løses disse problemene på nivå med regnskapsførere, kurerer og salgssjefer. Som følge av dette kommer papiroriginaler ikke alltid frem til regnskapsføreren før utløpet av rapporteringsperioden. Og dette, hvis det kontrolleres, kan føre til bøter og andre problemer.

For elektronisk dokumenthåndtering:

• Originaldokumentet leveres umiddelbart. Ikke behov for postsendinger, bistand fra kurerer eller ledere. Det er ingen forsinkelser eller tilhørende problemer.
• Lederen for selskapet kan når som helst sjekke nøyaktig når dokumentet ble sendt og mottatt. Og ved problemer knyttet til mangel på viktig dokumentasjon, har ikke ansatte mulighet til å flytte ansvaret for sine feil til " dårlig jobb post" og andre eksterne faktorer. De ansatte i bedriften forstår dette selv. Derfor blir forsinkelser og problemer med å sende/motta dokumenter etter implementeringen av dette systemet ekstremt sjeldne.

For å implementere samarbeid gjennom elektronisk dokumenthåndtering er det nødvendig at begge parter bruker programvare koblet til en hvilken som helst. Eller, som et alternativ, kan en eller begge parter jobbe direkte i tjenesten for sending og mottak av dokumenter.

Elektronisk signatur

For å organisere elektronisk utveksling av dokumenter kreves en høy grad av sikkerhet og beskyttelse. Alle elektroniske dokumentbehandlingstjenester bruker en sikker tilkobling, datakryptering og bruker en elektronisk digital signatur for å bekrefte ektheten til dokumentet som sendes.

En digital signatur er en spesiell "elektronisk nøkkel" som lager en unik digital kode ved hjelp av matematisk behandling av data fra et brukersertifikat og et elektronisk dokument. Offentlige sertifikater brukes til å bekrefte og bekrefte signaturer. Og for generering (signering) - brukerens personlige konfidensielle "nøkkel".

Dokumentflytplattformer (tjenester)

I dag er det et bredt spekter av plattformer som tilbyr dokumenthåndteringstjenester. Disse er Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok og mange andre. De utfører alle omtrent de samme funksjonene:

• Motta et elektronisk dokument fra brukeren.
• Sender til mottakeren i sin konto eller overføre til det angitte systemet hvis mottakeren jobber med en annen tjeneste.
• Registrering av data om dokumentet og forsendelsen.

Når du velger et system for din bedrift, er det viktigste å vurdere kundenes preferanser. Her er det viktig at du enten jobber i samme system som en klient som er viktig for deg, eller så må tjenesten ha mulighet til å integrere (datautveksling) mellom ditt system og en tilsvarende plattform som din klient bruker.

I noen tilfeller vil du kunne overbevise kjøperen om å begynne å jobbe med en plattform som er praktisk for deg. Men veldig ofte, spesielt når man starter samarbeid med store detaljhandelskjeder og bedrifter, har de allerede gjort sitt valg for lenge siden, og en av betingelsene for samarbeid er evnen til å jobbe med en bestemt elektronisk dokumenthåndteringsplattform.

EDI- og EDI-systemer: hva er forskjellen?

Ved valg av dokumenthåndteringssystem møter mange brukere også systemer som ikke posisjonerer seg som EDI, d.v.s. "elektronisk dokumenthåndtering", men som EDI (dokumentflyt for detaljhandel).

EDI-systemer er et spesialtilfelle av elektronisk dokumenthåndtering. De er fokusert på å utveksle data med handelspartnere eller avdelinger handelsnettverk. Hvis, generelt, noen typer juridisk viktige dokumenter utføres gjennom dokumentflyt, implementeres her rask utveksling av kommersiell informasjon mellom organisasjoner, inkludert juridisk viktige dokumenter nødvendig for handelsoperasjoner.

Konvensjonell elektronisk dokumentbehandling tillater bruk av alle typer dokumenter i et hvilket som helst format som passer for partene. Ved bruk av EDI er listen over mulige dokumenter og deres format strengt regulert. Det er ingen måte å generere og overføre et dokument i selskapets interne format eller som ikke er direkte relatert til handelsoperasjoner. Jeg vil snakke om hvordan EDI fungerer, hvorfor det bare brukes i handel, og hva dens fordeler er i en av de følgende artiklene.

Integrasjon med 1C og andre regnskapssystemer

Til effektivt arbeid elektronisk dokumenthåndtering er det svært viktig at plattformen du velger støtter integrasjon med ditt regnskapssystem.

Hvorfor er dette nødvendig:

• Bedriftsansatte oppretter dokumenter i bedriftsregnskapssystemet;
• Etter generering blir dokumentet automatisk overført i systemet til leder eller regnskapsfører for underskrift;
• Dokumentet som er verifisert og bekreftet av lederen må sendes inn uten forvrengning eller manuell inntasting av data, dvs. ekstra tidskostnader og mulige feil i den elektroniske dokumenthåndteringstjenesten;
• Hvis implementert på riktig måte, skjer dataoverføring automatisk. Etter å ha klikket på "Send dokument"-knappen, transformeres det automatisk til skjemaet som kreves for det elektroniske dokumenthåndteringssystemet og sendes til tjenesten, hvor dokumentet registreres og sendes til mottakeren.

Det er svært viktig at ditt regnskapssystem har en ferdig løsning på servicesiden, som dine spesialister vil kunne implementere nødvendig tillegg til regnskapsprogrammet på bakgrunn av. Hvis det ikke finnes en slik løsning, er det bedre å ikke prøve å implementere det selv; dette er en veldig arbeidskrevende og kompleks prosess. Dokumenthåndteringstjenester bruker en digital signatur, komplekse systemer kryptering. Derfor er det ingen garantier for at selv etter all programmerernes innsats vil du få det ønskede resultatet. Det er bedre å velge en annen plattform hvor du finner et passende integreringsalternativ.

Servicekostnad

Dokumentbehandlingstjenester tilbyr vanligvis tilkobling til tjenesten gratis. Det påløper et gebyr for å sende dokumenter. I noen tilfeller vil dette være en fast pris for hvert dokument som sendes. Et sted kan du kjøpe tjenester i pakker, dvs. ett beløp er for 100 dokumenter, et annet er for 1000 per måned, osv.

Dette spørsmålet må også tilnærmes klokt. På den ene siden, jo større pakken du velger, desto lavere blir kostnaden for å sende ett dokument. På den annen side er det ingen vits i å betale for en pakke på 300, 500 eller 1000 dokumenter dersom dokumentflyten ikke overstiger 100 dokumenter per måned.

Ofte stilte spørsmål

Må alle dokumenter sendes elektronisk?

Ingen. Ved hjelp av elektronisk dokumentbehandling vil du kun sende de dokumentene som er mest praktisk å sende på denne måten. Vanligvis er dette handlinger av utført arbeid, skattefakturaer, noen ganger kontrakter, etc. Alt avhenger av dine behov og bekvemmelighet.

Er fraktbetaling per dokument eller per side?

Du betaler, og systemet registrerer sendingen av dokumentet. Selv om dokumentet ditt har mange sider, teller det som én fakturerbar enhet.

Hvor trygt er det?

Elektronisk dokumenthåndtering er helt trygt. Dessuten er tjenesten som yter tjenesten ansvarlig for å ivareta sikkerheten. Til dette brukes en digital signatur, datakryptering og en sikker kommunikasjonskanal. Sikkerhetsnivået er omtrent det samme som i dine vanlige bank-klienttjenester.

Hvis vi har 1C installert, vil alle brukere få tilgang til elektronisk dokumenthåndtering?

Ingen. I tillegg til å begrense tilgangsrettigheter i selve regnskapssystemet, for arbeid med elektroniske dokumenter, er tilkoblingen begrenset til én økt på én datamaskin. For å få tilgang fra en annen datamaskin, må du koble til fra bunnen av med alle passord og andre sikkerhetsmetoder.

Er det mulig å bruke elektronisk dokumenthåndtering uten elektronisk signatur og tilknytning til betalte tjenester?

Ingen. Signering og bruk av en statssertifisert dokumentbehandlingstjeneste er nødvendig for at dokumentadministrasjonen din skal motta rettskraft. Du kan selvfølgelig sende dokumenter uten elektroniske signaturer til kundene dine ved å bruke hvilken som helst metode gjennom alle kanaler. Men de regnes ikke som dokumentflyt. Dette er ikke annet enn kopier for referanse. I dette tilfellet må du alltid bekrefte dem med papiroriginaler.

Er det så vanskelig å bruke elektronisk dokumenthåndtering?

Vanskeligheter kan bare oppstå på tilkoblingsstadiet. Men spesialister blir vanligvis hentet inn for å løse dette problemet. Selve bruksprosessen er enkel og praktisk. Lederen (ansvarlig person) sjekker dokumentet, trykker på "sign" og "send"-knappen. De. å sende dokumenter blir mye enklere enn selv når du utveksler skanninger via e-post.

Hva om klienten min ikke bruker plattformen jeg bruker?

Du har to alternativer. Du kan koble en motpart til nettstedet ditt, for eksempel på din regning. Eller du kan finne ut om det er mulighet for integrasjon mellom dine elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Hvis ja, bruk bare denne tjenesten. Deretter vil dokumentet bli overført i henhold til følgende skjema: fra deg - til systemet ditt - deretter til mottakerens system - og til slutt personlig til mottakeren. Dette vil ikke påvirke hastigheten på mottak av dokumentet eller kompleksiteten ved bruk av systemet.

Informasjonsutveksling av elektroniske dokumenter med digital signatur via telekommunikasjonskanaler (heretter - Systemet) - et sett med programvare og maskinvare som sikrer presentasjon av skatt og regnskap Og informasjonstjenester i elektronisk form via telekommunikasjonskanaler, som tilhører systemdeltakerne, samt et sett med regulatoriske og organisatoriske og metodiske dokumenter som regulerer forholdet til systemdeltakerne..."

Kilde:

Ordre fra den russiske føderasjonens føderale skattetjeneste datert 12. desember 2006 N SAE-3-13/848@ "Om gjennomføring av prøvedrift av et enhetlig system for mottak, lagring og primærbehandling selvangivelser og regnskap i elektronisk form via telekanaler" (sammen med "Midlertidig forskrift for utveksling av elektroniske dokumenter med digital signatur via telekanaler i et enhetlig system for mottak, lagring og primærbehandling av selvangivelser og regnskaper")

Offisiell terminologi.

Akademik.ru.

2012. Se hva "System for elektronisk dokumentinformasjonsutveksling" er i andre ordbøker: Elektroniske penger- (Elektroniske penger) Elektroniske penger er monetære forpliktelser

utsteder i elektronisk form Alt du trenger å vite om elektroniske penger, historikk og utvikling av elektroniske penger, overføring, utveksling og uttak av elektroniske penger i ulike betalingssystemer... Investor Encyclopedia GOST R 53394-2009: Integrert logistikkstøtte. Grunnleggende begreper og definisjoner- Terminologi GOST R 53394 2009: Integrert logistikkstøtte. Grunnleggende begreper og definisjoner originaldokument: Interactive Electronic Technical Publication 3.3.12 Definisjoner av begrepet fra

ulike dokumenter: Interaktiv elektronisk … … Elektronisk tolldeklarasjon- Elektronisk (toll)deklarasjon – overføring, mottak og behandling

tolldeklarasjoner for varer laget i elektronisk form. Det forutsetter effektiv interaksjon mellom tollmyndighetene og deltakere i utenlandsk økonomisk aktivitet (FEA)... ... Wikipedia Internasjonale ratingbyråer- (Internasjonale ratingbyråer) Ratingbyråer er organisasjoner som er involvert i å vurdere soliditeten til enheter finansmarkedet: Internasjonal vurderingsbyråer monetære forpliktelser

kredittvurdering

land, Fitch Ratings, Moody's, S&P, Morningstar,... ... Digital signatur

EDS- Elektronisk digital signatur (EDS) er en forutsetning for et elektronisk dokument beregnet på å beskytte dette elektroniske dokumentet mot forfalskning, oppnådd som et resultat av kryptografisk transformasjon av informasjon ved hjelp av en privat nøkkel... ... Wikipedia Ordbok-referansebok med vilkår for normativ og teknisk dokumentasjon

Hvert selskap, spesielt et geografisk distribuert, bærer kostnadsbyrden ved bruk av papirmedier i dokumentflyt med sine kunder. Overgangen til elektronisk dokumenthåndtering (EDF) er et logisk og viktig skritt i utviklingen av enhver bedrift.

I følge undersøkelser fra Mail.ru Group er omtrent 60 % kontorarbeidere De bruker mobile enheter ikke bare til personlige formål, men også for å utføre visse arbeidsoppgaver. Å jobbe på et kontor med skrivebord fulle av papir er i ferd med å bli en saga blott. Den største fordelen med EDI-systemer: selskapet reduserer material- og tidskostnader. Når alle dokumenter er elektroniske, er det ingen vits i å kopiere og skrive ut bunker med papir.

I dag er overgangen til elektronisk dokumenthåndtering et skritt som ikke alle ledere vil bestemme seg for å ta. Ifølge mange er det fortsatt flere "mot" enn "for".

I vårt materiale har vi samlet de vanligste argumentene mot overgang til elektronisk dokumentutveksling. Og vi prøvde å snakke om den virkelige tilstanden og fordelene ved å bytte til elektronisk dokumenthåndtering med entreprenører.

Myte 1. Arbeid på papir er mer pålitelig. Den har stempel og signatur

Det er mer vanlig å jobbe på papir. Ja, i dag er et dokument i hånden et symbol på en inngått kontrakt som kan "røres". Mange vet av egen trist erfaring at papirdokumenter kan forfalskes. Som et resultat: økonomiske tap, rettssaker og bortkastede nerver og til slutt kollapsen av virksomheten.

I dag elektronisk signatur en mer moderne og sikker analog av et papirdokument. En elektronisk signatur (ES) til en juridisk enhet er krypterte data knyttet til digitale dokumenter for å bekrefte forfatterskapet og autentisiteten til informasjonen. Faktisk erstatter den den vanlige håndskrevne signaturen og blå seglet til en juridisk enhet.

Ved hjelp av digitale signaturer kan juridiske personer inngå og avslutte kontrakter, utveksle primære regnskapsdokumenter med kunder og partnere via et datanettverk, sende inn rapporter til offentlige etater via Internett, bekrefte forfatterskapet under sertifiseringen. ulike opplysninger og så videre.

Hva er viktig å vite når du velger en elektronisk signaturselger? Det viktigste er å gi preferanse til akkrediterte sertifiseringssentre, som er blant lederne på det russiske markedet. Vær oppmerksom på følgende punkter: hvor mange år har sertifiseringssenteret vært i drift på markedet; finne ut hvor mange elektroniske signaturnøkkelsertifikater som er tilgjengelige for i fjor han slapp; hvis titusenvis, så tok du ikke feil.

Myte 2. Det er lettere for meg å holde orden med papirdokumenter.

Uansett hvor optimister og skeptikere krangler om elektroniske dokumenter, er det ingen som benekter det faktum at de aller fleste kontordokumenter lages på datamaskiner. Årsakene til en slik ubetinget seier av informasjonsteknologi er helt klare:

• elektroniske dokumenter er enkle å lage, redigere, reprodusere, distribuere og videresende;
• Det er mye enklere å søke elektronisk nødvendig informasjon, og kontekstsøk gir muligheter som man bare kunne drømme om når man utfører papirarbeid;
• spørsmål om å reservere informasjon og dokumenter, opprette forsikringsarkiver og fond osv. løses lettere og med mindre innsats;
• I kommersiell virksomhet gjør elektroniske dokumenter, når de brukes på riktig måte, det mulig å fremskynde beslutningsprosessen betydelig og forbedre kvaliteten.

Myte 3. Jeg er redd for at dokumentene mine kan bli stjålet av kriminelle eller at EDF-operatøren kan overføre dem til tredjeparter uten at jeg vet det.

Hvis vi snakker om det elektroniske dokumenthåndteringssystemet "Transcript" utviklet av Taxnet, overføres data fra en motpart til en annen over Internett via den sikre HTTPS-protokollen. Brukertilgang til systemet utføres i to moduser - ved hjelp av et kvalifisert elektronisk signatursertifikat og ved hjelp av et påloggingspassord. Datalekkasje fra systemserveren er ekskludert: passord for brukerkontoer lagres i kryptert form, og de private nøklene til sertifikater for tilgang lagres av brukerne selv. Således, hvis brukeren av systemet ikke overfører tilgangsinformasjon til noen, vil lekkasje av informasjonen som er overført til ham utelukkes.

Når det gjelder lagring og overføring av spesielt konfidensiell informasjon, er et mer spesialisert produkt i dette tilfellet "sky"-tjenesten "CRYPTOGRAMM", også utviklet av Taxnet. Tjenesten lar deg lagre dokumenter i en sikker skylagring, utveksle informasjon via sikre kommunikasjonskanaler, og har også muligheten til å utføre kryptooperasjoner eksternt. Slike operasjoner inkluderer signering og kryptering av elektroniske dokumenter adressert til en eller flere mottakere, dekryptering av data og verifisering av signaturer.

Dette betyr at brukeren enkelt kan verifisere ektheten og riktigheten til ethvert signert elektronisk dokument. I tillegg, som et ekstra sikkerhetsverktøy, bruker tjenesten et tofaktorautentiseringssystem som bruker mobil enhet, som bruker to typer faktorer for å få tilgang til systemet eller utføre spesielt viktige operasjoner.

Men i alle fall er enhver EDF-operatør ansvarlig for informasjonslekkasje i samsvar med lovgivningen til den russiske føderasjonen.

Myte 4. EDI passer ikke for oss. Mine leverandører bruker elektroniske signaturer fra forskjellige sertifiseringsmyndigheter

For elektronisk dokumentbehandling er det nødvendig å kun bruke en kvalifisert elektronisk signatur (Federal Law 63 “On Electronic Signature”). Å ha motparter med sertifikater utstedt av forskjellige CAer er ikke et problem for implementering av EDI. For eksempel, i "Transcript"-systemet er det mulig å bruke kvalifiserte sertifikater utstedt av en hvilken som helst sertifiseringsinstans (heretter referert til som CA) inkludert i listen over akkrediterte av departementet for telekom og massekommunikasjon.

Myte 5. Vi vil ikke være i stand til å sette opp arbeid med våre motparter - det er omtrent tusen av dem, og de er lokalisert over hele den russiske føderasjonen

Elektronisk dokumentutveksling er beste løsningen for selskaper med et stort antall motparter.

For det første: Bytte til elektroniske dokumenter fra papir vil redusere tiden for behandling og sending av dokumenter med 80 %.

For det andre: Elektronisk dokumenthåndtering vil øke produktiviteten til dine ansatte som arbeider med dokumenter med 25 %.

For det tredje, når du bytter til det elektroniske dokumentutvekslingssystemet Transcript, vil tiden for behandling av dokumenter og foreta justeringer av dokumenter av regnskapsførere og ledere reduseres med 75 %.

Disse indikatorene indikerer at det er det riktig avgjørelse Til moderne virksomhet. For å jobbe i systemet trenger du kun en elektronisk signatur og Internett. For å komme i gang, inviter dine motparter til systemet og legg ved en påminnelse om registrering i systemet.

Vi gir våre kunder eksempler på invitasjonsbrev, startinstruksjoner og hjelper med å sette opp dokumentutvekslingsprosessen helt gratis.

Myte 6. I EDI-systemer betaler du for hvert dokument som sendes, så hvordan er det billigere enn post?

Noen selskaper krever faktisk et gebyr for hvert dokument som sendes. I vår beslutning tok vi hensyn til at overgangen til elektronisk dokumenthåndtering skulle være økonomisk fordelaktig for våre kunder. I transkripsjonssystemet belastes et gebyr for pakken med dokumenter som sendes, noe som lar deg spare betydelig på utvekslingen av dokumenter.

Men frem til 31. oktober kan du bruke spesialtilbud og arbeid i systemet gratis. Detaljer finner du på lenken.

Myte 7. Jeg ser ingen vits i å bytte til EDI for å overføre handlinger og fakturaer

Som det allerede er nevnt mer enn én gang, er det veldig praktisk og lønnsomt å bytte til EDI. Du trenger ikke lenger å kaste bort tid på å forberede og sende dokumenter, og du kan også spare mye ved å eliminere den svært kostbare papirarbeidsprosessen. Du vil kunne spare tid brukt på å utveksle korrespondanse, noe som også vil øke mobiliteten og produktiviteten til din bedrift. Fordi EDI utføres veldig raskt, blir det i tillegg ingen menneskelig faktor, som reduserer antall feil i elektroniske dokumenter til et minimum.

Nesten ethvert dokument kan gjøres elektronisk. Transkripsjonssystemet sørger for uformell dokumentflyt for dem (kontrakter, viktig kommersiell informasjon, estimater og mye mer).

Filer av slike dokumenter kan ha et hvilket som helst format og leveres til motparten i en av følgende filtyper: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Generelt kan du i systemet motta og overføre alle elektroniske dokumenter.

Ikke glem faktoren for sikkerhet og sikkerhet for dokumenter - i "Transcript" -systemet blir alle elektroniske dokumenter overført i kryptert form, noe som eliminerer avlytting og substitusjon. Og bruken av en elektronisk signatur er mer pålitelig enn noen fysisk signatur.

Myte 8. Jeg har ikke nok motparter til å bytte til EDI. Dette er en dyr fornøyelse, synes jeg

Selv om virksomheten din er liten i dag, betyr ikke dette at du ikke skal optimalisere økonomiske utgifter og ta vare på produktiviteten til dine ansatte. Hvis forretningsprosessene i selskapet i utgangspunktet er riktig satt opp og møter moderne markedstrender, vil virksomheten din vokse og utvikle seg mye mer komfortabelt!

Alt spesialprosjektmateriell: