Anmodningsbrevet tilhører typen. Typer af forretningsbreve

- en generaliseret betegnelse for forskellige indhold, der tjener som et kommunikationsmiddel mellem institutioner i processen med at udføre deres aktiviteter.

Et brev er den mest almindelige måde at udveksle information på, det forener en enorm gruppe dokumenter, der er meget forskellige i indhold, kendetegnet ved metoden til at overføre tekst (; via mail). Breve udgør størstedelen af indgående og udgående dokumenter fra enhver institution og har mange varianter.

Typer af bogstaver:

lærerig;
ledsagende;
oplysende;
garanti;
reklame;
krav;
voldgift;
bekræftelsesbreve;
rykkerskrivelser;
underretningsbreve;
anmodningsbreve.

Brevene udtrykker lykønskninger, ønsker og hilsner ved særlige lejligheder. Breve sendes som et tegn på deltagelse og udtryk for kondolence i dramatiske og tragiske situationer.

Brevet er udformet i et format, der er specielt designet til denne type dokumenter A4. Hvis brevets tekst ikke overstiger syv linjer, er det tilladt at bruge formatet A5.

Dato for brevet er datoen for underskrivelsen.

Brevets tekst bygget efter skemaet:

introduktion (her er grundene til at skrive brevet, henvisninger til begivenheder, fakta, beslutninger fra højere institutioner og andre faktorer, der tjente som grundlag for at skrive brevet);
bevis (dette angiver begrundelsen for spørgsmålet angivet i brevet);
konklusion (liste konklusioner, anmodninger, krav, forslag).

Ofte bruges der i dokumentationspraksis bogstaver, der indeholder en sidste del af teksten uden forklaring.

Brevets længde bør som regel ikke overstige en side.

Formål med kompilering og retning bogstaver koger som regel ned til motiverende motiver, deraf de grundlæggende krav til teksten: klarhed, præcision, kortfattet præsentation. Praksis med korrespondance har udviklet flere generelle regler, som skal følges ved sammensætning og formatering af breve.

Brevet bør vies til ét emne, som forenkler behandlingsoperationerne og fremskynder udførelsen i den organisation, som de er rettet til.

Brevets tekst er som udgangspunkt angivet i tredje person ental, f.eks.: "Skolen har ikke mulighed for...", "I det kommende år foreslår skolen ikke...", mv. .

Retten til officielle breve tilhører som regel lederen og under dennes fravær (sygdom, ferie, forretningsrejse) til sin stedfortræder eller den embedsmand, der fungerer som leder. Breve sendes i øjeblikket ikke kun med post, men også ved hjælp af telegrafer, faxmaskiner og computernetværk (e-mail).

Uanset metoden til overførsel af dokumentet anvendes ensartede krav til dets forberedelse og udførelse (se fig. 3.7).

Ris. 3.7. Eksempel på bogstavformatering

16apr

Hej! I denne artikel vil vi tale om forretningsbreve.

I dag lærer du:

Hvorfor erhvervskorrespondance ikke har mistet sin relevans;
Hvilke typer forretningsbreve findes der, og hvordan de er formateret;
Sådan skriver du et forretningsbrev korrekt.

Nu uden for vores vinduer er højteknologiens og internettets tid. Men erhvervskorrespondancen har ikke mistet sin betydning og relevans, den er simpelthen flyttet til andre medier. Lad os i dag tale om, hvorfor det er vigtigt at kunne skrive og formatere forretningsbreve.

Hvorfor har du brug for erhvervskorrespondance?

Først og fremmest er dette en mulighed for at udveksle meninger, forslag og tanker med medarbejdere eller samarbejdspartnere. Ved hjælp af korrespondance fremsætter de klager, anmodninger og afklarer misforståelser mellem virksomheder.

Forretningskorrespondance er en af typerne af officiel korrespondance.

Forskelle mellem forretningsbreve og andre

De vigtigste forskelle er som følger:

Stilistik af præsentation;
Ordforråd, der ikke tillader klare udtryk for følelser;
Udført på virksomhedens officielle brevpapir;
Skrifttypen er ikke for lille, men heller ikke stor, og er den samme i hele teksten;
Optager sjældent mere end 1 side;
Tilstedeværelse af streng officiel kommandovej.

Typer af forretningsbreve

Alle forretningsbreve kan opdeles i flere grupper. Vi vil dvæle ved hver enkelt mere detaljeret og give en kort beskrivelse.

Breve, der ikke skal besvares.

Garantibevis;
Ledsager;
Oplysende;
Advarselsbrev;
Rykkerbrev.

Breve, der kræver svar.

Appel;
Tilbud;
Anmodning;
Krav;
Andragende.

Ikke-kommercielle breve.

Invitationsbrev;
Breve, der udtrykker kondolence;
Breve, der udtrykker taknemmelighed;
Breve, der informerer om noget;
Breve indeholdende anbefalinger;
Garantibreve;
Breve, der bekræfter, at varerne er modtaget, at tjenesten er blevet leveret, og så videre;
Lykønskningsbreve ved forskellige lejligheder;
Anmodningsbrev;
Instruktionsbreve;
Følgebreve.

Handelsbreve.

De bruges normalt før indgåelse af en aftale, samt under kontraktens gyldighed.

Disse omfatter:

Breve svar på forespørgsler;
Direkte anmodning;
– et brev, hvori det foreslås at foretage en transaktion eller indgå en aftale;
Påstand;
Påmindelse;
Et brev indeholdende en advarsel om opsigelse af aftaler eller behov for at opfylde forpligtelser mv.

Hvis vi taler om klassificering efter struktur, er der 2 typer forretningsbreve:

Indeholder forfatterens tekst og skrevet i fri form;
Kompileret efter et strengt mønster.

Af adressat.

Cirkulære – et brev, der sendes til flere adressater;
Almindelig – sendt til én modtager på vegne af én person;
Kollektiv – sendes til én modtager, men fra flere personer.

Breve er også opdelt efter den form, de blev sendt i:

Sendt som en faxmeddelelse;
Sendt via e-mail;
Dem sendt i almindelige kuverter.

Der er typer breve, som af etiske årsager bør være håndskrevne frem for maskinskrevne. Det gælder kondolencer og lykønskninger.

Hemmeligheder bag korrekt design

Brevets tekst er opdelt i indledende, hoved- og afsluttende dele. De er logisk forbundet med hinanden. Den indledende del omfatter de omstændigheder, der førte til oprettelsen af brevet, og hoveddelen repræsenterer selve indholdet. Den sidste del opsummerer resultaterne, som udtrykker anmodningen, afslaget mv.

Generelt kan forretningskorrespondance med alt ansvar kaldes en kunst, fordi det er nødvendigt at lære at udføre det korrekt i overensstemmelse med alle krav. Når alt kommer til alt, tænker vi oftest kun på, at informationen præsenteres klart, og vi glemmer det faktum, at brevet kan betragtes som virksomhedens ansigt.

Stilistik.

Hvert brev holdes i en streng forretningsstil ved hjælp af talemåder, der er karakteristiske for officielle dokumenter.

Krav til præsentation af information.

Alle oplysninger i brevet præsenteres som følger:

Adresseret, beregnet til en bestemt person;
Alle oplysninger skal være aktuelle på skrivedatoen;
Pålidelig;
Uvildigt;
Begrundet;
Så fuldstændigt som muligt, så der kan træffes en beslutning på baggrund af det.

Form.

Først og fremmest er brevet udformet på brevpapir, der er ejendomsret til virksomheden.

Til at skrive et forretningsbrev bruges ark i A4-størrelse;
Venstre margen af formularen skal være mindst 3 cm, da de efter nogen tid vil blive sendt til filen;
Navnet på virksomheden, dets juridiske og faktiske adresse og e-mailadresse er angivet;
Det er bedre at bruge standard skrifttypen Times New Roman, størrelse 12. Den er den mest optimale og er let at læse;
Det er tilladt at udfærdige forretningsbreve uden brug af brevpapir, men så skal du stadig oplyse oplysningerne fra formularen.

Hvis brevet omhandler store transaktioner relateret til økonomi eller fortrolige oplysninger af anden karakter, anbefales det ikke at sende sådanne breve pr. fax eller elektronisk. Det er bedre på den gammeldags måde, i en almindelig papirkuvert.

Nummerering.

Hvis brevet består af flere sider, er de nummereret fra den anden. Tallene er markeret øverst i midten med arabiske tal. Der er ingen prikker ved siden af nummeret.

Opdeling i dele.

Det betyder at opdele brevet i afsnit. Teksten skal ikke flyde i en kontinuerlig strøm, ellers vil den simpelthen ikke blive opfattet. Takket være opdelingen i afsnit kan du se, hvor en tanke slutter, og en anden begynder.

Tilgængelighed af rettelser.

Det er ikke tilrådeligt at tillade rettelser, tastefejl eller sletninger. Brevet skal være skrevet korrekt, og teksten skal udskrives med 1,5 - 2 mellemrum.

Detaljer brugt.

Vi vil kun angive de vigtigste, da vi allerede kort talte om dem lidt tidligere:

Hvis virksomheden er statsejet, bruges Den Russiske Føderations våbenskjold. Det er placeret i midten af den officielle formular;
Fuldt firmanavn;
Fax- og telefonnumre;
Bankkontonummer;
Adressat - og navnet på det modtagende selskab bruges i nominativ kasus til at angive modtagerens stilling og efternavn, brug dativ;
Hvis modtageren har en akademisk grad eller titel, angiv det før personens efternavn;
Eventuelle detaljer skrives på en ny linje og med stort bogstav.

Forretningsbrev efter et møde

Du holdt et forretningsmøde, der var udsigt til. Vi vil diskutere yderligere, hvordan man afspejler dette i et brev.

Først og fremmest skal du i begyndelsen af brevet henvise til datoen og tidspunktet for din kommunikation med din potentielle partner, selvom der er gået et par dage siden mødet.
Undgå fejl eller alt for komplekse sætninger: Hold brevet kort og klart, men på en måde, så modtageren gerne vil læse det.
Nævn, hvad samtalen handlede om. F.eks: " Vi diskuterede, hvor meget en vase i venetiansk stil ville koste."
Sørg for, at modtageren af brevet giver udtryk for sin mening om emnet for mødet.
Angiv et tidspunkt, hvor du kan kommunikere via telefon eller mødes personligt.
Fortæl modtageren, at du ser frem til at arbejde sammen med ham: " Jeg ser frem til fremtidige forretningsforbindelser med dig«.
Afslut dit brev med følgende eller lignende sætning: " Bedste ønsker til dig...».

Elektroniske forretningsbreve

Det er umuligt at ignorere kravene til deres design, da der nu udsendes flere og flere breve i elektronisk form frem for i papirform. Det er jo det 21. århundrede.

Det er ikke svært at forberede et elektronisk forretningsbrev. Formateringskravene er identiske med traditionelle breve. Det eneste er, at sådan et brev altid skal have en titel (eller emnelinje), så det simpelthen ikke forsvinder i strømmen af dokumentation.

Når et sådant brev besvares, er det desuden bedre ikke at ændre emnet for brevet, så du hurtigt forstår, hvad der bliver sagt, hvis du modtager mange mails.

Du bør heller ikke bruge state-of-the-art software, når du laver vedhæftede filer til sådanne breve, det er langt fra et faktum, at din modtager har det samme. Hvis det ikke er der, åbnes brevet simpelthen ikke.

Brug ikke humørikoner, når du skriver et forretningsbrev elektronisk. Teknologi er fantastisk, men hold det forretningsmæssigt, når du skriver.

Hvad er fristen for at svare på et brev?

Hvis brevet er klassificeret som krævende svar, afhænger hvornår der skal svares af oplysningerne i brevet:

Hvis du modtager en anmodning, bedes du bekræfte, at den er modtaget inden for de næste tre dage efter modtagelsen. Og det endelige svar kan gives inden for en måned;
Hvis vi taler om kondolencer, kan den sendes inden for ti dage efter den sørgelige begivenhed skete;
Det er tilladt at sende lykønskninger inden for 8 dage fra det øjeblik, du lærte om den særlige dato;
Hvis vi taler om de generelle regler for god opførsel, så er det bedre at svare på breve inden for syv dage.

Sådan skriver du et forretningsbrev: i et simpelt sprog om komplekse ting

Skelne mellem et forretningsbrev og personlig korrespondance. Vi har allerede talt mere end én gang i dag om, hvad disse forskelle er, vi bør ikke glemme dem. Lad os nu se på at skrive et brev trin for trin.

Scene 1. Vi angiver adressaten.

I øverste højre hjørne af formularen skriver vi efternavn, initialer og stilling på den person, som vi adresserer brevet til. Hvis adressaten er en organisation, angiv dens juridiske adresse.

Etape 2.

Appel.

Vi placerer det i midten af formen. Det udføres på en respektfuld måde, uden forkortelser eller sletninger.: Eksempel Kære (navn, patronym)!

Etape 3.

Formålserklæring.

Forklar formålet med brevet, dets essens og hovedideer. Denne del er den vigtigste. Skriv om, hvad du vil sige, hvad er årsagen til din appel. Men glem ikke den officielle og neutrale stil.

Etape 4.

Udarbejdelse af forslag og anbefalinger.

Næsten ethvert forretningsbrev indebærer, at adressaten vil svare på det. Dette er generelt ikke kun påkrævet af breve af informativ karakter. Beskriv derfor ikke bare problemet, men foreslå også, hvordan det kan løses.

Hvis du indgiver en klage, skal du bede om, at der træffes visse foranstaltninger, hvis du tilbyder at samarbejde, så fortæl os, hvilke muligheder der er.

Kort sagt skal den, der modtager brevet, se, at de ikke kun vil have noget af ham, men også forstå, hvordan dette kan opnås.

Sådan afslutter du et forretningsbrev

Et forretningsbrev skal være skrevet perfekt. Hvis skriveregler ikke følges, kan det påvirke virksomhedens omdømme som helhed negativt. Derfor foreslår vi nu at dvæle mere detaljeret ved udformningen af den sidste del af et forretningsbrev.

I slutningen af brevet, opsummer alt, hvad der blev diskuteret tidligere. Men du bør ikke strække dine konklusioner i 10 sætninger, korthed og kortfattethed værdsættes i forretningsbreve. Det er bedre at begrænse dig til simple sætninger.

Vi vil basere slutningen på 2 indikatorer: den skal være så høflig og korrekt som muligt. Der er forskellige muligheder for, hvordan man bygger det. Her er nogle eksempler:
Tak for din opmærksomhed eller hjælp: Tak skal du have! (Lad mig takke dig...);
Udtryk dit håb for fremtiden: Vi håber på gensidigt fordelagtigt samarbejde (Vi håber at modtage et svar i den nærmeste fremtid...);
Du kan konstruere en sætning for at forsikre adressaten om noget: Vi ville være glade for at samarbejde med dig;
Lav en anmodning: Vi beder dig rapportere resultaterne;

Beklager ulejligheden:

Jeg beklager den uventede forsinkelse i betalingen for materialet.

Sådan siger du farvel til modtageren.

På trods af at korrespondancen er officiel, kan du sige farvel på forskellige måder.
Her er et par muligheder:
Med respekt for dig...;

Med ønsker om succes...;

Bedste ønsker… Vi underskriver korrekt. Når du underskriver brevet, skal du angive din stilling, for- og efternavn. Hvis du tvivler på, om en sætning som: "

Venlig hilsen" -

I den næste del af vores artikel vil jeg gerne tale om forretningsbreve på engelsk.

Forretningsbreve på engelsk

Der er ikke nogen reguleret form til at skrive sådanne breve. Alt vil afhænge af formålet med brevet og hvem dets adressat er. Her er nogle korte anbefalinger til udarbejdelse.

Dato for skrivning.

Hvis vi skriver i USA, så når vi angiver datoen, sætter vi måneden først, derefter dagen og først derefter året. Hvis til Storbritannien, indtastes datoen som i Den Russiske Føderation. I dette tilfælde skal du skrive måneden med bogstaver for at undgå forvirring.

Modtageroplysninger.

Hvis du skriver til en mand, så kontakt ham sådan her: hr. (indsæt efternavn);
Hvis en kvinde, der er gift: Fru (indsæt efternavn);
Til en ugift dame: Frøken (angiv efternavn);
Hvis du ikke kender damens status: Fru (indsæt efternavn).

Angivelse af adressen.

Rækkefølgen er den modsatte af den, der accepteres i Den Russiske Føderation: kontor, husnummer, gadenavn, postnummer, statsnavn (hvis man skriver i USA), amtsnavn og landenavn (hvis man skriver i Storbritannien).

Sådan kontakter du modtageren.

Standardopkald:

Kære frue;
Kære hr;
Kære Herre eller frue;
Kære frue;
Kære.

Efter adressen sætter vi et komma (hvis du skriver til Storbritannien) eller et kolon (hvis du skriver til USA). Det er ikke sædvanligt at sætte et udråbstegn.

Emne.

Sørg for at angive emnet for brevet, ligesom i Den Russiske Føderation.

Hovedtekst.

Del det op i afsnit. Eller skriv hver sætning på en ny linje.

Hvordan siger man farvel.

For eksempel sådan: " Tak for hjælpen, vi forbliver dine virkelig"– Tak, min hengivne... selvom det kunne være mindre formelt.

Underskrift registrering.

Vi sætter vores underskrift under afskedsparagraffen, angiver vores for- og efternavn, firmanavn og stilling.

Design af applikationer.

Hvis du vedlægger dokumenter, bedes du angive dette sidst i brevet: " Enc." og liste applikationer.

Hvad skal man skrive med stort bogstav.

Efternavne og initialer;
Firmanavne;
Navne på byer, stater osv.;
Ethvert ord, der angiver den beholdte stilling;
De første afskedsord;
Åbningsadresser.

Inden vi afslutter samtalen, er her nogle eksempler på forretningsbreve på russisk og engelsk.

Eksempler på forretningsbreve på russisk og engelsk

Konklusion

For at opsummere vil jeg gerne sige, at et forretningsbrev er et værktøj til kommunikation inden for ethvert aktivitetsområde. Hvis det er skrevet rigtigt, vil det helt sikkert præsentere din virksomhed i et positivt lys.

På den anden side kan et brev skrevet sjusket og med fejl fuldstændig ødelægge den mest lovende forretning. Skriv bogstaver korrekt, og vi forsøgte at fortælle dig, hvordan du gør det.

Hvordan skriver man et forretningsbrev, der ikke vil gå tabt i "informationskraldet" og vil blive læst? Regler, anbefalinger, eksempler

Ordet er et tilgængeligt forretningsværktøj. I erhvervslivet er det umuligt at finde en person, der ikke bruger ord i sit arbejde.

Moderne forretning bliver gradvist til en korrespondancevirksomhed. Ved hjælp af breve - elektroniske eller traditionelle - sker kommunikation med kunder, samarbejdspartnere og arbejdsgivere. Brevet positionerer forfatteren enten som en professionel eller som en person, som du ikke bør fortsætte et forhold til.

En professionel skal kunne skrive

Det er klart
effektivt
oprigtigt
Interessant

Og det er aldrig for sent at lære dette. Lad os starte med det grundlæggende: forstå forskellen mellem forretning og almindelig skrivning.

Hvordan adskiller et servicebrev sig fra et almindeligt brev? Specifikt for et forretningsbrev

Et brev er en kort tekst på en eller to sider, hvis formål er at formidle information om noget til adressaten.

Oplysningernes karakter og forholdet mellem afsender og modtager af brevet opdeler korrespondance i

forretning (formel)
personlig (uformel)

Et forretningsbrev er kendetegnet ved:

korthed
nøjagtighed
ræsonnement og logik
informationsindhold
vurderende og følelsesmæssig neutralitet
standardisering:
officielle formularer anvendes
stabile talemåder, særlige gejstlige udtryk og konstruktioner anvendes
antal emner - 1-2
rettet mod
klart defineret kommandovej (hvis nødvendigt)

Hvilke typer forretningsbreve findes der?

Typen af forretningsbrev bestemmer

1. Formålet med at skrive det

Kommercielle formål

Du ønsker at indgå en aftale og foreslå dens specifikke vilkår - udarbejde et tilbudsbrev (tilbud) til adressaten

Hvis du ikke har besluttet dig for, hvilke vilkår for transaktionen, der er acceptable for dig, skal du sende et anmodningsbrev
Ønsker du at informere din modtager om en overtrædelse af kontraktlige forpligtelser fra hans side? Skriv et krav (klage)

Almennyttige formål

Sig tak i et takkebrev
Bekræft dine forpligtelser med et garantibrev og dit samtykke med et bekræftelsesbrev
Skriv nyhedsbreve, hvis du mener, at dine oplysninger vil være interessante for modtageren
Mind om vigtige aftaler, forpligtelser, bøder med rykkerskrivelser
Tillykke med lykønskningsbreve, spørg i anmodningsbreve, kondoler med kondolencebreve
Hvis du har brug for at sende vigtige dokumenter eller materielle aktiver, skal du sørge for at udarbejde et følgebrev til din last

2. Modtager

Hvis du retter et brev til flere modtagere på én gang, så skriver du et cirkulærebrev

Dit brev kan berøre flere emner på samme tid, hvilket automatisk gør det mangefacetteret

4. Struktur

Regulerede bogstaver går ud på at sammensætte brevets tekstdel efter et bestemt mønster, mens uregulerede bogstaver har en fri præsentationsform

5. Form for afrejse

i en kuvert
elektronisk
pr. fax

Struktur af et forretningsbrev: introduktion, krop, konklusion

Strukturen af et standard forretningsbrev kræver mere omhyggelig overvejelse.

Et korrekt formateret bogstav skal svare til følgende disposition:

Lad os se nærmere på nogle punkter i ordningen:

1. Overskrift

Typisk er dette en kort opsummering af emnet for brevet.

Vigtigt: Skriv titlen rigtigt, hvis du ønsker, at modtageren skal læse dit brev.

Fraværet af overskrifter i erhvervskorrespondance er typisk for begyndere, der ikke har grundlæggende færdigheder i at føre erhvervskorrespondance.

2. Anke

har den traditionelle form "Kære"
med stort bogstav i midten af linjen

Vigtigt: Brug af forkortelser er forbudt!

3. Præambel

introducerer adressaten til brevets hovedidé
forbereder adressaten på den korrekte opfattelse af efterfølgende oplysninger indeholdt i brevet

4. Hoveddelen af teksten underbygger den centrale idé, der er beskrevet i præamblen

I denne del af brevet

du angiver klart essensen af forslaget/klagen
giv argumenter: fakta, tal, andre detaljer om emnet for brevet. ekspertudtalelse, egen positiv/negativ oplevelse

For at lette begrundelsen kan du bruge følgende diagram:

Vigtigt: Det sidste afsnit skal indeholde en sætning, der angiver et specifikt trin eller forventet resultat og tilskynde modtageren til at handle

5. Som konklusion:

6. I vinduet "Signatur" skal oplysninger om adressaten angives:

jobtitel

Hvordan laver man ikke en fejl ved valg af skrivestil?

I erhvervskorrespondance skal du hele tiden træffe valg med hensyn til skrivestil og omgangstone med adressaten. Hvor tørt, formelt eller omvendt, hvor livligt, varmt og menneskeligt skal dit budskab være?

Personlig stil i forretningskorrespondance understreger de individuelle kvaliteter hos den person, der skriver brevet
Når man bruger en formel stil, præsenteres fakta, og der drages passende konklusioner baseret på dem.
Personlig stil involverer kommunikation mellem forfatteren af brevet og adressaten på lige vilkår
Formel stil demonstrerer en klar kommandokæde og en kraft, som læseren af brevet er tvunget til at regne med.

For at vælge den rigtige kommunikationsstil i et forretningsbrev skal du overveje:

hvilke vægtkategorier er du og din modtager i?
du ønsker at forhandle i mindelighed eller lægge pres fra en styrkeposition

Hvordan holder man sig til den valgte stil?

Personlig stil

Tilstedeværelse af personlige stedord: Jeg, vi, dig
For eksempel: Jeg undskylder over for dig og håber inderligt, at lignende fejl ikke vil ske igen.
Direkte appeller og anmodninger
For eksempel: Efterlad venligst ikke personlige ejendele uden opsyn
Brug af følelsesmæssigt evaluerende udtryk: stjerneungdom, øredøvende fiasko

Formel stil

Udskiftning af personlige stedord med abstrakte navneord
For eksempel: Biografadministrationen undskylder oprigtigt for at have ændret aftenshowets program
Erstatning af personlige appeller og anmodninger med erklæringer
For eksempel: Efterlad venligst ikke personlige ejendele uden opsyn
Brug af almindeligt bureaukrati: Jeg gør Dem opmærksom på, på grund af det faktum, at

En formel stil er absolut ikke egnet, hvis du skriver et taknemmelighedsbrev eller et kondolencebrev, det vil sige de forretningsbreve, hvor du skal udtrykke følelser. I en situation, hvor du skriver et anmodningsbrev eller et tilbudsbrev, er det også bedre at holde sig til en personlig stil.

Hvad er et klagebrev, og hvordan skriver man det? Hvordan adskiller det sig fra andre typer bogstaver?

Vigtigt: Når du skriver et brev, skal du fokusere modtagerens opmærksomhed på præcis, hvilke handlinger du forventer af ham. Angiv også specifikke deadlines for gennemførelsen af dine opgaver.

Klagebrevsskabelonen hjælper dig med at sammensætte den korrekt:

Hvad er et svarbrev, og hvordan skriver man det?

Der er to typer rådgivningsbreve:

afslagsbrev
brev med positivt svar

Udformningen af begge typer breve har to generelle regler (forudsat at initiativskrivelsen er korrekt udformet):
1. Svarbrevet bevarer initiativbrevets ordforråd og talemønstre
2. Svarbrevets tekst bør ikke indeholde oplysninger om

dato for udarbejdelse af initiativskrivelsen
dets registreringsnummer

Et eksempel på et venligt og korrekt afslagsbrev er givet nedenfor:

Afslaget behøver dog ikke altid at være blødt. Der er situationer, hvor en hård og stram kommunikationsstil er nødvendig. Nedenfor er en skabelon med afvisningsbreve til alle lejligheder, fra hårde til bløde:

Informationsbrev: dets forskel fra svarbreve og klagebreve

Informationsbrevet er multifunktionelt:

rapporter (f.eks. om prisændringer i prislister)
meddeler (om genvalg af bestyrelsesmedlemmer)
giver besked (om forsendelse af varer)
erklærer (af hensigter)
bekræfter (modtagelse af varer)
minder (om opfyldelsen af forpligtelser påtaget i henhold til kontrakten)
annoncerer og informerer (om virksomheden generelt, om varer/ydelser i særdeleshed)

Måske er det mest presserende spørgsmål i dag spørgsmålet om, hvordan man korrekt sammensætter et reklame- og informationsbrev.

1. Mangel på struktur
2. Tilstedeværelse af slang eller uformelt sprog i brevets tekst
3. Sjusket design
4. Overflod af stavefejl, syntaktiske, stilistiske fejl
5. Mangel på pålidelige fakta og objektiv information i brevet
6. Overtrædelse af grundlæggende regler for høflighed (især i klagebreve)
7. Brug af besværlige og uklare sætninger i teksten
8. Mangel på logik i præsentationen af materialet
9. Mangel på forklaringer af forkortelser
10. Generel sløring af teksten, hvis den er kompileret formålsløst

Hvad skal du ellers vide om forretningsbreve?

1. Til moderne forretningskorrespondance bruges blokstrukturmetoden til tekstkomposition.
Denne metode sparer tid og bevarer den overordnede stil i al forretningsdokumentation. Et karakteristisk træk ved metoden er åben tegnsætning eller fravær af punktum/kommaer (f.eks. ved oprettelse af lister)

2. En sans-serif-skrifttype (f.eks. Arial) kan bruges til brevets titel. Denne skrifttype opfattes på et ubevidst plan som stabil og solid.

3. Serif-skrifttyper (Times News Roman) skal bruges i brødteksten. Seriffer gør det lettere for dine øjne at bevæge sig fra bogstav til bogstav, hvilket gør læsning hurtigere.

Vigtigt: Der er bogstaver, der altid kun skrives i hånden!
Det er lykønskningsbreve, kondolencebreve, taknemmelighedsbreve

En stor mængde nyttig information om sammensætningen af forretningsbreve kan findes i videoen fra Sasha Karepina.

Video: Sådan skriver du følgebreve og CV

Video: "Lær af historiefortællere." Hemmeligheder ved at sælge tekster

Brev er en generaliseret betegnelse for dokumenter af forskelligt indhold, der sendes med post, kurer, fax, e-mail osv.

Folk bliver som bekendt mødt af deres tøj. Derfor er dit brevs "beklædning", dvs. Konvolutten og papiret skal være pletfri. Ellers risikerer dit brev at havne i papirkurven ulæst, selvom det indeholder oplysninger, der er yderst værdifulde for modtageren.

Dette gælder især for breve som virksomhedsintroduktioner, produkttilbud, varer, tjenester og jobansøgninger. Konvolutten skal være tyk, uigennemsigtig, standardstørrelse, lavet af hvidt papir. Adressen på konvolutten skal være trykt eller synlig fra et gennemsigtigt vindue. Der er ingen strenge begrænsninger eller regler her.

Hvis du skal anmode om information, bestille varer eller tjenesteydelser, så er både kuverten og papiret måske ikke de dyreste, men stadig af god kvalitet.

Papiret skal, hvis du ikke bruger din virksomheds standardbrevpapir, også opfylde de strengeste krav: A4-format, hvidt, tykt, et ark uden fejl eller pletter, især hvis du tilbyder samarbejde, repræsenterer din virksomhed eller bliver ansat . Signaturen skal være formateret på en sådan måde, at modtageren ikke føler, at du ikke har en anstændig fyldepen, eller at du ikke er sikker nok til at gengive din signatur. Dit brev bør gøre et solidt, respektabelt indtryk ved første øjekast.

Brevet skal være informativt, kortfattet og ikke fylde mere end én side. Ingen vil læse mere end én side.

Alle forretningsbreve kan opdeles i breve, der angiver et fait accompli og forudser muligheden for dets gennemførelse, i breve, der kræver et svarbrev og breve, der ikke kræver et svarbrev, i forretnings- og handelsbreve.

Typer af forretningsbreve:

1)Informationsmail sendes til embedsmænd, og den informerer om arbejdets forløb eller informerer om nogle forhold, sager, fakta, begivenheder mv. Ofte ved hjælp af sådanne breve fremmer de organisationers og produkters aktiviteter.

2)B anmodningsbrev afsenderen spørger eller forlanger svar på et interessespørgsmål eller en forklaring om en gennemført kendsgerning mv.

3)Transmitterende (eller følgebrev).– dette er en kort meddelelse til adressaten om, at dokumenter eller materielle aktiver er blevet sendt til denne. Sådanne breve udfærdiges, når de indeholder forklaringer om fuldbyrdelsens art eller formålet med fremsendelsen af dokumentet.

4)B rykkerskrivelse meddelelse om, at fristen for udførelse af enhver handling nærmer sig, fremskyndes eller udløber.

5)Ansøgningsbrev- dette er et officielt brev, hvori den eller den ordre eller ansøgning er lavet.

6)B anmodningsbrev institutioner, virksomheder, organisationer eller enkelte borgere kontakter adressaten med en anmodning.

7)Svarbrev– dette er et brev, hvori der gives svar på forespørgsler, ansøgninger, ordrer mv. Teksten angiver beslutningen om initiativdokumentet.

8)Garantibreve etablere eller bekræfte partnernes forpligtelser i enhver transaktion: betaling for udført arbejde, tilvejebringelse af bolig osv. Dette dokument skal have underskrifter fra lederen og regnskabschefen og organisationens segl.

9)Invitationsbrev. Formålet med brevet er en invitation til møde, møde, konference mv. Henvender sig til en bestemt person, gruppe af mennesker, organisation og kan indeholde den fulde dagsorden for begivenheden, navne på talere osv.

10)Meddelelsesbrev. Ofte svaret på en anmodning.

11)Bekræftelsesbrev giver besked om modtagelse af dokumenter, værdigenstande, bekræfter fakta og handlinger. Afsendelse af bekræftelsesbreve er en obligatorisk del af forretningsforholdet. Det giver dig mulighed for at fjerne problemet fra kontrol.

12)Klagebrev sendes af den indkøbende virksomhed til leverandørens organisation. Teksten angiver de krav, som ophavsmanden til påstanden har stillet.

Breve udfærdiges på brevpapir og indeholder følgende detaljer: adressat, titel til teksten, note om tilstedeværelsen af en vedhæftet fil, underskrift, note om den udøvende.

Officiel korrespondance omfatter mange typer og varianter af breve: anmodninger, forslag, meddelelser, rykkere, meddelelser, følge- og garantibreve, invitationer, ansøgninger, krav osv.

Struktur af et forretningsbrev.

Når du skriver bogstaver, bør du altid være styret af formlen: kort og konkret. Et forretningsbrev bør ikke være mere end en side.

Brevets tekst består som regel af tre dele: indledning, bevis og konklusion. Indledningen angiver årsagerne til at skrive brevet, beviserne angiver fakta, overvejelser og forklaringer fra forfatteren af brevet, hans beregninger, og konklusionen angiver hovedformålet med brevet.

Brevets tekst kan ikke kun bestå af alle tre elementer, men også af to - indledning og konklusion, eller endda en - konklusion.

Breve udsendes på brevpapir.

Navnet på dokumenttypen er ikke angivet i bogstaverne.

Breve udfærdiges i to eksemplarer: det første eksemplar, efter registrering i journalen over udgående dokumenter, sendes til adressaten, og det andet opbevares i arkivet.

Servicebreve skal underskrives af institutionens leder inden afsendelse. Hvis brevet er af penge-, ejendoms-, materiel- eller kreditkarakter, kræves en revisors underskrift. Se "signatur" detaljen.

2.FAXER, TELEGRAMMER, TELEFONOGRAMMER, EMAIL

Faxer er i bund og grund hurtige breve, så alle kravene til breve gælder for dem. Desuden bekræftes en faxmeddelelse i nogle tilfælde ved at sende originalen med almindelig post. Der er to typer faxer - meget korte beskeder, der kræver et hurtigt svar, og længere. I det første tilfælde skrives beskeden på en standardformular. I tilfælde af, at en lang meddelelse sendes, er det på standardformularen nødvendigt at angive, til hvem oplysningerne og meddelelsen om indholdet af vedhæftede filer (aftale, ordre osv.) er adresseret.

E-mail er en helt speciel form for kommunikation, der giver dig mulighed for at arbejde interaktivt, i telekonferencetilstand mv. og præsenterer både enorme muligheder og store vanskeligheder på grund af de særlige forhold ved at udføre elektronisk korrespondance. På den ene side er e-mails næsten ikke anderledes end deres sædvanlige forgængere - papirbreve. E-mailen har modtagerens adresse og afsenderens adresse, dato og klokkeslæt for afsendelse og modtagelse af beskeden, brevets tekst og afsenderens underskrift, emnet for beskeden optages, den vedhæftede fil fungerer som en vedhæftet fil.

Forretnings-e-mail-korrespondance indebærer respekt for kulturen og traditionerne, der er iboende i en given nation, socialt niveau eller endda forretningsområde. En amerikaner kan for eksempel ret hurtigt flytte til et næsten uformelt kommunikationsniveau, hvilket ikke betyder, at din virksomhed er en prioritet for ham, det er bare, hvordan de gør det. Europæerne vil holde afstand til sidste øjeblik og af samme grund. Den mest optimale mulighed er at vælge en gradvis udvikling af forhold fra strengt formelle til mere uformelle. Stilen og formen for forretningsmeddelelser bør holdes i en officiel stil.

Det skal huskes, at din besked, før den når modtagerens postkasse, går gennem mange servere og er tilgængelig for mange menneskers opmærksomhed. Når du arbejder med e-mail, skal du derfor huske, at din e-mail under ingen omstændigheder må kompromittere hverken dig, din virksomhed eller din adressat.

3. Begrebet en dokumentformular. Hjørne- og langsgående former.

En dokumentformular er permanente obligatoriske detaljer, der er påført på et standardark papir ved hjælp af en typografisk metode eller ved hjælp af et særligt stempel. Disse oplysninger udgør den officielle (virksomheds)form for dokumentet.

Hvert dokument består af en række af dets bestanddele, som kaldes detaljer (navn, adressat, tekst, dato osv.). GOST etablerer følgende definition:

En rekvisit er et obligatorisk designelement, der er iboende i en bestemt type officielt dokument.

Forskellige dokumenter består af et forskelligt sæt detaljer, som bestemmes af formålet med oprettelsen af dokumentet, dets formål osv. Men under alle omstændigheder skal oplysningerne, der registreres på et håndgribeligt medium, formaliseres ved at nedlægge de nødvendige detaljer. Først derefter bliver det et dokument.

Ved fremstilling af officielle formularer anvendes to hovedpapirstandarder: A4 (210x297 mm) og A5 (147x210 mm). Det er tilladt at bruge formularer i A3 (420x297mm) og A6 (148x105mm) formater. Dokumentformularer skal have marginer på mindst 20 mm til venstre og øverst og 10 mm til højre og nederst.

Der er tre typer officielle formularer til organisatoriske og administrative dokumenter: en generel formular, en brevformular og en formular til en bestemt type dokument. Den generelle formular bruges til fremstilling af alle typer dokumenter undtagen breve.

Brevform

Denne formular er fremhævet, fordi brevet er beregnet til at blive sendt til andre organisationer og derfor indeholder virksomhedens adresseoplysninger. Brevformularen indeholder detaljer: organisationens navn, baggrundsoplysninger om organisationen, organisationskode. Brevformularen angiver placeringen af detaljerne: datoen for dokumentet, dokumentets registreringsnummer, et link til registreringsnummeret og datoen for dokumentet. Brevpapiret kan også indeholde et billede af våbenskjoldet eller emblemet og navnet på moderorganisationen.

Metoder til registrering af detaljer

_________________ ________________________ _________________ ______________

___________ _________ ____________ __________

______ ____________ ______ ____________

Krav til dokumentformularer: Dokumenter udarbejdes på formularer, skal have et etableret sæt detaljer og en stabil rækkefølge af deres arrangement.

Der er to hovedformater til dokumentformularer - A4 (210 x 297 mm) og A5 (148 x 210 mm).

Hvert ark af dokumentet, udformet både på formularen og uden det, skal have marginer, mm:

20 - tilbage,

10 - højre,

20 - top,

Formen for forretningskorrespondance skal i dag ikke kun være forståelig og klar, men også kortfattet.
Der findes flere typer forretningsbreve. Lad os se på dem.

Den første type er et brev - en anmodning. Den er formuleret klart og kortfattet. Hvis der er forklaringer på anmodningen, skal de angives så kortfattet som muligt. Sørg for at understrege din personlige interesse og tak dem på forhånd for at opfylde din anmodning.

I nogle tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at afslutte brevet med "Vi forsikrer dig om, at de oplysninger, du giver, vil blive behandlet strengt fortroligt."

Den anden type forretningsbrev erbrev - underretning. Dette brev sendes som en gestus af høflighed (for et hurtigt svar, et udtryk for vilje til at samarbejde osv.) eller som en specifik informationsmeddelelse. Under et sådant brev er sekretærens eller assistentens underskrift tilstrækkelig.

Den tredje type er et rykkerbrev. Et sådant brev sendes til adressaten i tilfælde, hvor det ikke er muligt at opnå et rettidigt resultat som følge af telefonsamtaler eller personlige kontakter. Formålet med brevet er taktfuldt at minde adressaten om de forpligtelser, han har påtaget sig, og fristerne for deres gennemførelse. Kun under ekstreme omstændigheder kan der antydes sanktioner. som efterfølgende kan opstå.

Den fjerde type er et bekræftelsesbrev. Oftest er det en bekræftelse af tidligere afgivne garantier og løfter. Et sådant brev udfører ikke så meget en juridisk funktion. snarere moralsk. Erklærer sig rede til at støtte adressatens forslag. Eller bekræftelse af rettidig modtagelse af dokumenter.

Den femte type er et brev - et krav. Dette brev er en slags officiel advarsel. Den skal indeholde begrundelsen for at indgive et krav, selve kravene og de specifikke krav fra den part, der fremsætter kravet.

Den sjette type er et brev - afslag. Dette brev indeholder et svar på kundens eller samarbejdspartnerens klage. Et korrekt udformet brev hjælper på trods af afslaget i parternes videre samarbejde.
I begyndelsen af brevet skal der være en neutral kommentar, der angiver, hvad du er enig i, og derefter årsagerne til afslaget. Slutningen af brevet skulle være positiv, på trods af at du ikke tilfredsstillede den udtrykte klage. Angiv din parathed til yderligere samarbejde.

Den syvende type er et undskyldningsbrev. Der er situationer, hvor du er nødt til at skrive et undskyldningsbrev af en eller anden grund. Normalt indeholder den en erklæring om årsagerne til, at noget ikke fandt sted, et møde, en konference, eller du ikke var til stede ved en vigtig begivenhed.

Den ottende type er et garantibrev. Det er en form for brev som en forpligtelse til at betale for et køb, service... Indeholder en bestemt type operation, der er værd at udføre. Slutningen af brevet garanterer betaling og giver bankoplysninger. Har to underskrifter, lederen og regnskabschefen.

Den niende type er et cirkulært brev. Formålet med sådanne breve er at videregive de samme oplysninger til flere adressater (datterselskaber, filialer). Disse breve sendes af den administrerende organisation en personlig underskrift er kun påkrævet på den første kopi, og på resten - en faksimile.