Eksempel på bdr-form i excel. Færdiglavet virksomhedsbudgetskabelon i Excel

Budgettering er et universelt værktøj i forretningsprocesstyring. Ved hjælp af disse værktøjer bliver det muligt ikke kun at optimere brugen af ​​organisationens ressourcer, men også at vurdere den økonomiske aktivitet i en virksomhed, der kun er på planlægningsstadiet.

Nøgleelementet her er organiseringen af ​​et indtægts- og udgiftsbudget (forkortet BDR). På grundlag heraf laves en prognose over resultaterne af aktiviteter for hele den periode, budgettet er dannet for.

Er du interesseret i automatisering af budgettering, implementering af treasury eller regnskab efter IFRS, så tjek vores.

Før du besvarer spørgsmålet om dannelsen af ​​økonomisk og økonomisk forvaltning, er det nødvendigt at forstå: budgettet for indtægter og udgifter er den sidste del af dannelsen af ​​organisationens økonomiske budget. BDR er baseret på mange indikatorer, herunder data om et sæt budgetter på alle niveauer.

Det accepteres, at før udarbejdelse af BDR er det nødvendigt at oprette et produktionsbudget, et budget relateret til salg, et budget, der inkluderer alle produktionsomkostninger, et ledelsesbudget, handel osv.

På en seddel.Således er budgettet for indtægter og udgifter en bestemt funktion, der opsummerer alle disse indikatorer.

Resultatet af uddannelse B&R vil opgøre nettooverskuddet ved budgetperiodens afslutning.

Komponenter af BDR

Komponenterne i budgettet for indtægter og udgifter er normalt opdelt i to dele:

• indbringende;
• forbrugsmateriale

Lad os se på hver enkelt mere detaljeret.

Indbringende

Det omfatter følgende:

• fortjeneste fra salg af hovedprodukter, hvis udstrømning er planlagt i budgetfasen;
• fortjeneste fra andre typer salg af produkter;
• overskud modtaget fra ikke-driftsindtægter. Dette inkluderer også mængden af ​​penge modtaget fra lån, der blev ydet til andre organisationer. Fortjeneste kan også komme fra ændringer i valutakurser.

Undværlig

Denne del består af indikatorer:

• produktionsomkostninger. Disse data er taget fra omkostningerne forbundet med produktionsbudgettet;
• udgifter relateret til forretning og administration;
• udgifter til andre behov. Dette omfatter rentebetalinger på det optagne lån mv.

På en seddel.Hvis det er nødvendigt, relateret til regnskabsbehov, kan hver enkelt indtægts- og udgiftslinje detaljeres, og nye elementer kan tilføjes.

OBD-rapportformular

Rapportmodellen kan være anderledes og afhænger for det meste specifikt af de særlige forhold i den virksomhed, hvor den er kompileret. Men der er et generelt princip, der skal overholdes - en reel afspejling af den pålidelige rækkefølge og betydning af beregningen, som er planlagt som et resultat for den påtænkte budgetperiode.

Den mest populære type rapport, som også er den enkleste, er at bruge formular 2 i resultatrapporten. Alt er udarbejdet i henhold til standarden, men grundlaget er alle regulatoriske indikatorer for organisationen.

På en seddel.Rapporten, hvor budgettet for hvert niveau i virksomheden vil blive dannet, giver dig mulighed for at se næsten alle områder, der negativt påvirker overskuddet.

Det er grunden til, at et korrekt udarbejdet budget for indtægter og udgifter, som tager højde for alle mulige aspekter af organisationens aktiviteter, ikke kun hjælper ledere med at træffe de rigtige beslutninger rettidigt, men ændrer også nogle af nuancerne i virksomhedens aktiviteter . Ret for eksempel salgsplanen til en mere aktuel eller aktivér yderligere ressourcereserver rettidigt .

Sådan ser formular 2 ud som et eksempel:

Forskelle mellem BDR og BDDS

(pengestrømsbudget) er ligesom pengestrømsbudgettet et finansielt budget. Desuden er de også de mest populære. Mange mennesker tror, ​​at disse begreber ligner hinanden, men det er langt fra tilfældet, og du kan bemærke et anstændigt antal forskelle, der kan bekræfte dette.

Vi ved, hvad BDR er. Nu skal du finde ud af, hvad et pengestrømsbudget helt præcist er.

BDDS er et dokument, der afspejler de pengestrømme, der eksisterer i hele organisationen. Det vil sige, at kun de transaktioner, der er udtrykt i penge, er inkluderet her.

Sammenligning

BDR adskiller sig fra BDDS ikke kun i de formål, hvortil de er dannet, men også i de indikatorer, der indgår i deres rapportering.

• BDR - er udviklet til at planlægge det overskud, som organisationen er i stand til at modtage i budgetperioden. Dette inkluderer omkostnings- og indtægtsdata. Med hensyn til rapportens form minder dokumentet meget om en regnskabsmæssig opgørelse af resultat og tab.
• BDDS udfører en anden funktion - et budget af denne type dannes for at fordele pengestrømmen. De kan være både indgående og udgående. Dokumentet viser alle organisationens aktiviteter, der blev udført kontant. Således spores alle bevægelser af virksomhedens midler på tværs af forskellige konti. Dokumentet ligner en pengestrømsopgørelse.

Det er i disse punkter, at den grundlæggende forskel mellem BDR og BDDS ligger.

Hvis du opretter en rapport i Excel, vil den se ud præcis som i eksemplet. Der er ikke noget kompliceret i at kompilere en BDR, hvis man selvfølgelig ser på det.

Desuden kan hvert af tallene i 1C-systemet dechifreres helt ned til det primære dokument.

Som du kan se på billedet, er der taget højde for mange faktorer. Sådanne voluminøse tabeller er typiske hovedsageligt for store virksomheder. Hvis du har en lille organisation, kan antallet af kolonner reduceres flere gange.

Det første eksempel er en ledelsesberetning, som Alena Lenart fra Investfond-selskabet sendte os (rapportfil). Det er værd at bemærke, at der er blevet arbejdet meget med budgetter. Så som en første tilnærmelse ser rapporten meget god ud, men der er en række væsentlige kommentarer.

Første bemærkning

Rapporten fremhæver umiddelbart tre områder

1. Ledelsesregnskab

2. Regnskab

3. Skift

Tilsyneladende vises regnskabsdata hurtigt, men er ikke særlig nøjagtige, mens regnskabsdata dukker op senere, men er meget mere nøjagtige. Og rapporten gør et forsøg på at vise forskellen mellem regnskabs- og ledelsesregnskabsdata.

Spørgsmålet er - hvorfor? For at vise, at rapporten indeholder upålidelige data? Efter min mening er det mest tilrådeligt at angive de mest korrekte data i rapporten i øjeblikket og ikke lave denne flok kolonner. Det virvar af data gør rapporten meget svær at forstå!

Anden bemærkning

Lad os se nærmere på område 3.

Påskrifterne, der er cirklet med rødt, lyder: Fakturaer udstedt, men ikke betalt. Dette tyder på, at budgettet er en hybrid af budgettet for indtægter og udgifter (udstedte fakturaer) og budgettet for pengestrømme (betalte fakturaer). Og det fører til stor forvirring...

Mindre problemer

Lad os nu vende vores opmærksomhed mod rapportdesignet. I originalen ser det sådan ud:

Baggrunden er for mørk. Dette er meget ubelejligt, når du læser fra skærmen. For ikke at nævne, hvordan det vil se ud på papiret. Når du udarbejder en rapport, er der en meget simpel test - prøv at udskrive din rapport på en monokrom (sort-hvid) printer. Hvis rapporten lyder normalt, så er alt i orden. I dette tilfælde, når der udskrives på en sort/hvid printer, vil de mørkeblå og sorte farver smelte sammen. Hvis du virkelig vil fremhæve overskriften, skal du gøre den mørkegrå og skrifttypen hvid.

Det samme. Baggrunden er for mørk.

Hvorfor har du brug for kursiv og kursiv med understregning her? Det er smukt, men det forstyrrer opfattelsen. Hvis du skal lave grupper af artikler og deres transskriptioner, skal du arbejde med skriftstørrelse, indrykning og fed fremhævning. For eksempel sådan her:

Når du sætter tal i budgettet, skal du altid sætte en separator for grupper af cifre - det gør det meget nemmere at forstå. Og tæl aldrig pennies - dette forværrer i høj grad opfattelsen, og forskellen i beløb tællet med eller uden øre, selv for en virksomhed med en multimillion-dollar-omsætning, er maksimalt 200-300 rubler!

Og endelig - hvis du kan lege med skriftstørrelser i tekstdelen af ​​budgettet, så i den numeriske del - under ingen omstændigheder!!! Dette vil gøre dit budget ulæselig!

Når tal er lavet i forskellige skrifttyper, begynder hjernen, i stedet for at opfatte dem som komponenter i et enkelt billede, at opfatte dem som forskellige tal.

Bemærkning tre

Det vedrører også design, men det er allerede meget vigtigt. Lad os se på at gruppere linjerne i dit budget.

Posterne markeret i blok 1 tilhører gruppen "Omkostninger til vedligeholdelse af virksomheden", men for at dechifrere dem skal du klikke på kryds 2, som er placeret overfor artiklen "Utility betalinger". Det her er meget dårligt…

Men vi kan ordne alt. Lad os lave denne blok lidt om. Lad os først slette den eksisterende artikelstruktur. For at gøre dette skal du vælge kolonne 1 og klikke på Data – Gruppe og struktur – Slet struktur.

Lad os nu ændre grupperingsindstillingerne. Gå til menuen Data – Gruppe og struktur – Indstillinger.

Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet "Totaler i rækker under dataene" i vinduet, der vises. Nu vil totalerne for gruppen blive vist øverst i den.

Og vi omgrupperer budgetposterne. Data – Gruppe og struktur – Gruppe.

I vinduet, der vises, skal du vælge "Strings". Som følge heraf er totalen for en gruppe artikler nu samlet ovenfra. Og når du klikker på en artikel, er det denne artikel, der afsløres, og ikke den forrige.

Bemærkning fire

Lad os nu komme til bunden af ​​dette. At dømme efter budgettets form har vi indtægter, der tages i betragtning for virksomheden som et samlet beløb (1) og omkostninger, som vi kan dividere med division (2).

Alt dette blev lagt i samme form. Men jo flere tal, jo mere komplekst er budgettet. Budgettet bør afsløres fra top til bund, og på topniveau er al denne opdeling i afdelinger slet ikke nødvendig. Plan – Fakta – Afvigelse vil se meget bedre ud. Det er bedre at lave en opdeling efter afdeling i en separat rapport.

Bemærkning fem

Hvis alle variable udgifter består af én post (1), er der ikke behov for at oprette en gruppe og derefter en post. Det er bedre bare at bruge artiklen. Bare skriv "Variabel løn", og det er det.

Yderligere. Direkte omkostninger er ikke konstante (2). Denne klasse af omkostninger eksisterer simpelthen ikke. Direkte omkostninger er de omkostninger, der uden allokering kan henføres til et specifikt produkt eller en ydelse. Der er et produkt - der er omkostninger, uden et produkt - der er ingen omkostninger. Men hvis vi ikke har et produkt, forbliver huslejen. Og også medarbejdernes lønninger. Så disse er indirekte faste (de er simpelthen faste) omkostninger.

Jeg er også forvirret over artiklerne "Køb af møbler" og "Køb af printere, MFP'er og makuleringsmaskiner." Jeg vil udelukke disse poster fra BDR og inkludere dem i kapitalbudgettet. Selvom det hele afhænger af mængden og den økonomiske betydning af transaktionerne.

Hvad skete der til sidst?

Som et resultat, efter alle transformationerne, bør du få cirka følgende budget (alle data i dette budget er fiktive og gives kun som et eksempel)

Men i dette budget gik opdelingen af ​​faste omkostninger på afdelinger tabt. Men opdelingen af ​​faste omkostninger (og endda flere) er på et separat ark.

Du kan downloade filen med budgetter fra dette link. Prøv at åbne denne fil og "lege" med punktum og scripts. Jeg vil især gøre opmærksom på, at alle kildedata er på arket "Kildedata", og de er samlet på arkene "BDR" og "Fixed Cost Analysis". Men jeg vil fortælle dig om denne Excel-funktion lidt senere.

Det var alt for i dag. Jeg venter på dig til mit seminar.

Hvad er et pengestrømsbudget (CFB)? Hvordan opretter man et budget for en virksomheds indtægter og udgifter? Hvordan forhindrer man, at budgetudgifterne overstiger indtægterne?

Hvis din virksomhed har indtægter, har den også udgifter. Det betyder, at du skal budgettere professionelt.

Jo flere penge, jo sværere er det at administrere. For korrekt at fordele midler og styre virksomhedens solvens, bruger iværksættere budget for indtægter og udgifter Og pengestrømsbudget .

Denis Kuderin, en ekspert i økonomiske og finansielle spørgsmål, er med dig. I denne artikel vil jeg fortælle dig, hvad de ovenfor nævnte begreber er og hvordan man styrer et budget at gøre forretningen mere effektiv.

Læn dig godt tilbage og læs til slutningen - til sidst finder du en anmeldelse af pålidelige virksomheder, der vil hjælpe etablere budgettering på anlægget plus tips til, hvordan du forhindrer virksomhedens udgifter i at overstige indkomsten.

1. Hvad er BDR og BDDS, og hvordan adskiller de sig?

Selv at administrere et familiebudget er ikke så let. Enhver, der har prøvet det, ved, at der ikke er penge til daglige udgifter. der skal altid mere til end du forventede. Du skal justere udgifter, tilføje nye poster til budgettet, som du helt glemte på tidspunktet for dets forberedelse.

Forestil dig, hvor meget sværere det er at administrere budgettet for en stor virksomhed. På enhver kommerciel facilitet hundredvis af udgiftsposter og udgifter, der skal afholdes.

Budgettet er ikke en abstraktion, det er et konkret koncept understøttet af særlige dokumenter. Hver virksomhed, selv en bestående af 2 ansatte, opretholder et indtægts- og udgiftsbudget (I&C) og om muligt et pengestrømsbudget (CFB). Dette er grundlaget.

Før vi går videre til den praktiske betydning af disse begreber, lad os definere terminologien.

BDR– en metode til at dokumentere transaktioner, der udgør en virksomheds indtægter og udgifter. Som regel har et sådant dokument form af en simpel tabel, der tager højde for alle økonomiske manipulationer, der fører til modtagelse af midler eller deres udgifter. Dette tager ikke kun hensyn til penge, men også andre indtægter og udgifter.

BDDS– en måde at afspejle bevægelsen af ​​pengestrømme i en virksomhed. Dette dokument omhandler kun begivenheder, der har pengeværdi.

De primære dokumenter, der bruges ved registrering af BDR-transaktioner, er handlinger vedrørende udført arbejde og udførte ydelser, handlinger vedrørende accept og overførsel af materielle aktiver og alle andre dokumenter, der bekræfter virksomhedens indtægter og udgifter. Dokumentet ligner en resultatopgørelse.

Hvad er forskellen mellem BDR og BDDS?

Disse budgetter er forskellige mål som de er dannet for. BDR er under udvikling med henblik på profitplanlægning, som virksomheden er i stand til at modtage i budgetperioden. Dette inkluderer alle data vedr produktionsomkostninger produkter og indtægter.

BDDS er beregnet til pengestrømsfordeling. Det afspejler alle organisationens aktiviteter, der blev udført kontant. Ved hjælp af BDDS overvåges alle transaktioner i virksomheden på tværs af forskellige konti.

Tabellen viser de transaktioner, der er afspejlet i de budgetdokumenter, vi overvejer:

№	Operationer	Afspejles i BDR	Afspejles i BDDS
1	Afskrivningsberegning	Ja	Ingen
2	Opskrivning af lagervarer	Ja	Ingen
3	Mangel på lageraktiver	Ja	Ingen
4	Produktionsfejl	Ja	Ingen
5	Kreditter og lån	Ingen	Ja
6	Anskaffelse af anlægsaktiver	Ingen	Ja
7	moms	Ja	Ja
8	Udgifter til større reparationer	Ja	Ja

Begge budgetter giver tilsammen en klar forståelse af virksomhedens nuværende økonomiske tilstand og dens udsigter. Som regel begynder det med udarbejdelsen af ​​BDR, da dette dokument har et mere "udvidet" format.

BDR omfatter tre grupper af finansielle indikatorer - indkomst, omkostninger og overskud. Sidstnævnte beregnes ved at trække den anden fra den første.

BDDS er en pengestrømsplan for virksomhedens kasse og løbende konti. Dokumentet afspejler alle planlagte ind- og afskrivninger af midler som følge af forretningsdrift. BDDS beskytter en virksomhed mod den største fejltagelse at stå uden penge til at drive sin kerneforretning.

I denne korte video vil de forklare dig forskellen mellem BDR og BDDS ved at bruge eksemplet med at købe et køleskab.

2. Hvilke aktiviteter ligger til grund for kompileringen af ​​BDDS - 3 hovedtyper af aktiviteter

Ved udarbejdelse af en rapport er BDDS styret af tre typer aktiviteter virksomheder – operationsstue(nuværende), investering og direkte finansiel.

Lad os se på dem i detaljer.

Type 1. Driftsaktiviteter

Dette er virksomhedens hovedaktivitet - det arbejde, der skaber indtægter og udgifter til penge. Dette er produktion af produkter, salg af varer, levering af tjenesteydelser, udførelse af arbejde, leje af udstyr og andre operationer relateret til cash flow.

Type 2. Investeringsaktivitet

Relateret til købet eller salget langfristede aktiver. Investering er ligesom driftsaktiviteter rettet mod at skabe overskud eller opnå en gavnlig effekt for virksomheden. I sådanne aktiviteter er hovedarbejdskapitalen dog ikke involveret, men bruges " gratis" penge.

Eksempel

Safe Technologies-virksomheden investerer en del af sine aktiver i udvikling af alternative energikilder – generatorer baseret på solpaneler og vind. Der investeres penge i laboratorieforskning og videnskabelig udvikling. Disse finansielle transaktioner afspejles nødvendigvis i BDDS-rapporten.

Type 3. Finansielle aktiviteter

Fører til ændringer i sammensætningen og størrelsen af ​​virksomhedens anlægskapital. For eksempel er dette tiltrækning og tilbagebetaling af lån, der er nødvendige for, at virksomheden kan udvikle nye produktionsområder.

DDS-budgettet forhindrer mangel og overskud af arbejdskapital

Opdeling af virksomhedens aktiviteter i typer giver os mulighed for at vurdere effekten af ​​alle tre områder på virksomhedens økonomiske status og størrelsen af ​​den kapital, den råder over.

Et veludformet pengestrømsbudget sikrer konstant tilgængelighed af midler, der er nødvendige for at udføre virksomhedens kernearbejde.

BDDS giver dig også mulighed for effektivt at bruge virksomhedens overskydende penge, da hovedprincippet i forretningen er, at frie midler ikke ligger ledige på bankkonti, men giver endnu større overskud.

3. Hvordan BDD dannes - 5 hovedstadier

BDR er et universelt værktøj til styring af forretningsprocesser. Det giver dig mulighed for optimalt at bruge virksomhedens ressourcer, vurdere virksomhedens økonomiske tilstand og planlægge det videre arbejde.

I dag bruger de fleste virksomheder automatiserede budgetstyrings- og styringssystemer. Særlige programmer reducerer antallet af fejl, reducerer tiden til beregninger og letter arbejdet for medarbejdere i virksomhedens økonomiske afdelinger og økonomiske ansvarscentre (FRC).

Før du udarbejder et BDR, skal du oprette og systematisere virksomhedens lokale budgetter - produktion, ledelse, salgsbudget, omkostningsbudget mv. BDR er et dokument, der opsummerer alle disse data.

Hovedformålet med BDR er regnskab og prognose for organisationens økonomiske tilstand. Dette er den sidste del af virksomhedens budget, toppen af ​​isbjerget, hvis basis er indikatorerne for alle virksomhedens budgetter på alle områder.

Lad os overveje trin for trin, hvordan BDR er dannet.

Trin 1. Omkostningsberegning

Uden udgifter er der ingen indtægt. Vejledt af denne simple sandhed, er de finansielle afdelinger i enhver virksomhed primært opmærksomme på omkostninger.

Hvad er inkluderet i forbrugsstofferne:

• produktionsomkostninger;
• forretningsudgifter;
• ledelsesmæssig;
• løn og skatter;
• andre udgifter.

Detaljeringen af ​​udgiftsposter afhænger af virksomhedens mål og muligheder. Det er klart, at jo flere detaljer der tages højde for omkostningerne, jo klarere er den økonomiske situation, hvori et bestemt objekt befinder sig.

Trin 2. Beregning af indkomst

Indtægter er alle indstrømninger til en virksomheds aktiver.

Disse omfatter:

• salgsindtægter;
• indkomst fra tjenesteydelser;
• lejeindtægt;
• ikke-driftsindtægt– renter af lån, kompensation og andre indtægter, der ikke er direkte relateret til salg af hovedprodukter.

Hver virksomhed har sine egne indtægtskilder, så detaljerne afhænger af virksomhedens profil og detaljer.

Trin 3. Fastsættelse af overskud

Profit– en positiv forskel mellem indtægter og udgifter. Hvis forskellen er negativ, er det ikke længere et overskud, men læsion. Det betyder, at virksomheden går med tab, og der er behov for grundlæggende ændringer i produktionen og alle andre processer.

Fase 4. Overskudsplanlægning

Da profit er den vigtigste finansieringskilde for en virksomhed, er alle dens aktiviteter rettet mod at opretholde og øge arbejdskapital . Penge investeret i produktionen skal returneres så hurtigt som muligt– dette problem løses ved professionel profitplanlægning.

Et andet planlægningsmål er at opnå maksimale fordele til minimale omkostninger, men ikke på bekostning af kvalitetstab, men gennem rationel tilrettelæggelse af arbejdskraft og reduktion af relaterede omkostninger.

Samtidig er virksomhedens hovedbehov opfyldt:

• betaling af løn og incitamenter til ansatte;
• akkumulering af midler til modernisering og udvidelse af produktionen;
• betaling af forpligtelser, såvel som til investorer og ejere af virksomheden;
• øge virksomhedens rentabilitet;
• øge konkurrenceevnen.

Igen er nøjagtigheden af ​​prognosen direkte påvirket af den mest detaljerede opdeling af virksomhedens udgifter og indtægter.

Trin 5. Rapportudarbejdelse

Kun fagfolk kan udarbejde en kompetent og objektiv rapport. Hvis du er leder af en virksomhed og tvivler på dine CFO-medarbejderes kompetence, så er den bedste mulighed at uddelegere budgettering til en kvalificeret outsource virksomhed.

Tredjepartsspecialister vil ikke kun udarbejde en detaljeret BDR, men også levere den, hvis det er nødvendigt. Dette kan tage længere tid, men resultatet bliver mere objektivt.

4. Hvordan BDDS er kompileret - 5 hovedstadier

Generelt ligner fremstillingen af ​​en BDDS dannelsen af ​​en BDR, men der er visse nuancer.

Som jeg allerede har sagt, kun monetære indtægter og udgifter, der afspejles i finansielle dokumenter.

Trin 1. Indstilling af kassebeholdningen

Først skal du indstille en påkrævet minimumsaldo. Værdien af ​​denne indikator afhænger af de særlige forhold i virksomhedens aktiviteter og sandsynligheden for uforudsete situationer. På finanssprog kaldes dette " afsluttende balance ».

Fase 2. Fastsættelse af indtægtsdelen

Udarbejdelsen af ​​budgettets indtægtsside er baseret på budgettet for salg og indtægter fra investeringer, udbytte og renter.

Der er to muligheder for at indsamle oplysninger:

1. Ned op når planer for materialekvitteringer kommer fra forskellige afdelinger og derefter samles i en enkelt rapport;
2. Oppefra og ned, når dokumenter godkendes af virksomhedens centrale økonomitjeneste og derefter videregives til afdelingslederne.

Trin 3. Sammenstilling af forbrugsstoffer

Udgiftsdelen er baseret på direkte omkostninger - lønomkostninger, råvarer, overhead, produktion og generelle forretningsomkostninger. Dette omfatter også omkostninger til investeringer og andre finansielle transaktioner til tilbagebetaling af lån, renter og udbytte til investorer.

Trin 4. Beregning af netto cash flow

Netto pengestrøm (nogle gange bruges det engelske udtryk Pengestrøm) beregnes ved hjælp af en formel og viser forskellen mellem positiv og negativ saldo for en bestemt periode. Denne indikator karakteriserer virksomhedens nuværende økonomiske status og bestemmer dens udsigter.

Når budgettets udgiftsside overstiger indtægtssiden, opstår der en situation, der kaldes " pengegab " Den endelige saldo bliver så negativ. I sådanne tilfælde træffes foranstaltninger for at eliminere ulempen - de reducerer omkostninger eller (som en sidste udvej) brug Lånte Og reservere midler til videre forretning.

Virksomheder, der ikke kan eliminere deres negative saldo over en længere periode på vej mod konkurs. Det er i sådanne virksomheder, at lønningerne forsinkes, gældsforpligtelserne ikke opfyldes, kreditorerne presser på, og overskuddet dækker ikke løbende udgifter.

Trin 5. Justering og godkendelse

Den sidste fase er justeringen af ​​budgettet i overensstemmelse med de aktuelle økonomiske realiteter og dets godkendelse af virksomhedens ledere. Det godkendte budget er et officielt dokument, der vejleder alt virksomhedens personale, men primært lederne af det centrale føderale distrikt.

5. Hvor kan man få hjælp til at udarbejde BDR og BDDS - gennemgang af TOP 3 servicevirksomheder

Dannelsen af ​​BDR og BDDS er et ansvarligt job, der bør udføres af erfarne og kvalificerede medarbejdere.

Hvis der ikke er nogen på din virksomhed, eller hvis dine specialister mangler viden, giver det mening at invitere tredjepartsorganisationer. De vil udføre dette arbejde professionelt, kompetent og fuldt ud ved hjælp af moderne software.

Eksperterne i vores magasin studerede markedet og valgte tre mest pålidelige og attraktive med hensyn til omkostningerne ved virksomhedens tjenester.

"ITAN" er et up-to-date budgetteringssystem for erhvervsejendomme baseret på 1C. Hovedaktivitetsområdet er etablering, implementering og automatisering af finansiel planlægning i kundens virksomhed, organisering af ledelsesregnskaber, konsolidering af finansiel information for store bedrifter og virksomheder med et omfattende netværk af filialer.

Virksomheden blev grundlagt i 1999. Blandt resultaterne er udviklingen af ​​universelle og integrerede løsninger baseret på 1C-platformen. Hvert år forbedres virksomhedens unikke produkter, de bliver enklere og nemmere at administrere. ITANs mission er at hjælpe med at forbedre produktiviteten af ​​virksomhedernes økonomistyring.

Salg og implementering 1C software produkter. Aktivitetsområder: budgettering, regnskab, lager- og produktionsregnskab, salg, dokumentflow.

Virksomheden beskæftiger 56 højt kvalificerede og erfarne specialister. Medarbejderne er økonomisk ansvarlige for resultaterne. I løbet af det seneste år har virksomheden fået 250 nye kunder. En anden fordel er storbykvalitet til regionale priser. GOODWILL har mange færdige projekter inden for automatisering af økonomi, lager, ledelsesregnskab.

3) Første BIT

Den første BIT-virksomhed blev grundlagt i 1997 af flere unge og ambitiøse specialister i økonomi og anvendt matematik. Hovedretningen for organisationens aktiviteter er forretningsudvikling baseret på nuværende IT-teknologier. Nu har virksomheden 80 kontorer i Rusland, nær og fjern i udlandet.

"First BIT" vil automatisere virksomheden på alle nødvendige områder, herunder budgettering og ledelsesregnskab. 2.500 tusinde kunder har allerede valgt virksomhedens softwareprodukter og tjenester.

6. Sådan forhindrer du budgetudgifter i at overstige indtægterne - 3 nyttige tips

At holde et budget professionelt betyder konstant spore økonomiske resultater aktiviteter. Et af målene med budgettering er at forhindre, at udgifterne overstiger indtægterne.

Hvordan opnår man dette? Sæt ekspertrådgivning i praksis.

Tip 1. Disciplinér dit personale i brugen af ​​midler

Finansiel disciplin er grundlaget for den rationelle fordeling af en virksomheds materielle aktiver.

Uden planlægning og kontrol af betalinger kan der ikke eksistere en eneste virksomhed: hver dag skal virksomhedens leder træffe en beslutning om, hvordan man fordeler midler og prioriterer betalinger. Kan hjælpe ham med dette Pengestrømsbudget(BDDS) - et dokument, der indeholder alle modtagne anmodninger om betaling og oplysninger om de tilgængelige midler i virksomheden. Artiklen indeholder formularer til ugentlig budgetplanlægning, undersøger mekanismer til forudsigelse af indtægter fra salg i engros- og detailretninger og giver anbefalinger til oprettelse af budgetformularer, der sendes til ledere af omkostningsposter.

Budgetkontrol

En væsentlig komponent i kontrolsystemet- kontrol med gennemførelsen af ​​likviditetsbudgettet, det vil sige kontrol med modtagelse og udgift af midler, der er planlagt i BDDS. Driftskontrol af pengestrømsbudgettet udføres normalt af budget controller. Vejledt af de godkendte likviditetsgrænser fastlægger han budgetposter til finansiering af overskydende udgifter. Finansinspektøren vurderer hver indkommende ansøgning om forlig og afgør, om den overskrider grænsen for den tilsvarende budgetpost.

Overskridelse af grænser i budgetperioden er kun mulig efter særlig ordre fra en autoriseret embedsmand (økonomisk eller generaldirektør). Når det kommer til at omfordele udgifter mellem forskellige budgetposter, er disse beføjelser tildelt finansinspektører.

Månedlig pengestrømsplan

Planlægning af pengestrømme for den aktuelle måned bør begynde med en generel pengestrømsbudgetplan, som et eksempel er præsenteret i tabellen. 1.

Generelt består BDDS af følgende blokke:

1. Kassebeholdningsplan i begyndelsen af ​​måneden.
2. Plan for kontante indtægter fra kerneaktiviteter (salgsindtægter, bonusser fra leverandører, indtægter fra fremleje af lokaler mv.).
3. Driftsomkostningsplan, som består af to dele:

• betalingsplan til leverandører for varer;
• betalingsplan for øvrige driftsudgifter.

1. Flowplan for finansielle aktiviteter: balancen mellem tilgodehavende og tilbagebetalte lån minus renter på skyldige lån.
2. Flowplan for investeringsaktiviteter: forskellen mellem indtægter fra salg af anlægsaktiver og betalinger for anskaffelse og reparation af anlægsaktiver.

Som et resultat heraf opnår vi den planlagte nettostrøm for perioden og udleder en prognose for likviditeten ved periodens afslutning.

Tabel 1. Pengestrømsbudget, gnid.
	Artikel	Modpart	Gæld på 1. dag	Periodisering/ Salg/ Forsyninger	Budget	Gæld den 31
	Balance i begyndelsen af ​​perioden
	På en løbende konto
	Salgsprovenuet
	Detailsalg
	Engros
	Andet udbud
	Driftsomkostninger
	Betaling til leverandører
	Betaling til leverandører	Alpha LLC
	Betaling til leverandører	Omega LLC
	Driftsomkostninger
	Udbetaling af løn
	Dækdel	Medarbejdere
		Medarbejdere
	Personaleomkostninger
		Taxi LLC
		Express LLC
	Sundhedscheck	Klinik № 1
	Bygningsvedligeholdelsesomkostninger
	Udlejning af lokaler	Terem LLC
	Udlejning af lokaler	Teremok LLC
	Fællesudgifter	Gorvodokanal
	Fællesudgifter	HeatElectroStation
		Privat sikkerhedsfirma "Dobrynya"
	Skatter til budgettet
	betales moms
	Indkomstskat
	Ejendomsskat
	Lønskatter
	Samlet flow fra driftsaktiviteter
	Flow fra finansieringsaktiviteter
	Tiltrækning af lån
	tilbagebetaling af lån
	Betaling af renter på lån
	Flow fra investeringsaktiviteter
	Indtægter fra OS-salg
	Køb af et OS
	OS reparation	IP Ivanov P.A.
	Nettostrøm fra aktivitet
	Saldo ved udgangen af ​​perioden

Hvis der som følge af planlægning ved periodens udløb, negative kassebeholdninger, justeres budgettet ved at reducere betalingsplanen. For at forstå situationen er det derfor bedre straks at tilføje oplysninger til BDDS om den aktuelle gæld til leverandører, planlagte omkostninger for den kommende måned og forventet gæld i slutningen af ​​måneden under hensyntagen til de budgetterede betalingsbeløb.

I vores eksempel forudsiges månedens nettostrøm at være negativ (–47,7 tusind rubler), men på grund af de oprindelige saldi på 65 tusind rubler. Vi er i stand til at opfylde det angivne budget for en given måned. Samtidig øger vi tilgodehavender fra vores kunder fra 185 tusind rubler. op til 290 tusind rubler. og vi reducerer gæld til leverandører af varer fra 450 tusind rubler. op til 300 tusind rubler. Generelt er billedet for måneden optimistisk.

Det er dog værd at bemærke, at det i denne måned er planlagt at refinansiere i mængden af ​​500 tusind rubler: vores låneperiode i bank nr. 1 udløber, vi forventer at modtage et lån for det samme beløb i bank nr. 2. Og hvis vi modtager et lån i bank nr. 2, vi kan lidt senere end udløbsdatoen i bank nr. 1, så inden for en måned skal vi akkumulere på regnskabet 500 tusind. gnide. (ca. halvdelen af ​​vores månedlige omsætning). Det vil sige, i næsten en halv måned vil vi ikke være i stand til at bruge store summer på driftsudgifter: alle betalinger på dem begynder først efter at have modtaget et lån fra bank nr. 2.

Selvfølgelig er der obligatoriske betalinger, der ikke kan udskydes til anden halvdel af måneden (betaling af husleje, forbrugsregninger, betaling af løn i henhold til tidsplanen). Derfor har vi har brug for en daglig eller ugentlig pengestrømsplan, som vi i fremtiden nøje skal overholde for ikke at spolere vores kredithistorik hos Bank nr. 1.

Vi udarbejder en ugentlig pengestrømsplan for den næste måned, hvor vi planlægger modtagelse af indtægter og obligatoriske udgifter, hvorefter vi viser de beløb, som vi kan afsætte til andre betalinger.

Indtægtsplan pr. uge

Indtægtsplanen for omsætning fra detail- og engrossalg er udformet efter forskellige principper. Kvitteringer fra engroskunder kan nemt forudsiges gennem udskudt betaling. For at gøre dette vil vi bruge standardrapporten " Bruttofortjeneste”, som er placeret i blokken “Salg” på fanen “Rapporter” på Excel-værktøjslinjen (fig. 1).

Lad os tilpasse "Bruttofortjeneste"-rapporten til vores krav:

1. Gå til rapportindstillingerne, klik på afkrydsningsfeltet " Avanceret opsætning».
2. På fanen " Er almindelige»:

• vi indstiller den salgsperiode, for hvilken vi forventer modtagelsen af ​​midler fra kunder (normalt er det lig med den maksimale udsættelse, der gives til vores kunder);
• i blokken" Muligheder» Klik på afkrydsningsfelterne "Output generelle totaler" og "Output detaljerede poster";
• i blokken" Indikatorer» vi forlader kun "Salgsomkostninger, gnid." og "med moms", fjern markeringen af ​​de resterende indikatorer (fig. 2).

1. På fanen " Grupper» slet alle grupperinger, der leveres af standardrapporten (fig. 3).

1. På fanen " Valg» etablere et udvalg: vi er kun interesseret i salg af engrosdivisionen (fig. 4).

1. På fanen " Yderligere felter» vis felterne "Køber" og "Efter datoer", for alle felter i kolonnen "Placering" sætter vi typen "I separate kolonner", i kolonnen "Position" - "I stedet for at gruppere" (fig. 5).

1. Klik på knappen " Form" og vi får en rapport, der er præsenteret i tabel. 2.

Tabel 2. "Bruttoavance"-rapport baseret på de præsenterede indstillinger
Køber	Efter dage	Salgspris, gnid.
Horizont LLC
LLC "Domovoy"
IP Borisov A.G.
IP Osintsev A.N.
IP Osipov A. Yu.
IP Pinyuga I.G.
IP Polektov D. A.
IP Lovtsova N.V.
IP Khomenko A.V.

Lad os kopiere den resulterende rapport til Excel og tilføje de data, vi har brug for: Tilføj en udskudt betaling og beregn betalingsperioden som summen af ​​to kolonner: Salgsdato + Udskudt betaling (tabel 3).

Tabel 3. Beregning af betalingsdatoen fra salgsdatoen og den bevilgede henstandsbetaling
Køber	Dato for salg	Salgspris, gnid.	Udskudt betaling, dage	betalingsdato
Horizont LLC
LLC "Domovoy"
IP Borisov A.G.
IP Osintsev A.N.
IP Osipov A. Yu.
IP Pinyuga I.G.
IP Polektov D. A.
IP Lovtsova N.V.
IP Khomenko A.V.

Lad os nu gruppere betalingsdatoer efter uge ved hjælp af en pivottabel:

1. Vælg tabellen. 3 sammen med overskriften og på fanen " Indsæt"klik på ikonet" Pivottabel"(Fig. 6 (a)).
2. I dialogboksen, der åbnes, skal du angive, hvor vi vil placere pivottabellen: på et nyt ark eller på et eksisterende (du skal angive den celle, du vil indsætte pivottabellen i). For at oprette en ny pivottabel er det bedre først at placere den på et nyt ark, bringe den til en form, der er praktisk for os, og derefter overføre den til arket, hvor vi vil arbejde med det i fremtiden (fig. 6 (b) )).

I vinduet, der vises " Liste over pivottabelfelter" lad os indstille dets udseende (fig. 7):

• I blokken "Linjetitler" skal du trække feltet "Betalingsdato" med musen;
• træk feltet "Salgsomkostninger, gnid." ind i blokken "Værdier".

1. Vi får rapporten præsenteret i tabel. 4.

Tabel 4. Indledende visning af drejebordet
betalingsdato	Betalinger, gnid.
Totalt

1. Det kan ses, at tabellen indeholder betalingsdatoer for den foregående måned. Lad os fjerne dem ved hjælp af pivottabelfilteret. Vi står på en hvilken som helst celle med en dato og kalder kontekstmenuen frem med den højre knap, i den vælger du "Filter" > "Filter efter dato", indstil filteret "Efter" > "07/01/2016" (fig. 8) ).

1. Tabellen indeholder nu kun salg med forfald i juli. Kald genvejsmenuen igen og vælg " Gruppe" Indstil intervallet i dialogboksen, der vises: fra 07/04/2016 til 07/31/2016 med trinnet "Dage", er antallet af dage 7 (fig. 9).

1. Vi fik prognose for kasseindtægter fra engrossalg pr. uge(Tabel 5).

Tabel 5. Sidste visning af drejebordet
betalingsdato	Betalinger, gnid.
04.07.2016–10.07.2016
11.07.2016–17.07.2016
18.07.2016–24.07.2016
25.07.2016–31.07.2016
Totalt

Lad os nu gøre det prognose for kasseindtægter i detailretning. Der er to vigtige punkter at overveje, når du planlægger dit cash flow:

1. Detailsalget har en udtalt sæsonbestemt efter ugedag: kunder besøger butikkerne oftere i weekenden (toppen af ​​salget falder på dem);
2. Vi kan først bruge provenuet fra detailsalg til betalinger på foliokontoen efter indsamlingen til banken, hvilket udføres på hverdage med en forsinkelse på en eller to dage. Det vil sige, at indtægter fra salg mandag krediteres foliokontoen tirsdag-onsdag (afhængig af opkrævningsbetingelser), indtægt for fredag-søndag krediteres foliokontoen mandag eller tirsdag. Således vil vi kun kunne bruge overskuddet for 29.-31. juli i august. Men 1. juli modtager vi indsamling af overskud for 30. juni.

Lad os komponere daglig salgsplan i detailbutikker, på grundlag af hvilket vi vil danne indsamlingsplan til løbende konto. Du kan opdele den månedlige plan efter ugedag i forhold til den foregående måned eller samme måned i det foregående år, hvilket er mere ønskeligt, da vi i dette tilfælde vil være i stand til at tage højde for den månedlige sæsonvariation af salget.

Når du bruger data fra sidste år, skal du ikke foretage sammenligninger efter datoer, men efter ugedage. Så 07/01/2016 falder på en fredag; i 2015 var den første fredag ​​i juli den 3. juli. Derfor er vi nødt til at tage salget fra 3. juli til 08/02/2015 for at udlede sæsonbestemte proportioner. Det vil sige, at for at få en dato fra sidste år, der ligner ugedagen i år, skal du trække 364 dage fra (præcis 52 uger).

Tabel 6 viser en opdeling af salgsplanen efter dag og afhentningsplanen efter ugedag og grupperet efter uge. Som et resultat ser vi følgende: siden de sidste dage af juli falder på weekenden, pengestrømsplanen adskiller sig fra salgsplanen ved 75 tusind. gnide. Andre indtægter i vores budget er fremlejeindtægt, som skal betales senest den 10. i hver måned ifølge lejeaftalen. Derfor sætter vi disse kvitteringer for anden uge.

Tabel 6. Plan for modtagelse af indtægter fra detailsalg til den løbende konto, gnid.

Dag i ugen	Sidste års dato	Sidste års omsætning	Aktuel årsdato	Indeværende års omsætning	Kollektion	I alt for ugen
Søndag
Mandag
Søndag
Mandag
Søndag
Mandag
Søndag
Mandag
Søndag
Total				1 000 000

Betalingsplan

Vi har lavet en ugentlig pengestrømsplan. Lad os nu sprede det til BDDS obligatoriske betalinger(fremhævet i farve i tabel 7):

• udbetaling af løn: den resterende løn for den foregående måned skal betales senest den 10., bonus betales senest den 15., forudbetalingen for indeværende måned - senest den 25. Vi fastsætter 50 % af lønnen for den anden uge, 100 % af bonussen for den fjerde og 50 % af lønnen for den sidste uge i måneden;
• lejebetaling: i henhold til overenskomsterne er fristen for betaling af husleje for indeværende måned den 10. Vi fastsætter betaling for den anden uge;
• fælles betalinger skal være afsluttet den 25., vi sætter dem til betaling den 25., altså for den sidste uge;
• sikkerhed i henhold til aftalen indgået med det private vagtfirma, skal betalingen forfalde den 20., vi fastsætter betalingen for den fjerde uge;
• lønsumsafgifter du skal betale senest den 15., hvilket betyder, at vi skal bruge penge til dem i den tredje uge;
• personlig indkomstskat udbetales samtidig med lønudbetalingen, så vi fordeler den på uge i samme forhold som lønudbetaling og bonusser;
• for andre skatter betalingsfristen er fra den 25. til den 31. (sidste uge i juli);
• tilbagebetaling af lån og rentebetalinger- indtil den 22. tiltrække lån- efter den 25.).

Alle andre betalinger i den kommende måned henføres umiddelbart til den sidste uge (når vi kan genopbygge omsætningsaktiver med et nyt lån, hvis modtagelse er planlagt til den 25. juli).

Som et resultat ser vi, at vi kun kan bruge 120 tusind. gnide., vil vi være i stand til at lukke resten af ​​gælden til leverandører i de sidste to uger af juli.

Hvis leverandørernes mening er vigtig for os, skal vi på forhånd give dem besked om den aktuelle situation. Du kan give dem en klar betalingsplan for denne måned, så de også kan planlægge deres økonomiske muligheder for den kommende måned.

Tabel 7. Ugentlig betalingsplanlægning, gnid.
Artikel	Modpart	Betalingsfrist	Budget for måneden
Balance i begyndelsen af ​​perioden
På en løbende konto
Salgsprovenuet			1 105 000
Detailsalg
Engros
Andet udbud		Indtil den 10
Driftsomkostninger			1 117 700
Betaling til leverandører
Betaling til leverandører	Alpha LLC
Betaling til leverandører	Omega LLC
Driftsomkostninger
Udbetaling af løn
Dækdel	Medarbejdere	Løn - indtil den 10., forudbetaling - indtil den 25
	Medarbejdere	Indtil den 15
Personaleomkostninger
	Taxi LLC
	Express LLC
Sundhedscheck	Klinik № 1
Bygningsvedligeholdelsesomkostninger
Udlejning af lokaler	Terem LLC	Indtil den 10
Udlejning af lokaler	Teremok LLC	Indtil den 10
Fællesudgifter	Gorvodokanal	Indtil den 25
Fællesudgifter	HeatElectroStation	Indtil den 25
	Privat sikkerhedsfirma "Dobrynya"	Indtil den 20
Skatter til budgettet
betales moms		Indtil den 25
Indkomstskat		Indtil den 28
Ejendomsskat		Indtil den 30
		Sammen med løn
Lønskatter		Indtil den 15
Samlet flow fra driftsaktiviteter			–12 700	–15 000			–63 993	–225 860
Flow fra finansieringsaktiviteter			–25 000			–250 000	–25 000
Tiltrækning af lån		Efter den 25
tilbagebetaling af lån		Indtil den 22
Betaling af renter på lån		Indtil den 22
Flow fra investeringsaktiviteter			–10 000					–10 000
Indtægter fra OS-salg
Køb af et OS
OS reparation	IP Ivanov P.A.
Nettostrøm fra aktivitet			–47 700	–15 000		–55 879	–88 993
Saldo ved udgangen af ​​perioden

Oprettelse af budgetskemaer til budgetpostcontrolleren

Lad os nu overveje forskellige måder at få en månedlig BDDS-plan på. Hvis virksomheden er lille, og der er få entreprenører, så er økonomen i stand til selvstændigt at planlægge kommende betalinger for måneden. Det er nok at samle den aktuelle gæld til leverandører og entreprenører på konti 60, 76 og analysere de månedlige periodiseringer for alle modparter.

I vores eksempel er der kun to leverandører af varer og ni entreprenører og serviceudbydere (se tabel 7), de fleste af dem udsteder de samme fakturaer månedligt (husleje, sikkerhed, forsyningsselskaber og taxatjenester). Det er klart, at det er ret nemt at forudsige betalinger for dem. Den eneste vanskelighed, der kan opstå, er skatteplanlægning. Det betyder, at du skal henvende dig til regnskabschefen for at få hjælp, da han er ansvarlig for rettidig betaling af skat.

I store virksomheder er det vanskeligt for én økonom at planlægge budgettet korrekt for alle udgiftsposter, derfor er i sådanne virksomheder normalt alle udgiftsposter tildelt ansvarlige medarbejdere, den såkaldte ledere af budgetposter. Det er dem, der planlægger betalinger og derefter indsender anmodninger om betaling af regninger til den finansielle tjeneste. For at gøre det lettere for dig at indsamle et generelt budget baseret på de budgetter, som stewarderne har fremlagt, er det bedre at udvikle samlet budgetformat som de skal udfylde.

Tabel 8 viser budgetskemaet for lederen af ​​bygningsvedligeholdelsesomkostningsblokken, hvorfra det er nemt at overføre data til det generelle BDDS-skema. Hvis der er mange artikler i BDDS, så er det bedre at indtaste artikelkoden. Så med hjælp SUMIFS() funktioner vil du automatisk kunne overføre data fra controllerens budgetter til det almindelige budget.

Tabel 8. Budgetskema for leder af omkostningsposter
	Artikel/modpart	Betalingsfrist (hvis nogen)	Gæld fra 1. dag, gnid.	Omkostninger for den aktuelle måned, gnid.	Budget for betaling, gnid.	Gæld pr. 31., gnid.
	Udlejning af lokaler
	Terem LLC	Indtil den 10
	Teremok LLC	Indtil den 10
	Fællesudgifter
	Gorvodokanal	Indtil den 25
	HeatElectroStation	Indtil den 25
	Sikkerhed
	Privat sikkerhedsfirma "Dobrynya"	Indtil den 20

Der er et par ting at overveje, når du designer formularer:

• controlleren bør ikke ændre antallet og rækkefølgen af ​​kolonner (ellers vil formlerne, der er konfigureret til hans budget, ikke fungere korrekt). Hvis han ønsker at tilføje yderligere forklaringer på artiklen, så lad ham gøre det til højre for den godkendte formular;
• Den registeransvarlige kan tilføje linjer til rapporten, hvis han har et øget antal modparter til en omkostningspost. Tilføjelse af nye rækker bør dog ikke føre til behovet for at ændre de resulterende rækker;
• alle celler med beregningsformler skal beskyttes mod redigering (for at undgå utilsigtet overskrivning eller ændring af formlen til en forkert);
• de endelige værdier for lederens budget skal verificeres med de data, der er inkluderet i den konsoliderede budgetdatabase for at eliminere muligheden for forvrængning af information.

Lad os se på, hvordan man implementerer disse krav ved hjælp af funktionerne i Excel.

1. Cellebeskyttelse.

For at beskytte celler mod redigering skal du klikke på " Beskyt ark" på fanen " Anmeldelse" Bemærk venligst, at Excel som standard beskytter alle regnearksceller mod ændringer, og vi ønsker at forhindre stewards i at ødelægge de resulterende rækker. Derfor bør beskyttelse fjernes fra celler, hvor stewarder har lov til at foretage ændringer. Du kan fjerne beskyttelsen fra cellen i menuen " Celleformat" på fanen " Beskyttelse"(Fig. 10).

Controlleren har lov til at ændre antallet af rækker (tilføj og slet), så når du installerer arkbeskyttelse, glem ikke at markere afkrydsningsfelterne "indsæt rækker" og "slet rækker" (fig. 11). Sørg for at indstille en adgangskode for at fjerne beskyttelsen. Ellers vil medarbejdere, der ved, hvordan man arbejder med arkbeskyttelse, nemt omgå denne begrænsning.

1. Under hensyntagen til nye rækker i SUM()-formlen, som controlleren kan tilføje.

Hovedreglen ved udvikling af et frilængdebudget er altid at bruge funktion SUM(). Anvendelse af denne regel garanterer ikke altid, at de resulterende rækker vil indeholde alle data. Figur 12 viser et eksempel, hvor budgetkontrolløren tilføjede en ny linje til slutningen af ​​blokken "Leje af lokaler" (ret logisk set fra hans synspunkt), men den var ikke inkluderet i den endelige formel.

Vej ud af denne situation: indsæt en linje mellem alle omkostningsblokke og medtag den i summeringsformlen (for genkendelse skal du sørge for at fremhæve linjen i en eller anden farve). For brugeren vil denne linje blive en slags adskiller mellem omkostningsgrupper, og han vil altid tilføje nye linjer lige før den (fig. 13).

Den næste fase af økonomistyring er indsamling af betalingsanmodninger og vedligeholdelse af en daglig betalingskalender.

I stedet for en konklusion

Korrekt udvikling af budgetter for omkostningspostcontrolleren vil tillade delvis automatisering af indsamlingen af ​​planlagte månedlige budgetdata, hvilket vil fremskynde processen med dets forberedelse og reducere indflydelsen fra den menneskelige faktor ved konsolidering af data fra forskellige kilder.

Hvis det planlagte budget for måneden er i overskud, betyder det ikke, at der i midten af ​​måneden ikke vil være et budgetunderskud (situationen er højst sandsynligt i måneden for tilbagebetaling af et stort lånebeløb). Derfor er det ekstremt vigtigt at udarbejde ikke kun en månedlig, men også en ugentlig pengestrømsprognose for på forhånd at vide om mulige huller i budgettet og planlægge betalinger korrekt for at undgå sådanne problemer.

Program Økonomi i Excel. Konsolidering af budgetter(op til version 2.6 - Økonomi i Excel. Budgettering) er en Excel-projektmappe, der indeholder programkode til at automatisere processen med at konsolidere typiske budgetter i store og mellemstore virksomheder. Analyse og konsolidering af budgetter udføres ved hjælp af Excel-pivottabeller. Kildedata til afdelingsbudgetter kan gemmes i forskellige filer.

Introduktion

Opgaven med at konsolidere og analysere budgetter for virksomhedsafdelinger på forskellige niveauer, på trods af dens tilsyneladende enkelhed, rejser i praksis mange problemer forbundet med både organisatoriske aktiviteter og manglen på specielle softwareværktøjer. I langt de fleste tilfælde bruges Excel til arbejdet - afdelingernes indledende budgetter udarbejdes og gemmes i regneark, og i andre filer samles disse data til en fælles konsolideret rapport. Dette bruger formler og links til eksterne filer, der kan opdateres efter brugerens anmodning. Ulemperne ved en sådan arbejdsordning er velkendte:

• En lang række summeringsformler i den konsoliderede rapport. Det er nødvendigt konstant at overvåge forbindelserne til afdelingernes oprindelige budgetter.
• Mangel på dataintegritetskontrol. Der er ingen garanti for, at alle data er inkluderet i den konsoliderede rapport.
• Vanskeligheder ved at analysere data på mellemliggende niveauer i hierarkiet. Den oprindeligt opbyggede struktur af formler til opsummering af afdelingsbudgetter kan ikke reorganiseres med enkle midler.
• Hård binding af links til celler i eksterne filer. Med minimale ændringer i filstrukturen medtages forkerte data i konsolideringen.
• Store filstørrelser. For at løse det tidligere problem forsøger de normalt at samle så meget data som muligt i én fil, ved at linke sider ved hjælp af formler.

Lignende argumenter om problemerne med at bruge Excel er meget populære, når man diskuterer specialiserede budgetprogrammer, normalt baseret på OLAP-teknologier (vi vil ikke give navne for ikke at annoncere; interesserede kan finde beskrivelser gennem søgemaskiner). Disse softwareprodukter er dog på trods af aktiv promovering ikke et vidundermiddel og kræver desuden store økonomiske investeringer til implementering og support.

Et af programmets mål "Økonomi i Excel. Konsolidering af budgetter" er at eliminere de beskrevne mangler uden at bruge ekstern software, samtidig med at alle Excel-computerens muligheder bevares.

Programmet indeholder ikke formler til konsolidering - processen leveres af pivottabelgrænsefladen. Den hierarkiske struktur for underordning af virksomhedsafdelinger er konfigureret i en særlig mappe og kan til enhver tid transformeres (ingen formler skal ændres). Et sæt omkostningsposter bestemmes af en enkelt opslagsbog med obligatorisk kodning. Afdelingsdata kan gemmes enten i samme programfil eller i eksterne Excel-filer. Disse filer kan indeholde eventuelle yderligere beregninger og opdelinger af omkostningsposter, som ikke er inkluderet i den konsoliderede rapport.

Ændringer i version 2.6

• Navnet på programmet er blevet ændret. Gammelt navn Økonomi i Excel. Budgettering
• Fra version 2.6 understøttes det gamle XLS-projektmappeformat ikke længere. Programfilen gemmes i formatet XLSX/XLSM og fungerer i Excel fra version 2007 ( 2007-2016 ). Program i format XLS Kun tilgængelig i version 2.0, og kan kun købes efter særlig anmodning.
• Udseendet af projektmapper er blevet opdateret i overensstemmelse med designet af de seneste versioner af Microsoft Office.
• Kontrolelementer Afkrydsningsfelt i Strukutra biblioteket er de blevet erstattet med standardfelter. Ændring af værdien er mulig enten ved at dobbeltklikke på cellen eller ved at indtaste en værdi 1 - Ja, 0 - Nej.