Metodeplanleggingsteknologi. Planleggingsteknologi ved hjelp av Alpa, Pareto, Eisenhower-metoden Mange mennesker har problemer med å planlegge fordi de ser det som bare å tenke

Det ble allerede indikert tidligere at helt i "cutting edge" av hele planleggingssystemet er det operasjonelle kortsiktige planer, spesielt daglige (de er så nært som mulig det umulige

4.17. Planlegg dagen din ved hjelp av Alpene-metoden"

relatert ytelse, faktisk er "smeltet sammen" med den).

Som regel er det ikke en eneste person som på noen måte er interessert i å styre tiden i livet sitt, som er i stand til å ignorere daglig planlegging. En daglig plan kan ha den enkleste formen av en "to-do"-liste, skissert på et stykke papir eller bare i tankene dine. Det mest praktiske for daglig planlegging (og kontroll over utførelsen av oppgaver som er planlagt for dagen) er imidlertid en vanlig arrangør (dagbok). (Husk at arrangøren ikke bare er praktisk, men også et universelt verktøy som lar deg administrere tid "i sanntid": planlegge og justere planer, tidsutførelse, raskt analysere tidsbruken, etc.; se avsnitt 3.7, 3.8).

Det er et tradisjonelt og mye brukt både i vestlige og innenlandske TM daglige planleggingssystem "Al-py" (navnet er betinget, symboliserer oppstigningen til de tiltenkte "høyder" - mål). Alps-systemet er en fem-trinns algoritme for daglig målsetting:

La oss beskrive mer detaljert hver av de fem stadiene i Alpesystemet: 1. Om kvelden forrige dag, skriv ned alle oppgavene for neste dag (eller om morgenen neste dag, skriv ned alle oppgavene for i dag). Det er viktig å vurdere følgende:

A. Antall oppgaver skal være optimalt. Vanligvis er daglige oppgaver små i skala (i form av innsats og tidsbruk), så antallet stemmer ganske bra med det "magiske tallet" på 7+2. I unntakstilfeller(Hvis vi snakker om om avslapning eller omvendt om å utføre alvorlige storskalaoppgaver), kan antallet være lite (mindre enn 3-4). Unngå å planlegge for mye stort nummer oppgaver (mer enn 8-9), siden de enten ikke vil bli fullført, eller for små hjelpehandlinger vil bli klassifisert som "oppgaver".

Kapittel 4. Målsetting, planlegging, gjennomføring

B. Mål bør stemme overens med listen over oppgaver (mål) for uken eller måneden. Noen av de planlagte oppgavene for dagen kan være helt sammenfallende med planene til flere høy level(for eksempel et viktig forretningsmøte som var planlagt en måned i forveien, men som skulle skje i dag). Noen av de daglige oppgavene er små deler av oppgaver på høyere nivå (mål), bare marginalt nærmere å nå dem. Hovedkonsekvensen av denne regelen er at det om mulig er nødvendig å unngå daglig planlegging og utførelse av unødvendige, "tomme" oppgaver som ikke bidrar til implementeringen av dine overordnede planer (ukentlig, daglig, etc.). ),

B. Oppgaver skal fullføres, mål nås. Selv personer som er mest kompetente i tide har sine egne "skjeletter i skapet" i form av "uferdige oppgaver" - oppgaver som ikke er fullført i tide, utsatt "til senere". "Uferdig" (selv i små ting) har den veldig dårlige egenskapen til "energivampyrisme." Å vite at noen ting burde vært gjort, men aldri ble gjort, forårsaker skyldfølelse og alvorlig følelsesmessig stress, distraherende fra den effektive løsningen av presserende problemer. Hvis "dinglende" ting ikke bare kan forkastes og glemmes, så er det psykologisk veldig viktig å regelmessig "rake ut ruinene", og gradvis bringe uferdige ting til full fullføring. Ideelt sett bør minst én oppgave planlegges hver dag, rettet mot fullstendig og endelig eliminering av minst én «uferdig oppgave». Samtidig er det viktig å ikke få et mellomresultat, men et endelig, for å bli fullstendig kvitt den svekkende skyldfølelsen.

Hvis du plutselig har unngått det "ufullstendige", så prøv i løpet av dagen å oppnå ikke bare fullføringen av rutineoppgaver, men å oppnå et virkelig seriøst resultat som tilsvarer implementeringen av planer på høyere nivå. For eksempel er det hver dag viktig å oppnå minst ett mål (i gjennomsnitt) som er meningsfylt i sammenheng med ukeplanen. Hver uke er det viktig å oppnå 1-3 mål som inngår i månedsplanen osv.

D. Planlegg for det umulige. Til tross for paradokset dette rådet, er det fortsatt nødvendig å utvikle og trene din egen intuisjon. Som oftest hovedproblem daglige planer er alle slags uventede presserende saker som faller ut av det blå, og distraherer deg fra å fullføre de planlagte oppgavene dine. Det som er interessant er at mange av disse "overraskelsene" faktisk er ganske forutsigbare. For å gjøre dette er det nok bare på tidspunktet for kompilering

4.17. Planlegg dagen din ved hjelp av Alpene-metoden

planlegger å tenke godt: "Kan noe virkelig viktig og presserende oppstå på denne dagen?" Hvis svaret på dette spørsmålet er ganske bekreftende, må du "forsikre deg selv" ved å planlegge en liten reserve av tid, som om nødvendig vil ta på seg det viktigste "slaget" av presserende ikke-planlagte saker.

Umiddelbart etter å ha satt sammen en liste over oppgaver, fordel dem etter viktighet, det vil si prioriter. For å gjøre dette bruker jeg for eksempel ABC-metoden (eller ABC; se avsnitt 4.15):

A - oppgaven skal først og fremst gjennomføres; B - det er ganske viktig og det er ønskelig at disse oppgavene er

fullført, men først etter å ha fullført oppgave A; C - hvis det er tid igjen etter å ha fullført oppgave A og B, så vil det være greit å gjennomføre disse oppgavene også.

I arrangøren jeg bruker (se avsnitt 3.8, samt arrangørskjemaet i vedlegget) ser blokken for å sette opp oppgaver for dagen for eksempel slik ut:

PLANDAG (dato 21 dager i uken Mandag måned juni år 2004 Planlagte oppgaver Kat. Beskrivelse av oppgaven Utførelse 1 (A) Diskuter g N del 2 av prosjektet 7X JA, produktiv" 2 (B) Instruer T å finne informasjon om samarbeidspartnere fra Uysk JA, kontroll , om 2 dager 3 (B) Fyll ut kvartalsrapporten (5 sider) JA, fullført 5 sider 4 (B) Ring M, avtal møte JA, tatt opp 5 (B) Chat minst 15 minutter med sjefen (nettverk) KET , fikk ikke med seg 6 (B) Foreldremøte på skolen (hvis kona ikke kan; NEI (kone) 7 (B) avklare før kl. 17.00) I kolonnen "Kategori" (Kategori) er sju oppført i. fremme (i samsvar med det "magiske tallet" 7 ±2) daglige oppgaver i henhold til ABC-andelen (se avsnitt 4.15): en av dem er svært viktig, to er av middels betydning, fire er av lav betydning.

Kolonnen "Oppgavebeskrivelse" beskriver oppgaven i en praktisk form. Fremdriftskolonnen fylles ut etter hvert som oppgaver fullføres i løpet av eller på slutten av dagen.

Kapittel 4, Målsetting, planlegging, gjennomføring

vil løses effektivt. "Ideell tid" innebærer ikke bare en idé om den totale varigheten av oppgaven, men også bindingen av utførelsen til et bestemt tidspunkt på dagen, noe som garanterer den største effektiviteten av aktiviteten. I prinsippet, hvis det er vanskelig for deg å huske på den planlagte tiden for å fullføre oppgaver, kan du merke den i «Fullføring og evaluering»-blokken til arrangøren (se avsnitt 3.8), skrive ned oppgavene med blyant og notere ønsket intervall for gjennomføringen. Deretter, i prosessen med daglig timing, blir de faktisk fullførte oppgavene lagt til i blokken "Utførelse og evaluering", for eksempel med en kulepenn, og den faktiske tiden brukt på å oppnå dem noteres også.

Ta en ny titt på oppgavene som er satt og tiden som er tildelt for å oppnå dem. Juster beslutningen om tildeling av tid for å fullføre de tildelte oppgavene, basert på følgende kontrollspørsmål: For hvilke oppgaver bør tiden økes? Hvilke kan du redusere? Hvilken tid på dagen er best å fullføre denne oppgaven? Skal oppgaven fullføres "i ett stykke" eller skal den deles inn i flere blokker (hvor mange, hvor lang tid)? Hvor mye tid vil være i reserve for uventede nødsituasjoner?

4. Vurder mulighetene for rasjonalisering (hvordan du kan fullføre en oppgave raskere, enklere, med mindre innsats og ressurser osv.) og delegering av eventuelle oppgaver.

5. I løpet av dagen, hold oversikt (timing) over den faktiske tiden brukt på å fullføre tildelte oppgaver ved hjelp av en organisator (enkel eller for kvalitativ analyse; se avsnitt 3.7 og 3.8).

6. På slutten av dagen, sørg for å kontrollere fullføringen av de tildelte oppgavene (ved å fylle ut «Fullfør»-kolonnen i «Planlagte oppgaver»-blokken til arrangøren, se ovenfor): Hvilke oppgaver er utført og hvilke ikke er fullført? Hvilke oppgaver er fullført i sin helhet og hvilke er delvis utført? Av hvilke grunner? Hvilke hindringer møtte du? Hvilke rasjonaliseringsideer ga suksess? Hva klarte du å delegere?

På slutten av dagen, ta en beslutning om de uferdige oppgavene (“uferdige oppgaver”) denne dagen og/eller tidligere dager: Gjør det i morgen (en annen dag)? Gjøre det ferdig? Nyinnspilling? Nekte? Skriv inn avgjørelsen din i planen for den tilsvarende dagen.

Merk. I den klassiske alpemetoden er trinnene i daglig planlegging litt annerledes: 1) oppgaver; 2) varighetsvurdering; 3) tidsreservasjon; 4) prioriteringer, delegering og rasjonalisering; 5) kontroll.

4.18. Hvordan fullføre dagsplanen?

(1 Analyser «Alpene»-metoden for daglig planlegging som er foreslått i avsnittet. Hva, etter din mening, er dens styrker? Hva er ulempene med Alps-metoden?

Er du klar til å bruke denne daglige planleggingsmetoden i ditt eget personlige TM-system? Trenger metoden noen behandling eller modifikasjon? Foreslå din egen daglige planleggingsmetode.

Yuri Okunev skole

Hilsen, kjære abonnenter! Yuri Okunev er med deg.

Er du sikker på at du bruker alt? mulige måterå optimalisere tidsbruken? Jeg vil bare legge merke til med en gang at Eisenhower-matrisen, prinsippet om gjennomsnittlig prioritet og Paretos lov ikke alltid er lederverktøy! Er du i tvil? Og de gjorde det riktig!

I dag skal vi snakke om Alpa-metoden i tidsplanlegging. Det lar deg sette hver enkelt oppgave på sin plass og samtidig kompetent planlegge en sjekkliste med mål for hele dagen.

Nei, nei, fjell, fjellklatring og lignende har absolutt ingenting med det å gjøre. Teknikken ble utviklet i forrige århundre av en kjent tysk tidsstyringsspesialist i Europa, Lothar Seiwert. I Russland er han kjent hovedsakelig takket være boken « Din tid er i dine hender»

Alpa-prinsippet kombinerer flere populære tidsstyringsteknikker, og legger til nytt og ekstremt viktige nyanser. Som et resultat får du et fullverdig, kraftig planleggingsverktøy som tar hensyn til slike aspekter ved alle daglige oppgaver som deres viktighet, haster og kompleksitet i løsningen.

Metoden er ikke den enkleste, men hvis du forstår den, da videre arbeid Ifølge metoden vil det ikke ta mer enn 10-15 minutter hver dag. Derfor anbefaler jeg på det sterkeste å gjøre en innsats på deg selv.

Alpene metode steg for steg

Dette systemet innebærer å gå gjennom 5 stadier med oppgaveanalyse og tidssporing. La oss finne ut hva de er.

Etappe nr. 1. Lage en huskeliste

Ta et stykke papir og skriv ned på det alle målene du skal nå på en dag. Velg kun mer eller mindre viktige og tidkrevende oppgaver. Små ting som «kaste et brev på Postkasse«Du kan skrive det ned på et eget ark.

Etappe nr. 2. Vurdere prioriteringer

Tenk nå over hvilke oppgaver som er viktigere/haster og hvilke som haster mindre. Eisenhower-matrisen, som jeg snakket om i detalj i, vil hjelpe med dette.

Basert på matrisen, fordel oppgaver i tre kolonner: viktig og presserende; viktig og ikke presserende; haster, men ikke viktig. Som du sikkert allerede har gjettet, vil et eget ark med små oppgaver bli den fjerde kolonnen - ting som ikke haster eller er viktige.

I dette tilfellet kan du umiddelbart bruke forkortelser som tilsvarer oppgavetypen (møte, besøk - "in", kontroll - "k", under utførelse - "p", etc.). Dette vil bidra til å klassifisere saker i grupper og spare tid.

Etappe nr. 3. Beregning og reservasjon av tid

Glem den tredje kolonnen en stund og gi all oppmerksomhet til de to første. Ved siden av hver oppgave, angi omtrentlig tid det vil ta å løse den. For eksempel 30 minutter eller 1,5 timer.

Tell det opp Total tiden det tar å fullføre alle oppgavene som er tildelt i dag fra disse to kolonnene. Analyser nå dataene som er oppnådd basert på forholdet 60:40, dvs. 60 % av planlagte oppgaver for 40 % av nye oppgaver som plutselig dukket opp.

Deretter, hvis du har en 8-timers arbeidsdag, bør listen over oppgaver du har satt sammen kun dekke 5 timer. De resterende 3 timene bør settes av, for å si det sånn, for sikkerhets skyld.

Etappe nr. 4. Prioriteringer og omfordeling av oppgaver

Hvis du innser at oppgavene du har skrevet ut tar mer enn 60 % av arbeidstiden din, så må du først bringe frem de sakene som må løses i dag og utelukkende med din personlige medvirkning. Du må enten flytte de gjenværende elementene til andre dager eller delegere dem til andre ansatte i selskapet.

Etappe nr. 5. Pinner og patcher + fremdriftskontroll

Du må gjøre flere tillegg til listen du ender opp med etter alle manipulasjonene. Først må du identifisere ting som er strengt knyttet til en bestemt time - dette er de såkalte "pinnene".

For eksempel "gå til legen kl. 8.45", "hent en ferdig bestilling fra skriveren kl. 16.30", "møt min svigermor på flyplassen kl. 20.50" osv.

For det andre må du utarbeide en liste over oppgaver som du kan inkludere i timeplanen din i pauser mellom hovedoppgavene eller i tilfelle du plutselig har ledig tid. Dette er såkalte "midlertidige patcher". Disse kan hentes fra den tredje og fjerde kolonnen i den opprinnelige listen. For eksempel, "bestill bord på en restaurant", "finn ut kostnadene for en tur til Thailand", "kjøp en bursdagsgave til en kollega", "bestill en bok fra en nettbutikk", etc.

På denne måten har du en klar sekvens av oppgaver for denne dagen (eller den neste, hvis du planlegger på forhånd) Og dette er alltid et stort pluss og et seriøst skritt mot maksimal kontroll over tiden din.

Hva gir Alpa-metoden?

Ja, bare en haug med nyttige og viktige ting!

En klar idé om hva du skal gjøre i dag/i morgen.
En klar forståelse av hvor mye tid du trenger for å løse eksisterende problemer.
Forstå hvilke oppgaver du vil delegere til dine assistenter, kolleger eller utsette til senere.
Muligheten til å planlegge hele dagen med høy nøyaktighet på 10 minutter.
Tilgjengelighet av ekstra tid for alle slags force majeure-situasjoner, uplanlagte saker og rett og slett muligheten til å «ta det med ro».
Å ha tid til å løse små, men nødvendige oppgaver og tid til deg selv og din kjære.
Redusere sannsynligheten for manglende frister osv.

**
Generelt, takket være dette systemet, er du ganske enkelt personifiseringen av organisasjon og produktivitet! Tro meg, du vil elske denne følelsen, og snart vil du rett og slett ikke kunne eksistere uten den.

Du kan bare forsterke effekten ved å registrere deg for min, hvorfra du vil lære enda flere unike teknikker og tidsstyringsteknikker. Dessuten, under min veiledning, vil du umiddelbart prøve alle teknikkene i aksjon, noe som garanterer et virkelig utmerket resultat og et minimum av feil i fremtiden.

Og har du fortsatt spørsmål inviterer jeg deg til en individuell konsultasjon. Detaljer.

Det var alt for i dag. La oss si farvel. Abonner på nyhetsbrevet og inviter venner til siden. Det er mye interessant i vente. Ser deg igjen! Hilsen Yuri Okunev.

Du kommer aldri for sent til toget hvis du allerede har gått glipp av det minst én gang i livet ditt.
J.K. Chesterton

Hver dag på jobben setter du enten tidsfrister eller forhandler om dem. Tidsfrister er viktige, og vi har dem alle. Nesten hver jobb har en frist for fullføring.

Hvordan unngå feil når du setter tidsfrister for arbeid?

Noen tidsfrister er åpenbare fordi en jobb må være fullført innen en bestemt dato og bli en forutsetning for en annen. For eksempel må månedlige rapporter leveres i slutten av hver måned, slik at regnskapsmedarbeidere kan overvåke kvaliteten på organisasjonens samlede ytelse. Andre vilkår er vilkårlige. For eksempel å analysere arkivskap: her kan du også sette deg selv en frist som virker realistisk for deg, men hvis du ikke oppfyller den, vil det ikke skje noe vondt.

Hovedårsakene til at det oppstår problemer ved å sette frister, er at vi enten ikke kobler dem med virkeligheten i det hele tatt, eller så er vi enige med de som tilbys oss uten å tenke på meningen med det som skjer.

Hvordan kan jeg lære å overholde fristene mine?

For å alltid overholde tidsfristene dine, prøv å overholde følgende regler i arbeidet ditt:

Når du blir bedt om å overholde en frist, se på gjøremålslisten din og se om du faktisk kan finne tid til å få jobben gjort uten å gå glipp av fristen.
Bruk aldri uttrykket «så snart som mulig». Det er meningsløst. Hvis du har mye papirarbeid merket "så snart som mulig", så vet du ikke hva du skal gjøre først og gjør som du vil. Gi alltid folk en bestemt dato og klokkeslett og begrunnelsen for det. (Snakk for eksempel om konsekvensene av hans fiasko. Dette vil bli satt pris på selv av toppledelsen og kunder).
Når du mottar et dokument merket "så snart som mulig", ring avsenderen og finn ut nøyaktig når du trenger å rapportere om det.
Det samme gjelder ordet «haster». Hvilket hastebegrep bør vi ta utgangspunkt i? Du vet ikke hva du skal starte fra. Oppgi derfor også her en bestemt dato og klokkeslett, sammen med årsaker/konsekvenser av manglende frist. Når du mottar noe merket med «haster», ring personen som sendte det og finn ut når det virkelig må gjøres.
Når du sender noen et dokument du ønsker å få tilbake eller bare får svar på, oppgi alltid svarfrist og eventuelt begrunnelse for en slik frist.
Når du legger igjen meldinger på telefonsvareren, angi fristen for å fullføre handlingen du trenger og årsaken til å sette en slik frist.
Hvis det er en frist, sjekk ferdigstillelse av arbeidet på forhånd (ikke i siste liten!). Du vet at du ikke har mottatt resultatene av arbeidet, og det er sannsynlig at arbeidet ikke er gjort ennå. Ved å "skyve" en person nærmere terminens utløp, forbereder du grunnen for sinne fra din side og forsvar fra hans side.
Skriv ned på utsettelseslisten din når du skal sjekke fremdriften før den skal.
Når du setter tidsfrister, la folk få vite at du vil holde styr på arbeidet. Dette kan gjøres høflig ved å si for eksempel: "Jeg ringer deg på tirsdag, spør hvordan du har det (hvis det er noen vanskeligheter) osv." Få mennesker vil bli fornærmet av dette. Det vil heller bli ønsket velkommen.

Planlegging ved hjelp av Alpemetoden

År etter år blir vi mer og mer forberedt
for å oppnå dine ambisjoner. Men hva sikter vi til?
Lawrence Peter

Hva er Alpemetoden?

Alpemetoden er relativt enkel, og etter noen øvelser trenger du i gjennomsnitt ikke mer enn 10 minutter for å lage en dagsplan.

Metoden inkluderer fem stadier:

skriveoppgaver;
vurdering av varigheten av planlagte handlinger;
tidsreservasjon (forhold 60:40);
ta beslutninger om prioriteringer og omfordeling av individuelle operasjoner;
kontroll (regnskap for det som ikke ble gjort).

Hva gir Alpemetoden?

Å bruke Alps-metoden gir følgende hovedfordeler:

Den beste stemningen for den kommende arbeidsdagen.
Planlegging for neste dag.
En klar forståelse av dagens oppgaver.
Organisering av dagens flyt.
Overvinne glemselen.
Konsentrasjon om det viktigste.
Redusere mengden "papir" arbeid.
Ta beslutninger om prioritering og omfordeling.
Reduser rot og uønskede avbrudd.
Redusere stress og nervøs spenning.
Forbedret selvkontroll.
Økt tilfredshet og motivasjon.
Gevinst i tid på grunn av den metodiske organiseringen av arbeidet.

Med vellykket bruk av tidsplanleggingsteknikker og metoder vitenskapelig organisasjon arbeidskraft, kan du spare 10 til 20 % av tiden din hver dag!

Hvor skal man begynne å planlegge med Alpene-metoden?

Det første trinnet er forberedelse av oppgaver. For å gjøre dette, skriv ned under de aktuelle overskriftene i "Dagsplan"-skjemaet alt du ønsker eller trenger å gjøre neste dag:

oppgaver fra gjøremålslisten eller fra den ukentlige (månedlige) planen;
uoppfylt dagen før;
lagt til tilfeller;
tidsfrister som må overholdes;
tilbakevendende oppgaver.

Bruk forkortelser som tilsvarer typen aktivitet eller overskrifter i «Dagsplan»-skjemaet, for eksempel:

I- besøk, møter;

D - delegering av saker;

TIL- kontroll;

P- i prosess, i aksjon;

PC- turer, forretningsreiser;

ETC- papirarbeid, forretningsbrev, diktat;

MED- sekretær;

T- telefonsamtaler;

H - leseprosessen (rapporter, rundskriv, aviser osv.).

En liste over oppgaver for dagen satt sammen på denne måten kan for eksempel se slik ut:

PC- nye kontorlokaler;

P- markedsundersøkelsesprosjekt;

TIL

ETC- Vasiliev (brev);

H - et spesielt magasin for ledere;

Med litt øvelse kan du lage en liste over oppgaver slik at:

som en første tilnærming, fordel dem etter prioritet;
del dem inn i langvarige og korte, kortvarige;
sjekk på nytt oppgaver knyttet til personlig kontakt for å se om de kan gjennomføres på en mer rasjonell måte (ved å bruke telefonen osv.).

P- markedsundersøkelsesprosjekt;

I- Ivanov (ekspertvurdering);

PC- nye kontorlokaler;

H- et spesielt magasin for ledere;

Kortsiktige arbeider:

TIL- Sidorov (salgsstatistikk);

ETC- Vasiliev (brev);

"Telefonblokkering":

T- Shishkin (dataprogram);

T- Koshkin (mangel på ansatte);

T- Sergey (kveldsspill med biljard).

Dette er imidlertid bare begynnelsen på å lage din daglige plan.

Hva skal jeg gjøre etter å ha bestemt listen over oppgaver for dagen?

Husk at en realistisk daglig plan alltid bør begrenses til det du faktisk er i stand til. Etter å ha bestemt listen over oppgaver for dagen, må du estimere den omtrentlige varigheten av de planlagte handlingene, for eksempel:

Det er klart at varigheten av enkeltsaker ikke kan estimeres helt nøyaktig. Men etter å ha fått litt erfaring, vil du lære å planlegge tiden din mer nøyaktig. Husk også at arbeidet ofte krever så mye tid som du har til rådighet. Så ved å angi en bestemt tidsperiode for individuelle oppgaver, tvinger du deg selv til å passe inn i denne spesielle tiden. Du jobber mye mer fokusert og blir mer konsekvent kvitt distraksjoner hvis du har satt av en viss tid til en bestemt oppgave.

Hvor mye tid trenger jeg å reservere i reserve?

Når du utarbeider en daglig plan, følg den grunnleggende regelen for tidsplanlegging, ifølge hvilken planen ikke skal dekke mer enn 60 % av tiden din og ca. 40 % skal være igjen som reservetid for uventede ting. Regner du med 10 timers arbeidsdag betyr det at du ikke bør dekke mer enn 6 timer med planen. Målet ditt bør imidlertid være en 8-timers arbeidsdag, med en planlagt tid på ca. 5 timer!

Hvis du har planlagt mer enn 60 % av tiden din, bør du ubønnhørlig bringe listen over oppgaver du har satt sammen til de spesifiserte parameterne, angi prioriteter, delegere oppgaver og redusere tiden som er tildelt for dem. Resten av arbeidet må enten overføres til neste dag, krysses over eller fullføres på overtid.

Hvordan ender planlegging med Alps-metoden?

Fjerde planleggingsstadium: ta beslutninger om prioriteringer, kutt og omplasseringer. Mål: redusere tiden som er tildelt for å fullføre daglige oppgaver til 5-6 timer.

For å gjøre dette, sett først klare prioriteringer for dine saker og klargjør dagens oppgaver i samsvar med dem. For det andre, dobbeltsjekk dine beregnede tidskrav og reduser tiden for alle oppgaver til det som er absolutt nødvendig. Vurder hver handling fra synspunktet om muligheten for å omdisponere og rasjonalisere den.

I den endelige versjonen kan dagens plan se slik ut:

Og til slutt, på det femte trinnet, overvåker du implementeringen av din daglige plan og overfører det som ikke ble gjort til en annen dag. Erfaring viser at ikke alle oppgaver kan gjennomføres, og ikke alle telefonsamtaler kan finne sted, så de må legges om til neste dag. Hvis du utsetter den samme oppgaven mange ganger, blir det en byrde for deg, og da er det to muligheter: du tar den endelig og tar den til slutt, eller du forlater denne oppgaven, siden noen ganger løser problemet seg selv.

Lag en plan før du starter på jobb, nemlig på kvelden den utgående dagen: du vil gå hjem med mer selvtillit og avslapping og starte en ny dag med større styrkekonsentrasjon neste morgen!

Allerede på vei hjem og på vei til jobb om morgenen, behandler underbevisstheten din dagens oppgaver og forbereder mulige løsninger. Siden formuleringen av hovedoppgavene er foran øynene dine og tilnærmingene for å løse dem er skissert, ser en ny dag full av arbeid ikke lenger grå og vanskelig ut, men forutsigbar, planlagt og håndterbar.

Franklin planlegging

Elsker du livet? Så ikke kast bort tiden din hensynsløst
for det er stoffet livet er laget av.
Benjamin Franklin

Hva er funksjonene ved Franklin-planlegging?

Mange ledere og ledere av vestlige selskaper bruker vellykket planleggingssystemet, hvis opprettelse tilskrives Benjamin Franklin. De som bruker dette systemet i praksis merker seg at det er med på å øke arbeidseffektiviteten betydelig – både gjennom mer effektiv tidsstyring og gjennom planlegging av selve arbeidet.

I motsetning til systemer som er bygget på grunnlag av allerede brukt tid, er Franklins system «fremoverrettet» – det fungerer med det som skal gjøres. Den globale oppgaven er delt inn i deloppgaver, som er delt inn i enda mindre deloppgaver. Visuelt kan dette systemet vises i form av en trinnvis pyramide, og søknadsprosessen kan representeres som prosessen med å bygge denne pyramiden:

Hvordan ser prosessen med å «bygge en pyramide» ut i praksis?

Først legges den massive bunnen av pyramiden, som fungerer som støtte for alle andre etasjer. En person bestemmer sine livsverdier (grovt sett, hva han vil ha fra livet). For det første betyr dette materiell rikdom og tillit til fremtiden. For en annen - en velstående familie, kjærlig kone og glade barn. For den tredje - herlighet og høy sosial status. For den fjerde - makt. For det femte - kunnskap. Stadiet for å bestemme livsverdier er det viktigste i å bygge en pyramide - hvis det gjøres en feil på dette stadiet (for eksempel velger en person "kunnskap" og "tjener mennesker", selv om det faktisk er viktigst for han er "berømmelse" og "høy sosial status" "), så vil han uunngåelig bli skuffet senere.
Så, Det første du må gjøre er å lage en liste over livsverdier, og du bør ikke være redd for å bruke for mye tid på den - det er viktig å tenke godt på listen. Det er nødvendig å sikre at de valgte verdiene ikke motsier hverandre .
Neste trinn er byggingen av andre etasje i pyramiden, hvilende på den første. Basert på listen som er satt sammen, må en person bestemme hva han vil oppnå. For eksempel, hvis noen mener at det som er viktigst for dem er «berømmelse», «makt» og «høy sosial status», kan de bestemme seg for å bli president i USA. Nødvendig sette foran deg selv globale mål . Det er viktig å sørge for at det valgte målet virkelig oppfyller alle livsverdiene fra listen som ble satt sammen på forrige stadium.
Den tredje etasjen i pyramiden hviler på den andre. En masterplan er under utarbeidelse - hva iht i det store og hele, er nødvendig for å nå målet satt på forrige trinn. For eksempel, for å bli president i USA, må du først bli guvernør i en stat eller ordfører i en av de store byene i USA, du må ha parti og/eller økonomisk støtte, du må være en offentlig foredragsholder, du må ha et plettfritt rykte, du må være en respektabel gift mann, du må få høyere utdanning i en prestisjefylt utdanningsinstitusjon og så videre. Slik er planen skrevet. Etter å ha satt et mål, bør du lage en hovedplan for å nå målet.
Fjerde etasje i pyramiden er en langsiktig (flere år) foreløpig plan som angir spesifikke mål og spesifikke tidsfrister. Det er svært viktig å indikere oppnåelsen av hvilke(n) bestemt(e) element(er) i hovedplanen som bidrar til å oppnå dette spesifikke målet. Det er enda viktigere å angi en bestemt frist. For eksempel, hvis en person planlegger å bli president og vet at dette krever høyere utdanning, kan han inkludere i sin femårsplan neste punkt: «Før slutten av 20-tallet, å uteksamineres med utmerkelser fra Harvard University med en grad i sosiologi og statsvitenskap - dette vil for det første gi meg den nødvendige høyere utdanningen, og for det andre vil jeg være i stand til å bli kjent med mennesker som er viktige for meg." Så, bør lage en plan for de neste 4-5 årene , og stiller spørsmålet: "Hva kan jeg gjøre i de kommende årene for å nå målene som er skissert i hovedplanen?" Det er viktig mht indikerer spesifikke mål og spesifikke frister nøyaktig til flere måneder , og angi hvilket punkt i hovedplanen som tilsvarer oppnåelsen av dette målet .
Femte etasje er en kortsiktig (flere uker til flere måneder) plan. Når man ser på en langsiktig plan, spør en person seg selv: "Hva kan jeg gjøre i løpet av de kommende ukene eller månedene for å oppnå dette eller det målet?" Langsiktige planelementer er brutt ned i mer spesifikke oppgaver. For eksempel, hvis den langsiktige planen inkluderer elementet: «Graduate from Harvard University», vil kortsiktig plan inkludere elementer som «Søk på Harvard University», «Ta eksamensforberedende kurs» osv. Bør lag en plan for en periode fra 2-3 uker til 2-3 måneder og som i forrige trinn, angi spesifikke frister nøyaktig til noen få dager.
Endelig er sjette etasje i pyramiden plan for dagen. Den er satt sammen, som du kanskje gjetter, på grunnlag av en kortsiktig plan - små oppgaver løses helt på én dag, større deles inn i deloppgaver. For eksempel er oppgaven «Send inn dokumenter til Harvard University» delt inn i deloppgaver som «Finn ut hvilke dokumenter som skal sendes inn og til hvem», «Fullfør Påkrevde dokumenter", "Send dokumenter" og "Sørg for at dokumenter er mottatt", som hver kan planlegges for en bestemt dag. Vanligvis blir ikke planen for dagen bare laget dagen før, men består av en liste over ulike oppgaver som har blitt tildelt denne dagen i løpet av de foregående ukene, blir det ofte også gjort justeringer i løpet av dagen, fortrinnsvis å lage en plan for dagen. angi fullføringstid for hver oppgave.

Hvordan ser prosessen med å lage min daglige oppgaveplan ut ved å bruke Franklin-systemet?

I løpet av en dag bruker Franklin-systemet følgende planleggingsteknikk: alle oppgaver er delt inn i tre kategorier: primær, sekundær og ubetydelig.

Som navnet tilsier, prioritet er presserende oppgaver - neseblod, men løst! Sekundær Det er oppgaver som det også er ønskelig å løse så raskt som mulig, men ingenting forferdelig vil skje hvis de i ekstreme tilfeller blir forsinket en dag eller to (men hvis du utsetter å løse en sekundæroppgave for lenge, kan det bli en prioritet). Endelig, ubetydelig oppgaver vurderes som må løses en dag (det ville selvfølgelig vært fint i dag), men fristene presser seg ikke på, og hvis det ikke er tid i dag, kan du utsette dem til i morgen, i overmorgen eller begynnelsen neste måned.

I løpet av dagen bør en person tildele tid i prioritert rekkefølge - først takle de prioriterte oppgavene, når de er løst - gå videre til de sekundære, og bare hvis det er tid igjen, kan han gjøre uviktige ting. Du har for eksempel planlagt følgende ting for i dag:

Fullfør utviklingen av et strategisk utviklingsprogram for din klient.
Fullfør artikkelen til magasinet "Markedsforskning".
Gratulerer Petrov, en ansatt i selskapet ditt, med bursdagen hans.
Finn ut om markedsføringsseminaret i april du skal delta på.
Plukk opp jakken fra renseriet.
Svar på et brev fra leseren Kudryavtseva, sendt til deg av redaktøren av magasinet Marketing Research.

Den første oppgaven er en prioritet for deg, fordi... I dag går fristen for å jobbe med programmet ut og kunden bør motta det i dag, maks i morgen, men senest klokken 8 om morgenen. Den tredje oppgaven er også en prioritet - personen må gratuleres med bursdagen sin akkurat denne dagen.

Den fjerde og sjette oppgaven er sekundær - du må gjøre begge deler i løpet av de neste dagene, det ville vært fint å gjøre det i dag, men hvis du er for opptatt og ikke kan bruke tid på disse tingene, kan du trygt utsette dem til i morgen.

Den andre og femte oppgaven er av liten betydning for deg (siden fristen for å sende inn artikkelen fortsatt er langt unna, og jakken kan være i renseriet) - du kan utsette dem uten mye skade for deg selv.

Som et resultat bør listen, hvis den er sortert etter oppgaveprioritet, ha følgende form:

Fullfør utviklingen strategisk plan utvikling.
Gratuler Petrov med bursdagen i pausen.
Hvis jeg har tid, få informasjon om markedsføringsseminaret i april.
Fullfør en artikkel om markedsføring på fritiden.
På fritiden kan du hente jakken fra renseriet.
Hvis jeg har tid, vil jeg svare på brevet fra leseren Kudryavtseva, sendt til deg av redaktøren av magasinet Marketing Research.

En person som nøye planlegger dagen sin, klarer som regel å løse alle de prioriterte oppgavene, har ofte nok tid til å håndtere de sekundære, og hvis han er heldig, er det fortsatt tid til uviktige oppgaver.

Hvis en oppgave ikke løses i løpet av dagen, flyttes den til planen for neste dag. Hvis en oppgave vandrer fra en side i dagboken til en annen, forblir uferdig, tenk nøye over om det i det hele tatt er nødvendig å håndtere denne oppgaven? Om nødvendig, er du sikker på at du har riktig identifisert dens prioritet?

Finnes det spesielle skjemaer for journalføring i Franklin-systemet?

Ja, de er gitt. Amerikanere bruker spesielle dagbøker for å gjøre bruken av Franklin-systemet enklere.

De første (eller siste) sidene i dagboken er reservert for en liste over livsverdier (1. etasje i pyramiden), en beskrivelse av det globale målet (2. etasje) og en tabell for registrering av hovedplanen (3. etasje) .

I begynnelsen av dagboken er det flere passende merkede sider tildelt en liste over mål for året (faktisk er langtidsplanen 4. etasje).

I begynnelsen av hver måned og/eller hver uke avsettes en side til en oppgavetabell for den perioden (kortsiktig plan - 5. etasje).

Til slutt har hver dag sin egen side med en tabell for oppgavelisten for dagen (6. etasje). Dessuten inneholder tabellen kolonner for å indikere prioritet til oppgaver (det anbefales å angi høyprioriterte oppgaver med bokstaven "A", sekundære med bokstaven "B" og uviktige med bokstaven "C") og for en merke som indikerer status for oppgaven. Disse kolonnene bør fylles ut mens du går og definitivt sjekkes på slutten av dagen. Det anbefales å merke fullførte oppgaver med bokstaven " V". Kansellert, - av en eller annen grunn, - med bokstaven " X" (det anbefales også å angi årsaken til at oppgaven ble kansellert). For utsatte oppgaver kopieres oppføringen til planen for en annen dag (oftest neste), og i kolonnen "Status" for gjeldende dag , det tegnes en pil og datoen for oppføringen ble lagt inn i dagsplanen denne oppgaven.

Et eksempel på en dagbokside for planleggingsarbeid ved bruk av Franklin-metoden.

Hva bør jeg gjøre hvis planene mine endres etter hvert som dagen skrider frem?

Som du forstår, er alle disse planene på ingen måte uforanderlige. For eksempel vil planen din for dagen mest sannsynlig bli endret av deg i løpet av dagen. Det er ikke noe galt med dette, tvert imot, det anbefales å gjennomgå planene dine regelmessig.

kortsiktige planer anbefales å gjennomgås hver til annenhver uke.
langsiktige planer bør kontrolleres (og om nødvendig justeres) minst en gang hver fjerde til sjette måned.
Hovedplanen bør gjennomgås en gang i året. da er det verdt å ta et kritisk blikk på det globale målet du har satt deg (tiltrekker det deg fortsatt? Vil du gjøre noen justeringer?) og til og med prøve å revurdere livsverdiene du har skrevet ned.

"Direkte" planlegging ved hjelp av arkivskap og timedagbøker

Det blir ingen kriser neste uke.
De er ikke inkludert i timeplanen min.
Henry Kissinger

Hvis jeg fortsatt må justere planene mine, ville det ikke vært lettere å føre "direkte" oversikt over tidsbruken? Finnes slike systemer, og hva er deres effektivitet?

Selvfølgelig finnes slike systemer. For eksempel, blant innenlandske spesialister i vitenskapelig organisering av arbeidskraft, er tidssporingssystemet til biologen og matematikeren A.A. Lyubishcheva. Siden 1916 (Lyubishchev var da 26 år gammel), begynte han å føre årlige timeregistreringer over tiden han brukte. I 56 år registrerte han DAGLIG hvor mye tid som ble brukt på grunnleggende vitenskapelig arbeid, hvor mye tid - til tilleggsarbeid, hvilket annet arbeid som ble utført, hvor mye tid som gikk tapt og hvorfor. Det ble utarbeidet et sammendrag hver måned, og det ble utarbeidet en årsbalanse hvert år. Det skal nok en gang understrekes: journaler ble ført daglig i 56 år! Du kan lære mer om dette systemet ved å henvise til vår "PRACTICUM".

Til syvende og sist ga A. Lyubishchevs tidsporingssystem ham følgende:

han kunne anslag sanntid som han hadde til rådighet.
å ha regnskapsresultatene, kunne han planlegge tiden din med høy grad av nøyaktighet. Det skal bemerkes at analysen av tidligere erfaringer tillot A. Lyubishchev å planlegge med høy nøyaktighet tiden for å lese spesifikke bøker, skrive
han kunne bruke tiden mer effektivt en vanlig person anses som nødvendige tap. "Hans avhending av "sløsing med tid" er gjennomtenkt til minste detalj. Når han er på reise, leser han bøker i småformat og lærer språk. engelske språk, han, for eksempel, lærte hovedsakelig i "tidens bunnfall" - D. Granin.
systemet tillot ham forstå og bruke endringer i ytelsen mer effektivt."Hvordan var lesingen av bøker fordelt utover dagen? Om morgenen, når hodet er friskt, tar jeg seriøs litteratur (om filosofi, matematikk). Når jeg har jobbet i halvannen til to timer, går jeg videre til lettere lesing - en historisk eller biologisk tekst Når hodet mitt Hvis du er sliten, så tar du opp skjønnlitteratur. skrev A. Lyubishchev.

Hvordan ser tidsregistrering ut i «direkte» planleggingssystemer i praksis?

Utgangspunktet for å organisere tid i «direkte» planleggingssystemer er å registrere tidsbruken ved hjelp av nøyaktig skriftlig registrering. Dette gjøres ved hjelp av såkalte daglige tidskort eller "tidsdagbøker". Et eksempel på et slikt kort er gitt nedenfor. Du finner andre skjemaer for tidsregistrering i vår «PRACTICUM».

Fragment av et daglig tidskort

Trenger jeg å skrive ned alt jeg gjør i løpet av dagen?

Det er ikke nødvendig å skrive ned alt som tar tid, bare noter hvert bytte oppmerksomhet som beskrevet nedenfor.

Registrer øyeblikket du endrer oppmerksomhet, uansett hvor kortvarig det kan virke. Du kan for eksempel bli distrahert av arbeidskolleger, telefonsamtaler, oppringninger til ledelsen, uplanlagte besøkende, hastemøter og mye mer.

Registrer disse oppmerksomhetsskiftene når de skjer.. Noen tror feilaktig at de vil huske alt slik at de kan holde styr på tiden på slutten av dagen. Minnet er imidlertid en dårlig veiledning, så denne tilnærmingen gir aldri nok informasjon.

Hva annet bør du være oppmerksom på når du fyller ut kortet?

I tillegg til det ovennevnte, når du fyller ut et timekort, er det viktig å følge følgende anbefalinger:

Begynn å spore tiden din fra det øyeblikket du kommer på jobb og fortsett til slutten av arbeidsdagen.
Hvis du tar med deg jobben hjem, ta med tid brukt hjemme på kortet.
Hold notatene dine korte, bruk forkortelser
Når du begynner å fylle ut kort, start med kolonnene "Tid", "Type aktivitet" og "Tid brukt".
For å fylle kolonnen "En prioritet" bruk materialene i kapittel 3.
Kolonne "Notater" Du kan fylle det ut ved å analysere dine individuelle midlertidige tap.

Etter min mening har det en stor ulempe å opprettholde et slikt tidsregistreringssystem - det er for møysommelig arbeid.

Faktisk vil vedlikehold av "tidskort" ikke ta deg mer enn 5 - 10 minutter om dagen. Hvis det virkelig tar mye tid, går du for mye i detaljer. Bruk flere forkortelser. Hvis du bruker en datamaskin, prøv å legge inn et tidskort i form av et regneark, som lar deg automatisk oppsummere hver aktivitet på slutten av dagen.

Hva er en "tidsdagbok"?

Time Diary er din personlige arbeidsfil, der separate ark med daglig tidsregistrering er sydd sammen og annen informasjon samles inn som lar deg planlegge tiden din effektivt. Ved hjelp av en timebok får du et komplett bilde av ikke bare alle kortsiktige og langsiktige frister, men også av alle planer, disposisjoner og mer eller mindre store prosjekter. Du kan reagere fleksibelt på enhver endring i situasjonen og oppdatere planene dine når som helst.

Hva er strukturen i en typisk "tidsdagbok"?

Vanligvis har en "tidsdagbok" følgende struktur:

Kalender del.

I denne delen kan du «sy opp» ulike skjemaer for måneds-, tidagers- og dagsplaner med mellomregistre. Spesiell betydning vedlagt dagsplanen. Grunnprinsippet: ett ark per dag.
Plasser notater i kalenderdelen for de tilsvarende månedene og tiårene, noe som vil gjøre det enklere å overføre tidsfrister og mål til individuelle uker og dager.
Etter bruk kan du binde individuelle daglige ark i passende rekkefølge, og over tid vil du ha et arkiv over tiden og suksessene i livet ditt - et pålitelig hjelpemiddel for bevisst planlegging av fremtidige suksesser.
Nye «innkommende» dagsark skal leveres med alle frister og oppgaver fra ti-dagers og månedsark. Datoer som bursdager, merkedager, ferier, betalingsdager osv. overføres fra de tilsvarende arkene, slik at du kan integrere alle dine personlige saker, og ingenting vil gå tapt, forutsatt at de jevnlig fylles ut og overvåkes.

Del av offisielle og private datoer. Her, på de aktuelle arkene og skjemaene, kan du skrive ned og ha med deg til enhver tid. viktig informasjon, For eksempel:

organisatoriske miniplaner;
bursdagsliste
timing av ulike hendelser;
brosjyrer, påminnelser osv.

Adresser og telefonnumre delen. Du vil alltid ha det viktigste for hånden telefonnummer og adressene du bruker oftest.

Typiske feil ved organisering av tidsplanlegging

Situasjon:"Tidsstyring er vanskelig for meg fordi jeg er naturlig en uorganisert person."

Feil: Hvis du ikke lærte selvorganisering i ungdommen, kan du betrakte deg selv som en uorganisert person hele livet. Sannheten er imidlertid at alle i alle aldre kan lære å organisere tiden sin. Alt som trengs for dette er viljen til å gjøre endringer i livet ditt, samt kunnskapen om hvor, når og hvordan du skal gjøre disse endringene.

Situasjon:"Jeg tror at tidsstyring tar elementet av uforutsigbarhet ut av livet og gjør det rutinemessig."

Feil:Å tydelig definere dine mål og prioriteringer betyr ikke at du vil bli sugd inn i en kjedelig og forutsigbar rutine. Faktisk, ved å organisere tiden din bedre, vil du gi deg selv enda mer handlingsfrihet. For eksempel, på en varm dag vil du kanskje gå tidlig hjem. Men før du drar, blir du plutselig påminnet om at du må fullføre en rapport du nesten har glemt. Som et resultat drar du ikke bare tidlig, men blir også sent etter jobb. Hvis du hadde rapporten på forhånd, kan du gjøre justeringer i arbeidsplanen din og prøve å fullføre rapporten tidlig for å frigjøre tid på slutten av arbeidsdagen.

Situasjon:«For å gjøre mer, må jeg jobbe enda hardere...»

Feil: Ved å jobbe for mye og overanstrenge deg, øker du ikke bare din egen produktivitet, men mest sannsynlig reduserer du også kvaliteten på arbeidet du bruker så mye tid og krefter på! Lær å eliminere så mye "travelhet" fra livet ditt som mulig og erstatte det med arbeid med mest mulig effektiv bruk tid.

Situasjon:"Alle mine mål og planer er i hodet mitt. Jeg tror det ikke er nødvendig å skrive dem ned på papir.»

Feil: Planer og mål som ikke er nedfelt skriftlig er mer korrekt vurdert som dine intensjoner. Dine ambisjoner må omsettes til klart definerte handlingsplaner før de kan implementeres. Det samme gjelder målsetting. Forblir låst i hodet ditt, vil de neppe styre handlingene dine dag etter dag.

Situasjon:"Hvordan kan jeg liste opp målene mine når jeg vil ha så mye ut av livet?"

Feil: Faktisk, hvis du ønsker å oppnå alle mulige eller bare alle ønskede mål, kan livet ditt rett og slett ikke være nok. Hvis du prøver å "omfavne det store", vil du mest sannsynlig oppnå mye mindre enn du ville ha oppnådd med færre klart definerte mål. Prøv å skille hovedmålene fra de sekundære. Noen mennesker er rett og slett nølende med å ta et valg. Som sommerfugler flagrer de fra en ting til en annen, og lar seg ikke holde på noe lenge nok til å oppnå noe. Ikke gjør denne feilen. Lær å prioritere (lær om dette i kapittel 3).

Hemmeligheten bak suksess er konsistens.
Benjamin Disraeli

Under arbeidet ditt må du hele tiden velge Den beste avgjørelsen fra de tilgjengelige på dette øyeblikket- dette er ledelsens sentrale funksjon - BESLUTNINGSTAKING.

Beslutninger innebærer å velge prioriterte oppgaver og aktiviteter. Prioritering innebærer å bestemme hvilke oppgaver som skal prioriteres høyest.

Kan du ta avgjørelser?

Du ser noe og spør "hvorfor?"
Og jeg forestiller meg noe som aldri skjedde,
og jeg spør også "hvorfor var det ikke det?"
Bernard Show

Hvordan kan jeg evaluere hvor effektivt jeg tar beslutninger?

Den enkleste måten å evaluere effektiviteten av en beslutning på er å vente på konsekvensene. Dessverre er det lite sannsynlig at en "ex-post"-vurdering vil hjelpe deg med å endre noe når beslutningen du allerede har tatt har ført til katastrofale resultater. Derfor, før du skynder deg å løse de akkumulerte problemene på en gang, prøv å tenke på følgende spørsmål:

Evaluerer jeg arbeidet før jeg starter det?
Prioriterer jeg ting ut fra deres betydning?
Tar jeg riktig tid til å forberede meg på en avgjørelse basert på hvor haster og viktig saken er?
Utsetter jeg ofte å ta avgjørelser og venter på at problemet skal løse seg?
Bruker jeg for mye tid på små, ubetydelige saker eller detaljer?
Kasterer mine underordnede bort tiden min?
Er jeg disponert for å gjøre alt selv?

Hvis du svarte ja på disse spørsmålene, har du mest sannsynlig problemer med å ta avgjørelser.

Bør en leder alltid ta avgjørelser umiddelbart?

Når du prøver å umiddelbart ta beslutninger om alle spørsmål som er adressert til deg, kjører du deg hele tiden inn i et hjørne og tar ansvar for alt i verden. Denne måten å drive forretning på kan ikke under noen omstendigheter opphøyes til et system. Det er åpenbart at når du bestemmer deg for å handle med bare en liten del av fakta, er dette tydeligvis ikke nok! Hvis dette er tilfelle, må du være veldig heldig, ellers kan du lide uopprettelige tap. Når du igjen blir bedt om å bestemme noe umiddelbart, still deg selv disse enkle spørsmålene:

Er det nødvendig å løse dette problemet i det hele tatt? Tenk på hva som vil skje hvis du ikke gjør dette. Kanskje å løse dette problemet er bortkastet tid og kan trygt forlates.
Bør du være den som løser dette problemet? Hvorfor skal du være ansvarlig for alt og alle? Kanskje den underordnede som kontaktet deg bare prøver å flytte ansvaret over på deg, selv om han er i stand til å løse dette problemet selv.
Bør du ta en avgjørelse umiddelbart? Det kan være fornuftig å instruere underordnede til å samle inn tilleggsinformasjon for å ta en mer gjennomtenkt og informert beslutning.

Jeg tar ingen avgjørelser før jeg har nok informasjon. Gjør jeg det rette?

For å svare på dette spørsmålet, må du forstå hvor mye informasjon du anser som tilstrekkelig for å ta en beslutning. Det er umulig å kvantifisere det, men 100% nødvendig informasjon Du vil aldri kunne samle. Så hvis du insisterer på at alle fakta skal samles, er du mest sannsynlig rett og slett redd for å ta en avgjørelse. Godta risiko som uunngåelig. Lær å ta beslutninger uten å ha alle fakta foran deg.

Før du dykker ned i beslutningsprosessen, prøv å tenke gjennom alle trinnene i prosessen i detalj. Bruk våre anbefalinger:

Fortell tydelig hvilket problem eller problem du skal løse.
Bestem hvor presserende og viktig denne oppgaven er for din bedrift, avdeling, arbeidsgruppe osv.
prøv å vurdere hva å løse dette problemet vil gi deg personlig på kort og lang sikt (monetær belønning, forfremmelse, andre muligheter).
tenk på konsekvensene av å ikke fullføre denne oppgaven (tap av en lønnsom klient, betaling av en straff, oppsigelse, etc.)
Vurder om det er mulig og meningsfylt å delegere denne oppgaven til noen andre.
Vurder hvilke ressurser (materielle og menneskelige) du trenger for å løse oppgaven og om du har dem.
tenk på hvilken informasjon du trenger for å løse problemet.
prøv å finne flere løsninger og velg den mest akseptable.
Etter å ha valgt ett av alternativene, evaluer styrker og svakheter.
tenke over hvilke konsekvenser vedtaket vil få på kort og lang sikt.

Eisenhowers prioritetsanalyse

Hastesaker er vanligvis ikke det viktigste,
og de viktige er ikke de mest presserende.
Dwight Eisenhower.

Livet til en gründer er slik at du må "snurre" hele tiden. Derfor har jeg alltid mange ting som må gjøres raskt. Hvordan håndtere dette?

Først av alt er det viktig å være ærlig med seg selv – å innrømme at det fortsatt ikke er nok tid til å gjøre alt. Men mest sannsynlig kan du oppnå veldig gode resultater ved å gjøre bare en viss del av tingene godt. Derfor bør du lære å "sortere" ting etter graden av behov for å fullføre dem, prioritere. Deretter kan du velge hvilke ting som er verdt å gjøre på den tiden du har til rådighet.

Hvordan lære å prioritere ved hjelp av Eisenhower-metoden?

Dwight Eisenhowers regel er enkel. hjelpemiddel, spesielt for de tilfellene hvor du raskt må ta en beslutning om hvilken oppgave du skal foretrekke. Etter denne regelen prioriteringer er satt ut fra kriterier som haster og viktighet av saken. Viktigheten av en oppgave bestemmes av hvor mye resultatet av implementeringen av den påvirker virksomheten din. Haster - hvor raskt oppgaven må fullføres.

Avhengig av det haster og viktigheten, foreslo Eisenhower 4 prioritetskategorier for saker:

	HASTESAK	IKKE-HASTESAKER
	I – Haster og viktig	II - Viktig, men ikke presserende
I EN OG N Y E	Kriseløsning Hasteoppgaver Prosjekter med deadlines som nærmer seg	Planlegging av nye prosjekter Evaluering av oppnådde resultater Forebyggende tiltak Bygge relasjoner Identifisering av nye prospekter, alternative prosjekter
	III - Haster, men ikke viktig	IV - Ikke haster og ikke viktig
N E I EN OG N Y E	Avbrudd, pauser Noen samtaler Noen møter Gjennomgang av hastemateriell Sosial aktivitet	Rutinearbeid Noen bokstaver Noen samtaler Tidens "spisere". Underholdning

Eisenhowers prioriterte matrise

Haster/viktige saker . Dette er saker hvis utidig implementering vil føre til betydelig skade på virksomheten din. Du bør ta dem på umiddelbart og bære dem ut selv.
Mindre presserende/viktige oppgaver . De trenger ikke å gjøres raskt; de kan vanligvis vente. Vanskeligheter oppstår her når disse oppgavene før eller siden blir til presserende og må løses av deg personlig så snart som mulig. Dobbeltsjekk derfor viktighetsnivået og prøv å tildele oppgaver av denne typen, helt eller delvis, til dine ansatte.
Haster/mindre viktige saker. Det er en fare for å falle inn under hastverkets "tyranni" og som et resultat dedikere deg fullstendig til å løse en spesifikk oppgave fordi det haster. Hvis oppgaven ikke er så viktig, bør den uansett delegeres, siden det ikke krever noen spesielle egenskaper for å utføre den.
Mindre presserende/mindre viktige oppgaver. Svært ofte havner saker i denne kategorien på et skrivebord som allerede er full av papirer. Hvis du plutselig begynner å gjøre disse tingene og glemmer oppgavene i den første kategorien, bør du ikke klage på å være overbelastet med arbeid. Selv dine underordnede bør ikke ta på seg oppgavene til denne gruppen.

Eisenhower regel:

Du bør avstå fra ikke-essensielle og ikke-hastende oppgaver!

Se materialene til vårt PRACTICUM for selvtest.

Pareto-prinsippet

Hvis jeg hadde ni timer på å felle et tre, ville jeg brukt seks av dem på å slipe øksen.
Abraham Lincoln

"Pareto-prinsippet": omtrent 20 % av innsatsen og tiden er nok til å få 80 % av resultatet. Ved å finne muligheter til å akseptere det «virkelige» resultatet i stedet for det «ideelle», kan du spare betydelige ressurser til andre ting.

På hvilke områder kan Pareto-prinsippet brukes?

Pareto-prinsippet fungerer virkelig og kan brukes på en lang rekke områder. Dette prinsippet ble formulert av den italienske økonomen Vilfredo Pareto i 1897, og har siden blitt bekreftet av kvantitativ forskning. i det meste ulike felt liv. I henhold til dette prinsippet:

20 % av befolkningen kloden eier 80% av all verdens rikdom
20 % av kriminelle begår 80 % av forbrytelsene
20 % av de første produktene bestemmer 80 % av kostnaden ferdig produkt
20 % av kundene bestemmer 80 % av en bedrifts inntekt.

Hvordan fungerer Pareto-prinsippet i tidsstyring?

I forhold til praksisen med å administrere tiden din, kan Pareto-prinsippene formuleres som følger:

Du får 80 % av informasjonen fra 20 % av kildene som trengs for arbeidet ditt
80 % av beslutningene passer inn i 20 % av tiden du brukte på alle typer møter og planleggingsøkter
20 % av arbeidstiden din gir 80 % av ditt produktive arbeid, det vil si hva som avgjør suksessen.

Hvordan kan jeg bruke Pareto-prinsippet i min virksomhet?

Du kan finne mye selv nyttige ideer, ved å bruke Pareto-prinsippet i din eget arbeid. For eksempel anslå andelen virkelig nødvendige bøker i skapet, del nyttig informasjon i avisen, andelen av de nødvendige filene på disken til datamaskinen din...

Du kan bestemme hvilke kunder fortjener hovedfokus(20 % av kundene som gir 80 % av fortjenesten). Eller velg de viktigste varetypene (20 % av vareutvalget gir 80 % av overskuddet).

Dette prinsippet kan også være nyttig når du setter standarder og mål for dine ansatte - enten for å oppmuntre dem til å fortsette å oppnå "ideelle" resultater, eller for å oppmuntre dem til å fokusere på å oppnå "gode" resultater V mer prosjekter. Hvis du står overfor et problem, så tenk: hvilke 20 % av årsakene bidro med 80 % til den ubehagelige situasjonen? Hva kan du gjøre i denne situasjonen for å oppnå 80 prosent forbedring?

Løs først de øverste 20 % viktige saker, og først da – 80 % av de mindre!

Planleggingsteknologi ved bruk av Alpene, Pareto, Eisenhower-metodene

Mange mennesker har problemer med å planlegge fordi de ser det som bare å "tenke", som ofte betyr å "stirre ut i rommet" eller "dagdrømme". Derfor er det nødvendig å gjøre ideen om planlegging til noe konkret, og vurdere planlegging mer som et "skriftlig arbeid" enn et "mentalt arbeid". Tid brukt på planlegging kan defineres som "Beslutningstid" fordi det er det planlegging handler om: å ta beslutninger om hva, når og hvordan det skal gjøres.

Under langsiktig, mellomlang og kortsiktig planlegging bør det lages en liste og prioriteringer fastsettes. Alle oppgaver nevnt i listen er likeverdige. Etter å ha satt sammen listen, bør du fordele oppgavene i rekkefølge etter deres betydning på det nåværende tidspunkt, fullføre den ved å identifisere prioriteringer. Ingen liste kan være fullstendig med mindre den viser viktighetsrekkefølgen til elementene. I praksisen med selvledelse er det metoder for tidsplanlegging, hvis bruk er designet for å rasjonelt organisere ens eget liv.

Planlegging etter Pareto-prinsippet

I en situasjon der en person er overbelastet med aktiviteter og oppgaver som han ikke har nok tid til å fullføre, og han ikke tør å gi opp en rekke ikke veldig viktige ting, er det tilrådelig å anvende 80/20-regelen i praksis . Pareto-prinsippet sier: "Hvis alle objekter er plassert i rekkefølge etter verdi, vil 80% av verdien komme fra objekter som utgjør 20% av verdien." totalt antall, mens 20 % av verdien kommer fra varer som utgjør 80 % av totalen.»

Basert på 80/20-regelen, på en liste med 10 oppgaver, vil 2 sikre 80 % suksess. Derfor må du finne disse 2 tingene, inkludere dem i kategori "A" og utføre dem. I henhold til dette prinsippet kan de resterende 8 forbli ugjort fordi verdien av resultatene deres vil være mye mindre enn verdien av de to mest fruktbare tingene. Praksis viser at:

· 80 % av kostnadene for handelstransaksjoner leveres av 20 % av alle kunder;

· 80 % av produksjonen leveres av 20 % av bedriftene;

· 80 % av tiden savnet på grunn av sykdom står for 20 % av arbeiderne;

· 80 % av dokumentasjonen som er i bruk kommer fra 20 %

dossier mapper;

· 80 % av smuss samler seg på de 20 % av gulvarealet der det er mest

· 80 % av vask skjer på 20 % av klær;

· 80 % av den beste TV-tiden kommer fra de 20 % beste programmene

mer elsket av TV-seere;

· Avislesere bruker 80 % av tiden sin på å lese 20 % av materialet som publiseres

bad i avisen;

· 80 % av telefonsamtalene foretas av 20 % av telefonabonnentene;

· 80 % av de nødvendige dataene er hentet fra 20 % av informasjonskildene;

· på skolen bruker lærere 80 % av energien sin på 20 % av elevene (vanligvis pro-

problematisk eller talentfull);

· 80 % av maten konsumeres i de 20 % beste restaurantene.

Disse fakta bekrefter faren for å henge seg fast i aktiviteter som gir svake resultater, og forsterker viktigheten av å fokusere innsatsen på de tjue prosentene av aktivitetene som øker produktiviteten betydelig.

Pareto-prinsippet forklarer perfekt hva som skjedde, men det hjelper ikke alltid å finne en vei ut av situasjonen på forhånd. Faktum er at du aldri kan si på forhånd hvilke 20 % som vil være effektive. I henhold til dette prinsippet kommer 80 % av tilfredsstillelsen i livene våre fra 20 % av innsatsen som brukes – mesteparten av suksessen vil være et resultat av bare noen få skritt. Dette betyr at for å finne mer tid til det som er gunstig, må du gjør mindre av det, som viser seg å være ubrukelig. Med andre ord – ikke kast bort tiden din!

Du kan tildele tid basert på andre hensyn, ikke bare fra et nytelsessynspunkt. Disse kan være: å sikre finansiell stabilitet, fremme karrierestige, opprettholde god fysisk form osv. Det er viktig å bestemme betydningen av et nyttig tidsfordriv, siden " tid, drita full, denne eksistensen, og tid, komme til god bruk, det er livet"(EdwardJung).

Planlegging ved hjelp av Alpemetoden

Alpene planleggingsmetode er relativt enkel, å lage en daglig plan tar i gjennomsnitt ikke mer enn 10 minutter. Planutviklingsprosessen består av 5 stadier:

1. Utarbeidelse av oppgaver;

2. Estimat av varigheten av de planlagte handlingene;

3. Tidsreservasjon (i forholdet 60:40);

4. Ta beslutninger om prioriteringer og omplassering av individ

operasjoner;

5. Kontroll (regnskap for det som ikke er gjort).

I en rekke planleggingsmetoder som eksisterer i selvledelsespraksis, gir bruken av "Alpene"-metoden følgende hovedfordeler:

· Bedre stemning for den kommende arbeidsdagen.

· Planlegging for neste dag.

· Klar forståelse av dagens oppgaver.

· Organisering av dagens flyt.

· Overvinne glemsel.

· Konsentrasjon om det viktigste.

· Redusere mengden "papir"arbeid.

· Ta beslutninger om prioritering og omfordeling.

· Reduser forstyrrelser og uønskede avbrudd.

· Redusere stress og nervøs spenning.

· Forbedret selvkontroll.

· Økt tilfredshet og motivasjon.

· Gevinst i tid på grunn av metodisk organisering av arbeidet.

Praksis viser at med vellykket bruk av tidsplanleggingsteknikker og metoder for vitenskapelig organisering av arbeidet, er det en reell mulighet for daglige besparelser på 10 til 20% av tiden. Planleggingsprosessen ved bruk av Alps-metoden består av følgende stadier:

Første etappe- utarbeidelse av oppgaver. For å forberede oppgavene for dagen, bør du skrive ned de nødvendige oppgavene for neste dag:

· oppgaver fra gjøremålslisten eller fra den ukentlige (månedlige) planen;

· uoppfylt dagen før;

· lagt til tilfeller;

· frister som må overholdes;

· tilbakevendende oppgaver.

Å lage en liste over oppgaver må oppfylle følgende krav:

· til en første tilnærming, fordel dem etter prioritet;

· dele dem inn i langvarige og korte, kortvarige;

· sjekk oppgaver knyttet til personlig kontakt på nytt for å se om de kan gjennomføres på en mer rasjonell måte (ved hjelp av telefon osv.).

Realismen med å lage en daglig plan er å begrense oppgavelisten til kun de faktisk nødvendige tingene. På andre trinn Når du utarbeider en plan for dagen, er det nødvendig å estimere den omtrentlige varigheten av de planlagte handlingene.

Det er ganske åpenbart at varigheten av noen oppgaver ikke kan estimeres helt nøyaktig en slik ferdighet kommer bare med erfaring. Men på den annen side er det nødvendig å huske at ethvert arbeid ofte krever så mye tid som en person har til rådighet. Derfor innebærer å definere en bestemt tidsperiode for å fullføre individuelle oppgaver å utføre denne oppgaven kun i angi tid. Når en bestemt tidsperiode er bestemt for å fullføre en oppgave, jobber en person mer fokusert, og blir kvitt ulike forstyrrelser så mye som mulig.

Tredje trinnÅ lage en plan handler om å reservere tid til uforutsette omstendigheter. Essensen av Alpemetoden er at planen ikke skal dekke mer enn 60 % av tiden og 40 % skal stå igjen som reservetid for uforutsette omstendigheter. En åtte timers arbeidsdag bør derfor strengt tatt bare planlegges for fem timer (som er 60 % av arbeidstiden) og tre timer bør stå uplanlagt for spesifikke, men uventede oppgaver.

I tilfelle mer enn 60 % av tiden er planlagt, er det viktig å bringe den kompilerte listen over oppgaver til de spesifiserte parametrene, angi prioriteringer, delegere myndighet og redusere tiden som tidligere er bestemt for oppgaver. Dersom det etter at arbeidet er gjort ikke er mulig å redusere den planlagte tiden til seksti prosent, bør ting legges om til neste dag etter prioriteringene. Dette betyr at oppgaver fra kategoriene "A" og "B" ikke kan overføres til neste dag, og overføring av oppgaver fra kategori "C" vil ikke påvirke dagens resultater vesentlig.

Fjerde trinn planlegging handler om å bestemme prioriteringer og bruke kunsten å delegere. Målet med dette stadiet er å redusere tiden som er tildelt for å fullføre daglige oppgaver til 5-6 timer. For dette formål er det nødvendig: for det første å sette prioriteringer for saker og avklare dagens oppgaver i samsvar med dem. For det andre bør du dobbeltsjekke det spesifikke tidsbehovet for hver oppgave og i samsvar med dette redusere tidsbruken til oppgavene til det som er absolutt nødvendig.

Det er viktig å vurdere hver handling for muligheten for dens delegering og rasjonalisering. Etter at analysen er gjennomført bør den endelige versjonen av dagsplanen ha en etablert struktur.

På femte trinn Overvåke gjennomføringen av utarbeidet dagsplan og overføre det som ikke ble gjort til en annen dag. Erfaring har vist at ikke alle oppgaver kan gjennomføres, og ikke alle planlagte telefonsamtaler kan finne sted, så de må flyttes til neste dag. Hvis den samme oppgaven utsettes flere ganger fra dag til dag, er det to muligheter: å bestemme den til slutten, og dermed fullføre den, eller å nekte å fullføre denne oppgaven på grunn av den.

irrelevans.

Eksperter innen selvledelse anbefaler på det sterkeste

Planlegg dagen kvelden før. Dette skyldes det faktum at kompilering

planlegge etter en arbeidsdag bidrar til å få selvtillit og konsentrasjon

styrke neste dag. Den menneskelige underbevisstheten blir dermed bearbeidet

gjennomgår neste dags oppgaver og utarbeider mulige løsninger. Neste

Følgelig blir den nye arbeidsdagen forutsigbar, planlagt og

overkommelig.

Planlegging etter Eisenhower-prinsippet

Eisenhower-prinsippet bør brukes når du utfører daglig

planer, klassifisere alle kommende saker i henhold til deres grad av betydning i henhold til

gjør det umiddelbart. Det er nettopp i forhold til denne kategorien saker det er

uttrykk for at «du må leve slik at viktige ting ikke blir til

snarest"

nok tid. Som regel er dette saker knyttet til ens egen perfeksjon.

utvikling på ulike felt. Øvelse viser hva som ofte skjer

lam". Derfor er det nødvendig å gjennomføre en detaljert analyse av saker "A" på

temaet deres betydning og haster. Det skjer ofte at en person jobber

med konsekvenser i stedet for å finne årsaker. Kanskje du ikke burde

bruke så mye tid på møter, men integreres i bedriftskulturen

turvirksomhetsfilosofi og profesjonell tilnærming. Eller perfeksjon

organisere ditt eget arbeid for å maksimere

forebygge krisesituasjoner og uforutsette omstendigheter.

mani for hva som er viktig og presserende i livet, som er typisk for de fleste

personer, siden enhver hastesak automatisk klassifiseres som

viktig. Livserfaring viser at det er kategori «C»-tilfeller som er oftere

alle tjener som årsak til rushjobber, spenninger og kontinuerlige krisesituasjoner

situasjoner. Men i henhold til lovene i ledelsen i et godt organisert

Det skal ikke være noe oppstyr og urimelig hastverk i virksomheten.

Det er tilrådelig å unngå dem. Det paradoksale er at det vanligvis er disse

akkurat de tingene som er enkle og hyggelige å gjøre. Varighet av datautførelse

de aller fleste prøver å starte arbeidsdagen med

utføre uviktige og ikke-hastende oppgaver.

En av grunnleggende prinsipper selvledelse er

evnen til å skille viktige saker fra sekundære saker, viktige fra uviktige,

haster fra ikke-haster.__

Prakseologi og det optimale tidsplanleggingssystemet

Uansett hvor opptatt en person er, bør han alltid vie tid til planlegging

roving. Jo mindre fritid du har, jo viktigere blir det

nøye tidsplanlegging. Det er smartere å bruke på planlegging

bare ti minutter på begynnelsen eller slutten av dagen, siden disse kostnadene er mer enn

blir kompensert.

Ofte sier en person at han er veldig opptatt og bestemmer hva som står på planen.

Det er ingen tid å bruke, noe som er en feilslutning. Hvis dagen ikke er planlagt

varebil, da er det ofte mangel på tid. Dessuten i en situasjon hvor

når tiden ikke er planlagt, er det utvilsomt umulig å skille viktige

saker fra mindre viktige, haster fra ikke-haster. Derfor, forsikre deg selv og andre

folk at det absolutt ikke er tid til å planlegge sine saker,

fangeren vil fortsatt bruke tid, men tilfeldig og tankeløst, noe som er negativt

vil ha en betydelig innvirkning på den rasjonelle organiseringen av livet hans. Derfor er det nødvendig

vanskeligheten med å planlegge både arbeidstid og privatliv er ikke forårsaket av

moms. Det er __________mange fordeler ved å starte dagen med en plan.

vaniya, siden når planen er utarbeidet, er personen mer aktiv

er inkludert i prosessen med forberedelsen og deretter implementeringen. « At, hvem ka-

Hver morgen planlegger han dagens aktiviteter og gjennomfører denne planen konsekvent,

ser, at planleggingen baner vei for ham i labyrinten veldig godt-

rikt og aktivt liv. Å organisere tiden din er som en stråle

Sveta, som går gjennom alle hans saker. Men det, der det ikke er noen plan, hvor kontrollen av tiden er overlatt til tilfeldighetene, styret av

skape kaos"- skrev Victor Hugo. Etter å ha tenkt gjennom hva som må gjøres, er det enkelt

gå videre til å omsette planen til virkelighet. Med presis definisjon

Det er mindre sannsynlig at prioriteringer blir distrahert under implementeringen

realisering.

Mange års erfaring med bruk av ulike planleggingsverktøy har så langt

hall at det ikke bare handler om spesifikke enheter for planlegging (re-

bla kalendere, dagbøker, arrangører, elektroniske notatbøker

ki, etc.), men i planleggingssystemet som en person bruker. Grunnlegger

praxeology (vitenskapen om effektiv menneskelig aktivitet) T. Kotarbin-

Skii mente at det optimale planleggingssystemet er utformet for å:

1) Sikre oppnåelse av målet.

2) Ikke ta for mye tid å mestre.

3) Vær praktisk å bruke.

I dag er det mange systemer og teknikker for tidsplanlegging.

meny og velge den beste er ganske vanskelig, siden hver har begge deler

fordeler så vel som ulemper.

Bare en fri person kan oppnå perfeksjon i bruken

bruken av fritiden din og tiden generelt. Imidlertid, i denne sammenheng

I teksten er frihet en nødvendig egenskap, men ikke tilstrekkelig. Andre forhold

vii er: overvekt av menneskelige åndelige behov og besittelse

kvalitetsverktøy.

Immanuel Kant (1724 – 1804) levde så rytmisk at naboene

de sjekket klokken hans da han gikk en tur. Det er kjent at han levde hele livet

livet som ungkar og den andre perioden av arbeidet hans, mer enn tretti år,

dedikert til studiet av kognitive og moralske evner til mennesker

ka. Kreative individer behandlet for det meste tiden med omhu.

meg og kanskje det er vanskelig å finne en produktiv kreativ person som

sverm ville det ikke være en streng driftsmodus. I vitenskapelige kilder Kan

finne bekreftelse på at slike talentfulle individer som: Arkimedes og

Aristoteles, Roger Bacon og Newton, Henri Poincaré og Dumas – far, Engels

og Lenin, Vavilov og andre forsøkte å bygge et system for tidsforbruk.

Dette systemet ble designet for å garantere høy produksjon ikke på en dag

- og for livet.

Men som med enhver regel er det unntak. Spesielt

Avicenna (Ibn Sina), etter å ha tilbrakt mesteparten av sine femtiseks år i skjul, under jorden og vandrende, var i stand til å etterlate seg mange verk, hvorav

hvorav 270 har overlevd til i dag. Samtiden kan bare gjette

antall ukonserverte verk og hvor mye dette flott person kunne

gjort under stabile, komfortable forhold.

År etter år blir vi mer og mer forberedt på å nå våre ambisjoner. Men hva sikter vi til? Lawrence Peter

Hva er Alpemetoden?

Alpemetoden er relativt enkel, og etter noen øvelser trenger du i gjennomsnitt ikke mer enn 10 minutter for å lage en dagsplan.

Metoden inkluderer fem stadier:

1) utarbeide oppgaver;

2) vurdering av varigheten av de planlagte handlingene;

3) tidsreservasjon (i forholdet 60:40);

4) ta beslutninger om prioriteringer og omplassering av individuelle operasjoner;

5) kontroll (regnskap for det som ikke er gjort).

Hva gir Alpemetoden?

Å bruke Alps-metoden gir følgende hovedfordeler:

Den beste stemningen for den kommende arbeidsdagen.

Planlegging for neste dag.

En klar forståelse av dagens oppgaver.

Organisering av dagens flyt.

Overvinne glemselen.

Konsentrasjon om det viktigste.

Redusere mengden "papir" arbeid.

Ta beslutninger om prioritering og omfordeling.

Reduser rot og uønskede avbrudd.

Redusere stress og nervøs spenning.

Forbedret selvkontroll.

Økt tilfredshet og motivasjon.

Gevinst i tid på grunn av den metodiske organiseringen av arbeidet.

Med vellykket bruk av tidsplanleggingsteknikker og metoder for vitenskapelig organisering av arbeidet kan du spare fra 10 til 20 % av tiden din hver dag!

Hvor skal man begynne å planlegge med Alpene-metoden?

Det første trinnet er forberedelse av oppgaver. For å gjøre dette, skriv ned under de aktuelle overskriftene i "Dagsplan"-skjemaet alt du ønsker eller trenger å gjøre neste dag:

oppgaver fra gjøremålslisten eller fra den ukentlige (månedlige) planen;

uoppfylt dagen før;

lagt til tilfeller;

tidsfrister som må overholdes;

tilbakevendende oppgaver.

Bruk forkortelser som tilsvarer typen aktivitet eller overskrifter i «Dagsplan»-skjemaet, for eksempel:

I- besøk, møter;

D - delegering av saker;

TIL- kontroll;

P- i prosess, i aksjon;

PC- turer, forretningsreiser;

ETC- skriftlig arbeid, forretningsbrev, diktat;

MED- sekretær;

T- telefonsamtaler;

H - leseprosessen (rapporter, rundskriv, aviser osv.).

En liste over oppgaver for dagen satt sammen på denne måten kan for eksempel se slik ut:

PC- nye kontorlokaler;

I- Ivanov (ekspertvurdering);

P- markedsundersøkelsesprosjekt;

TIL- Sidorov (salgsstatistikk);

ETC- Vasiliev (brev);

H - et spesielt magasin for ledere;

Med litt øvelse kan du lage en liste over oppgaver slik at:

som en første tilnærming, fordel dem etter prioritet;

del dem inn i langvarige og korte, kortvarige;

sjekk på nytt oppgaver knyttet til personlig kontakt for å se om de kan gjennomføres på en mer rasjonell måte (ved å bruke telefonen osv.).

Eksempel:

P- markedsundersøkelsesprosjekt;

I- Ivanov (ekspertvurdering);

PC- nye kontorlokaler;

H- et spesielt magasin for ledere;

Kortsiktige arbeider:

TIL- Sidorov (salgsstatistikk);

ETC- Vasiliev (brev);

"Telefonblokkering":

T- Shishkin (dataprogram);

T- Koshkin (mangel på ansatte);

T- Sergey (kveldsspill med biljard).

Dette er imidlertid bare begynnelsen på å lage din daglige plan.

Hva skal jeg gjøre etter å ha bestemt listen over oppgaver for dagen?

	Se
P - markedsundersøkelsesprosjekt;
V - Ivanov (ekspertvurdering)



PR - Vasiliev (brev)

T - Koshkin (mangel på ansatte)

Hvor mye tid trenger jeg å reservere i reserve?

Hvordan ender planlegging med Alps-metoden?

Fjerde planleggingsstadium: ta beslutninger om prioriteringer, kutt og omplasseringer. Mål: redusere tiden som er tildelt for å fullføre daglige oppgaver til 5-6 timer.

I den endelige versjonen kan dagens plan se slik ut:

	En prioritet	Se	Omplasseringer
P - markedsundersøkelsesprosjekt;			0,5 timer er delegert til Mr. X
V-Ivanov (ekspertvurdering)
PC - ny kontorplass
K - Sidorov (salgsstatistikk)
PR - Vasiliev (brev)			Betrodd Mr. Wu
CH - spesialmagasin for ledere
T - Shishkin (dataprogram)			Sekretær
T - Sergey (kveldsspill med biljard)

Lag en plan før du starter på jobb, nemlig på kvelden den utgående dagen: du vil gå hjem med mer selvtillit og avslapping og starte en ny dag med større styrkekonsentrasjon neste morgen!