Hvordan elektroniske dokumenter udveksles. Hvordan skifter man til elektronisk dokumenthåndtering? Hvem har brug for elektroniske dokumenter

Hvad skal en virksomhed gøre, hvis den beslutter sig for at skifte til elektronisk dokumenthåndtering? Hvad er algoritmen for handlinger, hvor skal man begynde?

Den første ting at gøre er at tænke over, hvilke resultater virksomheden ønsker at opnå. Der er i øjeblikket to arbejdsområder. Dette er B2G dokumentflow, det vil sige mellem virksomheder og offentlige myndigheder. Og B2B, det vil sige udveksling af papirer mellem virksomheder. Hvad angår B2G - her vi taler om om tilslutning til de nødvendige statslige organer for en given virksomhed, afhængigt af de særlige forhold i dens aktiviteter. Alle vores virksomheder indberetter til skattekontoret.

Så afhænger alt af aktivitetsområdet - for eksempel handler én virksomhed alkoholholdige produkter, den anden, under produktionen på en eller anden måde påvirker miljø, et tredje firma, der beskæftiger sig med forsikringstjenester, marked værdifulde papirer og så videre. Vi skal se på, hvad andre myndigheder kræver indberetning. Når listen over afdelinger, som vi skal rapportere til, er fastlagt, skal vi se på, hvilke forslag den elektroniske dokumenthåndteringsoperatør kan komme med. Afhængigt af dette vælger virksomheden den passende takstplan. Dernæst indgås en aftale, det nødvendige antal elektroniske signaturer udfærdiges og det nødvendige software, afholdes seminarer for at lære, hvordan man bruger denne software. Det er alt, hvad der skal til - dokumentflow med offentlige myndigheder finder sted.

- Fortæl os mere om B2B?

Dette er som sagt den anden type digital dokumentudveksling. Det er organiseret mellem forretningsenheder. Det hele afhænger af den specifikke virksomhed. Der er ingen generel opskrift på at begynde at sende dokumenter. Der er situationer, hvor en virksomhed simpelthen er forpligtet til at skifte til elektronisk dokumenthåndtering med sine modparter, blot for at overleve.

I forbindelse med ikrafttrædelsen ny normal fra 1. januar 2014 skal alle digital signaturbrugere uden undtagelse kontakte et certificeringscenter for at erstatte nøglecertifikater. Indtil videre er alle virtuelle papirer, der er underskrevet med et gyldigt certifikat, anerkendt som dokumenter, der er certificeret af en kvalificeret elektronisk signatur.

For eksempel: en af de store detailkæder For kort tid siden begyndte jeg at arbejde med mine leverandører, hvor jeg udelukkende udvekslede digitale dokumenter. For at kunne levere sine produkter til dette netværk skal landmanden derfor skifte til elektronisk dokumenthåndtering.

Fordele ved EDI

Er der nogen fordel ved at skifte til EDI for små og mellemstore virksomheder? Det ser ud til, at digitalt indtil videre kun kan bringe reelle fordele til store organisationer.

For små og mellemstore virksomheder er det ikke en større opgave at skifte til elektronisk dokumentflow nu. Men du kan se nærmere på det, "mærke" det. Dokumentflowets hastighed - dette vil være en fordel. Men brugen af EDI handler ikke kun om relationer til modparter. Dette omfatter relationer til offentlige myndigheder, og her vil forretningsmænd blive tvunget til at flytte, der er ingen muligheder.

En anden meget vigtigt punkt SMV'er bør huske - brug Elektronisk signatur på handelsplatforme er dette en måde at udvide forretningen på. Fra 2014-2015 skal 15 procent af offentlige ordrer placeres blandt små og mellemstore virksomheder. Seriøst arbejde er nu i gang for at tiltrække disse virksomheder til at opfylde offentlige ordrer. Og dette er en reel chance for at udvide din virksomhed. Hvem ville nægte at modtage en kontrakt på 100-200 tusind rubler med garanteret betaling?

Er der nogen fordele for små virksomheder, når de betaler for elektronisk dokumenthåndtering? Mange organisationer skifter jo ikke til EDI på grund af frygt for høje takster.

Jeg gav et eksempel i dag på seminaret: 995 rubler - et komplet udvalg af tjenester til dokumenthåndtering med offentlige myndigheder. Hvis du beregner omkostningerne ved at rejse rundt i Moskva med offentlig transport flere gange om året hos den myndighed, hvor du skal indsende dokumenter, og også i begge retninger, så vil udgifterne være meget tæt på de omkostninger, som jeg annoncerede.

Hvis en revisor ikke er computervenlig, er det så muligt at lave en fejl? Generelt, hvor svært er det at arbejde med sådanne programmer?

Der er elementer af format og logisk kontrol. Hvis der ikke er nogen ondsindet hensigt, når du opretter et dokument, så er det næsten umuligt at gå glip af det. Tja, hvis noget er gjort med vilje, eller brugeren er uopmærksom, er intet program sikret, at en person vil indtaste 1.000.000 i stedet for 1000.

Digital signatur

Hvorfor er overgangen til elektronisk dokumenthåndtering efter din mening endnu ikke blevet udbredt? Hvad skræmmer virksomheder?

Er det virkelig skræmmende? Lad os se, i vores 63. [føderal lov af 04/06/2011 nr. 63-FZ "Om elektroniske signaturer" - ca. red.] loven formulerer begrebet tre typer digital signatur. Dette er enkelt, faktisk er det en kombination af login og adgangskode. Styrket er en signatur, der bruger kryptografisk beskyttelse. Og den elektroniske signatur er kvalificeret, den, der er udstedt af et akkrediteret certificeringscenter. 90 procent af befolkningen i vores land bruger login og adgangskode. Enten ved pengeautomater eller på sociale netværk eller i e-mail. Det vil sige, vi kan sige, at næsten alle bruger en simpel signatur.

Et sådant antal digitale signaturer, der bruges i dag, er hverken ubelejlige for certificeringscentre eller for informationssystemer eller for brugere. Jeg håber, at vi i løbet af 2014-2015 får ensartethed, og at antallet af underskrifter vil falde.

Hvad angår en kvalificeret signatur, bruges den stadig få steder. Men det bruges for eksempel på portalen. Og jo flere tjenester den kan levere, jo flere folk vil anvende denne signatur. Dens brug begrænses ikke så meget af folks frygt som af manglen på ressourcer, som den kan bruges på.

Det er endnu nemmere i erhvervslivet. Nu bruger omkring halvdelen af virksomhederne elektroniske indberetningssystemer, og de er alle implementeret med en elektronisk signatur. Og disse virksomheder beskæftiger de samme mennesker, som ser ud til at være bange for at skifte til elektronisk dokumenthåndtering. Så denne frygt er mere som en myte end en realitet.

- Er det værd at vente på nogle væsentlige ændringer lovgivning på EDI-området?

Mange taler jo nu om det juridiske områdes ufuldkommenhed på dette område... Jeg vil ikke kalde det ufuldkommenhed, det er en normal proces med udvikling af lovgivning. Faktisk er den aktive brug af elektroniske signaturer i Rusland god, hvis der er fem år. Naturligvis er det ganske enkelt umuligt at danne en veletableret reguleringsramme over en sådan periode under hensyntagen til teknologiens udvikling. En systematisk proces med lovgivningsudvikling er i øjeblikket i gang. Fra hvad der er værd at vente på: dette er den endelige ikrafttræden af den 63. lov om elektroniske signaturer og ophævelsen af den 1. lov [føderal lov af 10. januar 2002 nr. 1-FZ "Om elektroniske digitale signaturer". Denne norm er blevet ugyldig siden 1. juli i år - ca. red.]. Loven er i øvrigt ganske fyldestgørende og kompetent. Der er ingen åbenlyse huller i det. Det er ret struktureret. Vi håber, at antallet af typer digitale signaturer vil falde med introduktionen. Nu stiller mange offentlige myndigheder og informationssystemer deres egne krav til elektroniske signaturer, som ikke altid er i overensstemmelse med loven.

Tilstedeværelsen af et sådant antal digitale signaturer er hverken ubelejligt for certificeringscentre eller for informationssystemer eller for brugere. Forestil dig, at du har fem underskrifter hængende på din nøglering, men du skal huske, at den ene er til skattekontoret, den anden er til handelsplatform, den tredje for Rosreestr og så videre. Jeg håber, at vi i løbet af 2014-2015 får ensartethed, og at antallet af underskrifter vil falde.

Elektronisk dokumenthåndtering mellem organisationer - hvordan fungerer det? Hvilke dokumenter kan udveksles elektronisk, hvordan udarbejder man en aftale med en modpart om etablering af elektronisk interaktion, og hvad skal medtages i reglerne? Dette vil blive diskuteret i vores materiale.

Et vigtigt element i enhver elektronisk dokumenthåndtering er et elektronisk dokument. For at give et dokument oprettet i elektronisk form retskraft, skal begge parter i det elektroniske dokumentflow give det 3 vigtige egenskaber. Det elektroniske dokument skal:

Har de nødvendige detaljer.
Overhold det godkendte format.
Certificeret af den ansvarlige persons underskrift.

Hvis du og din modpart har tilrettelagt genereringen af elektroniske dokumenter i fastlagte formater på jeres virksomheder, er det nødvendigt at teknisk sikre jeres elektroniske interaktion med dem. Hvordan gør man det?

For at to separate systemer gensidigt og effektivt kan udveksle dokumenter, er det nødvendigt at specificere alle nuancerne i dokumentstrømmen i særlige regler.

Først og fremmest skal du finde ud af hvad elektroniske dokumenter skal underskrives med en simpel elektronisk signatur, og nogle med en forstærket. De lovligt tilladte typer elektroniske signaturer er vist på figuren.

Dokumenter kan indgå i elektronisk dokumentflow med modparter varierende grader betydning og fortrolighed. For eksempel gælder de strengeste krav for elektroniske fakturaer: De skal udelukkende underskrives af UKEP og sendes gennem en EDI-operatør (bekendtgørelse fra det russiske finansministerium af 10. november 2015 nr. 174n). Og for interne virksomhedsdokumenter er brugen af UKEP ikke obligatorisk. Derfor bestemmer virksomheden selv, hvilken underskrift der skal bruges til at underskrive dette eller hint interne dokument.

I reglerne om elektronisk dokumenthåndtering er det nødvendigt at fastlægge proceduren for underskrift af elektroniske dokumenter og skitsere kredsen af ansvarlige personer, der har ret til at underskrive dem.

Efter at have løst alle lovgivningsmæssige problemer med modparter, skal du vælge en EDF-operatør, gennem hvilken du vil udveksle elektroniske dokumenter og indgå en aftale med dem. Derudover skal du løse andre problemer:

Organiser et elektronisk arkiv af modtagne og sendte elektroniske dokumenter.
Foretag tilføjelser til regnskabspolitik vedrørende overgangen til elektronisk dokumenthåndtering.
Give ansvarlige personer elektroniske signaturer.
Løs andre organisatoriske og tekniske problemer, afgørende for effektivt arbejde systemer.

Udveksling af dokumenter i form af scannede billeder: hvordan og hvornår er dette muligt

Elektronisk udveksling af dokumenter mellem modparter i form af deres scannede billeder har været praktiseret i virksomheder i lang tid - siden fremkomsten af forskellige internetposttjenester. For at gøre dette behøver du ingen specielle programmer eller forbindelse til EDF-operatører. Men letheden ved at bruge denne metode til dokumentudveksling har en række væsentlige ulemper:

Manglende evne til at sikre garanteret informationssikkerhed.
Betydelige udgifter til tid og arbejdskraft til at konvertere et papirdokument til et elektronisk scannet billede.
Behovet for efterfølgende udskrivning af dokumentet.
Umulighed hurtig udveksling aftalte dokumenter.
Andre ulemper (manglende evne til at spore dokumentet, forsinkelser i godkendelse efter hierarki i virksomheden osv.).

Dette fører til en indsnævring af anvendelsesområdet for denne metode til at udveksle dokumenter i i elektronisk format mellem organisationer. Udveksling af scannede billeder bruges hovedsageligt til de typer dokumenter, der ikke er juridisk væsentlige for virksomheden. Og de sendes elektronisk til modparten kun for at fremskynde interaktionen (opfyldelse af kontraktvilkårene eller løsning af aktuelle forretningsproblemer). Samtidig sendes papiroriginalen med post eller kurerservice.

Hvornår har du brug for en applikation for at oprette forbindelse til elektronisk dokumenthåndtering?

Nogle gange, med henblik på ekstern interaktion med interessenter, skal en virksomhed formalisere en speciel form ansøgning om tilslutning til elektronisk dokumenthåndtering og en række andre dokumenter. De fleste virksomheder står over for behovet for at udfylde en sådan ansøgning ved indsendelse af elektronisk indberetning til Pensionskassen.

I dette tilfælde vil deltagerne i det elektroniske dokumentflow ikke være forretningspartnere, men virksomheden og den ekstrabudgettære fond. Ansøgningen kan ikke skrives i nogen form - den færdiglavet skabelon kan findes på Pensionskassens hjemmeside. Den skal indeholde følgende data:

Oplysninger om den virksomhed, der indgår i elektronisk interaktion med fonden.
Oplysninger om teleoperatøren og det anvendtesesværktøj.

Men én ansøgning om elektronisk interaktion med fonden er ikke nok. Det er også nødvendigt:

Inden du udfylder ansøgningen, skal du vælge et akkrediteret certificeringscenter, der tilbyder tekniske nuancer tilslutning af dokumentflow via TCS med efterfølgende indgåelse af en kontrakt (aftale) med denne om levering af ydelser til overførsel af elektroniske dokumenter.
Efter at have indsendt ansøgningen og kontrolleret den af fondens specialister, indgå en aftale med PRF om tilslutning til elektronisk dokumenthåndtering. Skemaet kan downloades fra fondens hjemmeside.

Elektronisk informationsudveksling af virksomheder med Pensionsfonden i Den Russiske Føderation giver dig mulighed for at give personlige regnskabsoplysninger uden at besøge fonden, rettidigt identificere og rette fejl i rapporteringen og løse en række andre problemer.

For mere information om elektronisk interaktion med Pensionsfonden i Rusland, se dette materiale.

Virksomheden bestemmer selv, hvordan der skal skiftes til elektronisk dokumenthåndtering med modparter. Men under alle omstændigheder er der tale om en forhandlingsproces. Forslaget om at skifte til elektronisk dokumenthåndtering kan besluttes mundtligt, i form af en skriftlig invitation fra en af samarbejdspartnerne, eller ved underskrift af en særlig aftale.

For at invitere din modpart skriftligt til at etablere elektronisk dokumenthåndtering, kan du sende et brev til ham. Udsendelse af sådanne breve hjælper en virksomhed med et stort dokumentflow til at invitere nye og eksisterende partnere til elektronisk interaktion.

I brevets tekst skal du informere modparten i en kortfattet form:

Om den lovligt etablerede mulighed for elektronisk dokumenthåndtering.
Dens fordele.
Former for dokumenter, der planlægges udvekslet elektronisk.
Handlinger, der kræves for at skifte til dette system.

Et eksempelbrev om overgangen til elektronisk dokumenthåndtering (uddrag) er præsenteret nedenfor.

Uden at ændre teksten i brevet og kun erstatte detaljerne om modparterne, kan du hurtigt informere dem om dit ønske om at organisere en gensidig elektronisk udveksling af dokumenter.

Aftale om udveksling af elektroniske dokumenter mellem juridiske enheder

Modparter kan specificere nuancerne af papirløs interaktion i en særskilt aftale om elektronisk dokumenthåndtering. Hvordan komponerer man det?

Lovgivningen stiller ikke særlige krav til form og indhold af aftalen om elektronisk dokumentflow mellem juridiske enheder. Derfor bestemmes dens sammensætning og indhold af deltagerne. I dette tilfælde er det nødvendigt at overholde stilen og strukturen, der er fælles for sådanne dokumenter (det er nødvendigt at beskrive aftalens emne, gyldighedsperiode, detaljer om parterne og andre spørgsmål).

Nedenstående figur viser de vigtigste (mulige) afsnit af en sådan aftale.

For at etablere elektronisk interaktion er det nødvendigt at blive enige om dens nuancer. Dette kan ske mundtligt, ved at sende et brev og/eller ved at underskrive en særskilt aftale. Det vil også være nødvendigt at løse en række relaterede spørgsmål (foreskrive proceduren for elektronisk dokumentudveksling, identificere ansvarlige personer, give dem en elektronisk signatur osv.).

Et system, der giver dig mulighed for at optimere Regnskab, overførsel og modtagelse af dokumenter fra samarbejdspartnere. Dette sikrer højt niveau kryptering og sikkerhed.

Enhver organisation bør være ansvarlig for at vedligeholde regnskab, og hvis der tidligere kun blev brugt faxdokumenter (trykte), bliver de nu erstattet af elektroniske. Hovedårsagerne til, at virksomheder skifter til elektronisk udveksling af dokumenter med modparter, - optimering af arbejdet, minimering af tid og økonomiske omkostninger.

Metoder til at skifte til EDI med modparter.
Har din virksomhed brug for EDI?
Sådan organiseres elektronisk dokumentflow med modparter.
Indgåelse af aftale med operatøren.
Køb af et certifikat.
Tilslutning af modparter.
Hvordan etableres elektronisk udveksling af dokumenter med modparter.

Måder at skifte til EDI med modparter

Der er to måder at udveksle dokumenter med modparter.

Direkte. For at gøre dette skal du indgå en kontrakt (aftale), som skal præcisere metoderne og proceduren for interaktion. Det skal huskes, at ikke alle papirer kan overføres direkte.
Gennem tjenesten. Den elektroniske dokumentudvekslingstjeneste er fordelagtig, fordi kunden ved at oprette forbindelse til operatørens netværk modtager en mellemmand, der har fakturaer, personale, tekniske og juridiske kræfter til juridisk udveksling af eventuelle dokumenter.

Brug af en operatørs tjenester er det bedste valg. Der er en kendelse fra Finansministeriet nr. 50n, ifølge hvilken overførsel af fakturaer i elektronisk form kun kan udføres gennem en EDI-operatør, vil kun en sådan mellemmand være i stand til at bekræfte overførslen af papirer, hvis nødvendig.

Har din virksomhed brug for EDI?

Hovedopgaven, der løses ved elektronisk dokumenthåndtering, er at optimere omkostningerne til tid og penge til udveksling af papirer. I EDI-systemet kan du hurtigt og nemt finde ethvert dokument, sende det til din modpart og overvåge dine medarbejderes arbejde. Elektronisk dokumenthåndtering sparer ikke kun tid, men også virksomhedens ressourcer - der er ingen grund til at bruge penge på post eller kurer.

Ved implementering af EDI løses følgende opgaver:

Udvikling af automatiseret arbejde til koordinering og godkendelse.
Lagring af alle dokumenter på en enkelt server.
Evnen til hurtigt at spore historikken for dokumentflow med en bestemt modpart.
Oprettelse af projekter med stort beløb samarbejdspartnere og deltagere.
Høj grad af sikkerhed og beskyttelse af forretningshemmeligheder.

Med andre ord er der brug for elektronisk dokumenthåndtering af de virksomheder, hvis ledere stræber efter at optimere og automatisere arbejdet så meget som muligt og opbygge en gennemsigtig forretningsmodel, der er nem at fjernstyre.

Sådan organiseres elektronisk dokumentflow med modparter

Der er tre trin at følge.

Indgå en aftale med operatøren.
Køb kryptografiske beskyttelsesværktøjer.
Tilknyt modparter til systemet.

Indgåelse af aftale med operatøren

Dette omtales nogle gange som "overholdelse af regler." Dette dokument beskriver alle nuancer af samarbejde, vilkår for forbindelse til systemet og omkostninger, og angiver også de juridiske aspekter af interaktion.

Køb af et certifikat

Der er tre typer: enkel, forstærket ukvalificeret, forstærket kvalificeret. Certifikatet er nødvendigt for, at dokumentet kan anerkendes som svarende til dets papirmodstykke. - udskiftning af håndskrevet underskrift og påført firmastempel. Et kryptografisk beskyttelsesværktøj er påkrævet for at beskytte, kryptere og dekryptere elektroniske signaturer (købt hos operatøren).

Tilslutning af modparter

Det er højst sandsynligt, at nogle af dine forretningspartnere allerede bruger et eller andet EDI-system. Selvom han ikke er Taxnet-kunde, er det lige meget. Ved hjælp af (teknologi, der giver dig mulighed for at udveksle dokumenter mellem forskellige EDF-operatører), kan du etablere interaktion.

Partnere, der ikke er registreret i noget EDI-system, skal være overbevist om effektiviteten af et sådant middel til at udveksle dokumenter. Som regel er dette ikke en stor sag, da næsten alle iværksættere allerede har hørt om fordelene ved EDI og har en idé om, hvordan disse systemer fungerer. Du kan presse dem til en positiv beslutning ved at give dem gratis adgang til systemet i to til tre måneder. Du kan diskutere sådanne punkter med vores specialister - de vil fortælle dig, hvordan du bedst kommer videre.

Hvordan etableres elektronisk udveksling af dokumenter med modparter

Taxnet har udviklet it-løsninger til virksomheder i 15 år, herunder udviklingen af "" systemet, som giver dig mulighed for hurtigt, pålideligt, bekvemt og billigt at etablere elektronisk udveksling af dokumenter med modparter. Systemet blev installeret af 100.000 kunder (mere end 700 partnere i hele landet). Hvad tilbyder vi?

Vi vil sikre retskraft for alle overførte dokumenter.
Hurtig interaktion, afsendelse/modtagelse af dokumenter mellem dig og dine partnere.
Pålidelig beskyttelse mod uautoriseret adgang.
Sikkerhed af dokumenter på alle stadier af transport og under opbevaring.
Brugersupport og personaletræning i at bruge programmet.

Takket være et veletableret arbejde vil vi sikre en hurtig tilslutning til systemet og en glidende overgang til EDI. For at kontakte os skal du udfylde en ansøgning på hjemmesiden eller ringe på 8-800-333-80-89. Vores specialister vil give personlig rådgivning og fortælle dig om detaljerne i samarbejdet!

Alle aktiviteter i enhver organisation udføres gennem udveksling af dokumenter på papir. Udvidelse informationssamfundet førte til fremkomsten af elektroniske dokumenter.

Denne form for dokumenter bruges i stigende grad blandt ledelsespersonale i forskellige organisationer og andre strukturer. Udbredt anskaffet, samspil med Pensionskassen og Skattetilsynet.

Det er også blevet aktivt brugt blandt forskellige organisationer.

Elektronisk udveksling af regnskabsbilag blev legaliseret for flere år siden.

Siden 2002 har føderal lov nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signature" sidestillet papir og elektroniske dokumenter i deres retskraft, men i juli 2013 dette normativ handling ikke gyldig.

Føderal lov nr. 63-FZ af 6. april 2011 "Om elektroniske signaturer" fastlægger de grundlæggende regler for interaktion mellem organisationer, der bruger elektroniske signaturer. Fælles ordre fra finansministeriet og Ruslands føderale skattetjeneste dateret 17. februar 2011 nr. ММВ-7-2/168@ godkendte de grundlæggende regler for indsendelse af dokumenter til skattekontoret.

Registrering, registrering og udveksling af fakturaer i form af et elektronisk dokument mellem forskellige organisationer tager hensyn til Finansministeriets betingelser, godkendt ved bekendtgørelse nr. 50n af 25. april 2011.

Regeringens dekret nr. 1137 af 26. december 2011. regler for udfyldning og nye former for fakturaer og en række andre regnskabsbilag er fastsat. Udvekslingen af fakturaer i elektronisk form via særlig kommunikation udføres i et bestemt format, som er godkendt efter ordre fra Federal Tax Service of Russia dateret 30. januar 2012 nr. ММВ-7-6/36@.

Bekendtgørelse fra Federal Tax Service dateret 03/05/2012 nr. ММВ-7-6/138@ bestemte formatet, i hvilket nogle regnskabsdokumenter skulle være til udveksling og indsendelse til skattemyndighederne.

For at organisationer kan udveksle TORG-12-regnskabsdokumentation og Work Acceptance Certificate i det krævede format, udstedte Federal Tax Service ordre nr. ММВ-7-6/172 dateret 21. marts 2012.

Primære dokumenter udstedt elektronisk vil først blive bekræftet, efter at de er blevet markeret.

Al udveksling af regnskabsdokumenter i elektronisk format mellem modparter sker ved hjælp af elektronisk dokumenthåndtering, som er styret af ordre fra Federal Tax Service dateret 20. april 2012 nr. ММВ-7-6/253@.

Fordele ved elektronisk dokumenthåndtering

Alle ændringer, der indføres af lovgivningen i samspillet mellem modparter, har utvivlsomt en række fordele.

Indførelsen af elektronisk dokumenthåndtering medfører en reduktion af tiden til udveksling af dokumenter. Dette sker ved at spare tid på behandling og levering af dokumenter mellem organisationer på begge sider.

Der spares tid ved registrering af transaktioner i regnskabsregistre, ved overvågning af fejl, reduktion af stadier af dokumentbehandling og generering af rapporter.

Primær regnskabsbilag(faktura, færdiggørelsesattest og følgeseddel), udfærdiget på papir og underskrevet af lederen, som alle organisationer er vant til at arbejde med, vil gradvist blive overført til elektronisk format.

Al dokumentstrøm mellem modparter sker i henhold til følgende skema:

Den sælgende organisation opretter et dokument i sit regnskabssystem. Ved hjælp af kryptografisk software underskriver du et dokument med en elektronisk signatur. Næste skridt organisationen uploader det færdige dokument til operatørens system og sender det til modparten, som accepterer det gennem speciel software.
Så indtaster køberen det modtagne elektroniske dokument i sit regnskabsprogram, kontrollerer transaktionen for overholdelse, hvis alt er gennemført uden fejl, sætter derefter sin elektroniske signatur og sender den tilbage til sælgeren gennem operatøren. Konstateres der unøjagtigheder eller fejl under besigtigelsen, sender køber en afslagsmeddelelse til sælger med angivelse af årsagerne.

Den sælgende organisation afspejler det elektroniske dokument i sit regnskab, som det er udstedt efter at have modtaget et bekræftelsessignal fra den elektroniske dokumenthåndteringsoperatør om accept af filen og meddelt køber, at dokumentet er modtaget.

Ifølge forskrifter, udføres udvekslingen af regnskabsbilag mellem modparter både i papirform og elektronisk form.

Dokumenter udført i elektronisk form og underskrevet med elektronisk signatur har lige retskraft, samt papirdokumenter underskrevet af lederen.

Dokumentflow mellem organisationer udføres gennem en operatør, hvilket giver mulighed for at reducere tid til regnskab og behandling

29.05.18 53 103 12

Dokumenter kan underskrives på papir eller elektronisk. På papir i lang tid, elektronisk - det er uklart hvordan.

Pavel Ovchinnikov

12 års erfaring med at arbejde med elektroniske dokumenter

Men jeg har beskæftiget mig med elektroniske dokumenter i tolv år, og jeg vil fortælle dig: det er en utrolig spænding. Lad mig fortælle dig, hvordan det hele fungerer, med eksempler.

Kort sagt

For at begynde at administrere elektronisk dokumenthåndtering har du brug for:

Overbevis modparter om at begynde at udveksle elektroniske dokumenter.
Køb et elektronisk signaturcertifikat.
Beslut dig for metoden til at sende dokumenter: gennem en speciel tjeneste eller uden den.

Hvem har brug for elektroniske dokumenter

På trods af bekvemmeligheden og moderniteten er det få, der opretholder elektronisk dokumenthåndtering. Hvis en iværksætter med forenklet beskatning indgår et par kontrakter om året, er det måske ikke så skræmmende for ham at sende trykte dokumenter et par gange. Men der er tilfælde, hvor elektronisk dokumenthåndtering er yderst nyttig.

Store virksomheder elektroniske dokumenter hjælper med at reducere omkostningerne, hvis mængden af ekstern korrespondance overstiger flere hundrede dokumenter om måneden. For dem påvirker leveringen af papirer direkte transaktionshastigheden. Dokumentationsomkostninger kan beløbe sig til hundredtusindvis af rubler om året, og risici forbundet med tab, fejl og bøder fra skattekontoret øger omkostningerne yderligere.

Selvom du nu underskriver én lov hvert halve år, betyder det ikke, at din virksomhed ikke vil vokse. Du har måske store samarbejdspartnere, der arbejder med elektroniske dokumenter, og de vil kræve det samme af dig.

For eksempel

Netbutikken akkumulerede jævnligt titusindvis af millioner af tilgodehavender på grund af, at fakturaen indeholdt Endnu engang Vi lavede en fejl: Varerne er i en lastbil og kan ikke accepteres på lageret. Der går dage, mens de venter på, at kureren med det rettede dokument kommer fra leverandøren. Vi indførte elektroniske dokumenter, og nu tager alle justeringer af dokumenter mindre end en time.

Og i et stort energisalgsselskab under on-site skatterevision inspektører konstaterede årligt overtrædelser og fejl i dokumenter. Checken for bøder nåede 120.000 rubler om året. Det nåede til det punkt, hvor økonomiafdelingen budgetterede disse penge på forhånd som faste udgifter. Elektronisk dokumenthåndtering er blevet indført, og nu styres dokumenternes nøjagtighed af programmer, ikke mennesker. Der er ikke flere fejl.

Hvad er et elektronisk dokument

Et elektronisk dokument er et almindeligt dokument eller PDF-fil, der kan oprettes og læses i enhver editor. Det er vigtigt, at den underskrives med en særlig elektronisk signatur og sendes på en særlig måde.

For at en partner, advokat eller dommer ikke er i tvivl om, at du har underskrevet det elektroniske dokument, og ingen har ændret det, kom digitale sikkerhedsspecialister med en elektronisk signatur. Det er som et fingeraftryk placeret på dit dokuments unikke sæt af bits og bytes. Groft sagt, når du underskriver noget elektronisk, siger du, "Jeg autentificerer dette sæt bits."

En elektronisk signatur vedhæftes ethvert dokument, hvorefter det anses for underskrevet. Dokumentet kan læses uden underskrift. Det garanterer kun, at du har det samme uforanderlige dokument foran dig, i den form, det blev sendt til dig. Hvis du ændrer noget i et dokument og gemmer det, vil dets sæt af bits ændre sig - signaturen vil være ugyldig.

For eksempel

De to virksomheder besluttede at underskrive en elektronisk kontrakt. Vi lavede en kontrakt og blev enige om vilkårene. Nu underskriver den ene virksomhed kontrakten med sin underskrift og sender den til den anden. Hun åbner kontrakten og beslutter sig for stille og roligt at rette noget, for eksempel størrelsen af bøder. Retter. Gemmer. Sender først. Hun ser - ups! - den oprindelige underskrift på denne aftale var brudt. Det betyder, at de har ordnet noget, skurkene. Så går de for at slå ham i ansigtet, sandsynligvis.

Hvor man kan hente en elektronisk signatur

En elektronisk signatur købes på et særligt certificeringscenter. Du skal bare finde et bekvemt centrum i din by. Det vigtigste er, at det er inkluderet i listen over akkrediterede centre i Den Russiske Føderations kommunikationsministerium.

Det samme kan gøres direkte på certificeringscentrets kontor: Bare kom med alle dokumenter og udfyld en ansøgning. Men i dette tilfælde skal du vente, indtil den kontantløse betaling går igennem - det kan tage flere timer. Du kan ikke betale for et certifikat kontant for en virksomhed, ligesom du ikke kan modtage det på afstand.

Hvordan fungerer en elektronisk signatur?

Den juridiske kraft af en elektronisk signatur er beskrevet i den føderale lov "Om elektroniske signaturer".

Loven definerer typer underskrifter: simple, ukvalificerede og kvalificerede. Du kan underskrive dokumenter fra enhver af dem, men med forbehold: kvalificeret - til skattemæssige formål, handel og i nogle tilfælde til domstol; enkelt og ukvalificeret - til alt andet.

Simpel eller ukvalificeret signatur

En overkommelig og billig mulighed, men med begrænset brug. En ukvalificeret signatur indeholder kryptografiske algoritmer, men er ikke verificeret af nogen certificeringsmyndighed. En simpel er blot en kombination af login og adgangskode, konto på myndighedernes websted eller modpartens e-mailadresse.

Sådanne underskrifter er velegnede, hvis du ikke deltager i elektronisk handel, udveksle ikke elektroniske primære dokumenter og send ikke skatteindberetninger. En simpel underskrift kan bruges til kontrakter, fakturaer og handlinger, men du skal underskrive en særskilt aftale med modparten og registrere parternes aftale om at stole på en sådan underskrift.

Hvis du har snesevis af modparter og forskellige dokumenter, vil kredsløbet ikke fungere. Du bliver nødt til at underskrive et sådant dokument med alle, og over tid vil denne proces bremse, ikke fremskynde arbejdet. Så er det bedre at tænke på et andet elektronisk signaturcertifikat.

For at bruge en simpel elektronisk signatur skal du udskrive og underskrive en papirversion af aftalen eller inkludere speciel vare indgå i en aftale med en modpart - dette er et lovkrav.

Kvalificeret signatur

Denne signatur er velegnet til fakturaer og skatteformål. Ved lov kan elektroniske fakturaer kun underskrives med denne underskrift. Et kvalificeret certifikat koster fra 1000 RUR, det kan kun købes på et certificeringscenter, der er en del af tillidszonen for Federal Tax Service.

Hvert år skal det kvalificerede signaturcertifikat fornyes, hvilket tilføjer yderligere bekymringer: du skal overvåge gyldighedsperioden og bestille en genudstedelse til tiden.

For at arbejde med en kvalificeret signatur skal du installere et specielt program - et kryptografisk informationsbeskyttelsesværktøj. Programmet knytter en elektronisk signatur til dokumentet og verificerer signaturerne fra andre deltagere i udvekslingen.

Kan vælge betalt program("Cryptopro TsSP") eller gratis ("Vipnet TsSP"). Funktionelt er de næsten ens, men der kan opstå kompatibilitetsproblemer med den gratis. Begge fungerer på Windows og Mac. Den betalte koster omkring 1000 RUR, den årlige betaling for et elektronisk signaturcertifikat er omkring 1000 RUR.

Nogle bruger en cloud-baseret elektronisk signatur, det kræver ikke installation af et kryptografisk beskyttelsesprogram. Skysignaturen gemmes i udvekslingstjenesten, og hver gang du underskriver et dokument, modtager du en sms på din telefon, der bekræfter handlingen. Dette certifikat er billigere og mere bekvemt at bruge, men mindre sikkert end et kryptografisk beskyttelsesprogram.

Hvorfor har du brug for en dokumenthåndteringsoperatør?

Et underskrevet elektronisk dokument kan sendes via almindelig e-mail, men dette er ikke sikkert. Hvis din e-mail bliver hacket, ender dokumenterne i hænderne på de kriminelle. Derfor skal der f.eks. skattekontor accepterer kun erklæringer gennem særlige tjenester. Du skal udveksle elektroniske fakturaer gennem de samme tjenester, ellers vil du overtræde ordren fra det russiske finansministerium. Sådanne tjenester kaldes dokumentflowoperatører.

For en simpel bruger er dette en pumpet op E-mail. Det fungerer gennem en browser, der er indgående og udgående mapper, et adressekartotek, indbygget søgning og en dokumenteditor. Indeni er der en højbelastningstjeneste med sikre kommunikationskanaler og kryptering, der sikrer sikkerheden ved dokumentoverførsel.

Du behøver ikke engang at indgå en aftale med den elektroniske dokumenthåndteringsoperatør. Du skal blot registrere dig, downloade det elektroniske signaturcertifikat og betale fakturaen. Operatøren tager sig af resten: underretter den føderale skattetjeneste om, at du har tilmeldt dig udvekslingen, overvåger formaterne og garanterer overholdelse af lovgivningen i Den Russiske Føderation.

Der er flere dusin sådanne tjenester i Rusland. Med hensyn til pris, funktionalitet, pålidelighed og hastighed er de nogenlunde ens. Det er sædvanligt at vælge operatører baseret på kvaliteten af servicen: hvor hurtigt teknisk support fungerer, om operatøren er klar til at hjælpe med at forbinde modparter, hvilke muligheder det giver, og om den har konsulent-analytikere, der vil hjælpe dig med at implementere tjenesten i din arbejde.

Din modpart skal også oprette forbindelse til operatøren. Han kan vælge din eller en hvilken som helst anden - så vil centralen gå gennem roaming, som i mobilkommunikation.

Hvor meget koster elektroniske dokumenter?

Når du arbejder gennem en operatør, betaler du kun for det dokument, der er underskrevet af begge parter. I gennemsnit koster det at sende et dokument omkring 6-8 R, og alle indgående beskeder er gratis.

Normalt køber begyndere en minimumspakke på 300 dokumenter, som løber tør meget hurtigt. Så skal du købe den næste pakke. Det er mere rentabelt at købe en ubegrænset årlig pakke eller forhandle individuelle vilkår.

Det er en fordel at skifte til elektroniske dokumenter, hvis du sender 100 eller flere dokumenter om måneden eller mindst 1000 dokumenter om året. Så reducerer du papir- og leveringsomkostningerne med næsten 5 gange.