Eksempler på forretningsbreve. Etik af forretningskorrespondance

Hvad er e-mail? I den moderne forretningsverden er dette:

Dit ansigt. Det er ved hjælp af e-mail, at du kan skabe et positivt billede i modpartens øjne eller spolere det første indtryk.
Dit arbejdsredskab. Meget kommunikation med omverdenen foregår via e-mail. Derfor, hvis du er dygtig til dette instrument, kan du gøre dit liv meget lettere.
En kraftig distraktion. Omverdenen forsøger at få fat i dig, distrahere dig og føre dig på afveje via e-mail.

Fra dette perspektiv, lad os se på at arbejde med e-mail. Lad os starte med noget simpelt.

Formatering af et bogstav

Jeg bruger Mozilla Thunderbird e-mail-klienten, så jeg vil bruge den som et eksempel. Lad os oprette et nyt bogstav og gå fra top til bund gennem listen over felter.

Til hvem. Kopi. Skjult kopi

Nogle ved det måske ikke, men "Til" i Mozilla kan ændres til "Cc" eller "Bcc".

Til hvem: vi skriver hovedmodtageren eller flere modtagere adskilt af semikolon.
Kopi: vi skriver til en, der burde læse brevet, men som vi ikke forventer en reaktion fra.
Skjult kopi: vi skriver til en, der burde læse brevet, men som skulle forblive ukendt for de andre modtagere af brevet. Det er især hensigtsmæssigt at bruge til masseudsendelse af forretningsbreve, såsom meddelelser.

Forkert i masseudsendelser skal du angive modtagere ved hjælp af "Kopiér" eller "Til" felterne. Flere gange om året modtager jeg breve med 50-90 modtagere i feltet "Cc". Der er en krænkelse af privatlivets fred. Ikke alle dine modtagere behøver at vide, hvem du ellers arbejder med om et lignende emne. Det er godt, hvis det er mennesker, der kender hinanden. Hvad hvis der er konkurrerende virksomheder på listen, som ikke kender til hinanden? Du skal som minimum være forberedt på unødvendige forklaringer og højst afslutte samarbejdet med en af dem. Gør det ikke på denne måde.

Brevemne

Professionelle posttjenester skriver ofte (nogle gange fornuftigt) om vigtigheden af e-mailens emnelinje på deres virksomhedsblogs. Men oftest taler vi om salgsbreve, hvor emnet for brevet løser problemet "e-mailen skal åbnes."

Vi diskuterer daglig forretningskorrespondance. Her løser temaet problemet "brevet og dets forfatter skal let identificeres og derefter findes." Desuden vil din flid vende tilbage til dig i form af karma af adskillige svarbogstaver, kun med præfikser Re: eller FWD, blandt hvilke du bliver nødt til at lede efter det ønskede brev om emnet.

Tyve breve er mængden af en-dags korrespondance for en mellemleder. Jeg taler slet ikke om iværksættere og virksomhedsejere; deres antal bogstaver går nogle gange ud af skala ved 200 eller mere om dagen. Derfor endnu en gang: send ikke e-mails med et tomt emne.

Så hvordan formulerer man emnelinjen i en e-mail korrekt?

Fejl #1 : Kun firmanavnet i emnet. For eksempel "Sky" og det er det. For det første er du sandsynligvis ikke den eneste fra din virksomhed, der kommunikerer med denne modpart. For det andet giver et sådant emne ingen mening, fordi navnet på din virksomhed allerede er synligt fra adressen. For det tredje, gæt hvordan din egen postkasse vil se ud med denne tilgang til korrespondance? Sådan noget.

Er det praktisk at søge på sådanne emner?

Fejl #2 : prangende, sælgende overskrift. Det er fantastisk, hvis du ved, hvordan man skriver sådanne overskrifter. Men er det passende at bruge disse færdigheder i erhvervskorrespondance? Husk formålet med en virksomheds-e-mail-emnelinje: ikke at sælge, men at give identifikation og søgning.

Brevets tekst

Der er mange skrivevejledninger til forskellige lejligheder. For eksempel har Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin og andre mestre af ord en masse nyttige oplysninger. Jeg råder dig til at læse deres artikler, i det mindste for at forbedre den generelle læsefærdighed og forbedre den overordnede stil af skriftlig tale.

I processen med at skrive et brev skal vi træffe flere beslutninger i rækkefølge.

Et spørgsmål om høflighed . I begyndelsen af brevet kan du sløre til hygge eller endda ømhed i ånden af "Min kære Rodya, det er mere end to måneder siden, jeg talte med dig skriftligt, hvilket jeg selv led af og endda ikke sov nogle nætter, tænker." Meget høflig og meget bekostelig, både i forhold til tid til at skrive sådan en introduktion, og i forhold til samtalepartnerens tid til at læse den. Korrespondance er forretning, husker du? Ikke et essay i epistolærgenren til en konkurrence eller et brev til Raskolnikovs mor, men forretningskorrespondance.

Vi respekterer vores tid og modtagerens!

Det giver kun mening at præsentere dig selv og huske omstændighederne ved dit bekendtskab i det første brev sendt efter et flygtigt møde på en udstilling. Hvis dette er en fortsættelse af samarbejde eller løbende korrespondance, skriver vi i dagens første brev: "Hej, Ivan", i det andet og efterfølgende: "Ivan, ...".

Appel . Jeg har altid været bekymret for spørgsmålet om, hvem man skal henvende sig til i et brev, hvis der er flere modtagere. For nylig skrev jeg et brev til tre piger ved navn Anna. Uden tvivl skrev jeg "Hej, Anna" og bekymrede mig ikke. Men sådan held er ikke altid tilfældet.

Hvad hvis der er tre eller endda syv modtagere, og de ikke har det samme navn? Du kan angive dem ved navn: "Goddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya og Pyotr Petrovich." Men det er langt og tager tid. Du kan skrive: "Hej, kolleger!"

For mig selv bruger jeg reglen om at navngive personen i feltet "Til". Og kontakt slet ikke dem i kopien. Denne regel giver dig også mulighed for mere præcist at bestemme (en!) modtageren af brevet og formålet med dette brev.

Citation . Ofte er korrespondance en brevkæde med spørgsmål og svar - i et ord, en dialog. Det anses for god skik ikke at slette korrespondancehistorikken og skrive dit svar øverst i den citerede tekst, så du, når du vender tilbage til denne korrespondance en uge senere, nemt kan læse dialogen fra top til bund, faldende efter dato.

Af en eller anden grund er standardindstillingen i Mozilla "Placer markøren efter citeret tekst." Jeg anbefaler at ændre det i menuen "Værktøjer" → "Kontoindstillinger" → "Skrivning og adressering". Det må være sådan.

Formålet med brevet . Der er to typer forretningsbreve:

når vi blot informerer samtalepartneren (for eksempel en rapport om månedens arbejde);
og når vi vil have noget fra samtalepartneren. Fx så han godkender vedlagte faktura til betaling.

Som regel er der mange gange flere opmuntrende breve end indberetningsbreve. Hvis vi vil opnå noget fra samtalepartneren, er det meget vigtigt at sige dette i et brev i klartekst. Opfordringen til handling skal være ledsaget af et navn og være den sidste sætning i brevet.

Forkert : "Porfiry Petrovich, jeg ved, hvem der hackede den gamle kvinde ihjel."

Højre : "Porfiry Petrovich, det var mig, der hackede den gamle kvinde ihjel, tag foranstaltninger til at arrestere mig, jeg er træt af at lide!"

Hvorfor skulle korrespondenten tænke på dig, hvad du skal gøre med dette brev? Når alt kommer til alt, kan han træffe den forkerte beslutning.

Signatur i teksten . Det må hun være. Desuden giver alle e-mail-klienter dig mulighed for at konfigurere automatisk signaturerstatning, for eksempel den klassiske "Med venlig hilsen ...". I Mozilla gøres dette i menuen "Værktøjer" → "Kontoindstillinger".

Hvorvidt man skal skrive kontakter i signaturen eller ej, er en personlig sag for alle. Men hvis du på nogen måde er forbundet med salg, så sørg for at skrive. Selvom handlen ikke finder sted som følge af kommunikation, vil du i fremtiden nemt blive fundet ved hjælp af kontakterne fra signaturen.

Til sidst, endnu en funktion af brevets krop for de samtalepartnere, der ikke kan lide (ikke kan, ikke vil, ikke har tid) til at besvare dine breve. Angiv venligst standarden i brødteksten. For eksempel, "Porfiry Petrovich, hvis du ikke kommer for at arrestere mig før fredag kl. 12.00, så betragter jeg mig selv som amnesti." Selvfølgelig skal deadline være reel (du skal ikke sende teksten fra eksemplet fredag kl. 11:50). Modtageren skal fysisk kunne læse og handle på dit brev. En sådan "tavshed" fritager dig for ansvaret for samtalepartnerens manglende reaktion. Som altid skal du gribe brugen af denne funktion klogt an. Hvis en person svarer på dine breve til tiden og regelmæssigt, kan et sådant ultimatum, hvis det ikke støder ham, så stresse ham lidt eller føre til en beslutning om ikke at besvare brevet lige nu, men tvinge dig til at vente til fredag.

Vedhæftede filer

Breve kommer ofte med vedhæftede filer: CV, kommercielle forslag, estimater, tidsplaner, scanninger af dokumenter - et meget praktisk værktøj og samtidig en kilde til populære fejl.

Fejl : enorm investeringsstørrelse. Jeg modtager ofte e-mails med vedhæftede filer på op til 20 MB. Som regel er der tale om scanninger af nogle dokumenter i TIFF-format, med en opløsning på 600 dpi. Korrespondentens e-mail-program vil næsten helt sikkert fryse i flere minutter i et forgæves forsøg på at indlæse en forhåndsvisning af den vedhæftede fil. Og gud forbyde, at modtageren forsøger at læse dette brev på en smartphone...

Personligt sletter jeg straks sådanne breve. Vil du ikke have, at din e-mail havner i papirkurven, før den er læst? Tjek størrelsen af investeringen. Det anbefales, at det ikke er mere end 3 MB.

Hvad skal man gøre, hvis det overstiger?

Prøv at omkonfigurere din scanner til et andet format og opløsning. For eksempel producerer PDF og 300 dpi ganske læsbare scanninger.
Tænk på programmer som WinRar eller 7zip archiver. Nogle filer komprimeres perfekt.
Hvad skal man gøre, hvis vedhæftningen er enorm, og du ikke kan komprimere den? Eksempelvis vejer en næsten tom regnskabsdatabase 900 MB. Opbevaring af cloud-information vil komme til undsætning: Dropbox, Google Drev og lignende. Nogle tjenester, såsom Mail.ru, konverterer automatisk enorme vedhæftede filer til links til cloud-lagring. Men jeg foretrækker selv at administrere mine oplysninger, der er gemt i skyen, så jeg byder ikke automatisering fra Mail.ru velkommen.

Og endnu en ikke helt indlysende anbefaling om investeringer - deres Navn . Det skal være forståeligt og acceptabelt for modtageren. Engang var vi i virksomheden ved at udarbejde et kommercielt forslag i navnet... lad det være Fjodor Mikhailovich Dostojevskij. Jeg modtog et brev fra lederen med et udkast til CP til godkendelse, og den vedhæftede fil indeholdt en fil med navnet "ForFedi.docx". Lederen, der sendte mig dette, havde en dialog, der lød sådan her:

Kære leder, er du personligt klar til at henvende dig til denne respekterede mand og kalde ham Fedya for hans ansigt?

På en eller anden måde, nej, han er en respekteret mand, alle kalder ham ved hans fornavn og patronym.

Hvorfor kaldte du den vedhæftede fil "For Fedi"? Hvis jeg sender det til ham lige nu, tror du så han vil købe økser af os ved hjælp af denne CP?

Jeg skulle omdøbe den senere...

Hvorfor forberede en tidsindstillet bombe - afvisning af en potentiel klient - eller skabe ekstra arbejde for dig selv ved at omdøbe filen? Hvorfor ikke straks navngive den vedhæftede fil korrekt: "For Fyodor Mikhailovich.docx" eller endnu bedre - "KP_Sky_Axes.docx".

Så vi har mere eller mindre sorteret e-mail som et "ansigt". Lad os gå videre til at se på e-mail som et værktøj til effektivt arbejde og tale om dens distraktionskomponent.

Arbejde med bogstaver

E-mail er en kraftig distraktion. Som med enhver distraktion skal e-mail håndteres ved at stramme regler og indføre arbejdsplaner.

Du skal som minimum slå ALLE notifikationer om postankomster fra. Hvis e-mail-klienten er konfigureret som standard, vil du blive underrettet med et lydsignal, et ikon ved siden af uret vil blinke, og en forhåndsvisning af bogstavet vil blive vist. Kort sagt, de vil gøre alt for først at rive dig væk fra omhyggeligt arbejde og derefter kaste dig ned i afgrunden af ulæste breve og uviste forsendelser – minus en time eller to fra dit liv.

Nogle mennesker har en stærk viljestyrke, der tillader dem ikke at blive distraheret af notifikationer, men almindelige mennesker har det bedre med ikke at friste skæbnen og slukke dem. I Mozilla Thunderbird gøres dette via menuen "Værktøjer" → "Indstillinger" → "Generelt" → "Når nye meddelelser vises."

Hvis der ikke er nogen underretninger, hvordan kan du så forstå, at der er kommet et brev?

Meget simpelt. Du selv sætter bevidst tid af til at sortere i din mail, åbne din e-mail-klient og se alle de ulæste beskeder. Dette kan gøres to gange om dagen, for eksempel til frokost og om aftenen, eller under tvungen nedetid, for eksempel i trafikpropper.

Folk spørger ofte, hvad med svartider og presserende breve? Jeg svarer: du har ikke hastebreve på din post. Medmindre du arbejder i kundesupportafdelingen (denne afdeling har sine egne regler for arbejde med post).

Hvis der er hastebreve, vil afsenderen give dig besked herom via andre kanaler - telefon, SMS, Skype. Så vil du bevidst gå ind i din e-mail-klient og behandle hastepost. Alle tidsstyringsguruer (for eksempel Gleb Arkhangelsky med hans "Time Drive") erklærer et standardsvar på e-mail inden for 24 timer. Dette er en normal regel for god opførsel - ikke at forvente øjeblikkelige svar via e-mail fra din samtalepartner. Hvis der er et presserende brev, så giv besked om det gennem hurtigere kommunikationskanaler.

Så vi deaktiverede meddelelser og tænder nu e-mail-klienten i henhold til vores tidsplan.

Hvad skal vi gøre, når vi går til posten og deltager i en aktivitet, der hedder "sortere e-mail"? Hvor er begyndelsen og slutningen af dette arbejde?

Jeg har hørt meget om nul-indbakke-systemet, men desværre har jeg ikke mødt en eneste person, der bruger det. Jeg var nødt til at genopfinde mit hjul. Der er artikler om dette emne om Lifehacker. For eksempel, " ". Nedenfor vil jeg tale om nul indbakke systemet i min fortolkning. Jeg ville være taknemmelig, hvis GTD-guruer ville kommentere og tilføje eller forbedre det beskrevne system.

Det er vigtigt at forstå og acceptere, at e-mail ikke er en opgaveplanlægger eller et arkiv for dine aktiviteter. Derfor bør mappen Indbakke altid være tom. Når du begynder at sortere i din indbakke, skal du ikke stoppe eller blive distraheret af noget, før du har tømt denne mappe.

Hvad skal du gøre med e-mails i din indbakke? Du skal gennemgå hvert bogstav i rækkefølge og slette det. Ja, bare fremhæv og tryk på Delete på dit tastatur. Hvis du ikke kan få dig selv til at slette brevet, skal du beslutte, hvad du skal gøre med det.

Kan du svare på det på tre minutter? Behøver jeg at svare på det? Ja, det er nødvendigt, og svaret vil ikke tage mere end tre minutter, så svar straks.
Du skal svare, men at forberede et svar vil tage mere end tre minutter. Hvis du bruger en opgaveplanlægger, der giver dig mulighed for at konvertere en e-mail til en opgave, skal du gøre e-mailen til en opgave og glemme det for et stykke tid. Jeg bruger fx den helt vidunderlige tjeneste Doit.im. Det giver dig mulighed for at generere en personlig e-mailadresse: du videresender brevet til den, og det bliver til en opgave. Men hvis du ikke har en opgaveplanlægger, skal du flytte bogstavet til undermappen "0_Run".
Efter hurtigt at have svaret på et brev, omdannet det til en opgave eller blot læst det, skal du beslutte, hvad du skal gøre med denne besked næste: slet den eller send den til en af mapperne til langtidsopbevaring.

Her er de langtidsopbevaringsmapper, jeg har.

0_Udfør. Jeg har ikke sådan en mappe, men hvis du ikke har en planlægger, jeg gentager, du kan lægge breve, der kræver detaljeret arbejde her. Denne mappe skal også rengøres regelmæssigt, men med en tankevækkende tilgang på et tidspunkt, der er specielt afsat til dette.
1_Ref. Her sætter jeg breve med baggrundsinformation: velkomstbreve med logins fra diverse webtjenester, billetter til kommende flyrejser og så videre.
2_Projekter. Her opbevares et korrespondancearkiv om partnere og projekter, som der er aktuelle relationer til. Der er naturligvis lavet en særskilt mappe for hvert projekt eller partner. I partnerens mappe lægger jeg ikke kun breve fra hans medarbejdere, men også breve fra Neb-medarbejdere relateret til denne partner. Meget praktisk: om nødvendigt er al korrespondance om projektet ved hånden med et par klik.
3_Museum. Det er her, jeg har lagt de bogstaver, som det ville være ærgerligt at slette, og fordelen ved dem er ikke indlysende. Også mapper med lukkede projekter fra "2_Projects" migrerer hertil. Kort sagt, "Museet" gemmer de første kandidater til fjernelse.
4_Dokumenter. Her er breve med elektroniske prøveeksempler på dokumenter, der kan være nyttige i fremtiden til regnskab, for eksempel afstemningsrapporter fra kunder, billetter til taget ture. Mappen har mange ligheder med mapperne "2_Projects" og "1_Reference", kun regnskabsoplysninger gemmes i den, og ledelsesoplysninger gemmes i mappen "2_Projects". I "4_Documents" er der død information, og i "2_Projects" er der live information.
5_Viden. Her lægger jeg kun rigtig brugbare nyhedsbreve, som jeg vil vende tilbage til efter et stykke tid for inspiration eller for at finde løsninger.

Der er andre e-mail-klientindstillinger, der er vigtige for driften af dette system. For det første er der som standard i Thunderbird et afkrydsningsfelt "Mark meddelelser som læst". Jeg foretrækker at gøre dette bevidst, så ned med flaget! For at gøre dette skal du gå til menuen "Værktøjer" → "Indstillinger" → "Avanceret" → "Læsning og visning".

For det andet bruger vi filtre . Tidligere brugte jeg aktivt filtre, der automatisk videresendte breve til de relevante mapper baseret på afsenderens adresse. For eksempel blev breve fra en advokat flyttet til mappen "Advokat". Jeg har opgivet denne tilgang af flere grunde. For det første: breve fra en advokat vedrører i 99 % af tilfældene et eller andet projekt eller partner, hvilket betyder, at de skal flyttes til mappen hos denne partner eller projekt. For det andet: Jeg besluttede at tilføje opmærksomhed. Du skal selv bestemme, hvor et bestemt brev skal opbevares, og det er mere bekvemt kun at lede efter ubehandlede beskeder ét sted – i indbakken. Nu bruger jeg kun filtre til at organisere automatiske almindelige breve fra forskellige systemer i mapper, det vil sige breve, der ikke kræver, at jeg skal træffe beslutninger. Filtre i Mozilla Thunderbird konfigureres i menuen "Værktøjer" → "Beskedfiltre".

Så med den rigtige tilgang bør e-mail tage fra 10 til 60 minutter om dagen, afhængigt af mængden af korrespondance.

Ja, og en ting mere. Har du allerede slået meddelelser fra om ankomsten af nye breve fra? ;)

Forretningskommunikation kan ikke forestilles uden korrespondance, da et personligt møde for at løse samarbejdsproblemer ikke altid er muligt. Mest presserende problemer erhvervskorrespondance

Forretningskommunikation kan ikke forestilles uden korrespondance, da et personligt møde for at løse samarbejdsproblemer ikke altid er muligt. Forretningskorrespondance hjælper med at løse de mest presserende problemer på kort tid, men manglende overholdelse af etiketteregler eller ulogisk konstruktion af et brev kan skade partnerskaber eller fremmedgøre en potentiel klient. Som i formelle forhandlinger er der visse regler: brevets format og kommunikationsstilen.

Generelle regler for varetagelse af erhvervskorrespondance

1. Før du skriver et brev, skal du beslutte dig for dets karakteristika:

type brev (dækning, garanti, ordre, rykker, meddelelse osv.; præsentationsbrev eller opfordring til svar);

graden af tilgængelighed for adressaten (om du kan angive alle de nødvendige punkter i ét brev, eller har du brug for et andet, afklarende);

hastende levering (hvis brevet haster, er det bedre at sende det med anbefalet post eller e-mail).

2. Opret et brev ved hjælp af eksisterende skabeloner, baseret på dens type, og stole også på GOST R 6.30-2003. "Ensartede dokumentationssystemer. Ensartet system af organisatorisk og administrativ dokumentation. Dokumentationskrav."

3. Ethvert forretningsbrev har følgende generelle struktur:

navnet på den afsendende organisation;
skrivedato;
modtagers adresse, angivelse af en specifik korrespondent;
åbningsadresse;
en angivelse af emnet og formålet med brevet;
hovedtekst;
konklusion (høflighedsformel);
afsenderens underskrift;
angivelse af ansøgning og distribution af kopier (hvis nogen).

4. Når du udarbejder et forretningsbrev, skal du bruge teksteditoren Microsoft Word:

brug Times New Roman skrifttype, skriftstørrelse 12-14 punkter, linjeafstand - 1-2 punkter;

Placer bogstavets sidetal nederst til højre;

Når du udskriver tekst i A4-format, skal du bruge 1,5-2 linjeafstand, A5-format eller mindre - en linjeafstand. Detaljer indtastes altid med en linjeafstand.

5. Hvis du taler på vegne af en organisation og har til hensigt at sende et trykt brev, sørg for at bruge firmabrevpapir, da dets tilstedeværelse vil være dit firmas visitkort. Vær særlig forsigtig, når du udarbejder en officiel formular; denne færdighed bør være obligatorisk for enhver kontormedarbejder.

6. For international korrespondance skal brevet være skrevet på adressatens sprog eller på engelsk(som den mest almindelige i forretningsforbindelser).

7. Oprethold en korrekt, forretningsmæssig tone. Begynd brevet med en adresse, som, afhængigt af graden af din nærhed til korrespondenten, kan begynde med enten ordene "Kære + fulde navn" eller "Kære + fulde navn." Husk, at ordene i adressen eller i angivelsen af adressaten under ingen omstændigheder må forkortes (for eksempel "respekteres" som "uv." eller "til afdelingslederen" som "afdelingsleder") - dette er reglerne for forretningsetikette. Afslut altid dit brev med en tak for dit samarbejde. Før underskriften skal der være sætningen "Med respekt, ..." eller "Med venlig hilsen ...". Det er uacceptabelt at henvende sig til "dig" i officiel korrespondance, selvom du opretholder venskabelige forbindelser med korrespondenten.

8. Vælg dit ordforråd omhyggeligt, undgå unøjagtigheder og tvetydige sætninger og overdreven brug af professionalisme. Brevet skal være forståeligt.

9. Opdel brevets indhold i meningsfulde afsnit, så det ikke er besværligt og svært for modtageren at forstå. Følg reglen: det første og sidste afsnit bør ikke indeholde mere end fire trykte linjer, og resten - ikke mere end otte.

10. Besvar forretningsmails i henhold til accepteret etikette: for en skriftlig anmodning - inden for 10 dage efter modtagelsen; for breve sendt pr. fax eller e-mail - inden for 48 timer, eksklusive weekender.

Intra-organisatorisk forretningskorrespondance

Forretningskorrespondance mellem virksomhedens ansatte er mere forenklet sammenlignet med korrespondance sendt til en tredjepart.

være kortfattet;
være af forretningsmæssig karakter;
brevet skal angive datoen;
Til sidst i brevet er der en høflighedsformel og en underskrift.

Et eksempel på intra-organisatorisk virksomhedskorrespondance kunne være et lykønskningsbrev på vegne af lederen eller teamet, adresseret til dagens helt eller en medarbejder, der har modtaget en forfremmelse.

Når man diskuterer projekter skriftligt, bruges normalt kun nogle få obligatoriske elementer i et forretningsbrev - en angivelse af emnet, en appel, en kort redegørelse for essensen af spørgsmålet og en høflighedsformel med en trykt underskrift.

Husk, at brevets form og den påkrævede skabelon skal vælges ud fra niveauet af forretningskorrespondance og den type oplysninger, du ønsker at give til adressaten.

I dag er det ret svært at finde en virksomhed, der ikke har brugt resultaterne af videnskabelige og tekniske fremskridt i sin interpersonelle kommunikationspraksis: e-mail, ICQ, fax, mobilkommunikation. Og hvis vi har en større forståelse af reglerne for forretningskorrespondance og telefonsamtaler, så har de færreste en idé om, hvordan man opfører sig på internettet. Men også her er der visse etiketteregler, som er reguleret af "Netiquetten".

Hovedreglen for "Setiket" er den samme som i enhver anden etikette: opfør dig på en sådan måde, at du er let at forstå, skab ikke problemer for andre og blander dig ikke i normal dialog, selvom den foregår via e- post. Opfør dig altid på en sådan måde, at du ikke støder den person, du korresponderer med online.

I sin artikel "50 Practical Rules of Business Etiquette (Netiquette)" skriver Chuck Martin, præsident for det amerikanske konsulentfirma "The Digital Estate Group,": "Netiquette (netiquette) betyder et sæt adfærdsregler og adfærd, der vedtages ved brug af computernetværk. Overholdelse af disse regler er især vigtig på grund af det elektroniske miljø, det er umuligt at adskille virksomhedens og kundens position. "The Rules of Business Network" opstod som en guide til at etablere og opretholde sunde og glade relationer mellem en virksomhed og dens kunder."

I dette afsnit vil vi ikke overveje adfærdsreglerne på fora, blogs og chats, men vil kun fortælle dig, hvordan du fører forretningskorrespondance via e-mail for at gøre kommunikationen med partnere, kolleger og venner mere bekvem og effektiv.

Kommunikationsstil

Når du svarer via e-mail, kan du springe hilsnerne og hilsnerne over og komme direkte til sagen. Men hvis du ønsker, at din e-mail skal være mere formel, anbefaler forfatteren at bruge følgende adresseformel: "Goddag, kære (kære) + fornavn, mellemnavn, adresse." Og først derefter skal du gå videre til formålet med din appel.

På trods af al den uformelle kommunikation er det nødvendigt at huske og følge en af de vigtigste regler, når du skriver e-mails – overholdelse af principperne om læsefærdighed og logik. Bare fordi e-mail er en hurtig kommunikationsmetode, betyder det ikke, at den skal være sjusket. Sørg for at starte din sætning med et stort bogstav og brug punktum. Navne og titler skal begynde med store bogstaver. Tekst, der kun er skrevet med små bogstaver, uden punktum eller andre tegnsætningstegn, er svær at læse. Teksten, der kun er skrevet med store bogstaver, opfattes generelt ved læsning som et KONTINUERLIG SKRIG.

Du bør bruge mellemrum (blanke linjer) eller ellipser til at adskille en idé fra en anden, da de har tendens til at fungere som et afsnit i en e-mail.

Formatering af en e-mail

Mange virksomheder har en enkelt virksomhedsstandard for formatering af e-mails, som omfatter selve brevets struktur, regler for kontakt til klienten, signaturoplysninger (fulde navn, stilling, arbejdstelefonnumre, e-mailadresse og link til virksomhedens hjemmeside). Derudover kan denne standard forbyde brugen af humørikoner, der ikke er relateret til forretningssfæren.

Generelt kan strukturen af en virksomheds-e-mail repræsenteres som følger:

1. "Hat" i firmastil.

2. Hilsen

4. Farvel

5. Personlig signatur, der angiver kontakter.

7. Logo evt.

Når du sender en e-mail, skal følgende felter udfyldes:

"Emne"
"Til"
"Vigtigheden af at skrive", evt.

Når du sender e-mails, skal du indtaste modtagerens e-mailadresse i feltet "Til". Nogle gange er der behov for at sende et brev med én tekst til flere modtagere, så kan deres adresser indtastes adskilt med kommaer. Sørg for at udfylde feltet "Emne", ellers kan dit brev blive slettet som spam. Her skal du indtaste et par ord, der beskriver meddelelsens emne.

Nogle e-mail-programmer giver dig mulighed for at angive vigtigheden af en besked. Dette er simpelthen nødvendigt, hvis modtageren modtager et stort antal breve hver dag. En besked mærket "Vigtigt" får prioritet, når du tjekker mail. Men du bør ikke misbruge denne funktion. Det, der er vigtigt, vil gradvist miste denne kvalitet.

Email størrelse

Netværkets regler bestemmer størrelsen præcist: En e-mail skal være dobbelt så kort som en skrevet på papir. Hvis du har brug for at sende vigtige oplysninger, der indeholder en stor mængde, så er det bedre at skrive en kort ledsagende tekst i en e-mail og formatere selve informationen som en vedhæftet fil.

Når du forbereder at sende en stor vedhæftet fil, der overstiger 200-500 kilobyte, skal du sørge for at advare din respondent om dette. Det er bedre ikke at sende store vedhæftede filer i e-mails. Der er mange andre måder at overføre store tekster, billeder eller lyd på uden at bruge e-mail. For eksempel gennem en ftp-server eller gennem en webgrænseflade.

Adressebogen

I traditionel korrespondance skulle man enten opbevare adresserede kuverter eller skrive dem ned. Det er heller ikke muligt at huske mailadresserne på alle dine venner og partnere, og det er heller ikke nødvendigt. For at gøre dette har ethvert mailprogram funktionen "Adressebog", hvor du kan gemme dine korrespondenters e-mail og andre kontaktoplysninger. Når du bruger denne funktion, er det meget nemmere at sende en e-mail end at sende et papirbrev; vælg blot det ønskede navn i adressebogen og klik på knappen "send mail".

Når en e-mail ankommer fra en respondent, der er angivet i din adressebog, vil du altid vide, hvem du præcis har modtaget e-mailen fra, da den registrerede kontakt vil blive afspejlet i feltet "Fra".

Svar på en e-mail

For at besvare et modtaget brev, skal du blot klikke på knappen "Svar" i dit mailprogram. I dette tilfælde vises en formular til en ny besked, hvor modtagerens adresse automatisk indtastes i feltet "Til" og i feltet "Emne": emnet for det originale brev vil blive angivet med "Re:" mærke i begyndelsen af linjen. Ved dette mærke vil din modtager forstå, at du har sendt ham et svar på et brev om et bestemt emne. På denne måde kan modtageren nemt huske betydningen af korrespondancen.

Hvis du skriver til venner og ønsker, at dit brev skal overholde Seticket-reglerne, så rediger teksten i den originale besked, og lad kun de linjer tilbage, der er vigtige for at forstå dit svar (citat). Efter de sædvanlige hilsner og indledende ord, skriv under hvert sådant citat dit svar på den givne sætning eller spørgsmål.

Hvis dette er et svar på et forretningsbrev, så lad al den tidligere tekst være uændret, og skriv dit svar øverst.

Citering er inklusion af fragmenter af kildeteksten (i dette tilfælde et brev) i en besked for at genoprette indholdets essens. Bemærk venligst: I de fleste e-mail-programmer er det citerede fragment fremhævet med et større-end-tegn (>).

Smileys

Under almindelig kommunikation påvirkes samtalepartnere ikke kun og ikke så meget af ord, men af stemme, intonation, ansigtsudtryk og gestik. Dette er ulempen ved at kommunikere via e-mail - det fratager dig muligheden for at udveksle følelser. Men vi formåede stadig delvist at overvinde denne ulempe. I øjeblikket, i virtuel kommunikation, herunder via e-mail, er såkaldte "humørikoner" (en grafisk repræsentation af dine følelser) meget brugt - ansigter, der består af punktummer, kommaer, bindestreger og andre symboler. De er i det mindste i stand til på en eller anden måde følelsesmæssigt at farve teksterne. Brugen af humørikoner gør korrespondancen mere livlig - forfatteren formidler ikke kun sine tanker, men også sine følelser. Her er de mest almindelige humørikoner:

Der er mange humørikoner, der indikerer både følelser og tilstande hos en person eller hans udseende. Klassiske humørikoner:

:-) smilende
:-))) griner
:-D griner glad
:-| betænksom, neutral
:-( trist
:-/ ulykkelig eller forvirret
:-0 overrasket (åben mund)

Nogle gange er næsesymbolet "-" ikke trykt for at lette indtastningen. For eksempel skriver de blot :) eller :(. På det seneste er tyktarmen ofte blevet erstattet med et lighedstegn, f.eks. =) i stedet for :). "Næse" bruges normalt ikke i sådanne tilfælde. Det er også almindeligt kun at bruge åbne- eller lukkeparenteser i chats. For eksempel,)))) eller (((((. Antallet af tegn svarer til niveauet af glæde eller sorg.

Men lad dig ikke rive med af humørikoner, når du skriver et forretningsbrev, ellers kan du få et ry som en useriøs person.

Elektronisk signatur

En elektronisk signatur er en specielt oprettet fil (signatur), som er en tekstsignatur. At have en elektronisk signatur i meddelelser er en god formregel for forretningskorrespondance. En elektronisk signatur er også en diskret reklame for virksomheden. Direkte reklamer i breve fra fremmede og ukendte mennesker opfattes som regel negativt, men nogle få signaturlinjer vil blive accepteret loyalt.

Brug altid en signatur – det vil hjælpe din respondent til at identificere dig entydigt. Og sørg for at inkludere flere mulige måder at kontakte dig på. Normalt er disse telefonnumre, e-mail, fax, ICQ

Grundlæggende regler for udarbejdelse af en elektronisk signatur:

En elektronisk signatur bør ikke overstige 5-6 linjer.
Antallet af tegn pr. linje må ikke være mere end 70.

Funktioner i netværk ved afsendelse og modtagelse af e-mails

Så du har sendt en e-mail, og du er virkelig bekymret for, om den er kommet igennem. Og næste gang sender du af hensyn til din egen tryghed allerede et brev med modtagelsesbesked. Men ifølge Setikets regler er et sådant mærke et tegn på manglende respekt og mistillid til ens partner. Det er bedre, efter at have sendt din besked via e-mail, at ringe til modtageren og tjekke, om dit brev ankom eller ej. Ganske ofte bruges følgende ordlyd til bekræftelse: Efter teksten i hovedbrevet, før din elektroniske signatur, skrives sætningen: "Bekræft venligst modtagelsen af brevet med et svarbrev eller ved at ringe til de telefonnumre, der er angivet nedenfor."

Ifølge netværkets regler skal e-mails besvares. Og svartid på e-mail bør ikke overstige to dage. Hvis du har brug for længere tid til at svare på en e-mail, er det værd at forklare årsagerne til forsinkelsen. Det er nødvendigt at svare på breve med beskadiget kodning. I dette tilfælde er det bedre at vedhæfte en vedhæftet fil med forklaringer, så din korrespondent er sikker på at kunne læse den. Og du skal også svare på breve, der indeholder en vedhæftet fil: Du skal bekræfte, at bilaget ankom og åbnede normalt.

Den elektroniske dialogsession afsluttes i henhold til reglerne for telefonetikette: Den, der først startede korrespondancen, er den første til at afslutte den.

Bemærk venligst, at hvis du ikke svarer på en e-mail inden for 7 dage, er dette et klart afslag på at kommunikere. Hvis du ønsker at opretholde et forretningsforhold, skal du derfor ringe eller sende et andet brev til din samarbejdspartner 2-3 dage efter afsendelse af mailen for at afklare, om oplysningerne er nået frem til ham eller ej.

Husk, at du i erhvervslivet altid skal svare på mails, uanset om de er papir- eller elektroniske. Ellers kan du blive betragtet som en uansvarlig og useriøs person, hvilket naturligvis ikke vil have den bedste effekt på din virksomheds omdømme.

Fragment af bogen "International Etikette. Særlige forretningsetiketter i forskellige lande." Bogen er ved at blive klargjort til udgivelse af Phoenix Publishing House, Rostov-Don i 2008.

Netiquette – (engelsk Net - netværk + Etiquette - etikette) - moralske regler for adfærd i computernetværk. Regler for adfærd på internettet, designet til ikke at komplicere andres liv. Forfatterens notat

Smiley, smiley (engelsk: smiley) er et ideogram, der skildrer en følelse. Består af forskellige symboler, inklusive servicesymboler. Humørikonet blev udbredt på internettet og SMS. Tilbage i 1969 nævnte Vladimir Nabokov i et af sine interviews, at det var værd at skabe et særligt tegnsætningstegn for grafisk at vise følelser. Det var dog først i 1982, at Scott Fahlman var den første i verden til at foreslå humørikonet i den form, som det bruges i dag. Forfatterens notat.

Spam (eng. spam) - beskeder sendt i massevis til personer, der ikke har givet samtykke til at modtage dem. Uopfordret reklame. Forfatterens notat.

Wikipedia – Free Encyclopedia, http://ru.wikipedia.org

ICQ- navnet på klientprogrammet til instant messaging-netværket ved hjælp af OSCAR-protokollen, udviklet af Mirabilis. Forkortelsen "ICQ" er i overensstemmelse med den engelske sætning "I seek you" (jeg leder efter dig), på russisk computerslang hedder ICQ "ICQ" eller "Asya". Forfatterens notat

I den moderne verden begynder forretningskontakt ofte med forretningskorrespondance - en skriftlig form for forretningsinteraktion, som omfatter enhver form for korrespondance (brev, besked osv.) sendt af enhver embedsmand på hans vegne og i kraft af hans stilling.

Et vigtigt aspekt er overholdelse af visse etikettestandarder. Ellers kan etablerede forbindelser blive afbrudt, og en klient eller forretningspartner kan gå tabt. Veltilrettelagt erhvervskorrespondance bidrager til det mest gunstige indtryk af dig eller virksomheden.

At mestre bogstavernes magi er vigtigt for enhver person. For eksempel når du leder efter et nyt job: udarbejdelse og afsendelse af CV, testopgaver, følgebreve, yderligere information om dig selv, aftale om mødetidspunkt.

Interessant nok blev reglerne for forretningskorrespondance, der eksisterer i dag, udviklet for omkring 150 år siden i England.

Typer af forretningsbreve

For at beslutte, hvordan du skriver et brev, skal du kende forskellene mellem dets typer. Dette vil hjælpe dig med at beslutte om emnet for meddelelsen og dets korrekte design. Dette vil hjælpe dig med at undgå at se dum ud i øjnene på en vigtig modstander.

Ifølge designstrukturen er der:

Kommunikationsbreve

Dette inkluderer breve med afslag, påstande, undskyldninger og tilståelser. Alt, hvad en medarbejder bruger i løbet af sine professionelle aktiviteter.

Aftalebreve

En vigtig skrifttype. Takket være hende opsummeres resultaterne af mødet, aftaler indgås, tidspunktet for færdiggørelse af opgaver bestemmes, og begge parter er overbevist om den korrekte forståelse af kontrakten.

Regler for forretningsbreve

Den måde bloggere tillader sig selv at udtrykke sig på er ikke dit valg. Der er ingen undskyldning for fejl og tastefejl. Du kan ikke trøste dig selv med vanskelighederne ved at lære et sprog fra barnsben. Du skal være så krævende af dig selv som muligt. Ellers tegner det et ugunstigt billede af din personlighed og uddannelse.

Det særlige ved forretningskorrespondance er, at fejl i stavningen af professionelle ord betragtes som en indikator for en persons inkompetence inden for det valgte område.

Grundlæggende regler:

Undgå at bruge ord, hvis nøjagtige definition du ikke kender. Som en sidste udvej, tjek deres betydninger i ordbøger.
Undgå at bruge specifik terminologi. Nogle ord kan være ukendte for samtalepartneren og kan blive fejlfortolket af ham. Finvolverer i sådanne tilfælde at give en forklaring på termer og forkortelser.
Skriv i korte sætninger. Længde og floriditet af konstruktioner er passende, når du skriver en roman, og ikke under forretningsforhandlinger.
Skriv først beskeden ikke i selve brevet, men i et dokument på din computer eller online-editor. Et positivt aspekt er den automatiske stave- og tegnsætningskontrol af teksten. Dette forhindrer også, at brevet ved et uheld bliver sendt til modtageren før tid eller går tabt på grund af, at browseren er lukket eller internettet går tabt. Når du arbejder i Microsoft Word, skal du bruge autolagring af materiale med bestemte intervaller.
Du bør undgå at skrive en besked på din telefon eller tablet. Der er risiko for uhensigtsmæssig autokorrektion.
Inden du sender, skal du kontrollere for fejl og tekstens konsistens. Det anbefales at kontrollere den indtastede tekst igen efter en time, midlertidigt skifte til andre ting og glemme at skrive den. Dette vil hjælpe dig med at se på teksten fra et andet perspektiv og se alle unøjagtighederne.

Formatering af et forretningsbrev

Særlig opmærksomhed på detaljer er påkrævet, når du forbereder og udfører korrespondance. Det viser også respekt for din modstander og giver dig mulighed for at spare tid, der kunne bruges på at lave materialet om.

Følgende aspekter bør ikke overses:

Korrekt udfyldning af brevets emnelinje

Hvis dette er den første besked, kan titlen være lys. Men hvis der allerede er kommunikation med opponenten, bør emnet for brevet angives kort og præcist. Disse er det grundlæggende i kommunikation. De hjælper dig med at finde beskeden efter et stykke tid, så genlæsningen bliver nem for både afsender og modtager.

Citation

Den besked, du sender, kan indeholde spørgsmål, som du skal besvare. Det giver mening at besvare dem og citere hver enkelt separat. Når du sender et brev med flere videresendelser, er det værd at bruge nummerering og opdele teksten i afsnit. På denne måde vil det være klart for samtalepartneren, hvilket spørgsmål du svarer på.

Overdrevne tilbudskæder skaber en følelse af kaos i kommunikationen. Men hvis der er behov for at vende tilbage til tidligere sendte beskeder eller minde samtalepartneren om noget, er det værd at gøre. Især når det kommer til budget, servicepakke og tid.

Tag hensyn til alle modtagne oplysninger

Når du skriver et brev, skal du kort kommentere alle dokumenter, som du eller din samtalepartner har vedhæftet. På denne måde vil det straks være klart for modtageren, hvilket indhold af filerne, der venter ham.

Din egen signatur er en analogi til et visitkort

Forretningskorrespondance kræver en underskrift. Det kan gøres automatisk, så vil det være til stede i hvert brev, der sendes. Hvordan opretter man en informativ signatur? Brug dit for- og efternavn, nuværende stilling, arbejdskontakter og firmalogo.

For eksempel: "Med respekt, Ivan Ivanov, din projektleder, telefonnummer eller andre budbringere." Eller "Med venlig hilsen, Ivan Ivanov...".

Signaturen kan også være fængende og kreativ, hvilket indikerer en særlig forbindelse med virksomheden eller sagen. For eksempel kan medarbejdere i et bogbranchenetværk bruge sætningen "Jeg læser lige nu...", når de indsætter navnet på aktuelle nye produkter. Men det er bedre at koordinere sådanne ting med dine overordnede.

Postadresse

Reglerne for erhvervskorrespondance kræver visning af en postadresse. Det ville være bedre, hvis han udelukkende var en arbejder. Firmanavn, stilling, for- eller efternavn kan stå der, men ikke fødselsår eller legende øgenavne/ord. Det er bedre at tænke på det korrekte navn på adressen i mange år, hvis du planlægger at forlade den, selvom du skifter aktiviteter eller stilling.

Skrifttype og mellemrum

I dokumentationen er den oftest anvendte skrifttype Times New Roman, størrelse 12 til tabeller eller 14 til tekst. 1,5-2 intervaller. Disse er de uudtalte grundlæggende.

Forretningskommunikationsstil

Forretningskorrespondance involverer en hårfin balancegang. Venlig kommunikation er uhensigtsmæssig her, men en udpræget hård kommunikation er heller ikke passende.

Funktioner af kommunikation:

Sværhedsgrad af design

Diminutive ord og slangudtryk vil være upassende.

Brug af humørikoner

Brug humørikoner omhyggeligt eller undgå dem. Den første kontakt tillader i princippet ikke deres tilstedeværelse. I fremtiden kan parenteser være til stede, men kun positive, i moderate mængder. Pænhed og humor er uacceptabelt i denne kommunikationsstil. Denne formular er uacceptabel, hvis du er underordnet din samtalepartner.

Hilsen ved navn og patronym

Reglerne for at udføre forretningskorrespondance indebærer en respektfuld holdning til samtalepartneren, opmærksomhed og interesse for hans person. Dette øger din modstanders interesse for dig og øger chancen for hans mildhed. Det er tilrådeligt på forhånd at kende navnet på den person, du henvender dig til, samt hans præferencer for adresse.

Svar inden for to dage

Det er korrekt at sende et svar på beskeden inden for få hverdage. Ellers betragtes det som respektløst. Hvis brevet er sendt før weekenden eller ferien, skal du ikke svare på det, hvis det ikke haster. Ellers skal du advare din samtalepartner om det midlertidige fravær af dit svar eller kort afmelde brevets indhold.

Mangel på påtrængning

Konstant spørge om noget, bede om bekræftelse vil vise dig i et dårligt lys. Hvis bekræftelse fra samtalepartneren er påkrævet, kan du minde ham om behovet for at svare om tre dage. Hvis sagen haster, er det bedre at nævne det først i din første besked.

Spejlregel

Fgiver dig ofte mulighed for at henvende dig til din modstander, som han gør. Dette øger muligheden for gensidig forståelse og kommunikation på samme niveau. Hold styr på, hvilke udtryk, kommunikationsstil og adresse din samtalepartner bruger.

God ferie

Hvis kommunikation finder sted omkring eller under officielle helligdage, er det værd at lykønske samtalepartneren. Dette er reglerne for forretningskorrespondance. Det er også nyttigt at vide, hvornår din modstanders fødselsdag er.

Taknemmelighed

Elementær høflighed ville være taknemmelige ord som svar på en lykønskning, invitation eller forklaring.

Under hensyntagen til alle ovenstående funktioner vil det ikke være svært at etablere kontakt med din samtalepartner og danne en positiv mening om dig selv.

Vigtigheden af forretningsskriveregler

Faktisk er ethvert sendt brev et visitkort, en afspejling af vores valgte forretningsposition. Så hun ser anstændig ud, inspirerer respekt og tillid, og forhandlinger ledsages af komfort og effektivitet i løsningen af problemer, er kendskab til reglerne for god opførsel og deres konstante overholdelse en urokkelig garanti for succes.

Med hensyn til enhver korrespondance, på internettet eller i breve, gælder de samme strenge standarder som ved telefonisk kommunikation eller personlige forhandlinger. De principper, som interaktionen bygger på:

gensidig respekt mellem modstandere for den anden persons personlighed og forretningsposition;
opmærksomhed på modstanderens forretningsinteresser;
opretholdelse af fortrolighed;
punktlighed ved løsning af vigtige opgaver.

Forretningskorrespondance er nødvendig, fordi:

når du sender et brev, er der intet svar, selvom det var underforstået;
breve forsvinder i strømmen af unødvendig information, og medarbejdere ringer konstant til hinanden og beder om at tjekke deres post;
efter at have læst e-mailen er det fuldstændig uklart, hvad der skal til fra dig;
På grund af overfloden af detaljer og kaos af information i beskeder, er tanker forvirrede, og et komplekst problem bliver aldrig løst.

Du kan spare en masse fritid, hvis du implementerer generelle regler for at føre erhvervskorrespondance. Dette vil hjælpe med at undgå ovenstående problemer.

Når vi skriver et brev til en ven eller slægtning, kan vi ignorere fejl og tegnsætningstegn, forkorte ord, som vi vil, og bruge slang. Det vigtigste er at gøre det klart, hvad vi taler om. Men hvis vi skriver til en fremmed eller en ukendt person og ønsker at få et svar fra ham, så bør vi tage hensyn til nogle regler.

Regler for kommunikation

1 . Angiv altid brevets emne.

Feltet "Emne" skal under alle omstændigheder udfyldes, og det er meget ønskeligt, at det svarer til indholdet af beskeden.

Hvis du for eksempel ønsker at bestille tid til en konsultation den 5. marts, så skriv: "Tilmeld dig en konsultation (03/05)."

2. Når du besvarer et brev, skal du gemme din korrespondancehistorik.

Når du modtager et brev fra nogen, kan du svare på det på tre måder:

Kopier afsenderens adresse og skriv et nyt brev til ham.
Klik på det specielle svarfelt nederst i meddelelsen.
Brug knappen "Svar".

For forretningskorrespondance skal du svare på den tredje måde, det vil sige at klikke på knappen "Svar". Der åbnes en ny e-mail, som gentager den, du har modtaget. Emnet er det samme, kun med præfikset "Re:", er den originale tekst fuldt ud citeret.

Dette er standardsvarformularen, og du bør ikke ændre noget ved den. Dit svar skal udskrives før den citerede tekst. Dette gøres for at hver deltager i samtalen til enhver tid kan huske, hvad der blev diskuteret.

3. Sig altid hej og tiltal din samtalepartner som "dig".

Enhver besked skal begynde med en hilsen. Og det er bedre, hvis det er individuelt. Hvis det er relevant, ring samtalepartneren ved navn, ellers - ved fornavn og patronym.

Det er tilrådeligt at afslutte brevet med følgende konstruktion: Med venlig hilsen ... (fornavn/efternavn eller fornavn/patronym).

For eksempel: Hej, Alexey Petrovich. Send venligst kontrakten til Ivan Mikhailovich. Venlig hilsen Ilya Krivosheev

4 . Svar så hurtigt som muligt.

Jo før du svarer på en besked, jo bedre. Ideelt set inden for et par timer. Men det er også muligt inden for få dage. Jo længere du venter med at svare, jo værre påvirker det dit omdømme.

Hvad angår teksten i beskeden, bør du også følge nogle regler, når du skriver den.

Skriv specifikt, men detaljeret

Lad være med at få den anden til at gætte, hvad du mente. Hvis problemet ikke er åbenlyst, så beskriv det så detaljeret som muligt: hvordan du fik det resultat, du har, hvad præcist du vil opnå, og hvad der kræves af din samtalepartner.

Men det betyder ikke, at du skal angive alle detaljerne i detaljer. Spring de unødvendige ting over - værdsæt den anden persons tid.

Prøv at skrive kort og præcist

Der er ikke behov for for eksempel at tale om, hvordan din kone, svigermor og andre pårørende har det.

Med hensyn til størrelse, ideelt set én "skærm" (ingen rulning). Maksimal - tekststørrelse, der passer på et A4-ark.

Brug sund fornuft og almindelig anstændighed

Vær høflig, opmærksom, tak for dine breve og tid.

Hvad du absolut IKKE KAN

1 . Misbrug af tegnsætningstegn.

Et udråbstegn eller spørgsmålstegn er nok. De bør ikke duplikeres. Overbrug heller ikke ellipser.

Et eksempel på et "dårligt" brev:

2. Brug forskellige skrifttyper, bogstavstørrelser og farver.

Mail-websteder og -programmer giver dig mulighed for at ændre disse indstillinger. Du kan vælge en usædvanlig skrifttype, gøre bogstaverne større eller mindre eller farve teksten i forskellige farver. Men dette er upassende i erhvervskorrespondance!

Det er bedre ikke at ændre noget overhovedet og lade alt være som det er som standard. Det eneste, der er acceptabelt, er at fremhæve nogle ord med fed eller kursiv. Men kun hvis det er nødvendigt!

Et eksempel på et "dårligt" brev:

3. Indsæt smileybilleder.

Efterlad glade og triste ansigter, blomster og hjerter til personlig korrespondance. I forretningsbreve er det bedre ikke at bruge humørikoner - hverken tekst eller billeder.

Et eksempel på et "dårligt" brev:

4 . Udskriv tekst med store bogstaver.

At skrive tekst med store bogstaver på internettet betragtes som dårlig manerer. Det gælder både forretnings- og personlig korrespondance samt kommunikation på sociale netværk, Skype, fora og andre steder. Det gælder desuden både hele teksten og enkelte ord.

Caps Lock-tastaturtasten er ansvarlig for store bogstaver. Det vil sige, at hvis alle dine bogstaver er skrevet med store bogstaver, skal du blot trykke én gang og slippe.

Desuden må du ikke udskrive bogstavets "emne" med store bogstaver - dette er højden af respektløshed!

På en seddel. At skrive enkelte ord og hele teksten med store bogstaver føles som at råbe. Og skrigen er aggression, som rækker ud over kulturkorrespondance.

Hvis du virkelig har brug for at fremhæve noget i teksten, er det bedre at gøre det ved at bruge fed eller kursiv.

Og det er også meget tilrådeligt at undgå ordene "Haster", "Vigtigt" og andre, der udtrykker utålmodighed i brevets emnelinje.

Læsefærdighed

Du skal ikke være for streng omkring dette, men prøv at skrive korrekt i dine breve. Et par enkle tips:

Hver sætning skal begynde med et stort bogstav. For at skrive det, hold Shift-tasten nede.
Der skal være et punktum i slutningen af hver sætning. I det russiske tastaturlayout er det placeret i nederste række til højre (før Shift).
For at skrive et komma skal du holde Shift nede og trykke på punktum.
Sæt ikke et mellemrum før et komma eller punktum. Der skal være et mellemrum efter dem.

Og endnu et tip til dem, der ved i det mindste lidt, hvordan man bruger Word-teksteditoren (Writer). Skriv først bogstavet i dette program. Det vil fremhæve fejl med en rød streg og ved at højreklikke på sådan et ord, kan du rette det.

Kopier og indsæt den færdige tekst i bogstavfeltet. Men inden du indsætter, bør du slå formatering fra, så det kan tilføjes uden formatering fra Word (Writer).

I mail.ru, for at gøre dette, skal du klikke på inskriptionen "Fjern design" øverst.