Kā uzrakstīt biznesa vēstuli: biznesa vēstuļu veidi, noformēšanas noteikumi, stils un paraugi. Garantijas vēstule juridiskās adreses norādīšanai

Stingras atskaites formas Pirmkārt, uzņēmēji Krievijas Federācijas valdības noteiktajā kārtībā var (bet nav pienākuma) pieņemt skaidru naudu vai veikt maksājumus ar maksājumu kartēm, neizmantojot kases aparātus, sniedzot pakalpojumus sabiedrībai. kad

BIZNESA PARTNERA LOMA Lai nodrošinātu uzņēmuma panākumus un piedalītos biznesa vadībā, personāla darbinieki dala pienākumus kā biznesa partneri ar saviem vadības kolēģiem. Viņiem ir jābūt spējām

Sarkano zonu savienošana ar biznesa saziņas laiku Jūs, iespējams, pamanījāt no vienkāršas tabulas, kas satur sarkanās zonas, ka vadītājs mēģināja atvēlēt atbilstošu laiku saviem trim galvenajiem uzdevumiem. Bet jūs arī to redzējāt viņam

Vienas minūtes biznesa rakstīšanas kurss 1. Skaidri izklāstiet savu lietu un sāciet pēc iespējas ātrāk pēc ievadteikuma. Netērējiet lasītāja laiku. Katru reizi jums ir jābūt skaidram iemeslam, kāpēc jūs to vispār rakstāt.2. Saglabājiet to personisku, draudzīgu un

GOST 7.0.8-2013 “Informācijas, bibliotēkas un izdevējdarbības standartu sistēma. Lietvedība un arhivēšana. Termini un definīcijas” konsolidēja to jēdzienu pamatnozīmes, kurus mēs turpmāk izmantosim:

• galamērķis- ziņas, kas satur informāciju par dokumenta saņēmēju;
• dokumenta detaļas– dokumenta noformējuma elements.

Turklāt jums jāpievērš uzmanība jaunajam terminam atribūts, kas tiek aktīvi izmantots, strādājot ar elektronisko zinātnisko un tehnisko dokumentāciju un tiek uzskatīts par obligāta rekvizītu sastāvdaļa dokumentu. Noteikumi par “adresāta” rekvizītu reģistrāciju, kas noteikti GOST R 6.30-2003, paredz dažādas iespējas tā dizains - tajos galvenie “adresāta” rekvizīta atribūti ir formalizēti vai nav formalizēti atšķirīgi.

Un visbeidzot, termins galamērķis jānošķir no novecojušās koncepcijas adresāts, kas tomēr ir minēts pielikumā Noteikumiem par biroja darbu federālajās izpildvaras iestādēs (apstiprināts ar Krievijas Federācijas valdības 2009. gada 15. jūnija dekrētu Nr. 477) tādā nozīmē autors, t.i. dokumenta sūtītājs(un pāri visam vēstules).

Tā kā korespondence parasti aizņem vairāk nekā 80% no organizāciju dokumentu plūsmas, tad “adresāta” rekvizītu reģistrēšanas noteikumus izskatīsim, izmantojot oficiālo oficiālo vēstuļu piemēru, kuras tiek sastādītas papīra formā un nosūtītas adresātam galvenokārt līdz plkst. pastu.

Korespondences vadīšanas procesā vadītājiem, darbiniekiem un organizācijas lietvedības dienestam jāņem vērā šādi faktori:

• tehnoloģiski, kas nozīmē, ka organizācija nosūtīs savu vēstuli caur pasta nodaļām vai izmantojot korespondences piegādes uzņēmumu pakalpojumus. Šie uzņēmumi un Krievijas pasts piegādes procesā darbojas kā neatkarīgas trešās puses. Veidojot vēstuli, jāņem vērā, kā tā tiks nosūtīta, iesaiņota, ka pasta adreses atribūtu reģistrācijas kārtību un secību nosaka Pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumi, kas apstiprināti ar lēmumiem. Krievijas Federācijas valdības paziņojumā un tiek periodiski atjaunināti;
• vadības, jo Vēstulē var būt:
  • specifisks vadības lēmums, priekšlikums, ziņojums vai pretenzija - to var adresēt augstākai organizācijai vai līdzvērtīgam partnerim, klientam;
  • obligāts rīkojums vai normatīvais tiesību akts, kas tiek nosūtīts padotības organizācijām izpildei vai informācijai.
    Tas ir, dokumenta izveides mērķis un saturs, autororganizācijas vieta vadības sistēmā un attiecības ar vēstules saņēmēju ietekmē “adresāta” rekvizīta noformējumu. Turklāt vēstule jānosūta uz punktu (organizācijai, amatpersonai, speciālistam, struktūrvienībai), kur ir tiesības atrisināt dokumentā noteikto jautājumu, galīgi un pēc būtības. Ja jums ir vairāki jautājumi/ieteikumi šai organizācijai, kas nav savstarpēji saistīti un kuru risināšana ir kompetencē dažādas personas, tad labāk katram “gala adresātam” rakstīt atsevišķu vēstuli. Un, ja jūs nezināt, kurš tiks norīkots strādāt ar jūsu jautājumiem, varat tos ievietot vēstulē, kas adresēta ģenerāldirektors vai adresēt to vispārīgi organizācijai;
• etiķetes faktors– nepieciešamība ievērot pieņemtos pieklājības noteikumus, ņemot vērā lietišķās komunikācijas konkrēto situāciju, adresāta statusu un amatu (juridiska vai fiziska, augstākstāvoša vai pakļauta organizācija, vēstule tiek nosūtīta pirmo reizi vai pastāvīgai personai). korespondents utt.).

Organizācijas vēstules forma

Lai veiktu korespondenci, gandrīz katra organizācija izstrādā un apstiprina savu vēstules veidlapu. Tās detaļu sastāvu un dizaina piemērus var atrast:

• GOST R 6.30-2003 “Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu sagatavošanai” (B.2. - B.4. attēli) un
• Apstiprināti metodiskie ieteikumi biroja darba instrukciju izstrādei federālajās izpildvaras iestādēs. ar Rosarkhiv 2009.gada 23.decembra rīkojumu Nr.76 (3.3.1.punkts ar pielikumiem).
  Organizācijas lielu uzmanību pievērš vēstules formas izstrādei un pat iekļauj to “korporatīvā” stila grāmatā, kas ir absolūti godīgi, jo viņš ir juridiskas personas “seja”, veido vēstules autora tēlu un iespaidu par viņu. Bet tas attiecas ne tikai uz papīra kvalitāti un krāsas krāsām, kas izmantotas formas izgatavošanai. Veidlapā norādīts pilns un saīsināts organizācijas nosaukums, organizatoriskā un juridiskā forma un pakļautība. Vissvarīgākais ir sekot pareizs dizains informācija par autoru, kas tajā norādīta, uzskaitot visus veidus, kā sazināties ar autoru. In ārējā vide tas liecina par organizācijas stabilitāti, vēlmi kontaktēties, atvērtību un “labo gribu”.

Detaļu atrašanās vieta veidlapā var būt:

• gareniski(kā 1. piemērā) vai
• stūrī:
  • centrēts(kā 2. piemērā) vai
  • karogs(atribūti atrodas tajā pašā sānu zonā, bet katras rindas teksts sākas no kreisās malas apmales).

Garenvirziena un stūra veidlapām ir atšķirīga atrašanās vieta atribūtam “adresāts”, tas ir norādīts ar oranžu aizpildījumu (sal. 1. un 2. piemēru).

Atribūta “adresāts” atribūti

Turklāt atbilde uz jautājumu “Kur?”, t.i. atribūta “pasta adrese” reģistrāciju GOST uzskata par neobligātu. Ja tas atbilst, tad tā elementus raksta tādā secībā, kādu paredz pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumi (to nosaka Metodiskie ieteikumi biroja darba instrukciju izstrādei federālajās izpildinstitūcijās, pielikums Nr. 11) . Pasta adreses norādīšana uz pašas vēstules kļūst ērta, izmantojot aploksni ar logu, kurā būs redzami visi dati par adresātu (kam un kur jānogādā vēstule), tad šai informācijai nav jābūt dublēt uz aploksnes manuāli vai uzlīmējot “etiķeti”. Ar lielu korespondences apjomu šī pieeja ievērojami ietaupa laiku un naudu.

Ja vēstule ir adresēta valsts iestāde, pašvaldības iestāde, augstākā iestāde, augstāka organizācija, tad atribūts “pasta adrese” joprojām netiek izsniegts (tas norādīts tikai uz aploksnes). Skatiet 3. un 4. piemēru.

Ja vēstuli nosūta pirmajam šīs "augstākās organizācijas" vadītājs, tad amatā tiek iekļauts organizācijas nosaukums, skatīt 5. un 6. piemēru. Gan amatu, gan pilnu nosaukumu raksta datīvā.

1. piemērs

Sakļaut šovu

2. piemērs

Sakļaut šovu

3. piemērs

Sakļaut šovu

4. piemērs

Sakļaut šovu

5. piemērs

Sakļaut šovu

6. piemērs

Sakļaut šovu

Ja vēstule adresēts trešās puses līdzvērtīgai organizācijai vai apakšlīnijas organizācijai, tad vēstules “adresāts” var ietvert pasta adresi, kuru no organizācijas nosaukuma vislabāk atdalīt ar 1,5–2 rindiņu atstarpēm un kas sākas ar mazu burtu, kā noteikts GOST R 6.30-2003 (piemēram, “ iela” vai “pr.

7. piemērs

Sakļaut šovu

Ja vēstule ir adresēta vadītājam organizācija, tad amatā iekļauj pilnu organizācijas nosaukumu, norādot organizatorisko un juridisko formu:

8. piemērs

Sakļaut šovu

Ja vēstule ir adresēta tādas organizācijas vadītājam, ar kuru saziņa netiek veikta pirmo reizi, tad pasta adresi labāk nenorādīt.

Ja vēstule ir adresēta vadītāja vietnieks vai cita amatpersona (nevis pirmā vadītāja), tad opcijas ir atļautas (ar pasta adreses pievienošanu vai bez tās), un jums jāpievērš uzmanība gadījumiem un rindu atstarpēm. Vēršanās pie amatpersonas vienmēr notiek datīvu gadījumā; ja organizācijas nosaukums ir atdalīts no viņa amata, tad tas tiek ierakstīts nominatīvais gadījums:

9. piemērs

Sakļaut šovu

10. piemērs

Sakļaut šovu

Ja vēstule ir adresēta struktūrvienība organizācijām, tad atribūtā “adresāts” vispirms norādiet organizācijas nosaukumu (atļauti izveidoti saīsinājumi), un tikai pēc tam - šo struktūrvienību nominatīvā gadījumā.

Ieteicams izmantot rindstarpu 7., 10. un 11. piemērā, lai atdalītu atribūta “adresāts” atribūtus, lai adresāts ātrāk uztvertu un izolētu informāciju, taču tā nav stingra prasība.

11. piemērs

Sakļaut šovu

12. piemērs

Sakļaut šovu

Ja vēstule adresēta struktūrvienības vadītājam, tad atribūtā “adresāts” iekļauj organizācijas nosaukumu (nominatīvajā gadījumā), bet amata pilnajā nosaukumā – struktūrvienības nosaukumu. datīvu gadījums:

13. piemērs

Sakļaut šovu

GOST R 6.30-2003 nosaka adresātu vispārinātas noformēšanas metode, sūtot vēstules vairākām viendabīgām organizācijām vai vairākas strukturālās nodaļas viena organizācija. Šī metode nodrošina:

• uz pašas vēstules adresātu vispārinātā vārda noformējums;
• papildu sastādīšana atsevišķa saraksta vēstuļu sūtīšanai, kurā iekļauti to konkrētie vārdi un pasta adreses.

14. piemērs

Sakļaut šovu

15. piemērs

Sakļaut šovu

Skatīt rakstu " Aplokšņu veidošana programmā MS Word"lai uzzinātu, kā pielāgot savu sūtītāja adresi, ātri izveidojiet daudzas aploksnes atbilstoši noteiktai veidnei un adresātu sarakstam, izrotājiet tās ar fonu vai dizainu (tiek ieteiktas idejas aploksnes noformēšanai 23. februārim un 8. martam

Adresātu saraksts vai adresātu sarakstsģenerē vēstules izpildītājs, pamatojoties uz organizāciju un to adrešu klasifikatoru, kas parasti tiek uzkrāts biroja vadības dienestā dokumentu reģistrācijas darbību rezultātā (EDMS vai Word, Excel tabulās). Uz katras aploksnes, kurā ir aizzīmogota katrs vēstules eksemplārs, norādīts konkrēts organizācijas nosaukums un adrese saskaņā ar adresātu sarakstu. Pamatojoties uz šo sarakstu, informāciju par drukāšanu uz aploksnēm var konfigurēt automātiski, pat izmantojot programmu Word.

Jāņem vērā, ka šo metodi parasti izmanto augstāka organizācija, sūtot vēstules savām padotības iestādēm.

Tomēr ja vienas vēstules saņēmēji nav vairāk kā 4, tad visi adresāti tiek reģistrēti pašā dokumentā, tad var iztikt bez adresātu saraksta (vārds “Kopēt” neparādās pirms 2., 3. un 4. adresāta). Šo ierobežojumu attiecībā uz adresātu skaitu vienā vēstulē nosaka GOST R 6.30-2003 un veselais saprāts. Šajā gadījumā adresācija tiek sastādīta augšējā labajā stūrī kā katras struktūras/organizācijas “adresāta” rekvizītu uzskaitījums, bet visas šādas vēstules kopijas tiek parakstītas kā oriģināli, un katra kopija ir aizzīmogota atsevišķā aploksnē. uz kura ir izsniegta atbilstošā konkrētā pasta adrese.

Šī adresācijas metode ir ērti lietojama, ja nepieciešams ziņot par pārkāpumiem vai būtiskiem notikumiem, galvenokārt augstāka līmeņa, uzraudzības un regulējošām iestādēm. Tādā veidā visi adresāti redzēs, kam vēl tas tika nosūtīts. šo vēstuli.

16. piemērs

Sakļaut šovu

Ja tāda paša satura vēstuli (piemēram, piedāvājuma vēstuli) nepieciešams nosūtīt vairākām “neatkarīgām” organizācijām, tad labāk katru vēstuli izsniegt oriģināla statusā, t.i. Uz katra norādiet atsevišķu adresātu. Tomēr šo burtu reģistrācijas numuri būs atšķirīgi.

“Adresāta” rekvizītu reģistrācija uzturēšanas laikā sarakste ar privātpersonām ir savas īpašības. Pirmais atribūts ir uzvārds datīva gadījumā, pēc tam iniciāļi un pēc tam pasta adrese:

17. piemērs

Sakļaut šovu

Vēršot vēstuli amatpersonai, kurā norādīts viņa amats, raksta iniciāļus pirms tam uzvārds (sk. 9., 10., 13. piemēru), jo galvenā saņēmēja identifikācija ir pēc amata nosaukuma. Adresējot vēstuli privātpersonai, norāda tās iniciāļus aiz muguras uzvārds (17. piemērs), jo mūsu pilsoņa identifikācija galvenokārt tiek veikta pēc uzvārda. Reģistrējot uzvārdu un iniciāļus, tos atdala ar atstarpi, iniciāļus neatdala ar atstarpi, t.i. “I.I. Ivanovs”, bet ne “I. I. Ivanovs."

Kā pareizi lietišķā sarakste saīsināt adresāta dubultvārdus un dubultos patronīmus, kas rakstīti ar defisi, piemēram, Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Skatīt atbildi uz jautājumu " Kā lietišķajā sarakstē pareizi saīsināt dubultvārdus un adresāta dubultuzvārdus, kas rakstīti ar defisi? »

Lai adresējot nekļūdītos, organizāciju mājaslapās nepieciešams noskaidrot precīzas pasta adreses, vadītāju pilnus vārdus un amatu nosaukumus un citu informāciju, kas palīdzēs vislabākajā iespējamajā veidā izveidot saziņu dokumenta uztveres pirmajā posmā. Varat mēģināt iegūt līdzīgu informāciju no sekretāra vai iegūt to no dokumentiem, kas saņemti no šīs organizācijas.

Īpašu uzmanību pievērsiet lielo un mazo burtu lietojumam organizāciju un amatu nosaukumos. Krievu valodas normas iesaka amatu rakstīt ar mazo (mazo) burtu, bet konkrētu augsto amatu var rakstīt ar lielo burtu, ja tāds ir dibināšanas dokumenti un saņēmējas organizācijas vietējie noteikumi. Pievērsiet uzmanību šiem smalkumiem.

Etiķetes faktors

Apelācija- parastā etiķetes frāze, runas formula, kas pauž cieņu un draudzīgu, pieklājīgu attieksmi pret adresātu. Ieteicams to izbeigt izsaukuma zīme , uzsverot gan jautājuma, gan aicinājuma nozīmi šai personai.

Visbiežāk sazinājās pēc vārda un uzvārda(18. piemērs), daudz retāk - pēc pozīcijas(20. piemērs). Otrais variants ir stingri lietišķs un tiek izmantots, uzrunājot personu, kas ieņem augstu amatu valsts un pašvaldību iestādēs, liela organizācija. Vēl retāk viņi sazinās pēc uzvārda bez iniciāļiem(19.piemērs) - tas izceļ "attālumu", autora un adresāta attiecību formalitāti, kas diezgan raksturīga sarakstei ar privātpersonu.

18. piemērs

Adrese pēc vārda un uzvārda

Sabrukums 20

Vēl viens īpaši cieņpilnas attieksmes veids pret adresātu izpaužas “etiķes rāmī”: “Dārgais...” – "Ar dziļu cieņu,", ko izmanto, uzrunājot augstāk stāvošu personu (valdes priekšsēdētāju, augstākas institūcijas vai pārvaldes institūcijas vadītāju u.c.), kā arī apsveikuma izsniegšanas gadījumā, piemēram, jubilejā.

Apelācija "Dārgi..." pat apsveikuma gadījumā adresātam tas jālieto piesardzīgi, jo Oficiālās attiecībās tomēr ir jāietur zināma vadības distance.

Apelācija "Dārgais"šobrīd tiek uzskatīta par novecojušu, lieku - neatbilstošu krievu literārās valodas mūsdienu biznesa stila normām.

Pakāpeniski parādījās īpaši apstrādes noteikumi strādājot ar pilsoņu aicinājumiem. Atbildot uz viņu vēstulēm "labākā prakse" Valsts iestādes un pašvaldības iesaka šādas runas formulas:

22. piemērs

Sakļaut šovu

Bet neatkarīgi no pilsoņa apelācijas sūdzībā izvirzītā jautājuma, neatkarīgi no situācijas (konflikts, sūdzība vai apelācija par personisku jautājumu, pirmo reizi vai atkārtoti utt.), tas joprojām ir universāla formula aicina iedzīvotājus tiek uzrunāts ar vārdu un uzvārdu (kā 18. piemērā).

Komercorganizācijas, sazinoties ar klientiem un izskatot viņu sūdzības, var vadīties pēc tiem pašiem ieteikumiem.

Lietišķā sarakste starp partneriem var pateikt daudz - ne tikai to, kas ir skaidri uzrakstīts, bet arī to, kas ir paslēpts “starp rindām”. Svarīgi ir ne tikai tas, kas rakstīts, bet arī kā tas tiek darīts. Galu galā, starp citu, tas ir sastādīts un ir izdota vēstule, kas saņemts no jebkura uzņēmuma, var izdarīt diezgan precīzu secinājumu par biroja darba kultūru, uzņēmuma vadības kultūras līmeni un līdz ar to stabilitāti.

Ir dažādas rakstīšanas kā dokumenta definīcijas. Tā vai citādi dienesta vēstule ir vispārināts nosaukums dažāda satura dokumentiem (atklāta vēstule, apstiprinājums, atteikums, priekšlikums, rīkojums, ziņojums, pavadvēstule, ielūgums, pateicība, paziņojums, informatīvā vēstule, atgādinājums, garantijas vēstule, pieprasījums, atbilde uz pieprasījumu, sūdzība, pretenzija, vairāku aspektu vēstule), kas iedalīti vienai grupai, pamatojoties uz to, ka tie visi kalpo kā saziņas līdzeklis starp juridiskām un fiziskām personām un tiek nosūtīti no autora adresātam.

Dokumenta pārsūtīšanas metodes var būt dažādas:

elektroniskajā dokumentu vadības sistēmā starp atsevišķām un attālinātām struktūrvienībām viena uzņēmuma ietvaros un

pa pastu, e-pastu, telegrāfu, faksu, ja notiek sarakste starp dažādiem uzņēmumiem.

Viss atkarīgs no prakses, kas ir izveidojusies jūsu organizācijā, no tehniskā aprīkojuma līmeņa.

Mūsu uzņēmumā korespondence, sūtot vēstules, tiek veikta gan uzņēmuma iekšienē, gan ar ārējiem adresātiem. Vēstuļu apmaiņa uzņēmuma ietvaros notiek tāpēc, ka reģionālās filiāles, nav juridiskām personām, darbojas kā struktūrvienības un atrodas ievērojamā attālumā viena no otras un no ģenerāldirektorāta. Bet informācijas apmaiņa struktūrvienību un ģenerāldirektorāta ietvaros notiek, nosūtot piezīmes.

Pakalpojuma vēstules ir noformēti uz veidlapas. Veidlapas katrā organizācijā izstrādā individuāli un apstiprina tās vadītājs.

Normatīvie dokumenti

Izstrādājot dokumentu, kurā noteiktas korporatīvās prasības radīšanu biznesa vēstules , jums vajadzētu paļauties uz šādiem dokumentiem:

GOST R 6.30-2003 “Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu sagatavošanai”;

GOST ISO 8601-2001 “Datumu un diennakts laika attēlojums. Vispārīgās prasības»;

GOST R 1.5-2004 “Standartizācija in Krievijas Federācija. Krievijas Federācijas nacionālie standarti. Būvniecības, noformēšanas, projektēšanas un apzīmējumu noteikumi.

Izstrādājot ieteikumus, jāpaļaujas uz vietējiem normatīvajiem aktiem, kas regulē amatpersonu pilnvaras un dokumentu projektu saskaņošanas un parakstīšanas kārtību Jūsu uzņēmumā (ja tādi Jūsu uzņēmumā ir).

Procedūra darbam ar burtiem

Laika gaitā katrs uzņēmums veido savu praksi vēstules klasificēšanā vienā vai citā veidā, kas nosaka noformēšanas, apstiprināšanas un parakstīšanas kārtību. Ir vēlams nostiprināt iedibināto praksi instrukciju vai citu vietējo noteikumu veidā. Vismaz tālāk norādītie ir jāizolē no vispārējā masīva un uz tiem attiecas vienoti noteikumi: burtu veidi:

augstākām organizācijām, federālajām iestādēm un federācijas veidojošo vienību iestādēm;

struktūrvienībām;

komerciālas vēstules, kas nosūtītas trešajām personām.

Mūsu uzņēmumā ir ieviesta elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma (EDMS).

Saskaņā ar “Dokumentu aprites organizēšanas noteikumiem” sarakste starp ģenerāldirekciju un filiālēm notiek tikai ar EDMS palīdzību.

Sarakste ar ārējām organizācijām iziet visus vēstuļu sagatavošanas posmus uz EDMS, izņemot oriģināla nosūtīšanu, kas tiek nosūtīts pa pastu, faksu un citiem saziņas līdzekļiem.

Izejošo vēstuļu apstrādes posmi mūsu uzņēmumā ir aprakstīti speciālā sadaļā “Izejošie dokumenti” “Noteikumu par darbu elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā” ietvaros. Kopumā šis apraksts izskatās šādi:

izejošās vēstules melnrakstu var izveidot jebkurš darbinieks;

apstiprināšana notiek tā, lai katrs apstiprinātājs redzētu visas rezolūcijas, kas saņemtas kopš apstiprināšanas procesa sākuma;

ja apstiprināšanas vai parakstīšanas stadijā tiek saņemta vismaz viena negatīva vīza, dokuments tiek atdots autoram pārskatīšanai;

turklāt dokumentu var atsaukt pats autors;

ja dokumenta projektu apstiprina visi apstiprinātāji, tas automātiski pāriet uz parakstīšanas stadiju, pēc kura tiek reģistrēts sistēmā;

ja dokuments jānosūta pa pastu, dokumenta oriģināls tiek nodots DOW dienestam nosūtīšanai; visos citos gadījumos darbuzņēmēji nosūta dokumentu paši;

izejošo dokumentu oriģinālus, ja tie nav nosūtīti pa pastu, izpildītājs lietā glabā pēc lietu nomenklatūras.

Vēstuļu detaļu sastādīšana un formatēšana

Vēstules forma

Oficiālo vēstuļu sastādīšanai tiek izmantota īpaša veidlapa. Vēstules veidlapā korespondencei Krievijā ir jābūt šādai informācijai:

Rekvizīti "10 - dokumenta veida nosaukums" vēstulēs netiek izsniegts. Un izskaidrojums ir vienkāršs. Vēstulēm ir sava forma, kas atšķiras no cita veida dokumentiem. Un, ja jūs paņēmāt (vai redzējāt monitora ekrānā) dokumentu, kas tika izpildīts veidlapa, tad jūsu izdarītais secinājums būs nepārprotams. Jums nav nepieciešams vārds "BURTS". Jūs jau zināt, ka jums ir darīšana ar šāda veida dokumentiem.

Mūsu uzņēmumā tiek pieņemts detaļu leņķiskais izvietojums A4 formātā. Skatiet 1. piemēru.

Turklāt starptautiskajai sarakstei var izstrādāt īpašu veidlapu un apstiprināt ar organizācijas vadītāja rīkojumu (paraugs ir parādīts 3. piemērā).

Organizācijas vēstules forma ar detaļu izvietojumu stūrī

Organizācijas vēstules forma ar detaļu garenisko izvietojumu

Organizācijas vēstules forma ar stūra detaļu atrašanās vietu starptautiskai sarakstei

Rekvizīti “18 — teksta nosaukums”

Virsraksts atspoguļo kopsavilkums dokumentu, un tāpēc tas nedrīkst būt pārāk garš. Tam ir dotas ne vairāk kā piecas rindas, lai gan šo apjomu var uzskatīt par pārmērīgu no veselā saprāta viedokļa. Labāk ir mēģināt iekļauties vienā vai trīs rindās, kuras tiek drukātas ar vienu rindiņu atstarpi.

Virsrakstam vajadzētu:

gramatiski jāatbilst dokumenta veida nosaukumam un

atbildi uz jautājumu "par ko?" vai "par kuru?",

jāraksta ar lielo burtu un

bez pēdiņām,

beigās nav perioda.

Šeit piemēri formulējums galvene. Kā redzat, tie visi ir lakoniski un atbild uz jautājumu “par ko ir vēstule?”:

Par materiāltehniskās palīdzības sniegšanu;

Par informācijas sniegšanu;

Par līgumsaistību nepildīšanu.

Virsraksts ievieto zem rekvizītus “13 - saite uz dokumenta reģistrācijas numuru un datumu” no kreisās malas robežas (bez atkāpēm). Skatiet 13. piemēru.

Rekvizīti "11 - dokumenta datums"

Šo rekvizītu ievieto vienā rindā ar dokumenta reģistrācijas numuru, kas atrodas zem atsauces datiem par organizāciju, bet virs saites uz iniciēšanas dokumentu. Uz veidlapas ir īpašas ierobežojošas atzīmes, lai parādītu dokumenta datumu (sk. 1. un 2. piemēru).

Vēstules datums ir tā parakstīšanas datums. Tas tiek izdots astoņos Arābu cipari secībā: katrs pa diviem cipariem norāda mēneša un mēneša dienu, četri cipari – gadu. Tajā pašā laikā burts “g”. neliek aiz cipariem.

Ja dokumenta tekstā vēlaties atsaukties uz kādu konkrētu burtu, pareizi būtu vispirms norādīt dokumenta veidu, pēc tam tā datumu un numuru, bet beigās - nosaukumu.

Un, ja rekvizīti ir “11 - dokumenta datums” pieļauj tikai digitālo apzīmējumu, tad, kad cita dokumenta tekstā ir minēts burts, datumu var rakstīt arī burtciparu veidā (šajā gadījumā beigās raksta “gads” vai pilnu vārdu “gads”. datums attiecīgajā gadījumā). Piemēram:

2007.gada 28.jūlija vēstule Nr.25/3923 “Par norakstīšanu transportlīdzekļiem"vai nu

Sīkāka informācija “12 - dokumenta reģistrācijas numurs”

Dokumenta reģistrācijas numurs- tas ir ciparu vai burtciparu apzīmējums, kas tiek piešķirts dokumentam, kad tas ir reģistrēts. Reģistrācijas numura esamība uz dokumenta norāda, ka tas ir iekļauts uzņēmuma informācijas masīvā un ir uzņēmuma kontrolē un atbildībā.

Vēstules reģistrācijas numurs sastāv no lietas indeksa atbilstoši lietu nomenklatūrai un kārtas numura, piemēram, 01-39/64, kur 01 ir lietu vadības indekss, 39 ir lietas numurs pēc nomenklatūras, 64 - sērijas numurs dokumentu.

Rekvizīti "13 - saite uz dokumenta reģistrācijas numuru un datumu"

Ja Jūsu sagatavotā vēstule ir atbilde uz saņemtu (iesākšanas) dokumentu, tās datu (numuru un datumu) atspoguļošana paaugstinās gan Jūsu organizācijas darbinieku, gan Jūsu vēstules saņēmēja efektivitāti.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka viena no izplatītākajām kļūdām, rakstot atbildes uz vēstulēm, vēstules tekstā atkārto saiti uz ienākošā dokumenta detaļām. Galu galā atsevišķas detaļas klātbūtne, kurā uzreiz ir redzami dati par iniciācijas dokumentu, novērš nepieciešamību šo informāciju dublēt vēstules tekstā. Un tad frāzes vietā “Atbildot uz Jūsu 2007.gada 28.jūlija vēstuli Nr.25/3923, informējam...” teksta sākumā tas parādīsies:

Saistībā ar jūsu priekšlikumu...;

Informējam, ka esam iepazinušies ar Jūsu piedāvājumu iegādāties saražoto produkciju, ņemot vērā sezonas atlaides...;

Paldies par uzaicinājumu...;

Atbildot uz Jūsu pieprasījumu, informējam...;

Apliecinām dokumentu saņemšanu...;

Atbalstām Jūsu priekšlikumu (apelāciju)...;

Uz Jūsu piedāvātajiem noteikumiem...;

Saskaņā ar piegādes līgumu...

Rekvizīti “15 — adresāts”

Leņķiskā vietā informācija uz veidlapas“Adresāts” atrodas augšējā labajā stūrī organizācijas nosaukuma līmenī - dokumenta autors (skat. 13. piemēru). Garenvirziena gadījumā šim balstam bieži tiek novietotas leņķiskās robežzīmes (skat. 2. piemēru).

Dokumentu var adresēt vai nu konkrētai amatpersonai vai struktūrvienībai, vai organizācijai kopumā. Tas būs atkarīgs no tā detaļās norādītās informācijas sastāvu, bet jebkurā gadījumā tiks piemēroti šādi noteikumi:

iniciāļus norāda pirms amatpersonas uzvārda un vēršoties no tā atdala ar vienu atstarpi, personas vārdu vienmēr raksta datīvā;

organizācijas vai tās struktūrvienības nosaukums vienmēr tiek norādīts nominatīvajā gadījumā;

Dažreiz atribūts “Adresāts” ietver vēstules saņēmēja pasta adresi. Adrese atrodas zem adresāta vārda. Pasta adreses elementus norāda pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumos noteiktajā secībā:

• mājas numurs,

  birojs vai dzīvoklis (ja pieejams adresē),

  vieta(parasti šī ir pilsēta),

  var norādīt rajonu un reģionu,

  var būt valsts nosaukums,

  Jāraksta pasta indekss.

Nosūtot dokumentu augstākām iestādēm, pasta adrese netiek norādīta valsts vara un vadība (Krievijas Federācijas prezidentam, Krievijas Federācijas valdībai, uz Valsts dome u.c.), augstākai organizācijai, padotības organizācijām (filiālēm, nodaļām, pārstāvniecībām) un pastāvīgajiem korespondentiem.

Bet tā klātbūtne atribūtā “Adresāts” kļūst ērta, kad vēstule nosūtīta aploksnē ar caurspīdīgu logu. Tad uz aploksnes nav jānorāda saņēmējs un viņa adrese – tie ir redzami caur caurspīdīgo logu. Aprakstītā tehnoloģija kļūst īpaši pievilcīga, kad masu sūtījumi vēstules.

Tagad apskatīsim piemēri reģistrācija mēs uzskatām rekvizīti adresējot vēstuli:

organizācija (sk. 4. piemēru), norādot pasta adresi;

tās struktūrvienība (skat. 5.piemēru);

amatpersona (sk. 6. piemēru);

privātpersonai (skat. 7. piemēru), norādot savu pasta adresi.

Šī atribūta rindas tiek drukātas ar vienu rindu atstarpi. Izņēmums ir pilns vārds. amatpersona, kuru no iepriekšējās rindas var atdalīt ar pusotras rindiņas atstarpi (skat. 6. piemēru).

Tālāk sniegtajos piemēros rekvizītu līnijas"Galamērķis" ir izlīdzināts pa kreisi ("karoga" izkārtojums). Lai gan ir iespējams arī centrēt katru rekvizītu līnijas attiecībā pret garāko līniju.

Viskrievijas sabiedriskā organizācija
mazie un vidējie uzņēmumi
"KRIEVIJAS ATBALSTS"
Jaunais laukums, 8. ēka, 2. ēka,
Maskava, 109012

Krievijas Federācijas Centrālā banka
Regulēšanas, vadības un
maksājumu sistēmas uzraudzība

Ģenerāldirektors
AS "Perekrestok"
R.I. Svetoforovs

SIA "Meteoprognoz"
Galvenais grāmatvedis
Yu.A. Bez mākoņiem

Perepelkins Yu.M.
Sv. Nadežda Suslova, 29 gadi, apt. 201,
Ņižņijnovgoroda, 603098

Viens no biežākajiem jautājumiem, ar kuru vēstuļu projektu autori vēršas pirmsskolas izglītības iestādes dienestā, ir jautājums, kā nosūtīt vienu vēstuli dažādiem vadītājiem:

risināt to vispārīgi vai

Sūtīt katram atsevišķi.

Šajā gadījumā viss ir atkarīgs no organizācijā pieņemtajiem noteikumiem. Mūsu uzņēmumā vēlams adresēt vēstules katram vadītājam, norādot viņa iniciāļus un uzvārdu. Tas ļauj sākt vēstuli ar personisku aicinājumu. Piemēram, ja viena no vēstulēm ir adresēta M.A. Kotovs, filiāles direktors celtniecības materiāli un struktūras, tad vēstules tekstu sāksim ar frāzi “Cienījamais Mihail Aleksejevič!”

Ja personalizācijai nav nekādas nozīmes, tad vēstuli varat adresēt vairākiem vadītājiem vienlaikus, piemēram, filiāļu direktoriem, tad uzrunai viņiem būs vispārīga forma “Cienījamie kolēģi!”

Ja vēstule tiek nosūtīta vairākiem adresātiem, tad vienā vēstulē to nedrīkst būt vairāk par četriem. Jāatceras, ka pirms otrā, trešā, ceturtā adresāta nav norādīts vārds “Kopija”. Plkst lielos daudzumos adresātiem tiek sastādīts dokumentu adresātu saraksts, norādot korespondentus un viņu adreses, šajā gadījumā uz pašas vēstules adresāts ir uzrakstīts vispārīgā veidā.

Atgādināsim, ka saskaņā ar GOST R 6.30-2003 rekvizītā “Adresāts” privātpersonas vai amatpersonas vārds ir jāraksta datīvā. Un te mūs pārņem “dižā un varenā” krievu valoda, kas prasa dažus uzvārdus atteikt, bet citus aizliedz. Un jūs lieliski saprotat, ka, uzrunājot cilvēku, kļūdīties viņa uzvārdā ir vismaz nepieklājīgi.

Krievu valodas noteikumi, kurus mēs īsi uzskaitām šajā rakstā, var jums palīdzēt. Tagad jūs varat precīzi noteikt, kā izrunāt jebkuru uzvārdu.

Krievu un ārzemju uzvārdi, ka beidzas ar līdzskaņu, sliecas, ja tie pieder pie tēviņiem (Lerman - Lerman, Narodovich - Narodovich, Zeiser - Zeiser, Nidens - Nidens, Petrelyak - Petrelyak). Bet viņi neliekas, ja pieder sievietēm (Marija Lermane, Jeļena Narodoviča, Ksenija Tsaisere, Valērija Nidensa, Anna Petreļaka). Izņēmums no noteikuma var būt vīriešu uzvārdi, kas sakrīt ar dzīvnieku vārdiem (Jevgeņijs Žuks, Nikolajs Strižs).

Uzvārdi Somugru valodu grupa neklanīties (Jurijam Sakninam, Vladimiram Kaikonenam).

Ārzemju uzvārdi, kas beidzas ar uzsvērtu patskaņu(Igoram Vaino), un fonda nosaukums netiek noraidīts.

slāvu (poļu un čehu) uzvārdi valodās -ski, -y netiek noraidīti (Leonīds Levinskis, Anne Zakornija).

gruzīnu un japāņu uzvārdi parasti tiek noraidīti (Okujawe, Kurosawa).

Uzvārdi ieslēgts -ago (-yago), -ovo, -yh (-viņu) nevajag klanīties (Beļiha, Zadorožņika, Neprago).

Ukraiņu uzvārdi, kas sākas ar -ko (-enko) neklanīties (Ņečipurenko, Saenko).

Korejiešu, vjetnamiešu, birmiešu vārdos un uzvārdos pēdējā daļa tiek noraidīta, ja tā beidzas ar līdzskaņu(Kims Il Sungs).

Dubultajos uzvārdos pirmā daļa tiek noraidīta, ja tā pati tiek izmantota kā uzvārds (Solovjovam-Sedovam), un netiek noraidīta, ja tas nav uzvārds (Arsēnijam Bilam-Belocerkovskim, Viktorijai Grumai-Gžimailo).

Rekvizīti "20 - dokumenta teksts"

Sākums biznesa vēstules mērķis- pārliecināt, parādīt, izskaidrot un rezultātā pamudināt partneri uz rīcību, t.i. sasniegt rezultātus. Iepriekš rūpīgi jāapsver, kādu rezultātu vēlaties sasniegt, rakstot konkrēto vēstuli - no tā būs atkarīgs gan izmantotais leksiskais sastāvs, gan teksta iekšējā intonācija.

Ir svarīgi atcerēties sekojošo: vēstules teksts tai jābūt kodolīgai, konsekventai, pārliecinošai, pareizai un vienkāršai. Sniegtā informācija ir jāinterpretē nepārprotami (ir lietderīgi atgādināt līdzību: “Es kaut ko neatceros: vai nu viņam tika nozagta cepure, vai arī viņš nozaga cepuri”). Vēstules būtība nevajadzētu “noslīkt” detaļās.

Vēstules struktūra parasti satur divas daļas: ievada un galvenā.

Ievada piezīmēs ir norādīti iemesli, kas izraisīja rakstot vēstuli, un tiek sniegtas atsauces uz faktiem, datumiem, dokumentiem (izņemot atsauces uz ierosinājuma dokumenta detaļām, uz ko šī vēstule ir atbilde). Ievaddaļa var sākties ar vārdiem:

Sakarā ar to, ka...;

Sakarā ar ierašanos ar lielu kavēšanos...;

Pamatojoties uz rīkojumu, kas datēts ar... Nr...;

Saskaņā ar līgumu, kas datēts ar... Nr....;

Mēs esam izskatījuši jūsu ieteikumus...;

Saskaņā ar jūsu pieprasījumu...;

Maiņas ceļā...;

Izņēmuma kārtā...

Vēstules galvenā daļa formulē piedāvājumu, atteikumu, pieprasījumu.

Kādu apelācijas veidu man izvēlēties?

Uzrunājot darbinieku grupu vai visu uzņēmuma komandu, tiek izmantota šāda uzrunas forma:

Godātie kungi!

Cienījamie kolēģi!

Stingri oficiāls aicinājums ir adresēts valdības un administratīvo struktūru vadītājiem, kuri ieņem augstus amatus:

Godātais priekšsēdētāja kungs!

Cienījamais mēra kungs!

Cienījamais deputāta kungs!

Oficiāla ir arī adreses forma pēc uzvārda:

Smirnova kungs!

Cienījamais Černova kungs!

Jāatceras, ka uzrunas forma ir atkarīga no tā, cik formālas ir jūsu attiecības ar vēstules adresātu. Piemēram, uzrunāt kādu, izmantojot vārdu un uzvārdu vai tikai vārdu (e-pasta sarakstē), ir mazāk formāla:

Cienījamais Viktor Sergejevič!

Pāvels Aleksandrovičs!

Dārgais Andrej!

IN oficiālas vēstules tiek izmantotas šādas prezentācijas formas :

pirmā persona daudzskaitlis(sūtām apstiprināšanai, lūdzu, apsveriet);

vienskaitļa trešajā personā (uzņēmums neiebilst).

Tas ir tāpēc, ka amatpersona, kas parakstījusi vēstuli, runā savas organizācijas vārdā, nevis savā vārdā. Tieši tāpēc vēstules kopsavilkums vienskaitļa pirmā persona (lūdzu, uzskaitiet, es domāju, ka tas ir nepieciešams) pieļaujama tikai šādos gadījumos:

Kad vēstule tiek apstrādāta uz oficiālas veidlapas (nevis uz organizācijas veidlapas);

ja vēstule ir konfidenciāla un nav uzrakstīta uz veidlapas.

Šajā gadījumā konstrukcijas darbības vārds + personas vietniekvārds datīvu gadījumā (mēs jums iesakām, mēs jums atgādinām) stilistiski iekšējā intonācija atšķiras no formas, kas sastāv no viena darbības vārda (ieteikt, atgādināt) vairāk maiguma.

Ir divi galvenie teksta komponēšanas metode vēstules: vēsturiska un sistemātiska.

Izmantojot vēsturisko metodi, saturs tiek parādīts notikumu secībā. Tie. vispirms tiek aprakstīts situācijas vai notikuma fons, tad kāds ir tiešais iemesls (iemesls) vēstules rakstīšanai, tad tiek sniegti argumenti un seko secinājumi. Šo prezentācijas metodi sauc par “parasto piramīdas” metodi. To lieto biznesa vēstulēs par uzņēmuma galvenajām (ražošanas) darbībām.

Plkst sistemātiski pasniegšanas veids, visi galvenie fakti vai nosacījumi ir doti vēstules pirmajā rindkopā, turpmākajos punktos - visas detaļas, konkrētā un precizējošā informācija. Šo prezentācijas metodi sauc par "apgrieztās piramīdas" metodi. To izmanto ielūgumu vēstuļu, apsveikumu, informatīvo un reklāmas vēstuļu un piedāvājuma vēstuļu sagatavošanā.

Lielākajai daļai biznesa vēstules raksturo stabilitāte stilistiskie pagriezieni. Standarta valodu modeļu izmantošana var ievērojami vienkāršot dokumentu tekstu sastādīšanas procesu.

Atkarībā no rakstīšanas veida, veidojot tekstu, tiek izmantotas šādas frāzes:

Pavadvēstule:

• Mēs sūtām jums...; Mēs sūtām jums...;
• Saskaņā ar Jūsu pieprasījumu nosūtām...;
• Saskaņā ar panākto vienošanos piedāvājam...

• Atgādinājums:

  • Atgādinām, ka...;

    Pēc ... termiņa beigām mūsu uzņēmuma piedāvājums zaudē spēku.

Apstiprinājums:

• Kapitālās būvniecības nodaļa apstiprina saņemšanu...;

  Apliecinām, ka tehnika ir saņemta...;

  Ar pateicību apstiprinām...

Paziņojums:

• Informējam, ka...;

  Informējam, ka...;

  Informējam, ka...;

  Uzskatām par nepieciešamu Jūs informēt...

• Būsim pateicīgi, ja varēsiet...;

  Vēlamies saņemt...;

  Mēs esam ārkārtīgi ieinteresēti šī jautājuma risināšanā;

  Diemžēl īslaicīgu grūtību dēļ esam spiesti...;

  Saskaņā ar mūsu vienošanos lūdzam...

Pateicība:

• Mēs esam jums pateicīgi par...;

  Izsakām pateicību par…

IN biznesa vēstule priekšroka tiek dota pasīvām konstrukcijām, kuras koncentrēties uz vārdiem, kas apzīmē darbības, Piemēram: piedāvājumi tiek izskatīti, veikti pasākumi, darbs paveikts.

Burtu tekstos tiek izmantotas konstrukcijas (predikāta sadalīšana), kas ne tikai nosauc darbību (nodrošināt, ražot), bet arī norāda darbības priekšmetu (atbalsts, palīdzība), Piemēram:

- Sniegt palīdzību(nevis atvieglojot);

Veikt grāmatvedību (nevis grāmatvedību);

- Veiciet aktivitātes uz...(nevis to darīt).

Rakstot vēstules, jāseko vārdu saderība savā starpā un vadības noteikumi krievu valodā. Pievērsiet uzmanību izplatītākajām kļūdām:

Turklāt iekšā lietišķā sarakste Bieži tiek lietotas šādas frāzes: tiek piešķirta kontrole, atrisinātas problēmas, atrisināti uzdevumi, atmaksāti parādi, veikti maksājumi, panāktas vienošanās, tiek nodrošinātas un dotas atlaides.

Pirms vēstules pabeigšanas uzdodiet sev vienu jautājumu. Vai vēlaties iegūt apstiprinājumu no tiem, ar kuriem noslēdzat rakstisku kontaktu? Šajā gadījumā esi patiesi pieklājīgs un pabeidziet vēstules ar etiķetes formulām:

Mēs augstu vērtējam mūsu sadarbību. Paldies!

Mēs ceram, ka mūsu pieprasījums jums nebūs grūts;

Ceram uz veiksmīgu sadarbības turpināšanu;

Būsim Jums pateicīgi par operatīvu problēmas atrisināšanu;

Ceram uz Jūsu interesi par saišu paplašināšanu;

AR laba vēlējumi;

Laipni lūgti mūsu seminārā.

Pirms atribūta “Paraksts”. biznesa vēstules Tiek izmantota etiķetes beigu frāze “Ar cieņu”.

Tādējādi uzruna "Cienījamais ...!" vēstules sākumā un beigu etiķetes frāze “Ar cieņu” veido tā saukto etiķetes rāmi. Atribūtā “20 - dokumenta teksts” ir vispārpieņemts izmantot fontu Times New Roman ar burtu lielumu 12–14.

Mūsu uzņēmumā galdiem izmantojam samazinātu izmēru: 11 - 12. Tā kā... Nav stingri noteiktas prasības attiecībā uz burtveidolu un burtu lielumu, lai tie būtu vienādi, tie ir jānosaka organizācijas iekšējos dokumentos.

Mūsu uzņēmums neļauj izmantot citus fontus, kā arī pasvītrot vārdus, izmantojot treknrakstu, slīprakstu utt. Turklāt mēs atteicāmies no patvaļīgu saīsinājumu un nepieņemtu mērvienību apzīmējumu lietošanas. Dokumenta teksts tiek drukāts ar pusotru rindstarpa, atšķirībā no pārējiem, kas izmanto vienu rindiņu atstarpi.

Rekvizīti “21 - aplikācijas klātbūtnes zīme”

Atzīme, kas norāda uz lietojumprogrammas klātbūtni, atrodas tūlīt aiz teksta ar divu līdz četru rindu atstarpi.

Ja dokumentam ir tekstā nenosaukts pieteikums, norāda tā nosaukumu, lapu skaitu un eksemplāru skaitu.

Plkst pieejamas vairākas lietojumprogrammas tie ir numurēti (skat. 14. piemēru).

Gadījumā ja pieteikums ir saistīts, lapu skaits nav norādīts, piemēram:

Gadījumā dokumentu lietojumprogrammai ir savas lietojumprogrammas, to klātbūtne ir atzīmēta šādi:

Ja dokuments tiek nosūtīts uz vairākām adresēm un pieteikums tiek nosūtīts tikai uz vienu no tām, tiek sastādīta atzīme par pieteikuma esamību šādi:

Rekvizīti "22 - paraksts"

Paraksts ir nepieciešams vēstules rekvizīti Un sastāv no:

amata nosaukums persona, kas parakstījusi dokumentu. Ja dokuments ir sastādīts uz veidlapas, tad tiek izmantota amata saīsinātā versija (neminot uzņēmuma nosaukumu, piemēram, ģenerāldirektors). Ja dokuments nav uz veidlapas, amatā jānorāda uzņēmuma nosaukums;

personīgais paraksts un

tā dekodēšana (iniciāļi ar uzvārdu).

Ja dokumentu paraksta vairākas amatpersonas, tad viņu paraksti tiek likti viens zem otra amatu secībā: no augstākas līdz mazāk svarīgai. Visizplatītākais piemērs ir tādu amatpersonu kā ģenerāldirektora un galvenā grāmatveža parakstu vēstules tuvums.

Rekvizīti “25 — zīmoga nospiedums”

Dokumenti mūsu uzņēmumā tiek apzīmogoti saskaņā ar “Plombu un zīmogu noformēšanas, izgatavošanas, reģistrācijas, lietošanas, glabāšanas un iznīcināšanas kārtības noteikumiem”, kas apstiprināti ar ģenerāldirektora rīkojumu.

Saskaņā ar vispārējiem noteikumiem uz veidlapas noformētiem dokumentiem zīmogus neliek. Šis noteikums nāk no padomju biroja darba, kad dokumentu veidlapas tika izgatavotas drukājot un piekļuve tām bija ierobežota tāpat kā drukāšanai. Taču šobrīd situācija ir mainījusies, lielākā daļa dokumentu tiek sagatavoti, izmantojot datoru un printeri, tāpēc dokumenta drukāšana uz veidlapas vairs nevar sniegt tādas pašas garantijas.

Tāpēc garantijas vēstulēs ir nepieciešams zīmoga nospiedums. Tas apliecina amatpersonas paraksta autentiskumu un ir piestiprināts tā, lai "neaptumšotu" personīgo uzplaukumu, kam jābūt skaidri salasāmam. Zīmoga nospiedumam jānosedz amata nosaukuma pēdējie burti un, ja iespējams, personīgā triepiena mala.

Rekvizīti "27 - atzīme par izpildītāju"

Šajā rekvizītā ietilpst:

dokumenta izpildītāja iniciāļi un uzvārds (vai pilns vārds, tēvvārds un uzvārds) un

viņa tālruņa numuru.

Tas ļauj vēstules saņēmējam ātri sazināties ar tās sūtītāju.

Šī atzīme atrodas dokumenta pēdējās lapas priekšpusē vai aizmugurē apakšējā kreisajā stūrī un bieži tiek izgatavota ar samazinātu punktu izmēru (mūsu uzņēmumā šim nolūkam izmantojam 10 punktu izmēru).

Tagad dosim vēstules formāta paraugs ar visām mūsu aprakstītajām detaļām:

Dažādi veidi, kā pārliecināt cilvēkus par savu viedokli

Par šo tēmu ir daudz ieteikumu. Daudzi no tiem ir kļuvuši par klasiku, taču joprojām netiek plaši izmantoti praksē, izņemot darbības jomu zem parastais nosaukums"Preču un pakalpojumu veicināšana." Taču vēstules, šķietami par tīri “ražošanas” tēmām, jāraksta, ņemot vērā psiholoģiskās īpašības, kopīgs visiem cilvēkiem.

Jums nevajadzētu sākt ar jautājumiem, par kuriem jūs un jūsu partneris nav vienisprātis. Labāk koncentrēties uz tiem jautājumiem, kuros jūs viņam piekrītat, uzsvērt, ka tiecaties uz vienu un to pašu un jūsu uzskatu atšķirība attiecas tikai uz metodēm, nevis gala mērķi.

Vēl viens noteikums ir Jums nevajadzētu izteikt negatīvu atbildi kategoriskā formā:"Nē, nekad!" “Negatīvā atbilde,” savā grāmatā “Ietekmē cilvēku uzvedību” saka profesors Overstrīts, “ir visgrūtāk pārvaramais šķērslis. Jebkurā gadījumā, pat sūdzības vai atteikuma gadījumā, jums ir jāpiešķir korespondences procesam kopumā pozitīvs virziens. Pieredzējuši komunikatori prot atteikt tā, lai cilvēkam paliktu gandarījuma un perspektīvas sajūta (pozitīvs iznākums). Galu galā faktiski šis atteikums un šī sūdzība neizbeidz biznesa attiecības. Bet pat gadījumā, ja nolemjat uz visiem laikiem šķirties ar klientu, vai viņam par to ir jāinformē?

Zināms tehnika, ko sauc par "Sokrata noslēpumu": ja vēlaties pateikt cilvēkam, ka viņš kļūdās, maigi uzdodiet viņam jautājumu, uz kuru jāatbild pozitīvi. Polittehnoloģijās šo paņēmienu, ko parasti sauc par “trīs jā likumu”, māca aģitatoriem, kas strādā ar iedzīvotājiem.

Nākamais noteikums vienmēr ir nepieciešams veikt saziņu (ieskaitot saraksti) sava partnera interešu lokā. Ko jūs sasniegsiet, ja biznesa vēstulē paudīsiet savas problēmas un vajadzības? Bet tieši tāpēc, lai atrisinātu šīs problēmas, jūs atbilstat. Kā tas var būt? Jums vajadzētu rakstīt nevis par to, kādas problēmas vēlaties atrisināt, bet gan par to, ko pozitīvas lietas jūsu savstarpējās darbības nesīs jūsu partnerim. Jūsu pabalsts ir jāiepako kā dāvana partnerim, par kuru viņš nezināja pirms šīs vēstules saņemšanas. Šai nostājai nav nekāda sakara ar tām tukšajām banalitātēm, kas skan sliktajās reklāmās: mēs strādājam jūsu labā, pat neskatoties uz mūsu pašu labumu. Kurš tam ticēs? Runa ir par par savu augsto informētības pakāpi par partneri un savu darbību pārdomātību: jūs pats ticat, ka sadarbība ar jums dos partnerim reālus rezultātus, un jūs zināt, kā to izdarīt.

Lao Tzu rakstīja: ”Iemesls, kāpēc simtiem kalnu strautu ieplūst upēs un jūrās, ir tas, ka upes un jūras atrodas zem kalniem. Tāpēc viņi spēj valdīt pār visiem kalnu strautiem, un gudrais, gribēdams būt pāri cilvēkiem, kļūst par viņiem zemāks; gribēdams būt priekšā, viņš atpaliek. Tāpēc, lai gan viņa vieta ir augstāk par cilvēkiem, viņi nejūt viņa svaru, lai gan viņa vieta ir viņu priekšā, viņi to neuzskata par negodīgu.

Cilvēces vēsture atceras vēstules, kas ”darīja brīnumus”.

Lietišķo vēstuļu veidošana- atbildīgs uzdevums. Tāpēc nevajadzētu aizmirst sakāmvārdu: "Kas rakstīts ar pildspalvu, to nevar nocirst ar cirvi." Mēs neesam Linkolni vai Sokrāti, un mēs nekad nevaram sekot viņu padomiem burtiski. Taču noteikuma apgūšana: sāc ar uzslavām un partnera stipro pušu sirsnīgu atzīšanu noteikti palīdzēs ikdienas biznesa kontaktos, arī rakstot vēstules. Patīk psiholoģiskā tehnika darbojas neatkarīgi no tā, vai jūsu uzņēmums pārdod tūrisma braucienus vai ražo liela diametra caurules.

Kāds formulējums jāiekļauj līgumā, lai pēc tam varētu vienoties par darījuma nosacījumiem pa telefonu, faksu vai e-pasts? Kas ir otrā puse tādas “efektivitātes” medaļas? Pēc kādiem noteikumiem tiesa interpretēs darījuma noteikumus, pamatojoties uz esošo saraksti un citiem dokumentiem? Kad pienāk laiks sastādīt domstarpību izlīguma protokolu vai papildus vienošanos pie līguma un kā to izdarīt?

Atbildes uz šiem jautājumiem atradīsit rakstā“Pušu sarakste ar jurista acīm”.

1 Skatiet E.M. rakstu. Kameņeva “Organizatorisko un administratīvo dokumentu formu izstrāde” 20.lpp Nr.8` 2005 un 40.lpp.Nr.9`2005

2 Starp nepieciešamajām detaļām burti, papildus tiem, kas iekļauti veidlapā, ietver:

• 15 - adresāts;
• 18 - teksta virsraksts (nepieciešams tikai rakstot vēstuli A4 formātā; dokumentam A5 formātā tas nav nepieciešams);
• 20 - dokumenta teksts;
• 22 - paraksts;
• 27 - atzīme par izpildītāju.

Pēc izvēles Vēstulei ir nepieciešama šāda informācija:

• 21 - atzīme par pieteikumu klātbūtni;
• 24 - vīzu dokumentu apstiprināšana;
• 25 - zīmoga nospiedums (uzlīmēts uz garantijas vēstulēm);
• 30 - identifikators elektroniskais paraksts dokumentu.

3 Atkarībā no burta teksta lieluma iespējams izmantot ne tikai A4 formātu, bet arī A5 formātu.