Planlægningsmøde, driftsmøde, driftsmøde. Organisation, afholdelse

Planlæggere, briefinger og møder er en integreret del af næsten alle medarbejderes arbejdsdag. Før eller siden står en leder over for behovet for selvstændigt at gennemføre et dagligt planlægningsmøde. Men som det ofte sker, er der ingen, der virkelig lærer dette. Derfor opstår spørgsmålet ofte: hvordan gennemfører man et planlægningsmøde?

Mål for planlægningsmødet

Det første, du skal gøre, er at bestemme de mål, du ønsker at opnå ved at holde et planlægningsmøde. Som regel er hovedmålet med sådanne møder at skabe et enkelt informationsrum blandt alle medarbejdere, som et resultat af at opnå højere og mere sammenhængende arbejde. Planlægningsmøder hjælper med at løse følgende problemer:

At sætte mål og mål for teamet;
Efterbehandling generel information til hele holdet;
Løsning af generelle problemer;
Motivation og involvering af personalet;
Medarbejderuddannelse gennem overførsel af bedste praksis;

Enig, at opnå sådanne mål er af stor interesse for enhver leder. Derfor er praksis med planlægning af møder så almindelig i erhvervslivet. Men det er ikke så let at opnå effektivitet fra møder, at det er vigtigt at overholde en klart defineret handlingsplan og forberede sig til hvert planlægningsmøde.

Planlægning af mødeplan

Så vi har fastslået, at mødet er en vigtig og nyttig ting, men for ikke at gøre dette værktøj til endnu en ubrugelig tortur af underordnede, bør lederen nærme sig forberedelsen af planlægningsmødet med fuld alvor. Tidligere diskuterede vi målene for mødet, lederens opgave, afhængig af målet, er at lægge en plan for mødets afholdelse; Mødet for sælgere og for TOP-ledere vil naturligvis være radikalt forskellige fra hinanden. Selvom selve strukturen vil være nogenlunde den samme.

Meget vigtige punkter Når du afholder et møde, skal du give underordnede mulighed for at tale så hurtigt som muligt. Det er tilrådeligt at inddrage så mange planlægningsmødedeltagere som muligt fra de første minutter. Dette vil hjælpe med at oprette holdet.

Hemmeligheder bag planlægningsmødets succes

Den vigtigste! For at gøre et møde interessant, skal du forberede dig på det. Et mødes succes afhænger af flere vigtige faktorer:

Informationskomponent. De oplysninger, der præsenteres på mødet, skal være nyttige og interessante. Hvis informationen er kedelig og monoton, så gør det interessant måde levering af information. Fjern kedelige og uhensigtsmæssige oplysninger;
Følelsesmæssig komponent. Selv de fleste interessant emne kan blive ødelagt af forkert fodring. Husk dine universitetslærere ved nogle forelæsninger sover hele publikum, mens der ved andre er helt udsolgt.
Lederen, der leder mødet. Jo mere autoritativ oplægsholderen er, jo bedre opfatter publikum ham. Hvis din autoritet ikke er høj, så arbejd omhyggeligt med punkt 1 og 2.

Regler for afholdelse af planlægningsmøde

Forsinkede medarbejdere

Nogen forsøger altid at komme for sent til et møde. Sådanne medarbejdere er meget destruktive og skal bekæmpes desperat. Jeg vil gerne bede dig om på forhånd at aftale med alle teammedlemmer, hvad vi gør med dem, der kommer for sent. Der er flere eksempler: en efternøler bringer kaffe eller frugt til alle, en efternøler fortæller en vittighed, en efternøler synger en sang osv. Det vigtigste er, at alle kender reglerne, og at alle følger dem. Hvis reglen er gennemtænkt og accepteret af holdet, så vil du reducere forsinkelser til et minimum.

Samme mødetid

Det er meget vigtigt at have en klar mødeplan. Der er intet værre end ikke-planlagte møder, det forstyrrer de underordnedes planer og tillader dem ikke at forberede sig ordentligt. Holdningen til sådanne møder er i første omgang negativ, hvilket ikke er befordrende for arbejdet.

Ethvert møde skal varsles på forhånd. Det er bedst ikke at ændre datoer og tidspunkter for møder, medmindre det er nødvendigt.

Forsink ikke møder

Det er meget vigtigt at følge timingen, hvis du har bestemt, at mødet ikke skal vare mere end 30 minutter, så hold dit ord. Jo længere mødet er, jo mindre effektivt er det. Hvis du har brug for at løse komplekse problemer og kræver lang tid at udarbejde detaljerne, og derefter oprette arbejdsgrupper af kompetente medarbejdere. Ofte går det meste af mødet med at arbejde på organisatoriske spørgsmål, og de fleste af lytterne falder helt ud af dialogen.

Kun oplægsholderen taler

Jeg observerer ofte en situation, hvor medarbejdere er bange for deres chef, og som følge heraf bliver mødet til en monolog af en diktator. Som regel sker alt dette i dødsstilhed, og spændinger mærkes i luften. En retningsgivende ledelsesstil er ikke passende ved møder, den modsiger essensen af denne begivenhed. Ideelt set bør alle deltagere tale ved planlægningsmødet.

Drøftelse af private spørgsmål

Nogle gange kan en af planlægningsmødedeltagerne forsøge at bruge denne begivenhed til at løse sit private problem. For en medarbejder er det normalt en fordel at stille et spørgsmål offentligt. Denne tilgang kan gøre mødet til en farce. Derfor er det nødvendigt straks at stoppe sådanne manipulationer og sætte en tid til at løse private problemer.

Mødets indflydelse på arbejdet

Alt, hvad du aftalte på mødet, skal udføres fra din side. Hvis der ikke er kontrol, vil medarbejderne hurtigt tilpasse sig og stoppe med at følge dine ordrer.

Sådan kontrollerer du effektiviteten af et møde

Effektiviteten af et møde er ret let at teste. Spørg dine underordnede, hvad der skete på mødet? 5 minutter efter mødet, 3 timer senere og dagen efter. Svarene på disse spørgsmål giver feedback til planlægningsmødearrangøren. Hvis der er meget information, så tving medarbejderne til at tage noter. Men alle bør under alle omstændigheder registrere oplysninger.

Hvordan man gennemfører planlægningssessioner og møder

Systematisk afholdelse af månedlige planlægningsmøder, ugentlige møder og daglige møder er det vigtigste værktøj til udvikling af salgsafdelingen og organisationen som helhed. Og en integreret del af en selvudviklende salgsafdeling – efter at have beskrevet forretningsprocesser og sat virksomheden på autopilot.

Hvad er fordelene ved at holde planlægningssessioner og møder?

? Lederen deltager i den operationelle ledelse. Han er opmærksom på alle aktuelle begivenheder i organisationen, kender til vigtige begivenheder og innovationer.

? Lederen lærer om problemer rettidigt salgsafdeling og tilpasser løsningsmuligheder. I praksis bliver en leder ofte opmærksom på problemer, når de allerede har fået fart på og forårsaget alvorlig skade.

? Alle medarbejdere sætter mål for sig selv for en dag, en uge, en måned. Implementeringen af mål overvåges. Dette forhindrer alle medarbejdere i organisationen i IKKE at udvikle sig. Månedlige fremskridt er vigtigt.

? Hver medarbejder kan komme med et forslag at udvikle virksomheden, øge salget, forbedre servicen.

Medarbejdere kan motiveres til at foreslå innovationer og ændringer. Betal for eksempel 30 % af overskuddet (eller potentielt overskud) for den første implementeringsmåned – hvis ledelsen anser innovationen for væsentlig og bringer den ud i livet. Ved at bruge denne teknologi var mange store virksomheder, såsom DeLL med IdeaStorm-tjenesten og Sberbank, i stand til at tjene millioner i ekstra fortjeneste, reducere omkostningerne og væsentligt forbedre kvaliteten af kundeservicen.

Hos Sberbank foreslog indsamleren at fjerne check-in på kontoret efter afhentninger, som var beregnet til at udfylde den interne indsamlingsbog. Nu kan du udfylde den en gang om ugen. Således sparede tusindvis af indsamlere én tur om dagen, hvilket reducerede omkostningerne til denne procedure. Den innovative samler modtog mere end 300.000 rubler.

? Rapporter leveres rettidigt om virksomhedens aktiviteter. Lederen holder fingeren på pulsen: kontrollerer salgsmængder, antallet af nye kunder, salgsmængder for nye og gamle kunder, udvikling af reklamer og andre budgetter, regnskabsrapporter; promovering gennem nye salgskanaler, nye produkter og tjenester. Plus får feedback for en stigning eller et fald i eventuelle indikatorer. For eksempel, hvorfor faldt salget med 11 % i forhold til sidste måned, eller hvorfor tiltrak de 28 % flere nye kunder denne måned?

Dette tillader:

Rettidig identificere aktuelle problemer og skitsere en plan for løsning af dem, udpege dem, der er ansvarlige for implementeringen af planen og et kontrolpunkt (deadline);

Juster omgående salgsplaner;

Opsummer resultaterne af måneden, ugen og sammenlign med resultaterne fra tidligere perioder, analyser årsagerne til ændringer;

Saml holdet, beløn vinderne, hold motiverende møder;

Skitsere strategiske udviklingsaktiviteter;

Lav budgettering og lav en betalingsplan.

1. Morgenmøder

Morgenplanlægningsmøder er nødvendige i salgsafdelingen: ledere har som regel svært ved at komme i gang og er lang tid om at komme i arbejde. De første halvanden til to timers arbejdstid bruges på morgensamtaler, røgpauser, te og kaffe og tjekke mail. Og to timer på en otte timers arbejdsdag betyder tre måneder om året, hvor medarbejderne ikke arbejder, men får penge for dem.

Trin 1. Hvem leder planlægningsmøderne

Som udgangspunkt kan chefen for salgsafdelingen, men den generelle eller kommercielle direktør inddrages.

Trin 2. Hvor længe varer morgenmødet?

Tidspunktet for planlægningsmødet bør være strengt reguleret - 10–20 minutter, ikke mere. Dette er nok til at "tænde" ledere og sætte dem op til produktivt arbejde. Det er vigtigt ikke at trække planlægningsmødet ud i en time. For at løse taktiske problemer er det nødvendigt at afholde et generelt planlægningsmøde en gang om ugen.

Eventuelle indvendinger fra ledere som: "Jeg har ikke tid til at planlægge møder nu, arbejdet brænder. Hvorfor spilde tid?" – skal stoppes med det samme. Når du organiserer forretningsprocesser, ser du og dine medarbejdere fra forskellige positioner: ledere - fra positionen "vi skal lukke kunden hurtigere", dig - fra positionen til at få systemet til at fungere som et ur. Desuden er det usandsynligt, at 15 minutter vil føre til tab af en klient eller fejl i en aftale, især i begyndelsen af dagen. Det er vigtigt at implementere morgenmøder som et ritual og aldrig gå glip af dem. Efter 21-30 dage vil alle vænne sig til, at dette er en integreret del af arbejdsdagen, og vil ikke sabotere processen. Det er vigtigt ikke at tillade en enkelt dag med afbrydelse fra den første dag for implementering.

Trin 3 Hvilke emner diskuteres på morgenmødet?

Godkender planer og sætter mål for i dag. Derudover leveres en arbejdslog med en liste over opkald og en rapport om salgsplanen for den foregående dag. Desuden rapporterer ledere om opnåelsen af de mål, de satte sig selv i går – de svarer på spørgsmål om, hvad målene præcist var, hvad der blev opnået, og hvad der ikke virkede, hvilken hjælp der er nødvendig. Hver leder sætter et mål for den aktuelle dag - alle er indgået lille bord, som alle ledere og afdelingslederen har adgang til. Eksempelmål: "at lægge pres på kunden hos ABC LLC, bekræfte betalinger for tre nøglekunder, arrangere et møde med en ny lovende kunde."

Mål kan opdeles i tre kategorier:

1) mål for klienter for dagen;

2) betalingsmål;

3) arbejde med debitorer.

Trin 4. Udfyld tabellen(Tabel 5.12)

Tabel 5.12 Dagsplan

Første opgave afdelingsleder - tjek rapporterne.

Anden opgave– indtast en liste over mål sat af ledere. Det er vigtigt, at de sætter deres egne mål.

Trin 5 Skype-møder

Moderne kommunikationsmidler gør det muligt at afholde planlægningsmøder eksternt, for eksempel via Skype. Den administrerende direktør kan deltage i morgenplanlægningsmødet fra hvor som helst i verden og stille yderligere opgaver salgsafdeling Når dine medarbejdere har vænnet sig til daglige møder, kan du helt overføre denne proces til Skype-tilstand. I bund og grund denne teknologi gældende for andre planlægningsmøder, hvis man har fastlagte traditioner for at afholde dem, nedskrives regler og alle medarbejdere ved hvilke dokumenter de skal aflevere til planlægningsmødet og hvilke spørgsmål der skal besvares.

2. Sådan afvikles ugentlige møder

1.2. Hvornår:

1.3. Hvem udfører:

1.4. Hvem er til stede:

1.5. Spørgsmål diskuteret:

1.6. Nødvendige dokumenter:

2. Fremgangsmåde.

2.1. Først offentliggør vi dagsordenen.

2.2. En kort rapport om ugens resultater.

2.4. Udarbejdelse og tilpasning af planer.

2.5. Sætter specifikke mål for den næste uge.

2.6. Lytte til medarbejderforslag.

2.7. Hvilke rapporter og dokumenter lægges på lederens skrivebord.

3. Referat af mødet.

(Udfyldes af sekretæren.)

3. Eksempel "Regler for ugentlige møder"

1. Formål, tid, deltagere, dokumenter.

1.1 Formål:

Analysere implementeringen af salgsplaner fra begyndelsen af måneden og forventet salg i slutningen;

Kontroller færdiggørelsen af tidligere tildelte opgaver, tildel nye opgaver eller omplanlæg eksisterende;

Identificer aktuelle problemer og skriv dem ned trin for trin planer deres beslutninger, skriv korte instruktioner, udpege de ansvarlige for gennemførelsen af planen og et kontrolpunkt (deadline);

Overvåg afslutningen af opgaver fra sidste uge;

Annoncer vigtige begivenheder og innovationer i virksomheden.

1.2 Når det udføres:

Hver mandag fra 10:00 til 11:30.

1.3 Hvem udfører:

administrerende direktør eller (hvis fraværende) direktør.

1.4 Hvem er til stede:

Generaldirektør (hvis nødvendigt).

administrerende direktør (udviklingschef).

Økonomidirektør (Chief Accountant).

Salgschefer.

Teknolog.

1.5 Diskuterede emner:

Det er vigtigt at nedskrive en liste over diskuterede standardspørgsmål og altid gennemgå dem. Alle spørgsmål kan opdeles i to kategorier:

Almindelige – dem, der diskuteres i henhold til forskrifterne;

Udviklingsspørgsmål - i henhold til mødets plan (dagsorden).

Det er nødvendigt at afsætte en vis tid til hvert problem og i dette interval have tid til at udvikle en løsning, skrive en handlingsplan og udpege en ansvarlig. Selvom strategiske spørgsmål kan diskuteres i lang tid. I dette tilfælde er det vigtigste ikke at glemme mødets mål og bringe spørgsmålet til en beslutning. Dette er meget bedre end at rejse et dusin spørgsmål og ikke bringe nogen af dem til en logisk konklusion.

Fire til seks emner kan drøftes på mødet. Sværere for perception og aktivt arbejde.

1.6 Nødvendige dokumenter:

Alle rapporter leveres i trykt form og opbevares elektronisk til delt adgang.

Revisor giver:

Salgsrapport for ugen og fra begyndelsen af måneden.

Leder af salgsafdelingen:

Salgsrapport for hver leder.

En dagbog til registrering af opgaver og trufne beslutninger.

Før mødet kontrollerer den administrerende direktør eller virksomhedens leder tilgængeligheden af de nødvendige dokumenter.

2. Fremgangsmåde.

2.1. Vi annoncerer dagsordenen.

2.2. En kort rapport om ugens resultater. Det er vigtigt, at medarbejderne taler om de resultater, de har opnået, og ikke om, hvad de har gjort for at nå målet. Rapporter bør tage 5-15 minutter at færdiggøre.

2.3. Drøftelse af fremskridt på projekter.

2.4. Analyse af rapporter på afdelinger, fastlæggelse og justering af planer vedrørende statistik.

2.5. Definere specifikke mål for den næste uge. Optag det i protokollen. Angiv de ansvarlige.

2.6. Lyt til medarbejderforslag til øget salg, servicekvalitet osv. Du kan samle dem alle iflg e-mail til en separat boks for forslag, og på mødet kun at overveje dem, der har en fremtid. Indtastning af opgaver, ansvar og deadlines i protokollen.

2.7 Salgsafdeling:

En rapport om ledere lægges på bordet.

Muligheden for at øge mængden af leverancer til specifikke kunder bestemmes (kundeudvikling). Hvad er nødvendigt for at øge mængden af forsyninger: installere software, uddanne sælgere, levere salgsfremmende produkter og prøver.

Muligheden for at genoptage leverancer til en kunde, der er stoppet med at bestille på grund af virksomhedens skyld, fastlægges (personlig kontakt til kommerciel direktør).

Teknolog:

3.1. Udfyldes af sekretæren ved hjælp af standardformular og sendes til alle deltagere.

4. Hvordan man gennemfører månedlige møder

1. Formål, tid, deltagere, dokumenter.

1.2. Hvornår:

1.3. Hvem udfører:

1.4. Hvem er til stede:

1.5. Nødvendige dokumenter:

2. Fremgangsmåde.

2.1. Vi annoncerer dagsordenen.

2.2. Månedlig resultatrapport. For hver afdeling.

2.3. Drøftelse af implementering af salgsplaner og godkendelse af planer for næste periode. Diskussion af de mål, der blev sat i sidste måned, og procentdelen af deres implementering.

2.4. Definition af budget for den næste måned, tidsplaner og procedure for betalinger til modparter.

2.5. Tildeling af vinderne baseret på månedens resultater.

2.6. Motivation: diskussion af nye KPI'er, bonusser og ikke-materiel motivation.

2.7. Udvikling af strategiske udviklingsaktiviteter.

2.8. Udvikling af marketing- og annonceaktiviteter.

2.9. Opsummering efter afdeling.

2.10. Lyt til medarbejderforslag.

2.11. Hvilke rapporter og dokumenter lægges på lederens skrivebord.

3. Referat af mødet.

3.1. Udfyldes af sekretæren.

5. Eksempel "Regler for månedlige møder"

1. Formål, tid, deltagere, dokumenter.

Fremgangsmåden for afholdelse af et månedligt møde fastlægges af selskabets generaldirektør.

Mål:

Overvåg implementeringen af salgsplaner.

Godkend nye salgsplaner sammen med den kommercielle og administrerende direktør.

Beløn vinderne, hold motiverende møder, samle holdet.

Motivation: indføre nye KPI'er, bonusser og ikke-materiel motivation.

Skitsere strategiske udviklingsaktiviteter.

Budgettering, betalingsplan.

Opsummerende.

Hvornår:

Første tirsdag i måneden.

Hvem udfører:

Den administrerende direktør eller (i dennes fravær) lederen af virksomheden.

Hvem er til stede:

direktør for virksomheden.

administrerende direktør (udviklingschef).

Økonomidirektør (Chief Accountant).

Salgschefer.

Teknolog.

Logistikchef.

Nødvendige dokumenter:

Alle rapporter leveres i trykt form og er placeret i i elektronisk format på delt adgang.

Revisor giver:

Månedlig salgsrapport.

Leder af salgsafdelingen:

Salgsrapport for hver leder (sammendrag for måneden).

Hver deltager har med sig:

Liste over spørgsmål og aktuelle problemer fra hver deltager;

En eller to ideer til, hvordan man kan forbedre processer i virksomheden, hvordan man sælger mere og hvordan man forbedrer servicen.

2. Fremgangsmåde.

1) Drøftelse af implementering af salgsplaner og godkendelse af planer for næste periode. Diskussion af de mål, der blev sat i sidste måned, og procentdelen af deres implementering.

2) Fastlæggelse af budget for den næste måned, tidsplaner og procedure for betalinger til modparter.

3) Tildeling af vinderne baseret på månedens resultater.

4) Motivation: diskussion af nye KPI'er, bonusser og ikke-materiel motivation.

5) Udvikling af tiltag til strategisk udvikling.

6) Udvikling af marketing- og annonceaktiviteter.

7) Opsummering efter afdeling.

Direktør for virksomheden:

Dækker sin vision med udgangspunkt i sidste måneds resultater, udvikling for næste måned/kvartal, retningen for virksomhedens udvikling og formidler stifternes mening. Diskuterer vigtige spørgsmål (efter hans mening). Sætter opgaver, deadlines for deres afslutning og tildeler ansvar.

Økonomidirektør (Chief Accountant):

En sammenfattende rapport om månedlig salgsvolumen og procentdel af fortjeneste er placeret på bordet; udgiftsrapport, kreditor- og debitorrapport + sammenligning med sidste måneds gæld.

Tilgodehavender i mere end tre måneder.

Hvilke tiltag kan tages for at reducere omkostningerne.

Salgsafdeling:

En oversigtsrapport for ledere, en salgsrapport, en aktivitetsrapport og konverteringsdata er placeret på bordet.

Muligheden for at udvikle nye salgskanaler fastlægges.

Muligheden for at producere nye produkter baseret på efterspørgsel fastlægges.

Kunderhvervelseskanaler som en procentdel af salgsvolumen fra kunder pr. kanal (15% - kontekstuel annoncering, 55% - cold calls, 20% - reaktivering, 10% - anbefalinger).

Antal nye kunder pr. måned (aktiv salgsafdeling).

Antallet af udviklede klienter, der flyttede fra kategori C til B og fra B til A (klientafdeling).

Antal faste kunder og kunder i kategori A, B og C (kundeafdeling).

Antallet af genaktiverede kunder og deres salgsvolumen pr. måned (aktiv salgsafdeling).

Konkurrentanalyse: priser, produkter, Særlige tilbud(tilbud).

Hvilke aktiviteter blev gennemført for at udvikle salgsafdelingen: bøger, træninger, kurser osv. Hvad blev gennemført. Hvordan påvirkede dette salget?

Teknolog:

Årsagen til den negative anmeldelse fastlægges, den ansvarlige og påvirkningsmålet fastlægges.

Hver deltager har med sig:

Liste over spørgsmål og aktuelle problemer;

Dagbog til registrering af opgaver og trufne beslutninger;

En eller to ideer til, hvordan man kan forbedre processer i virksomheden, hvordan man sælger mere og hvordan man forbedrer servicen.

Før mødet kontrollerer den administrerende direktør eller virksomhedens leder tilgængeligheden af de nødvendige dokumenter.

3. Referat af mødet.

3.1. Udfyldelse af referatet fra mødet. Udfyldes af sekretæren. Efter mødet udsendes referat til alle deltagere.

Referat af mødet/planlægningsmødet

nr. 01M af 02.02.2014, St

Fra bogen Fast-management. Det er nemt at administrere, hvis du ved hvordan forfatter Nesterov Fedor Fedorovich

Hvordan man afholder møder blandt forskellige typer lederens aktiviteter største antal tid optages af møder. Der er næppe nogen anden form for aktivitet, hvor så meget medarbejdertid ville spildes, som når man udfører

Fra bogen Dream Team. Sådan opretter du et drømmehold forfatter Sinyakin Oleg

Planlægningsmøder om ingenting Ugentlig møde på kontoret om mandagen. Deltagere: salgsdirektør, afdelingsledere Andre - efter behov. Få

Fra bogen Led mennesker med dig af Novak David

Observationer er vigtige Som leder skal du passe på, at folk ikke forveksler fremskridt med resultater. At tabe fem pund er godt, men at spore og se resultatet er meget vigtigt, især hvis det fører til tab af de næste fem pund,

Fra bogen Infobusiness ved fuld kapacitet [Fordobling af salg] forfatter Parabellum Andrey Alekseevich

Fra bogen Rules and Taboos of a Manager forfatter Vlasova Nelly Makarovna

Hvordan laver man ændringer? Forandring er det mest konstante fænomen og er netop det sted, hvor vi oftest træder på vores yndlingsrive. At slippe af med bulerne er næsten umuligt, men forsigtighed og list kan mildne slagene. Tag forebyggende tabletter som

Fra bogen Reklamebureau: hvor skal man begynde, hvordan man får succes forfatter Golovanov Vasily Anatolievich

Spørgsmål 4. Hvordan og hvor skal man gennemføre interviews? Handlingsplan: vælg stedet, metoden og teknologien til at drive forretning og salg; vi beslutter, om vi har brug for et kontor (nu og generelt); vi lejer et kontor til interviews, træning og arbejde af ledere (ikke

Fra bogen MBA i lommen: Praktisk guide om udvikling af nøgleledelseskompetencer af Pearson Barry

Fra bogen Financial Management is Simple [ Grundkursus for ledere og begyndende specialister] forfatter Gerasimenko Alexey

Fra bogen Marketing for Government and offentlige organisationer forfatter Kotler Philip

Fra bogen Personalecertificering - vejen til gensidig forståelse forfatter Brigitte Sivan Fra forfatterens bog

Fra forfatterens bog

Hvordan gennemfører man et møde? At gå rundt på etagerne og konflikte med sikkerhedsvagten tog meget tid. Da jeg så på mit ur, indså jeg, at jeg ikke ville have tid til at gå ind på kontoret - der var to minutter tilbage før mødets start. Jeg gik direkte til mødelokalet, hvor de traditionelt holdt

Organiser og gennemfør planlægningsmødet så effektivt som muligt.

Find en løsning på det problem, der er angivet til diskussion, eller sæt retningen for udviklingen af situationen i en konstruktiv retning.

Det er interessant at holde et planlægningsmøde, så deltagerne ikke har tid til at gabe og ikke føler, at de har spildt tiden.

Handlingsplan

1. Bliv bekendt med den foreslåede metode til at organisere et planlægningsmøde.

2. Forbered dig, forbered dig nødvendige materialer og invitere deltagere.

3. Hold et planlægningsmøde.

4. Opsummer resultaterne af planlægningsmødet og gør alle deltagere bekendt med dem.

Sådan organiserer du et planlægningsmøde

Først, hvad der kræves for at gennemføre et planlægningsmøde er spørgsmålet eller emnet for planlægningsmødet. Hvilket arbejdsproblem vil du løse? Hvilken positiv effekt for organisationens arbejde vil være resultatet af planlægningsmødet. Gør dine planlægningsmødedeltagere bekendt med dette problem på forhånd. På denne måde sparer du tid under planlægningsmødet, og diskussionsdeltagerne kommer måske allerede interessante ideer vedrørende dit spørgsmål.

Anden– det er de personer, der skal deltage i planlægningsmødet. Hvilken profil specialister og hvilket niveau af ledere, eller hvilke linjemedarbejdere har du brug for for at finde svaret på det stillede spørgsmål?

Tredje– placering af planlægningsmødet. Det er vigtigt, at dette er et separat lokale eller endda et særligt mødelokale. Hvor der vil være plads nok til alle, vil udenforstående (medarbejdere, der ikke deltager i planlægningsmødet) ikke kunne forstyrre dig, og telefonerne vil ikke ringe.

Fjerde– tidspunkt for planlægningsmødet. Det er ønskeligt, at det er praktisk for alle deltagere eller permanent. For eksempel afholdes daglige planlægningsmøder hver dag præcis klokken 8.30. Under alle omstændigheder skal du, når du vælger tidspunktet for planlægningsmødet, fokusere på dets vigtigste deltagere. Og ordiner det på forhånd, i flere timer, eller mere korrekt, dage.

Femte– bestemmelser for planlægningsmødet. Det er vigtigt ikke kun at starte planlægningsmødet til tiden, men også at afslutte det til tiden. Bestem på forhånd i hvilken rækkefølge emner vil blive diskuteret, og den tid, der tildeles hver deltager. Begræns det, dette vil gøre rapporterne kortfattede og så informative som muligt. For eksempel er én tale ikke mere end 10 minutter.

Sjette- improviserede materialer. Det krævede minimum er kuglepenne til alle deltagere og papir. Sørg selv for dette på forhånd, så du ikke skal spilde diskussionstid på at lede efter hvad og hvad du skal skrive på. Du skal muligvis også bruge: flipover, projektor, skærm, bærbar computer, printer. Alt udstyr skal være klargjort og afprøvet på forhånd.

Syvende– leder af planlægningsmødet eller sekretær, som vil registrere processen og resultaterne af drøftelsen af dit problem.

Formater for planlægningsmøder

1. Opsummering, informationsplanlægningsmøde.

Sådanne planlægningsmøder kan afholdes ugentligt i begyndelsen af ugen for ledere af alle afdelinger i din organisation.

Hvorfor er sådanne planlægningsmøder nødvendige?

2. Planlægningsmøde - fordeling af aktuelle opgaver.

Afholdes normalt i begyndelsen af hver arbejdsdag. Formatet er indlysende - lederen udsteder opgaver for dagen til sine underordnede. Der er heller ingen grund til at strække tiden - alle modtog opgaven og gik for at fuldføre den.

3. Planlægningsmøde til drøftelse af det rejste spørgsmål.

Du formulerer dit spørgsmål på forhånd, som er formuleret til dig selve livet og den aktuelle situation på dit marked. Giv udtryk for formålet med planlægningsmødet og send denne information til deltagerne. Bed dem om at forberede sig (hvis nødvendigt) på denne sag. Bestem reglerne og sekretæren for planlægningsmødet på forhånd. Resultaterne af planlægningsmødet sendes til alle deltagere. Tiden for et sådant planlægningsmøde er ikke mere end to timer. Men der er situationer, hvor der kræves mere tid. Planlæg i dette tilfælde organiserede pauser på 15-20 minutter til te og bare afslapning. (Forbered også te og slik på forhånd!)

4. Kreativt planlægningsmøde.

Ønske om arbejde med coaching
1) Udvikling af kreativitetsressource til vækst (selvudvikling, faglig vækst, forretningsudvikling)
2) Løsning af interne konflikter, overvindelse af kriser ved hjælp af kreativitetsressourcen

Kan du ikke lide møder? Du ved bare ikke, hvordan man tilbereder dem! Dette er i øvrigt et meget effektivt styringsværktøj. Et planlægningsmøde er ikke kun planer og deadlines, det er udvikling af nye metoder, udveksling af ideer, kommunikation i teamet og muligheden for at indgyde entusiasme hos medarbejderne. Det vigtigste er ikke at gribe dette spørgsmål an fra et formelt synspunkt. Planlægningsmøder er der ikke til at se. De højeste og mest stabile indikatorer er dem fra de virksomheder, der klart forstår dette. Jeg spekulerer på, hvordan man udfører dem korrekt? Så læs gerne videre!

For det første er det værd at forstå, hvilke funktioner planlægningsmødet har.

Oplysende. Det er nødvendigt, at enhver medarbejder er informeret om virksomhedens påtænkte vej.

Prøve. Lederen kan overvåge atmosfæren i teamet, afklare årsagerne til indikatorernes tilbagegang eller succes. Som følge heraf bliver fejl i interaktionskæden ofte mærkbare.

Motiverende. Arbejdsproduktiviteten stiger på grund af, at der lægges vægt på medarbejdernes arbejde. Planlægningsmøder er en god måde at minde medarbejderne om, at de er vigtige, og at deres arbejde får tilstrækkelig opmærksomhed. Giv ros, anerkend resultater og tilskynd til konkurrenceånd i afdelingen, når det er nødvendigt. Og ud over tal og rapporter skal du se dine medarbejderes øjne.

Pædagogisk. Hvis der i løbet af ugen var en arbejdscase, der var vejledende for alle, så skriver lederen det ned på planlægningsmødet. På denne måde behøver du ikke gentage det samme for forskellige medarbejdere.

Disciplinering. Regelmæssige ritualer og regler, som inkluderer planlægningsmøder, hjælper med at motivere medarbejderne. Medarbejderne er ved at vænne sig til, at de ikke kun skal rapportere i tal, men også en vilje til at retfærdiggøre indikatorerne.

Generelle instruktioner:

Forbered dig grundigt til planlægningsmødet. Det er nødvendigt at udarbejde en plan for dens gennemførelse. Og glem ikke at fordele rækkefølgen af højttalere.

Der er ingen grund til at fylde den afsatte tid med unødvendige samtaler. Lederen skal klart sætte opgaver og adskille essensen af talen fra unødvendigt fnug.

Undgå følelsesmæssige udsagn. De påvirker resultatet negativt.

Sæt klare regler for medarbejderne. For eksempel: du kan kun tale om generelle spørgsmål, private udtages for individuel løsning; Vi skifter telefoner til lydløs tilstand; når man angiver et problem, er det nødvendigt at tilbyde en løsning; ikke-arbejdende spørgsmål drøftes uden for arbejdstiden.

Lederens mening skal være skjult for underordnede indtil slutningen af diskussionen, så alle trygt kan udtrykke alt, hvad de mener.

Hvornår skal man gøre det? På den nøjagtige dag, på det nøjagtige tidspunkt...

Daglige planlægningsmøder er kun egnet for begyndere, der har brug for støtte hvert skridt på vejen. For et etableret team bør planlægningsmøder afholdes en gang om ugen. Det vigtigste er, at de finder sted på samme tid, minut efter minut, hvilket gør det muligt for holdet at være disciplineret. Den ideelle varighed er 20-45 minutter. Denne tid er koncentrationsperioden.

Eksempel på planlægningsmødemanuskript:

Lederen laver en oplysende besked, hvorefter alle medarbejdere kan stille deres spørgsmål.

Lederen bekendtgør mål og målsætninger og stiller medarbejderne spørgsmål om dem. Om nødvendigt planlægges individuelle møder.

Lederen introducerer en inviteret specialist fra en anden afdeling eller fortæller om ugens repræsentative case.

Lederen afklarer, om der er vigtige arbejdsspørgsmål, som kræver øjeblikkelig drøftelse.

Lederen opsummerer, fortæller om aktuelle planer, møder og afslutter planlægningsmødet.

Planlægningsmødet er ikke et levn fra fortiden, men et af de mest effektive ledelsesværktøjer, der sikrer opnåelse af afdelingens mål. Men hele virksomhedens succes afhænger af disse mål. Du vil helt sikkert sætte pris på effektiviteten af planlægning af møder, så snart du begynder at gennemføre dem korrekt!

Top Gear UK: Planlægningsmøder afholdes bedst i afslappet atmosfære

Mange teams øver sig i planlægningsmøder, hvor ledere uddeler opgaver og skitserer generelle arbejdstaktikker for den nærmeste fremtid. Mange offentlige myndigheder har planlægningsmøder mandag morgen.

Nogle mennesker betragter planlægning af møder som spild af tid, men på den anden side, uden regelmæssige diskussioner af aktuelle emner, vil der helt sikkert være en masse ukoordinerede handlinger. Her er balancen som altid vigtig.

For eksempel mange regerings kontorer De øver sig i planlægningsmøder hver uge og samler hele personalet der. Dette er et klassisk eksempel på spild af tid. Det er ikke hver uge, at presserende problemer opstår, som er vigtige for hele holdet. Alle bør dog være til stede ved sådanne arrangementer. Også dem, der ikke er berørt af den aktuelle dagsorden hverken direkte eller indirekte. Møder og planlægningssessioner er blevet klassiske eksempler på spildtid i tidsstyringsbøger.

HVORDAN FÅR MAN DEN PERFEKTE PLANLAGER?

Intet er perfekt. Ingen ved, hvordan man gennemfører et planlægningsmøde korrekt. Der er for mange variabler her. Hvilken form for planlægning, der opfylder dit teams behov, afhænger af, hvor mange mennesker du har, og hvilken type aktivitet du er involveret i. Jeg kan kun kort fortælle dig, hvad jeg så i forskellige organisationer.

Da jeg arbejdede på instituttet, havde jeg mulighed for at arbejde i to strukturelle opdelinger. Begge øvede sig i møder med lederen. De fandt sted på uregelmæssig basis og var i begge tilfælde ret produktive. Vi formåede at diskutere alle presserende spørgsmål. Der var kun én ulempe ved disse planlægningsmøder - nogle gange (ikke altid) var de kedelige, da ikke alle spørgsmålene vedrørte mig på den ene eller anden måde.

Jeg arbejdede også i en privat organisation, hvor der slet ikke var nogen planlægningsmøder. Under alle omstændigheder, mens jeg arbejdede som programmør, var jeg så heldig at tale med instruktøren ansigt til ansigt blot et par gange i løbet af cirka 2,5 år. Resten af tiden på arbejdet var jeg engageret i mit umiddelbare arbejde og diskuterede resultaterne af arbejdet med lederen i den nuværende tilstand. Det var nok for øjnene.

I en anden organisation så jeg daglige planlægningsmøder, der øves hver morgen, uanset om der er nogen aktuel dagsorden eller ej. For min smag er daglige planlægningsmøder for meget. For eksempel, hvis alle teammedlemmer hver morgen bruger 15 minutter på et planlægningsmøde og yderligere 15 minutter på at vende tilbage til daglige aktiviteter, så vil der på en uge være 2,5 timers tabt tid for hver medarbejder hver uge. Det er mere end 5 % af den samlede arbejdstid. På en måned akkumulerer jeg allerede mere end 10 timer. Enig - det er mærkbart.

Udover morgenplanlægningsmøder har jeg også set praksis med aftenplanlægningsmøder, som foregår i en afslappet atmosfære, hvor mange ting allerede er gjort, og ingen har travlt. Jeg personligt kan lide dette format bedre end morgenplanlægningsmødet.

Hvad angår ugentlige planlægningsmøder, er de sandsynligvis nødvendige. Men du skal prøve at udføre dem i det mest komprimerede format. Træk ikke diskussionerne ud i timevis. Især hvis han deltager i planlægningsmødet et stort antal af af folk.

HVORFOR ER MORGENPLANLÆGEREN OND?

Mens folk gør klar til arbejde, mens de vågner, går der noget tid. Så begynder de bare at gøre deres forretninger – og de bliver distraheret af morgenplanlægningsmødet. Så efter planlægningsmødet går de tilbage til arbejdet. Og - Gud ske lov, nogen distraherer dem fra deres arbejde efter planlægningsmødet. Så klokken 11 skal du gå til frokost, og efter frokost vil du føle dig søvnig. Morgen er den bedste og mest produktive tid. Jeg ville ikke bruge det på et dagligt planlægningsmøde.

MØDER I KORRIDOREN STÅENDE

Hvis der er få mennesker på holdet, hvorfor så ikke holde møder stående på gangen. Med en stillesiddende livsstil er dette sundere og giver dig mulighed for at føle dig meget friere. Mange business coaches råder til at implementere dette i den daglige praksis. Du kan tage denne idé videre og diskutere arbejdsspørgsmål ved middagsbordet eller mens du træner i firmaets fitnesscenter. Tænk over det - du gør to ting på én gang, og desuden diskuterer du arbejdsprojekter i den mest afslappede atmosfære og kan tale mere åbent med dine kolleger end på kontoret.