Kommunikasjon mellom mennesker er naturlig og viktig viktig prosess. En gang i tiden var epistolary-sjangeren den eneste på en tilgjengelig måte kommunikasjon mellom personer som befinner seg i avstand fra hverandre.

Posttjeneste har eksistert siden dagene det gamle Roma, om ikke før. Folk korresponderte. I litteraturen er til og med romaner og fortellinger i brev kjent.

Moderne fremskritt innen teknologi tilbyr nye og bedre måter å kommunisere på.

Samtidig lagres postkorrespondanse. Dette er en gammel, men pålitelig måte å kommunisere på som har sine egne unike kvaliteter. Det moderne formatet for postkorrespondanse er elektronisk post, ellers e-post.

E-post, i motsetning til vanlig post, lar mottakere kommunisere nesten umiddelbart. Jeg trykket på "Send"-knappen (brev), og etter noen sekunder ser mottakeren dette brevet i posten sin, i "Innboks"-mappen.

Å bli tilgjengelig og utbredt blant brukere, e-post iboende visse regler fører korrespondanse. Slike regler lar deg organisere og gjennomføre korrespondanse innenfor rammen av aksepterte kulturelle og forretningsmessige normer. Settet med systematiserte regler for "e-post"-korrespondanse kalles den uuttalte "e-postetiketten".

Etikette for elektronisk korrespondanse inkluderer funksjoner ved design, sammensetning av brev, samt prinsipper for kommunikasjon mellom mottakere. Først, la oss kunngjøre hele listen over regler:

Regel 5. Fyll inn mottakerens postadresse sist.

Regel 7. Brevets tekst må oppfylle visse krav.

Og nå mer om hver av de ti reglene.

Regel 1. Fyll ut alle feltene i e-posten.

For klarhet bruker vi (fig. 1), som viser hvordan et nytt brev ser ut i Yandex-post (etter å ha klikket på "Skriv"-knappen):

Ris. 1 Grunnleggende e-postetikette

I nesten alle posttjenester(Yandex mail, Mail ru, Google, Rambler, etc.) e-posten inneholder følgende informasjon:

1. Postadresse (e-post) og avsenderens navn (eventuelt også et etternavn) - nummer 1 i fig. 1.
2. Postadressen (e-post) til mottakeren av brevet er nummer 2 i fig. 1.
3. Emnet (tittel, tittel) på brevet er nummer 3 i fig. 1.
4. Innholdet i brevet (nummer 4 i fig. 1), som inkluderer:
   • hilsen,
   • hovedtekst,
   • konklusjon,
   • signatur.
5. Vedlegg til brevet (vedlagte filer eller vedlagte filer) – nummer 5 i fig. 1.

Alle oppførte punkter må fylles ut, bortsett fra den siste (nummer 5 i fig. 1) – vedlegg til brevet. Hvis du ikke trenger å legge ved noen filer til brevet som forklarer teksten i brevet, kan du glemme dette punktet.

Regel 2: Postadresse og navn på avsender må være tydelig.

Korrespondanse involverer to parter, så oppmerksomhet bør rettes mot personopplysninger. Personopplysninger bør være forståelige og så fullstendige som mulig, for ikke å forårsake misforståelser, forsiktighet og mystikk blant mottakeren.

Den mest pålitelige postadressen er en som inneholder for- og etternavnet ditt, for eksempel [e-postbeskyttet].

Hvis avsenderen har en blogg, vil det være nyttig å angi en adresse med nettstedets domene, for eksempel info@site. Faktum er at ved å gå til nettstedet (nettstedet) som er angitt etter @-tegnet, kan du lære mye om forfatteren av nettstedet fra materialet som presenteres på det.

Hvis postadressen er på skjemaet [e-postbeskyttet], da vil ikke alle mottakere av et brev fra en slik adressat bestemme seg for å åpne dette brevet. Hva om det er et virus som blokkerer datamaskinen, eller spam som, etter å ha åpnet et slikt brev, vil flyte i en endeløs strøm?

Regel 3. Emnet (tittel, tittel) på brevet skal alltid angis.

Overskriften på brevet er det eneste mottakeren av brevet ser når det kommer til ham. Svært ofte bestemmer tittelen på brevet dets fremtidige skjebne:

• mottakeren vil åpne den
• eller slett den uten å se.

Derfor bør brevoverskrifter behandles med spesiell ærbødighet (det vil si med ærbødighet).

Alternativer for skjebnen til det mottatte brevet avhengig av tittelen:

• brevet vil ikke bli lagt merke til blant en haug med andre brev,
• de vil anse den som ubrukelig og vil derfor ikke engang åpne den,
• uten å nøle, vil de umiddelbart sende den til mappen " " eller "Slettede elementer",
• lese helt eller delvis,
• kanskje de til og med vil svare.

Tittelen på brevet er nøkkelen til å få mottakeren interessert i å åpne brevet, eller rettere sagt, "hekte" det, vekke oppmerksomhet. Dette er spesielt viktig hvis du skriver et brev til noen for første gang. For å parafrasere ordene fra boken "The Adventures of Captain Vrungel" ("hva enn du kaller skipet, så vil det seile"), kan vi si at "hva enn du kaller bokstaven, det er hvordan den vil nå" mottakeren.

Derfor bør tittelen på brevet være kort (ikke mer enn 50 tegn), interessant og til poenget (uttrykk essensen av brevet).

Videre, under korrespondansen, hvis mottakeren av brevet svarer forfatteren, bør ikke overskriften på brevet endres. Det bør heller ikke endres under gjentatt korrespondanse, når brevet sendes mange ganger i den ene eller den andre retningen.

Hvis diskusjonsemnet endres under korrespondansen, er det fornuftig å endre emnet for brevet eller kanskje lage et nytt brev med et nytt emne for videre korrespondanse.

Regel 4. Når du svarer på et brev, tenk på om du må endre emnet for brevet.

I de aller fleste tilfeller er det IKKE nødvendig å endre emnet for brevet. Jeg vil forklare grunnene nedenfor. Men det er som kjent noen unntak fra reglene. Men først ting først.

Hvordan skrive et brevsvar

Mange nybegynnere svarer feil på brevet, nemlig etter å ha mottatt brevet, leste de det og klikker på "Skriv" -knappen for å svare. Dette er grunnleggende feil.

Når du svarer på et brev, bør du klikke på "Svar"-knappen for å forstå hvor du startet korrespondansen og hva du kom til. Slik gjør du dette:

• Du må åpne brevet. I dette tilfellet vil "Svar"-knappen vises over eller under den åpne bokstaven (nummer 1 i fig. 2).
• Klikk på "Svar".
• “Re: …” vil automatisk vises i emnet (overskriften) på brevet (nummer 2 i fig. 2). Bokstavene "Re" er et tegn på at dette er et svar på et brev.
• Skriv svaret ditt i begynnelsen av brevet slik at svaret kommer først, og under er teksten til forrige brev.

Ris. 2 Hvordan skrive et svarbrev

I mange tjenester teknisk støtte Når du sender e-post om problemer, ber de deg klikke på "Svar"-knappen. Og samtidig, ikke endre noe i korrespondansen i tidligere brev. Mer presist, enhver teknisk støtte ber om å "lagre sitatet når du svarer." Fordi det er lettere å forstå hvor vi begynte å løse problemet og hva vi kom til.

Mange nybegynnere kan ikke finne det forrige brevet, eller av en annen grunn svarer de ofte IKKE (det vil si at de ikke bruker "Svar"-knappen), men skriver et nytt brev (klikk på "Skriv" eller "Opprett" knapp). Ved å motta et nytt brev hver gang, kan det være vanskelig for mottakeren av et nytt brev å huske "fra bunnen av" alle detaljene i det forrige brevet, noe som gjør korrespondanse svært vanskelig.

Og profesjonell teknisk støtte vil kanskje ikke svare på feil formaterte bokstaver i det hele tatt.

Merk at "Re:" er en forkortelse for det engelske "Reply:" eller "Response:", som oversettes som "My response to:". Hvis emnet for brevet har endret seg, bør du slette denne "Re:" og skrive nytt emne brev som gjenspeiler essensen av den nye hendelsesforløpet.

Regel 5. Fyll inn mottakerens postadresse (Til) sist.

«Til»-feltet fylles best ut sist, etter at brevet er skrevet og kontrollert. Dette vil tillate deg å unngå ofte gjentakende feil når avsenderen av et brev sender det til mottakeren uferdig, ved et uhell klikker på "Svar"-knappen.

Og hvis du klikker på "Svar"-knappen, må du først sjekke om du sender brevet til riktig adressat før du klikker. Det kan være veldig frustrerende når et brev, spesielt hvis det inneholder personlig eller konfidensiell informasjon, går et annet sted enn der du hadde tenkt å sende det.

Regel 6. Lagre teksten til brevet i en egen fil før du sender brevet.

Dessverre huskes denne regelen bare når

• Det oppstod en uventet feil ved sending av et brev,
• eller når et brev blir bedt om å sendes på nytt fordi det av en eller annen grunn ikke ble mottatt.

Når du sender viktige e-poster med en "vegg av tekst" skrevet for hånd i stedet for kopiert fra et sted, er dette veldig god regel. Det gjør livet mye enklere.

Regel 7. Brevets tekst må oppfylle følgende krav:

1) Brevets tekst skal inneholde en hilsen.

Som et minimum, "Hei." eller «God dag». Hvis du kjenner navnet, så "Kjære navn (muligens patronym)." Hilsen "God dag" brukes ofte når du kommuniserer på Internett i stedet for " God morgen", "God ettermiddag" eller "God kveld". Dette skyldes at avsenderen av en e-post aldri kan vite nøyaktig når e-posten hans vil bli åpnet av mottakeren. Avsender og mottaker kan være lokalisert i forskjellige deler av jorden, i forskjellige tidssoner. Og avsenderen vet aldri nøyaktig når mottakeren vil åpne og lese brevet sitt.

2) Brevets tekst skal være korrekt og fri for feil.

Av en eller annen grunn er det ikke gitt av stor betydning leseferdighet Feil kan bli funnet på de offisielle nettstedene til seriøse selskaper, for ikke å nevne brev, som noen ganger er vanskelige å forstå, ikke bare individuelle ord, men også hele fraser, de kan formuleres så analfabet og med feil. Det er viktig å huske at dårlig skriving er dårlig kultur og har ingen plass på Internett.

3) Brevets tekst skal være tydelig i innholdet.

Avsender vet alltid hva han skriver om, men mottakeren kan bare forstå dette ut fra brevteksten. Avsenderen skriver ikke alltid om problemet sitt på en måte som er forståelig for mottakeren. Brev som er uklare i innhold kan bare forårsake irritasjon og frustrasjon hos mottakeren, siden han brukte tid på å lese brevet, men ikke forsto hva avsenderen ville fortelle ham.

4) Brevets tekst må dekke omfanget av ett emne.

Hvis avsenderen har noe å si til mottakeren ulike emner, da er det bedre å sende ett brev om hvert emne. Dette vil gjøre det lettere for mottakeren å oppfatte informasjonen og la ham gi deg et nøyaktig og utfyllende svar.

5) Brevets tekst skal være strukturert med tanke på innhold og ytre oppfatning.

Strukturert tekst er lett å lese. Og det oppfattes som ment av forfatteren av brevet. En ustrukturert tekst med tankesprang, med overvekt av følelser fremfor fakta, med uforståelige sammenhenger osv. kan oppfattes av mottakeren av brevet på en helt annen måte enn avsenderen har tenkt. Som et resultat vil ikke kommunikasjon via e-post fungere. Det vil ikke finne sted i det hele tatt, eller du trenger telefon, Skype og andre kommunikasjonsmidler.

6) Teksten i brevet må ha optimal størrelse.

Svært korte bokstaver på 5-7 ord er selvfølgelig hyggelige å lese, men du må bli forstått av en veldig talentfull forfatter for å sette hovedideen i disse ordene. Det er bedre for en uerfaren brevskriver å skrive mer for å formidle informasjonen eller informasjonen som sendes til adressaten så nøyaktig som mulig.

Samtidig oppfattes et altfor langt brev, fylt med repetisjoner, tilleggsforklaringer, unødvendig off-topic informasjon, osv., av mottakeren som en "tekstvegg", sliter ham og forårsaker en negativ reaksjon. Alt trenger moderasjon;

7) Skriften på brevteksten må være en vanlig type som skal vises i alle posttjenester.

Fans av eksotiske skrifttyper, for eksempel de som ligner håndskrevet tekst med en fjærpenn, bør huske at mottakeren kan ende opp med uleselig gobbledygook i stedet for teksten til brevet. Eksotiske elskere bør sørge for at den eksotiske fonten de bruker sendes i brevet sammen med teksten.

8) Skriftstørrelsen i brevteksten skal være enhetlig.

Du kan skrive alle mindre notater med liten skrift. Alt annet bør gjøres i samme skriftstørrelse. Noen e-posttjenester bruker vanligvis en enkelt universell font. Dette bør alltid huskes, siden alle avsenderens innsats for å dekorere teksten med fonter forskjellige størrelser Til syvende og sist vil mottakeren se teksten som monoton. Så er det nødvendig å prøve så hardt?

9) I brevteksten skal du ikke misbruke bruken av store bokstaver.

Det er vanskelig å lese bokstaver der alle bokstavene er små, selv i begynnelsen av en setning, eller omvendt, hvor alle bokstavene er STORE. Husk at et BREV SKREVET MED Caps Lock PÅ OG BESTÅR AV STORE BOKSTAVER OPPfattes PÅ INTERNETTET som ET SKRIK og betyr kun et skrik og ingenting annet.

10) Tonen i brevet skal under ingen omstendigheter være aggressiv eller irritabel.

Teksten i brevet skal ikke inneholde forbannelser eller fornærmelser. Det er best å skrive et brev når du er i en balansert og rimelig tilstand. Lett lekenhet og passende humor er velkommen dersom mottakeren støtter en lignende tone i kommunikasjonen og er i stand til å sette pris på det.

11) På slutten bør du alltid legge igjen en signatur (fornavn, etternavn, kallenavn, stilling for forretningsbrev) med mulige ønsker til samtalepartneren.

Ønsker inkluderer: Med respekt, Med takknemlighet, etc.

Regel 8: E-poster må besvares.

Det er alltid vanlig å svare på et brev, så du må finne tid og anledning til å være gjensidig oppmerksomhet og respekt for avsendere.

E-post tåler ikke stagnasjon. Å jobbe med e-post avhenger i stor grad av disiplinen og organisasjonen til mottakeren. Dette innebærer regelmessig overvåking av din postkasse, kjennskap til innkommende korrespondanse, dens studie, systematisering og utarbeidelse av svar.

En av viktige poeng er et rettidig sendt svar, som i seg selv snakker om mottakeren med positiv side og preger hans grad av ansvar og interesse.

E-post er ikke den vanlige papirposten med postbud, biler, fly, tog. E-poster leveres på sekunder, og avsendere forventer et raskt svar. I elektronisk kommunikasjon blir det tatt i bruk et helt annet tempo; Forsinket tid kan føre til tap av relevans for temaet som diskuteres.

Regel 9: Ikke send konfidensiell informasjon på e-post.

Dessverre kan e-post bli hacket og fanget opp. Og så passordene og tallene skrevet ned i e-postene bankkort, PIN-koder osv. kan bli tilgjengelig for uvedkommende som kan bruke dem til personlig vinning. Derfor bør ikke slik informasjon stoles på via e-post.

Regel 10. Ikke publiser informasjon fra personlige brev uten samtykke fra deres avsendere.

Ved å respektere andres konfidensielle informasjon respekterer du både deg selv og din rett til privatliv.

Kommunikasjon via e-post uten gjensidig visuell og auditiv kontakt krever overholdelse av etiketteregler, som igjen bidrar til å etablere kompetent og kulturell dialog mellom mennesker.

I et av brevene hans bemerket Antoine Saint-Exupery:

"Se etter meg i det jeg skriver."

Dette er veldig treffende uttrykk, inkludert de ovennevnte prinsippene for e-postetikette.

Spørsmål om hvordan og med hvilke midler kan opprettes og sendes bør i prinsippet ikke oppstå. Imidlertid er ikke alle klare til å begynne med denne oppgaven umiddelbart når det gjelder offisielle brev, spesielt når forfatteren av brevet forventer å få svar. Jeg åpner den for deg liten hemmelighet forretningskorrespondanse, jo strengere karakter og stil brevet har, desto større er sjansen for svar fra mottakeren. I denne leksjonen vil jeg gi flere eksempler på e-poster som skal hjelpe brukere med å bestemme sin egen stil og deretter skrive meldinger på den mest kompetente måten.

Først må vi bestemme hvilken natur bokstaven vi lager vil være. Jeg deler alle utgående e-poster inn i tre hovedtyper:

• Forretningsforslag
• Bedriftsforespørsel
• Vennlig adresse

Følgelig har jeg for alle tre typene maler, både i form av enkle tekstfiler og i form av maler skreddersydd for spesifikke e-postprogrammer. La oss gå videre til hver av dem i rekkefølge.

Forretningsforslag

Hei (God ettermiddag), [navnet på personen som blir adressert]!

Det er tilrådelig å angi navnet i et hvilket som helst brev når du kommuniserer, fordi en personlig adresse setter en person i et vennlig humør. Men hvis du fortsatt ikke finner ut navnet, vil en malhilsen være tilstrekkelig.

La meg presentere for din oppmerksomhet ny tjeneste(nytt produkt) fra vårt selskap [firmanavn].

La meg tilby samarbeid innen [navn på aktivitetsfelt].

Beskriv deretter kort fordelene med forslaget ditt når det gjelder pris eller noen kvalitetsegenskaper. Det viktigste er ikke å overdrive det. Megabyte med tekst, og til og med supplert med lyse, meningsløse bilder, skremmer bare folk bort. Hvis mottakeren av brevet er interessert i tilbudet ditt fra de første linjene, vil han definitivt kontakte deg for ytterligere informasjon.

Hvis du er seriøst interessert i de rette menneskene kontaktet deg første gang du kontaktet oss, er det fornuftig å tenke på tilgjengelighet ikke bare via e-post. Det vil være lurt å opprette kontoer i tjenester som f.eks ICQ ogSkype. Noen ganger er det mye lettere for en person å kontakte deg på vanlig telefon, hvis du selvfølgelig omtenksomt la nummeret i signaturen din.

Hvorfor må du duplisere din egen e-postadresse i signaturen, spør du, hvis den automatisk videresendes av e-postserveren. Regelen her er at overdreven informasjon i forretningskorrespondanse aldri er unødvendig. La oss forestille oss en situasjon der brevet ditt mottas av en person som potensielt ikke er interessert i tilbudet, eller som rett og slett ikke er kompetent til å svare på det riktig. Den videresender den mottatte meldingen til en annen bruker, men av en eller annen grunn går informasjon om den sanne avsenderen tapt fra de automatisk tilførte dataene, noe som gjør det vanskelig å kontakte deg. Det vil imidlertid alltid være nok å se på signaturen for å bestemme forfatteren av brevet og hans nødvendige kontakter.

Bedriftsforespørsel

Hei (God ettermiddag)!

Eller, hvis adressatens navn er kjent, da (Kjære, [navn, patronym])!

Vennligst oppgi informasjon om produktet (tjenesten) [navn på produkt/tjeneste] med en beskrivelse fullstendige spesifikasjoner og konkurransedyktige kvaliteter.

Basert på Føderal lov RF [dokumentnummer og dato], vennligst oppgi informasjon [beskriv dataene som er nødvendige for å innhente].

Du kan også kontakte ledelsen for en bestemt tjeneste på Internett hvis rettighetene dine blir krenket.

I forbindelse med brudd på klausul [klausulnummer i brukeravtalen] i brukeravtalen, nemlig: «[sitat fulltekst navngitt punkt]”, ber jeg deg gjennomføre en etterforskning og iverksette passende sanksjoner mot den skyldige [ansvarlige (hvis vi snakker om om tjenesteansatte)] personer [nettsted (navn på nettstedet)]. Vennligst rapporter resultatene av inspeksjonen og sanksjonene som er pålagt til [din egen e-postadresse].

Vennlig adresse

Hilsen (God dag) (Hei), [personens navn]!

Når du først kontakter oss på en vennlig måte, vil en god indikator være fullstendigheten av tekstmeldingen din. En korrekt skrevet, omfangsrik tekst vil indikere din store interesse for å kontakte rett person og vil vekke et ønske om svar. Ikke glem å åpne samtalen med noen få innledende spørsmål.

Eksempel på e-post

Å føre korrespondanse på e-post er en integrert del av den daglige forretningspraksisen til en moderne sekretær. Evnen til å overtale mens du forblir høflig og korrekt er ferdigheter som må utvikles og finpusses. Et dårlig skrevet og analfabet brev kan sette en stopper for karrieren din og ugjenkallelig skade bedriftens rykte. I denne artikkelen finner du et sett med enkle og effektive reglerå gjennomføre forretningskorrespondanse på e-post, noe som vil hjelpe deg med å bevise din profesjonalitet og oppnå målene dine.

Fra artikkelen vil du lære:

Forretningskorrespondanse på e-post: regler og eksempler

Regel 1:

jobbe-e-post brukes kun til offisiell korrespondanse

Denne bemerkningen gjelder ikke så mye forretningsbrevetikett, hvor mye til forretningsetikk og opprettholde ditt rykte. Husk alltid at alle brev du sender fra arbeidsdatamaskinen din er lagret på serveren, og din leder kan gjennomgå dem om ønskelig.

Regel 2:

Regelen er å bestemme kretsen av mottakere av meldingen din

Hvis du skriver et brev til en leder, bør det være én adressat - lederen hvis du skriver til kolleger eller underordnede, kan det være flere adressater. De legges inn atskilt med komma i "Til"-feltet, alle interesserte parter - i "Kopi"-feltet. Dette kan være tredjeparter nevnt i meldingens tekst. Prøv å ikke sende unødvendige kopier, spesielt til ledelsen. Underdanighet og ønsket om å behage vil ikke dekorere deg. Å ha "skjulte kopier" av brevet vil gjøre deg enda verre. Du vil bli kjent som en intriger.

Regel 3:

formålet med brevet skal være åpent for både deg og mottakeren

Formuler tydelig formålet med meldingen din: hvilke handlinger forventer du at leseren av meldingen skal gjøre? Hvilken reaksjon bør følge? Dette målet bør være gjennomsiktig ikke bare for deg, men også for mottakeren.

Hensikten med meldingen vil bestemme formen og grammatikken til fortellingen:

• å uttrykke din mening og din vurdering av situasjonen innebærer bruk av 1 person («jeg» og «vi»);
• en forespørsel, en instruksjon, en oppfordring til handling innebærer bruk av 2 personer ("du" og "du");
• rapportering av hendelser fra en ekstern observatørs synspunkt innebærer bruk av den tredje personen ("han" eller "de").

Regel 4:

ikke la "emne"-feltet stå tomt

De fleste brukere begynner å bli kjent med på e-post fra å studere "tema"-feltet. Noen ganger er det her det slutter. For å forhindre at meldingen din blir slettet før den blir lest, bør du prøve å holde emnet så spesifikt, informativt og kort som mulig. Vage emner som "Forespørsel om informasjon", "fra Moskva", "revidert versjon" er ikke akseptable. Eksempler på vellykkede emner:

"Liste over teammedlemmer for matematikk-olympiaden i Moskva"

"Liste over defekt utstyr til det åttende verkstedet datert 06.01.17"

"Markedsundersøkelser for projeksjonsutstyr 2017"

Hvis du svarer på en melding, vil "Re"-symbolet vises i "emne"-feltet, det anbefales å slette det.

Regel 5:

hold deg til tradisjonell meldingsstruktur

Strukturen til brevet er enkel og klar, men hvert element i det er nødvendig:

1. Hilsen og adresse;
2. Hovedenhet;
3. Sammendrag blokk;
4. Signatur
5. Kontaktinformasjon.

Regel 6:

hilsen og adresse er nøkkelen til gjensidig forståelse

Bruk aldri uttrykket "God dag" som en hilsen. Dette er dårlig form. Bruk universell "Hei!" eller "God ettermiddag!" Et offisielt brev kan begynne umiddelbart med adressen "Kjære (for og patronym)" eller "Kjære herr (etternavn)." Hvilket alternativ er å foretrekke - fornavn, patronym eller etternavn? Regelen her er denne: hvis du bare oppretter kontakt og skriver en melding til adressaten for første gang, er det hensiktsmessig å adressere ham med etternavnet når kontakten er opprettet og du skriver en melding for den andre tid, tiltal ham med fornavn og patronym.

Hvis meldingen har flere adressater, vil et passende alternativ være "Kjære herrer" eller "Kjære kolleger" hvis du henvender deg til representanter for en profesjon som står deg nær. På slutten av adressen kan du sette et utropstegn eller komma, og starte selve teksten fra et nytt avsnitt, med en liten bokstav. Hvilket alternativ bør jeg velge? I et offisielt brev eller en melding som du legger stor vekt på, sett et utropstegn, og i en enkel arbeidsmelding, sett et komma.

Regel 7:

korthet er hovedfordelen med elektronisk korrespondanse

"Maksimal betydning – minimumsord" er det gyldne mottoet for forretningskorrespondanse.

Tankeuttalelsen bør være:

• spesiell;
• konsekvent;
• konsis;
• forståelig.

Skrive i korte setninger– det er enklere for deg og det er tydeligere for mottakeren. Del teksten inn i avsnitt slik at det er lettere å skumme og finne informasjonen du trenger.

Et annet tips: ett emne - en melding. Hvis du vil vurdere flere ikke-relaterte problemer, dekk flere forskjellige ideer, og vie en egen tekst til hvert emne. Selvfølgelig skal "Tema"-feltet inneholde denne ideen eller spørsmålet i en kort form.

Ved langvarig korrespondanse kan du begrense deg til ordene "Med respekt" og ditt for- og etternavn.

Regel 14:

prøv å ikke bruke postscript

Bruk av etterskrift er tillatt i ett tilfelle - dersom noe har skjedd i skrivende stund viktig begivenhet som er direkte relatert til adressaten.

Eksempel: P.S. Flybillettene ble levert for en time siden.

Regel 15:

bruk lesebekreftelser etter hensikten

Hensikten med denne varslingen er at mottakeren forventes å utføre en handling. Den brukes kun for eksterne mottakere.

Regel 16:

Ikke overbruk flagget "høy betydning".

Husker du Leo Tolstojs lignelse om en gutt som elsket å spøkefullt rope «Ulv!»? Alle var så vant til vitsene hans at når ulvene faktisk angrep ham, var det ingen som reagerte på skrikene hans.
Når du virkelig trenger å indikere viktigheten av bokstaven, vil alle de nødvendige flaggene allerede være brukt.

Regel 17:

dobbeltsjekk alle data, tall og navn

Gjør det til en regel - sørg for å lese den på nytt før du sender den. brev, sjekk alle tallene, klargjør etternavn og initialer. En liten feil kan koste deg plassen din.

Regel 18:

svar på brevet umiddelbart

Hvis du av en eller annen grunn ikke kan svare umiddelbart - for eksempel at du ikke har all informasjon eller rett og slett ikke er klar, skriv bare at brevet er mottatt så svarer du senere. Ellers vil ikke mottakeren være sikker på at brevet ble mottatt eller ikke ble slettet ved en feiltakelse.

(elektronisk korrespondanse)

Brev om tilbud om samarbeid

Emne: Forslag til samarbeid.
Data: 20.05.0216
Fra: [e-postbeskyttet]
Til: [e-postbeskyttet]

Styreleder
Sammenslutningen av produsenter alkoholholdige produkter
Dobrov D.E.

Kjære Dmitry Evgenievich!

Union of Alcohol Producers (UPAP) er den ledende sammenslutningen av industriledere i den innenlandske alkoholindustrien. Det aktive arbeidet som utføres av organisasjonen din i forhold til å skape et sivilisert marked for alkoholholdige og brennevinsprodukter i den russiske føderasjonen avtvinger respekt.

Selvfølgelig er bekymring for kvaliteten og sikkerheten til produserte produkter en av prioriteringene til SPAP, og deltakerne er samvittighetsfulle produsenter som legger stor vekt på disse aspektene.

AIG er en av verdens største forsikringsinstitusjoner. Internasjonalt selskap har vært i forsikringsmarkedet i 90 år og har kontorer i 160 land. russisk divisjon Selskapet har vært i drift i mer enn 15 år.

Samarbeid med mat- og drikkevareprodusenter er en prioritet for vårt selskap. Ledet av mange år internasjonal erfaring AIG i Russland har utviklet et unikt forsikringsprogram for alkoholindustribedrifter (produktansvarsforsikring og tilbakekalling av produkter fra markedet).

Vi tror at dette programmet er av potensiell interesse for SPAP-deltakere, fordi Et produkt som alkohol krever en spesiell tilnærming til kvalitet på råvarer, emballasje og sikkerhet for forbrukeren.

Basert på ovenstående henvender vi oss med en invitasjon til å diskutere potensialet for samarbeid på dette området.

Vi vil være takknemlige for din faglige vurdering av et slikt samarbeid og ber deg etablere en prosedyre for videre samhandling mellom våre selskaper. Vi er klare til å vurdere alle forslagene dine om formatet for felles arbeid.

Oppriktig,

Andreev Pavel

Visepresident i AIG
Tlf.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[e-postbeskyttet]

Invitasjonsbrev

Tema: Invitasjon til seminar
Data: 25.06.2016
Fra: Anna Simonova
Til: xxx-xxx-xxx

Kjære partnere,

17. mars 2016 Vi inviterer deg til å delta på seminaret om å bygge internasjonale forsikringsprogrammer, som vil bli holdt spesielt for AIG-partnere Mark Goldenberg- Regional rådgiver for AIGs internasjonale forsikringsprogrammer.

Mark kommer spesifikt til Russland for å gjennomføre en rekke treningsarrangementer, siden han har den mest omfattende erfaringen med å forsikre multinasjonale selskaper.

Med tanke på den nåværende erfaringen med å tilby internasjonale programmer for russiske kunder med internasjonal tilstedeværelse, er jeg sikker på at dette seminaret vil være veldig interessant og vil svare på mange spørsmål på dette området.

Jeg legger ved invitasjon og seminarprogram.

Jeg ber deg videresende denne invitasjonen til kolleger som kan være interessert i dette emnet.

Registrering skjer ved å svare på dette brevet. Det er gratis å delta, antall plasser er begrenset.

Adresse til seminaret: Russland, 125315, Moskva, Leningradsky Prospekt, 72, bygning 2, etasje 3

Vi vil gjerne se deg!

Oppriktig,

Anna Simonova

Leder for opplæringsprogrammer
AIG
Tlf.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[e-postbeskyttet]

Forespørselsbrev om å arrangere et møte

Emne: Organisering av et møte med Elena Firsova
Data: 25.06.2016
Fra: Cherkesov Ilya
Til: Ivanova Galina

Kjære Galina Nikolaevna!

Hvis tilbudet ditt er gyldig, neste uke (fra 6. juni til 10. juni) kan jeg komme når som helst som passer for Elena Petrovna.

Jeg vil være veldig takknemlig hvis du informerer meg om fru Firsovas avgjørelse.

Oppriktig,

Vadim Tatarenko

AIG-selskapsleder

[e-postbeskyttet]

Brev med anmodning om kontakt

Emne: Elena Firsovas telefonnummer
Data: 25.06.2016
Fra: Cherkesov Ilya
Til: Ivanova Galina

Kjære Galina Nikolaevna!

Takk igjen for møtet og den konstruktive samtalen.

Jeg vil være veldig takknemlig om du sender den til oppgitt adresse eller gi oss beskjed på telefon.

Takk på forhånd!

Oppriktig,

Vadim Tatarenko

AIG Company Manager
Tlf.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[e-postbeskyttet]

Svarbrev på et aggressivt brev fra en klient

Aggressivt brev fra klienten:

Emne: Du var helt gal!
Data: 20.02.2016
Fra: Petrov Andrey
Til: [e-postbeskyttet]

Hvordan kan jeg få tilbake pengene jeg betalte for tjenesten din. Jeg vil heller bruke det på noe annet enn det pornografiske systemet ditt. Bruk din jævla servis.tutu.net selv.

Andrey Petrov

Svar på et aggressivt klientbrev

Emne: Om refusjon og løsning av problemet! Data: 20.02.2016 Fra: [e-postbeskyttet] Til: Petrov Andrey	DRIFTSALGORITME MED ET AVSLAGSBREV
Hei, Andrey!
Hvis jeg forstår deg rett, er du misfornøyd med arbeidet til tjenesten vår, og du vil gjerne få pengene tilbake.	2. Avklare med adressaten vår forståelse av forespørselen/kravet/spørsmålet. Dette er spesielt nødvendig hvis adressatens brev er kaotisk og det er vanskelig å forstå essensen av problemet.
Jeg skal fortelle deg hvordan dette kan gjøres. I henhold til punkt 2.4. Avtale, hvis du ikke planlegger å bruke tjenesten vår i fremtiden, kan vi returnere den til deg kontanter. For å gjøre dette, vennligst send meg en offisiell søknad (skjema vedlagt). Når vi mottar den, vil vi starte returprosedyren. Generelt vil det ikke vare mer enn tre dager. Hvis noe fra svaret mitt krever ytterligere avklaring, vennligst skriv eller ring - jeg vil definitivt svare deg.	3. Gi adressaten veldig klar og fullstendig informasjon om saken som interesserer ham.
Andrey, akkurat som deg, er jeg ukomfortabel med situasjonen, som et resultat av at du er klar til å slutte å samhandle med oss. Jeg tror både vi og du er taperne i dette tilfellet: vi mister klienten, og du mister muligheten til å bruke tjenesten vår (jeg forsikrer deg, tjenesten er ganske praktisk og effektiv!). Hvis du er klar til å ta deg tid til å ordne opp i situasjonen, skriv til meg hva som skjedde at du trenger refusjon. Vi vil forstå årsakene og hjelpe deg å gjøre bruken av tjenestene våre så komfortabel og effektiv som mulig for deg.	4. Kommentarer og følelsesmessig aspekt.
P.S. Den eneste forespørselen: la oss kommunisere innenfor rammen av normativt ordforråd.	5. Bruk et etterskrift og uttrykk din holdning til mottakerens bruk av feil skrivestil.
Oppriktig, Elena Ivasjtsjenko Kundeserviceleder CJSC "Service-standard" Tlf.: 8-999-111-22-33

En klisjé for å uttrykke en forespørsel om ikke å bruke banning i korrespondanse:
Prøv å ikke bruke upassende språk. Det bidrar ikke til en konstruktiv løsning på problemet.
Vi informerer deg om at vi forbeholder oss retten til ikke å svare på brev som inneholder vulgært eller uhøflig språk adressert til selskapet eller dets personell.

Brev om avslag

Kundebrev

God ettermiddag, Andrey!

Jeg skriver til deg med en formell forespørsel.

Vårt firma leverer industrielt utstyr, samt reservedeler til bedrifter næringsmiddelindustrien. Siden 2010 har vi vært dine faste kunder.

Vi takker på forhånd for din forståelse og støtte!

Oppriktig,

Markedsdirektør

CJSC "Pishcheprom"

Roman Petrenko

Tlf.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[e-postbeskyttet]

Eksempel 1. Brev om avslag på en klients forespørsel

	DRIFTSALGORITME MED ET AVSLAGSBREV
Kjære Roman Petrovitsj!	1. Å ringe med navn er et tegn på oppmerksomhet til samtalepartneren. Bidrar til å unngå ansiktsløshet.
Vi uttrykker vår oppriktige takknemlighet til deg for ditt langsiktige samarbeid med selskapet vårt.	2. Takk for at du samarbeider med selskapet (eller bare for brevet).
For øyeblikket er bedriftens rabatt på 10 %. I løpet av de siste 12 månedene har bedriften din bestilt tjenester for... rubler Neste rabattgrense er…. rubler 15% rabatt vil gjelde fra den. Når du når denne terskelen, vil rabatten øke automatisk.	3. Oppgi spesifikke grunner som hindrer deg i å innvilge forespørselen (bruk en historie dette problemet, tall, frister, prosedyrer).
Hvis du bestemmer deg for å bruke den utsatte betalingstjenesten, vennligst kontakt Irina Mikhailova (tlf.: 495-777-89-21; [e-postbeskyttet] ).	4. Gi uttrykk for at du forstår at emnet for forespørselen er veldig viktig. 5. Foreslå en alternativ løsning hvis mulig.
	6. Uttrykk ditt håp om fortsatt partnerskap.
Oppriktig, Andrey Ivanov

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Eksempel 2

Emne: Om oppsigelse av samarbeid
Data: 20.03.2016
Fra: [e-postbeskyttet]
Til: Petrenko Ivan

Kjære Ivan Nikolaevich!

Vi var glade for å samarbeide med din bedrift i 7 år. Alltid fornøyd oss bra nivå service og produktkvalitet. Imidlertid for i fjor en rekke hendelser skjedde, for eksempel: regelmessig brudd på leveringsfrister, utilfredsstillende kvalitet på varer, feil holdning hos ansatte i din bedrift til disse situasjonene. Som et resultat av alt dette har samhandlingen vår nådd en blindvei.

I denne forbindelse er vi dessverre tvunget til å avslutte samarbeidet med deg ved utløp av kontrakten. Takk for årene med tjeneste.

Oppriktig,

Direktør
LLC "Makulatura"

Malakhov Gennady Viktorovich
Tlf.: 8-945-xxx-xx-xx
[e-postbeskyttet]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Eksempel 3

Emne: Nektelse av å betale erstatning
Data: 20.06.2015
Fra: aig.ru
Til: Evgeniy Knysh

Kjære Evgeniy!

Takk for ditt langsiktige samarbeid med selskapet vårt!

Til vår beklagelse er vi tvunget til å nekte å betale deg den nødvendige kompensasjonen på... rubler.

På for øyeblikket Selskapet har etablert en annen prosedyre for å fatte vedtak om forsikringserstatning, som du gjentatte ganger har blitt informert om.
(Se vedlagt for en kopi av dette varselet.)

I tillegg spesifiserte du i kraverklæring krav nr. 4-6 er ikke forsikringsbare, siden klausuler 12.1-12.2 i avtalen ble brutt.

Vi forstår din situasjon godt, og hvis du ønsker å unngå lignende presedenser i fremtiden, tilbyr vi å inngå en tilleggsavtale med vårt selskap som lar deg kompensere for tap knyttet til forretningsrisiko som ligner din. (Se tilleggsavtale i vedlegg)

Vi håper på forståelse og fortsatt samarbeid!

Oppriktig,

AIG-sjef

Tuchkov Vladimir
Tlf.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[e-postbeskyttet]

Svarbrev på en begrunnet klage

Emne: Svar på klagen.
Data: 05.12.2016
Fra: [e-postbeskyttet]
Til: Anna Kolesnikova

Kjære Anna!

På vegne av hele teamet på fabrikken vår vil jeg uttrykke min oppriktige beklagelse og beklage den nåværende situasjonen.

Fabrikken vår har jobbet stabilt og effektivt i sy- og reparasjonsmarkedet for klær i mange år.

Din situasjon relaterer seg til sjeldne tilfeller, som er skyld i den såkalte menneskelige faktoren.

Vi gjennomførte en etterforskning, og de som var ansvarlige for brudd på frister og uhøflighet ble straffet. I følge ordre fra fabrikken datert 13. april 2016 nr. 78/2 ble skiftformann V.V Volkova irettesatt, kutter A.P. Gusev ble overført som skredder til laget for sying av yttertøy for menn.

Administrasjonen har iverksatt hastetiltak for å oppfylle din bestilling. Han vil være klar 15.05.2016. Når som helst som passer for deg, vil kureren levere den til adressen du spesifiserte.

Tro meg, vi er like misfornøyde med den nåværende situasjonen som deg!

Det er ingen steder i næringslivet uten forretningskorrespondanse, uansett om du skriver på vegne av et selskap, eller på vegne av deg selv som privat gründer. Eller rettere sagt, hvordan du følger reglene. Dine potensielle forretningspartnere eller kunder vil i stor grad dømme deg etter hvordan du kommuniserer med dem. Forretningsbrev– dette, kan man si, er "ansiktet" til en forretningsmann. Og for ikke å miste det, er det viktig å vite om de gyldne reglene for kommunikasjon i dette formatet.

Regler for forretningskorrespondanse på e-post

Siden e-post nå brukes mye oftere enn vanlig post, bestemte vi oss for å være oppmerksomme på hvordan vi skal gjennomføre forretningskorrespondanse på nettet. Her er noen anbefalinger som, hvis de følges, vil forhindre at du mister ansikt foran samtalepartneren din.

Postkassenavn

Det første som fanger våre øyne når vi åpner en ny melding er adressen den ble sendt fra. Mange mennesker undervurderer viktigheten av dette punktet og sender forretningsbrev fra personlige e-postkontoer. Det er ikke noe galt med dette så lenge e-postadressen bare inneholder navnet ditt i et menneskelig lesbart format. Men hvis det er forskjellige kallenavn som "kissa1988" eller "pupsik-26", er det rett og slett uakseptabelt å sende en melding fra en slik postkasse. Tenk deg hvilke følelser en person vil ha når han mottar et forretningsforslag fra en "babe" eller "sweete".

Dessuten er postadresser som begynner med info@, inbox@ og lignende ikke velkomne i forretningskorrespondanse. De blir rett og slett ikke tatt på alvor, og det er en god sjanse for at e-posten ikke en gang blir åpnet. De fleste beste alternativet– er å føre forretningskorrespondanse fra en postkasse [e-postbeskyttet], der navn er ditt for- og etternavn, er selskapet navnet på selskapet.

Mottakere

I e-postkorrespondanse er det mulig å sende et brev til en direkte mottaker og kopiere andre mottakere. Mottakere i kopien av meldingen forventes ikke å svare på den. De er som inviterte observatører. Bestem derfor på forhånd hvem du ønsker å få svar fra og ordne mottakerne riktig før du sender. Men hvis mulig, ikke oppgi flere personer som direkte mottakere av e-posten din. En situasjon kan oppstå at ingen av dem vil svare deg hvis alle mentalt bestemmer seg for å "flytte" dette ansvaret til en annen adressat.

Hvis du selv finner deg selv i en kopi av et forretningsbrev, så, som du allerede forstår, venter ikke avsenderen på svaret ditt. Men hvis det er behov for å svare spesifikt til deg, kan du gjøre dette, men det ville være høflig å be om unnskyldning i begynnelsen av meldingen for å "blande".

Formatere en bokstav

Offisiell forretningsstil. I forretningskorrespondanse brukes det naturligvis offisiell stil. Den mangler adjektiver, unødvendige kvalifikasjoner og detaljer. Bare detaljer, klarhet og logikk. Etter å ha skrevet en bedriftsmelding, er det nyttig å lese den på nytt og fjerne alle setninger som ikke har noen spesiell betydning og ikke endrer essensen av det som står. Først når du er sikker på at alle slike ord og uttrykk er fjernet, kan du si at denne regelen om å skrive et forretningsbrev er fulgt.

Leseferdighet. Å si at det er viktig å skrive en melding riktig og uten feil er det samme som å si "en snømann må være laget av snø." Denne regelen kan imidlertid ikke ignoreres. Leseferdighet er grunnlaget for enhver korrespondanse. En person som skriver et forretningsbrev med stavefeil vil neppe bli tatt på alvor av noen.

Emnet for brevet. Det er et must å skrive det. Prøv å gjøre det kort, men konsist, slik at mottakeren umiddelbart kan forstå med ett blikk hva brevet skal handle om. Emnet skal ikke bestå av ett ord. "Informasjon", "Spørsmål" osv. – feil emner for forretningsbrev. " Byttetilbud fra firma X" - riktig emne. Hvis informasjonen i brevet ditt er spesielt viktig, kan du merke det med et spesielt "viktighets"-flagg, som er tilgjengelig i nesten alle e-posttjenester.

Font. Teksten i meldingen må først og fremst være lesbar. Bruk derfor skriften Arial eller Times New Roman, velg en mellomstørrelse (for eksempel i mail.ru er den optimale skriftstørrelsen 3). Ikke eksperimenter med fonter eller farger. Dette er upassende i forretningskorrespondanse. Ikke bruk Caps Lock utropstegn og ulike spesialkarakterer (inkludert uttrykksikoner). Det eneste som er tillatt er å fremheve noen fraser i kursiv eller fet skrift. Men prøv å bruke dette kun når det er absolutt nødvendig.

For enkel lesing og bedre formidling av ideer kan du bruke underoverskrifter gjennom hele brevteksten. Men det skal ikke være for mange av dem - ikke mer enn 3-4.

Ett avsnitt skal ikke være lengre enn 4 linjer. Når vi leser veldig lange avsnitt, blir teksten uskarp og hovedideen kan gå tapt.

Eventuelle oppregninger og lister skal settes opp med spesielle markører.

Bedriftsmal. Det ville være flott om du utviklet en merkevare-e-postmal i din bedriftsstil. Og du vil sende alle forretningsmeldinger bare med denne malen. Dette vil tillate deg å skille deg ut fra resten og opprettholde formaliteten som kreves av en bedriftsmelding. Du bør imidlertid ikke overdrive det med "merkevarebygging" - overdreven kreativitet vil bare gjøre skade. Likevel snakker vi om forretningskommunikasjon, ikke underholdning. Ikke glem også at mottakere kan lese meldingene dine ikke bare på en datamaskin, men også på mobile enheter. Derfor må malen optimaliseres for ulike skjermoppløsninger.

Ett brev skal kun inneholde én nyhet. Og følgelig bør det kun forventes én målhandling fra mottakeren. Det anses som feil å legge inn flere spørsmål, forslag eller forespørsler til mottakeren i én melding samtidig.

Det bør deles inn i følgende deler:
- introduksjon;
- hoveddel;
- konklusjon.

I introduksjonen, angi kort formålet med meldingen og begrunnelsen for å skrive den. Hoveddelen er selve essensen av brevet. Avslutningsvis må du oppsummere det ovennevnte - dette kan være konklusjoner, forespørsler, instruksjoner, forslag og så videre. Det er svært uønsket å bruke "etterskrift" i forretningskorrespondanse. Unngå også aforismer, metaforer, ordtak og så videre.

Hvis du trenger å sende inn et grafisk bilde i et brev, ikke legg det inn i selve meldingen, men legg det ved som en egen fil. Det kan hende at bilder ikke vises riktig på forskjellige enheter eller er fullstendig deaktivert i grensesnittet postprogram mottaker. I teksten, der det er nødvendig, angi ganske enkelt "informasjon er i den vedlagte filen." Hvis det er flere slike filer, må du huske å skrive navnene deres.

Bruker du forkortelser og forkortelser av ord, må du være 100 % sikker på at mottakeren forstår hva som menes med dem. Generelt er det bedre å spille det trygt og ikke bruke slike ting.

Mangel på følelser. Forretningsbrev bør ikke inneholde noen følelsesmessige overtoner. I det hele tatt. Selv om du skriver en klage og virkelig ønsker å vise fylden av din indignasjon, eller tvert imot, takker du oppriktig partneren din for en vellykket transaksjon. Budskapet bør være behersket og til og med noe kaldblodig. Hver person verdsetter sin individualitet, men forretningskorrespondanse gjør det ikke beste måten manifestere det. Et offisielt brev fra en munter eller trist person, en renholder eller daglig leder skal være det samme.

Bruk av ordforråd. For å koble sammen setninger i forretningskorrespondanse, brukes følgende stabile uttrykk:

1. av den grunn;
3. basert på hva;
4. i kraft av (noe);
5. i samsvar med;
6. basert på;
7. tar hensyn til;
8. vurderer;
9. hva serverte.

Og så videre. Også i forretningsbrev er det tillatt å bruke forkortelser og forkortelser som er allment aksepterte i bransjen meldingen er skrevet innenfor. Hvis du tviler på om adressaten vil forstå en spesifikk forkortelse, er det bedre å skrive setningen i sin helhet.

Hilsen. Vennligst aldri bruk klisjeen "God dag." Dette, kan man si, er dårlig form ikke bare for forretningskorrespondanse, men også for e-poster generelt. Den optimale hilsenen er "Hei, fornavn/mellomnavn." Forresten, det er greit å henvende seg til mottakeren av meldingen ved navn, ikke bare i hilsenen, men også videre i teksten. Hvis du skriver til en person du ikke kjenner personlig, må du helt i begynnelsen angi hvor du har mottakerens adresse fra.

Bokstavstørrelse. Dette er ikke et fiksjonsverk og ikke dine personlige tanker "om emnet." Meldingen bør være så kort som mulig for å formidle all informasjonen i den. Det er optimalt hvis teksten i brevet passer inn i én "skjerm". Å lese lange brev er slitsomt, og mange synes det er irriterende.

Svar på brev. Når du svarer på en melding du mottar, klikker du alltid på Svar-knappen, ikke på Skriv-knappen. Med det første alternativet vil hele korrespondansehistorikken din automatisk inkluderes i svaret ditt. Dette er riktig, fordi en person kanskje ikke umiddelbart husker hvem du er og hva du ønsker fra ham hvis han ikke ser bakgrunnshistorien. Spesielt hvis det har gått mer enn fem dager siden siste korrespondanse. Sit gjerne samtalepartneren din mens du svarer på meldingen hans. Dette vil gi ham en sjanse til å huske hva du snakket om før.

Takk alltid den andre personen der det passer. For eksempel kan du skrive "Vladimir, takk for brevet ditt" eller "Irina Alekseevna, takk for et så raskt svar." Slike nyanser vil vise din respekt for samtalepartneren og myke opp stemningen i elektronisk kommunikasjon.

Hvis samtalepartneren sendte deg en melding der han uttrykte sin misnøye eller til og med var åpent frekk mot deg, prøv å ikke svare ham på samme måte, uansett hvor mye du ønsker det. Situasjonene varierer, men reager alltid høflig og tilbakeholdent.

Selvfølgelig, jo raskere du svarer, jo bedre. Det er flott om du kan svare innen noen timer. Denne perioden er optimal. Men la oss si at vi får svar i løpet av få dager. Psykologer sier at en behagelig tid for en person å vente på svar på en e-post er 48 timer, det vil si to dager. Hvis du må vente lenger, kan dette allerede oppfattes som respektløshet eller uvitenhet. Hvis spørsmålet i meldingen krever mer tid fra deg til å svare, så husk å skrive at du har mottatt brevet, akseptert det for vurdering og vil svare så snart du kan. På denne måten vil avsenderen i det minste ikke føle seg ignorert.

Konklusjon av brevet. Du bør ikke skrive setninger som kan oppfattes som et forsøk på manipulasjon: «Jeg håper virkelig på et lønnsomt samarbeid», «På forhånd takk for svaret» og så videre. Si farvel via e-post bedre i fraser«Med respekt», «Mine oppriktige ønsker» og lignende. Ja, slike fraser er klisjemessige, men de passer perfekt til forretningskommunikasjon. I signaturen skriver du fornavn, etternavn, stilling og firmanavn. Legg også igjen kontaktinformasjon der du kan kontaktes, annet enn e-post.

Sendingstid. E-poster er selvfølgelig ikke ment å leses umiddelbart etter mottak. Men i forretningse-postetikk anses det som upassende å sende e-post i helgene. helligdager sent på kvelden eller om natten. Prøv å holde deg til standard arbeidstid.

Og selvfølgelig, før du klikker på "send"-knappen, kontroller nøye stavemåten til mottakerens navn og e-postadresse. Les hele meldingen på nytt og sjekk den for skrivefeil eller feil fraser.