Dokumentets rettskraft- en egenskap til et offisielt dokument gitt til det av gjeldende lovgivning, kompetansen til organet som utstedte det og den etablerte prosedyren for utførelse av det.

Kapittel 2, avsnitt 18. Å gi dokumentet rettskraft Følgende obligatoriske opplysninger kreves:

navn på organisasjonen og (eller) strukturell enhet- forfatter;

registreringsindeks;

For visse typer dokumenter er ytterligere detaljer som gir dem rettskraft et godkjenningsstempel, et segl og et kopisertifiseringsmerke.

For elektroniske dokumenter utføres utskriftsfunksjonen av den digitale signaturen til en juridisk enhet eller lederen av en organisasjon, hans stedfortredere eller en annen autorisert person (del tre av paragraf 18 ble innført ved resolusjon fra Justisdepartementet datert 30. desember, 2015 N 225)

Lov i Republikken Hviterussland av 10. januar 2000 nr. 357-z om elektroniske dokumenter

Artikkel 11. Rettskraft elektronisk dokument

Et elektronisk dokument på datamedium tilsvarer et dokument på papir og har samme rettskraft. Hvis lovgivningen i Republikken Hviterussland krever at et dokument skal utarbeides skriftlig eller presenteres skriftlig eller skriftlig, anses et elektronisk dokument å oppfylle disse kravene. Originaler av elektroniske dokumenter og deres kopier på papir, som oppfyller kravene i artikkel 10 i denne loven, har samme rettskraft. I tilfeller der lovgivningen i Republikken Hviterussland krever notarisering og (eller) statlig registrering av et dokument, er enten et elektronisk dokument eller en kopi av det på papir underlagt sertifisering og (eller) registrering på den måten som er fastsatt i lovgivningen til republikken Hviterussland. Prosedyren for å dokumentere og sirkulere informasjon spesifisert i del en av artikkel 18 i denne loven i form av elektroniske dokumenter er regulert av tekniske reguleringsrettsakter på området teknisk standardisering og standardisering og kontorarbeidsregler etablert av lovgivningen i Republikken Hviterussland.

Artikkel 10. Kopier av elektroniske dokumenter og deres identifikasjon Kopier av et elektronisk dokument lages ved å bekrefte, i samsvar med prosedyren fastsatt ved lov, formen for ekstern representasjon av det elektroniske dokumentet på papir. Kopier av elektronisk dokument på papir skal inneholde en indikasjon på at det er kopier av tilsvarende elektronisk dokument. Sertifisering av form for ekstern presentasjon av et elektronisk dokument på papir kan utføres: av en notarius eller annen person som er autorisert til å utføre notarialhandlinger; en individuell gründer eller en juridisk enhet som, i samsvar med lovgivningen i Republikken Hviterussland, har rett til å utføre slike aktiviteter. Gjengivelse av et elektronisk dokument på en annen materiell gjenstand enn papir, som kan skilles fra maskinmedier, eller en kopi av det på papir som ikke er behørig sertifisert, har ikke rettskraften til en kopi av det elektroniske dokumentet. Artikkel 18. Elektroniske dokumenter som inneholder informasjon hvis distribusjon er forbudt eller begrenset Innholdet i elektroniske dokumenter kan være opplysninger som er en stats-, offisiell eller kommersiell hemmelighet, samt annen informasjon hvis distribusjon er forbudt eller begrenset. Reglene for bruk og tiltak for å beskytte slik informasjon er fastsatt av lovgivningen i Republikken Hviterussland. Statlige organer og juridiske personer, deres tjenestemenn, så vel som enkeltpersoner hvis funksjoner inkluderer å arbeide med elektroniske dokumenter som inneholder informasjon spesifisert i del én av denne artikkelen, er forpliktet til å sørge for de nødvendige tiltakene for å beskytte den i samsvar med lovgivningen i Republikken Hviterussland.

8. Dokumentskjemaer: typer, designkrav, funksjoner ved utvikling og bruk.

Instruks for kontorarbeid i statlige organer og andre organisasjoner (som endret ved vedtak fra Justisdepartementet datert 24. oktober 2011 N 235, datert 27. januar 2012 N 18, datert 15. januar 2013 N 9, datert 10. desember 2014 N 240, datert 30. desember 2015 N 225)

I henhold til paragraf 21 Dokumentskjema- et standardark med detaljer gjengitt på det, som inneholder konstant informasjon og plass tildelt variabel. Konstant informasjon er detaljene til organisasjonen (navn, adresse, telefonnumre, bankkonto osv.), og variabel informasjon er hovedteksten i dokumentet, hovedinnholdet.

Hvis et dokument (for eksempel et brev) viser seg å være veldig omfangsrikt, er bare den første siden av dokumentet utarbeidet på skjemaer, og standard blanke ark brukes til å produsere påfølgende sider.

Skjemaer er under utvikling i samsvar med statens standard for republikken Hviterussland STB 6.38-2004 "Enhetlige dokumentasjonssystemer for republikken Hviterussland. System for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til utarbeidelse av dokumenter”, godkjent ved resolusjon fra komiteen for standardisering, metrologi og sertifisering under Ministerrådet i Republikken Hviterussland datert 21. desember 2004 nr. 69 (heretter referert til som STB 6.38-2004).

De er to typer:

· brevform;

· generell form for andre typer organisatoriske og administrative dokumenter.

Når du produserer et spesifikt dokument, brukes navnet på dets type (bortsett fra en bokstav) på et generelt skjema ved hjelp av tekniske midler. Basert på det generelle skjemaet kan det lages skjemaer for bestemte typer dokumenter (bestillinger, instruksjoner, instruksjoner, protokoller etc.). Samtidig understreker instruksen at det er tilrådelig å lage skjemaer for bestemte typer dokumenter dersom volumet overstiger 200 dokumenter per år.

I henhold til paragraf 24 i instruksjonene Ved utvikling av dokumentskjemaer brukes standardark med A4-papir(210×297 mm) og A5(148×210 mm). Valget av skjemaformat ved utarbeidelse av et dokument avhenger av tekstens art og volum. Dermed brukes et skjema i A5-format for dokumenter med liten tekst, ikke mer enn 5–7 linjer.

Paragraf 25 i instruksen klargjør permanent informasjon på brevpapir, dette er detaljene:

· organisasjonskode: kode i henhold til OKRB 004-2001 "Steds- og styringsorganer (for offentlige myndigheter og ledelse)" eller kode i henhold til OKRB 018-2003 " Juridiske enheter Og individuelle gründere»;

· navn på firma;

· avsenderens postadresse;

· kommunikasjon (adresser, telefonnumre) og kommersielle (bank) data.

Merket på brevpapiret

Når det gjelder detaljene som brukes på det generelle skjemaet, vil listen være som følger:

· Statens emblem for Republikken Hviterussland (for statlige organisasjoner);

· organisasjonsemblem eller varemerke (tjenestemerke);

· organisasjonskode: kode OKRB 004-2001 "Regjerings- og styringsorganer (for statlige og styringsorganer)" eller kode i henhold til OKRB 018-2003 "Juridiske enheter og individuelle entreprenører";

· navn på overordnet organisasjon;

· navn på firma;

· navnet på den strukturelle enheten;

· sted for samling eller publisering.

Søk på det generelle skjemaet grensemerker og linjer for detaljer: dato, registreringsindeks.

For å registrere detaljene "Navn på dokumenttype" på generell form er gitt ledig plass mellom detaljene «Navn på organisasjon» («Navn på strukturell enhet») og grenselinjene for detaljene «Dato» og «Registreringsindeks».

Paragraf 27 i instruksen slår fast dette Dokumentskjemaer utvikles basert på lengde- eller vinkelarrangementet av detaljene. Med hjørnealternativet er skjemadetaljene plassert i øvre venstre hjørne. Maksimal lengde linjene i skjemadetaljene bør ikke overstige 73 mm. I den langsgående versjonen er skjemadetaljene plassert i midten av arket langs toppmargen uten å begrense de horisontale dimensjonene, men i samsvar med de etablerte margstørrelsene.

Skjemadetaljer finnes sentrert eller flaggmetode. Med den sentrerte metoden er begynnelsen og slutten av hver linje med detaljer sentrert, det vil si like langt fra grensene til området hvor detaljene befinner seg. Med flaggmetoden starter hver attributtlinje fra venstre kant av attributtplasseringsområdet.

Det bør tas i betraktning at om nødvendig kan begrensende merker for felt og individuelle detaljer i form av hjørner og linjer påføres skjemaet. Det er lov å merke skjemaet for bretting og stansing med hull.

Når du oppretter et skjema på flere språk, må skjemadetaljene dupliseres på disse språkene.

I alle organisasjoner, uavhengig av eierform, er brevskjemaet utarbeidet med en langsgående oppstilling av detaljer på to språk.

Det er slått fast at formen på et dokument sendes på e-post, blant annet via det tverretatlige systemet elektronisk dokumenthåndtering statlige organer, utarbeidet i samsvar med vedlegg 21 til instruksen.

I henhold til punkt 31 i instruksjonene, spesifikasjonene for produksjon og bruk av dokumentskjemaer med bilder Statens emblem av republikken Hviterussland er regulert av separate lover i republikken Hviterussland. Men siden vårt "pedagogiske program" er ment å i større grad for privateide organisasjoner vil vi bare understreke det Det nasjonale emblemet til landet brukes på brevpapiret til offentlige organer og organisasjoner, og vi vil ikke dvele mer i dette emnet.

Hvis dokumentet ikke er utarbeidet på et skjema, men på et blankt ark, er det angitt øverst til venstre på det første arket i dokumentet hjørnestempel. Det er tillatt å produsere tre typer hjørnestempel:

· for skriving;

· generelt hjørnestempel;

· hjørnestempel for en bestemt type dokument.

Sammensetningen av detaljene til hjørnestemplet, rekkefølgen på deres plassering og utførelse må samsvare med sammensetningen, rekkefølgen på plassering og utførelse av detaljene i skjemaet.

Paragraf 34 i instruksjonene fastslår at størrelsen på hjørnestemplet ikke skal overstige 73 mm horisontalt og 75 mm (for frimerker med bildet av statens emblem eller emblem) eller 55 mm (for frimerker uten bildet av Hviterussland). statsemblemet til republikken Hviterussland eller emblemet) vertikalt.

9. Funksjoner og prosedyre for utarbeidelse av utkast til rettsakter.

Loven i Republikken Hviterussland 10. januar 2000 nr. 361-З Om regulatoriske rettsakter fra Republikken Hviterussland

Funksjoner av prosedyren for å forberede prosjekter forskjellige typer normative rettsakter, tekniske og juridiske krav for gjennomføringen av dem, samt andre spørsmål som ikke er regulert av denne loven, bestemmes av reglene for utarbeidelse av utkast til normative rettsakter, utviklet av National Center for Legislation and Legal Research of the Republic av Hviterussland sammen med Justisdepartementet i Republikken Hviterussland og godkjent av presidenten for Republikken Hviterussland.

Artikkel 47. Prosedyre for utarbeidelse av et utkast til normativ rettsakt

Utarbeidelse av et utkast til reguleringsrettsakt kan omfatte:

behandling av forslaget til regelverk og beslutningstaking om utarbeidelse av utkastet;

organisatorisk, teknisk og økonomisk støtte for forberedelsen;

samling nødvendige materialer og informasjon;

utvikling av prosjektkonseptet;

utarbeide teksten til prosjektet;

prosjektgodkjenning;

utføre juridiske og andre nødvendige undersøkelser.

Det regelgivende organet kan utføre utarbeidelsen av et utkast til normativ rettsakt uavhengig eller overlate det til et annet emne i regelutformingsinitiativet i spørsmål innenfor dets kompetanse, bestille det fra National Center for Legislation and Legal Research of the Republic of Hviterussland, og også, på foreskrevet måte, involvere relevante spesialister fra andre organisasjoner i utarbeidelsen av utkastet, primært statlige, betro midlertidige kommisjoner eller arbeidsgrupper spesielt opprettet for dette formålet.

Utarbeidelse av et utkast til reguleringsrettsakt utføres med obligatorisk deltakelse av den juridiske tjenesten til den relevante offentlig etat(organisasjoner).

Imidlertid har denne loven et snevert fokus: den er fokusert på den juridiske kraften til elektronisk signatur i dokumenter og sidestiller den med håndskrevet en. Samtidig er generalen lovverk Det er ingen som vil regulere ED i vårt land ennå. Det er så mange typer dokumenter som brukes i dokumenthåndtering at det er svært problematisk å stave ut hver av dem i loven. Derfor er digital dokumentflyt i dag regulert indirekte, gjennom flere ulike rettsakter. En av dem er den russiske føderasjonens sivile kode, spesielt artikkel 160. Den gir mulighet til å signere dokumenter ikke bare med en håndskrevet signatur, men også med enhver annen signatur gitt av russisk lovgivning, inkludert elektroniske digitale. Rettskraften til papir- og elektroniske dokumenter i dag anerkjennes som lik bare i tilfeller der alle nødvendige detaljer er oppfylt.

Rettskraften til et elektronisk dokument og dets obligatoriske attributter

Dette kan være nok til å løse viktige problemer eller klargjøre informasjon. I noen tilfeller må du imidlertid ikke bare sende en e-post, men også gjøre den offisiell.

Spørsmålet oppstår, i dette tilfellet, er det det e-post offisielt dokument. Les også De fleste store russiske bedrifter og organisasjoner vil definitivt tolke brevet som offisielt.

Men for at et slikt brev virkelig skal ha offisiell status, må det inneholde detaljene ovenfor. Naturligvis vil tilstedeværelsen av en elektronisk digital signatur gi en slik melding nødvendig rettskraft.
I mangel av en, kan det oppstå tvil om autentisitet.

Et elektronisk dokument er ikke bare et dokument som er opprettet på en datamaskin

Merk følgende

Hvilke dokumenter skal umiddelbart utarbeides på papir Uavhengig av om virksomheten har installert et elektronisk dokumenthåndteringssystem, alle personaldokumenter som arbeidslovgivning, arbeidskontrakt, tariffavtalen krever samtykke fra arbeidstakeren, skal lagres på papir, med underskrifter fra autoriserte personer og arbeidstakeren. Siden hvis du lagrer personellbestillinger i elektronisk form, og separat den ansattes bekjentskapskvittering i papirform, så hvis det oppstår en konflikt, kan den ansatte si at han ikke var kjent med dokumentet som var riktig lagret i organisasjonen.

Og det vil være umulig å bevise det motsatte. Vi kan trekke en entydig konklusjon om at en fullstendig overgang til elektronisk personaldokumenthåndtering på dette stadiet er umulig.

Et annet problem er behovet for å sikre den juridiske gyldigheten til elektroniske dokumenter. Men jo lenger vi kommer, jo oftere kan dette problemet løses som en ordinær organisatorisk og teknisk oppgave.

Takket være at en lov som regulerer bruk av elektronisk digital signatur (EDS) endelig er vedtatt, er det blitt mulig å gi elektroniske dokumenter lovlig status. I henhold til den føderale loven "om elektronisk digital signatur" føderal lov "om elektronisk digital signatur" datert 10. januar 2002, artikkel 4-12 // Samling av lovgivning i Den russiske føderasjonen.

2002. nr. 2. Art 127., en elektronisk digital signatur i et elektronisk dokument tilsvarer en håndskrevet signatur i et papirdokument, på visse vilkår.

Rettskraften til et elektronisk dokument

Hvis et dokument i henhold til loven eller forretningsskikk må sertifiseres med et segl, er et elektronisk dokument signert med en forbedret elektronisk signatur anerkjent som likeverdig med et papirdokument signert med en håndskrevet signatur og sertifisert med et segl. Denne regelen er etablert av del 2 og 3 i art. 6 i lov nr. 63-FZ.
Med andre ord tilsvarer en enkel og ukvalifisert elektronisk signatur en autograf, og en forbedret signatur tilsvarer å autentisere et dokument med signatur og segl. Dermed kan en forbedret ukvalifisert signatur gjenkjennes som både en analog til en signatur og en analog til en signatur med et segl.
Elektronisk dokument i retten Dokumenter sendt via E-post, i samsvar med klassifiseringen ovenfor, kan kalles signert med en enkel elektronisk signatur.

Konseptet med et elektronisk dokument, dets rettskraft

Det er strukturert informasjon i elektronisk form som ikke kan endres etter at den er sertifisert med elektronisk signatur. Hvis informasjon om samme transaksjon er skrevet ut på papir og signert av begge parter i kontrakten, vil du få et nytt dokument om det samme.

Disse to dokumentene vil være likeverdige. Men hvor er garantien for at de er identiske? På hvilket grunnlag skal kun ett av de to dokumentene registreres? Og hvilken egentlig? Generelt kan du ikke klare deg uten kollisjoner. Det eneste området der det er en klar forståelse av dette spørsmålet, er omsetningen av fakturaer.

Faktura utstedes på papir dersom kjøper av en eller annen grunn ikke har mottatt elektronisk faktura. Her fungerer konjunksjonen "og" i ordlyden til normen: en faktura kan utstedes både elektronisk og i papirform.

Dokumentets rettskraft

Obligatoriske detaljer for et elektronisk dokument Sammensetningen av de obligatoriske detaljene er fastsatt av følgende forskrifter: - Føderale lover: datert 27. juli 2006 N 149-FZ "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse"; datert 10. januar 2002 N 1-FZ “On Electronic Digital Signature” (som endret 8. november 2007); datert 21. november 1996 N 129-FZ “On Accounting” (som endret 23. november 2009); — Vedtak fra føderale utøvende myndigheter og GOSTer: Goskomstat i Russland datert 01/05/2004 N 1 "Om godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for registrering av arbeid og betaling av det"; GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon.
Dokumentasjonskrav." For elektroniske dokumenter gjelder GOST 6.10.4-84 "Enhetlige dokumentasjonssystemer".

Gir et elektronisk dokument rettskraft

Info

Ingen notarius vil bare bekrefte den medbrakte utskriften. Her er et brev som ber om hjelp lagt ut på flere fora på Internett.

Jeg får sparken. Jeg reiser søksmål (inntil 3 måneder) per post mot arbeidsgiver for lønnsrestanser (2007 og 2008) - det er ingen penger til å gå til arbeidsstedet. Jeg sender den til retten i posten sammen med kraverklæring kopier av 2-NDFL-skjemaer sendt med post fra arbeidsstedet og kopier av aksept/avskjedsordre.
Under arbeidet mitt mottok jeg gjentatte ganger bestillinger og skannede kopier av dokumenter på e-post. Hvordan kan denne informasjonen fra e-post presenteres som bevis i retten? Notarius nekter å bekrefte min trykte korrespondanse.
Hva kan du gi råd i en slik situasjon? Selvfølgelig vil notarius nekte å attestere et dokument tatt fra noen ukjent.

Elektronisk dokument som bevis i retten

Hvis det antas at slikt arbeid vil bli utført kontinuerlig, er det bedre å gi både serverbasert gjenkjenning for fulltekstsøk, og kopier av gjenkjenningsprogrammet installert på brukerarbeidsstasjoner og integrert med klientdelen av EDMS. I dette tilfellet vil brukeren uavhengig kunne konvertere dokumentbilder til tekst med de nødvendige alternativene og lagre teksten i formatet han trenger.

Stadiet med å migrere eksisterende dokumenter fra papir til elektronisk form er kanskje en av de farligste. Hvis det ikke planlegges nøye, kan du støte på problemer som kan angre alt tidligere arbeid og mislykkes i hele prosjektet.

Hvis en organisasjon har et papirarkiv med dokumenter, er det en håpløs oppgave å finne deres elektroniske kopier i hele nettverket for å lage en elektronisk versjon av arkivet.

Et papirdokument har rettskraft hvis det inneholder de nødvendige detaljene og en håndskrevet signatur individuell og i noen tilfeller utskrift. Hva gir rettskraft til et elektronisk dokument?

Hva er elektronisk dokumenthåndtering?

Elektronisk dokumenthåndtering (eller EDI) er utveksling av dokumenter i elektronisk form via Internett, bedriftens interne nettverk eller andre midler. EDI øker betydelig hastighet på utveksling av dokumenter og oppgjør av transaksjoner mellom motparter, og lar deg spare kontor- og postkostnader.

I 2011 legaliserte det russiske finansdepartementet utveksling av fakturaer i elektronisk form ved bruk av digital signatur tidligere - digital signatur. Dette var drivkraften for spredningen av juridisk betydelig elektronisk dokumenthåndtering. Elektronisk dokumenthåndtering i Russland er regulert av:

• Føderal lov nr. 402-FZ "On Accounting" datert 6. desember 2011,
• Føderal lov nr. 63-FZ "Om elektroniske signaturer" datert 04.06.2011,
• Ordre fra det russiske finansdepartementet N 174n "Om godkjenning av prosedyren for utstedelse og mottak av fakturaer i elektronisk form via telekommunikasjonskanaler ved bruk av en forbedret kvalifisert elektronisk signatur" datert 10. november 2015.

Hva gir et elektronisk dokument rettskraft?

Et dokument opprettet på en datamaskin eller en skanning av et papirdokument er ennå ikke juridisk bindende. Til forskjellige typer dokumenter har ulike garantier for rettskraft.

Formaliserte dokumenter

Slike dokumenter inkluderer fakturaer, rapportering, en arbeidskontrakt med en ekstern ansatt og en liste over nødvendige dokumenter. De er gitt rettskraft av:

• samsvar med formatet godkjent av staten,
• overføring av dokumenter i samsvar med forskriften,
• kvalifisert elektronisk signatur (heretter kalt CES).

Elektroniske dokumenter signert av CEP tilsvarer som standard de som er signert personlig og har rettskraft.

Uformaliserte dokumenter

Denne kategorien inkluderer alle andre dokumenter: kontrakter, fullmakter, brev osv. Staten regulerer ikke formatet på disse dokumentene. Det er to måter å gi dem rettskraft:

1. Signer . Som i tilfellet med formaliserte dokumenter, gir EPC som standard dokumentet rettskraft.
2. Signer enkelt eller .

I tillegg må EDF-deltakere inngå en avtale om gjensidig anerkjennelse av rettskraften til disse typer elektroniske signaturer (artikkel 4 nr. 63-FZ "Om elektroniske signaturer"). Denne avtalen må spesifisere kravene til detaljer, form og format på dokumenter og type signatur. Hvis det er en slik avtale, vil elektroniske dokumenter anses som juridisk viktige, og enhver myndighet, inkludert domstoler og den føderale skattetjenesten, vil godta dem som personlig signert.

Hvordan signere et dokument med en elektronisk signatur?

Muligheten til å lage en signatur for et elektronisk dokument er implementert i mange programmer:

1. I spesialiserte systemer for elektronisk dokumenthåndtering og rapportering (for eksempel Kontur.Diadoc, Kontur.Extern).
2. I ulike informasjonssystemer (for eksempel på portalen for statlige tjenester, på elektroniske handelsplattformer).
3. I regnskapssystemer (for eksempel SAP, Oracle, MS Dynamics og andre).
4. I dataprogrammer for arbeid med elektroniske dokumenter (f.eks. Microsoft Word, PDF).
5. I spesielle programmer for å lage og

Og med elektronisk dokumenthåndtering, har disse dokumentene rettskraft? hvordan bekrefter jeg forsendelsen? takk på forhånd!

Hvordan organisere dokumentflyt i regnskap. Rettskraften til elektronisk dokumenthåndtering. Hva må gjenspeiles i regnskapspolicyen om elektronisk dokumenthåndtering.

Spørsmål: Og med elektronisk dokumenthåndtering, har disse dokumentene rettskraft? hvordan bekrefter jeg forsendelsen?

Svar: Ja, dokumenter signert med elektronisk signatur (kvalifisert, enkel, ukvalifisert) anerkjennes som likeverdig med dokumenter på papir og har samme kraft som papirdokumenter med håndskrevet signatur.

Denne uttalelsen følger av bestemmelsene i paragraf 1 og 2 i art. 6 i lov om elektroniske signaturer datert 6. april 2011 nr. 63-FZ.

Begrunnelse

Hvordan organisere dokumentflyt i regnskap

Elektroniske dokumenter

Hvordan utarbeide og sertifisere et elektronisk hoveddokument

Primære dokumenter kan utarbeides både på papir og i elektronisk form (del 5 av artikkel 9 i lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ). Det siste alternativet er mulig hvis dokumentene er sertifisert med en elektronisk signatur ().

Formatet for å sende inn et dokument om overføring av varer under handelsoperasjoner i elektronisk form ble godkjent ved ordre fra Federal Tax Service of Russia datert 30. november 2015 nr. ММВ-7-10/551. Formatet for å sende inn et dokument om overføring av arbeidsresultater (et dokument om levering av tjenester) i elektronisk form ble godkjent ved ordre fra Federal Tax Service of Russia datert 30. november 2015 nr. ММВ-7-10/552. Disse formatene er relevante både i næringsvirksomhet og ved innsending av dokumenter på forespørsel fra kontrollen i elektronisk form.

Hva om en organisasjon utarbeider dokumenter som ikke er i formatet godkjent av Russlands føderale skattetjeneste? Send deretter inn skjemaene til kontrollørene på papir - attester kopiene med en merknad om at dokumentene er signert med elektronisk signatur.

Lignende forklaringer er gitt i brevet fra Federal Tax Service of Russia datert 10. november 2015 nr. ED-4-15/19671.

For detaljer om hvordan du sender inn dokumenter til skatteinspektører, se:

1. Hvordan sende inn dokumenter på forespørsel fra inspektører under en skatterevisjon på skrivebordet;
2. Hvordan sende inn dokumenter på forespørsel fra inspektører under en skatterevisjon på stedet.

Elektronisk signatur

Eksistere følgende typer elektronisk signatur:

1. enkel;
2. forsterket ufaglærte;
3. forsterket kvalifisert.

Hvilken elektronisk signatur som skal brukes for primære regnskapsdokumenter er fastsatt av føderale regnskapsstandarder (klausul 4, del 3, artikkel 21 i lov nr. 402-FZ av 6. desember 2011). Men for tiden er det ingen slik standard. Derfor kan du signere hoveddokumentet med en hvilken som helst elektronisk signatur.

Et dokument som er signert enkelt eller forsterket er det ikke kvalifisert signatur, har kraften til et papirdokument med en håndskrevet signatur. Men bare hvis det er en avtale mellom motpartene om å verifisere disse signaturene. Lignende konklusjoner følger av paragrafer og artikkel 6 i lov nr. 63-FZ datert 6. april 2011 og bekreftes av brev fra Russlands finansdepartement datert 13. januar 2016 nr. 03-03-06/1/259, datert. 5. mai 2015 nr. 07- 01-06/25701, datert 4. august 2015 nr. 03-03-06/44905, Federal Tax Service of Russia datert 19. mai 2016 nr. SD-4-3/8904.

La oss merke seg at det russiske finansdepartementet tidligere tok en annen posisjon: primære dokumenter må bare sertifiseres med en forbedret kvalifisert signatur. Hvis du bruker en enkel eller forbedret ukvalifisert signatur, kan ikke dokumentene godtas for regnskap og skatteregnskap. Slike avklaringer ble gitt av finansdepartementet i Russland i brev datert 12. april 2013 nr. 03-03-07/12250, datert 25. desember 2012 nr. 03-03-06/2/139, datert 28. mai 2012 nr. 03-03- 06/2/67, datert 7. juli 2011 nr. 03-03-06/1/409.

Tatt i betraktning at det russiske finansdepartementet i senere brev mildnet sin posisjon, kan digitale dokumenter sertifiseres med hvilken som helst elektronisk signatur. Det er imidlertid tryggere å bruke en sterk kvalifisert signatur.

Hva må gjenspeiles i regnskapspolicyen om elektronisk dokumenthåndtering

Hvis en organisasjon bestemmer seg for å behandle primærdokumenter elektronisk, må denne metoden for vedlikehold av dokumentasjon gjenspeiles i regnskapsprinsippene. Spesielt må regnskapsprinsippene registrere:
- liste over dokumenter som deltar i elektronisk dokumentflyt;
- liste over ansatte som har rett til å signere elektroniske dokumenter;
- måte elektronisk utveksling dokumenter (med eller uten involvering av en elektronisk dokumenthåndteringsoperatør);
- prosedyre for lagring av elektroniske dokumenter;
- metode for å presentere dokumenter på forespørsel skattekontor(elektronisk eller på papir).

Men formatene til elektroniske dokumenter som organisasjonen bruker trenger ikke å gjenspeiles i regnskapsprinsippene. Dette ble bekreftet av Russlands føderale skattetjeneste i et brev datert 10. november 2015 nr. ED-4-15/19671. Selv om i dette brevet vi snakker om om regnskapsprinsipper for skatteformål, er konklusjonen fra Federal Tax Service of Russia også relevant for regnskapsprinsipper for regnskapsformål.

Føderal lov av 6. april 2011 nr. 63-FZ om elektroniske signaturer

Artikkel 6. Vilkår for å anerkjenne elektroniske dokumenter signert med elektronisk signatur som tilsvarende papirdokumenter signert med håndskrevet signatur

1. Informasjon i elektronisk form, signert med kvalifisert elektronisk signatur, er anerkjent som et elektronisk dokument tilsvarende et papirdokument signert med håndskrevet signatur, og kan brukes i ethvert rettsforhold i samsvar med loven Den russiske føderasjonen, med mindre føderale lover eller reguleringsrettsakter vedtatt i samsvar med dem, etablerer et krav om behovet for å utarbeide et dokument utelukkende på papir.

2. Informasjon i elektronisk form, signert med en enkel elektronisk signatur eller en ikke-kvalifisert elektronisk signatur, anerkjennes som et elektronisk dokument som tilsvarer et papirdokument signert med en håndskrevet signatur, i tilfeller etablert av føderale lover, normative rettsakter vedtatt i i samsvar med dem, eller en avtale mellom deltakere i en elektronisk interaksjon. Regulerende rettshandlinger og avtaler mellom deltakere i elektronisk samhandling, som etablerer tilfeller av gjenkjennelse av elektroniske dokumenter signert med en ikke-kvalifisert elektronisk signatur som likeverdig med papirdokumenter signert med håndskrevet signatur, må gi en prosedyre for verifisering av den elektroniske signaturen. Reguleringsrettslige handlinger og avtaler mellom deltakere i elektronisk interaksjon som etablerer tilfeller av gjenkjennelse av elektroniske dokumenter signert med en enkel elektronisk signatur som ekvivalent med papirdokumenter signert med en håndskrevet signatur, må oppfylle kravene i artikkel 9 i denne føderale loven

Denne artikkelen vil diskutere bruken av elektronisk dokumenthåndtering basert på digitale signaturer i kommersielle aktiviteter i relasjoner til kommersielle organisasjoner, forutsatt at disse organisasjonene ikke har forutsetninger for å stole på hverandre "på deres ord", og ethvert resultat av deres samhandling er dokumentert for å ha i fremtiden bevisgrunnlag for å kunne forsvare både sine rettigheter og motpartens plikter.

Slike relasjoner mellom organisasjoner gir store muligheter for bruk av digitale signaturer som en analog til en håndskrevet signatur. Det vil bli unødvendig å ta hensyn til at alle disse elektroniske papirene krever juridisk betydning slik at hver part er trygg på at den andre parten vil oppfylle sine forpliktelser. Men hva er den juridiske betydningen av et elektronisk dokument? Generelt sett er et juridisk viktig elektronisk dokument et elektronisk dokument som har disse egenskapene, slik at rettighetene og forpliktelsene til noen av partene som følger av dette elektroniske dokumentet er beskyttet av gjeldende lovgivning, i vårt tilfelle, lovgivningen i Den russiske føderasjonen.

I verdenspraksis er det vanlig å sikre den juridiske betydningen av et elektronisk dokument ved hjelp av en elektronisk signatur Reguleringsramme for implementering av juridisk viktig elektronisk dokumenthåndtering basert på en elektronisk signatur ved registrering av juridiske forhold i Den russiske føderasjonen.

I dag gir den gjeldende russiske lovgivningen 2 metoder for å implementere juridisk signifikant dokumentflyt basert på digitale signaturer.

Metode I er kun regulert av den russiske føderasjonens sivilkode, hvorav artikkel 160 fastsetter at "bruken av en elektronisk digital signatur eller annen analog av en håndskrevet signatur når du foretar transaksjoner er tillatt i situasjoner og på den måten fastsatt i avtalen fester."

Dermed har 2 parter mulighet til å signere en ordinær kontrakt på papir om at de i sine etterfølgende forhold vil bruke en elektronisk digital signatur, forsegle den med egne signaturer og fra det øyeblikket bruke den. Naturlig, arbitrasjepraksis vist at det er nødvendig å fastsette mange finesser i kontrakten, for eksempel tekniske funksjoner ved bruk av denne signaturen, handlingene til en av partene i tilfelle en av partene ikke anerkjenner signaturen som gyldig, osv. generelt har en slik mekanisme fungert og har fungert vellykket i svært lang tid. For øvrig var avtaler mellom organisasjoner og banker om implementering av elektronisk dokumenthåndtering ved bruk av digitale signaturer basert på dette juridiske grunnlaget i lang tid, men for standardisering, forening og kontroll av denne enheten, sentralbanken i Den russiske føderasjonen. gitt en rekke instrukser.
Imidlertid har denne metoden flere betydelige ulemper. Den første av dem er at hvis en organisasjon har til hensikt å samhandle via elektronisk dokumenthåndtering med alle eller minst halvparten av sine motparter, så vil det med dem alle være nødvendig å inngå avtaler om bruk av digitale signaturer, noe som virker ganske problematisk. Den andre ulempen er at det i henhold til inngåtte avtaler vil bli benyttet en elektronisk digital signatur av en bestemt spesifikasjon, som verken organisasjonen selv eller dens motparter trolig noen gang vil kunne anvende i forhold til andre samarbeidspartnere.
Som du vet, er den første metoden, bare basert på den russiske føderasjonens sivilkode, ganske enkel å bruke, selv om den ikke er veldig praktisk. Det virker usannsynlig at en elektronisk digital signatur vil begynne å utvikle seg på grunnlag av en slik enhet i Den russiske føderasjonen.

Metode II er seriøst mer lovende.

Faktisk utvikler det seg fra den vanlige kontrakten for bruk av digital signatur, som ble nevnt ovenfor. Bare i det andre tilfellet gjelder bestemmelsene i en slik "kontrakt" ikke bare for partene i kontrakten, men også for hele det nasjonale informasjonsnettverket, som ikke bare involverer livet og aktiviteten til tusenvis og millioner av brukere, men også en endring i deres sammensetning. Dette krever selvfølgelig et veldig sterkt lovverk.
Funksjonen til II-enheten er basert på en rekke forskrifter. Enhver av dem regulerer 1 eller flere aspekter av forholdet mellom partene i en transaksjon når de bruker elektronisk dokumentbehandling ved hjelp av digitale signaturer:

• Artikkel 160 i den russiske føderasjonens sivilkode, som tillater at kontrakter ikke bare signeres med en håndskrevet signatur, men også med enhver annen signatur som er fastsatt ved lov eller avtale fra partene (spesielt elektronisk);
• Prinsippet "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse" spesifiserer en rekke grunnleggende begreper, som "informasjon", "elektronisk melding", "elektronisk dokument", etc.
• Prinsippet "On EDS" bestemmer under hvilke betingelser en EDS på et elektronisk dokument anerkjennes som ekvivalent med en håndskrevet signatur, og beskriver mekanismen for å implementere funksjonen til EDS i informasjonsnettverket vanlig bruk.

For å avgjøre om elektroniske papirer signert med en elektronisk signatur er beskyttet av loven i dag, og derfor om de er juridisk betydningsfulle, er det nødvendig å analysere to aspekter ved dette spørsmålet: den juridiske betydningen av den digitale signaturen og den juridiske betydningen av den digitale signaturen. elektronisk dokument.
Som du kan se, utstedes den digitale signaturen av et sertifiseringssenter (CA). Prinsippet "On EDS" innebærer registrering av alle CA-er i en enkelt statsregister, og funksjonen til det "autoriserte føderale organet (UFO)" som innehaver av registeret for alle CA-er. Bare en CA registrert i Ural Federal District kan utstede et sertifikat for en slik digital signatur, som tilsvarer en håndskrevet signatur.

I dag er det et register, innehaveren av det er UFO1 (departementet kom ikke opp med et nytt navn for det, av denne grunn kalles det det autoriserte føderale organet). I tillegg er det en rot-CA laget på grunnlag av den all-russiske staten Informasjonssenter(OGIC)

2. Registeret og rot-CA administreres av informasjonsteknologibyrået under departementet for kommunikasjon og massekommunikasjon i den russiske føderasjonen. De. faktisk er alt nødvendig teknisk grunnlag for implementering av bestemmelsene beskrevet i loven "On EDS" klar i dag. I tillegg er dette tekniske grunnlaget nedfelt i forskrifter, for eksempel spesifiserer ordre nr. 33 at det opprettes et enhetlig register over sertifikater nøyaktig i samsvar med loven "om digitale signaturer".
Nå kan enhver organisasjon som utfører funksjonene til en CA få et sertifikat fra rot-CA til OGIC (med forbehold om overholdelse av spesifikke vitenskapelige krav) og registrere det i registeret til Ural Federal District. Hvis det er et slikt sertifikat sertifisert av rot-CA, vil organisasjonen kunne lage og utstede sine egne sertifikater, som vil overholde bestemmelsene i loven "On EDS" angående implementering av EDS på et offentlig informasjonsnettverk. De. faktisk må en elektronisk digital signatur plassert under et dokument ved bruk av et sertifikat utstedt av en CA registrert i Statens informasjonssenter anses som en analog til den håndskrevne signaturen til sertifikatinnehaveren.
Selv om den digitale signaturen i seg selv, selvfølgelig, ikke representerer noen spesiell verdi. Funksjonene til en elektronisk digital signatur kan bare implementeres når den brukes som et attributt til et elektronisk dokument. Derfor må du forstå at dette er et elektronisk dokument. Og hvilket regelverk sikrer (eller ikke sikrer) dens juridiske betydning.
Prinsippet "Om EDS" indikerer at en EDS tilsvarer en håndskrevet signatur hvis den plasseres på et elektronisk dokument, noe som virker ganske logisk. Det samme prinsippet definerer et elektronisk dokument som "et dokument der informasjon presenteres i elektronisk digital form."

En slik formulering synes å være tilstrekkelig fri til å gjøre det mulig å lage og bruke elektroniske papirer av ethvert format. Selv om den viktigste reguleringsloven som regulerer bruken av elektroniske dokumenter er prinsipp nr. 149 "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse." Dette prinsippet introduserer først og fremst konseptet med en elektronisk melding i praksisen med russisk lovgivning: en elektronisk melding er informasjon som overføres eller mottas av en bruker av et informasjons- og telekommunikasjonsnettverk."

Prinsipp nr. 149 skiller således begrepene elektronisk dokument og elektronisk melding. Forskjellene mellom disse to konseptene er diskutert i artikkel 11. lov. Inkludert punkt 3. indikerer at bare denne elektroniske meldingen signert med en elektronisk signatur, hvis elektroniske form ikke er unntatt ved lov, kan betraktes som et elektronisk dokument. Med andre ord, hvis en forskriftslov tydelig sier at et spesifikt dokument må utarbeides på papir, vil dette dokumentet, utført elektronisk og signert med en elektronisk digital signatur, kun være en kopi av papirdokumentet og vil ikke ha noen juridisk makt.
I andre saker inneholder paragraf 4 i samme artikkel separat presiseringer i avsnittet "konklusjon". sivile kontrakter eller registrering av andre rettsforhold." I henhold til denne paragrafen er elektroniske meldinger signert med en elektronisk signatur, opprettet og brukt med det formål å etablere ovennevnte relasjoner, anerkjent som elektroniske dokumenter. Med andre ord, ved inngåelse av kontrakter, utstede fakturaer og handlinger i elektronisk form, vil de bli anerkjent som elektroniske dokumenter på grunnlag av ovennevnte lovartikkel nr. 149.

Dermed er det nå i Den russiske føderasjonen det nødvendige reguleringsrammeverket for funksjon av juridisk viktig elektronisk dokumenthåndtering basert på digital signatur, gjeldende ved registrering av juridiske forhold.

Praktisk bruk av juridisk betydelig dokumentflyt basert på digital signatur

Overgangen fra konvensjonell (papir) dokumentflyt til elektronisk i sammenheng med interaksjon mellom 2 eller et visst antall organisasjoner gir økonomisk mening, forutsatt at en betydelig større del av all dokumentasjon overføres til elektronisk form (65-75 prosent, der er andre estimater). Å inngå kontrakter elektronisk, men å fortsette å utarbeide andre primær- og regnskapsdokumenter i papirform virker med andre ord lite nyttig, fordi liten reduksjon i volumer papirdokumentflyt da vil det ikke være vesentlige fordeler i forhold til kostnadene ved å innføre nye prosesser.
Praksisen med dokumentflyt i kommersielle organisasjoner i Den russiske føderasjonen er slik at de fleste dokumentene er utarbeidet ikke bare for å bekrefte juridiske forhold, men også for skatteformål. La oss prøve å vurdere dette problemet fra perspektivet til 2 typer regnskap som praktiseres av noen kommersiell organisasjon i den russiske føderasjonen: regnskap og skatt. Til tross for at handlinger på utført arbeid, fakturaer og papirer av samme betydning for regnskap kalles primære regnskapsdokumenter av loven "om regnskap", brukes de også til skatteregnskap. Selvfølgelig, for ikke å nevne at dokumentet telles to ganger. Snarere blir dokumentet i utgangspunktet bokført i regnskapet, og deretter brukes regnskapsregistrene til å føre skatteoppføringer. På en eller annen måte, for å bevise riktigheten av beregningen av skattegrunnlaget, krever Federal Tax Service konstant primærpapirer. MED regnskap det er ingen problemer: det gjenspeiler fakta om økonomisk aktivitet, og Økonomisk aktivitet utført på grunnlag av juridiske forhold mellom økonomiske enheter. Følgelig må ethvert elektronisk dokument som er tillatt i sivil lov som definerer enhver art av juridiske forhold mellom internasjonale organisasjoner, anerkjennes i regnskapet. Situasjonen med skatteregnskap er noe annerledes. Skatteregnskapet opprettholdes kun for korrekt beregning og betaling av skatter og kontroll over denne prosessen. Prosedyren for å føre skatteregnskap er ikke regulert av sivilrett, men av skattelovgivning.
Etter å ha brukt kort anmeldelse skattelovgivning, er det mulig å fastslå at den russiske føderasjonens skattekode generelt foreskriver skatteregnskap på grunnlag av primær regnskapsdokumenter, uten å stille noen spesielle krav til disse dokumentene. Det samme ble bevist ved brev fra Finansdepartementet nr. 03-02-07/1-383 av 30. september 2008. Unntaket er dokumentasjon knyttet til mva-regnskap. Artikkel 169 i den russiske føderasjonens skattekode krever utarbeidelse av en faktura. Tatt i betraktning det faktum at dette dokumentet ikke er nevnt i sivil lovgivning, er det et spesifikt skattedokument, og dets utførelse er regulert av skattelovgivningen. Skattelovgivningen regulerer ikke formen på fakturaen. Så spørsmålet oppstår: vil den føderale skattetjenesten i den russiske føderasjonen godta en elektronisk faktura for skatteregnskapsformål og, som en konsekvens, for å beregne merverdiavgift? Den føderale skattetjenesten selv har ennå ikke gitt svar på dette spørsmålet. Hvis Federal Tax Service svarer negativt på dette spørsmålet, betyr dette at alle fakturaer fortsatt må utstedes i papirform.
Hvor stor er andelen av fakturaer i det totale dokumentvolumet? Hvis vi vurderer et enkelt sett med dokumenter for en transaksjon, vil vi få et lignende sett:
1. Kontrakt.
2. Attest på utført arbeid eller faktura for levering av materielle eiendeler.
3. Faktura.
Generelt, i organisasjoner som rapporterer merverdiavgift (flertallet av alle organisasjoner i Russland), er volumet av fakturaer minst 1/3 av alle obligatoriske dokumenter.
På en eller annen måte skal det bemerkes at i brevet nevnt ovenfor, lover Federal Tax Service å løse dette problemet veldig snart og gi et klart svar: er det mulig eller ikke å godta en elektronisk faktura for regnskap. I tillegg, tatt i betraktning regjeringens politikk for å innføre elektronisk dokumenthåndtering i alle offentlige etater og avdelinger, og løftet om å begynne å levere offentlige tjenester elektronisk i 2010, er det fornuftig å forvente at problemet vil bli løst til fordel for en elektronisk faktura.
Eksempelet med en faktura er på ingen måte det eneste. Det er også mange spesielle dokumenter, hvis form er regulert av separate deler av lovgivningen i Den russiske føderasjonen. Dessuten må vi ikke glemme internasjonale transaksjoner, der det er nødvendig å ta hensyn til noen bestemmelser i loven "On EDS" og lov nr. 149, og den nasjonale lovgivningen i andre stater innen elektronisk dokumenthåndtering.

konklusjoner

Ved å oppsummere materialet som er presentert ovenfor, kan vi konkludere med at det i den russiske føderasjonen i dag er det nødvendige regulatoriske rammeverket for funksjon av juridisk betydningsfull elektronisk dokumenthåndtering på grunnlag av en elektronisk digital signatur, gjeldende ved formalisering av juridiske forhold, selv om det er i den hensikt å praktisk bruk av elektronisk dokumenthåndtering (og derfor trekke ut fordeler fra det) Du må huske på mangelen på et lovlig etablert elektronisk skjema for noen spesielle dokumenter. Etter min mening, til tross for restriksjonene nevnt ovenfor, i en rekke sektorer av den russiske økonomien skaper den nåværende situasjonen ganske gunstige forhold for innføring av elektroniske dokumenthåndteringssystemer basert på digitale signaturer for å formalisere juridiske forhold mellom økonomiske enheter.

Ny informasjon er sluppet!

Den 12. mai ble ordren fra Russlands føderale skattetjeneste datert 5. mars 2012 publisert, som godkjente formatene til elektroniske fakturaer, kjøps- og salgsbøker og en journal for registrering av utstedte og mottatte fakturaer. Pålegget trer i kraft 10 dager etter publisering.
I henhold til loven kan elektroniske fakturaer utveksles i samsvar med prosedyren godkjent etter ordre fra Federal Tax Service, i etablerte formater, gjennom spesialiserte elektroniske dokumenthåndteringsoperatører, hvis aktiviteter også er regulert etter ordre fra skatteavdelingen. Til dags dato har alle disse ordrene blitt publisert og har enten allerede trådt i kraft eller vil tre i kraft om mindre enn to uker. Det vil være mulig å utstede en juridisk vesentlig elektronisk faktura allerede 23. mai.

Legg igjen din kommentar!