Et eksempel på opstilling af et virksomhedsbudget i Excel. Omkostninger for den aktuelle måned, gnid

Budgettering som ledelsesteknologi er kendetegnet ved, at næsten alle afdelinger i virksomheden er involveret i det (og meget aktivt). Dette stiller særlige krav til budgetautomatiseringsplatformen: den skal have sådanne kvaliteter som enkelhed, alsidighed, fleksibilitet, beskyttelse mod brugerfejl osv. Samtidig skal det integreres med økonomistyringssystemet og finanssystemet, så budgetternes kontrol- og analysefunktioner også implementeres på det nødvendige niveau. Heldigvis giver brug af Excel dig mulighed for at organisere budgettering på præcis denne måde, uden unødvendige arbejds- og økonomiske omkostninger. Vi vil fortælle dig, hvordan du opnår dette resultat i vores webinar.

At bruge Excel som en automatiseringsplatform til budgettering virker endnu mere berettiget end at automatisere ledelsesregnskab og rapportering. Excel er faktisk en ideel budgetplatform på grund af det faktum, at det er meget nemt at tilpasse til næsten enhver virksomheds detaljer, uanset dens branche, størrelse og organisationsstruktur. På webinaret vil taleren diskutere de vigtigste tilgange til budgetteringsautomatisering, som kan bruges i næsten enhver virksomhed. Her er de vigtigste emner, der er planlagt til at blive diskuteret på webinaret:

Sådan organiserer du din budgetautomatiseringsproces ved hjælp af Excel
Hvordan man danner budgetter for det centrale føderale distrikt og organiserer udvekslinger med lederne af det centrale føderale distrikt
Sådan konsolideres budgetterne for det centrale føderale distrikt i virksomhedens budget
Hvordan inddrager man muligheden for scenarieplanlægning i budgetter
Sådan organiseres opbevaring af forskellige versioner af budgettet
Sådan dannes BDDS, BDR og planlagt balance
Sådan kobler du budgetter med ledelsesregnskab
Hvordan tilrettelægges en plan-fakta-analyse af budgetudførelse

Du kan tilmelde dig til at deltage i webinaret på webinarsiden på økonomidirektørbladets hjemmeside.

Webinar materialer:

Svar på spørgsmål fra webinardeltagere

Spørgsmål: Er det muligt at organisere alt ved hjælp af pivottabeller?

Svar: Teoretisk er det muligt, men pivottabeller har en stiv struktur, så en model bygget på deres basis vil have begrænset funktionalitet. Brug af SUMIFS-funktionen giver mere fleksibilitet og funktionalitet til budget- og regnskabsmodellen

Spørgsmål: Hvordan opbygger man et salgsbudget for små produktionsvirksomheder, når virksomheden arbejder på ordrer, og det er svært at forudsige dem for året? Ordreinformation er kun tilgængelig inden for 1-3 måneder. Nogle tips?

Svar: Jeg ville stole på statistikker fra sidste år, korrigeret for den faktiske salgsvækst opnået i de første 2-3 måneder af dette år sammenlignet med samme periode sidste år. Du bør ikke stræbe efter kun at opbygge et budget på basis af 100 % information om fremtidige salg. Budgettet bør indeholde et element af prognoser baseret på ekstrapolering af observerede tendenser.

Spørgsmål: Hvordan kan du implementere et budgetteringssystem i detailhandlen?

Svar: Fra et budgetmæssigt synspunkt er detailhandelen ikke fundamentalt forskellig fra andre industrier, dens vigtigste nuance er fraværet af klart identificerede købere med en upersonlig masse af individer. Salget bør derfor ikke budgetteres af kunder, men efter produktgrupper og salgssteder. Ellers er alt standard.

Spørgsmål: Hvordan indføres data i det konsoliderede register? Hvor er forbindelsen?

Svar: Data indlæses i det konsoliderede register over planlagte transaktioner ved hjælp af UpdateRegistry-makroen. Kun registrene for det centrale føderale distrikt udfyldes manuelt.

Spørgsmål: Kan du forklare problemerne med transfer pricing mellem divisioner i virksomheden? Hvem vil ydelserne fra specialister fra planlægnings- og økonomiafdelingen blive faktureret, og fra hvem modtages indtægterne?

Svar: Alle centrale føderale distrikter under en sådan ordning skal finansiere omkostningerne til det administrative og ledelsesmæssige apparat, som omfatter planlægnings- og økonomiafdelingen, gennem køb af dets tjenester.

Spørgsmål: Hvem redigerer budgettet: Kan økonomiafdelingen eller en afdelingsmedarbejder foretage ændringer selvstændigt?

Svar: Budgettet for det centrale føderale distrikt redigeres af det centrale føderale distrikt selv. I processen med at godkende budgettet for det centrale føderale distrikt kan det justeres både af en udpeget medarbejder i det centrale føderale distrikt og af ansatte i finansafdelingen, det afhænger af, hvordan du skriver denne procedure i budgetbestemmelserne.

Spørgsmål: Og hvordan kan jeg se, hvem der har foretaget ændringen?

Svar: Dette kan ikke gøres ved hjælp af standard Excel-værktøjer, selvom du kan bruge makroer til at organisere brugerautorisation. Jeg ser dog ikke meget mening i dette, da det med den korrekte organisering af budgetteringsprocessen altid er klart, hvem der har dannet og justeret budgettet, da der på hvert trin af denne proces skal tildeles en specifik ansvarlig person.

Spørgsmål: Hvordan kan du organisere budgetjusteringer i løbet af året? På samme tid, i de måneder, hvor der ikke er nogen justering, blev de originale data vist.

Svar: Gennem versioneringsværktøjet, som blev diskuteret i detaljer i webinaret. Det er netop derfor, dette værktøj blev implementeret.

Spørgsmål: Er fakta kun indtastet manuelt og derefter kombineret med en fil med planlagte data?

Svar: Faktum er ikke indtastet manuelt, men indlæses fra 1C ved hjælp af en loader, hvis funktion blev diskuteret detaljeret på webinaret om automatisering af ledelsesregnskab og rapportering i Excel. Yderligere, som du med rette bemærkede, sammenlignes disse data med planen.

Spørgsmål: Er det muligt at tage højde for budgetversionering i plan-faktaanalyse?

Svar: For at gøre dette er det selvfølgelig nok at justere SUMIFS-formlen lidt på arket "Plan-Act", så den udtrækker planlagte data under hensyntagen til versioner.

Spørgsmål: Hvordan sporer man ændringer dag for dag inden for plan-fakta-rammen? Er alt lavet i hånden?

Svar: Nej, du kan lave et "Plan-Act"-ark opdelt ikke efter måned, som det blev vist i eksemplet, men efter uge eller endda efter dag. Dette opnås ved minimale justeringer af SUMIFS-funktionen.

Spørgsmål: Hvordan er BDDS og BDR for Central Federal District forbundet/udfyldt?

Svar: I registret over planlagte operationer i det centrale føderale distrikt skal der angives to felter, "Optjeningsdato" og "Betalingsdato". Dette vil gøre det muligt at registrere transaktioner for både BDDS og BDR i ét register.

Spørgsmål: Hvor meget data kan Excel håndtere uden at fryse?

Svar: Excel behandler nemt titusindvis af transaktioner i registre, så i virkeligt arbejde er det meget vanskeligt at støde på nogen begrænsninger med hensyn til mængden af behandlede data (især i lavprismodeller).

Spørgsmål: Hvordan udfyldes afhængige poster i forskellige centrale finansielle distrikter? Lad os sige, at transportomkostningerne afhænger af omsætningen. Indkomst og transportomkostninger styres af forskellige centrale føderale distrikter.

Svar: For at gøre dette skal du opbygge en økonomisk model for virksomheden og beskrive alle forholdet mellem sådanne elementer i den. Vi vil tale om opbygning af økonomiske modeller i Excel i seriens tredje webinar. Kom, det bliver interessant.

Spørgsmål: Fremgangsmåden er god, men ubelejlig for ægte planlægning. Dem. vi skal ALLEREDE VIDE hvilke numre der skal indtastes i registret. Og ofte skal man bygge en trend, tage udgifter i procent af noget osv. Mens? Jeg brugte ofte byggemodeller med lukkede ark, men åbne celler til input. Hvad siger du?

Svar: Du forveksler modellering og budgettering. Et budget er et normativt dokument, men det betyder ikke, at man ikke kan bruge data opgjort i økonomiske modeller til at udfylde det. Vi vil tale om finansiel modellering på det tredje webinar i slutningen af april.

Spørgsmål: Hvordan importerer man faktiske transaktioner fra 1C til Excel til variansanalyse?

Svar: Ved hjælp af en loader, hvis arbejde blev demonstreret på det første webinar i serien, dedikeret til ledelsesregnskab og rapportering. Jeg opfordrer dig til at gense dette webinar.

Spørgsmål: Er fakta hentet fra ERP-systemet eller indtastet manuelt?

Svar: Begge muligheder har ret til at eksistere, men det er selvfølgelig mere effektivt at uploade fakta ved hjælp af en automatiseret procedure. Et eksempel på en loader blev demonstreret i det første webinar. - Når man tilføjer et nyt finanscenter, aftale, konto eller anden analyse, skal makroen omskrives? Nej, makroen fordyber sig ikke i analyser, den kopierer bare rækker. Bare sørg for, at antallet af registreringsposter, der kopieres, er korrekt.

Spørgsmål: Hvordan man får grønne og røde trekanter, forklar venligst igen.

Svar: Du skal vælge det celleområde, hvor du vil bruge disse ikoner, og derefter kalde menukommandoen Hjem / Betinget formatering / Administrer regler, i dialogboksen, der åbnes, klik på knappen "Opret regel" og vælg derefter "Ikonet" Sæt" formatstil, vælg specifikke ikoner i feltet "Ikonstil" (udover trekanter kan du bruge cirkler, pile, diamanter, krydser, nuller osv.) og indstil specifikke numeriske områder svarende til hvert ikon.

Spørgsmål: Skal omkostningerne ved at betale ansatte i det centrale forbundsdistrikt fremgå af budgettet for dette centrale forbundsdistrikt?

Svar: Det afhænger af, hvordan du beslutter dig for at fortsætte. Efter min mening bør alle lønomkostninger for alle afdelinger indgå i budgettet for finanstjenesten eller personaletjenesten.

Spørgsmål: Hvad er rollen for kolonnen "Status"?

Svar: Denne kolonne er nødvendig, så det i registret over faktiske transaktioner er muligt at registrere transaktioner, der kun er planlagt til at blive gennemført. Essensen af kolonnen er, at kun transaktioner med status "Fakta" er inkluderet i ledelsesrapporteringen, resten bruges til planlægning og godkendelse af fremtidige betalinger (herunder overvågning af deres overholdelse af budgettet).

Spørgsmål: Hvad med flerbrugerarbejde, når man bruger sådan en model?

Svar: Denne model klarer sig godt med flerbrugerarbejde. Det er netop derfor, der blev oprettet mange filer, som hver svarer til en separat CFO. Hvis alle budgetter blev lavet af én person, ville der ikke være behov for at oprette en separat fil for hvert centralt finansdistrikt.

Uanset om du styrer din virksomheds økonomi eller dit hjems økonomi, er det et vigtigt første skridt at lave et budget. Det er nødvendigt at have et budget for at holde styr på dine nuværende udgifter, bestemme, hvor du kan skære ned på omkostningerne, og træffe beslutninger om, hvad du skal bruge dine penge på.

Selvom oprettelse af et budget kan virke som en skræmmende proces, kan brug af en budgetskabelon hjælpe med at gøre processen lidt mindre skræmmende. Hvordan vælger man en skabelon, der passer til dine formål, blandt det store antal eksisterende? Vi har gennemgået de bedste Excel-skabeloner og delt dem i denne artikel, så du kan vælge dem, der fungerer bedst for dig. Vi giver også en detaljeret beskrivelse af, hvordan du bruger en personlig månedlig budgetskabelon i Excel og Smartsheet.

Gå til webstedet og log ind på din konto (eller drag fordel af den gratis 30-dages prøveperiode).
Gå til fanen "Hjem", klik på "Opret" og vælg "Vis skabeloner".
Indtast ordet "Budget" i feltet "Søgskabeloner" og klik på forstørrelsesglasikonet.
En liste over skabeloner vil blive vist. Som vores eksempel vil vi bruge skabelonen "Planlægning af et familiebudget efter måned". Klik på den blå "Brug skabelon"-knap i øverste højre hjørne.
Navngiv din skabelon, vælg, hvor du vil gemme den, og klik på OK.

2. Indtast detaljer for dit budget

Der åbnes en forudformateret skabelon, der indeholder indholdet for prøven, samt færdige sektioner, kategorier og underkategorier. I Smartsheet kan du nemt tilføje eller fjerne rækker baseret på dine budgetdata.

Du skal blot højreklikke på en række og vælge "Indsæt ovenfor" eller "Indsæt nedenfor" for at tilføje en række, eller "Slet" for at slette en række.

Opdater sektions- og underafsnitstitlerne i hovedkolonnen for at afspejle dine detaljer.

*Bemærk venligst, at sektionen Besparelser og besparelser i denne skabelon er inkluderet i sektionen Udgifter. Du kan flytte denne sektion til en placering, der er mere egnet for dig, ved at vælge de linjer, du ønsker, højreklikke på dem og vælge "Klip". Højreklik derefter på den række, hvor du vil indsætte de valgte rækker, og klik på "Sæt ind".

Indtast din indkomst, opsparing og udgifter for dine respektive budgetkategorier i kolonnen Månedligt budget. Bemærk venligst, at hierarkiet allerede er sat op for dig, og formlerne vil automatisk beregne totaler for kategorier baseret på de data, der er angivet i underafsnittene.
I venstre side af hver række kan du vedhæfte filer direkte til budgetposter (ideelt til at vedhæfte kontoudtog, skattedokumenter osv.).
Tilføj vigtige detaljer i kolonnen Kommentarer, såsom kontooplysninger eller links til specifikke konti.

3. Opdater dit månedlige budget faktiske

Indtast de faktiske rubelbeløb for hvert budgetelement for den tilsvarende måned. Du kan konfigurere til at modtage påmindelser ved at åbne fanen Alarmer nederst på siden og vælge Ny påmindelse. Yderligere oplysninger.

Du kan give interesserede parter adgang til dit budget. Dette vil ikke kun hjælpe med at holde andre informeret om budgettets tilstand, men vil også øge ansvarligheden fra din side. For at dele skal du klikke på fanen Deling nederst på siden. Tilføj e-mailadresserne på de personer, du vil dele, tilføj en besked, og klik på den blå "Del ark"-knap i nederste højre hjørne af dialogboksen.

Uden planlægning og kontrol af betalinger kan der ikke eksistere en eneste virksomhed: hver dag skal virksomhedens leder træffe en beslutning om, hvordan man fordeler midler og prioriterer betalinger. Kan hjælpe ham med dette Pengestrømsbudget(BDDS) - et dokument, der indeholder alle modtagne anmodninger om betaling og oplysninger om de tilgængelige midler i virksomheden. Artiklen indeholder formularer til ugentlig budgetplanlægning, undersøger mekanismer til forudsigelse af indtægter fra salg i engros- og detailretninger og giver anbefalinger til oprettelse af budgetformularer, der sendes til ledere af omkostningsposter.

Budgetkontrol

En væsentlig komponent i kontrolsystemet- kontrol med gennemførelsen af likviditetsbudgettet, det vil sige kontrol med modtagelse og udgift af midler, der er planlagt i BDDS. Driftskontrol af pengestrømsbudgettet udføres normalt af budget controller. Vejledt af de godkendte likviditetsgrænser fastlægger han budgetposter til finansiering af overskydende udgifter. Finansinspektøren vurderer hver indkommende ansøgning om forlig og afgør, om den overskrider grænsen for den tilsvarende budgetpost.

Overskridelse af grænser i budgetperioden er kun mulig efter særlig ordre fra en autoriseret embedsmand (økonomisk eller generaldirektør). Når det kommer til at omfordele udgifter mellem forskellige budgetposter, er disse beføjelser tildelt finansinspektører.

Månedlig pengestrømsplan

Planlægning af pengestrømme for den aktuelle måned bør begynde med en generel pengestrømsbudgetplan, som et eksempel er præsenteret i tabellen. 1.

Generelt består BDDS af følgende blokke:

Kassebeholdningsplan i begyndelsen af måneden.
Plan for kontante indtægter fra kerneaktiviteter (salgsindtægter, bonusser fra leverandører, indtægter fra fremleje af lokaler mv.).
Driftsomkostningsplan, som består af to dele:

betalingsplan til leverandører for varer;
betalingsplan for øvrige driftsudgifter.

Flowplan for finansielle aktiviteter: balancen mellem tilgodehavende og tilbagebetalte lån minus renter på skyldige lån.
Flowplan for investeringsaktiviteter: forskellen mellem indtægter fra salg af anlægsaktiver og betalinger for anskaffelse og reparation af anlægsaktiver.

Som et resultat heraf opnår vi den planlagte nettostrøm for perioden og udleder en prognose for likviditeten ved periodens afslutning.

Tabel 1. Pengestrømsbudget, gnid.
	Artikel	Modpart	Gæld på 1. dag	Periodisering/ Salg/ Forsyninger	Budget	Gæld den 31
	Balance i begyndelsen af perioden
	På en løbende konto

	Salgsprovenuet
	Detailsalg
	Engrossalg
	Andre indtægter
	Driftsudgifter
	Betaling til leverandører
	Betaling til leverandører	Alpha LLC
	Betaling til leverandører	Omega LLC
	Driftsomkostninger
	Udbetaling af løn
	Dækdel	Medarbejdere
		Medarbejdere
	Personaleomkostninger
		Taxi LLC
		Express LLC
	Lægeundersøgelse	Klinik nr. 1
	Bygningsvedligeholdelsesomkostninger
	Udlejning af lokaler	Terem LLC
	Udlejning af lokaler	Teremok LLC
	Forsyningsomkostninger	Gorvodokanal
	Forsyningsomkostninger	HeatElectroStation
		Privat sikkerhedsfirma "Dobrynya"
	Skatter til budgettet
	betales moms
	Indkomstskat
	Ejendomsskat

	Lønskatter
	Samlet flow fra driftsaktiviteter
	Flow fra finansieringsaktiviteter
	Tiltrækning af lån
	tilbagebetaling af lån
	Betaling af renter på lån
	Flow fra investeringsaktiviteter
	Indtægter fra OS-salg
	Køb af et OS
	OS reparation	IP Ivanov P.A.
	Nettostrøm fra aktivitet
	Saldo ved udgangen af perioden

Hvis der som følge af planlægning ved periodens udløb, negative kassebeholdninger, justeres budgettet ved at reducere betalingsplanen. For at forstå situationen er det derfor bedre straks at tilføje oplysninger til BDDS om den aktuelle gæld til leverandører, planlagte omkostninger for den kommende måned og forventet gæld i slutningen af måneden under hensyntagen til de budgetterede betalingsbeløb.

I vores eksempel forudsiges månedens nettostrøm at være negativ (–47,7 tusind rubler), men på grund af de oprindelige saldi på 65 tusind rubler. Vi er i stand til at opfylde det angivne budget for en given måned. Samtidig øger vi tilgodehavender fra vores kunder fra 185 tusind rubler. op til 290 tusind rubler. og vi reducerer gæld til leverandører af varer fra 450 tusind rubler. op til 300 tusind rubler. Generelt er billedet for måneden optimistisk.

Det er dog værd at bemærke, at det i denne måned er planlagt at refinansiere i mængden af 500 tusind rubler: vores låneperiode i bank nr. 1 udløber, vi forventer at modtage et lån for det samme beløb i bank nr. 2. Og hvis vi modtager et lån i bank nr. 2, vi kan lidt senere end udløbsdatoen i bank nr. 1, så inden for en måned skal vi akkumulere på regnskabet 500 tusind. gnide. (ca. halvdelen af vores månedlige omsætning). Det vil sige, i næsten en halv måned vil vi ikke være i stand til at bruge store summer på driftsudgifter: alle betalinger for dem begynder først efter at have modtaget et lån fra bank nr. 2.

Selvfølgelig er der obligatoriske betalinger, der ikke kan udskydes til anden halvdel af måneden (betaling af husleje, forbrugsregninger, betaling af løn i henhold til tidsplanen). Derfor har vi har brug for en daglig eller ugentlig pengestrømsplan, som vi i fremtiden nøje skal overholde for ikke at spolere vores kredithistorik hos Bank nr. 1.

Vi udarbejder en ugentlig pengestrømsplan for den næste måned, hvor vi planlægger modtagelse af indtægter og obligatoriske udgifter, hvorefter vi viser de beløb, som vi kan afsætte til andre betalinger.

Indtægtsplan pr. uge

Indtægtsplanen for omsætning fra detail- og engrossalg er udformet efter forskellige principper. Kvitteringer fra engroskunder kan nemt forudsiges gennem udskudt betaling. For at gøre dette vil vi bruge standardrapporten " Bruttofortjeneste”, som er placeret i blokken “Salg” på fanen “Rapporter” på Excel-værktøjslinjen (fig. 1).

Lad os tilpasse "Bruttofortjeneste"-rapporten til vores krav:

Gå til rapportindstillingerne, klik på afkrydsningsfeltet " Avanceret opsætning».
På fanen " Generel»:

vi indstiller den salgsperiode, for hvilken vi forventer modtagelsen af midler fra kunder (normalt er det lig med den maksimale udsættelse, der gives til vores kunder);
i blokken" Valgmuligheder» klik på afkrydsningsfelterne "Output generelle totaler" og "Output detaljerede poster";
i blokken" Indikatorer» vi forlader kun "Salgsomkostninger, gnid." og "med moms", fjern markeringen af de resterende indikatorer (fig. 2).

På fanen " Grupper» slet alle grupperinger, der leveres af standardrapporten (fig. 3).

På fanen " Valg» etablere et udvalg: vi er kun interesseret i salg af engrosdivisionen (fig. 4).

På fanen " Yderligere felter» vis felterne "Køber" og "Efter datoer", for alle felter i kolonnen "Placering" sætter vi typen "I separate kolonner", i kolonnen "Position" - "I stedet for at gruppere" (fig. 5).

Klik på knappen " Form" og vi får en rapport, der er præsenteret i tabel. 2.

Tabel 2. "Bruttoavance"-rapport baseret på de præsenterede indstillinger
Køber	Om dagen	Salgspris, gnid.
Horizont LLC
LLC "Domovoy"
IP Borisov A.G.
IP Osintsev A.N.
IP Osipov A. Yu.
IP Pinyuga I.G.
IP Poluectov D. A.
IP Lovtsova N.V.
IP Khomenko A.V.

Lad os kopiere den resulterende rapport til Excel og tilføje de data, vi har brug for: Tilføj en udskudt betaling og beregn betalingsperioden som summen af to kolonner: Salgsdato + Udskudt betaling (tabel 3).

Tabel 3. Beregning af betalingsdatoen fra salgsdatoen og den bevilgede henstandsbetaling
Køber	Dato for salg	Salgspris, gnid.	Udskudt betaling, dage	Betalingsdato
Horizont LLC
LLC "Domovoy"
IP Borisov A.G.
IP Osintsev A.N.
IP Osipov A. Yu.
IP Pinyuga I.G.
IP Poluectov D. A.
IP Lovtsova N.V.
IP Khomenko A.V.

Lad os nu gruppere betalingsdatoer efter uge ved hjælp af en pivottabel:

Vælg tabellen. 3 sammen med overskriften og på fanen " Indsæt"klik på ikonet" Pivottabel"(Fig. 6 (a)).
I dialogboksen, der åbnes, skal du angive, hvor vi vil placere pivottabellen: på et nyt ark eller på et eksisterende (du skal angive den celle, du vil indsætte pivottabellen i). For at oprette en ny pivottabel er det bedre først at placere den på et nyt ark, bringe den til en form, der er praktisk for os, og derefter overføre den til arket, hvor vi vil arbejde med det i fremtiden (fig. 6 (b) )).

I vinduet, der vises " Liste over pivottabelfelter" lad os indstille dets udseende (fig. 7):

I blokken "Linjetitler" skal du trække feltet "Betalingsdato" med musen;
træk feltet "Salgsomkostninger, gnid" ind i blokken "Værdier".

Vi får rapporten præsenteret i tabel. 4.

Tabel 4. Indledende visning af drejebordet
Betalingsdato	Betalinger, gnid.









Totalt

Det kan ses, at tabellen indeholder betalingsdatoer for den foregående måned. Lad os fjerne dem ved hjælp af pivottabelfilteret. Vi står på en hvilken som helst celle med en dato og kalder kontekstmenuen frem med den højre knap, i den vælger du "Filter" > "Filter efter dato", indstil filteret "Efter" > "07/01/2016" (fig. 8) ).

Tabellen indeholder nu kun salg med forfald i juli. Kald genvejsmenuen op igen og vælg " Gruppe" Indstil intervallet i dialogboksen, der vises: fra 07/04/2016 til 07/31/2016 med trinnet "Dage", er antallet af dage 7 (fig. 9).

Vi fik prognose for kasseindtægter fra engrossalg pr. uge(Tabel 5).

Tabel 5. Sidste visning af drejebordet
Betalingsdato	Betalinger, gnid.
04.07.2016–10.07.2016
11.07.2016–17.07.2016
18.07.2016–24.07.2016
25.07.2016–31.07.2016
Totalt

Lad os nu gøre det prognose for kasseindtægter i detailretning. Der er to vigtige punkter at overveje, når du planlægger dit cashflow:

Detailsalget har en udtalt sæsonbestemt efter ugedag: kunder besøger butikker oftere i weekenden (toppen af salget falder på dem);
Vi kan først bruge provenuet fra detailsalg til betalinger på foliokontoen efter indsamlingen til banken, hvilket udføres på hverdage med en forsinkelse på en eller to dage. Det vil sige, at provenuet fra salg mandag krediteres foliokontoen tirsdag-onsdag (afhængig af opkrævningsbetingelser), indtægter for fredag-søndag krediteres foliokontoen mandag eller tirsdag. Således vil vi kun kunne bruge overskuddet for 29.-31. juli i august. Men 1. juli modtager vi indsamling af overskuddet til 30. juni.

Lad os komponere daglig salgsplan i detailbutikker, på grundlag af hvilket vi vil danne indsamlingsplan til løbende konto. Du kan opdele den månedlige plan efter ugedag i forhold til den foregående måned eller samme måned i det foregående år, hvilket er mere ønskeligt, da vi i dette tilfælde vil være i stand til at tage højde for den månedlige sæsonvariation af salget.

Når du bruger data fra sidste år, skal du ikke foretage sammenligninger efter datoer, men efter ugedage. Så 07/01/2016 falder på en fredag i 2015, den første fredag i juli var den 3. juli. Derfor er vi nødt til at tage salget fra 3. juli til 08/02/2015 for at udlede sæsonbestemte proportioner. Det vil sige, at for at få en dato fra sidste år, der ligner ugedagen i år, skal du trække 364 dage fra (præcis 52 uger).

Tabel 6 viser en opdeling af salgsplanen efter dag og afhentningsplanen efter ugedag og grupperet efter uge. Som et resultat ser vi følgende: siden de sidste dage af juli falder på weekenden, pengestrømsplanen adskiller sig fra salgsplanen ved 75 tusind. gnide. Andre indtægter i vores budget er fremlejeindtægt, som skal betales senest den 10. i hver måned ifølge lejeaftalen. Derfor sætter vi disse kvitteringer for anden uge.

Tabel 6. Plan for modtagelse af indtægter fra detailsalg til den løbende konto, gnid.

Ugedag	Sidste års dato	Sidste års omsætning	Aktuel årsdato	Indeværende års omsætning	Samling	I alt for ugen



søndag
mandag





søndag
mandag





søndag
mandag





søndag
mandag





søndag
Total				1 000 000

Betalingsplan

Vi har lavet en ugentlig pengestrømsplan. Lad os nu sprede det til BDDS obligatoriske betalinger(fremhævet i farve i tabel 7):

udbetaling af løn: den resterende løn for den foregående måned skal betales senest den 10., bonus betales senest den 15., forudbetalingen for den aktuelle måned - senest den 25. Vi fastsætter 50 % af lønnen for den anden uge, 100 % af bonussen for den fjerde og 50 % af lønnen for den sidste uge i måneden;
lejebetaling: i henhold til overenskomsterne er fristen for betaling af husleje for indeværende måned den 10. Vi sætter betaling for den anden uge;
forbrugsregninger skal være afsluttet den 25., vi sætter dem til betaling den 25., altså for den sidste uge;
sikkerhed i henhold til aftalen indgået med det private vagtfirma, skal betalingen forfalde den 20., vi fastsætter betalingen for den fjerde uge;
lønsumsafgifter du skal betale senest den 15., hvilket betyder, at vi skal bruge penge til dem i den tredje uge;
personlig indkomstskat udbetales samtidig med lønudbetalingen, så vi fordeler den på uge i samme forhold som lønudbetaling og bonusser;
for andre skatter betalingsfristen er fra den 25. til den 31. (sidste uge i juli);
tilbagebetaling af lån og rentebetalinger- indtil den 22. tiltrække lån- efter den 25.).

Alle andre betalinger i den kommende måned henføres umiddelbart til den sidste uge (når vi kan genopbygge omsætningsaktiver med et nyt lån, hvis modtagelse er planlagt til den 25. juli).

Som et resultat ser vi, at vi kun kan bruge 120 tusind. gnide., vil vi være i stand til at lukke resten af gælden til leverandører i de sidste to uger af juli.

Hvis leverandørernes mening er vigtig for os, skal vi på forhånd give dem besked om den aktuelle situation. Du kan give dem en klar betalingsplan for denne måned, så de også kan planlægge deres økonomiske muligheder for den kommende måned.

Tabel 7. Ugentlig betalingsplanlægning, gnid.
Artikel	Modpart	Betalingsfrist	Budget for måneden
Balance i begyndelsen af perioden
På en løbende konto

Salgsprovenuet			1 105 000
Detailsalg
Engrossalg
Andre indtægter		Indtil den 10
Driftsudgifter			1 117 700
Betaling til leverandører
Betaling til leverandører	Alpha LLC
Betaling til leverandører	Omega LLC
Driftsomkostninger
Udbetaling af løn
Dækdel	Medarbejdere	Løn - indtil den 10., forudbetaling - indtil den 25
	Medarbejdere	Indtil den 15
Personaleomkostninger
	Taxi LLC
	Express LLC
Lægeundersøgelse	Klinik nr. 1
Bygningsvedligeholdelsesomkostninger
Udlejning af lokaler	Terem LLC	Indtil den 10
Udlejning af lokaler	Teremok LLC	Indtil den 10
Forsyningsomkostninger	Gorvodokanal	Indtil den 25
Forsyningsomkostninger	HeatElectroStation	Indtil den 25
	Privat sikkerhedsfirma "Dobrynya"	Indtil den 20
Skatter til budgettet
betales moms		Indtil den 25
Indkomstskat		Indtil den 28
Ejendomsskat		Indtil den 30
		Sammen med løn
Lønskatter		Indtil den 15
Samlet flow fra driftsaktiviteter			–12 700	–15 000		–63 993	–225 860
Flow fra finansieringsaktiviteter			–25 000		–250 000	–25 000
Tiltrækning af lån		Efter den 25
tilbagebetaling af lån		Indtil den 22
Betaling af renter på lån		Indtil den 22
Flow fra investeringsaktiviteter			–10 000				–10 000
Indtægter fra OS-salg
Køb af et OS
OS reparation	IP Ivanov P.A.
Nettostrøm fra aktivitet			–47 700	–15 000	–55 879	–88 993
Saldo ved udgangen af perioden

Oprettelse af budgetskemaer til budgetpostcontrolleren

Lad os nu overveje forskellige måder at få en månedlig BDDS-plan på. Hvis virksomheden er lille, og der er få entreprenører, så er økonomen i stand til selvstændigt at planlægge kommende betalinger for måneden. Det er nok at samle den aktuelle gæld til leverandører og entreprenører på konti 60, 76 og analysere de månedlige periodiseringer for alle modparter.

I vores eksempel er der kun to leverandører af varer og ni entreprenører og serviceudbydere (se tabel 7), de fleste af dem udsteder de samme fakturaer månedligt (husleje, sikkerhed, forsyningsselskaber og taxatjenester). Det er klart, at det er ret nemt at forudsige betalinger for dem. Den eneste vanskelighed, der kan opstå, er skatteplanlægning. Det betyder, at du skal henvende dig til regnskabschefen for at få hjælp, da han er ansvarlig for rettidig betaling af skat.

I store virksomheder er det svært for én økonom at planlægge budgettet korrekt for alle udgiftsposter, så i sådanne virksomheder henlægges normalt alle udgiftsposter til ansvarlige medarbejdere, den såkaldte ledere af budgetposter. Det er dem, der planlægger betalinger og derefter indsender anmodninger om betaling af regninger til den finansielle tjeneste. For at gøre det lettere for dig at indsamle et generelt budget baseret på de budgetter, som stewarderne har fremlagt, er det bedre at udvikle samlet budgetformat som de skal udfylde.

Tabel 8 viser budgetskemaet for lederen af bygningsvedligeholdelsesomkostningsblokken, hvorfra det er nemt at overføre data til det generelle BDDS-skema. Hvis der er mange artikler i BDDS, så er det bedre at indtaste artikelkoden. Så med hjælp SUMIFS() funktioner vil du automatisk kunne overføre data fra controllerens budgetter til det almindelige budget.

Tabel 8. Budgetskema for leder af omkostningsposter
	Artikel/modpart	Betalingsfrist (hvis nogen)	Gæld fra 1. dag, gnid.	Omkostninger for den aktuelle måned, gnid.	Budget for betaling, gnid.	Gæld pr. 31., gnid.
	Udlejning af lokaler
	Terem LLC	Indtil den 10
	Teremok LLC	Indtil den 10

	Forsyningsomkostninger
	Gorvodokanal	Indtil den 25
	HeatElectroStation	Indtil den 25

	Sikkerhed
	Privat sikkerhedsfirma "Dobrynya"	Indtil den 20

Der er et par ting at overveje, når du designer formularer:

controlleren bør ikke ændre antallet og rækkefølgen af kolonner (ellers vil formlerne, der er konfigureret til hans budget, ikke fungere korrekt). Hvis han ønsker at tilføje yderligere forklaringer på artiklen, så lad ham gøre det til højre for den godkendte formular;
Den registeransvarlige kan tilføje linjer til rapporten, hvis han har et øget antal modparter til en omkostningspost. Tilføjelse af nye rækker bør dog ikke føre til behovet for at ændre de resulterende rækker;
alle celler med beregningsformler skal beskyttes mod redigering (for at undgå utilsigtet overskrivning eller ændring af formlen til en forkert);
de endelige værdier for lederens budget skal verificeres med de data, der er inkluderet i det konsoliderede BDDS, for at eliminere muligheden for forvrængning af information.

Lad os se på, hvordan man implementerer disse krav ved hjælp af funktionerne i Excel.

Cellebeskyttelse.

For at beskytte celler mod redigering skal du klikke på " Beskyt ark" på fanen " Gennemgå" Bemærk venligst, at Excel som standard beskytter alle regnearksceller mod ændringer, og vi ønsker at forhindre stewards i at ødelægge de resulterende rækker. Derfor bør beskyttelse fjernes fra celler, hvor stewarder har lov til at foretage ændringer. Du kan fjerne beskyttelsen fra cellen i menuen " Celleformat" på fanen " Beskyttelse"(Fig. 10).

Controlleren har lov til at ændre antallet af rækker (tilføj og slet), så når du installerer arkbeskyttelse, glem ikke at markere afkrydsningsfelterne "indsæt rækker" og "slet rækker" (fig. 11). Sørg for at indstille en adgangskode for at fjerne beskyttelsen. Ellers vil medarbejdere, der ved, hvordan man arbejder med arkbeskyttelse, nemt omgå denne begrænsning.

Under hensyntagen til nye rækker i SUM()-formlen, som controlleren kan tilføje.

Hovedreglen ved udvikling af et frilængdebudget er altid at bruge funktion SUM(). Anvendelse af denne regel garanterer ikke altid, at de resulterende rækker vil indeholde alle data. Figur 12 viser et eksempel, hvor budgetkontrolløren tilføjede en ny linje til slutningen af blokken "Leje af lokaler" (ret logisk set fra hans synspunkt), men den var ikke inkluderet i den endelige formel.

Vej ud af denne situation: indsæt en linje mellem alle omkostningsblokke og medtag den i summeringsformlen (for genkendelse skal du sørge for at fremhæve linjen i en eller anden farve). For brugeren vil denne linje blive en slags adskiller mellem omkostningsgrupper, og han vil altid tilføje nye linjer lige før den (fig. 13).

Den næste fase af økonomistyring er indsamling af betalingsanmodninger og vedligeholdelse af en daglig betalingskalender.

I stedet for en konklusion

Korrekt udvikling af budgetter for omkostningspostcontrolleren vil give mulighed for delvis automatisering af indsamlingen af planlagte månedlige budgetdata, hvilket vil fremskynde processen med dets forberedelse og reducere indflydelsen fra den menneskelige faktor, når data konsolideres fra forskellige kilder.

Hvis det planlagte budget for måneden er i overskud, betyder det ikke, at der i midten af måneden ikke vil være et budgetunderskud (situationen er højst sandsynligt i måneden for tilbagebetaling af et stort lånebeløb). Derfor er det ekstremt vigtigt at udarbejde ikke kun en månedlig, men også en ugentlig pengestrømsprognose for på forhånd at vide om mulige huller i budgettet og planlægge betalinger korrekt for at undgå sådanne problemer.

Budgettet for det næste år er dannet under hensyntagen til virksomhedens funktion: salg, indkøb, produktion, opbevaring, regnskab osv. Budgetplanlægning er en lang og kompleks proces, fordi den dækker det meste af organisationers driftsmiljø.

For et tydeligt eksempel, overvej et distributionsselskab og opstil et simpelt virksomhedsbudget for det med et eksempel i Excel (et eksempel på budget kan downloades fra linket under artiklen). I dit budget kan du planlægge udgifter til bonusrabatter til kunder. Det giver dig mulighed for at modellere forskellige loyalitetsprogrammer og samtidig kontrollere omkostningerne.

Data til budgettering af indtægter og udgifter

Vores virksomhed betjener omkring 80 kunder. Udvalget af varer er omkring 120 varer i prislisten. Hun laver en markup på varer på 15 % af deres pris og fastsætter dermed salgsprisen. En så lav markup er økonomisk berettiget af intens konkurrence og er berettiget af høj omsætning (som mange andre distributionsvirksomheder).

Et bonusbelønningssystem tilbydes kunder. Rabatprocent på køb til storkunder og forhandlere.

Betingelserne og rentesatsen for bonussystemet er bestemt af to parametre:

Kvantitativ grænse. Den mængde af et bestemt produkt købt, der giver kunden mulighed for at modtage en vis rabat.
Procent rabat. Størrelsen af rabatten er en procentdel, der beregnes ud fra det beløb, kunden købte, da den kvantitative grænse (bar) blev overskredet. Rabattens størrelse afhænger af størrelsen af den kvantitative grænse. Jo flere varer der købes, jo større rabat.

I det årlige budget hører bonusser til sektionen "salgsplanlægning", så de påvirker en vigtig indikator for virksomheden - margin (profitindikator i procent af den samlede indkomst). Derfor er en vigtig opgave muligheden for at sætte flere bonusmuligheder med forskellige grænser på salgsniveauer og de tilsvarende % bonusser. Det er nødvendigt, at margenen holdes inden for visse grænser (f.eks. ikke mindre end 7 % eller 8 %, fordi dette er virksomhedens overskud). Og kunderne vil kunne vælge flere muligheder for bonusrabatter.

Vores budgetmodel med bonusser vil være ret enkel, men effektiv. Men lad os først udarbejde en rapport om pengebevægelser for en bestemt klient for at afgøre, om det er muligt at give ham rabatter. Vær opmærksom på formler, der refererer til et andet ark, før du beregner den procentvise rabat i Excel.

Udarbejdelse af virksomhedsbudgetter i Excel under hensyntagen til loyalitet

Budgetprojektet i Excel består af to ark:

Salg – indeholder historien om pengebevægelser i løbet af det seneste år for en bestemt kunde.
Resultater – indeholder betingelserne for at optjene bonusser og en simpel redegørelse for distributørens præstation, som bestemmer prognosen for kundens attraktivitetsindikatorer for virksomheden.

Cash flow blandt kunder

Strukturen i tabellen "Salg for 2015 efter klient:" på "salg"-arket:

Enterprise budgetmodel

På det andet ark sætter vi grænserne for opnåelse af bonusser og de tilsvarende rabatprocenter.

Følgende tabel er en grundlæggende form for et indtægts- og udgiftsbudget i Excel, der viser virksomhedens samlede økonomiske resultater for en årlig periode.

Strukturen i tabellen "Bonussystemets betingelser" på arket "resultater":

Bonuslinjekant 1. Placer for at indstille niveauet for kantlinjen efter antal.
Bonus % 1. Plads for at sætte en rabat ved passage af den første grænse. Hvordan beregnes rabatten for den første grænse? Tydeligt synligt på "salgs"-arket. Brug af funktionen =HVIS(Mængde > grænse på 1 bonuslinje[antal]; Salgsvolumen * procentdel af 1 bonusrabat; 0).
Bonus bar grænse 2. En højere grænse i forhold til den tidligere grænse, hvilket gør det muligt at få en større rabat.
Bonus % 2 – rabat for den anden kant. Beregnes ved hjælp af funktionen =HVIS(Mængde > bonuslinjegrænse 2[antal]; Salgsvolumen * procentdel af bonusrabat 2; 0).

Struktur af tabellen "Generel rapport om virksomhedens omsætning" på "Resultater"-arket:

Færdiglavet virksomhedsbudgetskabelon i Excel

Og så har vi en færdiglavet virksomhedsbudgetmodel i Excel, som er dynamisk. Hvis bonusgrænsen er på niveauet 200, og bonusrabatten er 3%. Det betyder, at kunden sidste år købte 200 varer. Og i slutningen af året vil han modtage en bonusrabat på 3 % af prisen. Og hvis en klient købte 400 stykker af et bestemt produkt, betyder det, at han har krydset den anden grænse for bonusser og allerede modtager en rabat på 6%.

Under sådanne forhold vil "Margin 2"-indikatoren ændre sig, det vil sige distributørens nettofortjeneste!

Opgaven for lederen af et distributionsselskab er at vælge de mest optimale niveauer af grænsestrimler til at give rabatter til kunderne. Du skal vælge, så "Margin 2"-indikatoren er mindst inden for intervallet 7% -8%.

Download virksomhedens budget-bonus (eksempel i Excel).

For ikke at søge efter den bedste løsning tilfældigt, og for at undgå at lave fejl, anbefaler vi at læse følgende artikel. Den beskriver, hvordan man laver et enkelt og effektivt værktøj i Excel: Datatabel i Excel og matrix af tal. Ved hjælp af "datatabellen" kan du automatisk visualisere de mest optimale forhold for kunden og distributøren.

Ural Lotto-virksomheden har udviklet en model i Excel, ved hjælp af hvilken den finansielle service hurtigt kan udarbejde et Indtægts- og Udgiftsbudget (IBC) og et Cash Flow Budget (CFB). Et eksempel i Excel kan downloades fra linket i slutningen af artiklen.

For at udvikle et budgetteringssystem, forenkle planlægningsproceduren og minimere risikoen for fejl i økonomiske planer, har en virksomhed brug for en samlet finansiel regnskabsmodel i Excel, hvor kun én tabel er allokeret til dataindtastning, og alle andre genereres automatisk.

Lad os forestille os, at økonomidirektøren sammen med den økonomiske service skal udvikle et budgetteringssystem fra bunden. I første omgang er det svært at forstå, hvordan budgetprocessen vil blive organiseret, hvilke typer budgetter og rapporter, der kræves, og i hvilken form det vil være nødvendigt at indhente oplysninger om faktiske indtægter og udgifter fra regnskabsprogrammet. Det er præcis, hvad de troede hos Ural Lotto LLC. I de første måneder begrænsede vi os til dannelsen af separate budgetter - salg, indkøb, divisioner. Efter nogen tid lykkedes det os at udvikle (henholdsvis ark "detaljeret PL" og "detaljeret CF") oprettet ved hjælp af Excel-værktøjet "Pivot Tables". Ved hjælp af indbyggede filtre kan du vælge interesseposter, underposter på første og andet niveau og gruppere indtægter (kvitteringer) og udgifter (betalinger) separat. For at afspejle ændringerne i regnearket skal du højreklikke og vælge "Opdater" fra den menu, der vises.

Hvordan man analyserer BDR for en bestemt periode og viser afvigelser

Det "detaljerede PL" ark giver dig mulighed for at oprette et budget for indtægter og udgifter både for virksomheden som helhed og for en separat division. For at få det skal du blot vælge punkterne "BDR" og "Til begge budgetter" i vinduet "Budgetnavn". Hvis du har brug for en plan for en bestemt afdeling, skal du indtaste dens navn i "CFD"-vinduet.

Indstillingen "Til begge budgetter" er beregnet i tilfælde af, at tallene er de samme for begge budgetter, det vil sige, for eksempel når 10.000 rubler i januar for en vare går til både BDR og BDDS. Dette gøres for at undgå at indtaste de samme tal to gange.

En detaljeret BDDS i Excel oprettes på lignende måde: på arket "detaljeret CF" skal du vælge "BDDS" og "Begge budgetter", og derefter opdatere dataene. Der er også filtrering efter CFD.

Nyttige dokumenter

BDR og BDDS eksempel i Excel

Et eksempel på et indtægts- og udgiftsbudget og et pengestrømsbudget (CFB) i Excel for hele virksomheden er vist på arkene "PL Budget" og "CF Budget". I modsætning til detaljerede planer er de ikke dannet direkte fra arbejdsarket, men efter mellembehandling af oplysninger på hjælpeark (“Code of Articles” og “Code of Art.-Subst.”).

Den første af hjælpetabellerne er "Artikler". – designet til at konsolidere budgetdata om de vigtigste udgifter og indtægter (indtægter og betalinger). Det konfigureres på samme måde som detaljerede budgetter - ved at bruge feltet "Budgetnavn" (se fig. 1). Da det bruges til begge budgetter, kan BDR og BDDS kun genereres efter tur ved at anvende et filter i feltet "Budgetnavn". Samtidig opdatering af begge budgetter i denne version af filen er umulig. Selvfølgelig kan du lave to sådanne hjælpetabeller - for hvert budget, men det bliver sværere at bruge filen, fordi du hver gang skal opdatere et større antal oversigtstabeller. Og selve filen bliver "tyngre".

Figur 1. Hjælpetabel

Den anden hjælpetabel ("Code of Article-Subst.") konsoliderer data med detaljerne "Artikel" og "Underartikel på første niveau". De kombinerede navne på sidstnævnte er angivet i kolonnen "Til rapport" i arbejdsarket. Værket forløber på samme måde som den tidligere beskrevne "Code of Art." – du skal vælge navnet på budgettet alt efter hvilket budget, der er ved at blive dannet.

Budgetter udfyldes med data fra hjælpetabeller ved hjælp af VLOOKUP-formlen. For eksempel vil beregningen af "Indtægt fra salg af lotteriet for "6 ud af 40"" for januar (celle E10 på "PL Budget"-arket) blive specificeret som VLOOKUP($A10;"Code of st.- subst."!$A:$T; 4;0), hvor A10 er cellen, der indeholder navnet på underartiklen ("6 af 40"), "Code of art.-subst."!$A:$T er startintervallet i den anden hjælpetabel, hvor søgningen efter rækken samme navn, 4 – kolonnenummer med data for januar.

Download et eksempel på BDR og BDDS i Excel

Fordele ved budgettering i Excel

Et enkelt budget i Excel har forenklet planlægningsprocessen i virksomheden markant. Budgetjusteringer er blevet nemmere. Det er nok at indtaste en ny værdi i en tabel, og dette vil blive afspejlet i alle de andre. Sandsynligheden for fejl er reduceret.

"alt i ét"-formatet gjorde det muligt at opgive oprettelsen af separate budgetter for salg, indkøb, skatter, løn osv. Ural Lotto-virksomheden er relativt lille: ét centralkontor (medarbejdere - 55 personer), ingen filialer. Derfor er det meget nemmere kun at udfylde ét arbejdsark.

Tabel. Struktur af et budget regneark i Excel (arbejdstabel ark)

Kolonne titel	Formål
Til en rapport, til en opslagsbog	Hjælpekolonner tjener til at forbinde budgetmodeltabeller
	Angiv det år, budgettet er udarbejdet for
	Et center for økonomisk ansvar er tildelt, det vil sige en afdeling, der er direkte ansvarlig for den tilsvarende udgifts- eller indtægtspost