Hvordan elektroniske dokumenter utveksles. Hvordan bytte til elektronisk dokumenthåndtering? Hvem trenger elektroniske dokumenter

Hva bør en bedrift gjøre hvis den bestemmer seg for å gå over til elektronisk dokumenthåndtering? Hva er algoritmen for handlinger, hvor skal man begynne?

Det første du må gjøre er å tenke på hvilke resultater selskapet ønsker å oppnå. Det er i dag to arbeidsområder. Dette er B2G dokumentflyt, det vil si mellom virksomheter og offentlige etater. Og B2B, det vil si utveksling av papirer mellom bedrifter. Når det gjelder B2G - her vi snakker om på tilknytning til nødvendige offentlige etater for et gitt foretak, avhengig av de spesifikke aktivitetene. Alle våre selskaper rapporterer til skattekontoret.

Da avhenger alt av aktivitetsfeltet – for eksempel handler ett selskap alkoholholdige produkter, den andre, under produksjon en eller annen måte påvirker miljø, et tredje firma som driver med forsikringstjenester, markedet verdipapirer og så videre. Vi må se på hva andre myndigheter krever rapportering. Når listen over avdelinger vi skal rapportere til er fastlagt, må vi se på hvilke forslag den elektroniske dokumenthåndteringsoperatøren kan komme med. Avhengig av dette velger selskapet passende tariffplan. Deretter inngås en avtale, det påkrevde antall elektroniske signaturer utarbeides og nødvendig programvare, holdes seminarer for å lære hvordan du bruker denne programvaren. Det er alt - dokumentflyt med offentlige etater finner sted.

– Fortell oss mer om B2B?

Dette er som sagt den andre typen digital dokumentutveksling. Det er organisert mellom forretningsenheter. Alt avhenger av den spesifikke virksomheten. Det finnes ingen generell oppskrift for å begynne å sende dokumenter. Det er situasjoner hvor et foretak ganske enkelt er forpliktet til å bytte til elektronisk dokumenthåndtering med sine motparter bare for å overleve.

I forbindelse med ikrafttredelsen ny normal fra 1. januar 2014 må alle brukere av digital signatur uten unntak kontakte et sertifiseringssenter for å erstatte nøkkelsertifikater. Foreløpig er alle virtuelle papirer signert med et gyldig sertifikat anerkjent som dokumenter sertifisert av en kvalifisert elektronisk signatur.

For eksempel: en av de største butikkjeder For ikke lenge siden begynte jeg å jobbe med leverandørene mine, og utvekslet utelukkende digitale dokumenter. For å kunne levere produktene sine til dette nettverket, må bonden gå over til elektronisk dokumenthåndtering.

Fordeler med EDI

Er det noen fordel å bytte til EDI for små og mellomstore bedrifter? Det ser ut til at digitalt så langt bare kan gi reelle fordeler for store organisasjoner.

For små og mellomstore bedrifter er ikke overgang til elektronisk dokumentflyt en stor oppgave nå. Men du kan se nærmere på det, "føle" det. Hastighet på dokumentflyt - dette vil være en fordel. Men bruk av EDI handler ikke bare om relasjoner til motparter. Dette inkluderer forhold til offentlige etater, og her vil forretningsmenn bli tvunget til å flytte, det er ingen alternativer.

En annen veldig viktig poeng SMB bør huske - bruk elektronisk signatur på handelsplattformer er dette en måte å utvide virksomheten på. Fra 2014-2015 vil 15 prosent av offentlige bestillinger måtte legges ut blant små og mellomstore bedrifter. Det pågår nå et seriøst arbeid for å tiltrekke disse selskapene til å oppfylle offentlige pålegg. Og dette er en reell sjanse til å utvide virksomheten din. Hvem vil nekte å motta en kontrakt på 100-200 tusen rubler med garantert betaling?

Er det noen fordeler for små selskaper når de betaler for elektroniske dokumenthåndteringstjenester? Mange organisasjoner går tross alt ikke over til EDI på grunn av frykt for høye tariffer.

Jeg ga et eksempel i dag på seminaret: 995 rubler - et komplett spekter av tjenester for dokumenthåndtering med offentlige etater. Hvis du beregner kostnadene for å reise rundt i Moskva på offentlig transport flere ganger i året hos myndigheten der du må sende inn dokumenter, og også i begge retninger, vil utgiftsbeløpet være veldig nær kostnadene jeg kunngjorde.

Hvis en regnskapsfører ikke er datamaskinvennlig, er det mulig å gjøre en feil? Generelt, hvor vanskelig er det å jobbe med slike programmer?

Det er elementer av format og logisk kontroll. Hvis det ikke er noen ondsinnet hensikt når du oppretter et dokument, er det nesten umulig å gå glipp av. Vel, hvis noe er gjort med vilje eller brukeren er uoppmerksom, er intet program forsikret at en person vil legge inn 1.000.000 i stedet for 1000.

Digital signatur

Hvorfor har, etter din mening, overgangen til elektronisk dokumenthåndtering ennå ikke blitt utbredt? Hva skremmer bedrifter?

Er det virkelig skummelt? La oss se, i vår 63. [føderal lov av 04/06/2011 nr. 63-FZ "Om elektroniske signaturer" - ca. red.] loven formulerer begrepet tre typer digital signatur. Dette er enkelt, faktisk er det en kombinasjon av pålogging og passord. Styrket er en signatur som bruker kryptografisk beskyttelse. Og den elektroniske signaturen er kvalifisert, den som er utstedt av et akkreditert sertifiseringssenter. 90 prosent av folk i landet vårt bruker pålogging og passord. Enten i minibanker, eller på sosiale nettverk, eller i e-post. Det vil si at vi kan si at nesten alle bruker en enkel signatur.

Et slikt antall digitale signaturer som brukes i dag er upraktisk verken for sertifiseringssentre, informasjonssystemer eller brukere. Jeg håper at vi i løpet av 2014-2015 vil ha ensartethet og antall underskrifter vil gå ned.

Når det gjelder en kvalifisert signatur, brukes den fortsatt noen få steder. Men det brukes for eksempel på portalen. Og jo flere tjenester den kan tilby, jo flere mennesker vil bruke denne signaturen. Bruken begrenses ikke så mye av folks frykt som av mangelen på ressurser den kan brukes på.

Det er enda enklere i bedriftssektoren. Nå bruker omtrent halvparten av virksomhetene elektroniske rapporteringssystemer, og de er alle implementert med elektronisk signatur. Og disse selskapene ansetter de samme menneskene som ser ut til å være redde for å gå over til elektronisk dokumenthåndtering. Så denne frykten er mer som en myte enn en realitet.

– Er det verdt å vente på noen betydelige endringer lovgivning innen EDI?

Tross alt er det mange som nå snakker om ufullkommenhet i det juridiske feltet på dette området... Jeg vil ikke kalle det ufullkommenhet, dette er en normal prosess med å utvikle lovgivning. Faktisk er aktiv bruk av elektroniske signaturer i Russland bra hvis det er fem år. Naturligvis er det rett og slett umulig å danne et veletablert regelverk over en slik periode, tatt i betraktning teknologiutviklingen. En systematisk prosess med lovgivningsutvikling pågår for tiden. Fra det som er verdt å vente på: dette er den endelige ikrafttredelsen av den 63. loven om elektroniske signaturer og opphevelsen av den første loven [Federal lov av 10. januar 2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signatures". Denne normen har blitt ugyldig siden 1. juli i år – ca. red.]. Loven er forresten ganske tilstrekkelig og kompetent. Det er ingen åpenbare hull i den. Det er ganske strukturert. Vi håper at med introduksjonen vil antallet typer digitale signaturer reduseres. Nå stiller mange offentlige etater og informasjonssystemer egne krav til elektroniske signaturer, som ikke alltid er i tråd med loven.

Tilstedeværelsen av et slikt antall digitale signaturer er upraktisk verken for sertifiseringssentre, informasjonssystemer eller brukere. Tenk deg at du har fem signaturer hengende på nøkkelringen, men du må huske at den ene er for skattekontoret, den andre er for handelsplattform, den tredje for Rosreestr og så videre. Jeg håper at vi i løpet av 2014-2015 vil ha ensartethet og antall underskrifter vil gå ned.

Elektronisk dokumenthåndtering mellom organisasjoner – hvordan fungerer det? Hvilke dokumenter kan utveksles elektronisk, hvordan lages en avtale med en motpart om å etablere elektronisk samhandling, og hva bør inngå i regelverket? Dette vil bli diskutert i vårt materiale.

Et viktig element i enhver elektronisk dokumenthåndtering er et elektronisk dokument. For å gi et dokument opprettet i elektronisk form rettskraftig betydning, må begge parter i den elektroniske dokumentflyten gi det 3 viktige egenskaper. Det elektroniske dokumentet skal:

Ha de nødvendige detaljene.
Overhold det godkjente formatet.
Sertifisert med underskrift fra ansvarlig person.

Hvis du og din motpart har organisert genereringen av elektroniske dokumenter i etablerte formater hos bedriftene dine, er det nødvendig å teknisk sikre din elektroniske interaksjon med dem. Hvordan gjøre dette?

For at to separate systemer skal gjensidig og effektivt utveksle dokumenter, er det nødvendig å spesifisere alle nyansene til dokumentflyt i spesielle forskrifter.

Først av alt må du finne ut hva elektroniske dokumenter må signeres med en enkel elektronisk signatur, og noen med en forbedret. De lovlig tillatte typene elektroniske signaturer er vist i figuren.

Dokumenter kan inngå i elektronisk dokumentflyt med motparter varierende grad betydning og konfidensialitet. For eksempel gjelder de strengeste kravene for elektroniske fakturaer: de må signeres utelukkende av UKEP og sendes gjennom en EDI-operatør (ordre fra Russlands finansdepartement datert 10. november 2015 nr. 174n). Og for interne firmadokumenter er bruk av UKEP ikke obligatorisk. Derfor bestemmer selskapet selv hvilken signatur som skal brukes for å signere dette eller det interne dokumentet.

I forskrift om elektronisk dokumenthåndtering er det nødvendig å fastsette prosedyre for signering av elektroniske dokumenter og skissere kretsen av ansvarlige personer som har rett til å signere dem.

Etter å ha løst alle regulatoriske problemer med motparter, må du velge en EDF-operatør som du vil utveksle elektroniske dokumenter gjennom og inngå en avtale med dem. I tillegg må du løse andre problemer:

Organiser et elektronisk arkiv med mottatte og sendte elektroniske dokumenter.
Foreta tillegg til regnskapsprinsipper vedrørende overgang til elektronisk dokumenthåndtering.
Gi ansvarlige personer elektroniske signaturer.
Løs andre organisatoriske og tekniske problemer nødvendig for effektivt arbeid systemer.

Utveksling av dokumenter i form av skannede bilder: hvordan og når er dette mulig

Elektronisk utveksling av dokumenter mellom motparter i form av deres skannede bilder har vært praktisert i bedrifter i lang tid – siden bruken av ulike internettposttjenester. For å gjøre dette trenger du ingen spesielle programmer eller tilkobling til EDF-operatører. Imidlertid har den enkle bruken av denne metoden for dokumentutveksling en rekke betydelige ulemper:

Manglende evne til å sikre garantert informasjonssikkerhet.
Betydelige utgifter til tid og arbeidsressurser for å konvertere et papirdokument til et elektronisk skannet bilde.
Behovet for etterfølgende utskrift av dokumentet.
Umulighet rask utveksling avtalte dokumenter.
Andre ulemper (manglende evne til å spore dokumentet, forsinkelser i godkjenning av hierarki i selskapet, etc.).

Dette fører til en innsnevring av anvendelsesområdet for denne metoden for å utveksle dokumenter elektronisk skjema mellom organisasjoner. Utveksling av skannede bilder brukes hovedsakelig for de typer dokumenter som ikke er juridisk vesentlige for selskapet. Og de sendes elektronisk til motparten kun for å fremskynde interaksjonen (oppfyllelse av kontraktsvilkårene eller løse aktuelle forretningsproblemer). Samtidig sendes papiroriginalen med post eller budtjeneste.

Når trenger du en applikasjon for å koble til elektronisk dokumenthåndtering?

Noen ganger, for ekstern interaksjon med interessenter, må et selskap formalisere en spesiell form søknad om tilknytning til elektronisk dokumenthåndtering og en rekke andre dokumenter. De fleste bedrifter står overfor behovet for å fylle ut en slik søknad ved innsending av elektroniske rapporter til Pensjonskassen.

I dette tilfellet vil ikke deltakerne i den elektroniske dokumentflyten være forretningspartnere, men selskapet og det ekstrabudsjettmessige fondet. Søknaden kan ikke skrives i noen form - den ferdig mal finnes på Pensjonsfondets nettsider. Den skal inneholde følgende data:

Detaljer om selskapet som inngår elektronisk samhandling med fondet.
Informasjon om teleoperatøren og informasjonskryptografisk beskyttelsesverktøy som brukes.

Men én søknad om elektronisk samhandling med fondet er ikke nok. Det er også nødvendig:

Før du fullfører søknaden, velg et akkreditert sertifiseringssenter som tilbyr tekniske nyanser tilkobling av dokumentflyt via TCS med påfølgende inngåelse av en kontrakt (avtale) med den for levering av tjenester for overføring av elektroniske dokumenter.
Etter å ha sendt inn søknaden og sjekket den av fondets spesialister, inngå en avtale med PRF om tilkobling til elektronisk dokumenthåndtering. Skjemaet kan lastes ned fra stiftelsens hjemmeside.

Elektronisk informasjonsutveksling mellom selskaper og pensjonsfondet i Den russiske føderasjonen lar deg gi personlig regnskapsinformasjon uten å besøke fondet, identifisere og korrigere feil i rapporteringen i tide og løse en rekke andre problemer.

For mer informasjon om elektronisk interaksjon med Russlands pensjonsfond, se dette materialet.

Selskapet bestemmer selv hvordan det skal gå over til elektronisk dokumenthåndtering med motparter. Men uansett er dette en forhandlingsprosess. Forslaget om å gå over til elektronisk dokumenthåndtering kan avgjøres muntlig, i form av en skriftlig invitasjon fra en av forretningspartnerne, eller ved signering av særavtale.

For å invitere din motpart skriftlig til å etablere elektronisk dokumenthåndtering, kan du sende et brev til ham. Å sende ut slike brev hjelper en bedrift med stor dokumentflyt til å invitere nye og eksisterende partnere til elektronisk samhandling.

I teksten til brevet må du informere motparten i en kortfattet form:

Om den lovfestede muligheten for elektronisk dokumenthåndtering.
Dens fordeler.
Skjemaer for dokumenter som planlegges utvekslet elektronisk.
Handlinger som kreves for å bytte til dette systemet.

Et eksempelbrev om overgang til elektronisk dokumenthåndtering (utdrag) presenteres nedenfor.

Uten å endre teksten i brevet og bare erstatte detaljene til motpartene, kan du raskt informere dem om ditt ønske om å organisere en gjensidig elektronisk utveksling av dokumenter.

Avtale om utveksling av elektroniske dokumenter mellom juridiske personer

Motparter kan spesifisere nyansene ved papirløs interaksjon i en egen avtale om elektronisk dokumenthåndtering. Hvordan komponere den?

Lovverket stiller ikke særlige krav til form og innhold i avtalen om elektronisk dokumentflyt mellom juridiske personer. Derfor bestemmes dens sammensetning og innhold av deltakerne. I dette tilfellet er det nødvendig å overholde stilen og strukturen som er felles for slike dokumenter (det er nødvendig å beskrive emnet for avtalen, gyldighetsperiode, detaljer om partene og andre spørsmål).

Figuren under viser de viktigste (mulige) delene av en slik avtale.

For å etablere elektronisk interaksjon er det nødvendig å bli enige om nyansene. Dette kan gjøres muntlig, ved å sende brev og/eller ved å signere en egen avtale. Det vil også være nødvendig å løse en rekke relaterte problemer (foreskrive prosedyre for elektronisk dokumentutveksling, identifisere ansvarlige personer, gi dem en elektronisk signatur, etc.).

Et system som lar deg optimalisere regnskap, overføring og mottak av dokumenter fra partnere. Dette sikrer høyt nivå kryptering og sikkerhet.

Hver organisasjon bør være ansvarlig for å vedlikeholde regnskap, og hvis tidligere kun ble brukt faksimile (trykte) dokumenter, blir de nå erstattet av elektroniske. Hovedårsakene til at bedrifter går over til elektronisk utveksling av dokumenter med motparter, - optimering av arbeid, minimering av tid og økonomiske kostnader.

Metoder for å bytte til EDI med motparter.
Trenger din bedrift EDI?
Hvordan organisere elektronisk dokumentflyt med motparter.
Inngå avtale med operatør.
Kjøp av sertifikat.
Kobling av motparter.
Hvordan etablere elektronisk utveksling av dokumenter med motparter.

Måter å bytte til EDI med motparter

Det er to måter å utveksle dokumenter med motparter.

Direkte. For å gjøre dette må du inngå en kontrakt (avtale), som skal angi metodene og prosedyren for samhandling. Det bør huskes at ikke alle papirer kan overføres direkte.
Gjennom tjenesten. Den elektroniske dokumentutvekslingstjenesten er fordelaktig fordi, ved å koble seg til operatørens nettverk, mottar klienten en mellommann som har fakturaer, personell, tekniske og juridiske krefter for juridisk utveksling av eventuelle dokumenter.

Å bruke tjenestene til en operatør er det beste valget. Det er en ordre fra Finansdepartementet nr. 50n, ifølge hvilken overføring av fakturaer i elektronisk form bare kan utføres gjennom en EDI-operatør bare en slik mellommann vil kunne bekrefte faktum om overføring av papirer, hvis nødvendig.

Trenger din bedrift EDI?

Hovedoppgaven som løses av elektronisk dokumenthåndtering er å optimalisere kostnadene for tid og penger for utveksling av papirer. I EDI-systemet kan du raskt og enkelt finne ethvert dokument, sende det til din motpart og overvåke arbeidet til dine ansatte. Elektronisk dokumenthåndtering sparer ikke bare tid, men også bedriftens ressurser - det er ikke nødvendig å bruke penger på post eller bud.

Ved implementering av EDI løses følgende oppgaver:

Utvikling av automatisert arbeid for koordinering og godkjenning.
Lagre alle dokumenter på en enkelt server.
Muligheten til å raskt spore historien til dokumentflyt med en spesifikk motpart.
Opprette prosjekter med et stort antall samarbeidspartnere og deltakere.
Høy grad av sikkerhet og beskyttelse av forretningshemmeligheter.

Med andre ord, elektronisk dokumenthåndtering er nødvendig av de selskapene hvis ledere streber etter å optimalisere og automatisere arbeidet så mye som mulig, og bygge en transparent forretningsmodell som er enkel å fjernstyre.

Hvordan organisere elektronisk dokumentflyt med motparter

Det er tre trinn å følge.

Inngå en avtale med operatøren.
Kjøp kryptografiske beskyttelsesverktøy.
Knytte motparter til systemet.

Inngåelse av avtale med operatør

Dette blir noen ganger referert til som "overholdelse av forskrifter." Dette dokumentet beskriver alle nyanser av samarbeid, vilkår for tilkobling til systemet og kostnader, og indikerer også de juridiske aspektene ved samhandling.

Kjøp av sertifikat

Det er tre typer: enkel, forsterket ukvalifisert, forsterket kvalifisert. Sertifikatet er nødvendig for at dokumentet skal anerkjennes som likeverdig med papirmotparten. - erstatning av håndskrevet signatur og påført firmastempel. Et kryptografisk beskyttelsesverktøy er nødvendig for å beskytte, kryptere og dekryptere elektroniske signaturer (kjøpt fra operatøren).

Kobling av motparter

Mest sannsynlig bruker noen av forretningspartnerne dine allerede et eller annet EDI-system. Selv om han ikke er en Taxnet-klient, spiller det ingen rolle. Ved hjelp av (teknologi som lar deg utveksle dokumenter mellom ulike EDF-operatører) kan du etablere interaksjon.

Partnere som ikke er registrert i noe EDI-system må være overbevist om effektiviteten til et slikt dokumentutvekslingsmiddel. Som regel er dette ikke en stor sak, siden nesten alle gründere allerede har hørt om fordelene med EDI og har en ide om hvordan disse systemene fungerer. Du kan presse dem til en positiv avgjørelse ved å gi dem gratis tilgang til systemet i to til tre måneder. Du kan diskutere slike punkter med våre spesialister - de vil fortelle deg hvordan du best kan gå frem.

Hvordan etablere elektronisk utveksling av dokumenter med motparter

Taxnet har utviklet IT-løsninger for bedrifter i 15 år, inkludert utviklingen av "" systemet, som lar deg raskt, pålitelig, praktisk og rimelig etablere elektronisk utveksling av dokumenter med motparter. Systemet ble installert av 100 000 kunder (mer enn 700 partnere over hele landet). Hva tilbyr vi?

Vi vil sikre rettskraft for alle overførte dokumenter.
Rask interaksjon, sending/mottak av dokumenter mellom deg og partnerne dine.
Pålitelig beskyttelse mot uautorisert tilgang.
Sikkerhet av dokumenter i alle stadier av transport og under lagring.
Brukerstøtte og opplæring av personalet i bruk av programmet.

Takket være et veletablert arbeid vil vi sørge for en rask tilkobling til systemet og en smidig overgang til EDI. For å kontakte oss, fyll ut en søknad på nettstedet eller ring 8-800-333-80-89. Våre spesialister vil gi personlig råd og fortelle deg om detaljene i samarbeidet!

Alle aktiviteter til enhver organisasjon utføres gjennom utveksling av dokumenter på papir. Forlengelse informasjonssamfunnet førte til fremveksten av elektroniske dokumenter.

Denne formen for dokumenter brukes i økende grad blant ledere i ulike organisasjoner og andre strukturer. Utbredt anskaffet, samhandling med Pensjonskassen og Skattetilsynet.

Den har også blitt aktivt brukt blant ulike organisasjoner.

Elektronisk utveksling av regnskapsdokumenter ble legalisert for flere år siden.

Siden 2002 har føderal lov nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signature" sidestilt papir og elektroniske dokumenter i deres rettskraft, men i juli 2013 dette normativ handling ugyldig.

Føderal lov nr. 63-FZ datert 6. april 2011 "Om elektroniske signaturer" etablerer de grunnleggende reglene for samhandling mellom organisasjoner som bruker elektroniske signaturer. Felles ordre fra Finansdepartementet og Russlands føderale skattetjeneste datert 17. februar 2011 nr. ММВ-7-2/168@ godkjente de grunnleggende reglene for innsending av dokumenter til skattekontoret.

Registrering, registrering og utveksling av fakturaer i form av elektronisk dokument mellom ulike organisasjoner tar hensyn til Finansdepartementets betingelser, godkjent ved pålegg nr. 50n datert 25. april 2011.

Statsvedtak nr. 1137 av 26. desember 2011. regler for utfylling og nye former for fakturaer og en rekke andre regnskapsbilag er fastsatt. Utveksling av fakturaer i elektronisk form via spesiell kommunikasjon utføres i et bestemt format, som er godkjent etter ordre fra Federal Tax Service of Russia datert 30. januar 2012 nr. ММВ-7-6/36@.

Bestilling fra Federal Tax Service datert 03/05/2012 nr. ММВ-7-6/138@ bestemte formatet som enkelte regnskapsdokumenter skulle være for utveksling og innsending til skattemyndighetene.

For at organisasjoner skal kunne utveksle TORG-12-regnskapsdokumentasjon og Work Acceptance Certificate i det nødvendige formatet, utstedte Federal Tax Service ordrenummer ММВ-7-6/172 datert 21. mars 2012.

Primærdokumenter utstedt elektronisk bekreftes først etter at de er merket.

All utveksling av regnskapsdokumenter i elektronisk format mellom motparter skjer ved hjelp av elektronisk dokumenthåndtering, som er styrt av ordre fra Federal Tax Service datert 20. april 2012 nr. ММВ-7-6/253@.

Fordeler med elektronisk dokumenthåndtering

Alle endringer introdusert av lovgivningen i samspillet mellom motparter har utvilsomt en rekke fordeler.

Innføring av elektronisk dokumenthåndtering fører til at tiden for utveksling av dokumenter reduseres. Dette skjer ved å spare tid på behandling og levering av dokumenter mellom organisasjoner på begge sider.

Tid spares ved registrering av transaksjoner i regnskapsregistre, ved overvåking av feil, reduksjon av stadier av dokumentbehandling og generering av rapporter.

Primær regnskapsdokumenter(faktura, ferdigattest og følgeseddel), utarbeidet på papir og signert av leder, som alle organisasjoner er vant til å jobbe med, vil gradvis bli overført til elektronisk format.

All dokumentflyt mellom motparter skjer i henhold til følgende skjema:

Selgerorganisasjonen oppretter et dokument i sitt regnskapssystem. Ved hjelp av kryptografisk programvare signerer du et dokument med en elektronisk signatur. Neste trinn organisasjonen laster opp det ferdige dokumentet til operatørens system og sender det til motparten, som godtar det gjennom spesiell programvare.
Deretter legger kjøperen inn det mottatte elektroniske dokumentet i regnskapsprogrammet sitt, kontrollerer transaksjonen for samsvar, hvis alt er fullført uten feil, setter deretter sin elektroniske signatur og sender den tilbake til selgeren gjennom operatøren. Dersom det avdekkes unøyaktigheter eller feil under befaringen, sender kjøper en avslagsmelding til selger med begrunnelse.

Selgerorganisasjonen gjenspeiler det elektroniske dokumentet i sitt regnskap som utstedt etter å ha mottatt et bekreftelsessignal fra den elektroniske dokumenthåndteringsoperatøren om aksept av filen og varslet kjøper om at dokumentet er mottatt.

Ifølge forskrifter, utveksling av regnskapsdokumenter mellom motparter utføres både på papir og elektronisk form.

Dokumenter utført i elektronisk form og signert med elektronisk signatur har like rettskraft, samt papirdokumenter signert av lederen.

Dokumentflyt mellom organisasjoner utføres gjennom en operatør, noe som gjør det mulig å redusere tid for regnskap og behandling

29.05.18 53 103 12

Dokumenter kan signeres på papir eller elektronisk. På papir i lang tid, elektronisk - det er uklart hvordan.

Pavel Ovchinnikov

12 års erfaring fra arbeid med elektroniske dokumenter

Men jeg har jobbet med elektroniske dokumenter i tolv år, og jeg skal fortelle deg: det er en utrolig spenning. La meg fortelle deg hvordan det hele fungerer, med eksempler.

Kort sagt

For å begynne å administrere elektronisk dokumenthåndtering trenger du:

Overbevise motparter om å begynne å utveksle elektroniske dokumenter.
Kjøp et elektronisk signatursertifikat.
Bestem deg for metoden for å sende dokumenter: gjennom en spesiell tjeneste eller uten den.

Hvem trenger elektroniske dokumenter

Til tross for bekvemmeligheten og moderniteten er det få som opprettholder elektronisk dokumenthåndtering. Hvis en gründer med forenklet beskatning inngår et par kontrakter i året, er det kanskje ikke så skummelt for ham å sende trykte dokumenter et par ganger. Men det er tilfeller der elektronisk dokumenthåndtering er ekstremt nyttig.

Store selskaper elektroniske dokumenter bidrar til å redusere kostnadene hvis volumet av ekstern korrespondanse overstiger flere hundre dokumenter per måned. For dem påvirker levering av papirer direkte hastigheten på transaksjoner. Dokumentasjonskostnadene kan utgjøre hundretusenvis av rubler i året, og risikoen knyttet til tap, feil og bøter fra skattekontoret øker kostnadene ytterligere.

Selv om du nå signerer én handling hvert halvår, betyr ikke dette at virksomheten din ikke vil vokse. Det kan hende du har store samarbeidspartnere som jobber med elektroniske dokumenter, og de vil kreve det samme av deg.

For eksempel

Nettbutikken akkumulerte jevnlig titalls millioner av fordringer på grunn av at fakturaen inneholdt nok en gang Vi gjorde en feil: varene er i en lastebil og kan ikke tas inn på lageret. Det går dager mens de venter på at budet med det korrigerte dokumentet skal komme fra leverandøren. Vi innførte elektroniske dokumenter, og nå tar alle justeringer av dokumenter mindre enn en time.

Og i et stort energisalgsselskap under på stedet skatterevisjoner inspektører fant årlig brudd og feil i dokumenter. Sjekken for bøter nådde 120 000 rubler per år. Det kom til et punkt hvor økonomiavdelingen budsjetterte disse pengene på forhånd som faste utgifter. Elektronisk dokumenthåndtering har blitt introdusert, og nå styres nøyaktigheten av dokumenter av programmer, ikke mennesker. Det er ingen flere feil.

Hva er et elektronisk dokument

Et elektronisk dokument er et vanlig dokument eller PDF-fil som kan opprettes og leses i et hvilket som helst redigeringsprogram. Det er viktig at den signeres med en spesiell elektronisk signatur og sendes på en spesiell måte.

For at en partner, advokat eller dommer ikke skal være i tvil om at du signerte det elektroniske dokumentet og ingen endret det, kom digitale sikkerhetsspesialister med en elektronisk signatur. Det er som et fingeravtrykk plassert på dokumentets unike sett med biter og byte. Grovt sett, når du signerer noe elektronisk, sier du: "Jeg autentiserer dette settet med biter."

En elektronisk signatur legges ved ethvert dokument, hvoretter det anses som signert. Dokumentet kan leses uten signatur. Det garanterer bare at du har det samme uforanderlige dokumentet foran deg, i den formen det ble sendt til deg. Hvis du endrer noe i et dokument og lagrer det, vil dets sett med biter endres - signaturen vil være ugyldig.

For eksempel

De to selskapene bestemte seg for å signere en elektronisk kontrakt. Vi laget en kontrakt og ble enige om vilkårene. Nå signerer det ene selskapet kontrakten med sin signatur og sender det til det andre. Hun åpner kontrakten og bestemmer seg for å stille opp noe, for eksempel bøtebeløpet. Korrigerer. Lagrer. Sender først. Hun ser ut - ops! - den opprinnelige signaturen på denne avtalen ble brutt. Det betyr at de fikset noe, skurkene. Så går de for å slå ham i ansiktet, sannsynligvis.

Hvor du kan få en elektronisk signatur

En elektronisk signatur kjøpes på et spesielt sertifiseringssenter. Du trenger bare å finne et praktisk senter i byen din. Det viktigste er at det er inkludert i listen over akkrediterte sentre til kommunikasjonsdepartementet i Den russiske føderasjonen.

Det samme kan gjøres rett på kontoret til sertifiseringssenteret: bare kom med alle dokumentene og fyll ut en søknad. Men i dette tilfellet må du vente til den kontantløse betalingen går gjennom - dette kan ta flere timer. Du kan ikke betale for et sertifikat kontant for en bedrift, akkurat som du ikke kan motta det eksternt.

Hvordan fungerer en elektronisk signatur?

Den juridiske kraften til en elektronisk signatur er beskrevet i den føderale loven "On elektroniske signaturer".

Loven definerer typene signaturer: enkel, ukvalifisert og kvalifisert. Du kan signere dokumenter fra hvilken som helst av dem, men med forbehold: kvalifisert - for skatteformål, handel og i noen tilfeller for domstol; enkelt og ukvalifisert - for alt annet.

Enkel eller ukvalifisert signatur

Et rimelig og billig alternativ, men med begrenset bruk. En ukvalifisert signatur inneholder kryptografiske algoritmer, men er ikke verifisert av noen sertifiseringsinstans. En enkel en er bare en kombinasjon av pålogging og passord, konto på myndighetenes nettsted eller e-postadressen til motparten.

Slike signaturer egner seg hvis du ikke deltar i elektronisk handel, ikke utveksle elektroniske primærdokumenter og ikke sende skattemeldinger. En enkel signatur kan brukes til kontrakter, fakturaer og handlinger, men du må signere en egen avtale med motparten og registrere partenes samtykke for å stole på en slik signatur.

Hvis du har dusinvis av motparter og ulike dokumenter, vil kretsen ikke fungere. Du må signere et slikt dokument med alle, og over tid vil denne prosessen redusere, ikke fremskynde, arbeidet. Da er det bedre å tenke på et annet elektronisk signatursertifikat.

For å bruke en enkel elektronisk signatur må du skrive ut og signere en papirversjon av avtalen eller inkludere spesiell vare inn i en avtale med en motpart - dette er et lovkrav.

Kvalifisert signatur

Denne signaturen er egnet for fakturaer og skatteformål. Ved lov kan elektroniske fakturaer kun signeres med denne signaturen. Et kvalifisert sertifikat koster fra 1000 RUR, det kan bare kjøpes på et sertifiseringssenter som er en del av tillitssonen til Federal Tax Service.

Hvert år må det kvalifiserte signatursertifikatet fornyes, noe som gir ytterligere bekymringer: du må overvåke gyldighetsperioden og bestille en ny utstedelse i tide.

For å jobbe med en kvalifisert signatur, må du installere et spesielt program - et middel for kryptografisk informasjonsbeskyttelse. Programmet legger ved en elektronisk signatur til dokumentet og verifiserer signaturene til andre deltakere i utvekslingen.

Du kan velge betalt program("Cryptopro TsSP") eller gratis ("Vipnet TsSP"). Funksjonelt er de nesten like, men kompatibilitetsproblemer kan oppstå med den gratis. Begge fungerer på Windows og Mac. Den betalte koster ca. 1000 RUR, den årlige betalingen for et elektronisk signatursertifikat er ca. 1000 RUR.

Noen bruker en skybasert elektronisk signatur, den krever ikke installasjon av et kryptografisk beskyttelsesprogram. Skysignaturen lagres i utvekslingstjenesten, og hver gang du signerer et dokument, mottar du en SMS på telefonen som bekrefter handlingen. Et slikt sertifikat er billigere og mer praktisk å bruke, men mindre sikkert enn et kryptografisk beskyttelsesprogram.

Hvorfor trenger du en dokumenthåndteringsoperatør?

Et signert elektronisk dokument kan sendes via vanlig e-post, men dette er ikke sikkert. Hvis e-posten din blir hacket, vil dokumentene havne i hendene på de kriminelle. Derfor kan f.eks. skattekontoret aksepterer kun erklæringer gjennom spesielle tjenester. Du må utveksle elektroniske fakturaer gjennom de samme tjenestene, ellers vil du bryte ordren fra det russiske finansdepartementet. Slike tjenester kalles dokumentflytoperatører.

For en enkel bruker er dette en pumpet opp e-post. Det fungerer gjennom en nettleser, det er innkommende og utgående mapper, en adressekatalog, innebygd søk og en dokumentredigerer. Inne er det en høybelastningstjeneste med sikre kommunikasjonskanaler og kryptering som sikrer sikkerheten ved dokumentoverføring.

Du trenger ikke engang å inngå en avtale med den elektroniske dokumenthåndteringsoperatøren. Bare registrer deg, last ned det elektroniske signatursertifikatet og betal fakturaen. Operatøren tar seg av resten: varsler den føderale skattetjenesten om at du har sluttet deg til børsen, overvåker formatene og garanterer overholdelse av lovgivningen i den russiske føderasjonen.

Det er flere dusin slike tjenester i Russland. Når det gjelder pris, funksjonalitet, pålitelighet og hastighet er de omtrent like. Det er vanlig å velge operatører basert på kvaliteten på tjenesten: hvor raskt teknisk støtte fungerer, om operatøren er klar til å hjelpe til med å koble sammen motparter, hvilke muligheter det gir og om den har konsulent-analytikere som vil hjelpe deg med å implementere tjenesten i arbeidet ditt .

Motparten din må også koble seg til operatøren. Han kan velge din eller noen andre - da vil sentralen gå gjennom roaming, som i mobilkommunikasjon.

Hvor mye koster elektroniske dokumenter?

Når du jobber gjennom en operatør, betaler du kun for dokumentet som er signert av begge parter. I gjennomsnitt er kostnaden for å sende et dokument omtrent 6-8 R, og alle innkommende meldinger er gratis.

Vanligvis kjøper nybegynnere en minimumspakke på 300 dokumenter, som går ut veldig raskt. Da må du kjøpe neste pakke. Det er mer lønnsomt å kjøpe en ubegrenset årspakke eller forhandle individuelle vilkår.

Å bytte til elektroniske dokumenter er fordelaktig hvis du sender 100 eller flere dokumenter per måned eller minst 1000 dokumenter per år. Da vil du redusere papir- og leveringskostnadene med nesten 5 ganger.