Hjælp mig venligst med at løse dette problem. Brev til direktøren

Instruktioner

Begynd dit brev med at angive, hvem du skriver til. Formater beskeden som det er sædvanligt i erhvervskorrespondance. I øverste højre del af dokumentet skriver du på tre linjer stilling, firmanavn og efternavn på lederen, for eksempel:

Til CEO
IntersvyazCom LLC
Ivanov I.I.

Angiv, hvem brevets adressat er. Gør dette efter indrykning fra forrige afsnit af beskeden, også i højre side. Du skal markere din stilling og efternavn med initialer, for eksempel:

Fra lederen af ​​salgsafdelingen
Yesenina E.E.

Indryk et par linjer fra forrige afsnit, juster markøren i midten af ​​siden, og angiv meddelelsens art. Du kan skrive "Memo", " Informationsmail"eller "Forklarende oplysninger", det hele afhænger af årsagen til, at du kontakter lederen af ​​organisationen. Der er ingen grund til at sætte et punktum efter titlen. Hvis brevet er relateret til en anmodning, kan du blot henvende dig til direktøren ved navn og patronym på en respektfuld måde.

Begynd brevet med ord, der forklarer årsagen til at skrive det, for eksempel "i forlængelse af vores forhandlinger", "i overensstemmelse med din anmodning" eller "baseret på dine forslag."

Hvis dit brev er relateret til en anmodning om køb af udstyr, en forfremmelse for en medarbejder eller muligheden for at tage på forretningsrejse, er det bedre at starte brevet med sætningen "Venligst overveje muligheden ...".

Angiv situationen, lav forklaringer, opstil tabeller eller grafer, hvis bogstavets karakter kræver det. Justeringen af ​​dokumentets brødtekst skal indstilles til sidens bredde. Hver linje skal begynde med et indrykning.

Underskriv brevet, sørg for at bruge standarden "med respekt", før du angiver efternavnet, efterfulgt af et komma.

Sørg for at inkludere den dato, brevet blev skrevet, og underskriv det udskrevne dokument.

Hvis din organisation kommunikerer via intern e-mail, skal du starte brevet med en besked og præsentere alle oplysningerne i fri form.

Kilder:

• anmodningsbrev til direktøren

Servicebreve udgør op til 80 % af samlet antal dokumenter, der er udarbejdet i en organisation eller virksomhed. Med deres hjælp sker der kommunikation mellem institutioner og individer. Servicebreve er af informativ karakter, de kan også udfærdiges i form af en anmodning eller krav.

Instruktioner

Beslut dig for formålet med brevet. Det er kun nødvendigt, hvis det spørgsmål, det er viet til, ikke kan løses på et personligt møde, og også hvis det skal tjene officielt dokument, hvilket bekræfter selve dets afgang. Tænk over det på forhånd og sørg for, at adressaten er valgt af dig, og at svaret ligger i hans kompetence, hvis din brev- anmodning.

Kun ét spørgsmål skal angives i ét. Flere spørgsmål må kun præsenteres, hvis de er indbyrdes forbundne. Adressaten skal straks forstå essensen af ​​dit brev, så det skal stå i de allerførste sætninger. I dem, fortæl ikke kun essensen af ​​spørgsmålet, men også de handlinger, du forventer at modtage som svar. I den indledende del kan du henvise til de regler, der vejleder dig, når du skriver brevet, og som danner grundlag for at anmode om eller give oplysninger.

Brødteksten skal motivere, overbevise eller forklare. Dens tekst skal være klar, kortfattet, kortfattet og logisk. De kendsgerninger, der præsenteres i den, skal være verificerede og objektive, de digitale data skal være så nøjagtige som muligt. Skriv selve brevet i en saglig, neutral tone. Teksten kan skrives i første person ental eller flertal eller fra en tredjepart i ental.

Undgå kategoriske udtryk i brevets tekst. Brug indledende ord og konstruktioner hertil: hvis muligt, tilsyneladende, som følger af, som bekendt.

Forretning kræver at begynde brevet med "Kære" og skrive adressatens for- og mellemnavn. Hvis de ikke er der, så skal der i slutningen af ​​brevet, før din underskrift, være sætningen "Med respekt". Du kan understrege denne respekt i brevets tekst ved at bruge følgende deltagende sætninger, som: "omhyggeligt at have studeret dine kommentarer...", "omhyggeligt at have overvejet dine forslag...".

Det officielle brev skal skrives på organisationens brevpapir med angivelse af dens fulde navn og kontaktnumre.

Ved implementering økonomisk aktivitet Nogle ledere af organisationer er tvunget til at bruge officielle rejser. Fra artikel 166 Arbejdskodeks RF følger det, at medarbejderen sendes til landet efter ordre fra organisationens leder. Men hvad nu hvis direktøren selv rejser på en officiel opgave, for det viser sig, at han sender sig selv på en officiel opgave.

Instruktioner

Se først og fremmest i virksomhedens charter for at se, hvem der har ret til at udstede administrative dokumenter. Står det der, at kun lederen (alias direktør) har ret til at offentliggøre, så skal han udfærdige dokumenterne for tjenesterejsen. Hvis du har uddelegeret underskriftsbeføjelse til en stedfortræder, vil denne person underskrive rejsedokumenterne.

Udfyld den officielle opgave til at sende på forretningsrejse, den har en samlet formular nr. T-10a. Her angives forretningsrejsens destination, start- og sluttidspunkt (i henhold til billetterne) og formålet med forretningsrejsen. Underskriv dokumentet. Når du har gennemført din forretningsrejse, skal du udfylde rapporten nederst i formularen.

Udsted en ordre om at sende medarbejderen på forretningsrejse (blanket nr. T-9). Hvis charteret specificerer delegeringen af ​​underskriftsretten til en anden person, skal denne udfærdige det administrative dokument. Indtast oplysninger om forretningsrejsen her: rejsemål og periode, formål og årsag (officiel opgave). Underskriv dokumentet eller giv det til din stedfortræder for at underskrive det.

Udsted en ordre på din midlertidige erstatning. Hvis der er en stedfortræder, udnævn ham til at fungere som leder; hvis der ikke er en sådan stilling på personalet, udpege en anden person. Angiv i det administrative dokument perioden for substitution og årsagen (forretningsrejse), angiv en række beføjelser.

Udstedelse af fuldmagt til stedfortræderen til at drive virksomhed. Eksempelvis at varetage virksomhedens interesser i skattemyndighederne. Sørg også for at underskrive økonomiske dokumenter. For at gøre dette kan du kontakte din bank og lave signaturkortet om.

Udarbejd et rejsebevis (blanket nr. T-10). Angiv venligst dit fulde navn. direktør for organisationen, hans personalenummer. Nedenfor angives formålet med forretningsrejsen og tidsrummet væk fra arbejdspladsen. Underskriv dokumentet.

Kilder:

• hvordan man søger om rejsegodtgørelse

I denne artikel finder du information om at arbejde med svære breve, som ofte findes i forretningsinteraktioner, og du vil også se eksempler på forretningsbreve. Disse er breve, behovet for at skrive, som opstår i en situation med krænkelse af forretningsinteresser: et anmodningsbrev og et krav.

Da situationen i sig selv er ret vanskelig, er det et meget vigtigt spørgsmål at skrive et brev i en sådan situation, hvor det er vigtigt for forfatteren at være kompetent, høflig, korrekt og samtidig i stand til at forsvare sin virksomhed. interesser.

Hjælp til med succes at løse kompleksiteten af ​​"vanskelige" bogstaver:

• Kompetent holdning i samspil: en fast, men korrekt holdning til partnerskab
• Valg af passende skrivestil (formel forretning eller fortrolig virksomhed
• Kompetent og logisk håndtering af fakta

Eksempler på forretningsbreve.

(attitude – partnerskab, stil – officiel virksomhed, overbevisende håndtering af fakta)

Kære kollegaer!

For at træffe foranstaltninger til at sikre kvaliteten og pålideligheden af ​​KIP-12-enheden under driftsforhold, produceret af Optikinstituttet siden 1992, henvender vi dig med følgende anmodning: overvej muligheden for at give Optikinstituttet information om driften parametre for enheden i reelle forhold betjening (detaljer i vedhæftet fil). De data, du sender, vil gøre det muligt for instituttet at indsamle de nødvendige oplysninger til analyser, udføre overvågning og vil bidrage til en mere hurtig løsning på problemer med at forbedre kvaliteten og pålideligheden af ​​KIP-12-enheden.

Giv os venligst besked i dit svarbrev om din beslutning om at hjælpe os. Hvis det er nødvendigt Yderligere Information, som du skal træffe for at træffe en beslutning, bedes du også informere os om det i dit svarbrev.

Med venlig hilsen

Teknisk Bureau Team

Institut for Optik

Forretningsbrev. Eksempel på anmodningsbrev(attitude – partnerskab, stil – fortroligt og forretningsmæssigt, overbevisende håndtering af fakta)

Kære kollegaer!

Vi er meget interesserede i at forbedre kvaliteten og pålideligheden af ​​KIP-12-enheden, som vi har produceret siden 1992, og som har været fast brugt i din virksomheds arbejde siden 1995. Derfor henvender vi os til dig med denne anmodning.

For at forbedre kvaliteten og pålideligheden af ​​KIP-12-enheden har vi brug for detaljerede data om driften af ​​denne enhed under driftsforhold. Ved gennemførelsen af ​​denne opgave regner vi virkelig med din hjælp og direkte deltagelse. I betragtning af vores virksomheders langsigtede og positive samarbejde henvender vi os til dig med en anmodning - et tilbud: for at hjælpe os med at indsamle og levere statistiske oplysninger om enhedens drift. Vi vil være taknemmelige, hvis du finder en mulighed for at indsamle statistik for os på de angivne parametre (detaljer i ansøgningen). Dette vil give os mulighed for at overvåge enhedens effektivitet og hurtigt træffe foranstaltninger for at forbedre kvaliteten og pålideligheden af ​​dens drift.

Giv os venligst besked, hvis du er klar til at hjælpe os i princippet. Hvis du har brug for yderligere kommentarer eller har spørgsmål til at træffe en beslutning, er vi klar til at besvare dem.

Vi vil være taknemmelige for dit svar.

Med venlig hilsen

Ivan Ivanov

Leder af Teknisk Bureau

Institut for Optik

Forretningsbrev. Eksempel på anmodningsbrev og prøvebrev på krav.

Brev - anmodning (attitude – partnerskab; stil – fortroligt og forretningsmæssigt; overbevisende håndtering af fakta)

Brev - klage (attitude – partnerskab; stil – officiel virksomhed; overbevisende håndtering af fakta)

Kære Andrey Ivanovich! Vi appellerer til dig med en anmodning om at løse den situation, der er opstået med implementeringen af ​​ABS-projektet. Indtil nu har vi ikke haft problemer med at interagere med din virksomhed. Vi er overbeviste om, at den nuværende situation stadig kan rettes op. Succesen med ABS-projektet er yderst vigtig for vores virksomhed. Derfor beder vi dig indtil 08/06/2010. give oplysninger om afsendelse af kontrolprøver. Vi håber, at dit svar vil afklare situationen og afhjælpe vores bekymringer vedrørende projektets succes. Med venlig hilsen

Kære Andrey Ivanovich! På vegne af ledelsen i Rosstans OJSC skriver jeg til jer i forbindelse med behovet for at få løst den situation, der er opstået med implementeringen af ​​ABS-projektet. Jeg er tvunget til at rapportere, at denne situation giver os ekstrem bekymring. I henhold til vilkårene i kontrakt nr. A-122 dateret 02/07/2010. punkt 4.3. 60 dage før starten af ​​den planlagte levering af produkter, skal Star LLC sende kontrolprøver af produkter til Rosstance OJSC og underrette Rosstance OJSC om forsendelsen. I henhold til tidsplanen (tillægsaftale nr. 1 dateret 03/11/2010 til kontrakt nr. A-122 dateret 02/07/2010) er startdatoen for den planlagte levering af produkter 10/01/2010. Deadline for afsendelse af kontrolprøver er senest den 08/02/2010. I dag – 08/04/2010. På nuværende tidspunkt har vi ikke modtaget information om afsendelse af kontrolprøver. I denne situation vækker Star LLC's evne til at opfylde sine forpligtelser alvorlige bekymringer for Rosstance OJSC og tvinger det til at overveje at anvende sanktioner i henhold til paragraf 7.2. Kontrakt nr. A-122 dateret 08/07/2010. For at forhindre dette tilbyder vi dig indtil 08/06/2010. informere os om situationen med at sende kontrolprøver af produkter. Med venlig hilsen

Vær opmærksom på vores oplysninger, og vi er sikre på, at spørgsmålet om at skrive "svære breve" vil være meget mindre arbejdskrævende for dig.

Tamara Vorotyntseva

Vær opmærksom på vores træningsprogrammer om erhvervskorrespondance:

Hvad skal du gøre, hvis du akut har brug for at få vigtige dokumenter, anmod om opdaterede oplysninger, kontakt virksomheden for at få hjælp eller officiel? Skriv et anmodningsbrev i henhold til alle regler for forretningskorrespondance og modtag et positivt svar.

Fra artiklen lærer du:

Hvordan adskiller et forretningsanmodningsbrev sig fra andre typer breve?

Forretningskorrespondance er den vigtigste del af dokumentkommunikationssystemet. Breve er hendes mest udbredte dokumenter. Der er mange typer officiel korrespondance. Det hele er en form for skriftlig dialog, der bidrager til at løse de vigtigste problemstillinger i organisationers aktiviteter. Dens genre og tematiske rækkevidde er kendetegnet ved bred diversitet.

Et anmodningsbrev er en af ​​de mest almindelige former for forretningskorrespondance. Behovet for at skrive sådanne klager kan være forårsaget af af forskellige årsager, og det er ikke muligt at liste dem alle. Der er dog en række funktioner, der gør dette brev blandt den generelle række af officiel dokumentation.

Et formelt anmodningsbrev kan være en taktfuld anmodning eller et diplomatisk krav om et aktuelt spørgsmål. Det tjener til at opnå specifikt formål forfatter og er nødvendig for at få adressaten til at foretage de handlinger, der er nødvendige for forfatteren af ​​anmodningsbrevet.

Der er især mange situationer, hvor der er behov for at udarbejde en anmodningsskrivelse i ledelsesaktiviteter. Årsagen kunne være: simpel situation, som ikke kræver styrket argumentation og detaljerede forklaringer, og et problem, uden at forklare essensen af ​​hvilket, det er umuligt at få et positivt svar. I det andet tilfælde skal forfatteren ikke kun angive sin anmodning, men også begrunde den, forklare modtageren, hvorfor det er nødvendigt at handle på den ene eller anden måde.

Eksisterende kontorskabeloner og standarder gør det nemmere at skrive et formelt anmodningsbrev. Enhver forretningsmeddelelse skal overholde reglerne for erhvervskorrespondance. Korrespondance er først og fremmest den afsendende virksomheds ansigt. Dens design kræver opmærksomhed på detaljer og overholdelse af reglerne for forretningsetikette. For at kunne udarbejde et anmodningsbrev på vegne af organisationen skal du have et brevpapir med alle de nødvendige detaljer. Ansøgningen bekræftes af en autoriseret embedsmands underskrift og virksomhedens segl.

Hvordan skriver man et formelt anmodningsbrev?

Et forretningsbrev udarbejdes i overensstemmelse med alle regler for officiel korrespondance. For i sidste ende at modtage et positivt svar, skal du, når du skriver en appel, overholde en bestemt algoritme. Det giver dig mulighed for at strukturere indholdet af brevet, formidle hovedideerne til adressaten og klart og tydeligt angive essensen af ​​problemet.

Bestem, hvem du præcis henvender dig til?

Det er bedre at kontakte adressaten personligt. Efter almindeligt anerkendte regler forretningsetikette, brug adressen ved fornavn og patronym. Dette vil hjælpe med at vise respekt. Derudover pålægger en personlig anmodning den tjenestemand, der har modtaget brevet, et vist ansvar. Selv når du skal skrive et anmodningsbrev til en gruppe mennesker, er det bedre at tilpasse appellen.

Hvorfor henvender du dig til netop denne adressat?

Det anbefales på forhånd at forklare modtageren, hvorfor du kontaktede ham. Du kan give ham en kompliment og notere hans forretningsmæssige eller personlige kvaliteter, tidligere præstationer, der er vigtige i forbindelse med din appel. Denne teknik vil opmuntre dig til at overveje brevet med anmodningen mere omhyggeligt og finde en mulighed for at imødekomme det. Det er vigtigt at være oprigtig og ikke krydse grænsen mellem kompliment og smiger.

Hvordan kan du begrunde din anmodning?

Tænk over dine argumenter på forhånd og arranger dem i teksten bogstaver efter ordningen stærk - medium - stærkest. Interesser modtageren, afslør ham de potentielle fordele forbundet med at opfylde dit ønske. Giv udtryk for et problem, der er relevant for ham, og vis, hvordan det kan løses for at tilfredsstille dine interesser. Beskriv problemets betydning og lad modtageren vide, at det kan være gavnligt for jer begge at løse det.

Hvilke oplysninger skal gives til modtageren?

Beskriv problemet så kortfattet og så klart som muligt. Undgå tvetydighed og vær så specifik som muligt omkring det ønskede resultat: angiv den nøjagtige pris, dato, procentdel osv. Et anmodningsbrev kræver, at modtageren accepterer ledelsesbeslutning. For at gøre dette har han brug for nøjagtig information: hvor meget, hvad, hvornår og til hvilken pris. Disse detaljer skal formuleres præcist, så der ikke er plads til tvetydighed. Ellers kan initiativet overgå til modtageren, anmodningen vil formelt blive imødekommet, men ophavsmanden får ikke det, han ønskede.

Hvilke konklusioner kan man drage?

Efter at have angivet anmodningen, er det nødvendigt at ændre den og gentage den igen og fokusere modtagerens opmærksomhed på de potentielle fordele. Samtidig behøver den mulige fordel ikke altid at være væsentlig.

Et følgebrev er en type forretningsbrev, der er nødvendig for at beskrive en pakke af dokumenter sendt til adressaten, hvis disse dokumenter ikke indeholder adressedelen.

Dermed, informationsbelastning følgebrev ikke, men udfører tre vigtige funktioner:

• bekræfter det faktum at sende;
• giver en liste over sendte dokumenter og instruktioner til håndtering af dem;
• Takket være registreringsdata giver det dig mulighed for at bestemme fristen.

Som de fleste forretningsbreve er følgebrevet på brevpapir og modtager afsenderens referencenummer. Vi har diskuteret reglerne for udarbejdelse af officielle breve i detaljer mere end én gang i bladet, så nu vil vi fokusere på funktionerne i følgebrevet.

En detaljeret analyse af et servicebrev med mange eksempler på dets sammensætning er tilgængelig i artiklen "Vi udarbejder et servicebrev"

Talemønstre

Grundlaget for følgebrevet er en liste over vedhæftede filer. Teksten i dokumentet er kort og betinget opdelt i to dele:

• besked om afsendelse af dokumenter,
• anmodning om et rettidigt svar (læsning, godkendelse, returnering af en underskrevet kopi osv.).

Den første del starter normalt sådan:

• "Til opfyldelse... sender vi dig...",
• "Vi sender dig..."
• "Vi præsenterer dig..."

Dernæst kan du angive formålet med at sende dokumenter: "Til godkendelse", "til orientering", "til underskrift", "til påfyldning"(Hvis vi taler om om spørgeskemaet eller spørgeskemaet). Vi anbefaler at bruge klichéen "vi sender dig" eller "vi sender dig", fordi... Du kan kun indsende noget til orientering, men ikke til underskrift eller godkendelse.

Anden del kan indeholde følgende ord:

• "Venligst underskriv, forsegl og send en kopi til vores adresse..."
• "Vi beder dig overveje og sende til os inden for den frist, der er fastsat ved lov...",
• "Send venligst til vores adresse en kopi af en behørigt udført...".

Forudsætninger "Mærk om tilstedeværelsen af ​​applikationer"

Som vi allerede har fastslået, er det vigtigste i et følgebrev til dokumenter vedhæftede filer. Derfor Særlig opmærksomhed Vi vil fokusere på spørgsmålet om at designe denne særlige rekvisit. Uanset hvordan applikationen er designet, så øv dig business appel kræver en fuldstændig liste over de dokumenter, der er vedlagt brevet, med angivelse af antallet af kopier og antallet af ark i hvert af dem. Uden disse oplysninger vil følgebrevet miste al mening.

Så, når de dokumenter, der sendes, allerede er indberettet i brevets brødtekst, nytter det ikke at nævne deres navne igen. Det er nok at angive antallet af ark og kopier. Se eksempel 1.

Eksempel 1

Et fragment af tekst og en note om tilstedeværelsen af ​​en applikation (navnet på applikationen er angivet i brevets tekst)

Hvis ansøgningen ikke er angivet i selve brevet, skal du ud over kvantitative data angive dens navn. Hvis en pakke indeholder flere dokumenter, er bilagene nummereret. Se eksempel 2.

Skjul Vis

Eksempel 2

Et fragment af tekst og et mærke, der angiver tilstedeværelsen af ​​applikationen (navnet på applikationen er angivet i mærket, der angiver dens tilstedeværelse)

Skjul Vis

Selvom GOST R 6.30-2003 angiver det når du angiver flere applikationer i et mærke om deres tilstedeværelse det generaliserende ord før kolon er i ental "Bilag:" i sådanne tilfælde anbefaler vi stadig at skrive det i flertal "Bilag:", som vi viste i eksempel 2.

For det første er dette korrekt ud fra det russiske sprogs regler. Og for det andet "korrigerede udviklerne af denne GOST sig selv", da de begyndte at give forklaringer om dens anvendelse i deres metodiske anbefalinger. Se citater fra disse to dokumenter nedenfor. Men mange mennesker fortsætter stædigt med at skrive ordet "Ansøgning:" i ental, selvom det efterfølges af en liste med flere dokumenter. Gør ikke dette, og vi har forklaret hvorfor.

Dokumentfragment

Skjul Vis

GOST R 6.30-2003 "Endede dokumentationssystemer. Ensartet system af organisatorisk og administrativ dokumentation. Krav til dokumentudarbejdelse"

3.21. ...Hvis brevet har en vedhæftet fil, der ikke er navngivet i teksten, så angiv dets navn, antallet af ark og antallet af kopier; Hvis der er flere ansøgninger, er de nummereret:

Dokumentfragment

Skjul Vis

Organisatorisk og administrativ dokumentation. Dokumentationskrav. Retningslinier om implementering af GOST R 6.30-2003

3.16. ...Hvis brevet har en vedhæftet fil, der ikke er navngivet i teksten, så angiv dets navn, antallet af ark og antallet af kopier, hvis der er flere bilag, er de nummereret:

Der er også uoverensstemmelser med hensyn til, hvordan man skriver ordet "vedhæftet fil" i selve brevet: med lidt eller store bogstaver, med eller uden "Nej"-tegnet. Faktum er, at du kan angive navnet på det vedhæftede dokument i teksten til følgebrevet på forskellige måder; sammenlign selv ved at se på eksempel 3: i det andet tilfælde er det passende at angive i parentes, at dokumentet er en ansøgning, og i efterfølgende tilfælde viser vi, hvordan det kan gøres på forskellige måder. Alle muligheder er korrekte, det er bare vigtigt at bevare ensartetheden i brevet. Eller endnu bedre, i din organisations ko(eller andre lokale normativ handling, dedikeret til lignende spørgsmål) vælge og rette én mulighed, så vil der være ensartethed i alle dokumenter, og der vil være mindre forvirring blandt kunstnere.

Eksempel 3

Forskellige måder med angivelse af ansøgningens navn i brevets tekst

Skjul Vis

For en indbundet applikation skal antallet af ark ikke angives (eksempel 4).

Eksempel 4

Beskrivelse af den bundne ansøgning

Skjul Vis

Når der er så mange bilag, at det er mere bekvemt at anføre dem på et separat ark (det vil hedde "Inventar over bilag til brevet dateret... Nej..."), vil det være nok at henvise til en sådan en inventar i brevet (eksempel 5).

Eksempel 5

Hvis der er så mange applikationer, at det er mere bekvemt at liste dem i en separat opgørelse

Skjul Vis

Hvis du vedhæfter et andet brev, der har sit eget vedhæftede brev, skal du informere adressaten om dette (eksempel 6).

Eksempel 6

Brevvedhæftningen har sin egen vedhæftning

Skjul Vis

Endelig, hvis dit brev er adresseret til flere organisationer på én gang, og bilaget kun er adresseret til én af dem (andre modtager kun brevet til gennemsyn), skal dette også siges (eksempel 7).

Eksempel 7

Den vedhæftede fil sendes kun til én e-mail-modtager ud af flere

Skjul Vis

En note om tilstedeværelsen af ​​vedhæftede filer er placeret under brevets tekst og over underskriften. Normalt er disse afstande (indrykninger) lavet identiske og lig med ca. 2-3 linjeafstand (dette er tydeligt vist i eksemplet med designet af et helt bogstav i eksempel 9).

Ved almindelig regel, hvis dokumentet har vedhæftede filer, er der et mærke, der angiver deres tilstedeværelse på det under teksten og over signaturen, og på de vedhæftede dokumenter (hvert i øverste højre del af det første ark) er det skrevet, hvilket dokument de er et bilag til (med angivelse af eventuelle bilagsnummer), som i eksempel 8.

Eksempel 8

Ansøgningsnummer og hoveddokumentdata på 1 ansøgningsark

Skjul Vis

Men følgebrevet har den regnskabsmæssige funktion, at de dokumenter, der sendes, fungerer som en slags fortegnelse over bilagene i kuverten, i virkeligheden sendes de dokumenter, der er nævnt i et sådant brev som bilag. Hvis brevet havde en anden funktion (f.eks. var det et tilbud, at give et tilbud om at underskrive en aftale og angive vilkårene for det foreslåede samarbejde), så ville det "nøgle" dokument i dets betydning være brevet og det vedhæftede dokumenter ville kun hjælpe det med at opfylde sin funktion. Men vi taler om et følgebrev, og i dette tilfælde skal du ikke "forkæle" de dokumenter, der sendes med oplysninger om "indholdsfortegnelsen i konvolutten" - dvs. Der er ingen grund til at sætte et sådant mærke på dem!

Signering og registrering hos afsender

Underskriveren af ​​et forretningsbrev er den samme embedsmand som i almindelig forretningskorrespondance (normalt enten organisationens leder eller en autoriseret topchef). Hvis vi taler om at sende primære regnskabsbilag, kan regnskabschefen også underskrive brevet.

For at forhindre, at modtageren af ​​brevet senere stiller alle opklarende spørgsmål til sin underskriver (angivet med nummer 1 i eksempel 9), bør bobestyreren også angives i dette dokument (ibid., se nummer 2).

Før afsendelse skal følgebrevet tildeles et udgående nummer (angivet med tallet 3).

Og adressaten vil tildele ham sit indgående nummer, når han registrerer det faktum, at dokumentet er modtaget, mens datoen for modtagelsen og det indgående nummer kan angives på det (håndskrevet eller ved hjælp af et stempel, som i eksempel 9 - se nummer 4).

Eksempel 9

Følgebrev

Skjul Vis

Eksempel 11

Følgebrevsformular til ansøgere - enkeltpersoner

Skjul Vis

Overraskelse for ansøgere - enkeltpersoner

Behovet for at skrive følgebrev til dokumenter vedrører alle, uanset om det er en organisation eller individuel. I mellemtiden, når han kommer til organisationen en almindelig person, som Regel udfærdiges intet Brev til at ledsage hans Dokumenter. Det er ærgerligt, for det ville være mere bekvemt for dig ikke at huske og på en eller anden måde optage det selv, men at få oplysninger skrevet af den besøgende: fra hvem, hvilke dokumenter, til hvilke af dine medarbejdere og hvorfor du skal overføre. Hvis du systematisk beskæftiger dig med enkeltpersoner, især om en række standardspørgsmål, og samtidig modtager fra dem dokumenter, som din organisation så skal gøre noget med, så anbefaler vi, at du udvikler en følgebrevsformular til sådanne sager og spørger hver f.eks. person til at udfylde det besøgende. Se eksempelformular i eksempel 11.

Du vil registrere den udfyldte formular og give en kopi af brevet med det indgående nummer til ansøgeren og sende pakken med dokumenter modtaget fra ham ad den rigtige rute. Så, når du ringer for at forhøre dig om dine dokumenter, vil personen ikke længere spørge om "dacha i Malinovka", men om et bestemt brev med et unikt indeks.

Svar venligst inden for en bestemt tidsramme

Mange organisationer vil gerne straks sætte en deadline for adressaten i deres følgebreve, og metoderne kan variere fra høflige "Underskriv venligst dokumenterne og returner dem inden for ti dage." til imperativ "Svartiden på et brev er 5 arbejdsdage". Er det værd at skrive sådan her? Og hvordan skal man reagere på sådanne forhold?

Lad os huske det i henhold til reglerne for forretningsforbindelser. Denne retningslinje skal huskes, hvis der ikke er anden deadline i følgebrevet.

Sætte obligatorisk periode udførelse kan kun udføres af en højere, kontrollerende organisation eller evt statslig instans, bindende for dig normativt dokument. Parterne kan selv aftale og dokumentere de frivilligt påtagne forpligtelser:

Eksempel 10

Fristen for besvarelse af et brev kan fastsættes i kontrakten

Skjul Vis

Aftalen indeholder en obligatorisk forudgående procedure til løsning af tvister og uenigheder. En part, der mener, at dens rettigheder i henhold til denne aftale er blevet krænket, er forpligtet til at sende et skriftligt begrundet krav til den anden part. Den part, der har modtaget et skriftligt begrundet krav, er forpligtet til at behandle det og give et skriftligt begrundet svar inden for 10 (ti) kalenderdage fra det øjeblik den blev modtaget...

Når ligestillede i virksomhedsstatus kommunikerer (hvis tidligere ingen over dem, eller de ikke har etableret regler for interaktion for sig selv), kan du bede om et hurtigere svar, men du har brug for en god grund til dette. For eksempel: "Send venligst det udfyldte spørgeskema inden for fjorten dage, da vi skal give et svar til Sundhedsministeriet i Den Russiske Føderation senest den 1. oktober 2013.". Bestillinger i sådanne tilfælde er ukorrekte, herunder ud fra et forretningsetikettesynspunkt.

Opbevaring af følgebreve

Et følgebrev bliver unødvendigt, så snart entreprenøren henter sine ansøgninger og sikrer sig, at de er fuldstændige. Fra nu af arbejdes der på dem, og brevet skal markeres som afsluttet og lægges i mappen.

Spørgsmålet opstår ofte om, hvordan man opbevarer følgebreve og bilag til dem: hver for sig eller sammen? Normalt lægges en vedhæftet fil til et brev i en særlig fil, der er reserveret specifikt til denne type dokumenter. Der er ikke plads til følgebreve: Attester for udført arbejde, fakturaer, kontrakter og mange andre dokumenter opbevares separat og ofte i forskellige perioder.

Dette punkt bør tages i betragtning, når der udarbejdes en liste over sager. Nogle virksomheder (med en lille mængde dokumentflow) opretter én fil "Sidebreve" og placerer alle breve af denne art i den, uanset hvad der er knyttet til dem. Andre skal oprette flere sager ud fra følgebreve og placere dem i sagslister strukturelle opdelinger. Så vil den tilsendte kontrakt f.eks. gå ind i filen "Serviceaftaler", og følgebrevet til den vil gå ind i filen "Søgende breve til kontrakter for kerneaktiviteter".

Det sker også, at brevet bliver opbevaret hos virksomheden, men det gør vedhæftet ikke. Det gælder for eksempel udkast til dokumenter (som i eksempel 9). Udkastet til forordning er endnu ikke et dokument og vil højst sandsynligt være genstand for rettelser mere end én gang, det er ikke nødvendigt at opbevare det.

Som du kan se, er der ikke noget kompliceret i at skrive et følgebrev, men det kan i sig selv spare ikke kun dine dokumenter, men også tid.

Der kan som sædvanligt opstå en lille vanskelighed, når en virksomhed implementerer reglen om at udarbejde og indsende et korrekt udført følgebrev sammen med en pakke af dokumenter. Men dette problem kan løses ganske enkelt ved at indstille af denne regel i lokale regler. Og fordelene ved det er svære at overvurdere.

Fodnoter

Skjul Vis

6.2.1. Forretningsmøder og besøg

Udførelse af forretningsaktiviteter indebærer aktive kontakter med samarbejdspartnere og kunder, og disse har ofte karakter af personlige møder. Derudover praktiserer forretningsaktiviteter udveksling af specialister, deres uddannelse og træning. Aftaler om sådanne møder og besøg opnås normalt som følge af udveksling af relevante breve.

Eksempler på sådanne breve er givet i dette afsnit.

Forslagsskrivelse til møde for drøftelse af erhvervssamarbejde. Svar påkrævet

Vi informerer dig om, at hr. kan besøge din virksomheds kontor om eftermiddagen (dato).

Dette besøg ville give os mulighed for at diskutere spørgsmål af fælles interesse og udforske muligheder videre udvikling vores forretningsforbindelser.

Hr. autoriseret til at drive forretning på vegne af vores virksomhed.

Vi vil gerne modtage en bekræftelse på din mødedato fra dig. Hvis denne dato ikke passer dig, bedes du fortælle os en anden dato.

Svarbrev på forslag til møde

Tak for din besked vedrørende Mr.s besøg. til vores kontor den __ (dato). Vi vil med glæde møde ham og er klar til at drøfte vores gensidige forretningsinteresser og muligheder for samarbejde med ham.

Forslagsskrivelse til møde for drøftelse af erhvervssamarbejde

Under Moskva-messen besøgte du vores repræsentationskontor og viste interesse for vores nye produkter, især tandudstyr.

Jeg drøfter gerne med dig muligheden for at sælge medicinsk udstyr i din region og dermed etablere forbindelser til din virksomhed. Vi kunne mødes på vores hovedkontor i Moskva eller, efter dit skøn, på din virksomheds kontor i Novosibirsk.

Jeg regner med vi ses snart med dig.

Invitationsbrev

Jeg kontakter dig for at finde ud af, om du vil acceptere en invitation fra ____ (virksomhedens navn). Lad mig forsikre dig om, at vi virkelig ønsker at se dig her og vil gøre alt, hvad der står i vores magt for at gøre dit ophold hos os behageligt. Hvis du er klar til at acceptere vores invitation, så lad os venligst vide, hvilke datoer der passer bedst til dig.

Jeg kunne godt tænke mig at vide, om du ville vurdere det muligt at komme til. og send os en besked om din seneste værker, med særlig opmærksomhed på problemerne. Hvis dette er acceptabelt for dig, vil jeg foreslå april, selvom vi selvfølgelig gerne vil arrangere dette besøg til enhver dato, der passer dig. Vi vil med glæde vise dig vores virksomhed.

Invitationsbrev med anmodning om at tale på seminaret

Som vi blev informeret fra det lokale handels- og industrikammer, vil du besøge vores by i næste måned.

Vi ville blive meget glade, hvis du deltog i vores seminar for. til __ (emne) 24. oktober fra 10.00 til 13.00. Vi arrangerer normalt et foredrag på ca. 1 time efterfulgt af diskussion. Omkring 40 personer vil være til stede.

Du kan tale om ethvert emne relateret til vores aktiviteter. Hvis du ikke kan komme på denne særlige dag, er vi klar til at flytte seminaret til en anden ugedag, fra den 20. oktober eller endda til næste uge efter dit skøn.

Hvis det er nødvendigt, kan vi bestille et hotelværelse til dig.

Vi vil være meget taknemmelige, hvis du accepterer denne invitation.

Brev med anmodning om møde

Vores virksomhed begyndte at arbejde på... og jeg har for nylig erfaret, at din virksomhed arbejder med det samme problem, så jeg ville være meget taknemmelig, hvis du ville invitere mig til at mødes med dig og dine kolleger. Et sådant møde ville være meget nyttigt for os og, håber jeg, også for dig.

Fortæl mig venligst, om du kan modtage mig og i givet fald hvornår.

Brev om samtykke til at acceptere invitationen

Jeg er glad for at kunne meddele, at dette år giver mig mulighed for at tage imod din venlige invitation til at besøge din virksomhed. Jeg har planlagt en tur i år Kaliningrad-regionen, hvilket giver mig mulighed for at forbinde denne rejse med din invitation. Jeg kan give dig en tidsplan for min rejse, som jeg håber vil hjælpe dig med at forberede dit besøg.

Taknemmelighedsbrev for tilrettelæggelsen af ​​besøget

Tak for din venlige hjælp til forberedelserne i forbindelse med mit kommende besøg i Karelen. Jeg er fuldt ud tilfreds med alle de organisatoriske foranstaltninger, som din virksomhed har truffet, og tak for din interesse i denne sag.

Brev med anmodning om møde

Jeg tog mig den frihed at skrive til dig for at bede om et møde på en hvilken som helst dag, der passer dig. Jeg ville sætte pris på, hvis du kunne afsætte mig en time eller deromkring til at diskutere. Hvis du kan modtage mig, så lad mig vide, hvilken dag og tidspunkt jeg skal komme.

Taknemmelighedsbrev for den gæstfrihed, der er forsynet med en invitation til et genbesøg

Vi vil gerne udtrykke vores taknemmelighed til dig for den venlige velkomst, du gav vores medarbejder Mr. Vi er overbeviste om, at de aftaler, der blev indgået under dette møde, vil give positive resultater for begge sider.

Vi bekræfter aftalen, hvorefter hr. En repræsentant for din virksomhed vil besøge os. i slutningen af ​​måneden til yderligere forhandlinger. Vi forsikrer Dem om, at hr. vil være i en gæsts position under hele besøgets varighed.

Anmodningsbrev om at organisere en reception for en bestemt person

Vi vil gerne informere dig om, at (navn) vil ankomme til (sted, dato), og vi ville sætte pris på, hvis du kunne arrangere for ham (fabriksbesøg, kundemøde osv.) under hans besøg.

(Navn) kommer (hvordan køretøj), og vi vil også bede dig om at møde ham og reservere et hotelværelse for varigheden. dage. Nødvendige faciliteter (værelsekarakteristika).

Fortæl os venligst, hvad du formåede at gøre for at modtage denne person.

Vi vil gerne takke dig for den gæstfrihed (venlige velkomst) til vores repræsentant Mr.

Brev med anmodning om møde

Brev #1:

Kære Ivan Ivanovich ,

Vi har modtaget din klage over [problem] og vil gerne mødes og diskutere dine bekymringer. Vi aftaler tid pr 15. juni 2013 kl. 13.00.. Lad os venligst diskutere dine problemer og måder at løse dem på.

Tak for dit ønske om at forbedre vores organisation og for dine ærlige kommentarer. Vi ser frem til at møde dig og finde frem til en positiv løsning.

Brev #2:

Kære Ivan Ivanovich ,

Jeg ville blive glad, hvis du ville slutte dig til vores virksomhed. Du ved, jeg har ledt efter en med dine evner i flere måneder. Jeg tror, ​​du vil være en ideel kandidat til vores organisation.

jeg vil gerne møde dig 10. juni 2013 d. for at diskutere muligheden for din overgang til os. Ring til mig, så vi kan lave en tid. Jeg håber at se dig snart.

Uden titel

Eksempel på formelt brev til et forretningsmøde

1500 , 2000 Nyhed: , - 35 ,. : , 2013 , XP, :Windows Roman:

Forretningsanmodningsbrev på engelsk

Ved at gøre dette vil du hjælpe med udviklingen af ​​vores side!

Meget ofte er der behov for at kontakte nogen med en skriftlig forretningsanmodning om engelsk sprog. Der er mange typer forretningsanmodninger, her er blot nogle få af dem:

Anmodning om en ansættelsessamtale

Ansøgning om anbefalingsbrev

Anmodning om et møde

Anmodning om information

Anmodning om forhøjelse

Hvordan man skriver forretningsbrev-anmodning

Strukturen af ​​et forretningsanmodningsbrev på engelsk, såvel som reglerne for kommunikation, når du skriver det, er praktisk talt ikke anderledes end et standard forretningsbrev på engelsk.

Der er dog flere simple regler udarbejdelse af et forretningsanmodningsbrev, hvorefter du kan øge chancerne for at få samtykke til det, du beder om.

Hold det simpelt. I første afsnit af brevet skal du angive årsagen til din kontakt til modtageren.

Giv om nødvendigt den person, du skriver, relevante oplysninger for at hjælpe ham med at huske dig. For eksempel, hvis du skriver til din tidligere lærer, så forklar i hvilket år og på hvilken afdeling du studerede hos ham. I tilfælde af et brev tidligere leder, minde ham om, da du arbejdede med dem. Disse data vil hjælpe modtageren af ​​din anmodning med at huske dig.

Forklar kort, hvad du præcis beder ham om. Hvis din anmodning har en deadline, så angiv den umiddelbart efter selve anmodningen.

Giv læseren alle de oplysninger, der skal være relevante for din anmodning.

Tilføj eventuelle understøttende oplysninger, som modtageren af ​​din anmodning måtte have brug for.

Angiv din kontakt information, herunder fulde navn, postadresse, telefonnummer og adresse E-mail i brevets brødtekst. Tilskynd læseren til at kontakte dig, hvis de har spørgsmål eller bekymringer vedrørende din anmodning.

Tak personen for hjælpen.

Denne meddelelse sendes til registreringsmyndigheden og udstedes på anmodning af lejeren: Toyota Alteza reparationsmanual.

Mødedato, mødedagsordenspunkt, dato og emne for en anden e-mail eller filnavn). Lederen af ​​vores afdeling for modtagelse af råvarer bliver. Forretningskorrespondance, som enhver anden form for menneskelig interaktion, .

1 indeholder et eksempel på et sådant brev. Bed din leders sekretær om at kontakte deres sekretær. 1 Dette brev vil hjælpe med at opnå et møde på topniveau.

Alt om erhvervskorrespondance: regler for skrivning og prøver af forretningsbreve. Et forretningsbrev, der udtrykker taknemmelighed på vegne af lederen. Forhandlinger, møde og tidsforbrug, gæstfrihed leveret.

Brevets tekst er struktureret efter følgende skema: indledning, bevis og konklusion. Ferie, forretningsrejse) til sin stedfortræder eller en embedsmand, der fungerer som leder.

Eksempel på et anmodningsbrev - forretningsbrev med anmodning. Eksempel på anmodningsbrev (eksempel). Ivanov, organiser et møde med ansøgere med den vigtigste. Med underskrift af lederen eller bemyndiget person.

Brevformen (vandret eller kantet) skal indeholde følgende detaljer: Emblem (logo).