Ekstern elektronisk dokumenthåndtering. Elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Baseret på EOS-produkter er det muligt at implementere forskellige eksterne dokumentflow-skemaer i elektronisk form.

Interaktion med fjernafdelinger, eksterne entreprenører og faste entreprenører

Adgang til systemet for fjernafdelinger, eksterne entreprenører og entreprenører, der løbende interagerer med organisationen, kan organiseres:

• I "DELO"-systemet - ved hjælp af "DELO-WEB"-undersystemet, som giver adgang til EDMS fra enhver computer, der er forbundet til internettet. Fleksibel konfiguration af adgangsrettigheder giver dig mulighed for at begrænse fjernbrugeres adgang til intern information, der er gemt i EDMS "DELO";

Baseret på EOS for SharePoint-systemet - ved at skabe en lukket webportal for tredjepartsleverandører, automatisere processen med godkendelse og levering af dokumenter. Systemet giver dig mulighed for at organisere både internt og eksternt dokumentflow på én portal, hvilket fleksibelt begrænser adgangsrettigheder for brugergrupper og enkeltpersoner;

Interaktion med eksterne EDMS

• Integrer elektronisk udveksling af dokumenter – gennem integration med EDI-operatører. Giver dig mulighed for at organisere interaktion i elektronisk form med et vilkårligt antal modparter, uanset hvilke udvekslingstjenester de er forbundet til, og hvilket EDMS de bruger

Integration med EDI-tjenester bruges i forretningsprocesser til udveksling af dokumenter (kontrakter, handlinger, fakturaer, fakturaer, korrespondance mv.) med kunder og leverandører, reducerer forsendelsestid og omkostninger og gør det muligt at minimere papirarkiver. Tjenester registrerer automatisk afsendelse/modtagelse af et dokument.

• Juridisk betydningsfuld elektronisk dokumentstrøm med tredjepartsorganisationer, der bruger en elektronisk signatur (ES).
• Interaktion med dokumentstyringssystemet ved hjælp af muligheden "Electronic Interaction Server" (EES). Velegnet til virksomheder, der udveksler et stort antal dokumenter. Muligheden automatiserer udvekslingen af ​​elektroniske dokumenter og sikrer gennemsigtighed i deres behandling i organisationer, der deltager i dokumentstrømmen.

Funktioner ved SEV-optionen

• automatisk modtagelse af dokumenter fra andre organisationer;
• automatisk kontrol for gentagelse af det modtagne dokument;
• automatisk registrering i dit EDMS af et dokument modtaget via CMEA;
• automatisk sammenkædning;
• automatiseret afsendelse;
• automatisk generering af information om fremskridt og udførelse;
• automatisk modtagelse af rapporter fra dokumentmodtagere;
• fleksibel konfiguration af udvekslingsregler.

Et dokument er information præsenteret i en form, der svarer til dets indhold og formål. Et dokument er skabt til et formål, af nogen for nogen. Men kilden til dokumentet og/eller dets adressat vil ikke altid være en person. Det moderne niveau er, når det er muligt og nødvendigt effektivt og praktisk at inkludere maskiner og mekanismer i kontrolsløjfen.

Processen, funktionerne og hastigheden af ​​dokumentbevægelse afhænger af dets form, indhold og funktion af "bevægelsesmiljøet". Dens succes, økonomiske præstation og sociale effektivitet afhænger af, hvor godt dokumentflowet i en organisation er sat op, og det er virksomhedens kvalitet og liv.

Om dokumenter og dokumentflow

Administration, form og procedure for dokumentflow ved at bruge eksemplet på en organisation er ikke reguleret ved lov. Der er GOST'er, vedtægter og obligatoriske anbefalinger. Med hensyn til regnskabsdokumenter, papirer til opnåelse af lån eller medicinske rapporter er der juridiske normer.

Et dokument er ikke altid en streng skriftlig form. Han kan være:

• en formular, hvor specifikke felter udfyldes på en bestemt måde, med præcist semantisk og syntaktisk indhold;
• en side lavet i henhold til en specifik formular til en specifik ansøgning (brev, ordre, teknisk specifikation, personaletabel, ...);
• fri form (en forklarende note fra en medarbejder, taknemmelighed for arbejdsresultater, en beslutning om en ansøgning, ...).

Alle tre versioner af dokumenter kan præsenteres i papirform eller elektronisk form, og takket være tilgængeligheden af ​​tekniske og juridiske værktøjer er de absolut ækvivalente, selvom der stadig er tilfælde, hvor kun en papirformular er mulig.

På trods af manglen på lovgivningsmæssig regulering af formen og indholdet af dokumenter og dokumentflow, er der en streng, alment accepteret og ikke-diskuteret praksis med at oprette, flytte, opbevare eller destruere dokumenter, som enhver organisation frit kan tilpasse til sig selv. alligevel.

Et ideelt eksempel på dokumentflow i en organisation

Det er grundlæggende umuligt at opnå idealet:

• inden for ethvert område af livet og aktivitet,
• Når som helst,
• på ethvert tidspunkt i rummet,

da hver ny tilgang gør det muligt at se nye horisonter. Der er lyst og behov for at følge dem. Dokumenthåndtering er ingen undtagelse. Tværtimod er det et vejledende og levende eksempel på dynamisk registrering af informationsbevægelsesprocessen.

Det er slet ikke ligegyldigt, hvordan oplysningerne registreres: på papir eller elektronisk. I øjeblikket har begge former den samme juridiske betydning, selvom papirversionen i nogle tilfælde har fordele.

Et eksempel på dokumentflow i en organisation, der respekterer sig selv, dets virkefelt, respekterer offentlige myndigheder, dets partnere, leverandører og forbrugere (kunder), gives ikke nødvendigvis altid til et elektronisk system, der kontrollerer, registrerer dokumenter og sikrer cyklussen af deres bevægelse fra øjebliks fremkomst (skabelse) til øjeblikkelig opbevaring eller ødelæggelse.

Ikke alle organisationer forstår, at mange dokumenter kan udføres direkte af maskiner og mekanismer uden menneskelig deltagelse, ligesom ikke alle kilder (forfattere) kun bør være mennesker.

Den sædvanlige forståelse er i langt de fleste tilfælde på niveau med en simpel "signalidé", når programmet er betroet kun at rapportere hændelser.

Intern og ekstern cirkulation af dokumenter

Begge kredsløb er vigtige for en succesfuld organisation. Den eksterne omsætning har en statisk betydning, og den interne har en dynamisk betydning.

Jo bedre virksomhedens ledelse forstår denne omstændighed, jo mere lovende vælger den et elektronisk dokumenthåndteringssystem. De, der ønsker at vise et ideelt eksempel på bevægelsen af ​​forretningspapirer i en organisation, skriver deres eget informationssystem.

Dokumenter kan være primære og sekundære. Sidstnævnte har altid en bevægelseshistorie inden for organisationen.

Ved at analysere anvendelsen af ​​viden om et dokument og dets anvendelse er det muligt at evaluere virksomhedens funktionelle karakteristika, socioøkonomiske indikatorer og tidsparametre. Dette er vigtigt for både partnere og forbrugere.

Papir, men effektiv eller elektronisk, men erhvervet

Det unikke er ikke kun karakteristisk for en person, men også for en organisation. Desuden værdsætter hver person sin individualitet og stræber efter at understrege den på enhver mulig måde gennem tøj, adfærd, uddannelse og så videre.

En virksomhed, der køber et færdiglavet informationssystem, er et ideelt eksempel på dokumentflow i en organisation, som fratager den sin egen identitet og tvinger medarbejderne til at klæde sig i "andres tøj".

Det er bedre at stole på, at dine egne medarbejdere arbejder med papir på gammeldags måde end at påtvinge dem en udefrakommende, men moderne mening om dokumenter og deres brug. Hver medarbejder er et vigtigt element i organisationens funktionalitet og ikke en researcher af effektiviteten af ​​andre menneskers ideer og design af tredjeparts dokumentflow.

Prioriteter, dynamik og funktionalitet

Den ydre kontur af dokumentflow er altid begrænset, uhøjtidelig og præget af statisk stabilitet. I det store og hele skal det ikke tillægges større betydning, end det fortjener. Hvad er for eksempel meningen med at "sætte sin sjæl" i forhold til skattemyndighederne, tilsynsmyndighederne eller samarbejdspartnere. Du kan på en eller anden måde diversificere processen med at udveksle information med reklamebureauer, men dette antager i sidste ende en statisk hverdagsform.

Prioriteringen af ​​vores eget informationsbehandlingssystem, hvoraf en vigtig del altid er elektronisk dokumenthåndtering, er hævet over enhver tvivl. Men alle har altid ondt af tiden og pengene til at skabe deres eget system.

En kombination af de klassiske muligheder "one es" eller "galaxy", som aldrig kan undvære "ixel" og et par tredjeparts lokale økonomi- eller regnskabsprogrammer, kombineret med deres egen hjemmeside, for at få feedback og dokumenter ( ordrer, klager, forslag,... .) fra kunder og samarbejdspartnere - den sædvanlige situation, medarbejderne har konstant travlt med rutine, og der er ingen omkostninger.

Dynamikken i produktionsprocessen kan kun sikres ved effektiv implementering af dens egen funktionalitet. Kun i denne egenskab er elektronisk dokumenthåndtering i en organisation et eksempel, der er værd at efterligne, og i forbindelse med implementering af ens egen forretningsidé - fremragende dynamik i produktionen, økonomiske og sociale indikatorer.

Bestemmelser om organisationens informationssystem

Enhver organisation er et informationssystem, der opstår og eksisterer i et lignende miljø. Dokumenter modtages uden for organisationen. Dokumenter skal også oprettes internt, hvoraf nogle er regulerede og obligatoriske.

Et simpelt dokumentflowdiagram for en organisation er et eksempel på, hvordan alle normalt gør det. Forskrifter om arbejdsregler, daglige rutiner og medarbejdernes ansvar er den sædvanlige norm, men meget få mennesker udvikler "Regler om organisationens informationssystem."

Fra et objektivt synspunkt kan lederne af en organisation lade sig vejlede af hvad som helst, skrive eventuelle regler og jobbeskrivelser. Men effektiviteten og gennemførligheden af ​​denne regeludformning afhænger kun af, hvor godt det interne reguleringsarsenal opfylder virkelighedens krav.

Forskrifter om dokumenter og deres flytning

En virksomheds dokumentflowsystem er en integreret del af virksomhedens informationssfære, som følge heraf er "Regler om dokumentflow" et bilag til "Regler om organisationens informationssystem", men det er meget vigtigt og forbinder alle dets komponenter til en enkelt informationsorganisme.

Hvis ledelsen har til hensigt at skabe et ideelt eksempel på dokumentflow i en organisation, så er den virkelig engageret i at udvikle en succesfuld virksomhed med det mål at skabe overskud og forbedre medarbejdernes trivsel.

Det særlige ved den aktuelle situation inden for softwareudvikling, især på forkant, inden for distribueret informationsbehandling (eksempler på internetprogrammering), er, at det er næsten umuligt at skabe en mobil, selvtilpassende applikation.

Opgaven med elektronisk dokumenthåndtering i en organisation er et enkelt, men illustrativt eksempel. Her er dynamikken karakteristisk:

• indgående og udgående dokumenter;
• algoritmer til behandling af interne og eksterne forretningspapirer.

Det er meget vanskeligt at skrive kode, der kan variere alt efter ændringer i data og algoritmer. Investeringen af ​​tid og ressourcer er ikke tilgængelig for enhver organisation.

Elektronisk dokumenthåndtering i dynamik

Organisering af dokumentflow i en virksomhed ved at bruge eksemplet med en elektronisk versionsopgave er relevant, enkel, vejledende og praktisk. Udfordringen kommer fra processen med at designe kode, der kan ændre sig dynamisk. Udviklingstid er også et problem.

Proceduren for dokumentflow fortjener opmærksomhed ved at bruge eksemplet på en organisation, der tilhører Federal Tax Service, Federal Migration Service, Russian Post, osv. Desuden er det slet ikke nødvendigt at designe systemet i nøjagtig overensstemmelse det er nok til tage struktur og indhold af dokumenter som grundlag, og bruge den generelle behandlingslogik.

Så dokumentflow i organisationen = eksempel + funktioner i din egen forretningsidé. Til en første tilnærmelse vil resultatet ikke være praktisk, men så snart den første implementering af opgaverne er sat i drift, vil cyklussen med at løse dem blive irreversibel, og med behørig opmærksomhed vil resultatet blive opnået.

At skabe et informationssystem, der er i stand til at behandle dynamisk skiftende information, er først og fremmest dynamikken i selve skabelsesprocessen.

Indtil en mekanisme til tilstrækkelig ændring af indgående, udgående og interne dokumenter er oprettet, og koden har mulighed for at ændre sig uafhængigt uden deltagelse af en programmør, vil det ikke være muligt at tale om det faktum at skabe et elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Men at opfinde og implementere dit eget system for fuldt ud at understøtte en organisations informationsprocesser er det samme som at gøre dets succes strålende og perfekt.

Dokumentflow er bevægelsen af ​​dokumenter fra det øjeblik, de er oprettet til det øjeblik, arbejdet med dem er afsluttet.

Organiseringen af ​​dokumentflow har meget til fælles med organiseringen af ​​en mekanisk transportør. På et tidspunkt førte indførelsen af ​​samlebåndssamling sammen med produkttypificering og standardisering af dele til en betydelig stigning i arbejdsproduktiviteten, en reduktion i omkostningerne ved produktionsprocessen og markerede begyndelsen på masseproduktion. Det er sandt, at rytmen sat af transportøren førte til en stigning i intensiteten af ​​arbejdet og den nervøse spænding hos arbejdere.

Dokumentflow på virksomheden

Organiseringen af ​​dokumentflow er baseret på de samme principper som en mekanisk transportør: bevægelsen af ​​dokumenter skal have minimal tilbagevenden til tidligere stadier, dokumenter skal sendes til udøvende kunstnere i overensstemmelse med deres ansvar for at undgå overlapning af operationer.

Dokument flowdiagram

Dokument flowdiagram

Der er eksterne og interne konturer af dokumentflow.

Den ydre kontur begynder med indgående (eksterne) dokumenter, der ankommer til virksomheden udefra. Det kan være påbud fra højere myndigheder, påbud, beslutninger, breve fra kunders samarbejdspartnere mv. De modtagne dokumenter registreres af sekretærer og sendes derefter til eksekvering.

Indgående dokumentation er dokumentation modtaget af virksomheden fra andre organisationer. Udgående dokumenter er dokumenter, som en virksomhed (organisation) sender til andre virksomheder. Udgående dokumentation er dokumenter, der indeholder oplysninger, der er genereret på virksomheden med det formål at overføre dem til andre organisationer: breve, certifikater, rapporter, ordrer, telegrammer, telefonbeskeder mv.

Dokument flow– flytning af dokumenter i en organisation fra det øjeblik, de modtages eller udstedes, indtil fuldførelsen eller afsendelsen er afsluttet.

Der er tre hoveddokumentationsstrømme:

– dokumenter, der kommer fra andre organisationer (indgående);

– dokumenter sendt til andre organisationer (udgående);

– dokumenter oprettet i organisationen og brugt af organisationens medarbejdere i ledelsesprocessen (internt).

Dokumentflow er en integreret del af førskoleuddannelsesinstitutionen, hvis formål er at yde informationsstøtte til institutionens aktiviteter, dens dokumentation og opbevaring af tidligere oprettede ledelsesoplysninger. Førskoleuddannelsesinstitutionen afhænger direkte af ledelsesbeslutninger, hvis dokumentationsunderstøttelse som en proces omfatter tre komponenter: informationsunderstøttelse til beslutninger, det vil sige at give beslutningen information (dokumenter), dokumentere beslutningen og overvåge dens gennemførelse. Hovedkomponenterne i denne proces er: indhentning af indledende information, opstilling af et mål (opgave), søgning efter den nødvendige information (referencearbejde), udvikling af en løsning (udarbejdelse af et dokument), godkendelse, redigering, produktion, certificering, afsendelse (overførsel) til adressaten), overvågning af udførelsesløsninger. Mængden af ​​dokumentflow bestemmes af antallet af institutionens indgående, udgående og interne dokumenter for en bestemt periode (år, kvartal, måned, dag). Den rationelle organisering af dokumentflow involverer at tage hensyn til følgende principper: ligehed, kontinuitet, rytme, parallelitet, proportionalitet. Princippet om direkte flytning af dokumenter kræver, at flytningen af ​​dokumenter udføres langs den korteste vej. Den enkleste form for bevægelse af dokumentstrømme svarer til det lineære arrangement af strukturelle enheder. Princippet om kontinuitet i dokumentflow er den løbende indsendelse af dokumenter til det niveau, hvor der træffes beslutning om dem. Dette princip er uforeneligt med "forældelse" af dokumenter, deres akkumulering i ét tilfælde. Princippet om rytmisk dokumentflow betyder ensartet bevægelse af dokumentflows. Princippet om parallelisme betyder at udføre separate operationer for at behandle et dokument, mens det bevæger sig. Hovedformålet med dette princip er at reducere den tid, det tager at færdiggøre et dokument. Parallel eksekvering af individuelle operationer fremskynder markant både dokumentflow og eksekvering af dokumentet som helhed. Proportionalitetsprincippet forudsætter proportional, ensartet belastning af dokumentbevægelseskanaler. Princippet om uafhængighed og ansvar i arbejdet med dokumenter er vigtigt. Dette princip betyder, at det i alle handlinger - retning, distribution, koordinering, underskrift osv. - er nødvendigt at være strengt styret af institutionens og dens deles funktioner og medarbejdernes kompetence. Institutionens eksisterende struktur og funktioner, former og metoder for ledelsesaktiviteter har en væsentlig indflydelse på dokumentflowet. Derfor hæmmes hurtig gennemgang og udførelse af dokumenter, ud over rene gejstlige årsager, af organisatoriske mangler, manglen på en klar afgrænsning af ansvar mellem embedsmænd og utilstrækkelig klarhed over nogle institutioners funktioner og deres individuelle strukturelle opdelinger.

Omfanget af ledelse baseret på videnskabelige og teknologiske fremskridt kræver mekanisering af kontorarbejde på alle dets stadier. Mekanisering af kontorarbejdsprocesser involverer brug af tekniske midler til at udføre dokumentations- og dokumentbehandlingsoperationer. Elektronisk udstyr er blevet en reel nødvendighed, når man skal løse problemer med dokumentationsstøtte til virksomhedsledelse. I computertiden skal den traditionelle definition af et dokument præciseres, da dokumenter i dag kan være beskeder modtaget via e-mail, lydfiler eller videoer. Derfor kan dokumentet defineres som følger: et dokument er en samling af information, der er tilgængelig for menneskelig opfattelse . Der er mange programmer til at oprette og redigere officielle dokumenter. På trods af den hurtige udvikling af elektroniske dokumenter mener eksperter, at en række organisatoriske og tekniske vanskeligheder ikke vil give dem mulighed for fuldstændigt at erstatte og eliminere traditionelle dokumenter fra cirkulation i en overskuelig fremtid.

Spørgsmål til diskussion

1 Hvilke sektioner består kontrolkortfilen af?

2 Hvilke frister for udførelse af dokumenter kender du?

3 Hvilken embedsmand fjerner et dokument fra kontrol?

4 Hvad er objektet for dokumentudførelseskontrol?

5 Hvilke elementer består registreringsindekset for et dokument af?

6 Placer "kontrolmærket" på dokumenterne.

7 Fra hvilket tidspunkt beregnes udførelsesperioden og kontrollen med udførelsen af ​​dokumentet?

8 Hvordan er proceduren for forlængelse af fristen for udførelse af et dokument?

9 Hvad er formålet med dokumentflow?

10 Hvilke dokumenter giver dig mulighed for at analysere og forbedre dokumentflowet?

11 Hvad er dokumentflow?

12 Beskriv begrebet "Nomenklatur af sager".

13 Beskriv begrebet "Business".

14 Hvad er dokumentregistrering?

15 Angiv hovedstadierne i kontorarbejdet.

16 Nævn de stadier i arbejdet med dokumenter, der er typiske for dokumentflow.

17 Hvad omfatter begrebet ”Sagsdannelse”?

18 Hvem foretager den foreløbige gennemgang af dokumenter?

19 Efter hvilket princip udvælges dokumenter til opbevaring eller destruktion?

20 Ud fra hvilke kriterier opbygges casenomenklaturer?

21 Definer undersøgelse af værdien af ​​dokumenter.

22 Hvad er opgaverne ved dokumentundersøgelse?

23 Hvilke typer sagslister udvikles af institutioner?

24 Hvilke grupper kan opbevaringsperioderne for dokumenter etableret af listerne inddeles i?

25 Hvilke krav skal overholdes ved indbinding eller arkivering af sager til permanent, midlertidig (over 10 år) opbevaring og til personale?

26 Hvordan nummereres ark i en fil?

27 Hvilke data er angivet på forsiden af ​​den permanente lagerbeholdning?

Elektronisk dokumenthåndtering skal være en holistisk, omfattende styringsteknologi, der sikrer de grundlæggende processer for at arbejde med elektroniske styringsdokumenter (indgående, udgående og interne) i overensstemmelse med kravene til deres registrering og certificering.

Ud fra et synspunkt om at organisere dokumentationsstøtte til ledelsen, kan der skelnes mellem to niveauer af organisering af implementering og brug af elektroniske dokumenthåndteringselementer: dokumentflow inden for organisationen og ekstern kommunikation i organisationen.

Når man organiserer brugen af ​​intern elektronisk dokumenthåndtering, står enhver organisation over for følgende spørgsmål:

I hvilke formater der skal oprettes og opbevares elektroniske dokumenter;

Hvordan man kombinerer brugen af ​​elektroniske dokumenter med elementer af traditionelt kontorarbejde og dokumentflow.

Behovet for elektronisk udveksling af dokumenter mellem organisationer fører til, at der i praksis findes forskellige muligheder for at kombinere elementer af traditionel og elektronisk dokumenthåndtering i ekstern kommunikation, fra forenklede muligheder til komplekse teknologier.

Komplekse teknologier til ekstern elektronisk dokumenthåndtering kombinerer registrering af dokumenter i et virksomhedssystem med indtastning af deres filer, afsendelse til modtagere via e-mail, automatisering af proceduren for registrering af dokumenter modtaget via e-mail i virksomhedens system. organisation, der modtager dokumenterne, og også sikre brugen af ​​kryptografiske beskyttelsesmidler, herunder EDS. Når du bruger digitale signaturer i ekstern elektronisk dokumenthåndtering, er det vigtigt at være opmærksom på følgende forhold:

Bestem listen over personer i organisationen, der vil bruge den digitale signatur;

Vælg en specifik kryptopakke og løs centrale certificeringsproblemer.

Samspillet mellem to eller flere virksomhedssystemer inden for rammerne af sammenkoblet dokumentflowteknologi involverer løsning af en række problemer af varierende kompleksitet. De mest komplekse problemer er overvejende af teknisk karakter og vedrører på den ene side at sikre samspillet mellem flere organisationers og afdelingers virksomhedssystemer og på den anden side informationssikkerhed og informationsbeskyttelse i computernetværk. Dette sæt problemer ligger inden for aktivitetsområdet for specialister i informatisering og teknisk informationsbeskyttelse.

Hvad angår aktiviteterne i dokumentationsstøttetjenester, vil der kræves organisatorisk og metodisk interaktion mellem organisationer, der deltager i elektronisk dokumenthåndtering, herunder i spørgsmål om ensretning af dokumentformularer, registreringsformater og dokumentflowprincipper. Alt dette er nødvendigt for at opnå maksimal klarhed i dit arbejde.

For en vellykket implementering af elektronisk dokumenthåndtering i ekstern kommunikation af organisationer og interdepartemental informationsudveksling er det nødvendigt at bruge generelle principper, standardløsninger samt koordinerede handlinger fra udviklere af automatiserede systemer. Yderligere konceptuel udvikling af politikken inden for automatisering af dokumentflow i regeringsapparatet, sikring af interaktion og kompatibilitet af de anvendte systemer er påkrævet.

Klassifikationer af elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Klassificering af EDMS er mulig afhængig af specifikke opgaver, en vis "niche" besat inden for rammerne af det generelle dokumentflowsystem. Funktionerne ved sådanne produkter bestemmes af specifikke koncepter og modeller for virksomhedens forretningsprocesser, som er grundlaget for automatisering af forskellige områder af kontorarbejde. I dette tilfælde identificerer eksperter sådanne grupper af løsninger som WorkFlow-systemer (teknologi til automatisering af forretningsprocesser), kontorstyringssystemer og elektroniske dokumentarkiver.

kollektive dokumentbehandlingssystemer og integrerede dokumenthåndteringssystemer.

Semester Workflow kendetegner systemer, der har til formål at automatisere en lang række af virksomhedens forretningsprocesser, mens den specifikke vægt af hver af dem er lille. WorkFlow giver dig mulighed for at arbejde med forretningsprocesser, hvis indhold er genstand for konstante ændringer og tilføjelser. En vigtig egenskab er evnen til at arbejde med ustrukturerede data.

Disse systemer gør det muligt strengt at regulere retningerne for dokumentstrømmen afhængigt af typen af ​​dokument og værdierne af dets detaljer, og automatisk sende dokumentet til en specifik eksekutør, når forudformulerede betingelser opstår.

Kontorsystemer- det er automatiserede systemer til at konstruere og overvåge udførelsen af ​​dokumentflows i overensstemmelse med præsentationen af ​​en given workflowlogik i software. Det vil sige, vi taler om at oprette dokumenter i streaming-tilstand med mulighed for svag eller hård routing og sporing af livscyklussen for hvert dokument. Kontorstyringssystemer er som regel fokuseret på specifikke anvendelsesområder: økonomi, produktion, salgsstyring, selvom den rapportering, der genereres af dem, gennemsyrer hele virksomhedens organisationsstruktur.

Elektroniske arkiver er systematiserede kataloger over virksomhedsdokumenter integreret i virksomhedens informationssystem. Konverteringen af ​​papirversioner til elektroniske udføres ved hjælp af forskellige metoder, herunder flowscanningsmetoder. Elektroniske arkiver består direkte af et dokumentlager, software, der sikrer arkivets interaktion med elementer i informationssystemet: servere, applikationer (modulært system), EN også den øverste overbygning - softwaren, der styrer lageret og det modulære input/output system.

Systemer til kollektiv dokumentbehandling involvere støtte til fælles arbejde med dokumentet, herunder udvikling af dokumentbevægelsesruter og beskrivelse af bevægelsesscenariet, fastlæggelse af kredsen af ​​personer, der er involveret i arbejdet med dokumentet, fastsættelse af niveauet for deres rettigheder og beføjelser.

Komplekse systemer syntetisere funktionerne i individuelle applikationer og undersystemer og indebære omfattende automatisering af virksomhedens forretningsprocesser.

IDC tilbyder på sin side en udvidet klassifikation af EDMS, der i denne sektor fremhæver systemer fokuseret på automatisering af forretningsprocesser (business process EDM), corporate EDMS (enterprise-centric EDM), content management systemer (Content Management Systems), informationsstyringssystemer (Information Management Systems) - eller portaler, billedstyringssystemer (Imaging Systems) og work flow management systemer (WorkFlow Management Systems).

EDMS fokuseret på automatisering af forretningsprocesser (forretningsproces EDM), bruges til specifikke vertikale og horisontale applikationer. EDMS-systemer giver den fulde livscyklus for at arbejde med dokumenter, herunder arbejde med billeder, styring af poster og arbejdsgange og indholdsstyring.

Corporate EDMS (enterprise-centric EDM) levere en virksomhedsinfrastruktur (tilgængelig for alle virksomhedsbrugere) til at oprette, samarbejde om og udgive dokumenter. De grundlæggende funktioner i virksomhedens EDMS ligner funktionerne i EDMS fokuseret på forretningsprocesser. Som regel er løsninger af denne klasse ikke beregnet til kun at blive brugt i en specifik industri eller til at løse et snævert problem. De bliver implementeret som generelle virksomhedsteknologier.

Content Management Systemer sørge for oprettelse, adgang og styring af indhold, levering af indhold (ned til niveauet for sektioner af dokumenter og objekter til efterfølgende genbrug og kompilering). Tilgængeligheden af ​​de nødvendige oplysninger ikke i form af dokumenter, men i form af mindre objekter letter processen med informationsudveksling mellem implementerede applikationer.

Informationsstyringssystemer eller portaler levere informationsaggregation, informationshåndtering og levering heraf via internettet/intranet/extranet. Med deres hjælp realiseres evnen til at akkumulere (og anvende) erfaring i et distribueret virksomhedsmiljø baseret på brugen af ​​forretningsregler, kontekst og metadata. Portaler giver adgang gennem en standard webbrowser til en række e-handelsapplikationer (normalt gennem grænsefladen til et ERP-system).

Billedbehandlingssystemer konvertere information scannet fra papirmedier og mikrofilm til elektronisk form (normalt i TIFF-format). Denne teknologi er grundlaget for at konvertere information fra alle ældre papirdokumenter og mikrofilm til elektronisk form. De grundlæggende funktioner i et standard billedbehandlingssystem omfatter: scanning, lagring, en række billedsøgningsmuligheder osv.

WorkFlow Management Systemer. Systemer af denne type er designet til at give routing af arbejdsflows af enhver type (bestemmelse af filroutingstier) inden for virksomhedens strukturerede og ustrukturerede forretningsprocesser. De bruges til at øge effektiviteten og kontrollerbarheden af ​​virksomhedens forretningsprocesser. Workflow-styringssystemer købes normalt som en del af en løsning (f.eks. EDMS-systemer eller PDM-systemer).

Den foreslåede klassificering af EDMS kan også suppleres virksomheders elektroniske journalstyringssystemer. Markedssegmentet for software til virksomhedsregistre er allerede omkring 5 år gammelt. Virksomhedsregistre er fastsat i tid og uforanderlige, hvilket giver bevis for forretningstransaktioner, forskellige rettigheder og forpligtelser osv. Virksomhedsbrugere skal selv bestemme, hvilket indhold der skal gøres til en virksomhedsregistrering (denne beslutning kræver en vurdering af deres virksomheds fremtidige behov) . Virksomhedsløsninger, der kræver indholdsopbevaring, omfatter kerneforretningssystemer, herunder ERP- og regnskabssystemer, e-mailsystemer (f.eks. MS Exchange), rapporterings- og outputstyringssystemer, e-handelssystemer, samarbejdssoftware (projektstyringssystemer), onlinekonferencer osv.).

Faktorer for valg af elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Krav til lagervolumen. Hvis du har mange dokumenter (efter lagervolumen), skal du vælge et system, der understøtter hierarkisk strukturel opbevaring (HSM - Hierarchal Storage Management). Denne mekanisme gemmer de mest aktivt brugte data på de hurtigste, men dyreste medier, mens mindre hyppigt brugte informationer automatisk overføres til de langsommere og billigere medier.

Tilstedeværelsen af ​​formaliserede procedurer, der kræver støtte til deres implementering og automatisering af kontrol (udarbejdelse af dokumenter af en bestemt type, udførelse af standard organisatoriske funktioner osv.).

Behovet for at automatisere den administrative ledelse af en organisation. Graden af ​​kompleksitet af organisationsstrukturen.

Tilgængelighed af geografisk fordelte enheder. Denne faktor stiller visse krav til fjernadgang, datareplikering osv.

Tilgængelighed af et stort papirarkiv. Nogle dokumentstyringssystemer leveres med undersystemer til massedokumentindtastning, der allerede er integreret.

Tilstedeværelsen af ​​et dokumentflowsystem, der ikke opfylder de aktuelle behov.

Behovet for avanceret dokument routing og workflow management. Som en fortsættelse af dette behov er der behov for at understøtte vilkårlige forretningsprocesser, muligvis at arbejde sammen med applikationssystemer for at understøtte disse processer.

Krav til opbevaringsperioder for dokumenter. For lange opbevaringsperioder (tivis af år) er det værd at overveje seriøst at organisere et parallelarkiv på mikrofilm.

Krav til "åbenhed" og udvidelsesmuligheder af systemet. Mulighed for integration med eksisterende informationssystemer og brug af eksisterende udstyr.

Behovet for at gemme dokumentbilleder. Brug af specifikke dokumentlagringsformater i organisationen. Behovet for at understøtte ingeniør- og designopgaver og andre funktioner i virksomheden.

Behovet for udviklede værktøjer til informationssøgning. Fuld sprogsystemunderstøttelse for dokumenter, der er tilgængelige i organisationen.

Sikkerhedskrav (kryptering, adgangsorganisation osv.). Evnen til at bruge adgangsmekanismer, der allerede er tilgængelige i organisationens informationsinfrastruktur i dokumentflowsystemet.

Krav til overholdelse af visse standarder: intern, industri, GOST, internationale standarder for kvalitetskontrol, niveau for organisation af informationslagring.

Det russiske marked for kontorautomatiseringssystemer

Afhængigt af de anvendte teknologier foreslår RBC-analytikere følgende opdeling af EDMS præsenteret på det russiske marked i grupper:

1. Vestlige produktionssystemer, udviklingsmiljøer.

2. Russiske systemer baseret på Lotus Domino/Notes.

3. Helt russisk udvikling.

I den første gruppe er kun tre vestlige systemer repræsenteret på det russiske marked: Documentum, DOCS Open/DOCSFusion og Lotus Domino.Doc.

Den anden gruppe omfatter løsninger som CompanyMedia og OfficeMedia (Intertrust), BOSS-Referent (IT), CINDERELLA (NTCIRM), Escado Interprocom (LAN). Analytikere bemærker populariteten af ​​Lotus Domino/Notes-baserede produkter på det russiske marked.

Alle andre systemer præsenteret i Rusland kan klassificeres som den tredje gruppe, herunder:

1C:Arkiv-1C

DocsVision - Digital Design

RBC Docs - RBC SOFT

IIGIntravert -IIG

IT-Inco - IncoFlow

LanDocs - Lanit

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - CenterInvest Soft

Gran Doc - Granit

Etui -EOS

DocManager - SoftIntegro

Eufrat Kognitiv - Teknologier

Effect-Office IKK - "Garant International" Det skal bemærkes, at det indtil videre er russiske systemer, som inkluderer systemer baseret på Lotus Domino/Notes, der kontrollerer størstedelen af ​​markedet.

Det er disse softwareprodukter, der opfylder de særlige kendetegn ved russisk dokumentflow og kontorarbejde. Vestlige systemer optager stadig mindre end 10% af det russiske marked.

Men i dag bruger de fleste virksomheder forskellige softwareværktøjer, der funktionelt er rettet mod kun at automatisere en række strengt begrænsede opgaver:

Udarbejdelse af dokumenter - Microsoft Word;

Maskinoversættelsessystemer - PROMT Translation Office 2000: SmarTool Mail Translator, Ordbogseditor, Elektronisk Ordbog, WebView, QTrans, Clipboard Translator, Integrator;

Teknologier til behandling af økonomisk information baseret på regnearksprocessorer - Microsoft Excel;

Teknologier til brug af databasestyringssystemer (DBMS) - Microsoft Access;

Talebehandlingsteknologier: talestyringsværktøjer, dikteringsværktøjer, værktøjer til identifikation af talemønster - designet til computergenkendelse af menneskelige ord og udførelse af bestemte handlinger - Åben tale, Natural Dialogue System, Dragon Dictate;

Lad os se nærmere på nogle af ovenstående elektroniske dokumenthåndteringssystemer.

Oversigt over de vigtigste dokumentstyringssystemer præsenteret i Rusland

Docs Fusion og Docs Open. Udvikleren af ​​disse produkter er virksomheden Humminubird. Dette er et af de mest populære systemer i verden, der tilhører klassen af ​​"elektroniske arkiver". Desværre har forskellige generationer og komponenter af produktet forskellige navne, og derfor er der en vis forvirring, når man sætter sig ind i det. Oprindeligt var der et Docs Open-system - en klient-server-applikation med en tyk klient. Derefter blev Docs Fusion-applikationsserveren udviklet, hvilket eliminerede behovet for en tyk klient, der fik direkte adgang til databasen. Den har to klienter: PowerDocs Windows-klienten og CyberDocs-webklienten. Docs Fusion-platformen er lovende for virksomheden. For nemheds skyld vil vi yderligere henvise til systemet som Docs, hvilket betyder Docs Fusion og klienter - PowerDocs og CyberDocs.

Docs Open har været til stede i Rusland i lang tid og bruges allerede i mange organisationer. Distributøren af ​​dette produkt i Rusland er det nyligt oprettede HBS-selskab. Dokumenter kan effektivt bruges i store organisationer med et stort antal ansatte (tusindvis af mennesker) og i små virksomheder med fem til seks personer. Systemet er primært placeret efter hensigten til organisationer, der intensivt opretter og redigerer dokumenter (virksomhedshovedkontorer, konsulentvirksomheder, statslige myndigheder mv.).

PowerDocs-klienten er en Windows-grænseflade, der i designideologi ligner MS Outlook. Brugeren kan få adgang til Docs gennem grænsefladen til selve MS Outlook og endda i Windows Explorer-vinduet, som gør det muligt at arbejde med Docs-mapper som med et almindeligt filsystem. PowerDocs-klienten tillader mobil adgang med mulighed for at synkronisere, når den er tilsluttet, inklusive over langsomme linjer. Denne funktion giver dig også mulighed for at sikre stabil brugerdrift i ustabil lokal netværksdriftstilstand. CyberDocs-klienten giver stort set samme funktionalitet som PowerDocs, men via en internetbrowser.

Flere DocsFusion-servere kan installeres i ét kompleks, og belastningsbalancering og fejltolerance implementeres automatisk. Det betyder, at hvis en af ​​serverne svigter, vil brugerne kun mærke en lille opbremsning i systemet, og systemet kan faktisk selv sikre, at et tilstrækkeligt stort antal brugere kan arbejde med det samtidigt. Microsoft SQL Server eller Oracle skal bruges til at gemme systemdata. Filsystemet bruges som opbevaring for selve dokumenterne. HSM hierarkiske datalagringsmekanisme understøttes.

Systemet gør det nemt at integrere og interface med andre applikationssystemer både på PowerDocs klientniveau og på serverniveau. Docs er en åben platform og leveres med udviklingsværktøjer til at skabe brugerdefinerede applikationer eller integration med andre systemer.

Produktet er ikke beregnet til brug inden for ingeniør- og designdokumentflow, det har ikke integration med CAD/CAM-systemer. I geografisk distribuerede organisationer kan der opstå problemer, da systemet ikke har mekanismer til informationsreplikering. Det giver værktøjer til at understøtte samarbejdet på arbejdsgruppeniveau. For store organisationer er disse midler dog ikke nok.

Documentum. Dette er et dokument-, viden- og forretningsprocesstyringssystem til store virksomheder og organisationer. I Rusland er det repræsenteret af virksomheden Documentum Services. Documentum er en platform, mere end et færdigt produkt, designet til at skabe distribuerede arkiver, opretholde kvalitetsstandarder, projektledelse i distribuerede projektteams, organisere virksomhedens kontorarbejde og dynamisk styring af indholdet af virksomhedens intranetportaler.

Produktet giver alt, hvad en stor organisation har brug for - det er et integreret system, der giver dig mulighed for omfattende at løse en ret bred vifte af problemer. Det omfatter den nødvendige funktionalitet til at automatisere forretningsprocesser: routing, godkendelse, distribution, notifikation og udførelseskontrol. Documentum er ret skalerbar al information, der er lagret i systemet, administreres af en dedikeret serverkomponent - DocBase storage. Documentum indeholder mekanismer, der giver dig mulighed for at administrere lagring af information: det understøtter versionering, publicering, adgang, placering af information og giver arkiveringsmuligheder. Systemet kan fungere effektivt i en distribueret arkitektur i geografisk spredte afdelinger takket være de implementerede mekanismer til replikering og synkronisering af information, samt centraliseret administration. Documentum findes i flere "udgaver" med fokus på forskellige opgaver: skabe portaler, vidensstyring, sikre overholdelse af standarder/kvalitetsstyring, organisere B2B (business-to-business) interaktioner. En vigtig funktion for mange industrier er evnen til fuldt ud at dokumentere alle hændelser og nøje spore implementeringen af ​​visse procedurer.

Produktet indeholder værktøjer, der giver dig mulighed for at oprette applikationer i Documentum-miljøet, herunder webapplikationer. Men for at udvikle applikationer til Documentum og integrere det med andre applikationer, kan du også bruge eksterne udviklingsværktøjer: Produktet er bygget på moderne åbne teknologier. Takket være denne åbenhed vil implementeringen i det eksisterende informationsmiljø ikke kræve væsentlige omkostninger til at ændre infrastrukturen. Documentum har kraftfuld formatunderstøttelse og muligheden for automatisk at generere PDF- og HTML-filer fra alle lagrede data. En af fordelene ved at bruge dette produkt til industrielle virksomheder er evnen til at integrere det med ERP- og CAD/CAM-systemer.

Documentum har en relativt høj implementeringsomkostning på grund af, at det er en "konstruktør", hvorfra den nødvendige funktionalitet er samlet, og er langt fra "boksen", og derudover er det svært at lære, hvilket er en indlysende ulempe ved dens funktionelle fuldstændighed. Derfor giver det ikke meget mening at udstyre individuelle arbejdsgrupper eller organisationer med omkring et til to dusin ansatte med dette produkt, medmindre der forventes hurtig vækst.

Selvfølgelig er Documentum et af de mest kraftfulde produkter, men kun organisationer, der tager opgaven med dokumentautomatisering meget seriøst og er villige til at afsætte tilstrækkelige økonomiske og intellektuelle ressourcer til det, har råd til et sådant system.

LandDocs. LanDocs-systemet er primært fokuseret på kontorarbejde og arkivering af dokumenter. Det består af flere komponenter: et kontoradministrationssystem, en dokumentserver (arkiv), et scannings- og billedvisualiseringsundersystem, et undersystem til at organisere fjernadgang ved hjælp af en internetklient og en mailserver.

Kontorstyringskomponenten er implementeret i en klient-server-arkitektur baseret på en industriel DBMS: Oracle eller Microsoft SQL Server. Software til centraliseret styring af dokumentlagring i et elektronisk arkiv implementeres som en separat server. Et dokumentsøgningsmodul i fuld tekst er tilgængeligt som en separat mulighed under hensyntagen til reglerne for det russiske sprog. LanDocs-mailtjenesten er designet, så medarbejdere, der har en speciel LanDocs-klientkomponent installeret, kan modtage opgavebeskeder og rapportere om dem ved hjælp af en standard Microsoft Exchange- eller Lotus Notes-postkasse. Produktet er åbent for udviklere - der er en API til indlejring af LanDocs i tredjeparts Windows-applikationer. Scannings- og billedbehandlingskomponenten har ret avanceret funktionalitet: den giver dig mulighed for at filtrere billeder, rette skævhed, der opstår efter scanning, og genkende tekst.

LanDocs-systemet er ikke designet til at understøtte teamwork og oprettelse af dokumenter.

Microsoft SharePoint Portal Server. Systemet er et elektronisk arkiv med udviklede værktøjer til at understøtte samarbejdet. Dette er måske det første Microsoft-produkt, der kan hævde at være et virksomhedsprodukt. Understøtter: fælles oprettelse af dokumenter, vedligeholdelse af versioner af dokumenter, tilbagetrækning og returnering af dokumenter til arkivet (check-out, check-in). Det har ikke en Windows-klient som sådan. For at få adgang til arkivet bruges en webklient (tredjepartsudviklere kan tilføje deres egne komponenter til det) og en komponent integreret i Windows Stifinder, som giver dig adgang til arkivet som et sæt filer.

Systemet har indbygget ret kraftfulde indekserings- og søgeværktøjer. Desuden kan søgningen udføres både i internt informationslager (filer, intranetsites, Microsoft Exchange-databaser, Lotus Notes-databaser) og eksternt (internet). Systemet er i stand til at indeksere og publicere dokumenter, der er placeret i filsystemet på lokale netværksservere. Alternativt kan dokumenter flyttes til serverens eget lager (som svarer til MS Exchange 2000-lageret). Dokumentregistreringsdata gemmes altid i serverlageret, og det er ikke nødvendigt at bruge en separat databaseserver.

Systemet er ret åbent, forskellige komponenter kan tilføjes til det. Afhængighed af webteknologier gør en sådan udvidelse teknologisk avanceret.

Produktet er mest effektivt som informations- og infrastrukturbase for virksomheder, der ikke er afhængige af hierarkisk ledelse, men på en matrixorganisering af menneskelig interaktion og en flad ledelsesstruktur. For traditionelle virksomheder kan det blive et led i intranetinfrastrukturen at "genoplive" sidstnævnte, da koncepterne indlejret i dette system gør det muligt at gøre processen med at publicere information på portalen til en del af det daglige arbejde med dokumenter, hvilket ikke kræver særligt komplekse procedurer, ressourcer og organisatorisk indsats.

Optima Workflow. Selvom systemet hedder Optima Workflow, er det mere end et workflow-produkt. Ud over den generelle mekanisme til at organisere arbejdsstrømmen giver den dig mulighed for at gemme alle dokumenter relateret til processen i hele arbejdets varighed. Til dette formål bruges den offentlige mappemekanisme i Microsoft Exchange som lager. En nyttig funktion er at spore kritiske stier og præsentere et sæt indbyrdes relaterede aktiviteter i form af Gantt-diagrammer. Dette arbejde kan dog også udføres i MS Project-miljøet ved at bruge alle dets muligheder, da Optima Workflow giver dig mulighed for at eksportere arbejdsfremskridtsdata til dette program.

Systemet automatiserer processerne for dokumentregistrering i henhold til kontorarbejdsregler, implementerer mekanismer til at kommentere og indsamle beslutninger og levere rapporter om udførelse af ordrer.

Det faktum, at Optima Workflov bruger Microsoft Exchange som sin primære lagring og transport, bestemmer alle dens muligheder med hensyn til lagringssikkerhed, fejlbeskyttelse, evnen til at bruge langsomme kommunikationslinjer, datasynkronisering og dataadgangsbegrænsninger. Til registrering af dokumentversioner anvendes et DBMS, som tilgås via ODBC. Som allerede nævnt ovenfor ved klassificering af systemer, er et workflow-system praktisk til at formalisere standardprocedurer for at arbejde med dokumenter i organisationer, hvor sådant arbejde er en daglig praksis. Da Optima Workflow bruger Exchange som server, er det nemt at implementere i de virksomheder, hvor det allerede bruges til det tilsigtede formål – som mailserver. Du behøver ikke regne med, at Optima Workflow giver dig mulighed for at bruge Exchange som elektronisk arkiv – der findes andre produkter til dette, for eksempel Microsoft SharePoint Portal Serveren beskrevet ovenfor. Optima Workflow gemmer kun igangværende dokumenter, indtil det arbejde, der er knyttet til det, er afsluttet.

"BOSS Referent". Dette system er udviklet af IT. Den henvender sig primært til organisationer, hvis ledelse stræber efter at optimere deres medarbejderes aktiviteter og øge arbejdseffektiviteten, herunder økonomisk effektivitet. "BOSS-Referent" tilhører kategorien af ​​systemer, der fokuserer på at understøtte ledelsen af ​​en organisation, medarbejdernes effektive arbejde og akkumulering af viden, og har samtidig udviklet yderligere tjenester (mere om dem nedenfor).

Hovedformålet med BOSS-Referent-systemet er at skabe et virksomhedssystem, der dækker alle medarbejderes aktiviteter på deres arbejdspladser og understøtter ledelsesmæssige forretningsprocesser. Systemet understøtter russiske standarder for kontorarbejde, organisatorisk ledelse, kontrol med præstationsdisciplin, sporing af kontrakter med eksterne organisationer og godkendelse af dokumenter. Dets karakteristiske træk er, at det, da det er et fuldgyldigt dokumenthåndteringssystem designet til arbejdet for alle medarbejdere i organisationen, allerede har al den nødvendige funktionalitet til implementering af kontorarbejde. Helt fra begyndelsen indeholder den begreber, roller og funktioner, der er iboende i organisationer med en kompleks hierarkisk, herunder geografisk distribueret, struktur i Rusland. Et andet karakteristisk træk ved BOSS-Referent-systemet: det implementerer funktionerne i et CRM-system, kontraktkontrol, lagerregnskab, stream-scanning og genkendelse (FineReader-systemet er integreret i BOSS-Referent), en elektronisk konference og en opslagstavle.

Yderligere moduler i BOSS-Referent-systemet inkluderer automatisering af organisering og planlægning af begivenheder, automatisering af aktiviteterne i passet på virksomheden, en rapportgenerator og en faxserver.

Systemet er implementeret på Lotus Notes-platformen. Takket være dette, ud over funktionerne i BOSS-Referent, har brugerne til deres rådighed al den rige funktionalitet i selve Lotus Notes-miljøet, inklusive e-mail, datareplikering, muligheden for at arbejde eksternt osv. BOSS-Referent er den mest åbent system i enhver forstand - det kommer med komplet kildekode. Den er desuden ledsaget af et udviklerværktøj med en komplet beskrivelse af funktionerne i applikationsprogrammeringsgrænsefladen.

IT-virksomheden har udviklet flere metoder til at vurdere den økonomiske effekt af implementering af BOSS-Referent EDMS. Baseret på sådanne estimater er det muligt at beregne de reelle besparelser ved at konvertere til elektronisk form processerne for godkendelse, oprettelse, søgning og opbevaring af dokumenter, kontrakter, brug af dokumentskabeloner, automatisering af processer til overvågning af ordreudførelse, arbejde med kontrakter mv. Sådanne metoder bruges sammen med TCO-metoder (total cost of ownership) ved evaluering af systemimplementeringsprojekter i kommercielle virksomheder.

"Sag". Delo-systemet, som indtil for nylig blev kaldt Delo-96, er en typisk repræsentant for kontorautomatiseringssystemer, og det er i denne egenskab, at det har vundet popularitet i vores land. Hun støtter konsekvent alle regler for kontorarbejde, der er arvet fra sovjetisk kontorarbejde og vedtaget i Rusland. Udvikleren, virksomheden Electronic Office Systems (EOS), har sat kursen mod at revidere produktkonceptet mod at skabe et fuldgyldigt dokumenthåndteringssystem. Produktet understøtter ideologien om kontorarbejde, hvis essens er følgende: For at udføre enhver handling i organisationen har du brug for et dokument, som "ben er knyttet til", det vil sige, dets bevægelse er sikret. Flytningen af ​​dokumenter (selvom de naturligvis ikke flytter sig fysisk) sker på grund af ændringer i registreringer af dokumenter i databasen. Til opbevaring af dokumenter introducerede EOS-virksomheden for nylig et separat produkt integreret med Delo-systemet, der giver elektroniske arkivfunktioner. Systemet har en webgrænseflade, som er praktisk til at organisere fjernadgang og bygge intranetportaler. Systemet har en API, der gør det muligt at integrere med forskellige applikationer. "Delo" gemmer konti ved hjælp af en industriel DBMS - Oracle eller Microsoft SQL Server; udfører fuld logning af brugerhandlinger med dokumenter. Den seneste version er integreret med FineReader-genkendelsessystemet til indtastning af data fra papirdokumenter i det. Produktet er primært af interesse for organisationer, der står over for behovet for at implementere formaliseret kontorarbejde for sekretærenheder, kontorer og generelle afdelinger.

"Eufrat"."Euphrates" er et simpelt elektronisk arkiv med grundlæggende udførelseskontrolfunktioner. Udviklet af Cognitive Technologies. Virksomheden tilbyder en række produkter til organisationer i forskellige størrelser - fra en version til små kontorer til muligheder for store virksomheder. I vores tilfælde vil vi tale om den anden mulighed, kaldet "Euphrates Client-Server", hvor "Euphrates-Office" bruges som klientdelen, som er et uafhængigt produkt, der kan fungere uafhængigt af serverkomponenten i systemet .

"Eufrat" er bygget i paradigmet om en "skrivebord" med nanks. Dokumenter er lagt i lag, som kan have en hvilken som helst grad af indlejring. Euphrates har ikke sit eget fillager - systemet gemmer kun links til filer eller sider på internettet. Et proprietært DBMS bruges til at gemme dokumentdetaljer. Produktsættet indeholder hjælpeprogrammer, der giver dig mulighed for at komprimere og arkivere databasen for dette DBMS.

Et karakteristisk træk er muligheden for at åbne og se ethvert dokument i et systemunderstøttet format ved hjælp af den indbyggede fremviser, dog uden formatering og illustrationer, hvilket dog ikke er et problem, da dokumentet kan åbnes i en ekstern " native” applikation. Euphrates giver desværre ikke mulighed for at spore modtagelse og returnering af dokumenter (check-out, check-in) og opbevaring af versioner, hvilket kan komplicere kollektivt arbejde med dokumenter. Systemet giver dig mulighed for at beskrive kategorier af dokumenter og tildele alle detaljer til enhver af kategorierne.

For at indtaste oplysninger fra papirmedier inkluderer produktet et streaming-inputsystem baseret på et andet firmaprodukt - Cuneiform-tekstgenkendelsessystemet. Grundlæggende er "Eufrat" et middel til at scanne, genkende, registrere dokumenter, tildele detaljer til dem, indeksere, fuldtekstsøgning, tildele opgaver relateret til dokumentet og overvåge deres udførelse. Dette er en billig løsning, der kan være nyttig på et lille kontor eller i virksomheder, der ikke har høje krav til skalerbarheden af ​​informationssystemet.

Andre systemer. I Dette afsnit omfatter produkter, hvis detaljerede beskrivelse i vid udstrækning ville være en gentagelse af det, der er blevet sagt. Det betyder dog ikke, at de på nogen måde er ringere end dem, der er beskrevet ovenfor.

Company Media-systemet er udviklet af det russiske firma Intertrust baseret på Lotus Notes. Indeholder en bred vifte af services, der understøtter kontorarbejde, kollektiv oprettelse af dokumenter, udførelseskontrol, kontraktstyring, projektstyring, personalestyring, formueregnskab osv. Styrken er den effektive understøttelse af geografisk fordelte ledelsesstrukturer gennem særlige metoder, der garanterer levering af opgaver uanset kvalitets transmissionsledninger. Systemet kan bruges bredt i en organisation – både som grundlag for kontorautomatisering og som et middel til at understøtte medarbejdernes arbejde i organisationen som helhed. Yderligere tjenester implementeret i systemet gør det endnu mere attraktivt.

Lotus Domino.doc er en applikation til Notes/Domino, skrevet af Lotus-virksomheden selv, som har et ret udviklet elektronisk arkiv, der giver dig mulighed for at implementere et virksomhedsdokumentlager i Notes-miljøet retur (check-out, check-in). Når den suppleres af Domino Workflow-komponenten, hjælper den med at implementere arbejdsgange. For organisationer, der bruger Lotus Notes/Domino, kan det være fornuftigt at vælge Domino.doc. Produktet er billigt pr. sæde, forudsat at disse sæder allerede har Lotus Notes CAL'er. Staffware-produktet falder ind under kategorien af ​​workflowsystemer i virksomhedsskala. Udviklet af firmaet af samme navn hltp://www.staffware.com/, distribueret i Rusland af Vest-Metatechnology. Dette er en serverteknologi til styring af arbejdsgange. Typiske brugere af Staffware (som faktisk ethvert andet workflow-system) kan være teleselskaber, store og mellemstore banker, hoteller og andre organisationer, der udfører mange regulerede standardoperationer hver dag.

"Effect-Office" er et produkt fra St. Petersborg-virksomheden "Garant International". Til en lav pris er den ret funktionel - den indeholder et elektronisk arkiv, værktøjer til at beskrive organisationens struktur, adgangsbegrænsning baseret på rolleprincippet og routing af dokumenter. Hovedfunktionen er et elektronisk arkiv med informationssøgeværktøjer. Derudover inkluderer det kontorautomatiseringsværktøjer baseret på teknologier til routing af udførelseskontroldokumenter. Produktet har sin egen e-mail med understøttelse af POP3/SMTP og UUCP. Et karakteristisk træk er de lave krav til udstyrsressourcer og fokus på små organisationer (op til 100-150 ansatte). Generelt er Effect-Office en komplet entry-level løsning og kan være et godt valg, hvis en organisation ikke har høje krav til skalerbarhed eller har et begrænset budget til informationsteknologi.

Pivottabel

Her er en oversigtstabel over egenskaberne for de forskellige systemer, der er beskrevet i denne artikel. Så store og komplekse systemer som dokumenthåndteringssystemer er svære at klassificere. Af de mange egenskaber, der er karakteristiske for sådanne produkter, har vi forsøgt at fremhæve de mest betydningsfulde.

Som du ved, er problemet med at udveksle korrespondance mellem organisationer, der bruger forskellige elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS), ret presserende. Dokumentflow mellem to forskellige organisationer udføres stadig i papirform, hvilket i høj grad komplicerer den hurtige udveksling af officielle oplysninger. Indtil nu har denne proces set sådan ud: Et dokument, der er oprettet i en organisations EDMS, blev udskrevet på papir, leveret med kurer eller almindelig post til en anden organisation, hvor det blev scannet og indtastet i et nyt EDMS. Under hensyntagen til det faktum, at hver af disse organisationer har sit eget dokumentautomatiseringssystem, underkastes hver ændring af et dokument beregnet til ekstern cirkulation den ovenfor beskrevne procedure gentagne gange.

Vedtagelsen af ​​loven om elektroniske digitale signaturer løste delvist dette problem ved lovligt at tillade papirløs udveksling af dokumenter mellem uafhængige organisationer. Manglen på en samlet standard for elektronisk udveksling af korrespondance var imidlertid en alvorlig hindring for den praktiske gennemførelse af denne mulighed. Dette problem opstår især alvorligt under implementeringen af ​​det føderale målprogram "Electronic Russia", hvis opgaver er at forene statslige myndigheder med et samlet elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Fremkomsten af ​​et nyt XML-format, hvis en af ​​de mest lovende applikationer er overgangen til et samlet elektronisk dokumenthåndteringssystem, vil øge effektiviteten af ​​organisationers kontakter med deres partnere, fjernafdelinger, offentlige myndigheder og andre eksterne organisationer markant.

I midten af ​​marts 2002 annoncerede IT Co., som de første blandt de virksomheder, der producerede elektroniske dokumenthåndteringssystemer, færdiggørelsen af ​​udviklingen af ​​en løsning, der vil gøre det muligt at integrere elektroniske dokumenthåndteringssystemer bygget på forskellige platforme og bruge forskellige dataformater i en enkelt informationsrum.

Virksomhedens specialister blev tilskyndet til at skabe denne løsning af ønsket om at organisere interaktionen mellem deres produkt - det meget brugte BOSS-Referent-system, bygget på Lotus Domino/Notes-platformen, med andre elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Til dette formål implementerer BOSS-Referent-systemet en XML-gateway, der er udviklet under hensyntagen til anbefalingerne fra aktuelle GOST'er og instruktioner inden for dokumentationsstøtte til ledelsen.

Effektivitet af implementering af elektriske systemer! myldrende dokumentflow

I henhold til den generelle definition vil vi betragte effektivitet som det opnåede resultat af en aktivitet relateret til omkostningerne ved at opnå den.

Effektivitet= Resultat/omkostninger.

Som det fremgår af denne definition, kan effektiviteten af ​​en organisation forbedres på mindst to måder: ved at reducere omkostninger og/eller øge resultater. Gode ​​elektroniske dokumenthåndteringssystemer giver dig mulighed for at implementere begge muligheder. Billedligt talt giver implementeringen af ​​sådanne systemer organisationen mulighed for at bruge mindre og tjene mere. Lad os først overveje de faktorer, der hjælper med at reducere omkostningerne:

Faktor I - Reduktion af papiromkostninger.

Faktor 2 - Reduktion af ikke-produktive omkostninger til medarbejdernes arbejdstid.

Faktor 3 - Acceleration af informationsstrømme.

Faktor 4 - Ændring af virksomhedskultur.

For at vurdere den mulige økonomiske effekt af at implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem er det nødvendigt at vide, hvor meget tid organisationens medarbejdere bruger på rutinemæssige, uproduktive handlinger på dokumenter. Ifølge vestlige konsulentvirksomheder kan andelen af ​​sådanne operationer være op til 20-30 % af den samlede arbejdstid. Enhver, der nogensinde har forsøgt at blive enige om et dokument i russiske bureaukratiske organisationer, ved, at dette kan tage 60 eller 70 % af arbejdstiden. En ret præcis idé om sådanne omkostninger kan opnås ved at udføre en undersøgelse af det eksisterende dokumentflow og måle de tilsvarende indikatorer. Elektronisk digital signatur

Problemet med den juridiske ordning for en elektronisk kopi af et dokument er stadig ret relevant. Der er en teknisk løsning på dette problem - alle data præsenteret i elektronisk form kan krypteres og leveres elektronisk digital signatur.

I modsætning til en håndskrevet signatur har en elektronisk digital signatur (EDS) ikke en fysisk, men en logisk karakter - det er simpelthen en sekvens af symboler (man kan sige koder), der giver dig mulighed for entydigt at forbinde forfatteren af ​​dokumentet, indholdet af dokumentet og ejeren af ​​EDS. Brugen af ​​en elektronisk signatur har karakteristiske ulemper - det kræver særlig teknisk (krypteringsværktøjer, dataoverførsel osv.), organisatorisk og juridisk støtte.

For at en sekvens af tegn, der repræsenterer en besked, unikt kan identificere dens forfatter, skal den have unikke karakteristika, som kun er kendt af afsenderen og modtageren af ​​beskeden. Dette opnås ved at bruge krypteringsværktøjer (et mere generelt udtryk er kryptografi). Hvis begge parter bruger den samme meddelelseskrypteringsmetode, kun kendt af dem, kan vi sige, at de kommunikerer i sikker kanal.

Krypteringsmetode er en formel algoritme, der beskriver proceduren til at konvertere den oprindelige meddelelse til den resulterende meddelelse.

Krypteringsnøgle er et sæt parametre (data), der er nødvendige for at anvende metoden.

Den digitale signatur kan indeholde særlige data, der karakteriserer selve meddelelsen for at udelukke muligheden for at foretage ændringer i den i kommunikationskanalen (enhver form for transport). Til dette formål bruges konceptet beskedsammendrag.

Beskedsammendrag er en unik sekvens af tegn, der entydigt svarer til indholdet af beskeden. Typisk har oversigten en fast størrelse, såsom 128 eller 168 bit, som er uafhængig af længden af ​​selve meddelelsen. Sammenfatningen indsættes i den digitale signatur sammen med oplysninger om forfatteren og krypteres sammen med dem.

En sådan mekanisme kan imidlertid ikke anses for tilfredsstillende, eftersom der ikke er nogen en-til-en overensstemmelse mellem meddelelsesteksten og kontrolsumværdien. Det er muligt at foreslå en algoritme, der vil tillade en kendt kontrolsum at oprette en ny besked, der er forskellig fra den oprindelige, men som har den samme kontrolsum.

Moderne matematik kender særlige funktioner, der ikke har egenskaben invertibilitet. De tillader, at en sekvens af tal (fra en meddelelse) kan hentes fra en anden sekvens (en anden meddelelse) på en sådan måde, at den omvendte transformation er umulig. Sådanne funktioner, der bruges i kryptografi, kaldes hash-funktioner.

En lignende metode bruges til at autentificere dokumenter ved hjælp af digitale signaturer. Den oprindelige besked behandles af en hash-funktion, hvorefter en hash-kode genereres. Det er lige så unikt for en given besked, som fingeraftryk er unikke for en person. Det er, hvad det er beskedsammendrag. Han bliver ofte kaldt aftryk, eller aftryk, ligner fingeraftryk. Det kaldes også nogle gange elektronisk segl, eller frimærke. Meddelelsessammendraget er knyttet til den elektroniske signatur og er så en integreret del af den.

Den modtagende part dekrypterer meddelelsen, verificerer den elektroniske signatur ved hjælp af dens halvdel af nøglen, behandler derefter meddelelsen med samme hash-funktion som afsenderen og sammenligner derefter den resulterende sammenfatning med den, der er indeholdt i signaturen. Hvis sammenfatningerne stemmer overens, betyder det, at beskeden ikke er blevet ændret i kommunikationskanalen.

Foredrag 04: "INFORMATIONSSYSTEMER OG DERES KLASSIFIKATIONER"

Definition:

Et system i generel forstand er en samling af stærkt beslægtede objekter, der har egenskaberne organisation, sammenhæng, integritet og artikulation.

Systemets egenskaber:

Forbindelserne mellem elementer i systemet er stærkere end forbindelserne mellem disse elementer og elementer uden for systemet. Denne egenskab giver dig mulighed for at isolere systemet fra omgivelserne;

Ethvert system er kendetegnet ved eksistensen af ​​integrative kvaliteter (egenskaben ved emergens), som er iboende i systemet som helhed, men som ikke er karakteristiske for nogen af ​​dets elementer separat: systemet kan ikke reduceres til et simpelt sæt af elementer;

Et system har altid mål, som det fungerer og eksisterer for.

En af de karakteristiske tendenser i samfundsudviklingen i øjeblikket er fremkomsten af ​​store, ekstremt komplekse systemer (store automatiserede, teknologiske, energi-, hydrauliske, informations- og andre komplekser). På den anden side er ønsket om at forstå verden af ​​menneskers beboelse som et komplekst multifunktionelt system blevet en realitet i dag. Alt dette førte til behovet for at definere begrebet et komplekst system, udvikle metodiske principper for dets forskning, ledelse og design.

I øjeblikket er der ingen entydig, klar definition af et komplekst system. Forskellige tilgange er kendte, og forskellige formelle træk ved dens definition er blevet foreslået. Nogle videnskabsmænd foreslår således, at systemer med 104-107 elementer klassificeres som komplekse. Ultra-komplekse - systemer bestående af 107-1030 elementer; og til supersystemer - systemer med 1030-10200 elementer. Denne tilgang har den ulempe, at denne definition af kompleksitet er relativ, ikke absolut. Andre foreslår, at systemer beskrevet i sproget med sandsynlighedsteoretiske metoder (hjerne, økonomi, form osv.) klassificeres som komplekse.