Vennligst hjelp meg med å løse dette problemet. Brev til direktøren

Bruksanvisning

Begynn brevet med å angi hvem du skriver til. Formater meldingen som vanlig i forretningskorrespondanse. Øverst til høyre i dokumentet skriver du på tre linjer stilling, firmanavn og etternavn til lederen, for eksempel:

Til administrerende direktør
IntersvyazCom LLC
Ivanov I.I.

Angi hvem som er adressat for brevet. Gjør dette etter innrykk fra forrige del av meldingen, også på høyre side. Du må merke din stilling og etternavn med initialer, for eksempel:

Fra leder for salgsavdelingen
Yesenina E.E.

Innrykk noen linjer fra forrige seksjon, juster markøren på midten av siden, og angi meldingens art. Du kan skrive "Memo", " Informasjonspost"eller "Forklarende informasjon", alt avhenger av årsaken til at du kontakter lederen av organisasjonen. Det er ikke nødvendig å sette punktum etter tittelen. Hvis brevet er relatert til en forespørsel, kan du ganske enkelt henvende deg til direktøren med navn og patronym på en respektfull måte.

Begynn brevet med ord som forklarer grunnen til å skrive det, for eksempel «i fortsettelsen av våre forhandlinger», «i samsvar med forespørselen din» eller «basert på forslagene dine».

Hvis brevet ditt er relatert til en forespørsel om kjøp av utstyr, en forfremmelse for en ansatt eller muligheten til å reise på forretningsreise, er det bedre å starte brevet med uttrykket "Vennligst vurdere muligheten ...".

Fortell situasjonen, lag forklaringer, lag tabeller eller grafer hvis bokstavens art tilsier det. Justeringen av hoveddelen av dokumentet bør settes til bredden på siden. Hver linje må begynne med et innrykk.

Signer brevet, pass på å bruke standarden "med respekt" før du angir etternavnet, etterfulgt av et komma.

Sørg for å inkludere datoen brevet ble skrevet og signer det trykte dokumentet.

Hvis organisasjonen din kommuniserer via intern e-post, start brevet med en melding og presenter all informasjon i fri form.

Kilder:

  • anmodningsbrev til direktøren

Servicebrev utgjør inntil 80 % av totalt antall dokumenter som er utarbeidet i en organisasjon eller virksomhet. Med deres hjelp skjer kommunikasjon mellom institusjoner og enkeltpersoner. Tjenestebrev er av informativ karakter de kan også utarbeides i form av en forespørsel eller et krav.

Bruksanvisning

Bestem formålet med brevet. Det er bare nødvendig hvis problemet det er viet til ikke kan løses i et personlig møte, og også hvis det må tjene offisielt dokument, som bekrefter selve faktumet om avgangen. Tenk over det på forhånd og sørg for at adressaten er valgt av deg og at svaret vil ligge i hans kompetanse hvis din brev- be om.

Bare ett spørsmål skal angis i ett. Flere spørsmål er tillatt å stilles bare hvis de henger sammen. Adressaten må umiddelbart forstå essensen av brevet ditt, så det må stå i de aller første setningene. I dem, fortell ikke bare essensen av spørsmålet, men også handlingene du forventer å motta som svar. I den innledende delen kan du vise til regelverket som veileder deg når du skriver brevet og som ligger til grunn for å be om eller gi opplysninger.

Brødteksten skal motivere, overtale eller forklare. Teksten skal være klar, konsis, konsis og logisk. Fakta som presenteres i den skal være verifisert og objektiv, de digitale dataene skal være så nøyaktige som mulig. Skriv selve brevet i en forretningsmessig, nøytral tone. Teksten kan skrives i første person entall eller flertall eller fra en tredjepart i entall.

Unngå kategoriske uttrykk i brevteksten. Bruk innledende ord og konstruksjoner for dette: hvis mulig, tilsynelatende, som følger av, som kjent.

Forretninger krever at du starter brevet med "Kjære" og skriver adressatens for- og mellomnavn. Hvis de ikke er der, må det på slutten av brevet, før signaturen din, være uttrykket "Med respekt". Du kan understreke denne respekten i teksten til brevet ved å bruke følgende deltakende setninger, som: "etter å ha studert kommentarene dine nøye ...", "etter å ha nøye vurdert forslagene dine ...".

Det offisielle brevet må skrives på organisasjonens brevhode, og angi dets fulle navn og kontaktnummer.

Ved implementering Økonomisk aktivitet Noen ledere av organisasjoner er tvunget til å bruke offisielle reiser. Fra artikkel 166 Arbeidskodeks RF følger det at den ansatte sendes til landet etter ordre fra organisasjonens leder. Men hva om direktøren selv reiser på et offisielt oppdrag, for det viser seg at han sender seg selv på et offisielt oppdrag.

Bruksanvisning

Først av alt, se i selskapets charter for å se hvem som har rett til å utstede administrative dokumenter. Dersom det står der at det kun er lederen (aka direktøren) som har rett til å publisere, så må han utarbeide dokumentene for tjenestereisen. Hvis du har delegert signeringsmyndighet til en stedfortreder, vil reisedokumentene bli signert av denne personen.

Fullfør den offisielle oppgaven for å sende på forretningsreise, den har et enhetlig skjema nr. T-10a. Her angis destinasjonen for forretningsreisen, dens start- og sluttid (i henhold til billettene), og formålet med forretningsreisen. Signer dokumentet. Etter å ha fullført forretningsreisen, fyll ut rapporten nederst i skjemaet.

Gi pålegg om å sende den ansatte på forretningsreise (skjema nr. T-9). Hvis charteret spesifiserer delegeringen av signeringsretten til en annen person, må han utarbeide det administrative dokumentet. Legg inn informasjon om tjenestereisen her: reisemål og periode for reisen, formål og årsak (offisielt oppdrag). Signer dokumentet eller gi det til din stedfortreder for å signere.

Utsted en bestilling for din midlertidige erstatning. Hvis det er en stedfortreder, utnevne ham til å fungere som leder; hvis det ikke er en slik stilling i staben, utnevne en annen person. I det administrative dokumentet, spesifiser substitusjonsperioden og årsaken (forretningsreise), spesifiser en rekke fullmakter.

Utstede en fullmakt for stedfortreder til å drive virksomhet. For eksempel for å representere selskapets interesser i skattemyndighetene. Pass også på å signere økonomiske dokumenter. For å gjøre dette kan du kontakte banken din og lage signaturkortet på nytt.

Utarbeid reisebevis (skjema nr. T-10). Vennligst oppgi ditt fulle navn. direktør for organisasjonen, hans personellnummer. Nedenfor skriver du inn formålet med forretningsreisen og tiden borte fra arbeidsplassen. Signer dokumentet.

Kilder:

  • hvordan søke om reisegodtgjørelse

I denne artikkelen finner du informasjon om arbeid med vanskelige brev som ofte finnes i forretningsinteraksjoner, og du vil også se eksempler på forretningsbrev. Dette er brev, behovet for å skrive som oppstår i en situasjon med brudd på forretningsinteresser: et forespørselsbrev og et krav.

Siden situasjonen i seg selv er ganske vanskelig, er det å skrive et brev i en slik situasjon en veldig viktig sak, der det er viktig for forfatteren å være kompetent, høflig, korrekt og samtidig i stand til å forsvare virksomheten sin. interesser.

Hjelp til å lykkes med å løse kompleksiteten til "vanskelige" bokstaver:

  • Kompetent holdning i samhandling: en fast, men riktig holdning til partnerskap
  • Velge riktig skrivestil (formell virksomhet eller konfidensiell virksomhet
  • Kompetent og logisk håndtering av fakta

Eksempler på forretningsbrev.

(holdning – partnerskap, stil – offisiell virksomhet, overbevisende håndtering av fakta)

Kjære kollegaer!

For å iverksette tiltak for å sikre kvaliteten og påliteligheten til KIP-12-enheten under driftsforhold, produsert av Optics Institute siden 1992, henvender vi deg med følgende forespørsel: vurder muligheten for å gi Optics Institute informasjon om driften parametere til enheten i reelle forhold operasjon (detaljer i vedlegg). Dataene du sender vil tillate instituttet å samle inn nødvendig informasjon for analyser, utføre overvåking, og vil bidra til en raskere løsning på problemer med å forbedre kvaliteten og påliteligheten til KIP-12-enheten.

Vennligst informer oss i ditt svarbrev om din beslutning om å hjelpe oss. Hvis nødvendig tilleggsinformasjon, som du trenger for å ta en avgjørelse, vennligst informer oss også om det i ditt svarbrev.

Vennlig hilsen,

Teknisk byråteam

Institutt for optikk

Forretningsbrev. Eksempel på forespørselsbrev(holdning – partnerskap, stil – konfidensielt og forretningsmessig, overbevisende håndtering av fakta)

Kjære kollegaer!

Vi er veldig interessert i å forbedre kvaliteten og påliteligheten til KIP-12-enheten, som vi har produsert siden 1992 og som har blitt brukt i arbeidet til din bedrift siden 1995. Derfor henvender vi oss til deg med denne forespørselen.

For å forbedre kvaliteten og påliteligheten til KIP-12-enheten trenger vi detaljerte data om driften av denne enheten under driftsforhold. Når vi implementerer denne oppgaven, stoler vi virkelig på din hjelp og direkte deltakelse. Med tanke på det langsiktige og positive samarbeidet til våre selskaper, henvender vi oss til deg med en forespørsel - et tilbud: for å hjelpe oss med å samle inn og gi statistisk informasjon om driften av enheten. Vi vil være takknemlige hvis du finner en mulighet til å samle inn statistikk for oss på de angitte parameterne (detaljer i applikasjonen). Dette vil tillate oss å overvåke effektiviteten til enheten og raskt iverksette tiltak for å forbedre kvaliteten og påliteligheten til driften.

Gi oss beskjed hvis du er klar til å hjelpe oss i prinsippet. Hvis du trenger ytterligere kommentarer eller har spørsmål for å ta en beslutning, er vi klare til å svare på dem.

Vi vil være takknemlige for ditt svar.

Vennlig hilsen,

Ivan Ivanov

Leder for teknisk byrå

Institutt for optikk

Forretningsbrev. Eksempel på anmodningsbrev og prøvebrev på krav.

Brev - forespørsel

(holdning – partnerskap; stil – konfidensiell og forretningsmessig; overbevisende håndtering av fakta)

Brev - klage

(holdning – partnerskap; stil – offisiell virksomhet; overbevisende håndtering av fakta)
Kjære Andrey Ivanovich!

Vi appellerer til deg med en forespørsel om å løse situasjonen som har oppstått ved gjennomføringen av ABS-prosjektet.

Til nå har vi ikke hatt noen problemer med å samhandle med din bedrift. Vi er sikre på at dagens situasjon fortsatt kan rettes opp.

Suksessen til ABS-prosjektet er ekstremt viktig for vårt selskap. Derfor ber vi deg frem til 08.06.2010. gi informasjon om sending av kontrollprøver.

Vi håper at svaret ditt vil avklare situasjonen og lindre våre bekymringer angående suksessen til prosjektet.

Vennlig hilsen,

 Kjære Andrey Ivanovich!

På vegne av ledelsen i Rosstans OJSC skriver jeg til dere i forbindelse med behovet for å løse situasjonen som har oppstått med gjennomføringen av ABS-prosjektet.

Jeg er tvunget til å rapportere at denne situasjonen gir oss ekstrem bekymring.

I henhold til vilkårene i kontrakt nr. A-122 datert 02.07.2010. klausul 4.3. 60 dager før starten av den planlagte leveringen av produkter, må Star LLC sende kontrollprøver av produkter til Rosstance OJSC, og varsle Rosstance OJSC om forsendelsen.

I henhold til tidsplanen (Tilleggsavtale nr. 1 datert 03/11/2010 til kontrakt nr. A-122 datert 02/07/2010), er startdatoen for den planlagte leveransen av produkter 10/01/2010. Frist for å sende kontrollprøver er senest 08.02.2010. I dag – 08/04/2010. Vi har foreløpig ikke mottatt informasjon om sending av kontrollprøver.

I denne situasjonen vekker Star LLCs evne til å oppfylle sine forpliktelser alvorlige bekymringer for Rosstance OJSC og tvinger den til å tenke på å iverksette straffer fastsatt i paragraf 7.2. Kontrakt nr. A-122 datert 08.07.2010.

For å forhindre dette tilbyr vi deg frem til 08.06.2010. informere oss om situasjonen med å sende kontrollprøver av produkter.

Vennlig hilsen,

Legg merke til informasjonen vår, og vi er sikre på at spørsmålet om å skrive "vanskelige brev" vil være mye mindre arbeidskrevende for deg.

Tamara Vorotyntseva

Vær oppmerksom på våre opplæringsprogrammer om forretningskorrespondanse:

Hva du skal gjøre hvis du akutt trenger å få viktige dokumenter, be om oppdatert informasjon, kontakt selskapet for assistanse, eller offisielt? Skriv et forespørselsbrev i henhold til alle reglene for forretningskorrespondanse og motta et positivt svar.

Fra artikkelen vil du lære:

Hvordan skiller et forretningsforespørselsbrev seg fra andre typer brev?

Forretningskorrespondanse er den viktigste delen av dokumentkommunikasjonssystemet. Brev er hennes mest utbredte dokumenter. Det finnes mange typer offisiell korrespondanse. Det hele er en form for skriftlig dialog som bidrar til å løse de viktigste spørsmålene i organisasjonenes virksomhet. Dens sjanger og tematiske spekter er preget av stort mangfold.

Et forespørselsbrev er en av de vanligste typene forretningskorrespondanse. Behovet for å skrive slike klager kan være forårsaket av av ulike grunner, og det er ikke mulig å liste dem alle. Det er imidlertid en rekke funksjoner som gjør dette brev blant det generelle utvalget av offisiell dokumentasjon.

Et formelt forespørselsbrev kan være en taktfull forespørsel eller et diplomatisk krav om en aktuell sak. Det tjener til å oppnå spesifikk mening forfatter og er nødvendig for å få adressaten til å ta de handlingene som er nødvendige for forfatteren av forespørselsbrevet.

Det er spesielt mange situasjoner når det er behov for å utarbeide et forespørselsbrev i ledelsesvirksomhet. Årsaken kan være: enkel situasjon, som ikke krever utvidet argumentasjon og detaljerte forklaringer, og et problem, uten å forklare essensen av det, er det umulig å få et positivt svar. I det andre tilfellet må forfatteren ikke bare oppgi forespørselen sin, men også begrunne den, forklare mottakeren hvorfor det er nødvendig å handle på en eller annen måte.

Eksisterende kontormaler og standarder gjør det enklere å skrive et formelt forespørselsbrev. Enhver forretningsmelding må være i samsvar med reglene for forretningskorrespondanse. Korrespondanse er først og fremst ansiktet til avsenderselskapet. Designet krever oppmerksomhet på detaljer og overholdelse av reglene for forretningsetikett. For å utarbeide et forespørselsbrev på vegne av organisasjonen, trenger du et brevhode som viser alle nødvendige detaljer. Søknaden er sertifisert med signatur fra en autorisert tjenestemann og segl fra selskapet.

Hvordan skrive et formelt forespørselsbrev?

Et forretningsbrev utarbeides i henhold til alle reglene for offisiell korrespondanse. For til slutt å få et positivt svar, bør du følge en viss algoritme når du skriver en anke. Det vil tillate deg å strukturere innholdet i brevet, formidle hovedideene til adressaten og klart og tydelig angi essensen av problemet.

Bestem hvem du henvender deg til?

Det er bedre å kontakte adressaten personlig. Følger allment aksepterte regler forretningsetikett, bruk adressen etter fornavn og patronym. Dette vil bidra til å vise respekt. I tillegg pålegger en personlig forespørsel tjenestemannen som mottok brevet et visst ansvar. Selv når du trenger å skrive et forespørselsbrev for en gruppe mennesker, er det bedre å tilpasse anken.

Hvorfor henvender du deg til denne spesifikke adressaten?

Det anbefales å forklare mottakeren på forhånd hvorfor du kontaktet ham. Du kan gi ham et kompliment og notere hans forretningsmessige eller personlige egenskaper, tidligere prestasjoner som er viktige i forbindelse med appellen din. Denne teknikken vil oppmuntre deg til å vurdere brevet med forespørselen mer nøye og finne en mulighet til å tilfredsstille den. Det er viktig å være oppriktig og ikke krysse grensen mellom kompliment og smiger.

Hvordan kan du begrunne forespørselen din?

Tenk over argumentene dine på forhånd og ordne dem i teksten bokstaver etter ordningen sterk - middels - sterkest. Interesser mottakeren, avslør ham de potensielle fordelene forbundet med å oppfylle ønsket ditt. Gi uttrykk for et problem som er relevant for ham og vis hvordan det kan løses for å tilfredsstille dine interesser. Beskriv betydningen av problemet og la mottakeren vite at å løse det kan være fordelaktig for dere begge.

Hvilken informasjon skal gis til mottakeren?

Beskriv problemet så kort og tydelig som mulig. Unngå tvetydighet og vær så spesifikk som mulig om ønsket resultat: angi nøyaktig pris, dato, prosentandel osv. Et forespørselsbrev krever at adressaten godtar ledelsesbeslutning. For å gjøre dette trenger han nøyaktig informasjon: hvor mye, hva, når og til hvilken pris. Disse detaljene må formuleres presist, uten rom for tvetydighet. Ellers kan initiativet gå over til mottakeren, forespørselen vil bli formelt innvilget, men opphavsmannen får ikke det han ønsket.

Hvilke konklusjoner kan trekkes?

Etter å ha oppgitt forespørselen, er det nødvendig å endre den og gjenta den igjen, og fokusere mottakerens oppmerksomhet på de potensielle fordelene. Samtidig trenger ikke den mulige fordelen alltid være vesentlig.

Et følgebrev er en type forretningsbrev som er nødvendig for å beskrive en pakke med dokumenter sendt til adressaten hvis disse dokumentene ikke inneholder adressedelen.

Dermed, informasjonsmengde følgebrev ikke, men utfører tre viktige funksjoner:

  • bekrefter sendingen;
  • gir en liste over sendte dokumenter og instruksjoner for håndtering av dem;
  • Takket være registreringsdata lar det deg bestemme fristen.

Som de fleste forretningsbrev er følgebrevet på brevpapir og mottar avsenderens referansenummer. Vi har diskutert reglene for utarbeidelse av offisielle brev i detalj mer enn en gang i bladet, så nå vil vi fokusere på funksjonene i følgebrevet.

En detaljert analyse av et servicebrev med mange eksempler på dets sammensetning er tilgjengelig i artikkelen "Vi lager et servicebrev"

Talemønstre

Grunnlaget for følgebrevet er en liste over vedlegg. Teksten til dokumentet er kort og betinget delt inn i to deler:

  • melding om sending av dokumenter,
  • be om et rettidig svar (lesing, godkjenning, retur av en signert kopi, etc.).

Den første delen starter vanligvis slik:

  • "I oppfyllelse ... veileder vi deg ...",
  • "Vi sender deg..."
  • "Vi presenterer for deg..."

Deretter kan du angi formålet med å sende dokumenter: "til godkjenning", "til informasjon", "for signatur", "til fylling"(Hvis vi snakker om om undersøkelsesskjemaet eller spørreskjemaet). Vi anbefaler å bruke klisjeen "vi sender deg" eller "vi sender deg", fordi... Du kan sende inn noe kun for informasjon, men ikke for signering eller godkjenning.

Den andre delen kan inneholde følgende ord:

  • "Vennligst signer, forsegl og send en kopi til vår adresse..."
  • "Vi ber deg vurdere og sende til oss innen fristen fastsatt ved lov ...",
  • "Vennligst send til vår adresse en kopi av en behørig utført ...".

Krav "Merk om tilstedeværelsen av applikasjoner"

Som vi allerede har bestemt, er hovedsaken i et følgebrev for dokumenter vedleggene. Derfor Spesiell oppmerksomhet Vi vil fokusere på spørsmålet om å designe denne spesielle rekvisitten. Uavhengig av hvordan applikasjonen er utformet, øv forretningsappell krever en fullstendig liste over dokumentene vedlagt brevet, med angivelse av antall kopier og antall ark i hvert av dem. Uten denne informasjonen vil følgebrevet miste all mening.

Så, når dokumentene som sendes allerede er rapportert i selve brevet, er det ingen vits i å liste opp navnene deres igjen. Det er nok å angi antall ark og kopier. Se eksempel 1.

Eksempel 1

Et fragment av tekst og en merknad om tilstedeværelsen av en applikasjon (navnet på applikasjonen er angitt i teksten til brevet)

Hvis søknaden ikke er angitt i selve brevet, må du i tillegg til kvantitative data angi navnet. Dersom en pakke inneholder flere dokumenter, er vedleggene nummerert. Se eksempel 2.

Skjul Vis

Eksempel 2

Et fragment av tekst og et merke som indikerer tilstedeværelsen av applikasjonen (navnet på applikasjonen er angitt i merket som indikerer dens tilstedeværelse)

Skjul Vis

Selv om GOST R 6.30-2003 sier det når du oppgir flere applikasjoner i et merke om deres tilstedeværelse det generaliserende ordet før kolon er i entall "Vedlegg:" i slike tilfeller anbefaler vi fortsatt å skrive det i flertall "Vedlegg:", som vi viste i eksempel 2.

For det første er dette riktig fra synspunktet til reglene for det russiske språket. Og for det andre, utviklerne av denne GOST selv senere "korrigerte seg selv" da de begynte å gi forklaringer angående bruken i deres metodiske anbefalinger. Se sitater fra disse to dokumentene nedenfor. Men mange fortsetter hardnakket å skrive ordet "Søknad:" i entall, selv om det etterfølges av en liste med flere dokumenter. Ikke gjør dette, og vi har forklart hvorfor.

Dokumentfragment

Skjul Vis

GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til dokumentutarbeidelse"

3.21. ...Hvis brevet har et vedlegg som ikke er navngitt i teksten, angi navn, antall ark og antall kopier; Hvis det er flere søknader, er de nummerert:

Dokumentfragment

Skjul Vis

Organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav. Retningslinjer om implementering av GOST R 6.30-2003

3.16. ...Hvis brevet har et vedlegg som ikke er navngitt i teksten, angi navn, antall ark og antall kopier, hvis det er flere vedlegg, er de nummerert:

Det er også uoverensstemmelser med hensyn til hvordan du skriver ordet "vedlegg" i hoveddelen av brevet: med lite eller store bokstaver, med eller uten "Nei"-tegnet. Faktum er at du kan angi navnet på det vedlagte dokumentet i teksten til følgebrevet på forskjellige måter; sammenlign selv ved å se på eksempel 3: i det andre tilfellet er det hensiktsmessig å angi i parentes at dokumentet er en søknad, og i etterfølgende tilfeller viser vi hvordan dette kan gjøres på ulike måter. Alle alternativer er riktige, det er bare viktig å opprettholde enhetlighet i brevet. Eller enda bedre, i organisasjonens ko(eller andre lokale normativ handling, dedikert til lignende problemer) velger og fikser ett alternativ, så vil det være ensartethet i alle dokumenter og det vil være mindre forvirring blant utøvere.

Eksempel 3

Ulike måter spesifisere navnet på søknaden i teksten til brevet

Skjul Vis

For en innbundet søknad trenger ikke antall ark spesifiseres (eksempel 4).

Eksempel 4

Beskrivelse av den bundne søknaden

Skjul Vis

Når det er så mange vedlegg at det er mer hensiktsmessig å føre dem opp på et eget ark (det vil hete «Inventar over vedlegg til brevet datert... Nei...»), vil det være nok å vise til en slik inventar i brevet (eksempel 5).

Eksempel 5

Hvis det er så mange applikasjoner at det er mer praktisk å liste dem i en egen inventar

Skjul Vis

Hvis du legger ved et annet brev som har et eget vedlegg til brevet ditt, må du informere adressaten om dette (eksempel 6).

Eksempel 6

Brevvedlegget har et eget vedlegg

Skjul Vis

Til slutt, hvis brevet ditt er adressert til flere organisasjoner samtidig, og vedlegget er adressert til kun én av dem (andre mottar brevet kun for vurdering), bør dette også sies (eksempel 7).

Eksempel 7

Vedlegget sendes kun til én e-postmottaker av flere

Skjul Vis

En merknad om tilstedeværelsen av vedlegg er plassert under teksten i brevet og over signaturen. Vanligvis gjøres disse avstandene (innrykk) identiske og lik ca. 2-3 linjeavstand (dette er tydelig vist i eksempelet med utformingen av en hel bokstav i eksempel 9).

Av generell regel, hvis dokumentet har vedlegg, er det laget et merke som indikerer deres tilstedeværelse på det under teksten og over signaturen, og på de vedlagte dokumentene (hver i øvre høyre del av det første arket) er det skrevet hvilket dokument de er et vedlegg til (med betegnelsen på vedleggsnummeret, hvis noen), som i eksempel 8.

Eksempel 8

Søknadsnummer og hoveddokumentdata på 1 søknadsark

Skjul Vis

Men følgebrevet har den regnskapsmessige funksjonen til dokumentene som sendes, og fungerer som en slags inventar over vedleggene i konvolutten i virkeligheten, dokumentene som er navngitt i et slikt brev som vedlegg. Hvis brevet hadde en annen funksjon (det var for eksempel et tilbud, å gi et tilbud om å signere en avtale og liste opp vilkårene for det foreslåtte samarbeidet), så ville "nøkkeldokumentet" i sin betydning være brevet, og vedlagte dokumenter vil bare hjelpe den til å oppfylle sin funksjon. Men vi snakker om et følgebrev, og i dette tilfellet bør du ikke "ødelegge" dokumentene som sendes med informasjon om "innholdsfortegnelsen i konvolutten" - dvs. Det er ingen grunn til å sette et slikt merke på dem!

Signering og registrering hos avsender

Underskriveren av et forretningsbrev er den samme tjenestemannen som i vanlig forretningskorrespondanse (vanligvis enten lederen av organisasjonen eller en autorisert toppleder). Hvis det er snakk om å sende primære regnskapsdokumenter, kan også regnskapssjefen signere brevet.

For å forhindre at mottakeren av brevet senere stiller alle oppklarende spørsmål til sin underskriver (angitt med nummer 1 i eksempel 9), bør eksekutør også angis i dette dokumentet (ibid., se nummer 2).

Før sending skal følgebrevet tildeles et utgående nummer (angitt med tallet 3).

Og adressaten vil tildele ham det innkommende nummeret når han registrerer faktumet om mottak av dokumentet, mens mottaksdatoen og det innkommende nummeret kan angis på det (håndskrevet eller ved hjelp av et stempel, som i eksempel 9 - se nummer 4).

Eksempel 9

Følgebrev

Skjul Vis

Eksempel 11

Følgebrevskjema for søkere – enkeltpersoner

Skjul Vis

Overraskelse for søkere - enkeltpersoner

Behovet for å skrive følgebrev til dokumenter angår alle, uansett om det er en organisasjon eller individuell. I mellomtiden, når han kommer til organisasjonen en vanlig person, som regel blir det ikke utarbeidet noe brev som skal følge dokumentene hans. Det er synd, fordi det ville være mer praktisk for deg å ikke huske og på en eller annen måte registrere det selv, men å ha informasjon skrevet av besøkende: fra hvem, hvilke dokumenter, til hvilke av dine ansatte og hvorfor du skal overføre. Hvis du systematisk forholder deg til enkeltpersoner, spesielt på en rekke standardsaker, og samtidig mottar dokumenter fra dem som din organisasjon da må gjøre noe med, så anbefaler vi at du utvikler et følgebrevskjema for slike saker og spør hver slik person til å fylle det ut besøkende. Se eksempelskjema i eksempel 11.

Du vil registrere det utfylte skjemaet og gi en kopi av brevet med det innkommende nummeret til søkeren, og sende pakken med dokumenter mottatt fra ham langs riktig rute. Deretter, når du ringer for å spørre om dokumentene dine, vil personen ikke lenger spørre om "dacha i Malinovka", men om et bestemt brev med en unik indeks.

Vennligst svar innen en viss tidsramme

Mange organisasjoner liker å umiddelbart sette en frist for adressaten i følgebrevene, og metodene kan variere fra høflige "Vennligst signer dokumentene og returner dem innen ti dager." til imperativ "Svartiden på et brev er 5 virkedager". Er det verdt å skrive slik? Og hvordan skal man reagere på slike forhold?

La oss huske det i henhold til reglene for forretningsforbindelser. Denne retningslinjen bør huskes hvis det ikke er noen annen frist i følgebrevet.

Sette obligatorisk periode utførelse kan kun utføres av en høyere, kontrollerende organisasjon eller en hvilken som helst offentlig etat, bindende for deg normativt dokument. Partene kan selv avtale og dokumentere de frivillig påtatte forpliktelsene:

Eksempel 10

Frist for å svare på brev kan fastsettes i kontrakten

Skjul Vis

Avtalen legger opp til en obligatorisk prosedyre før rettssak for å løse tvister og uenigheter. En part som mener at dens rettigheter i henhold til denne avtalen er krenket, er forpliktet til å sende et skriftlig begrunnet krav til den andre parten. Parten som har mottatt et skriftlig begrunnet krav plikter å vurdere det og gi et skriftlig begrunnet svar innen 10 (ti) kalender dager fra det øyeblikket den ble mottatt...

Når likeverdige i selskapsstatus kommuniserer (hvis tidligere ingen over dem eller de ikke har etablert regler for samhandling for seg selv), kan du be om et raskere svar, men du trenger en god grunn for dette. For eksempel: "Vennligst send det utfylte spørreskjemaet innen fjorten dager, siden vi må gi et svar til helsedepartementet i Den russiske føderasjonen innen 1. oktober 2013.". Bestillinger i slike tilfeller er feil, også ut fra et forretningsetikettesynspunkt.

Oppbevaring av følgebrev

Et følgebrev blir unødvendig så snart utøveren henter søknadene sine og forsikrer seg om at de er komplette. Fra nå av skal det jobbes med dem, og brevet skal merkes som fullført og legges i filen.

Spørsmålet oppstår ofte om hvordan du lagrer følgebrev og vedlegg til dem: hver for seg eller sammen? Vanligvis legges et vedlegg til et brev i en spesiell fil som er reservert spesielt for denne typen dokumenter. Det er ikke plass for følgebrev: attester for utført arbeid, fakturaer, kontrakter og mange andre dokumenter lagres separat og ofte i forskjellige tidsperioder.

Dette punktet bør tas i betraktning når man utarbeider en saksliste. Noen selskaper (med et lite volum av dokumentflyt) oppretter én fil "Følgebrev" og legger alle brev av denne typen i den, uavhengig av hva som er knyttet til dem. Andre må lage flere saker fra følgebrev og plassere dem i sakslister strukturelle inndelinger. Da vil for eksempel den tilsendte kontrakten gå inn i filen «Serviceavtaler», og følgebrevet til den vil gå inn i filen «Følgebrev for kontrakter for kjernevirksomhet».

Det hender også at brevet blir liggende på oppbevaring hos bedriften, men det gjør ikke vedlegget. Dette gjelder for eksempel utkast til dokumenter (som i eksempel 9). Forskriftsutkastet er ennå ikke et dokument og vil mest sannsynlig bli gjenstand for rettelser mer enn én gang det er ikke nødvendig å lagre det.

Som du kan se, er det ikke noe komplisert å skrive et følgebrev, men det kan i seg selv spare ikke bare dokumentene dine, men også tid.

En liten vanskelighet, som vanlig, kan oppstå når et selskap implementerer regelen om å utarbeide og sende inn et korrekt utført følgebrev sammen med en pakke med dokumenter. Men dette problemet kan løses ganske enkelt ved å stille inn av denne regelen i lokale forskrifter. Og fordelene med det er vanskelig å overvurdere.

Fotnoter

Skjul Vis


6.2.1. Forretningsmøter og besøk

Å drive forretningsvirksomhet innebærer aktive kontakter med partnere og kunder, og disse har ofte karakter av personlige møter. I tillegg praktiserer forretningsvirksomhet utveksling av spesialister, deres utdanning og opplæring. Avtaler om slike møter og besøk oppnås vanligvis som følge av utveksling av relevante brev.

Eksempler på slike brev er gitt i denne delen.

Forslagsbrev til møte for å diskutere næringssamarbeid. Svar nødvendig

Vi informerer deg om at Mr. kan besøke din bedrifts kontor på ettermiddagen (dato).

Dette besøket vil tillate oss å diskutere spørsmål av felles interesse og utforske muligheter videre utvikling våre forretningsforbindelser.

Herr. autorisert til å drive virksomhet på vegne av vårt selskap.

Vi vil gjerne motta bekreftelse på møtedatoen fra deg. Hvis denne datoen ikke passer deg, vennligst fortell oss en annen dato.

Svarbrev på forslag til møte

Takk for varselet om Mr.s besøk. til vårt kontor den __ (dato). Vi vil gjerne møte ham og er klare til å diskutere med ham våre gjensidige forretningsinteresser og muligheter for samarbeid.

Forslagsbrev til møte for å diskutere næringssamarbeid

Under Moskva-messen besøkte du vårt representasjonskontor og viste interesse for våre nye produkter, spesielt tannutstyr.

Jeg vil gjerne diskutere med deg muligheten for å selge medisinsk utstyr i din region og dermed etablere forbindelser med din bedrift. Vi kan møtes på vårt sentralkontor i Moskva eller, etter eget skjønn, på ditt firmas kontor i Novosibirsk.

Jeg regner med ser deg snart med deg.

Invitasjonsbrev

Jeg kontakter deg for å finne ut om du godtar en invitasjon fra ____ (firmanavn). La meg forsikre deg om at vi virkelig ønsker å se deg her og vil gjøre alt i vår makt for å gjøre oppholdet ditt hos oss hyggelig. Hvis du er klar til å akseptere invitasjonen vår, vennligst gi oss beskjed om hvilke datoer som passer best for deg.

Jeg vil gjerne vite om du vil vurdere det som mulig å komme til. og send oss ​​en melding om din siste verk, med spesiell oppmerksomhet til problemene. Hvis dette er akseptabelt for deg, vil jeg foreslå april, selv om vi selvfølgelig gjerne arrangerer dette besøket på en hvilken som helst dato som passer deg. Vi vil med stor glede vise deg selskapet vårt.

Invitasjonsbrev med anmodning om å tale på seminaret

Som vi ble informert fra det lokale handels- og industrikammeret, vil du besøke byen vår neste måned.

Vi ville bli veldig glade om du deltok på vårt seminar for. til __ (emne) 24. oktober fra 10.00 til 13.00. Vi arrangerer vanligvis et foredrag på ca 1 time etterfulgt av diskusjon. Rundt 40 personer vil være tilstede.

Du kan snakke om ethvert emne relatert til aktivitetene våre. Hvis du ikke kan komme akkurat denne dagen, er vi klare til å flytte seminaret til en annen ukedag, fra 20. oktober, eller til og med neste uke etter eget skjønn.

Om nødvendig kan vi bestille hotellrom til deg.

Vi vil være veldig takknemlige hvis du godtar denne invitasjonen.

Brev med anmodning om møte

Vårt firma begynte å jobbe med... og jeg har nylig fått vite at bedriften din jobber med det samme problemet, så jeg ville være veldig takknemlig hvis du kunne invitere meg til å møte deg og kollegene dine. Et slikt møte ville være veldig nyttig for oss og, håper jeg, for deg også.

Gi meg beskjed om du kan motta meg og i så fall når.

Samtykkebrev til å akseptere invitasjonen

Jeg er glad for å kunngjøre at dette året lar meg akseptere din vennlige invitasjon til å besøke din bedrift. Jeg har planlagt en tur i år Kaliningrad-regionen, som lar meg knytte denne turen til invitasjonen din. Jeg kan gi deg en tidsplan for turen min, som jeg håper vil hjelpe deg med å forberede deg til besøket.

Takknemlighetsbrev for organiseringen av besøket

Takk for god hjelp i forberedelsene til mitt kommende besøk i Karelen. Jeg er helt fornøyd med alle de organisatoriske tiltakene som er tatt av din bedrift og takker deg hjertelig for din interesse i denne saken.

Brev med anmodning om møte

Jeg tok meg friheten til å skrive til deg for å be om et møte på en hvilken som helst dag som passer deg. Jeg ville sette pris på om du kunne spare meg en time eller så til å diskutere. Hvis du kan ta imot meg, vennligst gi meg beskjed om dagen og klokkeslettet jeg bør komme.

Takknemlighetsbrev for gjestfriheten med en invitasjon til et gjenbesøk

Vi vil gjerne uttrykke vår takknemlighet til deg for den vennlige velkomsten du ga vår ansatte Mr. Vi er sikre på at avtalene som ble oppnådd under dette møtet vil gi positive resultater for begge sider.

Vi bekrefter avtalen som Mr. En representant for din bedrift vil besøke oss. i slutten av måneden for videre forhandlinger. Vi forsikrer deg om at herr. vil være i posisjonen til en gjest under hele besøket.

Forespørselsbrev om å organisere et mottak for en bestemt person

Vi vil gjerne informere deg om at (navn) vil ankomme (sted, dato) og vi vil sette pris på om du kan ordne med ham (fabrikkbesøk, kundemøte osv.) under besøket hans.

(Navn) kommer (hvordan kjøretøy), og vi vil også be deg om å møte ham og reservere et hotellrom for varigheten. dager. Nødvendige fasiliteter (romkarakteristikker).

Fortell oss hva du klarte å gjøre for å motta denne personen.

Vi vil gjerne takke deg for gjestfriheten (vennlig velkomst) til vår representant Mr.

Brev med anmodning om møte

Brev #1:

Kjære Ivan Ivanovich ,

Vi har mottatt klagen din om [problem] og vil gjerne møtes og diskutere bekymringene dine. Vi avtaler tid for 15. juni 2013 kl. 13.00.. Vær så snill, la oss diskutere problemene dine og måter å løse dem på.

Takk for ønsket om å forbedre organisasjonen vår og for ærlige kommentarer. Vi ser frem til å møte deg og finne en positiv løsning.

Brev #2:

Kjære Ivan Ivanovich ,

Jeg ville bli glad om du ville bli med i vårt selskap. Du vet jeg har lett etter noen med dine ferdigheter i flere måneder. Jeg tror du vil være en ideell kandidat for vår organisasjon.

jeg vil møte deg 10. juni 2013 d. for å diskutere muligheten for din overgang til oss. Ring meg så vi kan avtale. Jeg håper å se deg snart.

Uten navn

Eksempel på formelt brev for et forretningsmøte

1500 , 2000 Nyhet: , - 35 , . : , 2013 , XP, :Windows Roman:

Forespørselsbrev på engelsk

Ved å gjøre dette vil du hjelpe til med utviklingen av siden vår!

Svært ofte er det behov for å kontakte noen med en skriftlig forretningsforespørsel om engelske språk. Det finnes mange typer forretningsforespørsler, her er bare noen av dem:

  • Anmodning om førtidssamtale
  • Søker om anbefalingsbrev
  • Be om et møte
  • Spør etter informasjon
  • Be om høyning

    • Hvordan skrive forretningsbrev-be om

    Strukturen til et forretningsforespørselsbrev på engelsk, så vel som reglene for kommunikasjon når du skriver det, er praktisk talt ikke forskjellig fra et standard forretningsbrev på engelsk.

    Det er imidlertid flere enkle regler utforming av et forretningsbrev, hvoretter du kan øke sjansene for å få samtykke til det du ber om å gjøre.

    Hold det enkelt. I første avsnitt av brevet, angi for mottakeren årsaken til din kontakt.

    Gi om nødvendig personen du skriver til relevant informasjon for å hjelpe ham med å huske deg. For eksempel, hvis du skriver til din tidligere lærer, forklar i hvilket år og på hvilken avdeling du studerte med ham. I tilfelle et brev tidligere leder, minn ham på når du jobbet med dem. Disse dataene vil hjelpe mottakeren av forespørselen din med å huske deg.

    Forklar kort hva du ber om fra ham. Hvis forespørselen din har en frist, angi den umiddelbart etter selve forespørselen.

    Gi leseren all informasjon som må være relevant for forespørselen din.

    Legg til eventuell støtteinformasjon som mottakeren av forespørselen din kan trenge.

    Angi din kontaktinformasjon, gjelder også fullt navn, postadresse, telefonnummer og adresse E-post i hoveddelen av brevet. Oppfordre leseren til å kontakte deg hvis de har spørsmål eller bekymringer angående forespørselen din.

    Takk personen for hjelpen.

    Denne meldingen sendes til registreringsmyndigheten og utstedes på forespørsel fra leietaker: Toyota Alteza reparasjonsmanual.

  • Møtedato, møtedagsorden, dato og emne for en annen e-post, eller filnavn). Leder for vår avdeling for mottak av råvarer blir. Forretningskorrespondanse, som enhver annen form for menneskelig interaksjon, .
  • 1 inneholder et eksempel på et slikt brev. Be lederens sekretær om å kontakte sekretæren deres, etter å ha. 1 Dette brevet vil bidra til å oppnå et møte på toppnivå.
  • Alt om forretningskorrespondanse: regler for skriving og prøver av forretningsbrev. Et forretningsbrev som uttrykker takknemlighet på vegne av lederen. Forhandlinger, møte og tidsbruk, gjestfrihet gitt.
  • Teksten i brevet er strukturert i henhold til følgende skjema: introduksjon, bevis og konklusjon. Ferie, forretningsreise) til sin stedfortreder eller en tjenestemann som fungerer som leder.
  • Eksempel på forespørselsbrev - forretningsbrev. Eksempel på anmodningsbrev (eksempel). Ivanov, organiser et møte med søkere med den viktigste. Med signatur fra leder eller autorisert person.
  • Brevformen (horisontalt eller kantet) skal inneholde følgende detaljer: Emblem (logo).


    • Lignende artikler