Forespørselsbrevet tilhører typen. Typer forretningsbrev

- et generalisert navn på forskjellig innhold, som fungerer som et kommunikasjonsmiddel mellom institusjoner i ferd med å utføre sine aktiviteter.

Et brev er den vanligste måten å utveksle informasjon på, det forener en enorm gruppe dokumenter som er svært forskjellige i innhold, kjennetegnet ved metoden for å overføre tekst (; via post). Brev utgjør flertallet av innkommende og utgående dokumenter fra enhver institusjon og har mange varianter.

Typer bokstaver:

lærerikt;
medfølgende;
informativ;
garanti;
reklame;
påstander;
megling;
bekreftelsesbrev;
påminnelsesbrev;
varslingsbrev;
forespørselsbrev.

Brevene uttrykker gratulasjoner, ønsker og hilsener ved spesielle anledninger. Brev sendes som et tegn på deltakelse og uttrykk for kondolanser i dramatiske og tragiske situasjoner.

Brevet er utarbeidet i et format spesialdesignet for denne typen dokumenter A4. Hvis teksten i brevet ikke overstiger syv linjer, er det tillatt å bruke formatet A5.

Dato for brevet er datoen for signeringen.

Teksten til brevet bygget i henhold til ordningen:

introduksjon (her er grunnene til å skrive brevet, referanser til hendelser, fakta, beslutninger fra høyere institusjoner og andre faktorer som fungerte som grunnlag for å skrive brevet);
bevis (dette angir begrunnelsen for problemet angitt i brevet);
konklusjon (liste konklusjoner, forespørsler, krav, forslag).

Ofte i dokumentasjonspraksis brukes bokstaver som inneholder en siste del av teksten uten forklaring.

Lengden på brevet bør som regel ikke overstige én side.

Formål med kompilering og regi bokstaver koker som regel ned til insentivmotiver, derav de grunnleggende kravene til teksten: klarhet, presisjon, kortfattet presentasjon. Praksisen med korrespondanse har utviklet flere generelle regler som må følges når du skriver og formaterer brev.

Brevet bør vies til én sak, som forenkler behandlingsoperasjonene og fremskynder gjennomføringen i organisasjonen de er adressert til.

Brevets tekst står som regel i tredje person entall, for eksempel: «Skolen har ikke mulighet...», «I det kommende året foreslår ikke skolen...» osv. .

Retten til offisielle brev tilhører som regel lederen, og under hans fravær (sykdom, ferie, forretningsreise) til hans stedfortreder eller tjenestemannen som fungerer som leder. Brev sendes for tiden ikke bare med post, men også ved bruk av telegrafer, faksmaskiner og datanettverk (e-post).

Uavhengig av metoden for overføring av dokumentet, brukes enhetlige krav til utarbeidelse og utførelse (se fig. 3.7).

Ris. 3.7. Eksempel på bokstavformatering

16apr

Hallo! I denne artikkelen vil vi snakke om forretningsbrev.

I dag lærer du:

Hvorfor forretningskorrespondanse ikke har mistet sin relevans;
Hvilke typer forretningsbrev finnes det og hvordan formateres de?
Hvordan skrive et forretningsbrev riktig.

Nå utenfor vinduene våre er tiden for høyteknologi og Internett. Men forretningskorrespondanse har ikke mistet sin betydning og relevans, den har rett og slett flyttet til andre medier. La oss i dag snakke om hvorfor det er viktig å kunne skrive og formatere forretningsbrev.

Hvorfor trenger du bedriftskorrespondanse?

Først av alt er dette en mulighet til å utveksle meninger, forslag og tanker med ansatte eller forretningspartnere. Ved hjelp av korrespondanse oppgir de klager, forespørsler, og avklarer misforståelser mellom bedrifter.

Forretningskorrespondanse er en av variantene av offisiell korrespondanse.

Forskjeller mellom forretningsbrev og andre

De viktigste forskjellene er som følger:

Stilistisk presentasjon;
Ordforråd som ikke tillater klare uttrykk for følelser;
Utført på det offisielle brevhodet til selskapet;
Fonten er ikke for liten, men heller ikke stor, og er lik gjennom hele teksten;
Opptar sjelden mer enn 1 side;
Tilstedeværelse av streng offisiell kommandokjede.

Typer forretningsbrev

Alle forretningsbrev kan deles inn i flere grupper. Vi vil dvele ved hver enkelt mer detaljert og gi en kort beskrivelse.

Brev som ikke trenger å besvares.

Garantibrev;
Medfølgende;
Informasjonsinformasjon;
Advarselsbrev;
Påminnelsesbrev.

Brev som krever svar.

Anke;
By på;
Be om;
Krav;
Begjæring.

Ikke-kommersielle brev.

Invitasjonsbrev;
Brev som uttrykker kondolanser;
Brev som uttrykker takknemlighet;
Brev som informerer om noe;
Brev som inneholder anbefalinger;
Garantibrev;
Brev som bekrefter at varene er mottatt, tjenesten er levert, og så videre;
Gratulasjonsbrev ved forskjellige anledninger;
Forespørselsbrev;
Instruksjonsbrev;
Følgebrev.

Kommersielle brev.

De brukes vanligvis før avtaleinngåelse, samt under kontraktens gyldighetstid.

Disse inkluderer:

Brev som svarer på henvendelser;
Direkte forespørsel;
– et brev der det foreslås å foreta en transaksjon eller inngå en avtale;
Krav;
Påminnelse;
Et brev som inneholder advarsel om oppsigelse av avtaler eller behov for å oppfylle forpliktelser mv.

Hvis vi snakker om klassifisering etter struktur, er det 2 typer forretningsbrev:

Inneholder forfatterens tekst og skrevet i fri form;
Sammenstilt etter et strengt mønster.

Av adressat.

Rundskriv – et brev som sendes til flere adressater;
Vanlig – sendt til én mottaker på vegne av én person;
Kollektiv – sendes til én mottaker, men fra flere personer.

Brevene er også delt inn i henhold til formen de ble sendt i:

Sendt som en faksmelding;
Sendt på e-post;
De sendes i vanlige konvolutter.

Det finnes typer brev som av etiske grunner bør være håndskrevne fremfor maskinskrevne. Dette gjelder kondolanser og gratulasjoner.

Hemmelighetene til riktig design

Brevets tekst er delt inn i innledende, hoved- og siste deler. De er logisk forbundet med hverandre. Den innledende delen inkluderer omstendighetene som førte til opprettelsen av brevet, og hoveddelen representerer selve innholdet. Den siste delen oppsummerer resultatene, som uttrykker forespørselen, avslaget osv.

Generelt kan forretningskorrespondanse med alt ansvar kalles en kunst, fordi det er nødvendig å lære å utføre det riktig, i samsvar med alle krav. Tross alt tenker vi oftest bare på at informasjonen presenteres tydelig, og vi glemmer det faktum at brevet kan betraktes som selskapets ansikt.

Stilistikk.

Hvert brev holdes i en streng forretningsstil, ved å bruke talemåter som er karakteristiske for offisielle dokumenter.

Krav til presentasjon av informasjon.

All informasjon i brevet presenteres som følger:

Adressert, beregnet på en bestemt person;
All informasjon må være oppdatert på skrivingsdatoen;
Pålitelig;
Upartisk;
Begrunnet;
Så fullstendig som mulig, slik at det kan tas en avgjørelse basert på det.

Skjema.

Først og fremst er brevet skrevet på brevpapir som er proprietært til selskapet.

For å skrive et forretningsbrev brukes ark i A4-størrelse;
Venstre marg på skjemaet må være minst 3 cm, siden de etter en tid vil bli sendt til filen;
Navnet på selskapet, dets juridiske og faktiske adresse og e-postadresse er angitt;
Det er bedre å bruke standard Times New Roman-skrift, størrelse 12. Den er den mest optimale og lett å lese;
Det er lov å utarbeide forretningsbrev uten å bruke brevpapir, men da må du likevel oppgi informasjonen fra skjemaet.

Dersom brevet omhandler store transaksjoner knyttet til økonomi eller konfidensiell informasjon av annen karakter, anbefales det ikke å sende slike brev på faks eller elektronisk. Det er bedre på den gamle måten, i en vanlig papirkonvolutt.

Nummerering.

Hvis brevet består av flere sider, er de nummerert fra den andre. Tallene er markert øverst i midten med arabiske tall. Det er ingen prikker ved siden av nummeret.

Inndeling i deler.

Dette betyr å dele brevet inn i avsnitt. Teksten skal ikke flyte i en kontinuerlig strøm, ellers vil den rett og slett ikke bli oppfattet. Takket være inndelingen i avsnitt kan du se hvor en tanke slutter og en annen begynner.

Tilgjengelighet av rettelser.

Det er ikke tilrådelig å tillate rettelser, skrivefeil eller slettinger. Brevet skal skrives riktig, og teksten skal skrives ut med intervaller på 1,5 - 2.

Detaljer brukt.

Vi vil bare indikere de viktigste, siden vi allerede kort snakket om dem litt tidligere:

Hvis foretaket er statseid, brukes den russiske føderasjonens våpenskjold. Den ligger midt i den offisielle formen;
Fullt firmanavn;
Faks- og telefonnumre;
Bankkontonummer;
Adressat - og navnet på mottakerselskapet brukes i nominativ tilfelle for å angi mottakerens stilling og etternavn, bruk dativ;
Hvis mottakeren har en akademisk grad eller tittel, angi det før personens etternavn;
Eventuelle detaljer skrives på ny linje og med stor bokstav.

Forretningsbrev etter et møte

Du holdt et forretningsmøte, det var noen utsikter til. Vi vil diskutere videre hvordan vi skal reflektere dette i et brev.

Først av alt, i begynnelsen av brevet, referer til datoen og klokkeslettet for din kommunikasjon med din potensielle partner, selv om det har gått et par dager siden møtet.
Unngå feil eller altfor komplekse fraser: hold brevet kort og tydelig, men på en slik måte at mottakeren vil lese det.
Nevn hva samtalen handlet om. For eksempel: " Vi diskuterte hvor mye en vase i venetiansk stil ville koste."
Sørg for at mottakeren av brevet gir uttrykk for sin mening om temaet for møtet.
Angi et tidspunkt da du kan kommunisere på telefon eller møte personlig.
La mottakeren vite at du gleder deg til å jobbe med ham: " Jeg ser frem til fremtidige forretningsforbindelser med deg«.
Avslutt brevet med følgende eller lignende setning: " Beste ønsker til deg...».

Elektroniske forretningsbrev

Det er umulig å ignorere kravene til utførelse av dem, siden flere og flere brev blir utstedt i elektronisk form i stedet for i papirform. Tross alt er det det 21. århundre.

Det er ikke vanskelig å utarbeide et elektronisk forretningsbrev. Formateringskravene er identiske med tradisjonelle brev. Det eneste er at et slikt brev alltid skal ha en tittel (eller emnelinje) slik at det rett og slett ikke blir borte i dokumentasjonsflyten.

I tillegg, når et slikt brev besvares, er det bedre å ikke endre emnet for brevet, så du vil raskt forstå hva som blir sagt hvis du mottar mange e-poster.

Du bør heller ikke bruke den nyeste programvaren når du lager vedlegg til slike brev, det er langt fra et faktum at mottakeren din har det samme. Hvis det ikke er der, vil brevet rett og slett ikke åpnes.

Ikke bruk uttrykksikoner når du skriver et forretningsbrev elektronisk. Teknologi er flott, men hold det forretningsmessig når du skriver.

Hva er fristen for å svare på et brev?

Hvis brevet er klassifisert som å kreve svar, avhenger når man skal svare av informasjonen i brevet:

Hvis du mottar en forespørsel, må du bekrefte at den er mottatt innen de neste tre dagene etter mottak. Og det endelige svaret kan gis innen en måned;
Hvis vi snakker om kondolanser, kan den sendes innen ti dager etter at den triste hendelsen skjedde;
Det er tillatt å sende gratulasjoner innen 8 dager fra det øyeblikket du fikk vite om den spesielle datoen;
Hvis vi snakker om de generelle reglene for god oppførsel, er det bedre å svare på brev innen syv dager.

Hvordan skrive et forretningsbrev: på enkelt språk om komplekse ting

Skille mellom et forretningsbrev og personlig korrespondanse. Vi har allerede snakket mer enn en gang i dag om hva disse forskjellene er, vi bør ikke glemme dem. La oss nå se på å skrive et brev trinn for trinn.

1. stadie. Vi angir adressaten.

I øvre høyre hjørne av skjemaet skriver vi etternavn, initialer og posisjon til personen vi adresserer brevet til. Hvis adressaten er en organisasjon, oppgi dens juridiske adresse.

Trinn 2.

Anke.

Vi legger den i midten av skjemaet. Det utføres på en respektfull måte, uten forkortelser eller slettinger.: Eksempel Kjære (navn, patronym)!

Trinn 3.

Angivelse av formål.

Forklar formålet med brevet, dets essens og hovedideer. Denne delen er den viktigste. Skriv om hva du vil si, hva er årsaken til klagen din. Men ikke glem den offisielle og nøytrale stilen.

Trinn 4.

Komme med forslag og anbefalinger.

Nesten ethvert forretningsbrev innebærer at adressaten vil svare på det. Dette kreves vanligvis ikke bare av brev av informativ karakter. Beskriv derfor ikke bare problemet, men foreslå også hvordan det kan løses.

Hvis du sender inn en klage, be om at visse tiltak blir tatt hvis du tilbyr å samarbeide, fortell oss hvilke alternativer som er tilgjengelige.

Enkelt sagt må den som mottar brevet se at de ikke bare vil ha noe av ham, men også forstå hvordan dette kan oppnås.

Hvordan avslutte et forretningsbrev

Et forretningsbrev må skrives perfekt. Dersom skriveregler ikke følges, kan det påvirke selskapets omdømme som helhet negativt. Derfor foreslår vi nå å dvele mer detaljert ved utformingen av den siste delen av et forretningsbrev.

På slutten av brevet, oppsummer alt som ble diskutert tidligere. Men du bør ikke strekke konklusjonene dine i 10 setninger, kortfattethet og konsisthet verdsettes i forretningsbrev. Det er bedre å begrense deg til enkle fraser.

Vi vil basere avslutningen på 2 indikatorer: den skal være så høflig og korrekt som mulig. Det er forskjellige alternativer for hvordan den skal bygges. Her er noen eksempler:
Takk for oppmerksomheten eller hjelpen: Takk skal du ha! (La meg takke deg...);
Gi uttrykk for håp for fremtiden: Vi håper på gjensidig fordelaktig samarbeid (Vi håper å få svar i nær fremtid...);
Du kan konstruere en setning for å forsikre adressaten om noe: Vi vil gjerne samarbeide med deg;
Send en forespørsel: Vi ber deg rapportere resultatene;

Beklager eventuelle ulemper dette medfører:

Jeg beklager den uventede forsinkelsen i betalingen for materialet.

Hvordan si farvel til mottakeren.

Til tross for at korrespondansen er offisiell, kan du si farvel på forskjellige måter.
Her er noen alternativer:
Med respekt for deg...;

Med ønsker om suksess...;

Beste hilsener… Vi signerer riktig. Når du signerer brevet, angi din stilling, for- og etternavn. Hvis du tviler på hensiktsmessigheten av en setning som: "

Med vennlig hilsen" -

I den neste delen av artikkelen vår vil jeg snakke om forretningsbrev på engelsk.

Forretningsbrev på engelsk

Det er ingen regulert form for å skrive slike brev. Alt vil avhenge av formålet med brevet og hvem dets adressat er. Her er noen korte anbefalinger for utkast.

Dato for skriving.

Hvis vi skriver i USA, setter vi måneden først, deretter dagen og først året når vi angir datoen. Hvis til Storbritannia, er datoen lagt inn som i den russiske føderasjonen. I dette tilfellet, skriv måneden med bokstaver for å unngå forvirring.

Mottakerdetaljer.

Hvis du skriver til en mann, kontakt ham slik: Mr (sett inn etternavn);
Hvis en kvinne som er gift: fru (sett inn etternavn);
Til en ugift dame: Frøken (angi etternavn);
Hvis du ikke vet damens status: Ms (sett inn etternavn).

Oppgi adressen.

Rekkefølgen er den motsatte av den som er akseptert i den russiske føderasjonen: kontor, husnummer, gatenavn, postnummer, statsnavn (hvis du skriver i USA), fylkesnavn og landnavn (hvis du skriver i Storbritannia).

Hvordan kontakte mottakeren.

Standardsamtaler:

Kjære frue;
Kjære herr;
Kjære Herr eller Fru;
Kjære fru;
Kjære.

Etter adressen setter vi et komma (hvis du skriver til Storbritannia) eller et kolon (hvis du skriver til USA). Det er ikke vanlig å sette et utropstegn.

Emne.

Sørg for å angi emnet for brevet, akkurat som i den russiske føderasjonen.

Hovedtekst.

Del det inn i avsnitt. Eller skriv hver setning på en ny linje.

Hvordan si farvel.

For eksempel slik: " Takk for hjelpen, vi forblir dine virkelig"– Takk, min hengivne..., selv om det kan være mindre formelt.

Signaturregistrering.

Vi setter vår signatur under avskjedsparagrafen, angir vårt for- og etternavn, firmanavn og stilling.

Design av applikasjoner.

Hvis du legger ved noen dokumenter, vennligst oppgi dette på slutten av brevet: " Enc." og liste opp applikasjoner.

Hva du skal skrive med stor bokstav.

Etternavn og initialer;
Bedriftsnavn;
Navn på byer, stater osv.;
Eventuelle ord som indikerer posisjonen inneholdt;
De første avskjedsordene;
Åpningsadresser.

Før vi avslutter samtalen, her er noen eksempler på forretningsbrev på russisk og engelsk.

Eksempler på forretningsbrev på russisk og engelsk

Konklusjon

For å oppsummere vil jeg si at et forretningsbrev er et verktøy for kommunikasjon innen ethvert aktivitetsfelt. Hvis det er skrevet riktig, vil det definitivt presentere din bedrift i et positivt lys.

På den annen side kan et brev skrevet slurvete og med feil fullstendig ødelegge den mest lovende virksomheten. Skriv bokstaver riktig, og vi prøvde å fortelle deg hvordan du gjør det.

Hvordan skrive et forretningsbrev som ikke vil gå seg vill i "informasjonssøppelet" og vil bli lest? Regler, anbefalinger, eksempler

Ordet er et tilgjengelig forretningsverktøy. I næringslivet er det umulig å finne en person som ikke bruker ord i arbeidet sitt.

Moderne virksomhet blir gradvis til en korrespondansevirksomhet. Ved hjelp av brev – elektronisk eller tradisjonell – kommuniseres med kunder, forretningspartnere og arbeidsgivere. Brevet posisjonerer forfatteren enten som en profesjonell eller som en person du ikke bør fortsette et forhold til.

En fagperson må kunne skrive

Det er klart
effektivt
alvorlig
Interessant

Og det er aldri for sent å lære dette. La oss starte med det grunnleggende: forstå forskjellen mellom forretninger og vanlig skriving.

Hvordan er et servicebrev forskjellig fra et vanlig brev? Spesifikasjoner for et forretningsbrev

Et brev er en kort tekst på en eller to sider som har som formål å formidle informasjon om noe til adressaten.

Informasjonens art og forholdet mellom avsender og mottaker av brevet deler korrespondanse i

virksomhet (formell)
personlig (uformell)

Et forretningsbrev er preget av:

korthet
nøyaktighet
resonnement og logikk
informasjonsinnhold
vurderende og følelsesmessig nøytralitet
standardisering:
offisielle skjemaer brukes
stabile talefigurer, spesielle geistlige termer og konstruksjoner brukes
antall emner - 1-2
rettet mot
klart definert kommandokjede (om nødvendig)

Hvilke typer forretningsbrev finnes det?

Typen forretningsbrev avgjør

1. Hensikten med å skrive den

Kommersielle formål

Du ønsker å inngå en avtale og foreslå dens spesifikke vilkår - utarbeide et tilbudsbrev (tilbud) for adressaten

Hvis du ikke har bestemt deg for vilkårene for transaksjonen som er akseptable for deg, send et forespørselsbrev
Ønsker du å informere mottakeren din om brudd på kontraktsmessige forpliktelser fra hans side? Skriv et krav (klage)

Ikke-kommersielle formål

Si takk i et takkebrev
Bekreft dine forpliktelser med et garantibrev og ditt samtykke med et bekreftelsesbrev
Skriv informasjonsbrev hvis du tror at informasjonen din vil være av interesse for mottakeren
Minn om viktige avtaler, forpliktelser, straffer med purrebrev
Gratulerer i gratulasjonsbrev, spør i forespørselsbrev, kondoler i kondolansebrev
Hvis du trenger å sende viktige dokumenter eller materielle eiendeler, sørg for å utarbeide et følgebrev for lasten din

2. Mottaker

Hvis du adresserer et brev til flere mottakere samtidig, så skriver du et rundskriv

Brevet ditt kan berøre flere emner samtidig, noe som automatisk gjør det mangefasettert

4. Struktur

Regulerte bokstaver innebærer å sammenstille tekstdelen av brevet etter et bestemt mønster, mens uregulerte bokstaver har en fri presentasjonsform

5. Form for avreise

i en konvolutt
elektronisk
på faks

Strukturen til et forretningsbrev: introduksjon, kropp, konklusjon

Strukturen til et standard forretningsbrev krever mer nøye vurdering.

En korrekt formatert bokstav skal samsvare med følgende disposisjon:

La oss se nærmere på noen punkter i ordningen:

1. Overskrift

Vanligvis er dette en kort oppsummering av emnet for brevet.

Viktig: Skriv tittelen riktig hvis du vil at mottakeren skal lese brevet ditt.

Fraværet av overskrifter i bedriftskorrespondanse er typisk for nybegynnere som ikke har grunnleggende ferdigheter i å drive forretningskorrespondanse.

2. Anke

har den tradisjonelle formen "Kjære"
med stor bokstav på midten av linjen

Viktig: Bruk av forkortelser er forbudt!

3.Innledning

introduserer adressaten til hovedideen i brevet
forbereder adressaten på riktig oppfatning av etterfølgende informasjon i brevet

4. Hoveddelen av teksten underbygger hovedideen som er angitt i ingressen

I denne delen av brevet

du angir tydelig essensen av forslaget/anken
gi argumenter: fakta, tall, andre detaljer om emnet for brevet. ekspertuttalelse, egen positiv/negativ erfaring

For enkel begrunnelse kan du bruke følgende diagram:

Viktig: Det siste avsnittet bør inneholde en setning som indikerer et spesifikt trinn eller forventet resultat og oppmuntre mottakeren til å iverksette tiltak

5. Avslutningsvis:

6. I "Signatur"-vinduet må informasjon om adressaten angis:

jobbtittel

Hvordan ikke gjøre en feil når du velger en skrivestil?

I forretningskorrespondanse må du hele tiden ta valg angående skrivestilen og kommunikasjonstonen med adressaten. Hvor tørt, formell, eller omvendt, hvor livlig, varm og menneskelig skal budskapet ditt være?

Personlig stil i forretningskorrespondanse understreker de individuelle egenskapene til personen som skriver brevet
Når du bruker en formell stil, presenteres fakta og hensiktsmessige konklusjoner trekkes basert på dem.
Personlig stil innebærer kommunikasjon mellom forfatteren av brevet og adressaten på like vilkår
Formell stil demonstrerer en klar kommandokjede og en kraft som leseren av brevet er tvunget til å regne med.

For å velge riktig kommunikasjonsstil i et forretningsbrev, vurder:

hvilke vektkategorier er du og mottakeren din i?
Ønsker du å forhandle i minnelighet eller bruke press fra en styrkeposisjon?

Hvordan holde seg til den valgte stilen?

Personlig stil

Tilstedeværelse av personlige pronomen: Jeg, vi, du
For eksempel: Jeg beklager til deg og håper inderlig at lignende feil ikke vil skje igjen.
Direkte anker og forespørsler
For eksempel: Vennligst ikke la personlige eiendeler være uten tilsyn
Bruk av emosjonelle evaluerende uttrykk: stjerneungdom, øredøvende fiasko

Formell stil

Bytte ut personlige pronomen med abstrakte substantiv
For eksempel: Kinoadministrasjonen beklager på det sterkeste at de har endret kveldsprogrammet
Erstatte personlige appeller og forespørsler med uttalelser
For eksempel: Vennligst ikke la personlige eiendeler være uten tilsyn
Bruk av felles byråkrati: Jeg gjør deg oppmerksom på det, på grunn av at

En formell stil er absolutt ikke egnet hvis du skriver et takknemlighetsbrev eller et kondolansebrev, det vil si de forretningsbrevene der du trenger å uttrykke følelser. I en situasjon der du skriver et forespørselsbrev eller et tilbudsbrev, er det også bedre å holde seg til en personlig stil.

Hva er et klagebrev og hvordan skrives det? Hvordan er det forskjellig fra andre typer bokstaver?

Viktig: Når du skriver et brev, fokuser mottakerens oppmerksomhet på nøyaktig hvilke handlinger du forventer fra ham. Angi også spesifikke frister for gjennomføring av oppgavene dine.

Malen for klagebrev vil hjelpe deg med å komponere den riktig:

Hva er et svarbrev og hvordan skrives det?

Det er to typer rådsbrev:

avslagsbrev
brev med positivt svar

Utformingen av begge typer brev har to generelle regler (forutsatt at initiativbrevet er korrekt utformet):
1. Svarbrevet beholder vokabularet og talemønsteret til initiativbrevet
2. Teksten i svarbrevet skal ikke inneholde opplysninger om

dato for utarbeidelse av initiativbrevet
dets registreringsnummer

Et eksempel på et vennlig og korrekt avslagsbrev er gitt nedenfor:

Avslag trenger imidlertid ikke alltid være mykt. Det er situasjoner når en tøff og streng kommunikasjonsstil er nødvendig. Nedenfor er en mal med avslagsbrev for alle anledninger, fra harde til myke:

Informasjonsbrev: forskjellen fra svarbrev og klagebrev

Informasjonsbrevet er multifunksjonelt:

rapporter (for eksempel om prisendringer i prislister)
varsler (om gjenvalg av medlemmer av styret)
varsler (om forsendelse av varer)
erklærer (av intensjoner)
bekrefter (mottak av varer)
minner (om oppfyllelsen av forpliktelser påtatt i henhold til kontrakten)
annonserer og informerer (om selskapet generelt, om varer/tjenester spesielt)

Det kanskje mest presserende problemet i dag er spørsmålet om hvordan man skal skrive et reklame- og informasjonsbrev på riktig måte.

1. Mangel på struktur
2. Tilstedeværelse av slang eller uformelt språk i brevteksten
3. Slurvete design
4. Overflod av stavefeil, syntaktiske, stilistiske feil
5. Mangel på pålitelige fakta og objektiv informasjon i brevet
6. Brudd på grunnleggende høflighetsregler (spesielt i klagebrev)
7. Bruk av tungvinte og uklare setninger i teksten
8. Mangel på logikk i presentasjonen av stoffet
9. Mangel på forklaringer på forkortelser
10. Generell uskarphet i teksten hvis den er kompilert formålsløst

Hva annet trenger du å vite om forretningsbrev?

1. For moderne forretningskorrespondanse brukes blokkstrukturmetoden for tekstkomposisjon.
Denne metoden sparer tid og opprettholder den generelle stilen til all forretningsdokumentasjon. Et karakteristisk trekk ved metoden er åpen tegnsetting eller fravær av punktum/komma (for eksempel når du lager lister)

2. En sans-serif-font (for eksempel Arial) kan brukes for tittelen på brevet. En slik font oppfattes på et underbevisst nivå som stabil og solid.

3. Serif-fonter (Times News Roman) bør brukes i brødtekst. Seriffer gjør det lettere for øynene dine å bevege seg fra bokstav til bokstav, noe som gjør lesingen raskere.

Viktig: Det finnes bokstaver som alltid bare skrives for hånd!
Dette er gratulasjonsbrev, kondolansebrev, takknemlighetsbrev

En stor mengde nyttig informasjon om sammensetningen av forretningsbrev finner du i videoen fra Sasha Karepina.

Video: Hvordan skrive følgebrev og CV

Video: "Lære av historiefortellere." Hemmeligheter med å selge tekster

Brev er et generalisert navn for dokumenter med forskjellig innhold sendt med post, bud, faks, e-post osv.

Som du vet blir folk møtt av klærne sine. Derfor vil "klærne" i brevet ditt, dvs. Konvolutten og papiret må være ulastelig. Ellers risikerer brevet ditt å havne i papirkurven ulest, selv om det inneholder informasjon som er ekstremt verdifull for mottakeren.

Dette gjelder spesielt for brev som bedriftsintroduksjoner, produkttilbud, varer, tjenester og jobbsøknader. Konvolutten skal være tykk, ugjennomsiktig, standardstørrelse, laget av hvitt papir. Adressen på konvolutten må være trykt eller synlig fra et gjennomsiktig vindu. Det er ingen strenge restriksjoner eller regler her.

Skal du be om informasjon, bestille varer eller tjenester, så er kanskje ikke både konvolutten og papiret det dyreste, men fortsatt av god kvalitet.

Papiret, hvis du ikke bruker standard brevpapir til din bedrift, må også oppfylle de strengeste kravene: A4-format, hvitt, tykt, et ark uten defekter eller flekker, spesielt hvis du tilbyr samarbeid, representerer din bedrift eller blir ansatt . Signaturen bør utformes på en slik måte at mottakeren ikke føler at du ikke har en anstendig fyllepenn eller at du ikke er trygg nok til å gjengi signaturen din. Brevet ditt skal gjøre et solid, respektabelt inntrykk ved første øyekast.

Brevet skal være informativt, konsist og ikke inneholde mer enn én side. Ingen vil lese mer enn én side.

Alle forretningsbrev kan deles inn i brev som angir et fullført faktum og forutsetter muligheten for gjennomføring, i brev som krever svarbrev og brev som ikke krever svarbrev, i forretningsbrev og kommersielle brev.

Typer forretningsbrev:

1)Informasjonspost sendes til tjenestemenn, og den gir informasjon om fremdriften i arbeidet eller informerer om enhver sak, sak, fakta, hendelser mv. Ofte ved hjelp av slike brev fremmer de aktivitetene til organisasjoner og produkter.

2)B forespørselsbrev den som sender spør eller krever svar på et interessespørsmål eller en forklaring om et oppnådd faktum osv.

3)Sendebrev (eller følgebrev).- dette er en kort melding til adressaten om at dokumenter eller materielle eiendeler er sendt til ham. Slike brev utformes når de inneholder forklaringer om utførelsesformen eller formålet med å sende dokumentet.

4)B purrebrev melding om at fristen for gjennomføring av enhver handling nærmer seg, akselereres eller utløper.

5)Søknadsbrev- dette er et offisielt brev der den eller den ordren eller søknaden er gjort.

6)B forespørselsbrev institusjoner, virksomheter, organisasjoner eller enkeltborgere kontakter adressaten med en forespørsel.

7)Svarbrev– dette er et brev der det gis svar på forespørsler, søknader, bestillinger osv. Teksten beskriver beslutningen som er tatt på initiativdokumentet.

8)Garantibrev etablere eller bekrefte forpliktelsene til partnere i alle transaksjoner: betaling for utført arbeid, levering av bolig, etc. Dette dokumentet må ha underskriftene til lederen og regnskapssjefen, og organisasjonens segl.

9)Invitasjonsbrev. Hensikten med brevet er en invitasjon til møte, møte, konferanse m.m. Adressert til en bestemt person, gruppe mennesker, organisasjon og kan inneholde hele agendaen for arrangementet, navn på foredragsholdere osv.

10)Varslingsbrev. Ofte svaret på en forespørsel.

11)Bekreftelsesbrev varsler om mottak av dokumenter, verdisaker, bekrefter fakta og handlinger. Sending av bekreftelsesbrev er en obligatorisk del av forretningsforholdet. Den lar deg fjerne problemet fra kontroll.

12)Klagebrev sendes av innkjøpsbedriften til leverandørens organisasjon. Teksten angir kravene presentert av forfatteren av påstanden.

Brev tegnes på brevpapir og inneholder følgende detaljer: adressat, tittel på teksten, notat om tilstedeværelsen av et vedlegg, signatur, notat om utøveren.

Offisiell korrespondanse inkluderer mange typer og varianter av brev: forespørsler, forslag, varsler, påminnelser, varsler, følge- og garantibrev, invitasjoner, søknader, krav, etc.

Strukturen til et forretningsbrev.

Når du skriver noen bokstaver, bør du alltid være veiledet av formelen: kort og saklig. Et forretningsbrev bør ikke være mer enn en side.

Teksten til brevet består som regel av tre deler: introduksjon, bevis og konklusjon. Innledningen indikerer årsakene til å skrive brevet, bevisene indikerer fakta, betraktninger og forklaringer til forfatteren av brevet, hans beregninger, og konklusjonen indikerer hovedformålet med brevet.

Teksten til brevet kan bestå ikke bare av alle tre elementene, men også av to - introduksjon og konklusjon, eller til og med en - konklusjon.

Brev utstedes på brevpapir.

Navnet på dokumenttypen er ikke angitt i bokstavene.

Brev utformes i to eksemplarer: den første kopien, etter registrering i journalen over utgående dokumenter, sendes til adressaten, og den andre lagres.

Tjenestebrev skal undertegnes av institusjonsleder før de sendes. Hvis brevet er av penge-, eiendoms-, materiell- eller kredittkarakter, kreves det en regnskapsførers signatur. Se "signatur"-detaljene.

2.FAKS, TELEGRAM, TELEFONOGRAMM, E-POST

Fakser er i hovedsak raske brev, så alle kravene til brev gjelder for dem. Dessuten bekreftes faksmeldingen i noen tilfeller ved å sende originalen med vanlig post. Det finnes to typer fakser - svært korte meldinger som krever et raskt svar, og lengre. I det første tilfellet skrives meldingen på et standardskjema. I tilfelle når en lang melding sendes, er det på standardskjemaet nødvendig å indikere hvem informasjonen og meldingen om innholdet i vedleggene (avtale, ordre osv.) er adressert til.

E-post er en helt spesiell type kommunikasjon som lar deg jobbe interaktivt, i telekonferansemodus osv. og presenterer både enorme muligheter og store vanskeligheter på grunn av detaljene ved å gjennomføre elektronisk korrespondanse. På den ene siden er e-poster nesten ikke forskjellige fra deres vanlige forgjengere - papirbrev. E-posten har mottakerens adresse og avsenderens adresse, dato og klokkeslett for sending og mottak av meldingen, teksten i brevet og avsenderens signatur, emnet for meldingen er registrert, den vedlagte filen fungerer som et vedlegg.

Forretnings-e-postkorrespondanse innebærer respekt for kulturen og tradisjonene som er iboende i en gitt nasjon, sosialt nivå eller til og med forretningsområde. En amerikaner, for eksempel, kan ganske raskt flytte til et nesten uformelt kommunikasjonsnivå, noe som ikke betyr at virksomheten din er en prioritet for ham, det er bare hvordan de gjør det. Europeerne vil holde avstand til siste øyeblikk, og av samme grunn. Det mest optimale alternativet er å velge en gradvis utvikling av forhold fra strengt formelle til mer uformelle. Stilen og formen til forretningsmeldinger bør holdes i en offisiell stil.

Det bør huskes at meldingen din, før den når mottakerens postkasse, går gjennom mange servere og er tilgjengelig for oppmerksomheten til mange mennesker. Når du arbeider med e-post, bør du derfor huske at e-posten din ikke under noen omstendigheter skal kompromittere verken deg, din bedrift eller adressaten din.

3. Konseptet med et dokumentskjema. Hjørne- og langsgående former.

Et dokumentskjema er permanente obligatoriske detaljer som er forhåndspåført på et standardark med typografi eller ved bruk av et spesielt stempel. Disse detaljene utgjør den offisielle (selskaps)formen for dokumentet.

Hvert dokument består av en rekke av dets bestanddeler, som kalles detaljer (navn, adressat, tekst, dato osv.). GOST etablerer følgende definisjon:

En rekvisitt er et obligatorisk designelement som ligger i en bestemt type offisielt dokument.

Ulike dokumenter består av et annet sett med detaljer, som bestemmes av formålene med å lage dokumentet, dets formål osv. Men uansett må informasjonen som er registrert på et håndgripelig medium formaliseres ved å legge ned de nødvendige detaljene. Først da blir det et dokument.

Ved produksjon av offisielle skjemaer brukes to hovedpapirstandarder: A4 (210x297mm) og A5 (147x210mm). Det er tillatt å bruke skjemaer i formatene A3 (420x297mm) og A6 (148x105mm). Dokumentskjemaer må ha marger på minst 20 mm på venstre og topp og 10 mm på høyre og bunn.

Det finnes tre typer offisielle skjemaer for organisatoriske og administrative dokumenter: et generelt skjema, et brevskjema og et skjema for en bestemt type dokument. Det generelle skjemaet brukes til produksjon av alle typer dokumenter unntatt brev.

Brevform

Dette skjemaet er uthevet fordi brevet er ment å sendes til andre organisasjoner og derfor inneholder adresseinformasjonen til bedriften. Brevskjemaet inneholder detaljer: navn på organisasjonen, bakgrunnsinformasjon om organisasjonen, organisasjonskode. Brevskjemaet angir plasseringen av detaljene: datoen for dokumentet, registreringsnummeret til dokumentet, en lenke til registreringsnummeret og datoen for dokumentet. Brevpapiret kan også inneholde et bilde av våpenskjoldet eller emblemet og navnet på overordnet organisasjon.

Metoder for å registrere detaljer

_________________ ________________________ _________________ ______________

___________ _________ ____________ __________

______ ____________ ______ ____________

Krav til dokumentskjemaer: Dokumenter er utarbeidet på skjemaer, må ha et etablert sett med detaljer og en stabil rekkefølge for deres arrangement.

To hovedformater for dokumentskjemaer er etablert - A4 (210 x 297 mm) og A5 (148 x 210 mm).

Hvert ark av dokumentet, tegnet både på skjemaet og uten det, må ha marger, mm:

20 - igjen,

10 - høyre,

20 - topp,

Formen for forretningskorrespondanse, i dag, bør ikke bare være forståelig og klar, men også kortfattet.
Det finnes flere typer forretningsbrev. La oss se på dem.

Den første typen er et brev - en forespørsel. Den er klart og konsist formulert. Dersom det er forklaringer på forespørselen, bør de angis så kortfattet som mulig. Sørg for å understreke din personlige interesse og takk dem på forhånd for å oppfylle forespørselen din.

I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å avslutte brevet med "Vi forsikrer deg om at informasjonen du gir vil bli behandlet strengt konfidensielt."

Den andre typen forretningsbrev erbrev - varsel. Dette brevet sendes som en høflighetsgest (for et raskt svar, et uttrykk for vilje til å samarbeide osv.) eller som en spesifikk informasjonsmelding. Under et slikt brev er signaturen til sekretæren eller assistenten tilstrekkelig.

Den tredje typen er et purrebrev. Et slikt brev sendes til adressaten i tilfeller hvor det ikke er mulig å oppnå rettidig resultat som følge av telefonsamtaler eller personlige kontakter. Formålet med brevet er å på en taktisk måte minne adressaten om de forpliktelsene han har påtatt seg og fristene for gjennomføringen av dem. Bare under ekstreme omstendigheter kan det antydes sanksjoner. som senere kan oppstå.

Den fjerde typen er et bekreftelsesbrev. Oftest er det en bekreftelse på tidligere gitte garantier og løfter. Et slikt brev fyller ikke så mye en juridisk funksjon. heller moralsk. Uttrykker vilje til å støtte adressatens forslag. Eller bekreftelse på rettidig mottak av dokumenter.

Den femte typen er et brev - et krav. Dette brevet er en slags offisiell advarsel. Den må inneholde begrunnelsen for å fremme et krav, selve kravene og de spesifikke kravene til den som fremsetter kravet.

Den sjette typen er et brev - avslag. Dette brevet inneholder et svar på kundens eller partnerens klage. Et korrekt utformet brev hjelper, til tross for avslaget, i det videre samarbeidet mellom partene.
I begynnelsen av brevet skal det være en nøytral kommentar som viser hva du er enig i, deretter begrunnelsen for avslaget. Slutten av brevet skal være positivt, til tross for at du ikke tilfredsstilte klagen som ble uttrykt. Si at du er klar for videre samarbeid.

Den syvende typen er et unnskyldningsbrev. Det er situasjoner når du må skrive et unnskyldningsbrev av en eller annen grunn. Vanligvis inneholder den en erklæring om årsakene til at noe ikke fant sted, et møte, en konferanse, eller du ikke var til stede på en viktig begivenhet.

Den åttende typen er et garantibrev. Det er en form for brev som plikt til å betale for et kjøp, tjeneste... Inneholder en bestemt type operasjon som er verdt å utføre. Slutten av brevet garanterer betaling og gir bankdetaljer. Har to underskrifter, leder og regnskapssjef.

Den niende typen er et sirkulært brev. Formålet med slike brev er å formidle samme informasjon til flere adressater (datterselskaper, filialer). Disse brevene sendes av den administrerende organisasjonen en personlig signatur kreves bare på den første kopien, og på resten - en faksimile.