Fordelen med elektronisk dokumenthåndtering fremfor papirdokumenthåndtering. Fordelen med dokumentautomatisering

Betydelig reduksjon i dokumentutvekslingstid - et elektronisk dokument overføres nesten umiddelbart.
Redusere tiden for å legge inn innkommende dokumenter i informasjonssystemet.
Redusere antall inndatafeil.
Besparelser på forbruksvarer, porto og budkostnader.
Det er ikke nødvendig å vedlikeholde et papirarkiv, dokumenter går ikke tapt.

Forskjeller mellom papir- og elektronisk dokumenthåndtering
ved å bruke eksempelet på forretningsprosesser for salg og kjøp av varer (produkter)

Salg

	Utveksling av papirdokumenter	Utveksling av dokumenter i elektronisk form (ved å bruke eksemplet "1C:Enterprise 8" og "1C-Takskom")
Data om motparten	Oppgi motpartsdetaljer	Oppgi motpartsdetaljer
Refleksjon av dokumentet i regnskap	1. Gå inn i hoveddokumentet 2. Utskrift på en skriver	1. Gå inn i hoveddokumentet
	3. Håndskrevet signatur 4. Segl av organisasjonen	2. Dannelse av digital signatur
Overføring til motpart	5. Register over utgående dokumenter	Sending av elektronisk dokument med digital signatur og lagring i utgående register skjer automatisk
	7. Kvittering personlig eller via post (budtjeneste) 8. Kontroller den mottatte kopien med signatur 9. Register over inngående dokumenter	Motta elektronisk bekreftelse fra motpartens digitale signatur, automatisk sjekk EDS til motparten og lagring i innkommende register skjer automatisk
Lagre originalen i arkivet	10. Arkivering i den originale mappen med signaturer og segl

Oppkjøp

	Utveksling av papirdokumenter	Utveksling av dokumenter elektronisk i 1C:Enterprise 8
Data om motparten	Oppgi motpartsdetaljer	Oppgi motpartsdetaljer Opprettelse av "Avtale om bruk av elektroniske dokumenter"
Motta et dokument med motpartsvisum	1. Kvittering personlig eller via post (budtjeneste) 2. Kontroller den mottatte kopien med signatur 3. Register over inngående dokumenter	Mottak av elektronisk dokument med motpartens digitale signatur, automatisk verifisering av motpartens digitale signatur og lagring i inngående register skjer automatisk
Godkjenning av ansvarlig person	4. Håndskrevet signatur 5. Organisasjonsstempel	1. Dannelse av digital signatur
Overføring til motpart	6. Levering personlig eller sending med post (budtjeneste) 7. Register over utgående dokumenter	Sending av elektronisk bekreftelse med digital signatur og lagring i utgående register skjer automatisk
Refleksjon i regnskap	8. Gå inn i hoveddokumentet	Utfylling av data skjer automatisk 2. Manuell inntasting av manglende data spesifikke for mottakerens side
Lagre originalen i arkivet	9. Arkivering i den originale mappen med signaturer og segl	Arkivoppretting skjer automatisk

Systemer elektronisk dokumenthåndtering eller EDMS forenkler papirarbeidet til enhver organisasjon. Automatisering kan redusere material- og tidskostnader knyttet til opprettelse, sirkulasjon og lagring av dokumentasjon betydelig. Rutinearbeid med papirdokumentasjon er etter hvert i ferd med å bli en saga blott. Samtidig er etterspørselen etter programvare, som lar deg automatisere arbeid med dokumenter, forblir uendret.

Fra denne artikkelen vil du lære:

hvorfor er det nødvendig å implementere et EDMS i en organisasjon;
hvilke funksjoner utfører det elektroniske dokumenthåndteringssystemet og hvilke oppgaver hjelper det med å løse;
hva er fordelene med å bruke elektroniske dokumenthåndteringssystemer;
Bidrar EDMS til å redusere kostnadene for dokumentflyt?

Elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Automatisering av arbeid med dokumenter er fortsatt et av de viktigste områdene i moderne kontorarbeid. Fordelene ved å bruke elektroniske dokumenthåndteringssystemer har blitt verdsatt av de fleste moderne organisasjoner: fra offentlige etater til små private selskaper. De forenkler aktiviteter knyttet til rutinemessig papirarbeid betydelig: reduserer tids- og materialkostnader, sikrer informasjonssikkerhet og opprettholder åpenhet i forretningsprosesser. De fleste ledere stiller ikke lenger spørsmål ved hvorfor de trenger det EDMS. I moderne bedrifter er det i ferd med å bli et nødvendig element i IT-infrastrukturen.

EDMS er spesialisert programvare utviklet for å fungere med ustrukturerte dokumenter. Den lar deg opprette, redigere, søke og overføre all digital dokumentasjon. I noen tilfeller kan EDMS utvikle seg til et ECM (Enterprise content management) system, som er mer omfattende. Et innholdsstyringssystem for bedrifter utfører alle funksjonene til et EDMS og har samtidig informasjonshåndteringsteknologier.

Regelverk innen EDMS

Til tross for den økende populariteten til automatiserte systemer, er aktivitetene til utviklerne deres praktisk talt ikke regulert på lovnivå. Ved oppretting av programvare og implementering av denne brukes følgende forskrifter som en retningslinje:

N149-FZ "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse";
GOST R 51141-98. Journalføring og arkivering;
GOST R 6,30-2003. enhetlig system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon;
N1-FZ "On Electronic Digital Signature";
Regjeringsresolusjon nr. 754 "Om godkjenning av forskriften om systemet for interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering";
N152-FZ "Om personlige data";

Funksjoner av elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Svaret på spørsmålet hvorfor er det nødvendig EDMS De kvalitative endringene som det elektroniske dokumenthåndteringssystemet gjør i de fleste prosesser med å jobbe med dokumenter kan ligge til grunn. Hovedfunksjonene til EDMS inkluderer:

Oppretting, registrering, behandling, overføring og lagring av dokumentasjon;
Spore endringer i dokumenter og overvåke fristen for utførelse av dem;
Opprettelse av kataloger;
Flytting av dokumenter, overføring av rettigheter til å bruke dem, gjennomgang og retting;
Generere rapporter;
Tilgangskontroll;
Versjonskontroll;
Automatisering av hovedområdene for kontorarbeid;
Ledelse av møter, møter, kontrakter.

Oppgaver til EDMS i kontorarbeid på ulike organisasjonsnivåer

Mange ledere lurer på hvorfor de personlig trenger en EDMS. De fleste ser det kun som et verktøy for kontoradministrasjonstjenesten, en teknologi som ikke påvirker administrative prosesser. Imidlertid letter det i stor grad samhandlingen mellom ulike hierarkiske nivåer i organisasjonsstrukturen, slik at du raskt kan utveksle relevant informasjon og ta beslutninger basert på den.

EDMS-oppgaver kan klassifiseres i henhold til nivåene i selskapets ledelse:

Bedriftsledelse, ledere for strukturelle avdelinger:
○ rask mottak av data som er nødvendig for adopsjon ledelsesbeslutninger;
○ kontroll over utførelse av dokumenter;

Assisterende ledere, sekretærer, assistenter:
○ raskt og nøyaktig søk i servicedokumentasjon;
○ kontroll av ytelsesdisiplin;
○ reduksjon av prosjektforberedelsestid;
○ akselerasjon av godkjennings- og godkjenningsprosesser;
○ lette forberedelsen av arrangementer;

Finansiell, økonomisk og regnskapsmessig tjeneste:
○ reduksjon av overføringstid fra filialer til moderorganisasjonen;
○ redusere risikoen for å miste primærdokumentasjon;
○ redusere tiden brukt på å utarbeide rapporter, velge dokumenter for avstemminger eller inspeksjoner av statlige tilsynsmyndigheter;

Juridisk tjeneste
○ redusere arbeidsintensiteten i arbeidet med å utarbeide avtaler, avtaler, kontrakter;
○ kontroll av frister;
○ raskt søk i lokale forskrifter.

Last ned dokumenter om emnet:

Instrukser for kontorarbeid (fragment). Organisering av dokumentflyt
Journal over mottak og avhending av elektroniske dokumenter
Tidsskrift for migrasjoner og omskrivinger av elektroniske dokumenter
Instruksjoner for arbeid med bedrifts-e-post

Fordeler med å bruke elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Blant de elektroniske dokumenthåndteringssystemene som finnes på markedet, er det vanlig å skille: kontorstyringssystemer, digitale arkiver, arbeidsflyt og ECM-systemer. Alle av dem er forskjellige i antall støttede funksjoner, men de har lignende fordeler, som nesten helt eliminerer spørsmålet om hvorvidt hvorfor trenger du en EDMS? i et moderne selskap. Det gir:

Sikkerhet;
Versjonskontroll;
Øyeblikkelig søk;
Rask generering av rapporter og varsler;
Ruting;
Integrasjon med nettet;
Systematisering av dokumentasjon i databasen;
Skanning og gjenkjenning av papiroriginaler;
Evne til å lage sikkerhetskopier;
Informasjonsstøtte av forretningsprosesser.

Tekniske evner til EDMS

Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet har en rekke åpenbare fordeler fremfor tradisjonelle. Innføringen av nye teknologier gjør det mulig å utvide funksjonaliteten til EDMS. Eksempler på slike teknologier inkluderer:

Skanning og gjenkjenning av papirdokumenter

Skanning og gjenkjenning av korrespondanse ved mottak, overføring av papiroriginal til arkivet og gi ansatte dens digitale versjon for videre bruk bidrar til å systematisere innkommende dokumentflyter.

Bruk av medieteknologi

Moderne EDMS lar deg utveksle ikke bare grafiske bilder og tekstfiler, men støtter også de fleste eksisterende medieformater. Multimedia lar deg tydeligere presentere oppgavene som er tildelt underordnede og formidle funksjonene til den nødvendige implementeringen.

Elektronisk signatur

Elektronisk signaturteknologi øker informasjonssikkerheten til EDMS. Det lar deg sertifisere forfatterskapet til offisielle handlinger og letter godkjenningsprosessen mellom ledere på forskjellige organisasjonsnivåer.

Kryptering av konfidensiell dokumentasjon og dens overføringskanaler

Kryptering gjør dokumentoverføring enklere høyt nivå personvern, og hjelper også med å regulere tilgangen til dem ved hjelp av digitale nøkler.

Masseutsendelser

Integrasjon med e-post gjør det mulig å raskt sende bestillinger og varsler til et stort antall ansatte, noe som øker effektiviteten betraktelig ved gjennomføring av oppgaver.

Utskrift av rapporter

Et annet eksempel på hvorfor EDMS er nødvendig moderne organisasjon kan sees i muligheten for automatisert generering av rapporter. Dette bidrar til betydelige tidsbesparelser og økt effektivitet for hver enkelt ansatt.

Når de implementerer et elektronisk dokumenthåndteringssystem, tenker de fleste bedrifter først og fremst på de økonomiske fordelene ved automatisering. Vurderingen av systemet med tanke på kostnadsreduksjon er imidlertid bare delvis riktig. Hovedoppgaven til slike systemer er å forbedre kvaliteten på administrative vedtak. Hvis EDMS bidro til å løse de første målene for implementeringsprosjektet, er bruken berettiget, og svaret på spørsmålet: hvorfor er EDMS nødvendig, er allerede funnet.

For ikke lenge siden måtte jeg forholde meg til EDMS 1C: dokumentflyt for en av kundene, situasjonen var smertelig typisk:

Bedriften bruker aktivt 1C, for eksempel UPP eller det nymotens ERP, for regnskap og personell. Nettsiden bruker 1C-Bitrix som et styringssystem

Etter automatisering av standardområder bestemte ledelsen seg for å innføre elektronisk dokumenthåndtering

systemadministratorer mot et annet 1C-produkt,

en kommersiell direktør som er lojal mot 1C takket være franchisetakerne med deres gaver og seminarer, naturligvis FOR. Han har brukt 1C lenge og er vant til det.

Som et resultat henvendte systemadministratorer seg til meg med en forespørsel om å forklare ledelsen hvorfor de ikke blindt skulle bruke 1C-plattformen til alt mulig.

Jeg foreslår å ta en nøktern titt på fordelene med 1C og dens ulemper.

Om EDMS 1C: dokumentflyt.

1C-selskapet er kjent som en utvikler av bedriftsautomatiseringssystemer for regnskap, personell, lager, etc.

1C: Document Flow er et programvareprodukt fra det russiske selskapet 1C på en teknologiplattform "1C:Enterprise 8", designet for å automatisere dokumentflyt.

1C: Document Flow har følgende utgaver:

"1C: Document Flow 8 PROF" er beregnet på små og mellomstore kommersielle virksomheter og budsjettinstitusjoner ha en enkel organisasjonsstruktur og dokumentflyt.
"1C: Document Flow 8 KORP" anbefales for automatisering av budsjettinstitusjoner og kommersielle virksomheter med en kompleks organisasjonsstruktur eller kompleks dokumentflyt.
«1C: Document Flow 8 DGU» er produsert spesielt for store budsjettinstitusjoner med en kompleks organisasjonsstruktur.

Hovedarbeidsområder denne avgjørelsen– kontorarbeid, generell dokumentflyt, styring av kontraktsmessige aktiviteter, elektronisk arkiv og arbeid med forespørsler.

Fordeler med 1C: Dokumentflyt

Både 1C-selskapet og dets mange franchisetakere snakker hovedsakelig om følgende fordeler med 1C: Document Flow-løsning:

Lave lisenskostnader- utgave 1C: Dokumentflyt PROF koster fra 36 000 rubler.

Organisering av dokumentflyt på kort tid— alt er inkludert, all funksjonalitet er inkludert i leveringspakken, noe som øker tiden for lansering av løsningen betydelig.

Utviklet affiliate nettverk— mer enn 10 000 permanente partnere i 600 byer i 23 land tilbyr tjenester for implementering og tilpasning av programmet.

— et grensesnitt som allerede er kjent for 1C-brukere, inkludert en webklient og mobilapplikasjoner for iPad og Android.

Enkelt søk etter dokumenter som er lagret i systemet— raskt søk etter dokumenter når en ansatt er fraværende fra kontoret

Enkel integrasjon med andre 1C-produkter— muligheter for å integrere de brukte 1C-produktene med hverandre allerede i esken.

Regelmessig utgivelse av oppdateringer- funksjonaliteten til programmet er i konstant utvikling, nye funksjoner dukker opp, og nye utgaver slippes hver sjette måned.

Enkel å sette opp— systemet konfigureres enkelt for å møte kundenes krav.

Vel, faktisk flott konkurransefortrinn, som ved den første tilnærmingen virkelig kan overbevise en person om det riktige valget av 1C: Document Flow.

Hva har vi egentlig...

Og nå realitetene. Ulemper med 1C: Dokumentflyt

La oss se på hver fordel med 1C: Document Flow i rekkefølge.

Lave lisenskostnader

Den lave kostnaden for 1C: Document Flow er en myte, fordi kostnadene ved å eie systemet over en viss tidsperiode, og ikke bare lisenser, ikke tas med i betraktningen. Det er optimalt å beregne kostnadene ved å eie et system over en periode på 3 år, som ikke bare inkluderer server- og klientlisenser for konfigurasjonen og plattformen, men også kostnadene for arbeidet til en 1C-spesialist eller franchisetaker for implementering, kostnaden av informasjon og teknisk support i 3 år (ITS), support og løsning konstante problemer med oppdateringer, nedetid på grunn av stadige oppdateringer osv. osv.

Etter å ha beregnet eierkostnader i 3 år, viser det seg at 1C-løsningen for automatisering av elektronisk dokumenthåndtering ikke er en slik budsjettløsning.

Utviklet affiliate nettverk

På 1C-nettstedet kan du finne en liste over sertifiserte partnere som tilbyr 1C: Document Flow-implementeringstjenester i din region.

Faktisk, for å få statusen som en sertifisert 1C-partner, trenger du bare å ha én spesialist på ansatte, som kan forlate en gitt franchisetaker for lenge siden, men selskapet vil beholde statusen til franchisetakeren. I tillegg er det ikke et faktum at en sertifisert spesialist vil være involvert i prosjektet ditt det er mange prosjekter, men vanligvis er det ikke nok spesialister. Derfor kan faktisk hvem som helst komme til deg, til og med en frilanser som ble ansatt for prosjektet ditt, eller en student som foreslo lav pris, eller universell 1C-IC, som forstår vanskelighetene med elektronisk dokumenthåndtering på prosjektet ditt.

De fleste av franchisetakerne er utmerkede selgere, men når det gjelder praksisen med å implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem og videre vedlikehold, er mangel på kompetanse i organisering av elektronisk dokumenthåndtering tydelig synlig, det er ingen erfaring med å løse ikke-standardiserte problemer med elektronisk dokument ledelse, mangel på kunnskap russisk lovgivning, i forbindelse med hvilken vellykket implementering av 1C: Document Flow bare kan være i SMB-sektoren.

Derfor garanterer ikke tilstedeværelsen av en eller annen franchisetaker på 1C-nettstedet i listen over sertifiserte prosjektets suksess.

Kvaliteten på prosjektimplementering og videre vedlikehold kontrolleres ikke på noen måte av 1C som et resultat, ettersalgsservice er svært lav og slutter faktisk kun med salg av oppdateringer til ITS.

Alt inkludert eller implementering på kort tid

Funksjonaliteten til boksversjonen er ikke nok til å organisere en fullverdig elektronisk dokumentflyt, og for å utvide funksjonaliteten trenger du programmering på 1C-språket.

Modifikasjon med programmeringsverktøy øker implementeringstiden betraktelig, ikke så mye for selve modifikasjonen, men for prosessen med å teste de utviklede tilleggene og konfigurasjonen som helhet.

Hva har vi som resultat? Det er mye vanskeligere å opprettholde den modifiserte konfigurasjonen, fordi du med hver 1C-oppdatering må teste alle tilleggsutviklinger, inkludert tilleggsfunksjonalitet som må "skrives om" igjen.

Enkel funksjonalitet, tilgjengelig grensesnitt

Grensesnittet til 1C-plattformen er et ordtak selv etter oppdatering av grensesnittet, forblir systemgrensesnittet uklart for vanlige ansatte som er langt fra regnskap. 1C-grensesnittet virker for forvirrende, som om det er bevisst komplisert. Og en rekke enkle og banale handlinger for andre EDMS i 1C: dokumentflyt utføres tydelig skjevt eller fungerer ikke i det hele tatt.

Trenger du eksempler? Vennligst...

Ved registrering av dokumenter møter du for eksempel følgende begrensninger:

Du kan ikke opprette et koblet kort for et annet innkommende dokument fra et innkommende dokumentkort
registraren kan ikke se hvem som godkjente dokumentet hvis registraren ikke er en deltaker i "Godkjennings"-prosessen
samt ulogiske tillatelser (for eksempel muligheten til å registrere et dokument med statusen "Ikke godkjent")
det er ingen sjekk for repetisjon av innkommende dokumenter fra juridiske personer
repetisjonssjekk implementeres i manuell modus kun for innbyggernes forespørsler.

Utførelseskontrollsystemet har også en rekke funksjoner:

i forretningsprosessen «Oppdrag» kan en oppgave ikke rettes til flere utførende
i forretningsprosessen «Utførelse», hvis én bruker kontrollerer både kvaliteten på utførelse og tidsfristen, er det nødvendig å angi 2 roller Inspektør og Kontrollør, og følgelig må forretningsprosessen utarbeides to ganger
Det er ikke lagt opp til oppnevning av flere ansvarlige bobestyrere
Det er ingen mulighet for arbeid med dokumenter med flere punkter eller utkast til resolusjoner.

Vel, og noen flere "funksjoner" funnet i 1C: Document Flow, som ærlig talt var overraskende:

Det er ingen egen søkemekanisme for detaljer

For å registrere bevegelsen av et papirdokument i en organisasjon, kan "Dokumentoverføringsjournal" brukes, men alle notater om bevegelsen av dokumentet må gjøres manuelt.

Flytting av interne dokumenter mellom strukturelle inndelinger selv i elektronisk form kommer det til en blindvei, fordi rettigheter til interne dokumenter implementeres gjennom mapper, det er ingen rett til tilgang til mappen - det er ingen rett til tilgang til et dokument fra denne mappen

For utgående dokumenter er det ikke lagt opp til arbeid med eksterne forsendelsesregistre, utskrift av postregistre, overtrykk av konvolutter, for ikke å snakke om batchpost

Funksjoner for arbeid med dokumentfiler er redusert til muligheten til å skrive ut en liste over filer og skrive ut dokumenter for å arkivere en sak og overføre den til arkivet. Samtidig er det hull, for eksempel er dokumentet "Intern inventar av saken" dannet med kolonnen "Dokumentnummer i saken" tom. Andre funksjoner i organisasjonens arkiv er ikke implementert verken i denne eller i andre 1C-konfigurasjoner

Standardleveransen inkluderer ikke selvstendig regnskapsføring av dokumentutkast. Denne funksjonaliteten kan konfigureres ytterligere ved hjelp av modifikasjoner under implementering.

Det er ikke mulig å vedlikeholde personlige brukermapper.

Det er ingen innebygde verktøy for å vise vedlagte filer når du klikker på et dokument, åpnes det samme Word, Adobe Reader, osv.

Det er ingen visning av gruppeoppgaver, ingen tildeling av en eksekutør som leder fra gruppen

Du kan ikke konfigurere obligatorisk fullføring for ytterligere detaljer

Svake muligheter for å sette opp dokumentnummerering - det er ingen funksjonalitet som lar deg nummerere dokumenter innenfor en avdeling

Og selve gleden som fikk nesten alle brukere og administratorer av 1C: Document Flow - rettigheter går ofte tapt

Og det er nok av slike mangler, ulemper, gjentatte handlinger, unødvendige klikk og rett og slett direkte tabber i systemet.

Selvfølgelig vil de som allerede har jobbet med 1C-produkter finne mye kjent, som i den gamle vitsen om pinnsvin som tok narkotika, men fortsatte å spise kaktus... men de som ikke har jobbet med 1C før, ledere, kontor, mange ledere, de ansatte ærlig talt, det er synd. Effektiviteten i arbeidet vil være lav og implementering av EDS vil åpenbart ikke være mulig uten konflikter.

Enkel å sette opp

I administrasjon og vedlikehold av 1C: Dokumentflyt er heller ikke alt knirkefritt.

Bare å opprette en ny bruker er en hel hendelse som kan vare i en time eller enda mer, siden oppdateringen skjer i henhold til oppdageren.

Rettighetene i systemet er fleksible, men vanskelige å konfigurere, de feiler ofte, og tar lang tid å oppdatere. Under omberegningen forsvinner brukernes oppgaver, i listen over nylig åpnede poster dukker ofte feilen "Object not found" opp, ulike meldinger fra serien "Ingen tilgangsrettigheter til databasen", hvis vi ønsker å sjekke hvilken bruker som har tilgangsrettigheter og klikk på lenken "Tilgangsrettigheter", så vises ikke alle som faktisk har tilgang til dokumentet (feil).

Endring av brukertillatelser har lignende problemer.

Enkel integrasjon av forskjellige 1C-systemer er heller ikke så enkel som 1C selv presenterer, det er for mange MEN, la oss starte med i det minste hovedproblemet— alle 1C-systemer integrert med hverandre må ha de siste oppdateringene, ellers faller integrasjonen av. Og etter å ha oppdatert 1C, faller alt annet av. Se den aktuelle delen.

Det viser seg at det blir lønnsomt å betjene 1C: Document Flow... det stemmer – for 1C: Franchisetaker.

1C-oppdateringer er en katastrofe for klienten

Vet du hvordan 1C-programmer fungerer? I de fleste tilfeller kjøper klienten ett eller flere programvareprodukter, bestående av selve plattformen og konfigurasjon (applikasjoner for denne plattformen).

Under implementeringen justerer programmereren driften av denne konfigurasjonen til kundens krav, fullfører rapporter og installerer tilleggsfunksjoner. plugins osv.

Samtidig er selve 1C-plattformen og konfigurasjonene basert på den ikke så stabile her og der, både fra 1C selv og fra konfigurasjoner og modifikasjoner fra franchisetakere.

For å fikse alle slags feil, må du installere oppdateringer, som 1C gir ut med misunnelsesverdig regelmessighet 3-4 ganger i måneden, selv regnskapsførere vil bekrefte at 1C-kallenavnene deres er hyppige gjester som kommer med oppdateringer og rettelser, på grunn av hvilke 1C senere kollapser igjen, ifølge 1-2 ganger i uken.

Dessuten, når du oppdaterer, må du ikke bare oppdatere komponentene som brukes, men hele plattformen, til og med den delen og de modulene som ikke brukes av deg.

Som et resultat må du skrive om innstillingene som er gjort, teste systemet når det er mulig, inkludert på grunn av ny funksjonalitet, på grunn av hvilken funksjonaliteten skrevet for klienten nå ikke fungerer, og reparere ødelagt lisensnøkler 1C, som faller av med misunnelsesverdig regelmessighet når de oppdateres, etc. Og alt dette i et produksjonsmiljø, når systemet trenger et fungerende, når noen data er lagret i det, når det trengs en driftsrapport eller et problem løses raskt, for eksempel for å bli enige om en avtale, som et resultat, brukere blir tvunget til å glemme elektronisk dokumenthåndtering og bytte tilbake til e-postforbindelsen + godkjenningsark "løpere".

En ny oppdatering gir nye feil, på grunn av hvilke noe faller av igjen, du må skrive om noe i konfigurasjonen og innstillingene, teste, installere nye oppdateringer, til tross for de nye problemene de bringer, og igjen skrive om, teste osv. Dette er ond sirkel takket være at 1C-franchisetakerens virksomhet forblir lønnsom i så mange år, og overlevde alle mulige kriser, og 1998, 2008 og 2015 vil også overleve, takket være det opprettede 1C-økosystemet.

Selvfølgelig kan du nekte 1C-oppdateringer og bare oppdatere når det er nødvendig for stabile oppdateringer, som 1C fortsatt har, men hva om den samme plattformen inneholder lønn og personell som krever regelmessige oppdateringer for å jobbe, for eksempel angående skatter? Du kan nekte oppdateringer helt og bruke den samme VLSI++ eller KonturExtern for rapportering, og betale dem for tilkobling, tukle med integrasjon og eksport mellom dem. Men igjen, dette vil påvirke både de totale eierkostnadene for systemet og brukervennligheten. Og regnskapsavdelingen vil ikke være fornøyd med denne tilnærmingen...

Oppsummering av 1C: Dokumentflyt

1C-plattformen er veldig stor og tungvint, som er designet for å dekke alle mulige oppgaver innen virksomhetsautomatisering: fra regnskap og personell, produksjon og lager, kunderegnskap, arkiv- og dokumenthåndtering osv. Til å begynne med forårsaker denne tilnærmingen til plattformen beundring , men etter hvert som du bruker det, går beundringa fort over.

Er det en fremtid for 1C: Document Flow? Definitivt ja, på grunn av det enorme 1C:Franchisetaker-nettverket, som allerede er godt etablert fra små bedrifter til mellomstore bedrifter i landet og CIS. Jeg tror at 1C: Document Flow i nær fremtid, til tross for sine tabber og forstoppelser, vil være i stand til å fange EDMS-markedet, og fortrenge de nåværende lederne Directum og EOS (EDS Delo og EOS for Sharepoint), og vil bite av opptil 70 % av EDMS-markedet de neste 3-5 årene.

Det er opp til deg å avgjøre om 1C: Document Management passer for din bedrift. Før du velger 1C: Document Flow som din EDMS, studer anmeldelser om selve plattformen, snakk om 1C-problemer med de samme regnskapsførerne, spør om hyppigheten av plattformoppdateringer, hvor ofte franchisetakere kommer til dem, studer funksjonaliteten og grensesnittet til systemet grundig. .

Kanskje du ikke burde ha alle eggene dine i én kurv og løse alle problemer ved hjelp av ett system? Markedet har nå utmerkede løsninger spesialisert for elektronisk dokumenthåndtering fra andre leverandører, som allerede er testet tusenvis av ganger.

Postscriptum

Hvis du er interessert i funksjonene til 1C og 1C: Document Flow, anbefaler jeg også å lese følgende artikler og fora:

Hvorfor 1C er dårlig og hvorfor 1C-programmerere er så mislikte Sammenlign med 1C

Elektronisk dokumenthåndtering

Kontorarbeid- et sett med tiltak for å organisere dokumentflyten til en bedrift eller organisasjon. Kontorstyring er et begrep som brukes i kontorpraksis for å betegne et formelt sett med regler for arbeid med dokumenter.

Elektronisk dokument(ED) - et dokument opprettet ved hjelp av databehandlingsverktøy, som kan signeres med en elektronisk signatur (ES) og lagres på datamedier i form av en fil i riktig format.

Dokumentflyt- et system for å lage, tolke, overføre, motta og arkivere dokumenter, samt overvåke implementeringen av dem og beskytte dem mot uautorisert tilgang.

Elektronisk dokumenthåndtering(EDI) - et sett med automatiserte prosesser for å arbeide med dokumenter som sendes inn i elektronisk form, med implementering av konseptet "papirløst kontorarbeid".

produksjon dokumentflyt;
styringsdokumentflyt;
arkivering (et sett med prosedyrer for håndtering av arkivdokumenter);
personell dokumentflyt (HR-prosedyrer);
regnskapsdokumentflyt;
lager dokumentflyt;
hemmelig og konfidensiell arkivbehandling;
teknisk og teknologisk dokumentflyt.

Og andre. Det er åpenbart at det kan være like mange dokumentflytsystemer som det er typer aktiviteter som et resultat, utvikler informasjonssystemer som automatiserer bestemte typer dokumentflyt i retning av masseproduksjon.

		Tidsbesparende: ansatte bruker mindre tid på å søke etter papirdokumenter. Takket være den sentrale databasen, regelmessig opprettet sikkerhetskopier filer, og eliminerer dermed muligheten for at et dokument vil gå uopprettelig tapt hvis det blir glemt på et fly, ved et uhell eller med vilje ødelagt, eller rett og slett forsvinner i kontorkaos. Tapet av tid på å søke etter filer og dokumenter som av en eller annen grunn ikke var på plass, er fullstendig eliminert.

		Mer adekvat bruk av fysisk plass og teknologi: verdifulle kvadratmeter okkupert av redundante servere og andre dokumentlagringsenheter kan frigjøres. Avhengig av status og relevans til informasjonen, kan dokumenter og filer trygt slettes etter at oppbevaringsperioden er utløpt. Databehandling hjelper deg ikke bare med å overholde bedriftens forskrifter, men hjelper deg også med å utnytte lagringsplassen mer effektivt.

		Øke åpenheten av det interne arbeidet i bedriften: EDMS(elektroniske dokumentstyringssystemer) lar ledere overvåke statusen til et dokument gjennom alle stadier av dets godkjenning og godkjenning. I tillegg til dette, EDMS lar deg umiddelbart og enkelt huske ikke bare den forespurte filen, men også en fullstendig rapport om hvem som har opprettet den, hvem som har tilgang til den og hvem som har redigert den.

		Vedlikeholde personlig historie hver fil og tilhørende dokumentasjon: EDMS lar deg sentralt administrere relasjoner med kunder og leverandører. For eksempel er bare ett klikk nok for å få opp alle nødvendige dokumenter som inneholder krav knyttet til ulike typer relasjoner mellom organisasjonen og eksterne enheter.

		Mer fleksibilitet når det gjelder den fysiske plasseringen av ansatte: Takket være elektronisk tilgang og kommunikasjonsmuligheter kan ansatte jobbe eksternt. Og til og med være i det samme geografisk plassering, vil ansatte ikke lenger måtte vente på at papirkopier av filer sendes fra neste kontor.

		Økt sikkerhet for informasjon og dokumenter: Som allerede nevnt, lar en sentral database deg sikkerhetskopiere dokumenter, og reduserer dermed risikoen for utilsiktet eller tilsiktet tap av filer. Samtidig brukes mindre tid på leting nødvendig dokument, hvis plasseringen har endret seg av en eller annen grunn.

		Reduserte kostnader for utskrift, frimerker, konvolutter og porto: papirdokumenter som sendes mellom avdelinger eller leverandører kan sendes elektronisk.

		Øke nivået av tilfredshet for ansatte og ledere: Optimalisering av daglige oppgaver gjør at ansatte kan nyte arbeidet sitt mer. Å frigjøre ansatte fra ofte kjedelige oppgaver som å behandle fakturaer gjør at de kan vie seg til andre aktiviteter. Samtidig får avdelingsledere flere muligheter til å kontrollere arbeidet til sine underordnede. Til syvende og sist kan noen organisasjoner oppleve at besparelsene gjør dem i stand til å nå nye forretningsnivåer.

Sikkerhet effektiv ledelse på grunn av automatisk kontroll av implementering, åpenhet av aktivitetene til hele organisasjonen på alle nivåer.
Opprettholde et kvalitetskontrollsystem som er i samsvar med internasjonale standarder.
Støtte effektiv akkumulering, styring og tilgang til informasjon og kunnskap. Sikre personalfleksibilitet på grunn av større formalisering av aktivitetene til hver ansatt og muligheten til å lagre hele bakgrunnshistorien til hans aktiviteter.
Registrering av virksomheten til virksomheten som helhet (interne interne undersøkelser, analyse av aktivitetene til avdelinger, identifisering av "hot spots" i aktiviteter).
Optimalisering av forretningsprosesser og automatisering av mekanismen for utførelse og kontroll.
Utelukkelse av papirdokumenter fra virksomhetens interne sirkulasjon. Spare ressurser ved å redusere kostnadene for å administrere dokumentflyter i organisasjonen.
Eliminere behovet eller betydelig forenkle og redusere kostnadene ved lagring av papirdokumenter på grunn av tilgjengeligheten av et operativt elektronisk arkiv.

Krav til lagringsvolum. Det er nødvendig å velge et dokumenthåndteringssystem som støtter hierarkisk strukturell lagring (HSM - Hierarchal Storage Management). Denne mekanismen lagrer de mest aktivt brukte dataene på de raskeste, men dyreste mediene, mens mindre hyppig brukt informasjon automatisk overføres til de tregere og billigere mediene.
Tilgjengelighet av formaliserte prosedyrer som krever støtte for implementering og automatisering av kontroll (utarbeidelse av dokumenter bestemt type, utfører standardfunksjoner i organisasjonen, etc.).
Behovet for automatisering administrativ ledelse organisasjon. Graden av kompleksitet av organisasjonsstrukturen.
Tilgjengelighet av geografisk fordelte enheter. Denne faktoren stiller visse krav til fjerntilgang, datareplikering osv.
Tilgjengelighet av et stort papirarkiv. Noen dokumenthåndteringssystemer leveres med delsystemer for massedokumentføring som allerede er integrert.
Tilstedeværelsen av et dokumentflytsystem som ikke oppfyller dagens behov.
Behovet for avansert dokumentruting og arbeidsflytstyring. Som en fortsettelse av dette behovet, behovet for å støtte vilkårlige forretningsprosesser, muligens i samarbeid med applikasjonssystemer for å støtte disse prosessene.
Krav til lagringsperioder for dokumenter. For lange lagringsperioder (tivis av år) er det verdt seriøst å vurdere å organisere et parallellarkiv på mikrofilm.
Krav til "åpenhet" og utvidbarhet av systemet. Mulighet for integrasjon med eksisterende informasjonssystemer og bruk av eksisterende utstyr.
Behovet for å lagre dokumentbilder. Bruk av spesifikke dokumentlagringsformater i organisasjonen. Behovet for å støtte ingeniør- og designoppgaver og andre funksjoner i bedriften.
Behovet for utviklet informasjonsinnhentingsverktøy. Full språksystemstøtte for dokumenter tilgjengelig i organisasjonen.
Sikkerhetskrav (kryptering, tilgangsorganisasjon osv.). Evnen til å bruke tilgangsmekanismer som allerede er tilgjengelige i organisasjonens informasjonsinfrastruktur i dokumentflytsystemet.
Krav for overholdelse av visse standarder: internt, industri, GOST, internasjonale standarder om kvalitetskontroll, nivå på organisering av informasjonslagring.

Ethvert elektronisk dokumenthåndteringssystem kan inneholde elementer fra hver av følgende kategorier, men de fleste har et spesifikt fokus på ett område, primært knyttet til produktposisjonering.

		Elektroniske dokumenthåndteringssystemer med utviklede midler for å lagre og hente informasjon(elektroniske arkiver - EA). Elektronisk arkiv er spesielt tilfelle dokumenthåndteringssystemer fokusert på effektiv lagring og gjenfinning av informasjon. Noen systemer skiller seg spesielt ut på grunn av deres utviklede fulltekstsøkeverktøy: uklar søk, semantisk søk osv., andre - pga. effektiv organisasjon Lagring: HSM, støtte et bredt spekter av lagringsutstyr, etc.

		Elektroniske dokumenthåndteringssystemer med utviklet arbeidsflytverktøy(WF). Disse systemene er hovedsakelig utformet for å sikre bevegelse av visse objekter langs forhåndsbestemte ruter (den såkalte "hard ruting"). På hvert trinn kan objektet endre seg, så det kalles det generelle ordet "arbeid". Systemer av denne typen kalles arbeidsflytsystemer - "arbeidsflyt" (dessverre er det ingen eksakt ekvivalent for dette begrepet på russisk). Dokumenter kan være knyttet til jobber, men dokumenter er ikke hovedobjektet for disse systemene. Ved hjelp av slike systemer er det mulig å organisere visse arbeider som alle stadier er kjent på forhånd og kan foreskrives.

		Elektroniske dokumenthåndteringssystemer fokusert på å støtte organisasjonsledelse og kunnskapsoppbygging. Dette er "hybride" systemer, som vanligvis kombinerer elementer fra de to foregående. I dette tilfellet kan det grunnleggende konseptet i systemet være både selve dokumentet og oppgaven som skal fullføres. For å administrere en organisasjon trenger du både "hard" og "løs" ruting, når ruten til et dokument er tildelt av lederen ("beskriver" det innkommende dokumentet), slik at begge teknologiene i en eller annen form kan være til stede i slike systemer. Disse systemene brukes aktivt i offentlige etater

ledelsen, på kontorene til store selskaper, som har et utviklet hierarki, har visse regler og prosedyrer for bevegelse av dokumenter. Samtidig lager ansatte i fellesskap dokumenter, forbereder og tar beslutninger, utfører eller kontrollerer utførelsen deres.

		Ved implementering av slike systemer i store virksomheter er det viktig å avgjøre om systemet gir mulighet for effektiv administrasjon, behandling av store mengder informasjon, integrasjon med automatiserte produksjonsstyringssystemer, skalerbarhet, trinnvis implementering, tar hensyn til territoriell distribusjon, kompleks organisasjonsstruktur , rollebasert tilgang osv. .(samarbeidet). Dette er en ny trend innen dokumenthåndteringssystemer, assosiert med en forståelse av variasjonen av markedsforhold i den moderne verden og behovet for å ha "bare det som er nødvendig" for rask bevegelse, uten unødvendig, veldig nyttig, men tung ballast. Slike systemer, i motsetning til de tidligere, inkluderer ikke begrepet hierarki i organisasjonen og bryr seg ikke om noen formalisering av arbeidsflyten. Deres oppgave er å gi arbeider sammen personer i organisasjonen, selv om de er geografisk atskilt, og ta vare på resultatene av dette arbeidet. Vanligvis implementert i konseptet "portaler". De tilbyr tjenester for lagring og publisering av dokumenter på intranettet, søk etter informasjon, diskuterer og avtaler (både ekte og virtuelle). Slike systemer finner kunder blant raskt voksende kommersielle selskaper, arbeidsgrupper i store firmaer og offentlige etater.

		Elektroniske dokumenthåndteringssystemer med utviklet tilleggstjenester. For eksempel kundebehandlingstjeneste (CRM - Customer Relation Management), prosjektledelse, fakturering, e-post osv. (Merk at når det gjelder kompleksitet av funksjoner, kan dokumenthåndteringssystemet og f.eks. CRM-tjenesten ha forskjellige proporsjoner avhengig av organisasjonen Men i sammenheng med denne artikkelen er CRM-funksjonalitet valgfri.)

Når du velger en slik plattform, bør hovedoppmerksomheten rettes mot:

organisering av elektronisk dokumentlagring;
automatisering av dokumentflyten tar hensyn til de individuelle egenskapene til organisasjonen;
integrasjon med det eksisterende informasjonsmiljøet.

Funksjonelle krav

General	Spesiell
Sikre opprettelse av elektroniske dokumenter (skanning, import)	Lage diskusjoner om dokumenter
Evne til å legge til kommentarer til dokumenter	Sammenligning av dokumentinnhold, inkludert grafisk
Lage koblinger mellom dokumenter

Tregheten til menneskelige vaner er hovedhindringen for implementering av elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) i bedrifter. Fordelene deres vil snart bli avgjørende i konkurransekampen, så nå må vi tenke på å overføre kontorarbeid til digitale skinner.

Juridisk grunnlag for EDS

Store bedrifter med et omfattende filialnett går raskt over til elektronisk dokumenthåndtering, noe som tilrettelegges av tilgjengeligheten av tilstrekkelig lovverket.

Lovene som regulerer arbeidet til EDMS er:

nr. 149-FZ "Om informasjon, informatisering og informasjonsbeskyttelse."
nr. 63-FZ "Om elektroniske signaturer".
nr. 263-FZ "Om avskaffelse av restriksjoner på elektronisk dokumentflyt."
Sivil kode.
Voldgiftsprosesskode.

Direkte lovgivende normer er like for alle, men ved implementering av et EDMS må en virksomhet i tillegg utvikle en rekke interne administrative dokumenter:

forskrifter for bruk av digitale signaturer;
bedriftsregler for elektronisk dokumenthåndtering med en algoritme for å løse kontroversielle situasjoner;
dokument om etterlevelse av reglene, som alle ansatte skal signere.

Bedriftsansatte er pålagt å bruke kun sertifiserte digitale signaturer og kryptografiske informasjonsbeskyttelsesverktøy. Overholdelse av denne regelen og konsistensen av det lovgivende rammeverket gjør det mulig å gjøre den ansattes handlinger i bedriftens EDMS juridisk viktige.

Essensen og funksjonene til EDMS

Elektronisk dokumenthåndteringssystem - automatisert system arbeidsflytstyring, slik at ansatte kan samhandle via digitale enheter uten å bruke papirmedier.

De grunnleggende funksjonene til EDMS er:

opprettelse, overføring, lagring av elektroniske dokumenter (ED);
digitalisering av papirdokumenter;
lage et dokumentkort med dets attributter;
generering av dokumenter basert på ferdige maler med gitte attributter;
søk etter dokumenter i en sentralisert database;
dokument ruting;
kontroll over mottak av dokumentet og utførelsen av instruksjonene i det;
vedlikehold av journaler, klassifiserere;
konvertere ED til kompatible formater;
automatisk registrering av innkommende dokumentasjon;
sende varsler;
godkjenning av dokumenter;
kollektivt arbeid med ED;
interaksjon gjennom elektronisk dokumentasjon med selskapets motparter;
generering av rapporter om utførelse og flytting av dokumenter.

En viktig parameter for EDMS er dens modularitet, som lar deg utvide funksjonaliteten uten å vesentlig endre de grunnleggende innstillingene.

Typer EDMS

Det er åpenbart at store industribedrifter og handelsbedrifter har ulike krav til EDMS. Derfor er programvareprodukter delt inn i to kategorier, avhengig av standardisering av arbeidsprosesser:

"bokset";
grunnleggende med omfattende konfigurasjonsmuligheter.

«Boxed»-produkter er designet for lagerdrift, kontorprosesser og småskala produksjon. De krever bare modulær konfigurasjon og introduksjon av primærinformasjon.

Deres funksjoner:

raskt oppsett;
standardisert opplæring;
ingen modifikasjon nødvendig;
lave vedlikeholdskostnader.

Kjerneplattformer er utplassert i store bedrifter med unike organisasjons- og produksjonsstrukturer. Slike EDMS krever langvarig utvikling, inkludert av kundens egne IT-spesialister.

De har følgende egenskaper:

evnen til å tilpasse seg spesifikke forretningsprosesser;
opprettelse av ekstra programvaremoduler i henhold til kundens krav;
grensesnitt endres;
vanskeligheter med kostnadsplanlegging på grunn av manglende evne til å estimere mengden forbedringer.

For de fleste små bedrifter og bransjeorganisasjoner Standard "ut av esken"-løsninger vil være tilstrekkelig.

Fordeler med et elektronisk dokumenthåndteringssystem

Oversettelse av foretakets dokumentflyt til elektronisk visning gir bedriften fordeler på flere organisasjonsnivåer. EDMS lar deg forenkle arbeidet til både ledelsen og ordinære ansatte.

Taktiske fordeler

Elektronisk dokumenthåndtering lar deg redusere de nåværende driftskostnadene til en bedrift. Når du bestemmer deg for å installere et EDMS i hele bedriften, anbefales det å måle produktiviteten til ansatte før du implementerer systemet. Du kan beregne tiden for å fullføre maloppgaver, godkjenne forslag og søke etter nødvendige dokumenter. Du kan bestemme separat driftskostnader for kontorutstyr og skrivesaker.

Basert på effektiviteten til selskapets grunnleggende prosesser, fremheves følgende fordeler med EDMS:

Frigjør fysisk plass på brukerens arbeidsstasjoner.
Redusere kostnadene ved leie av arkivlokaler.
Sparer arbeidernes tid på å kopiere dokumenter, behandle dem og føre dem inn i journaler.
Redusere kostnader til papir og materialer til kopieringsutstyr.
Redusere tiden det tar å overføre papirdokumenter mellom avdelinger.
Sparer ansattes tid ved å fullautomatisere deler av driftsprosessene.
Øke de ansattes produktivitet ved å redusere rutinearbeid.

De taktiske fordelene med EDMS gjør arbeidet til vanlige ansatte mest enklere, så det er de som vil merke forbedringene først.

Strategiske fordeler

Strategiske mål ved implementering av et EDMS påvirker de viktigste forretningsprosessene: profittindikatorer, hastighet og effektivitet av kommunikasjon med motparter, beskyttelse av kommersiell informasjon.

På disse områdene kan følgende fordeler med elektronisk dokumenthåndtering identifiseres:

Opprettelse av en sentralisert informasjonsrom med ED-base og justerbar ekstern tilgang til ham.
Fremskynd søket etter informasjon etter attributter.
Mulighet for omfattende beskyttelse av kommersiell informasjon på et datanettverk.
Øke åpenheten i arbeidsprosesser, forhindre korrupsjonsordninger.
Mulighet for parallell godkjenning av interne dokumenter.
Fjerntilgang til arbeidsprosesser utenfor arbeidsplassen.
Økt sikkerhet for dokumenter og umuligheten av å forfalske dem.
En kraftig økning i utførelse av ordre på grunn av online overvåking av ansattes handlinger.

Strategiske fordeler bidrar til vekst av selskapets håndterbarhet og image, noe som gir betydelige fordeler i å tiltrekke seg nye kunder.

Fordeler for vanlige brukere

Langsiktige rutineoperasjoner er anerkjent som helseskadelige og reduserer produktiviteten kraftig. Den monotone behandlingen av forespørsler og dokumenter i ulike programmer distraherer fra ansvar og tar opp brorparten av arbeidstiden.

EDMS har en rekke fordeler for å løse disse brukerproblemene:

Praktisk plassering av ED i arkivet, slik at du kan finne dem etter attributter innen 1-2 minutter.
Regulering av driftsprosesser. Som et resultat får den ansatte kun de oppgavene han er pålagt å utføre i henhold til stillingsbeskrivelsen.
Fremskynde tilpasningen av nye ansatte til arbeidsprosesser ved å automatisere intern interaksjon.
Mulighet for å innhente informasjon om godkjenningskjeden og stadier av prosjektgjennomføring.
Redusere rutineoperasjoner ved å kombinere arbeidsmiljøer på datamaskiner, bruke maler, eliminere stadiet med å skrive ut dokumenter og signere dem.

Ved å redusere antall og varighet av ikke-spesifikke operasjoner kan du bruke tid direkte på arbeidsprosesser som krever høye kvalifikasjoner.

Fordeler for bedriftens IT-struktur

Når du implementerer et EDMS, er det integrert med den eksisterende IT-infrastrukturen, og gir følgende fordeler:

lette kontroll over systemet, redusere kvalifikasjonskravene til administratoren;
muligheten til å konfigurere nye maler og dokumentere ruter uten standard programmeringsverktøy;
kombinere flere applikasjoner til ett enkelt arbeidsmiljø;
muligheten til å skalere systemet uten ekstra kostnader;
ikke nødvendig å erstatte eksisterende datamaskiner;
omfattende nettverksbeskyttelse mot skadelig programvare.

EDMS innebærer visse investeringer i tekniske midler, men de betaler seg på kort tid.

Datamaskinvare blir kompatibel, noe som resulterer i økt utnyttelse av ressursene.

Fordeler for ledere

Elektronisk dokumenthåndtering gjør arbeidet til ledere effektivt på grunn av følgende fordeler med systemet:

EDMS-mobilitet, mulighet til å få tilgang til ED gjennom eksterne datamaskiner på forretningsreiser.
Praktisk overvåking av ansatte ved hjelp av rapporter om deres arbeidseffektivitet, produktivitet og rettidig utførelse av oppdrag.
gjennom integrasjon med .
Akselerasjon av logistikkprosedyrer mellom leverandører og kjøpere ved deling av EDMS. Det er mulig å bytte primær ED ved å koble til en enkelt ekstern operatør som garanterer den juridiske legitimiteten til dokumenter.
Gir tilgang til finansiell informasjon eksklusivt til toppledere, unntatt sekretariatet.
Reduserer sannsynligheten for å miste viktige dokumenter.

Lederen kan alltid logge inn i systemet og generere en rapport om hver enkelt ansatts prestasjoner.

Ansattes bevissthet om dette faktum gir dem ikke muligheten til å slappe av og bry seg om sine egne saker.

Ulemper med elektronisk dokumenthåndtering

Innføringen av elektronisk dokumenthåndtering i en bedrift har også sine ulemper. Det er de som hindrer små bedrifter i å introdusere fullskala lagerdrift og administrasjon basert på EDMS.

Ulempene inkluderer:

Mulighet for databasekorrupsjon av ukjent ondsinnet kode. Regelmessig sikkerhetskopiering av informasjon på enheter som ikke er koblet til nettverket kan løse denne ulempen.
Vanskeligheten med å tilpasse ansatte i alderen 40+ til den digitale samhandlingsformen.
Høy kostnad. Prisen på en innenlandsk EDMS for små bedrifter varierer fra $1 000 til $10 000.
Effektiviteten til EDMS avtar i fravær av elektronisk dokumentflyt blant selskapets motparter.
Fordelen med systemet i kompakte kontorer uten ekstra arbeidsenheter og lokaler er tvilsom.
Behovet for å duplisere ED i papirform når du arbeider med noen motparter.

Disse manglene skyldes i stor grad forsinkelsen i vedtakelsen av de nødvendige juridiske normene og den lave graden av penetrering av EDS i forretningsmiljøet. Men trender tyder på at elektronisk dokumenthåndtering i en virksomhet om 10-20 år vil bli ansett som mer regel enn unntak.

Hvordan velge riktig EDMS?

Å velge en EDMS er ikke lett, fordi det er stor sannsynlighet for å kjøpe feil produkt eller inngå avtale med et inkompetent selskap.

Derfor, når du bestemmer deg for å kjøpe et elektronisk dokumenthåndteringsprogram, er det nødvendig å ta hensyn til en rekke av dets egenskaper:

Driftstid for EDMS-produsenten på det russiske markedet. For å tilpasse seg nasjonal lovgivning kreves mange års praktisk erfaring med å implementere slike systemer.
Overholdelse av industristandarder.
Kompatibilitet med selskapsstruktur.
Mulighet og kostnad for ytterligere støtte for programvareproduktet.
Skalerbarhet av EDMS ved utvidelse av virksomheten.
Tilgjengelighet av dokumentasjon for programvarekonfigurasjon for heltidsansatte IT-spesialister.
Informasjonssikkerhetsnivå.
Alternativer for sikkerhetskopiering av data
Gjenopprettingstid etter feil.

For å gjøre det endelige valget av et selskap for å implementere et EDMS, anbefales det å analysere flere leverandører, studere demomaterialer og be om å installere en demoversjon av programvaren. Når du tar en beslutning, er det viktig å ta hensyn til kostnadene ved å oppdatere utstyr og nivået på faglig opplæring av dine egne IT-spesialister.

Vanskeligheter med å implementere EDMS

Prosessen med å implementere EDMS i Russland påvirkes av bruken av mange ulisensierte programmer, deres inkompatibilitet og overvekt av manuell styring av forretningsprosedyrer.

Som et resultat møter leverandører av elektronisk dokumenthåndtering følgende vanskeligheter hos bedrifter:

Ulike datalagringsformater i ulike avdelinger.
Mangel på strukturert informasjon i applikasjonene som brukes.
Uregulert system for ansattes tilgang til spesifikke forretningsprosesser. Standard skjema stillingsbeskrivelser hjelper ikke EDMS-organisasjonen mye.
Informasjonsflyten er overbelastet med byråkratiske prosedyrer og godkjenninger.
Krasj på grunn av datalagring i ulike applikasjoner.
Dataanalfabetisme hos bedriftsansatte og sabotasje av opplæringsarrangementer på utøvernivå.
Ikke-overholdelse av EDMS med industristandarder og vedtekter.

Det er ikke nok å bytte til elektronisk dokumenthåndtering en sterk beslutning manualer. Systemisk overhaling nødvendig jobbansvar ansatte og ledelsesstruktur i selskapet. Det er ønskelig med integrasjon med et system som skal installeres etter loven.

En viktig retning i implementeringen av EDMS er streng personalpolitikk mot inkompetente og utrente ansatte. Fordi deres motvilje mot å jobbe etter nye prinsipper vil øke kostnadene for implementeringsprosessen og elektronisk støtte betydelig. EDMS må samhandle med mennesker innenfor en enkelt mekanisme, så dens dårlig fungerende elementer må korrigeres eller erstattes i tide.

Vi har en ferdig løsning og utstyr for

Prøv alle funksjonene til ECAM-plattformen gratis

Les også

Konfidensialitetsavtale

og behandling av personopplysninger

1.Generelle bestemmelser

1.1 Denne avtalen om konfidensialitet og behandling av personopplysninger (heretter referert til som avtalen) ble akseptert fritt og av egen fri vilje, og gjelder all informasjon som Insales Rus LLC og/eller dets tilknyttede selskaper, inkludert alle personer som er inkludert i samme gruppe med LLC "Insails Rus" (inkludert LLC "EKAM Service") kan få informasjon om brukeren mens han bruker noen av nettstedene, tjenestene, tjenestene, dataprogrammene, produktene eller tjenestene til LLC "Insails Rus" (heretter referert til som tjenestene) og under utførelsen av Insales Rus LLC eventuelle avtaler og kontrakter med brukeren. Brukerens samtykke til avtalen, uttrykt av ham innenfor rammen av forholdet til en av de oppførte personene, gjelder for alle andre oppførte personer.

1.2.Bruk av tjenestene betyr at brukeren godtar denne avtalen og vilkårene og betingelsene spesifisert deri; i tilfelle uenighet med disse vilkårene, må brukeren avstå fra å bruke tjenestene.

"Innsalg"- Limited Liability Company "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registrert på adressen: 125319, Moskva, Akademika Ilyushina St., 4, bygning 1, på kontor 11 (hennes senere kalt "på kontor 11") den ene siden, og

"Bruker" -

eller individuell ha juridisk kapasitet og anerkjent som deltaker i sivile rettsforhold i samsvar med lovgivningen i Den russiske føderasjonen;

eller juridisk enhet, registrert i samsvar med lovgivningen i staten der slik person er bosatt;

eller individuell gründer registrert i samsvar med lovene i staten der slik person er bosatt;

som har akseptert vilkårene i denne avtalen.

1.4 For formålene med denne avtalen har partene bestemt at konfidensiell informasjon er informasjon av enhver art (produksjon, teknisk, økonomisk, organisatorisk og annet), inkludert resultatene av intellektuell aktivitet, samt informasjon om implementeringsmetoder. profesjonell aktivitet(inkludert, men ikke begrenset til: informasjon om produkter, verk og tjenester; informasjon om teknologier og forskningsverk; informasjon om tekniske systemer og utstyr, inkludert programvareelementer; forretningsprognoser og informasjon om foreslåtte kjøp; krav og spesifikasjoner til spesifikke partnere og potensielle partnere; informasjon relatert til åndsverk, samt planer og teknologier relatert til alt det ovennevnte) kommunisert av den ene parten til den andre i skriftlig og/eller elektronisk form, uttrykkelig utpekt av Parten som dens konfidensielle informasjon.

1.5 Hensikten med denne avtalen er å beskytte konfidensiell informasjon som partene vil utveksle under forhandlinger, inngåelse av kontrakter og oppfyllelse av forpliktelser, samt enhver annen interaksjon (inkludert, men ikke begrenset til, konsultasjon, forespørsel og levering av informasjon og utførelse av andre. instruksjoner).

2. Partenes ansvar

2.1 Partene er enige om å holde all konfidensiell informasjon som mottas av den ene parten fra den andre parten under samhandlingen mellom partene, å ikke avsløre, avsløre, offentliggjøre eller på annen måte gi slik informasjon til noen tredjepart uten skriftlig forhåndstillatelse fra parten. annen part, med unntak av tilfeller spesifisert i gjeldende lovgivning, når levering av slik informasjon er partenes ansvar.

2.2.Hver Part vil ta alle nødvendige tiltak for å beskytte konfidensiell informasjon ved å bruke minst de samme tiltakene som Parten bruker for å beskytte sin egen konfidensielle informasjon. Tilgang til konfidensiell informasjon gis kun til de ansatte i hver av partene som med rimelighet trenger det for å utføre sine offisielle oppgaver i henhold til denne avtalen.

2.3 Plikten til å holde konfidensiell informasjon hemmelig er gyldig innen gyldighetsperioden for denne avtalen, lisensavtalen for dataprogrammer datert 1. desember 2016, avtalen om å slutte seg til lisensavtalen for dataprogrammer, agentavtaler og andre avtaler og i fem år. etter oppsigelse av sine handlinger, med mindre annet er særskilt avtalt av partene.

(a) dersom informasjonen som er gitt er blitt offentlig tilgjengelig uten brudd på forpliktelsene til en av partene;

(b) dersom informasjonen som ble gitt ble kjent for en part som et resultat av egen forskning, systematiske observasjoner eller andre aktiviteter utført uten bruk av konfidensiell informasjon mottatt fra den andre parten;

(c) hvis informasjonen som er gitt er lovlig mottatt fra en tredjepart uten forpliktelse til å holde den hemmelig inntil den er gitt av en av partene;

(d) hvis informasjonen er gitt på skriftlig anmodning fra et offentlig organ, et annet offentlig organ eller lokalt myndighetsorgan for å utføre sine funksjoner, og det er obligatorisk for parten å utlevere det til disse organene. I dette tilfellet må parten umiddelbart varsle den andre parten om den mottatte forespørselen;

(e) hvis informasjonen er gitt til en tredjepart med samtykke fra den parten som informasjonen er overført om.

2.5.Insales verifiserer ikke nøyaktigheten av informasjonen som er gitt av brukeren og har ikke muligheten til å vurdere hans juridiske kapasitet.

2.6. Informasjonen som brukeren gir til Insales ved registrering i tjenestene er ikke personopplysninger som definert i Føderal lov RF nr. 152-FZ datert 27. juli 2006. "Om personopplysninger."

2.7.Insales har rett til å gjøre endringer i denne avtalen. Når du gjør endringer i gjeldende utgave dato er angitt siste oppdatering. Den nye versjonen av avtalen trer i kraft fra det øyeblikket den er lagt ut, med mindre annet er gitt i den nye versjonen av avtalen.

2.8 Ved å akseptere denne avtalen, forstår og godtar brukeren at Insales kan sende brukeren personlige meldinger og informasjon (inkludert, men ikke begrenset til) for å forbedre kvaliteten på tjenestene, for å utvikle nye produkter, for å lage og sende personlige tilbud til. brukeren, for å informere brukeren om endringer i tariffplaner og oppdateringer, for å sende brukeren markedsføringsmateriell om emnet for tjenestene, for å beskytte tjenestene og brukerne og for andre formål.

Brukeren har rett til å nekte å motta informasjonen ovenfor ved å gi skriftlig melding til e-postadressen Insales -.

2.9 Ved å akseptere denne avtalen, forstår og godtar brukeren at tjenestene foretas for å sikre funksjonaliteten til tjenestene som helhet eller deres. individuelle funksjoner spesielt kan informasjonskapsler, tellere og andre teknologier brukes og brukeren har ingen krav mot Insales i denne forbindelse.

2.10 Brukeren forstår at utstyret og programvaren som brukes av ham til å besøke nettsteder på Internett kan ha funksjonen til å forby operasjoner med informasjonskapsler (for alle nettsteder eller for visse nettsteder), samt slette tidligere mottatte informasjonskapsler.

Insales har rett til å fastslå at levering av en bestemt tjeneste kun er mulig under forutsetning av at aksept og mottak av informasjonskapsler er tillatt av brukeren.

2.11 Brukeren er selvstendig ansvarlig for sikkerheten til midlene han har valgt for å få tilgang til kontoen sin, og sørger også uavhengig for deres konfidensialitet. Brukeren er alene ansvarlig for alle handlinger (så vel som deres konsekvenser) innenfor eller ved bruk av tjenestene under konto brukeren, inkludert tilfeller av frivillig overføring fra brukeren av data for å få tilgang til brukerens konto til tredjeparter under alle forhold (inkludert under kontrakter eller avtaler). I dette tilfellet anses alle handlinger innenfor eller ved bruk av tjenestene under brukerens konto for å være utført av brukeren selv, bortsett fra i tilfeller der brukeren varslet Insales om uautorisert tilgang til tjenestene ved bruk av brukerens konto og/eller eventuelle brudd (mistanke om brudd) av konfidensialiteten til hans midler for å få tilgang til kontoen din.

2.12 Brukeren er forpliktet til umiddelbart å varsle Insales om ethvert tilfelle av uautorisert (ikke autorisert av brukeren) tilgang til tjenestene ved bruk av brukerens konto og/eller brudd (mistanke om brudd) av konfidensialiteten til deres tilgang til. kontoen. Av sikkerhetsmessige grunner er brukeren forpliktet til uavhengig og trygt å stenge arbeidet under sin konto på slutten av hver økt med tjenestene. Insales er ikke ansvarlig for mulig tap eller skade på data, samt andre konsekvenser av enhver art som kan oppstå på grunn av Brukerens brudd på bestemmelsene i denne delen av Avtalen.

3. Partenes ansvar

3.1.Parten som krenket fastsatt i avtalen forpliktelser angående beskyttelse av konfidensiell informasjon overført under avtalen, er forpliktet til å kompensere, på anmodning fra den skadelidte, for faktisk skade forårsaket av et slikt brudd på vilkårene i avtalen i samsvar med gjeldende lovgivning i Den russiske føderasjonen.

3.2 Erstatning for skade opphører ikke den krenkende partens forpliktelser til å oppfylle sine forpliktelser i henhold til avtalen.

4.Andre bestemmelser

4.1 Alle meldinger, forespørsler, krav og annen korrespondanse under denne avtalen, inkludert de som inkluderer konfidensiell informasjon, må være skriftlige og leveres personlig eller via bud, eller sendes av. e-post til adressene som er angitt i lisensavtalen for dataprogrammer datert 1. desember 2016, tiltredelsesavtalen til lisensavtalen for dataprogrammer og i denne avtalen eller andre adresser som i ettertid kan spesifiseres skriftlig av Parten.

4.2 Hvis en eller flere bestemmelser (betingelsene) i denne avtalen er eller blir ugyldige, kan dette ikke tjene som grunn for oppsigelse av de andre bestemmelsene (betingelsene).

4.3 Denne avtalen og forholdet mellom brukeren og salg som oppstår i forbindelse med anvendelsen av avtalen er underlagt loven i den russiske føderasjonen.

4.3 Brukeren har rett til å sende alle forslag eller spørsmål angående denne avtalen til Insales User Support Service eller til postadressen: 107078, Moscow, st. Novoryazanskaya, 18, bygning 11-12 f.Kr. "Stendhal" LLC "Insales Rus".

Publiseringsdato: 12.01.2016

Fullt navn på russisk:

Selskap med begrenset ansvar "Insales Rus"

Forkortet navn på russisk:

LLC "Insales Rus"

Navn på engelsk:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Juridisk adresse:

125319, Moskva, st. Akademika Ilyushina, 4, bygning 1, kontor 11

Postadresse:

107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, bygning 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Sjekkpunkt: 771401001