Elektronisk dokument - er information optaget på et håndgribeligt medium i form af et sæt symboler, lydoptagelser eller billeder, beregnet til transmission i tid og rum ved brug af computerteknologi og telekommunikation til lagring og offentlig brug.

Oplysninger på computermedier kan kun anerkendes som genstand for retsforhold (et dokument i juridisk forstand), når de leveres digital signatur . Samtidig skal software og hardware, der sikrer generering og verifikation af en sådan signatur, certificeres.

Det elektroniske dokument skal opfylde følgende krav:

oprettet, transmitteret og lagret ved hjælp af software og hardware;

have den struktur, der er etableret ved denne føderale lov;

kunne præsenteres i en for menneskelig opfattelse forståelig form.

Elektronisk udgave - et elektronisk dokument eller en gruppe af elektroniske dokumenter, der har undergået redaktionel og udgivelsesmæssig bearbejdning, beregnet til distribution i uændret form, og som desuden har påtryksoplysninger.

3. Elektronisk dokumenthåndteringssystem

Alle oprettede ledelsesdokumenter "tjener" visse ledelsesfunktioner, for eksempel: planlægning, regnskab, finansiering, rapportering, driftsledelse, bemanding mv.

Dokumenter relateret til én ledelsesfunktion kaldes normalt et dokumentationssystem, for eksempel: et system med organisatorisk og administrativ dokumentation.

Dokumentationssystem – dette er et sæt dokumenter, der er forbundet med hinanden baseret på deres oprindelse, formål, type, aktivitetsomfang og ensartede krav til deres udførelse.

Ledelsesfunktioner i alle organisationer er af samme type, derfor bør dokumenter for hver funktion være ens i type og form. At bringe dokumenter til optimal ensartethed i sammensætning og form kaldes forening Dokumenter. En samlet form af et dokument er et sæt detaljer, der er etableret i overensstemmelse med de opgaver, der løses i et givent aktivitetsområde og er placeret i en bestemt rækkefølge på et lagermedie.

Ensretning af dokumenter er en af ​​metoderne til deres standardisering. Standardisering - dette er en aktivitet, der har til formål at fastlægge regler og karakteristika med henblik på deres frivillige gentagne anvendelse, med det formål at opnå orden i produktionen og cirkulationen af ​​produkter og øge konkurrenceevnen for produkter, værker eller tjenesteydelser.

Standarderne for ledelsesdokumentation fastlægger sammensætningen af ​​individuelle elementer i dokumentet (detaljer), deres placering og designregler.

De mange typer og sorter af dokumenter, kompleksiteten af ​​deres sammensætning, tilstedeværelsen af ​​særlige regler for at give dokumenter retskraft og andre alvorlige problemer forbundet med ledelsesdokumentation nødvendiggør identifikation af en særlig aktivitetsgren, der sikrer dokumentation og organisering af arbejdet med embedsmænd Dokumenter. Denne aktivitetsgren kaldes kontorarbejde eller dokumentationsstøtte til ledelsen .

Udtrykket "kontorarbejde" i Rusland opstod i anden halvdel af det 18. århundrede.

Siden dengang er dets brug blevet registreret i sproglige ordbøger. Udtrykket blev dannet ud fra en kombination af ordene "processer".

National standard GOST R 51141-98 "Kontorarbejde, arkivering. Begreber - definitioner" term kontorarbejde og dets terminologiske synonym, dokumentationsstøtte til ledelsen (DOU), defineres som en aktivitetsgren, der leverer dokumentation og tilrettelæggelse af arbejdet med officielle dokumenter.

Kontorarbejde eller system dokument flow , gælder for den praktiske virksomhed for både personer, der administrerer dokumenter, og enhver anden person, der opretter eller anvender dokumenter i erhvervsmæssig virksomhed.

Et kontorstyringssystem eller dokumentflowsystem giver dig mulighed for at oprette en ressource med information om aktiviteterne i en organisation, der kan understøtte efterfølgende aktiviteter og individuelle ledelsesbeslutninger og sikre ansvarlighed over for alle interessenter.

Med fremkomsten computerteknologi Der er sket et gennembrud inden for dokumenthåndteringsmetoder, det er blevet muligt at arbejde med dokumenter meget mere effektivt, nemmere og hurtigere end tidligere. Det handler om ikke kun om at erstatte færdige typografiske formularer med elektroniske skabeloner gemt på en computer. Selvom dette alene kan øge kontorproduktiviteten i størrelsesordener.

Samtidig skete der et gennembrud i flere retninger på én gang. Den første bølge var forårsaget af internettet. E-mail, et stort antal tilgængelige websteder med en bred vifte af information krævede et datastruktureringssystem, der var anderledes end et DBMS. "Besked", HTML, XML, "søgemaskine" osv. – udtryk fra et helt andet område end DBMS.

Samtidig begyndte systemer til journalføring og kontrol med udførelse af ordrer at udvikle sig. I disse systemer er begrebet et dokument det vigtigste, selvom det i virkeligheden kun er sekundær information – registrerings- og kontrolkort – der bevæger sig. Og endelig kom den grundlæggende begrundelse for det "dokumentariske" syn på information fra forsøg på at introducere den meget papirløse teknologi, der så ud til at gøre op med den. Det viste sig, at for at kunne overføre væsentlig information over netværket, skal den "certificeres" med en signatur. Men en signatur, selv en elektronisk, er ikke placeret under nogle data eller datasæt, men kun under et dokument, en analog af papiret.

Således dannes et helt område gradvist - dokumentstyringssystemer (DMS). Man kunne sige dokumentflow, og det ville være korrekt, men desværre forstås dette ord ofte i en meget snæver betydning som en slags forlængelse af kontorarbejde. Området er under dannelse, selvom det endnu ikke har taget form, er ikke blevet forstået af alle, "fordøjet" i sin særegenhed, med et klart udtrykt koncept, række af begreber, opgaver mv. Nogle af ovenstående er allerede blevet tilstrækkeligt gennemarbejdet, andre er lige begyndt at blive realiseret.

Elektronisk dokumenthåndtering - processen med dannelse, behandling, opbevaring og udveksling af elektroniske dokumenter;

Elektroniske dokumenthåndteringsværktøjer - software og/eller hardware brugt til elektronisk dokumenthåndtering;

Deltagere i udveksling af elektroniske dokumenter - fysisk og juridiske enheder, såvel som regeringsorganer i Den Russiske Føderation og lokale regeringsorganer og andre organer, der er involveret i udveksling af elektroniske dokumenter;

Afsender af det elektroniske dokument - en deltager i udvekslingen af ​​elektroniske dokumenter, der genererer et elektronisk dokument, underskriver det med en elektronisk digital signatur eller en anden elektronisk analog af en signatur og sender det til modtageren direkte eller gennem en informationsformidler

Modtager af det elektroniske dokument - en deltager i udvekslingen af ​​elektroniske dokumenter, som modtog et elektronisk dokument adresseret til ham;

Mellemmand i udveksling af elektroniske dokumenter (informationsformidler) - en juridisk enhed eller individuel iværksætter, der leverer tjenester i forbindelse med udveksling af elektroniske dokumenter mellem afsender og modtager af elektroniske dokumenter;

Elektronisk arkiv - en række elektroniske dokumenter, der skal opbevares på den måde, der er fastsat i lovgivningen retsakter Den Russiske Føderation;

Først og fremmest er elektronisk dokumenthåndtering gavnlig ud fra et dokumentflytningssynspunkt. Et dokument i computerform er jo bare et sæt koder, der nemt sendes over computernetværk og e-mail, er let at replikere, redigere og supplere.

Elektroniske dokumenter kan nemt kombineres til databaser og vidensbaser. Elektroniske biblioteker har praktisk talt allerede erstattet ubelejlige, ufuldstændige, begrænsede biblioteker af papirdokumenter. Elektroniske kataloger giver adgang til nødvendige oplysninger hundredvis af gange hurtigere, end det er muligt, når du arbejder med papir- eller kortkataloger.

Grundlæggende principper for elektronisk dokumenthåndtering:

Enkel registrering af et dokument, så du entydigt kan identificere dokumentet.

Mulighed for parallel udfører operationer, hvilket gør det muligt at reducere bevægelsestiden for dokumenter og øge effektiviteten af ​​deres udførelse.

Kontinuitet i dokumentbevægelsen, hvilket gør det muligt at identificere den person, der er ansvarlig for udførelsen af ​​dokumentet (opgaven) på hvert tidspunkt i dokumentets (processen) levetid.

En samlet (eller koordineret distribueret) database med dokumentinformation, som eliminerer muligheden for duplikering af dokumenter.

Et effektivt organiseret dokumentsøgningssystem, der giver dig mulighed for at finde et dokument med minimal information om det.

Et udviklet rapporteringssystem for forskellige statusser og attributter for dokumenter, der giver dig mulighed for at kontrollere bevægelsen af ​​dokumenter gennem dokumentflowprocesser og træffe ledelsesbeslutninger baseret på data fra rapporter.

Praksis med at udveksle information har længe været etableret i elektronisk format. I det mest generelle tilfælde understøttes papirløs dokumentflow nemt af Microsoft Office-programmer. Teksteditor Word, elektronisk Excel tabeller, PowerPoint-præsentationspakke hjælper dig med at oprette elektroniske dokumenter. Outlook-mail-klienten transporterer dem.

Selv med et standard kontorsoftwaresæt er det således muligt at organisere elektronisk dokumentflow inden for en virksomhed og endda mellem virksomheder. Men et stigende antal programmører står heller ikke til side og går med jævne mellemrum ind i spillet med forslag til deres egne systemer udarbejdet i detaljer.

Selv en særlig forkortelse for sådanne udviklinger er blevet etableret - ASDOU(Automatiske ledelsesdokumentationssystemer). De sørger for seriøse databaser, der kræver langvarige undersøgelser, talrige og flere trins kontroller og gentjek for at opretholde fortroligheden af ​​de oplysninger, der oprettes og transmitteres.

Et elektronisk dokument kan få fuldgyldig status, hvis det er certificeret elektronisk signatur (ES). En elektronisk signatur er et sæt koder, der entydigt identificerer ejeren. Teknologien til at skabe en digital signatur er ret kompleks, og midlerne til at skabe digitale signaturer kan være forskellige. Deres kompetence er fastsat ved lov. Vi vil tale mere om elektroniske signaturer i næste foredrag.

Moderne dokumentautomatiseringssystemer understøtter en samlet (integreret), som indeholder følgende komponenter:

flerbruger DBMS;

værktøjer til udarbejdelse af dokumenter (tekst, grafik, multimedier) i form af rapporter, tabeller, diagrammer, formularer, blanks;

lokale netværk;

midler til ekstern kommunikation - e-mail, fax;

systemadministrationsværktøjer - fastlæggelse af hardware- og softwarekonfigurationen, indstilling af adgangsrettigheder til systemet og dets individuelle komponenter, versionskontrol og adgangsrettigheder, meddelelse om overtrædelser;

makroprogrammeringsværktøjer, der sikrer udvidelsesmuligheder og tilpasning af systemer til specifikke kundekrav og muligheder.

Det er klart, at distribueret informationsbehandling forudsætter tilstedeværelsen af ​​et kommunikationsmiljø, der giver de nødvendige transaktioner, multipel adgang til fælles informationsressourcer. TIL kommunikationssystem , der udfører funktionerne informationslevering, stilles følgende krav:

leveringspålidelighed (undtagen muligheden for tab af dokumenter);

øgede probabilistiske tidskarakteristika;

pålideligheden af ​​de fremsendte dokumenter;

fortrolighed af dokumenter;

kontrol af meddelelseslevering og trafikregistrering;

evnen til at få adgang til eksterne telematiktjenester for at transmittere og modtage information fra eksterne systemer;

systemfejltolerance (ressourcereservation) 1.

Der er forskellige dokumenthåndteringssystemer, der i en eller anden grad udfører de anførte funktioner. Når man vælger et system, er det nødvendigt at lade sig vejlede af både økonomiske og tekniske kriterier. Kontinuiteten af ​​eksisterende teknologier er af stor betydning, såvel som muligheden videre udvikling og forbedring af systemet baseret på en enkelt base. Spørgsmålet om ledelse og administration af systemet er også væsentligt.

Dokumenthåndteringssystemer (DMS)

Dokumentstyringssystemer (DMS) giver processen med at skabe, administrere adgang og distribuere store mængder dokumenter på computernetværk og giver også kontrol over strømmen af ​​dokumenter i organisationen. Ofte er disse dokumenter gemt i specielle arkiver eller i et filsystemhierarki. Filtyper, der typisk understøttes af DMS-systemer, omfatter tekstdokumenter, billeder, regneark, lyd, video og webdokumenter. Almindelige funktioner i ICS-systemer er oprettelse af dokumenter, adgangskontrol, transformation og sikkerhed.

Strukturen af ​​elektroniske dokumenthåndteringssystemer omfatter normalt følgende: moduler , nemlig:

Elektronisk dokumentgodkendelsesmodul;

Indledende registrering af alle indgående dokumenter og omhyggelig kontrol med udførelsen;

Detaljeret log over udgående dokumenter;

Elektronisk arkiv af dokumenter;

Virksomhedsforum;

Forskellige organisationsmapper;

Administrationsmodul for hele systemet.

I sin tur matchende modul elektroniske dokumenter er designet til at udføre følgende opgaver:

Oprettelse af elektroniske dokumenter i henhold til skabeloner, der er accepteret i organisationen;

Oprettelse af en rute til at passere et elektronisk dokument;

Godkendelse af elektroniske dokumenter af alle interesserede parter, der deltager i godkendelsen;

Omfordeling af beføjelser fra en virksomhedsmedarbejder til en anden;

Dokumentgodkendelse;

Opbevaring af beslutninger fra alle personer, der godkendte dokumentet;

Lukkede godkendelser.

Bearbejdningsmodul udfører følgende handlinger for udgående og indgående korrespondance:

Registrering af udgående og indgående elektronisk dokumentation;

Klassificering af al korrespondance;

Installation af kontrol;

Udstedelse af instruktioner for udgående og indgående elektroniske dokumenter;

Udførelse af detaljeret korrespondance;

Afsendelse af et indgående elektronisk dokument langs allerede oprettede eller nye dokumentruter;

Opbevaring af alle forbindelser mellem udgående og indgående dokumenter i elektroniske arkiver;

Kontrol af passage af elektroniske dokumenter langs oprettede ruter;

Udfyldelse af logs i elektroniske versioner af organisationsdokumenter.

Et elektronisk arkiv i et elektronisk dokumenthåndteringssystem blev oprettet til at opbevare informationsprodukter, detaljeret søgning, udvælgelse af kopier af nødvendige materialer og nøjagtig gendannelse af slettede eller fejlagtigt mistede dokumenter.

Modul til kontrol og afgivelse af ordrer udfører følgende handlinger:

Afgiver ordrer i systemet, afdelingsdata i organisationens administrative elektroniske dokumenter, mødereferater;

Sender instrukser til medarbejderne fra virksomhedens leder, dennes assistent, og sikrer også kontrol over tidsfristerne for udfyldelse af instruktioner;

Vedligeholder elektroniske arkiver af organisationsdokumentation.

Administrationsmodul udfører følgende opgaver:

Begrænsning af adgangsrettigheder for organisationens medarbejdere;

Kontrollerer alle brugerhandlinger.

Elektroniske dokumentstyringssystemer, der implementerer den ovenfor beskrevne struktur, danner en ny generation af organisatoriske automationssystemer.

I øjeblikket eksisterende systemer på markedet, baseret på de teknologier, der ligger til grund for dem, kan opdeles i tre grupper:

1. Vestligt fremstillede systemer. Udviklingsmiljøer.

2. Lokale produktionssystemer (Rusland, Ukraine), baseret på Lotus Domino/Notes.

3. Helt lokale udviklinger.

Den første gruppe omfatter følgende tre vestlige systemer (udviklingsmiljøer):

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

Den anden gruppe omfatter følgende virksomheder og systemer:

CompanyMedia - InterTrust

OfficeMedia - InterTrust

BOSS Referent - IT Co.

CINDERELLA STC - IRM

Eskado Interprokom - LAN

Systemer, der kan klassificeres som den tredje gruppe:

1C:Arkiv - 1C

RBC Docs - RBC SOFT

DocsVision - Digital Design

IIG Intravert - IIG

IT-Inco - IncoFlow

LanDocs - Lanit

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - CenterInvest Soft

Gran Doc - Granit

Etui - EOS

DocManager - SoftIntegro

Eufrat Kognitiv - Teknologier

Effect-Office IKK - Garant International

Delo-systemet er hovedsageligt beregnet til at automatisere dokumentationsstøtten til statslige organisationers ledelsesaktiviteter.

kontrol af alle stadier af kontordrift og resultaterne af arbejdet med de vigtigste funktionelle processer i virksomheden;

samlet registrering af al indgående intern korrespondance, herunder breve og klager fra borgere, ved oprettelse af registreringskort.

søge efter registreringskort og beslutninger til at overvåge udførelsen af ​​dokumenter med det formål at udføre reference- og analytisk arbejde;

sporing af organisationens dokumentflow, herunder flytning af papiroriginaler og kopier af dokumenter, beslutninger, udførelsesrapporter, dokumentgodkendelse;

kontrol over rettidig udførelse af instruktioner, anmodninger fra institutioner, organisationer, beslutninger og instruktioner fra ledelsen; kontrol af frister for udførelse af dokumenter;

Indhentning af information og statistisk materiale, resuméer, rapporter til præsentation for ledelsen;

– opbevaring af elektroniske dokumenter.

Software- og teknologikompleks "AskepotWIN" - elektronisk kontor

registrering af udgående og indgående post, samt ledsagende dokumenter vedlagt hoveddokumentet, gentagne og sekundære dokumenter;

kontrol af præstationsdisciplin over tid og af udførende med en påmindelse om kontroldokumenter og deadlines for deres udførelse;

udarbejdelse af certifikater, resuméer og lister over hele mængden af ​​dokumenter, efter tematiske overskrifter osv.;

søge efter ethvert dokument (inklusive et svar og et gentaget et) ved at bruge alle kendte detaljer eller et sæt detaljer, herunder kontekstuel søgning efter indholdet (navnet) af dokumentet;

organisering af adgang til elektroniske kopier af dokumenter.

Hjemmeimplementerede løsninger

Udveksling af elektroniske dokumenter mellem informationssystemer i henhold til CommerceML standarder

Med overgang handelsorganisationer regnskab ved hjælp af computerteknologi, er informationsudvekslingens rolle i elektronisk form stigende. 1C-virksomheden har med støtte fra tekniske specialister fra Microsoft Corporation udviklet standarder for udveksling af kommerciel information og XML-udvekslingsordningen CommerceML. Brugen af ​​åbne, almindeligt accepterede standarder for elektronisk informationsudveksling kan reducere omkostningerne ved at organisere informationsinteraktion betydeligt ved at forene udvekslingen af ​​kommerciel information mellem forskellige organisationer: både dem, der opererer på internethandelsmarkedet og dem, der arbejder inden for traditionelle (off). -line) handel.

Softwaresystemerne "1C:Enterprise 8" er forberedt i overensstemmelse med CommerceML-standarder elektroniske kataloger, prislister og dokumenter, der ledsager handelsoperationen Ordren.

Kataloger, prislister og dokumenter, der ledsager handelstransaktionsordren, modtaget elektronisk og i overensstemmelse med CommerceML-standarder, kan hurtigt indlæses i informationsdatabasen. Dette undgår tidskrævende manuel indtastning af store mængder information.

1C:Enterprise 8 programsystemet giver dig mulighed for at:

• Generer kommercielle tilbud ved hjælp af selve systemet baseret på det produktsortiment, der er tilgængeligt i informationsbasen
• Udgiv kommercielle tilbud og kataloger på enhver webbutik, der understøtter CommerceML-standarder
• Analyser markedet ud fra behandling af struktureret information om produktet, modparter, priser mv.
• Forbered og send elektroniske dokumenter i XML-format, der er forståeligt for de fleste systemer
• Send prislister til organisationer (kunder, partnere osv.)

Mekanismer til udarbejdelse og publicering af kommercielle tilbud og kataloger på webbutiksfacader er implementeret i overensstemmelse med CommerceML-standarden, både første og anden udgave. Dette giver virksomheder mulighed for at gemme de teknologier, de allerede bruger, når de implementerer konfigurationen, og vælge det mest bekvemme format.

Det er muligt at downloade data i formatet af CommerceML-standarder til en XML-fil eller sende sådanne data via e-mail.

For ikke længe siden implementerede jeg elektronisk dokumenthåndtering for en af ​​mine kunder. I processen skulle jeg forklare mange begreber, fortælle hvad det er, hvordan systemer af denne type fungerer. Og først efter det var han i stand til at forstå essensen af ​​mine forslag og godkendte arbejdsplanen. Under diskussionen indså jeg, at der er skrevet meget lidt om dette emne. i et enkelt sprog for en bred vifte af læsere. Som sædvanlig vil jeg forsøge at forklare dette koncept i et simpelt sprog.

Det er vigtigt at forstå, at der er to typer dokumentflow - internt (EDMS) og eksternt (EDM). EDI og EDMS deler principielt disse koncepter i Den Russiske Føderation. Det vil sige, at hvis du leder efter et system til udveksling med modparter, så skal du kigge efter EDI, hvis til internt dokumentflow, så EDMS.

I denne artikel vil jeg tale om ekstern elektronisk dokumentstrøm mellem virksomheden og dens modparter. Interne systemer Elektroniske dokumenthåndteringssystemer bruges til at udveksle dokumenter mellem afdelinger i en virksomhed, de er underlagt et lidt anderledes sæt krav. Men jeg vil ikke overveje dem her.

Hvorfor har du brug for elektronisk dokumenthåndtering?

Elektronisk dokumenthåndtering er et moderne, bekvemt alternativ til konventionelle papirdokumenter, der bruges til enhver form for forretningsaktivitet.

Traditionelt dokumentflow er forbundet med konstante tidsforsinkelser. For at starte et samarbejde med en klient skal du have en faktura, ofte en aftale, og derefter underskrevne fakturaer, attester for udført arbejde mv. Alle disse papirer er godkendt, de er trykt, underskrevet og forseglet. Hvorefter det bliver nødvendigt at overføre dem til en samarbejdspartner, hvor de også gennemgår processen med godkendelse og underskrift.

Dernæst scannes dokumenterne med signaturer og sendes på e-mail. Hvorefter originalerne sendes med kurer, medarbejdere eller almindelig post. Alt dette tager en betydelig mængde tid, papirdokumenter går nogle gange tabt og kræver rettelser (hvilket yderligere forsinker processen med at modtage dokumenter). Og hele rum er ofte afsat til deres opbevaring. Som følge heraf oplever virksomheden en masse besvær, afslutningen af ​​transaktioner forsinkes, og der opstår problemer med regnskabet, da papirerne i slutningen af ​​rapporteringsperioden stadig er et sted "i transit". Og hvis der efter underskrift af en af ​​parterne blev identificeret kontroversielle punkter i kontrakten eller regnskabsdokumentation Hvis der findes en fejl, strækker processen med at få det korrekte papirdokument sig endnu længere, nogle gange endda i måneder.

Elektronisk dokumenthåndtering giver dig mulighed for at slippe af med alle disse gener:

• Alle dokumenter er "signeret" elektronisk ved hjælp af digitale signaturer. Det er hurtigt og nemt.
• For at få en papirkopi skal du blot udskrive en kopi. Interesserede parter modtager al dokumentation med det samme, uden lang ventetid på breve eller kurerer.
• Indgåelse af kontrakter og bekræftelse af gennemførelse af samarbejde (fakturaer og handlinger) sker uden forsinkelser og yderligere indsats fra medarbejdernes side.
• Den menneskelige faktors indvirkning på forretningen er reduceret: Dokumenter går ikke tabt, fejl bliver rettet på kort tid.
• Der er ingen grund til at tildele nyttig plads til opbevaring af mange papirdokumenter.

Derudover giver elektronisk dokumenthåndtering mulighed for at løse problemet med virksomhedsrapportering til staten. Tidligere blev dokumenter kun accepteret i papirform, og virksomhedens ansatte brugte mange timer på at rejse til skattekontoret, stå i kø for at se inspektøren, og inspektørerne behandlede til gengæld en masse papirarbejde for at kontrollere nøjagtigheden af ​​rapporten og indtaste data i den fælles database.

Nu kan alle disse problemer også løses ved hjælp af elektronisk dokumenthåndtering. Det er vigtigt at forstå, at skattetjenesten i elektronisk form accepterer rapporter og dokumenter strengt etableret prøve. Ethvert andet format vil ikke blive accepteret. Når man indfører elektronisk dokumenthåndtering, er det derfor fornuftigt at tjekke formatet på virksomhedens interne dokumentation og om nødvendigt foretage passende justeringer af dokumentskabelonerne.

I første fase begyndte staten at acceptere selvangivelser elektronisk. Teknikken viste sig at være vellykket. Og for nylig er alle dokumenter også accepteret elektronisk.

Hvad består elektronisk dokumenthåndtering af?

Der er 4 parter involveret i denne type dokumentflow:

1. Leverandør af varer eller tjenesteydelser. Den part, der genererer det elektroniske dokument.
2. Køber eller kunde. Den part, der modtager det elektroniske dokument.
3. Leverandørfirma, der leverer elektronisk platform til dokumentudveksling og service til organisering af elektronisk dokumenthåndtering.
4. Stat. Statslige organer, hvortil leverandørvirksomheden overfører data om registrerede transaktioner og udførte dokumenter.

Sådan implementeres dette i praksis:

1. Leverandøren af ​​varer eller tjenesteydelser genererer et elektronisk dokument i sig selv regnskabssystem eller direkte i den service, der leveres af sælgeren.
2. Dokumentet i tjenesten sendes øjeblikkeligt til den modtagende virksomhed, som modtager det enten direkte i tjenesten eller i sit eget program forbundet med tjenesten.
3. Platformen registrerer data om dokumentet.
4. Efter "underskrivelse" (bekræftelse) af modtager, sendes dokumentdataene til skattekontoret.

Således registreres det faktum at sende og modtage et dokument automatisk. I modsætning til papirposer med dokumenter, der udleveres af virksomhedens ansatte, kurer el Post Service, er det umuligt ikke at modtage et dokument elektronisk eller at miste det. Det faktum, at dokumentet blev modtaget til tiden elektronisk system registreres automatisk, kan disse data bruges i tilfælde af en tvist, selv i retten.

Også oplysninger om dokumenter, der er underskrevet på begge sider, sendes automatisk til skattemyndighederne, hvilket reducerer sandsynligheden for regnskabsfejl, mistede papirkopier eller manglende medtagelse af en transaktion i rapporten, hvilket i fremtiden eliminerer mulige bøder og andre skattemæssige problemer forbundet med den menneskelige faktor og så almindelige ved brug papirdokument flow.

Med papirdokumentflow er det svært for virksomhedslederen at kontrollere rettidig modtagelse af hvert dokument. Oftest løses disse problemer på niveau med revisorer, kurerer og salgschefer. Som følge heraf kommer papiroriginaler ikke altid frem til revisor inden udløbet af rapporteringsperioden. Og dette, hvis det kontrolleres, kan føre til bøder og andre problemer.

For elektronisk dokumenthåndtering:

• Det originale dokument leveres med det samme. Intet behov for postforsendelser, assistance fra kurerer eller ledere. Der er ingen forsinkelser eller relaterede problemer.
• Virksomhedens leder kan til enhver tid kontrollere præcis, hvornår dokumentet er sendt og modtaget. Og i tilfælde af problemer forbundet med manglende vigtig dokumentation, har medarbejderne ikke mulighed for at flytte ansvaret for deres fejl til “ dårligt arbejde mail" og andre eksterne faktorer. Det forstår virksomhedens ansatte selv. Derfor bliver forsinkelser og problemer med afsendelse/modtagelse af dokumenter efter implementeringen af ​​dette system yderst sjældne.

For at implementere samarbejde gennem elektronisk dokumenthåndtering er det nødvendigt, at begge parter benytter software forbundet med enhver dokumenthåndteringsplatform. Eller som en mulighed kan den ene eller begge parter arbejde direkte i tjenesten for afsendelse og modtagelse af dokumenter.

Elektronisk signatur

For at organisere den elektroniske udveksling af dokumenter kræves en høj grad af sikkerhed og beskyttelse. Alle elektroniske dokumenthåndteringstjenester bruger en sikker forbindelse, datakryptering og bruger en elektronisk digital signatur til at bekræfte ægtheden af ​​det dokument, der sendes.

En digital signatur er en særlig "elektronisk nøgle", der skaber en unik digital kode ved hjælp af matematisk behandling af data fra et brugercertifikat og et elektronisk dokument. Offentlige certifikater bruges til at verificere og bekræfte signaturer. Og til generering (signering) - brugerens personlige fortrolige "nøgle".

Dokumentflowplatforme (tjenester)

I dag er der en bred vifte af platforme, der tilbyder dokumenthåndteringstjenester. Disse er Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok og mange andre. De udfører alle omtrent de samme funktioner:

• Modtagelse af et elektronisk dokument fra brugeren.
• Sender til modtageren i sin konto eller overførsel til det angivne system, hvis modtageren arbejder med en anden tjeneste.
• Registrering af data om dokumentet og forsendelsen.

Når du vælger et system til din virksomhed, er det vigtigste at overveje dine kunders præferencer. Her er det vigtigt, at du enten arbejder i samme system som en klient, der er vigtig for dig, eller også skal tjenesten have mulighed for at integrere (dataudveksling) mellem dit system og en lignende platform, som din klient anvender.

I nogle tilfælde vil du være i stand til at overbevise køberen om at begynde at arbejde med en platform, der er praktisk for dig. Men meget ofte, især når de starter samarbejde med store detailkæder og virksomheder, har de allerede truffet deres valg for længe siden, og en af ​​betingelserne for samarbejde er evnen til at arbejde med en bestemt elektronisk dokumenthåndteringsplatform.

EDI- og EDI-systemer: hvad er forskellen?

Ved valg af dokumenthåndteringssystem støder mange brugere også på systemer, der ikke positionerer sig som EDI, dvs. "elektronisk dokumenthåndtering", men som EDI (dokumentflow til detailhandel).

EDI-systemer er et særligt tilfælde af elektronisk dokumenthåndtering. De er fokuseret på at udveksle data med handelspartnere eller afdelinger handelsnetværk. Hvis der generelt udføres nogen former for juridisk væsentlige dokumenter gennem dokumentflow, så implementeres her den hurtige udveksling af kommerciel information mellem organisationer, herunder juridisk væsentlige dokumenter nødvendige for handelsaktiviteter.

Konventionel elektronisk dokumenthåndtering tillader brugen af ​​alle typer dokumenter i ethvert format, der er bekvemt for parterne. Ved brug af EDI er listen over mulige dokumenter og deres format strengt reguleret. Der er ingen måde at generere og transmittere et dokument i virksomhedens interne format, eller som ikke er direkte relateret til handelsaktiviteter. Jeg vil tale om, hvordan EDI fungerer, hvorfor det kun bruges i handelen, og hvad dets fordele er i en af ​​de følgende artikler.

Integration med 1C og andre regnskabssystemer

Til effektivt arbejde elektronisk dokumenthåndtering, er det meget vigtigt, at den platform du vælger understøtter integration med dit regnskabssystem.

Hvorfor er dette nødvendigt:

• Virksomhedens medarbejdere opretter dokumenter i virksomhedens regnskabssystem;
• Efter generering overføres dokumentet automatisk i systemet til lederen eller revisoren til underskrift;
• Dokumentet verificeret og bekræftet af lederen skal indsendes uden forvrængning eller manuel dataindtastning, dvs. ekstra tidsomkostninger og mulige fejl i den elektroniske dokumenthåndteringstjeneste;
• Hvis det implementeres korrekt, sker dataoverførslen automatisk. Efter at have klikket på knappen "Send dokument" omdannes det automatisk til den form, der kræves til det elektroniske dokumenthåndteringssystem og sendes til tjenesten, hvor dokumentet registreres og sendes til modtageren.

Det er meget vigtigt, at dit regnskabssystem på servicesiden har en færdig løsning, som dine specialister på baggrund af, vil kunne implementere det nødvendige tillæg til regnskabsprogrammet. Hvis der ikke er en sådan løsning, er det bedre ikke at prøve at implementere det selv; dette er en meget arbejdskrævende og kompleks proces. Dokumenthåndteringstjenester bruger en digital signatur, komplekse systemer kryptering. Derfor er der ingen garantier for, at du selv efter alle programmørernes indsats får det ønskede resultat. Det er bedre at vælge en anden platform, hvor du finder en passende integrationsmulighed.

Serviceomkostninger

Dokumenthåndteringstjenester tilbyder normalt gratis forbindelse til tjenesten. Der opkræves et gebyr for fremsendelse af dokumenter. I nogle tilfælde vil dette være en fast pris for hvert afsendt dokument. Et eller andet sted kan man købe ydelser i pakker, dvs. et beløb er for 100 dokumenter, et andet er for 1000 om måneden osv.

Dette spørgsmål skal også gribes klogt an. På den ene side, jo større pakke du vælger, jo lavere bliver omkostningerne ved at sende et dokument. Til gengæld nytter det ikke noget at betale for en pakke med 300, 500 eller 1000 dokumenter, hvis dokumentflowet ikke overstiger 100 dokumenter om måneden.

FAQ

Skal alle dokumenter sendes elektronisk?

Ingen. Ved at bruge elektronisk dokumenthåndtering sender du kun de dokumenter, der er mest bekvemme at sende på denne måde. Normalt er disse handlinger af udført arbejde, skattefakturaer, nogle gange kontrakter osv. Det hele afhænger af dine behov og bekvemmelighed.

Er forsendelsesbetaling pr. dokument eller pr. side?

Du betaler, og systemet registrerer afsendelsen af ​​dokumentet. Selvom dit dokument har mange sider, tæller det som én fakturerbar enhed.

Hvor sikkert er det?

Elektronisk dokumenthåndtering er fuldstændig sikker. Ydermere er den tjeneste, der leverer tjenesten, ansvarlig for at sikre sikkerheden. Til dette bruges en digital signatur, datakryptering og en sikker kommunikationskanal. Sikkerhedsniveauet er omtrent det samme som i dine sædvanlige bank-kundetjenester.

Hvis vi har 1C installeret, vil alle brugere så kunne få adgang til elektronisk dokumenthåndtering?

Ingen. Ud over at begrænse adgangsrettigheder i selve regnskabssystemet, for arbejde med elektroniske dokumenter, er forbindelsen begrænset til én session på én computer. For at få adgang fra en anden computer skal du oprette forbindelse fra bunden med alle adgangskoder og andre sikkerhedsmetoder.

Er det muligt at bruge elektronisk dokumenthåndtering uden elektronisk signatur og forbindelse til betalingstjenester?

Ingen. Det er nødvendigt at underskrive og bruge en statscertificeret dokumentstyringstjeneste for at modtage din dokumentstyring retskraft. Du kan selvfølgelig sende dokumenter uden elektroniske signaturer til dine kunder ved hjælp af alle metoder gennem alle kanaler. Men de betragtes ikke som dokumentflow. Disse er intet andet end kopier til reference. I dette tilfælde skal du altid bekræfte dem med papiroriginaler.

Er det så svært at bruge elektronisk dokumenthåndtering?

Vanskeligheder kan kun opstå i forbindelsesfasen. Men specialister bliver normalt hentet til at løse dette problem. Selve brugsprocessen er enkel og bekvem. Lederen (ansvarlig person) tjekker dokumentet, trykker på "sign" og "send" knappen. De der. at sende dokumenter bliver meget nemmere end selv når man udveksler scanninger via e-mail.

Hvad hvis min klient ikke bruger den platform, jeg bruger?

Du har to muligheder. Du kan forbinde en modpart til din side, for eksempel på din regning. Eller du kan finde ud af, om der er mulighed for integration mellem dine elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Hvis ja, brug bare denne service. Derefter vil dokumentet blive transmitteret i henhold til følgende skema: fra dig - til dit system - derefter til modtagerens system - og endelig personligt til modtageren. Dette vil ikke påvirke hastigheden af ​​at modtage dokumentet eller kompleksiteten af ​​at bruge systemet.

Informationsudveksling af elektroniske dokumenter med digital signatur via telekommunikationskanaler (herefter benævnt Systemet) - et sæt software og hardware, der sikrer præsentation af skat og regnskaber Og informationstjenester i elektronisk form via telekommunikationskanaler, der tilhører systemdeltagerne, samt et sæt regulatoriske og organisatoriske og metodiske dokumenter, der regulerer systemdeltagernes forhold..."

Kilde:

Bekendtgørelse fra Den Russiske Føderations føderale skattetjeneste af 12. december 2006 N SAE-3-13/848@ "Om udførelse af prøvedrift af et samlet system til modtagelse, lagring og primær behandling selvangivelser og årsregnskaber i elektronisk form via telekanaler" (sammen med de "Midlertidige regler for udveksling af elektroniske dokumenter med digital signatur via telekanaler i et samlet system til modtagelse, opbevaring og primær behandling af selvangivelser og regnskaber")

Officiel terminologi.

Akademik.ru.

2012. Se, hvad "Electronic Document Information Exchange System" er i andre ordbøger: Elektroniske penge- (Elektroniske penge) Elektroniske penge er monetære forpligtelser

udsteder i elektronisk form Alt hvad du behøver at vide om elektroniske penge, historik og udvikling af elektroniske penge, overførsel, udveksling og hævning af elektroniske penge i forskellige betalingssystemer... Investor Encyclopedia GOST R 53394-2009: Integreret logistiksupport. Grundlæggende udtryk og definitioner- Terminologi GOST R 53394 2009: Integreret logistiksupport. Grundlæggende begreber og definitioner originaldokument: Interactive Electronic Technical Publication 3.3.12 Definitioner af begrebet fra

forskellige dokumenter: Interaktiv elektronisk… … Elektronisk toldangivelse- Elektronisk (told)angivelse – overførsel, modtagelse og behandling

toldangivelser for varer fremstillet i elektronisk form. Det forudsætter en effektiv interaktion mellem toldmyndigheder og deltagere i udenlandsk økonomisk aktivitet (FEA)... ... Wikipedia Internationale ratingbureauer- (Internationale kreditvurderingsbureauer) Ratingbureauer er organisationer, der er involveret i at vurdere enheders solvens finansielle marked: International ratingbureauer monetære forpligtelser

kreditvurdering

lande, Fitch Ratings, Moody's, S&P, Morningstar,... ... Digital signatur

EDS- Elektronisk digital signatur (EDS) er en nødvendighed af et elektronisk dokument beregnet til at beskytte dette elektroniske dokument mod forfalskning, opnået som et resultat af kryptografisk transformation af information ved hjælp af en privat nøgle... ... Wikipedia Ordbogsopslagsbog med vilkår for normativ og teknisk dokumentation

Hver virksomhed, især en geografisk fordelt, bærer omkostningerne ved brug af papirmedier i dokumentflow med sine kunder. Overgangen til elektronisk dokumenthåndtering (EDF) er et logisk og vigtigt skridt i udviklingen af ​​enhver virksomhed.

Ifølge Mail.ru Group-undersøgelser er omkring 60 % kontorarbejdere De bruger mobile enheder ikke kun til personlige formål, men også til at udføre visse arbejdsopgaver. At arbejde på et kontor med skriveborde fyldt med papir er ved at blive en saga blot. Den største fordel ved EDI-systemer: virksomheden reducerer materiale- og tidsomkostninger. Når alle dokumenter er elektroniske, nytter det ikke noget at kopiere og udskrive stakke papir.

I dag er overgangen til elektronisk dokumenthåndtering et skridt, som ikke enhver leder vil beslutte at tage. Ifølge mange er der stadig flere "imod" end "for".

I vores materiale har vi samlet de mest almindelige argumenter imod overgangen til elektronisk dokumentudveksling. Og vi forsøgte at tale om tingenes reelle tilstand og fordelene ved at skifte til elektronisk dokumenthåndtering med entreprenører.

Myte 1. At arbejde på papir er mere pålideligt. Den har et stempel og signatur på

Det er mere almindeligt at arbejde på papir. Ja, i dag er et dokument i hånden et symbol på en indgået kontrakt, der kan "røres". Mange ved af deres egen triste erfaring, at papirdokumenter kan forfalskes. Som resultat: økonomiske tab, retssager og spildte nerver og i sidste ende virksomhedens sammenbrud.

I dag Elektronisk signatur en mere moderne og sikker analog af et papirdokument. En elektronisk signatur (ES) af en juridisk enhed er krypterede data knyttet til digitale dokumenter for at bekræfte forfatterskabet og ægtheden af ​​oplysningerne. Faktisk erstatter den den sædvanlige håndskrevne signatur og blå segl for en juridisk enhed.

Ved hjælp af digitale signaturer kan juridiske enheder indgå og opsige kontrakter, udveksle primære regnskabsdokumenter med kunder og partnere via et datanetværk, indsende rapporter til offentlige myndigheder via internettet, bekræfte deres forfatterskab under certificering forskellige oplysninger Og så videre.

Hvad er vigtigt at vide, når du vælger en sælger af elektroniske signaturer? Det vigtigste er at give fortrinsret til akkrediterede certificeringscentre, som er blandt de førende på det russiske marked. Vær opmærksom på følgende punkter: hvor mange år har certificeringscentret været i drift på markedet; finde ud af, hvor mange elektroniske signaturnøgler, der er tilgængelige for Sidste år han løslod; hvis titusinder, så tog du ikke fejl.

Myte 2. Det er nemmere for mig at holde orden med papirdokumenter.

Uanset hvor optimister og skeptikere skændes om elektroniske dokumenter, er der ingen, der benægter det faktum, at langt de fleste kontordokumenter er lavet på computere. Årsagerne til en sådan ubetinget sejr for informationsteknologi er helt klare:

• elektroniske dokumenter er nemme at oprette, redigere, reproducere, distribuere og videresende;
• Det er meget nemmere at søge elektronisk nødvendige oplysninger, og kontekstsøgning giver muligheder, som man kun kunne drømme om, når man udfører papirarbejde;
• spørgsmål om reservation af oplysninger og dokumenter, oprettelse af forsikringsarkiver og -fonde osv. løses lettere og med mindre indsats;
• I kommercielle aktiviteter gør elektroniske dokumenter, når de bruges korrekt, det muligt at fremskynde beslutningstagningen betydeligt og forbedre deres kvalitet.

Myte 3. Jeg er bange for, at mine dokumenter kan blive stjålet af kriminelle, eller at EDF-operatøren kan overføre dem til tredjepart uden min viden.

Hvis vi taler om det elektroniske dokumenthåndteringssystem "Transcript" udviklet af Taxnet, så overføres data fra en modpart til en anden over internettet via den sikre HTTPS-protokol. Brugeradgang til systemet udføres i to tilstande - ved hjælp af et kvalificeret elektronisk signaturcertifikat og ved hjælp af en login-adgangskode. Datalækage fra systemserveren er udelukket: Brugerkontoadgangskoder gemmes i krypteret form, og de private nøgler til certifikater til adgang gemmes af brugerne selv. Hvis systembrugeren ikke overfører adgangsoplysninger til nogen, vil lækage af de overførte oplysninger således være udelukket.

Hvad angår lagring og transmission af særligt fortrolige oplysninger, er et mere specialiseret produkt i dette tilfælde "cloud"-tjenesten "CRYPTOGRAMM", også udviklet af Taxnet. Tjenesten giver dig mulighed for at gemme dokumenter i et sikkert cloudlager, udveksle information via sikre kommunikationskanaler og har også mulighed for at udføre kryptooperationer eksternt. Sådanne operationer omfatter signering og kryptering af elektroniske dokumenter adresseret til en eller flere adressater, dekryptering af data og verifikation af signaturer.

Det betyder, at brugeren nemt kan verificere ægtheden og rigtigheden af ​​ethvert underskrevet elektronisk dokument. Derudover, som et ekstra sikkerhedsværktøj, bruger tjenesten et to-faktor autentificeringssystem vha mobil enhed, som bruger to typer faktorer til at få adgang til systemet eller udføre særligt vigtige operationer.

Men under alle omstændigheder er enhver EDF-operatør ansvarlig for informationslækage i overensstemmelse med lovgivningen i Den Russiske Føderation.

Myte 4. EDI er ikke egnet for os. Mine leverandører bruger elektroniske signaturer fra forskellige certificeringsmyndigheder

For elektronisk dokumenthåndtering er det nødvendigt kun at bruge en kvalificeret elektronisk signatur (føderal lov 63 "om elektronisk signatur"). At have modparter med certifikater udstedt af forskellige CA'er er ikke et problem for implementeringen af ​​EDI. For eksempel er det i "Transcript"-systemet muligt at bruge kvalificerede certifikater udstedt af enhver certificeringsmyndighed (herefter benævnt CA), der er inkluderet på listen over akkrediterede af ministeriet for telekommunikation og massekommunikation.

Myte 5. Vi vil ikke være i stand til at etablere arbejde med vores modparter - der er omkring tusind af dem, og de er placeret i hele Den Russiske Føderation

Elektronisk dokumentudveksling er Den bedste beslutning for virksomheder med et stort antal modparter.

For det første: Skift til elektroniske dokumenter fra papir vil reducere tiden til behandling og afsendelse af dokumenter med 80 %.

For det andet: Elektronisk dokumenthåndtering vil øge produktiviteten for dine medarbejdere, der arbejder med dokumenter med 25 %.

Tredje, når der skiftes til det elektroniske dokumentudvekslingssystem Transcript, vil tiden til at behandle dokumenter og foretage justeringer af dokumenter fra revisorer og ledere falde med 75%.

Disse indikatorer indikerer, at det er det korrekte løsning Til moderne forretning. For at arbejde i systemet behøver du kun en elektronisk signatur og internettet. For at komme i gang skal du invitere dine modparter til systemet og vedhæfte en påmindelse om tilmelding i systemet.

Vi giver vores kunder eksempler på invitationsbreve, kom godt i gang instruktioner og hjælper med at opsætte dokumentudvekslingsprocessen helt gratis.

Myte 6. I EDI-systemer betaler man for hvert dokument, der sendes, så hvorfor er det billigere end post?

Nogle virksomheder opkræver faktisk et gebyr for hvert dokument, der sendes. I vores beslutning har vi taget højde for, at overgangen til elektronisk dokumenthåndtering skulle være økonomisk gavnlig for vores kunder. I Transskriptionssystemet opkræves et gebyr for den tilsendte pakke af dokumenter, hvilket giver dig mulighed for at spare betydeligt på udvekslingen af ​​dokumenter.

Men indtil 31. oktober kan du bruge Special tilbud og arbejde i systemet gratis. Detaljer kan findes på linket.

Myte 7. Jeg kan ikke se nogen mening i at skifte til EDI af hensyn til at overføre handlinger og fakturaer

Som det allerede er blevet bemærket mere end én gang, er det virkelig bekvemt og rentabelt at skifte til EDI. Du behøver ikke længere bruge tid på at forberede og sende dokumenter, og du kan også spare meget ved at slippe for den meget dyre papirarbejde. Du vil kunne spare tid brugt på at udveksle korrespondance, hvilket også vil øge mobiliteten og produktiviteten i din virksomhed. Fordi EDI udføres meget hurtigt, vil der desuden ikke være nogen menneskelig faktor, hvilket reducerer antallet af fejl i elektroniske dokumenter til et minimum.

Næsten ethvert dokument kan gøres elektronisk. Transskriptionssystemet sørger for et uformelt dokumentflow for dem (kontrakter, vigtig kommerciel information, estimater og meget mere).

Filer af sådanne dokumenter kan have ethvert format og leveres til modparten i en af ​​følgende filtyper: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, * .rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Generelt kan du i systemet modtage og sende alle elektroniske dokumenter.

Glem ikke faktoren for sikkerhed og sikkerhed for dokumenter - i "Transcript" -systemet transmitteres alle elektroniske dokumenter i krypteret form, hvilket eliminerer aflytning og substitution. Og brugen af ​​en elektronisk signatur er mere pålidelig end enhver fysisk signatur.

Myte 8. Jeg har ikke nok modparter til at skifte til EDI. Det er en dyr fornøjelse, forekommer det mig

Selvom din virksomhed er lille i dag, betyder det ikke, at du ikke skal optimere de økonomiske udgifter og passe på dine medarbejderes produktivitet. Hvis forretningsprocesserne i virksomheden i første omgang er sat rigtigt op og imødekommer moderne markedstendenser, vil din virksomhed vokse og udvikle sig meget mere komfortabelt!

Alle specielle projektmaterialer: