Hvad er et elektronisk dokument, og hvad er dets retskraft? Typer af elektroniske dokumenter.

I dag er der mange måder at lave en kopi af et papirdokument på, konvertere fra papir til elektronisk format osv. Hvis du kun har brug for en kopimaskine til at lave kopier af papirdokumenter, skal du ikke kun bruge specialudstyr, men også software for at konvertere et papirdokument til dets elektroniske format.

Hvordan opretter man en elektronisk version af et dokument?

For at oprette en elektronisk kopi af et dokument skal brugeren bruge en scanner eller MFP (multifunktionsenhed). Selvfølgelig, hvis der ikke er behov for en MFP, så skal du ikke købe en, det er nemmere at klare sig med en scanner. For det første vil det koste meget mindre, og for det andet vil det udføre præcis den funktion, som brugeren har brug for, nemlig at scanne et dokument og konvertere det til elektronisk format.

For at betjene scanneren skal du bruge speciel software - en driver. Normalt følger den med enheden, men hvis den ikke er der, kan du altid finde den på internettet. Du kan bruge det universelle program ABBY Finereader, som direkte scanner og genkender tekst.

Hele proceduren for at konvertere et papirdokument til et elektronisk format kommer ned til netop disse to procedurer (scanning og tekstgenkendelse). For at lave en elektronisk kopi af et dokument skal du: gå til menuen "Start", og på listen over alle programmer, finde enten driveren til scanneren eller MFP'en eller ABBY Finereader-programmet og køre det. Når du har startet programmet og scanneren, kan du åbne låget og lægge et papirdokument på det med teksten nedad. Dokumentet skal placeres på scannerens overflade så jævnt som muligt i forhold til kanterne af enhedens arbejdsflade. Dernæst skal du trykke låget så tæt som muligt, så lyset ikke falder på arbejdsfladen. Ellers vil det elektroniske dokument vise sig at være overeksponeret, det vil sige, at den del af teksten, der blev belyst, ikke vil være synlig.

Dernæst skal du i indstillingerne vælge de optimale scanningsparametre, såsom farve, outputstørrelse, outputopløsning osv. Når alt er klart, kan du klikke på knappen "Scan". Når proceduren er afsluttet, skal du klikke på "Anerkendelse", ved hjælp af hvilken teksten konverteres til et elektronisk format, for eksempel .doc, og dokumentet kan åbnes i en teksteditor for at foretage ændringer.

Andriyanova Karina Vladimirovna
Kemerovo Institute (filial) RGTEU, Kemerovo

Med massecomputerisering, fremkomsten af ​​mere avancerede teknologier og software Der er en reel mulighed for overgang til det såkaldte "papirløse" kontorarbejde, hvis grundlag er et "elektronisk dokument" - et dokument med nye, anderledes end traditionelle, egenskaber.

Historien om fremkomsten af ​​begrebet "elektronisk dokument" begynder i 1970'erne i USSR med udtrykket "maskinlæsbare dokumenter". GOST 6.10.4-84, udgivet i 1984, fastslog det faktum, at dokumentation på nye medier er tilgængelig i dokumentarmiljøet. Et maskinlæsbart dokument blev forstået som "et dokument, der er egnet til automatisk læsning af informationen i det."

GOST 6.10.1-88 indeholdt fire definitioner relateret til et maskinlæsbart dokument: et maskinorienteret dokument, et dokument på maskinmedier, et dokument på maskinmagnetiske medier (magnetbånd, magnetisk disk) og et maskindiagram. Særpræg af sådanne dokumenter er alene, at de skal være egnet til behandling på en computer, eller oprettet ved hjælp af computerteknologi, men deres detaljer er udformet på den måde, der er fastsat for alle dokumenter.

En lidt anderledes fortolkning af et maskinlæsbart dokument er givet i GSDO (2.3.3.1) 1991: det forstås som "et dokument, der er egnet til automatisk læsning af informationen indeholdt i det." Ifølge M.V. Larina, fejlen i denne definition ligger i at overdrive teknologiens muligheder for at læse informationer ind automatisk tilstand. Selv i dag, med computerteknologiens enorme fremskridt, er dette ikke altid muligt uden menneskelig indgriben.

I moderne lovgivning er der flere definitioner af begrebet "elektronisk dokument":

1) Elektronisk dokument - et dokument på et maskinlæsbart medium, hvis brug kræver computerteknologi (klausul 3.1 i GOST 7.83-2001).

2) Elektronisk dokument - et informationsobjekt bestående af to dele:

Detaljer, der indeholder identificerende attributter (navn, tidspunkt og sted for skabelsen, oplysninger om forfatteren osv.) og en elektronisk digital signatur;

Om nødvendigt kan et elektronisk dokument tilkøbes forskellige former visuel visning: på skærm eller papir (R 50.1.031-2001).

3) Elektronisk dokument - et dokument, hvori oplysninger præsenteres i elektronisk digital form. I denne definition essensen af ​​et elektronisk dokument er ikke defineret på nogen måde: Hvis du følger denne definition, vil enhver information i elektronisk form blive betragtet som et elektronisk dokument.

4) Elektronisk dokument" er dokumenteret information præsenteret i elektronisk form, det vil sige i en form, der er egnet til menneskelig perception ved brug af elektroniske computere, samt transmission over informations- og telekommunikationsnetværk eller behandling i informationssystemer.

5) Elektronisk dokument - oplysninger i elektronisk form underskrevet af en kvalificeret Elektronisk signatur, svarende til et papirdokument underskrevet med en håndskrevet underskrift, undtagen hvis føderale love eller bestemmelser vedtaget i overensstemmelse med dem retsakter er opstillet krav om, at dokumentet udelukkende skal være udformet på papir.

Den seneste definition er indeholdt i føderal lov nr. 63-FZ af 6. april 2011 "Om elektroniske signaturer". Det er den mest succesrige, da den bekræfter tilstedeværelsen af ​​en elektronisk formular og en kvalificeret elektronisk signatur.
Manglen på juridiske definitioner forklares med manglen på en samlet lov om elektroniske dokumenter.

I 2005 forsøgte man at lave en sådan lov. Statsdumaen for Den Russiske Føderations føderale forsamling indførte udkast til føderal lov nr. 159016-4 "Om elektroniske dokumenter". Lovforslaget havde til formål at definere den juridiske ordning for et elektronisk dokument, herunder at fastlægge krav til sikring af sikkerheden af ​​et elektronisk dokument, samt med henblik på at give dem retskraft. Lovforslaget blev ikke støttet af Den Russiske Føderations regering. Bestemmelserne i projektet trængte til afklaring, hvilket stort set kopierede den føderale lov af 10. januar 2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signature". I øjeblikket er der ingen alternative projekter, der sigter mod at etablere den juridiske ordning for et elektronisk dokument.

Derfor problemet lovlig regulering regime fik ikke en lovgivningsmæssig løsning.
Det skal bemærkes, at der er en væsentlig Udenlandsk erfaring lovlig regulering public relations inden for elektroniske dokumenter I øjeblikket er love om elektroniske dokumenter i kraft i Republikken Armenien, republikkerne Hviderusland, Moldova, Usbekistan og Kasakhstan. Republikken Belarus' lov af 28. december 2009 nr. 113-3 "Om elektroniske dokumenter og elektroniske digitale signaturer" introducerede begreber som "kopi af et elektronisk dokument" og integriteten af ​​et elektronisk dokument. Ifølge lovens artikel 17 består et elektronisk dokument af to integrerede dele - generelt og særligt. Den generelle del af det elektroniske dokument består af oplysninger, der udgør dokumentets indhold. En særlig del af et elektronisk dokument består af en eller flere elektroniske digitale signaturer og kan også indeholde yderligere data, der er nødvendige for at verificere den elektroniske digitale signatur og identificere det elektroniske dokument, som er fastsat ved tekniske forskrifter.

Forskere studerer dette problem, tilbyder deres definitioner af begrebet "elektronisk dokument". De ligner enten de begreber, der foreslås i moderne lovgivning, eller er forskellige fra dem. For eksempel har A.I. Zemskov giver en definition af et elektronisk dokument, der er identisk med det, der er indeholdt i paragraf 3.1 i GOST 7.83 - 2001: "en række informationer, der er fuldstændige i indhold, optaget på en maskinlæsbar måde på et maskinlæsbart medium." Denne forståelse af et elektronisk dokument er ikke acceptabel, da den kun taler om eksistensen af ​​et sådant dokument uden at angive dets detaljer, etablerede udførelsesregler eller tilstedeværelsen af ​​en elektronisk digital signatur.

I OG. Tikhonov mener, at "elektroniske dokumenter er elektroniske data, der indeholder attributter og detaljer, der gør det muligt at identificere dem." Han understreger derfor behovet for, at dokumentet har detaljer, en elektronisk digital signatur, som utvivlsomt har en positiv betydning.
M.N. Kostomarov tilbageviser alle foreslåede definitioner og mener, at essensen af ​​dette fænomen er mest nøjagtigt afspejlet af udtrykket "elektronisk dokumentform", og "elektronisk dokument" er blot en mellemtilstand, en midlertidig form for lagring af de elementer, der udgør dokumentet i computerens hukommelse.

Med den eksisterende mangfoldighed af meninger om begrebet "elektronisk dokument" eksisterer der således ikke en enkelt definition af dette fænomen hverken i den videnskabelige verden eller i moderne lovgivning. Det ideelle koncept bør afspejle den obligatoriske tilstedeværelse af detaljer og signaturer. Begrebet "elektronisk dokument" bør ikke indeholde så uforståelige sætninger som "egnet til menneskelig opfattelse." Et elektronisk dokument er en elektronisk form til at udtrykke information, der indeholder detaljer og en kvalificeret elektronisk signatur.

Altså accept retsakt på et elektronisk dokument er en af ​​de aktuelle tendenser i udviklingen af ​​lovgivningsmæssig regulering for at sikre den juridiske betydning af elektroniske dokumenter, giver dig mulighed for at fjerne restriktioner og fjerne hindringer for brugen af ​​elektroniske dokumenter, etablere juridisk regime datadokumenter, og endelig foreslå et samlet koncept for "elektronisk dokument".

Dokument er et struktureret sæt af information beregnet til menneskelig perception, som kan være et integreret genstand for udveksling mellem brugere og/eller informationssystemer.

Elektroniskdokument er et dokument, der er optaget på computermedier, og som indeholder identificerede oplysninger, hvis ægthed er bekræftet af en elektronisk digital signatur.

Udseendet af udtrykket "elektronisk dokument" er forbundet med den intensive brug af informationsteknologier i virksomheder og organisationer og dannelsen af ​​forskellige oplysninger på computermedier: videnskabelige og tekniske, produktion, ledelse osv.

På grund af uvidenhed om de regulatoriske dokumenter, der bestemmer status for et elektronisk dokument, bruges dette udtryk ofte ved oprettelse af elektroniske kopier af rapporter, breve, betalingsordrer, kvitteringer, andre typer tekstinformation samt databaser på computermedier.

I henhold til loven i Republikken Hviderusland dateret 10. januar 2000 nr. 357-Z "Om elektroniske dokumenter", er et elektronisk dokument information, der er registreret på computermedier og opfylder kravene i denne lov.

Maskinmedier - magnetisk disk, magnetbånd, laserdisk og andre håndgribelige medier, der bruges til optagelse og lagring af information ved hjælp af elektronisk computerteknologi.

Grundlæggende krav til et elektronisk dokument

Det elektroniske dokument skal opfylde følgende krav:

oprettet, behandlet, transmitteret og lagret ved hjælp af software og hardware;

have den struktur, der er etableret ved loven i Republikken Hviderusland dateret 10. januar 2000 nr. 357-Z "Om elektroniske dokumenter", og indeholde detaljer, der gør det muligt at identificere det;

præsenteres i en form, der er forståelig for menneskelig opfattelse.

Strukturen af ​​et elektronisk dokument

Et elektronisk dokument består af to integrerede dele - generel Og særlig.

Generel en del af et elektronisk dokument består af information, der udgør indholdet af dokumentet. Oplysninger om adressaten henviser til den generelle del.

Særlig en del af et elektronisk dokument består af en eller flere elektroniske digitale signaturer.

Elektronisk digital signatur(EDS) – et sæt tegn genereret ved hjælp af en elektronisk digital signatur, og som er en integreret del af et elektronisk dokument.

EDS bruges af enkeltpersoner og juridiske enheder som en analog til en håndskrevet signatur for at give et elektronisk dokument retskraft svarende til retskraften af ​​et papirdokument, der er underskrevet af en autoriseret person i egen hånd og forseglet.

Elektroniske digitale signaturværktøjer er software og hardware, der sikrer generering og verifikation af en elektronisk digital signatur og har et overensstemmelsescertifikat eller et certifikat for anerkendelse af et certifikat udstedt af det nationale certificeringssystem i Republikken Belarus.

For at generere digitale signaturer bruges kryptografiske informationsbeskyttelsesværktøjer (CIPF) ved hjælp af såkaldte asymmetriske algoritmer, som bruger hver brugers offentlige og private nøgler.

Privat signeringsnøgle– et sæt tegn, der tilhører en bestemt person og bruges i udviklingen af ​​en elektronisk digital signatur.

Offentlig signaturbekræftelsesnøgle– et sæt tegn, der er tilgængeligt for alle interesserede parter, og som bruges til at verificere en elektronisk digital signatur.

Offentlig nøglekort til bekræftelse af signatur– et papirdokument, der indeholder værdien af ​​den offentlige signaturverifikationsnøgle og bekræfter dens ejerskab af en enkeltperson eller juridisk enhed.

Brugerens personlige nøgle opbevares på computermedier på et sted, der er utilgængeligt for andre, og den offentlige nøgle overføres til alle deltagere i informationsudvekslingen.

Et elektronisk dokument kan bruges inden for alle aktivitetsområder, hvor software og hardware, der er nødvendig for at skabe, behandle, lagre, transmittere og modtage information, anvendes. Ved hjælp af elektroniske dokumenter kan der foretages transaktioner (kontrakter), betalinger kan foretages, korrespondance og overførsel af dokumenter og andre oplysninger kan udføres.

Elektroniske dokumenter kan sendes ved hjælp af alle kommunikationsmidler, herunder informationssystemer og netværk, hvis dette ikke er i modstrid med lovgivningen i Republikken Belarus og internationale traktater Republikken Hviderusland.

Det elektroniske dokument har former for intern og ekstern repræsentation.

Form for intern repræsentation elektronisk dokument er registrering af oplysninger, der udgør et elektronisk dokument på computermedier.

Form for ekstern præsentation Et elektronisk dokument er reproduktion af et elektronisk dokument på en skærm, på papir eller en anden materiel genstand, der kan adskilles fra et computermedie i en form, der er tilgængelig for visuel visning (uden yderligere tekniske anordninger) og i en form, der er forståelig for menneskelig perception.

Republikken Belarus' lov "om elektroniske dokumenter" definerer de grundlæggende begreber relateret til den juridiske kraft af originalen og en kopi af et elektronisk dokument.

Originalt elektronisk dokument findes kun på maskinmedier. Alle kopier af et elektronisk dokument optaget på computermedier og identiske med hinanden er originaler og har samme retskraft.

I det tilfælde, hvor én person opretter et papirdokument og et elektronisk dokument, der er identiske i indhold, begge dokumenter indrømme uafhængige dokumenter. I dette tilfælde er papirdokumentet ikke en kopi af det elektroniske dokument.

Kopier af det elektroniske dokument skabes ved at certificere, i overensstemmelse med den procedure, der er fastsat ved lov, formen for ekstern repræsentation af et elektronisk dokument på papir. Kopier af et elektronisk dokument på papir skal indeholde en angivelse af, at der er tale om kopier af det tilsvarende elektroniske dokument.

Ekstern præsentationsform certificering et elektronisk dokument på papir kan udføres:

en notar eller anden person, der er bemyndiget til at udføre notarhandlinger;

en individuel iværksætter eller juridisk enhed, der i overensstemmelse med lovgivningen i Republikken Belarus har ret til at udføre sådanne aktiviteter.

Gengivelse af et elektronisk dokument på en anden væsentlig genstand end papir, der kan adskilles fra maskinmedier, eller en kopi heraf på papir, der ikke er korrekt certificeret, kopier af det elektroniske dokument har ingen retskraft.

Et elektronisk dokument på maskinmedier svarer til et dokument på papir og har det samme med ham retskraft.

Hvis lovgivningen i Republikken Hviderusland kræver, at et dokument skal udfærdiges skriftligt eller fremlægges skriftligt eller skriftligt, anses et elektronisk dokument for at opfylde disse krav.

Originale elektroniske dokumenter og deres kopier på papir har lige retskraft.

Grundlæggende spørgsmål om at give lovlig status elektroniske dokumenter samt beskyttelsen af ​​elektroniske dokumenter er reguleret af følgende retsakter og regulerende dokumenter fra Republikken Belarus:

Lov i Republikken Hviderusland dateret 10. januar 2000 nr. 357-Z "Om elektroniske dokumenter", som fastlægger den juridiske status for et elektronisk dokument som et officielt dokument, krav til dets udførelse samt rettigheder, forpligtelser og ansvar af deltagere i juridiske forhold, der opstår inden for cirkulation af elektroniske dokumenter;

STB 1221-2000, som fastlægger ensartede krav til proceduren for oprettelse, hurtig omsætning og arkivopbevaring officielle elektroniske dokumenter, uanset udvekslingsmetoder, informationsbehandling og anvendelsesområde;

STB RB 1176.1-99 “Informationsteknologi. Data beskyttelse. Hash procedure";

STB RB 1176.2-99 “Informationsteknologi. Data beskyttelse. Procedurer for udvikling og verifikation af en elektronisk digital signatur";

Før liste eksisterende typer af elektroniske dokumenter, lad os se på definitionen.

Hvad er et elektronisk dokument, skrevet i Føderal lov dateret 27. juli 2006 nr. 149-FZ "Om information, informationsteknologi og informationsbeskyttelse." Dette er dokumenteret information præsenteret i elektronisk form, det vil sige i en form, der er egnet til menneskelig perception ved hjælp af elektroniske computere, samt til transmission over informations- og telekommunikationsnetværk eller behandling i informationssystemer.

Typer af elektroniske dokumenter

Der er langt mere end én klassifikation, der adskiller visse typer af elektroniske dokumenter. Lad os se på de mest almindelige.

Efter indholdstype. Oftest klassificeres elektroniske dokumenter efter kriteriet om indholdstype. Tildel i dette tilfælde tekst, grafik, animation, lyd, multimedie filer.

Alt efter tilgængelighed. Afhængig af graden af ​​tilgængelighed kan et elektronisk dokument være åben Og skjult. Åbne elektroniske dokumenter er offentlige, tilgængelige for en bred vifte af mennesker, da de ikke indeholder nogen hemmeligheder. Sådan ser informationer normalt ud på hjemmesider, licensaftaler, prislister osv. Skjulte elektroniske dokumenter kan kun ses af et begrænset antal personer, da de indeholder fortrolige oplysninger, som nogle gange udgør en kommerciel eller endda statshemmelighed.

Baseret på tilstedeværelsen af ​​en elektronisk signatur. Alle elektroniske dokumenter kan opdeles i elektronisk signerede og usignerede. Du ved sikkert, at du takket være en elektronisk signatur (herefter benævnt ES) kan identificere den person, der har underskrevet det elektroniske dokument. Derfor kan forfatterskabet bestemmes. Derudover garanterer den elektroniske signatur det elektroniske dokuments integritet og uforanderlighed.

Klassificering af elektroniske dokumenter efter branche finder også sted, især i dag når elektronisk dokumenthåndtering dækker flere og flere områder af vores aktivitet. Hver branche bruger både generelt accepterede og specifikke dokumenter. For eksempel i detailhandel - fakturaer, handlinger af afsluttet arbejde, fakturaer TORG-12, handlinger af konstateret uoverensstemmelse TORG-2, reguleringsfakturaer. I energisalgskomplekset er der de samme primære data plus afstemningsrapporter, fakturaer for betaling mv.

Typer af elektroniske regnskabsdokumenter

Oftest udveksler virksomheder primære dokumenter. Lad os se nærmere på typerne af primær:

• Faktura, i henhold til stk. 1 i art. 169 del to af Skatteloven for Den Russiske Føderation, kan udarbejdes og udstilles i i elektronisk format. I overensstemmelse med kendelsen fra Federal Tax Service dateret 03/05/2012 N ММВ-7-6/138@, skal en elektronisk faktura (herefter kaldet ESF) overholde .XML-formatet. Når ESF er underskrevet med en kvalificeret elektronisk signatur af virksomhedens leder eller en autoriseret person, får den juridisk betydning.

  Detaljeret information Du kan finde information om brugen af ​​elektroniske fakturaer, deres udveksling mellem modparter og regulatoriske finesser i publikationen "Elektronisk faktura. Brugsanvisning".

• Attest for udført arbejde (tjenester) Til dato har den ikke et obligatorisk elektronisk format. Der er et anbefalet format til brug - .XML. Selvom loven ikke giver af en bestemt rækkefølge arbejde med en elektronisk handling, udveksle data type elektronisk dokument det er muligt uden hjælp fra operatører.

  Brug et hvilket som helst format, der passer dig - for eksempel .PDF. Men der er vigtig nuance: Hvis Federal Tax Service modtager en anmodning i elektronisk form, skal du indsende handlingerne udført i .XML-format.

• Fragtbrev (TORG-12) i elektronisk form bruges også i stigende grad. Det er normalt kompileret i et af tre formater - .XML, .JPG eller .TIF. I dette tilfælde kan organisationer selv udvikle fragtbrevets form. Men hovedbetingelsen skal være opfyldt: en række detaljer skal afspejles i dokumentet (navnet på produktet og dets mængde, moms og momsbeløbet osv.).

Du kan læse mere om dette i vores materiale "Elektronisk fragtbrev".

Sammenfattende ovenstående vil jeg endnu en gang bemærke:

Elektroniske dokumenter er trængt ind i forskellige aktivitetsområder Med fremkomsten af ​​elektroniske dokumenter er folks liv blevet meget lettere, især med hensyn til deres arbejdsaktivitet

. Oprettelse af et elektronisk dokument tager meget mindre tid, det er mere bekvemt at gemme, og søgning efter den nødvendige information præsenteret i digital form tager et spørgsmål om minutter. Kort sagt, elektroniske dokumenter har en masse fordele, og i dag kan folk, der arbejder inden for en række forskellige områder, sætte pris på dem alle - fra regnskab til handel, fra energiforsyningsselskaber til forsikring. Det vigtigste er ikke at blive forvirret, da der med tiden er flere og flere typer elektroniske dokumenter, og staten har strenge krav til udførelsen af ​​nogle af dem (for eksempel fakturaer). Nu nægter næsten alle virksomheder med respekt for sig selv papirdokument flow

, og erstatter den med en mere moderne. – den mest aktuelle form for eksistens af alle moderne filer, der indeholder en enorm mængde vigtig information.

Vigtigste fordele

Blandt andet undgår tilstedeværelsen af ​​et elektronisk arkiv behovet for at vedligeholde et stort antal dokumenter i organisationen. For at opbevare de akkumulerede papirer skal du tildele et passende område på virksomhedens territorium samt hyre en højt kvalificeret arkivar, der hurtigt kan forstå de tilgængelige materialer. For at gemme et elektronisk arkiv behøver du kun kompakte, flytbare medier eller flere harddiske.

Diadoc elektronisk dokumenthåndteringssystem er den nemmeste måde at udveksle juridisk vigtige elektroniske dokumenter og fakturaer.

Hvad mener du med ED?

Et elektronisk dokument er materiale, der er optaget på specielle medier (diske, USB-flashdrev, ekstraudstyr).

Det kan være et helt sæt billeder, lydfiler og symboler. En sådan fil kan overføres i rum og tid vha særlige midler telekommunikation. Telekommunikationskanaler kan også bruges til offentliggørelse, lagring og videre behandling. Det vigtigste her er at behandle alle eksisterende data korrekt.

Dette dokument skal også forstås som speciel form, hvormed du kan bruge data til helt andre formål. Vi taler om registrering af oplysninger på elektroniske eller magnetiske materialemedier og derefter om deres videre behandling og udsendelse til alle deltagere i datakorrektionsprocessen.

Alle dokumenterede materialer, der er konverteret til elektronisk format, egner sig til bearbejdning i eksisterende informationsstrukturer og transmission via TKS. Alle disse filer er tilgængelige for analytisk behandling, som kan udføres ved hjælp af informationssystemer.

Elektronisk dokument og digital signatur

Elektroniske dokumenter skal have retskraft - ellers kan de ikke bruges, når der arbejdes med andre strukturer. Du kan sikre gyldigheden af ​​et dokument ved hjælp af en elektronisk digital signatur, som har de samme muligheder som en almindelig papirsignatur.

Den digitale signatur vil være relevant, hvis en række betingelser er opfyldt under dens dannelse:

• certifikatet for nøglen, der styrer signaturens funktion, skal være aktuelt på tidspunktet for godkendelse af elektroniske filer;
• der skal fremlægges bevis, der kan bruges til at afgøre, hvornår filen blev underskrevet;
• ægtheden af ​​den digitale signatur skal bekræftes i den samme fil, hvor den bruges;
• signaturen skal anvendes i overensstemmelse med de oplysninger, der er angivet i det vedhæftede certifikat.

For at få en sådan signatur skal du kontakte et certificeringscenter. I dette tilfælde skal du forberede en pakke med dokumenter på forhånd. Organisationens placering kan afklares på den territoriale afdeling af den russiske pensionsfond, hvor du også kan få SNILS.

Ud over de SNILS, der er angivet på pensionsbeviset, skal du fremvise en kopi af dit pas og en aktuel e-mail. Derudover skal du forberede et USB-drev på forhånd, hvor medarbejdere i certificeringscentret skal nedskrive de nøgler og certifikater, der er nødvendige for godkendelse af elektroniske dokumenter.

Oplysningerne om et elektronisk dokument er kun gyldige, hvis det er certificeret med en elektronisk digital signatur. En elektronisk digital signatur har samme betydning som dens papirmodstykke, men hertil skal alle krav være opfyldt. de nødvendige betingelser. Underskriften skal være lovlig, registreret hos CA.

Elektronisk dokumentation

Konceptet med et elektronisk dokument forudsætter, at det ikke kun kan bestå af symboler, der er forståelige for brugerne. Det er acceptabelt at have ustruktureret information, der skal dechifreres operativsystemer. Det vigtigste er, at materialet skal opbevares på et specielt medium.

En vigtig komponent i dokumentet er også en formular med et sæt attributter, der er nødvendige for at beskrive det. Filen skal derfor indeholde oplysninger om:

• datoen for dens dannelse;
• forfatter til dataene;
• navn på dokumentet;
• format, der er nødvendigt for korrekt læsning af materialerne.

Jo mere detaljerede oplysningerne om det eksisterende dokument er, jo lettere vil det være at arbejde med det i fremtiden. Et elektronisk dokument og elektronisk dokumenthåndtering er tæt forbundet uden det første, det andet er umuligt. Samtidig bliver cirkulationen af ​​materialer meget forenklet, hvis organisationer, der udveksler information, bruger de samme telekommunikationssystemer og softwareudstyr.

Elektronisk dokumentation kan indeholde materialer, der kan bruges til at søge efter filer eller klassificere dem efter bestemte kriterier. Alle eksisterende filer kan have forskellige opløsninger, og de må heller ikke indeholde strukturerede elementer. I dette tilfælde afhænger det elektroniske dokument direkte af dets ejer. Strukturerede materialer kan have specielle elementer, der tillader eksterne yderligere applikationer at indhente data om individuelle elementer i filen.

Papir og elektroniske dokumenter kan ikke sammenlignes med hinanden, fordi digitale dokumenter har en række fordele. Blandt dem:

• mulighed for langtidsopbevaring;
• bekvemmelighed ved at udføre yderligere operationer (redigering, sletning, arkivering osv.);
• evnen til at søge efter data i filer ved hjælp af nøglemarkører;
• let forarbejdning af materialer automatiserede systemer, brugt af organisationer, der praktiserer elektronisk cirkulation.

Nu er der flere formater til elektroniske dokumenter, men det mest populære er "odf" -formatet, som er praktisk, når du arbejder på enhver software.

Konceptet og strukturen af ​​et elektronisk dokument kan variere betydeligt. Softwaren, der bruges til at behandle det, har en enorm indflydelse på dette. Separat skal materialer behandlet ved hjælp af 1C fremhæves. Sådanne filer er væsentligt forskellige fra andre, fordi de ikke er fremhævet i individuelle dokumenter. De kan kun betragtes som en informationsenhed med unikke identifikatorer og modifikationsmidler.

Sådan dokumentation kan også omfatte materialer, der er skabt som et resultat af den aktive drift af anvendte informationssystemer. De genereres dynamisk ved hjælp af eksisterende materialelagre. De har således ingen information om sig selv, de kan kun ses ved hjælp af systemet.

Så snart et dokument udskrives eller ses, ophører det med at eksistere i systemet som et objekt. Fra nu af fungerer det som en speciel applikation. Hvis filen skal åbnes ved hjælp af anden software, skal du konvertere den.

Hvilke elektroniske dokumenter findes

Et elektronisk dokument er en fil, der indeholder visse oplysninger, som ikke altid er tydelige for brugeren. For at oprette arkiver og samlinger af disse filer skal du kende deres klassifikationer.

• I én udførelsesform kan materialerne være differentierede ved tilstedeværelsen eller fraværet af lignende trykte dokumenter.
• Filer kan også være forskellige i, hvilke oplysninger de indeholder. I denne klassifikation vi taler om O:

1. tekst,
2. bøde,
3. lyd,
4. multimediepublikationer,
5. software produkter.

Sidstnævnte bør betragtes som fremmedgjorte værker eller publikationer af individuelle fragmenter af programtekster og koder.

• Den største klassificering bør betragtes som typerne af elektroniske dokumenter i henhold til deres tilsigtede formål. Oftest er der officielle publikationer, der udgives regerings kontorer, de indeholder normalt regler.
• Produktionspublikationer bruges i virksomheder. De har information om tilrettelæggelsen af ​​eksisterende produktion. Nogle materialer blev specielt lavet for at informere medarbejderne om visse produktionsområder om eksistensen af ​​standarder og krav ved ophold på virksomheders territorium.
• Der produceres undervisnings- og referencepublikationer, der er nemme at bruge. Find nødvendige oplysninger i en sådan fil kan du gøre det på få sekunder, dette giver dig mulighed for at spare en enorm mængde tid og kræfter. Sådanne dokumenter kan bruges ikke kun af studerende, men også af lærere.
• Politiske partier bruger ret ofte elektroniske publikationer som kampagnemateriale. De indeholder værker om sociale spørgsmål, der er beregnet til et bredt publikum af læsere. I sådanne materialer kan man oftest finde analytisk information, som bruges af politologer og sociologer over hele verden.
• En anden klassifikation af dokumenter adskiller dem ved distributionsmetoden. Der er lokale publikationer, der kan bruges inden for en individuel virksomhed, de udgives også i papirversioner og i begrænsede mængder identiske kopier.
• Online publikationer er beregnet til bred brug, deres antal er ikke begrænset. Yderligere papirkopier i dette tilfælde er ikke obligatoriske, dette øger værdien af ​​det elektroniske dokument flere gange. Sådanne dokumenter kan nemt sendes til arkiver.

Elektroniske arkivdokumenter er et krav i det moderne samfund

Nu ved du, hvad et elektronisk dokument er, hvilke typer det findes, og hvordan de kan bruges i Hverdagen. I dette tilfælde kan oplysningerne være i filer i et krypteret format. For at arbejde med dem skal du bruge eksisterende adgangskoder, som kan ændres til enhver tid.

Enhver bruger af telekommunikationskanaler har ret til at oprette deres egne dokumenter. Det eneste, han skal bruge til dette, er speciel software. Opbevaringsperioden for sådanne filer er ubegrænset. Du kan udføre enhver handling med dem til enhver tid.