Tecnologia di pianificazione del metodo. Tecnologia di pianificazione utilizzando il metodo Alpa, Pareto, Eisenhower Molte persone hanno difficoltà a pianificare perché lo vedono solo come un pensiero

Si è già accennato in precedenza che all’“avanguardia” dell’intero sistema di pianificazione ci sono i piani operativi a breve termine, in particolare quelli giornalieri (sono il più vicino possibile all’impossibilmente

4.17. Pianificare la giornata secondo il metodo delle Alpi"

prestazioni correlate, sono di fatto “fusi” con esso).

Di norma, nessuna persona interessata in alcun modo a gestire il tempo della propria vita è in grado di ignorare la pianificazione quotidiana. Un piano giornaliero può assumere la forma più semplice di una lista di “cose da fare”, abbozzata su un pezzo di carta o semplicemente nella tua mente. Tuttavia, il più conveniente per la pianificazione quotidiana (e il controllo sull'esecuzione delle attività pianificate per la giornata) è un organizzatore regolare (diario). (Ricordiamo che l'organizzatore non è solo comodo, ma anche uno strumento universale che consente di gestire il tempo “in tempo reale”: pianificare e adattare i piani, l'esecuzione del tempo, analizzare rapidamente la natura del tempo trascorso, ecc.; vedere sezioni 3.7, 3.8).

Esiste un sistema di pianificazione quotidiana della Meditazione Trascendentale tradizionale e ampiamente utilizzato sia in occidentale che in patria, “Al-py” (il nome è condizionale, simboleggia l'ascesa alle “altezze” previste - obiettivi). Il sistema Alpi è un algoritmo in cinque fasi per la definizione degli obiettivi quotidiani:

Descriviamo più in dettaglio ciascuna delle cinque fasi del sistema Alpi: 1. La sera del giorno precedente annotare tutti i compiti per il giorno successivo (oppure la mattina del giorno successivo annotare tutti i compiti per oggi). È importante considerare quanto segue:

R. Il numero di attività dovrebbe essere ottimale. In genere, le attività quotidiane sono di piccole dimensioni (in termini di impegno e tempo impiegato), quindi il loro numero è abbastanza coerente con il “numero magico” di 7+2. IN casi eccezionali(Se stiamo parlando sul rilassamento o, al contrario, sull'esecuzione di compiti seri su larga scala), il loro numero può essere piccolo (meno di 3-4). Evita di pianificare troppo elevato numero compiti (più di 8-9), poiché o non verranno completati, oppure le azioni ausiliarie troppo piccole verranno classificate come “compiti”.

Capitolo 4. Definizione degli obiettivi, pianificazione, esecuzione

B. Gli obiettivi dovrebbero essere coerenti con l'elenco dei compiti (obiettivi) della settimana o anche del mese. Alcune delle attività pianificate per la giornata potrebbero coincidere completamente con i piani di altri alto livello(ad esempio, un importante incontro di lavoro pianificato con un mese di anticipo, ma che dovrebbe svolgersi oggi). Alcune delle attività quotidiane sono piccole parti di compiti di livello superiore (obiettivi), solo marginalmente vicini al loro raggiungimento. La principale conseguenza di questa regola è che, se possibile, è necessario evitare la pianificazione quotidiana e l'esecuzione di compiti non necessari e "vuoti" che non contribuiscono in alcun modo all'attuazione dei piani di livello superiore (settimanali, giornalieri, ecc.). ),

B. I compiti devono essere completati, gli obiettivi raggiunti. Anche le persone più competenti in termini di tempo hanno i propri "scheletri nell'armadio" sotto forma di "lavoro incompiuto" - compiti non completati in tempo, rinviati "per dopo". L’“incompletezza” (anche nelle piccole cose) ha la pessima proprietà del “vampirismo energetico”. Sapere che alcune cose avrebbero dovuto essere fatte, ma non sono mai state fatte, provoca sentimenti di colpa e di gravità stress emotivo, distraendo dalla soluzione efficace di problemi urgenti. Se le cose "pendenti" non possono essere semplicemente scartate e dimenticate, allora psicologicamente è molto importante "rastrellare le macerie" regolarmente, portando gradualmente le cose incompiute al completo completamento. Idealmente, ogni giorno dovrebbe essere pianificata almeno un’attività, finalizzata all’eliminazione completa e definitiva di almeno un “compito non finito”. Allo stesso tempo, è importante ottenere non un risultato intermedio, ma finale, al fine di eliminare completamente il debilitante senso di colpa.

Se all'improvviso hai fortunatamente evitato l '"incompleto", prova durante il giorno a raggiungere non solo il completamento dei compiti di routine, ma a ottenere un risultato veramente serio che corrisponda all'attuazione di piani di livello superiore. Ad esempio, ogni giorno è importante raggiungere almeno un obiettivo (in media) che sia significativo nel contesto del piano settimanale. Ogni settimana è importante raggiungere 1-3 obiettivi inclusi nel piano mensile, ecc.

D. Pianificare l'impossibile. Nonostante il paradosso questo consiglio, è ancora necessario sviluppare e allenare la propria intuizione. Generalmente problema principale i piani giornalieri sono tutti i tipi di questioni urgenti e inaspettate che cadono all'improvviso, distraendoti dal completare le attività pianificate. La cosa interessante è che molte di queste “sorprese” sono in realtà abbastanza prevedibili. Per fare ciò è sufficiente solo al momento della compilazione

4.17. Pianifica la tua giornata secondo il metodo delle Alpi

pianifica di pensare bene: "Potrebbe accadere qualcosa di veramente importante e urgente in questo giorno?" Se la risposta a questa domanda è piuttosto affermativa, allora è necessario “assicurarsi” pianificando una piccola riserva di tempo, che, se necessario, subirà il “colpo” principale di questioni urgenti non programmate.

Immediatamente dopo aver compilato un elenco di attività, distribuirle per importanza, ovvero stabilire la priorità. Per fare questo, ad esempio, utilizzo il metodo ABC (o ABC; vedi paragrafo 4.15):

A - il compito deve essere innanzitutto portato a termine; B: è abbastanza importante ed è auspicabile che questi compiti lo siano

completato, ma solo dopo aver completato l'attività A; C: se rimane tempo dopo aver completato le attività A e B, sarebbe opportuno completare anche queste attività.

Nell'organizzatore che utilizzo (vedi sezione 3.8, nonché il modulo organizzatore in appendice), il blocco per l'impostazione delle attività per la giornata si presenta, ad esempio, come segue:

PIANIFICARE GIORNO (data 21 giorni della settimana lunedì mese giugno anno 2004 Compiti pianificati Cat. Descrizione del compito Esecuzione 1 (A) Discutere g N parte 2 del progetto 7X SI, produttivo" 2 (B) Chiedere a T di trovare informazioni su partner di Uysk SÌ, controllo, in 2 giorni 3 (B) Completa il rapporto trimestrale (5 pagine) SÌ, completato 5 pagine 4 (B) Chiama M, organizza un incontro SÌ, registrato 5 (B) Chatta almeno 15 minuti con il capo (in rete) KET, non ha colto 6(B) Riunione genitori-insegnanti a scuola (se la moglie non può; NO (moglie) 7(B) chiarire prima delle 17:00) Sette sono elencati in anticipo in. la colonna “Categoria” (Categoria) (secondo il “numero magico” 7 ±2) i compiti quotidiani secondo la proporzione ABC (vedi paragrafo 4.15): uno di essi è molto importante, due sono di media importanza, quattro sono di bassa importanza.

La colonna "Descrizione attività" descrive l'attività in un formato pratico. La colonna Avanzamento viene compilata man mano che le attività vengono completate durante o alla fine della giornata.

Capitolo 4, Definizione degli obiettivi, pianificazione, esecuzione

verrà risolto in modo efficiente. Il “tempo ideale” implica non solo un’idea della durata totale dell’attività, ma anche il vincolo dell’esecuzione a una specifica ora del giorno, garantendo la massima efficienza dell’attività. In linea di principio, se ti risulta difficile tenere a mente il tempo previsto per il completamento delle attività, puoi segnarlo nel blocco “Completamento e valutazione” dell'organizzatore (vedi paragrafo 3.8), annotando le attività a matita e annotando il intervallo desiderato per il loro completamento. Quindi, nel processo di cronometraggio giornaliero, le attività effettivamente completate vengono aggiunte al blocco "Esecuzione e valutazione", ad esempio con una penna a sfera, e viene annotato anche il tempo effettivo impiegato per realizzarle.

Dai un'altra occhiata ai compiti fissati e al tempo assegnato per realizzarli. Adeguare la decisione sull'assegnazione del tempo per completare le attività assegnate, in base alle seguenti domande di controllo: Per quali attività dovrebbe essere aumentato il tempo? Quali possono essere ridotti? In quale momento della giornata è meglio completare questa attività? L’attività dovrebbe essere completata “in un unico pezzo” o dovrebbe essere divisa in più blocchi (quanti, di quale durata)? Quanto tempo sarà riservato per le emergenze impreviste?

4. Considerare le possibilità di razionalizzazione (come completare un'attività più velocemente, più facilmente, con meno sforzi e risorse, ecc.) e di delega di qualsiasi attività.

5. Durante la giornata, tenere un registro (tempistica) del tempo effettivo impiegato per completare i compiti assegnati utilizzando un organizzatore (semplice o per analisi qualitative; vedere sezioni 3.7 e 3.8).

6. Alla fine della giornata, assicurati di controllare il completamento delle attività assegnate (compilando la colonna “Completato” nel blocco “Attività pianificate” dell'organizzatore, vedi sopra): quali attività sono state completate e quali non sono stati completati? Quali attività sono state completate completamente e quali parzialmente? Per quali ragioni? Quali ostacoli hai incontrato? Quali idee di razionalizzazione hanno portato al successo? Cosa sei riuscito a delegare?

Alla fine della giornata, prendi una decisione sui compiti non finiti (“non finiti”) di questo giorno e/o dei giorni precedenti: farlo domani (un altro giorno)? Finiscilo? Remake? Rifiutare? Inserisci la tua decisione nel programma per il giorno corrispondente.

Nota. Nel metodo classico delle Alpi, la sequenza dei passaggi nella pianificazione quotidiana è leggermente diversa: 1) compiti; 2) valutazione della durata; 3) prenotazione oraria; 4) priorità, delega e razionalizzazione; 5) controllo.

4.18. Come completare il piano giornaliero?

(1 Analizza il metodo di pianificazione quotidiana “Alpi” proposto nella sezione. Quali sono, secondo te, i suoi punti di forza? Quali sono gli svantaggi del metodo Alpi?

Sei pronto per utilizzare questo metodo di pianificazione quotidiana nel tuo sistema di Meditazione Trascendentale personale? Il metodo necessita di elaborazioni o modifiche? Suggerisci il tuo metodo di pianificazione quotidiana.

Scuola Yuri Okunev

Saluti, cari abbonati! Yuri Okunev è con te.

Sei sicuro di utilizzare tutto? modi possibili ottimizzare l'utilizzo del tempo? Noterò subito che la matrice di Eisenhower, il principio di priorità media e la legge di Pareto non sono tutti strumenti di gestione del tempo! Hai qualche dubbio? E lo hanno fatto bene!

Oggi parleremo del metodo Alpa nella pianificazione temporale. Ti consente di mettere ogni singola attività al suo posto e allo stesso tempo pianificare con competenza una lista di controllo degli obiettivi per l'intera giornata.

No, no, la montagna, l'alpinismo e altri simili non c'entrano assolutamente nulla. La tecnica è stata sviluppata nel secolo scorso da un noto specialista tedesco della gestione del tempo in Europa, Lothar Seiwert. In Russia è conosciuto soprattutto grazie al libro « Il tuo tempo è nelle tue mani»

Il Principio Alpa combina diverse tecniche popolari di gestione del tempo, aggiungendone di nuove ed estremamente sfumature importanti. Di conseguenza, ottieni un potente strumento di pianificazione completo che tiene conto di aspetti di qualsiasi attività quotidiana come la loro importanza, urgenza e complessità della soluzione.

Il metodo non è dei più semplici, ma se lo capisci, allora ulteriori lavori Secondo il metodo, non ci vorranno più di 10-15 minuti al giorno. Pertanto, consiglio vivamente di fare uno sforzo su te stesso.

Metodo Alpi passo dopo passo

Questo sistema prevede il passaggio attraverso 5 fasi di analisi delle attività e monitoraggio del tempo. Scopriamo cosa sono.

Fase n. 1. Fare una lista di cose da fare

Prendi un foglio di carta e scrivici sopra tutti gli obiettivi che raggiungerai in una giornata. Seleziona solo attività più o meno significative e dispendiose in termini di tempo. Piccole cose come “lanciare una lettera”. Cassetta postale"Puoi scriverlo su un foglio separato.

Fase n. 2. Valutare le priorità

Ora pensa a quali compiti sono più importanti/urgenti e quali sono meno urgenti. La matrice Eisenhower, di cui ho parlato in dettaglio, aiuterà in questo.

In base alla matrice, distribuire i compiti in tre colonne: importanti e urgenti; importante e non urgente; urgente ma non importante. Come probabilmente hai già intuito, la quarta colonna diventerà un foglio di carta separato con piccoli compiti: cose che non sono urgenti o importanti.

In questo caso, puoi utilizzare immediatamente le abbreviazioni corrispondenti al tipo di attività (riunione, visita - "in", controllo - "k", in corso di esecuzione - "p", ecc.). Ciò aiuterà a classificare i casi in gruppi e a risparmiare tempo.

Fase n. 3. Calcolo e prenotazione del tempo

Dimentica per un po' la terza colonna e dedica tutta la tua attenzione alle prime due. Accanto a ciascuna attività, indica il tempo approssimativo necessario per risolverla. Ad esempio, 30 minuti o 1,5 ore.

Contalo totale il tempo necessario per completare tutte le attività assegnate per oggi da queste due colonne. Analizziamo ora i dati ottenuti in base al rapporto 60:40, ovvero 60% delle attività pianificate per il 40% delle nuove attività apparse all'improvviso.

Quindi, se la tua giornata lavorativa è di 8 ore, l'elenco delle attività che hai compilato dovrebbe coprire solo 5 ore. Le restanti 3 ore dovrebbero essere messe da parte, per così dire, per ogni evenienza.

Fase n. 4. Definizione delle priorità e riassegnazione dei compiti

Se ti rendi conto che i compiti assegnati occupano più del 60% del tuo tempo lavorativo, allora dovrai prima portare avanti quelle questioni che devono essere risolte oggi ed esclusivamente con la tua partecipazione personale. Dovrai riprogrammare gli articoli rimanenti in altri giorni o delegarli ad altri dipendenti dell'azienda.

Fase n. 5. Picchetti e toppe + controllo dell'avanzamento

Devi apportare diverse aggiunte all'elenco che ti ritroverai dopo tutte le manipolazioni. Per prima cosa devi identificare le cose che sono strettamente legate a un'ora specifica: questi sono i cosiddetti "pioli".

Ad esempio, "vai dal medico alle 8.45", "ritira un ordine finito dalla stampante alle 16.30", "incontra mia suocera all'aeroporto alle 20.50", ecc.

In secondo luogo, devi preparare un elenco di attività che puoi includere nel tuo programma durante le pause tra le attività principali o nel caso in cui improvvisamente avessi del tempo libero. Queste sono le cosiddette “patch temporanee”. Questi possono essere presi dalla terza e dalla quarta colonna dell'elenco originale. Ad esempio, “prenota un tavolo al ristorante”, “scopri il costo di un viaggio in Thailandia”, “acquista un regalo di compleanno per un collega”, “ordina un libro da un negozio online”, ecc.

In questo modo, hai una chiara sequenza di compiti per questo giorno (o per il successivo, se pianifichi in anticipo) e questo è sempre un enorme vantaggio e un passo serio verso il massimo controllo del tuo tempo.

Cosa prevede il metodo Alpa?

Sì, solo un sacco di cose utili e importanti!

Un’idea chiara di cosa farai oggi/domani.
Una chiara comprensione di quanto tempo sarà necessario per risolvere i problemi esistenti.
Capire quali attività deleghi ai tuoi assistenti, colleghi o rimandi per dopo.
La possibilità di pianificare l'intera giornata con elevata precisione in 10 minuti.
Disponibilità di tempo aggiuntivo per tutti i tipi di situazioni di forza maggiore, questioni non pianificate e semplicemente l'opportunità di "prendersela comoda".
Avere tempo per risolvere compiti piccoli ma necessari e tempo per te e la persona amata.
Ridurre la probabilità di non rispettare le scadenze, ecc.

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In generale, grazie a questo sistema, sei semplicemente la personificazione dell'organizzazione e della produttività! Credimi, adorerai questa sensazione e presto semplicemente non potrai esistere senza di essa.

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È tutto per oggi. Diciamo addio. Iscriviti alla newsletter e invita gli amici al sito. Ci sono molte cose interessanti in vista. Ci vediamo! Tuo, Yuri Okunev.

Non sarai mai in ritardo per il treno se lo hai già perso almeno una volta nella vita.
J.K. Chesterton

Ogni giorno al lavoro stabilisci delle scadenze o le negozi. Le scadenze sono importanti e le abbiamo tutti. Quasi ogni lavoro ha una scadenza per il suo completamento.

Come evitare errori quando si fissano le scadenze di lavoro?

Alcune scadenze sono ovvie perché un lavoro deve essere completato entro una certa data e diventare un prerequisito per un altro. Ad esempio, i report mensili devono essere inviati alla fine di ogni mese in modo che il personale contabile possa monitorare la qualità delle prestazioni complessive dell'organizzazione. Altri termini sono arbitrari. Ad esempio analizzando gli schedari: qui puoi anche darti una scadenza che ti sembra realistica, ma se non la rispetti non succederà nulla di male.

I motivi principali per cui sorgono problemi quando si fissano le scadenze è che o non le colleghiamo affatto alla realtà, oppure siamo d'accordo con quelle che ci vengono offerte senza pensare al significato di ciò che sta accadendo.

Come posso imparare a rispettare le mie scadenze?

Per rispettare sempre le scadenze, cerca di rispettare le seguenti regole nel tuo lavoro:

Quando ti viene chiesto di rispettare una scadenza, guarda la tua lista di cose da fare e vedi se riesci effettivamente a trovare il tempo per portare a termine il lavoro senza rispettare la scadenza.
Non usare mai la frase “il più presto possibile”. Non ha senso. Se hai molti documenti contrassegnati con "il più presto possibile", allora non sai cosa affrontare prima e fai come preferisci. Fornisci sempre alle persone una data e un'ora specifiche e la relativa motivazione. (Parla, ad esempio, delle conseguenze del suo fallimento. Ciò sarà apprezzato anche dal senior management e dai clienti).
Una volta ricevuto un documento contrassegnato con la dicitura “al più presto possibile”, chiama il mittente e scopri esattamente quando devi segnalarlo.
Lo stesso vale per la parola “urgente”. Da quale concetto di urgenza dobbiamo partire? Non sai da cosa cominciare. Pertanto, anche in questo caso, indicare una data e un'ora precise, insieme alle ragioni/conseguenze del mancato rispetto della scadenza. Quando ricevi qualcosa contrassegnato come "urgente", chiama la persona che lo ha inviato e scopri quando è davvero necessario farlo.
Quando invii a qualcuno un documento a cui vuoi riavere o semplicemente ricevere una risposta, indica sempre il termine ultimo per la risposta e, se necessario, il motivo di tale termine.
Quando lasci messaggi in segreteria, indica la scadenza per il completamento dell'azione necessaria e il motivo per cui hai fissato tale scadenza.
Se c'è una scadenza, verifica in anticipo il completamento dei lavori (non all'ultimo minuto!). Sai di non aver ricevuto i risultati del lavoro ed è probabile che il lavoro non sia ancora finito. “Spingendo” una persona più vicino alla scadenza del termine, prepari il terreno alla rabbia da parte tua e alla difesa da parte sua.
Annota sulla tua lista di procrastinazione quando verificare i progressi prima della scadenza.
Quando stabilisci le scadenze, fai sapere alle persone che manterrai traccia del lavoro. Questo può essere fatto educatamente dicendo, ad esempio: "Ti chiamerò martedì, ti chiederò come stai (se ci sono difficoltà), ecc." Poche persone si offenderanno per questo. Anzi, sarà accolto favorevolmente.

Pianificazione secondo il metodo delle Alpi

Anno dopo anno diventiamo sempre più preparati
per realizzare le tue aspirazioni. Ma a cosa puntiamo?
Lorenzo Pietro

Cos'è il metodo Alpi?

Il metodo Alps è relativamente semplice e dopo alcuni esercizi non avrai bisogno in media di più di 10 minuti per creare un programma giornaliero.

Il metodo prevede cinque fasi:

compiti di scrittura;
valutazione della durata delle azioni pianificate;
prenotazione oraria (rapporto 60:40);
prendere decisioni sulle priorità e sulla riassegnazione delle singole operazioni;
controllo (rendicontazione di ciò che non è stato fatto).

Cosa prevede il metodo Alpi?

L’utilizzo del metodo Alps offre i seguenti principali vantaggi:

L'umore migliore per la prossima giornata lavorativa.
Pianificazione per il giorno successivo.
Una chiara comprensione dei compiti della giornata.
Organizzare il flusso della giornata.
Superare l'oblio.
Concentrazione sull'essenziale.
Ridurre la quantità di lavoro “cartaceo”.
Prendere decisioni sulla definizione delle priorità e sulla riassegnazione.
Riduci il disordine e le interruzioni indesiderate.
Riduzione dello stress e della tensione nervosa.
Miglioramento dell'autocontrollo.
Aumento della soddisfazione e della motivazione.
Guadagno di tempo grazie all'organizzazione metodica del lavoro.

Con l'uso efficace di tecniche e metodi di pianificazione del tempo organizzazione scientifica manodopera, puoi risparmiare dal 10 al 20% del tuo tempo ogni giorno!

Da dove iniziare la pianificazione secondo il metodo delle Alpi?

La prima fase è la preparazione dei compiti. Per fare ciò, annota nelle apposite voci del modulo “Piano Giorno” tutto ciò che desideri o devi fare il giorno successivo:

attività dall'elenco delle cose da fare o dal piano settimanale (mensile);
insoddisfatto il giorno prima;
casi aggiunti;
scadenze da rispettare;
compiti ricorrenti.

Utilizzare le abbreviazioni che corrispondono al tipo di attività o alle intestazioni del modulo “Piano giornaliero”, ad esempio:

IN- visite, incontri;

D - delega di affari;

A- controllo;

P- in processo, in azione;

computer- viaggi, trasferte;

ECCETERA- pratiche burocratiche, lettere commerciali, dettatura;

CON- segretario;

T- conversazioni telefoniche;

H - il processo di lettura (rapporti, circolari, giornali, ecc.).

Un elenco di attività per la giornata compilato in questo modo potrebbe apparire, ad esempio, così:

computer- nuovi spazi per uffici;

P- progetto di ricerca di mercato;

ECCETERA- Vasiliev (lettera);

H - una rivista speciale per i manager;

Con un po' di pratica, puoi creare un elenco di attività in modo che:

in prima approssimazione, distribuirli per priorità;
dividerli in prolungati e brevi, di breve durata;
ricontrollare le attività relative al contatto personale per vedere se possono essere completate in modo più razionale (usando il telefono, ecc.).

P- progetto di ricerca di mercato;

IN- Ivanov (valutazione di esperti);

computer- nuovi spazi per uffici;

H- una rivista speciale per i manager;

Lavori a breve termine:

A- Sidorov (statistiche di vendita);

ECCETERA- Vasiliev (lettera);

“Blocco telefono”:

T- Shishkin (programma per computer);

T- Koshkin (carenza di personale);

T- Sergey (partita serale di biliardo).

Tuttavia, questo è solo l’inizio della creazione del tuo piano giornaliero.

Cosa fare dopo aver determinato l'elenco delle attività della giornata?

Ricorda che un piano giornaliero realistico dovrebbe sempre limitarsi a ciò che sei effettivamente in grado di fare. Dopo aver determinato l'elenco delle attività della giornata, è necessario stimare la durata approssimativa delle azioni pianificate, ad esempio:

Ovviamente la durata dei singoli casi non può essere stimata con assoluta precisione. Tuttavia, dopo aver acquisito una certa esperienza, imparerai a pianificare il tuo tempo in modo più accurato. Tieni presente inoltre che il lavoro spesso richiede tutto il tempo che hai a disposizione. Quindi, impostando un periodo di tempo specifico per le singole attività, ti costringi ad adattarti a questo particolare momento. Lavori in modo molto più concentrato ed elimini le distrazioni in modo più coerente se hai dedicato una quantità specifica di tempo a un compito specifico.

Quanto tempo ho bisogno per riservare?

Quando si stila un programma giornaliero, attenersi alla regola base della pianificazione del tempo, secondo la quale il piano non dovrebbe coprire più del 60% del tempo e circa il 40% dovrebbe essere lasciato come tempo di riserva per imprevisti. Se presumi una giornata lavorativa di 10 ore, significa che non dovresti coprire più di 6 ore con il piano. Tuttavia, il tuo obiettivo dovrebbe essere una giornata lavorativa di 8 ore, con un tempo pianificato di circa 5 ore!

Se hai pianificato più del 60% del tuo tempo, dovresti inesorabilmente riportare l'elenco delle attività che hai compilato ai parametri specificati, stabilendo priorità, delegando attività e riducendo il tempo assegnato ad esse. Il resto del lavoro deve essere riportato al giorno successivo, cancellato o completato con gli straordinari.

Come si conclude la progettazione con il metodo delle Alpi?

Quarta fase della pianificazione: prendere decisioni su priorità, tagli e riassegnazioni. Obiettivo: ridurre il tempo assegnato per completare le attività quotidiane a 5-6 ore.

Per fare ciò, innanzitutto, stabilisci priorità chiare per i tuoi affari e chiarisci i compiti della giornata in conformità con esse. In secondo luogo, ricontrolla i requisiti di tempo calcolati e riduci il tempo per tutte le attività a quanto è assolutamente necessario. Considera ogni azione dal punto di vista della possibilità di riassegnarla e razionalizzarla.

Nella versione finale, il programma della giornata potrebbe assomigliare a questo:

E infine, nella quinta fase, monitori l'attuazione del tuo piano giornaliero e trasferisci ciò che non è stato fatto a un altro giorno. L'esperienza dimostra che non tutte le attività possono essere completate e non tutte le conversazioni telefoniche possono aver luogo, quindi è necessario riprogrammarle fino al giorno successivo. Se rimandi più volte lo stesso compito, allora diventa un peso per te, e allora ci sono due possibilità: finalmente lo prendi con decisione e lo porti a termine, oppure abbandoni questo compito, poiché a volte il problema si risolve da solo.

Prepara un programma prima di iniziare il lavoro, vale a dire la sera del giorno uscente: tornerai a casa con più sicurezza e relax e inizierai una nuova giornata con maggiore concentrazione di forze la mattina successiva!

Già al mattino tornando a casa e andando al lavoro, il tuo subconscio elabora i compiti della giornata e prepara possibili soluzioni. Poiché la formulazione dei compiti principali è davanti ai tuoi occhi e vengono delineati gli approcci per risolverli, una nuova giornata piena di lavoro non appare più grigia e difficile, ma prevedibile, pianificata e gestibile.

Pianificazione di Franklin

Ami la vita? Allora non perdere tempo incautamente
perché è la materia di cui è fatta la vita.
Benjamin Franklin

Quali sono le caratteristiche della pianificazione Franklin?

Molti manager e dirigenti di aziende occidentali utilizzano con successo il sistema di pianificazione, la cui creazione è attribuita a Benjamin Franklin. Coloro che utilizzano questo sistema nella pratica notano che aiuta ad aumentare significativamente l'efficienza del lavoro, sia attraverso una gestione più efficace del tempo, sia attraverso la pianificazione del lavoro stesso.

A differenza dei sistemi costruiti sulla base del tempo già impiegato, il sistema di Franklin è "orientato al futuro": funziona con ciò che deve essere fatto. L'attività globale è divisa in sottoattività, a loro volta suddivise in sottoattività ancora più piccole. Visivamente, questo sistema può essere visualizzato sotto forma di piramide a gradini e il processo della sua applicazione può essere rappresentato come il processo di costruzione di questa piramide:

Come si presenta in pratica il processo di “costruzione di una piramide”?

Per prima cosa viene posata la massiccia base della piramide, che funge da supporto per tutti gli altri piani. Una persona determina i suoi valori di vita (in parole povere, cosa vuole dalla vita). Per prima cosa, questo significa ricchezza materiale e fiducia nel futuro. Per un altro: una famiglia prospera, moglie amorevole e bambini felici. Per il terzo: gloria e altezza stato sociale. Per il quarto: potere. Per il quinto: conoscenza. La fase di determinazione dei valori della vita è la più importante nella costruzione di una piramide: se in questa fase viene commesso un errore (ad esempio, una persona sceglie "conoscenza" e "servizio alle persone", anche se in realtà ciò che è più importante per lui è “fama” e “alto status sociale” "), quindi sarà inevitabilmente deluso in seguito.
COSÌ, La prima cosa che devi fare è stilare un elenco di valori della vita e non dovresti aver paura di dedicarci troppo tempo: è importante pensare bene all'elenco. È necessario garantire che i valori scelti non siano in contraddizione tra loro .
La fase successiva è la costruzione del secondo piano della piramide, appoggiato sul primo. Sulla base dell'elenco compilato, una persona deve decidere cosa vuole ottenere. Ad esempio, se qualcuno crede che ciò che è più importante per lui sia la “fama”, il “potere” e “l’elevato status sociale”, potrebbe decidere di voler diventare Presidente degli Stati Uniti. Necessario metti davanti a te stesso obiettivo globale . È importante assicurarsi che l’obiettivo scelto soddisfi realmente tutti i valori della vita dall’elenco compilato nella fase precedente.
Il terzo piano della piramide poggia sul secondo. È in fase di elaborazione un piano generale: cosa, secondo nell'insieme, è necessario per raggiungere l'obiettivo fissato nella fase precedente. Ad esempio, per diventare Presidente degli Stati Uniti, devi prima diventare governatore di uno stato o sindaco di una delle principali città degli Stati Uniti, devi avere sostegno partitico e/o finanziario, devi essere un noto oratore pubblico, devi avere una reputazione senza macchia, devi essere un uomo sposato rispettabile, devi ottenere istruzione superiore in un prestigioso Istituto d'Istruzione e così via. Ecco come è scritto il piano. Avendo fissato un obiettivo, dovresti elaborare un piano generale per raggiungere l'obiettivo.
Il quarto piano della piramide è un piano provvisorio a lungo termine (diversi anni) che indica obiettivi specifici e scadenze specifiche. È molto importante indicare il raggiungimento di quale/i particolare/i del piano generale contribuisce al raggiungimento di questo obiettivo specifico. È ancora più importante indicare una scadenza precisa. Ad esempio, se una persona intende diventare presidente e sa che ciò richiede un'istruzione superiore, può includere nel suo piano quinquennale punto successivo: "Prima della fine degli anni '20, laurearmi con lode in sociologia e scienze politiche all'Università di Harvard - questo, in primo luogo, mi darà l'istruzione superiore richiesta e, in secondo luogo, potrò fare conoscenza con persone che sono importanti per me." COSÌ, Dovrebbe fare un piano per i prossimi 4-5 anni , ponendo la domanda: “Cosa posso fare nei prossimi anni per raggiungere gli obiettivi delineati nel master plan?” È importante in termini di indicare obiettivi specifici e scadenze specifiche precise a diversi mesi , E indicare quale punto del master plan corrisponde al raggiungimento di questo obiettivo .
Il quinto piano è un piano a breve termine (da diverse settimane a diversi mesi). Quando si guarda un piano a lungo termine, una persona si chiede: "Cosa posso fare nelle prossime settimane o mesi per raggiungere questo o quell'obiettivo?" Gli elementi del piano a lungo termine sono suddivisi in attività più specifiche. Ad esempio, se il piano a lungo termine include l'elemento: "Laureati all'Università di Harvard", il piano a breve termine includerà elementi come "Candidati all'Università di Harvard", "Segui corsi di preparazione agli esami", ecc. Dovrebbe fare un piano per un periodo da 2-3 settimane a 2-3 mesi e, come nella fase precedente, indicare scadenze specifiche precise a pochi giorni.
Infine, c'è il sesto piano della piramide pianificare la giornata. È compilato, come puoi immaginare, sulla base di un piano a breve termine: i piccoli compiti vengono risolti interamente in un giorno, quelli più grandi sono divisi in sottoattività. Ad esempio, l'attività "Invia documenti all'Università di Harvard" è divisa in attività secondarie come "Scopri quali documenti devono essere inviati e a chi", "Completa Documenti richiesti", "Invia documenti" e "Assicurati la ricezione dei documenti", ognuno dei quali può essere programmato per un giorno specifico. Di solito il programma della giornata non viene redatto solo il giorno prima, ma consiste in un elenco di varie attività che è stato assegnato a questo giorno nelle settimane precedenti, spesso si apportano anche modifiche durante la giornata, preferibilmente facendo un programma della giornata. indicare il tempo di completamento di ogni attività.

Come si presenta esattamente il processo di creazione del mio piano di attività giornaliero utilizzando il sistema Franklin?

Nell'arco di un giorno, il sistema Franklin utilizza la seguente tecnica di pianificazione: tutte le attività sono divise in tre categorie: primario, secondario e insignificante.

Come suggerisce il nome, priorità sono compiti urgenti - sangue dal naso, ma risolti! Secondario Ci sono compiti che è auspicabile risolvere il più rapidamente possibile, ma non accadrà nulla di terribile se, in casi estremi, vengono ritardati di un giorno o due (tuttavia, se ritardi troppo a lungo la risoluzione di un compito secondario, può diventare una priorità). Finalmente, insignificante si considerano i compiti che un giorno dovranno essere risolti (sarebbe bello, ovviamente, oggi), ma le scadenze non sono urgenti e, se non c'è tempo oggi, puoi rimandarle a domani, dopodomani o all'inizio del mese prossimo.

Durante il giorno, una persona dovrebbe allocare il tempo in ordine di priorità - occuparsi prima dei compiti prioritari, quando vengono risolti - passare a quelli secondari e solo se rimane tempo può fare cose non importanti. Ad esempio, hai in programma le seguenti cose per oggi:

Completa lo sviluppo di un programma di sviluppo strategico per il tuo cliente.
Termina l'articolo per la rivista “Marketing Research”.
Congratulazioni a Petrov, un dipendente della tua azienda, per il suo compleanno.
Scopri il seminario di marketing di aprile a cui parteciperai.
Ritira la tua giacca in lavanderia.
Risposta alla lettera della lettrice Kudryavtseva, inviatale dal direttore della rivista Marketing Research.

Il primo compito è una priorità per te, perché... Oggi scade il termine per lavorare sul programma e il cliente dovrebbe riceverlo oggi, massimo domani, ma entro e non oltre le 8 del mattino. Anche il terzo compito è una priorità: la persona deve essere congratulata per il suo compleanno proprio in questo giorno.

Il quarto e il sesto compito sono secondari: devi farli entrambi nei prossimi giorni, sarebbe bello farlo oggi, ma se sei troppo occupato e non puoi dedicare tempo a queste cose, puoi tranquillamente rimandarli a domani.

Il secondo e il quinto compito non sono importanti per te (poiché la scadenza per la presentazione dell'articolo è ancora lontana e la giacca potrebbe essere in lavanderia): puoi rimandarli senza troppi danni a te stesso.

Di conseguenza, l'elenco, se ordinato per priorità delle attività, dovrebbe assumere la seguente forma:

Termina lo sviluppo piano strategico sviluppo.
Durante la pausa, congratulati con Petrov per il suo compleanno.
Se ho tempo, informati sul seminario di marketing di aprile.
Nel tuo tempo libero, completa un articolo sul marketing.
Nel tempo libero, ritira la giacca in lavanderia.
Se avrò tempo, risponderò alla lettera della lettrice Kudryavtseva, inviatati dall'editore della rivista Marketing Research.

Una persona che pianifica attentamente la sua giornata, di regola, riesce a risolvere tutti i compiti prioritari, spesso ha abbastanza tempo per dedicarsi a quelli secondari e, se è fortunato, c'è ancora tempo per compiti non importanti.

Se un'attività non viene risolta durante il giorno, viene spostata nel piano per il giorno successivo. Se qualche compito vaga da una pagina all'altra del diario, rimanendo incompiuto, pensa attentamente se è necessario affrontare questo compito? Se necessario, sei sicuro di aver individuato correttamente la sua priorità?

Esistono moduli speciali per la tenuta dei registri nel sistema Franklin?

Sì, sono forniti. Gli americani utilizzano diari speciali per facilitare l'utilizzo del sistema Franklin.

Le prime (o ultime) pagine del diario sono riservate a un elenco di valori di vita (1° piano della piramide), una descrizione dell'obiettivo globale (2° piano) e una tabella per registrare il piano generale (3° piano) .

All'inizio dell'agenda ci sono diverse pagine opportunamente contrassegnate destinate all'elenco degli obiettivi dell'anno (il piano a lungo termine infatti è al 4° piano).

All'inizio di ogni mese e/o di ogni settimana viene assegnata una pagina alla tabella dei compiti per quel periodo (piano a breve termine - 5° piano).

Infine ogni giornata ha una propria pagina con una tabella con l'elenco delle attività della giornata (6° piano). Inoltre, la tabella prevede colonne per indicare la priorità dei compiti (si consiglia di designare i compiti ad alta priorità con la lettera “A”, quelli secondari con la lettera “B” e quelli non importanti con la lettera “C”) e per un contrassegno che indica lo stato dell'attività. Queste colonne dovrebbero essere compilate man mano che procedi e controllate definitivamente alla fine della giornata. Si consiglia di contrassegnare le attività completate con la lettera " V". Annullato, - per un motivo o per l'altro, - con la lettera " X" (si consiglia inoltre di inserire il motivo per cui l'attività è stata annullata). Per le attività posticipate, la voce viene copiata nel piano di un altro giorno (molto spesso quello successivo) e nella colonna "Stato" per il giorno corrente , viene disegnata una freccia e la data in cui è stata inserita la voce viene inserita nel programma giornaliero di questa attività.

Un esempio di pagina di diario per pianificare il lavoro utilizzando il metodo Franklin.

Cosa devo fare se i miei piani cambiano nel corso della giornata?

Come capisci, tutti questi piani non sono affatto immutabili. Ad esempio, molto probabilmente il tuo programma per la giornata verrà modificato da te durante il giorno. Non c'è niente di sbagliato in questo; anzi, è consigliabile rivedere regolarmente i propri piani.

Si consiglia di rivedere i piani a breve termine ogni una o due settimane.
piani a lungo termine dovrebbero essere controllati (e, se necessario, adeguati) almeno una volta ogni quattro-sei mesi.
Il piano generale dovrebbe essere rivisto una volta all'anno. allora vale la pena dare uno sguardo critico all'obiettivo globale che ti sei prefissato (ti attrae ancora? Vuoi apportare qualche aggiustamento?) e provare anche a ripensare i valori di vita che hai scritto.

Pianificazione “diretta” tramite schedari e agende temporali

Non ci saranno crisi la prossima settimana.
Non sono inclusi nel mio programma.
Henry Kissinger

Se dovessi ancora modificare costantemente i miei piani, non sarebbe più semplice tenere un registro “diretto” del tempo impiegato? Esistono sistemi di questo tipo e qual è la loro efficacia?

Naturalmente tali sistemi esistono. Ad esempio, tra gli specialisti nazionali nell'organizzazione scientifica del lavoro, il sistema di monitoraggio del tempo del biologo e matematico A.A. Lyubishcheva. Dal 1916 (Lyubishchev aveva allora 26 anni), iniziò a tenere registri orari annuali del tempo trascorso. Per 56 anni, ha registrato DAILY quanto tempo è stato dedicato alla base lavoro scientifico, quanto tempo - per lavoro aggiuntivo, quale altro lavoro è stato svolto, quanto tempo è stato perso e perché. Ogni mese veniva redatto un riepilogo e ogni anno veniva redatto un bilancio annuale. Va sottolineato ancora una volta: i registri sono stati conservati quotidianamente per 56 anni! Puoi saperne di più su questo sistema facendo riferimento al nostro “PRACTICUM”.

Alla fine, il sistema di monitoraggio del tempo di A. Lyubishchev gli ha fornito quanto segue:

lui potrebbe stima tempo reale che aveva a sua disposizione.
avendo i risultati contabili, potrebbe pianifica il tuo tempo con un alto grado di precisione. Va notato che l'analisi dell'esperienza passata ha permesso ad A. Lyubishchev di pianificare con elevata precisione il tempo per leggere libri specifici, scrivere
lui potrebbe utilizzare il tempo in modo più efficiente una persona comune sono considerate perdite necessarie. «Lo smaltimento della “perdita di tempo” è curato nei minimi dettagli. Durante i viaggi legge libri di piccolo formato e impara le lingue. lingua inglese, lui, ad esempio, ha imparato principalmente nelle “fecce del tempo” - D. Granin.
il sistema glielo permetteva comprendere e utilizzare i cambiamenti nelle prestazioni in modo più efficace."Come è stata distribuita la lettura dei libri durante la giornata? Al mattino, quando ho la testa fresca, prendo letteratura seria (di filosofia, matematica). Dopo aver lavorato per un'ora e mezza o due, passo a lettura più semplice: un testo storico o biologico Quando la mia testa Se sei stanco, allora prendi la narrativa," ha scritto A. Lyubishchev.

Come si presenta in pratica il monitoraggio del tempo nei sistemi di pianificazione “diretta”?

Il punto di partenza per organizzare il tempo nei sistemi di pianificazione “diretta” è registrare il tempo impiegato utilizzando un’accurata registrazione scritta. Questo viene fatto usando il cosiddetto cartellini giornalieri O "diari del tempo". Di seguito è riportato un esempio di tale carta. Troverete altri moduli per il monitoraggio del tempo nel nostro “PRACTICUM”.

Frammento di un cartellino giornaliero

Devo annotare tutto quello che faccio durante la giornata?

Non è necessario annotare tutto ciò che occupa il tuo tempo, prendi nota di ciascuno spostare l'attenzione come descritto sotto.

Registra il momento in cui si sposta l'attenzione, non importa quanto possa sembrare di breve durata. Ad esempio, potresti essere distratto da colleghi di lavoro, telefonate, chiamate alla direzione, visitatori non programmati, riunioni urgenti e molto altro.

Registra questi cambiamenti di attenzione man mano che accadono.. Alcune persone credono erroneamente che ricorderanno tutto in modo da poter tenere traccia del tempo alla fine della giornata. Tuttavia, la memoria è una guida mediocre, quindi questo approccio non fornisce mai informazioni sufficienti.

A cos'altro dovresti prestare attenzione quando compili la carta?

Oltre a quanto sopra, quando si compila una tabella di marcia, è importante attenersi alle seguenti raccomandazioni:

Inizia a monitorare il tuo tempo dal momento in cui arrivi al lavoro e continua fino alla fine della giornata lavorativa.
Se porti il lavoro a casa, includi sulla carta il tempo trascorso a casa.
Mantieni i tuoi appunti brevi e usa abbreviazioni
Quando inizi a compilare le carte, inizia con le colonne "Tempo", “Tipo di attività” e “Tempo impiegato”.
Per riempire la colonna "Una priorità" utilizzare i materiali nel capitolo 3.
Colonna "Appunti" Puoi compilarlo analizzando le tue singole perdite temporanee.

A mio parere, il mantenimento di un tale sistema di monitoraggio del tempo presenta un grosso inconveniente: è un lavoro troppo scrupoloso.

Infatti, per mantenere i “cartellini” non ci vorranno più di 5 – 10 minuti al giorno. Se ci vuole davvero molto tempo, stai entrando troppo nei dettagli. Usa più abbreviazioni. Se utilizzi un computer, prova a inserire un cartellino sotto forma di foglio di calcolo, che ti permetterà di riassumere automaticamente ogni attività alla fine della giornata.

Che cos'è un "diario del tempo"?

Il Diario del tempo è il tuo file di lavoro personale, in cui sono cuciti insieme fogli separati di monitoraggio del tempo quotidiano e vengono raccolte altre informazioni che ti consentono di pianificare in modo efficace il tuo tempo. Con l'aiuto di un diario temporale avrete un quadro completo non solo di tutte le scadenze a breve e lungo termine, ma anche di tutti i piani, disposizioni e progetti più o meno grandi. Puoi reagire in modo flessibile a qualsiasi cambiamento della situazione e aggiornare i tuoi piani in qualsiasi momento.

Qual è la struttura di un tipico “diario del tempo”?

Tipicamente, un “diario del tempo” ha la seguente struttura:

Parte del calendario.

In questa parte puoi “cucire” vari moduli per piani mensili, decadali e giornalieri con registri intermedi. Significato speciale allegato al programma giornaliero. Il principio di base: un foglio al giorno.
Inserisci appunti nella sezione del calendario per i mesi e i decenni corrispondenti, così sarà più facile trasferire scadenze e obiettivi alle singole settimane e giorni.
Dopo l'uso potrete rilegare i singoli fogli giornalieri nell'ordine appropriato e col tempo avrete un archivio del tempo e dei successi della vostra vita: un aiuto affidabile per una pianificazione consapevole dei successi futuri.
I nuovi fogli giornalieri “in entrata” devono essere forniti con tutte le scadenze e gli impegni dei fogli decennali e mensili. Date come compleanni, anniversari, ferie, giorni di pagamento, ecc. vengono trasferite dai fogli corrispondenti, così potrai integrare tutti i tuoi affari personali, e nulla andrà perduto, a patto che siano regolarmente compilati e monitorati.

Sezione delle date ufficiali e private. Qui, sugli appositi fogli e moduli, potrai annotarli e tenerli sempre con te. informazione vitale, Per esempio:

mini-piani organizzativi;
lista dei compleanni
tempistica di vari eventi;
volantini, promemoria, ecc.

Sezione Indirizzi e numeri di telefono. Avrai sempre le cose più importanti a portata di mano numeri di telefono e gli indirizzi che usi più spesso.

Errori tipici nell'organizzazione della pianificazione del tempo

Situazione:"La gestione del tempo è difficile per me perché sono naturalmente una persona disorganizzata."

Errore: Se non hai imparato l'auto-organizzazione in gioventù, puoi considerarti una persona disorganizzata per tutta la vita. Tuttavia, la verità è che chiunque, a qualsiasi età, può imparare a organizzare il proprio tempo. Tutto ciò che serve per questo è la volontà di apportare cambiamenti nella tua vita, così come la conoscenza di dove, quando e come apportare questi cambiamenti.

Situazione:"Credo che la gestione del tempo tolga l'elemento di imprevedibilità dalla vita e la renda routine."

Errore: Definire chiaramente i tuoi obiettivi e le tue priorità non significa che verrai risucchiato in una routine noiosa e prevedibile. Infatti, organizzando meglio il tuo tempo, ti concederai ancora più libertà d’azione. Ad esempio, in una giornata calda potresti voler tornare a casa presto. Ma prima di partire, all'improvviso ti viene in mente che devi finire un rapporto di cui ti sei quasi dimenticato. Di conseguenza, non solo non esci presto, ma rimani anche fino a tardi dopo il lavoro. Se avessi dovuto consegnare il rapporto in anticipo, potresti apportare modifiche al tuo programma di lavoro e provare a terminarlo in anticipo per liberare tempo alla fine della giornata lavorativa.

Situazione:“Per fare di più, devo lavorare ancora più duramente...”

Errore: Lavorando troppo e sforzandoti troppo, non solo non aumenti la tua produttività, ma, molto probabilmente, riduci anche la qualità del lavoro su cui dedichi così tanto tempo e fatica! Impara a eliminare quanta più “frenesia” possibile dalla tua vita e sostituiscila con il lavoro con il massimo utilizzo efficace tempo.

Situazione:“Tutti i miei obiettivi e i miei piani sono nella mia testa. Credo che non ci sia bisogno di scriverli su carta”.

Errore: I piani e gli obiettivi che non sono stabiliti per iscritto sono più correttamente considerati le tue intenzioni. Le tue aspirazioni devono essere tradotte in piani d'azione chiaramente definiti prima che possano essere implementati. Lo stesso vale per la definizione degli obiettivi. Rimanendo chiusi nella tua testa, difficilmente guideranno le tue azioni giorno dopo giorno.

Situazione:"Come posso elencare i miei obiettivi quando desidero così tanto dalla vita?"

Errore: In effetti, se vuoi raggiungere tutti gli obiettivi possibili o anche solo tutti quelli desiderati, la tua vita potrebbe semplicemente non essere sufficiente. Se provi ad “abbracciare il vasto”, molto probabilmente otterrai molto meno di quanto avresti ottenuto con obiettivi meno chiaramente definiti. Cerca di separare gli obiettivi principali da quelli secondari. Alcune persone sono semplicemente riluttanti a fare una scelta. Come le farfalle, svolazzano da una cosa all'altra, non permettendo a se stesse di rimanere su qualcosa abbastanza a lungo per ottenere qualcosa. Non commettere questo errore. Impara a stabilire le priorità (scoprilo nel Capitolo 3).

Il segreto del successo è la coerenza.
Benjamin Disraeli

Durante il tuo lavoro devi costantemente scegliere La migliore decisione da quelli disponibili in poi questo momento- questa è la funzione centrale della gestione - IL PROCESSO DECISIONALE.

Il processo decisionale implica la scelta di compiti e attività prioritari. Stabilire le priorità significa decidere a quali compiti dare la massima priorità.

Puoi prendere decisioni?

Vedi qualcosa e chiedi "perché?"
E immagino qualcosa che non è mai successo,
e chiedo anche “perché non è stato?”
Bernardo Mostra

Come posso valutare l’efficacia con cui prendo le decisioni?

Il modo più semplice per valutare l'efficacia di una decisione è attendere le sue conseguenze. Sfortunatamente, è improbabile che una valutazione “ex post” ti aiuti a cambiare qualcosa quando la decisione che hai già preso ha portato a risultati disastrosi. Pertanto, prima di affrettarsi a risolvere subito i problemi accumulati, prova a pensare alle seguenti domande:

Valuto il lavoro prima di iniziarlo?
Sto dando la priorità alle cose in base alla loro importanza?
Sto prendendo il giusto tempo per prepararmi a una decisione basata sull’urgenza e sull’importanza della questione?
Rimando spesso a prendere decisioni e aspetto che il problema si risolva da solo?
Sto dedicando troppo tempo a questioni o dettagli piccoli e insignificanti?
I miei subordinati mi stanno facendo perdere tempo?
Sono predisposto a fare tutto da solo?

Se hai risposto sì a queste domande, molto probabilmente hai difficoltà a prendere decisioni.

Un manager dovrebbe sempre prendere decisioni immediatamente?

Cercando di prendere immediatamente decisioni su tutte le questioni che ti vengono rivolte, ti metti costantemente all'angolo, assumendoti la responsabilità di tutto nel mondo. Questo modo di fare impresa non può in nessun caso essere elevato a sistema. È ovvio che quando si decide di agire solo con una piccola parte dei fatti, questo chiaramente non è sufficiente! Se è così, allora devi essere molto fortunato, altrimenti potresti subire perdite irreparabili. Quando ti viene nuovamente chiesto di decidere qualcosa immediatamente, poniti queste semplici domande:

È necessario risolvere questo problema? Pensa a cosa accadrà se non lo fai. Forse risolvere questo problema è una perdita di tempo e può essere tranquillamente abbandonato.
Dovresti essere tu a risolvere questo problema? Perché dovresti essere responsabile di tutto e di tutti? Forse il subordinato che ti ha contattato sta semplicemente cercando di trasferire la responsabilità su di te, sebbene sia in grado di risolvere questo problema da solo.
Dovresti prendere una decisione immediatamente? Potrebbe avere senso chiedere ai subordinati di raccogliere ulteriori informazioni per prendere una decisione più ponderata e informata.

Non prendo alcuna decisione finché non ho abbastanza informazioni. Sto facendo la cosa giusta?

Per rispondere a questa domanda, devi capire quante informazioni ritieni sufficienti per prendere una decisione. Impossibile quantificarlo, ma al 100% informazione necessaria Non sarai mai in grado di riscuotere. Quindi, se insisti affinché tutti i fatti vengano raccolti, molto probabilmente hai semplicemente paura di prendere una decisione. Accetta il rischio come inevitabile. Impara a prendere decisioni senza avere tutti i fatti davanti a te.

Prima di immergerti nel processo decisionale, prova a pensare in dettaglio a tutte le fasi del processo. Utilizza i nostri consigli:

Indica chiaramente il problema o il problema che intendi risolvere.
Determina quanto sia urgente e importante questo compito per la tua azienda, dipartimento, gruppo di lavoro, ecc.
prova a valutare cosa ti darà personalmente la soluzione di questo problema nel breve e lungo termine (ricompensa in denaro, promozione, altre opportunità).
pensare alle conseguenze del mancato completamento di questo compito (perdita di un cliente redditizio, pagamento di una penalità, licenziamento, ecc.)
Valutare se è possibile e significativo delegare questo compito a qualcun altro.
Valuta quali risorse (materiali e umane) ti serviranno per risolvere il compito e se le disponi.
pensa a quali informazioni ti serviranno per risolvere il problema.
provare a trovare diverse soluzioni e scegliere quella più accettabile.
Dopo aver scelto una delle opzioni, valuta i suoi punti di forza e di debolezza.
pensare a quali conseguenze avrà la decisione a breve e lungo termine.

Analisi delle priorità di Eisenhower

Le questioni urgenti di solito non sono le più importanti,
e quelle importanti non sono le più urgenti.
Dwight Eisenhower.

La vita di un imprenditore è tale che devi “girare” continuamente. Pertanto, ho sempre molte cose da fare con urgenza. Come affrontare questo problema?

Prima di tutto, è importante essere onesti con te stesso: ammettere che non c'è ancora abbastanza tempo per fare tutto. Ma, molto probabilmente, puoi ottenere ottimi risultati facendo bene solo una certa parte delle cose. Pertanto, dovresti imparare a “ordinare” le cose in base al grado di necessità di completarle, dare la priorità. Quindi puoi scegliere quali cose vale la pena fare nel tempo a tua disposizione.

Come imparare a stabilire le priorità utilizzando il metodo Eisenhower?

La regola di Dwight Eisenhower è semplice. ausiliario, soprattutto per quei casi in cui è necessario prendere rapidamente una decisione riguardo a quale attività dare la preferenza. Secondo questa regola le priorità vengono stabilite in base a criteri quali l’urgenza e l’importanza della questione. L'importanza di un'attività è determinata da quanto il risultato della sua implementazione influisce sulla tua attività. Urgenza: quanto velocemente l'attività deve essere completata.

A seconda dell'urgenza e dell'importanza, Eisenhower ha proposto 4 categorie di priorità per i casi:

	QUESTIONE URGENTE	CASI NON URGENTI
	I - Urgente e importante	II - Importante, ma non urgente
IN UN E N Y E	Risoluzione della crisi Compiti urgenti Progetti con scadenze prossime	Pianificazione di nuovi progetti Valutazione dei risultati ottenuti Misure preventive Costruire relazioni Individuazione di nuove prospettive, progetti alternativi
	III - Urgente ma non importante	IV - Non urgente e non importante
N E IN UN E N Y E	Interruzioni, pause Alcune chiamate Alcuni incontri Revisione dei materiali urgenti Attività sociale	Normale amministrazione Alcune lettere Alcune chiamate "Divoratori" di tempo Divertimento

La matrice delle priorità di Eisenhower

Questioni urgenti/importanti . Si tratta di questioni la cui attuazione prematura causerà danni significativi alla vostra attività. Dovresti assumerli immediatamente ed eseguirli tu stesso.
Compiti meno urgenti/importanti . Non è necessario eseguirli urgentemente; di solito possono aspettare. Le difficoltà sorgono qui quando questi compiti prima o poi diventano urgenti e devono essere risolti da voi personalmente il prima possibile. Pertanto, ricontrolla il livello di importanza e prova ad assegnare compiti di questo tipo, in tutto o in parte, ai tuoi dipendenti.
Questioni urgenti/meno importanti. C’è il pericolo di cadere sotto la “tirannia” della fretta e, di conseguenza, di dedicarsi completamente alla risoluzione di un compito specifico perché urgente. Se il compito non è così importante, dovrebbe essere comunque delegato, poiché non richiede qualità speciali per svolgerlo.
Compiti meno urgenti/meno importanti. Molto spesso, questioni di questa categoria finiscono su una scrivania già ricoperta di carte. Se all'improvviso inizi a fare queste cose, dimenticandoti dei compiti della prima categoria, non dovresti lamentarti di essere sovraccarico di lavoro. Anche i tuoi subordinati non dovrebbero assumersi i compiti di questo gruppo.

Regola di Eisenhower:

Dovresti astenervi da compiti non essenziali e non urgenti!

Fare riferimento ai materiali del nostro PRACTICUM per l'autotest.

Principio di Pareto

Se avessi nove ore per abbattere un albero, ne passerei sei ad affilare l’ascia.
Abraham Lincoln

“Principio di Pareto”: circa il 20% dello sforzo e del tempo sono sufficienti per ottenere l’80% del risultato. Trovando opportunità per accettare il risultato “reale” invece di quello “ideale”, puoi risparmiare risorse significative per altre cose.

In quali ambiti può essere applicato il principio di Pareto?

Il principio di Pareto funziona davvero e può essere applicato in un’ampia varietà di ambiti. Questo principio fu formulato dall'economista italiano Vilfredo Pareto nel 1897 e da allora è stato confermato dalla ricerca quantitativa. nel massimo vari campi vita. Secondo questo principio:

20% della popolazione globo possiedono l’80% di tutta la ricchezza mondiale
Il 20% dei criminali commette l’80% dei crimini
Il 20% dei prodotti iniziali determina l'80% del costo prodotto finito
Il 20% dei clienti determina l'80% dei ricavi di un'azienda.

Come funziona il principio di Pareto nella gestione del tempo?

In relazione alla pratica di gestione del proprio tempo, i principi di Pareto possono essere formulati come segue:

Ottieni l'80% delle informazioni dal 20% delle fonti necessarie per il tuo lavoro
L'80% delle decisioni prese rientra nel 20% del tempo dedicato a tutti i tipi di riunioni e sessioni di pianificazione
Il 20% del tuo tempo lavorativo costituisce l'80% del tuo lavoro produttivo, cioè ciò che ne determina il successo.

Come posso utilizzare il principio di Pareto nella mia attività?

Puoi trovare molto per te stesso idee utili, applicando il principio di Pareto nel tuo proprio lavoro. Ad esempio, stimare realmente la quota libri necessari nell'armadio, condividi informazioni utili nel giornale, la condivisione dei file necessari sul disco del tuo computer...

Puoi decidere quali clienti meritano obiettivo principale(20% dei clienti che forniscono l'80% dei profitti). Oppure scegliete i tipi di merce più importanti (il 20% della gamma di prodotti fornisce l'80% del profitto).

Questo principio può essere utile anche quando si stabiliscono standard e obiettivi per i dipendenti, sia per incoraggiarli a persistere nel raggiungimento di risultati “ideali” sia per incoraggiarli a concentrarsi sull’ottenimento di “buoni” risultati V Di più progetti. Se ti trovi di fronte a un problema, pensa: quale 20% dei motivi ha contribuito per l'80% alla situazione spiacevole? Cosa puoi fare in questa situazione per ottenere un miglioramento dell’80%?

Per prima cosa risolvi il 20% più alto problemi importanti, e solo allora – l'80% di quelli minori!

Tecnologie di pianificazione secondo i metodi delle Alpi, di Pareto, di Eisenhower

Molte persone hanno difficoltà a pianificare perché lo vedono semplicemente come un “pensare”, che spesso significa “fissare lo spazio” o “sognare ad occhi aperti”. Occorre quindi trasformare l’idea di progettazione in qualcosa di concreto, considerando la pianificazione più come un “lavoro scritto” che come un “lavoro mentale”. Il tempo impiegato nella pianificazione può essere definito “Tempo delle Decisioni” perché questo è ciò che significa pianificare: prendere decisioni su cosa, quando e come farlo.

Durante la pianificazione a lungo, medio e breve termine, è necessario stilare un elenco e determinare le priorità. Tutti i compiti menzionati nell'elenco hanno lo stesso valore. Dopo aver compilato l'elenco, dovresti distribuire i compiti in ordine di importanza nel momento presente, completandolo identificando le priorità. Nessun elenco può essere completo se non mostra l'ordine di importanza degli elementi. Nella pratica dell’autogestione esistono metodi di pianificazione del tempo, il cui utilizzo è finalizzato a organizzare razionalmente la propria vita.

Pianificazione secondo il principio di Pareto

In una situazione in cui una persona è sovraccarica di attività e compiti che non ha abbastanza tempo per completare e non osa rinunciare a una serie di cose non molto importanti, è consigliabile applicare nella pratica la regola 80/20 . Il principio di Pareto afferma: “Se tutti gli oggetti vengono ordinati in base al loro valore, l’80% del loro valore deriverà da oggetti che costituiscono il 20% del loro valore”. numero totale, mentre il 20% del valore proviene da capi che costituiscono l’80% del totale.”

In base alla regola 80/20, su un elenco di 10 attività, 2 garantiranno l'80% di successo. Pertanto, è necessario trovare queste 2 cose, inserirle nella categoria “A” ed eseguirle. Secondo questo principio, le restanti 8 potrebbero rimanere incompiute perché il valore dei loro risultati sarà molto inferiore a quello delle due cose più fruttuose. La pratica dimostra che:

· L'80% del costo delle transazioni commerciali è fornito dal 20% di tutti i clienti;

· L'80% della produzione è fornita dal 20% delle imprese;

· L'80% delle assenze per malattia riguarda il 20% dei lavoratori;

· L'80% del dossier in uso proviene dal 20%

cartelle di fascicoli;

· L'80% dello sporco si accumula sul 20% della superficie dove è maggiore

· L'80% dei lavaggi avviene sul 20% dei capi di abbigliamento;

· L'80% del miglior tempo televisivo proviene dal 20% dei migliori programmi

più amato dai telespettatori;

· L'80% del tempo che i lettori dei giornali trascorrono leggendo il 20% dei materiali pubblicati

bagni nel giornale;

· L'80% delle telefonate viene effettuato dal 20% degli abbonati telefonici;

· L'80% dei dati necessari proviene dal 20% delle fonti di informazione;

· a scuola, gli insegnanti spendono l'80% delle loro energie sul 20% degli studenti (solitamente pro-

problematico o di talento);

· L'80% del cibo viene consumato nel 20% dei migliori ristoranti.

Questi fatti confermano il pericolo di impantanarsi in attività che producono scarsi risultati e rafforzano l’importanza di concentrare gli sforzi sul 20% delle attività che aumentano significativamente la produttività.

Il principio di Pareto spiega perfettamente cosa è successo, ma non sempre aiuta a trovare in anticipo una via d'uscita dalla situazione. Il fatto è che non si può mai dire in anticipo quale sarà il 20% più efficace. Secondo questo principio, l'80% della soddisfazione nella nostra vita deriva dal 20% dell'impegno profuso: la maggior parte del successo sarà il risultato di pochi passi. Ciò significa che per trovare più tempo per ciò che è utile, dovrai farlo fatene meno, che si rivela inutile. In altre parole: non perdere tempo!

Il tempo può essere assegnato in base ad altre considerazioni oltre al semplice piacere. Potrebbero essere: garantire la stabilità finanziaria, promuovere scala di carriera, mantenere una buona forma fisica, ecc. È importante determinare il significato di un passatempo utile, poiché “ tempo, sprecato, questa esistenza, E tempo, mettere a frutto, è la vita"(Edward Jung).

Pianificazione secondo il metodo delle Alpi

Il metodo di pianificazione delle Alpi è relativamente semplice, l'elaborazione di un piano giornaliero richiede in media non più di 10 minuti. Il processo di sviluppo del piano si compone di 5 fasi:

1. Preparazione degli incarichi;

2. Stima della durata delle azioni pianificate;

3. Prenotazione del tempo (in un rapporto di 60:40);

4. Prendere decisioni sulle priorità e sulla riassegnazione dei singoli

operazioni;

5. Controllo (rendicontazione di ciò che non è stato fatto).

In una serie di metodi di pianificazione esistenti nella pratica dell’autogestione, l’uso del metodo “Alpi” offre i seguenti principali vantaggi:

· Umore migliore per la prossima giornata lavorativa.

· Pianificazione per il giorno successivo.

· Chiara comprensione dei compiti della giornata.

· Organizzare il flusso della giornata.

· Superare l'oblio.

· Concentrazione sull'essenziale.

· Ridurre la quantità di lavoro “cartaceo”.

· Prendere decisioni sulla definizione delle priorità e sulla riassegnazione.

· Ridurre le interferenze e le interruzioni indesiderate.

· Ridurre lo stress e la tensione nervosa.

· Miglioramento dell'autocontrollo.

· Aumento della soddisfazione e della motivazione.

· Guadagno di tempo grazie all'organizzazione metodica del lavoro.

La pratica dimostra che con l'uso efficace delle tecniche di pianificazione del tempo e dei metodi di organizzazione scientifica del lavoro, esiste una reale opportunità di risparmiare quotidianamente dal 10 al 20% del tempo. Il processo di pianificazione secondo il metodo Alps si compone delle seguenti fasi:

Primo stadio- preparazione degli incarichi. Per preparare le attività per la giornata, dovresti annotare le attività necessarie per il giorno successivo:

· attività dalla lista delle cose da fare o dal piano settimanale (mensile);

· insoddisfatto il giorno prima;

· casi aggiunti;

· scadenze da rispettare;

· compiti ricorrenti.

La compilazione di un elenco di attività deve soddisfare i seguenti requisiti:

· in prima approssimazione, distribuirli per priorità;

· dividerli in prolungati e brevi, di breve durata;

· ricontrollare le attività legate al contatto personale per vedere se possono essere completate in modo più razionale (usando il telefono, ecc.).

Il realismo della stesura di un programma giornaliero è limitare l'elenco dei compiti solo alle cose effettivamente necessarie. SU seconda fase Quando si elabora un piano per la giornata, è necessario stimare la durata approssimativa delle azioni pianificate.

È abbastanza ovvio che la durata di alcuni compiti non può essere stimata in modo assolutamente accurato; tale abilità si ottiene solo con l'esperienza; Ma d'altra parte, è necessario ricordare che qualsiasi lavoro spesso richiede tutto il tempo che una persona ha a sua disposizione. Pertanto, definire un periodo di tempo specifico per il completamento delle singole attività implica eseguire tale attività solo in tempo impostato. Quando viene determinato un periodo di tempo specifico per completare un'attività, una persona lavora in modo più concentrato, eliminando il più possibile le varie interferenze.

Terza fase Fare un piano significa riservare tempo per circostanze impreviste. L'essenza del metodo Alps è che il piano non dovrebbe coprire più del 60% del tempo e il 40% dovrebbe essere lasciato come tempo di riserva per circostanze impreviste. Pertanto, una giornata lavorativa di otto ore dovrebbe essere pianificata rigorosamente solo per cinque ore (che rappresentano il 60% dell’orario di lavoro) e tre ore dovrebbero essere lasciate non pianificate per compiti specifici ma inaspettati.

Nel caso in cui sia pianificato più del 60% del tempo, è imperativo riportare l'elenco compilato delle attività ai parametri specificati, stabilendo le priorità, delegando l'autorità e riducendo il tempo precedentemente determinato per le attività. Se, una volta terminato il lavoro, non è possibile ridurre il tempo previsto al sessanta per cento, è necessario riprogrammare le cose al giorno successivo in base alle priorità. Ciò significa che gli incarichi delle categorie “A” e “B” non possono essere trasferiti al giorno successivo; di conseguenza, il trasferimento degli incarichi dalla categoria “C” non influirà in modo significativo sui risultati della giornata.

Quarta fase pianificare significa decidere le priorità e applicare l’arte della delega. L'obiettivo di questa fase è ridurre il tempo assegnato per il completamento delle attività quotidiane a 5-6 ore. A tal fine è necessario: in primo luogo, stabilire le priorità delle questioni e chiarire i compiti della giornata in base ad esse. In secondo luogo, dovresti ricontrollare il tempo richiesto specifico per ciascuna attività e, di conseguenza, ridurre il tempo dedicato alle attività a quanto è assolutamente necessario.

È importante valutare ogni azione per la possibilità della sua delega e razionalizzazione. Una volta completata l'analisi, la versione finale del piano giornaliero dovrebbe avere una struttura stabilita.

SU quinta tappa Monitorare l'attuazione del piano giornaliero elaborato e trasferire ciò che non è stato fatto ad un altro giorno. L'esperienza ha dimostrato che non tutte le attività possono essere completate e non tutte le conversazioni telefoniche programmate possono avere luogo, quindi è necessario riprogrammarle al giorno successivo. Se lo stesso compito viene posticipato più volte di giorno in giorno, allora ci sono due possibilità: portarlo a termine con decisione, completandolo così, oppure rifiutarsi di portare a termine questo compito a causa di esso.

irrilevanza.

Gli esperti nel campo dell'autogestione lo consigliano vivamente

Pianifica la tua giornata la sera prima. Ciò è dovuto al fatto che, compilando

pianificare dopo una giornata lavorativa aiuta ad acquisire sicurezza e concentrazione

zione di forza il giorno successivo. Il subconscio umano viene così elaborato

esamina i compiti del giorno successivo e prepara le possibili soluzioni. Prossimo

Di conseguenza, la nuova giornata lavorativa diventa prevedibile, pianificata e

gestibile.

Pianificazione secondo il principio di Eisenhower

Il principio di Eisenhower dovrebbe essere applicato durante le attività quotidiane

piani, classificando tutte le questioni imminenti in base al loro grado di importanza in base

farlo immediatamente. È proprio in relazione a questa categoria di casi che esiste

espressione che “bisogna vivere in modo che le cose importanti non si trasformino in

urgentemente"

abbastanza tempo. Di norma, queste sono questioni legate alla propria perfezione.

sviluppo in vari ambiti. La pratica mostra ciò che accade spesso

agnello". Pertanto, è necessario condurre un'analisi dettagliata dei casi “A” in merito

tema della loro importanza e urgenza. Accade spesso che una persona lavori

con le conseguenze invece di trovare le cause. Forse non dovresti

dedicare così tanto tempo alle riunioni, ma integrarsi nella cultura aziendale

filosofia aziendale del tour e approccio professionale. O la perfezione

organizzare il proprio lavoro in modo da massimizzare

prevenire situazioni di crisi e circostanze impreviste.

mania per la natura di ciò che è importante e urgente nella vita, tipica della maggior parte

persone, poiché qualsiasi questione urgente viene automaticamente classificata come

importante. L'esperienza di vita dimostra che sono i casi di categoria “C” quelli più frequenti

sono tutti causa di lavori urgenti, tensioni e continue situazioni di crisi

situazioni. Tuttavia, secondo le leggi della gestione in modo ben organizzato

Non dovrebbero esserci storie e fretta irragionevole nell'impresa.

È consigliabile evitarli. Il paradosso è che di solito sono proprio questi

proprio le cose facili e piacevoli da fare. Durata dell'esecuzione dei dati

la stragrande maggioranza delle persone cerca di iniziare la propria giornata lavorativa con

svolgere compiti non importanti e non urgenti.

Uno di principi fondamentali l'autogestione lo è

la capacità di separare le questioni importanti da quelle secondarie, importanti da quelle non importanti,

urgente da non urgente.__

Prasseologia e sistema di pianificazione temporale ottimale

Non importa quanto una persona sia impegnata, dovrebbe sempre dedicare tempo alla pianificazione

vagante. Meno tempo libero hai, più diventa importante

un'attenta pianificazione del tempo. È più intelligente investire nella pianificazione

solo dieci minuti all'inizio o alla fine della giornata, poiché questi costi sono superiori

sono compensati.

Spesso una persona dice di essere molto impegnata e di decidere cosa c'è in programma.

Non c’è tempo da spendere, il che è un errore. Se la giornata non è pianificata

furgone, spesso manca il tempo. Inoltre, in una situazione in cui

quando il tempo non è pianificato, è senza dubbio impossibile distinguere gli importanti

le questioni da quelle meno importanti, quelle urgenti da quelle non urgenti. Pertanto, assicurando te stesso e gli altri

persone che non hanno assolutamente tempo per pianificare i propri affari,

il ricevitore trascorrerà comunque del tempo, ma in modo casuale e sconsiderato, il che è negativo

avrà un impatto significativo sull'organizzazione razionale della sua vita. Pertanto è necessario

la difficoltà di pianificare sia l'orario di lavoro che la vita personale non è causata da

I.V.A. Ci sono __________molti vantaggi nell'iniziare la giornata con un piano.

vaniya, poiché man mano che viene elaborato il piano, la persona è più attiva

incluso nel processo di preparazione e poi di attuazione. « Quello, chi ka-

Ogni mattina pianifica le attività della giornata e porta avanti costantemente questo piano,

vede, quella pianificazione gli apre molto bene la strada nel labirinto-

vita ricca e attiva. Ordinare il tuo tempo è come un raggio

Sveta, che attraversa tutti i suoi affari. Ma lì, dove non esiste un piano, dove il controllo del tempo è lasciato al caso, il regno del

fare il caos"- ha scritto Victor Hugo. Dopo aver riflettuto su ciò che è necessario fare, è facile

passare alla traduzione del piano in realtà. Con definizione precisa

È meno probabile che le priorità vengano distratte durante la loro attuazione

realizzazione.

Finora abbiamo molti anni di esperienza nell'uso di vari strumenti di pianificazione

sala che non si tratta solo di dispositivi specifici per la pianificazione (ri-

calendari a fogli mobili, diari, organizzatori, quaderni elettronici

ki, ecc.), ma nel sistema di pianificazione utilizzato da una persona. Fondatore

prasseologia (la scienza dell'attività umana efficace) T. Kotarbin-

Skii ritiene che il sistema di pianificazione ottimale sia progettato per:

1) Garantire il raggiungimento dell'obiettivo.

2) Non richiedere troppo tempo per padroneggiarlo.

3) Essere comodo da usare.

Oggi esistono molti sistemi e tecniche di pianificazione del tempo.

menu e scegliere quello migliore è piuttosto difficile, poiché ognuno ha entrambi

vantaggi ma anche svantaggi.

Solo una persona libera può raggiungere la perfezione nell'uso

l'utilizzo del tempo libero e del tempo in generale. Tuttavia, in questo con-

Nel testo la libertà è una qualità necessaria, ma non sufficiente. Altre condizioni

vii sono: il predominio dei bisogni e del possesso spirituale umano

strumenti di qualità.

Immanuel Kant (1724 – 1804) viveva in modo così ritmico come i suoi vicini

controllavano il suo orologio quando andava a fare una passeggiata. È noto che ha vissuto tutta la sua vita

vita da scapolo e il secondo periodo della sua attività, più di trent'anni,

dedicato allo studio delle capacità cognitive e morali degli esseri umani

ka. Gli individui creativi, per la maggior parte, trattavano il tempo con cura.

me e, forse, è difficile trovare una persona creativa produttiva che

sciame non ci sarebbe una modalità operativa rigorosa. IN fonti scientifiche Potere

trovano conferma che individui di talento come: Archimede e

Aristotele, Roger Bacon e Newton, Henri Poincaré e Dumas – padre, Engels

e Lenin, Vavilov e altri cercarono di costruire un sistema di consumo del tempo.

Questo sistema è stato studiato per garantire una produzione elevata non in un solo giorno

- e per la vita.

Tuttavia, come per ogni regola, ci sono delle eccezioni. In particolare

Avicenna (Ibn Sina), avendo trascorso gran parte dei suoi cinquantasei anni nascosto, sottoterra e vagabondando, ha potuto lasciare dietro di sé molte opere, di cui

di cui 270 sono sopravvissuti fino ad oggi. I contemporanei possono solo indovinare

il numero di opere non conservate e a quanto ammonta grande persona Potevo

fatto in condizioni stabili e confortevoli.

Anno dopo anno diventiamo sempre più preparati a realizzare le nostre aspirazioni. Ma a cosa puntiamo? Lorenzo Pietro

Cos'è il metodo Alpi?

Il metodo Alps è relativamente semplice e dopo alcuni esercizi non avrai bisogno in media di più di 10 minuti per creare un programma giornaliero.

Il metodo prevede cinque fasi:

1) redazione degli incarichi;

2) valutazione della durata delle azioni previste;

3) prenotazione temporale (in un rapporto di 60:40);

4) prendere decisioni sulle priorità e riassegnazione delle singole operazioni;

5) controllo (contabilità di ciò che non è stato fatto).

Cosa prevede il metodo Alpi?

L’utilizzo del metodo Alps offre i seguenti principali vantaggi:

L'umore migliore per la prossima giornata lavorativa.

Pianificazione per il giorno successivo.

Una chiara comprensione dei compiti della giornata.

Organizzare il flusso della giornata.

Superare l'oblio.

Concentrazione sull'essenziale.

Ridurre la quantità di lavoro “cartaceo”.

Prendere decisioni sulla definizione delle priorità e sulla riassegnazione.

Riduci il disordine e le interruzioni indesiderate.

Riduzione dello stress e della tensione nervosa.

Miglioramento dell'autocontrollo.

Aumento della soddisfazione e della motivazione.

Guadagno di tempo grazie all'organizzazione metodica del lavoro.

Con l'uso efficace delle tecniche di pianificazione del tempo e dei metodi di organizzazione scientifica del lavoro, puoi risparmiare dal 10 al 20% del tuo tempo ogni giorno!

Da dove iniziare la pianificazione secondo il metodo delle Alpi?

La prima fase è la preparazione dei compiti. Per fare ciò, annota nelle apposite voci del modulo “Piano Giorno” tutto ciò che desideri o devi fare il giorno successivo:

attività dall'elenco delle cose da fare o dal piano settimanale (mensile);

insoddisfatto il giorno prima;

casi aggiunti;

scadenze da rispettare;

compiti ricorrenti.

Utilizzare le abbreviazioni che corrispondono al tipo di attività o alle intestazioni del modulo “Piano giornaliero”, ad esempio:

IN- visite, incontri;

D - delega di affari;

A- controllo;

P- in processo, in azione;

computer- viaggi, trasferte;

ECCETERA- lavori scritti, lettere commerciali, dettati;

CON- segretario;

T- conversazioni telefoniche;

H - il processo di lettura (rapporti, circolari, giornali, ecc.).

Un elenco di attività per la giornata compilato in questo modo potrebbe apparire, ad esempio, così:

computer- nuovi spazi per uffici;

IN- Ivanov (valutazione di esperti);

P- progetto di ricerca di mercato;

A- Sidorov (statistiche di vendita);

ECCETERA- Vasiliev (lettera);

H - una rivista speciale per i manager;

Con un po' di pratica, puoi creare un elenco di attività in modo che:

in prima approssimazione, distribuirli per priorità;

dividerli in prolungati e brevi, di breve durata;

ricontrollare le attività relative al contatto personale per vedere se possono essere completate in modo più razionale (usando il telefono, ecc.).

Esempio:

P- progetto di ricerca di mercato;

IN- Ivanov (valutazione di esperti);

computer- nuovi spazi per uffici;

H- una rivista speciale per i manager;

Lavori a breve termine:

A- Sidorov (statistiche di vendita);

ECCETERA- Vasiliev (lettera);

“Blocco telefono”:

T- Shishkin (programma per computer);

T- Koshkin (carenza di personale);

T- Sergey (partita serale di biliardo).

Tuttavia, questo è solo l’inizio della creazione del tuo piano giornaliero.

Cosa fare dopo aver determinato l'elenco delle attività della giornata?

	Orologio
P - progetto di ricerca di mercato;
V - Ivanov (valutazione di esperti)



PR - Vasiliev (lettera)

T - Koshkin (carenza di personale)

Quanto tempo ho bisogno per riservare?

Come si conclude la progettazione con il metodo delle Alpi?

Quarta fase della pianificazione: prendere decisioni su priorità, tagli e riassegnazioni. Obiettivo: ridurre il tempo assegnato per completare le attività quotidiane a 5-6 ore.

Nella versione finale, il programma della giornata potrebbe assomigliare a questo:

	Una priorità	Orologio	Riassegnazioni
P - progetto di ricerca di mercato;			0,5 ore sono delegate al Sig. X
V-Ivanov (valutazione di esperti)
PC: nuovo spazio ufficio
K - Sidorov (statistiche di vendita)
PR - Vasiliev (lettera)			Affidato al signor Wu
CH - rivista speciale per manager
T - Shishkin (programma per computer)			segretario
T - Sergey (partita serale di biliardo)