Ārējā elektronisko dokumentu pārvaldība. Elektroniskās dokumentu vadības sistēmas

Pamatojoties uz EOS produktiem, iespējams realizēt dažādas ārējo dokumentu plūsmas shēmas elektroniskā formā.

Mijiedarbība ar attālām nodaļām, ārējiem darbuzņēmējiem un pastāvīgajiem darbuzņēmējiem

Piekļuvi sistēmai attāliem departamentiem, ārējiem darbuzņēmējiem un darbuzņēmējiem, kas pastāvīgi sazinās ar organizāciju, var organizēt:

Sistēmā "DELO" - izmantojot "DELO-WEB" apakšsistēmu, kas nodrošina piekļuvi EDMS no jebkura datora, kas ir savienots ar internetu. Piekļuves tiesību elastīga konfigurācija ļauj ierobežot attālo lietotāju piekļuvi iekšējai informācijai, kas tiek glabāta EDMS "DELO";

Pamatojoties uz EOS for SharePoint sistēmu - izveidojot slēgtu tīmekļa portālu trešo pušu darbuzņēmējiem, automatizējot dokumentu apstiprināšanas un nodrošināšanas procesu. Sistēma ļauj organizēt gan iekšējo, gan ārējo dokumentu plūsmu vienā portālā, elastīgi ierobežojot piekļuves tiesības lietotāju grupām un privātpersonām;

Mijiedarbība ar ārējo EDMS

Korporatīvā elektroniskā dokumentu apmaiņa – izmantojot integrāciju ar EDI operatoriem. Ļauj organizēt mijiedarbību elektroniskā veidā ar jebkuru darījumu partneru skaitu neatkarīgi no tā, ar kādiem apmaiņas pakalpojumiem tie ir saistīti un kādu EDMS viņi izmanto.

Integrācija ar EDI pakalpojumiem tiek izmantota biznesa procesos dokumentu (līgumu, aktu, rēķinu, rēķinu, korespondences uc) apmaiņai ar klientiem un piegādātājiem, samazina piegādes laiku un izmaksas, kā arī ļauj samazināt papīra arhīvus. Pakalpojumi automātiski fiksē dokumenta nosūtīšanas/saņemšanas faktu.

Juridiski nozīmīga elektronisko dokumentu plūsma ar jebkādām trešo pušu organizācijām, izmantojot elektronisko parakstu (ES).
Mijiedarbība ar dokumentu pārvaldības sistēmu, izmantojot opciju “Electronic Interaction Server” (ECE). Piemērots uzņēmumiem, kas maina liels skaits dokumentus. Opcija automatizē elektronisko dokumentu apmaiņu un nodrošina to apstrādes caurskatāmību organizācijās, kas piedalās dokumentu plūsmā.

SEV opcijas iezīmes

automātiska dokumentu saņemšana no citām organizācijām;
automātiska pārbaude par saņemtā dokumenta atkārtošanos;
CMEA saņemta dokumenta automātiska reģistrācija jūsu EDMS;
automātiska saistīšana;
automatizēta nosūtīšana;
automātiska informācijas ģenerēšana par norisi un izpildi;
automātiska atskaišu saņemšana no dokumentu saņēmējiem;
elastīga maiņas noteikumu konfigurācija.

Dokuments ir informācija, kas sniegta formā, kas atbilst tā saturam un mērķim. Dokumentu izveido kādam mērķim, kāds kādam. Taču ne vienmēr dokumenta avots un/vai tā adresāts būs persona. Mūsdienu līmenis ir tad, kad ir iespējams un nepieciešams efektīvi un praktiski iekļaut vadības lokā mašīnas un mehānismus.

Dokumentu kustības process, pazīmes un ātrums ir atkarīgs no tā formas, satura un “pārvietošanās vides” funkcionēšanas. Tās panākumi, ekonomiskie rādītāji un sociālā efektivitāte ir atkarīgi no tā, cik labi organizācijā ir izveidota dokumentu plūsma, un tā ir uzņēmuma kvalitāte un dzīve.

Par dokumentiem un dokumentu plūsmu

Dokumentu aprites administrēšanu, formu un kārtību, izmantojot organizācijas piemēru, likums nereglamentē. Ir GOST, nolikumi un obligāti ieteikumi. Attiecībā uz grāmatvedības dokumentiem, papīriem kredīta saņemšanai vai medicīniskajām izziņām ir likuma normas.

Dokuments ne vienmēr ir stingra rakstiska forma. Tas varētu būt:

forma, kurā noteiktā veidā tiek aizpildīti konkrēti lauki, kuriem ir precīzs semantiskais un sintaktiskais saturs;
lapa, kas izgatavota pēc noteiktas formas konkrētam pieteikumam (vēstule, pasūtījums, tehniskā specifikācija, personāla tabula, ...);
brīva forma (darbinieka paskaidrojuma raksts, pateicība par darba sasniegumiem, rezolūcija par pieteikumu, ...).

Visas trīs dokumentu versijas var uzrādīt papīra vai elektroniskā formā, un, pateicoties tehnisko un juridisko līdzekļu pieejamībai, tās ir absolūti līdzvērtīgas, lai gan joprojām ir gadījumi, kad iespējama tikai papīra forma.

Neraugoties uz dokumentu formas un satura un dokumentu plūsmas normatīvā regulējuma trūkumu, pastāv stingra, vispārpieņemta un neapspriežama dokumentu veidošanas, pārvietošanas, glabāšanas vai iznīcināšanas prakse, kuru katra organizācija var brīvi pielāgot sev. jebkādā veidā.

Ideāls piemērs dokumentu apritei organizācijā

Principā nav iespējams sasniegt ideālu:

jebkurā dzīves un darbības jomā,
jebkurā laikā,
jebkurā telpas punktā,

jo katra jauna pieeja ļauj ieraudzīt jaunus apvāršņus. Ir vēlme un nepieciešamība tiem sekot. Dokumentu pārvaldība nav izņēmums. Gluži pretēji, tas ir indikatīvs un dzīvs piemērs informācijas kustības procesa dinamiskai fiksēšanai.

Pilnīgi vienalga, kā informācija tiek ierakstīta: uz papīra vai elektroniski. Pašlaik abām formām ir vienāda juridiskā nozīme, lai gan dažos gadījumos papīra versijai ir priekšrocības.

Dokumentu aprites piemērs organizācijā, kas ciena sevi, savu darbības jomu, ciena valsts aģentūras, savus partnerus, piegādātājus un patērētājus (klientus), ne vienmēr tiek dots elektroniskai sistēmai, kas kontrolē, reģistrē dokumentus un nodrošina darba ciklu. to kustība no parādīšanās (radīšanas) brīža līdz uzglabāšanas vai iznīcināšanas brīdim.

Ne visas organizācijas saprot, ka daudzus dokumentus var izpildīt tieši ar mašīnām un mehānismiem bez cilvēka līdzdalības, tāpat kā ne visiem avotiem (autoriem) jābūt tikai cilvēkiem.

Parastā izpratne vairumā gadījumu ir vienkāršas “signāla idejas” līmenī, kad programmai uzticēts ziņot tikai par notikumu rašanos.

Dokumentu iekšējā un ārējā aprite

Abas shēmas ir svarīgas veiksmīgai organizācijai. Ārējam apgrozījumam ir statiska nozīme, bet iekšējam - dinamiska nozīme.

Jo labāk uzņēmuma vadība izprot šo apstākli, jo daudzsološāka ir sistēma elektroniskā dokumentu pārvaldība tā izvēlas. Tie, kas vēlas parādīt ideālu piemēru biznesa dokumentu kustībai organizācijā, raksta paši savu informācijas sistēmu.

Dokumenti var būt primārie un sekundārie. Pēdējiem vienmēr ir bijusi kustības vēsture organizācijā.

Analizējot zināšanu pielietojumu par dokumentu un tā izmantošanu, iespējams novērtēt uzņēmuma funkcionālās īpašības, sociāli ekonomiskos rādītājus un laika parametrus. Tas ir svarīgi gan partneriem, gan patērētājiem.

Papīra, bet efektīva vai elektroniska, bet iegūta

Unikalitāte ir raksturīga ne tikai cilvēkam, bet arī organizācijai. Turklāt katrs cilvēks novērtē savu individualitāti un cenšas to visos iespējamos veidos uzsvērt, izmantojot apģērbu, uzvedību, izglītību utt.

Uzņēmums, kas iegādājas gatavu informācijas sistēmu, ir ideāls piemērs dokumentu apritei organizācijā, kas tai atņem savu identitāti un liek darbiniekiem ģērbties “citu drēbēs”.

Labāk uzticēties pašu darbinieki strādāt ar papīra medijiem vecmodīgi, nevis uzspiest tiem ārēju, bet mūsdienīgu viedokli par dokumentiem un to izmantošanu. Katrs darbinieks ir svarīgs organizācijas funkcionalitātes elements, nevis citu cilvēku ideju un trešo pušu dokumentu plūsmas dizaina efektivitātes pētnieks.

Prioritātes, dinamika un funkcionalitāte

Dokumentu plūsmas ārējā kontūra vienmēr ir ierobežota, nepretencioza un raksturīga statiska stabilitāte. Kopumā tam nevajadzētu piešķirt lielāku nozīmi, nekā tas ir pelnījis. Piemēram, kāda jēga “ielikt dvēseli” attiecībās ar nodokļu iestādēm, pārvaldes iestādēm vai partneriem. Jūs varat kaut kā dažādot informācijas apmaiņas procesu ar reklāmas aģentūrām, taču tas galu galā iegūst statisku, ikdienas formu.

Mūsu pašu informācijas apstrādes sistēmas, kuras svarīga sastāvdaļa vienmēr ir elektroniskā dokumentu pārvaldība, prioritāte nav šaubu. Taču visiem vienmēr ir žēl laika un naudas, lai izveidotu savu sistēmu.

Kombinācija klasiskās iespējas“one es” vai “galaxy”, kas nekad neiztiek bez “ixel” un pāris trešo pušu vietējās ekonomiskās vai grāmatvedības programmas kopā ar jūsu vietni atsauksmes un dokumenti (pasūtījumi, sūdzības, priekšlikumi, ...) no klientiem un partneriem - ierastais lietu stāvoklis, darbinieki pastāvīgi ir aizņemti ar rutīnu, un nav nekādu izmaksu.

Ražošanas procesa dinamiku var nodrošināt tikai efektīva tā funkcionalitātes ieviešana. Tikai šajā kvalitātē elektroniskā dokumentu pārvaldība organizācijā ir atdarināšanas cienīgs piemērs, bet savas biznesa idejas īstenošanas kontekstā - izcila ražošanas dinamika, ekonomiskie un sociālie rādītāji.

Noteikumi par organizācijas informācijas sistēmu

Jebkura organizācija ir informācijas sistēma, kas rodas un pastāv līdzīgā vidē. Dokumenti tiek saņemti no ārpuses organizācijā, un tie ir jāveido arī iekšēji, daži no tiem ir reglamentēti un obligāti.

Vienkārša organizācijas dokumentu plūsmas diagramma ir piemērs tam, kā visi parasti to dara. Noteikumi par darba noteikumiem, ikdienas rutīnu un darbinieku pienākumiem ir ierasta norma, taču ļoti maz cilvēku izstrādā “Noteikumus par organizācijas informācijas sistēmu”.

No objektīva viedokļa organizācijas vadītāji var vadīties no jebkā, rakstīt jebkādus noteikumus un amatu aprakstus. Taču šīs noteikumu izstrādes efektivitāte un praktiskums ir atkarīgs tikai no tā, cik labi iekšējais regulējošais arsenāls atbilst realitātes prasībām.

Noteikumi par dokumentiem un to apriti

Uzņēmuma dokumentu aprites sistēma ir uzņēmuma informācijas sfēras neatņemama sastāvdaļa, kā rezultātā “Dokumentu aprites noteikumi” ir “Organizācijas informācijas sistēmas noteikumu” pielikums, taču tas ir ļoti nozīmīgs un savienojošs. visas tās sastāvdaļas vienotā informācijas organismā.

Ja vadība ir iecerējusi izveidot ideālu dokumentu aprites piemēru organizācijā, tad tā patiešām nodarbojas ar veiksmīga biznesa attīstību, ar mērķi gūt peļņu un uzlabot darbinieku labklājību.

Pašreizējā stāvokļa īpatnība programmatūras izstrādes jomā, jo īpaši priekšgalā, izplatītās informācijas apstrādes jomā (interneta programmēšanas piemēri), ir tā, ka ir gandrīz neiespējami izveidot mobilu pašpielāgojošu lietojumprogrammu.

Elektronisko dokumentu pārvaldības uzdevums organizācijā ir vienkāršs, bet ilustratīvs piemērs. Šeit ir raksturīga dinamika:

ienākošie un izejošie dokumenti;
algoritmi iekšējo un ārējo biznesa dokumentu apstrādei.

Ir ļoti grūti rakstīt kodu, kas var mainīties atkarībā no izmaiņām datos un algoritmos. Laika un resursu ieguldījums nav pieejams katrai organizācijai.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība dinamikā

Dokumentu plūsmas organizēšana uzņēmumā, izmantojot elektroniskās versijas uzdevuma piemēru, ir aktuāla, vienkārša, indikatīva un praktiska. Izaicinājumu rada koda izstrādes process, kas var dinamiski mainīties. Arī izstrādes laiks ir problēma.

Dokumentu aprites procedūra ir pelnījusi uzmanību, izmantojot Federālajam nodokļu dienestam, Federālajam migrācijas dienestam, Krievijas pastam uc piederošas organizācijas piemēru. Turklāt vispār nav nepieciešams izveidot sistēmu precīzā saskaņā ar to par pamatu ņemt dokumentu struktūru un saturu un izmantot vispārējo apstrādes loģiku.

Tad dokumentu plūsma organizācijā = piemērs + savas biznesa idejas iezīmes. Pirmajā tuvinājumā rezultāts nebūs praktisks, taču, tiklīdz tiks nodota ekspluatācijā pirmā uzdevumu realizācija, to risināšanas cikls kļūs neatgriezenisks un ar pienācīgu uzmanību rezultāts tiks sasniegts.

Tādas informācijas sistēmas izveide, kas spēj apstrādāt dinamiski mainīgu informāciju, pirmkārt, ir paša radīšanas procesa dinamika.

Kamēr nebūs izveidots mehānisms ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu adekvātai mainīšanai un kodam būs iespēja patstāvīgi mainīties bez programmētāja līdzdalības, par elektroniskās dokumentu vadības sistēmas izveides faktu runāt nevarēs.

Tomēr izdomājiet un ieviesiet savu sistēmu, lai pilnībā nodrošinātu informācijas procesi organizācija ir tas pats, kas padarīt tās panākumus izcilus un perfektus.

Dokumentu plūsma ir dokumentu kustība no to izveides brīža līdz brīdim, kad pabeidzat darbu ar tiem.

Dokumentu plūsmas organizācijai ir daudz kopīga ar mehāniskā konveijera organizāciju. Savulaik montāžas līniju montāžas ieviešana kopā ar produktu tipizēšanu un detaļu standartizāciju izraisīja ievērojamu darba ražīguma pieaugumu, ražošanas procesa izmaksu samazināšanos un iezīmēja masveida ražošanas sākumu. Tiesa, konveijera noteiktais ritms izraisīja darba intensitātes pieaugumu un strādnieku nervu spriedzi.

Dokumentu aprite uzņēmumā

Dokumentu plūsmas organizēšana ir balstīta uz tādiem pašiem principiem kā mehāniskais konveijers: dokumentu kustībai jābūt ar minimālu atgriešanos pie iepriekšējiem soļiem, dokumenti jānosūta izpildītājiem atbilstoši viņu pienākumiem, lai izvairītos no darbību dublēšanās.

Dokumentu plūsmas diagramma

Ir dokumentu plūsmas ārējās un iekšējās kontūras.

Ārējā kontūra sākas ar ienākošajiem (ārējiem) dokumentiem, kas ierodas uzņēmumā no ārpuses. Tie var būt augstāku iestāžu rīkojumi, rīkojumi, rezolūcijas, klientu partneru vēstules utt. Saņemtos dokumentus reģistrē sekretāri un pēc tam nosūta izpildei.

Ienākošā dokumentācija ir dokumentācija, ko uzņēmums saņēmis no citām organizācijām. Izejošie dokumenti ir dokumenti, ko uzņēmums (organizācija) nosūta citiem uzņēmumiem. Izejošā dokumentācija ir dokumenti, kas satur uzņēmumā ģenerētu informāciju, lai to nodotu citām organizācijām: vēstules, sertifikāti, ziņojumi, rīkojumi, telegrammas, telefona ziņas utt.

Dokumentu plūsma– dokumentu apriti organizācijā no to saņemšanas vai izsniegšanas brīža līdz noformēšanas vai nosūtīšanas pabeigšanai.

Ir trīs galvenās dokumentācijas plūsmas:

– no citām organizācijām pienākošie dokumenti (ienākošie);

– citām organizācijām nosūtītie dokumenti (izejošie);

– dokumenti, kas izveidoti organizācijā un kurus organizācijas darbinieki izmanto vadības procesā (iekšējie).

Dokumentu plūsma ir neatņemama sastāvdaļa DOU, kura mērķis ir informatīvais atbalsts iestādes darbībai, tās dokumentēšana un iepriekš izveidotās vadības informācijas glabāšana. Pirmsskolas izglītības iestāde ir tieši atkarīga no vadības lēmumiem, kuru dokumentācijas nodrošinājums kā process ietver trīs sastāvdaļas: lēmumu informatīvo atbalstu, tas ir, lēmuma nodrošināšanu ar informāciju (dokumentiem), lēmuma dokumentēšanu un tā izpildes uzraudzību. Galvenās šī procesa sastāvdaļas ir: sākotnējās informācijas iegūšana, mērķa (uzdevuma) noteikšana, nepieciešamās informācijas meklēšana (izziņas darbs), risinājuma izstrāde (dokumenta sastādīšana), tā apstiprināšana, rediģēšana, izgatavošana, sertifikācija, nosūtīšana (pārsūtīšana). adresātam), izpildes uzraudzības risinājumus. Dokumentu plūsmas apjomu nosaka ienākošo, izejošo un iestādes iekšējo dokumentu skaits konkrētam periodam (gads, ceturksnis, mēnesis, diena). Racionāla dokumentu plūsmas organizēšana ietver šādu principu ievērošanu: taisnums, nepārtrauktība, ritms, paralēlisms, proporcionalitāte. Dokumentu tiešās aprites princips paredz, ka dokumentu pārvietošana jāveic pa īsāko ceļu. Vienkāršākā dokumentu plūsmu kustības forma atbilst struktūrvienību lineārajam izvietojumam. Nepārtrauktības princips dokumentu plūsmā ir nepārtraukta dokumentu iesniegšana līdz līmenim, kurā par tiem tiek pieņemts lēmums. Šis princips nav savienojams ar dokumentu “nokalšanu”, to uzkrāšanu vienā iestādē. Ritmiskas dokumentu plūsmas princips nozīmē vienotu dokumentu plūsmu kustību. Paralēlitātes princips nozīmē atsevišķu darbību veikšanu, lai apstrādātu dokumentu, kad tas pārvietojas. Šī principa galvenais mērķis ir samazināt laiku, kas nepieciešams dokumenta aizpildīšanai. Atsevišķu darbību paralēla izpilde būtiski paātrina gan dokumentu apriti, gan dokumenta izpildi kopumā. Proporcionalitātes princips paredz proporcionālu, vienmērīgu dokumentu kustības kanālu ielādi. Būtisks ir neatkarības un atbildības princips darbā ar dokumentiem. Šis princips nozīmē, ka visās darbībās – virzībā, sadalē, saskaņošanā, parakstīšanā utt. – ir stingri jāvadās pēc iestādes un tās daļu funkcijām un darbinieku kompetences. Esošā institūcijas struktūra un funkcijas, vadības darbības formas un metodes būtiski ietekmē dokumentu apriti. Līdz ar to operatīvu dokumentu nokārtošanu un noformēšanu papildus tīri pārrakstīšanās apsvērumiem apgrūtina organizatoriskās nepilnības, skaidras pienākumu sadales trūkums starp amatpersonām, kā arī atsevišķu iestāžu un to atsevišķo struktūrvienību funkciju nepietiekama skaidrība.

Vadības mērogs, kas balstīts uz zinātnes un tehnoloģiju progresu, prasa biroja darba mehanizāciju visos tā posmos. Biroja darba procesu mehanizācija ietver tehnisko līdzekļu izmantošanu dokumentācijas un dokumentu apstrādes darbību veikšanai. Elektroniskās iekārtas ir kļuvušas par reālu nepieciešamību, risinot uzņēmuma vadības dokumentācijas atbalsta problēmas. Datoru laikmetā ir jāprecizē tradicionālā dokumenta definīcija, jo mūsdienās dokumenti var būt ziņojumi, kas saņemti pa e-pastu, skaņas faili, video. Tāpēc dokumentu var definēt šādi: dokuments ir cilvēka uztverei pieejamās informācijas kopums . Oficiālo dokumentu izveidei un rediģēšanai ir daudz programmu. Neskatoties uz straujo elektronisko dokumentu attīstību, eksperti uzskata, ka vairākas organizatoriskas un tehniskas grūtības neļaus tiem pārskatāmā nākotnē pilnībā aizstāt un likvidēt tradicionālos dokumentus.

Jautājumi diskusijai

1 No kādām sadaļām sastāv kontroles kartes fails?

2 Kādus dokumentu noformēšanas termiņus jūs zināt?

3 Kas ierēdnis noņem dokumentu no kontroles?

4 Kāds ir dokumentu noformēšanas kontroles objekts?

5 No kādiem elementiem sastāv dokumenta reģistrācijas rādītājs?

6 Uzlieciet uz dokumentiem “kontrolzīmi”.

7 No kura brīža tiek aprēķināts izpildes termiņš un kontrole pār dokumenta izpildi?

8 Kāda ir dokumenta noformēšanas termiņa pagarināšanas kārtība?

9 Kāds ir dokumentu plūsmas mērķis?

10 Kādi dokumenti ļauj analizēt un uzlabot dokumentu plūsmu?

11 Kas ir dokumentu plūsma?

12 Aprakstiet jēdzienu “Lietu nomenklatūra”.

13 Aprakstiet jēdzienu “Bizness”.

14 Kas ir dokumentu reģistrācija?

15 Norādiet galvenos biroja darba posmus.

16 Nosauciet darba ar dokumentiem posmus, kas raksturīgi dokumentu plūsmai.

17 Ko ietver jēdziens “lietas noformēšana”?

18 Kas veic dokumentu sākotnējo pārbaudi?

19 Pēc kāda principa tiek atlasīti dokumenti glabāšanai vai iznīcināšanai?

20 Pēc kādiem kritērijiem tiek veidotas lietu nomenklatūras?

21 Definēt dokumentu vērtības pārbaudi.

22 Kādi ir dokumentu pārbaudes uzdevumi?

23 Kāda veida lietu sarakstus izstrādā institūcijas?

24 Kādās grupās var iedalīt ar sarakstiem noteikto dokumentu glabāšanas termiņus?

25 Kādas prasības jāievēro, iesiejot vai iesniedzot lietas pastāvīgai, pagaidu (ilgāk par 10 gadiem) glabāšanai un personālam?

26 Kā failā tiek numurētas lapas?

27 Kādi dati ir norādīti pastāvīgās krātuves inventāra titullapā?

Elektroniskajai dokumentu pārvaldībai ir jābūt holistiskai, visaptverošai pārvaldības tehnoloģijai, kas nodrošina pamatprocesus darbā ar elektroniskajiem pārvaldības dokumentiem (ienākošajiem, izejošajiem un iekšējiem) atbilstoši to noformēšanas un sertifikācijas prasībām.

No vadības dokumentācijas atbalsta organizēšanas viedokļa ir izšķirami divi elektronisko dokumentu pārvaldības elementu ieviešanas un izmantošanas organizēšanas līmeņi: dokumentu plūsma organizācijā un organizācijas ārējā komunikācija.

Organizējot iekšējās elektroniskās dokumentu pārvaldības izmantošanu, jebkura organizācija saskaras ar šādiem jautājumiem:

Kādos formātos veidot un uzglabāt elektroniskos dokumentus;

Kā apvienot lietošanu elektroniskie dokumenti ar tradicionālā biroja darba un dokumentu plūsmas elementiem.

Nepieciešamība pēc elektroniskas dokumentu apmaiņas starp organizācijām noved pie tā, ka praksē pastāv dažādas tradicionālās un elektroniskās dokumentu pārvaldības elementu apvienošanas iespējas ārējā komunikācijā, sākot no vienkāršotām iespējām līdz sarežģītām tehnoloģijām.

Sarežģītas ārējās elektroniskās dokumentu pārvaldības tehnoloģijas apvieno dokumentu reģistrāciju korporatīvajā sistēmā ar to failu ievadīšanu, nosūtīšanu adresātiem pa e-pastu, pa e-pastu saņemto dokumentu reģistrācijas procedūras automatizāciju uzņēmuma korporatīvajā sistēmā. dokumentu saņemšanas organizācija, kā arī nodrošināt kriptogrāfijas aizsardzības līdzekļu, tai skaitā EDS, izmantošanu. Izmantojot digitālo parakstu ārējā elektronisko dokumentu pārvaldībā, ir svarīgi pievērst uzmanību šādiem jautājumiem:

Noteikt to personu sarakstu organizācijā, kuras izmantos digitālo parakstu;

Izvēlieties konkrētu kriptovalūtu pakotni un atrisiniet atslēgu sertifikācijas problēmas.

Divu vai vairāku korporatīvo sistēmu mijiedarbība savstarpēji savienotas dokumentu plūsmas tehnoloģijas ietvaros ietver virkni dažādas sarežģītības problēmu risināšanu. Sarežģītākās problēmas galvenokārt ir tehniskas un saistītas, no vienas puses, vairāku organizāciju un departamentu korporatīvo sistēmu mijiedarbības nodrošināšanu, no otras puses, informācijas drošību un informācijas aizsardzību datortīklos. Šis problēmu kopums slēpjas informatizācijas un informācijas tehniskās aizsardzības speciālistu darbības jomā.

Kas attiecas uz dokumentācijas atbalsta dienestu darbību, būs nepieciešama organizatoriskā un metodiskā mijiedarbība starp organizācijām, kas piedalās elektroniskajā dokumentu pārvaldībā, tai skaitā dokumentu veidlapu, ierakstu formātu un dokumentu aprites principu unifikācijas jautājumos. Tas viss ir nepieciešams, lai sasniegtu maksimālu skaidrību savā darbā.

Veiksmīgai elektronisko dokumentu pārvaldības ieviešanai organizāciju ārējā komunikācijā un starpresoru informācijas apmaiņā nepieciešams izmantot vispārīgos principus, standarta risinājumus, kā arī automatizēto sistēmu izstrādātāju saskaņotu rīcību. Nepieciešama turpmāka konceptuāla politikas izstrāde dokumentu plūsmas automatizācijas jomā valdības aparātā, nodrošinot izmantojamo sistēmu mijiedarbību un savietojamību.

Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu klasifikācijas

EDMS klasifikācija ir iespējama atkarībā no konkrētiem uzdevumiem, noteiktas "nišas", kas aizņemtas kopējā sistēma dokumentu plūsma. Šādu produktu īpašības nosaka specifiskas uzņēmuma biznesa procesu koncepcijas un modeļi, kas ir pamats dažādu biroja darba jomu automatizācijai. Šajā gadījumā eksperti identificē tādas risinājumu grupas kā WorkFlow sistēmas (biznesa procesu automatizācijas tehnoloģija), biroja vadības sistēmas un elektronisko dokumentu arhīvi.

kolektīvās dokumentu apstrādes sistēmas un integrētās dokumentu pārvaldības sistēmas.

Termiņš WorkFlow raksturo sistēmas, kuru mērķis ir automatizācija liels skaits uzņēmuma biznesa procesi, savukārt īpatnējais svars katrs no tiem ir mazs. WorkFlow ļauj strādāt ar biznesa procesiem, kuru saturs tiek pastāvīgi mainīts un papildināts. Svarīga īpašība ir spēja strādāt ar nestrukturētiem datiem.

Šīs sistēmas ļauj stingri regulēt dokumentu plūsmas virzienus atkarībā no dokumenta veida un tā rekvizītu vērtībām, automātiski nosūtot dokumentu konkrētam izpildītājam, kad rodas iepriekš formulēti nosacījumi.

Biroja sistēmas-Šo automatizētas sistēmas dokumentu plūsmu konstruēšana un izpildes uzraudzība atbilstoši dotās biroja plūsmas loģikas prezentācijai programmatūrā. Tas ir, mēs runājam par dokumentu izveidi straumēšanas režīmā ar iespēju vāji vai grūti maršrutēt un izsekot katra dokumenta dzīves ciklam. Biroja vadības sistēmas, kā likums, ir vērstas uz konkrētām pielietojuma jomām: finansēm, ražošanu, pārdošanas vadību, lai gan to radītās atskaites caurvij visu uzņēmuma organizatorisko struktūru.

Elektroniskie arhīvi ir sistematizēti korporatīvo dokumentu katalogi, kas integrēti uzņēmuma informācijas sistēmā. Papīra versiju pārvēršana elektroniskajās tiek veikta, izmantojot dažādas metodes, tostarp plūsmas skenēšanas metodes. Elektroniskie arhīvi sastāv tieši no dokumentu repozitorija, programmatūras, kas nodrošina arhīva mijiedarbību ar informācijas sistēmas elementiem: serveriem, lietojumprogrammām (modulārā sistēma), A arī augšējā virsbūve - programmatūra, kas pārvalda krātuvi un modulāro ievades/izvades sistēmu.

Kolektīvās dokumentu apstrādes sistēmas ietver atbalstu kopīgam darbam ar dokumentu, tai skaitā dokumentu aprites maršrutu izstrādi un pārvietošanās scenārija aprakstu, darbā ar dokumentu iesaistīto personu loka noteikšanu, to tiesību un pilnvaru līmeņa noteikšanu.

Sarežģītas sistēmas sintezēt atsevišķu lietojumprogrammu un apakšsistēmu funkcijas un ietvert visaptverošu uzņēmuma biznesa procesu automatizāciju.

IDC savukārt piedāvā paplašinātu EDMS klasifikāciju, šajā sektorā izceļot sistēmas, kas vērstas uz biznesa procesu automatizāciju (biznesa procesu EDM), korporatīvo EDMS (uz uzņēmumu orientētu EDM), satura pārvaldības sistēmām (satura pārvaldības sistēmas), informācijas pārvaldības sistēmām. (Informācijas pārvaldības sistēmas) - vai portāli, attēlu pārvaldības sistēmas (Imaging Systems) un darba plūsmas pārvaldības sistēmas (WorkFlow Management Systems).

EDMS, kas koncentrējas uz biznesa procesu automatizāciju (biznesa procesu EDM), izmanto īpašiem vertikāliem un horizontāliem lietojumiem. EDMS sistēmas nodrošina visu dzīves ciklu darbam ar dokumentiem, tostarp darbu ar attēliem, ierakstu un darbplūsmu pārvaldību un satura pārvaldību.

Korporatīvā EDMS (uz uzņēmumu orientēta EDM) nodrošināt uzņēmuma infrastruktūru (pieejama visiem uzņēmuma lietotājiem) dokumentu izveidei, sadarbībai un publicēšanai. Korporatīvās EDMS pamatfunkcijas ir līdzīgas EDMS funkcijām, kas vērstas uz biznesa procesiem. Parasti šīs klases risinājumi nav paredzēti izmantošanai tikai konkrētā nozarē vai šauras problēmas risināšanai. Tās tiek ieviestas kā vispārējas korporatīvās tehnoloģijas.

Satura pārvaldības sistēmas nodrošināt satura izveidi, piekļuvi un pārvaldību, satura piegādi (līdz dokumentu un objektu sadaļu līmenim to turpmākai atkārtotai izmantošanai un apkopošanai). Nepieciešamās informācijas pieejamība nevis dokumentu, bet mazāku objektu veidā atvieglo informācijas apmaiņas procesu starp realizētajām lietojumprogrammām.

Informācijas pārvaldības sistēmas vai portāli nodrošināt informācijas apkopošanu, informācijas pārvaldību un tās piegādi caur internetu/iekštīklu/ekstranetu. Ar to palīdzību tiek realizēta iespēja uzkrāt (un pielietot) pieredzi sadalītā korporatīvajā vidē, pamatojoties uz biznesa noteikumu, konteksta un metadatu izmantošanu. Portāli nodrošina piekļuvi, izmantojot standarta tīmekļa pārlūkprogrammu, vairākām e-komercijas lietojumprogrammām (parasti izmantojot ERP sistēmas saskarni).

Attēlveidošanas sistēmas pārveidot no papīra datu nesējiem un mikrofilmām skenēto informāciju elektroniskā formā (parasti TIFF formātā). Šī tehnoloģija ir pamatā informācijas pārvēršanai elektroniskā formā no visiem mantotajiem papīra dokumentiem un mikrofilmām. Standarta attēlu apstrādes sistēmas pamatfunkcijās ietilpst: skenēšana, uzglabāšana, vairākas attēlu meklēšanas iespējas utt.

WorkFlow vadības sistēmas.Šāda veida sistēmas ir paredzētas, lai nodrošinātu jebkura veida darba plūsmu maršrutēšanu (nosakot failu maršrutēšanas ceļus) korporatīvo strukturēto un nestrukturēto biznesa procesu ietvaros. Tos izmanto, lai palielinātu korporatīvo biznesa procesu efektivitāti un vadāmību. Darbplūsmas pārvaldības sistēmas parasti tiek iegādātas kā daļa no risinājuma (piemēram, EDMS sistēmas vai PDM sistēmas).

Piedāvāto EDMS klasifikāciju var arī papildināt korporatīvās elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmas. Korporatīvo dokumentu pārvaldības programmatūras tirgus segmentam ir jau aptuveni 5 gadi. Korporatīvie ieraksti ir fiksēti laikā un nemainīgi, sniedzot pierādījumus par biznesa darījumiem, dažādām tiesībām un pienākumiem utt. Korporatīvajiem lietotājiem pašiem ir jānosaka, kāds saturs ir jāiekļauj korporatīvajā ierakstā (šim lēmumam ir nepieciešams izvērtēt viņu biznesa nākotnes vajadzības) . Uzņēmuma risinājumi, kuriem nepieciešama satura saglabāšana, ietver pamatdarbības sistēmas, tostarp ERP un grāmatvedības sistēmas, e-pasta sistēmas (piemēram, MS Exchange), atskaišu un rezultātu pārvaldības sistēmas, e-komercijas sistēmas, sadarbības programmatūru (projektu vadības sistēmas), tiešsaistes konferences utt.

Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu izvēles faktori

Krātuves apjoma prasības. Ja jums ir daudz dokumentu (pēc krātuves apjoma), jums jāizvēlas sistēma, kas atbalsta hierarhisku strukturālo krātuvi (HSM — Hierarchal Storage Management). Šis mehānisms uzglabā aktīvākos datus ātrākajos, bet dārgākajos datu nesējos, savukārt retāk izmantotā informācija tiek automātiski pārsūtīta uz lēnāko un lētāko datu nesēju.

Formalizētu procedūru klātbūtne, kurām nepieciešams atbalsts to ieviešanai un kontroles automatizācija (noteikta veida dokumentu sagatavošana, standarta organizatorisku funkciju veikšana utt.).

Nepieciešamība pēc automatizācijas administratīvā vadība organizācija. Organizatoriskās struktūras sarežģītības pakāpe.

Ģeogrāfiski sadalītu vienību pieejamība. Šis faktors uzliek noteiktas prasības attālajai piekļuvei, datu replikācijai utt.

Liela papīra arhīva pieejamība. Dažām dokumentu pārvaldības sistēmām ir jau integrētas masveida dokumentu ievades apakšsistēmas.

Dokumentu plūsmas sistēmas klātbūtne, kas neatbilst pašreizējām vajadzībām.

Nepieciešamība pēc uzlabotas dokumentu maršrutēšanas un darbplūsmas pārvaldības. Turpinot šo vajadzību, ir jāatbalsta patvaļīgi biznesa procesi, iespējams, strādājot kopā ar lietojumprogrammu sistēmām, lai atbalstītu šos procesus.

Prasības dokumentu glabāšanas termiņiem. Ilgiem glabāšanas periodiem (desmitiem gadu) ir vērts nopietni apsvērt iespēju organizēt paralēlu arhīvu uz mikrofilmas.

Prasības sistēmas "atvērtībai" un paplašināmībai. Iespēja integrēt ar esošajām informācijas sistēmām un izmantot esošās iekārtas.

Nepieciešamība saglabāt dokumentu attēlus. Konkrētu dokumentu uzglabāšanas formātu izmantošana organizācijā. Nepieciešamība atbalstīt inženierijas un projektēšanas uzdevumus, kā arī citas uzņēmuma funkcijas.

Nepieciešamība pēc izstrādātiem informācijas izguves rīkiem. Pilns valodu sistēmas atbalsts organizācijā pieejamajiem dokumentiem.

Drošības prasības (šifrēšana, piekļuves organizācija utt.). Iespēja izmantot jau pieejamos piekļuves mehānismus organizācijas informācijas infrastruktūrā dokumentu plūsmas sistēmā.

Prasības atbilstībai noteiktiem standartiem: iekšējie, nozares, GOST, starptautiskajiem standartiem par kvalitātes kontroli, informācijas uzglabāšanas organizācijas līmeni.

Krievijas biroju automatizācijas sistēmu tirgus

Atkarībā no izmantotajām tehnoloģijām RBC analītiķi piedāvā šādu Krievijas tirgū piedāvāto EDMS sadalījumu grupās:

1. Rietumu ražošanas sistēmas, izstrādes vides.

2. Krievijas sistēmas, kuru pamatā ir Lotus Domino/Notes.

3. Pilnīgi krieviskas norises.

Pirmajā grupā Krievijas tirgū ir pārstāvētas tikai trīs Rietumu sistēmas: Documentum, DOCS Open/DOCSFusion un Lotus Domino.Doc.

Otrajā grupā ietilpst tādi risinājumi kā CompanyMedia un OfficeMedia (Intertrust), BOSS-Referent (IT), CINDERELLA (NTCIRM), Escado Interprocom (LAN). Analītiķi atzīmē uz Lotus Domino/Notes balstīto produktu popularitāti Krievijas tirgū.

Visas pārējās Krievijā piedāvātās sistēmas var klasificēt kā trešo grupu, tostarp:

1C:Arhīvs-1C

DocsVision — digitālais dizains

RBC dokumenti — RBC SOFT

IIGIintravert -IIG

IT-Inco — IncoFlow

LandDocs — Lanit

Optima-WorkFlow — Optima

VisualDoc — CenterInvest Soft

Gran Doc - Granīts

Korpuss -EOS

DocManager — SoftIntegro

Eifratas kognitīvās – tehnoloģijas

Effect-Office IKK - "Garant International" Jāpiebilst, ka šobrīd lielāko tirgus daļu kontrolē Krievijas sistēmas, kas ietver sistēmas, kuru pamatā ir Lotus Domino/Notes.

Tieši šie programmatūras produkti atbilst Krievijas dokumentu plūsmas un biroja darba īpatnībām. Rietumu sistēmas joprojām aizņem mazāk nekā 10% no Krievijas tirgus.

Tomēr mūsdienās lielākā daļa uzņēmumu izmanto atšķirīgus programmatūras rīkus, kas funkcionāli ir paredzēti tikai vairāku stingri ierobežotu uzdevumu automatizēšanai:

Dokumentu sagatavošana - Microsoft Word;

Mašīntulkošanas sistēmas — PROMT Translation Office 2000: SmarTool pasta tulkotājs, vārdnīcu redaktors, elektroniskā vārdnīca, WebView, QTrans, starpliktuves tulkotājs, integrators;

Uz izklājlapu procesoriem balstītas ekonomiskās informācijas apstrādes tehnoloģijas - Microsoft Excel;

Datu bāzes pārvaldības sistēmu (DBVS) izmantošanas tehnoloģijas - Microsoft Access;

Runas apstrādes tehnoloģijas: runas vadības rīki, diktēšanas rīki, runas rakstu identifikācijas rīki - paredzēti cilvēka vārdu datora atpazīšanai un noteiktu darbību veikšanai - Open Speech, Natural Dialogue System, Dragon Dictate;

Sīkāk apskatīsim dažas no iepriekš minētajām elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmām.

Pārskats par galvenajām Krievijā piedāvātajām dokumentu pārvaldības sistēmām

Docs Fusion un Docs Open.Šo produktu izstrādātājs ir uzņēmums Humminubird. Šī ir viena no populārākajām sistēmām pasaulē, kas pieder pie “elektronisko arhīvu” klases. Diemžēl ir saņēmušas dažādas produkta paaudzes un sastāvdaļas dažādi nosaukumi, un tāpēc, iepazīstoties ar to, rodas zināms apjukums. Sākotnēji bija Docs Open sistēma - klienta-servera aplikācija ar biezu klientu. Pēc tam tika izstrādāts Docs Fusion lietojumprogrammu serveris, kas likvidēja nepieciešamību pēc bieza klienta, kas tieši piekļuva datu bāzei. Tam ir divi klienti: PowerDocs Windows klients un CyberDocs Web klients. Docs Fusion platforma uzņēmumam ir daudzsološa. Vienkāršības labad mēs turpmāk dēvēsim sistēmu par dokumentiem, kas nozīmē Docs Fusion un klientus — PowerDocs un CyberDocs.

Docs Open Krievijā pastāv jau ilgu laiku un jau tiek izmantots daudzās organizācijās. Šī produkta izplatītājs Krievijā ir jaunizveidotais uzņēmums HBS. Dokumentus var efektīvi izmantot lielās organizācijās ar lielu darbinieku skaitu (tūkstošiem cilvēku) un iekšā mazie uzņēmumi, kur strādā apmēram seši cilvēki. Sistēma galvenokārt ir pozicionēta kā paredzēta organizācijām, kas intensīvi veido un rediģē dokumentus (uzņēmumu galvenie biroji, konsultāciju uzņēmumi, valsts aģentūras utt.).

PowerDocs klients ir Windows saskarne, kas pēc dizaina ideoloģijas ir līdzīga MS Outlook. Lietotājs var piekļūt dokumentiem, izmantojot pašas MS Outlook saskarni un pat Windows Explorer logā, kas ļauj strādāt ar Docs mapēm kā ar parastu failu sistēmu. PowerDocs klients nodrošina mobilo piekļuvi ar iespēju sinhronizēt, kad ir izveidots savienojums, tostarp pa lēnām līnijām. Šī funkcija arī ļauj nodrošināt stabilu lietotāja darbību nestabilā lokālā tīkla darbības režīmā. CyberDocs klients nodrošina praktiski tādu pašu funkcionalitāti kā PowerDocs, bet izmantojot interneta pārlūkprogrammu.

Vienā kompleksā var uzstādīt vairākus DocsFusion serverus, un automātiski tiek ieviesta slodzes līdzsvarošana un kļūdu tolerance. Tas nozīmē, ka, ja kāds no serveriem neizdodas, lietotāji sajutīs tikai nelielu sistēmas palēnināšanos, un pati sistēma faktiski var nodrošināt pietiekamu vienlaicīgu darbību. liels daudzums lietotājiem. Sistēmas datu glabāšanai jāizmanto Microsoft SQL Server vai Oracle. Failu sistēma tiek izmantota kā pašu dokumentu krātuve. Tiek atbalstīts HSM hierarhiskais datu uzglabāšanas mehānisms.

Sistēma ļauj viegli integrēt un saskarties ar citām lietojumprogrammu sistēmām gan PowerDocs klienta līmenī, gan servera līmenī. Dokumenti ir atvērta platforma, un tajā ir iekļauti izstrādes rīki pielāgotu lietojumprogrammu izveidei vai integrācijai ar citām sistēmām.

Produkts nav paredzēts lietošanai inženierzinātņu un projektēšanas dokumentu aprites jomā, tam nav integrācijas ar CAD/CAM sistēmām. Ģeogrāfiski sadalītās organizācijās var rasties problēmas, jo sistēmai nav informācijas replicēšanas mehānismu. Tas nodrošina rīkus sadarbības atbalstam darba grupas līmenī. Tomēr lielām organizācijām šie līdzekļi nav pietiekami.

Documentum.Šī ir dokumentu, zināšanu un biznesa procesu vadības sistēma lieliem uzņēmumiem un organizācijām. Krievijā to pārstāv uzņēmums Documentum Services. Documentum ir platforma, kas ir vairāk nekā gatavs produkts, kas paredzēta izplatīto arhīvu veidošanai, kvalitātes standartu uzturēšanai, projektu vadībai sadalītās projektu komandās, korporatīvā biroja darba organizēšanai un dinamiskai korporatīvo iekštīkla portālu satura pārvaldīšanai.

Produkts nodrošina visu, kas nepieciešams lielai organizācijai – tā ir integrēta sistēma, kas ļauj vispusīgi atrisināt diezgan plašs diapazons uzdevumus. Tas ietver nepieciešamo funkcionalitāti biznesa procesu automatizēšanai: maršrutēšana, apstiprināšana, izplatīšana, paziņošana un izpildes kontrole. Documentum ir diezgan mērogojams, visu sistēmā glabāto informāciju pārvalda speciāla servera sastāvdaļa – DocBase krātuve. Documentum satur mehānismus, kas ļauj pārvaldīt informācijas glabāšanu: atbalsta versiju veidošanu, publicēšanu, piekļuvi, informācijas atrašanās vietu un nodrošina arhivēšanas iespējas. Sistēma var efektīvi darboties izkliedētā arhitektūrā ģeogrāfiski izkliedētās nodaļās, pateicoties ieviestajiem informācijas replikācijas un sinhronizācijas mehānismiem, kā arī centralizētai administrēšanai. Documentum ir pieejams vairākos “izdevumos”, kas vērsti uz dažādiem uzdevumiem: portālu izveide, zināšanu pārvaldība, atbilstības nodrošināšana standartiem/kvalitātes vadība, B2B (business-to-business) mijiedarbības organizēšana. Daudzām nozarēm svarīga iezīme ir iespēja pilnībā dokumentēt visus notikumus un stingri izsekot noteiktu procedūru īstenošanai.

Produktā ir iekļauti rīki, kas ļauj izveidot lietojumprogrammas Documentum vidē, tostarp tīmekļa lietojumprogrammas. Bet, lai izstrādātu lietojumprogrammas Documentum un integrētu to ar citām lietojumprogrammām, varat izmantot arī ārējos izstrādes rīkus: produkts ir veidots uz modernām atvērtām tehnoloģijām. Pateicoties šai atklātībai, tās ieviešana esošajā informācijas vidē neprasīs ievērojamas izmaksas infrastruktūras pārveidošanai. Documentum piedāvā jaudīgu formātu atbalstu un spēju automātiski ģenerēt PDF un HTML failus no jebkuriem saglabātajiem datiem. Viena no šī produkta lietošanas priekšrocībām rūpniecības uzņēmumiem ir iespēja to integrēt ar ERP un CAD/CAM sistēmām.

Documentum ieviešanas izmaksas ir salīdzinoši augstas, jo tas ir "konstruktors", no kura tiek samontēta nepieciešamā funkcionalitāte, un atrodas tālu no "kastes", turklāt to ir grūti iemācīties, kas ir acīmredzams otrā puse tā funkcionālā pilnība. Tāpēc atsevišķas darba grupas vai organizācijas ar aptuveni vienu līdz diviem desmitiem darbinieku aprīkot ar šo produktu nav jēgas, ja vien nav gaidāma strauja izaugsme.

Protams, Documentum ir viens no jaudīgākajiem produktiem, taču šādu sistēmu var atļauties tikai organizācijas, kuras ļoti nopietni uztver dokumentu automatizācijas uzdevumu un ir gatavas tam veltīt pietiekamus finanšu un intelektuālos resursus.

LandDocs. Sistēma LanDocs galvenokārt ir vērsta uz biroja darbu un dokumentu glabāšanu arhīvā. Tas sastāv no vairākām sastāvdaļām: biroja vadības sistēmas, dokumentu servera (arhīva), skenēšanas un attēlu vizualizācijas apakšsistēmas, organizācijas apakšsistēmas. attālināta piekļuve izmantojot interneta klientu vai pasta serveri.

Biroja pārvaldības komponents ir ieviests klienta-servera arhitektūrā, kuras pamatā ir industriālā DBVS: Oracle vai Microsoft SQL Server. Programmatūra dokumentu uzglabāšanas centralizētai vadībai elektroniskajā arhīvā tas tiek realizēts kā atsevišķs serveris. Pilna teksta dokumentu meklēšanas modulis ir pieejams kā atsevišķa opcija, ņemot vērā krievu valodas noteikumus. Pasta pakalpojumi LanDocs ir izstrādāts tā, lai darbinieki, kuriem ir instalēts īpašs LanDocs klienta komponents, varētu saņemt uzdevumu ziņojumus un ziņot par tiem, izmantojot standarta pastkaste Microsoft Exchange vai Lotus Notes. Produkts ir atvērts izstrādātājiem – ir API, lai iegultu LanDocs trešo pušu Windows lietojumprogrammās. Skenēšanas un attēlu apstrādes komponentam ir diezgan uzlabota funkcionalitāte: tā ļauj filtrēt attēlus, labot pēc skenēšanas radušos šķībumu un atpazīt tekstu.

LandDocs sistēma nav paredzēta, lai atbalstītu komandas darbu un dokumentu izveidi.

Microsoft SharePoint portāla serveris. Sistēma ir elektronisks arhīvs ar izstrādātiem rīkiem sadarbības atbalstam. Šis, iespējams, ir pirmais Microsoft produkts, kas var apgalvot, ka tas ir korporatīvs produkts. Atbalsta: kopīga dokumentu veidošana, dokumentu versiju uzturēšana, dokumentu izņemšana un atgriešana arhīvā (izrakstīšanās, reģistrēšanās). Tam nav Windows klienta kā tāda. Lai piekļūtu arhīvam, tiek izmantots Web klients (trešās puses izstrādātāji tam var pievienot savus komponentus) un programmā Windows Explorer integrēts komponents, kas ļauj piekļūt arhīvam kā failu kopai.

Sistēmā ir iebūvēti diezgan spēcīgi indeksēšanas un meklēšanas rīki. Turklāt meklēšanu var veikt gan iekšējā informācijas krātuvē (failos, iekštīkla vietnēs, Microsoft Exchange datubāzēs, Lotus Notes datubāzēs), gan ārējā (internetā). Sistēma spēj indeksēt un publicēt dokumentus, kas atrodas failu sistēmā lokālā tīkla serveros. Alternatīvi, dokumentus var pārvietot uz paša servera krātuvi (kas ir līdzīga MS Exchange 2000 krātuvei). Dokumentu reģistrācijas dati vienmēr tiek glabāti servera krātuvē, un nav nepieciešams izmantot atsevišķu datu bāzes serveri.

Sistēma ir diezgan atvērta, tai var pievienot dažādas sastāvdaļas. Paļaušanās uz tīmekļa tehnoloģijām padara šādu paplašinājumu tehnoloģiski progresīvu.

Produkts ir visefektīvākais kā informācijas un infrastruktūras bāze uzņēmumiem, kas paļaujas nevis uz hierarhisku vadību, bet gan uz cilvēku mijiedarbības matricas organizāciju un vienotu vadības struktūru. Tradicionālajiem uzņēmumiem tā var kļūt par saiti iekštīkla infrastruktūrā, lai pēdējo “atdzīvinātu”, jo šajā sistēmā iestrādātie jēdzieni ļauj informācijas publicēšanas procesu portālā padarīt par ikdienas darba ar dokumentiem sastāvdaļu, kas nav nepieciešamas īpaši sarežģītas procedūras, resursi un organizatoriskas pūles.

Optima darbplūsma. Lai gan sistēmu sauc par Optima Workflow, tā ir vairāk nekā tikai darbplūsmas produkts. Papildus vispārējam darba plūsmas organizēšanas mehānismam tas ļauj glabāt visus ar procesu saistītos dokumentus visu darba laiku. Šim nolūkam kā krātuve tiek izmantots Microsoft Exchange publisko mapju mehānisms. Noderīga funkcija ir izsekot kritiskajiem ceļiem un parādīt savstarpēji saistītu darbību kopu Ganta diagrammu veidā. Taču šo darbu var veikt arī MS Project vidē izmantojot visas tās iespējas, jo Optima Workflow ļauj eksportēt darba gaitas datus uz šo programmu.

Sistēma automatizē dokumentu noformēšanas procesus atbilstoši biroja darba noteikumiem, ievieš mehānismus rezolūciju anotēšanai un apkopošanai, kā arī atskaišu sniegšanai par pasūtījumu izpildi.

Fakts, ka Optima Workflov kā galveno krātuvi un transportu izmanto Microsoft Exchange, nosaka visas tās iespējas attiecībā uz uzglabāšanas uzticamību, aizsardzību pret kļūmēm, spēju izmantot lēnas sakaru līnijas, datu sinhronizāciju un datu piekļuves ierobežojumus. Lai reģistrētu dokumentu versijas, tiek izmantota DBVS, kurai piekļūst, izmantojot ODBC. Kā jau minēts iepriekš, klasificējot sistēmas, darbplūsmas sistēma ir ērta, lai formalizētu standarta procedūras darbam ar dokumentiem organizācijās, kurās šāds darbs ir ikdienas prakse. Tā kā Optima Workflow izmanto Exchange kā serveri, to ir viegli ieviest tajos uzņēmumos, kur tas jau tiek izmantots paredzētajam mērķim - kā pasta serveris. Jums nav jārēķinās ar to, ka Optima Workflow ļaus izmantot Exchange kā elektronisku arhīvu – šim nolūkam ir arī citi produkti, piemēram, iepriekš aprakstītais Microsoft SharePoint Portal Server. Optima darbplūsma glabā tikai nepabeigtos dokumentus, līdz tiek pabeigts ar to saistītais darbs.

"BOSS Referents".Šo sistēmu izstrādāja IT. Tas galvenokārt ir vērsts uz organizācijām, kuru vadība cenšas optimizēt savu darbinieku darbību un paaugstināt darba efektivitāti, tostarp ekonomisko efektivitāti. "BOSS-Referent" pieder sistēmu kategorijai, kas vērsta uz organizācijas vadības atbalstīšanu, efektīvs darbs darbiniekiem un zināšanu uzkrāšanu, un vienlaikus ir izstrādājis papildu pakalpojumus (par tiem sīkāk zemāk).

Sistēmas BOSS-Referent galvenais mērķis ir izveidot korporatīvo sistēmu, kas aptver visu darbinieku darbības viņu darba vietās un atbalsta vadības biznesa procesus. Sistēma atbalsta Krievijas biroja darba standartus, organizatorisko vadību, izpildes disciplīnas kontroli, līgumu izsekošanu ar ārējām organizācijām, dokumentu apstiprināšana. Tās atšķirīgā iezīme ir tāda, ka, būdama pilnvērtīga dokumentu pārvaldības sistēma, kas paredzēta visu organizācijas darbinieku darbam, tai jau ir visa nepieciešamā funkcionalitāte biroja darba īstenošanai. Jau no paša sākuma tajā ir ietverti jēdzieni, lomas un funkcijas, kas raksturīgas organizācijām ar sarežģītu hierarhisku, tostarp ģeogrāfiski sadalītu, struktūru Krievijā. Vēl viena atšķirīga BOSS-Referent sistēmas iezīme: tā ievieš CRM sistēmas funkcijas, līgumu kontroli, grāmatvedību materiālās vērtības, straumēšanas skenēšana un atpazīšana (FineReader sistēma ir integrēta BOSS-Referent), elektroniskā konference un ziņojumu dēlis.

Sistēmas BOSS-Referent papildu moduļi ietver pasākumu organizēšanas un plānošanas automatizāciju, caurlaides biroja darbību automatizāciju uzņēmumā, atskaišu ģeneratoru un faksa serveri.

Sistēma ir ieviesta uz Lotus Notes platformas. Pateicoties tam, papildus BOSS-Referent funkcijām, lietotāju rīcībā ir visas pašas Lotus Notes vides bagātīgās funkcionalitātes, tostarp e-pasts, datu replikācija, iespēja strādāt attālināti utt. BOSS-Referent ir visvairāk atvērta sistēma visās nozīmēs - tai ir pilns pirmkods. Tam papildus ir pievienots izstrādātāja rīku komplekts ar pilnu lietojumprogrammu programmēšanas saskarnes funkciju aprakstu.

Uzņēmums IT Co ir izstrādājis vairākas novērtēšanas metodes ekonomiskais efekts EDMS "BOSS-Referent" ieviešana. Pamatojoties uz šādām aplēsēm, ir iespējams aprēķināt reālos ietaupījumus no pārskaitīšanas elektroniskais skats procesus dokumentu, līgumu apstiprināšanai, veidošanai, meklēšanai un glabāšanai, dokumentu veidņu izmantošanai, pasūtījumu izpildes uzraudzības procesu automatizēšanai, darbam ar līgumiem u.c. Šādas metodes kopā ar TCO (total cost of ownership) metodēm tiek izmantotas, novērtējot sistēmu ieviešanas projektus komercuzņēmumos.

"Lieta". Delo sistēma, ko vēl nesen sauca Delo-96, ir tipisks pārstāvis biroja automatizācijas sistēmas, un tieši šajā statusā tas ir ieguvis popularitāti mūsu valstī. Viņa konsekventi atbalsta visus no padomju biroja darba mantotos un Krievijā pieņemtos biroja darba noteikumus. Izstrādātājs, uzņēmums Electronic Office Systems (EOS) ir noteicis kursu produkta koncepcijas pārskatīšanai, lai izveidotu pilnvērtīgu dokumentu pārvaldības sistēmu. Produkts atbalsta biroja darba ideoloģiju, kuras būtība ir šāda: jebkuras darbības veikšanai organizācijā nepieciešams dokuments, kuram ir “pieliktas kājas”, tas ir, tiek nodrošināta tā kustība. Dokumentu kustība (lai gan tie, protams, fiziski nepārvietojas) notiek sakarā ar izmaiņām dokumentu ierakstos datu bāzē. Dokumentu glabāšanai uzņēmums EOS nesen prezentēja atsevišķu Delo sistēmā integrētu produktu, nodrošinot elektroniskā arhīva funkcijas. Sistēmai ir Web saskarne, kas ir ērta attālās piekļuves organizēšanai un iekštīkla portālu veidošanai. Sistēmai ir API, kas ļauj to integrēt ar dažādām lietojumprogrammām. "Delo" uzglabā kontus, izmantojot industriālo DBVS - Oracle vai Microsoft SQL Server; veic pilnu lietotāja darbību reģistrēšanu ar dokumentiem. Jaunākā versija ir integrēta ar FineReader atpazīšanas sistēmu datu ievadīšanai no papīra dokumentiem tajā. Produkts galvenokārt interesē organizācijas, kuras saskaras ar nepieciešamību ieviest formalizētu biroja darbu sekretariātu nodaļās, birojos un vispārējās nodaļās.

"Eifrata"."Eufrata" ir vienkāršs elektronisks arhīvs ar pamata izpildes kontroles iespējām. Izstrādāja Kognitīvās tehnoloģijas. Uzņēmums piedāvā produktu klāstu dažāda lieluma organizācijām – no versijas maziem birojiem līdz iespējām lieliem uzņēmumiem. Mūsu gadījumā mēs runāsim par otro iespēju, ko sauc par “Eufratas klients-Server”, kurā kā klienta daļa tiek izmantots “Euphrates-Office”, kas ir neatkarīgs produkts, kas var darboties neatkarīgi no sistēmas servera komponenta. .

"Eufrata" ir veidota "darbvirsmas" ar nankām paradigmā. Dokumenti ir izkārtoti slāņos, kuriem var būt jebkura ligzdošanas pakāpe. Eifratai nav savas failu krātuves – sistēma saglabā tikai saites uz failiem vai lapām internetā. Dokumenta informācijas glabāšanai tiek izmantota patentēta DBVS. Produkta komplektā ir iekļautas utilītas, kas ļauj kompaktēt un arhivēt šīs DBVS datubāzi.

Atšķirīga iezīme ir iespēja atvērt un skatīt jebkuru sistēmas atbalstīta formāta dokumentu, izmantojot iebūvēto skatītāju, kaut arī bez formatējuma un ilustrācijām, kas tomēr nav problēma, jo dokumentu var atvērt ārējā “vietējā” lietojumprogrammā. . Diemžēl Eifrata nenodrošina iespēju izsekot dokumentu saņemšanai un atgriešanai (izrakstīšanās, reģistrēšanās) un versiju uzglabāšanu, kas var sarežģīt komandas darbs ar dokumentiem. Sistēma ļauj aprakstīt dokumentu kategorijas un jebkurai kategorijai piešķirt jebkādu informāciju.

Lai ievadītu informāciju no papīra datu nesējiem, produktā ir iekļauta straumēšanas ievades sistēma, kuras pamatā ir cits uzņēmuma produkts - ķīļraksta teksta atpazīšanas sistēma. Būtībā "Eufrata" ir līdzeklis dokumentu skenēšanai, atpazīšanai, reģistrēšanai, informācijas piešķiršanai tiem, indeksēšanai, pilna teksta meklēšanai, ar dokumentu saistīto uzdevumu piešķiršanai un to izpildes uzraudzībai. Šis ir lēts risinājums, kas var noderēt nelielā birojā vai uzņēmumos, kuriem nav augstas prasības informācijas sistēmas mērogojamībai.

Citas sistēmas. INŠajā sadaļā ir iekļauti produkti, kuru detalizēts apraksts lielā mērā būtu teiktā atkārtojums. Tomēr tas nenozīmē, ka tie nekādā ziņā ir zemāki par iepriekš aprakstītajiem.

Sistēmu Company Media izstrādāja Krievijas uzņēmums Intertrust, pamatojoties uz Lotus Notes. Satur plašu pakalpojumu klāstu, kas atbalsta biroja darbu, kolektīvu dokumentu veidošanu, izpildes kontroli, līgumu vadību, projektu vadību, personāla vadību, bagātības uzskaiti u.c. Spēks ir efektīvs ģeogrāfiski sadalītu kontroles struktūru atbalsts, izmantojot īpašas metodes, kas garantē uzdevumu izpildi neatkarīgi no pārvades līniju kvalitātes. Sistēmu var plaši izmantot organizācijā – gan kā biroja automatizācijas pamatu, gan kā līdzekli darbinieku darba atbalstam organizācijā kopumā. Sistēmā ieviestie papildu pakalpojumi padara to vēl pievilcīgāku.

Lotus Domino.doc ir pašas Lotus kompānijas rakstīta aplikācija Notes/Domino, kurai ir diezgan attīstīts elektroniskais arhīvs, kas ļauj ieviest korporatīvo dokumentu krātuvi Notes vidē Nodrošina versiju uzglabāšanas funkcijas, dokumentu izņemšanas kontroli un atgriešanās (izrakstīšanās, reģistrēšanās). Ja to papildina Domino Workflow komponents, tas palīdz ieviest darba plūsmas. Organizācijām, kas izmanto Lotus Notes/Domino, ir lietderīgi izvēlēties Domino.doc. Produkts ir lēts par vienu vietu, ja šiem sēdekļiem jau ir Lotus Notes CAL. Staffware produkts ietilpst uzņēmuma mēroga darbplūsmas sistēmu kategorijā. Izstrādājis uzņēmums ar tādu pašu nosaukumu hltp://www.staffware.com/, kuru Krievijā izplata Vest-Metatechnology. Šī ir servera tehnoloģija darba plūsmu pārvaldībai. Tipiski Staffware (tāpat kā jebkuras citas darbplūsmas sistēmas) lietotāji var būt telekomunikāciju uzņēmumi, lielas un vidējas bankas, viesnīcas un citas organizācijas, kas katru dienu veic daudzas regulētas standarta darbības.

"Effect-Office" ir Sanktpēterburgas uzņēmuma "Garant International" produkts. Plkst zema cena tas ir diezgan funkcionāls - tajā ir elektroniskais arhīvs, rīki organizācijas struktūras aprakstīšanai, piekļuves ierobežošanai pēc lomu principa un maršrutēšanas dokumentiem. Galvenā funkcija ir elektroniskais arhīvs ar informācijas meklēšanas rīkiem. Turklāt tajā ir iekļauti biroja automatizācijas rīki, kuru pamatā ir izpildes kontroles dokumentu maršrutēšanas tehnoloģijas. Produktam ir savs e-pasts ar POP3/SMTP un UUCP atbalstu. Atšķirīga iezīme ir zemas prasības iekārtu resursiem un orientētas uz mazām organizācijām (līdz 100-150 darbiniekiem). Kopumā Effect-Office ir pilnīgs sākuma līmeņa risinājums un var būt laba izvēle, ja organizācijai nav augstas mērogojamības prasības vai tai ir ierobežots budžets informācijas tehnoloģijām.

Rakurstabula

Šeit ir kopsavilkuma tabula ar dažādu šajā rakstā aprakstīto sistēmu īpašībām. Tik lielas un sarežģītas sistēmas kā dokumentu pārvaldības sistēmas ir grūti klasificēt. No daudzajām īpašībām, kas ir raksturīgas šādiem produktiem, mēs esam mēģinājuši izcelt nozīmīgākās.

Kā zināms, diezgan aktuāla ir korespondences apmaiņas problēma starp organizācijām, kas izmanto dažādas elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas (EDMS). Dokumentu plūsma starp diviem dažādas organizācijas un šodien tiek veikta papīra formā, kas ievērojami apgrūtina operatīvu oficiālās informācijas apmaiņu. Līdz šim šis process izskatījās šādi: vienas organizācijas EDMS izveidots dokuments tika izdrukāts uz papīra, ar kurjeru vai parasto pastu tika nogādāts citai organizācijai, kur tas tika ieskenēts un ievadīts jaunā EDMS. Ņemot vērā to, ka katrai no šīm organizācijām ir sava dokumentu automatizācijas sistēma, katra ārējai apritei paredzētā dokumenta maiņa tiek pakļauta augstāk aprakstītajai procedūrai atkārtoti.

Elektronisko ciparparakstu likuma pieņemšana šo problēmu daļēji atrisināja, juridiski pieļaujot elektronisku dokumentu apmaiņu starp neatkarīgām organizācijām. Taču nopietns šķērslis šīs iespējas praktiskai īstenošanai bija vienota elektroniskās korespondences apmaiņas standarta trūkums. Īpaši nopietni šī problēma rodas federālās mērķprogrammas īstenošanas laikā. Elektroniskā Krievija", kuras viens no mērķiem ir apvienot valsts iestādes ar vienotu elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu.

Jauna XML formāta parādīšanās, kura viens no perspektīvākajiem pielietojumiem ir pāreja uz vienotu elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu, būtiski paaugstinās kontaktu efektivitāti starp organizācijām un to partneriem, attālajām filiālēm, valdības aģentūrām un citas ārējās organizācijas.

2002. gada marta vidū IT Co. pirmais no elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu ražotājiem paziņoja par risinājuma izstrādes pabeigšanu, kas ļaus vienā vienotā integrēt uz dažādām platformām veidotas un dažādus datu formātus izmantotas elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas. informācijas telpa.

Uzņēmuma speciālistus radīt šo risinājumu pamudināja vēlme organizēt sava produkta - plaši izmantotās sistēmas BOSS-Referent, kas veidota uz Lotus Domino/Notes platformas, mijiedarbību ar citām elektroniskām dokumentu pārvaldības sistēmām. Šim nolūkam sistēma BOSS-Referent ievieš XML vārteju, kas izstrādāta, ņemot vērā pašreizējo GOST ieteikumus un instrukcijas pārvaldības dokumentācijas atbalsta jomā.

Elektrisko sistēmu ieviešanas efektivitāte! burzma dokumentu plūsma

Saskaņā ar vispārīga definīcija, efektivitāti uzskatīsim par darbības sasniegto rezultātu, kas saistīts ar tās sasniegšanas izmaksām.

Efektivitāte= Rezultāts/izmaksas.

Kā redzams no šīs definīcijas, organizācijas efektivitāti var palielināt vismaz divos veidos: samazinot izmaksas un/vai palielinot rezultātus. Labas elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ļauj realizēt abas iespējas. Tēlaini izsakoties, šādu sistēmu ieviešana organizācijai dod iespēju tērēt mazāk un nopelnīt vairāk. Vispirms apskatīsim faktorus, kas palīdz samazināt izmaksas:

I faktors – papīra izmaksu samazināšana.

2. faktors – darbinieku darba laika neproduktīvo izmaksu samazināšana.

3. faktors – informācijas plūsmu paātrināšana.

4. faktors – korporatīvās kultūras maiņa.

Lai novērtētu elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanas iespējamo ekonomisko efektu, ir jāzina, cik daudz laika organizācijas darbinieki pavada ikdienišķām, neproduktīvām darbībām ar dokumentiem. Pēc Rietumu konsultāciju kompāniju domām, šādu operāciju īpatsvars var būt līdz 20-30% no kopējā darba laika. Ikviens, kurš kādreiz ir mēģinājis vienoties par kādu dokumentu Krievijas birokrātiskajās organizācijās, zina, ka tas var aizņemt 60 vai 70% no darba laika. Diezgan precīzu priekšstatu par šādām izmaksām var iegūt, veicot esošās dokumentu plūsmas izpēti un izmērot atbilstošos rādītājus. Elektroniskais ciparparaksts

Problēma joprojām ir diezgan aktuāla tiesiskais režīms dokumenta elektroniskā kopija. Šai problēmai ir tehnisks risinājums – jebkurus datus, kas tiek uzrādīti elektroniskā formā, var šifrēt un nodrošināt elektroniskais ciparparaksts.

Atšķirībā no ar roku rakstīta paraksta elektroniskajam ciparparakstam (EDS) ir nevis fiziska, bet loģiska būtība – tā ir vienkārši simbolu (varētu teikt, kodu) secība, kas ļauj unikāli sasaistīt dokumenta autoru, saturu. dokumenta un EDS īpašnieks. Elektroniskā paraksta lietošanai ir raksturīgi trūkumi – tam nepieciešams īpašs tehniskais (kriptogrāfijas rīki, datu pārsūtīšana u.c.), organizatoriskais un juridiskais atbalsts.

Lai rakstzīmju secība, kas attēlo ziņojumu, varētu unikāli identificēt tā autoru, tai ir jābūt unikālām īpašībām, kuras zina tikai ziņojuma sūtītājs un saņēmējs. Tas tiek panākts, izmantojot šifrēšanas rīkus (vispārīgāks termins ir kriptogrāfija). Ja abas puses izmanto vienu un to pašu ziņojumu šifrēšanas metodi, kas ir zināma tikai viņām, mēs varam teikt, ka viņi sazinās drošs kanāls.

Šifrēšanas metode ir formāls algoritms, kas apraksta procedūru sākotnējā ziņojuma pārvēršanai iegūtajā ziņojumā.

Šifrēšanas atslēga ir parametru (datu) kopums, kas nepieciešams metodes piemērošanai.

Digitālais paraksts var ietvert īpašus datus, kas raksturo pašu ziņojumu, lai izslēgtu iespēju tajā veikt izmaiņas sakaru kanālā (jebkura veida transportēšana). Šim nolūkam tiek izmantots jēdziens ziņojuma īssavilkums.

Ziņojuma īssavilkums ir unikāla rakstzīmju secība, kas unikāli atbilst ziņojuma saturam. Parasti īssavilkumam ir fiksēts izmērs, piemēram, 128 vai 168 biti, kas nav atkarīgs no paša ziņojuma garuma. Kopsavilkums tiek ievietots digitālajā parakstā kopā ar informāciju par autoru un tiek šifrēts kopā ar tiem.

Tomēr šādu mehānismu nevar uzskatīt par apmierinošu, jo starp ziņojuma tekstu un kontrolsummas vērtību nav savstarpējas atbilstības. Ir iespējams piedāvāt algoritmu, kas ar zināmu kontrolsummu ļaus izveidot jaunu ziņojumu, kas atšķiras no sākotnējā, bet kuram ir tāda pati kontrolsumma.

Mūsdienu matemātika zina īpašas funkcijas, kurām nav invertējamības īpašību. Tie ļauj iegūt vienu skaitļu secību (no viena ziņojuma) no citas secības (cita ziņojuma) tādā veidā, ka apgrieztā transformācija nav iespējama. Šādas funkcijas, ko izmanto kriptogrāfijā, sauc hash funkcijas.

Līdzīga metode tiek izmantota dokumentu autentificēšanai, izmantojot ciparparakstus. Sākotnējo ziņojumu apstrādā jaucējfunkcija, pēc kuras tiek ģenerēts jaucējkods. Tas ir tikpat unikāls konkrētam ziņojumam kā pirkstu nospiedumi ir unikāli personai. Šis ir tas ziņojuma īssavilkums. Viņu bieži sauc nospiedums, vai nospiedums, līdzīgi pirkstu nospiedumiem. To dažreiz sauc arī par elektroniskais zīmogs, vai zīmogs. Ziņojuma īssavilkums tiek pievienots elektroniskajam parakstam un pēc tam ir tā neatņemama sastāvdaļa.

Saņēmēja puse atšifrē ziņojumu, pārbauda elektronisko parakstu, izmantojot savu atslēgas pusi, pēc tam apstrādā ziņojumu ar tādu pašu jaucējfunkciju kā sūtītājs un pēc tam salīdzina iegūto īssavilkumu ar parakstā ietverto. Ja īssavilkumi sakrīt, tas nozīmē, ka ziņojums komunikācijas kanālā nav mainīts.

04. lekcija: “INFORMĀCIJAS SISTĒMAS UN TO KLASIFIKĀCIJAS”

Definīcija:

Sistēma vispārīgā nozīmē ir cieši saistītu objektu kopums, kam piemīt organizācijas, saskaņotības, integritātes un artikulācijas īpašības.

Sistēmas īpašības:

Savienojumi starp elementiem sistēmā ir spēcīgāki nekā savienojumi starp šiem elementiem un elementiem ārpus sistēmas. Šis īpašums ļauj izolēt sistēmu no vides;

Jebkuru sistēmu raksturo integratīvo īpašību esamība (rašanās īpašība), kas ir raksturīgas sistēmai kopumā, bet nav raksturīgas nevienam tās elementam atsevišķi: sistēmu nevar reducēt līdz vienkāršai elementu kopai;

Sistēmai vienmēr ir mērķi, kuru dēļ tā darbojas un pastāv.

Viena no mūsdienu sabiedrības attīstības raksturīgajām tendencēm ir lielu, ārkārtīgi sarežģītu sistēmu (lielu automatizētu, tehnoloģisko, enerģētikas, hidraulisko, informācijas un citu kompleksu) rašanās. No otras puses, vēlme izprast cilvēku dzīves pasauli kā sarežģītu daudzfunkcionālu sistēmu ir kļuvusi par mūsdienu realitāti. Tas viss radīja nepieciešamību definēt sarežģītas sistēmas jēdzienu, izstrādāt metodiskos principus tās izpētei, vadībai un projektēšanai.

Pašlaik nav viennozīmīgas, skaidras sarežģītas sistēmas definīcijas. Ir zināmas dažādas pieejas un dažādas formālas zīmes tās definīcijas. Tādējādi daži zinātnieki ierosina atsaukties uz sarežģītas sistēmas, kurā ir 104–107 elementi. Ultra-komplekss - sistēmas, kas sastāv no 107-1030 elementiem; un virssistēmām - sistēmas no 1030-10200 elementiem. Šai pieejai ir tāds trūkums šī definīcija sarežģītība ir relatīva, nevis absolūta. Citi ierosina sistēmas, kas aprakstītas varbūtību teorētisko metožu valodā (smadzenes, ekonomika, forma utt.), klasificēt kā sarežģītas.