Kā notiek elektronisko dokumentu apmaiņa. Kā pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību? Kam nepieciešami elektroniskie dokumenti

Ko darīt uzņēmumam, ja tas nolemj pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību? Kāds ir darbību algoritms, ar ko sākt?

Vispirms jāpadomā, kādus rezultātus uzņēmums vēlas iegūt. Šobrīd ir divas darba jomas. Tā ir B2G dokumentu plūsma, tas ir, starp uzņēmumiem un valsts aģentūrām. Un B2B, tas ir, dokumentu apmaiņa starp uzņēmumiem. Kas attiecas uz B2G - šeit mēs runājam par par pieslēgšanos konkrētajam uzņēmumam nepieciešamajām valsts iestādēm atkarībā no tā darbības specifikas. Visi mūsu uzņēmumi ziņo nodokļu dienestam.

Tad viss atkarīgs no darbības jomas – piemēram, viens uzņēmums tirgojas alkoholiskie produkti, otrs, ražošanas laikā tā vai citādi ietekmē vidi, trešā firma, kas nodarbojas ar apdrošināšanas pakalpojumiem, tirgus vērtspapīri un tā tālāk. Jāskatās, kādas citas iestādes pieprasa ziņot. Kad ir noteikts to nodaļu saraksts, kurām ziņosim, jāskatās, kādus priekšlikumus elektroniskās dokumentu pārvaldības operators var izteikt. Atkarībā no tā uzņēmums izvēlas atbilstošo tarifu plānu. Tālāk tiek noslēgts līgums, noformēts nepieciešamais elektronisko parakstu skaits un nepieciešamais programmatūra, tiek rīkoti semināri, lai mācītu, kā strādāt ar šo programmatūru. Tas arī viss – notiek dokumentu aprite ar valsts iestādēm.

- Pastāstiet mums vairāk par B2B?

Šis, kā jau teicu, ir otrais digitālo dokumentu apmaiņas veids. Tas tiek organizēts starp biznesa vienībām. Tas viss ir atkarīgs no konkrētā uzņēmuma. Nav vispārējas receptes, kā sākt sūtīt dokumentus. Pastāv situācijas, kad uzņēmumam vienkārši ir pienākums pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību ar saviem darījuma partneriem, lai vienkārši izdzīvotu.

Saistībā ar spēkā stāšanos jauns normāls no 2014. gada 1. janvāra visiem digitālā paraksta lietotājiem bez izņēmuma būs jāsazinās ar sertifikācijas centru, lai nomainītu atslēgu sertifikātus. Pagaidām visi virtuālie papīri, kas parakstīti ar derīgu sertifikātu, tiek atzīti par dokumentiem, kas apliecināti ar kvalificētu elektronisko parakstu.

Piemēram: viens no lielajiem mazumtirdzniecības ķēdes Pirms neilga laika es sāku strādāt ar saviem piegādātājiem, apmainoties tikai ar digitāliem dokumentiem. Tādējādi, lai piegādātu savu produkciju šim tīklam, lauksaimniekam ir jāpāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību.

EDI priekšrocības

Vai mazajiem un vidējiem uzņēmumiem ir kāds labums no pārejas uz EDI? Šķiet, ka līdz šim “digitālais” var dot reālu labumu tikai lielām organizācijām.

Mazajiem un vidējiem uzņēmumiem pāreja uz elektronisko dokumentu plūsmu šobrīd nav būtisks uzdevums. Bet jūs varat to aplūkot tuvāk, “sajust” to. Dokumentu aprites ātrums - tā būs priekšrocība. Taču EDI izmantošana nav saistīta tikai ar attiecībām ar darījuma partneriem. Tas ietver attiecības ar valsts iestādēm, un šeit uzņēmēji būs spiesti pārcelties, nav variantu.

Vēl viens ļoti svarīgs punkts MVU vajadzētu atcerēties - izmantojiet elektroniskais paraksts tirdzniecības platformās, tas ir veids, kā paplašināt uzņēmējdarbību. No 2014.-2015.gadam 15 procenti valsts pasūtījumu būs jāveic starp mazajiem un vidējiem komersantiem. Šobrīd notiek nopietns darbs, lai šos uzņēmumus piesaistītu valsts pasūtījumu izpildei. Un šī ir reāla iespēja paplašināt savu biznesu. Kurš atteiktos saņemt līgumu par 100-200 tūkstošiem rubļu ar garantētu samaksu?

Vai mazajiem uzņēmumiem ir kādi ieguvumi, maksājot par elektronisko dokumentu pārvaldības pakalpojumiem? Galu galā daudzas organizācijas nepāriet uz EDI, baidoties no augstiem tarifiem.

Es šodien seminārā minēju piemēru: 995 rubļi - pilns pakalpojumu klāsts dokumentu pārvaldībai ar valsts aģentūrām. Ja vairākas reizes gadā aprēķināsiet izmaksas par braucienu pa Maskavu sabiedriskajā transportā iestādē, kurā jums jāiesniedz dokumenti, un arī abos virzienos, tad izdevumu summa būs ļoti tuvu tām izmaksām, kuras es paziņoju.

Ja grāmatvedis nav draudzīgs datoram, vai ir iespējams kļūdīties? Vispār, cik grūti ir strādāt ar šādām programmām?

Ir formāta un loģiskās vadības elementi. Ja, veidojot dokumentu, nav ļaunprātīga nolūka, tad to palaist garām ir gandrīz neiespējami. Nu, ja kaut kas tiek darīts ar nolūku vai lietotājs ir neuzmanīgs, neviena programma nav apdrošināta, ka cilvēks 1000 vietā ievadīs 1 000 000.

Digitālais paraksts

Kāpēc, jūsuprāt, pāreja uz elektronisko dokumentu pārvaldību vēl nav kļuvusi plaši izplatīta? Kas biedē uzņēmumus?

Vai tas tiešām ir biedējoši? Paskatīsimies, mūsu 63. [Federālais likums 04/06/2011 Nr. 63-FZ "Par elektroniskajiem parakstiem" - apm. red.] likumā formulēts jēdziens trīs digitālā paraksta veidi. Tas ir vienkārši, patiesībā tā ir pieteikšanās un paroles kombinācija. Stiprināts ir paraksts, izmantojot kriptogrāfisko aizsardzību. Un elektroniskais paraksts ir kvalificēts, tas, ko izdevis akreditēts sertifikācijas centrs. 90 procenti cilvēku mūsu valstī izmanto pieteikumvārdu un paroli. Vai nu bankomātos, vai sociālajos tīklos, vai e-pastā. Tas ir, mēs varam teikt, ka gandrīz visi izmanto vienkāršu parakstu.

Šāds mūsdienās izmantoto digitālo parakstu skaits nav neērts ne sertifikācijas centriem, ne informācijas sistēmām, ne lietotājiem. Ceru, ka 2014.-2015.gada laikā mums būs vienveidība un parakstu skaits samazināsies.

Kas attiecas uz kvalificētu parakstu, tas joprojām tiek izmantots dažās vietās. Bet tas tiek izmantots, piemēram, portālā. Un jo vairāk pakalpojumu tas var sniegt, jo vairāk cilvēku izmantos šo parakstu. Tās izmantošanu ierobežo ne tik daudz cilvēku bailes, cik resursu trūkums, uz kuriem to var izmantot.

Ar korporatīvo sektoru viss ir vēl vienkāršāk. Šobrīd aptuveni puse uzņēmumu izmanto elektroniskās ziņošanas sistēmas, un tās visas ir ieviestas ar elektronisko parakstu. Un šajos uzņēmumos strādā tie paši cilvēki, kuri, šķiet, baidās pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību. Tāpēc šīs bailes vairāk atgādina mītu nekā realitāti.

– Vai ir vērts kādu gaidīt būtiskas izmaiņas tiesību akti EDI jomā?

Galu galā daudzi tagad runā par juridiskās jomas nepilnību šajā jomā... Es to nesauktu par nepilnību, tas ir normāls likumdošanas izstrādes process. Faktiski aktīva elektroniskā paraksta izmantošana Krievijā ir laba, ja ir pieci gadi. Dabiski, ka tādā laika posmā izveidot vispāratzītu normatīvo regulējumu, ņemot vērā tehnoloģiju attīstību, vienkārši nav iespējams. Pašlaik notiek sistemātisks likumdošanas izstrādes process. No tā, ko ir vērts gaidīt: šī ir 63. likuma par elektronisko parakstu galīgā spēkā stāšanās un 1. likuma [2002. gada 10. janvāra federālais likums Nr. 1-FZ “Par elektroniskajiem digitālajiem parakstiem” atcelšana. Šī norma ir zaudējusi spēku no šā gada 1. jūlija - apm. red.]. Likums, starp citu, ir diezgan adekvāts un kompetents. Tajā nav acīmredzamu nepilnību. Tas ir diezgan strukturēts. Ceram, ka līdz ar tā ieviešanu samazināsies digitālo parakstu veidu skaits. Tagad daudzas valsts aģentūras un informācijas sistēmas izvirza savas prasības elektroniskajam parakstam, kas ne vienmēr atbilst likumam.

Šāda skaita ciparparakstu klātbūtne nav neērta ne sertifikācijas centriem, ne informācijas sistēmām, ne lietotājiem. Iedomājieties, ka pie jūsu atslēgu piekariņa karājas pieci paraksti, bet jums jāatceras, ka viens ir nodokļu birojam, otrs - tirdzniecības platforma, trešais Rosreestr un tā tālāk. Ceru, ka 2014.-2015.gada laikā mums būs vienveidība un parakstu skaits samazināsies.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība starp organizācijām – kā tas darbojas? Ar kādiem dokumentiem var apmainīties elektroniski, kā noformēt līgumu ar darījuma partneri par elektroniskās mijiedarbības nodibināšanu un kas jāiekļauj noteikumos? Tas tiks apspriests mūsu materiālā.

Svarīgs jebkuras elektroniskās dokumentu pārvaldības elements ir elektronisks dokuments. Lai elektroniskā formā veidotam dokumentam piešķirtu juridiski nozīmīgu spēku, abām elektronisko dokumentu plūsmas pusēm ir jānodrošina tam 3 svarīgi rekvizīti. Elektroniskajam dokumentam jābūt:

Iegūstiet nepieciešamo informāciju.
Ievērojiet apstiprināto formātu.
Apliecināts ar atbildīgās personas parakstu.

Ja jūs un jūsu darījuma partneris savos uzņēmumos esat organizējuši elektronisko dokumentu ģenerēšanu noteiktos formātos, ir tehniski jānodrošina jūsu elektroniskā mijiedarbība ar tiem. Kā to izdarīt?

Lai divas atsevišķas sistēmas savstarpēji un efektīvi apmainītos ar dokumentiem, nepieciešams speciālos noteikumos precizēt visas dokumentu aprites nianses.

Pirmkārt, jums ir jāizdomā, kas elektroniskie dokumenti jāparaksta ar vienkāršu elektronisko parakstu, bet daži ar uzlabotu. Likumā atļautie elektronisko parakstu veidi ir parādīti attēlā.

Dokumenti var tikt iekļauti elektroniskajā dokumentu plūsmā ar darījumu partneriem dažādās pakāpēs nozīmi un konfidencialitāti. Piemēram, uz elektroniskajiem rēķiniem attiecas visstingrākās prasības: tie jāparaksta tikai UKEP un jānosūta ar EDI operatora starpniecību (Krievijas Finanšu ministrijas 2015. gada 10. novembra rīkojums Nr. 174n). Un uzņēmuma iekšējiem dokumentiem UKEP izmantošana nav obligāta. Tāpēc uzņēmums pats izlemj, kāds paraksts tiks izmantots, lai parakstītu to vai citu iekšējo dokumentu.

Elektronisko dokumentu pārvaldības noteikumos jānosaka elektronisko dokumentu parakstīšanas kārtība un jāiekļauj atbildīgo personu loks, kurām ir tiesības tos parakstīt.

Pēc visu normatīvo jautājumu atrisināšanas ar darījumu partneriem jums ir jāizvēlas EAF operators, ar kura starpniecību jūs apmainīsities ar elektroniskajiem dokumentiem un noslēdzat ar to līgumu. Turklāt jums būs jāatrisina citas problēmas:

Organizēt saņemto un nosūtīto elektronisko dokumentu elektronisko arhīvu.
Veiciet papildinājumus grāmatvedības politika par pāreju uz elektronisko dokumentu pārvaldību.
Nodrošināt atbildīgās personas ar elektroniskajiem parakstiem.
Atrisiniet citus organizatoriskos un tehniskas problēmas nepieciešams, lai efektīvs darbs sistēmas.

Dokumentu apmaiņa skenētu attēlu veidā: kā un kad tas ir iespējams

Elektroniskā dokumentu apmaiņa starp darījuma partneriem to skenēto attēlu veidā uzņēmumos tiek praktizēta jau ilgu laiku - kopš dažādu interneta pasta pakalpojumu parādīšanās. Lai to izdarītu, jums nav nepieciešamas īpašas programmas vai savienojums ar EDF operatoriem. Tomēr šīs dokumentu apmaiņas metodes izmantošanas vienkāršībai ir vairāki būtiski trūkumi:

Nespēja nodrošināt garantētu informācijas drošību.
Ievērojams laika un darbaspēka resursu patēriņš, lai papīra dokumentu pārvērstu elektroniski skenētā attēlā.
Nepieciešamība pēc dokumenta drukāšanas.
Neiespējamība ātra maiņa saskaņotie dokumenti.
Citi trūkumi (nespēja izsekot dokumentam, aizkavēšanās apstiprināšanas hierarhijā uzņēmumā utt.).

Tas noved pie šīs dokumentu apmaiņas metodes piemērošanas jomas sašaurināšanās elektroniskā forma starp organizācijām. Skenēto attēlu apmaiņa tiek izmantota galvenokārt tiem dokumentu veidiem, kas uzņēmumam nav juridiski nozīmīgi. Un tie tiek elektroniski nosūtīti darījuma partnerim tikai, lai paātrinātu mijiedarbību (līgumu nosacījumu izpildi vai aktuālu biznesa problēmu risināšanu). Tajā pašā laikā papīra oriģināls tiek nosūtīts pa pastu vai kurjeru.

Kad nepieciešama lietojumprogramma, lai izveidotu savienojumu ar elektronisko dokumentu pārvaldību?

Dažreiz, lai veiktu ārēju mijiedarbību ar ieinteresētajām personām, uzņēmumam ir jāformalizē a īpaša forma pieteikums pieslēgšanai elektroniskajai dokumentu pārvaldībai un virkne citu dokumentu. Vairums uzņēmumu, iesniedzot Pensiju fondam elektroniskus pārskatus, saskaras ar nepieciešamību aizpildīt šādu pieteikumu.

Šajā gadījumā elektroniskās dokumentu plūsmas dalībnieki būs nevis darījumu partneri, bet gan uzņēmums un ārpusbudžeta fonds. Iesniegumu nevar rakstīt nevienā formā – tā gatava veidne var atrast Pensiju fonda mājaslapā. Tajā jāietver šādi dati:

Sīkāka informācija par uzņēmumu, kas noslēdz elektronisku mijiedarbību ar fondu.
Informācija par telekomunikāciju operatoru un izmantoto informācijas kriptogrāfijas aizsardzības rīku.

Taču ar vienu pieteikumu elektroniskai mijiedarbībai ar fondu nepietiek. Ir arī nepieciešams:

Pirms pieteikuma aizpildīšanas atlasiet akreditētu sertifikācijas centru, kas nodrošina tehniskās nianses dokumentu plūsmas pieslēgšana caur TKS ar sekojošu līguma (līguma) noslēgšanu ar to par elektronisko dokumentu pārsūtīšanas pakalpojumu sniegšanu.
Pēc pieteikuma iesniegšanas un fonda speciālistu pārbaudes noslēdziet līgumu ar PRF par pieslēgšanos elektroniskajai dokumentu pārvaldībai. Veidlapu var lejupielādēt fonda vietnē.

Uzņēmumu elektroniskā informācijas apmaiņa ar Krievijas Federācijas Pensiju fondu ļauj sniegt personalizētu grāmatvedības informāciju, neapmeklējot fondu, savlaicīgi identificēt un labot kļūdas ziņojumos, kā arī atrisināt vairākas citas problēmas.

Plašāku informāciju par elektronisko mijiedarbību ar Krievijas pensiju fondu skatiet šajā materiālā.

Uzņēmums pats nosaka, kā ar darījumu partneriem pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību. Bet jebkurā gadījumā tas ir sarunu process. Par ierosinājumu pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību var lemt mutiski, rakstiska uzaicinājuma veidā no kāda no darījumu partneriem vai parakstot īpašu vienošanos.

Lai rakstiski aicinātu darījumu partneri izveidot elektronisku dokumentu pārvaldību, varat nosūtīt viņam vēstuli. Šādu vēstuļu izsūtīšana palīdz uzņēmumam ar lielu dokumentu plūsmu uzaicināt jaunus un esošos partnerus uz elektronisku mijiedarbību.

Vēstules tekstā jums īsi jāinformē darījuma partneris:

Par likumā noteikto elektroniskās dokumentu pārvaldības iespēju.
Tās priekšrocības.
Dokumentu veidlapas, ar kurām plānots apmainīties elektroniski.
Lai pārslēgtos uz šo sistēmu, jāveic darbības.

Zemāk ir sniegts vēstules paraugs par pāreju uz elektronisko dokumentu pārvaldību (fragments).

Nemainot vēstules tekstu un aizvietojot tikai darījumu partneru rekvizītus, varat ātri informēt tos par savu vēlmi organizēt savstarpēju elektronisku dokumentu apmaiņu.

Līgums par elektronisko dokumentu apmaiņu starp juridiskām personām

Darījuma partneri var precizēt elektroniskās mijiedarbības nianses atsevišķā līgumā par elektronisko dokumentu pārvaldību. Kā to sastādīt?

Tiesību aktos nav noteiktas īpašas prasības līguma par elektronisko dokumentu apriti formai un saturam starp juridiskām personām. Tāpēc tās sastāvu un saturu nosaka tā dalībnieki. Šajā gadījumā ir jāievēro šādiem dokumentiem kopīgs stils un struktūra (jāapraksta līguma priekšmets, derīguma termiņš, pušu rekvizīti un citi jautājumi).

Zemāk esošajā attēlā ir parādītas šāda līguma galvenās (iespējamās) sadaļas.

Lai izveidotu elektronisko mijiedarbību, ir jāvienojas par tās niansēm. To var izdarīt mutiski, nosūtot vēstuli un/vai parakstot atsevišķu līgumu. Tāpat būs nepieciešams atrisināt virkni ar to saistīto jautājumu (noteikt elektronisko dokumentu apmaiņas kārtību, noteikt atbildīgās personas, nodrošināt tās ar elektronisko parakstu u.c.).

Sistēma, kas ļauj optimizēt grāmatvedība, dokumentu nodošana un saņemšana no partneriem. Tas nodrošina augsts līmenisšifrēšana un drošība.

Katrai organizācijai ir jāatbild par uzturēšanu grāmatvedība, un, ja iepriekš tika izmantoti tikai faksimila (drukātie) dokumenti, tad tagad tie tiek aizstāti ar elektroniskajiem. Galvenie iemesli, kāpēc uzņēmumi pāriet uz elektroniska dokumentu apmaiņa ar darījumu partneriem, - darba optimizācija, laika un finanšu izmaksu samazināšana līdz minimumam.

Metodes pārejai uz EDI ar darījumu partneriem.
Vai jūsu uzņēmumam ir nepieciešama EDI?
Kā organizēt elektronisko dokumentu plūsmu ar darījumu partneriem.
Līguma slēgšana ar operatoru.
Sertifikāta iegāde.
Darījuma partneru savienojums.
Kā izveidot elektronisku dokumentu apmaiņu ar darījumu partneriem.

Veidi, kā pāriet uz EDI ar darījumu partneriem

Ir divi veidi, kā apmainīties ar dokumentiem ar darījumu partneriem.

Tieši. Lai to izdarītu, jums ir jānoslēdz līgums (līgums), kurā jānorāda mijiedarbības metodes un procedūra. Jāatceras, ka ne visus papīrus var tieši pārsūtīt.
Caur servisu. Elektroniskās dokumentu apmaiņas pakalpojums ir izdevīgs, jo, pieslēdzoties operatora tīklam, klients saņem starpnieku, kuram ir rēķini, personāls, tehniskie un juridiskie spēki jebkādu dokumentu likumīgai apmaiņai.

Operatora pakalpojumu izmantošana ir labākā izvēle. Ir Finanšu ministrijas rīkojums Nr.50n, saskaņā ar kuru rēķinu pārsūtīšana elektroniskā veidā var tikt veikta tikai ar EDI operatora starpniecību, tikai šāds starpnieks varēs apstiprināt dokumentu nodošanas faktu, ja nepieciešams.

Vai jūsu uzņēmumam ir nepieciešama EDI?

Galvenais uzdevums, ko risina elektroniskā dokumentu pārvaldība, ir laika un naudas izmaksu optimizēšana dokumentu apmaiņai. EDI sistēmā Jūs varat ātri un ērti atrast jebkuru dokumentu, nosūtīt to savam darījuma partnerim un uzraudzīt savu darbinieku darbu. Elektroniskā dokumentu pārvaldība ietaupa ne tikai laiku, bet arī uzņēmuma resursus – nav jātērē nauda pastam vai kurjeram.

Ieviešot EDI, tiek atrisināti šādi uzdevumi:

Automatizēta darba izstrāde saskaņošanai un apstiprināšanai.
Visu dokumentu glabāšana vienā serverī.
Iespēja ātri izsekot dokumentu plūsmas vēsturei ar konkrētu darījumu partneri.
Projektu veidošana ar liels skaits partneri un dalībnieki.
Augsta drošības pakāpe un komercnoslēpumu aizsardzība.

Citiem vārdiem sakot, elektroniskā dokumentu pārvaldība ir nepieciešama tiem uzņēmumiem, kuru vadītāji cenšas maksimāli optimizēt un automatizēt darbu un veidot pārskatāmu biznesa modeli, kuru ir viegli vadīt attālināti.

Kā organizēt elektronisko dokumentu plūsmu ar darījumu partneriem

Ir jāveic trīs darbības.

Noslēdziet līgumu ar operatoru.
Pērciet kriptogrāfijas aizsardzības rīkus.
Pievienojiet sistēmai darījumu partnerus.

Līguma noslēgšana ar operatoru

To dažreiz sauc par "noteikumu ievērošanu". Šajā dokumentā ir aprakstītas visas sadarbības nianses, pieslēgšanas nosacījumi sistēmai un izmaksas, kā arī norādīti mijiedarbības juridiskie aspekti.

Sertifikāta iegāde

Ir trīs veidi: vienkāršs, pastiprināts nekvalificēts, pastiprināts kvalificēts. Sertifikāts ir nepieciešams, lai dokumentu atzītu par līdzvērtīgu tā papīra ekvivalentam. - ar roku rakstīta paraksta un uzspiesta uzņēmuma zīmoga nomaiņa. Lai aizsargātu, šifrētu un atšifrētu elektroniskos parakstus, ir nepieciešams kriptogrāfiskās aizsardzības rīks (iegādāts no operatora).

Darījuma partneru savienojums

Visticamāk, daži no jūsu biznesa partneriem jau izmanto vienu vai otru EDI sistēmu. Pat ja viņš nav Taxnet klients, tam nav nozīmes. Ar (tehnoloģijas, kas ļauj apmainīties ar dokumentiem starp dažādiem EDF operatoriem) palīdzību jūs varat izveidot mijiedarbību.

Partneriem, kuri nav reģistrēti nevienā EDI sistēmā, ir jābūt pārliecinātiem par šāda dokumentu apmaiņas līdzekļa efektivitāti. Parasti tas nav nekas liels, jo gandrīz visi uzņēmēji jau ir dzirdējuši par EDI priekšrocībām un viņiem ir priekšstats par šo sistēmu darbību. Jūs varat panākt, lai viņi pieņemtu pozitīvu lēmumu, dodot viņiem bezmaksas piekļuvi sistēmai divus līdz trīs mēnešus. Jūs varat apspriest šādus punktus ar mūsu speciālistiem – viņi jums pateiks, kā vislabāk rīkoties.

Kā izveidot elektronisku dokumentu apmaiņu ar darījumu partneriem

Taxnet jau 15 gadus izstrādā IT risinājumus uzņēmumiem, tai skaitā izstrādā sistēmu “”, kas ļauj ātri, droši, ērti un lēti izveidot elektronisku dokumentu apmaiņu ar darījumu partneriem. Sistēmu uzstādīja 100 000 klientu (vairāk nekā 700 partneri visā valstī). Ko mēs piedāvājam?

Visiem pārsūtītajiem dokumentiem nodrošināsim juridisko spēku.
Ātra mijiedarbība, dokumentu nosūtīšana/saņemšana starp jums un jūsu partneriem.
Uzticama aizsardzība pret nesankcionētu piekļuvi.
Dokumentu drošība visos transportēšanas posmos un uzglabāšanas laikā.
Lietotāju atbalsts un personāla apmācība programmas lietošanā.

Pateicoties labi iedibinātam darbam, mēs nodrošināsim ātru pieslēgšanos sistēmai un vienmērīgu pāreju uz EDI. Lai sazinātos ar mums, aizpildiet pieteikumu vietnē vai zvaniet pa tālruni 8-800-333-80-89. Mūsu speciālisti sniegs personiskus padomus un pastāstīs par sadarbības detaļām!

Visas jebkuras organizācijas darbības tiek veiktas, apmainoties ar dokumentiem uz papīra. Pagarinājums informācijas sabiedrība noveda pie elektronisko dokumentu rašanās.

Šo dokumentu formu arvien vairāk izmanto dažādu organizāciju un citu struktūru vadošie darbinieki. Plaši izplatīts iegūta, mijiedarbība ar Pensiju fondu un Nodokļu inspekciju.

Tas ir kļuvis arī aktīvi izmantots dažādās organizācijās.

Grāmatvedības dokumentu elektroniskā apmaiņa tika legalizēta pirms vairākiem gadiem.

Kopš 2002. gada Federālais likums Nr. 1-FZ “Par elektronisko ciparparakstu” ir pielīdzinājis papīra un elektroniskos dokumentus savos. juridisks spēks, bet 2013. gada jūlijā š normatīvais akts nederīgs.

2011. gada 6. aprīļa federālais likums Nr. 63-FZ “Par elektroniskajiem parakstiem” nosaka pamatnoteikumus to organizāciju mijiedarbībai, kuras izmanto elektroniskos parakstus. Finanšu ministrijas un Krievijas Federālā nodokļu dienesta kopīgais 2011. gada 17. februāra rīkojums Nr. ММВ-7-2/168@ apstiprināja pamatnoteikumus dokumentu iesniegšanai nodokļu birojā.

Rēķinu reģistrēšanā, uzskaitē un apmaiņā elektroniska dokumenta veidā starp dažādām organizācijām tiek ņemti vērā Finanšu ministrijas nosacījumi, kas apstiprināti ar 2011.gada 25.aprīļa rīkojumu Nr.50n.

Valdības 2011.gada 26.decembra dekrēts Nr.1137. ir noteikti aizpildīšanas noteikumi un jaunas rēķinu formas un virkne citu grāmatvedības dokumentu. Rēķinu apmaiņa elektroniskā formā, izmantojot īpašu saziņu, tiek veikta noteiktā formātā, kas apstiprināts ar Krievijas Federālā nodokļu dienesta 2012. gada 30. janvāra rīkojumu Nr. ММВ-7-6/36@.

Federālā nodokļu dienesta rīkojums 03.05.2012. Nr.ММВ-7-6/138@ noteica, kādā formātā dažiem grāmatvedības dokumentiem jābūt apmaiņai un iesniegšanai nodokļu iestādēm.

Lai organizācijas apmainītos ar TORG-12 grāmatvedības dokumentāciju un Darba pieņemšanas aktu vajadzīgajā formātā, Federālais nodokļu dienests izdeva 2012.gada 21.marta rīkojumu Nr.ММВ-7-6/172.

Elektroniski izsniegtie primārie dokumenti tiks apstiprināti tikai pēc tam, kad tie būs atzīmēti.

Visa grāmatvedības dokumentu apmaiņa elektroniskā formātā starp darījumu partneriem notiek, izmantojot elektronisko dokumentu pārvaldību, kas tiek veikta saskaņā ar Federālā nodokļu dienesta 2012. gada 20. aprīļa rīkojumu Nr. ММВ-7-6/253@.

Elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocības

Visām izmaiņām, kas ieviestas ar tiesību aktiem darījumu partneru mijiedarbībā, neapšaubāmi ir vairākas priekšrocības.

Elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešana samazina dokumentu apmaiņas laiku. Tas notiek, ietaupot laiku dokumentu sagatavošanai un piegādei starp organizācijām abās pusēs.

Tiek ietaupīts laiks, ierakstot darījumus grāmatvedības reģistros, veicot kļūdu monitoringu, samazinot dokumentu apstrādes posmus un veidojot atskaites.

Primārais grāmatvedības dokumenti(rēķins, aizpildīšanas apliecība un pavadzīme), kas noformēta uz papīra un kuru parakstījis vadītājs, ar kuru visas organizācijas ir pieradušas strādāt, pakāpeniski tiks pārcelta uz elektronisko formātu.

Visa dokumentu plūsma starp darījumu partneriem notiek saskaņā ar šādu shēmu:

Pārdevēja organizācija savā grāmatvedības sistēmā izveido dokumentu. Izmantojot kriptogrāfijas programmatūru, paraksta dokumentu ar elektronisko parakstu. Nākamais solis organizācija augšupielādē aizpildīto dokumentu operatora sistēmā un nosūta to darījuma partnerim, kurš to pieņem, izmantojot īpašu programmatūru.
Pēc tam pircējs savā grāmatvedības programmā ievada saņemto elektronisko dokumentu, pārbauda darījuma atbilstību, ja viss ir pabeigts bez kļūdām, tad uzliek savu elektronisko parakstu un ar operatora starpniecību nosūta atpakaļ pārdevējam. Ja pārbaudes laikā tiek atklātas neprecizitātes vai kļūdas, pircējs nosūta pārdevējam atteikuma paziņojumu, norādot iemeslus.

Pārdevēja organizācija elektronisko dokumentu atspoguļo savā grāmatvedībā tādu, kāds tas izdots pēc apstiprinājuma signāla saņemšanas no elektronisko dokumentu pārvaldības operatora par faila pieņemšanu un paziņojuma pircējam, ka dokuments ir saņemts.

Saskaņā ar noteikumiem, grāmatvedības dokumentu apmaiņa starp darījuma partneriem tiek veikta gan papīra, gan elektroniskā veidā.

Dokumentiem, kas noformēti elektroniskā formā un parakstīti ar elektronisko parakstu, ir vienādi juridisks spēks, kā arī vadītāja parakstīti papīra dokumenti.

Dokumentu plūsma starp organizācijām tiek veikta ar operatora starpniecību, kas ļauj samazināt uzskaites un apstrādes laiku

29.05.18 53 103 12

Dokumentus var parakstīt uz papīra vai elektroniski. Uz papīra ilgu laiku, elektroniski - nav skaidrs, kā.

Pāvels Ovčiņņikovs

12 gadu pieredze darbā ar elektroniskajiem dokumentiem

Bet es ar elektroniskajiem dokumentiem nodarbojos jau divpadsmit gadus, un es jums teikšu: tas ir neticami aizraujošs. Ļaujiet man pastāstīt, kā tas viss darbojas, izmantojot piemērus.

Īsumā runājot

Lai sāktu pārvaldīt elektronisko dokumentu pārvaldību, jums ir nepieciešams:

Pārlieciniet darījumu partnerus sākt elektronisko dokumentu apmaiņu.
Pērciet elektroniskā paraksta sertifikātu.
Izlemiet par dokumentu nosūtīšanas metodi: izmantojot īpašu pakalpojumu vai bez tā.

Kam nepieciešami elektroniskie dokumenti

Neskatoties uz ērtībām un mūsdienīgumu, tikai daži uztur elektronisku dokumentu pārvaldību. Ja uzņēmējs ar vienkāršoto nodokļu aplikšanu noslēdz pāris līgumus gadā, viņam var nebūt tik biedējoši pāris reizes nosūtīt drukātus dokumentus. Taču ir gadījumi, kad elektroniskā dokumentu pārvaldība ir ārkārtīgi noderīga.

Lielie uzņēmumi elektroniskie dokumenti palīdz samazināt izmaksas, ja ārējās sarakstes apjoms pārsniedz vairākus simtus dokumentu mēnesī. Viņiem papīru piegāde tieši ietekmē darījumu ātrumu. Dokumentācijas izmaksas var sasniegt simtiem tūkstošu rubļu gadā, un riski, kas saistīti ar zaudējumiem, kļūdām un naudas sodiem no nodokļu dienesta, vēl vairāk palielina izmaksas.

Pat ja jūs tagad parakstāt vienu aktu ik pēc sešiem mēnešiem, tas nenozīmē, ka jūsu bizness neattīstīsies. Jums var būt lieli partneri, kas strādā ar elektroniskajiem dokumentiem, un viņi to pašu prasīs arī no jums.

Piemēram

Interneta veikalā regulāri uzkrājās desmitiem miljonu debitoru parādi, jo rēķinā bija kārtējo reizi Pieļāvām kļūdu: preces atrodas kravas automašīnā un nevar tikt pieņemtas noliktavā. Paiet dienas, kamēr viņi gaida, kad no piegādātāja pienāk kurjers ar izlabotu dokumentu. Mēs ieviesām elektroniskos dokumentus, un tagad visas dokumentu korekcijas aizņem mazāk nekā stundu.

Un lielā enerģijas pārdošanas uzņēmumā uz vietas nodokļu auditi inspektori ik gadu konstatēja pārkāpumus un kļūdas dokumentos. Naudas sodu čeks sasniedza 120 000 rubļu gadā. Tas nonāca tiktāl, ka finanšu departaments šo naudu iepriekš paredzēja kā pieskaitāmos izdevumus. Ir ieviesta elektroniskā dokumentu pārvaldība, un tagad dokumentu pareizību kontrolē programmas, nevis cilvēki. Kļūdu vairs nav.

Kas ir elektronisks dokuments

Elektroniskais dokuments ir parasts dokuments vai PDF fails, ko var izveidot un lasīt jebkurā redaktorā. Ir svarīgi, lai tas būtu parakstīts ar īpašu elektronisko parakstu un nosūtīts īpašā veidā.

Lai partnerim, advokātam vai tiesnesim nebūtu šaubu, ka jūs parakstījāt elektronisko dokumentu un neviens to nav mainījis, digitālās drošības speciālisti izdomāja elektronisko parakstu. Tas ir kā pirksta nospiedums, kas ievietots jūsu dokumenta unikālajā bitu un baitu komplektā. Aptuveni runājot, parakstot kaut ko elektroniski, jūs sakāt: "Es autentificēju šo bitu kopu."

Jebkuram dokumentam tiek pievienots elektroniskais paraksts, pēc kura tas tiek uzskatīts par parakstītu. Dokumentu var lasīt bez paraksta. Tas tikai garantē, ka jūsu priekšā ir tas pats negrozāms dokuments tādā formā, kādā tas jums nosūtīts. Ja dokumentā kaut ko mainīsit un saglabāsiet, mainīsies tā bitu kopa – paraksts būs nederīgs.

Piemēram

Abi uzņēmumi nolēma parakstīt elektronisku līgumu. Mēs sastādījām līgumu un vienojāmies par nosacījumiem. Tagad viens uzņēmums paraksta līgumu ar savu parakstu un nosūta to otram. Viņa atver līgumu un nolemj kaut ko klusībā labot, piemēram, soda apmēru. Izlabo. Ietaupa. Vispirms nosūta. Viņa izskatās - ups! - tika lauzts sākotnējais paraksts uz šī līguma. Tas nozīmē, ka viņi kaut ko salaboja, ļaundari. Tad droši vien iet viņam sist pa seju.

Kur iegūt elektronisko parakstu

Elektroniskais paraksts tiek iegādāts īpašā sertifikācijas centrā. Jums vienkārši jāatrod ērts centrs savā pilsētā. Galvenais ir tas, ka tas ir iekļauts Krievijas Federācijas Sakaru ministrijas akreditēto centru sarakstā.

To pašu var izdarīt tieši sertifikācijas centra birojā: vienkārši nāc ar visiem dokumentiem un aizpildi pieteikumu. Bet šajā gadījumā jums būs jāgaida, līdz tiek veikts bezskaidras naudas maksājums - tas var ilgt vairākas stundas. Par sertifikātu uzņēmumam nevar norēķināties skaidrā naudā, tāpat kā to nevar saņemt attālināti.

Kā darbojas elektroniskais paraksts?

Elektroniskā paraksta juridiskais spēks ir aprakstīts federālajā likumā “Par elektroniskajiem parakstiem”.

Likumā ir noteikti parakstu veidi: vienkāršie, nekvalificētie un kvalificētie. Jūs varat parakstīt dokumentus no jebkura no tiem, bet ar atrunām: kvalificēts - nodokļu vajadzībām, tirdzniecībai un atsevišķos gadījumos tiesai; vienkāršs un nekvalificēts - visam pārējam.

Vienkāršs vai nekvalificēts paraksts

Pieejama un lēta iespēja, taču ar ierobežotu izmantošanu. Nekvalificēts paraksts satur kriptogrāfiskus algoritmus, taču to nepārbauda neviena sertifikācijas iestāde. Vienkāršs ir tikai pieteikšanās un paroles kombinācija, kontu valsts dienestu tīmekļa vietnē vai darījuma partnera e-pasta adresē.

Šādi paraksti ir piemēroti, ja nepiedalāties elektroniskā tirdzniecība, neapmainīt elektroniskos primāros dokumentus un nesūtīt nodokļu atskaites. Līgumiem, rēķiniem un aktiem var izmantot vienkāršu parakstu, taču jums būs jāparaksta atsevišķs līgums ar darījuma partneri un jāfiksē pušu vienošanās uzticēties šādam parakstam.

Ja jums ir desmitiem darījuma partneru un dažādi dokumenti, ķēde nedarbosies. Šāds dokuments būs jāparaksta ar visiem, un ar laiku šis process palēninās, nevis paātrinās darbu. Tad jau labāk padomāt par citu elektroniskā paraksta sertifikātu.

Lai izmantotu vienkāršu elektronisko parakstu, ir jāizdrukā un jāparaksta līguma papīra versija vai jāiekļauj īpašs priekšmets noslēgt līgumu ar darījuma partneri – tā ir juridiska prasība.

Kvalificēts paraksts

Šis paraksts ir piemērots rēķiniem un nodokļu vajadzībām. Saskaņā ar likumu elektroniskos rēķinus var parakstīt tikai ar šo parakstu. Kvalificēts sertifikāts maksā no 1000 RUR, to var iegādāties tikai sertifikācijas centrā, kas ir daļa no Federālā nodokļu dienesta uzticības zonas.

Katru gadu kvalificētā paraksta sertifikāts ir jāatjauno, kas rada papildu raizes: jāseko derīguma termiņam un laicīgi jāpasūta atkārtota izsniegšana.

Lai strādātu ar kvalificētu parakstu, ir jāinstalē īpaša programma - kriptogrāfiskās informācijas aizsardzības līdzeklis. Programma dokumentam pievieno elektronisko parakstu un pārbauda citu apmaiņas dalībnieku parakstus.

Jūs varat izvēlēties maksas programma(“Cryptopro TsSP”) vai bezmaksas (“Vipnet TsSP”). Funkcionāli tie ir gandrīz vienādi, taču ar bezmaksas versiju var rasties saderības problēmas. Abi darbojas operētājsistēmās Windows un Mac. Apmaksātais maksā ap 1000 RUR, gada maksājums par elektroniskā paraksta sertifikātu ir ap 1000 RUR.

Daži izmanto mākoņdatošanas elektronisko parakstu, un tam nav nepieciešama kriptogrāfijas aizsardzības programmas instalēšana. Mākoņa paraksts tiek saglabāts apmaiņas servisā, un katru reizi, parakstot dokumentu, jūs saņemat SMS uz tālruni, kas apstiprina darbību. Šis sertifikāts ir lētāks un ērtāk lietojams, taču mazāk drošs nekā kriptogrāfijas aizsardzības programma.

Kāpēc jums ir nepieciešams dokumentu pārvaldības operators?

Parakstītu elektronisku dokumentu var nosūtīt pa parasto e-pastu, taču tas nav droši. Ja jūsu e-pasts tiek uzlauzts, dokumenti nonāks noziedznieku rokās. Tāpēc, piemēram, nodokļu birojs pieņem deklarācijas tikai caur īpašie dienesti. Jums ir jāapmainās ar elektroniskajiem rēķiniem, izmantojot tos pašus pakalpojumus, pretējā gadījumā jūs pārkāpsiet Krievijas Finanšu ministrijas rīkojumu. Šādus pakalpojumus sauc par dokumentu plūsmas operatoriem.

Vienkāršam lietotājam tas ir sūknēts e-pasts. Tas darbojas, izmantojot pārlūkprogrammu, ir ienākošās un izejošās mapes, adrešu direktorijs, iebūvēta meklēšana un dokumentu redaktors. Iekšā ir augstas slodzes serviss ar drošiem sakaru kanāliem un šifrēšanu, kas nodrošina dokumentu pārsūtīšanas drošību.

Jums pat nav jāslēdz līgums ar elektronisko dokumentu pārvaldības operatoru. Vienkārši reģistrējieties, lejupielādējiet elektroniskā paraksta sertifikātu un apmaksājiet rēķinu. Operators rūpējas par pārējo: paziņo Federālajam nodokļu dienestam, ka esat pievienojies biržai, uzrauga formātus un garantē atbilstību Krievijas Federācijas tiesību aktiem.

Krievijā ir vairāki desmiti šādu pakalpojumu. Cenas, funkcionalitātes, uzticamības un ātruma ziņā tie ir aptuveni vienādi. Ir ierasts izvēlēties operatorus, pamatojoties uz pakalpojuma kvalitāti: cik ātri darbojas tehniskais atbalsts, vai operators ir gatavs palīdzēt savienot darījumu partnerus, kādas iespējas tas piedāvā un vai tam ir konsultanti-analītiķi, kas palīdzēs ieviest pakalpojumu jūsu darbā. .

Jūsu darījuma partnerim arī būs jāpieslēdzas operatoram. Viņš var izvēlēties jūsējo vai jebkuru citu - tad apmaiņa notiks caur viesabonēšanu, tāpat kā mobilajos sakaros.

Cik maksā elektroniskie dokumenti?

Strādājot ar operatora starpniecību, jūs maksājat tikai par abu pušu parakstītu dokumentu. Vidēji dokumenta nosūtīšanas izmaksas ir aptuveni 6-8 R, un visi ienākošie ziņojumi ir bez maksas.

Parasti iesācēji iegādājas minimālo 300 dokumentu paketi, kas ļoti ātri beidzas. Tad jums ir jāiegādājas nākamā pakete. Izdevīgāk ir iegādāties neierobežotu gada paketi vai vienoties par individuāliem noteikumiem.

Pāreja uz elektroniskajiem dokumentiem ir izdevīga, ja mēnesī nosūtāt 100 un vairāk dokumentus vai vismaz 1000 dokumentus gadā. Tad jūs samazināsiet papīra un piegādes izmaksas gandrīz 5 reizes.