Kas ir elektroniskais dokuments un kāds ir tā juridiskais spēks? Elektronisko dokumentu veidi.

Mūsdienās ir daudz veidu, kā izveidot papīra dokumenta kopiju, konvertēt no papīra uz elektronisko formātu utt. Ja jums ir nepieciešams tikai kopētājs, lai izveidotu papīra dokumentu kopijas, tad, lai pārvērstu papīra dokumentu elektroniskā formātā, jums būs nepieciešams ne tikai īpašs aprīkojums, bet arī programmatūra.

Kā izveidot dokumenta elektronisko versiju?

Lai izveidotu dokumenta elektronisku kopiju, lietotājam būs nepieciešams skeneris vai MFP (daudzfunkcionāla ierīce). Protams, ja nav nepieciešams MFP, jums nevajadzētu to iegādāties, to ir vieglāk iztikt ar skeneri. Pirmkārt, tas maksās daudz mazāk, un, otrkārt, veiks tieši to funkciju, kas lietotājam ir nepieciešama, proti, skenēs dokumentu un pārveidos to elektroniskā formātā.

Lai darbinātu skeneri, būs nepieciešama īpaša programmatūra – draiveris. Parasti tas tiek piegādāts kopā ar ierīci, bet, ja tās nav, vienmēr varat to atrast internetā. Varat izmantot universālo programmu ABBY Finereader, kas tieši skenē un atpazīst tekstu.

Visa procedūra papīra dokumenta konvertēšanai elektroniskā formātā ir saistīta tikai ar šīm divām procedūrām (skenēšanu un teksta atpazīšanu). Lai izveidotu dokumenta elektronisku kopiju, jums: atveriet izvēlni "Sākt" un visu programmu sarakstā atrodiet skenera vai MFP draiveri vai programmu ABBY Finereader un palaidiet to. Pēc programmas un skenera palaišanas varat atvērt vāku un novietot uz tā papīra dokumentu ar tekstu uz leju. Dokuments jānovieto uz skenera virsmas pēc iespējas vienmērīgāk attiecībā pret ierīces darba virsmas malām. Tālāk jums pēc iespējas cieši jāpiespiež vāks, lai gaisma nenokļūtu uz darba virsmas. Pretējā gadījumā elektroniskais dokuments izrādīsies pārgaismots, tas ir, tā teksta daļa, kas tika izgaismota, nebūs redzama.

Tālāk iestatījumos jāizvēlas optimālie skenēšanas parametri, piemēram, krāsa, izvades izmērs, izvades izšķirtspēja utt. Kad viss ir gatavs, varat noklikšķināt uz pogas “Skenēt”. Kad procedūra ir pabeigta, jānoklikšķina uz “Atpazīšana”, ar kuras palīdzību teksts tiks pārveidots elektroniskā formātā, piemēram, .doc, un dokumentu var atvērt teksta redaktorā, lai veiktu izmaiņas.

Andrijanova Karina Vladimirovna
Kemerovas institūts (filiāle) RGTEU, Kemerova

Ar masveida datorizāciju, progresīvāku tehnoloģiju rašanos un programmatūra Pastāv reāla iespēja pāriet uz tā saukto “bezpapīra” biroja darbu, kura pamatā ir “elektroniskais dokuments” - dokuments ar jaunām, no tradicionālām atšķirīgām īpašībām.

Jēdziena “elektroniskais dokuments” rašanās vēsture sākas pagājušā gadsimta 70. gados PSRS ar terminu “mašīnlasāmi dokumenti”. GOST 6.10.4-84, kas tika izdots 1984. gadā, noteica faktu, ka dokumentālā vidē ir pieejama dokumentācija par jaunajiem medijiem. Mašīnlasāms dokuments tika saprasts kā "dokuments, kas piemērots tajā esošās informācijas automātiskai lasīšanai".

GOST 6.10.1-88 ietvēra četras definīcijas, kas saistītas ar mašīnlasāmu dokumentu: mašīnlasāms dokuments, dokuments uz mašīnas datu nesēja, dokuments uz mašīnas magnētiskā datu nesēja (magnētiskā lente, magnētiskais disks) un mašīnas diagramma. Atšķirīga iezīme no šādiem dokumentiem ir tikai tas, ka tiem jābūt piemērotiem apstrādei datorā vai veidotiem, izmantojot datortehnoloģiju, bet to rekvizīti tiek noformēti visiem dokumentiem noteiktajā kārtībā.

Nedaudz savādāka mašīnlasāmā dokumenta interpretācija sniegta GSDO (2.3.3.1) 1991: tas tiek saprasts kā “dokuments, kas piemērots tajā ietvertās informācijas automātiskai nolasīšanai”. Saskaņā ar M.V. Larina, šīs definīcijas kļūda slēpjas pārspīlētajā tehnoloģiju spēju nolasīt informāciju automātiskais režīms. Pat mūsdienās ar milzīgo datortehnoloģiju progresu ne vienmēr ir iespējams iztikt bez cilvēka iejaukšanās.

Mūsdienu tiesību aktos ir vairākas jēdziena “elektroniskais dokuments” definīcijas:

1) Elektroniskais dokuments - dokuments uz mašīnlasāma datu nesēja, kura lietošanai nepieciešama datortehnika (GOST 7.83-2001 3.1. punkts).

2) Elektroniskais dokuments - informācijas objekts, kas sastāv no divām daļām:

Sīkāka informācija, kas satur identificējošus atribūtus (vārds, izveides laiks un vieta, informācija par autoru utt.) un elektroniskais ciparparaksts;

Ja nepieciešams, iespējams iegādāties elektronisku dokumentu dažādas formas vizuāls attēlojums: uz ekrāna vai papīra (R 50.1.031-2001).

3) Elektroniskais dokuments - dokuments, kurā informācija tiek uzrādīta elektroniskā digitālā formā. IN šī definīcija elektroniskā dokumenta būtība nav definēta nekādā veidā: ja sekojat šai definīcijai, tad jebkura informācija elektroniskā formā tiks uzskatīta par elektronisku dokumentu.

4) Elektroniskais dokuments" ir dokumentēta informācija, kas pasniegta elektroniskā veidā, tas ir, cilvēka uztverei piemērotā formā, izmantojot elektroniskos datorus, kā arī pārraidei pa informācijas un telekomunikāciju tīkliem vai apstrādei informācijas sistēmās.

5) Elektroniskais dokuments - informācija elektroniskā formā, ko parakstījis kvalificēts elektroniskais paraksts, kas līdzvērtīgs papīra dokumentam, kas parakstīts ar roku rakstītu parakstu, izņemot, ja saskaņā ar tiem pieņemti federālie likumi vai noteikumi tiesību akti noteikta prasība, ka dokumentam jābūt sastādītam tikai uz papīra.

Jaunākā definīcija ir ietverta 2011. gada 6. aprīļa federālajā likumā Nr. 63-FZ “Par elektroniskajiem parakstiem”. Tas ir visveiksmīgākais, jo apliecina elektroniskās veidlapas un kvalificēta elektroniskā paraksta esamību.
Juridisko definīciju daudzveidība tiek skaidrota ar vienota elektronisko dokumentu likuma trūkumu.

2005. gadā tika mēģināts izveidot šādu likumu. Krievijas Federācijas Federālās asamblejas Valsts dome iepazīstināja ar federālā likuma projektu Nr.159016-4 “Par elektroniskajiem dokumentiem”. Likumprojekta mērķis bija definēt elektroniskā dokumenta tiesisko režīmu, tostarp noteikt prasības elektroniskā dokumenta drošības nodrošināšanai, kā arī ar mērķi piešķirt tiem juridisku spēku. Krievijas Federācijas valdība likumprojektu neatbalstīja. Projekta nosacījumi bija jāprecizē, kas lielā mērā dublē 2002. gada 10. janvāra federālo likumu N 1-FZ “Par elektronisko ciparparakstu”. Šobrīd nav alternatīvu projektu, kas būtu vērsti uz elektroniskā dokumenta tiesiskā režīma izveidi.

Tāpēc problēma tiesiskais regulējums režīms nesaņēma likumdošanas risinājumu.
Jāatzīmē, ka ir ievērojams ārzemju pieredze tiesiskais regulējums sabiedriskās attiecības elektronisko dokumentu jomā šobrīd spēkā ir likumi par elektroniskajiem dokumentiem Armēnijas Republikā, Baltkrievijas Republikā, Moldovā, Uzbekistānā un Kazahstānā. Baltkrievijas Republikas 2009.gada 28.decembra likumā Nr.113-3 “Par elektroniskajiem dokumentiem un elektroniskajiem ciparparakstiem” tika ieviesti tādi jēdzieni kā “elektroniskā dokumenta kopija” un elektroniskā dokumenta integritāte. Saskaņā ar likuma 17. pantu elektroniskais dokuments sastāv no divām neatņemamām daļām - vispārējās un īpašās. Elektroniskā dokumenta vispārīgo daļu veido informācija, kas veido dokumenta saturu. Elektroniskā dokumenta speciālo daļu veido viens vai vairāki elektroniskie ciparparaksti, un tajā var būt arī papildu dati, kas nepieciešami elektroniskā ciparparaksta pārbaudei un elektroniskā dokumenta identificēšanai, ko nosaka tehniskie noteikumi.

Zinātnieki studē šī problēma, piedāvā savas definīcijas jēdzienam “elektroniskais dokuments”. Tie ir vai nu līdzīgi mūsdienu tiesību aktos piedāvātajiem jēdzieniem, vai arī atšķiras no tiem. Piemēram, A.I. Zemskovs sniedz elektroniskā dokumenta definīciju, kas ir identiska GOST 7.83 - 2001 3.1. punktā ietvertajai: "informācijas masīvs, kas ir pilnīgs saturā, kas ierakstīts mašīnlasāmā veidā uz mašīnlasāma datu nesēja." Šāda izpratne par elektronisko dokumentu nav pieņemama, jo tā runā tikai par šāda dokumenta esamības faktu, nenorādot tā rekvizītus, noteiktos izpildes noteikumus vai elektroniskā ciparparaksta esamību.

V.I. Tihonovs uzskata, ka "elektroniskie dokumenti ir elektroniski dati, kas satur atribūtus un detaļas, kas ļauj tos identificēt". Līdz ar to viņš uzsver nepieciešamību dokumentā būt ar detaļām, elektronisko ciparparakstu, kam neapšaubāmi ir pozitīva nozīme.
M.N. Kostomarovs atspēko visas piedāvātās definīcijas, uzskatot, ka šīs parādības būtību visprecīzāk atspoguļo termins “elektroniskā dokumenta forma”, un “elektroniskais dokuments” ir tikai starpstāvoklis, pagaidu forma dokumentu veidojošo elementu glabāšanai. datora atmiņa.

Tādējādi, pastāvot viedokļu dažādībai par jēdzienu “elektroniskais dokuments”, vienotas šīs parādības definīcijas neeksistē ne zinātniskajā pasaulē, ne mūsdienu likumdošanā. Ideālajai koncepcijai jāatspoguļo obligāta detaļu un parakstu klātbūtne. Jēdziens “elektroniskais dokuments” nedrīkst saturēt tādus nesaprotamus izteicienus kā “piemērots cilvēka uztverei”. Elektroniskais dokuments ir elektronisks informācijas paušanas veids, kas satur rekvizītus un kvalificētu elektronisko parakstu.

Tātad, pieņemšana likumdošanas akts uz elektroniskā dokumenta ir viena no aktuālajām tendencēm elektronisko dokumentu juridiskās nozīmes nodrošināšanas likumdošanas regulējuma attīstībā, ļauj atcelt ierobežojumus un novērst šķēršļus elektronisko dokumentu lietošanai, noteikt tiesiskais režīms datu dokumentus un, visbeidzot, piedāvāt vienotu “elektroniskā dokumenta” jēdzienu.

Dokuments ir cilvēka uztverei paredzēta strukturēta informācijas kopa, kas var būt neatņemams apmaiņas objekts starp lietotājiem un/vai informācijas sistēmām.

Elektroniskādokumentu ir datorizētos informācijas nesējos ierakstīts un identificētu informāciju saturošs dokuments, kura autentiskumu apliecina elektroniskais ciparparaksts.

Jēdziena “elektroniskais dokuments” parādīšanās ir saistīta ar intensīvu informācijas tehnoloģiju izmantošanu uzņēmumos un organizācijās un dažādas informācijas veidošanos datorizētajos plašsaziņas līdzekļos: zinātniskā un tehniskā, ražošanas, vadības utt.

Normatīvo dokumentu, kas nosaka elektroniskā dokumenta statusu, nezināšanas dēļ šis termins bieži tiek lietots, veidojot pārskatu, vēstuļu, maksājuma uzdevumu, kvīšu, cita veida teksta informācijas, kā arī datu bāzu elektroniskās kopijas datoru nesējos.

Saskaņā ar Baltkrievijas Republikas 2000.gada 10.janvāra likumu Nr.357-Z “Par elektroniskajiem dokumentiem” elektroniskais dokuments ir informācija, kas ierakstīta datorizētajos datu nesējos un atbilst šajā likumā noteiktajām prasībām.

Mašīnu nesēji – magnētiskais disks, magnētiskā lente, lāzerdisks un citi taustāmi nesēji, ko izmanto informācijas ierakstīšanai un uzglabāšanai, izmantojot elektronisko skaitļošanas tehnoloģiju.

Pamatprasības elektroniskajam dokumentam

Elektroniskajam dokumentam jāatbilst šādām prasībām:

izveidots, apstrādāts, pārsūtīts un uzglabāts, izmantojot programmatūru un aparatūru;

jābūt struktūrai, kas noteikta ar Baltkrievijas Republikas 2000.gada 10.janvāra likumu Nr.357-Z “Par elektroniskajiem dokumentiem”, un satur rekvizītus, kas ļauj to identificēt;

jāsniedz cilvēka uztverei saprotamā formā.

Elektroniskā dokumenta struktūra

Elektroniskais dokuments sastāv no divām neatņemamām daļām - ģenerālis Un īpašs.

Ģenerālis daļa no elektroniskā dokumenta sastāv no informācijas, kas veido dokumenta saturu. Informācija par adresātu attiecas uz vispārīgo daļu.

Īpašs daļa no elektroniskā dokumenta sastāv no viena vai vairākiem elektroniskajiem ciparparakstiem.

Elektroniskais ciparparaksts(EDS) – ar elektroniskā digitālā paraksta palīdzību ģenerēta rakstzīmju kopa, kas ir elektroniska dokumenta neatņemama sastāvdaļa.

EDS izmanto fiziskas un juridiskas personas kā rokrakstā rakstīta paraksta analogu, lai elektroniskajam dokumentam piešķirtu juridisko spēku, kas līdzvērtīgs papīra dokumenta juridiskajam spēkam, kuru parakstījusi pilnvarota persona ar savu roku un aizzīmogojusi.

Elektroniskā ciparparaksta rīki ir programmatūra un aparatūra, kas nodrošina elektroniskā ciparparaksta ģenerēšanu un pārbaudi un kam ir Baltkrievijas Republikas Nacionālās sertifikācijas sistēmas izdots atbilstības sertifikāts vai sertifikāta atzīšanas sertifikāts.

Digitālo parakstu ģenerēšanai tiek izmantoti kriptogrāfijas informācijas aizsardzības rīki (CIPF), izmantojot tā sauktos asimetriskos algoritmus, kas izmanto katra lietotāja publiskās un privātās atslēgas.

Privātā parakstīšanas atslēga– rakstzīmju kopa, kas pieder konkrētai personai un tiek izmantota, ģenerējot elektronisko ciparparakstu.

Publiskā paraksta verifikācijas atslēga– visām ieinteresētajām pusēm pieejama rakstzīmju kopa, ko izmanto, pārbaudot elektronisko ciparparakstu.

Paraksta verifikācijas publiskās atslēgas karte– papīra dokuments, kas satur publiskās paraksta pārbaudes atslēgas vērtību un apliecina, ka tā pieder fiziskai vai juridiskai personai.

Lietotāja personīgā atslēga tiek glabāta datora datu nesējos citiem nepieejamā vietā, un publiskā atslēga tiek nodota visiem informācijas apmaiņas dalībniekiem.

Elektronisko dokumentu var izmantot visās darbības jomās, kurās tiek izmantota programmatūra un aparatūra, kas nepieciešama informācijas radīšanai, apstrādei, glabāšanai, pārsūtīšanai un saņemšanai. Ar elektronisko dokumentu palīdzību var veikt darījumus (līgumus), veikt maksājumus, veikt saraksti un dokumentu un citas informācijas pārsūtīšanu.

Elektroniskos dokumentus var nosūtīt, izmantojot jebkādus saziņas līdzekļus, tostarp informācijas sistēmas un tīklus, ja tas nav pretrunā ar Baltkrievijas Republikas un Baltkrievijas Republikas tiesību aktiem. starptautiskajiem līgumiem Baltkrievijas Republika.

Elektroniskajam dokumentam ir iekšējās un ārējās reprezentācijas formas.

Iekšējās reprezentācijas forma elektroniskais dokuments ir elektroniskā dokumenta veidojošās informācijas ierakstīšana datora nesējos.

Ārējās prezentācijas forma Elektroniskais dokuments ir elektroniska dokumenta reproducēšana uz displeja, papīra vai cita materiāla, kas ir atdalāms no datora nesēja vizuālai apskatei pieejamā formā (bez papildu tehniskām ierīcēm) un cilvēka uztverei saprotamā formā.

Baltkrievijas Republikas likumā “Par elektroniskajiem dokumentiem” ir noteikti pamatjēdzieni, kas saistīti ar elektroniskā dokumenta oriģināla un kopijas juridisko spēku.

Oriģināls elektroniskais dokuments pastāv tikai mašīnas datu nesējā. Visas elektroniskā dokumenta kopijas, kas ierakstītas datorā un ir identiskas viena otrai, ir oriģināli un tām ir vienāds juridiskais spēks.

Gadījumā, ja viena persona veido papīra dokumentu un elektronisku dokumentu, kas pēc satura ir identisks, abi dokumenti atzīties neatkarīgi dokumenti. Šajā gadījumā papīra dokuments nav elektroniskā dokumenta kopija.

Elektroniskā dokumenta kopijas tiek veidoti, likumā noteiktajā kārtībā apliecinot elektroniskā dokumenta ārējās pārstāvības formu uz papīra. Elektroniskā dokumenta kopijām uz papīra jābūt norādei, ka tās ir attiecīgā elektroniskā dokumenta kopijas.

Ārējās prezentācijas formas sertifikācija elektronisku dokumentu papīra formātā var veikt:

notārs vai cita persona, kas pilnvarota veikt notariālās darbības;

individuālais uzņēmējs vai juridiska persona, kurai saskaņā ar Baltkrievijas Republikas tiesību aktiem ir tiesības veikt šādas darbības.

Elektroniska dokumenta reproducēšana uz materiāla objekta, kas nav papīrs un kas ir atdalāms no mašīnas datu nesēja, vai tā kopija uz papīra, kas nav pienācīgi apliecināta, elektroniskā dokumenta kopijām nav juridiska spēka.

Elektronisks dokuments uz mašīnvides ir līdzvērtīgs dokumentam uz papīra un ir tas pats ar viņu juridisks spēks.

Ja Baltkrievijas Republikas tiesību akti pieprasa, lai dokuments būtu noformēts rakstveidā vai uzrādīts rakstiski vai rakstiski, tad elektroniskais dokuments tiek uzskatīts par atbilstošu šīm prasībām.

Ir elektronisko dokumentu oriģināli un to kopijas uz papīra vienāds juridiskais spēks.

Došanas pamatjautājumi juridiskais statuss elektroniskos dokumentus, kā arī elektronisko dokumentu aizsardzību regulē šādi Baltkrievijas Republikas tiesību akti un normatīvie dokumenti:

Baltkrievijas Republikas 2000.gada 10.janvāra likums Nr.357-Z “Par elektroniskajiem dokumentiem”, kas nosaka elektroniskā dokumenta kā oficiāla dokumenta juridisko statusu, prasības tā noformēšanai, kā arī tiesības, pienākumus un atbildību. elektronisko dokumentu aprites jomā radušos tiesisko attiecību dalībnieku;

STB 1221-2000, kas nosaka vienotas prasības izveides, tūlītējas aprites un arhīva krātuve oficiāli elektroniskie dokumenti neatkarīgi no apmaiņas metodēm, informācijas apstrādes un piemērošanas jomas;

STB RB 1176.1-99 “Informācijas tehnoloģija. Informācijas aizsardzība. Hash procedūra";

STB RB 1176.2-99 “Informācijas tehnoloģija. Informācijas aizsardzība. Elektroniskā ciparparaksta izstrādes un pārbaudes kārtība”;

Pirms esošās iekļaušanas sarakstā elektronisko dokumentu veidi, apskatīsim definīciju.

Kas ir elektronisks dokuments, kas rakstīts Federālais likums 2006.gada 27.jūlija Nr.149-FZ “Par informāciju, informācijas tehnoloģijām un informācijas aizsardzību”. Tā ir dokumentēta informācija, kas tiek pasniegta elektroniskā formā, tas ir, tādā formā, kas ir piemērota cilvēka uztverei, izmantojot elektroniskos datorus, kā arī pārraidei pa informācijas un telekomunikāciju tīkliem vai apstrādei informācijas sistēmās.

Elektronisko dokumentu veidi

Ir daudz vairāk nekā viena klasifikācija, kas atšķir noteiktus elektronisko dokumentu veidi. Apskatīsim visbiežāk sastopamos.

Pēc satura veida. Visbiežāk elektroniskie dokumenti tiek klasificēti pēc satura veida kritērija. Šajā gadījumā piešķiriet teksts, grafika, animācija, skaņa, multivide failus.

Atbilstoši pieejamībai. Atkarībā no pieejamības pakāpes elektroniskais dokuments var būt atvērts Un paslēptas. Atvērtie elektroniskie dokumenti ir publiski, pieejami plašam cilvēku lokam, jo ​​tajos nav nekādu noslēpumu. Parasti šādi informācija izskatās tīmekļa vietnēs, licences līgumos, cenrāžos utt. Slēptos elektroniskos dokumentus var redzēt tikai ierobežots skaits cilvēku, jo tie satur konfidenciālu informāciju, kas dažkārt veido komerciālu vai pat valsts noslēpumu.

Pamatojoties uz elektroniskā paraksta esamību. Visus elektroniskos dokumentus var iedalīt elektroniski parakstītos un neparakstītos. Jūs droši vien zināt, ka, pateicoties elektroniskajam parakstam (turpmāk tekstā ES), varat identificēt personu, kas parakstījusi elektronisko dokumentu. Līdz ar to autorību var noteikt. Turklāt elektroniskais paraksts garantē elektroniskā dokumenta integritāti un nemainīgumu.

Notiek arī elektronisko dokumentu klasifikācija pēc nozarēm, īpaši mūsdienās, kad elektroniskā dokumentu pārvaldība aptver arvien vairāk mūsu darbības jomu. Katra nozare izmanto gan vispārpieņemtus, gan konkrētus dokumentus. Piemēram, mazumtirdzniecībā - rēķini, paveikto darbu akti, rēķini TORG-12, konstatētās neatbilstības akti TORG-2, korekcijas rēķini. Enerģijas tirdzniecības kompleksā ir tie paši primārie dati plus saskaņošanas atskaites, rēķini apmaksai utt.

Grāmatvedības elektronisko dokumentu veidi

Visbiežāk uzņēmumi apmainās ar primārajiem dokumentiem. Sīkāk apskatīsim primāro veidu veidus:

• rēķins, saskaņā ar panta 1. punktu. 169 Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa otro daļu, var sastādīt un izstādīt elektroniskā forma. Saskaņā ar Federālā nodokļu dienesta rīkojumu, kas datēts ar 03/05/2012 N ММВ-7-6/138@, elektroniskajam rēķinam (turpmāk tekstā – ESF) ir jāatbilst .XML formātam. Ja to ar kvalificētu elektronisko parakstu paraksta uzņēmuma vadītājs vai pilnvarota persona, ESF iegūst juridisku nozīmi.

  Detalizēta informācija Informāciju par elektronisko rēķinu izmantošanu, to apmaiņu starp darījuma partneriem un regulējuma smalkumiem varat atrast izdevumā “Elektroniskais rēķins. Lietošanas instrukcijas".

• Sertifikāts par paveikto darbu (pakalpojumiem) Līdz šim tai nav obligāta elektroniskā formāta. Ir ieteicamais formāts – .XML. Lai gan likums neparedz noteiktas kārtības strādāt ar elektronisku aktu, apmainīties ar datiem elektroniskā dokumenta veids tas ir iespējams bez operatoru palīdzības.

  Izmantojiet jebkuru jums ērtu formātu - piemēram, .PDF. Tomēr ir svarīga nianse: ja Federālais nodokļu dienests saņem pieprasījumu elektroniskā formā, tad jums būs jāiesniedz veikto darbu akti .XML formātā.

• Pavadzīme (TORG-12) arvien vairāk tiek izmantota arī elektroniskā formā. Parasti tas tiek apkopots vienā no trim formātiem – .XML, .JPG vai .TIF. Šajā gadījumā organizācijas pašas var izstrādāt pavadzīmes formu. Bet ir jāievēro galvenais nosacījums: dokumentā ir jāatspoguļo vairākas detaļas (preces nosaukums un tās daudzums, PVN un PVN summa utt.).

Vairāk par to varat lasīt mūsu materiālā “Elektroniskā pavadzīme”.

Apkopojot iepriekš minēto, es vēlos vēlreiz atzīmēt:

Elektroniskie dokumenti ir iekļuvuši dažādās darbības jomās Līdz ar elektronisko dokumentu parādīšanos cilvēku dzīve ir kļuvusi daudz vieglāka, jo īpaši attiecībā uz to darba aktivitāte

. Elektroniskā dokumenta izveidošana aizņem daudz mazāk laika, to ir ērtāk uzglabāt, un nepieciešamās informācijas meklēšana digitālā formā aizņem dažas minūtes. Vārdu sakot, elektroniskajiem dokumentiem ir ļoti daudz priekšrocību, un mūsdienās cilvēki, kas strādā visdažādākajās jomās, var novērtēt tos visus – no grāmatvedības līdz tirdzniecībai, no energoapgādes uzņēmumiem līdz apdrošināšanai. Galvenais neapjukt, jo laika gaitā elektronisko dokumentu veidu kļūst arvien vairāk, un dažu no tiem (piemēram, rēķinu) noformēšanai valsts izvirza stingras prasības. Tagad gandrīz visi sevi cienoši uzņēmumi atsakās papīra dokumentu plūsma

, aizstājot to ar modernāku. – visjaunākā visu mūsdienu failu pastāvēšanas forma, kas satur milzīgu daudzumu svarīgas informācijas.

Galvenās priekšrocības

Cita starpā elektroniskā arhīva klātbūtne ļauj izvairīties no nepieciešamības organizācijā uzturēt milzīgu skaitu dokumentu. Lai uzglabātu uzkrātos papīrus, uzņēmuma teritorijā būs jāpiešķir atbilstoša platība, kā arī jānoalgo augsti kvalificēts arhivārs, kurš ātri saprot pieejamos materiālus. Lai uzglabātu elektronisko arhīvu, jums ir nepieciešams tikai kompakts noņemams datu nesējs vai vairāki cietie diski.

Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma Diadoc ir vienkāršākais veids, kā apmainīties ar juridiski nozīmīgiem elektroniskiem dokumentiem un rēķiniem.

Ko tu domā ar ED?

Elektroniskais dokuments ir materiāls, kas tiek ierakstīts īpašos datu nesējos (diski, USB zibatmiņas diski, papildu aprīkojums).

Tas var būt vesels attēlu, skaņas failu un simbolu kopums. Šādu failu var pārsūtīt telpā un laikā, izmantojot īpašiem līdzekļiem telekomunikācijas. Telekomunikāciju kanālus var izmantot arī publicēšanai, uzglabāšanai un turpmākai apstrādei. Galvenais šeit ir pareizi apstrādāt visus esošos datus.

Šis dokuments ir jāsaprot arī kā īpaša forma, ar kuru jūs varat izmantot datus pavisam citiem mērķiem. Runa ir par informācijas ierakstīšanu elektroniskajos vai magnētiskajos materiālos nesējos, bet pēc tam par to tālāku apstrādi un nosūtīšanu visiem datu labošanas procesa dalībniekiem.

Visi dokumentētie materiāli, kas ir pārveidoti elektroniskā formātā, ir piemēroti apstrādei esošajos informācijas struktūras un pārraide, izmantojot TCS. Visi šie faili ir pakļauti analītiskai apstrādei, ko var veikt, izmantojot informācijas sistēmas.

Elektroniskais dokuments un digitālais paraksts

Elektroniskajiem dokumentiem jābūt ar juridisku spēku – pretējā gadījumā tos nevar izmantot, strādājot ar citām struktūrām. Dokumenta derīgumu var nodrošināt, izmantojot elektronisko ciparparakstu, kuram ir tādas pašas iespējas kā parastajam papīra formātam.

Ciparparaksts būs būtisks, ja tā veidošanas laikā tiks izpildīti vairāki nosacījumi:

• atslēgas sertifikātam, kas kontrolē paraksta darbību, jābūt aktuālam elektronisko failu apstiprināšanas brīdī;
• jāiesniedz pierādījumi, pēc kuriem var noteikt, kad lieta ir parakstīta;
• ciparparaksta autentiskums jāapstiprina tajā pašā failā, kurā tas tiek izmantots;
• paraksts lietojams saskaņā ar pievienotajā sertifikātā norādīto informāciju.

Lai iegūtu šādu parakstu, jums būs jāsazinās ar sertifikācijas centru. Šajā gadījumā jums iepriekš jāsagatavo dokumentu pakete. Organizācijas atrašanās vietu var noskaidrot Krievijas Pensiju fonda teritoriālajā nodaļā, kur var iegūt arī SNILS.

Papildus pensijas sertifikātā norādītajam SNILS jums būs jāuzrāda pases kopija un aktuālais e-pasts. Turklāt iepriekš jāsagatavo USB diskdzinis, kurā sertifikācijas centra darbiniekiem būs jāpieraksta elektronisko dokumentu vizēšanai nepieciešamās atslēgas un sertifikāti.

Elektroniskā dokumenta rekvizīti ir spēkā tikai tad, ja tas ir apliecināts ar elektronisko ciparparakstu. Elektroniskajam ciparparakstam ir vienāda nozīme ar tā līdzinieku papīra formātā, taču tam ir jāievēro visas prasības. nepieciešamie nosacījumi. Parakstam jābūt likumīgam, reģistrētam CA.

Elektroniskā dokumentācija

Elektroniskā dokumenta jēdziens paredz, ka tas var sastāvēt ne tikai no lietotājiem saprotamiem simboliem. Ir pieļaujama nestrukturēta informācija, kas ir jāatšifrē operētājsistēmas. Galvenais ir tas, ka materiāls ir jāuzglabā uz īpaša datu nesēja.

Svarīga dokumenta sastāvdaļa ir arī veidlapa ar tā aprakstīšanai nepieciešamo atribūtu kopu. Tādējādi failā jābūt informācijai par:

• tā izveidošanas datums;
• datu autors;
• dokumenta nosaukums;
• formātā, kas nepieciešams pareizai materiālu lasīšanai.

Jo detalizētāka informācija par esošo dokumentu, jo vieglāk ar to būs strādāt turpmāk. Elektroniskais dokuments un elektroniskā dokumentu pārvaldība ir cieši saistīti bez pirmā, otrā nav iespējama. Tajā pašā laikā materiālu aprite tiek ievērojami vienkāršota, ja organizācijas, kas apmainās ar informāciju, izmanto vienas un tās pašas telekomunikāciju sistēmas un programmatūras iekārtas.

Elektroniskā dokumentācija var saturēt materiālus, kurus var izmantot failu meklēšanai vai klasificēšanai pēc noteiktiem kritērijiem. Visiem esošajiem failiem var būt atšķirīga izšķirtspēja, un tie var arī nesaturēt strukturētus elementus. Šajā gadījumā elektroniskais dokuments ir tieši atkarīgs no tā īpašnieka. Strukturētajiem materiāliem var būt īpaši elementi, kas ļauj ārējām papildu lietojumprogrammām iegūt datus par atsevišķiem faila elementiem.

Papīra un elektroniskos dokumentus nevar salīdzināt savā starpā, jo digitālajiem dokumentiem ir vairākas priekšrocības. Starp tiem:

• ilgstošas ​​uzglabāšanas iespēja;
• ērtība papildu darbību veikšanā (rediģēšana, dzēšana, arhivēšana utt.);
• iespēja meklēt datus failos, izmantojot atslēgu marķierus;
• materiālu apstrādes vienkāršība automatizētas sistēmas, ko izmanto organizācijas, kas praktizē elektronisko apriti.

Tagad ir vairāki elektronisko dokumentu formāti, taču vispopulārākais ir “odf” formāts, kas ir ērti, strādājot ar jebkuru programmatūru.

Elektroniskā dokumenta koncepcija un struktūra var ievērojami atšķirties. Programmatūra, ko izmanto tā apstrādei, to ļoti ietekmē. Atsevišķi ir jāizceļ materiāli, kas apstrādāti, izmantojot 1C. Šādi faili būtiski atšķiras no citiem, jo ​​tie nav izcelti atsevišķi dokumenti. Tos var uzskatīt tikai par informācijas vienību ar unikālie identifikatori un modifikācijas līdzekļi.

Šāda dokumentācija var ietvert arī materiālus, kas tiek veidoti lietišķo informācijas sistēmu aktīvas darbības rezultātā. Tie tiek dinamiski ģenerēti, izmantojot esošos materiālu veikalus. Tādējādi tie nesatur nekādu informāciju par sevi, tos var apskatīt tikai, izmantojot sistēmu.

Tiklīdz dokuments tiek izdrukāts vai apskatīts, tas pārstāj pastāvēt sistēmā kā objekts. No šī brīža tā darbojas kā īpaša lietojumprogramma. Ja fails ir jāatver, izmantojot citu programmatūru, jums tas būs jākonvertē.

Kādi elektroniskie dokumenti pastāv

Elektroniskais dokuments ir fails, kurā ir noteikta informācija, kas lietotājam ne vienmēr ir skaidra. Lai izveidotu šo failu arhīvus un kolekcijas, jums jāzina to klasifikācija.

• Vienā iemiesojumā materiālus var atšķirt pēc līdzīgu drukātu dokumentu esamības vai neesamības.
• Faili var atšķirties arī pēc tajos ietvertās informācijas. Šajā klasifikācijā mēs runājam par O:

1. teksts,
2. labi,
3. skaņa,
4. multivides publikācijas,
5. programmatūras produkti.

Pēdējie uzskatāmi par atsavināmiem darbiem vai atsevišķu programmu tekstu un kodu fragmentu publikācijām.

• Par lielāko klasifikāciju vajadzētu uzskatīt elektronisko dokumentu veidus atbilstoši to paredzētajam mērķim. Visbiežāk tiek publicētas oficiālas publikācijas valsts aģentūras, tie parasti satur noteikumus.
• Uzņēmumos tiek izmantotas ražošanas publikācijas. Tie satur informāciju par esošās ražošanas organizāciju. Daži materiāli tika īpaši izveidoti, lai informētu darbiniekus par dažiem ražošanas zonas par standartu un prasību esamību, uzturoties uzņēmumu teritorijā.
• Tiek izdotas viegli lietojamas izglītojošas un uzziņu publikācijas. Atrast nepieciešamo informācijušādā failā to var izdarīt dažu sekunžu laikā, kas ļauj ietaupīt milzīgu laiku un pūles. Šādus dokumentus var izmantot ne tikai skolēni, bet arī skolotāji.
• Politiskās partijas diezgan bieži kā kampaņas materiālus izmanto elektroniskās publikācijas. Tajos apkopoti darbi par sociālajiem jautājumiem, kas paredzēti plašai lasītāju auditorijai. Šādos materiālos visbiežāk var atrast analītisku informāciju, ko izmanto politologi un sociologi visā pasaulē.
• Cita dokumentu klasifikācija tos atšķir pēc izplatīšanas metodes. Ir vietējās publikācijas, kuras var izmantot individuālajā uzņēmumā, tās tiek izdotas arī papīra versijās un iekšā ierobežots daudzums identiskas kopijas.
• Tiešsaistes publikācijas ir paredzētas plašai lietošanai, to skaits nav ierobežots. Šajā gadījumā papildu papīra kopijas nav obligātas, un tas vairākas reizes palielina elektroniskā dokumenta vērtību. Šādus dokumentus var viegli nosūtīt arhīvā.

Elektroniskās lietas dokumenti ir mūsdienu sabiedrības prasība

Tagad jūs zināt, kas ir elektroniskais dokuments, kādi tā veidi pastāv un kā tos var izmantot ikdienas dzīve. Šajā gadījumā informācija var būt failos šifrētā formātā. Lai strādātu ar tām, jums būs jāizmanto esošās paroles, kuras var mainīt jebkurā laikā.

Jebkuram telekomunikāciju kanālu lietotājam ir tiesības izveidot savus dokumentus. Vienīgais, kas viņam nepieciešams, ir īpaša programmatūra. Šādu failu glabāšanas laiks ir neierobežots. Ar tiem jebkurā laikā varat veikt jebkādas darbības.