Hvordan skrive et forretningsbrev: typer, designregler, stil og eksempler på forretningsbrev. Garantibrev for oppgivelse av lovlig adresse

Strenge rapporteringsskjemaer For det første kan gründere, i samsvar med prosedyren fastsatt av regjeringen i Den russiske føderasjonen, (men er ikke forpliktet) til å akseptere kontanter eller foreta betalinger med betalingskort uten å bruke kasseapparater i tilfelle av tjenester til publikum på

FORRETNINGSPARTNERENS ROLLE For å sikre suksess for bedriften og delta i ledelsen av virksomheten deler HR-ansatte ansvar som forretningspartnere med sine linjelederkolleger. Det må de ha evnen til

Koble røde soner til forretningskommunikasjonstid Du har kanskje lagt merke til fra den enkle tabellen ovenfor som inneholder røde soner at lederen prøvde å tildele passende mengder tid til sine tre hovedoppgaver. Men du så det også for ham

Et ett-minutts forretningsskrivekurs 1. Fortell saken din tydelig og begynn så snart som mulig etter åpningssetningen. Ikke kast bort leserens tid. Hver gang må du ha en klar grunn til hvorfor du i det hele tatt skriver dette.2. Hold det personlig, vennlig og

GOST 7.0.8-2013 "System med standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Journalføring og arkivering. Termer og definisjoner" konsoliderte de grunnleggende betydningene av begrepene som vi vil bruke videre:

• mål- detaljer som inneholder informasjon om mottakeren av dokumentet;
• dokumentdetaljer– element i dokumentdesign.

I tillegg må du ta hensyn til det nye begrepet Egenskap, som brukes aktivt ved arbeid med elektronisk vitenskapelig og teknisk dokumentasjon og anses som obligatorisk del av rekvisittene dokument. Reglene for registrering av "adresser" -opplysningene etablert av GOST R 6.30-2003 gir ulike alternativer dens utforming - i dem er hovedattributtene til "adresser"-kravet formalisert eller ikke formalisert annerledes.

Og til slutt, begrepet mål må skilles fra det utdaterte konseptet adressat, som likevel er nevnt i vedlegget til Reglene for kontorarbeid i føderale utøvende myndigheter (godkjent ved dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 15. juni 2009 nr. 477) i betydningen forfatter, dvs. avsender av dokumentet(og over alt bokstaver).

Siden korrespondanse vanligvis tar opp mer enn 80% av dokumentstrømmen til organisasjoner, vil vi vurdere reglene for registrering av "adresser"-detaljene ved å bruke eksemplet med offisielle offisielle brev, som er utarbeidet i papirform og sendt til mottakeren hovedsakelig av post.

I prosessen med å gjennomføre korrespondanse bør ledere, ansatte og organisasjonens arkivbehandlingstjeneste ta hensyn til følgende faktorer:

• teknologisk, som betyr at organisasjonen vil sende sitt brev via postkontorer eller ved å bruke tjenestene til selskaper som leverer korrespondanse. Disse selskapene og Russian Post fungerer som uavhengige tredjeparter under leveringsprosessen. Når du skriver et brev, må du ta hensyn til hvordan det vil bli sendt, pakket, at rekkefølgen og rekkefølgen for registrering av attributtene til postadressen er fastsatt av reglene for levering av posttjenester, som er godkjent av resolusjoner av regjeringen i den russiske føderasjonen og oppdateres med jevne mellomrom;
• ledelsesmessig, fordi Brevet kan inneholde:
  • spesifikk ledelsesbeslutning, forslag, rapport eller krav - det kan rettes til en høyere organisasjon eller en likeverdig partner, klient;
  • en obligatorisk ordre eller normativ rettsakt som sendes til underordnede organisasjoner for gjennomføring eller informasjon.
    Det vil si at formålet med opprettelsen og innholdet i dokumentet, forfatterorganisasjonens plass i styringssystemet og forholdet til mottakeren av brevet påvirker utformingen av "adresser"-kravet. I tillegg skal brevet sendes til det punktet (organisasjon, tjenestemann, spesialist, strukturell enhet) hvor det er myndighet til å løse problemet som er angitt i dokumentet, endelig og realitetsmessig. Hvis du har flere spørsmål/forslag til denne organisasjonen som ikke er relatert til hverandre og løsningen ligger innenfor kompetansen forskjellige personer, da er det bedre å skrive et eget brev til hver "endelig mottaker". Og hvis du ikke vet hvem som skal jobbe med spørsmålene dine, kan du legge dem i et brev adressert til daglig leder eller adressere det generelt til organisasjonen;
• etikette faktor- behovet for å overholde aksepterte regler for høflighet, tatt i betraktning den spesifikke situasjonen for forretningskommunikasjon, statusen og posisjonen til adressaten (juridisk eller individuell, overordnet eller underordnet organisasjon, brevet sendes for første gang eller til en permanent korrespondent osv.).

Organisasjonsbrevskjema

For å gjennomføre korrespondanse utvikler og godkjenner nesten hver organisasjon sin egen brevform. Sammensetningen av detaljene og eksempler på design kan bli funnet:

• i GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til utarbeidelse av dokumenter" (Figur B.2 - B.4) og
• Metodiske anbefalinger for utvikling av instrukser for kontorarbeid i føderale utøvende myndigheter, godkjent. etter ordre fra Rosarkhiv datert 23. desember 2009 nr. 76 (punkt 3.3.1 med vedlegg).
  Organisasjoner legger stor vekt på utviklingen av en brevform og inkluderer den til og med i en "bedriftsstilbok", noe som er helt rettferdig, fordi han er "ansiktet" til en juridisk enhet, danner bildet av forfatteren av brevet og inntrykket av ham. Men det handler ikke bare om kvaliteten på papiret og fargene på malingen som brukes til å lage skjemaet. Skjemaet angir hele og forkortet navn på organisasjonen, organisasjons- og juridisk form og underordning. Det viktigste er å følge med riktig design informasjon om forfatteren som er angitt på den, liste opp alle måter å kontakte forfatteren på. I eksternt miljø dette formidler tegn på stabilitet, vilje til kontakt, åpenhet og "goodwill" i organisasjonen.

Plasseringen av detaljene i skjemaet kan være:

• langsgående(som i eksempel 1) eller
• hjørne:
  • sentrert(som i eksempel 2) eller
  • flagg(attributter er plassert i samme sidesone, men teksten til hver linje starter fra venstre margkant).

De langsgående og hjørneformene har en annen plassering for "adresser"-attributtet, det er angitt med en oransje fylling (sammenlign eksempel 1 og 2).

Attributter til attributtet "adresser".

Dessuten er svaret på spørsmålet "Hvor?", dvs. registrering av "postadresse"-attributtet anses som valgfritt av GOST. Hvis det passer inn, er dets elementer skrevet i rekkefølgen gitt av reglene for levering av posttjenester (dette er fastsatt av metodologiske anbefalinger for utvikling av instruksjoner for kontorarbeid i føderale utøvende myndigheter, vedlegg nr. 11) . Å angi postadressen på selve brevet blir praktisk når du bruker en konvolutt med et vindu, der alle data om adressaten vil være synlige (til hvem og hvor brevet må leveres), da trenger ikke denne informasjonen å være duplisert på konvolutten manuelt eller ved å feste en "etikett". Med store mengder korrespondanse sparer denne tilnærmingen betydelig tid og penger.

Hvis brevet er adressert statlig organ, kommunalt organ, øverste myndighet, høyere organisasjon, så er "postadresse"-attributtet fortsatt ikke utstedt (det er kun angitt på konvolutten). Se eksempel 3 og 4.

Hvis brevet sendes til den første sjefen for denne "overordnede organisasjonen", da inngår navnet på organisasjonen i stillingen, se eksempel 5 og 6. Både stilling og fullt navn skrives i dativ.

Eksempel 1

Skjul show

Eksempel 2

Skjul show

Eksempel 3

Skjul show

Eksempel 4

Skjul show

Eksempel 5

Skjul show

Eksempel 6

Skjul show

Hvis brevet adressert til en tredjeparts jevnaldrende eller downline-organisasjon, så kan "adresseraten" av brevet inkludere en postadresse, som best skilles fra navnet på organisasjonen med 1,5–2 linjeavstand og begynner med en liten bokstav som foreskrevet av GOST R 6.30-2003 (for eksempel " street” eller “pr.”):

Eksempel 7

Skjul show

Hvis brevet er adressert til lederen organisasjon, så inkluderer stillingen det fulle navnet på organisasjonen som indikerer den organisatoriske og juridiske formen:

Eksempel 8

Skjul show

Hvis brevet er adressert til lederen av en organisasjon som kommunikasjon ikke blir utført med for første gang, er det bedre å ikke angi postadressen.

Hvis brevet er adressert nestleder eller annen tjenestemann (og ikke den første lederen), så er alternativer tillatt (med eller uten å legge til en postadresse), og du bør være oppmerksom på saker og linjeavstand. Henvendelse til en tjenestemann gjøres alltid i dativtilfellet; hvis navnet på organisasjonen er skilt fra hans stilling, skrives det inn nominativ kasus:

Eksempel 9

Skjul show

Eksempel 10

Skjul show

Hvis brevet er adressert strukturell enhet organisasjoner, deretter i "adresser"-attributtet, angi først navnet på organisasjonen (etablerte forkortelser er tillatt), og først da - denne strukturelle enheten i nominativ tilfelle.

Det er tilrådelig å gjøre linjeavstand i eksempel 7, 10 og 11 for å skille attributtene til "adresser"-attributtet for å fremskynde mottakerens oppfatning og isolering av informasjon, men dette er ikke et strengt krav.

Eksempel 11

Skjul show

Eksempel 12

Skjul show

Hvis brevet er adressert til lederen av en strukturell enhet, er navnet på organisasjonen (i det nominative tilfellet) inkludert i attributtet "adresser", og navnet på enheten er inkludert i stillingens fulle navn i dativ tilfellet:

Eksempel 13

Skjul show

GOST R 6.30-2003 etablerer en metode for generalisert utforming av adressater ved sending av brev til flere homogene organisasjoner eller flere strukturelle inndelingerén organisasjon. Denne metoden gir:

• på selve brevet, utformingen av det generaliserte navnet på adressatene;
• ytterligere sammenstilling av en egen liste for postbrev, som inkluderer deres spesifikke navn og postadresser.

Eksempel 14

Skjul show

Eksempel 15

Skjul show

Se artikkelen " Lage konvolutter i MS Word"for å lære hvordan du tilpasser avsenderens adresse, kan du raskt lage mange konvolutter i henhold til en gitt mal og adresseliste, dekorere dem med bakgrunn eller design (ideer for å dekorere en konvolutt for 23. februar og 8. mars foreslås

E-postliste eller e-postliste genereres av utføreren av brevet basert på klassifisereren av organisasjoner og deres adresser, som vanligvis akkumuleres i kontoradministrasjonstjenesten som et resultat av (i EDMS eller i Word, Excel-tabeller). På hver konvolutt der hver kopi av brevet er forseglet, er det spesifikke navnet og adressen til organisasjonen angitt i samsvar med e-postlisten. Basert på denne listen kan utskriftsinformasjon på konvolutter konfigureres automatisk selv gjennom Word.

Det er nødvendig å merke seg at denne metoden vanligvis brukes av en høyere organisasjon når de sender brev til sine underordnede organer.

derimot hvis det ikke er flere enn 4 mottakere av ett brev, så er alle mottakere registrert på selve dokumentet, da kan du klare deg uten en e-postliste (ordet "Kopi" vises ikke før 2., 3. og 4. mottaker). Denne begrensningen på antall adressater i ett brev er etablert av GOST R 6.30-2003 og sunn fornuft. I dette tilfellet er adresseringen tegnet opp i øvre høyre hjørne som en liste over "adresser"-detaljer for hver instans/organisasjon, men alle kopier av et slikt brev er signert som originaler, og hver kopi er forseglet i en egen konvolutt som den tilsvarende spesifikke postadressen er utstedt på.

Denne adresseringsmetoden er praktisk å bruke når du trenger å varsle om brudd eller vesentlige hendelser, primært til overordnede, tilsyns- og reguleringsmyndigheter. På denne måten vil alle mottakere se hvem andre den ble sendt til. dette brevet.

Eksempel 16

Skjul show

Hvis et brev med samme innhold (for eksempel et tilbudsbrev) må sendes til flere "uavhengige" organisasjoner, er det bedre å utstede hvert brev som en original, dvs. Angi en individuell adressat på hver. Imidlertid vil registreringsnumrene for disse bokstavene være forskjellige.

Registrering av "adresser" detaljer ved vedlikehold korrespondanse med enkeltpersoner har sine egne egenskaper. Det første attributtet er etternavnet i dativ, deretter initialene og deretter postadressen:

Eksempel 17

Skjul show

Når du adresserer et brev til en tjenestemann som angir hans stilling, skrives initialene før etternavn (se eksempel 9, 10, 13), siden hovedidentifikasjonen til mottakeren er ved stillingstittel. Når du adresserer et brev til en privatperson, er hans initialer angitt bak etternavn (eksempel 17), siden vår identifikasjon som borgere utføres primært med etternavn. Ved registrering av etternavn og initialer skilles de med et mellomrom, dvs. «I.I. Ivanov", men ikke "I. I. Ivanov."

Hvordan riktig forretningskorrespondanse forkorte doble navn og doble patronymer til adressaten, skrevet med bindestrek, for eksempel Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Se svaret på spørsmålet " Hvordan forkorte doble navn og doble patronymer til adressaten, skrevet med bindestrek, i forretningskorrespondanse? »

For ikke å gjøre feil når du adresserer, på organisasjoners nettsteder er det nødvendig å finne ut de nøyaktige postadressene, fulle navn og stillingsbetegnelser til ledere og annen informasjon som vil hjelpe den beste måten etablere kommunikasjon i det første stadiet av dokumentoppfatning. Du kan prøve å få lignende informasjon fra sekretæren, eller hente den fra dokumenter mottatt fra denne organisasjonen.

Vær spesielt oppmerksom på bruken av store og små bokstaver i navn på organisasjoner og stillinger. Normene for det russiske språket foreslår å skrive en posisjon med en liten (små) bokstav, men en spesifikk høy posisjon kan skrives med stor bokstav, hvis det er gitt inngående dokumenter og lokale forskrifter for mottakerorganisasjonen. Vær oppmerksom på disse finessene.

Etikettfaktor

Anke- en konvensjonell etikettefrase, taleformel som uttrykker respekt og en vennlig, høflig holdning til adressaten. Det anbefales å avslutte det utropstegn , og understreker betydningen av både spørsmålet og appellen til denne personen.

Oftest kontaktet med fornavn og patronym(Eksempel 18), mye sjeldnere - etter posisjon(Eksempel 20). Det andre alternativet er strengt forretningsmessig og brukes når du henvender deg til en person som har en høy offisiell stilling i statlige og kommunale organer, stor organisasjon. Enda sjeldnere tar de kontakt med etternavn uten initialer(Eksempel 19) - dette understreker "avstanden", formaliteten i forholdet mellom forfatteren og adressaten, ganske typisk for korrespondanse med en privatperson.

Eksempel 18

Adresse etter fornavn og patronym

Kollaps 20

En annen måte for spesielt respektfull holdning til adressaten manifesteres i "etiketterammen": "Kjære..." – "Med dyp respekt", som brukes når man henvender seg til en person med høyere rangering (styreleder, leder for en høyere myndighet eller styringsorgan, etc.), samt ved utsendelse av gratulasjoner, for eksempel med et jubileum.

Anke "Dyrt..." selv i tilfelle av gratulasjoner til adressaten, bør den brukes med forsiktighet, fordi I offisielle forhold må det fortsatt opprettholdes en viss lederavstand.

Anke "Kjære" regnes for tiden som utdatert, overflødig - som ikke samsvarer med normene for moderne forretningsstil på det russiske litterære språket.

Spesielle håndteringsregler dukket etter hvert opp når man jobber med innbyggerklager. Som svar på brevene deres "beste praksis" Statlige organer og lokale myndigheter anbefaler følgende taleformler:

Eksempel 22

Skjul show

Men uavhengig av spørsmålet som reises i innbyggerens klage, uavhengig av situasjonen (konflikt, klage eller anke på et personlig spørsmål, for første gang eller gjentatt osv.), er det fortsatt universell formel appellerer til innbyggerne er adressert med navn og patronym (som i eksempel 18).

Kommersielle organisasjoner kan, når de korresponderer med kunder og vurderer deres klager, la seg lede av de samme anbefalingene.

Forretningskorrespondanse mellom partnere kan fortelle mye - ikke bare hva som er tydelig skrevet, men også hva som er skjult "mellom linjene." Det er viktig ikke bare hva som skrives, men også hvordan det gjøres. Tross alt er den forresten sammensatt og et brev er utstedt, mottatt fra ethvert selskap, kan man trekke en ganske nøyaktig konklusjon om kulturen for kontorarbeid, nivået på selskapets ledelseskultur og derfor soliditeten.

Det finnes ulike definisjoner på skriving som et dokument. Uansett servicebrev er et generalisert navn for dokumenter med forskjellig innhold (åpent brev, bekreftelse, avslag, forslag, ordre, melding, følgebrev, invitasjon, takknemlighet, varsel, informasjonspost, påminnelse, garantibrev, forespørsel, svar på forespørsel, klage, krav, brev med flere aspekter), tildelt én gruppe på grunnlag av at de alle fungerer som et kommunikasjonsmiddel mellom juridiske enheter og enkeltpersoner og sendes fra forfatteren til adressaten.

Metoder for å overføre et dokument kan være forskjellige:

i det elektroniske dokumentflytsystemet mellom separate og fjerntliggende strukturelle divisjoner innen en virksomhet og

per post, e-post, telegraf, faks, dersom korrespondanse foretas mellom ulike virksomheter.

Alt avhenger av praksisen som har utviklet seg i din organisasjon, på nivået på teknisk utstyr.

I vårt selskap utføres korrespondanse ved å sende brev både internt i bedriften og med eksterne adressater. Brevveksling innen virksomheten oppstår på grunn av det faktum at regionale avdelinger, ikke er juridiske enheter, fungerer som strukturelle divisjoner og er lokalisert i betydelig avstand fra hverandre og fra generaldirektoratet. Men informasjonsutveksling innen strukturelle avdelinger og i generaldirektoratet skjer ved å sende notater.

Tjenestebrev er tegnet på brevpapir. Skjemaene utvikles individuelt i hver organisasjon og godkjennes av dens leder.

Forskrifter

Ved utvikling av et dokument som etablerer bedriftens krav til opprettelse forretningsbrev , bør du stole på følgende dokumenter:

GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til dokumentutarbeidelse";

GOST ISO 8601-2001 "Representasjon av datoer og tider på dagen. Generelle Krav»;

GOST R 1.5-2004 “Standardisering i Den russiske føderasjonen. Nasjonale standarder for den russiske føderasjonen. Regler for konstruksjon, presentasjon, design og notasjon."

Når du utarbeider anbefalinger, bør du stole på lokale forskrifter som regulerer myndighetenes myndighet og prosedyren for å godta og signere utkast til dokumenter i din bedrift (hvis slike dokumenter finnes i din bedrift).

Prosedyre for arbeid med bokstaver

Over tid utvikler hver virksomhet sin egen praksis for å klassifisere et brev som en eller annen type, som bestemmer prosedyren for utførelse, godkjenning og signering. Det er tilrådelig å konsolidere etablert praksis i form av instruksjoner eller andre lokale forskrifter. I det minste bør følgende være isolert fra den generelle matrisen og underlagt enhetlige regler: typer bokstaver:

til høyere organisasjoner, føderale myndigheter og myndigheter i de konstituerende enhetene i føderasjonen;

til strukturelle inndelinger;

kommersielle brev sendt til tredjeparter.

Vårt firma har implementert et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS).

I samsvar med "Regler for organisering av dokumentflyt" utføres korrespondanse mellom generaldirektoratet og filialene kun ved hjelp av en EDMS.

Korrespondanse med eksterne organisasjoner går gjennom alle stadier av utarbeidelse av brev til EDMS, bortsett fra å sende originalen, som sendes med post, faks og andre kommunikasjonsmidler.

Stadiene for behandling av utgående brev er beskrevet i vår virksomhet i en spesiell seksjon "Utgående dokumenter" innenfor rammen av "Regler for arbeid i det elektroniske dokumenthåndteringssystemet". Generelt ser denne beskrivelsen slik ut:

et utkast til utgående brev kan opprettes av enhver ansatt;

godkjenning skjer på en slik måte at hver godkjenner ser alle vedtak som er mottatt siden begynnelsen av godkjenningsprosessen;

hvis minst ett negativt visum er mottatt på godkjennings- eller signeringsstadiet, returneres dokumentet til forfatteren for revisjon;

i tillegg kan dokumentet trekkes tilbake av forfatteren selv;

hvis dokumentutkastet er godkjent av alle godkjennere, går det automatisk til signeringsstadiet, hvoretter det registreres i systemet;

hvis dokumentet må sendes med post, overføres originaldokumentet til DOW-tjenesten for sending; i alle andre tilfeller sender entreprenørene dokumentet selv;

originalene til utgående dokumenter, dersom de ikke ble sendt per post, oppbevares av bobestyreren i saken i henhold til saksnomenklaturen.

Sammensetning og formatering av brevdetaljer

Brevform

Et spesielt skjema brukes til å skrive offisielle brev. Brevskjemaet for korrespondanse i Russland må inneholde følgende detaljer:

Rekvisitter "10 - navn på dokumenttypen" i bokstaver er ikke utstedt. Og forklaringen er enkel. Brev har sin egen form, forskjellig fra andre typer dokumenter. Og hvis du plukket opp (eller så på LCD-skjermen) et dokument utført i brevpapir, da vil konklusjonen du trekker være entydig. Du trenger ikke ordet "BREV". Du vil allerede vite at du har å gjøre med denne typen dokumenter.

Hos vår bedrift er vinkelarrangementet av detaljer på A4-format akseptert. Se eksempel 1.

I tillegg kan et spesielt skjema utvikles og godkjennes for internasjonal korrespondanse etter ordre fra organisasjonens leder (et eksempel er presentert i eksempel 3).

Organisasjonsbrevskjema med hjørneplassering av detaljer

Organisasjonsbrevskjema med langsgående arrangement av detaljer

Organisasjonsbrevskjema med hjørneplassering av detaljer for internasjonal korrespondanse

Rekvisitter "18 - tittel på teksten"

Overskrift reflekterer sammendrag dokumentet, og det kan derfor ikke være for langt. Det er ikke gitt mer enn fem linjer, selv om dette bindet kan betraktes som overdrevent fra sunn fornufts synspunkt. Det er bedre å prøve å passe inn i en eller tre linjer, som er skrevet ut med en linjeavstand.

Tittelen burde:

være grammatisk konsistent med navnet på dokumenttypen og

svar på spørsmålet "om hva?" eller "om hvem?",

skrevet med stor bokstav og

uten sitater,

det er ingen punktum på slutten.

Her eksempler formulering Overskrift. Som du kan se, er de alle lakoniske og svarer på spørsmålet "hva handler brevet om?":

om levering av materiell og teknisk assistanse;

Om å gi informasjon;

Ved manglende oppfyllelse av kontraktsforpliktelser.

Overskrift plassert under detaljene "13 - lenke til registreringsnummer og dato for dokumentet" fra kanten av venstre marg (uten innrykk). Se eksempel 13.

Rekvisitter "11 - dokumentdato"

Denne detaljen er plassert på samme linje med registreringsnummeret til dokumentet, som er plassert under referansedataene om organisasjonen, men over lenken til initieringsdokumentet. På brevhodet er det gitt spesielle restriktive merker for å vise datoen for dokumentet (se eksempel 1 og 2).

Dato for brevet er datoen for signeringen. Den utstedes klokken åtte Arabiske tall i rekkefølge: to sifre hver for månedsdagen og måneden, fire sifre for året. Samtidig er bokstaven "g." ikke plassert etter tall.

Når du vil referere til en bestemt bokstav i teksten til et dokument, vil det være riktig å først angi dokumenttypen, deretter datoen og nummeret, og på slutten - tittelen.

Og hvis rekvisittene er "11 - dokumentdato” tillater kun digital betegnelse, så når en bokstav er nevnt i teksten til et annet dokument, kan datoen også skrives på en alfanumerisk måte (i dette tilfellet skrives “år” eller hele ordet “år” på slutten av datoen i det aktuelle tilfellet). For eksempel:

brev av 28. juli 2007 nr. 25/3923 «Om avskrivningen Kjøretøy"enten

Detaljer "12 - dokumentregistreringsnummer"

Dokumentregistreringsnummer- dette er en digital eller alfanumerisk betegnelse som tildeles et dokument når det registreres. Tilstedeværelsen av et registreringsnummer på et dokument indikerer at det er inkludert i foretakets informasjonsserie og er under kontroll og ansvar av foretaket.

Brevregistreringsnummer består av en saksindeks i henhold til saksnomenklaturen og et løpenummer, for eksempel 01-39/64, hvor 01 er saksbehandlingsindeksen, 39 er saksnummeret i henhold til nomenklaturen, 64 - serienummer dokument.

Detaljer "13 - lenke til registreringsnummeret og datoen for dokumentet"

Hvis brevet du forbereder er et svar på et mottatt (initierende) dokument, vil det å gjenspeile dataene (nummer og dato) øke effektiviteten til både de ansatte i organisasjonen din og mottakeren av brevet.

Vær oppmerksom på at en av de vanlige feilene når du skriver svar på brev, er å gjenta en lenke til detaljene i det innkommende dokumentet i brevteksten. Tross alt eliminerer tilstedeværelsen av en egen detalj, der data om initieringsdokumentet er umiddelbart synlig, behovet for å duplisere denne informasjonen i teksten til brevet. Og da i stedet for frasen "Som svar på ditt brev datert 28. juli 2007 nr. 25/3923, informerer vi deg..." i begynnelsen av teksten vil det vise seg:

I forbindelse med ditt forslag...;

Vi informerer deg om at vi har blitt kjent med ditt forslag om å kjøpe produserte produkter med hensyn til sesongmessige rabatter...;

Takk for invitasjonen...;

Som svar på din forespørsel informerer vi...;

Vi bekrefter mottak av dokumenter...;

Vi støtter ditt forslag (anke)...;

På de vilkårene du foreslår...;

I henhold til leveringsavtalen...

Rekvisitter "15 - adressat"

På vinklet sted detaljer på brevpapiret"Adressat" er plassert i øvre høyre hjørne på nivået av navnet på organisasjonen - forfatteren av dokumentet (se eksempel 13). Ved langsgående, vinkelgrensemerker plasseres ofte for denne støtten (se eksempel 2).

Dokumentet kan adresseres enten til en spesifikk offisiell eller strukturell enhet, eller til organisasjonen som helhet. Det vil avhenge av dette sammensetningen av informasjonen som er angitt i detaljene, men i alle fall vil følgende regler gjelde:

initialene er angitt før etternavnet til tjenestemannen og er atskilt fra det med ett mellomrom ved adressering, personens navn er alltid skrevet i dativ;

navnet på organisasjonen eller dens strukturelle enhet er alltid angitt i det nominative tilfellet;

Noen ganger inkluderer "Adressee"-attributtet postadressen til mottakeren av brevet. Adressen er plassert under mottakerens navn. Elementer av postadressen er angitt i sekvensen fastsatt av reglene for levering av posttjenester:

• husnummer,

  kontor eller leilighet (hvis tilgjengelig på adressen),

  lokalitet(vanligvis er dette en by),

  distrikt og region kan være indikert,

  kan være navnet på landet,

  Postnummeret skal skrives.

Postadressen oppgis ikke ved sending av dokument til høyere myndigheter statsmakt og ledelse (til presidenten for Den russiske føderasjonen, til regjeringen i den russiske føderasjonen, til Statsdumaen etc.), til en høyere organisasjon, til underordnede organisasjoner (avdelinger, avdelinger, representasjonskontorer) og til faste korrespondenter.

Men dens tilstedeværelse i "Addressee"-attributtet blir praktisk når brev sendes i en konvolutt med et gjennomsiktig vindu. Da er det ikke nødvendig å angi mottakeren og adressen hans på konvolutten - de er synlige gjennom det gjennomsiktige vinduet. Den beskrevne teknologien blir spesielt attraktiv når masseutsendelser bokstaver.

La oss nå se på eksempler registrering vurdert av oss Rekvisitter når du adresserer et brev:

organisasjon (se eksempel 4) som angir postadressen;

dens strukturelle enhet (se eksempel 5);

offisiell (se eksempel 6);

til en privatperson (se eksempel 7) som oppgir sin postadresse.

Linjene til dette attributtet skrives ut med én linjeavstand. Unntaket er fullt navn. offisiell, som kan skilles fra forrige linje med halvannen linjeavstand (se eksempel 6).

I eksemplene nedenfor støttelinjer"Destinasjonen" er justert til venstre ("flagg"-layout). Selv om det også er mulig å sentrere hver støttelinjer i forhold til den lengste linjen.

Helrussisk offentlig organisasjon
små og mellomstore bedrifter
"STØTTE AV RUSSLAND"
New Square, bygning 8, bygning 2,
Moskva, 109012

Den russiske føderasjonens sentralbank
Institutt for regulering, ledelse og
overvåking av betalingssystemet

til administrerende direktør
JSC "Perekrestok"
R.I. Svetoforov

LLC "Meteoprognoz"
Regnskapssjef
Yu.A. Skyfri

Perepelkin Yu.M.
St. Nadezhda Suslova, 29, leilighet. 201,
Nizhny Novgorod, 603098

Et av de vanligste spørsmålene som forfattere av brevutkast kontakter barnehagetjenesten med, er spørsmålet om hvordan sende ett brev til ulike ledere:

ta det generelt eller

Send til hver enkelt for seg.

I dette tilfellet avhenger alt av reglene som er vedtatt i organisasjonen. Hos vår bedrift er det å foretrekke å sende brev til hver leder med initialer og etternavn. Dette gjør det mulig å starte brevet med en personlig anke. Hvis for eksempel et av brevene er adressert til M.A. Kotov, filialdirektør byggematerialer og strukturer, så vil vi begynne teksten til brevet med uttrykket "Kjære Mikhail Alekseevich!"

Hvis personalisering ikke spiller noen rolle, kan du adressere brevet til flere ledere samtidig, for eksempel filialdirektører, så vil adressen til dem ha den generelle formen "Kjære kolleger!"

Hvis et brev sendes til flere adressater, bør det ikke være flere enn fire av dem i ett brev. Det bør huskes at ordet "Kopi" ikke er angitt før den andre, tredje, fjerde adressaten. På store mengder adressater er det satt sammen en postliste for dokumenter som angir korrespondenter og deres adresser, i dette tilfellet, på selve brevet, er adressaten skrevet på en generell måte.

La oss minne deg på at i henhold til GOST R 6.30-2003, må navnet på en privatperson eller tjenestemann i "Adressat"-kravet skrives i dativsaken. Og her blir vi innhentet av det "store og mektige" russiske språket, som krever at noen etternavn avvises og forbyr andre. Og du forstår godt at når du henvender deg til en person, er det i det minste uhøflig å gjøre en feil i etternavnet hans.

Reglene for det russiske språket, som vi lister opp i denne artikkelen, kan hjelpe deg. Nå kan du nøyaktig bestemme hvordan du uttaler et hvilket som helst etternavn.

Russiske og utenlandske etternavn som ender i en konsonant, tilbøyelig hvis de tilhører hanner (Lerman - Lerman, Narodovich - Narodovich, Zeiser - Zeiser, Nidens - Nidens, Petrelyak - Petrelyak). Men de bøyer seg ikke hvis de tilhører kvinner (Maria Lerman, Elena Narodovich, Ksenia Tsayser, Valeria Nidens, Anna Petrelyak). Et unntak fra regelen kan være etternavn som tilhører menn som sammenfaller med navnene på dyr (Evgeniy Zhuk, Nikolai Strizh).

Etternavn finsk-ugrisk språkgruppe ikke bøy (for Yuri Saknyn, Vladimir Kaikonen).

Utenlandske etternavn, ender på en stresset vokal(Til Igor Vaino), og navnet på stiftelsen er ikke avvist.

slavisk (polsk og tsjekkisk) etternavn i -ski, -y er ikke avslått (Leonid Lewinski, Anne Zakorny).

georgisk og japansk etternavn blir vanligvis avslått (Okujawe, Kurosawa).

Etternavn på -ago (-yago), -ovo, -yh (-deres) ikke bøy (Belykh, Zadorozhnykh, Neprago).

Ukrainske etternavn som begynner med -ko (-enko) ikke bøy (Nechipurenko, Saenko).

På koreanske, vietnamesiske, burmesiske navn og etternavn avvises den siste delen hvis den ender med en konsonantlyd(Kim Il Sung).

I doble etternavn den første delen avvises hvis den i seg selv brukes som etternavn (for Solovyov-Sedov), og avvises ikke hvis det ikke er et etternavn (for Arseny Bill-Belotserkovsky, Victoria Grum-Grzhimailo).

Rekvisitter "20 - dokumenttekst"

hjem formålet med forretningsbrev- overbevise, vise, forklare og som et resultat få partneren til handling, dvs. for å oppnå resultat. Du bør nøye vurdere på forhånd hvilket resultat du ønsker å oppnå når du skriver et bestemt brev - både den leksikalske sammensetningen du bruker og den interne intonasjonen i teksten vil avhenge av dette.

Det er viktig å huske følgende: teksten til brevet skal være kortfattet, konsekvent, overbevisende, korrekt og enkelt. Informasjonen som presenteres bør tolkes entydig (det er på sin plass å huske lignelsen: "Jeg husker ikke noe: enten ble hatten hans stjålet, eller han stjal hatten sin"). Essensen av brevet bør ikke "drukne" i detaljer.

Strukturen til brevet inneholder vanligvis to deler: innledende og hoved.

De innledende notatene angir årsakene som forårsaket skrive et brev, og det vises til fakta, datoer, dokumenter (bortsett fra referanser til detaljene i initieringsdokumentet, som dette brevet er et svar på). Den innledende delen kan begynne med ordene:

Fordi…;

På grunn av ankomst med stor forsinkelse...;

Basert på bestillingen datert... Nei....;

I henhold til avtalen datert... Nei....;

Vi har vurdert forslagene dine...;

I samsvar med din forespørsel...;

Som bytte...;

Som et unntak...

Hoveddelen av brevet formulerer et tilbud, et avslag, en forespørsel.

Hvilken klageform bør jeg velge?

Ved henvendelse til en gruppe ansatte eller hele bedriftsteamet brukes følgende adresseform:

Kjære Sirs!

Kjære kollegaer!

En strengt offisiell appell rettes til ledere av regjeringen og administrative organer som har høye stillinger:

Kjære herr formann!

Kjære herr ordfører!

Kjære herr stedfortreder!

Adresseformen etter etternavn er også offisiell:

Herr Smirnov!

Kjære herr Chernov!

Det skal huskes at adresseformen avhenger av hvor formelt forholdet ditt til adressaten av brevet er. For eksempel er det mindre formelt å adressere noen med fornavn og patronym eller kun med fornavn (i e-postkorrespondanse):

Kjære Viktor Sergeevich!

Pavel Alexandrovich!

Kjære Andrey!

I offisielle brev følgende presentasjonsformer brukes :

førsteperson flertall(vi sender for godkjenning, vennligst vurder);

i tredje person entall (bedriften motsetter seg ikke).

Dette er fordi tjenestemannen som signerte brevet snakker på vegne av sin organisasjon, og ikke på sine egne vegne. Derfor sammendrag av brevet første person entall (skriv opp, jeg tror det er nødvendig) kun tillatt i følgende tilfeller:

Når brevet er under utarbeidelse på offisielt brevpapir (og ikke på organisasjonens brevpapir);

når brevet er konfidensielt og ikke er skrevet på brevpapir.

I dette tilfellet konstruksjonsverbet + personlig pronomen i dativkasus (vi foreslår deg, vi minner deg på) stilmessig skiller intern intonasjon seg fra formen, som består av ett verb (foreslå, minne) mer mykhet.

Det er to hoved tekstkomposisjonsmetode bokstaver: historisk og systematisk.

Med den historiske metoden presenteres innholdet i den rekkefølgen hendelsene skjedde i. De. først beskrives bakgrunnen for situasjonen eller hendelsen, deretter hva er den umiddelbare grunnen (grunnen) til å skrive brevet, deretter argumenteres og konklusjoner følger. Denne presentasjonsmetoden kalles den "vanlige pyramidemetoden". Det brukes i forretningsbrev angående hovedaktiviteter (produksjons) til bedriften.

På systematisk presentasjonsmetoden, alle hovedfakta eller bestemmelsene er gitt i første ledd av brevet, i de følgende avsnittene - alle detaljer, spesifikk og klargjørende informasjon. Denne presentasjonsmetoden kalles "invertert pyramide"-metoden. Den brukes i utarbeidelsen av invitasjonsbrev, gratulasjoner, informasjons- og reklamebrev og tilbudsbrev.

For de fleste forretningsbrev preget av stabilitet stilistiske vendinger. Bruk av standardspråkmodeller kan forenkle prosessen med å kompilere dokumenttekster betydelig.

Avhengig av type skrift brukes følgende setninger når du komponerer teksten:

Følgebrev:

• Vi sender deg...; Vi sender deg…;
• I samsvar med forespørselen din sender vi...;
• I henhold til inngått avtale foreslår vi...

• Påminnelse:

  • Vi minner om at...;

    Etter utløpet av … perioden, blir vårt firmas tilbud ugyldig.

Bekreftelse:

• Hovedstadsbyggavdelingen bekrefter mottak...;

  Vi bekrefter at utstyret er mottatt...;

  Vi bekrefter med takk...

Legge merke til:

• Vi informerer deg om at...;

  Vi informerer deg om at...;

  Vi informerer deg om at...;

  Vi anser det som nødvendig å informere deg...

• Vi vil være takknemlige hvis du kan...;

  Vi vil gjerne motta...;

  Vi er svært interessert i å løse dette problemet;

  Dessverre, på grunn av midlertidige vanskeligheter er vi tvunget...;

  I henhold til vår avtale ber vi deg...

Takknemlighet:

• Vi er deg takknemlige for...;

  Vi uttrykker vår takknemlighet for…

I forretningsbrev preferanse gis til passive konstruksjoner, som fokus på ord som angir handlinger, For eksempel: tilbud vurderes, tiltak iverksettes, arbeid utføres.

Tekstene til bokstavene bruker konstruksjoner (splitting av predikatet), som ikke bare navngir handlingen (levere, produsere), men også angi gjenstand for handling (støtte, assistanse), For eksempel:

- Gi hjelp(i stedet for å tilrettelegge);

Utføre regnskap (ikke regnskap);

- Gjennomføre aktiviteter på...(i stedet for å gjøre det).

Når du skriver brev bør du følge med ordkompatibilitet seg imellom og ledelsesregler på russisk. Vær oppmerksom på vanlige feil:

Dessuten i forretningskorrespondanse Følgende setninger brukes ofte: kontroll tildeles, problemer løses, oppgaver løses, gjeld nedbetales, betalinger foretas, avtaler inngås, rabatter gis og gis.

Før du fullfører brevet, still deg selv ett spørsmål. Ønsker du å få godkjenning fra de du tar skriftlig kontakt med? I dette tilfellet, vær oppriktig høflig og Avslutt brevene dine med etiketteformler:

Vi setter pris på samarbeidet vårt. Takk skal du ha!

Vi håper at forespørselen vår ikke vil være vanskelig for deg;

Vi håper på en vellykket fortsettelse av samarbeidet;

Vi vil være takknemlige for deg for rask løsning på problemet;

Vi håper på din interesse for å utvide båndene;

MED Beste hilsener;

Velkommen til vårt seminar.

Før "Signatur"-attributtet i forretningsbrev Den siste etikettefrasen "Med respekt" brukes. Dermed adressen "Kjære ...!" i begynnelsen av brevet og den siste etikettefrasen "Med respekt" utgjør den såkalte etiketterammen.

I attributtet "20 - dokumenttekst" er det generelt akseptert å bruke fonten Times New Roman med skriftstørrelse 12 - 14. I vårt selskap bruker vi en redusert størrelse for bord: 11 - 12. Fordi... Det er ingen strengt definerte krav til skrifttype og skriftstørrelse, de bør fastsettes i organisasjonens interne lokale dokumenter for å bringe dem til ensartethet.

Vårt firma tillater ikke bruk av andre skrifttyper, samt understreker ord, bruk av fet skrift, kursiv, etc. I tillegg forlot vi bruken av vilkårlige forkortelser og ikke-aksepterte betegnelser på måleenheter.

Teksten i dokumentet skrives ut med en og en halv linjeavstand, i motsetning til de andre brevdetaljer, som bruker enkelt linjeavstand.

Rekvisitter "21 - markering av tilstedeværelsen av applikasjonen"

Et merke som indikerer tilstedeværelsen av applikasjonen er plassert umiddelbart etter teksten med to til fire linjeavstander.

Hvis dokumentet har en søknad som ikke er navngitt i teksten, angis tittel, antall ark og antall kopier.

På flere applikasjoner tilgjengelig de er nummerert (se eksempel 14).

Når dersom søknaden er bundet, antall ark er ikke angitt, for eksempel:

Hvis dokumentsøknaden har sine egne søknader, deres tilstedeværelse er merket som følger:

Når et dokument sendes til flere adresser, og en søknad sendes til kun én av dem, lages det en merknad om søknadens tilstedeværelse som følger:

Rekvisitter "22 - signatur"

Signatur er nødvendig brevets krav Og omfatter:

jobbtittel personen som signerte dokumentet. Hvis dokumentet er utarbeidet på brevpapir, brukes en forkortet versjon av stillingen (uten å nevne navnet på bedriften, for eksempel daglig leder). Hvis dokumentet ikke er på brevpapir, må stillingen inneholde navnet på foretaket;

personlig signatur og

dens dekoding (initialer med etternavn).

Hvis et dokument er signert av flere tjenestemenn, plasseres deres signaturer under hverandre i rekkefølgen på stillingene deres: fra mer senior til mindre viktig. Det vanligste eksemplet er nærheten på et underskriftsbrev fra slike tjenestemenn som daglig leder og regnskapssjef.

Rekvisitter "25 - seglinntrykk"

Dokumenter stemples på vår bedrift i samsvar med "Forskrifter om prosedyre for utførelse, produksjon, registrering, bruk, lagring og destruksjon av segl og frimerker," som ble godkjent etter ordre fra generaldirektøren.

Etter alminnelige regler settes det ikke frimerker på dokumenter som er tegnet på brevpapir. Denne regelen kommer fra sovjetisk kontorarbeid, da dokumentskjemaer ble produsert ved utskrift og tilgangen til dem var begrenset på samme måte som til utskrift. Men nå har situasjonen endret seg, de fleste dokumenter utarbeides ved hjelp av en datamaskin og en skriver, så utskrift av et dokument på brevpapir kan ikke lenger gi de samme garantiene.

Derfor kreves et seglavtrykk på garantibrev. Den bekrefter ektheten til tjenestemannens signatur og er påført for ikke å "formørke" den personlige oppblomstringen, som bør være lett lesbar. Seglavtrykket skal dekke de siste bokstavene i stillingstittelen og, om mulig, kanten av det personlige slaget.

Rekvisitter "27 - merke om utøveren"

Denne rekvisitten inkluderer:

initialer og etternavn (eller fullt navn, patronym og etternavn) til eksekutøren av dokumentet og

telefonnummeret hans.

Dette gjør at mottakeren av brevet raskt kan kontakte opphavsmannen.

Dette merket er plassert på forsiden eller baksiden av det siste arket i dokumentet i nedre venstre hjørne og er ofte laget med redusert punktstørrelse (i vårt foretak bruker vi 10 punktstørrelse til disse formålene).

La oss nå gi eksempel på brevformat med alle detaljene vi beskrev:

Ulike måter å overtale folk til ditt synspunkt

Det er mange anbefalinger om dette emnet. Mange av dem har blitt klassikere, men er fortsatt ikke mye brukt i praksis, bortsett fra innenfor aktivitetsfeltet under vanlig navn"markedsføring av varer og tjenester." Imidlertid bør brev, tilsynelatende om rene "produksjons"-emner, skrives under hensyntagen psykologiske egenskaper, felles for alle mennesker.

Du bør ikke begynne med saker du og partneren din er uenige om. Det er bedre å fokusere på de spørsmålene du er enig med ham i, for å understreke at du streber etter det samme, og forskjellen i synspunktene dine gjelder bare metoder, og ikke det endelige målet.

En annen regel er Du bør ikke uttrykke et negativt svar i en kategorisk form:"Nei aldri!". «Det negative svaret», sier professor Overstreet i sin bok Influencing Human Behavior, «er den vanskeligste hindringen å overvinne. I alle fall, selv i tilfelle av en klage eller avslag, må du gi korrespondanseprosessen en generell positiv retning. Erfarne kommunikatører vet hvordan de skal nekte på en slik måte at personen sitter igjen med en følelse av tilfredshet og perspektiv (et positivt utfall). Tross alt, faktisk, dette avslaget og denne klagen avslutter ikke forretningsforholdet. Men selv i tilfelle du bestemmer deg for å bryte med en klient for alltid, er det nødvendig å informere ham om dette?

Berømt teknikk kalt "Sokrates' hemmelighet": hvis du vil fortelle en person at han tar feil, still ham forsiktig et spørsmål som bør besvares positivt. I politiske teknologier læres denne teknikken, konvensjonelt kalt "loven om tre ja", til agitatorer som arbeider med befolkningen.

Den neste regelen er alltid nødvendig drive kommunikasjon (inkludert korrespondanse) i interessekretsen til partneren din. Hva vil du oppnå hvis du uttrykker dine egne problemer og behov i et forretningsbrev? Men det er nettopp for å løse disse problemene du svarer. Hvordan være? Du bør ikke skrive om hvilke problemer du ønsker å løse, men om hvilke positive ting dine gjensidige handlinger vil bringe til partneren din. Fordelen din bør "pakkes" som en gave til partneren din, som han ikke visste om før han mottok dette brevet. Denne posisjonen har ingenting å gjøre med de tomme floskler som høres ut i dårlige reklamefilmer: vi jobber for deg selv til tross for vår egen fordel. Hvem vil tro dette? Det handler om om din høye grad av bevissthet om partneren din og omtanken i handlingene dine: du selv tror at samarbeid med deg vil gi ekte resultater for partneren din, og du vet hvordan du gjør det.

Lao Tzu skrev: «Grunnen til at hundrevis av fjellbekker renner ut i elver og hav er at elvene og havene ligger under fjellene. Derfor er de i stand til å herske over alle fjellbekker, og vismannen, som ønsker å være over mennesker, blir lavere enn dem; ønsker å være foran, blir han bak. Derfor, selv om hans plass er over folk, føler de ikke hans vekt, selv om hans plass er foran dem, anser de det ikke som urettferdig.»

Menneskets historie husker brev som «utrettet mirakler».

Opprette forretningsbrev- en ansvarlig oppgave. Derfor bør vi ikke glemme ordtaket: "Det som er skrevet med en penn kan ikke hugges ned med en øks." Vi er ikke Lincolns eller Sokrates, og vi kan aldri følge deres råd bokstavelig. Men å lære regelen: start med ros og oppriktig anerkjennelse av partnerens styrker vil absolutt hjelpe i daglige forretningskontakter, inkludert når du skriver brev. Som psykologisk teknikk fungerer uansett om din bedrift selger turistreiser eller produserer rør med stor diameter.

Hvilken ordlyd må inngå i kontrakten for deretter å kunne avtale vilkårene for transaksjonen via telefon, faks eller E-post? Hva er motsatt side medaljer av slik "effektivitet"? Etter hvilke regler vil retten tolke vilkårene for transaksjonen basert på eksisterende korrespondanse og andre dokumenter? Når er det på tide å utarbeide en protokoll for å avstemme uenigheter eller en tilleggsavtale til kontrakten og hvordan gjøre det?

Du finner svar på disse spørsmålene i artikkelen"Korrespondanse mellom partene gjennom øynene til en advokat".

1 Se artikkel av E.M. Kameneva “Utvikling av former for organisatoriske og administrative dokumenter” på side 20 nr. 8` 2005 og på side 40 nr. 9` 2005

2 Blant de nødvendige detaljene bokstaver, i tillegg til de som er inkludert i skjemaet, inkluderer:

• 15 - adressat;
• 18 - tittel på teksten (påkrevd bare når du skriver et brev i A4-format; for et dokument i A5-format er det ikke nødvendig);
• 20 - teksten til dokumentet;
• 22 - signatur;
• 27 - merke om utøveren.

Valgfri Følgende detaljer kreves for brevet:

• 21 - merke på tilstedeværelsen av applikasjoner;
• 24 - visumgodkjenning av dokumenter;
• 25 - seglavtrykk (festet på garantibrev);
• 30 - identifikator elektronisk signatur dokument.

3 Avhengig av størrelsen på bokstavteksten, er det mulig å bruke ikke bare A4-format, men også A5-format.