Biznesa vēstuļu paraugi. Lietišķās korespondences ētika

Kas ir e-pasts? Mūsdienu biznesa pasaulē tas ir:

Tava seja. Tieši ar e-pasta palīdzību var radīt pozitīvu tēlu darījuma partnera acīs vai sabojāt pirmo iespaidu.
Jūsu darba instruments. Liela daļa saziņas ar ārpasauli notiek caur e-pastu. Tāpēc, ja pārvaldāt šo instrumentu, jūs varat ievērojami atvieglot savu dzīvi.
Spēcīgs traucēklis. Ārējā pasaule mēģina jūs pieķert, novērst jūsu uzmanību un novest jūs no maldiem, izmantojot e-pastu.

No šī viedokļa aplūkosim darbu ar e-pastu. Sāksim ar kaut ko vienkāršu.

Vēstules formatēšana

Es izmantoju Mozilla Thunderbird e-pasta klientu, tāpēc izmantošu to kā piemēru. Izveidosim jaunu burtu un pāriesim no augšas uz leju pa lauku sarakstu.

Kam. Kopēt. Diskrētā kopija

Daži var nezināt, bet Mozilla "To" var mainīt uz "Cc" vai "Bcc".

Kam: rakstām galveno adresātu vai vairākus adresātus, atdalot tos ar semikolu.
Kopēt: mēs rakstām kādam, kuram vajadzētu izlasīt vēstuli, bet no kura mēs negaidām reakciju.
Diskrētā kopija: mēs rakstām kādam, kuram vajadzētu izlasīt vēstuli, bet palikt nezināmam citiem vēstules adresātiem. Īpaši piemēroti to izmantot biznesa vēstuļu, piemēram, paziņojumu, masveida sūtīšanai.

Nepareizi masu sūtījumos norādiet adresātus, izmantojot laukus “Kopēt” vai “Kam”. Vairākas reizes gadā saņemu vēstules, kurās laukā “Cc” ir norādīti 50–90 adresāti. Ir privātuma pārkāpums. Ne visiem adresātiem ir jāzina, ar ko vēl jūs strādājat ar līdzīgu tēmu. Ir labi, ja tie ir cilvēki, kuri viens otru pazīst. Ko darīt, ja sarakstā ir konkurējoši uzņēmumi, kas viens par otru nezina? Vismaz jums jābūt gatavam nevajadzīgiem paskaidrojumiem un maksimāli, lai pārtrauktu sadarbību ar kādu no viņiem. Nedari tā.

Vēstules priekšmets

Profesionālie pasta pakalpojumi bieži raksta (dažreiz saprātīgi) par e-pasta tēmas rindiņas nozīmi savos korporatīvajos emuāros. Bet visbiežāk mēs runājam par pārdošanas vēstulēm, kur vēstules tēmas rindiņa atrisina problēmu “e-pasts jāatver”.

Mēs apspriežam ikdienas biznesa saraksti. Šeit tēma atrisina problēmu "vēstulei un tās autoram jābūt viegli identificējamam un pēc tam atrodamam". Turklāt jūsu centība atgriezīsies pie jums daudzu atbildes vēstuļu karmas veidā, tikai ar prefiksiem Re: vai FWD, starp kuriem būs jāmeklē vēlamā vēstule par tēmu.

Divdesmit vēstules ir vienas dienas korespondences apjoms vidējā līmeņa vadītājam. Es nemaz nerunāju par uzņēmējiem un uzņēmumu īpašniekiem, un viņu burtu skaits dažkārt ir mazāks par 200 vai vairāk. Tāpēc vēlreiz: nesūtiet e-pastus ar tukšu tēmu.

Tātad, kā pareizi noformulēt e-pasta tēmas rindiņu?

Kļūda #1 : tēmā tikai uzņēmuma nosaukums. Piemēram, “Debesis”, un tas arī viss. Pirmkārt, jūs, iespējams, neesat vienīgais no sava uzņēmuma, kas sazinās ar šo darījumu partneri. Otrkārt, šāda tēma nedod nekādu jēgu, jo no adreses jau ir redzams jūsu uzņēmuma nosaukums. Treškārt, uzminiet, kāda izskatīsies jūsu pastkastīte ar šādu pieeju sarakstei? Kaut kas līdzīgs šim.

Vai ir ērti meklēt par šādām tēmām?

Kļūda #2 : spilgts, pārdošanas virsraksts. Tas ir lieliski, ja jūs zināt, kā rakstīt šādus virsrakstus. Bet vai ir lietderīgi šīs prasmes izmantot lietišķajā sarakstē? Atcerieties biznesa e-pasta tēmas rindiņas mērķi: nevis pārdot, bet nodrošināt identifikāciju un meklēšanu.

Vēstules teksts

Ir daudz rakstīšanas rokasgrāmatu dažādiem gadījumiem. Piemēram, Maksimam Iļjahovam, Aleksandram Amzinam un citiem vārdu meistariem ir daudz noderīgas informācijas. Iesaku izlasīt viņu rakstus, lai vismaz uzlabotu vispārējo lasītprasmi un uzlabotu kopējo rakstītās runas stilu.

Vēstules rakstīšanas procesā mums secīgi jāpieņem vairāki lēmumi.

Pieklājības jautājums . Vēstules sākumā var izplūst patīkamībā vai pat maigumā garā “Mans dārgais Rodja, ir pagājuši vairāk nekā divi mēneši, kopš es ar tevi runāju rakstiski, no kā es pats cietu un pat negulēju. naktis, domāšana." Ļoti pieklājīgi un ļoti dārgi, gan laika ziņā, lai uzrakstītu šādu ievadu, gan sarunu biedra laika ziņā, lai to izlasītu. Sarakste ir bizness, atceries? Nevis eseja epistolārā žanrā konkursam vai vēstule Raskoļņikova mātei, bet gan biznesa sarakste.

Mēs cienām savu un saņēmēja laiku!

Ir tikai jēga iepazīstināt sevi un atsaukt atmiņā savas iepazīšanās apstākļus pirmajā vēstulē, kas nosūtīta pēc īslaicīgas tikšanās izstādē. Ja tas ir sadarbības turpinājums vai notiekošā sarakste, dienas pirmajā vēstulē rakstām: “Sveiks, Ivan”, otrajā un turpmākajos: “Ivan,…”.

Apelācija . Mani vienmēr ir uztraucis jautājums, pie kā vērsties vēstulē, ja ir vairāki adresāti. Nesen es uzrakstīju vēstuli, kas adresēta trim meitenēm vārdā Anna. Bez šaubām, es uzrakstīju “Sveika, Anna” un neuztraucos. Bet šāda veiksme ne vienmēr notiek.

Ko darīt, ja ir trīs vai pat septiņi adresāti un tiem nav vienāds vārds? Varat tos uzskaitīt pēc nosaukuma: "Labdien, Rodion, Pulcheria, Avdotya un Pjotr Petrovič." Bet tas ir ilgi un prasa laiku. Jūs varat rakstīt: "Sveiki, kolēģi!"

Es izmantoju noteikumu par personas uzrunāšanu laukā “Kam”. Un vispār nesazinieties ar tiem, kas ir kopijā. Šis noteikums ļauj arī precīzāk noteikt (vienu!) vēstules adresātu un šīs vēstules mērķi.

Citāts . Bieži sarakste ir vēstuļu ķēde ar jautājumiem un atbildēm – vārdu sakot, dialogs. Tiek uzskatīts par labu veidu nedzēst korespondences vēsturi un rakstīt savu atbildi citētā teksta augšdaļā, lai, pēc nedēļas atgriežoties pie šīs sarakstes, jūs varētu viegli lasīt dialogu no augšas uz leju, lejupejot pēc datuma. .

Kādu iemeslu dēļ Mozilla noklusējuma iestatījums ir “Novietot kursoru pēc citētā teksta”. Iesaku to mainīt izvēlnē “Rīki” → “Konta opcijas” → “Rakstīšana un adresēšana”. Tā tam jābūt.

Vēstules mērķis . Ir divu veidu biznesa vēstules:

kad vienkārši informējam sarunu biedru (piemēram, atskaite par mēneša paveikto darbu);
un kad mēs vēlamies kaut ko no sarunu biedra. Piemēram, lai viņš apmaksai apstiprina pievienoto rēķinu.

Parasti uzmundrinošu vēstuļu ir daudzkārt vairāk nekā ziņojošu vēstuļu. Ja vēlamies kaut ko panākt no sarunu biedra, ir ļoti svarīgi to pateikt vēstulē vienkāršā tekstā. Aicinājumam uz darbību jāpievieno vārds, un tam jābūt vēstules pēdējam teikumam.

Nepareizi : "Porfīrijs Petrovič, es zinu, kurš uzlauza veco sievieti līdz nāvei."

Pareizi : "Porfīrijs Petrovič, es biju tas, kurš uzlauza veco sievieti līdz nāvei, lūdzu, veiciet pasākumus, lai mani arestētu, esmu noguris no ciešanām!"

Kāpēc korespondentam būtu jādomā tavā vietā, ko darīt ar šo vēstuli? Galu galā viņš var pieņemt nepareizu lēmumu.

Paraksts tekstā . Viņai jābūt. Turklāt visi e-pasta klienti ļauj konfigurēt automātisku parakstu aizstāšanu, piemēram, klasisko “Ar cieņu…”. Mozilla tas tiek darīts izvēlnē “Rīki” → “Konta opcijas”.

Tas, vai parakstā rakstīt kontaktus, ir katra personīga lieta. Bet, ja esi kaut kādā veidā saistīts ar pārdošanu, droši raksti. Pat ja darījums nenotiek saziņas rezultātā, turpmāk būsi viegli atrodams, izmantojot kontaktus no paraksta.

Visbeidzot, vēl viena vēstules pamatteksta iezīme tiem sarunu biedriem, kuriem nepatīk (nevar, negrib, nav laika) atbildēt uz jūsu vēstulēm. Lūdzu, norādiet noklusēto vēstules pamattekstā. Piemēram, "Porfīrijs Petrovič, ja jūs neierodaties mani arestēt pirms piektdienas pulksten 12:00, es uzskatu, ka esmu amnestēts." Protams, termiņam jābūt reālam (tekstu no piemēra nevajadzētu sūtīt piektdien plkst. 11:50). Saņēmējam ir fiziski jāspēj izlasīt jūsu vēstuli un rīkoties saskaņā ar to. Šāds “klusums” atbrīvo jūs no atbildības par sarunu biedra nespēju atbildēt. Kā vienmēr, šīs funkcijas izmantošanai ir jāpieiet saprātīgi. Ja cilvēks uz tavām vēstulēm atbild laicīgi un regulāri, šāds ultimāts viņu var ja ne aizskart, tad nedaudz sasprindzināt vai novest pie lēmuma uz vēstuli neatbildēt tieši tagad, bet likt pagaidīt līdz piektdienai.

Pielikumi

Vēstulēm bieži tiek pievienoti pielikumi: CV, komerciālie priekšlikumi, tāmes, grafiki, dokumentu skenēšana - ļoti ērts rīks un vienlaikus populāru kļūdu avots.

Kļūda : milzīgs investīciju apjoms. Es bieži saņemu e-pastus ar pielikumiem līdz 20 MB. Parasti tie ir dažu dokumentu skenēšana TIFF formātā ar izšķirtspēju 600 dpi. Korespondenta e-pasta programma gandrīz noteikti uz vairākām minūtēm iesaldēsies, lai mēģinātu ielādēt pielikuma priekšskatījumu. Un nedod Dievs, lai adresāts mēģinātu izlasīt šo vēstuli viedtālrunī...

Personīgi es šādas vēstules uzreiz izdzēšu. Vai nevēlaties, lai jūsu e-pasts nonāk miskastē pirms tā izlasīšanas? Pārbaudiet ieguldījuma lielumu. Ieteicams, lai tas nepārsniegtu 3 MB.

Ko darīt, ja tas pārsniedz?

Mēģiniet pārkonfigurēt skeneri uz citu formātu un izšķirtspēju. Piemēram, PDF un 300 dpi nodrošina diezgan lasāmu skenēšanu.
Padomājiet par tādām programmām kā WinRar vai 7zip arhivētājs. Daži faili perfekti saspiež.
Ko darīt, ja pielikums ir milzīgs un jūs to nevarat saspiest? Piemēram, gandrīz tukša grāmatvedības datubāze sver 900 MB. Mākoņu informācijas krātuves nāks palīgā: Dropbox, Google Drive un tamlīdzīgi. Daži pakalpojumi, piemēram, Mail.ru, automātiski pārvērš milzīgus pielikumus par saitēm uz mākoņkrātuvi. Bet es dodu priekšroku mākonī saglabātās informācijas pārvaldīšanai pats, tāpēc es neatbalstu Mail.ru automatizāciju.

Un vēl viens ne gluži acīmredzams ieteikums par investīcijām - viņu Vārds . Tam jābūt saprotamam un pieņemamam saņēmējam. Reiz mēs uzņēmumā gatavojām komerciālu piedāvājumu... lai tas būtu Fjodors Mihailovičs Dostojevskis. Es saņēmu no pārvaldnieka vēstuli ar CP projektu apstiprināšanai, un pielikumā bija fails ar nosaukumu “ForFedi.docx”. Menedžerim, kurš man to nosūtīja, bija dialogs, kas bija apmēram šāds:

Cienījamais menedžeri, vai jūs personīgi esat gatavs pieiet šim cienījamam vīrietim un saukt viņam pretī Fedju?

Kaut kā nē, viņš ir cienīts cilvēks, visi viņu sauc viņa vārdā un patronimijā.

Kāpēc pielikumu nosaucāt par “Fedi”? Ja es viņam to tūlīt nosūtīšu, vai jūs domājat, ka viņš no mums pirks cirvjus, izmantojot šo CP?

Vēlāk grasījos to pārdēvēt...

Kāpēc sagatavot bumbu ar laika degli – potenciālā klienta atteikumu – vai radīt sev papildus darbu, pārdēvējot failu? Kāpēc gan uzreiz nenosaukt pielikumu pareizi: “Fjodoram Mihailovičam.docx” vai vēl labāk - “KP_Sky_Axes.docx”.

Tātad mēs esam vairāk vai mazāk sakārtojuši e-pastu kā “persona”. Turpināsim aplūkot e-pastu kā efektīva darba rīku un parunāsim par tā traucējošo komponentu.

Darbs ar burtiem

E-pasts ir spēcīgs traucēklis. Tāpat kā ar jebkuru traucējumu novēršanu, arī ar e-pastu ir jārisina stingrāki noteikumi un jāievieš darba grafiki.

Jums ir jāizslēdz vismaz VISI paziņojumi par pasta saņemšanu. Ja e-pasta klients ir konfigurēts pēc noklusējuma, jums tiks paziņots ar skaņas signālu, mirgos ikona blakus pulkstenim un tiks parādīts burta priekšskatījums. Vārdu sakot, viņi darīs visu, lai vispirms atrautu jūs no rūpīga darba un pēc tam iegremdētu jūs nelasītu vēstuļu un neskatītu sūtījumu bezdibenī — mīnus stundu vai divas no jūsu dzīves.

Dažiem cilvēkiem piemīt spēcīgs gribasspēks, kas ļauj viņus nenovirzīt no paziņojumiem, taču parastajiem cilvēkiem labāk likteni nekārdināt un tos izslēgt. Programmā Mozilla Thunderbird tas tiek darīts, izmantojot izvēlni "Rīki" → "Iestatījumi" → "Vispārīgi" → "Kad parādās jauni ziņojumi".

Ja nav paziņojumu, kā saprast, ka ir pienākusi vēstule?

Ļoti vienkārši. Jūs pats apzināti atlicināt laiku sava pasta šķirošanai, e-pasta klienta atvēršanai un visu nelasīto ziņojumu apskatei. To var izdarīt divas reizes dienā, piemēram, pusdienās un vakarā vai piespiedu dīkstāves laikā, piemēram, satiksmes sastrēgumos.

Cilvēki bieži jautā, kā ir ar atbildes laikiem un steidzamām vēstulēm? Es atbildu: jūsu pastā nav steidzamu vēstuļu. Ja vien jūs nestrādājat klientu atbalsta nodaļā (šajā nodaļā ir savi noteikumi darbam ar pastu).

Ja ir steidzamas vēstules, sūtītājs jums par to paziņos, izmantojot citus kanālus - tālruni, SMS, Skype. Tad jūs apzināti ievadīsit savu e-pasta klientu un apstrādāsit steidzamus pastu. Visi laika pārvaldības guru (piemēram, Gļebs Arhangeļskis ar savu “Time Drive”) paziņo standarta atbildi uz e-pastu 24 stundu laikā. Tas ir normāls labas manieres noteikums — negaidiet no sarunu biedra tūlītējas atbildes pa e-pastu. Ja ir steidzama vēstule, paziņojiet par to, izmantojot ātrākus saziņas kanālus.

Tātad, mēs izslēdzām paziņojumus un tagad ieslēdzam e-pasta klientu saskaņā ar mūsu grafiku.

Ko darīt, kad dodamies uz pastu un iesaistāmies darbībā, ko sauc par “e-pasta kārtošanu”? Kur ir šī darba sākums un beigas?

Esmu daudz dzirdējis par nulles iesūtnes sistēmu, bet diemžēl neesmu sastapis nevienu cilvēku, kas to izmantotu. Man bija jāizgudro savs ritenis no jauna. Vietnē Lifehacker ir raksti par šo tēmu. Piemēram, " ". Tālāk es runāšu par nulles iesūtnes sistēmu manā interpretācijā. Būšu pateicīgs, ja GTD guru komentētu un papildinātu vai uzlabotu aprakstīto sistēmu.

Ir svarīgi saprast un pieņemt, ka e-pasts nav jūsu darbību uzdevumu plānotājs vai arhīvs. Tāpēc mapei Iesūtne vienmēr jābūt tukšai. Kad esat sācis kārtot iesūtni, neapstājies un nekas nenovērsīs jūsu uzmanību, kamēr neesat iztukšojis šo mapi.

Ko darīt ar e-pastiem iesūtnē? Katrs burts ir jāiet cauri secīgi un jāizdzēš. Jā, vienkārši iezīmējiet un nospiediet tastatūras taustiņu Dzēst. Ja nevarat dzēst vēstuli, jums būs jāizlemj, ko ar to darīt.

Vai varat atbildēt trīs minūtēs? Vai man uz to jāatbild? Jā, tas ir nepieciešams, un atbilde aizņems ne vairāk kā trīs minūtes, pēc tam atbildiet nekavējoties.
Jums ir jāatbild, bet atbildes sagatavošana prasīs vairāk nekā trīs minūtes. Ja izmantojat uzdevumu plānotāju, kas ļauj pārvērst e-pastu par uzdevumu, pārvērtiet e-pastu par uzdevumu un kādu laiku aizmirstiet par to. Piemēram, es izmantoju absolūti brīnišķīgo pakalpojumu Doit.im. Tas ļauj jums izveidot personisku e-pasta adresi: jūs pārsūtāt vēstuli uz to, un tā pārvēršas par uzdevumu. Bet, ja jums nav uzdevumu plānotāja, pārvietojiet burtu uz apakšmapi “0_Run”.
Ātri atbildot uz vēstuli, pārvēršot to par uzdevumu vai vienkārši izlasot, jums jāizlemj, ko ar šo ziņojumu darīt tālāk: dzēst to vai nosūtīt uz kādu no mapēm ilgstošai glabāšanai.

Šeit ir manas ilgtermiņa uzglabāšanas mapes.

0_Izpildīt. Man šādas mapes nav, bet, ja jums nav plānotāja, atkārtoju, šeit varat ievietot vēstules, kurām nepieciešams detalizēts darbs. Arī šī mape ir regulāri jātīra, bet ar pārdomātu pieeju tam īpaši atvēlētā laikā.
1_AtsauceŠeit es ievietoju vēstules ar fona informāciju: sveiciena vēstules ar pieteikšanos no dažādiem tīmekļa pakalpojumiem, biļetes uz gaidāmajiem lidojumiem utt.
2_Projekti.Šeit tiek glabāts sarakstes arhīvs par partneriem un projektiem, ar kuriem pastāv aktuālas attiecības. Protams, katram projektam vai partnerim ir izveidota atsevišķa mape. Partnera mapē ievietoju vēstules ne tikai no viņa darbiniekiem, bet arī no Neba darbiniekiem, kas saistīti ar šo partneri. Ļoti ērti: ja nepieciešams, visa sarakste par projektu ir pa rokai ar pāris klikšķiem.
3_Muzejs.Šeit es ievietoju tās vēstules, kuras būtu žēl dzēst, un labums no tiem nav acīmredzams. Šeit tiek migrētas arī mapes ar slēgtiem projektiem no “2_Projects”. Īsāk sakot, “Muzejs” glabā pirmos izņemšanas kandidātus.
4_Dokumenti.Šeit ir vēstules ar elektroniskiem dokumentu paraugiem, kas nākotnē var noderēt grāmatvedības uzskaitei, piemēram, klientu saskaņošanas atskaites, veikto braucienu biļetes. Mapei ir daudz līdzību ar mapēm “2_Projects” un “1_Reference”, tajā tiek glabāta tikai grāmatvedības informācija, un mapē “2_Projects” tiek glabāta pārvaldības informācija. “4_Dokumentos” ir nedzīva informācija, bet “2_Projektos” ir dzīvā informācija.
5_Zināšanas.Šeit es ievietoju tikai patiešām noderīgus biļetenus, pie kuriem vēlos atgriezties pēc kāda laika, lai gūtu iedvesmu vai rastu risinājumus.

Ir arī citi e-pasta klienta iestatījumi, kas ir svarīgi šīs sistēmas darbībai. Pirmkārt, pēc noklusējuma programmā Thunderbird ir izvēles rūtiņa “Atzīmēt ziņojumus kā lasītus”. Man labāk patīk to darīt apzināti, tāpēc nost ar karogu! Lai to izdarītu, dodieties uz izvēlni “Rīki” → “Iestatījumi” → “Papildu” → “Lasīšana un displejs”.

Otrkārt, mēs izmantojam filtri . Iepriekš aktīvi izmantoju filtrus, kas pēc sūtītāja adreses automātiski pārsūtīja vēstules uz attiecīgajām mapēm. Piemēram, jurista vēstules tika pārvietotas uz mapi “Advokāts”. Es atteicos no šīs pieejas vairāku iemeslu dēļ. Pirmkārt: jurista vēstules 99% gadījumu attiecas uz kādu projektu vai partneri, kas nozīmē, ka tās ir jāpārvieto uz šī partnera vai projekta mapi. Otrkārt: es nolēmu pievienot informētību. Jums pašam jāizlemj, kur glabāt konkrētu vēstuli, un ērtāk ir meklēt neapstrādātos ziņojumus tikai vienā vietā - iesūtnē. Tagad filtrus izmantoju tikai, lai mapēs sakārtotu automātiskās regulārās vēstules no dažādām sistēmām, tas ir, vēstules, kurās man nav jāpieņem lēmumi. Programmā Mozilla Thunderbird filtri tiek konfigurēti izvēlnē “Rīki” → “Ziņojumu filtri”.

Tātad, izmantojot pareizo pieeju, e-pastam vajadzētu aizņemt no 10 līdz 60 minūtēm dienā atkarībā no sarakstes apjoma.

Jā, un vēl viena lieta. Vai jau izslēdzāt paziņojumus par jaunu vēstuļu pienākšanu? ;)

Lietišķā komunikācija nav iedomājama bez sarakstes, jo ne vienmēr ir iespējama personīga tikšanās, lai atrisinātu sadarbības jautājumus. Aktuālākās problēmas biznesa sarakste

Lietišķā komunikācija nav iedomājama bez sarakstes, jo ne vienmēr ir iespējama personīga tikšanās, lai atrisinātu sadarbības jautājumus. Lietišķā sarakste palīdz īsā laikā atrisināt aktuālākās problēmas, bet etiķetes noteikumu neievērošana vai neloģiska vēstules uzbūve var kaitēt partnerattiecībām vai atsvešināt potenciālo klientu. Tāpat kā formālās sarunās, ir noteikti noteikumi: vēstules formāts un saziņas stils.

Vispārīgi noteikumi lietišķās korespondences veikšanai

1. Pirms vēstules rakstīšanas izlemiet par tās īpašībām:

vēstules veids (segums, garantija, pasūtījums, atgādinājums, paziņojums u.c.; prezentācijas vēstule vai uzaicinājums atbildēt);

pieejamības pakāpe adresātam (vai visus nepieciešamos punktus varat norādīt vienā vēstulē, vai arī vajadzēs otru, precizējošu);

piegādes steidzamība (ja vēstule ir steidzama, labāk to sūtīt ierakstītā vēstulē vai pa e-pastu).

2. Izveidojiet vēstuli, izmantojot esošās veidnes, pamatojoties uz tā veidu, kā arī paļauties uz GOST R 6.30-2003. “Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības."

3. Jebkurai biznesa vēstulei ir šāda vispārējā struktūra:

nosūtītājas organizācijas nosaukums;
rakstīšanas datums;
saņēmēja adrese, konkrēta korespondenta norāde;
atvēršanas adrese;
norāde par vēstules tēmu un mērķi;
galvenais teksts;
secinājums (pieklājības formula);
sūtītāja paraksts;
norāde par pieteikumu un kopiju izplatīšanu (ja tādas ir).

4. Sagatavojot biznesa vēstuli, izmantojiet teksta redaktoru Microsoft Word:

lietot Times New Roman burtveidolu, burtu lielums 12-14 punkti, rindstarpa – 1-2 punkti;

Novietojiet burta lappušu numurus apakšējā labajā pusē;

Drukājot tekstu A4 formātā, izmantojiet 1,5–2 rindstarpas, A5 formātā vai mazāk — vienu rindiņu atstarpi. Sīkāka informācija vienmēr tiek ierakstīta ar vienas rindiņas atstarpi.

5. Ja runājat kādas organizācijas vārdā un plānojat nosūtīt drukātu vēstuli, noteikti izmantojiet uzņēmuma veidlapas, jo tā klātbūtne būs jūsu uzņēmuma vizītkarte. Sagatavojot oficiālu veidlapu, ievērojiet īpašu piesardzību, šai prasmei jābūt obligātai jebkuram biroja darbiniekam.

6. Starptautiskajai sarakstei vēstulei jābūt rakstītai adresāta valodā vai angļu valodā(kā visizplatītākais biznesa attiecībās).

7. Saglabājiet pareizu, lietišķu toni. Sāciet vēstuli ar adresi, kas atkarībā no jūsu tuvības pakāpes ar korespondentu var sākties ar vārdiem “Cienījamais + pilns vārds” vai “Cienījamais + pilns vārds”. Atcerieties, ka vārdus adresē vai adresāta norādē nekādā gadījumā nedrīkst saīsināt (piemēram, "cienīt" kā "uv." vai "nodaļas vadītājam" kā "nodaļas vadītājs") - tādi ir lietišķās etiķetes noteikumi. Vienmēr beidziet savu vēstuli ar pateicību par sadarbību. Pirms paraksta jābūt frāzei “Ar cieņu…” vai “Ar cieņu…”. Oficiālajā sarakstē uzrunāt “tu” ir nepieņemama pat tad, ja ar korespondentu uzturi draudzīgas attiecības.

8. Rūpīgi izvēlieties vārdu krājumu, izvairieties no neprecizitātēm un neskaidrām frāzēm, kā arī pārmērīgas profesionalitātes izmantošanas. Vēstulei jābūt saprotamai.

9. Sadaliet vēstules saturu jēgpilnās rindkopās, lai tā nebūtu apgrūtinoša un adresātam grūti saprotama. Ievērojiet noteikumu: pirmajā un pēdējā rindkopā jābūt ne vairāk kā četrām drukātām rindām, bet pārējās - ne vairāk kā astoņas.

10. Atbildiet uz biznesa e-pastiem saskaņā ar pieņemto etiķeti: par rakstisku pieprasījumu - 10 dienu laikā pēc saņemšanas; vēstulēm, kas nosūtītas pa faksu vai e-pastu - 48 stundu laikā, neskaitot nedēļas nogales.

Organizācijas iekšējā lietišķā sarakste

Lietišķā sarakste starp uzņēmuma darbiniekiem ir daudz vienkāršota salīdzinājumā ar saraksti, kas tiek nosūtīta trešajai pusei.

būt kodolīgam;
būt biznesam;
vēstulē jānorāda datums;
Vēstules beigās ir pieklājības formula un paraksts.

Organizācijas iekšējās biznesa sarakstes piemērs varētu būt apsveikuma vēstule vadītāja vai komandas vārdā, kas adresēta dienas varonim vai darbiniekam, kurš saņēmis paaugstinājumu.

Rakstiski apspriežot projektus, parasti tiek izmantoti tikai daži obligātie biznesa vēstules elementi - tēmas norāde, aicinājums, īss jautājuma būtības izklāsts un pieklājības formula ar drukātu parakstu.

Atcerieties, ka vēstules forma un vajadzīgā veidne ir jāizvēlas, pamatojoties uz lietišķās korespondences līmeni un informācijas veidu, kuru vēlaties sniegt adresātam.

Mūsdienās ir diezgan grūti atrast uzņēmumu, kas savā starppersonu komunikāciju praksē nebūtu izmantojis zinātnes un tehnikas progresa sasniegumus: e-pastu, ICQ, faksu, mobilos sakarus. Un, ja mums ir lielāka izpratne par lietišķās korespondences un telefonsarunu noteikumiem, tad dažiem cilvēkiem ir priekšstats par to, kā rīkoties internetā. Bet arī šeit ir noteikti etiķetes noteikumi, kurus regulē “Tīkla etiķete”.

“Setiket” galvenais noteikums ir tāds pats kā jebkurā citā etiķetē: uzvedies tā, lai tevi būtu viegli saprast, neradot problēmas citiem un netraucēt normālu dialogu, pat ja tas notiek caur e- pastu. Vienmēr uzvedieties tā, lai neaizvainotu personu, ar kuru sarakstāties tiešsaistē.

Amerikāņu konsultāciju uzņēmuma The Digital Estate Group prezidents Čaks Mārtins rakstā “50 praktiskie biznesa tīkla etiķetes noteikumi” raksta: “Tīkla etiķete (tīkla etiķete) nozīmē uzvedības un uzvedības noteikumu kopumu, kas pieņemts, lietojot datortīklus. Šo noteikumu ievērošana ir īpaši svarīga elektroniskās vides dēļ, nav iespējams nodalīt uzņēmuma un klienta pozīciju. "Biznesa noteikumu tīkls" parādījās kā ceļvedis veselīgu un laimīgu attiecību nodibināšanai un uzturēšanai starp uzņēmumu un tā klientiem.

Šajā sadaļā mēs neapskatīsim uzvedības noteikumus forumos, emuāros un tērzētavās, bet tikai pastāstīsim, kā veikt biznesa korespondenci pa e-pastu, lai padarītu saziņu ar partneriem, kolēģiem un draugiem ērtāku un efektīvāku.

Komunikācijas stils

Sazinoties pa e-pastu, varat izlaist apsveikumus un sveicienus un uzreiz ķerties pie lietas. Bet, ja vēlaties, lai jūsu e-pasts būtu formālāks, autors iesaka izmantot šādu adreses formulu: "Labdien, dārgais (dārgais) + vārds, otrais vārds, adrese." Un tikai pēc tam jums vajadzētu pāriet pie apelācijas mērķa.

Neskatoties uz visu komunikācijas neformalitāti, ir jāatceras un jāievēro viens no svarīgākajiem noteikumiem, veidojot e-pastus – lasītprasmes un loģikas principu ievērošana. Tas, ka e-pasts ir ātrs saziņas veids, nenozīmē, ka tam ir jābūt aplietam. Noteikti sāciet teikumu ar lielo burtu un izmantojiet punktus. Vārdiem un nosaukumiem jāsākas ar lielajiem burtiem. Teksts, kas rakstīts tikai ar mazajiem burtiem, bez punktiem vai citām pieturzīmēm, ir grūti lasāms. Teksts, kas rakstīts tikai ar lielajiem burtiem, lasot parasti tiek uztverts kā NEPĀRTRAUKTS KLIEDiens.

Lai atdalītu vienu ideju no citas, izmantojiet atstarpes (tukšas rindiņas) vai elipses, jo tās mēdz darboties kā rindkopa e-pastā.

E-pasta formatēšana

Daudziem uzņēmumiem ir vienots korporatīvais e-pasta formatēšanas standarts, kas ietver pašas vēstules struktūru, noteikumus saziņai ar klientu, paraksta datus (pilns vārds, amats, darba tālruņa numuri, e-pasta adrese un saite uz uzņēmuma vietni). Turklāt šis standarts var aizliegt izmantot emocijzīmes, kas nav saistītas ar biznesa sfēru.

Parasti biznesa e-pasta struktūru var attēlot šādi:

1. “Cepure” korporatīvajā stilā.

2. Sveiciens

4. Atvadīšanās

5. Personiskais paraksts, norādot kontaktus.

7. Logotips, ja nepieciešams.

Sūtot e-pastu, jāaizpilda šādi lauki:

"Tēma"
"uz"
“Rakstīšanas nozīme”, ja nepieciešams.

Sūtot e-pastus, laukā “Kam” ievadiet adresāta e-pasta adresi. Dažkārt ir nepieciešams nosūtīt vēstuli ar vienu tekstu vairākiem adresātiem, tad viņu adreses var ievadīt atdalot ar komatiem. Noteikti aizpildiet lauku “Tēma”, pretējā gadījumā jūsu vēstule var tikt izdzēsta kā surogātpasts. Šeit jums jāievada daži vārdi, kas apraksta ziņojuma tēmu.

Dažas e-pasta programmas ļauj norādīt ziņojuma nozīmi. Tas ir vienkārši nepieciešams, ja adresāts katru dienu saņem lielu skaitu vēstuļu. Ziņojumam ar atzīmi “Svarīgi” tiek piešķirta prioritāte, pārbaudot pastu. Bet jums nevajadzētu ļaunprātīgi izmantot šo funkciju. Svarīgais pakāpeniski zaudēs šo kvalitāti.

E-pasta lielums

Tīkla noteikumi precīzi nosaka izmēru: e-pasta ziņojumam jābūt divreiz īsākam nekā uz papīra rakstītam. Ja jums ir jānosūta svarīga informācija, kas satur lielu apjomu, labāk ir uzrakstīt īsu pavadtekstu e-pastā, bet pašu informāciju formatēt kā pielikumu.

Gatavojoties nosūtīt lielu pielikumu, kas pārsniedz 200–500 kilobaitus, noteikti par to brīdiniet savu respondentu. Lielus pielikumus labāk nesūtīt e-pastos. Ir daudzi citi veidi, kā pārsūtīt lielus tekstus, fotoattēlus vai audio, neizmantojot e-pastu. Piemēram, izmantojot ftp serveri vai tīmekļa saskarni.

Adrešu grāmata

Tradicionālajā sarakstē bija vai nu jāsaglabā adresētas aploksnes, vai arī tās jāpieraksta. Atcerēties visu savu draugu un partneru e-pasta adreses arī nav iespējams un arī tas nav nepieciešams. Lai to izdarītu, jebkurai pasta programmai ir funkcija “Adrešu grāmata”, kurā varat saglabāt savu korespondentu e-pastu un citu kontaktinformāciju. Izmantojot šo funkciju, e-pasta sūtīšana ir daudz vienkāršāka nekā papīra vēstules nosūtīšana, vienkārši atlasiet vajadzīgo vārdu adrešu grāmatā un noklikšķiniet uz pogas “Sūtīt pastu”.

Kad pienāk e-pasts no jūsu adrešu grāmatā norādītā respondenta, jūs vienmēr zināt, no kā tieši saņēmāt e-pastu, jo ierakstītā kontaktpersona tiks atspoguļota laukā “No”.

Atbildēt uz e-pastu

Lai atbildētu uz saņemto vēstuli, vienkārši noklikšķiniet uz pogas “Atbildēt” savā pasta programmā. Šajā gadījumā tiek parādīta jauna ziņojuma veidlapa, kurā laukā “Kam” automātiski tiek ievadīta adresāta adrese un laukā “Tēma”: oriģinālās vēstules tēma tiks norādīta ar “Re:”. atzīmējiet rindas sākumā. Ar šo atzīmi jūsu adresāts sapratīs, ka esat viņam nosūtījis atbildi uz vēstuli par konkrētu tēmu. Tādā veidā adresāts var viegli atcerēties sarakstes nozīmi.

Ja rakstāt draugiem un vēlaties, lai jūsu vēstule atbilstu Seticket noteikumiem, rediģējiet sākotnējās ziņas tekstu, atstājot tikai tās rindiņas, kas ir svarīgas jūsu atbildes izpratnei (citāts). Pēc parastajiem sveicieniem un ievadvārdiem zem katra citāta ierakstiet savu atbildi uz doto teikumu vai jautājumu.

Ja šī ir atbilde uz biznesa vēstuli, atstājiet visu iepriekšējo tekstu nemainīgu un uzrakstiet savu atbildi augšpusē.

Citēšana ir avota teksta (šajā gadījumā vēstules) fragmentu iekļaušana ziņojumā, lai atjaunotu satura būtību. Lūdzu, ņemiet vērā: lielākajā daļā e-pasta programmu citētais fragments ir izcelts ar zīmi lielāks par (>).

Smaidiņi

Parastās komunikācijas laikā sarunu biedrus ietekmē ne tikai un ne tik daudz vārdi, bet arī balss, intonācija, sejas izteiksmes un žesti. Tas ir mīnuss saziņai caur e-pastu – tas liedz iespēju apmainīties ar emocijām. Bet mums tomēr izdevās daļēji pārvarēt šo trūkumu. Šobrīd virtuālajā saziņā, arī e-pastā, plaši tiek izmantotas tā sauktās emocijzīmes (jūsu grafisks attēlojums) - sejas, kas veidotas no punktiem, komatiem, defisēm un citiem simboliem. Viņi spēj vismaz kaut kā emocionāli iekrāsot tekstus. Emociju lietošana korespondenci padara dzīvāku – autors pauž ne tikai savas domas, bet arī sajūtas. Šeit ir visizplatītākās emocijzīmes:

Ir daudz emocijzīmju, kas norāda gan uz emocijām, gan uz cilvēka vai viņa izskata stāvokli. Klasiskās emocijzīmes:

:-) smaidot
:-))) smejoties
:-D priecīgi smejoties
:-| pārdomāts, neitrāls
:-( skumji
:-/ nelaimīgs vai neizpratnē
:-0 pārsteigts (mute vaļā)

Dažkārt deguna simbols "-" netiek izdrukāts, lai atvieglotu rakstīšanu. Piemēram, viņi vienkārši ieraksta :) vai :(. Pēdējā laikā kols bieži ir aizstāts ar vienādības zīmi, piemēram, =) nevis :). "Deguns" šādos gadījumos parasti netiek lietots. Arī tērzēšanas sarunās parasti tiek izmantotas tikai atverošās vai aizverošās iekavas. Piemēram,)))) vai (((((. Rakstzīmju skaits atbilst prieka vai skumju līmenim).

Bet, rakstot biznesa vēstuli, neaizraujieties ar emocijzīmēm, pretējā gadījumā jūs varat iegūt vieglprātīga cilvēka reputāciju.

Elektroniskais paraksts

Elektroniskais paraksts ir speciāli izveidots fails (paraksts), kas ir teksta paraksts. Elektroniskais paraksts ziņojumos ir labas formas noteikums biznesa sarakstei. Elektroniskais paraksts ir arī neuzkrītoša uzņēmuma reklāma. Tiešā reklāma svešinieku un nepazīstamu cilvēku vēstulēs parasti tiek uztverta negatīvi, taču dažas paraksta rindas tiks pieņemtas lojāli.

Vienmēr izmantojiet parakstu – tas palīdzēs jūsu respondentam unikāli identificēt jūs. Noteikti iekļaujiet vairākus iespējamos veidus, kā ar jums sazināties. Parasti tie ir tālruņu numuri, e-pasts, fakss, ICQ

Pamatnoteikumi elektroniskā paraksta noformēšanai:

Elektroniskais paraksts nedrīkst pārsniegt 5-6 rindiņas.
Rakstzīmju skaits vienā rindā nedrīkst būt lielāks par 70.

Tīkla funkcijas, sūtot un saņemot e-pastus

Tātad jūs nosūtījāt e-pastu un patiešām uztraucaties par to, vai tas ir izdevies. Un nākamreiz sava sirdsmiera labad jau nosūtiet vēstuli ar paziņojumu par saņemšanu. Bet saskaņā ar Setiket noteikumiem šāda atzīme liecina par necieņu un neuzticību savam partnerim. Labāk pēc vēstules nosūtīšanas pa e-pastu piezvaniet adresātam un pārbaudiet, vai vēstule ir atnākusi vai nē. Diezgan bieži apstiprināšanai tiek izmantots šāds formulējums: aiz galvenās vēstules teksta pirms Jūsu elektroniskā paraksta tiek rakstīta frāze: “Lūdzu, apstipriniet vēstules saņemšanu ar atbildes vēstuli vai zvanot uz zemāk norādītajiem tālruņiem.”

Saskaņā ar tīkla noteikumiem uz e-pastiem ir jāatbild. Un atbildes laiks uz e-pastu nedrīkst pārsniegt divas dienas. Ja jums ir nepieciešams ilgāks laiks, lai atbildētu uz e-pastu, ir vērts izskaidrot kavēšanās iemeslus. Ir nepieciešams atbildēt uz vēstulēm ar bojātu kodējumu. Šajā gadījumā labāk ir pievienot pielikumu ar paskaidrojumiem, lai jūsu korespondents noteikti spētu to izlasīt. Un jums ir arī jāatbild uz vēstulēm, kurās ir pielikums: jums ir jāapstiprina, ka pielikums ir saņemts un atvērts normāli.

Elektroniskā dialoga sesija beidzas saskaņā ar telefona etiķetes noteikumiem: kurš pirmais sāka saraksti, tas pirmais to pabeidz.

Lūdzu, ņemiet vērā: ja neatbildat uz e-pastu 7 dienu laikā, tas ir nepārprotams atteikums sazināties. Tāpēc, ja vēlies uzturēt darījuma attiecības, 2-3 dienas pēc e-pasta nosūtīšanas ir jāzvana vai jānosūta otra vēstule savam biznesa partnerim, lai noskaidrotu, vai informācija ir nonākusi līdz viņam vai nav.

Atcerieties, ka biznesa pasaulē vienmēr ir jāatbild uz e-pastiem neatkarīgi no tā, vai tie ir papīra vai elektroniski. Pretējā gadījumā jūs varat uzskatīt par bezatbildīgu un vieglprātīgu cilvēku, kas, protams, neatstās vislabāko iespaidu uz jūsu biznesa reputāciju.

Fragments no grāmatas “Starptautiskā etiķete. Lietišķās etiķetes īpatnības dažādās valstīs." Grāmatu gatavo izdošanai izdevniecībā Phoenix, Rostova-Don 2008. gadā.

Tīkla etiķete – (angļu valodā Net - tīkls + Etiquette - etiķete) - morālie uzvedības noteikumi datortīklos. Uzvedības noteikumi internetā, kas izstrādāti, lai nesarežģītu citu cilvēku dzīvi. Autora piezīme

Smaidiņš, smaidiņš (angļu: smiley) ir ideogramma, kas attēlo emocijas. Sastāv no dažādiem simboliem, tostarp pakalpojumu simboliem. Emocijzīme kļuva plaši izplatīta internetā un SMS. Vēl 1969. gadā Vladimirs Nabokovs vienā no savām intervijām minēja, ka ir vērts izveidot īpašu pieturzīmi emociju grafiskai attēlošanai. Tomēr tikai 1982. gadā Skots Fālmens pirmais pasaulē ierosināja emocijzīmi tādā formā, kādā tā tiek izmantota mūsdienās. Autora piezīme.

Surogātpasts (eng. spam) - ziņojumi, kas masveidā tiek nosūtīti cilvēkiem, kuri nav piekrituši to saņemšanai. Nelūgta reklāma. Autora piezīme.

Wikipedia — bezmaksas enciklopēdija, http://ru.wikipedia.org

ICQ- klienta programmas nosaukums tūlītējās ziņojumapmaiņas tīklam, izmantojot OSCAR protokolu, ko izstrādājis Mirabilis. Saīsinājums “ICQ” sasaucas ar angļu frāzi “I seek you” (es meklēju tevi), krievu datorslengā ICQ sauc par “ICQ” vai “Asya”. Autora piezīme

Mūsdienu pasaulē biznesa kontakti bieži sākas ar biznesa saraksti - rakstiska lietišķās mijiedarbības forma, kas ietver jebkāda veida korespondenci (vēstules, ziņas utt.), ko jebkura amatpersona nosūtījusi tās vārdā un amata dēļ.

Svarīgs aspekts ir atbilstība noteiktiem etiķetes standartiem. Pretējā gadījumā izveidotie savienojumi var tikt pārtraukti un klients vai biznesa partneris var tikt zaudēts. Labi izstrādāta biznesa korespondence veicina vislabvēlīgāko iespaidu par jums vai uzņēmumu.

Burtu burvības apguve ir svarīga ikvienam cilvēkam. Piemēram, meklējot jaunu darbu: CV sastādīšana un nosūtīšana, testa uzdevumi, motivācijas vēstules, papildus informācija par sevi, tikšanās laika saskaņošana.

Interesanti, ka šodien pastāvošie lietišķās korespondences noteikumi tika izstrādāti pirms aptuveni 150 gadiem Anglijā.

Biznesa vēstuļu veidi

Lai izlemtu, kā sastādīt vēstuli, jums jāzina atšķirības starp tā veidiem. Tas palīdzēs jums izlemt par ziņojuma tēmu un tā pareizo noformējumu. Tas palīdzēs izvairīties no stulba izskata svarīga pretinieka acīs.

Saskaņā ar dizaina struktūru ir:

Saziņas vēstules

Tas ietver atteikuma vēstules, pretenzijas, attaisnojumus un atzīšanos. Viss, ko darbinieks izmanto savas profesionālās darbības ietvaros.

Vienošanās vēstules

Svarīgs rakstīšanas veids. Pateicoties viņai, tiek apkopoti tikšanās rezultāti, tiek veidotas vienošanās, noteikts uzdevumu izpildes laiks un abas puses ir pārliecinātas par pareizu līguma izpratni.

Biznesa vēstules noteikumi

Veids, kā emuāru autori ļauj sev izpausties, nav jūsu izvēle. Kļūdām un drukas kļūdām nav attaisnojuma. Jūs nevarat mierināt sevi ar valodas apguves grūtībām no bērnības. Jums ir jābūt pēc iespējas prasīgākam pret sevi. Pretējā gadījumā tas rada nelabvēlīgu priekšstatu par jūsu personību un izglītību.

Lietišķās sarakstes īpatnība ir tāda, ka kļūdas profesionālo vārdu pareizrakstībā tiek uzskatītas par personas nekompetences rādītāju izvēlētajā jomā.

Pamatnoteikumi:

Izvairieties lietot vārdus, kuru precīzo definīciju jūs nezināt. Kā pēdējo iespēju pārbaudiet to nozīmi vārdnīcās.
Izvairieties no specifiskas terminoloģijas lietošanas. Daži vārdi sarunu biedram var būt nepazīstami, un viņš tos var nepareizi interpretēt. Lietišķās sarakstes etiķete šādos gadījumos paredz terminu un saīsinājumu skaidrojumu.
Rakstiet īsos teikumos. Konstrukciju garums un krāšņums ir piemērots rakstot romānu, nevis biznesa sarunās.
Vispirms ierakstiet ziņojumu nevis vēstules pamattekstā, bet gan dokumentā datorā vai tiešsaistes redaktorā. Pozitīvs aspekts ir automātiska teksta pareizrakstības un pieturzīmju pārbaude. Tas arī novērš to, ka vēstule tiek nejauši nosūtīta adresātam priekšlaicīgi vai pazaudēta pārlūkprogrammas aizvēršanas vai interneta pazušanas dēļ. Strādājot programmā Microsoft Word, izmantojiet materiāla automātisko saglabāšanu noteiktos intervālos.
Jums nevajadzētu rakstīt ziņojumu tālrunī vai planšetdatorā. Pastāv neatbilstošas automātiskās korekcijas risks.
Pirms nosūtīšanas pārbaudiet, vai nav kļūdu un teksta konsekvenci. Ierakstīto tekstu ieteicams vēlreiz pārbaudīt pēc stundas, īslaicīgi pārslēdzoties uz citām lietām un aizmirstot par tā rakstīšanu. Tas palīdzēs paskatīties uz tekstu no citas perspektīvas, saskatot visas neprecizitātes.

Biznesa vēstules formatēšana

Sagatavojot un veicot saraksti, īpaša uzmanība jāpievērš detaļām. Tas arī parāda cieņu pret pretinieku un ļauj ietaupīt laiku, ko varētu veltīt materiāla pārtaisīšanai.

Nevajadzētu atstāt novārtā šādus aspektus:

Pareiza vēstules tēmas rindiņas aizpildīšana

Ja šī ir pirmā ziņa, nosaukums var būt spilgts. Taču, ja saziņa ar oponentu jau pastāv, vēstules temats jānorāda īsi un kodolīgi. Tie ir komunikācijas pamati. Tie palīdz pēc kāda laika atrast ziņojumu, lai atkārtota lasīšana būtu vienkārša gan sūtītājam, gan saņēmējam.

Citāts

Jūsu nosūtītajā ziņojumā var būt ietverti jautājumi, uz kuriem jums ir jāatbild. Ir jēga uz tiem atbildēt, citējot katru atsevišķi. Nosūtot vēstuli ar vairākiem pārsūtījumiem, ir vērts izmantot numerāciju un tekstu sadalīt rindkopās. Tādā veidā sarunu biedram būs skaidrs, uz kādu jautājumu jūs atbildat.

Pārmērīgas citātu ķēdes rada haosa sajūtu komunikācijā. Tomēr, ja rodas nepieciešamība atgriezties pie iepriekš nosūtītajām ziņām vai kaut ko atgādināt sarunu biedram, to ir vērts darīt. Jo īpaši, ja runa ir par budžetu, pakalpojumu paketi un laiku.

Ņem vērā visu saņemto informāciju

Veidojot vēstuli, īsi jākomentē visi jūsu vai sarunu biedra pievienotie dokumenti. Tādējādi saņēmējam uzreiz būs skaidrs, kāds failu saturs viņu sagaida.

Jūsu paraksts ir līdzība vizītkartei

Lietišķajai sarakstei nepieciešams paraksts. To var padarīt automātisku, tad tas būs klāt katrā nosūtītajā vēstulē. Kā izveidot informatīvu parakstu? Izmantojiet savu vārdu un uzvārdu, pašreizējo amatu, darba kontaktus un uzņēmuma logotipu.

Piemēram: "Ar cieņu Ivans Ivanovs, jūsu projekta vadītājs, tālruņa numurs vai citi sūtņi." Vai "Ar cieņu, Ivan Ivanov...".

Paraksts var būt arī lipīgs un radošs, norādot uz īpašu saistību ar uzņēmumu vai cēloni. Piemēram, grāmatniecības tīkla darbinieki, ievietojot aktuālo jauno produktu nosaukumus, var izmantot frāzi “Es šobrīd lasu...”. Bet šādas lietas labāk saskaņot ar priekšniecību.

Pasta adrese

Lietišķās sarakstes noteikumi paredz uzrādīt pasta adresi. Būtu labāk, ja viņš būtu tikai strādnieks. Tur var tikt attēlots uzņēmuma nosaukums, amats, vārds vai uzvārds, bet ne dzimšanas gads vai rotaļīgi segvārdi/vārdi. Par pareizo adreses nosaukumu labāk domāt daudzus gadus, ja plānojat to pamest pat tad, ja maināt darbības vai amatu.

Fonts un atstarpes

Dokumentācijā visbiežāk izmantotais fonts ir Times New Roman, 12. izmērs tabulām vai 14. tekstam. 1,5-2 intervāli. Tie ir neizteiktie pamati.

Lietišķās komunikācijas stils

Lietišķā sarakste ietver smalku līdzsvarošanas darbību. Draudzīga komunikācija šeit nav piemērota, bet arī uzsvērti skarba komunikācija nav piemērota.

Komunikācijas iezīmes:

Dizainparaugu smagums

Deminutīvi vārdi un slenga izteicieni būs nepiemēroti.

Emociju lietošana

Izmantojiet emocijzīmes uzmanīgi vai izvairieties no tām. Pirmais kontakts principā nepieļauj viņu klātbūtni. Nākotnē iekavas var būt, bet tikai pozitīvas, mērenā daudzumā. Jaukums un humors ir nepieņemami šādā komunikācijas stilā. Šī forma ir nepieņemama, ja esat sarunu biedra pakļautībā.

Sveicieni vārdā un uzvārda vārdā

Lietišķās korespondences noteikumi nozīmē cieņpilnu attieksmi pret sarunu biedru, uzmanību un interesi par viņa personu. Tas palielina jūsu pretinieka interesi par jums un palielina viņa iecietības iespēju. Vēlams iepriekš zināt uzrunātās personas vārdu, kā arī viņa vēlmes pēc adreses.

Atbildiet divu dienu laikā

Atbildi uz ziņojumu ir pareizi nosūtīt dažu darba dienu laikā. Pretējā gadījumā tas tiek uzskatīts par necieņu. Ja vēstule tika nosūtīta pirms nedēļas nogales vai atvaļinājuma, jums nav uz to jāatbild, ja tā nav steidzama. Pretējā gadījumā jums ir jābrīdina sarunu biedrs par īslaicīgu jūsu atbildes neesamību vai īsi jāatsakās no vēstules satura.

Uzbāzības trūkums

Pastāvīgi jautājot par kaut ko, prasot apstiprinājumu, jūs parādīsit sliktā gaismā. Ja ir nepieciešams sarunu biedra apstiprinājums, varat viņam atgādināt par nepieciešamību atbildēt trīs dienu laikā. Ja lieta ir steidzama, labāk to vispirms pieminēt savā pirmajā ziņojumā.

Spoguļa noteikums

Lietišķās sarakstes etiķete bieži ļauj uzrunāt pretinieku tā, kā viņš to dara. Tas palielina savstarpējas sapratnes un komunikācijas iespēju vienā līmenī. Sekojiet līdzi, kādus terminus, saziņas stilu un uzrunu izmanto jūsu sarunu biedrs.

Priecīgus svētkus

Ja saziņa notiek ap oficiālām brīvdienām vai to laikā, ir vērts apsveikt sarunu biedru. Tie ir lietišķās sarakstes noteikumi. Ir arī noderīgi zināt, kad ir tava pretinieka dzimšanas diena.

Pateicība

Elementāra pieklājība būtu pateicības vārdi, atbildot uz apsveikumu, uzaicinājumu vai paskaidrojumu.

Ņemot vērā visas iepriekš minētās iezīmes, nebūs grūti nodibināt kontaktu ar sarunu biedru un veidot par sevi labvēlīgu viedokli.

Biznesa rakstīšanas noteikumu nozīme

Faktiski jebkura nosūtītā vēstule ir vizītkarte, mūsu izvēlētās biznesa pozīcijas atspoguļojums. Lai viņa izskatītos pieklājīgi, iedvesmotu cieņu un uzticību, un sarunas pavada komforts un efektivitāte problēmu risināšanā, labas manieres noteikumu zināšanas un to pastāvīga ievērošana ir nesatricināma panākumu garantija.

Attiecībā uz jebkuru saraksti internetā vai vēstulēs tiek ievēroti tie paši stingrie standarti kā sazinoties telefoniski vai personīgās sarunās. Principi, uz kuriem tiek veidota mijiedarbība:

pretinieku savstarpēja cieņa pret otras personas personību un biznesa stāvokli;
uzmanība pretinieka biznesa interesēm;
konfidencialitātes saglabāšana;
punktualitāte svarīgu uzdevumu risināšanā.

Lietišķā sarakste ir nepieciešama, jo:

nosūtot vēstuli, atbildes nav, pat ja tā bija netieša;
vēstules pazūd nevajadzīgas informācijas plūsmā un darbinieki nemitīgi zvana viens otram, lūdzot pārbaudīt savu pastu;
pēc e-pasta izlasīšanas ir pilnīgi neskaidrs, kas no jums ir vajadzīgs;
Sakarā ar detaļu pārpilnību un informācijas haosu ziņojumos, domas ir sajauktas, un sarežģīts jautājums nekad netiek atrisināts.

Jūs varat ietaupīt daudz brīvā laika, ja ieviesīsit vispārīgus biznesa korespondences noteikumus. Tas palīdzēs izvairīties no iepriekš minētajām problēmām.

Rakstot vēstuli draugam vai radiniekam, mēs varam ignorēt kļūdas un pieturzīmes, saīsināt vārdus, kā mums patīk, un lietot slengu. Galvenais, lai būtu skaidrs, par ko ir runa. Bet, ja mēs rakstām svešam vai nepazīstamam cilvēkam un vēlamies saņemt no viņa atbildi, tad jāņem vērā daži noteikumi.

Komunikācijas noteikumi

1. Vienmēr norādiet vēstules tēmu.

Lauks “Tēma” ir jāaizpilda jebkurā gadījumā un ļoti vēlams, lai tas atbilstu ziņojuma saturam.

Piemēram, ja vēlaties pierakstīties uz konsultāciju 5. martā, rakstiet: “Pierakstīties uz konsultāciju (03/05).”

2. Atbildot uz vēstuli, saglabājiet savu sarakstes vēsturi.

Kad saņemat no kādas personas vēstuli, varat uz to atbildēt trīs veidos:

Nokopējiet sūtītāja adresi un uzrakstiet viņam jaunu vēstuli.
Noklikšķiniet uz īpašā atbildes lauka ziņojuma apakšā.
Izmantojiet pogu "Atbildēt".

Lietišķajai sarakstei jums jāatbild trešajā veidā, tas ir, noklikšķiniet uz pogas “Atbildēt”. Tiks atvērts jauns e-pasta ziņojums, kas atkārtos saņemto. Tēma tā pati, tikai ar prefiksu “Re:”, oriģinālais teksts ir pilnībā citēts.

Šī ir standarta atbildes veidlapa, un jums nevajadzētu tajā neko mainīt. Jūsu atbilde ir jādrukā pirms citētā teksta. Tas tiek darīts, lai katrs sarunas dalībnieks jebkurā brīdī varētu atcerēties pārrunāto.

3. Vienmēr sakiet sveiki un uzrunājiet sarunu biedru "tu".

Jebkurš ziņojums jāsākas ar sveicienu. Un labāk, ja tas ir individuāli. Ja nepieciešams, zvaniet sarunu biedram pēc vārda, pretējā gadījumā - pēc vārda un uzvārda.

Vēstuli vēlams beigt ar šādu konstrukciju: Ar cieņu, ... (vārds/uzvārds vai vārds/patronim).

Piemēram: Labdien, Aleksej Petrovič. Lūdzu, nosūtiet līgumu Ivanam Mihailovičam. Ar cieņu, Iļja Krivošejevs

4. Atbildiet pēc iespējas ātrāk.

Jo ātrāk atbildēsit uz ziņojumu, jo labāk. Ideālā gadījumā dažu stundu laikā. Bet tas ir iespējams arī dažu dienu laikā. Jo ilgāk gaidāt atbildi, jo sliktāk tas ietekmēs jūsu reputāciju.

Runājot par ziņojuma tekstu, rakstot to vajadzētu ievērot arī dažus noteikumus.

Rakstiet konkrēti, bet detalizēti

Nelieciet otram cilvēkam uzminēt, ko jūs domājāt. Ja problēma nav acīmredzama, aprakstiet to pēc iespējas detalizētāk: kā jūs sasniedzāt savu rezultātu, ko tieši vēlaties sasniegt un kas tiek prasīts no jūsu sarunu biedra.

Bet tas nenozīmē, ka jums ir ļoti detalizēti jānorāda visas detaļas. Izlaidiet nevajadzīgās lietas - novērtējiet otra cilvēka laiku.

Mēģiniet rakstīt īsi un precīzi

Nevajag, piemēram, runāt par to, kā klājas sievai, vīramātei un citiem radiniekiem.

Runājot par izmēru, ideālā gadījumā viens “ekrāns” (bez ritināšanas). Maksimums - teksta izmērs, kas der uz A4 lapas.

Izmantojiet veselo saprātu un pieklājību

Esiet pieklājīgs, uzmanīgs, paldies par vēstulēm un laiku.

Ko tu absolūti NEVAR

1. Pieturzīmju ļaunprātīga izmantošana.

Pietiek ar vienu izsaukuma vai jautājuma zīmi. Tos nedrīkst dublēt. Tāpat nepārlietojiet elipses.

“Sliktas” vēstules piemērs:

2. Izmantojiet dažādus fontus, burtu izmērus un krāsas.

Pasta vietnes un programmas ļauj mainīt šos iestatījumus. Varat izvēlēties neparastu fontu, padarīt burtus lielākus vai mazākus, vai arī izkrāsot tekstu dažādās krāsās. Bet tas ir nepiedienīgi lietišķajā sarakstē!

Labāk vispār neko nemainīt un atstāt visu, kā tas ir pēc noklusējuma. Vienīgais, kas ir pieņemams, ir izcelt dažus vārdus treknrakstā vai slīprakstā. Bet tikai nepieciešamības gadījumā!

“Sliktas” vēstules piemērs:

3. Ievietojiet smaidošus attēlus.

Atstājiet priecīgas un skumjas sejas, ziedus un sirdis personīgai sarakstei. Biznesa vēstulēs labāk nelietot emocijzīmes – ne tekstu, ne attēlus.

“Sliktas” vēstules piemērs:

4. Drukājiet tekstu ar lielajiem burtiem.

Teksta rakstīšana ar lielajiem burtiem internetā tiek uzskatīta par sliktu izturēšanos. Tas attiecas gan uz lietišķo un personīgo saraksti, gan saziņu sociālajos tīklos, Skype, forumos un citās vietās. Turklāt tas attiecas gan uz visu tekstu, gan atsevišķiem vārdiem.

Caps Lock tastatūras taustiņš ir atbildīgs par lielajiem burtiem. Tas ir, ja visi jūsu burti ir rakstīti ar lielajiem burtiem, jums tas vienkārši jānospiež un jāatlaiž.

Turklāt nedrukājiet burta “Temats” ar lielajiem burtiem - tā ir necieņas virsotne!

Piezīme: Rakstot atsevišķus vārdus un visu tekstu ar lielajiem burtiem, šķiet, kliedzot. Un kliegšana ir agresija, kas pārsniedz kultūras korespondenci.

Ja jums tiešām ir nepieciešams kaut ko izcelt tekstā, labāk to darīt, izmantojot treknrakstu vai slīprakstu.

Un arī ļoti ieteicams vēstules temata rindā izvairīties no vārdiem “Steidzams”, “Svarīgi” un citiem, kas pauž nepacietību.

Lasītprasme

Šajā ziņā nevajadzētu būt pārāk stingriem, bet mēģiniet rakstīt pareizi savās vēstulēs. Daži vienkārši padomi:

Katram teikumam jāsākas ar lielo burtu. Lai to ierakstītu, turiet nospiestu taustiņu Shift.
Katra teikuma beigās ir jābūt punktam. Krievu tastatūras izkārtojumā tā atrodas apakšējā rindā labajā pusē (pirms Shift).
Lai ierakstītu komatu, turiet nospiestu taustiņu Shift un nospiediet punkta taustiņu.
Nelieciet atstarpi pirms komata vai punkta. Pēc tiem jābūt atstarpei.

Un vēl viens padoms tiem, kas vismaz nedaudz prot lietot Word teksta redaktoru (Writer). Vispirms ierakstiet burtu šajā programmā. Tas iezīmēs kļūdas ar sarkanu līniju un, ar peles labo pogu noklikšķinot uz šāda vārda, varat to labot.

Kopējiet un ielīmējiet gatavo tekstu burtu laukā. Bet pirms ievietošanas ir jāatspējo formatēšana, lai to varētu pievienot bez formatēšanas no Word (Writer).

Lai to izdarītu, vietnē mail.ru noklikšķiniet uz uzraksta “Noņemt dizainu” augšpusē.