Hvordan sortere data i en excel-tabell. Slik bruker du datasortering-funksjonen i Microsoft Excel

Hvis dataene er tekst, kan de sorteres alfabetisk ("fra A til Å" eller "fra Å til A"). Hvis dataene er numeriske, kan du sortere dem i stigende eller synkende rekkefølge. Hvis et dataområde har en rad eller kolonne som inneholder klokkeslett- eller datodata, kan du sortere dem i forover eller omvendt kronologisk rekkefølge. Det er også mulig å sortere forhåndsformaterte data ved å formatere elementer.

Du kan sortere dataene etter én betingelse (for eksempel sortere en liste over ansatte etter etternavn) eller flere (for eksempel sortere en liste over ansatte etter stilling, og innenfor hver stilling sortere etternavnene i alfabetisk rekkefølge). Data kan sorteres etter en kolonne (eller flere kolonner) eller etter rad.

Sorter etter ett kriterium

Trinn for trinn:

I kolonnen som sorteringen skal utføres etter, må du velge hvilken som helst celle (du trenger ikke velge hele kolonnen).
På fanen Data finne en gruppe kommandoer.

Merk at bokstavene på denne knappen kun indikerer sorteringsretningen, og utseendet til knappen forblir det samme for både tekst og numeriske data.

Det er en annen praktisk måte å sortere data på: ved å høyreklikke på cellen i kolonnen som sorteringen skal utføres etter, velg elementet i kontekstmenyen Sortering, og deretter - det nødvendige sorteringsalternativet.

Trinn for trinn:

Velg én celle fra datamatrisen som sorteres.

Hvis et dataområde inneholder tomme kolonner eller rader, oppfatter Excel dem automatisk som grensene til den sorterte datamatrisen. I dette tilfellet bør du velge alle dataene som skal sorteres.

På fanen Data finn en kommandogruppe og velg en kommando fra den Sortering .
Angi sorteringsnivåer sekvensielt (bestemt av kolonnenavnet).

Ved å klikke på pilen ved siden av de tre feltene ( Kolonne, Sortering, Rekkefølge) må du velge:

Navnet på kolonnen som skal sorteres.
Type kriterium (avhengig av om sortering vil bli utført etter dataverdier i kolonnen, eller etter celledesign, eller etter celleikon).
Sorteringsrekkefølge (synkende eller stigende).

Hvis kolonnen som er valgt for sortering inneholder navn på måneder eller ukedager, så i listen over felt Rekkefølge du kan velge alternativet Egendefinert liste og i et nytt vindu velger du ett av de foreslåtte sorteringsalternativene.

Sorter etter formatering

Ofte, for å analysere data, fylles celler (eller fonter) med farger. Sortering kan også hjelpe deg med å organisere data basert på formatering.

Steg for steg prosedyre:

Klikk på hvilken som helst celle i kolonnen du vil sortere etter.
På fanen Data velg gruppe og velg deretter lag Sortering.
I felt Kolonne angi kolonnen som sorteringen skal utføres etter.
I felt Sortering Velg sorteringskriterium fra hurtigmenyen: cellefarge, skriftfarge eller celleikon.
Felt Rekkefølge inneholder to nedtrekkslister. I den første må du velge type kriterium, og i den andre, plasseringen av celler sortert etter dette kriteriet (linje Ovenfor eller Nedenfra ).
Legg eventuelt til et annet sorteringskriterium i vinduet Sortering du må velge en knapp Legg til nivå.

Du kan også bruke "Copy Level"-kommandoen, og erstatte den forrige verdien i "Ordre"-feltet med en ny.

Etter å ha valgt sortering, trykk på knappen OK.

Du kan sortere listen alfabetisk, numerisk eller kronologisk etter opptil tre felt. For hver kolonne kan du angi stigende og synkende sorteringsrekkefølge.

Stigende sorteringsrekkefølge:

Tallene vil bli sortert i rekkefølge fra minste negative til største positive tall.

Dato- og tidsverdier vil bli sortert fra tidligste til siste verdi.

Teksten vil bli sortert alfabetisk. I dette tilfellet vil de numeriske verdiene spesifisert som tekst bli plassert først.

Når du sorterer boolske verdier i stigende rekkefølge, vil verdien FALSE vises først, etterfulgt av verdien TRUE.

Feilverdiene vil bli sortert i den rekkefølgen de ble oppdaget (fra et sorteringsperspektiv er de alle like).

Tomme celler vil vises på slutten av den sorterte listen.

Synkende sorteringsrekkefølge:

I tilfelle av synkende sorteringsrekkefølge, sorterer Excel postene i omvendt rekkefølge beskrevet ovenfor. Bare tomme celler vil fortsatt vises på slutten av listen.

Egendefinert sorteringsrekkefølge:

I stedet for stigende og synkende sorteringsrekkefølge, kan du også bruke en egendefinert sorteringsrekkefølge bestemt av en spesifisert tilpasset liste.

Sortering av en liste

For å sortere en liste, plasser cellepekeren inne i listen og utfør Data – Sorter-kommandoen.

Excel velger automatisk listen og viser dialogboksen Sorteringsområde, der du kan angi sorteringsalternativer.

Du kan angi sortering etter opptil tre listefelt og spesifisere en annen sorteringsrekkefølge for hvert felt.

Excel gjenkjenner automatisk feltnavn hvis formatet på cellene som inneholder navnene er forskjellig fra formatet til cellene som inneholder dataene.

Dialogboksen Sorter område.

Hvis områdevalget utført av programmet ikke er helt riktig, sett bryteren nederst i dialogboksen til ønsket posisjon (Identifiser feltene med "etiketter (første rad i området)" eller "arkkolonnebetegnelser").

Innstillingene for område og sorteringsalternativer du angir i dialogboksen Sorter vil bli lagret og vist i dialogboksen neste gang du åpner den.

Du kan også velge å sortere områdekolonner i stedet for rader. For å gjøre dette, klikk på "Alternativer"-knappen i "Sorteringsområde"-dialogboksen og i "Sorteringsalternativer"-dialogboksen, i "Sorter"-gruppen, sett bryteren til "Områdekolonner"-posisjonen.

26. Filtrering av data i Excel.

Filtrering av data i listen lar deg vise bare de postene som oppfyller spesifiserte betingelser.

Autofilter

Ved bruk av autofilter vil feltnavnene bli supplert med nedtrekkslister der du kan velge ønsket feltverdi eller sette et tilpasset kriterium.

Sette inn et autofilter

1. Plasser cellepekeren i listen.

2. I undermenyen Data – Filter velger du kommandoen “Autofilter”. Pilknapper vil vises ved siden av feltnavnene, som du kan klikke for å åpne listen.

3. Åpne listen for feltet hvis verdi du vil bruke som filter (seleksjonskriterium). Listen vil vise verdiene til cellene i det valgte feltet.

4. Velg ønsket element fra listen. Bare de postene som samsvarer med det angitte filteret vil vises på skjermen.

5. Om nødvendig, velg det nødvendige elementet fra listen over et annet felt. Bare de postene som samsvarer med alle spesifiserte filtreringsbetingelser vil bli vist på skjermen (betingelsene for individuelle felt kombineres med den logiske operasjonen "AND").

Knapper for å åpne autofiltre for felt som det er angitt filtreringsbetingelser for, er blåfarget.

Hvis du valgte én eller flere kolonner før du utførte AutoFilter-kommandoen, vil rullegardinlister bare bli lagt til de tilsvarende feltene.

For å vise alle listeoppføringer på skjermen igjen, kjør kommandoen "Vis alle" fra undermenyen Data – Filter.

Du kan fjerne filtreringskriteriet for et enkelt felt ved å velge "Alle"-elementet i autofilterlisten for dette feltet.

For å deaktivere autofilterfunksjonen (fjern rullegardinlister), velg kommandoen Data – Filter – Autofilter igjen.

Bruk av et tilpasset autofilter

Ved å bruke et tilpasset autofilter kan du koble individuelle postvalgbetingelser ved hjelp av logiske operatorer.

Sett inn et autofilter i listen ved å velge kommandoen Data – Filter – Autofilter.

Åpne autofilterlisten for ønsket felt og velg elementet (Condition) i det.

I "Custom AutoFilter"-dialogboksen som åpnes (Fig. 6.3.27.), spesifiser det første kriteriet.

Velg en logisk operator som kombinerer det første og andre kriteriet.

Dialogboksen "Egendefinert autofilter".

Du kan angi ett eller to kriterier for et enkelt felt i et tilpasset autofilter. I sistnevnte tilfelle kan de kombineres med den logiske operatoren "AND" eller "OR".

Sett det andre kriteriet.

Klikk på "OK"-knappen. Excel vil filtrere postene basert på kriteriene du angir.

Avansert filter

For å sette komplekse betingelser for filtrering av listedata gir Excel et såkalt avansert filter for å hjelpe brukeren.

Utvalg av kriterier

Kriteriene kan settes på hvilken som helst ledig plass på regnearket. I kriterieområdet kan du legge inn og kombinere to typer kriterier:

Enkle kriterier: Programmet vil sammenligne innholdet i feltene med det spesifiserte kriteriet (ligner på å bruke et autofilter).

Beregnede kriterier: I dette tilfellet kan du også spesifisere verdiene som returneres av formelen som ikke er oppført.

Når du spesifiserer enkle kriterier, må du først angi feltnavn i kriterieområdet, og du kan bare angi de feltnavnene du angir kriterier for.

Linjen(e) rett under feltnavnlinjen er der du spesifiserer kriteriene. Excel skiller ikke mellom store og små bokstaver når kriterier spesifiseres. Kan du bruke jokertegn når du spesifiserer kriterier? Og *.

Alle kriterier spesifisert på én linje må utføres samtidig (tilsvarer den logiske operatoren "AND"). For å spesifisere koblingen av kriterier ved å bruke "OR"-operatoren, spesifiser kriteriene på forskjellige linjer.

Bruker et avansert filter

Når du har opprettet et kriterieområde, kan du kjøre det avanserte filteret og filtrere listedataene.

1. Plasser cellepekeren i listen. I dette tilfellet vil Excel automatisk gjenkjenne listeområdet og presentere en kobling til området i dialogboksen.

2. Utfør kommandoen Data – Filter – Advanced filter. Plasser inndatamarkøren i "Betingelsesområde"-feltet og uthev det tilsvarende området i regnearket.

3. Lukk dialogboksen ved å klikke på "OK"-knappen. Skjermen vil nå vise poster som oppfyller de angitte kriteriene.

Du kan bare bruke ett avansert filter per regneark.

Hvis du ikke vil at dupliserte poster skal vises som et resultat av å bruke det avanserte filteret, merker du av for Kun unike poster i dialogboksen Avansert filter.

For å angi visningen av alle listeoppføringer i regnearket etter filtrering, kjør kommandoen Data – Filtrer – Vis alle.

Når du sorterer data i Excel, kan du støte på behov for å sortere data i flere kolonner samtidig. I dag skal jeg fortelle deg hvordan du gjør dette.

Som et eksempel, la oss ta en tabell som inneholder en liste over produkter med kostnad og utløpsdato. Oppgaven er å sortere produktene i alfabetisk rekkefølge og etter utløpsdato.

Velg alle cellene i tabellen som vi skal bruke sortering på. I vårt tilfelle kan du ganske enkelt stå på hvilken som helst celle innenfor rekkevidden. Neste på fanen hjem klikk på ikonet Sortering og filtrering og velg elementet fra rullegardinmenyen Tilpasset sortering.

Vinduet for sorteringsinnstillinger åpnes. Det første du må gjøre er å sørge for at avkrysningsboksen er merket av Mine data inneholder overskrifter. Denne innstillingen lar deg fjerne den første raden fra området og ikke delta i fremtidig filtrering.

Nå skal vi legge til kolonner som sorteringen skal skje etter. Den første, i vårt tilfelle, er spalten Produkter. I felt Sortering vi stiller ut Betydning og installere Rekkefølge fra A til Å.

Nå vil produktene sorteres først etter den første kolonnen og i tillegg etter den andre. I dette tilfellet påvirker ikke den andre sorteringen den første. Du kan sortere etter flere kolonner på samme måte.

Sortering kan forresten også gjøres etter rader. Jeg vil fortelle deg hvordan du gjør dette i neste leksjon.

I de to foregående leksjonene fjernet vi duplikater. Du kan også lese om dette. I denne leksjonen skal vi implementere søk etter duplikater.

I denne leksjonen vil jeg fortelle deg hvordan du legger ved en overskrift til hver Excel-side. Dette kan være nødvendig hvis du jobber med store bord. Vanligvis, når de skrives ut, produseres dokumenter med et stort antall sider, og for å gjøre det praktisk å jobbe med dem, er det nødvendig å lagre tabelloverskriften på hvert ark.

I denne leksjonen vil jeg fortelle deg hvordan du setter et plusstegn eller null foran et tall i begynnelsen av en celle i Excel. La oss forestille oss en situasjon der du må skrive inn et telefonnummer i en celle i formatet "+7 987...". Normalt vil Excel ganske enkelt fjerne dette plusstegnet.

Sortering i Excel er en innebygd funksjon der brukeren kan ordne data i kolonner på et ark i en praktisk rekkefølge for senere analyse.

Du kan sortere informasjon alfabetisk, etter stigende eller synkende verdier, etter dato eller etter ikon, etter tekst eller cellefarge. Dette er nøyaktig hva denne artikkelen vil diskutere.

Tall

Alt er ganske enkelt her. La oss ta følgende tabell som et eksempel. La oss sortere dataene etter kolonne C. For å gjøre dette, velg den og klikk på knappen på "Hjem"-fanen "Sortering og filtrering". I neste meny velger du eller "...fra minimum til maksimum", eller "...fra maksimum til minimum". La oss velge det andre alternativet.

Nå har vi dataene i C ordnet i synkende rekkefølge.

Jeg har kolonne C plassert mellom to andre, som er fylt med data. I dette tilfellet anser Excel den valgte kolonnen som en del av tabellen (og teller riktig). Som et resultat dukket følgende melding opp. Siden jeg trenger å sortere spesifikt for klassen, markerer jeg elementet med en markør "... innenfor den angitte tildelingen" og klikk "Sorter".

Alfabetisk

Det gjøres etter samme prinsipp som beskrevet ovenfor. Velg ønsket område og trykk på knappen "Sortering og filtrering". Elementene i rullegardinmenyen er endret. Velg enten fra "A til Å" eller fra "Z til A".

Listen over navn i eksemplet er sortert alfabetisk.

Etter dato

For å sortere datoer i Excel, vær først oppmerksom på hvilket format som er angitt for cellene de er skrevet i. Velg dem og se på "Nummer"-gruppen på fanen "Hjem". Det beste formatet er "Dato", kort eller lang, eller "(alle formater)" - datoen kan skrives på forskjellige måter: DD.MM.ÅÅÅÅ, DD.MMM, MMM.ÅÅ.

Dette punktet er veldig viktig, fordi ellers kan datoene sorteres ganske enkelt ved å øke de to første tallene, eller etter måned i alfabetisk rekkefølge.

Etter det velger du ønsket celleområde og klikker på knappen "Sortering og filtrering". Fra menyen kan du velge eller "fra gammelt til nytt", eller "fra nytt til gammelt".

Etter celle- eller tekstfarge

Denne metoden kan brukes når det er tekst i celler i en Excel-tabell eller selve cellene er malt i forskjellige farger. La oss for eksempel ta en kolonne med tall malt i forskjellige farger. La oss sortere det slik at tallene farget i rødt kommer først, deretter grønne og svarte.

Velg hele området og klikk på knappen "Sortering og filtrering" og velg fra menyen "Tilpasses...".

I neste vindu fjerner du merket i boksen hvis du valgte dem uten den øverste linjen, som er tabelloverskriften. Deretter velger vi kolonnen som vi skal sortere etter, i eksemplet er det "I". I "Sortering"-delen velger du "Skriftfarge" fra rullegardinlisten. I bestillingsdelen velger du "rød farge" - "Topp". Vi sorterte tallene i rødt.

Nå trenger du at kolonnen inneholder grønne tall. Klikk på knappen "Legg til nivå". Alle innstillinger er de samme, bare velg "grønn farge". Klikk OK.

Kolonnen vår er sortert som følger.

Som du kan se, er ikke tallene i orden. La oss sortere tallene i stigende rekkefølge. Velg kolonnen og klikk "Sortering og filtrering" – "Tilpasses...". Klikk på knappen i vinduet som åpnes "Legg til nivå". Kolonnen forblir "I", i neste felt velger vi etter "Verdi", rekkefølge "Stigende". Klikk OK.

Nå er kolonnen vår sortert både etter tekstfarge og i stigende rekkefølge av data.

Data sorteres på samme måte etter cellefarge, bare i "Sortering"-delen velger du "Cellefarge" fra listen.

Tabeller

Hvis du har en tabell der du må sortere etter flere kolonner samtidig, gjør du følgende. Velg hele utvalget av tabellceller sammen med overskriften. Klikk på knappen "Sortering og filtrering" og velg "Tilpasses...".

La oss sortere klassen i stigende rekkefølge, og på samme måte gjennomsnittsskåren.

Merk av i boksen i sorteringsvinduet "Mine data inneholder overskrifter". I "Kolonne"-delen velger du "Klasse" fra listen, sorter etter "Verdi" og rekkefølge "Stigende".

For å gjøre det samme for den gjennomsnittlige poengsummen, klikk på knappen "Legg til nivå". I «Kolonne»-delen velger du «Gjennomsnittlig poengsum». Klikk OK.

Dataene i tabellen er sortert.

Nå i "Navn"-kolonnen, farg cellene med gutter blå og cellene med jenter rosa. For å unngå å gjøre dette for hver celle separat, les artikkelen om hvordan du velger celler i Excel - den forteller deg hvordan du velger ikke-tilstøtende celler.

La oss sortere denne kolonnen etter cellefarge: først blir det jenter, så gutter. Velg hele tabellen på nytt, klikk "Sorter" - "Tilpasses...".

I vinduet som åpnes er det allerede to nivåer som vi laget tidligere. Disse nivåene har prioritet - det første er det største, det andre er mindre, og så videre. Det vil si at hvis vi ønsker at dataene i jente-/guttetabellen skal sorteres først, deretter etter klasse, og deretter etter gjennomsnittsscore, må vi ordne nivåene i den rekkefølgen.

Klikk på knappen "Legg til nivå". I "Kolonne"-delen, velg "Navn", sorter - "Cellefarge", rekkefølge - "rosa", "Topp".

Bruk nå pilene til å flytte denne linjen til toppen av listen. Klikk OK.

Tabellen med sorterte data ser slik ut.

Hvis du trenger å finne en bestemt verdi i en tabell, er det mest praktisk å gjøre dette i sorterte data. Deretter skal vi se på hvordan du sorterer en tabell i Excel etter synkende eller stigende rekkefølge, tekst eller cellefarge og mer.

For å sortere tabeller i Excel, bruk menyelementet "Sortering og filtrering" på Hjem-fanen. Den enkleste sorteringen gitt i en Excel-tabell er stigende eller synkende, som kan brukes på både tekstverdier og numeriske verdier.

For riktig sortering må alle celler som sorteres ha samme format, for eksempel må alle celler med tall være i numerisk format. Det skal heller ikke være noen ekstra mellomrom før verdiene, og det skal ikke være skjulte rader eller kolonner i det sorterte området.

Sortering av verdier i en Excel-tabell begynner med å velge kolonnen som skal sorteres. Det er nok å til og med plassere markøren i den første cellen i kolonnen. I vårt eksempel velger du den første cellen i den andre kolonnen og velger fra menyen "Sortering og filtrering", og angi "Sorter stigende".

Som et resultat av å sortere dataene i tabellen, blir verdiene i den andre tabellen sortert i stigende rekkefølge, men den første cellen forblir på sin plass. Dette er fordi den første raden i tabellen som standard anses som overskrifter, dvs. kolonnenavn, og er ikke sortert.

Utvalget av sorterte data utvides automatisk, dvs. Excel velger automatisk hele tabellen og sorterer dataene i rader i henhold til den valgte kolonnen. Hvis du velger alle cellene i en kolonne som du vil sortere og velger stigende eller synkende sortering, vil Excel vise en melding som ber deg velge et sorteringsalternativ. Alternativet vil være tilgjengelig "Utvid det valgte området automatisk", som vil velge hele tabellen, og "Sorter innenfor spesifisert utvalg", som lar deg sortere kun den valgte kolonnen uten å påvirke dataene i tilstøtende kolonner. I dette tilfellet vil den første cellen igjen ikke bli tatt i betraktning ved sortering.

For å sortere tabeller i Excel fullstendig etter alle valgte celler, bør du gå til menyen "Sortering og filtrering" Velg en "Egendefinert sortering...".

I dette tilfellet vil vi umiddelbart se hvilken del av tabellen Excel velger for videre sortering.

For å velge hele dataområdet, i vinduet som vises, "Sortering" fjern haken fra varen "Mine data inneholder overskrifter".

Nå i dette vinduet kan du konfigurere sorteringen av dataene våre. I første kolonne "Kolonne" på linje "Sorter etter" velg kolonnen du vil sortere dataene i. I den andre kolonnen "Sortering" Du må velge betingelsen som sorteringen skal utføres etter. Alternativer tilgjengelig "Verdier", "Cellefarge", "Skriftfarge" Og "Celleikon". I vårt tilfelle vil vi sortere verdiene. Vel, i siste kolonne "Rekkefølge" du kan velge sorteringsrekkefølgen på verdiene "Stigende", "Synkende" Og "Egendefinert liste". La oss velge i stigende rekkefølge. Som et resultat blir de midterste kolonneverdiene sortert.

Du kan også tilpasse sorteringen av en enkelt kolonne. I tillegg kan du konfigurere flere sorteringsnivåer i Excel. La oss for eksempel sortere den første kolonnen i stigende rekkefølge, og deretter sortere resultatet av å sortere den andre kolonnen i stigende rekkefølge. Og vi vil sortere den siste tredje kolonnen først etter cellefarge, og deretter etter skriftfarge. For å legge til et nytt nivå må du i vinduet "Sortering" trykk på knappen "Legg til nivå", og rekkefølgen på nivåene betyr noe.