Prepararsi per l'incontro di pianificazione è facile, questa è la tua occasione. Riunione di pianificazione, riunione operativa, riunione operativa

Boris Metlenko
Fonte: ABC di un responsabile “vendite”.

Oggi sei rimasto sorpreso nell'apprendere che il capo ha deciso di avvicinarsi alla gente e da lunedì dovrai riferire in una riunione di cinque minuti sul lavoro svolto e fare pubblicamente i piani. Se hai qualche idea

Oggi sei rimasto sorpreso nell'apprendere che il capo ha deciso di avvicinarsi alla gente e da lunedì dovrai riferire in una riunione di cinque minuti sul lavoro svolto e fare pubblicamente i piani. Se non hai idea di dove affrontare tutto questo e cosa aspettarti, continua a leggere, ti tornerà utile.

A quanto pare, il tuo capo è finalmente riuscito a leggere qualche libro come "Team Management for Dummies" o è stato consigliato dai suoi compagni più anziani. In realtà questo è uno dei regole di base lavoro del manager:

1. Imposta un'attività

2. Assegnare gli esecutori

3. Determinare le scadenze

4. Monitorare gli esecutori durante l'esecuzione dell'incarico.

Un rapporto in una riunione di cinque minuti implica che i dipendenti esercitano pressione su se stessi e aiutano a controllarsi. E il capo si siederà, darà nuove istruzioni e prenderà appunti nel suo diario. Questa procedura ha lo scopo di creare un'atmosfera nella squadra: “Non abbiamo nulla da nascondere, siamo una squadra. La direzione è sempre al passo con gli eventi. Il personale non è abbandonato. Il grande Fratello ti sta osservando".

Questo per farti sapere cosa motiva la tua gestione.

Ho due notizie per te: una è buona e la seconda... decidi tu.

La buona notizia è che pochi manager sono capaci di seguire puntualmente le proprie regole. (Tutto questo pasticcio con le riunioni di pianificazione potrebbe finire presto)

Altra novità:

Se questo non è stato precedentemente accettato nella tua organizzazione, allora il cambiamento sta arrivando e hai la possibilità di farti notare e apprezzare. Sto parlando di una carriera.

1. I tuoi piani devono essere realistici.

Un vero piano è quello che ha dietro di sé un’azione reale. Un compito che conosci bene e immagini come portarlo a termine dal primo all'ultimo passaggio. A qualsiasi domanda posta prima o durante lavoro, devi dare una risposta chiara e dettagliata. (I manager che pensano in termini concreti piuttosto che in categorie vaghe lo apprezzano).

Darò esempi su come distinguere un capo astratto da uno concreto.

Un capo che pensa in modo chiaro usa nel suo discorso giri di parole di cui ogni parola può essere vista e sentita. "Non vedo risultati." "Mostrami esattamente cosa hai fatto." "Non sei visibile, non ti senti al lavoro." “Prendilo su di te”, ecc. è concentrato sui risultati, il suo elemento sono i numeri esatti e le date esatte.

Un capo che pensa in modo astratto e solo astratto suonerà così: “Delineamo le prospettive”. “Discutiamo delle possibilità di interazione”, “Il tuo ordine deve essere completato il più rapidamente possibile”. Una persona del genere è solitamente orientata al processo. Può fare molto lavoro, è costantemente impegnato con qualcosa, ma la produzione è vicina allo zero.

(Per chi sa cos'è la PNL: Il capo concreto è un capo cinestetico-visivo o visivo-cinestetico. Il capo astratto è un capo uditivo. Controlla, osserva)

2. Includi attività non verificabili nel tuo piano. (Simulatore di attività vigorosa)

I piani non verificabili sono un'area della tua attività che non può essere verificata a meno che tu non stia costantemente seduto sopra la tua testa tutto il giorno. Perché è necessario? Ma perché. Non importa quali programmi sviluppi, non importa quali progetti schiudi, le circostanze interverranno sicuramente e ti ostacoleranno. Saranno colleghi e parenti con le loro domande e problemi, brutto tempo con le tue conclusioni e i capi con il tuo rapporto. Per ottenere un vantaggio su lavori imprevisti e piani non verificabili. (Non consiglio un uso eccessivo, saranno sufficienti 1-2 compiti non testati a settimana)

"Che cosa hai fatto in 2 ore di lavoro?" - chiede il capo.

"Stavo aspettando un ricevimento presso il Comitato per l'edilizia abitativa e i servizi comunali, come ti ho riferito lunedì durante la riunione di pianificazione", rispondi allegramente.

Questo è tutto, senza domande.

Un programmatore che conosco ha scritto un'applicazione che, una volta avviata, mostrava colonne digitali in esecuzione, barre blu di indicatori di progresso con percentuali variabili, ecc. Quando ha dovuto andare via per motivi di lavoro, ha lanciato questo programma, ha detto a tutti: "Non toccate il computer, il mio database viene reindicizzato" e se n'è andato. Tuttavia, ha consegnato in tempo tutti i suoi compiti e gli sviluppi.(!)

3. Quando discuti del tempo necessario per completare le attività lavorative, chiedi da una volta e mezza a due volte di più del tempo di cui hai realmente bisogno. Fallo prima: segnala prima e guadagna la reputazione di dipendente diligente o dedica il tempo risparmiato ad altre cose. Se nel tuo lavoro sorgono difficoltà impreviste, lo completerai comunque entro i tempi promessi e manterrai la reputazione di un dipendente affidabile: "Se ha promesso, lo farà".

C'è una regola: per portare a termine un progetto ci vorrà il doppio del tempo e il triplo del tempo più soldi di quanto si pensasse inizialmente." Sembra poco importante, vero? Tuttavia, questa è una regola di un libro intelligente, confermata dalla vita. L'ho incontrato per la prima volta quando io e i miei amici abbiamo aperto un bar, di cui in seguito sono stato il direttore. La regola funzionava con precisione fino a due giorni e cento rubli. Poi ci sono state molte altre conferme. Guardati intorno, chiedi ai tuoi amici. Se hanno indicatori migliori vuol dire che ho qualcosa da imparare da loro.

4. Per la routine attuale, che non porta risultati tangibili e richiede molto tempo, già al 3-4 ° incontro di pianificazione chiediti un assistente o la capacità di trasferire questo lavoro a un dipendente meno attivo o meno carico. (Se ti viene assegnato, questo è l'inizio della formazione della tua squadra).

In realtà è tutta una questione di pianificazione. Passiamo alle relazioni.

5. Evitare di riportare risultati intermedi., a meno che, ovviamente, non si tratti di un progetto a lungo termine o che la direzione non richieda di riferire immediatamente.

Le persone hanno bisogno di sapere COSA fai, non COME lo fai.

Prima o poi la maestria verrà da te: questa è la capacità di affrontare il lavoro in modo rapido e semplice. Purtroppo in questo paese non amano la comodità; qui il lavoro duro e tenace di un non professionista è tenuto in grande considerazione. (i non professionisti costano meno)

Se ti viene ancora chiesto: “A che punto è l’implementazione di QUALCOSA DI GLOBALE???” - avere in stock una risposta chiara e snella come: "Nella fase di esame dei documenti da parte dei clienti". "È stato raggiunto un accordo di principio da incontrarsi durante questa (futura) settimana." eccetera.

6. Brevità, accuratezza, chiarezza. Questi sono i criteri per il tuo discorso alla riunione di pianificazione. Preparati a rispondere a ulteriori domande.

7. Quando riferisci sul lavoro svolto, non essere modesto. Non hai bisogno degli allori degli altri, ma quello che è tuo è solo tuo. Se qualcuno ti ha aiutato, assicurati di riconoscerlo (le persone ti ringrazieranno). Se interferiscono, minacciano: “Riferirò alle autorità durante la riunione di pianificazione”.

E ancora una piccola digressione. Per favore, non considerare questo testo come una guida per scherzare con i tuoi superiori. Ciò che è scritto qui ti aiuterà a creare condizioni di lavoro confortevoli per te stesso. Nota: non essere al lavoro, ma lavorare. Sfortunatamente, c’è un’altra regola nella vita d’ufficio: “Chi ara, cavalca”. Questi consigli ti permetteranno di costruire la tua area di lavoro in ufficio, protetta da inutili pretese da parte della direzione (“Vedi, sono occupato!”, “Non ti ho mai deluso, quindi dammi l'opportunità di guadagnare soldi per te normalmente") e allo stesso tempo utilizzando tutte le opportunità disponibili per lavoro efficiente e crescita professionale.

Sarò molto felice di ricevere commenti, critiche e suggerimenti.

Come condurre sessioni e riunioni di pianificazione

Lo svolgimento sistematico di riunioni di pianificazione mensili, riunioni settimanali e riunioni giornaliere è lo strumento più importante per lo sviluppo del reparto vendite e dell'organizzazione nel suo insieme. E parte integrante di un reparto vendite in auto-sviluppo, dopo aver descritto i processi aziendali e aver messo l'azienda sul pilota automatico.

Quali sono i vantaggi di organizzare sessioni e riunioni di pianificazione?

? Il manager partecipa alla gestione operativa. È a conoscenza di tutti gli eventi attuali dell'organizzazione, è a conoscenza eventi importanti e innovazioni.

? Il manager viene a conoscenza dei problemi in modo tempestivo reparto vendite e adatta le opzioni della soluzione. In pratica, spesso un manager si accorge dei problemi quando questi hanno già preso slancio e causato gravi danni.

? Tutti i dipendenti stabiliscono obiettivi per se stessi per un giorno, una settimana, un mese. L'attuazione degli obiettivi viene monitorata. Ciò impedisce a tutti i dipendenti dell'organizzazione di NON svilupparsi. Il progresso mensile è importante.

? Ogni dipendente può dare un suggerimento per sviluppare l'azienda, aumentare le vendite, migliorare il servizio.

I dipendenti possono essere motivati ​​a suggerire innovazioni e cambiamenti. Ad esempio, paga il 30% del profitto (o profitto potenziale) per il primo mese di implementazione, se la direzione considera l'innovazione significativa e la mette in pratica. Utilizzando questa tecnologia, molte grandi aziende, come DeLL con il servizio IdeaStorm e Sberbank, sono state in grado di guadagnare milioni di profitti aggiuntivi, ridurre i costi e migliorare significativamente la qualità del servizio clienti.

A Sberbank, il collezionista ha suggerito di rimuovere l'ingresso in ufficio dopo le collezioni, destinato alla compilazione del registro interno delle collezioni. Ora puoi compilarlo una volta alla settimana. Pertanto, migliaia di collezionisti hanno risparmiato un viaggio al giorno, riducendo i costi questa procedura. L'innovativo collezionista ha ricevuto più di 300.000 rubli.

? I rapporti vengono forniti in modo tempestivo sulle attività dell'azienda. Il manager tiene il passo con il polso: controlla i volumi di vendita, il numero di nuovi clienti, i volumi di vendita per nuovi e vecchi clienti, lo sviluppo della pubblicità e altri budget, i rapporti contabili; promozione attraverso nuovi canali di vendita, nuovi prodotti e servizi. Inoltre ottiene feedback per un aumento o una diminuzione di qualsiasi indicatore. Ad esempio, perché le vendite sono diminuite dell'11% rispetto al mese scorso o perché questo mese hanno attirato il 28% di nuovi clienti in più?

Questo permette:

Identificare tempestivamente i problemi attuali e delineare un piano per risolverli, nominare i responsabili dell'attuazione del piano e un punto di controllo (scadenza);

Adeguare tempestivamente i piani di vendita;

Riassumere i risultati del mese, della settimana e confrontarli con i risultati dei periodi precedenti, analizzare le ragioni dei cambiamenti;

Radunare la squadra, premiare i vincitori, organizzare riunioni motivanti;

Delineare le attività di sviluppo strategico;

Fare il budget e stilare un programma di pagamento.

1. Riunioni mattutine

Nel reparto vendite sono necessarie riunioni mattutine di pianificazione: i manager, di norma, hanno difficoltà ad andare avanti e impiegano molto tempo per mettersi al lavoro. Le prime ore e mezza o due ore di lavoro vengono dedicate alle conversazioni mattutine, alle pause per fumare, al tè e al caffè e al controllo della posta elettronica. E due ore in una giornata lavorativa di otto ore significano tre mesi all'anno in cui i dipendenti non lavorano, ma ricevono denaro per loro.

Passaggio 1. Chi conduce le riunioni di pianificazione

Di norma può essere coinvolto il capo del reparto vendite, ma può essere coinvolto anche il direttore generale o commerciale.

Passaggio 2. Quanto dura la riunione mattutina?

Il tempo per la riunione di pianificazione dovrebbe essere rigorosamente regolato: 10-20 minuti, non di più. Ciò è sufficiente per “accendere” i manager e prepararli al lavoro produttivo. È importante non trascinare la riunione di pianificazione per un'ora. Per risolvere le questioni tattiche, è necessario tenere una riunione di pianificazione generale una volta alla settimana.

Eventuali obiezioni da parte dei manager del tipo: “Non ho tempo per pianificare le riunioni adesso, il lavoro va a fuoco. Perché perdere tempo?" – deve essere interrotto immediatamente. Quando organizzate i processi aziendali, tu e i tuoi dipendenti guardate da posizioni diverse: i manager - dalla posizione di "dobbiamo chiudere il cliente più velocemente", tu - dalla posizione di far funzionare il sistema come un orologio. Inoltre, è improbabile che 15 minuti portino alla perdita di un cliente o al fallimento di un affare, soprattutto all'inizio della giornata. È importante implementare le riunioni mattutine come un rituale e non perderle mai. Dopo 21-30 giorni, tutti si abitueranno al fatto che questa è parte integrante della giornata lavorativa e non saboterà il processo. È importante non consentire un solo giorno di interruzione dal primo giorno di attuazione.

Passo 3 Quali questioni vengono discusse durante la riunione mattutina?

Approvazione dei piani e definizione degli obiettivi per la giornata odierna. Inoltre viene fornito un registro di lavoro con l'elenco delle chiamate e un report sul piano di vendita del giorno precedente. Inoltre, i manager riferiscono sul raggiungimento degli obiettivi che si erano prefissati ieri: rispondono a domande su quali fossero esattamente gli obiettivi, cosa è stato raggiunto e cosa non ha funzionato, quale aiuto è necessario. Ogni manager stabilisce un obiettivo per la giornata corrente: tutti vengono inseriti tavolino, al quale hanno accesso tutti i dirigenti e il capo dipartimento. Obiettivi di esempio: "mettere pressione sul cliente di ABC LLC, confermare i pagamenti per tre clienti chiave, organizzare un incontro con un nuovo cliente promettente".

Gli obiettivi possono essere suddivisi in tre categorie:

1) obiettivi per i clienti per la giornata;

2) obiettivi di pagamento;

3) lavorare con la contabilità clienti.

Passaggio 4. Compila la tabella(Tabella 5.12)

Tabella 5.12 Piano giornaliero

Primo compito capo dipartimento: controlla i rapporti.

Secondo compito– inserire un elenco di obiettivi fissati dai manager. È importante che stabiliscano i propri obiettivi.

Passaggio 5 Riunioni su Skype

I moderni mezzi di comunicazione consentono di organizzare riunioni a distanza, ad esempio tramite Skype. Il CEO può partecipare alla riunione di pianificazione mattutina da qualsiasi parte del mondo e sul posto compiti aggiuntivi reparto vendite Dopo che i tuoi dipendenti si sono abituati alle riunioni quotidiane, puoi trasferire completamente questo processo in modalità Skype. Fondamentalmente questa tecnologia applicabile ad altre riunioni di pianificazione, se si sono stabilite delle tradizioni per tenerle, i regolamenti vengono scritti e tutti i dipendenti sanno quali documenti devono fornire alla riunione di pianificazione e a quali domande è necessario rispondere.

2. Come condurre le riunioni settimanali

1.2. Quando:

1.3. Chi conduce:

1.4. Chi è presente:

1.5. Problemi discussi:

1.6. Documenti richiesti:

2. Procedura.

2.1. Per prima cosa annunciamo l'ordine del giorno.

2.2. Un breve resoconto dei risultati della settimana.

2.4. Definizione e adeguamento dei piani.

2.5. Stabilire obiettivi specifici per la prossima settimana.

2.6. Ascoltare i suggerimenti dei dipendenti.

2.7. Quali report e documenti vengono posizionati sulla scrivania del manager.

3. Verbale della riunione.

(Da compilare a cura della segreteria.)

3. Esempio “Regolamento riunioni settimanali”

1. Scopo, tempi, partecipanti, documenti.

1.1 Scopo:

Analizzare l'implementazione dei piani di vendita dall'inizio del mese e le vendite previste alla fine;

Controllare il completamento delle attività precedentemente assegnate, assegnare nuove attività o riprogrammare quelle esistenti;

Identificare i problemi attuali e scriverli piani passo dopo passo le loro decisioni, scrivi brevi istruzioni, nominare i responsabili dell'attuazione del piano e un punto di controllo (scadenza);

Monitorare il completamento delle attività della scorsa settimana;

Annunciare eventi importanti e innovazioni in azienda.

1.2 Quando viene effettuato:

Tutti i lunedì dalle 10:00 alle 11:30.

1.3 Chi conduce:

Direttore esecutivo o (se assente) Amministratore delegato.

1.4 Chi è presente:

Direttore Generale (se necessario).

Direttore esecutivo (Responsabile dello sviluppo).

Direttore finanziario (capo contabile).

Responsabili delle vendite.

Tecnologo.

1.5 Questioni discusse:

È importante scrivere un elenco delle questioni standard discusse ed esaminarle sempre. Tutte le domande possono essere divise in due categorie:

Regolari – quelli che vengono discussi secondo i regolamenti;

Questioni di sviluppo - secondo il piano (ordine del giorno) della riunione.

È necessario dedicare un certo tempo a ciascun problema e durante questo intervallo avere il tempo di sviluppare una soluzione, scrivere un piano d'azione e nominare un responsabile. Sebbene le questioni strategiche possano essere discusse a lungo. In questo caso, la cosa principale è non dimenticare gli obiettivi dell'incontro e portare la questione a una decisione. È molto meglio che sollevare una dozzina di domande e non portarne nessuna a una conclusione logica.

Durante la riunione potranno essere discussi da quattro a sei temi. Più difficile per la percezione e il lavoro attivo.

1.6 Documenti richiesti:

Tutti i report vengono forniti in formato cartaceo e archiviati elettronicamente per l'accesso condiviso.

Il commercialista fornisce:

Rapporto sulle vendite della settimana e dall'inizio del mese.

Responsabile del reparto vendite:

Rapporto sulle vendite per ciascun manager.

Un diario per registrare i compiti e le decisioni prese.

Prima della riunione, l'amministratore esecutivo o il responsabile della società verifica la disponibilità dei documenti richiesti.

2. Procedura.

2.1. Annunciamo l'ordine del giorno.

2.2. Un breve resoconto dei risultati della settimana. È importante che i dipendenti parlino dei risultati ottenuti e non di ciò che hanno fatto per raggiungere l'obiettivo. Il completamento dei report dovrebbe richiedere 5-15 minuti.

2.3. Discussione sullo stato di avanzamento dei progetti.

2.4. Analisi dei report per dipartimento, determinazione e adeguamento dei piani riguardanti le statistiche.

2.5. Definire obiettivi specifici per la prossima settimana. Registratelo nel protocollo. Indicare i responsabili.

2.6. Ascolta i suggerimenti dei dipendenti per aumentare le vendite, la qualità del servizio, ecc. Puoi raccoglierli tutti in base e-mail in una scatola separata per le proposte e durante la riunione prendere in considerazione solo quelle che hanno un futuro. Inserimento nel protocollo di compiti, responsabilità e scadenze.

2.7 Reparto vendite:

Sul tavolo viene posto un rapporto sui dirigenti.

Viene determinata l'opportunità di aumentare il volume delle forniture per clienti specifici (sviluppo del cliente). Cosa serve per aumentare il volume delle forniture: installare software, formare i venditori, fornire prodotti promozionali e campioni.

Viene determinata la possibilità di riprendere le consegne ad un cliente che ha interrotto gli ordini per colpa dell’azienda (contatto personale del direttore commerciale).

Tecnologo:

3.1. Compilato dalla segreteria utilizzando un modulo standard e inviato a tutti i partecipanti.

4. Come condurre riunioni mensili

1. Scopo, tempi, partecipanti, documenti.

1.2. Quando:

1.3. Chi conduce:

1.4. Chi è presente:

1.5. Documenti richiesti:

2. Procedura.

2.1. Annunciamo l'ordine del giorno.

2.2. Rapporto mensile sui risultati. Per ogni dipartimento.

2.3. Discussione sull'attuazione dei piani di vendita e approvazione dei piani per il periodo successivo. Discussione degli obiettivi fissati il ​​mese scorso e la percentuale della loro attuazione.

2.4. Definizione del budget per il mese successivo, tempistiche e modalità di pagamento alle controparti.

2.5. Premiazione dei vincitori in base ai risultati del mese.

2.6. Motivazione: discussione di nuovi KPI, bonus e motivazione non materiale.

2.7. Sviluppo di attività di sviluppo strategico.

2.8. Sviluppo di attività di marketing e pubblicitarie.

2.9. Riassumendo per dipartimento.

2.10. Ascolta i suggerimenti dei dipendenti.

2.11. Quali report e documenti vengono posizionati sulla scrivania del manager.

3. Verbale della riunione.

3.1. Da completare a cura del segretario.

5. Esempio “Regolamento riunioni mensili”

1. Scopo, tempi, partecipanti, documenti.

La procedura per tenere una riunione mensile è determinata dal direttore generale della società.

Bersaglio:

Monitorare l'attuazione dei piani di vendita.

Approvare nuovi piani di vendita insieme al direttore commerciale ed esecutivo.

Premiare i vincitori, organizzare riunioni motivazionali, radunare la squadra.

Motivazione: introdurre nuovi KPI, bonus e motivazione non materiale.

Delineare le attività di sviluppo strategico.

Budgeting, calendario dei pagamenti.

Riassumendo.

Quando:

Primo martedì del mese.

Chi conduce:

L'amministratore esecutivo o (in sua assenza) il capo della società.

Chi è presente:

Direttore dell'azienda.

Direttore esecutivo (Responsabile dello sviluppo).

Direttore finanziario (capo contabile).

Responsabili delle vendite.

Tecnologo.

Responsabile Logistica.

Documenti richiesti:

Tutti i rapporti sono forniti in forma stampata e si trovano in in formato elettronico sull'accesso condiviso.

Il commercialista fornisce:

Rapporto mensile sulle vendite.

Responsabile del reparto vendite:

Rapporto sulle vendite per ciascun manager (riepilogo del mese).

Ogni partecipante ha con sé:

Elenco delle domande e dei problemi attuali di ciascun partecipante;

Una o due idee su come migliorare i processi in azienda, come vendere di più e come migliorare il servizio.

2. Procedura.

1) Discussione sull'attuazione dei piani di vendita e approvazione dei piani per il periodo successivo. Discussione degli obiettivi fissati il ​​mese scorso e la percentuale della loro attuazione.

2) Definizione del budget per il mese successivo, calendari e modalità di pagamento agli appaltatori.

3) Premiazione dei vincitori in base ai risultati del mese.

4) Motivazione: discussione di nuovi KPI, bonus e motivazione non materiale.

5) Sviluppo di misure per lo sviluppo strategico.

6) Sviluppo delle attività di marketing e pubblicitarie.

7) Riepilogo per dipartimento.

Direttore dell'azienda:

Copre la sua visione basata sui risultati dell'ultimo mese, lo sviluppo per il mese/trimestre successivo, la direzione dello sviluppo dell'azienda e trasmette l'opinione dei fondatori. Discute questioni importanti (secondo lui). Stabilisce compiti, scadenze per il loro completamento e assegna responsabilità.

Direttore finanziario (capo contabile):

Sul tavolo viene posizionato un rapporto riepilogativo sul volume delle vendite mensili e sulla percentuale di profitto; nota spese, rapporto debitori e clienti + confronto con il debito del mese scorso.

Crediti da più di tre mesi.

Quali misure possono essere adottate per ridurre i costi.

Reparto vendite:

Nella tabella vengono inseriti un report di riepilogo per i manager, un report sulle vendite, un report sulle attività e i dati di conversione.

Viene determinata la possibilità di sviluppare nuovi canali di vendita.

Viene determinata la possibilità di produrre nuovi prodotti in base alla domanda.

Canali di acquisizione clienti come percentuale del volume delle vendite dei clienti per canale (15% - pubblicità contestuale, 55% - chiamate a freddo, 20% - riattivazione, 10% - raccomandazioni).

Numero di nuovi clienti al mese (reparto vendite attivo).

Il numero di clienti sviluppati che sono passati dalla categoria C alla B e dalla B alla A (dipartimento clienti).

Numero di clienti abituali e clienti delle categorie A, B e C (ufficio clienti).

Il numero di clienti riattivati ​​e il loro volume di vendite al mese (reparto vendite attivo).

Analisi della concorrenza: prezzi, prodotti, Offerte speciali(offerte).

Quali attività sono state svolte per sviluppare il reparto vendite: libri, corsi di formazione, corsi, ecc. Cosa è stato implementato. In che modo ciò ha influito sulle vendite?

Tecnologo:

Viene determinato il motivo della revisione negativa, viene stabilita la persona responsabile e la misura dell'influenza.

Ogni partecipante ha con sé:

Elenco delle domande e dei problemi attuali;

Diario per registrare compiti e decisioni prese;

Una o due idee su come migliorare i processi in azienda, come vendere di più e come migliorare il servizio.

Prima della riunione, l'amministratore esecutivo o il responsabile della società verifica la disponibilità dei documenti richiesti.

3. Verbale della riunione.

3.1. Compilazione del verbale della riunione. Compilato dalla segretaria. Al termine della riunione viene inviato il verbale a tutti i partecipanti.

Verbale della riunione/riunione di pianificazione

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Ore di riunioni d'ufficio mentalmente estenuanti non sono un mito, una cosa grottesca e non oggetto di battute. Le realtà della vita odierna sono tali che fino al 50% del tempo lavorativo viene dedicato a chiacchiere vuote che non portano alcun risultato. L’accelerazione della vita impone nuove regole alla cultura dell’ufficio; tenere riunioni rapide ed efficaci fa parte dell’etica aziendale.

Cos'è una riunione del personale?

Una riunione di cinque minuti, una riunione di pianificazione o una riunione può essere classificata come riunione ufficiale? Quali sono gli obiettivi di questo formato di lavoro collegiale? Quali sono le tecniche generalmente accettate per condurlo e come ottenere i risultati più alti al termine della riunione?

Un incontro di lavoro è un formato di lavoro in un'azienda, con l'obiettivo di pianificare e monitorare regolarmente l'esecuzione delle attività pianificate di tutti i servizi dell'organizzazione. Questo strumento efficace gestione del personale e ricezione di feedback rapidi da parte dei dipendenti. È vero, questo strumento funziona con successo solo nelle mani capaci di un leader competente.

Prima di entrare in modalità operativa forma simile comunicazione con i dipendenti, di solito viene emesso un ordine corrispondente, che ciascun partecipante alla riunione riceve contro firma per la revisione e l'attuazione. Nel corpo dell'ordinanza sono indicati gli scopi, gli obiettivi, gli orari e le date delle riunioni ufficiali, nonché l'elenco dei partecipanti, i regolamenti e la struttura dell'ordine del giorno.

Lo scopo generale delle riunioni d'ufficio è quello di coinvolgere dipendenti, servizi e dipartimenti, sia dirigenti che personale di linea, nel processo gestionale e decisionale.

Le riunioni d'ufficio comprendono riunioni di pianificazione, briefing e riunioni di cinque minuti, in cui viene concordato il vettore di sviluppo dell'azienda nel suo insieme, vengono sviluppate tattiche e strategie dell'impresa e vengono stabiliti compiti specifici. Durante le riunioni di pianificazione, i problemi attuali vengono risolti, i promemoria vengono risolti e il corso generale viene riconciliato. La riunione operativa è una riunione rapida per risolvere un problema o una situazione di conflitto in una squadra. l'obiettivo principale incontro di lavoro: impostazione e risoluzione di nuovi problemi.

Se un’azienda inizia a confondersi su questi concetti, l’efficienza dell’orario di lavoro diminuirà costantemente.

I principali errori quando si tengono riunioni d'ufficio

Una riunione inefficace rivela l'immaturità del manager e/o dell'organizzatore di questo formato di comunicazione dei dipendenti. In qualsiasi attività sono necessarie esperienza e competenze in grado di trasmettere la linea generale dell'azienda ai dipendenti e ottenere da loro il massimo ritorno.

Il segnale principale di un incontro inetto è la reciproca insoddisfazione per i risultati: il manager si aspetta risposte dai suoi subordinati, che, a loro volta, vogliono ottenere il massimo termini vantaggiosi per me. Tuttavia, durante l'incontro nessuno è d'accordo su nulla con nessuno.

Allo stesso tempo, si sviluppa la nausea da ufficio: un'immagine ipocrita di partecipazione interessata a riunioni di lavoro, che, in realtà, sono chiacchiere vuote, una discussione sui pettegolezzi d'ufficio. Per i dipendenti assunti, tali eventi sono di natura divertente; offrono un'altra opportunità di non lavorare, di non svolgere compiti di routine quotidiana.

Molto spesso, dopo tali chiacchiere regolamentate, il manager inizia a chiedere risultati ai dipendenti, si verifica un conflitto di interessi, seguito dal licenziamento dei dipendenti, a volte da parte di interi dipartimenti.

Una delle più errori comuni quando si tengono riunioni d'ufficio - una presentazione non strutturata della decisione del manager, quando, invece di fare brainstorming, il top manager pone richieste gonfiate e il team, incapace di soddisfarle, a sua volta, avanza ragioni per cui la proposta non può essere soddisfatta.

Ciò accade perché spesso il manager stesso non sa cosa vuole e non cerca modi per ottenere i risultati desiderati.

I segreti delle riunioni efficaci

Affinché l'incontro si svolga con la massima efficienza e porti risultati significativi, l'iniziatore di questa forma di lavoro collegiale deve conoscere alcuni segreti.

Stabilire lo scopo dell'incontro. Ogni attività inizia con impostazione corretta obiettivi. Prima di riunire i dipendenti per un incontro di lavoro, l'organizzatore deve rispondere a una serie di domande:

La fattibilità dello svolgimento della riunione;

Normative corrette e tematica precisa;

Indicatori in base ai quali si può giudicare l'efficacia dell'evento.

Un leader è uno stratega in grado di stabilire un compito chiaro e specifico. I subordinati sono specialisti che sanno quali strumenti devono essere utilizzati per implementare i compiti assegnati.

Nomina dei responsabili dello svolgimento della riunione. Qualsiasi incontro di lavoro si svolge secondo le leggi standard del genere: in primo luogo, viene effettuata un'attenta preparazione, la nomina delle persone responsabili dell'invito dei dipendenti, la raccolta di aspettative e proposte, la guida di ogni punto dell'ordine del giorno, esecutori e segretari, la registrazione delle fasi di riunione, redigendo verbali e relazioni.

Selezione ottimale dei partecipanti. Il successo dell'incontro dipende in gran parte da coloro che prenderanno parte all'incontro. È inaccettabile coinvolgere in tali eventi dipendenti incompetenti che possano deviare l'evento in una direzione diversa. La selezione degli specialisti pronti a discutere le questioni sollevate in una riunione d'ufficio deve essere affidata a un organizzatore-stratega competente.

Istituzione di regolamenti. Un incontro di lavoro, a seconda delle questioni da risolvere e delle dimensioni dell'azienda, rientra solitamente nella durata standard, da trenta minuti a due ore. La riunione di pianificazione dovrebbe terminare tra cinque e dieci minuti, mentre la riunione operativa dovrebbe terminare tra quaranta minuti e un'ora.

Preparazione di un piano di riunione. Prima dell'apertura dell'incontro di lavoro, ogni partecipante riceve programma dettagliato ordini del giorno, materiali di reporting, in base ai quali può preparare le sue domande e/o relazioni.

Esempio di struttura dell'ordine del giorno. Questo documento può includere punti chiave relativi a aspetti operativi, tattici e/o gestione strategica in compagnia. La struttura dell'agenda di solito comprende un elenco specifico di compiti dettati dai piani dell'impresa e le modalità per risolverli. Inoltre, potrebbero esserci ulteriori compiti all'ordine del giorno che è consigliabile completare nel prossimo futuro.

Tenere una riunione. Affinché un incontro di lavoro si svolga nel modo più efficiente possibile e non si trasformi in un caos prolungato, è necessario che inizi esattamente in orario, passando rapidamente da una domanda all'altra, senza esitazione. È necessario riassumere un riepilogo provvisorio dopo ogni questione discussa, indicando l'ora e la data esatte e i dipendenti responsabili dell'implementazione. Allo stesso tempo, è necessario ridurre al minimo le discussioni, consentendo solo chiarimenti nello sviluppo di soluzioni.

Misure di efficienza. Ogni riunione tenuta dovrebbe essere analizzata per verificarne la conformità con gli scopi e gli obiettivi. L'efficacia di un incontro si misura dalla proporzionalità del risultato desiderato rispetto ai costi necessari per raggiungerlo.

Controllo e analisi. Una volta raggiunta l'efficacia di un incontro di lavoro, è necessario monitorare il risultato e condurre un'analisi approfondita. La capacità di misurare, analizzare e controllare tutti i dati è la qualità di un leader saggio, capace di rendere un'azienda leader di mercato.

Appunti per un leader intelligente

È meglio tenere una riunione di lavoro all'inizio della giornata, quando i dipendenti sono in grado di generare opzioni decisionali intelligenti.

Il codice etico aziendale deve specificare l'algoritmo, il calendario delle riunioni e la sua frequenza, le norme, le finalità e gli obiettivi. È meglio tenere una riunione di questo tipo il lunedì, quando è necessario impostare mini-attività per la settimana e riassumere i risultati del periodo di riferimento passato.

Ogni dipendente dovrebbe conoscere l'ora, il luogo e la data delle riunioni di lavoro periodiche ed essere preparato per esse. Questo punto si riflette meglio responsabilità lavorative ciascun dipendente, indicando il grado di sua responsabilità e partecipazione. Questa è l'etica delle relazioni ufficiali, la cui violazione comporta gravi malattie della squadra.

Durante le riunioni si verificano abbastanza spesso resistenze da parte dei dipendenti, che devono essere diagnosticate tempestivamente e abilmente rimosse, senza portare a sabotaggi e conflitti di interessi interni. Se nelle aziende con uno stile di gestione autoritario tale resistenza non si verifica durante le riunioni a causa della paura o dell'incertezza, è necessario provocarla artificialmente. In caso contrario, nel processo di esecuzione e risoluzione dei compiti assegnati, potrebbero sorgere seri problemi a causa della slealtà dei dipendenti nei confronti dell'azienda.

Per prevenire questa pratica, è necessario ridurre al minimo i problemi nella fase di scelta di un obiettivo e di assegnazione dei compiti ai subordinati. Per fare questo è necessario distribuire “orecchini a tutte le suore”, cioè occupare il personale questioni importanti: affidare a qualcuno le difficili fasi di sviluppo e implementazione del progetto, delegare ad altri il controllo sull'esecuzione, motivare gli altri a compiere “imprese” aumentando la loro autorità nel team, nominando un manager di linea come incarico temporaneo, o demotivare i dipendenti particolarmente zelanti.

La responsabilità dei dipendenti per il completamento delle attività assegnate deve essere distribuita in modo che possano essere comodamente controllate. Ad ogni incontro è necessario riassumere e riconoscere i dipendenti particolarmente illustri e punire coloro che sono colpevoli e sabotano il lavoro davanti all'intera squadra. Non dovrebbero essere consentite discussioni o decisioni alle spalle dei dipendenti, poiché esiste immediatamente il pericolo che scoppino conflitti interni all'azienda.

È utile per ogni manager conoscere le differenze tra riunioni d'ufficio, riunioni di pianificazione e briefing, brainstorming, scambio di opinioni e discussioni. Entrambi i formati di gestione prevedono la ricezione di feedback, ma in modi diversi. Le riunioni di lavoro sono una tecnologia per la gestione delle persone e la definizione di compiti tattici e strategici, e il formato della discussione è la comunicazione informale, un indicatore del fatto che il manager è inesperto e non sa come gestire il corso della riunione e indirizzarla nella giusta direzione. direzione.

Inoltre, un incontro di lavoro è suddiviso in:

Istruttivo, quando il leader dà istruzioni precise e riceve feedback dai subordinati;

Operativo, all'interno del quale vengono risolti i compiti attuali;

È problematico quando alcuni problemi della squadra vengono risolti e viene sviluppato un piano passo dopo passo per uscire dall’attuale situazione di crisi.

Molte aziende moderne sono colpevoli di confondere i formati aziendali, trascinando il team nell'abisso di confusione, conflitti e discussioni su questioni completamente non lavorative. La strutturazione dei formati fa parte della cultura, che è soggetta a rigorosi standard aziendali.

Valutare l'efficacia degli incontri di lavoro

Come capire che un incontro di lavoro è stato condotto in modo competente ed estremamente efficace? È necessario rispondere alle seguenti domande:

Gli obiettivi fissati per l’evento sono stati raggiunti?

È stato trattato l'intero ordine del giorno? Sono state discusse tutte le questioni?

Hai rispettato le normative assegnate?

Tutte le decisioni vengono comunicate agli implementatori?

Gli artisti hanno compreso correttamente i loro compiti e le scadenze?

Quando si risponde a queste domande, emergerà una componente quantitativa: quante persone sono coinvolte nella risoluzione del problema, quante ore di lavoro sono necessarie per completare le attività, quanti soldi sono necessari per questo e così via. Indicatore quantitativo - buon strumento analizzare la performance nel tempo e confrontarla con periodi precedenti.

Di norma, le riunioni condotte in modo efficace, quando tutti gli obiettivi vengono raggiunti al momento giusto, producono risultati tangibili.

Condurre una riunione altamente efficace è una vera arte, dove il leader è il direttore d'orchestra, il segretario è il primo violino e l'intera squadra è l'intera orchestra. Da preparazione attenta e lo svolgimento competente di un incontro di lavoro dipende dal punteggio che questo organismo vivente eseguirà - musica classica, capace di provocare emozioni entusiaste e ispirare future vittorie, o una cacofonia di suoni che uccide tutto intorno.

Vi auguro mosse di gestione intelligenti, signori!

Zhanna Pyatirikova soprattutto per il portale aziendale BZZN.ru

Cos'è un pianificatore? Chiunque risponderà: un breve incontro di produzione su questioni attuali. Ma non si tratta solo di piani e scadenze. Questa è comunicazione all'interno del team, sviluppo di nuovi metodi, opportunità di scuotere le persone e instillare in loro entusiasmo. Alcuni manager organizzano riunioni non standard: giochi, casi, gare... Vogliamo sollevare un po' il velo di segretezza e mostrarvi ultime novità la “cucina” interna di Kirov.

Alexander Illarionov, direttore del ristorante di Monaco:

L'incontro di pianificazione è in realtà molto tappa importante, dove hanno luogo molti processi diversi.

Settimanalmente si tengono riunioni di pianificazione con i capi dipartimento per sviluppare un piano di lavoro per la settimana corrente. L'incontro dura non più di 1 ora. Si tengono riunioni individuali di cinque minuti in cui vengono ricevute eventuali domande o risolti eventuali problemi che sorgono e che non possono essere ritardati.

Ogni giorno 15 minuti prima dell'apertura del ristorante si tengono incontri di pianificazione con i dipendenti di sala (amministratori, baristi, camerieri) e di cucina (chef, sous chef).

In tali riunioni, di solito annunciamo quali nuove promozioni si terranno nel ristorante, parliamo dei prossimi eventi che si svolgeranno nel ristorante, rivediamo il giorno precedente, lodiamo o rimproveriamo i dipendenti per le loro azioni, annunciamo articoli che non sono in vendita oggi per un motivo o per l'altro.

Si discutono anche le novità in cucina e le specialità. suggerimenti dello chef, per il bar. Tali riunioni di pianificazione durano non più di 10 minuti.

Ci incontriamo con i colleghi molto spesso e parliamo, perché la comunicazione è molto processo importante Per mantenere alto il morale, quindi, i colleghi comprendono il significato del loro lavoro nella nostra struttura, sentendosi così più a proprio agio e prendendo l'iniziativa. Cioè, se ti chiedo di sviluppare e realizzare un progetto, cerco di non interferire con il lavoro, ma di discuterne a posteriori.

Motivare i dipendenti è molto importante. C'è materiale e c'è intangibile. Viene fornito materiale per l'attuazione di eventuali azioni, per prendere l'iniziativa di modernizzare il nostro ristorante. Ebbene, l'intangibile è la lode. Mettiamo in risalto coloro che si sono distinti durante l'incontro in modo che tutti si sentano apprezzati, amati e necessari da questa organizzazione.

Devi parlare di più, comunicare con le persone e impostare le cose nella giusta direzione. Spesso le persone hanno bisogno di dare libero sfogo alle proprie emozioni, di buttarle fuori, ed è importante che il manager ascolti ogni dipendente e cerchi di creare un'atmosfera favorevole per lui. Organizziamo anche vari corsi di formazione per manager sull'unità del team e sul lavoro, sulla responsabilità, su come delegare adeguatamente i propri poteri, poiché un manager non è la persona che deve fare qualcosa con le proprie mani, ma colui che deve organizzare il processo di lavoro .

Ristorante "Monaco":

Con quale frequenza organizzi riunioni di pianificazione? Quotidiano.

Chi stai riunendo per la riunione di pianificazione? Sala, addetti alla cucina e dirigenti.

Quanto tempo dedichi alla pianificazione delle riunioni? Con il personale dai 10 ai 15 minuti e con i dirigenti al massimo un'ora.

Quanto è importante una riunione di pianificazione per te e il tuo team? La riunione di pianificazione è in realtà una fase molto importante in cui avviene il processo di interazione tra ciascun dipendente e il manager.

Hai mai avuto esempi di riunioni di pianificazione infruttuose? Naturalmente c'erano, ma in ogni caso ogni incontro di pianificazione si conclude con qualcosa di buono da cui si possono trarre le giuste conclusioni.

Sono già state scritte molte istruzioni e raccomandazioni su come condurre le riunioni di pianificazione. Abbiamo analizzato le informazioni pubblicate per te e le abbiamo raccolte in un unico metodo. Quindi, come organizzare e condurre correttamente, o meglio efficacemente, una riunione di pianificazione.

Bersaglio:

Organizzare e condurre la riunione di pianificazione nel modo più efficiente possibile. Trova una soluzione al problema posto per la discussione o stabilisci la direzione per lo sviluppo della situazione in una direzione costruttiva.

È interessante tenere una riunione di pianificazione in modo che i partecipanti non abbiano tempo per sbadigliare e non si sentano come se avessero perso tempo.

Piano d'azione

1. Acquisire familiarità con il metodo proposto per organizzare una riunione di pianificazione. 2. Preparati, preparati materiali necessari e invitare i partecipanti. 3. Tenere una riunione di pianificazione. 4. Riassumere i risultati della riunione di pianificazione e familiarizzarli con tutti i partecipanti.

Cosa è necessario per condurre una riunione di pianificazione: la prima cosa richiesta per condurre una riunione di pianificazione è la domanda o l'argomento della riunione di pianificazione. Il secondo riguarda le persone che parteciperanno all'incontro di pianificazione. Il terzo è il luogo della riunione di pianificazione. Quarto: i tempi della riunione di pianificazione. Quinto: il regolamento per la riunione di pianificazione. Sesto: materiali disponibili. Settimo: il leader della riunione di pianificazione o il segretario.

Formati per tenere riunioni di pianificazione.

1. Riepilogo, incontro informativo. Tali riunioni di pianificazione possono essere tenute settimanalmente all'inizio della settimana per i capi di tutti i dipartimenti della vostra organizzazione.

Perché sono necessari tali incontri di pianificazione?

2. Riunione di pianificazione: distribuzione dei compiti attuali.

Di solito si tiene all'inizio di ogni giornata lavorativa. Il formato è ovvio: il manager assegna i compiti giornalieri ai suoi subordinati. Inoltre, non è necessario allungare i tempi: tutti hanno ricevuto l'attività e sono andati a completarla.

3. Pianificazione dell'incontro per discutere la questione sollevata.

Formuli in anticipo la tua domanda, che la vita stessa e la situazione attuale del tuo mercato hanno formulato per te. Esprimere lo scopo della riunione di pianificazione e inviare queste informazioni ai partecipanti. Chiedi loro di prepararsi (se necessario). questa edizione. Determinare in anticipo le regole e la segreteria della riunione di pianificazione. I risultati dell'incontro di pianificazione vengono inviati a tutti i partecipanti. Il tempo per tale incontro di pianificazione non è superiore a due ore. Ma ci sono situazioni in cui è necessario più tempo. In questo caso prevedete pause organizzate di 15-20 minuti per il tè e solo relax. (Prepara anche il tè e i dolci in anticipo!)

4. Incontro di pianificazione creativa. Quando non hai abbastanza idee tue (o semplicemente non esistono, succede anche questo). È meglio condurre questo incontro di pianificazione sotto forma di brainstorming o di un altro metodo creativo di ricerca di idee conveniente per te.

5. Riunione di pianificazione - come soluzione situazioni di conflitto un gruppo.

Siamo tutti persone, siamo tutti umani... e ci sono conflitti evidenti e nascosti all'opera. E quando tu, come leader, vedi che la situazione è prossima alla critica, dai alle persone l’opportunità di parlare apertamente.

Dirigete la loro energia di conflitto = distruzione nella creazione. Organizzare un incontro per i dipendenti sotto forma di discussione libera, dare loro l'opportunità di discutere apertamente, ma senza "attacchi" o insulti.

Come farlo? "Risolvere" adeguatamente il conflitto è il tuo compito diretto. Chiedi aiuto ad altri specialisti delle risorse umane o al senior management. Scegli un argomento che sia rilevante, ma diciamo neutro per tutti i partecipanti. E assumi il ruolo di osservatore e ascolta tutti attentamente, indirizzando solo i partecipanti in una direzione costruttiva e non lasciare che raggiungano un vicolo cieco.

Assicurati di riassumere la discussione sull'argomento indicato, trarre conclusioni e condividerle con tutti i partecipanti. Non è necessario informare i partecipanti che la riunione di pianificazione si terrà per risolvere situazioni di conflitto. Ad eccezione dei casi in cui l'argomento della risoluzione dei conflitti è l'obiettivo della riunione di pianificazione.