Elektroniskais dokuments - ir informācija, kas ierakstīta materiālā datu nesējā simbolu kopuma, skaņas ierakstu vai attēlu veidā, kas paredzēta pārraidīšanai laikā un telpā, izmantojot datortehnoloģiju un telekomunikācijas glabāšanai un publiskai lietošanai.

Informāciju par datu nesējiem var atzīt par tiesisko attiecību objektu (dokumentu juridiskā nozīmē) tikai tad, kad tā ir sniegta digitālais paraksts . Vienlaikus ir jāsertificē programmatūra un aparatūra, kas nodrošina šāda paraksta ģenerēšanu un pārbaudi.

Elektroniskajam dokumentam jāatbilst šādām prasībām:

izveidots, pārsūtīts un saglabāts, izmantojot programmatūru un aparatūru;

ir struktūra, kas noteikta šajā federālajā likumā;

jāprot pasniegt cilvēka uztverei saprotamā formā.

Elektroniskais izdevums - elektronisks dokuments vai elektronisko dokumentu grupa, kas ir pakļauta redakcionālai un izdevējdarbībai, kas paredzēta izplatīšanai nemainītā veidā un ar nospieduma informāciju.

3. Elektroniskā dokumentu vadības sistēma

Visi izveidotie vadības dokumenti “apkalpo” noteiktas vadības funkcijas, piemēram: plānošana, grāmatvedība, finansēšana, atskaite, operatīvā vadība, personāla komplektēšana u.c.

Ar vienu vadības funkciju saistītos dokumentus parasti sauc par dokumentācijas sistēmu, piemēram: organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma.

Dokumentācijas sistēma – tas ir dokumentu kopums, kas ir savstarpēji saistīti, pamatojoties uz to izcelsmi, mērķi, veidu, darbības jomu un vienotām to izpildes prasībām.

Vadības funkcijas visās organizācijās ir viena veida, tāpēc katras funkcijas dokumentiem jābūt vienādiem pēc veida un formas. Tiek saukta dokumentu nodošana optimālai sastāva un formas vienveidībai apvienošana dokumentus. Vienota dokumenta forma ir detaļu kopums, kas izveidots atbilstoši uzdevumiem, kas tiek risināti noteiktā darbības jomā un atrodas noteiktā secībā datu nesējā.

Dokumentu unifikācija ir viena no to standartizācijas metodēm. Standartizācija - šī ir darbība, lai izstrādātu noteikumus un raksturlielumus to brīvprātīgas atkārtotas izmantošanas nolūkā, lai panāktu sakārtotību produktu ražošanas un aprites jomā un palielinātu preču, darbu vai pakalpojumu konkurētspēju.

Pārvaldības dokumentācijas standarti nosaka atsevišķu dokumenta elementu (detaļu) sastāvu, to izvietojumu un noformēšanas noteikumus.

Daudzie dokumentu veidi un šķirnes, to sastāva sarežģītība, īpašu noteikumu esamība dokumentiem juridiskā spēka piešķiršanai un citas nopietnas problēmas, kas saistītas ar vadības dokumentāciju, liek noteikt īpašu darbības nozari, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar amatpersonu. dokumentus. Šo darbības nozari sauc biroja darbs vai dokumentācijas atbalsts vadībai .

Termins "biroja darbs" Krievijā radās 18. gadsimta otrajā pusē.

Kopš tā laika tā lietojums ir ierakstīts lingvistiskajās vārdnīcās. Termins tika izveidots, apvienojot vārdus “process”.

Valsts standarts GOST R 51141-98 “Biroja darbs, arhivēšana. Termini - definīcijas" termins biroja darbs un tā terminoloģiskais sinonīms vadības dokumentācijas atbalsts (DOU) ir definēts kā darbības nozare, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar oficiālajiem dokumentiem.

Biroja darbs vai sistēma dokumentu plūsma , attiecas gan uz dokumentu kārtotāju, gan uz jebkuru citu personu, kas veido vai izmanto dokumentus saimnieciskās darbības ietvaros, praktisko darbību.

Biroja vadības sistēma jeb dokumentu plūsmas sistēma ļauj izveidot informācijas resursu par organizācijas darbību, kas var atbalstīt turpmākās darbības un individuālās vadības lēmumi un nodrošināt atbildību pret visām ieinteresētajām personām.

Ar adventi datortehnoloģijas Ir noticis izrāviens dokumentu pārvaldības metodēs, ir kļuvis iespējams strādāt ar dokumentiem daudz efektīvāk, vieglāk un ātrāk nekā līdz šim. Runa ir par ne tikai par gatavu tipogrāfisko veidlapu aizstāšanu ar datorā glabājamām elektroniskām veidnēm. Lai gan tas vien var palielināt biroja produktivitāti par daudzām kārtām.

Tajā pašā laikā izrāviens notika vairākos virzienos vienlaikus. Pirmo vilni izraisīja internets. E-pasts, milzīgs skaits pieejamu vietņu ar plašu informācijas klāstu, prasīja datu strukturēšanas sistēmu, kas atšķiras no DBVS sistēmas. “Ziņojums”, HTML, XML, “meklētājprogramma” utt. – termini no pavisam citas jomas nekā DBVS.

Tajā pašā laikā sāka attīstīties lietvedības un pasūtījumu izpildes kontroles sistēmas. Šajās sistēmās dokumenta jēdziens ir galvenais, pat ja patiesībā kustas tikai sekundārā informācija – reģistrācijas un kontroles kartes. Un visbeidzot, galvenais pamatojums “dokumentālajam” skatījumam uz informāciju radās mēģinājumos ieviest ļoti bezpapīru tehnoloģiju, kas, šķiet, to izbeidz. Izrādījās, ka, lai tīklā pārraidītu nozīmīgu informāciju, tai jābūt “apliecinātai” ar parakstu. Bet paraksts, pat elektronisks, netiek likts zem kādiem datiem vai datu kopas, bet tikai zem dokumenta, papīra analoga.

Tādējādi pakāpeniski veidojas vesela teritorija - dokumentu pārvaldības sistēmas (DMS). Varētu teikt, dokumentu plūsma, un tas būtu pareizi, bet diemžēl šis vārds bieži tiek saprasts ļoti šaurā nozīmē kā sava veida biroja darba paplašinājums. Teritorija veidojas, lai arī vēl nav ieguvusi aprises, ne visiem kļuvusi saprotama, savā specifikā “sagremota”, ar skaidri izteiktu koncepciju, jēdzienu klāstu, uzdevumiem utt. Daži no iepriekšminētajiem jau ir pietiekami izstrādāti, citi tikai sāk realizēties.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība - elektronisko dokumentu veidošanas, apstrādes, uzglabāšanas un apmaiņas process;

Elektroniskie dokumentu pārvaldības rīki - elektroniskajā dokumentu pārvaldībā izmantotā programmatūra un/vai aparatūra;

Elektronisko dokumentu apmaiņas dalībnieki - fizisko un juridiskām personām, kā arī Krievijas Federācijas valdības struktūras un vietējās valdības struktūras un citas struktūras, kas iesaistītas elektronisko dokumentu apmaiņā;

Elektroniskā dokumenta sūtītājs - elektronisko dokumentu apmaiņas dalībnieks, kurš ģenerē elektronisko dokumentu, paraksta to ar elektronisko ciparparakstu vai citu paraksta elektronisko analogu un nosūta to saņēmējam tieši vai ar informācijas starpnieka starpniecību;

Elektroniskā dokumenta saņēmējs - elektronisko dokumentu apmaiņas dalībnieks, kurš saņēmis viņam adresētu elektronisku dokumentu;

Starpnieks elektronisko dokumentu apmaiņā (informācijas starpnieks) - juridiska persona vai individuālais uzņēmējs, kas sniedz pakalpojumus, kas saistīti ar elektronisko dokumentu apmaiņu starp elektronisko dokumentu sūtītāju un saņēmēju;

Elektroniskais arhīvs - elektronisko dokumentu masīvs, kas tiek uzglabāts normatīvajos aktos noteiktajā veidā tiesību akti Krievijas Federācija;

Pirmkārt, elektroniskā dokumentu pārvaldība ir izdevīga no dokumentu aprites viedokļa. Galu galā dokuments datora formā ir tikai kodu kopums, kas viegli tiek nosūtīts pa datortīkliem un e-pasts, ir viegli pavairot, rediģēt un papildināt.

Elektroniskie dokumenti ir viegli kombinējami, veidojot datu bāzes un zināšanu bāzes. Elektroniskās bibliotēkas praktiski jau ir nomainījušas neērtās, nepilnīgās, ierobežotās papīra dokumentu bibliotēkas. Elektroniskie katalogi nodrošina piekļuvi nepieciešamo informāciju simtiem reižu ātrāk, nekā tas ir iespējams, strādājot ar papīra vai karšu katalogiem.

Elektronisko dokumentu pārvaldības pamatprincipi:

Viena dokumenta reģistrācija, kas ļauj unikāli identificēt dokumentu.

Paralēles iespēja veicot operācijas, ļaujot samazināt dokumentu aprites laiku un paaugstināt to noformēšanas efektivitāti.

Dokumenta aprites nepārtrauktība, ļaujot identificēt par dokumenta (uzdevuma) izpildi atbildīgo personu katrā dokumenta (procesa) dzīves brīdī.

Vienota (vai saskaņota izplatīta) dokumentu informācijas datubāze, kas izslēdz dokumentu dublēšanas iespēju.

Efektīvi organizēta dokumentu meklēšanas sistēma, kas ļauj atrast dokumentu ar minimālu informāciju par to.

Izstrādāta atskaišu sistēma dažādiem dokumentu statusiem un atribūtiem, kas ļauj kontrolēt dokumentu kustību caur dokumentu plūsmas procesiem un pieņemt vadības lēmumus, balstoties uz atskaišu datiem.

Informācijas apmaiņas prakse ir izveidota jau sen elektroniskā forma. Vispārīgākajā gadījumā bezpapīra dokumentu plūsmu viegli atbalsta Microsoft Office programmas. Teksta redaktors Word, elektronisks Excel tabulas, PowerPoint prezentāciju pakotne palīdz izveidot elektroniskus dokumentus. Outlook pasta klients tos pārsūta.

Tādējādi pat ar standarta biroja programmatūras komplektu ir iespējams organizēt elektronisko dokumentu plūsmu uzņēmuma iekšienē un pat starp uzņēmumiem. Bet arvien lielāks skaits programmētāju arī nepaliek malā un periodiski iesaistās spēlē ar detalizēti izstrādātiem priekšlikumiem savām sistēmām.

Ir izveidots pat īpašs šādu notikumu saīsinājums - ASDOU(Automatizētas vadības dokumentācijas sistēmas). Tie nodrošina nopietnas datu bāzes, kas prasa ilgstošu izpēti, daudzas un daudzpakāpju pārbaudes un atkārtotas pārbaudes, lai saglabātu izveidotās un pārsūtītās informācijas konfidencialitāti.

Elektroniskais dokuments var saņemt pilntiesīgu statusu, ja tas ir sertificēts elektroniskais paraksts (ES). Elektroniskais paraksts ir kodu kopums, kas unikāli identificē īpašnieku. Digitālā paraksta izveides tehnoloģija ir diezgan sarežģīta, un digitālā paraksta izveides līdzekļi var būt dažādi. Viņu kompetenci nosaka likums. Par elektroniskajiem parakstiem sīkāk runāsim nākamajā lekcijā.

Mūsdienu dokumentu automatizācijas sistēmas atbalsta vienotu (integrētu) informācijas apstrādes tehnoloģiju, kas satur šādas sastāvdaļas:

vairāku lietotāju DBVS;

instrumenti dokumentu (tekstu, grafisko, multivides) sagatavošanai atskaišu, tabulu, diagrammu, veidlapu, sagatavju veidā;

vietējie tīkli;

ārējo sakaru līdzekļi - e-pasts, fakss;

sistēmas administrēšanas rīki - aparatūras un programmatūras konfigurācijas noteikšana, piekļuves tiesību iestatīšana sistēmai un tai atsevišķas sastāvdaļas, versiju kontrole un piekļuves tiesības, paziņošana par pārkāpumiem;

makro programmēšanas rīki, kas nodrošina sistēmu paplašināšanu un pielāgošanu konkrētām klientu prasībām un iespējām.

Acīmredzot izplatīta informācijas apstrāde paredz komunikācijas vides klātbūtni, kas nodrošina nepieciešamos darījumus, daudzkārtēju piekļuvi kopējai informācijas resursi. UZ sakaru sistēma , veicot informācijas sniegšanas funkcijas, tiek izvirzītas šādas prasības:

piegādes uzticamība (izņemot dokumentu nozaudēšanas iespēju);

palielinātas varbūtības laika raksturlielumi;

pārsūtīto dokumentu ticamība;

dokumentu konfidencialitāte;

ziņojumu piegādes un satiksmes reģistrācijas kontrole;

iespēja piekļūt ārējiem telemātikas pakalpojumiem, lai pārraidītu un saņemtu informāciju no ārējām sistēmām;

sistēmas kļūdu tolerance (resursu rezervēšana) 1.

Ir dažādas dokumentu pārvaldības sistēmas, kas vienā vai otrā pakāpē veic uzskaitītās funkcijas. Izvēloties sistēmu, ir jāvadās gan pēc ekonomiskiem, gan tehniskiem kritērijiem. Liela nozīme ir esošo tehnoloģiju nepārtrauktībai, kā arī iespējai tālākai attīstībai un sistēmas uzlabošana, pamatojoties uz vienu bāzi. Būtisks ir arī jautājums par sistēmas pārvaldību un administrēšanu.

Dokumentu pārvaldības sistēmas (DMS)

Dokumentu pārvaldības sistēmas (DMS) nodrošina liela apjoma dokumentu izveides, pārvaldības un izplatīšanas procesu datortīklos, kā arī nodrošina dokumentu plūsmas kontroli organizācijā. Bieži vien šie dokumenti tiek glabāti īpašās krātuvēs vai failu sistēmas hierarhijā. Failu veidi, kurus parasti atbalsta DMS sistēmas, ietver teksta dokumentus, attēlus, izklājlapas, audio, video un tīmekļa dokumentus. ICS sistēmu kopējās iespējas ir dokumentu izveide, piekļuves kontrole, transformācija un drošība.

Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu struktūra parasti ietver: moduļi , proti:

Elektronisko dokumentu apstiprināšanas modulis;

Visu ienākošo dokumentu sākotnējā reģistrācija un rūpīga izpildes kontrole;

Detalizēts izejošo dokumentu žurnāls;

Elektroniskais dokumentu arhīvs;

Korporatīvais forums;

Dažādi organizāciju katalogi;

Administrēšanas modulis visai sistēmai.

Savukārt atbilstošs modulis elektroniskie dokumenti ir paredzēti šādu uzdevumu veikšanai:

Elektronisko dokumentu veidošana pēc organizācijā pieņemtiem šabloniem;

Maršruta izveide elektroniskā dokumenta nokārtošanai;

Elektronisko dokumentu apstiprināšana no visām ieinteresētajām pusēm, kuras piedalās apstiprināšanā;

Pilnvaras pārdale no viena uzņēmuma darbinieka citam;

Dokumenta apstiprināšana;

Visu personu, kuras apstiprinājušas dokumentu, rezolūciju glabāšana;

Slēgti apstiprinājumi.

Apstrādes modulis veic šādas darbības izejošajai un ienākošajai korespondencei:

Izejošās un ienākošās elektroniskās dokumentācijas reģistrācija;

Visas korespondences klasifikācija;

Kontroles uzstādīšana;

Instrukciju izdošana izejošajiem un ienākošajiem elektroniskajiem dokumentiem;

Detalizētas sarakstes vadīšana;

Ienākoša elektroniskā dokumenta nosūtīšana pa jau izveidotiem vai jaunu dokumentu maršrutiem;

Visu izejošo un ienākošo dokumentu savienojumu glabāšana elektroniskajos arhīvos;

Elektronisko dokumentu aprites kontrole pa izveidotajiem maršrutiem;

Žurnālu aizpildīšana organizācijas dokumentu elektroniskajās versijās.

Informācijas produktu uzglabāšanai tika izveidots elektroniskais arhīvs elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēmā, detalizēta meklēšana, nepieciešamo materiālu kopiju atlase un precīza izdzēsto vai kļūdaini pazaudēto dokumentu atgūšana.

Rīkojumu kontroles un izsniegšanas modulis veic šādas darbības:

Veic pasūtījumus sistēmā, nodaļas datus organizācijas administratīvajos elektroniskajos dokumentos, sēžu protokolos;

Nosūta darbiniekiem norādījumus no uzņēmuma vadītāja, viņa palīga, kā arī nodrošina kontroli pār norādījumu izpildes termiņiem;

Uztur organizācijas dokumentācijas elektroniskos arhīvus.

Administrēšanas modulis veic šādus uzdevumus:

Organizācijas darbinieku piekļuves tiesību ierobežošana;

Pārbauda visas lietotāja darbības.

Elektroniskās dokumentu vadības sistēmas, kas ievieš augstāk aprakstīto struktūru, veido jaunas organizācijas automatizācijas sistēmu paaudzes.

Pašlaik tirgū esošās sistēmas, pamatojoties uz to pamatā esošajām tehnoloģijām, var iedalīt trīs grupās:

1. Rietumos ražotas sistēmas. Attīstības vides.

2. Vietējās ražošanas sistēmas (Krievija, Ukraina), pamatojoties uz Lotus Domino/Notes.

3. Pilnīgi lokālas norises.

Pirmajā grupā ietilpst šādas trīs Rietumu sistēmas (attīstības vides):

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Dok

Otrajā grupā ietilpst šādi uzņēmumi un sistēmas:

UzņēmumsMedia - InterTrust

OfficeMedia — InterTrust

BOSS Referents — IT Co.

CINDERELLA STC - IRM

Eskado Interprokom — LAN

Sistēmas, kuras var klasificēt kā trešo grupu:

1C:Arhīvs — 1C

RBC dokumenti — RBC SOFT

DocsVision — digitālais dizains

IIG Intravert - IIG

IT-Inco — IncoFlow

LandDocs — Lanit

Optima-WorkFlow — Optima

VisualDoc — CenterInvest Soft

Gran Doc - Granīts

Korpuss - EOS

DocManager — SoftIntegro

Eifratas kognitīvās – tehnoloģijas

Effect-Office IKK — Garant International

Delo sistēma galvenokārt paredzēta valsts organizāciju vadības darbību dokumentācijas atbalstam, kas nodrošina:

visu biroja darbības posmu un uzņēmuma galveno funkcionālo procesu darba rezultātu kontrole;

visas ienākošās iekšējās korespondences, tostarp iedzīvotāju vēstuļu un aicinājumu, vienota reģistrācija, izveidojot reģistrācijas kartes.

meklēt reģistrācijas kartes un rezolūcijas, lai uzraudzītu dokumentu noformēšanu uzziņu un analītisko darbu veikšanai;

organizācijas dokumentu plūsmas izsekošana, tai skaitā papīra oriģinālu un dokumentu kopiju pārvietošana, rezolūcijas, izpildes atskaites, dokumentu apstiprināšana;

kontrole pār institūciju, organizāciju rīkojumu, pieprasījumu, vadības lēmumu un norādījumu savlaicīgu izpildi; dokumentu noformēšanas termiņu pārbaude;

informācijas un statistikas materiālu, kopsavilkumu, atskaišu iegūšana vadībai;

– elektronisko dokumentu uzglabāšana.

Programmatūras un tehnoloģiju komplekss “CinderellaWIN” - elektroniskais birojs

izejošā un ienākošā pasta, kā arī galvenajam dokumentam pievienoto pavaddokumentu, atkārtoto un sekundāro dokumentu reģistrācija;

izpildes disciplīnas kontrole laikā un pēc izpildītāja ar atgādinājumu par kontroles dokumentiem un to izpildes termiņiem;

sertifikātu, kopsavilkumu un sarakstu sagatavošana par visu dokumentu apjomu, pa tematiskajām virsrakstiem utt.;

meklēt jebkuru dokumentu (tostarp atbildi un atkārtotu), izmantojot jebkuru zināmu detaļu vai detaļu kopumu, tostarp kontekstuālo meklēšanu pēc dokumenta satura (nosaukuma);

piekļuves organizēšana dokumentu elektroniskajām kopijām.

Mājas Ieviestie risinājumi

Elektronisko dokumentu apmaiņa starp informācijas sistēmām atbilstoši CommerceML standartiem

Ar pāreju tirdzniecības organizācijas grāmatvedība, izmantojot datortehnoloģiju, pieaug informācijas apmaiņas loma elektroniskā formā. Uzņēmums 1C ar Microsoft Corporation tehnisko speciālistu atbalstu ir izstrādājis komerciālās informācijas apmaiņas standartus un XML apmaiņas shēmu CommerceML. Atklātu, vispārpieņemtu elektroniskās informācijas apmaiņas standartu izmantošana var būtiski samazināt informācijas mijiedarbības organizēšanas izmaksas, vienojot komerciālās informācijas apmaiņu starp dažādām organizācijām: gan tām, kas darbojas interneta tirdzniecības tirgū, gan tām, kuras darbojas tradicionālās (izslēgtās) jomā. -line) tirdzniecība.

Programmatūras sistēmas "1C:Enterprise 8" ir sagatavotas saskaņā ar CommerceML standartiem elektroniskie katalogi, cenrāži un tirdzniecības operācijas Rīkojumam pievienotie dokumenti.

Katalogus, cenrāžus un tirdzniecības darījuma Pasūtījuma pavaddokumentus, kas saņemti elektroniski un atbilstoši CommerceML standartiem, var ātri ielādēt informācijas datu bāzē. Tas ļauj izvairīties no laikietilpīgas liela informācijas apjoma manuālas ievadīšanas.

Programmu sistēma 1C:Enterprise 8 ļauj:

• Ģenerējiet komerciālos piedāvājumus, izmantojot pašu sistēmu, pamatojoties uz informācijas bāzē pieejamo preču klāstu
• Publicējiet komerciālus piedāvājumus un katalogus jebkurā tīmekļa veikalā, kas atbalsta CommerceML standartus
• Analizējiet tirgu, pamatojoties uz strukturētas informācijas apstrādi par produktu, darījumu partneriem, cenām utt.
• Sagatavot un nosūtīt elektroniskus dokumentus XML formātā, kas ir saprotams lielākajai daļai sistēmu
• Nosūtiet cenrāžus organizācijām (klientiem, partneriem utt.)

Mehānismi komercpiedāvājumu un katalogu sagatavošanai un publicēšanai interneta veikalu skatlogos tiek īstenoti saskaņā ar CommerceML standartu gan pirmajā, gan otrajā izdevumā. Tas ļauj uzņēmumiem saglabāt jau izmantotās tehnoloģijas, ieviešot konfigurāciju, un izvēlēties ērtāko formātu.

Ir iespējams lejupielādēt datus CommerceML standartu formātā XML failā vai nosūtīt šādus datus pa e-pastu.

Pirms neilga laika vienam no saviem klientiem ieviesu elektronisko dokumentu vadību. Šajā procesā man nācās izskaidrot daudzus jēdzienus, pastāstīt, kas tas ir, kā darbojas šāda veida sistēmas. Un tikai pēc tam viņš varēja saprast manu priekšlikumu būtību un apstiprināja darba plānu. Diskusijas laikā sapratu, ka par šo tēmu ir rakstīts ļoti maz. vienkāršā valodā plašam lasītāju lokam. Kā parasti, es mēģināšu izskaidrot šo jēdzienu vienkāršā valodā.

Ir svarīgi saprast, ka pastāv divu veidu dokumentu plūsma – iekšējā (EDMS) un ārējā (EDM). EDI un EDMS Krievijas Federācijā principā izmanto šos jēdzienus. Tas ir, ja meklē sistēmu apmaiņai ar darījumu partneriem, tad jāmeklē EDI, ja iekšējai dokumentu plūsmai, tad EDMS.

Šajā rakstā es vēlos runāt par ārējo elektronisko dokumentu plūsmu starp uzņēmumu un tā darījuma partneriem. Iekšējās sistēmas Dokumentu apmaiņai starp viena uzņēmuma nodaļām tiek izmantotas elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas, uz tām attiecas nedaudz atšķirīgas prasības. Bet es tos šeit neuzskatīšu.

Kāpēc nepieciešama elektroniskā dokumentu pārvaldība?

Elektroniskā dokumentu pārvaldība ir mūsdienīga, ērta alternatīva parastajiem papīra dokumentiem, kas tiek izmantoti jebkura veida uzņēmējdarbībai.

Tradicionālā dokumentu plūsma ir saistīta ar pastāvīgu laika aizkavi. Lai uzsāktu sadarbību ar klientu, nepieciešams rēķins, bieži vien līgums un pēc tam parakstīti rēķini, veikto darbu izziņas utt. Visi šie papīri ir apstiprināti, tie ir izdrukāti, parakstīti un apzīmogoti. Pēc tam kļūst nepieciešams tos nodot biznesa partnerim, kur tie arī iziet apstiprināšanas un parakstīšanas procesu.

Pēc tam dokumenti ar parakstiem tiek skenēti un nosūtīti pa e-pastu. Pēc tam oriģinālus nosūta ar kurjeru, darbiniekiem vai parasto pastu. Tas viss aizņem ievērojamu laiku, papīra dokumenti dažkārt tiek pazaudēti un prasa labojumus (kas vēl vairāk palēnina dokumentu saņemšanas procesu). Un to uzglabāšanai bieži tiek atvēlētas veselas telpas. Rezultātā bizness piedzīvo daudz neērtību, kavējas darījumu noslēgšana, rodas problēmas ar grāmatvedību, jo pārskata perioda beigās papīri vēl ir kaut kur “tranzītā”. Un, ja pēc vienas puses parakstīšanas līgumā tika identificēti strīdīgi punkti vai grāmatvedības dokumentācija Ja tiek konstatēta kļūda, tad pareizā papīra dokumenta iegūšanas process ievelkas vēl tālāk, dažkārt pat mēnešiem ilgi.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība ļauj atbrīvoties no visām šīm neērtībām:

• Visi dokumenti tiek “parakstīti” elektroniski, izmantojot ciparparakstus. Tas ir ātri un vienkārši.
• Lai iegūtu papīra kopiju, vienkārši izdrukājiet kopiju. Interesenti visu dokumentāciju saņem uzreiz, ilgi negaidot vēstules vai kurjerus.
• Līgumu slēgšana un sadarbības pabeigšanas apstiprināšana (rēķini un akti) notiek bez kavēšanās un darbinieku papildu pūlēm.
• Cilvēciskā faktora ietekme uz uzņēmējdarbību tiek samazināta: dokumenti netiek zaudēti, kļūdas tiek labotas īsā laikā.
• Nav nepieciešams atvēlēt noderīgu vietu daudzu papīra dokumentu glabāšanai.

Turklāt elektroniskā dokumentu pārvaldība ļauj atrisināt biznesa atskaites valstij problēmu. Iepriekš dokumenti tika pieņemti tikai papīra formā, un uzņēmuma darbinieki ilgas stundas brauca uz nodokļu biroju, stāvēja rindās, lai redzētu inspektoru, savukārt inspektori kārtoja daudz dokumentu, lai pārbaudītu ziņojuma pareizību un ievadiet datus kopējā datu bāzē.

Tagad visas šīs problēmas var atrisināt arī izmantojot elektronisko dokumentu pārvaldību. Ir svarīgi saprast, ka elektroniskā formā nodokļu dienests stingri pieņem pārskatus un dokumentus izveidots paraugs. Jebkurš cits formāts netiks pieņemts. Tāpēc, ieviešot elektronisko dokumentu pārvaldību, ir jēga pārbaudīt uzņēmuma iekšējās dokumentācijas formātu un, ja nepieciešams, veikt attiecīgus pielāgojumus dokumentu veidnēs.

Pirmajā posmā valsts sāka pieņemt nodokļu deklarācijas elektroniski. Tehnika izrādījās veiksmīga. Un pēdējā laikā visi dokumenti tiek pieņemti arī elektroniski.

No kā sastāv elektroniskā dokumentu pārvaldība?

Šāda veida dokumentu plūsmā ir iesaistītas 4 puses:

1. Preču vai pakalpojumu piegādātājs. Puse, kas ģenerē elektronisko dokumentu.
2. Pircējs vai klients. Puse, kas saņem elektronisko dokumentu.
3. Pārdevēja uzņēmums, kas nodrošina elektroniskā platforma par dokumentu apmaiņu un servisu elektroniskās dokumentu pārvaldības organizēšanai.
4. valsts. Valsts iestādes, kurām pārdevēja uzņēmums nosūta datus par reģistrētajiem darījumiem un izpildītajiem dokumentiem.

Kā tas tiek īstenots praksē:

1. Preču vai pakalpojumu piegādātājs pats ģenerē elektronisku dokumentu grāmatvedības sistēma vai tieši pārdevēja sniegtajā pakalpojumā.
2. Pakalpojumā esošais dokuments uzreiz tiek nosūtīts saņēmējam uzņēmumam, kas to saņem vai nu tieši pakalpojumā, vai arī savā pakalpojumam pieslēgtā programmā.
3. Platforma ieraksta datus par dokumentu.
4. Pēc saņēmēja “parakstīšanas” (apstiprinājuma) dokumenta dati tiek nosūtīti nodokļu inspekcijai.

Tādējādi dokumenta nosūtīšanas un saņemšanas fakts tiek fiksēts automātiski. Atšķirībā no papīra maisiņiem ar dokumentiem, kurus nodod uzņēmuma darbinieki, kurjers vai pasta pakalpojumu, nav iespējams dokumentu nesaņemt elektroniski vai pazaudēt. Tas, ka dokuments saņemts laikā elektroniskā sistēma tiek ierakstīts automātiski, šos datus var izmantot strīda gadījumā, pat tiesā.

Tāpat uz abām pusēm parakstītiem dokumentiem tiek automātiski pārsūtīta informācija nodokļu iestādēm, kas samazina uzskaites kļūdu, papīra kopiju nozaudēšanas vai kāda darījuma neiekļaušanas pārskatā iespējamību, kas novērš nākotnē iespējamās soda naudas un citas nodokļu problēmas, kas saistītas ar cilvēcisko faktoru un tik izplatītas, lietojot papīra dokumentu plūsma.

Ar papīra dokumentu apriti uzņēmuma vadītājam ir grūti kontrolēt katra dokumenta savlaicīgu saņemšanu. Visbiežāk šie jautājumi tiek risināti grāmatvežu, kurjeru, pārdošanas menedžeru līmenī. Līdz ar to papīra oriģināli ne vienmēr nonāk pie grāmatveža pirms pārskata perioda beigām. Un tas, ja tas tiek pārbaudīts, var izraisīt naudas sodus un citas nepatikšanas.

Elektroniskai dokumentu pārvaldībai:

• Dokumenta oriģināls tiek piegādāts uzreiz. Nav nepieciešams pasta sūtījumi, kurjeru vai menedžeru palīdzība. Nav kavēšanās vai saistītu problēmu.
• Uzņēmuma vadītājs jebkurā laikā var pārbaudīt, kad tieši dokuments nosūtīts un saņemts. Un gadījumā, ja rodas problēmas, kas saistītas ar svarīgas dokumentācijas trūkumu, darbiniekiem nav iespējas pārcelt atbildību par savām kļūdām uz “ slikts darbs pasts" un citi ārējie faktori. To saprot arī paši uzņēmuma darbinieki. Tāpēc kavēšanās un problēmas ar dokumentu nosūtīšanu/saņemšanu pēc šīs sistēmas ieviešanas kļūst ārkārtīgi reti.

Lai īstenotu sadarbību, izmantojot elektronisko dokumentu pārvaldību, ir nepieciešams, lai abas puses izmantotu programmatūra savienots ar jebkuru dokumentu pārvaldības platformu. Vai arī viena vai abas puses var tieši strādāt dokumentu nosūtīšanas un saņemšanas pakalpojumā.

Elektroniskais paraksts

Lai organizētu dokumentu elektronisku apmaiņu, ir nepieciešama augsta drošības un aizsardzības pakāpe. Visi elektroniskie dokumentu pārvaldības pakalpojumi izmanto drošu savienojumu, datu šifrēšanu un elektronisko ciparparakstu, lai apstiprinātu nosūtītā dokumenta autentiskumu.

Digitālais paraksts ir īpaša “elektroniskā atslēga”, kas, izmantojot lietotāja sertifikāta un elektroniskā dokumenta datu matemātisko apstrādi, izveido unikālu digitālo kodu. Publiskie sertifikāti tiek izmantoti parakstu pārbaudei un apstiprināšanai. Un ģenerēšanai (parakstīšanai) - lietotāja personīgā konfidenciālā “atslēga”.

Dokumentu plūsmas platformas (pakalpojumi)

Mūsdienās ir plašs platformu klāsts, kas nodrošina dokumentu pārvaldības pakalpojumus. Tie ir Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok un daudzi citi. Tie visi veic aptuveni tādas pašas funkcijas:

• Elektroniskā dokumenta saņemšana no lietotāja.
• Nosūtot adresātam viņa kontu vai pārsūtīt uz norādīto sistēmu, ja saņēmējs strādā ar citu pakalpojumu.
• Datu ierakstīšana par dokumentu un sūtījumu.

Izvēloties sistēmu savam uzņēmumam, vissvarīgākā lieta, kas jāņem vērā, ir klientu vēlmes. Šeit ir svarīgi, lai jūs vai nu strādātu vienā sistēmā ar jums svarīgu klientu, vai arī pakalpojumam ir jābūt iespējai integrēties (datu apmaiņai) starp jūsu sistēmu un līdzīgu platformu, kuru izmanto jūsu klients.

Dažos gadījumos jūs varēsiet pārliecināt pircēju sākt strādāt ar jums ērtu platformu. Taču ļoti bieži, īpaši uzsākot sadarbību ar lielajām tirdzniecības ķēdēm un uzņēmumiem, viņi savu izvēli jau ir izdarījuši jau sen, un viens no sadarbības nosacījumiem ir iespēja strādāt ar noteiktu elektronisko dokumentu pārvaldības platformu.

EDI un EDI sistēmas: kāda ir atšķirība?

Izvēloties dokumentu pārvaldības sistēmu, daudzi lietotāji saskaras arī ar sistēmām, kas sevi nepozicionē kā EDI, t.i. “elektroniskā dokumentu pārvaldība”, bet kā EDI (dokumentu plūsma mazumtirdzniecībai).

EDI sistēmas ir īpašs elektronisko dokumentu pārvaldības gadījums. Tie ir vērsti uz datu apmaiņu ar tirdzniecības partneriem vai departamentiem tirdzniecības tīkls. Ja kopumā jebkāda veida juridiski nozīmīgi dokumenti tiek veikti ar dokumentu apriti, tad šeit tiek īstenota ātra komerciālās informācijas apmaiņa starp organizācijām, tostarp juridiski. nozīmīgi dokumenti nepieciešami tirdzniecības operācijām.

Tradicionālā elektroniskā dokumentu pārvaldība ļauj izmantot jebkura veida dokumentus jebkurā pusēm ērtā formātā. Izmantojot EDI, iespējamo dokumentu saraksts un to formāts ir stingri reglamentēts. Nav iespējams ģenerēt un pārsūtīt dokumentu uzņēmuma iekšējā formātā vai kas nav tieši saistīts ar tirdzniecības operācijām. Par to, kā darbojas EDI, kāpēc to izmanto tikai tirdzniecībā un kādas ir tās priekšrocības, pastāstīšu kādā no nākamajiem rakstiem.

Integrācija ar 1C un citām grāmatvedības sistēmām

Priekš efektīvs darbs elektroniskā dokumentu pārvaldība, ir ļoti svarīgi, lai jūsu izvēlētā platforma atbalstītu integrāciju ar jūsu grāmatvedības sistēmu.

Kāpēc tas ir vajadzīgs:

• Uzņēmuma darbinieki veido dokumentus uzņēmuma grāmatvedības sistēmā;
• Pēc ģenerēšanas dokuments tiek automātiski nodots sistēmas ietvaros vadītājam vai grāmatvedim parakstīšanai;
• Pārvaldnieka pārbaudītais un apstiprinātais dokuments jāiesniedz bez sagrozīšanas vai manuālas datu ievades, t.i. papildu laika izmaksas un iespējamās kļūdas elektronisko dokumentu pārvaldības servisā;
• Ja tas ir pareizi ieviests, datu pārsūtīšana notiek automātiski. Pēc pogas “Sūtīt dokumentu” nospiešanas tas automātiski tiek pārveidots elektroniskajai dokumentu pārvaldības sistēmai nepieciešamajā formā un nosūtīts uz dienestu, kur dokuments tiek fiksēts un nosūtīts adresātam.

Ir ļoti svarīgi, lai jūsu grāmatvedības sistēmā servisa pusē būtu gatavs risinājums, uz kura pamata jūsu speciālisti varēs ieviest grāmatvedības programmai nepieciešamo papildinājumu. Ja šāda risinājuma nav, tad labāk nemēģināt to īstenot pats, tas ir ļoti darbietilpīgs un sarežģīts process. Dokumentu pārvaldības pakalpojumos tiek izmantots ciparparaksts, sarežģītas sistēmasšifrēšana. Tāpēc nav garantijas, ka pat pēc visām programmētāju pūlēm jūs iegūsit vēlamo rezultātu. Labāk ir izvēlēties citu platformu, kurā atradīsit piemērotu integrācijas iespēju.

Pakalpojuma izmaksas

Dokumentu pārvaldības pakalpojumi parasti piedāvā savienojumu ar pakalpojumu bez maksas. Par dokumentu nosūtīšanu tiek iekasēta maksa. Dažos gadījumos tā būs fiksēta cena par katru nosūtīto dokumentu. Kaut kur var iegādāties pakalpojumus pakās, t.i. viena summa ir par 100 dokumentiem, cita ir par 1000 mēnesī utt.

Arī šim jautājumam ir jāpieiet saprātīgi. No vienas puses, jo lielāku sūtījumu izvēlaties, jo zemākas būs viena dokumenta nosūtīšanas izmaksas. Savukārt par 300, 500 vai 1000 dokumentu paku maksāt nav jēgas, ja dokumentu plūsma nepārsniedz 100 dokumentus mēnesī.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai visi dokumenti ir jānosūta elektroniski?

Nē. Izmantojot elektronisko dokumentu pārvaldību, jūs nosūtīsiet tikai tos dokumentus, kurus ir ērtāk nosūtīt šādā veidā. Parasti tie ir paveikto darbu akti, nodokļu rēķini, dažreiz līgumi utt. Tas viss ir atkarīgs no jūsu vajadzībām un ērtībām.

Vai piegāde tiek maksāta par dokumentu vai lapu?

Jūs maksājat, un sistēma fiksē dokumenta nosūtīšanu. Pat ja jūsu dokumentam ir daudz lappušu, tas tiek uzskatīts par vienu apmaksājamu vienību.

Cik tas ir droši?

Elektroniskā dokumentu pārvaldība ir pilnīgi droša. Turklāt pakalpojumu sniedzējs ir atbildīgs par drošības nodrošināšanu. Šim nolūkam tiek izmantots ciparparaksts, datu šifrēšana un drošs sakaru kanāls. Drošības līmenis ir aptuveni tāds pats kā jūsu parastajos bankas-klienta pakalpojumos.

Ja mums ir instalēta 1C, vai visi lietotāji varēs piekļūt elektroniskajai dokumentu pārvaldībai?

Nē. Papildus piekļuves tiesību ierobežošanai pašā grāmatvedības sistēmā, darbam ar elektroniskajiem dokumentiem, savienojums ir ierobežots līdz vienai sesijai vienā datorā. Lai piekļūtu no cita datora, jums būs jāizveido savienojums no jauna, izmantojot visas paroles un citas drošības metodes.

Vai ir iespējams izmantot elektronisko dokumentu pārvaldību bez elektroniskā paraksta un pieslēguma maksas pakalpojumiem?

Nē. Valsts sertificēta dokumentu pārvaldības pakalpojuma parakstīšana un izmantošana ir nepieciešama, lai jūsu dokumentu pārvaldība saņemtu juridisks spēks. Jūs, protams, varat nosūtīt dokumentus bez elektroniskā paraksta saviem klientiem, izmantojot jebkādas metodes, izmantojot jebkurus kanālus. Bet tie netiek uzskatīti par dokumentu plūsmu. Tās nav nekas vairāk kā kopijas uzziņai. Tādā gadījumā tie vienmēr būs jāapstiprina ar papīra oriģināliem.

Vai ir tik grūti izmantot elektronisko dokumentu pārvaldību?

Grūtības var rasties tikai savienojuma posmā. Bet, lai atrisinātu šo problēmu, parasti tiek piesaistīti speciālisti. Pats lietošanas process ir vienkāršs un ērts. Pārzinis (atbildīgā persona) pārbauda dokumentu, nospiež pogu “parakstīt” un “sūtīt”. Tie. dokumentu nosūtīšana kļūst daudz vienkāršāka nekā pat tad, kad apmainoties ar skenētajiem dokumentiem pa e-pastu.

Kas man jādara, ja mans klients neizmanto platformu, ko es izmantoju?

Jums ir divas iespējas. Jūs varat savienot darījumu partneri ar savu vietni, piemēram, uz sava rēķina. Vai arī varat uzzināt, vai pastāv iespēja integrēt jūsu elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmas. Ja jā, vienkārši izmantojiet šo pakalpojumu. Pēc tam dokuments tiks pārsūtīts saskaņā ar šādu shēmu: no jums - uz jūsu sistēmu - pēc tam uz adresāta sistēmu - un, visbeidzot, personīgi adresātam. Tas neietekmēs dokumenta saņemšanas ātrumu vai sistēmas lietošanas sarežģītību.

Elektronisko dokumentu ar ciparparakstu informācijas apmaiņa pa telekomunikāciju kanāliem (turpmāk - Sistēma) - programmatūras un aparatūras kopums, kas nodrošina nodokļu un nodokļu uzrādīšanu. finanšu pārskati Un informācijas pakalpojumi elektroniskā veidā pa telekomunikāciju kanāliem, kas pieder Sistēmas dalībniekiem, kā arī Sistēmas dalībnieku attiecības regulējošo normatīvo un organizatorisko un metodisko dokumentu kopumu..."

Avots:

Krievijas Federācijas Federālā nodokļu dienesta 2006. gada 12. decembra rīkojums N SAE-3-13/848@ "Par vienotas saņemšanas, uzglabāšanas un primārās apstrādes sistēmas izmēģinājuma darbību veikšanu nodokļu deklarācijas un finanšu pārskati elektroniskā veidā, izmantojot telekomunikāciju kanālus" (kopā ar "Pagaidu noteikumi elektronisko dokumentu apmaiņai ar ciparparakstu pa telekomunikāciju kanāliem vienotā nodokļu deklarāciju un finanšu pārskatu saņemšanas, uzglabāšanas un primārās apstrādes sistēmā")

Oficiālā terminoloģija.

Akademik.ru.

2012. gads. Skatiet, kas ir “Elektroniskā dokumentu informācijas apmaiņas sistēma” citās vārdnīcās: Elektroniskā nauda- (Elektroniskā nauda) Elektroniskā nauda ir monetārās saistības

emitents elektroniskā veidā Viss, kas jāzina par elektronisko naudu, elektroniskās naudas vēsturi un attīstību, elektroniskās naudas pārskaitījumu, apmaiņu un izņemšanu dažādās maksājumu sistēmās... Investoru enciklopēdija GOST R 53394-2009: Integrēts loģistikas atbalsts. Pamattermini un definīcijas- Terminoloģija GOST R 53394 2009: Integrēts loģistikas atbalsts. Pamattermini un definīcijas oriģināldokuments: Interaktīva elektroniskā tehniskā publikācija 3.3.12. Termina definīcijas no plkst.

dažādi dokumenti: Interaktīva elektroniskā…… Elektroniskā muitas deklarācija- Elektroniskā (muitas) deklarēšana – nodošana, saņemšana un apstrāde

muitas deklarācijas elektroniskā veidā radītām precēm. Tas paredz efektīvu mijiedarbību starp muitas iestādēm un ārvalstu ekonomiskās darbības dalībniekiem (FEA)... ... Wikipedia Starptautiskās reitingu aģentūras- (Starptautiskās reitingu aģentūras) Reitingu aģentūras ir organizācijas, kas iesaistītas juridisko personu maksātspējas novērtēšanā finanšu tirgus: Starptautisks reitingu aģentūras monetārās saistības

kredītreitings

valstis, Fitch Ratings, Moody's, S&P, Morningstar,... ... Digitālais paraksts

EDS- Elektroniskais ciparparaksts (EDS) ir elektroniskā dokumenta rekvizīts, kas paredzēts šī elektroniskā dokumenta aizsardzībai pret viltošanu, kas iegūts informācijas kriptogrāfiskas transformācijas rezultātā, izmantojot privāto atslēgu... ... Wikipedia Normatīvās un tehniskās dokumentācijas terminu vārdnīca-uzziņu grāmata

Katrs uzņēmums, īpaši ģeogrāfiski sadalīts, uzņemas izmaksu slogu, izmantojot papīra nesējus dokumentu apritē ar saviem klientiem. Pāreja uz elektronisko dokumentu pārvaldību (EDF) ir loģisks un svarīgs solis jebkura uzņēmuma attīstībā.

Saskaņā ar Mail.ru grupas pētījumu, aptuveni 60% biroja darbinieki Viņi izmanto mobilās ierīces ne tikai personiskām vajadzībām, bet arī noteiktu darba uzdevumu veikšanai. Darbs birojā ar papīra galdiem kļūst par pagātni. Galvenā EDI sistēmu priekšrocība: uzņēmums samazina materiālu un laika izmaksas. Ja visi dokumenti ir elektroniski, nav jēgas kopēt un drukāt papīra kaudzes.

Šodien pāreja uz elektronisko dokumentu pārvaldību ir solis, kam ne katrs vadītājs izšķirsies. Pēc daudzu domām, joprojām ir vairāk “pret” nekā “par”.

Mūsu materiālā esam apkopojuši izplatītākos argumentus pret pāreju uz elektronisku dokumentu apmaiņu. Un mēs ar darbuzņēmējiem mēģinājām runāt par patieso lietu stāvokli un priekšrocībām, pārejot uz elektronisko dokumentu pārvaldību.

Mīts 1. Darbs uz papīra ir uzticamāks. Tam ir zīmogs un paraksts

Biežāk ir strādāt uz papīra. Jā, mūsdienās dokuments rokā ir noslēgta līguma simbols, ko var “aiztikt”. Daudzi cilvēki no savas bēdīgās pieredzes zina, ka papīra dokumentus var viltot. Rezultātā: finansiālie zaudējumi, tiesvedība un iztērēti nervi un galu galā uzņēmuma sabrukums.

Šodien elektroniskais paraksts modernāks un drošāks papīra dokumenta analogs. Juridiskas personas elektroniskais paraksts (ES) ir šifrēti dati, kas pievienoti digitālajiem dokumentiem, lai apstiprinātu informācijas autorību un autentiskumu. Faktiski tas aizstāj parasto juridiskas personas ar roku rakstīto parakstu un zilo zīmogu.

Ar digitālā paraksta palīdzību juridiskās personas var slēgt un lauzt līgumus, apmainīties ar primārajiem grāmatvedības dokumentiem ar klientiem un partneriem caur datu tīklu, iesniegt pārskatus valsts iestādēm ar interneta starpniecību, kā arī sertifikācijas laikā apstiprināt to autorību. dažāda informācija un tā tālāk.

Kas ir svarīgi zināt, izvēloties elektroniskā paraksta pārdevēju? Galvenais ir dot priekšroku akreditētiem sertifikācijas centriem, kas ir vieni no līderiem Krievijas tirgū. Pievērsiet uzmanību šādiem punktiem: cik gadus sertifikācijas centrs darbojas tirgū; uzzināt, cik elektroniskā paraksta atslēgas sertifikāti ir pieejami pagājušajā gadā viņš atbrīvoja; ja desmitiem tūkstošu, tad nekļūdījies.

2. mīts. Man ir vieglāk sakārtot papīra dokumentus.

Lai kā optimisti un skeptiķi strīdētos par elektroniskajiem dokumentiem, neviens nenoliedz faktu, ka lielākā daļa biroja dokumentu tiek veidoti datoros. Šādas informācijas tehnoloģiju beznosacījumu uzvaras iemesli ir pilnīgi skaidri:

• elektroniskos dokumentus ir viegli izveidot, rediģēt, reproducēt, izplatīt un pārsūtīt;
• Daudz vienkāršāk ir meklēt elektroniski nepieciešamo informāciju, un kontekstuālā meklēšana sniedz iespējas, par kurām varētu tikai sapņot, veicot dokumentu kārtošanu;
• vieglāk un ar mazāku piepūli tiek atrisināti informācijas un dokumentu rezervēšanas, apdrošināšanas arhīvu un fondu veidošanas u.c. jautājumi;
• Komercdarbībā elektroniskie dokumenti, pareizi lietoti, ļauj būtiski paātrināt lēmumu pieņemšanu un uzlabot to kvalitāti.

3. mīts. Es baidos, ka manus dokumentus var nozagt noziedznieki vai ka EDF operators tos bez manas ziņas var nodot trešajām personām.

Ja runājam par Taxnet izstrādāto elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu "Transcript", tad tajā dati no viena darījuma partnera otram tiek pārraidīti pa internetu, izmantojot drošu HTTPS protokolu. Lietotāja piekļuve sistēmai tiek veikta divos režīmos - izmantojot kvalificētu elektroniskā paraksta sertifikātu un izmantojot pieteikšanās paroli. Datu noplūde no sistēmas servera ir izslēgta: lietotāju kontu paroles tiek glabātas šifrētā veidā, un piekļuves sertifikātu privātās atslēgas glabā paši lietotāji. Tādējādi, ja sistēmas lietotājs nevienam nenodod pieejas informāciju, viņam nodotās informācijas noplūde tiks izslēgta.

Kas attiecas uz īpaši konfidenciālas informācijas uzglabāšanu un pārraidi, tad specializētāks produkts šajā gadījumā ir Taxnet izstrādātais “mākoņu” pakalpojums “CRYPTOGRAMM”. Pakalpojums ļauj glabāt dokumentus drošā mākoņkrātuvē, apmainīties ar informāciju, izmantojot drošus sakaru kanālus, kā arī ir iespēja veikt kriptogrāfijas operācijas attālināti. Šādas darbības ietver vienam vai vairākiem adresātiem adresētu elektronisko dokumentu parakstīšanu un šifrēšanu, datu atšifrēšanu un parakstu pārbaudi.

Tas nozīmē, ka lietotājs var viegli pārbaudīt jebkura parakstīta elektroniskā dokumenta autentiskumu un pareizību. Turklāt kā papildu drošības rīks pakalpojums izmanto divu faktoru autentifikācijas sistēmu, izmantojot mobilā ierīce, kas izmanto divu veidu faktorus, lai piekļūtu sistēmai vai veiktu īpaši svarīgas darbības.

Bet jebkurā gadījumā jebkurš EDF operators ir atbildīgs par informācijas noplūdi saskaņā ar Krievijas Federācijas tiesību aktiem.

4. mīts. Mani piegādātāji izmanto dažādu sertifikācijas iestāžu elektroniskos parakstus

Elektroniskai dokumentu pārvaldībai ir nepieciešams izmantot tikai kvalificētu elektronisko parakstu (Federālais likums 63 “Par elektronisko parakstu”). Tas, ka darījuma partneriem ir dažādu CA izsniegti sertifikāti, nav problēma EDI ieviešanā. Piemēram, sistēmā "Transcript" iespējams izmantot jebkuras Telekomunikāciju un masu komunikāciju ministrijas akreditēto sarakstā iekļautās sertifikācijas iestādes (turpmāk tekstā SI) izsniegtus kvalificētus sertifikātus.

Mīts 5. Mēs nevarēsim izveidot darbu ar mūsu darījuma partneriem - viņu ir apmēram tūkstotis un tie atrodas visā Krievijas Federācijā

Elektroniskā dokumentu apmaiņa ir labākais risinājums uzņēmumiem ar liels skaits darījuma partneriem.

Pirmkārt: Pārejot uz elektroniskiem dokumentiem no papīra, dokumentu apstrādes un nosūtīšanas laiks samazināsies par 80%.

Otrkārt: Elektroniskā dokumentu pārvaldība paaugstinās Jūsu darbinieku produktivitāti darbā ar dokumentiem par 25%.

Treškārt, pārejot uz Transcript elektronisko dokumentu apmaiņas sistēmu, grāmatvežu un vadītāju dokumentu apstrādes un dokumentu korekciju veikšanas laiks samazināsies par 75%.

Šie rādītāji liecina, ka tā ir pareizais lēmums Priekš moderns bizness. Lai strādātu sistēmā, nepieciešams tikai elektroniskais paraksts un internets. Lai sāktu, uzaiciniet savus darījumu partnerus sistēmā un pievienojiet atgādinājumu par reģistrāciju sistēmā.

Mēs nodrošinām saviem klientiem uzaicinājuma vēstuļu paraugus, darba sākšanas instrukcijas un palīdzam izveidot dokumentu apmaiņas procesu pilnīgi bez maksas.

Mīts 6. EDI sistēmās jūs maksājat par katru nosūtīto dokumentu, kā tad tas ir lētāk nekā pastu?

Patiešām, daži uzņēmumi iekasē maksu par katru nosūtīto dokumentu. Savā lēmumā ņēmām vērā to, ka pārejai uz elektronisko dokumentu pārvaldību mūsu klientiem ir jābūt finansiāli izdevīgai. Sistēmā Transcript tiek iekasēta maksa par nosūtīto dokumentu paketi, kas ļauj ievērojami ietaupīt uz dokumentu apmaiņu.

Bet līdz 31. oktobrim var izmantot īpašais piedāvājums un strādāt sistēmā bez maksas. Sīkāka informācija atrodama saitē.

7. mīts. Es neredzu jēgu pāriet uz EDI, lai pārsūtītu aktus un rēķinus

Kā jau vairākkārt minēts, pāreja uz EDI ir patiešām ērta un izdevīga. Jums vairs nav jātērē laiks dokumentu sagatavošanai un nosūtīšanai, un jūs varat arī daudz ietaupīt, novēršot ļoti dārgo dokumentu kārtošanas procesu. Jūs varēsiet ietaupīt laiku, kas pavadīts korespondences apmaiņai, kas arī palielinās jūsu uzņēmuma mobilitāti un produktivitāti. Tā kā EDI tiek veikta ļoti ātri, turklāt nebūs cilvēciskais faktors, kas samazina kļūdu skaitu elektroniskajos dokumentos līdz minimumam.

Gandrīz jebkuru dokumentu var padarīt elektronisku. Transkripta sistēma nodrošina viņiem neformālu dokumentu plūsmu (līgumi, svarīga komerciāla informācija, tāmes un daudz kas cits).

Šādu dokumentu faili var būt jebkurā formātā un tiek nodrošināti darījuma partnerim vienā no šādiem failu tipiem: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, * .rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Kopumā sistēmā jūs varat saņemt un pārsūtīt jebkurus elektroniskus dokumentus.

Neaizmirstiet par dokumentu drošības un drošības faktoru - sistēmā “Transcript” visi elektroniskie dokumenti tiek pārsūtīti šifrētā veidā, kas novērš pārtveršanu un aizstāšanu. Un elektroniskā paraksta izmantošana ir uzticamāka par jebkuru fizisko parakstu.

8. mīts. Man nav pietiekami daudz darījumu partneru, lai pārietu uz EDI. Tas ir dārgs prieks, man šķiet

Pat ja jūsu bizness šodien ir mazs, tas nenozīmē, ka jums nevajadzētu optimizēt finanšu izdevumus un rūpēties par savu darbinieku produktivitāti. Ja biznesa procesi uzņēmumā sākotnēji ir sakārtoti pareizi un atbilst mūsdienu tirgus tendencēm, Jūsu bizness augs un attīstīsies daudz ērtāk!

Visi speciālie projekta materiāli: