आपके बायोडाटा के साथ एक मूल कवर लेटर। बायोडाटा के लिए कवर लेटर लिखना

कंपनियों या सरकारी विभागों को दस्तावेज़ भेजते समय एक निश्चित नमूने का कवर लेटर तैयार करना एक वैकल्पिक, लेकिन वांछनीय कदम है। ऐसे दस्तावेज़ के सही रूप को सही ढंग से कैसे विकसित किया जाए और इसके साथ काम करने की कुछ बारीकियों के बारे में - अभी।

दस्तावेज़ किसी भी रूप में तैयार किया गया है, क्योंकि कोई एकीकृत टेम्पलेट नहीं है। मुख्य उद्देश्य प्राप्तकर्ता को यह सही जानकारी देना है कि कौन से दस्तावेज़ भेजे गए थे और, सबसे महत्वपूर्ण बात, प्रेषक का लक्ष्य क्या है।

हालाँकि कंपनी को औपचारिक रूप से कवर लेटर लिखने की आवश्यकता नहीं है, व्यावसायिक दस्तावेज़ प्रवाह में यह एक काफी अच्छी तरह से स्थापित मानदंड है जिसका पालन किया जाना चाहिए। यह आपको एक साथ कई समस्याओं को हल करने की अनुमति देता है:

1. सबसे पहले, इसमें प्रेषक के बुनियादी स्पष्टीकरण शामिल हैं जो वह प्राप्तकर्ता को बताना चाहता है। इस मामले में यह मायने रखता है क्योंकि व्यावसायिक पत्राचार- यह अप्रत्यक्ष संचार है, जो दोनों पक्षों के लिए बेहद स्पष्ट होना चाहिए।
2. कवर लेटर में दस्तावेज़ों की एक सूची भी होती है - वास्तव में, सूची स्वयं डुप्लिकेट होती है पूरा नामऔर भेजे गए दस्तावेज़ों की संख्या। इससे पंजीकरण के दौरान संभावित त्रुटियां समाप्त हो जाती हैं।
3. दस्तावेजों की एक सूची निर्दिष्ट करके, नुकसान की स्थिति में उनकी वसूली में कुछ कठिनाइयों से बचना संभव है। इसके अलावा, यह आउटगोइंग और इनकमिंग दस्तावेज़ संख्याओं को इंगित करता है, धन्यवाद जिससे आप उन्हें आसानी से ढूंढ सकते हैं और आंदोलन की दिशा को नियंत्रित कर सकते हैं।
4. अंत में, प्राप्तकर्ता, जिसने न केवल दस्तावेज़ स्वीकार किए हैं, बल्कि उनके साथ संलग्न पत्र भी स्वीकार किया है, वह प्रेषक की इच्छाओं के सार को जल्दी से समझने में सक्षम होगा और स्थिति के अनुसार तुरंत उनका जवाब देगा।

इसलिए, हम कह सकते हैं कि दस्तावेजों के लिए सक्षम रूप से एक कवर लेटर तैयार करना, प्रक्रिया को एकरूपता देने के लिए अपने स्वयं के वर्दी नमूने बनाना स्वयं प्रेषक के हित में है।

कवर लेटर नमूना 2019

इस तथ्य के बावजूद कि ऐसे दस्तावेज़ के लिए कोई अनुमोदित प्रपत्र नहीं है, और प्रत्येक संगठन को यह निर्धारित करने का अधिकार है कि इसे कैसे तैयार किया जाए, आम तौर पर स्वीकृत नियम हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए।

1. "हेडर" में, हमेशा की तरह, भरा हुआ आधिकारिक नामप्राप्तकर्ता ("से...") और प्रेषक ("से...")।
2. इसके बाद उस नंबर के बारे में एक नोट आता है जिसके तहत पत्र प्रेषक की कंपनी के साथ पंजीकृत है।
3. पीछे तो जाता हैदस्तावेज़ का वास्तविक पाठ. किसी वाक्यांश की सही शुरुआत करना बहुत महत्वपूर्ण है। इस मामले में 3 विकल्प हैं:

• "हम इसे आपको भेज देंगे"- उन मामलों के लिए जब दस्तावेज़ उन्हीं कंपनियों को भेजे जाते हैं (उदाहरण के लिए, प्रतिपक्षियों);
• "हम आपके सामने पेश करते हैं"- पत्र भेजा गया है टैक्स कार्यालय, अदालतें, प्रधान कार्यालय - अर्थात। उच्च पद वाले सभी संस्थान;
• "हम तुम्हें भेज रहे हैं"- अगर हम उन दस्तावेजों के बारे में बात कर रहे हैं जो, इसके विपरीत, अधीनस्थ विभागों (उदाहरण के लिए, विभाग, एक ही कंपनी की शाखाएं) को भेजे जाते हैं।

1. भेजने के उद्देश्य का वर्णन करने के बाद, आपको प्रदान करना होगा पूरी सूचीदस्तावेज़ (इन्वेंट्री), जिसे आसानी से तालिका के रूप में प्रस्तुत किया जाता है। इसमें निम्नलिखित कॉलम होने चाहिए:

• दस्तावेज़ का पूरा शीर्षक;
• प्रतियों की संख्या;
• यदि आवश्यक हो, तो यह भी दर्शाया गया है कि दस्तावेज़ किस रूप में भेजा गया था - मूल या प्रतिलिपि (प्रमाणित या अप्रमाणित)।

1. तालिका के अंत में कवरिंग लेटर के साथ भेजे गए दस्तावेजों की कुल संख्या दर्शाई गई है।
2. अंत में, एक परिशिष्ट दिया गया है जो सूचीबद्ध करता है अतिरिक्त दस्तावेज़, यदि कोई हो तो प्राप्तकर्ता को भी भेजा जाता है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि "एप्लिकेशन" शब्द किसमें लिखा गया है एकवचनकेवल तभी जब केवल एक दस्तावेज़ हो। यदि दस्तावेज़ बहुवचन, फिर “एप्लिकेशन” लिखा है। दस्तावेज़ के शीर्षक के साथ दिया गया है:

• दस्तावेज़ की स्वीकृति की तारीख;
• कुलअग्रेषित प्रतियां;
• प्रत्येक दस्तावेज़ में पृष्ठों की संख्या (सभी प्रतियों के लिए शीटों की कुल संख्या लिखी गई है);
• यदि आवश्यक हो, तो फर्मवेयर की आवश्यकता बताएं।

दस्तावेज़ों के कवरिंग लेटर पर न केवल महानिदेशक, बल्कि संबंधित अधिकृत व्यक्ति भी हस्ताक्षर करता है, चाहे उसका प्रारूप कुछ भी हो। हस्ताक्षर पारंपरिक रूप से उस कर्मचारी द्वारा किया जाता है जिसकी गतिविधियाँ सीधे भेजे जाने वाले दस्तावेज़ों से संबंधित होती हैं:

1. किसी शाखा या प्रभाग के सामान्य निदेशक या प्रमुख सामान्य दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करते हैं जो पूरी कंपनी पर लागू होते हैं, साथ ही विशेष महत्व के दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, वार्षिक रिपोर्ट जो मुख्य कार्यालय को भेजी जाती हैं) पर हस्ताक्षर करते हैं।
2. मुख्य लेखाकार वित्तीय दस्तावेजों के साथ आने वाले पत्रों पर हस्ताक्षर करता है - आमतौर पर वे कर कार्यालय को भेजे जाते हैं।
3. कंपनी का इन-हाउस वकील उन दस्तावेजों के मामले में कवर लेटर भेजता है जो संबंधित हैं, उदाहरण के लिए, कानूनी कार्यवाही, संभावित समकक्षों के साथ समझौते के समापन आदि।

टिप्पणी। ऐसे मामलों में जहां यह चिंता का विषय है व्यापक ईमेलएक ही प्रकार के दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, प्रतिपक्षों के साथ एक ही प्रकार के कई चालान या अनुबंध), आप उन्हें एक समूह में जोड़ सकते हैं और एक ही बार में सभी प्रतियों में शीट की कुल संख्या लिख ​​सकते हैं।

कवर लेटर कैसे रजिस्टर करें

विशिष्टताओं का पालन करना महत्वपूर्ण है व्यवसाय शिष्टाचारकवर लेटर तैयार करने की दृष्टि से - सबसे पहले, एक ही नमूना, दस्तावेज़ टेम्पलेट का उपयोग करना बेहतर है, और प्रेषक को उसी व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए जिसके हस्ताक्षर पत्र पर हैं।

यह रूसी पोस्ट या निजी मेल का उपयोग करके भेजा जाता है - एक नियम के रूप में, पंजीकृत मेल द्वारा ऐसा करना बेहतर है। शिपमेंट की संख्या दर्ज की जानी चाहिए, जो भेजने वाली कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह लॉग में दर्ज की गई है। इस एड्रेस नंबर के नीचे वह अपना नंबर डालता है - और इस तरह भ्रम का खतरा काफी कम हो जाता है।

एक नियम के रूप में, एक कवर लेटर कम से कम 2 प्रतियों में तैयार किया जाता है - 1 प्राप्तकर्ता के लिए, 1 प्रेषक के लिए। ऐसा दस्तावेज़ कुछ समय के लिए संग्रहीत किया जाता है, जिसकी व्यवहार्यता और अवधि कंपनी द्वारा ही निर्धारित की जाती है। आमतौर पर, कंपनियों के आधुनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में, सभी दस्तावेज़ों की इलेक्ट्रॉनिक रूप में बैकअप प्रतियां होती हैं - इससे आप उन्हें तुरंत ढूंढ सकते हैं और आवश्यकता होने तक उन्हें सुरक्षित रूप से संग्रहीत कर सकते हैं।

प्रतिक्रिया समय

जहां तक ​​प्रतिक्रिया के समय का प्रश्न है, यह कम स्पष्ट प्रश्न है। एक ओर, एक सामान्य नियम है जिसके अनुसार सरकारी एजेंसियों, साथ ही फर्मों, कंपनियों के लिए किसी भी अपील के प्रसंस्करण में समय लगता है। सार्वजनिक संघ, पार नहीं होना चाहिए 1 महीना, यानी तीस पंचांग दिवस . समय सीमा की उलटी गिनती उस दिन से अगले कार्य दिवस पर शुरू होती है जब पत्राचार पते पर पहुंचता है।

दूसरी ओर, व्यवहार में अक्सर ऐसे मामले सामने आते हैं जब प्रेषक यह अपेक्षा करता है कि प्राप्तकर्ता उसके अनुरोध का यथाशीघ्र उत्तर दे। फिर आपको ऐसी इच्छा को अलग से लिखना होगा, उदाहरण के लिए: “हम आपसे अनुरोध करते हैं कि आप हस्ताक्षर करें आवश्यक दस्तावेजऔर 7 कार्य दिवसों के भीतर ठोस जवाब दें।'' यदि हम एक शाखा के बारे में बात कर रहे हैं, एक संरचनात्मक इकाई जो सीधे प्रेषक के अधीनस्थ है, तो शब्दांकन अधिक स्पष्ट है: "प्रतिक्रिया की समय सीमा इस कवर पत्र की प्राप्ति की आधिकारिक अधिसूचना की तारीख से 3 व्यावसायिक दिन है।"

टिप्पणी। यदि कंपनियों के बीच समझौते में शुरुआत में कहा गया है निश्चित क्रमदावों के साथ काम करना, संभावित असहमतियों का पूर्व-परीक्षण निपटान, ऐसे समझौतों के पाठ से आगे बढ़ना आवश्यक है। पाठ का एक उदाहरण नीचे दिया गया है.

भण्डारण प्रक्रिया

कवरिंग लेटर किसी संगठन के निजी दस्तावेजों को संदर्भित करते हैं, जिनकी सामग्री को वह अपने विवेक से प्रकट या वर्गीकृत कर सकता है (यह आने वाले और बाहर जाने वाले दोनों दस्तावेजों पर लागू होता है)। इसलिए, एक विशिष्ट भंडारण विधि का चुनाव प्रबंधन के निर्णय पर निर्भर करता है।

सामान्य तौर पर, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाता है:

1. चूँकि मुख्य कानूनी महत्व स्वयं कवर लेटर और उसका नमूना नहीं है, बल्कि इसके पहले आने वाले दस्तावेज़ हैं, इसलिए मुख्य ध्यान उनकी सुरक्षा पर दिया जाता है।
2. सभी अनुलग्नक (अर्थात स्वयं दस्तावेज़) जब्त कर लिए जाने के बाद, भंडारण अवधि व्यक्तिगत रूप से निर्धारित की जाती है।
3. कुछ मामलों में, कंपनियां एक विशेष "कवरिंग लेटर्स" फ़ोल्डर बनाती हैं जिसमें वे संबंधित दस्तावेज़ रखते हैं। यह विकल्प उपयुक्त है छोटी कंपनियाँकम दस्तावेज़ प्रवाह के साथ.
4. यदि दस्तावेज़ प्रवाह बहुत बड़ा है, और कंपनी की कई शाखाएँ हैं, तो मामलों के विशेष नामकरण तैयार किए जाते हैं - अर्थात। सामान्य उद्देश्य से समूहीकृत दस्तावेज़ों की सूचियाँ, उदाहरण के लिए, "आपूर्ति समझौते", "किराये के समझौते", "न्यायिक", आदि।

इस प्रकार, सबसे अच्छा विकल्प दस्तावेजों के लिए कवर पत्रों का अपना एकल नमूना बनाना और उन्हें संग्रहीत करने के लिए एक प्रणाली व्यवस्थित करना है जो कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा के लिए पर्याप्त है।

इस प्रकार के कवर लेटर की 2 मामलों में आवश्यकता हो सकती है:

1) यदि यह किसी ऐसे स्नातक द्वारा लिखा जाना चाहिए जिसके पास अभी तक कार्य अनुभव नहीं है।

2) एक कवरिंग लेटर उस व्यक्ति को अवश्य लिखा जाना चाहिए जो पेशा बदल रहा है - नए पेशे में कोई अनुभव नहीं है।

इन दोनों मामलों में, कवर लेटर में अलग-अलग जोर देने की जरूरत है, इसलिए हम इन मामलों पर अलग से विचार करेंगे।

बिना कार्य अनुभव वाले स्नातक के लिए कवर लेटर कैसे लिखें

किस पर ध्यान दें?

• विषय थीसिस (पाठ्यक्रम), यदि यह रिक्ति के लिए प्रासंगिक है,
• इंटर्नशिप के ढांचे के भीतर कार्य अनुभव (उदाहरण के लिए, पूर्व-स्नातक),
• सामाजिक/स्वयंसेवी गतिविधियों में अनुभव,
• व्यक्तिगत गुण (उन पर जोर देने के साथ जो नियोक्ता के लिए महत्वपूर्ण हैं; कौन से - नौकरी विवरण में पढ़ें),
• उपलब्धियाँ, पुरस्कार (प्रतियोगिताओं, प्रतियोगिताओं आदि में जीत),
• अतिरिक्त प्रशिक्षण (पाठ्यक्रम, कार्यक्रम, आदि), प्रशिक्षण परिणामों के आधार पर प्राप्त प्रमाण पत्र,
• आपके प्रकाशनों, पोर्टफोलियो, ब्लॉग के लिंक। यदि आप अक्सर पेशेवर विषयों पर पोस्ट लिखते हैं तो सोशल मीडिया खातों से लिंक करें।

ये विशेष बिंदु क्यों महत्वपूर्ण हैं?

सबसे कमजोरीस्नातक - कार्य अनुभव की कमी। आपको इस सुविधा की भरपाई करने का प्रयास करने की आवश्यकता है: दिखाएं कि आपके पास ज्ञान, योग्यताएं, क्षमताएं हैं; या आपके पास पहले से ही व्यावहारिक अनुभव है, भले ही इसकी गणना एक महीने के काम में की गई हो।

सभी महत्वपूर्ण बिंदुआपको आधे पृष्ठ (5-10 वाक्य) से अधिक के पाठ को फिट करने की आवश्यकता नहीं है, इसलिए आपको कवर लेटर में प्रस्तुत की जाने वाली जानकारी के बारे में बहुत सावधान रहना चाहिए। सबसे अच्छा मार्गदर्शक कार्य विवरण है। उदाहरण के लिए, नियोक्ता आवंटित नेतृत्व कौशलआवेदक के लिए अनिवार्य है, और आपके पास परामर्शदाता के रूप में अनुभव है, या आप किसी खेल टीम के कप्तान थे छात्र वर्ष. अपने कवर लेटर में इसका उल्लेख करें.

कार्य अनुभव के बिना कवर लेटर कैसे लिखें - संरचना

निम्नलिखित दस्तावेज़ संरचना का पालन करें:

1. अभिवादन (यदि विज्ञापन किसी संपर्क व्यक्ति को इंगित करता है तो किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित करना बेहतर है; यदि नहीं, तो आप "प्रिय नियोक्ता!" लिख सकते हैं।
2. अपना संक्षिप्त परिचय (आप कौन हैं, आपका नाम क्या है, आप किस रिक्ति के लिए आवेदन कर रहे हैं)।
3. आपका मुख्य उद्देश्य यह है कि आप इस रिक्ति में रुचि क्यों रखते हैं।
4. तर्क दें कि नियोक्ता को आप पर ध्यान क्यों देना चाहिए विशेष ध्यान(व्यावहारिक अनुभव, ज्ञान, उपलब्धियों के बारे में जानकारी)।
5. अपने बारे में अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करने की तत्परता की अभिव्यक्ति।

यह अच्छा है यदि आप कंपनी या किसी विशिष्ट प्रभाग (डिवीजन, विभाग) के बारे में जानकारी एकत्र करते हैं, और आप कंपनी के मूल्यों, उसके काम के तरीकों या लक्ष्यों - और अपने ज्ञान, अनुभव, मूल्यों के बीच "एक पुल बनाने" में सक्षम होंगे।

उदाहरण के लिए, कंपनी व्यापक रूप से उपयोग करती है सॉफ़्टवेयर, जिसे आप अच्छी तरह से जानते हैं। या कंपनी पश्चिमी बाजारों में प्रवेश करने की योजना बना रही है, और आप अंग्रेजी या अन्य विदेशी भाषाओं में पारंगत हैं। अंत में, कंपनी को वॉलीबॉल का शौक है: इसमें नियमित रूप से प्रतियोगिताएं आयोजित की जाती हैं एक बड़ी संख्या कीकर्मचारी - और आप बहुत अच्छा वॉलीबॉल खेलते हैं।

उन बिंदुओं को ढूंढें जहां आप और नियोक्ता मेल खाते हैं - और इसे अपने कवर लेटर में नोट करें।

स्नातक कवर लेटर का उदाहरण

एक विपणन और विज्ञापन एजेंसी में नौकरी रिक्ति "सामग्री प्रबंधक"।

“शुभ दोपहर, प्रिय व्लादिमीर!

मेरा नाम ल्यूडमिला इवानोवा है। मैं रिक्ति "कंटेंट एडिटर" के लिए प्रतियोगिता में भाग लेना चाहता हूं (वेबसाइट Rabota.org पर दिनांक 12/23/16 को घोषणा)।

जून 2016 में मैंने वोरोनिश से स्नातक किया स्टेट यूनिवर्सिटीभाषाशास्त्र (अंग्रेजी, जर्मन, फ्रेंच) में पढ़ाई। भाषाशास्त्र मेरा व्यवसाय है; जल्दी से स्कूल वर्षमैंने निबंध अच्छे लिखे. कक्षा 9-10 में, उन्होंने स्कूल समाचार पत्र के लिए संपादक के रूप में काम किया।

विश्वविद्यालय में अपने अध्ययन के दौरान, मैंने लेखों के लेखक के रूप में 2 प्रकाशनों के साथ सहयोग किया:

1. पत्रिका के साथ " सही समाधान"(व्यवसाय के बारे में प्रकाशन); विश्लेषणात्मक सामग्री सहित व्यावसायिक विषयों पर 8 लेख,
2. ऑनलाइन पत्रिका "पल्स वोरोनिश" के साथ; 50 से अधिक लेख (एक समाचार स्तंभ का नेतृत्व किया)।

सहयोग का अनुभव हो बिजनेस 2 कम्युनिटी पोर्टल के साथ: करियर विषयों पर मेरे 10 लेख प्रकाशित हो चुके हैं (उन्हें यहां देखा जा सकता है इस पोर्टल पर मेरी प्रोफ़ाइल).

मैं एक उपकरण के रूप में शब्दों के मामले में अच्छा हूं, लेकिन मैं आगे जाकर सामग्री प्रबंधन के क्षेत्र में अनुभव हासिल करना चाहता हूं। मुझे पता है कि आपके स्टूडियो में मैं एक विशेषज्ञ के रूप में विकसित हो सकता हूं, क्योंकि आप जटिल समस्याओं पर काम करते हैं और सफल उत्पाद बनाते हैं।

मुझे सामग्री प्रबंधन के क्षेत्र में अभी तक कोई अनुभव नहीं है, लेकिन मेरे पास सैद्धांतिक आधार है। मैं पोर्टल समाचार की सदस्यता लेता हूं जो नियमित रूप से सामग्री प्रबंधन के क्षेत्र में विकास को साझा करता है: [ पोर्टल नाम]. आप मेरे प्रयासों को सही दिशा में निर्देशित करेंगे - और छह महीने में आपके स्टाफ में एक सक्षम सामग्री प्रबंधक होगा, जो स्व-शिक्षा में सक्रिय होगा और पेशेवर स्तर में निरंतर सुधार के लिए प्रयास करेगा। मैं आज एक गुणवत्तापूर्ण उत्पाद तैयार करने वाले लेखों के लेखक के रूप में कार्य कर सकता हूं। इसके अलावा, मैं रूसी भाषा में भी सामग्री बना सकता हूं अंग्रेजी भाषा(कम से कम; यदि आवश्यक हो - जर्मन और फ्रेंच में)।

मैं किसी भी समय आपके सवालों का जवाब देने और आपको अपने बारे में और अधिक बताने के लिए तैयार हूं।

बायोडाटा संलग्न है.

आपके समय के लिए अग्रिम धन्यवाद।

आप मुझसे यहां संपर्क कर सकते हैं ईमेलऔर फ़ोन द्वारा [टेलीफ़ोन]।

सहयोग के लिए सम्मान और आशा के साथ, ल्यूडमिला।''

रेखांकित अंश वे हैं जिनमें वे उपयुक्त होंगे सक्रिय लिंक.

पेशा बदलते समय बिना कार्य अनुभव के बायोडाटा के लिए कवर लेटर कैसे लिखें

पेशा बदलने वाले व्यक्ति के लिए स्थिति की कठिनाई यह है कि उसे वास्तव में नई विशेषता में कोई अनुभव नहीं है। किसी पेशे को बदलने का मतलब उन गुणों और उपलब्धियों को "नष्ट" करना है जो अब तक जमा हुए हैं। इसलिए बिना अनुभव के नौकरी चाहने वालों के लिए नौकरी खोजने में आने वाली सभी कठिनाइयाँ, जिसमें नियोक्ता को रुचिकर बनाने के लिए संलग्न बायोडाटा लिखने में कठिनाई भी शामिल है।

पेशे में बदलाव के मामले में, कवर लेटर में निम्नलिखित बातों पर जोर दिया जाना चाहिए:

1. उन कौशलों और उपलब्धियों की सूची बनाएं जो नए पेशे और विशिष्ट रिक्ति के लिए प्रासंगिक हैं। उदाहरण के लिए, आपने 10 लोगों के एक कार्य समूह की गतिविधियों का सफलतापूर्वक समन्वय किया। यह एक उपलब्धि है - और संबंधित कौशल - जिसका उपयोग किसी भी नौकरी में किया जा सकता है, प्रोफ़ाइल की परवाह किए बिना; इसलिए, वे नियोक्ता की नज़र में आवेदक का मूल्य बढ़ाते हैं। आप ऐसे बहुत सारे कौशल पा सकते हैं: संचार, विश्लेषणात्मक; उच्च स्तरव्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले कंप्यूटर प्रोग्राम का ज्ञान; ज्ञान विदेशी भाषाएँवगैरह।
2. दिखाएँ कि आपके पास पहले से ही एक सैद्धांतिक आधार है सफल कार्यएक नये पेशे में. उदाहरण के लिए, आपने एक फ्रीलांसर के रूप में प्रशिक्षण पाठ्यक्रम पूरा किया या नियोक्ताओं/ग्राहकों के लिए कई कार्य पूरे किए - और उन्हें सफलतापूर्वक पूरा किया।
3. इस बात पर ज़ोर दें कि आप नई चीज़ें जल्दी सीखें। ऐसा करने के लिए, यह लिखना पर्याप्त नहीं है कि आपका कोई व्यक्तिगत गुण क्या है तेजी से सीखने वाला. एक उदाहरण दीजिए जब आपने कम समय में महारत हासिल कर ली नई जानकारी: उदाहरण के लिए, उपयोग करना सीखा कंप्यूटर प्रोग्राम, या अन्य कामकाजी उपकरणों, विधियों, तकनीकों में महारत हासिल और उपयोग किया जाता है।
4. प्रेरणा पर ध्यान दें. इस बात पर जोर दें कि आप इस कंपनी में यह विशेष नौकरी पाना चाहते हैं। कई मामलों में, नियोक्ता ऐसे उम्मीदवार को काम पर रखने के लिए तैयार होता है जिसके पास कोई अनुभव नहीं है, लेकिन उत्पादक रूप से काम करने की सच्ची इच्छा रखता है।

व्यवसाय बदलने के लिए कवर लेटर का उदाहरण

रिक्ति - दुकानों की एक श्रृंखला में एसएमएम प्रबंधक घर का सामान.

"प्रिय सर्गेई!

मेरा नाम व्लादिमीर एरेमीव है, मैं "एसएमएम प्रबंधक" रिक्ति के लिए आवेदक हूं।

पिछले 10 वर्षों से मैंने कार्यकारी सहायक/सचिव और अनुवादक के रूप में काम किया है। एसएमएम की रुचि छह महीने पहले हुई, जब मुझे एहसास हुआ कि मैं अपने पेशेवर प्रक्षेप पथ को बदलने के लिए तैयार हूं - मैं अधिक स्थिर कार्य शेड्यूल चाहता था, प्रबंधक के शेड्यूल पर कम निर्भरता, आत्म-प्राप्ति और स्वतंत्र निर्णय लेने के लिए जगह छोड़ना। यह विचार अपने आप आया: मुझे इसका एहसास हुआ मेरे खाते में सामाजिक नेटवर्क में लोकप्रिय हैं, और मेरी ओर से बहुत अधिक प्रयास किए बिना।

वहां रहकर मैंने छह महीने तक सिद्धांत का अध्ययन किया पक्की नौकरी, और व्यवहार में प्रयोग किया। मार्केटिंग एजेंसी "आइडिया!" द्वारा आयोजित एसएमएम पाठ्यक्रम पूरा किया गया। (प्रशिक्षण के 3 महीने). तीन प्रायोगिक समूह बनाए: फेसबुक, इंस्टाग्राम और ट्विटर पर, और प्राप्त ज्ञान का उपयोग समूहों में उपस्थिति और गतिविधि बढ़ाने के लिए किया। हाल ही में फेसबुक समूह में आयोजित एक प्रतियोगिता के परिणामस्वरूप समूह सदस्यता में 500% की वृद्धि हुई और दैनिक यात्राओं में 250% की वृद्धि हुई।

आपकी रिक्ति में मेरी दिलचस्पी का मुख्य कारण यह है कि पिछले 2 वर्षों से मैं घरेलू उपकरण वितरित करने वाली कंपनी का सहायक निदेशक रहा हूं। मैं घरेलू उपकरणों की विशेषताओं से परिचित हूं विभिन्न निर्माता, मैं मूल्यों और जरूरतों को समझता हूं लक्षित दर्शक. यह ज्ञान मुझे आपकी स्टोर श्रृंखला में ग्राहकों के साथ तेजी से आगे बढ़ने और प्रभावी संचार स्थापित करने की अनुमति देगा।

अपने बारे में अधिक जानकारी प्रदान करने के लिए तैयार हैं विस्तार में जानकारीआपके लिए सुविधाजनक रूप में।

मेरा ईमेल, मेरा फ़ोन. [टेलीफ़ोन]।

मेरी उम्मीदवारी में आपके समय के लिए अग्रिम धन्यवाद।

सादर, व्लादिमीर एरेमीव।"

कवर लेटर में उल्लेख करने लायक फायदों, उपलब्धियों और व्यक्तिगत गुणों का सेट प्रत्येक आवेदक के लिए व्यक्तिगत रूप से निर्धारित किया जाता है: सार्वभौमिक "प्लस" का कोई सेट नहीं है जो नियोक्ता को आवेदक के मूल्य के बारे में समझा सके। इस बारे में सोचें कि आपका क्या है ताकत- ज्ञान, अनुभव (पेशेवर और जीवन), व्यक्तिगत गुणों, लक्ष्यों और मूल्यों को ध्यान में रखते हुए - उन्हें रिक्ति की आवश्यकताओं से जोड़ने का प्रयास करें और इसके बारे में एक कवर लेटर में लिखें।

शुभ दिन, प्रिय मित्र!

किसी उम्मीदवार के मूल्यांकन के लिए कार्य अनुभव एक महत्वपूर्ण मानदंड है, लेकिन यह एकमात्र मानदंड से बहुत दूर है।यदि आपके पास कोई नहीं है, तो आपको किसी और चीज़ पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। उचित, है ना? रचना कैसे करें कार्य अनुभव के बिना बायोडाटा के लिए कवर लेटर?

यदि आपका कार्य अनुभव इतना प्रभावशाली नहीं है या "ज़िगज़ैग" भी नहीं है, तो इसी तरह की रणनीति का पालन करना उचित है। अनुभव के अलावा, क्या आपके पास यह है?

सबसे ख़राब स्थिति में, आपका फ़ायदा हो सकता है... कवर लेटर ही। या यों कहें कि इसका रूप और सामग्री।

आज हम यही करेंगे.

आपके ईमेल को कूड़ेदान में स्थानांतरित होने से रोकने के लिए, मैं आपको इन बातों पर ध्यान देने की दृढ़ता से सलाह देता हूं:

1. पत्र का विषय
2. आपका मेल पता नाम

हमने एक अलग अनुभाग में चर्चा की कि पत्र की विषय पंक्ति में क्या लिखा जाना चाहिए।

पता। आपकी मेल . इपहली चीज़ जो प्राप्तकर्ता देखता है।

उदाहरण के लिए इस प्रकार: से: [ईमेल सुरक्षित]. पत्र का विषय: बायोडाटा. पसंद करना?

और इसलिए: से [ईमेल सुरक्षित]विषय: परानिचेव वी.वी. मानव संसाधन निदेशक के पद के लिए बायोडाटा।

मेरा मानना ​​है कि कौन सा पत्र खुलेगा इसका अंदाजा लगाना मुश्किल नहीं है.

मेल के नाम में अपना पहला और अंतिम नाम लिखना अनुमत है। उदाहरण के लिए: [ईमेल सुरक्षित]. सरल और स्वादिष्ट.

पत्र - बूमरैंग

हमारा कार्यक्रम न्यूनतम है: एक पत्र लिखें ताकि एक व्यक्ति उसे पढ़े और हमारा पत्र खोले। सबसे अच्छा तो आप यह कर सकते हैं कि हमारा फ़ोन नंबर डायल करें और हमें मीटिंग के लिए आमंत्रित करें।

इसे पूरा करने के लिए, हम निम्नलिखित नियमों का पालन करेंगे:

1. हम पत्र को एक निश्चित तर्क में संरचित करते हैं
2. सही भाषण संरचनाओं का उपयोग करें

लिखने का तर्क

चलो श्रृंगार करते हैं पूर्ण संस्करणपत्र जब आप ईमेल द्वारा लिखते हैं। लेख के अंत में, कार्य स्थल के माध्यम से कैसे लिखें।

नौकरी चाहने वालों की एक सामान्य गलती निरंतर असंरचित पाठ लिखना है। जब आप ऐसी नीरस "शीट" देखते हैं, तो पढ़ने की इच्छा पूरी तरह से गायब हो जाती है।

पत्र संरचित होना चाहिए और एक निश्चित तर्क का पालन करना चाहिए।

याद रखें, जिस हद तक आप अपना पत्र खोलने वाले व्यक्ति की सुविधा के बारे में परवाह करते हैं, उसी हद तक आप अपने बारे में पहली छाप बनाएंगे।

पत्र की संरचना में निम्नलिखित ब्लॉक शामिल हैं:

1. अभिवादन
2. आप जिस पद के लिए आवेदन कर रहे हैं उसे इंगित करें
3. आपकी रुचि किसमें है, आपने इसके बारे में कैसे सुना?
4. अपनी उम्मीदवारी पर विचार करने और इसके लिए कारण बताने की पेशकश करें
5. बताएं कि आप कंपनी के लिए कैसे उपयोगी हो सकते हैं
6. कार्यवाई के लिए बुलावा

उदाहरण पाठ

(1) हैलो अन्ना!

मेरा नाम एंड्री सेमेनोव है।

(2) हम ग्राहक सेवा विभाग में एक विशेषज्ञ की स्थिति के बारे में बात कर रहे हैं। रिक्ति आपकी कंपनी की वेबसाइट पर प्रकाशित की गई है।

(3) यह नौकरी मेरे लिए दिलचस्प है क्योंकि यह ग्राहक सेवा विशेषज्ञ के रूप में पेशेवर विकास की मेरी योजनाओं में फिट बैठती है।

(4) कृपया मेरी उम्मीदवारी पर विचार करें.

2016 में मैंने विश्वविद्यालय से स्नातक की उपाधि प्राप्त की। .......... ..विशेषता में "................................... ...... ....'' औसत अंक - ......

मैं आपका ध्यान इस तथ्य की ओर आकर्षित करना चाहूंगा कि "ग्राहकों के साथ काम का संगठन" विषय में ग्रेड उत्कृष्ट है।

मैंने स्ट्रेला कंपनी में इंटर्नशिप की। इंटर्नशिप की सामग्री बिल्कुल रिक्ति की आवश्यकताओं से मेल खाती है। यह बायोडेटा में झलकता है.

फरवरी 2016 में "ग्राहक प्रबंधन" सम्मेलन में भाग लिया और एक प्रस्तुति दी जिसने पेशेवर समुदाय में रुचि जगाई।

(5) मुझे आपकी कंपनी की वेबसाइट, दर्शन, मूल्य पसंद आए। मैंने सीईओ का साक्षात्कार पढ़ा और वीडियो सामग्री देखी।

अन्ना, मैं वास्तव में आपकी कंपनी की परियोजनाओं में भाग लेना चाहूंगा। पेशेवरों की एक टीम में विकास करें। मैं अपने व्यवसाय में सर्वश्रेष्ठ विशेषज्ञों में से एक बनना चाहूंगा। मेरा मानना ​​है कि मैं जल्द ही गति पकड़ लूंगा और सामान्य उद्देश्य में योगदान दूंगा। मैं बहुत जल्दी सीख जाता हूं.

मैंने पत्र के साथ अपना बायोडाटा संलग्न किया है।

(6) अन्ना, आपकी अनुमति से, मैं एक प्रश्न पूछूंगा:

अगले सप्ताह बैठक निर्धारित करना कितना संभव है?

मैं बैठक की तारीख तय करने के लिए आपके कॉल का इंतजार कर रहा हूं। मेरा फ़ोन नंबर नीचे है.

अन्ना, यदि आपके लिए मुझे कॉल करना अधिक सुविधाजनक होगा, तो मैं गुरुवार दोपहर को आपका नंबर डायल करूंगा।

क्या आप सहमत हैं?

साभार, एंड्री सेमेनोव, टी। +7 (921) xxx-xx-xx

बेशक, कोष्ठक में संलग्न संख्याओं को पत्र के पाठ में शामिल करने की आवश्यकता नहीं है। ये वे ब्लॉक नंबर हैं जिनकी हमने थोड़ी अधिक योजना बनाई है।

भाषण संरचनाएँ

आपने देखा होगा कि पत्र में भाषण पैटर्न होते हैं जो ध्यान का समर्थन करते हैं और एक एकल तार्किक श्रृंखला बनाते हैं।

एक नाम

हम पाठ में कई बार नाम का उपयोग करते हैं। क्या यह महत्वपूर्ण है। नाम बहुत ही सरल और प्रभावी तकनीकके लिए ।

यदि आप नाम नहीं जानते हैं, तो पता लगाना अत्यधिक उचित है। बिना पते वाले पत्र की वस्तुतः कोई संभावना नहीं होती।

ग) हम बात कर रहे हैं...

किस वैकेंसी के बारे में हम बात कर रहे हैं. एक भर्तीकर्ता दर्जनों रिक्तियों के साथ काम कर सकता है।

घ) मैं आपका ध्यान आकर्षित करना चाहूंगा...

आप कहते हैं कि आपके विषय में अच्छे ग्रेड हैं और आपने इंटर्नशिप की है। यह कार्य अनुभव की कमी की भरपाई कर सकता है।

डी)मैं पेशेवरों की एक टीम में विकास करना चाहूँगा .

कंपनी को एक छोटी सी बधाई. यह निश्चित रूप से अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा.

छ) आपकी अनुमति से, मैं एक प्रश्न पूछूंगा...

प्रश्न स्वयं और उसके बाद आने वाली हर चीज़ कार्रवाई का आह्वान है।

क्या आप मिलना चाहते हैं। और इसके बारे में खुलकर बात करें. लेकिन सही ढंग से और विनीत रूप से.

ज) क्या आप सहमत हैं?

यदि आप एक भर्तीकर्ता होते तो आप क्या सोचते?

"क्यों नहीं? अनुभव एक अर्जित करने वाली चीज़ है. काम करने की इच्छा है, तर्क मौजूद है, वह सक्षमता से लिखता है, और उसकी पढ़ाई में पहले से ही कुछ सफलताएँ हैं। यह निश्चित रूप से एक खट्टे चेहरे वाले अनुभवी "विशेषज्ञ" से भी बदतर नहीं है बुरी आदतेंएक विशिष्ट "कड़ी मेहनत करने वाला"।

किसी कार्य वेबसाइट पर कैसे लिखें

कार्य स्थल पर, आमतौर पर संलग्न पाठ के लिए एक अलग फ़ील्ड प्रदान की जाती है। यह स्पष्ट है कि यह लिखना पूरी तरह से उचित नहीं है कि "आपकी अनुशंसा की गई थी..." और आपको रिक्ति के बारे में कैसे पता चला, क्योंकि आप साइट पर उत्तर दे रहे हैं। आमतौर पर आप नाम नहीं जानते. यदि आप इसका पता लगा लें तो बहुत अच्छा होगा:

• कॉर्पोरेट नंबर पर कॉल करें और मानव संसाधन विभाग से बात करने के लिए कहें। वहां, पूछें कि जिस रिक्ति में आपकी रुचि है वह किसके पास है। वे हमेशा यह नहीं कहेंगे, लेकिन कोशिश करना यातना नहीं है।
• दूसरा विकल्प: इस कंपनी से कोई भी फ़ोन नंबर ढूंढें। कॉल करें और पूछें: "क्या यह कार्मिक विभाग है?" वे आपको "नहीं" में उत्तर देते हैं। आप "बेतहाशा माफी मांगते हैं" और कार्मिक विभाग का फोन नंबर मांगते हैं। रास्ते में, आपको उस व्यक्ति का नाम पता चल जाता है जिसकी आपको आवश्यकता है।

यदि यह काम नहीं करता है, तो आपको एक "फेसलेस" पत्र भेजना होगा। लेकिन बुमेरांग पत्र योजना को आधार के रूप में लेना उचित है।

लेख में आपकी रुचि के लिए धन्यवाद.

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आपका दिन शुभ हो!

कवर लेटर को छोटे और लंबे में विभाजित किया गया है।

महत्वपूर्ण पदों पर विचार करते समय बड़ी और प्रतिष्ठित कंपनियों के लिए लॉन्ग जारी किए जाते हैं।

आपके बायोडाटा के लिए एक संक्षिप्त कवर लेटर ईमेल द्वारा भेजा जा सकता है।.

एक खाली "शरीर" बहुत अप्रस्तुत दिखता है ईमेलऔर एक फ़ाइल जिसके साथ बायोडाटा संलग्न है।

छोटा सन्देश महान लाभइसे तो नहीं ला सकेंगे, लेकिन यह आपकी अतिरिक्त सकारात्मक अनुशंसा होगी।

पत्र लिखने की अवधारणा विकसित करने के लिए, यह निर्धारित करना आवश्यक है कि रिक्ति के लिए आवेदक अपनी अपील के साथ क्या कहना चाहता है। अपील का स्वरूप भिन्न-भिन्न हो सकता है। यह उस कंपनी की विशेषताओं को ध्यान में रखने योग्य है जिसमें उसे भेजा जा रहा है और जिस पद के लिए संदेश का लेखक आवेदन कर रहा है। आपको सभी फर्मों और कंपनियों को एक ही संदेश नहीं भेजना चाहिए।

आप भविष्य के काम से संबंधित विशिष्ट शब्दावली का भी उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, शब्दावली जो किसी आईटी विशेषज्ञ, पत्रकार या अकाउंटेंट के लिए विशेष होगी।

वर्तनी संबंधी अशुद्धियाँ नहीं होनी चाहिए इस दस्तावेज़. इससे निश्चित रूप से आपकी उम्मीदवारी पर विचार पर नकारात्मक प्रभाव पड़ेगा।

बायोडाटा के लिए एक संक्षिप्त कवर लेटर में तर्क होना चाहिए और एक निश्चित संरचना का पालन करना चाहिए।

संक्षिप्त कवर लेटर नमूना .

एक संक्षिप्त पत्र किसी आवेदक के नोट से अधिक मिलता जुलता होगा।

लेकिन इसके बावजूद, यह कायम रहने लायक है व्यापार शैली, कठबोली शब्दों और इमोटिकॉन्स को पोस्ट करने की कोई आवश्यकता नहीं है.

संबोधन या अभिवादन. किसी ने भी अच्छे व्यवहार के नियमों को रद्द नहीं किया है। यदि आप ठीक से जानते हैं कि नोट किस व्यक्ति को भेजा जा रहा है, तो उसे नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करना बेहतर होगा। यदि ऐसी कोई जानकारी नहीं है, तो विनम्रतापूर्वक "हैलो!" लिखना ही पर्याप्त है। या "शुभ दोपहर!"

स्रोत जहां हम रिक्ति के बारे में जानते हैं. नियोक्ता आमतौर पर अपने विज्ञापन कई स्रोतों में पोस्ट करते हैं। इसलिए, यह ट्रैक करने के लिए कि कौन सा स्रोत अधिक प्रभावी है, वे इस प्रश्न में रुचि रखते हैं। यह आपके लिए कठिन नहीं है, लेकिन यह उनके लिए सुखद और उपयोगी है।

मुख्य सामग्री. अपने बारे में संक्षेप में जानकारी प्रदान करें। इसके अलावा, यह बेहतर होगा यदि यह संदेश आपको अन्य आवेदकों से अलग कर सके।

पत्र में दायरा अवश्य दर्शाया जाना चाहिए व्यावसायिक गतिविधि, मुख्य गुण जो आपको नियोक्ता के सामने प्रकट कर सकते हैं। लेकिन साथ ही, आपको अपनी बहुत अधिक प्रशंसा नहीं करनी चाहिए और विवरण स्पष्ट नहीं करना चाहिए।

निर्देशांक या संपर्क जानकारी . एक संक्षिप्त पत्र में संपर्क फ़ोन नंबर या ईमेल पता बताना आवश्यक है।

"यह कहां कहता है कि हमें भेजे जाने वाले दस्तावेज़ों के लिए एक कवर लेटर लिखना चाहिए?" आपको इस प्रश्न का उत्तर ईमानदारी से देना होगा: "कहीं नहीं।" कवर लेटर तैयार करना कार्यालय के काम और व्यावसायिक रीति-रिवाज का एक अलिखित नियम है, लेकिन बाध्यकारी दस्तावेजों में निहित आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, यदि आप इस पर गौर करें, तो यह स्पष्ट हो जाता है: कवर लेटर की आवश्यकता मुख्य रूप से प्राप्तकर्ता को नहीं, बल्कि प्रेषक को होती है।

कवरिंग लेटर के लाभ और उपयुक्तता

एक कवर लेटर प्रेषक के लिए कैसे उपयोगी हो सकता है? कवर पत्र:

इसमें "दस्तावेज़ तैयार करने की तिथि" विशेषता है, जिसका अर्थ है, यदि आवश्यक हो, तो यह सबूत के रूप में काम कर सकता है कि दस्तावेज़ समय पर भेजे गए थे;

भेजे जाने वाले दस्तावेज़ों की पूरी सूची शामिल है ("आवेदन की उपस्थिति पर मुहर" विवरण), इसलिए यदि कोई हो महत्वपूर्ण दस्तावेजखो जाएगा, कोई यह न कह सकेगा कि निर्देशित नहीं था;

इसके साथ भेजे गए दस्तावेजों के विपरीत, यह प्राप्तकर्ता के साथ पंजीकरण के अधीन है, और चूंकि निष्पादन तिथि की गणना पंजीकरण तिथि से की जाती है, प्रेषक यदि प्रतिक्रिया प्राप्त करना चाहता है तो वह इस तिथि का उल्लेख कर सकता है।

दस्तावेज़ों के लिए कवरिंग लेटर, अन्य सभी आने वाले पत्राचार की तरह, प्राप्तकर्ता संगठन के सचिव के साथ पंजीकरण के अधीन है। लेकिन यदि आप अनुभव से जानते हैं कि इससे समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं, तो बेहतर होगा कि अप्रिय बातचीत से बचें और पत्र की डिलीवरी की सूचना प्राप्त करते हुए, दस्तावेजों का पूरा पैकेज मेल द्वारा भेज दें। हाथ में एक अधिसूचना होने से, प्रेषक को अब इस बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है कि पत्र पंजीकृत था या नहीं, और इसे प्राप्तकर्ता के विवेक पर छोड़ दें।

हम एक आवरण पत्र का विवरण पूरा करते हैं

विवरण दर्ज करने के नियम निम्नलिखित दस्तावेजों में पाए जा सकते हैं:

GOST R 6.30-2003 “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ";

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. प्रलेखन की आवश्यकता। GOST R 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए दिशानिर्देश (इसके बाद - GOST के कार्यान्वयन के लिए दिशानिर्देश)।

■ पत्र प्रपत्र. GOST 6.30-2003 के अनुसार डिज़ाइन किए गए तैयार पत्र प्रपत्र में पहले से ही आवश्यक विवरण शामिल हैं।

फॉर्म के अनिवार्य विवरण में शामिल हैं:

ओकेपीओ, ओजीआरएन, आईएनएन/केपीपी;

कंपनी का नाम;

संगठन के बारे में पृष्ठभूमि की जानकारी.

संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) एक वैकल्पिक संपत्ति है।

कवर लेटर लेटरहेड (उदाहरण 1 देखें), लेटरहेड पर तैयार किया जा सकता है संरचनात्मक इकाई(उदाहरण 2 देखें) या किसी अधिकारी के लेटरहेड पर (उदाहरण 3 देखें)।

■ मूलपाठ।कवर लेटर टेक्स्ट अक्सर होता है औपचारिक चरित्रऔर केवल दस्तावेजों की दिशा के बारे में सूचित करता है। जानकारी का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा एप्लिकेशन विवरण में निहित है। हालाँकि, कवर लेटर टेक्स्ट जटिलता के स्तर में भिन्न हो सकते हैं।

प्राथमिक.अनुवर्ती पत्र का सबसे सरल पाठ इस तरह दिख सकता है:

जैसा कि आप देख सकते हैं, इस पाठ में केवल एक संदेश है कि प्राप्तकर्ता को कुछ दस्तावेज़ भेजे गए हैं।

औचित्य के साथ.यदि किसी पत्र के साथ संलग्न दस्तावेजों का पैकेज भेजना कानून द्वारा निर्धारित है कानूनी कार्यया संगठनों के बीच एक समझौता, तो कवर लेटर का पाठ "के अनुसरण में ..." शब्दों या मानक के संदर्भ वाले अन्य शब्दों से शुरू होता है:

निर्देशों के साथ.जटिलता के अगले स्तर के कवर लेटर के पाठ में यह भी संकेत होता है कि प्राप्तकर्ता को उसे भेजे गए दस्तावेजों के साथ क्या करना चाहिए:

इस प्रकार, कवर लेटर के पाठ को दो भागों में विभाजित किया जा सकता है:

दस्तावेज़ भेजने के बारे में अधिसूचना (अनिवार्य);

भेजे गए दस्तावेज़ों को संभालने के निर्देश (वैकल्पिक)।

■ आवेदन पत्र की उपस्थिति अंकित करना।कवर लेटर की ख़ासियत यह है कि इसका अर्थ केंद्र बिल्कुल भी पाठ नहीं है, बल्कि संलग्न दस्तावेजों की सूची है। इस संबंध में, आइए इस विवरण को प्रारूपित करने के सामान्य नियम को याद रखें: कवर पत्रों में, अनुलग्नक की उपस्थिति के बारे में एक नोट बाएं मार्जिन की सीमा से पत्र के पाठ के नीचे रखा जाता है (परिशिष्ट संख्या 11 से खंड 3.3 तक) रोसारखिव पद्धति संबंधी अनुशंसाओं के .2) (उदाहरण 1-3 देखें)।

हम विशेष ध्यान देंगे सही डिज़ाइनविशेष मामलों में यह अपेक्षित है.

पहला मामला सरल है.यदि संलग्न दस्तावेज़ को पहले से ही पत्र के पाठ में नामित किया गया है, तो "अनुलग्नक की उपस्थिति पर नोट" में यह केवल इस दस्तावेज़ की शीट और प्रतियों की संख्या को इंगित करने के लिए पर्याप्त है, उदाहरण के लिए:

दूसरा मामला जटिल है.यदि कई आवेदन दस्तावेज़ हैं, तो उनमें से प्रत्येक को अपना स्वयं का प्राप्त होता है क्रम संख्याइसके बाद शीटों और प्रतियों की संख्या आती है। दस्तावेज़ों को या तो यादृच्छिक क्रम में या मुख्य दस्तावेज़ से द्वितीयक दस्तावेज़ में सूचीबद्ध किया जाता है। पत्र के पाठ में, संलग्न दस्तावेज़ों का नाम नहीं दिया गया है, उदाहरण के लिए:

तीसरा मामला छपाई का है।कैटलॉग, ब्रांड बुक भेजते समय, कार्यप्रणाली मैनुअल, एक प्रिंटिंग हाउस में उत्पादित, यानी, कोई भी बाध्य दस्तावेज़, इसकी शीटों की संख्या इंगित नहीं की गई है:

केस चार इलेक्ट्रॉनिक है।न तो रोसारखिव की पद्धति संबंधी सिफ़ारिशें, न ही GOST 6.30-2003, और न ही GOST के कार्यान्वयन के लिए पद्धति संबंधी सिफ़ारिशों में बाहरी सूचना मीडिया को पत्रों से जोड़ने के नियम शामिल हैं। वहीं, संगठनों द्वारा एक-दूसरे को फ्लैश कार्ड या सीडी भेजने का चलन काफी व्यापक है। आपको प्राथमिक तर्क द्वारा निर्देशित होकर, अपने स्वयं के डिज़ाइन नियमों का आविष्कार करना होगा। इसलिए, शीटों और प्रतियों की संख्या इंगित करने का कोई मतलब नहीं है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़. इसका नाम, प्रारूप (ताकि प्राप्तकर्ता को पहले से पता चले कि फ़ाइल उसके कंप्यूटर पर खुलेगी) और, शायद, वॉल्यूम पर्याप्त होगा। उदाहरण के लिए, मीडिया का प्रकार बताना न भूलें:

केस पांच संयुक्त है।ऐसे जटिल पत्र हैं जो सूचनात्मक और साथ देने वाले दोनों हैं। यदि एक पत्र कई पतों पर भेजा जाता है, और सभी प्राप्तकर्ताओं को जानकारी प्राप्त होती है, और कुछ को अनुलग्नक दस्तावेज़ भी प्राप्त होते हैं, तो विवरण निम्नानुसार स्वरूपित किए जाते हैं:

केस छह वर्णनात्मक है.यदि इतने सारे अनुलग्नक हैं कि उन्हें सूचीबद्ध करने में एक से अधिक पृष्ठ लगेंगे, तो सलाह दी जाती है कि उनकी एक सूची बनाएं और इसे पत्र के एकमात्र अनुलग्नक के रूप में जारी करें। ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि पत्र के लिए असाइनमेंट पूरा करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को सभी अनुलग्नकों के साथ उनकी एक सूची प्राप्त हो, क्योंकि कवर लेटर और उसके अनुलग्नक संगठन में लगभग हमेशा अलग-अलग मार्ग अपनाते हैं। सूची को "दिनांकित पत्र के साथ संलग्नकों की सूची... नहीं..." कहा जाएगा।

इस मामले में एप्लिकेशन की उपस्थिति के बारे में टेक्स्ट और चिह्न इस तरह दिखेगा:

■ अन्य विवरण

कवर लेटर के शेष विवरण GOST 6.30-2003 और संघीय पुरालेख की पद्धति संबंधी सिफारिशों द्वारा निर्धारित सामान्य तरीके से तैयार किए गए हैं।

आवश्यक विवरण में शामिल हैं:

कागजातों की तारीख;

दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या;

गंतव्य;

पाठ का शीर्षक;

हस्ताक्षर;

कलाकार के बारे में नोट.

इस मामले में वैकल्पिक विवरण हैं:

दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा, जो आमतौर पर निष्पादक के पास दस्तावेज़ की एक प्रति पर रहता है।

कवरिंग लेटर के रूट को ट्रैक करना

कवर लेटर संगठन के माध्यम से बिल्कुल उसी मार्ग से यात्रा करते हैं जिस मार्ग से अन्य सभी लोग यात्रा करते हैं। व्यावसायिक पत्रकई तरह का।

2. वीजा और आवेदनों के पैकेज के साथ (यह अनिवार्य है!), मसौदा पत्र के हस्ताक्षर के लिए जाता है सीईओ कोया अन्य अधिकृत अधिकारी।

3. हस्ताक्षरित परियोजना में बदल जाता है पूरा दस्तावेज़, धारण करना कानूनी बल, और कार्यालय में या हस्ताक्षरकर्ता प्रबंधक के सचिव के साथ पंजीकरण प्रक्रिया से गुजरता है।

4. कवर लेटर और उससे जुड़े सभी दस्तावेजों को प्राप्तकर्ता तक पहुंचाने की व्यवस्था की गई है।

5. प्राप्तकर्ता संगठन के कार्यालय में, प्राप्त कवर लेटर और उसके संलग्नक प्रारंभिक समीक्षा प्रक्रिया से गुजरते हैं। इस प्रक्रिया का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि सभी वितरित एप्लिकेशन "एप्लिकेशन उपलब्धता मार्क" विशेषता में सूचीबद्ध लोगों के अनुरूप हों।

6. यदि सब कुछ क्रम में है, तो पत्र पंजीकृत है (यदि सब कुछ क्रम में नहीं है तो क्या करें, इसका वर्णन नीचे दिया गया है)।

7. एक पंजीकृत आने वाला पत्र, सामान्य नियम के रूप में, संलग्नक के साथ, संगठन के प्रथम व्यक्ति या किसी अन्य अधिकृत प्रबंधक को विचारार्थ प्रस्तुत किया जाता है। लेकिन इस संबंध में संगठन के अपने नियम हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि पत्र मानक है और यह ज्ञात है कि वास्तव में कौन है अधिकारियोंइसके तहत निष्पादक के रूप में नियुक्त किया जाएगा, सचिव निदेशक से सहमत हो सकता है और समाधान की प्रतीक्षा किए बिना आवेदनों को निष्पादक को तुरंत स्थानांतरित कर सकता है। अत्यंत दुर्लभ मामलों में, यदि किसी मानक पत्र में "गैर-मानक" जानकारी होती है, तो संलग्नक तुरंत समीक्षा के लिए प्रबंधक को भेज दिए जाते हैं।

8. संलग्नक के साथ या उसके बिना, कवर पत्र प्राप्तकर्ता संगठन के प्रबंधन को विचारार्थ प्रस्तुत किया जाता है।

9. प्रबंधक एक नियमित संकल्प जारी करके एक निष्पादक की नियुक्ति करता है और दस्तावेज़ को सचिव को लौटा देता है।

10. सचिव संगठन में स्वीकृत नियमों के अनुसार कार्य को निष्पादक को हस्तांतरित करता है। इस बिंदु पर, अक्सर कवर लेटर और उसके अनुलग्नकों को अलग कर दिया जाता है: कलाकार को बाद वाले में रुचि होती है, पत्र में नहीं, और वह संभवतः जानता है कि अनुलग्नकों के साथ क्या करना है। यदि पत्र में संलग्न दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए कोई विशेष निर्देश हैं, तो निष्पादक को सचिव से एक प्रति प्राप्त होती है, न कि मूल पत्र। मूल सचिव (कार्यालय में) के पास रहता है और फ़ाइल में दर्ज किया जाता है।

11. इस बीच, आवेदन अपने तरीके से चलता है, जो दस्तावेज़ के प्रकार से निर्धारित होता है और जब तक चाहें तब तक हो सकता है।

अगर कुछ गलत हुआ.यदि, कार्यालय में प्रारंभिक जांच के दौरान, डिलीवरी के बाद भी, यह पता चलता है कि संलग्न पैकेज में कवरिंग लेटर में बताए गए एक या अधिक दस्तावेज़ गायब हैं, तो इस बारे में एक रिपोर्ट तैयार की जाती है (उदाहरण 4 देखें), और पत्र है प्रेषक को लौटा दिया गया।

हम पत्रों को छिपाते रहते हैं

कवर लेटर उन एप्लिकेशन से अलग संग्रहीत किए जाते हैं जिनके साथ वे संगठन को भेजे जाते हैं। सिस्टम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनइन अनुप्रयोगों को पंजीकृत करते समय, आने वाले पत्र के पंजीकरण कार्ड पर एक लिंक रखा जाता है, लेकिन यह आवश्यक नहीं है: कवर पत्र ठीक उसी समय अपना कार्य पूरा करता है जब कलाकार काम शुरू करने के लिए इससे जुड़े दस्तावेजों को उठाता है उन्हें।

कवर पत्रों की भंडारण अवधि के लिए, वे राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के लेखों के अंतर्गत आते हैं, जो भंडारण अवधि का संकेत देते हैं (संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित) रूस की दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558; इसके बाद इसे सूची 2010 के रूप में जाना जाएगा):

के साथ पत्राचार सरकारी एजेंसियों रूसी संघ, विषयों के सरकारी निकाय

रूसी संघ, गतिविधि के मुख्य (कोर) क्षेत्रों में स्थानीय सरकारी निकाय - 5 एल। ईपीसी (2010 सूची का अनुच्छेद 32);

गतिविधि के मुख्य (मुख्य) क्षेत्रों पर उच्च स्तरीय संगठन के साथ पत्राचार - 5 शीट। ईपीसी (2010 सूची का अनुच्छेद 33);

गतिविधि के मुख्य (कोर) क्षेत्रों में अधीनस्थ (अधीनस्थ) संगठनों के साथ पत्राचार - 5 एल। ईपीसी (2010 सूची का अनुच्छेद 34);

गतिविधि के मुख्य (कोर) क्षेत्रों में अन्य संगठनों के साथ पत्राचार - 5 शीट। ईपीसी (2010 सूची का अनुच्छेद 35)।

जैसा कि हम देख सकते हैं, कवर लेटर 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं, जिसके बाद उनके मूल्य की जांच की जानी चाहिए और या तो उनकी भंडारण अवधि बढ़ा दी जाएगी या नष्ट कर दी जाएगी। विनाश भी सामान्य प्रक्रिया के अनुसार किया जाता है।

सारांश

1. कवर लेटर का मुख्य उद्देश्य यह पुष्टि करना है कि इससे जुड़े दस्तावेज़ पते वाले को भेजे और वितरित किए गए थे।

2. एक कवर लेटर अन्य व्यावसायिक पत्रों के समान नियमों के अनुसार तैयार किया जाता है; अपेक्षित "परिशिष्ट उपलब्धता चिह्न" के डिज़ाइन पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए।

3. यदि दस्तावेजों का अधूरा पैकेज कवरिंग लेटर के साथ दिया जाता है, तो इस बारे में एक विशेष रिपोर्ट तैयार की जाती है।

4. कवर लेटर का दस्तावेज़ प्रवाह इसके अनुसार किया जाता है सामान्य नियमसंगठन द्वारा स्वीकृत आने वाले दस्तावेज़ों के साथ काम करना।

5. कवरिंग लेटर और उसके साथ दिए गए दस्तावेज़ उनके लिए स्थापित अवधि के लिए एक दूसरे से अलग संग्रहीत किए जाते हैं।