Fordelen ved elektronisk dokumenthåndtering frem for papirdokumenthåndtering. Fordelen ved dokumentautomatisering

Betydelig reduktion i dokumentudvekslingstid - et elektronisk dokument transmitteres næsten øjeblikkeligt.
Reducerer tiden for indtastning af indgående dokumenter i informationssystemet.
Reduktion af antallet af indtastningsfejl.
Besparelser på forbrugsvarer, porto og kureromkostninger.
Der er ingen grund til at vedligeholde et papirarkiv, dokumenter går ikke tabt.

Forskelle mellem papir- og elektronisk dokumenthåndtering
ved at bruge eksemplet med forretningsprocesser for salg og køb af varer (produkter)

Udsalg

	Udveksling af papirdokumenter	Udveksling af dokumenter i elektronisk form (ved at bruge eksemplet "1C:Enterprise 8" og "1C-Takskom")
Data om modparten	Indtastning af modpartsoplysninger	Indtastning af modpartsoplysninger
Refleksion af dokumentet i regnskabet	1. Indtastning af det primære dokument 2. Udskrivning på en printer	1. Indtastning af det primære dokument
	3. Håndskrevet underskrift 4. Segl af organisationen	2. Dannelse af digital signatur
Overførsel til modpart	5. Register over udgående dokumenter	At sende et elektronisk dokument med elektronisk signatur og gemme det i udgående register sker automatisk
	7. Kvittering personligt eller pr. post (kurerservice) 8. Kontrol af den modtagne kopi med underskrift 9. Register over indkomne dokumenter	Modtagelse af elektronisk bekræftelse fra modpartens digitale signatur, automatisk kontrol EDS af modparten og lagring i det indgående register sker automatisk
Lagring af originalen i arkivet	10. Arkivering i den originale mappe med underskrifter og segl

Erhvervelse

	Udveksling af papirdokumenter	Udveksling af dokumenter elektronisk i 1C:Enterprise 8
Data om modparten	Indtastning af modpartsoplysninger	Indtastning af modpartsoplysninger Oprettelse af en "Aftale om brug af elektroniske dokumenter"
Modtagelse af et dokument med et modpartsvisum	1. Kvittering personligt eller pr. post (kurerservice) 2. Kontrol af den modtagne kopi med underskrift 3. Register over indkomne dokumenter	Modtagelse af et elektronisk dokument med modpartens digitale signatur, automatisk verifikation af modpartens digitale signatur og lagring i indgangsregisteret sker automatisk
Godkendelse af den ansvarlige person	4. Håndskrevet underskrift 5. Organisations segl	1. Dannelse af digital signatur
Overførsel til modpart	6. Personlig levering eller afsendelse med post (kurerservice) 7. Register over udgående dokumenter	Afsendelse af en elektronisk bekræftelse med digital signatur og lagring i det udgående register sker automatisk
Refleksion i regnskab	8. Indtastning af det primære dokument	Udfyldning af data sker automatisk 2. Manuel indtastning af manglende data, der er specifikke for modtagerens side
Lagring af originalen i arkivet	9. Arkivering i den originale mappe med underskrifter og segl	Arkivoprettelse sker automatisk

Systemer elektronisk dokumenthåndtering eller EDMS i høj grad lette papirarbejdet for enhver organisation. Automatisering kan væsentligt reducere materiale- og tidsomkostninger forbundet med oprettelse, cirkulation og opbevaring af dokumentation. Rutinearbejde med papirdokumentation er efterhånden fortid. Samtidig er efterspørgslen efter software, som giver dig mulighed for at automatisere arbejde med dokumenter, forbliver uændret.

Fra denne artikel lærer du:

hvorfor du skal implementere et EDMS i en organisation;
hvilke funktioner udfører det elektroniske dokumenthåndteringssystem, og hvilke opgaver hjælper det med at løse;
hvad er fordelene ved at bruge elektroniske dokumenthåndteringssystemer;
Hjælper EDMS med at reducere omkostningerne til dokumentflow?

Elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Automatisering af arbejde med dokumenter er stadig et af de vigtigste områder af moderne kontorarbejde. Fordelene ved at bruge elektroniske dokumenthåndteringssystemer er blevet værdsat af de fleste moderne organisationer: fra offentlige myndigheder til små private virksomheder. De forenkler væsentligt aktiviteter relateret til rutinemæssigt papirarbejde: reducerer tids- og materialeomkostninger, sikrer informationssikkerhed og opretholder gennemsigtighed i forretningsprocesser. De fleste ledere stiller ikke længere spørgsmålstegn ved, hvorfor de har brug for det EDMS. I moderne virksomheder er det ved at blive et nødvendigt element i IT-infrastrukturen.

EDMS er specialiseret software designet til at arbejde med ustrukturerede dokumenter. Det giver dig mulighed for at oprette, redigere, søge og overføre enhver digital dokumentation. I nogle tilfælde kan EDMS udvikle sig til et ECM-system (Enterprise content management), som er mere omfattende. Et enterprise content management system udfører alle funktionerne i et EDMS og har samtidig informationsstyringsteknologier.

Lovgivningsmæssige rammer inden for EDMS

På trods af den voksende popularitet af automatiserede systemer er deres udvikleres aktiviteter praktisk talt ikke reguleret på lovgivningsniveau. Ved oprettelse af software og implementering heraf anvendes følgende regler som rettesnor:

N149-FZ "Om information, informationsteknologi og informationsbeskyttelse";
GOST R 51141-98. Registrering og arkivering;
GOST R 6,30-2003. Ensartet system af organisatorisk og administrativ dokumentation;
N1-FZ "On Electronic Digital Signature";
Regeringsdekret nr. 754 "Om godkendelse af reglerne om systemet for tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering";
N152-FZ "Om personlige data";

Funktioner af elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Svaret på spørgsmålet, hvorfor er det nødvendigt EDMS De kvalitative ændringer, som det elektroniske dokumenthåndteringssystem foretager i de fleste processer med at arbejde med dokumenter, kan tjene som grundlag. De vigtigste funktioner i EDMS omfatter:

Oprettelse, registrering, behandling, overførsel og opbevaring af dokumentation;
Sporing af ændringer i dokumenter og overvågning af deadline for deres udførelse;
Oprettelse af telefonbøger;
Flytning af dokumenter, overførsel af rettigheder til at bruge dem, gennemgang og rettelse;
Generering af rapporter;
Adgangskontrol;
Versionskontrol;
Automatisering af hovedområderne for kontorarbejde;
Ledelse af møder, møder, kontrakter.

EDMS's opgaver i kontorarbejde på forskellige organisatoriske niveauer

Mange ledere undrer sig over, hvorfor de personligt har brug for en EDMS. De fleste ser det kun som et værktøj til kontoradministrationstjenesten, en teknologi, der ikke påvirker administrative processer. Det letter dog i høj grad samspillet mellem forskellige hierarkiske niveauer i organisationsstrukturen, hvilket giver dig mulighed for hurtigt at udveksle relevant information og træffe beslutninger baseret på det.

EDMS-opgaver kan klassificeres efter niveauerne af virksomhedens ledelse:

Virksomhedsledelse, chefer for strukturelle afdelinger:
○ hurtig modtagelse af data, der er nødvendige for adoption ledelsesbeslutninger;
○ kontrol over udførelsen af dokumenter;

Assisterende ledere, sekretærer, assistenter:
○ hurtig og præcis søgning i servicedokumentation;
○ kontrol med præstationsdisciplin;
○ reduktion af projektforberedelsestid;
○ acceleration af godkendelses- og godkendelsesprocesser;
○ lette forberedelsen af arrangementer;

Finansiel, økonomisk og regnskabsmæssig service:
○ reduktion af overførselstid fra filialer til moderorganisationen;
○ reduktion af risikoen for tab af primær dokumentation;
○ reduktion af tid brugt på udarbejdelse af rapporter, udvælgelse af dokumenter til afstemninger eller inspektioner af statslige tilsynsmyndigheder;

Juridisk service
○ reduktion af arbejdsintensiteten i arbejdet med at udarbejde aftaler, aftaler, kontrakter;
○ kontrol med deadlines;
○ hurtig søgning i lokale regler.

Download dokumenter om emnet:

Instruktioner til kontorarbejde (fragment). Organisering af dokumentflow
Journal over modtagelse og bortskaffelse af elektroniske dokumenter
Tidsskrift for migrationer og omskrivninger af elektroniske dokumenter
Instruktioner til at arbejde med virksomhedens e-mail

Fordele ved at bruge elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Blandt de elektroniske dokumenthåndteringssystemer, der findes på markedet, er det sædvanligt at skelne: kontorstyringssystemer, digitale arkiver, arbejdsgange og ECM-systemer. Alle af dem adskiller sig i antallet af understøttede funktioner, men de har lignende fordele, som næsten helt eliminerer spørgsmålet om, hvorvidt hvorfor har du brug for en EDMS? i en moderne virksomhed. Det giver:

Sikkerhed;
Versionering;
Øjeblikkelig søgning;
Hurtig generering af rapporter og meddelelser;
Routing;
Integration med nettet;
Systematisering af dokumentation i databasen;
Scanning og genkendelse af papiroriginaler;
Evne til at lave sikkerhedskopier;
Informationsunderstøttelse af forretningsprocesser.

Tekniske muligheder for EDMS

Det elektroniske dokumenthåndteringssystem har en række åbenlyse fordele i forhold til traditionelle. Introduktionen af nye teknologier gør det muligt at udvide funktionaliteten af EDMS. Eksempler på sådanne teknologier omfatter:

Scanning og genkendelse af papirdokumenter

Scanning og genkendelse af korrespondance ved modtagelse, overførsel af papiroriginal til arkivet og forsyn med medarbejderne med dens digitale version til videre brug er med til at systematisere indgående dokumentstrømme.

Brug af medieteknologier

Moderne EDMS giver dig mulighed for at udveksle ikke kun grafiske billeder og tekstfiler, men også understøtte de fleste eksisterende medieformater. Multimedie giver dig mulighed for tydeligere at præsentere de opgaver, der er tildelt underordnede, og formidle funktionerne i den nødvendige implementering.

Elektronisk signatur

Elektronisk signaturteknologi øger informationssikkerheden i EDMS. Det giver dig mulighed for at attestere forfatterskabet af officielle handlinger og letter godkendelsesprocessen mellem ledere på forskellige organisatoriske niveauer.

Kryptering af fortrolig dokumentation og dens transmissionskanaler

Kryptering gør dokumenttransmission lettere højt niveau privatliv og hjælper også med at regulere adgangen til dem ved hjælp af digitale nøgler.

Masseforsendelser

Integration med e-mail gør det muligt hurtigt at sende ordrer og notifikationer til et stort antal medarbejdere, hvilket øger effektiviteten af udførelsen af opgaver markant.

Udskrivning af rapporter

Endnu et eksempel på, hvorfor EDMS er nødvendig moderne organisation kan ses i muligheden for automatiseret generering af rapporter. Dette bidrager til betydelige tidsbesparelser og øget effektivitet for hver enkelt medarbejder.

Når de implementerer et elektronisk dokumenthåndteringssystem, tænker de fleste virksomheder først og fremmest på de økonomiske fordele ved automatisering. Vurderingen af systemet med hensyn til omkostningsreduktion er dog kun delvist korrekt. Hovedopgaven for sådanne systemer er at forbedre kvaliteten af administrative beslutninger. Hvis EDMS hjalp med at løse de indledende mål for implementeringsprojektet, så er brugen berettiget, og svaret på spørgsmålet: hvorfor er EDMS'en nødvendig, er allerede fundet.

For ikke længe siden skulle jeg håndtere EDMS 1C: dokumentflow for en af kunderne, situationen var smertelig typisk:

Virksomheden bruger aktivt 1C, for eksempel UPP eller det nymodens ERP, til regnskab og personale. Hjemmesiden bruger 1C-Bitrix som et ledelsessystem

Efter automatisering af typiske områder besluttede ledelsen at indføre elektronisk dokumenthåndtering

systemadministratorer mod et andet 1C-produkt,

en kommerciel direktør, der er loyal over for 1C takket være franchisetagerne med deres gaver og seminarer, naturligvis FOR. Han har brugt 1C i lang tid og er vant til det.

Som et resultat henvendte systemadministratorer sig til mig med en anmodning om at forklare ledelsen, hvorfor de ikke blindt skulle bruge 1C-platformen til alt muligt.

Jeg foreslår at tage et nøgternt kig på fordelene ved 1C og dets ulemper.

Om EDMS 1C: dokumentflow.

1C-virksomheden er kendt som udvikler af vitil regnskab, personale, lager mv.

1C: Document Flow er et softwareprodukt fra det russiske firma 1C på en teknologiplatform "1C:Enterprise 8", designet til at automatisere dokumentflow.

1C: Document Flow har følgende udgaver:

"1C: Document Flow 8 PROF" er beregnet til små og mellemstore kommercielle virksomheder og budgetinstitutioner have en enkel organisationsstruktur og dokumentflow.
"1C: Document Flow 8 KORP" anbefales til automatisering af budgetinstitutioner og kommercielle virksomheder med en kompleks organisationsstruktur eller kompleks dokumentflow.
"1C: Document Flow 8 DGU" er produceret specifikt til store budgetinstitutioner med en kompleks organisationsstruktur.

Hovedarbejdsområder denne beslutning– kontorarbejde, generelt dokumentflow, styring af kontraktlige aktiviteter, elektronisk arkivering og arbejde med anmodninger.

Fordele ved 1C: Dokumentflow

Både 1C-virksomheden og dens talrige franchisetagere taler hovedsageligt om følgende fordele ved 1C: Document Flow-løsning:

Lave licensomkostninger- udgave 1C: Dokumentflow PROF koster fra 36.000 rubler.

Organisering af dokumentflow på kort tid— alt er inkluderet, al funktionalitet er inkluderet i leveringspakken, hvilket fremskynder tiden for lancering af løsningen markant.

Udviklet affiliate netværk— mere end 10.000 permanente partnere i 600 byer i 23 lande leverer tjenester til implementering og tilpasning af programmet.

— en grænseflade, der allerede er kendt for 1C-brugere, inklusive en webklient og mobilapplikationer til iPad og Android.

Simpel søgning efter dokumenter, der er gemt i systemet— hurtig søgning efter dokumenter, når en medarbejder er fraværende fra kontoret

Nem integration med andre 1C-produkter— muligheder for at integrere de brugte 1C-produkter med hinanden allerede i kassen.

Regelmæssig udgivelse af opdateringer- programmets funktionalitet udvikler sig konstant, nye funktioner dukker op, og nye udgaver udgives hvert halve år.

Nem at sætte op— systemet er nemt at konfigurere til at opfylde kundernes krav.

Nå, faktisk fantastisk konkurrencemæssige fordele, som ved den første tilgang virkelig kan overbevise en person om det rigtige valg af 1C: Document Flow.

Hvad har vi egentlig...

Og nu realiteterne. Ulemper ved 1C: Dokumentflow

Lad os se på hver fordel ved 1C: Document Flow i rækkefølge.

Lave licensomkostninger

De lave omkostninger ved 1C: Document Flow er en myte, fordi omkostningerne ved at eje systemet over en bestemt tidsperiode, og ikke kun licenser, ikke tages i betragtning. Det er optimalt at beregne omkostningerne ved at eje et system over en periode på 3 år, som ikke kun inkluderer server- og klientlicenser til konfigurationen og platformen, men også omkostningerne ved en 1C-specialists eller franchisetagers arbejde til implementering, omkostningerne af information og teknisk support i 3 år (ITS), support og løsning konstante problemer med opdateringer, nedetid pga. konstante opdateringer mv.

Efter at have beregnet ejeromkostningerne i 3 år, viser det sig, at 1C-løsningen til automatisering af elektronisk dokumenthåndtering ikke er sådan en budgetløsning.

Udviklet affiliate netværk

På 1C-webstedet kan du finde en liste over certificerede partnere, der leverer 1C: Document Flow-implementeringstjenester i din region.

For at opnå status som certificeret 1C-partner behøver du faktisk kun have 1 specialist ansat, som kan forlade en given franchisetager for lang tid siden, men virksomheden bevarer status som franchisetager. Derudover er det ikke et faktum, at en certificeret specialist vil være involveret i dit projekt, der er mange projekter, men normalt er der ikke nok specialister. Derfor kan alle faktisk komme til dig, selv en freelancer, der blev ansat til dit projekt, eller en studerende, der foreslog lav pris, eller universel 1C-IC, som forstår forviklingerne ved elektronisk dokumenthåndtering på dit projekt.

De fleste af franchisetagerne er fremragende sælgere, men hvad angår praksis med at implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem og yderligere vedligeholdelse, er mangel på kompetence til at organisere elektronisk dokumenthåndtering tydeligt synlig, der er ingen erfaring med at løse ikke-standardiserede problemer med elektronisk dokument ledelse, manglende viden russisk lovgivning, i forbindelse med hvilken den vellykkede implementering af 1C: Document Flow kun kan være i SMB-sektoren.

Derfor garanterer tilstedeværelsen af en eller anden franchisetager på 1C-webstedet på listen over certificerede ikke projektets succes.

Kvaliteten af projektimplementering og yderligere vedligeholdelse kontrolleres ikke på nogen måde af 1C, som følge heraf er eftersalgsservice meget lav og slutter faktisk kun med salg af opdateringer til ITS.

Alt inklusive eller implementering på kort tid

Funktionaliteten af boksversionen er ikke nok til at organisere et fuldgyldigt elektronisk dokumentflow, og for at udvide funktionaliteten skal du programmere i 1C-sproget.

Ændring med programmeringsværktøjer øger implementeringstiden betydeligt, ikke så meget for selve ændringen, men for processen med at teste de udviklede tilføjelser og konfigurationen som helhed.

Hvad har vi som resultat? Det er meget sværere at vedligeholde den ændrede konfiguration, fordi du med hver 1C-opdatering skal teste alle yderligere udviklinger, inklusive yderligere funktionalitet, der skal "omskrives" igen.

Enkelhed af funktionalitet, tilgængelig grænseflade

1C-platformens grænseflade er et ordsprog, selv efter opdatering af grænsefladen, forbliver systemgrænsefladen uklar for almindelige medarbejdere, der er langt fra regnskabsmæssige. 1C-grænsefladen virker for forvirrende, som om den var bevidst kompliceret. Og en række simple og banale handlinger for andre EDMS i 1C: dokumentflow udføres tydeligt skævt eller virker slet ikke.

Brug for eksempler? Behage...

Ved registrering af dokumenter støder du for eksempel på følgende begrænsninger:

Du kan ikke oprette et sammenkædet kort for et andet indgående dokument fra et indgående dokumentkort
registratoren kan ikke se, hvem der har godkendt dokumentet, hvis registratoren ikke er deltager i "Godkendelse"-processen
samt ulogiske tilladelser (for eksempel muligheden for at registrere et dokument med status "Ikke godkendt")
der er ingen kontrol for gentagelse af indgående dokumenter fra juridiske enheder
gentagelsestjek implementeres i manuel tilstand kun for borgernes ønsker.

Udførelseskontrolsystemet har også en række funktioner:

i forretningsprocessen "Opgave" kan en opgave ikke rettes til flere udførende
i "Execution"-forretningsprocessen, hvis én bruger kontrollerer både kvaliteten af eksekveringen og deadline, er det nødvendigt at angive 2 roller Inspector og Controller, og derfor skal forretningsprocessen udarbejdes to gange
Der er ikke fastsat mulighed for udpegelse af flere ansvarlige bobestyrere
Der er ingen mulighed for at arbejde med dokumenter med flere punkter eller udkast til resolutioner.

Nå, og et par flere "funktioner" fundet i 1C: Document Flow, som ærligt talt var overraskende:

Der er ingen separat søgemekanisme for detaljer

For at registrere flytningen af et papirdokument inden for en organisation kan "Dokumentoverførselsjournalen" bruges, men alle noter om flytningen af dokumentet skal laves manuelt.

Flytning af interne dokumenter mellem strukturelle opdelinger selv i elektronisk form kommer det til en blindgyde, fordi rettigheder til interne dokumenter implementeres gennem mapper, der er ingen adgangsret til mappen - der er ingen adgangsret til et dokument fra denne mappe

For udgående dokumenter er der ikke mulighed for at arbejde med eksterne forsendelsesregistre, udskrivning af postregistre, overtryk af kuverter, for ikke at nævne batchpost

Funktioner til at arbejde med dokumentfiler er reduceret til muligheden for at udskrive en liste over filer og udskrive dokumenter til at arkivere en sag og overføre den til arkivet. Samtidig er der huller, for eksempel dannes dokumentet "Sagens interne opgørelse" med kolonnen "Dokumentnummer i sagen" tom. Andre funktioner i organisationens arkiv er ikke implementeret i hverken denne eller andre 1C-konfigurationer.

Standardleverancen omfatter ikke selvstændig bogføring af udkast til bilag. Denne funktionalitet kan konfigureres yderligere ved hjælp af modifikationer under implementeringen.

Det er ikke muligt at vedligeholde personlige brugermapper.

Der er ingen indbyggede værktøjer til at se vedhæftede filer, når du klikker på et dokument, åbnes det samme Word, Adobe Reader osv.

Der er ingen visning af gruppeopgaver, ingen tildeling af en udfører som leder fra gruppen

Du kan ikke konfigurere obligatorisk fuldførelse for yderligere detaljer

Svage muligheder for opsætning af dokumentnummerering - der er ingen funktionalitet, der giver dig mulighed for at nummerere dokumenter inden for en afdeling

Og selve glæden, der fik næsten alle brugere og administratorer af 1C: Document Flow - rettigheder går ofte tabt

Og der er masser af sådanne mangler, besvær, gentagne handlinger, unødvendige klik og simpelthen direkte fejl i systemet.

Selvfølgelig vil de, der allerede har arbejdet med 1C-produkter, finde mange ting bekendt, som i den gamle joke om pindsvin, der tog stoffer, men fortsatte med at spise kaktus... men dem, der ikke har arbejdet med 1C før, ledere, kontor, mange ledere, de ansatte ærligt talt, det er en skam. Effektiviteten af arbejdet vil være lav, og implementeringen af EDS vil naturligvis ikke være mulig uden konflikter.

Nem at sætte op

I administrationen og vedligeholdelsen af 1C: Document flow er alt heller ikke glat.

Blot at oprette en ny bruger er en hel begivenhed, der kan trække ud i en time eller endnu mere, da opdateringen sker ifølge opdageren.

Rettighederne i systemet er fleksible, men svære at konfigurere, de fejler ofte og tager lang tid at opdatere. Under genberegningen forsvinder brugernes opgaver, i listen over nyligt åbnede poster vises ofte fejlen "Objekt ikke fundet", forskellige meddelelser fra serien "Ingen adgangsrettigheder til databasen", hvis vi vil tjekke, hvilken bruger der har adgangsrettigheder og klik på linket "Adgangsrettigheder", så vises alle, der rent faktisk har adgang til dokumentet (bug).

Ændring af brugertilladelser har lignende problemer.

Den lette integration af forskellige 1C systemer er heller ikke så simpel som 1C selv præsenterer, der er for mange MEN, lad os starte med i det mindste hovedproblem— alle 1C-systemer integreret med hinanden skal have de seneste opdateringer, ellers vil integrationen falde af. Og efter opdatering af 1C falder alt andet af. Se det relevante afsnit.

Det viser sig, at servicering af 1C: Document Flow bliver rentabel... det er rigtigt - for 1C: Franchisetager.

1C-opdateringer er en katastrofe for klienten

Ved du, hvordan 1C-programmer fungerer? I de fleste tilfælde køber klienten et eller flere softwareprodukter, bestående af selve platformen og konfiguration (applikationer til denne platform).

Under implementeringen justerer programmøren driften af denne konfiguration til kundens krav, afslutter rapporter og installerer yderligere funktioner. plugins osv.

Samtidig er selve 1C platformen og konfigurationerne baseret på den ikke så stabile, der er masser af fejl hist og her, både fra 1C selv og fra konfigurationer og modifikationer fra franchisetagere.

For at rette alle mulige fejl, skal du installere opdateringer, som 1C udgiver med misundelsesværdig regelmæssighed 3-4 gange om måneden, selv revisorer vil bekræfte, at deres 1C kaldenavne er hyppige gæster, der kommer med opdateringer og rettelser, hvorfor 1C efterfølgende kollapser igen, ifølge 1-2 gange om ugen.

Desuden skal du, når du opdaterer, ikke kun opdatere de anvendte komponenter, men hele platformen, selv den del og de moduler, der ikke bruges af dig.

Som følge heraf er vi nødt til at omskrive de foretagne indstillinger, teste systemet, når det er muligt, inklusive på grund af ny funktionalitet, på grund af hvilken funktionaliteten skrevet til klienten nu ikke virker, og reparere ødelagte licensnøgler 1C, som falder af med misundelsesværdig regelmæssighed, når de opdateres osv. Og alt dette i et produktionsmiljø, når systemet har brug for et fungerende, når nogle data er gemt i det, når der er behov for en driftsrapport, eller et problem er hurtigt løst, for eksempel for at blive enige om en aftale, som et resultat, brugere er tvunget til at glemme elektronisk dokumenthåndtering og skifte tilbage til e-mail-forbindelsen + godkendelsesark "løbere".

En ny opdatering bringer nye fejl, på grund af hvilke noget falder af igen, du skal omskrive noget i konfigurationen og indstillingerne, teste, installere nye opdateringer, på trods af de nye problemer, de medfører, og igen omskrive, teste osv. Dette er ond cirkel, takket være hvilken 1C-franchisetagers forretning forbliver profitabel i så mange år og overlevede alle mulige kriser, og 1998, 2008 og 2015 vil også overleve, takket være det skabte 1C-økosystem.

Selvfølgelig kan du nægte 1C-opdateringer og kun opdatere, når det er nødvendigt til stabile opdateringer, som 1C stadig har, men hvad nu hvis den samme platform indeholder lønninger og personale, der kræver regelmæssige opdateringer for at arbejde, for eksempel med hensyn til skat? Du kan helt afvise opdateringer og bruge den samme VLSI++ eller KonturExtern til rapportering og betale dem for forbindelse, pille ved integration og eksport mellem dem. Men igen, dette vil påvirke både de samlede omkostninger ved ejerskab af systemet og brugervenligheden. Og regnskabsafdelingen vil ikke være tilfreds med denne tilgang...

Sammenfatning af 1C: Dokumentflow

1C-platformen er meget stor og besværlig, som er designet til at dække alle mulige opgaver inden for virksomhedsautomatisering: fra regnskab og personale, produktion og lager, kunderegnskab, arkiv- og dokumenthåndtering osv. I første omgang vækker denne tilgang til platformen beundring , men efterhånden som man bruger det, går beundringen hurtigt over.

Er der en fremtid for 1C: Document Flow? Helt sikkert ja, på grund af det enorme 1C:Franchisetager-netværk, som allerede er solidt etableret fra små virksomheder til mellemstore virksomheder i landet og SNG. Jeg tror, at 1C:Document Management i den nærmeste fremtid, på trods af dets fejl og forhindringer, vil være i stand til at erobre EDMS-markedet og fortrænge de nuværende ledere Directum og EOS (EDS Delo og EOS for Sharepoint), og vil bide fra op til 70 % af EDMS-markedet i de næste 3-5 år.

Det er op til dig at beslutte, om 1C: Document Management passer til din virksomhed. Før du vælger 1C: Document Flow som din EDMS, læs anmeldelser af selve platformen, tal om 1C-problemer med de samme revisorer, spørg om hyppigheden af platformopdateringer, hvor ofte franchisetagere kommer til dem, studer systemets funktionalitet og grænseflade grundigt. .

Måske skulle du ikke have alle dine æg i én kurv og løse alle problemer ved hjælp af ét system? Markedet har nu fremragende løsninger specialiseret til elektronisk dokumenthåndtering fra andre leverandører, som allerede er blevet testet tusindvis af gange.

Postscriptum

Hvis du er interesseret i funktionerne i 1C og 1C: Document Flow, anbefaler jeg også at læse følgende artikler og fora:

Hvorfor 1C er dårligt, og hvorfor 1C-programmører ikke kan lide det så meget Sammenlign med 1C

Elektronisk dokumenthåndtering

Kontorarbejde- et sæt foranstaltninger til at organisere dokumentflowet for en virksomhed eller organisation. Kontorstyring er et udtryk, der bruges i kontorpraksis til at betegne et formelt regelsæt for arbejde med dokumenter.

Elektronisk dokument(ED) - et dokument oprettet ved hjælp afærktøjer, som kan signeres med en elektronisk signatur (ES) og gemmes på computermedier i form af en fil i det passende format.

Dokument flow- et system til oprettelse, fortolkning, transmission, modtagelse og arkivering af dokumenter samt overvågning af deres implementering og beskyttelse mod uautoriseret adgang.

Elektronisk dokumenthåndtering(EDI) - et sæt automatiserede processer til at arbejde med dokumenter indsendt i elektronisk form med implementering af konceptet "papirløst kontorarbejde".

produktion dokument flow;
forvaltning dokument flow;
arkivering (et sæt procedurer til håndtering af arkivdokumenter);
personaledokumentflow (HR-procedurer);
regnskabsbilag flow;
lager dokument flow;
hemmelige og fortrolige optegnelser;
teknisk og teknologisk dokumentflow.

Og andre. Det er indlysende, at der kan være lige så mange dokumentflowsystemer, som der er typer af aktiviteter, som følge heraf er informationssystemer, der automatiserer bestemte typer dokumentflow, ved at udvikle sig i retning af masseproduktion.

		Tidsbesparelse: medarbejdere bruger mindre tid på at søge efter papirdokumenter. Takket være den centrale database, der regelmæssigt oprettes sikkerhedskopier filer, og derved eliminerer muligheden for, at et dokument vil gå uigenkaldeligt tabt, hvis det glemmes på et fly, ved et uheld eller med vilje ødelægges eller blot forsvinder i kontorkaos. Tabet af tid på at søge efter filer og dokumenter, der af en eller anden grund ikke var på deres plads, er fuldstændig elimineret.

		Mere passende brug af fysisk plads og teknologi: værdifuld kvadratmeter optaget af redundante servere og andre dokumentlagringsenheder kan frigøres. Afhængigt af oplysningernes status og relevans kan dokumenter og filer sikkert slettes, efter at deres opbevaringsperiode er udløbet. Datastyring hjælper dig ikke kun med at overholde virksomhedens regler, men hjælper dig også med at udnytte lagerplads mere effektivt.

		Øget gennemsigtighed af virksomhedens interne arbejde: EDMS(elektroniske dokumentstyringssystemer) giver ledere mulighed for at overvåge et dokuments status gennem alle stadier af dets godkendelse og godkendelse. Ud over dette, EDMS giver dig mulighed for øjeblikkeligt og nemt at huske ikke kun den ønskede fil, men også en komplet rapport om, hvem der har oprettet den, hvem der har adgang til den, og hvem der har redigeret den.

		Vedligeholdelse personlig historie hver fil og medfølgende dokumentation: EDMS giver dig mulighed for centralt at styre relationer med kunder og leverandører. For eksempel er et enkelt klik nok til at få alle de nødvendige dokumenter frem, der indeholder krav forbundet med forskellige typer relationer mellem organisationen og eksterne enheder.

		Mere fleksibilitet med hensyn til medarbejdernes fysiske placering: Takket være elektroniske adgangs- og kommunikationsmuligheder er medarbejderne i stand til at arbejde eksternt. Og endda være i det samme geografisk placering, vil medarbejderne ikke længere skulle vente på, at papirkopier af filer sendes fra det næste kontor.

		Øget sikkerhed for information og dokumenter: Som allerede nævnt giver en central database dig mulighed for at sikkerhedskopiere dokumenter, hvorved risikoen for utilsigtet eller bevidst tab af filer reduceres. Samtidig bruges der mindre tid på at søge påkrævet dokument, hvis dens placering af en eller anden grund har ændret sig.

		Reducerede omkostninger til trykning, frimærker, kuverter og porto: papirdokumenter sendt mellem afdelinger eller leverandører kan sendes elektronisk.

		Forøgelse af tilfredshedsniveauet for medarbejdere og ledere: Optimering af daglige opgaver giver medarbejderne mulighed for at nyde deres arbejde mere. At frigøre medarbejderne for ofte kedelige opgaver som f.eks. behandling af fakturaer giver dem mulighed for at hellige sig andre aktiviteter. Samtidig får afdelingslederne flere muligheder for at kontrollere deres underordnedes arbejde. I sidste ende kan nogle organisationer opleve, at besparelserne sætter dem i stand til at nå nye forretningsniveauer.

Sikkerhed effektiv ledelse på grund af automatisk kontrol af implementering, gennemsigtighed af aktiviteterne i hele organisationen på alle niveauer.
Vedligeholdelse af et kvalitetskontrolsystem, der overholder internationale standarder.
Støtte til effektiv akkumulering, styring og adgang til information og viden. Sikring af personalefleksibilitet på grund af større formalisering af hver enkelt medarbejders aktiviteter og evnen til at gemme hele baggrundshistorien for hans aktiviteter.
Registrering af virksomhedens aktiviteter som helhed (interne interne undersøgelser, analyse af afdelingernes aktiviteter, identifikation af "hot spots" i aktiviteter).
Optimering af forretningsprocesser og automatisering af mekanismen for deres udførelse og kontrol.
Udelukkelse af papirdokumenter fra virksomhedens interne cirkulation. Ressourcebesparelse ved at reducere omkostningerne til styring af dokumentflows i organisationen.
Eliminere behovet eller væsentligt forenkle og reducere omkostningerne ved at opbevare papirdokumenter på grund af tilgængeligheden af et operationelt elektronisk arkiv.

Krav til lagervolumen. Det er nødvendigt at vælge et dokumenthåndteringssystem, der understøtter hierarkisk strukturel lagring (HSM - Hierarchal Storage Management). Denne mekanisme gemmer de mest aktivt brugte data på de hurtigste, men dyreste medier, mens mindre hyppigt brugte informationer automatisk overføres til de langsommere og billigere medier.
Tilgængelighed af formaliserede procedurer, der kræver støtte til deres implementering og automatisering af kontrol (udarbejdelse af dokumenter bestemt type, udfører standardfunktioner i organisationen osv.).
Behovet for automatisering administrativ ledelse organisation. Graden af kompleksitet af organisationsstrukturen.
Tilgængelighed af geografisk fordelte enheder. Denne faktor stiller visse krav til fjernadgang, datareplikering osv.
Tilgængelighed af et stort papirarkiv. Nogle dokumentstyringssystemer leveres med undersystemer til massedokumentindtastning, der allerede er integreret.
Tilstedeværelsen af et dokumentflowsystem, der ikke opfylder de aktuelle behov.
Behovet for avanceret dokument routing og workflow management. Som en fortsættelse af dette behov er behovet for at understøtte vilkårlige forretningsprocesser, muligvis at arbejde sammen med applikationssystemer for at understøtte disse processer.
Krav til opbevaringsperioder for dokumenter. For lange opbevaringsperioder (tivis af år) er det værd at overveje seriøst at organisere et parallelarkiv på mikrofilm.
Krav til "åbenhed" og udvidelsesmuligheder af systemet. Mulighed for integration med eksisterende informationssystemer og brug af eksisterende udstyr.
Behovet for at gemme dokumentbilleder. Brug af specifikke dokumentlagringsformater i organisationen. Behovet for at understøtte ingeniør- og designopgaver og andre funktioner i virksomheden.
Behovet for udviklede værktøjer til informationssøgning. Fuld sprogsystemunderstøttelse for dokumenter, der er tilgængelige i organisationen.
Sikkerhedskrav (kryptering, adgangsorganisation osv.). Evnen til at bruge adgangsmekanismer, der allerede er tilgængelige i organisationens informationsinfrastruktur i dokumentflowsystemet.
Krav til overholdelse af visse standarder: intern, industri, GOST, internationale standarder om kvalitetskontrol, niveau for organisering af informationslagring.

Ethvert elektronisk dokumenthåndteringssystem kan indeholde elementer af hver af følgende kategorier, men de fleste har et specifikt fokus på ét område, primært relateret til produktpositionering.

		Elektroniske dokumenthåndteringssystemer med udviklede midler til lagring og genfinding af information(elektroniske arkiver - EA). Elektronisk arkiv er særligt tilfælde dokumentstyringssystemer fokuseret på effektiv lagring og genfinding af information. Nogle systemer skiller sig især ud på grund af deres udviklede fuldtekst søgeværktøjer: fuzzy search, semantisk søgning osv., andre - pga. effektiv organisation Opbevaring: HSM, understøtter en bred vifte af lagerudstyr mv.

		Elektroniske dokumenthåndteringssystemer med udviklede workflowværktøjer(WF). Disse systemer er hovedsageligt designet til at sikre bevægelse af visse objekter langs forudbestemte ruter (såkaldt "hård routing"). På hvert trin kan objektet ændre sig, så det kaldes det generelle ord "arbejde". Systemer af denne type kaldes workflow-systemer - "arbejdsflow" (desværre er der ingen nøjagtig ækvivalent for dette udtryk på russisk). Dokumenter kan være forbundet med job, men dokumenter er ikke det grundlæggende objekt for disse systemer. Ved hjælp af sådanne systemer er det muligt at organisere visse værker, for hvilke alle stadier er kendte på forhånd og kan ordineres.

		Elektroniske dokumenthåndteringssystemer fokuseret på at understøtte organisationsledelse og videnakkumulering. Disse er "hybride" systemer, som normalt kombinerer elementer fra de to foregående. I dette tilfælde kan grundkonceptet i systemet både være selve dokumentet og den opgave, der skal udføres. For at styre en organisation har du brug for både "hård" og "løs" routing, når ruten for et dokument er tildelt af lederen ("beskriver" det indkommende dokument), så begge teknologier i en eller anden form kan være til stede i f.eks. systemer. Disse systemer bruges aktivt i offentlige myndigheder

ledelse, på kontorer i store virksomheder, som har et udviklet hierarki, har visse regler og procedurer for flytning af dokumenter. Samtidig skaber medarbejderne i fællesskab dokumenter, forbereder og træffer beslutninger, eksekverer eller kontrollerer deres udførelse.

		Ved implementering af sådanne systemer i store virksomheder er det vigtigt at afgøre, om systemet giver mulighed for effektiv administration, behandling af store mængder information, integration med automatiserede produktionsstyringssystemer, skalerbarhed, trinvis implementering, under hensyntagen til territorial fordeling, kompleks organisationsstruktur , rollebaseret adgang osv. .(samarbejde). Dette er en ny trend inden for dokumenthåndteringssystemer, forbundet med en forståelse af variabiliteten af markedsforhold i den moderne verden og behovet for at have "kun det nødvendige" for hurtig bevægelse, uden unødvendig, meget nyttig, men tung ballast. Sådanne systemer, i modsætning til de foregående, inkluderer ikke begrebet hierarki i organisationen og er ligeglade med nogen formalisering af arbejdsstrømmen. Deres opgave er at yde arbejder sammen mennesker i organisationen, selvom de er geografisk adskilt, og bevarer resultaterne af dette arbejde. Typisk implementeret i konceptet "portaler". De leverer tjenester til lagring og publicering af dokumenter på intranettet, søgning efter information, diskussion og aftaler (både reelle og virtuelle). Sådanne systemer finder kunder blandt hurtigt voksende kommercielle virksomheder, arbejdsgrupper i store virksomheder og offentlige myndigheder.

		Elektroniske dokumenthåndteringssystemer med udviklede tillægstjenester. Eksempelvis kundeservice (CRM - Customer Relation Management), projektledelse, fakturering, e-mail osv. (Bemærk at med hensyn til kompleksitet af funktioner kan dokumenthåndteringssystemet og f.eks. CRM-tjenesten have forskellige proportioner afhængigt af organisationen Men i forbindelse med denne artikel er CRM-funktionalitet valgfri.)

Når du vælger en sådan platform, skal hovedopmærksomheden lægges vægt på:

organisering af elektronisk dokumentlagring;
automatisering af dokumentflow under hensyntagen til organisationens individuelle karakteristika;
integration med det eksisterende informationsmiljø.

Funktionelle krav

Generel	Bestemt
Sikring af oprettelse af elektroniske dokumenter (scanning, import)	Oprettelse af diskussioner om dokumenter
Mulighed for at tilføje kommentarer til dokumenter	Sammenligning af dokumentindhold, herunder grafisk
Oprettelse af links mellem dokumenter

Trægheden i menneskelige vaner er den største hindring for implementeringen af elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) i virksomheder. Deres fordele bliver snart afgørende i konkurrencekampen, så nu skal vi tænke på at flytte kontorarbejde til digitale skinner.

Retsgrundlag for EDS

Store virksomheder med et omfattende filialnetværk går hurtigt over til elektronisk dokumenthåndtering, hvilket lettes af tilgængeligheden af tilstrækkelige lovgivningsmæssige rammer.

Lovene, der regulerer arbejdet i EDMS er:

nr. 149-FZ "Om information, informatisering og informationsbeskyttelse."
nr. 63-FZ "Om elektroniske signaturer".
nr. 263-FZ "Om afskaffelse af restriktioner for elektronisk dokumentstrøm."
Civil lov.
Voldgiftsprocedurelov.

Direkte lovgivningsmæssige normer er ens for alle, men ved implementering af et EDMS skal en virksomhed desuden udvikle en række interne administrative dokumenter:

regler for brug af digitale signaturer;
virksomhedsregler for elektronisk dokumenthåndtering med en algoritme til løsning af kontroversielle situationer;
et dokument om overholdelse af reglerne, som alle medarbejdere skal underskrive.

Virksomhedens ansatte er forpligtet til kun at bruge certificerede digitale signaturer og kryptografiske informationsbeskyttelsesværktøjer. Overholdelse af denne regel og sammenhængen i de lovgivningsmæssige rammer gør det muligt at gøre medarbejderens handlinger i virksomhedens EDMS juridisk væsentlige.

Essensen og funktionerne af EDMS

Elektronisk dokumenthåndteringssystem - automatiseret system workflow management, så medarbejderne kan interagere via digitale enheder uden at bruge papirmedier.

De grundlæggende funktioner i EDMS er:

oprettelse, overførsel, lagring af elektroniske dokumenter (ED);
digitalisering af papirdokumenter;
oprettelse af et dokumentkort med dets attributter;
generering af dokumenter baseret på færdige skabeloner med givne attributter;
søge efter dokumenter i en centraliseret database;
dokument routing;
kontrol over modtagelsen af dokumentet og udførelsen af instruktionerne i det;
Vedligeholdelse af journaler, klassifikatorer;
konvertere ED til kompatible formater;
automatisk registrering af indgående dokumentation;
afsendelse af meddelelser;
godkendelse af dokumenter;
kollektivt arbejde med ED;
interaktion gennem elektronisk dokumentation med virksomhedens modparter;
udarbejdelse af rapporter om udførelse og flytning af dokumenter.

En vigtig parameter ved EDMS er dens modularitet, som giver dig mulighed for at udvide funktionaliteten uden væsentligt at ændre de grundlæggende indstillinger.

Typer af EDMS

Det er indlysende, at store industrivirksomheder og handelsvirksomheder har forskellige krav til EDMS. Derfor er softwareprodukter opdelt i to kategorier afhængigt af standardiseringen af arbejdsprocesser:

"indpakket";
basic med omfattende konfigurationsmuligheder.

"Boxed" produkter er designet til lagerdrift, kontorprocesser og småskala produktion. De kræver kun modulær konfiguration og introduktion af primær information.

Deres funktioner:

hurtig opsætning;
standardiseret uddannelse;
ingen ændring påkrævet;
lave omkostninger til vedligeholdelse.

Kerneplatforme er implementeret i store virksomheder med unikke organisations- og produktionsstrukturer. Sådanne EDMS kræver langvarig udvikling, herunder af kundens egne it-specialister.

De har følgende egenskaber:

evnen til at tilpasse sig specifikke forretningsprocesser;
oprettelse af yderligere softwaremoduler i henhold til kundens krav;
grænsefladeforanderlighed;
vanskeligheder med omkostningsplanlægning på grund af manglende evne til at estimere mængden af forbedringer.

For de fleste små virksomheder og handelsorganisationer Standard "ud af boksen" løsninger vil være tilstrækkeligt.

Fordele ved et elektronisk dokumenthåndteringssystem

Oversættelse af virksomhedens dokumentflow til elektronisk visning giver virksomheden fordele på flere organisatoriske niveauer. EDMS giver dig mulighed for at forenkle arbejdet for både ledelse og almindelige medarbejdere.

Taktiske fordele

Elektronisk dokumenthåndtering giver dig mulighed for at reducere de nuværende driftsomkostninger for en virksomhed. Når man beslutter sig for at installere et EDMS i hele virksomheden, anbefales det at måle medarbejdernes produktivitet, før man implementerer systemet. Du kan beregne tiden til at udføre skabelonopgaver, godkende forslag og søge efter nødvendige dokumenter. Du kan bestemme separat løbende omkostninger til kontorudstyr og papirvarer.

Baseret på effektiviteten af virksomhedens grundlæggende processer fremhæves følgende fordele ved EDMS:

Frigør fysisk plads på brugerens arbejdsstationer.
Reduktion af udgifterne til leje af arkivlokaler.
Sparer arbejdernes tid på at kopiere dokumenter, behandle dem og skrive dem i journaler.
Reduktion af omkostninger til papir og materialer til kopieringsudstyr.
Reducerer den tid, det tager at overføre papirdokumenter mellem afdelinger.
Sparer medarbejdernes tid ved at fuldautomatisere en del af de operationelle processer.
Forøgelse af medarbejdernes produktivitet ved at reducere rutinearbejde.

De taktiske fordele ved EDMS gør arbejdet for almindelige medarbejdere nemmest, så det er dem, der vil bemærke forbedringerne først.

Strategiske fordele

Strategiske mål ved implementering af et EDMS påvirker de vigtigste forretningsprocesser: profitindikatorer, hastighed og effektivitet af kommunikation med modparter, beskyttelse af kommerciel information.

På disse områder kan følgende fordele ved elektronisk dokumenthåndtering identificeres:

Oprettelse af en centraliseret informationsrum med ED base og justerbar fjernadgang til ham.
Fremskynd søgningen efter information efter attributter.
Mulighed for omfattende beskyttelse af kommerciel information på et computernetværk.
Forøgelse af gennemsigtigheden af arbejdsprocesser, forebyggelse af korruptionsordninger.
Mulighed for parallel godkendelse af interne dokumenter.
Fjernadgang til arbejdsprocesser uden for arbejdspladsen.
Øget sikkerhed for dokumenter og umuligheden af at forfalske dem.
En kraftig stigning i udførelsen af ordrer på grund af online overvågning af medarbejdernes handlinger.

Strategiske fordele bidrager til væksten af virksomhedens håndterbarhed og image, hvilket giver betydelige fordele ved at tiltrække nye kunder.

Fordele for almindelige brugere

Langsigtede rutineoperationer er anerkendt som sundhedsskadelige og reducerer produktiviteten kraftigt. Den monotone behandling af anmodninger og dokumenter i forskellige programmer distraherer fra ansvar og optager størstedelen af arbejdstiden.

EDMS har en række fordele til at løse disse brugerproblemer:

Praktisk placering af ED i arkivet, så du kan finde dem efter attributter inden for 1-2 minutter.
Regulering af driftsprocesser. Som følge heraf får medarbejderen kun de opgaver, som han er forpligtet til at udføre i henhold til stillingsbeskrivelsen.
Fremskyndelse af tilpasningen af nye medarbejdere til arbejdsprocesser ved at automatisere inter-virksomhedsinteraktion.
Mulighed for at indhente information om kæden af godkendelser og stadier af projektgennemførelse.
Reduktion af rutineoperationer ved at kombinere arbejdsmiljøer på computere, bruge skabeloner, eliminere stadiet med at udskrive dokumenter og signere dem.

Ved at reducere antallet og varigheden af ikke-specifikke operationer kan du bruge tid direkte på arbejdsprocesser, der kræver høje kvalifikationer.

Fordele for virksomhedens it-struktur

Når et EDMS implementeres, er det integreret med den eksisterende it-infrastruktur, hvilket giver følgende fordele:

lette kontrollen over systemet, reducere kvalifikationskravene til dets administrator;
evnen til at konfigurere nye skabeloner og dokumentere ruter uden standard programmeringsværktøjer;
at kombinere flere applikationer i et enkelt arbejdsmiljø;
evnen til at skalere systemet uden ekstra omkostninger;
ingen grund til at udskifte eksisterende computere;
omfattende netværksbeskyttelse mod malware.

EDMS involverer visse investeringer i tekniske midler, men de betaler sig på kort tid.

Computerhardware bliver kompatibel, hvilket resulterer i øget ressourceudnyttelse.

Fordele for ledere

Elektronisk dokumenthåndtering gør ledelsespersonalets arbejde effektivt på grund af følgende fordele ved systemet:

EDMS mobilitet, mulighed for at få adgang til ED igennem fjerncomputere på forretningsrejser.
Praktisk overvågning af medarbejdere ved hjælp af rapporter om deres arbejdseffektivitet, produktivitet og rettidig udførelse af opgaver.
gennem integration med .
Acceleration af logistikprocedurer mellem leverandører og købere ved deling af EDMS. Det er muligt at udveksle primær ED ved at oprette forbindelse til en enkelt ekstern operatør, der garanterer dokumenternes juridiske legitimitet.
At give adgang til finansiel information udelukkende til topledere, eksklusive sekretariatet.
Reducerer sandsynligheden for at miste vigtige dokumenter.

Lederen kan altid logge ind i systemet og generere en rapport om hver enkelt medarbejders præstation.

Medarbejdernes bevidsthed om dette faktum giver dem ikke mulighed for at slappe af og passe deres egen sag.

Ulemper ved elektronisk dokumenthåndtering

Indførelsen af elektronisk dokumenthåndtering i en virksomhed har også sine ulemper. Det er dem, der forhindrer små virksomheder i at indføre fuldskala lagerdrift og -styring baseret på EDMS.

Ulemperne omfatter:

Mulighed for databasekorruption af ukendt ondsindet kode. Regelmæssig sikkerhedskopiering af oplysninger på enheder, der ikke er tilsluttet netværket, kan løse denne ulempe.
Vanskeligheden ved at tilpasse medarbejdere i alderen 40+ til den digitale interaktionsform.
Høje omkostninger. Prisen på en indenlandsk EDMS for små virksomheder varierer fra $1.000 til $10.000.
Effektiviteten af EDMS falder i mangel af elektronisk dokumentflow blandt virksomhedens modparter.
Fordelen ved systemet i kompakte kontorer uden yderligere arbejdsenheder og lokaler er tvivlsom.
Behovet for at duplikere ED i papirform, når du arbejder med nogle modparter.

Disse mangler skyldes i høj grad forsinkelsen i vedtagelsen af de nødvendige juridiske normer og den lave grad af indtrængning af EDS i erhvervsmiljøet. Men tendenser tyder på, at om 10-20 år vil elektronisk dokumenthåndtering i en virksomhed blive betragtet som mere reglen end undtagelsen.

Hvordan vælger man det rigtige EDMS?

At vælge en EDMS er ikke let, fordi der er stor sandsynlighed for at købe det forkerte produkt eller indgå aftale med en inkompetent virksomhed.

Derfor, når du beslutter dig for at købe et elektronisk dokumenthåndteringsprogram, er det nødvendigt at tage højde for en række af dets egenskaber:

Driftstid for EDMS-producenten på det russiske marked. For at tilpasse sig national lovgivning kræves mange års praktisk erfaring med at implementere sådanne systemer.
Overholdelse af industristandarder.
Kompatibilitet med virksomhedsstruktur.
Mulighed og omkostninger for yderligere support af softwareproduktet.
Skalerbarhed af EDMS ved udvidelse af virksomheden.
Tilgængelighed af dokumentation til softwarekonfiguration til fuldtids IT-specialister.
Informationssikkerhedsniveau.
Muligheder for sikkerhedskopiering af data
Restitutionstid efter fejl.

For at foretage det endelige valg af en virksomhed til at implementere et EDMS, anbefales det at analysere flere udbydere, studere demomaterialer og bede om at installere en demoversion af softwaren. Når du træffer en beslutning, er det vigtigt at tage højde for omkostningerne ved opdatering af udstyr og niveauet af faglig uddannelse af dine egne it-specialister.

Vanskeligheder med at implementere EDMS

Processen med at implementere EDMS i Rusland er påvirket af brugernes brug af mange ulicenserede programmer, deres inkompatibilitet og overvægten af manuel styring af forretningsprocedurer.

Som følge heraf står udbydere af elektronisk dokumenthåndtering over for følgende vanskeligheder i virksomheder:

Forskellige datalagringsformater i forskellige afdelinger.
Mangel på struktureret information i de anvendte applikationer.
Ureguleret system med medarbejderadgang til specifikke forretningsprocesser. Standardformular jobbeskrivelser hjælper ikke EDMS organisationen meget.
Informationsstrømmen er overbelastet med bureaukratiske procedurer og godkendelser.
Nedbrud på grund af datalagring i forskellige applikationer.
Computeranalfabetisme blandt virksomhedsansatte og sabotage af træningsarrangementer på performerniveau.
Manglende overholdelse af EDMS med industristandarder og vedtægter.

Det er ikke nok at skifte til elektronisk dokumenthåndtering viljestærk beslutning manualer. Systemisk eftersyn påkrævet jobansvar medarbejdere og ledelsesstruktur i virksomheden. Integration med et system, der skal installeres efter loven, er ønskeligt.

En vigtig retning i implementeringen af EDMS er streng personalepolitik mod inkompetente og uuddannede medarbejdere. Fordi deres modvilje mod at arbejde efter nye principper vil øge omkostningerne til implementeringsprocessen og elektronisk support markant. EDMS'et skal interagere med mennesker inden for en enkelt mekanisme, så dets dårligt fungerende elementer skal rettes eller udskiftes rettidigt.

Vi har en færdig løsning og udstyr til

Prøv alle funktionerne på ECAM-platformen gratis

Læs også

Aftale om fortrolighed

og behandling af personoplysninger

1.Generelle bestemmelser

1.1 Denne aftale om fortrolighed og behandling af personoplysninger (herefter benævnt aftalen) blev accepteret frit og af egen fri vilje og gælder for alle oplysninger, som Insales Rus LLC og/eller dets tilknyttede selskaber, herunder alle personer, der indgår i samme gruppe med LLC "Insails Rus" (herunder LLC "EKAM-tjeneste") kan indhente oplysninger om brugeren, mens de bruger nogen af webstederne, tjenesterne, tjenesterne, computerprogrammerne, produkterne eller tjenesterne fra LLC "Insails Rus" (herefter benævnt som tjenesterne) og under udførelsen af Insales Rus LLC eventuelle aftaler og kontrakter med brugeren. Brugerens samtykke til Aftalen, udtrykt af ham inden for rammerne af forholdet til en af de anførte personer, gælder for alle andre anførte personer.

1.2.Brug af Tjenesterne betyder, at Brugeren accepterer denne Aftale og de deri specificerede vilkår og betingelser; i tilfælde af uenighed med disse vilkår, skal brugeren undlade at bruge tjenesterne.

"Indsalg"- Selskab med begrænset ansvar "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registreret på adressen: 125319, Moskva, Akademika Ilyushina St., 4, bygning 1, på kontor 11 (herefter kaldet "på kontor 11") den ene side, og

"Bruger" -

eller individuel have retlig handleevne og anerkendt som deltager i civilretlige forhold i overensstemmelse med lovgivningen i Den Russiske Føderation;

eller juridisk enhed, registreret i overensstemmelse med lovgivningen i den stat, hvor denne person er bosat;

eller individuel iværksætter registreret i overensstemmelse med lovene i den stat, hvor denne person er bosat;

som har accepteret vilkårene i denne aftale.

1.4 Med henblik på denne aftale har parterne bestemt, at fortrolig information er information af enhver art (produktion, teknisk, økonomisk, organisatorisk og andre), herunder resultaterne af intellektuel aktivitet, samt information om implementeringsmetoder. professionelle aktiviteter(herunder, men ikke begrænset til: information om produkter, værker og tjenester; information om teknologier og forskningsværker; information om tekniske systemer og udstyr, herunder softwareelementer; forretningsprognoser og information om foreslåede køb; krav og specifikationer for specifikke partnere og potentielle partnere; information relateret til intellektuel ejendomsret, samt planer og teknologier relateret til alt ovenstående), som den ene part har formidlet til den anden i skriftlig og/eller elektronisk form, udtrykkeligt udpeget af parten som dens fortrolige information.

1.5 Formålet med denne aftale er at beskytte fortrolige oplysninger, som parterne vil udveksle under forhandlinger, indgåelse af kontrakter og opfyldelse af forpligtelser, samt enhver anden interaktion (herunder, men ikke begrænset til, rådgivning, anmodning og levering af oplysninger og udførelse af andre. instruktioner).

2. Parternes ansvar

2.1 Parterne er enige om at holde alle fortrolige oplysninger modtaget af den ene part fra den anden part under parternes interaktion, ikke at afsløre, afsløre, offentliggøre eller på anden måde give sådanne oplysninger til nogen tredjepart uden forudgående skriftlig tilladelse fra parterne. anden part, med undtagelse af tilfælde specificeret i den gældende lovgivning, hvor leveringen af sådanne oplysninger er parternes ansvar.

2.2.Hver Part vil træffe alle nødvendige foranstaltninger for at beskytte fortrolige oplysninger ved at bruge mindst de samme foranstaltninger, som Parten bruger til at beskytte sine egne fortrolige oplysninger. Adgang til fortrolige oplysninger gives kun til de medarbejdere fra hver af parterne, som med rimelighed har brug for det for at udføre deres officielle opgaver i henhold til denne aftale.

2.3 Forpligtelsen til at holde fortrolige oplysninger hemmelige er gyldige inden for denne aftales gyldighedsperiode, licensaftalen for computerprogrammer dateret 1. december 2016, aftalen om at tilslutte sig licensaftalen for computerprogrammer, agentur- og andre aftaler og i fem år. efter ophør af deres handlinger, medmindre andet er særskilt aftalt af parterne.

(a) hvis de leverede oplysninger er blevet offentligt tilgængelige uden en krænkelse af en af parternes forpligtelser

b) hvis de afgivne oplysninger blev kendt af en part som følge af dennes egen forskning, systematiske observationer eller andre aktiviteter udført uden brug af fortrolige oplysninger modtaget fra den anden part;

(c) hvis de afgivne oplysninger er lovligt modtaget fra en tredjepart uden forpligtelse til at holde dem hemmelige, indtil de er givet af en af parterne;

(d) hvis oplysningerne gives på skriftlig anmodning fra et statsligt organ, et andet statsligt organ eller et lokalt regeringsorgan for at udføre deres funktioner, og det er obligatorisk for parten at videregive dem til disse organer. I dette tilfælde skal parten straks underrette den anden part om den modtagne anmodning;

(e) hvis oplysningerne gives til en tredjepart med samtykke fra den part, om hvilken oplysningerne overføres.

2.5.Insales verificerer ikke nøjagtigheden af de oplysninger, som brugeren har givet, og har ikke mulighed for at vurdere sin retlige handleevne.

2.6.De oplysninger, som Brugeren giver til Insales ved registrering i Tjenesterne, er ikke personoplysninger som defineret i Føderal lov RF nr. 152-FZ af 27. juli 2006. "Om personlige data."

2.7.Insales har ret til at foretage ændringer i denne aftale. Når du laver ændringer til nuværende udgave dato er angivet seneste opdatering. Den nye version af Aftalen træder i kraft fra det øjeblik, den er offentliggjort, medmindre andet fremgår af den nye version af Aftalen.

2.8 Ved at acceptere denne aftale forstår og accepterer brugeren, at Insales kan sende brugeren personlige beskeder og informationer (herunder, men ikke begrænset til) for at forbedre kvaliteten af tjenesterne, for at udvikle nye produkter, for at skabe og sende personlige tilbud til. brugeren, at informere brugeren om ændringer i takstplaner og opdateringer, at sende markedsføringsmateriale til brugeren om emnet for tjenesterne, for at beskytte tjenesterne og brugerne og til andre formål.

Brugeren har ret til at nægte at modtage ovenstående oplysninger ved at give skriftlig meddelelse til e-mailadressen Insales -.

2.9 Ved at acceptere denne aftale forstår og accepterer brugeren, at tjenesterne sælges for at sikre funktionaliteten af tjenesterne som helhed eller deres. individuelle funktioner især cookies, tællere og andre teknologier kan blive brugt, og brugeren har ingen krav mod Insales i denne forbindelse.

2.10 Brugeren forstår, at det udstyr og software, han bruger til at besøge websteder på internettet, kan have den funktion at forbyde operationer med cookies (for alle websteder eller for visse websteder), samt at slette tidligere modtagne cookies.

Insales har ret til at fastslå, at leveringen af en bestemt tjeneste kun er mulig på betingelse af, at accept og modtagelse af cookies er tilladt af brugeren.

2.11 Brugeren er uafhængigt ansvarlig for sikkerheden af de midler, han har valgt for at få adgang til sin konto, og sikrer også selvstændigt deres fortrolighed. Brugeren er eneansvarlig for alle handlinger (såvel som deres konsekvenser) inden for eller ved brug af Tjenesterne under konto brugeren, herunder tilfælde af frivillig overførsel fra brugerens side af data for at få adgang til brugerens konto til tredjeparter under alle betingelser (herunder kontrakter eller aftaler). I dette tilfælde anses alle handlinger inden for eller ved brug af Tjenesterne under Brugerens konto for at være udført af Brugeren selv, undtagen i tilfælde, hvor Brugeren har underrettet Insales om uautoriseret adgang til Tjenesterne ved hjælp af Brugerens konto og/eller om enhver overtrædelse (mistanke om overtrædelse) af fortroligheden af hans midler til at få adgang til din konto.

2.12 Brugeren er forpligtet til straks at underrette Insales om ethvert tilfælde af uautoriseret (ikke autoriseret af Brugeren) adgang til Tjenesterne ved brug af Brugerens konto og/eller enhver krænkelse (mistanke om krænkelse) af fortroligheden af deres adgangsmidler. kontoen. Af sikkerhedsmæssige årsager er brugeren forpligtet til selvstændigt sikkert at lukke arbejdet under sin konto ved afslutningen af hver session med at arbejde med tjenesterne. Insales er ikke ansvarlig for eventuelt tab eller beskadigelse af data, samt andre konsekvenser af enhver art, der måtte opstå på grund af Brugerens overtrædelse af bestemmelserne i denne del af Aftalen.

3. Parternes ansvar

3.1.Den part, der overtrådte fastsat i aftalen forpligtelser vedrørende beskyttelse af fortrolige oplysninger, der overføres i henhold til aftalen, er forpligtet til på anmodning af den skadelidte part at kompensere for faktiske skader forårsaget af en sådan overtrædelse af vilkårene i aftalen i overensstemmelse med den nuværende lovgivning i Den Russiske Føderation.

3.2 Erstatning for skade ophæver ikke den krænkende parts forpligtelser til korrekt at opfylde sine forpligtelser i henhold til aftalen.

4.Andre bestemmelser

4.1 Alle meddelelser, anmodninger, krav og anden korrespondance i henhold til denne aftale, herunder dem, der omfatter fortrolige oplysninger, skal være skriftlige og leveres personligt eller via kurer, eller sendes af. e-mail til de adresser, der er angivet i licensaftalen for computerprogrammer af 1. december 2016, tiltrædelsesaftalen til licensaftalen for computerprogrammer og i denne aftale eller andre adresser, som efterfølgende måtte være skriftligt angivet af Parten.

4.2 Hvis en eller flere bestemmelser (betingelser) i denne aftale er eller bliver ugyldige, kan dette ikke tjene som årsag til opsigelse af de øvrige bestemmelser (betingelser).

4.3 Denne aftale og forholdet mellem brugeren og salg, der opstår i forbindelse med anvendelsen af aftalen, er underlagt lovgivningen i Den Russiske Føderation.

4.3 Brugeren har ret til at sende alle forslag eller spørgsmål vedrørende denne aftale til Insales User Support Service eller til postadressen: 107078, Moscow, st. Novoryazanskaya, 18, bygning 11-12 f.Kr. "Stendhal" LLC "Insales Rus".

Udgivelsesdato: 12/01/2016

Fulde navn på russisk:

Selskab med begrænset ansvar "Insales Rus"

Forkortet navn på russisk:

LLC "Insales Rus"

Navn på engelsk:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Juridisk adresse:

125319, Moskva, st. Akademika Ilyushina, 4, bygning 1, kontor 11

Postadresse:

107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, bygning 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Kontrolpunkt: 771401001