व्यावसायिक पत्रों के नमूने. व्यावसायिक पत्राचार की नैतिकता

ईमेल क्या है? आधुनिक व्यापार जगत में यह है:

• आपका चेहरा. ईमेल की मदद से आप प्रतिपक्ष की नजरों में सकारात्मक छवि बना सकते हैं या पहला प्रभाव खराब कर सकते हैं।
• आपका कार्य उपकरण. बाहरी दुनिया के साथ बहुत सारा संचार ईमेल के माध्यम से होता है। इसलिए, यदि आप इस उपकरण में कुशल हैं, तो आप अपना जीवन बहुत आसान बना सकते हैं।
• एक शक्तिशाली व्याकुलता. बाहरी दुनिया ईमेल के माध्यम से आप तक पहुँचने, आपका ध्यान भटकाने और आपको भटकाने की कोशिश कर रही है।

इस परिप्रेक्ष्य से, आइए ईमेल के साथ काम करने पर नजर डालें। आइए कुछ सरल से शुरुआत करें।

एक पत्र का प्रारूपण

मैं मोज़िला थंडरबर्ड ईमेल क्लाइंट का उपयोग करता हूं, इसलिए मैं इसे एक उदाहरण के रूप में उपयोग करूंगा। आइए एक नया अक्षर बनाएं और फ़ील्ड की सूची में ऊपर से नीचे तक जाएं।

किसके लिए। प्रतिलिपि. गुप्त प्रतिलिपि

कुछ लोग नहीं जानते होंगे, लेकिन मोज़िला में "To" को "Cc" या "Bcc" में बदला जा सकता है।

• किसके लिए: हम मुख्य प्राप्तकर्ता या कई प्राप्तकर्ताओं को अर्धविराम से अलग करके लिखते हैं।
• प्रतिलिपि: हम किसी ऐसे व्यक्ति को लिखते हैं जिसे पत्र पढ़ना चाहिए, लेकिन जिससे हम प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं करते हैं।
• गुप्त प्रतिलिपि: हम किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसे पत्र पढ़ना चाहिए, लेकिन पत्र के अन्य प्राप्तकर्ताओं के लिए अज्ञात रहना चाहिए। सूचनाओं जैसे व्यावसायिक पत्रों को बड़े पैमाने पर भेजने के लिए इसका उपयोग विशेष रूप से उपयुक्त है।

गलत सामूहिक मेलिंग में, "कॉपी" या "टू" फ़ील्ड का उपयोग करके प्राप्तकर्ताओं को इंगित करें। साल में कई बार मुझे ऐसे पत्र मिलते हैं जिनमें "सीसी" फ़ील्ड में 50-90 प्राप्तकर्ताओं की सूची होती है। निजता का हनन है. आपके सभी प्राप्तकर्ताओं को यह जानने की आवश्यकता नहीं है कि आप समान विषय पर और किसके साथ काम कर रहे हैं। यह अच्छा है अगर ये वे लोग हैं जो एक-दूसरे को जानते हैं। यदि सूची में ऐसी प्रतिस्पर्धी कंपनियाँ हैं जो एक-दूसरे के बारे में नहीं जानती हैं तो क्या होगा? कम से कम, आपको अनावश्यक स्पष्टीकरणों के लिए तैयार रहना होगा, और अधिकतम, उनमें से किसी एक के साथ सहयोग समाप्त करने के लिए तैयार रहना होगा। ऐसा मत करो.

पत्र का विषय

पेशेवर मेल सेवाएँ अक्सर (कभी-कभी समझदारी से) अपने कॉर्पोरेट ब्लॉग पर ईमेल विषय पंक्ति के महत्व के बारे में लिखती हैं। लेकिन अक्सर हम बिक्री पत्रों के बारे में बात कर रहे हैं, जहां पत्र की विषय पंक्ति "ईमेल खोला जाना चाहिए" समस्या का समाधान करती है।

हम दैनिक व्यावसायिक पत्राचार पर चर्चा कर रहे हैं। यहां विषय समस्या का समाधान करता है "पत्र और उसके लेखक को आसानी से पहचाना जाना चाहिए और फिर पाया जाना चाहिए।" इसके अलावा, आपका परिश्रम अनेक प्रतिक्रिया पत्रों के कर्म के रूप में आपके पास वापस आएगा, केवल उपसर्गों के साथ दोबारा:या अग्रेषित, जिनमें से आपको विषय पर वांछित पत्र की तलाश करनी होगी।

एक मध्य प्रबंधक के लिए बीस पत्र एक दिवसीय पत्राचार की मात्रा है। मैं उद्यमियों और व्यापार मालिकों के बारे में बिल्कुल भी बात नहीं कर रहा हूँ; उनके पत्रों की संख्या कभी-कभी प्रति दिन 200 या उससे भी अधिक हो जाती है। इसलिए एक बार फिर: खाली विषय के साथ ईमेल न भेजें.

तो, ईमेल की विषय पंक्ति को सही ढंग से कैसे तैयार करें?

गलती #1 : विषय में केवल कंपनी का नाम। उदाहरण के लिए, "स्काई" और बस इतना ही। सबसे पहले, संभवतः आप अपनी कंपनी से इस प्रतिपक्ष के साथ संचार करने वाले अकेले व्यक्ति नहीं हैं। दूसरे, ऐसे विषय का कोई अर्थ नहीं निकलता, क्योंकि पते से आपकी कंपनी का नाम पहले से ही दिखाई देता है। तीसरा, अनुमान लगाएं कि पत्राचार के इस दृष्टिकोण से आपका अपना मेलबॉक्स कैसा दिखेगा? कुछ इस तरह।

क्या ऐसे विषयों पर खोज करना सुविधाजनक है?

गलती #2 : आकर्षक, बिकने वाली हेडलाइन। यदि आप ऐसी सुर्खियाँ लिखना जानते हैं तो यह बहुत अच्छा है। लेकिन क्या व्यावसायिक पत्राचार में इन कौशलों का उपयोग करना उचित है? व्यावसायिक ईमेल विषय पंक्ति का उद्देश्य याद रखें: बेचना नहीं, बल्कि पहचान और खोज प्रदान करना।

पत्र पाठ

विभिन्न अवसरों के लिए कई लेखन मार्गदर्शिकाएँ हैं। उदाहरण के लिए, मैक्सिम इल्याखोव, अलेक्जेंडर अम्ज़िन और शब्दों के अन्य उस्तादों के पास बहुत सारी उपयोगी जानकारी है। मैं आपको कम से कम सामान्य साक्षरता में सुधार और लिखित भाषण की समग्र शैली में सुधार के लिए उनके लेख पढ़ने की सलाह देता हूं।

पत्र लिखने की प्रक्रिया में हमें क्रमिक रूप से कई निर्णय लेने होते हैं।

शिष्टता का मामला . पत्र की शुरुआत में, आप प्रसन्नता या यहाँ तक कि कोमलता की भावना से धुंधले हो सकते हैं, "मेरे प्यारे रोद्या, मुझे तुमसे लिखित रूप में बात किए हुए दो महीने से अधिक समय हो गया है, जिसके कारण मैं स्वयं पीड़ित हुआ हूँ और यहाँ तक कि कुछ समय तक सो भी नहीं पाया हूँ।" रातें, सोच।" बहुत विनम्र और बहुत महंगा, इस तरह की प्रस्तावना लिखने के समय के संदर्भ में और वार्ताकार के इसे पढ़ने के समय के संदर्भ में। पत्राचार व्यवसाय है, याद है? किसी प्रतियोगिता के लिए पत्र-पत्रिका शैली में निबंध या रस्कोलनिकोव की माँ को एक पत्र नहीं, बल्कि व्यावसायिक पत्राचार।

हम अपने समय और प्राप्तकर्ता का सम्मान करते हैं!

एक प्रदर्शनी में एक क्षणभंगुर मुलाकात के बाद भेजे गए पहले पत्र में अपना परिचय देना और अपने परिचित की परिस्थितियों को याद करना ही समझ में आता है। यदि यह सहयोग या चल रहे पत्राचार की निरंतरता है, तो दिन के पहले पत्र में हम लिखते हैं: "हैलो, इवान", दूसरे और बाद में: "इवान, ..."।

निवेदन . मैं हमेशा इस सवाल को लेकर चिंतित रहा हूं कि यदि किसी पत्र के कई प्राप्तकर्ता हों तो उसमें किसे संबोधित किया जाए। हाल ही में मैंने अन्ना नाम की तीन लड़कियों को संबोधित करते हुए एक पत्र लिखा। बिना किसी संदेह के, मैंने "हैलो, अन्ना" लिखा और चिंता नहीं की। लेकिन ऐसी किस्मत हमेशा नहीं मिलती.

यदि तीन या सात प्राप्तकर्ता हों और उनका नाम एक ही न हो तो क्या होगा? आप उन्हें नाम से सूचीबद्ध कर सकते हैं: "शुभ दोपहर, रोडियन, पुलचेरिया, अव्दोत्या और प्योत्र पेत्रोविच।" लेकिन यह लंबा है और इसमें समय लगता है। आप लिख सकते हैं: "हैलो, साथियों!"

अपने लिए, मैं "टू" फ़ील्ड में व्यक्ति को नाम से संबोधित करने के नियम का उपयोग करता हूं। और कॉपी में मौजूद लोगों से बिल्कुल भी संपर्क न करें। यह नियम आपको पत्र के पते और इस पत्र के उद्देश्य को अधिक सटीक रूप से निर्धारित करने की अनुमति देता है (एक!)।

उद्धरण . अक्सर पत्राचार प्रश्नों और उत्तरों के साथ पत्रों की एक श्रृंखला होती है - एक शब्द में, एक संवाद। यह अच्छा अभ्यास माना जाता है कि पत्राचार के इतिहास को न मिटाएं और उद्धृत पाठ के शीर्ष पर अपनी प्रतिक्रिया लिखें, ताकि जब आप एक सप्ताह बाद इस पत्राचार पर लौटें, तो आप तारीख के अनुसार घटते हुए संवाद को ऊपर से नीचे तक आसानी से पढ़ सकें।

किसी कारण से, मोज़िला में डिफ़ॉल्ट सेटिंग "उद्धृत पाठ के बाद कर्सर रखें" है। मैं इसे "टूल्स" → "खाता विकल्प" → "कंपोज़िंग और एड्रेसिंग" मेनू में बदलने की सलाह देता हूं। ऐसा ही होना चाहिए.

पत्र का उद्देश्य . व्यावसायिक पत्र दो प्रकार के होते हैं:

• जब हम बस वार्ताकार को सूचित करते हैं (उदाहरण के लिए, महीने के लिए किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट);
• और जब हम वार्ताकार से कुछ चाहते हैं। उदाहरण के लिए, ताकि वह भुगतान के लिए संलग्न चालान को मंजूरी दे दे।

एक नियम के रूप में, रिपोर्टिंग पत्रों की तुलना में कई गुना अधिक उत्साहवर्धक पत्र होते हैं। यदि हम वार्ताकार से कुछ हासिल करना चाहते हैं तो यह बात सादे पाठ में पत्र में कहना बहुत जरूरी है। कार्रवाई के लिए कॉल के साथ एक नाम होना चाहिए और यह पत्र का अंतिम वाक्य होना चाहिए।

गलत : "पोर्फिरी पेत्रोविच, मुझे पता है कि बुढ़िया को किसने काट डाला।"

सही : "पोर्फिरी पेत्रोविच, वह मैं ही था जिसने उस बुढ़िया को काट-काटकर मार डाला था, कृपया मुझे गिरफ्तार करने के लिए कदम उठाएं, मैं कष्ट झेलते-झेलते थक गया हूँ!"

संवाददाता को आपके लिए यह क्यों सोचना चाहिए कि इस पत्र का क्या करना है? आख़िरकार, वह ग़लत निर्णय ले सकता है।

पाठ में हस्ताक्षर . वह होनी ही चाहिए. इसके अलावा, सभी ईमेल क्लाइंट आपको स्वचालित हस्ताक्षर प्रतिस्थापन को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देते हैं, उदाहरण के लिए क्लासिक "ईमानदारी से, ..."। मोज़िला में, यह "टूल्स" → "खाता विकल्प" मेनू में किया जाता है।

हस्ताक्षर में संपर्क लिखना या न लिखना हर किसी का निजी मामला है। लेकिन अगर आप किसी भी तरह से बिक्री से जुड़े हैं तो अवश्य लिखें। भले ही सौदा संचार के परिणामस्वरूप नहीं होता है, भविष्य में आप आसानी से हस्ताक्षर से संपर्कों का उपयोग करते हुए पाए जाएंगे।

अंत में, उन वार्ताकारों के लिए पत्र निकाय की एक और विशेषता जो आपके पत्रों का उत्तर देना पसंद नहीं करते (नहीं कर सकते, नहीं चाहते, उनके पास समय नहीं है)। कृपया पत्र के मुख्य भाग में डिफ़ॉल्ट इंगित करें। उदाहरण के लिए, "पोर्फिरी पेत्रोविच, यदि आप शुक्रवार 12:00 बजे से पहले मुझे गिरफ्तार करने नहीं आए, तो मैं अपने आप को माफ़ कर दिया हुआ समझूंगा।" बेशक, समय सीमा यथार्थवादी होनी चाहिए (आपको शुक्रवार को 11:50 बजे उदाहरण से पाठ नहीं भेजना चाहिए)। प्राप्तकर्ता को आपके पत्र को पढ़ने और उस पर कार्रवाई करने में शारीरिक रूप से सक्षम होना चाहिए। इस तरह की "चुप्पी" आपको वार्ताकार की प्रतिक्रिया देने में विफलता के लिए जिम्मेदारी से मुक्त कर देती है। हमेशा की तरह, आपको इस सुविधा का उपयोग समझदारी से करने की आवश्यकता है। यदि कोई व्यक्ति आपके पत्रों का उत्तर समय पर और नियमित रूप से देता है, तो ऐसा अल्टीमेटम, यदि उसे नाराज नहीं करता है, तो उसे थोड़ा तनाव दे सकता है या इस निर्णय पर ले जा सकता है कि अभी पत्र का उत्तर न दें, बल्कि आपको शुक्रवार तक इंतजार करने के लिए मजबूर करें।

संलग्नक

पत्र अक्सर संलग्नक के साथ आते हैं: बायोडाटा, वाणिज्यिक प्रस्ताव, अनुमान, शेड्यूल, दस्तावेजों के स्कैन - एक बहुत ही सुविधाजनक उपकरण और साथ ही लोकप्रिय त्रुटियों का स्रोत।

गलती : विशाल निवेश आकार. मुझे अक्सर 20 एमबी आकार तक के अनुलग्नकों वाले ईमेल प्राप्त होते हैं। एक नियम के रूप में, ये 600dpi के रिज़ॉल्यूशन के साथ TIFF प्रारूप में कुछ दस्तावेज़ों के स्कैन हैं। अनुलग्नक का पूर्वावलोकन लोड करने के निरर्थक प्रयास में संवाददाता का ईमेल प्रोग्राम लगभग निश्चित रूप से कई मिनटों तक रुक जाएगा। और भगवान न करे कि प्राप्तकर्ता इस पत्र को स्मार्टफोन पर पढ़ने की कोशिश करे...

व्यक्तिगत तौर पर मैं ऐसे पत्रों को तुरंत हटा देता हूं. क्या आप नहीं चाहते कि आपका ईमेल पढ़ने से पहले कूड़ेदान में चला जाए? निवेश का आकार जांचें. यह अनुशंसा की जाती है कि यह 3 एमबी से अधिक न हो।

यदि यह अधिक हो जाए तो क्या करें?

• अपने स्कैनर को एक अलग प्रारूप और रिज़ॉल्यूशन में पुन: कॉन्फ़िगर करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, पीडीएफ और 300 डीपीआई काफी पठनीय स्कैन उत्पन्न करते हैं।
• WinRar या 7zip Archiver जैसे प्रोग्रामों के बारे में सोचें। कुछ फ़ाइलें पूरी तरह से संपीड़ित होती हैं।
• यदि अटैचमेंट बहुत बड़ा है और आप उसे संपीड़ित नहीं कर सकते तो क्या करें? उदाहरण के लिए, लगभग खाली अकाउंटिंग डेटाबेस का वजन 900 एमबी है। क्लाउड सूचना भंडारण बचाव में आएंगे: ड्रॉपबॉक्स, Google ड्राइव और इसी तरह। कुछ सेवाएँ, जैसे कि Mail.ru, स्वचालित रूप से विशाल अनुलग्नकों को क्लाउड स्टोरेज के लिंक में परिवर्तित कर देती हैं। लेकिन मैं क्लाउड में संग्रहीत अपनी जानकारी स्वयं प्रबंधित करना पसंद करता हूं, इसलिए मैं Mail.ru से स्वचालन का स्वागत नहीं करता।

और निवेश के बारे में एक और पूरी तरह से स्पष्ट सिफारिश नहीं - उनका नाम . यह प्राप्तकर्ता को समझने योग्य और स्वीकार्य होना चाहिए। एक बार हम कंपनी में एक वाणिज्यिक प्रस्ताव तैयार कर रहे थे...चाहे वह फ्योडोर मिखाइलोविच दोस्तोवस्की हों। मुझे अनुमोदन के लिए ड्राफ्ट सीपी के साथ प्रबंधक से एक पत्र मिला, और अनुलग्नक में "ForFedi.docx" नामक एक फ़ाइल शामिल थी। जिस प्रबंधक ने मुझे यह भेजा था उसका संवाद कुछ इस प्रकार था:

प्रिय प्रबंधक, क्या आप व्यक्तिगत रूप से इस सम्मानित व्यक्ति से संपर्क करने और उसके सामने उसे फेड्या बुलाने के लिए तैयार हैं?

किसी तरह, नहीं, वह एक सम्मानित व्यक्ति है, हर कोई उसे उसके पहले नाम और संरक्षक नाम से बुलाता है।

आपने अनुलग्नक का नाम "फ़ेडी के लिए" क्यों रखा? अगर मैं इसे अभी उसे भेजूं, तो क्या आपको लगता है कि वह इस सीपी का उपयोग करके हमसे कुल्हाड़ियाँ खरीदेगा?

मैं बाद में इसका नाम बदलने जा रहा था...

एक टाइम बम क्यों तैयार करें - एक संभावित ग्राहक का इनकार - या फ़ाइल का नाम बदलकर अपने लिए अतिरिक्त काम क्यों बनाएं? तुरंत अनुलग्नक को सही नाम क्यों न दें: "फ्योडोर मिखाइलोविच.docx के लिए" या इससे भी बेहतर - "KP_Sky_Axes.docx"।

इसलिए, हमने कमोबेश ईमेल को एक "व्यक्ति" के रूप में सुलझा लिया है। आइए ईमेल को प्रभावी कार्य के एक उपकरण के रूप में देखें और इसके ध्यान भटकाने वाले घटक के बारे में बात करें।

पत्रों के साथ काम करना

ईमेल एक शक्तिशाली विकर्षण है. किसी भी विकर्षण की तरह, नियमों को कड़ा करके और कार्य शेड्यूल शुरू करके ईमेल से निपटने की आवश्यकता है।

कम से कम, आपको मेल आगमन के बारे में सभी सूचनाएं बंद करनी होंगी। यदि ईमेल क्लाइंट डिफ़ॉल्ट रूप से कॉन्फ़िगर किया गया है, तो आपको ध्वनि संकेत के साथ सूचित किया जाएगा, घड़ी के बगल में एक आइकन झपकेगा, और पत्र का पूर्वावलोकन दिखाया जाएगा। एक शब्द में, वे पहले आपको श्रमसाध्य काम से दूर करने के लिए सब कुछ करेंगे, और फिर आपको अपठित पत्रों और अनदेखी मेलिंग की खाई में डुबा देंगे - आपके जीवन से एक या दो घंटे कम।

कुछ लोगों के पास शक्तिशाली इच्छाशक्ति होती है जो उन्हें सूचनाओं से विचलित नहीं होने देती है, लेकिन सामान्य लोगों के लिए बेहतर है कि वे भाग्य को लुभाएं नहीं और उन्हें अनदेखा न करें। मोज़िला थंडरबर्ड में, यह मेनू "टूल्स" → "सेटिंग्स" → "सामान्य" → "जब नए संदेश दिखाई देते हैं" के माध्यम से किया जाता है।

यदि कोई सूचना नहीं है, तो आप कैसे समझेंगे कि कोई पत्र आया है?

बहुत सरल। आप स्वयं, सचेत होकर, अपने मेल को छांटने, अपना ईमेल क्लाइंट खोलने और सभी अपठित संदेशों को देखने के लिए समय निकालते हैं। यह दिन में दो बार किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, दोपहर के भोजन के समय और शाम को, या मजबूरन डाउनटाइम के दौरान, उदाहरण के लिए, ट्रैफिक जाम में।

लोग अक्सर पूछते हैं, प्रतिक्रिया समय और अत्यावश्यक पत्रों के बारे में क्या? मैं उत्तर देता हूं: आपके मेल में अत्यावश्यक पत्र नहीं हैं। जब तक आप ग्राहक सहायता विभाग में काम नहीं करते (मेल के साथ काम करने के लिए इस विभाग के अपने नियम हैं)।

यदि अत्यावश्यक पत्र हैं, तो प्रेषक आपको अन्य चैनलों - टेलीफोन, एसएमएस, स्काइप के माध्यम से इसके बारे में सूचित करेगा। तब आप सचेत रूप से अपने ईमेल क्लाइंट में जाएंगे और अत्यावश्यक मेल संसाधित करेंगे। सभी समय प्रबंधन गुरु (उदाहरण के लिए, ग्लीब अर्खांगेल्स्की अपने "टाइम ड्राइव" के साथ) 24 घंटों के भीतर ईमेल पर एक मानक प्रतिक्रिया की घोषणा करते हैं। यह अच्छे व्यवहार का एक सामान्य नियम है - अपने वार्ताकार से ईमेल के माध्यम से तुरंत उत्तर की अपेक्षा न करें। यदि कोई अत्यावश्यक पत्र है, तो तेज़ संचार माध्यमों से इसके बारे में सूचित करें।

इसलिए, हमने सूचनाएं बंद कर दीं और अब अपने शेड्यूल के अनुसार ईमेल क्लाइंट चालू कर दिया है।

जब हम मेल पर जाते हैं और "ईमेल को छांटना" नामक गतिविधि में संलग्न होते हैं तो क्या करना चाहिए? इस कार्य का आरंभ और अंत कहां है?

मैंने ज़ीरो इनबॉक्स सिस्टम के बारे में बहुत कुछ सुना है, लेकिन, दुर्भाग्य से, मैं इसका उपयोग करने वाले एक भी व्यक्ति से नहीं मिला हूँ। मुझे अपने पहिये का पुनः आविष्कार करना पड़ा। लाइफहैकर पर इस विषय पर लेख हैं। उदाहरण के लिए, " "। नीचे मैं अपनी व्याख्या में शून्य इनबॉक्स प्रणाली के बारे में बात करूंगा। मैं आभारी रहूंगा यदि जीटीडी गुरु टिप्पणी करेंगे और वर्णित प्रणाली को जोड़ेंगे या सुधारेंगे।

यह समझना और स्वीकार करना महत्वपूर्ण है कि ईमेल आपकी गतिविधियों के लिए कोई कार्य शेड्यूलर या संग्रह नहीं है। इसलिए, इनबॉक्स फ़ोल्डर हमेशा खाली रहना चाहिए। एक बार जब आप अपने इनबॉक्स को क्रमबद्ध करना शुरू कर देते हैं, तब तक रुकें नहीं या किसी भी चीज़ से विचलित न हों जब तक कि आप इस फ़ोल्डर को खाली न कर दें।

आपके इनबॉक्स में ईमेल का क्या करें? आपको प्रत्येक अक्षर को क्रम से पढ़ना होगा और उसे हटाना होगा। हां, बस हाइलाइट करें और अपने कीबोर्ड पर डिलीट दबाएं। यदि आप पत्र को हटाने के लिए खुद को तैयार नहीं कर सकते हैं, तो आपको यह तय करना होगा कि इसके साथ क्या करना है।

1. क्या आप इसका उत्तर तीन मिनट में दे सकते हैं? क्या मुझे इसका उत्तर देने की आवश्यकता है? हाँ, यह आवश्यक है, और उत्तर देने में तीन मिनट से अधिक समय नहीं लगेगा, तो तुरंत उत्तर दें।
2. आपको उत्तर अवश्य देना होगा, लेकिन उत्तर तैयार करने में तीन मिनट से अधिक समय लगेगा। यदि आप एक कार्य शेड्यूलर का उपयोग करते हैं जो आपको ईमेल को कार्य में बदलने की अनुमति देता है, तो ईमेल को कार्य में बदलें और कुछ समय के लिए इसके बारे में भूल जाएं। उदाहरण के लिए, मैं बिल्कुल अद्भुत सेवा Doit.im का उपयोग करता हूं। यह आपको एक व्यक्तिगत ईमेल पता उत्पन्न करने की अनुमति देता है: आप इसे पत्र अग्रेषित करते हैं, और यह एक कार्य में बदल जाता है। लेकिन यदि आपके पास कोई कार्य शेड्यूलर नहीं है, तो पत्र को "0_Run" सबफ़ोल्डर में ले जाएं।
3. किसी पत्र का तुरंत उत्तर देने, उसे एक कार्य में बदलने, या बस उसे पढ़ने के बाद, आपको यह तय करना होगा कि इस संदेश के साथ आगे क्या करना है: इसे हटा दें या दीर्घकालिक भंडारण के लिए किसी एक फ़ोल्डर में भेज दें।

यहां मेरे पास दीर्घकालिक भंडारण फ़ोल्डर हैं।

• 0_निष्पादित करें।मेरे पास ऐसा कोई फ़ोल्डर नहीं है, लेकिन यदि आपके पास कोई योजनाकार नहीं है, तो मैं दोहराता हूं, आप यहां उन पत्रों को डाल सकते हैं जिनके लिए विस्तृत कार्य की आवश्यकता होती है। इस फ़ोल्डर को भी नियमित रूप से साफ करने की आवश्यकता है, लेकिन इसके लिए विशेष रूप से आवंटित समय पर एक विचारशील दृष्टिकोण के साथ।
• 1_संदर्भ.यहां मैंने पृष्ठभूमि की जानकारी के साथ पत्र डाले हैं: विभिन्न वेब सेवाओं से लॉगिन के साथ स्वागत पत्र, आगामी उड़ानों के लिए टिकट, इत्यादि।
• 2_परियोजनाएँ।जिन साझेदारों और परियोजनाओं के साथ वर्तमान संबंध हैं, उन पर पत्राचार का एक संग्रह यहां संग्रहीत है। स्वाभाविक रूप से, प्रत्येक प्रोजेक्ट या पार्टनर के लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाया गया है। साझेदार के फ़ोल्डर में मैंने न केवल उसके कर्मचारियों के पत्र डाले, बल्कि इस साझेदार से संबंधित नेब कर्मचारियों के पत्र भी डाले। बहुत सुविधाजनक: यदि आवश्यक हो, तो परियोजना पर सभी पत्राचार कुछ ही क्लिक में उपलब्ध हैं।
• 3_संग्रहालय.यहीं पर मैंने वे पत्र रखे हैं जिन्हें हटाना अफ़सोस की बात होगी, और उनका लाभ स्पष्ट नहीं है। साथ ही, "2_प्रोजेक्ट्स" से बंद प्रोजेक्ट वाले फ़ोल्डर यहां माइग्रेट होते हैं। संक्षेप में, "संग्रहालय" हटाने के लिए पहले उम्मीदवारों को संग्रहीत करता है।
• 4_दस्तावेज़.यहां दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक नमूनों के साथ पत्र हैं जो भविष्य में लेखांकन के लिए उपयोगी हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, ग्राहकों से सुलह रिपोर्ट, ली गई यात्राओं के टिकट। फ़ोल्डर में "2_प्रोजेक्ट्स" और "1_रेफरेंस" फ़ोल्डर्स के साथ कई समानताएं हैं, इसमें केवल लेखांकन जानकारी संग्रहीत है, और प्रबंधन जानकारी "2_प्रोजेक्ट्स" फ़ोल्डर में संग्रहीत है। "4_Documents" में मृत जानकारी है, और "2_Projects" में जीवित जानकारी है।
• 5_ज्ञान.यहां मैं केवल वास्तव में उपयोगी न्यूज़लेटर्स डालता हूं जिन्हें मैं प्रेरणा के लिए या समाधान खोजने के लिए कुछ समय बाद वापस करना चाहता हूं।

अन्य ईमेल क्लाइंट सेटिंग्स हैं जो इस सिस्टम के संचालन के लिए महत्वपूर्ण हैं। सबसे पहले, थंडरबर्ड में डिफ़ॉल्ट रूप से "संदेशों को पढ़े गए के रूप में चिह्नित करें" चेकबॉक्स होता है। मैं इसे सचेत रूप से करना पसंद करता हूं, इसलिए झंडे को नीचे गिराएं! ऐसा करने के लिए, मेनू "टूल्स" → "सेटिंग्स" → "एडवांस्ड" → "रीडिंग एंड डिस्प्ले" पर जाएं।

दूसरे, हम उपयोग करते हैं फिल्टर . पहले, मैं सक्रिय रूप से फ़िल्टर का उपयोग करता था जो प्रेषक के पते के आधार पर स्वचालित रूप से अक्षरों को उपयुक्त फ़ोल्डरों में अग्रेषित करता था। उदाहरण के लिए, किसी वकील के पत्रों को "वकील" फ़ोल्डर में ले जाया गया था। मैंने कई कारणों से इस दृष्टिकोण को छोड़ दिया। पहला: 99% मामलों में किसी वकील के पत्र किसी परियोजना या भागीदार से संबंधित होते हैं, जिसका अर्थ है कि उन्हें इस भागीदार या परियोजना के फ़ोल्डर में ले जाया जाना चाहिए। दूसरा: मैंने जागरूकता जोड़ने का निर्णय लिया। आपको स्वयं यह तय करना होगा कि किसी विशिष्ट पत्र को कहाँ संग्रहीत किया जाना चाहिए, और असंसाधित संदेशों को केवल एक ही स्थान पर - इनबॉक्स में देखना अधिक सुविधाजनक है। अब मैं फ़िल्टर का उपयोग केवल विभिन्न प्रणालियों से फ़ोल्डरों में स्वचालित नियमित अक्षरों को व्यवस्थित करने के लिए करता हूं, यानी ऐसे अक्षर जिनके लिए मुझे निर्णय लेने की आवश्यकता नहीं होती है। मोज़िला थंडरबर्ड में फ़िल्टर "टूल्स" → "संदेश फ़िल्टर" मेनू में कॉन्फ़िगर किए गए हैं।

इसलिए, सही दृष्टिकोण के साथ, पत्राचार की मात्रा के आधार पर, ईमेल को प्रतिदिन 10 से 60 मिनट तक लेना चाहिए।

हाँ, और एक बात. क्या आपने नए पत्रों के आगमन के बारे में सूचनाएं पहले ही बंद कर दी हैं? ;)

पत्राचार के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना नहीं की जा सकती, क्योंकि सहयोग के मुद्दों को हल करने के लिए व्यक्तिगत बैठक हमेशा संभव नहीं होती है। सबसे गंभीर समस्याएँ व्यावसायिक पत्राचार

पत्राचार के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना नहीं की जा सकती, क्योंकि सहयोग के मुद्दों को हल करने के लिए व्यक्तिगत बैठक हमेशा संभव नहीं होती है। व्यावसायिक पत्राचार कम समय में अधिकांश गंभीर समस्याओं को हल करने में मदद करता है, लेकिन शिष्टाचार के नियमों का पालन करने में विफलता या पत्र की अतार्किक संरचना साझेदारी को नुकसान पहुंचा सकती है या संभावित ग्राहक को अलग कर सकती है। जैसा कि औपचारिक बातचीत में होता है, कुछ नियम होते हैं: पत्र का प्रारूप और संचार की शैली।

व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के लिए सामान्य नियम

1. पत्र लिखने से पहले उसकी विशेषताएँ निश्चित कर लें:

पत्र का प्रकार (कवरिंग, गारंटी, आदेश, अनुस्मारक, नोटिस, आदि; प्रस्तुति पत्र या प्रतिक्रिया आमंत्रित करना);

प्राप्तकर्ता के लिए पहुंच की डिग्री (क्या आप एक पत्र में सभी आवश्यक बिंदु बता सकते हैं या आपको स्पष्ट करने के लिए दूसरे की आवश्यकता होगी);

डिलीवरी की तात्कालिकता (यदि पत्र अत्यावश्यक है, तो इसे पंजीकृत मेल या ई-मेल द्वारा भेजना बेहतर है)।

2. मौजूदा टेम्प्लेट का उपयोग करके एक पत्र बनाएं, इसके प्रकार के आधार पर, और GOST R 6.30-2003 पर भी निर्भर करता है। “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ।"

3. किसी भी व्यावसायिक पत्र में निम्नलिखित सामान्य संरचना होती है:

• भेजने वाले संगठन का नाम;
• लिखने की तिथि;
• प्राप्तकर्ता का पता, एक विशिष्ट संवाददाता का संकेत;
• उद्धघाटन भाषण;
• पत्र के विषय और उद्देश्य का संकेत;
• मुख्य पाठ;
• निष्कर्ष (विनम्रता सूत्र);
• प्रेषक के हस्ताक्षर;
• प्रतियों के आवेदन और वितरण का संकेत (यदि कोई हो)।

4. व्यावसायिक पत्र तैयार करते समय टेक्स्ट एडिटर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग करें:

टाइम्स न्यू रोमन टाइपफेस का उपयोग करें, फ़ॉन्ट आकार 12-14 अंक, पंक्ति रिक्ति – 1-2 अंक;

पत्र के पृष्ठ क्रमांक को नीचे दाईं ओर रखें;

A4 प्रारूप पर पाठ मुद्रित करते समय, 1.5-2 पंक्ति रिक्ति, A5 प्रारूप या उससे कम - एक पंक्ति रिक्ति का उपयोग करें। विवरण हमेशा एक पंक्ति रिक्ति के साथ टाइप किए जाते हैं।

5. यदि आप किसी संगठन की ओर से बोल रहे हैं और एक मुद्रित पत्र भेजने का इरादा रखते हैं, लेटरहेड का उपयोग करना सुनिश्चित करें, क्योंकि इसकी उपस्थिति आपकी कंपनी का कॉलिंग कार्ड होगी। आधिकारिक फॉर्म तैयार करते समय विशेष ध्यान रखें; यह कौशल किसी भी कार्यालय कर्मचारी के लिए अनिवार्य होना चाहिए।

6. अंतर्राष्ट्रीय पत्राचार के लिए, पत्र प्राप्तकर्ता की भाषा या अंग्रेजी में लिखा जाना चाहिए(जैसा कि व्यावसायिक रिश्तों में सबसे आम है)।

7. एक सही, व्यवसायिक लहजा बनाए रखें. पत्र की शुरुआत एक पते से करें, जो संवाददाता के साथ आपकी निकटता की डिग्री के आधार पर, "प्रिय + पूरा नाम" या "प्रिय + पूरा नाम" शब्दों से शुरू हो सकता है। याद रखें, पते में या पते वाले के संकेत में शब्दों को किसी भी स्थिति में संक्षिप्त नहीं किया जाना चाहिए (उदाहरण के लिए, "सम्मानित" को "यूवी" या "विभाग के प्रमुख को" "विभाग के प्रमुख" के रूप में) - ये व्यावसायिक शिष्टाचार के नियम हैं। अपने पत्र को हमेशा आपके सहयोग के लिए धन्यवाद के साथ समाप्त करें। हस्ताक्षर से पहले वाक्यांश "सम्मानपूर्वक, ..." या "ईमानदारी से आपका, ..." होना चाहिए। आधिकारिक पत्राचार में "आप" को संबोधित करना अस्वीकार्य है, भले ही आप संवाददाता के साथ मैत्रीपूर्ण संबंध बनाए रखें।

8. अपनी शब्दावली सावधानी से चुनें, अशुद्धियों और अस्पष्ट वाक्यांशों और व्यावसायिकता के अत्यधिक उपयोग से बचें. पत्र समझने योग्य होना चाहिए.

9. पत्र की सामग्री को सार्थक अनुच्छेदों में विभाजित करें ताकि प्राप्तकर्ता के लिए इसे समझना बोझिल और कठिन न हो. नियम का पालन करें: पहले और आखिरी पैराग्राफ में चार से अधिक मुद्रित पंक्तियाँ नहीं होनी चाहिए, और बाकी में आठ से अधिक नहीं होनी चाहिए।

10. स्वीकृत शिष्टाचार के अनुसार व्यावसायिक ईमेल का उत्तर दें:लिखित अनुरोध के लिए - प्राप्ति के 10 दिनों के भीतर; फैक्स या ईमेल द्वारा भेजे गए पत्रों के लिए - सप्ताहांत को छोड़कर, 48 घंटों के भीतर।

अंतर-संगठनात्मक व्यावसायिक पत्राचार

किसी तीसरे पक्ष को भेजे गए पत्राचार की तुलना में कंपनी के कर्मचारियों के बीच व्यावसायिक पत्राचार अधिक सरल है।

• संक्षिप्त रहें;
• व्यवसायिक प्रकृति का हो;
• पत्र में तारीख का उल्लेख होना चाहिए;
• पत्र के अंत में शिष्टता सूत्र और एक हस्ताक्षर है।

अंतर-संगठनात्मक व्यावसायिक पत्राचार का एक उदाहरण प्रबंधक या टीम की ओर से उस दिन के नायक या पदोन्नति प्राप्त करने वाले कर्मचारी को संबोधित बधाई पत्र हो सकता है।

लिखित रूप में परियोजनाओं पर चर्चा करते समय, आमतौर पर व्यावसायिक पत्र के केवल कुछ अनिवार्य तत्वों का उपयोग किया जाता है - विषय का एक संकेत, एक अपील, मुद्दे के सार का एक संक्षिप्त विवरण और मुद्रित हस्ताक्षर के साथ एक विनम्रता सूत्र।

याद रखें कि पत्र का रूप और आवश्यक टेम्पलेट का चयन व्यावसायिक पत्राचार के स्तर और उस प्रकार की जानकारी के आधार पर किया जाना चाहिए जो आप प्राप्तकर्ता को प्रदान करना चाहते हैं।

आज ऐसी कंपनी ढूंढना काफी मुश्किल है जिसने अपने पारस्परिक संचार अभ्यास में वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति की उपलब्धियों का उपयोग नहीं किया है: ई-मेल, आईसीक्यू, फैक्स, मोबाइल संचार। और अगर हमें व्यावसायिक पत्राचार और टेलीफोन पर बातचीत के नियमों की अधिक समझ है, तो कम ही लोगों को पता है कि इंटरनेट पर कैसे व्यवहार करना है। लेकिन यहां भी शिष्टाचार के कुछ नियम हैं, जो "नेटिकेट" द्वारा नियंत्रित होते हैं।

"सेटिकेट" का मुख्य नियम किसी भी अन्य शिष्टाचार के समान ही है: इस तरह से व्यवहार करें कि आपको समझना आसान हो, दूसरों के लिए समस्याएं पैदा न करें और सामान्य बातचीत में हस्तक्षेप न करें, भले ही यह ई-के माध्यम से आयोजित किया गया हो। मेल. हमेशा इस तरह से व्यवहार करें कि उस व्यक्ति को ठेस न पहुंचे जिसके साथ आप इंटरनेट पर पत्र-व्यवहार कर रहे हैं।

अपने लेख "बिजनेस नेटवर्क शिष्टाचार के 50 व्यावहारिक नियम" में, अमेरिकी परामर्श कंपनी द डिजिटल एस्टेट ग्रुप के अध्यक्ष चक मार्टिन लिखते हैं: "नेटिकेट (नेटवर्क शिष्टाचार) का अर्थ है कंप्यूटर नेटवर्क का उपयोग करते समय अपनाए गए व्यवहार और व्यवहार के नियमों का एक सेट।" पर्यावरण की इलेक्ट्रॉनिक प्रकृति के कारण इन नियमों का अनुपालन विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, व्यवसाय और ग्राहक की स्थिति को अलग करना असंभव है। "बिजनेस नेटवर्क के नियम" एक व्यवसाय और उसके ग्राहकों के बीच स्वस्थ और खुशहाल रिश्ते स्थापित करने और बनाए रखने के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में उभरे।

इस खंड में, हम मंचों, ब्लॉगों और चैट पर व्यवहार के नियमों पर विचार नहीं करेंगे, बल्कि आपको केवल यह बताएंगे कि भागीदारों, सहकर्मियों और दोस्तों के साथ संचार को अधिक सुविधाजनक और प्रभावी बनाने के लिए ईमेल के माध्यम से व्यावसायिक पत्राचार कैसे करें।

संचार शैली

ईमेल के माध्यम से पत्राचार करते समय, आप शुभकामनाओं और शुभकामनाओं को छोड़ सकते हैं और सीधे मुद्दे पर आ सकते हैं। लेकिन, यदि आप चाहते हैं कि आपका ईमेल अधिक औपचारिक हो, तो लेखक निम्नलिखित पता सूत्र का उपयोग करने की अनुशंसा करता है: "शुभ दोपहर, प्रिय (प्रिय) + पहला नाम, मध्य नाम, पता।" और उसके बाद ही आपको अपनी अपील के उद्देश्य की ओर आगे बढ़ना चाहिए।

संचार की सभी अनौपचारिकताओं के बावजूद, ईमेल लिखते समय सबसे महत्वपूर्ण नियमों में से एक को याद रखना और उसका पालन करना आवश्यक है – साक्षरता और तर्क के सिद्धांतों का पालन। सिर्फ इसलिए कि ईमेल संचार का एक तेज़ तरीका है इसका मतलब यह नहीं है कि यह टेढ़ा होना चाहिए। अपने वाक्य को बड़े अक्षर से शुरू करना और अवधियों का उपयोग करना सुनिश्चित करें। नाम और उपाधियाँ बड़े अक्षरों से शुरू होनी चाहिए। केवल छोटे अक्षरों में लिखा गया पाठ, बिना विराम या अन्य विराम चिह्नों के, पढ़ना मुश्किल है। केवल बड़े अक्षरों में लिखा गया पाठ, आम तौर पर पढ़ते समय एक सतत चीख के रूप में माना जाता है।

आपको एक विचार को दूसरे से अलग करने के लिए रिक्त स्थान (रिक्त रेखाएं) या दीर्घवृत्त का उपयोग करना चाहिए, क्योंकि वे ईमेल में पैराग्राफ की तरह कार्य करते हैं।

ईमेल को फ़ॉर्मेट करना

कई कंपनियों के पास ईमेल फ़ॉर्मेट करने के लिए एक ही कॉर्पोरेट मानक होता है, जिसमें पत्र की संरचना, ग्राहक से संपर्क करने के नियम, हस्ताक्षर विवरण (पूरा नाम, पद, कार्य फ़ोन नंबर, ईमेल पता और कंपनी की वेबसाइट का लिंक) शामिल होता है। इसके अलावा, यह मानक उन इमोटिकॉन्स के उपयोग पर रोक लगा सकता है जो व्यावसायिक क्षेत्र से संबंधित नहीं हैं।

सामान्य तौर पर, व्यावसायिक ईमेल की संरचना को इस प्रकार दर्शाया जा सकता है:

1. कॉर्पोरेट शैली में "टोपी"।

2. नमस्कार

4. विदाई

5. संपर्कों को दर्शाने वाले व्यक्तिगत हस्ताक्षर।

7. यदि आवश्यक हो तो लोगो.

ईमेल भेजते समय निम्नलिखित फ़ील्ड अवश्य भरी जानी चाहिए:

1. "विषय"
2. "को"
3. यदि आवश्यक हो तो "लेखन का महत्व"।

ईमेल भेजते समय, प्राप्तकर्ता का ईमेल पता "प्रति" फ़ील्ड में दर्ज करें। कभी-कभी कई प्राप्तकर्ताओं को एक पाठ के साथ एक पत्र भेजने की आवश्यकता होती है, तो उनके पते को अल्पविराम से अलग करके दर्ज किया जा सकता है। "विषय" फ़ील्ड अवश्य भरें, अन्यथा आपका पत्र स्पैम के रूप में हटाया जा सकता है। यहां आपको संदेश के विषय का वर्णन करने वाले कुछ शब्द दर्ज करने चाहिए।

कुछ ईमेल प्रोग्राम आपको किसी संदेश का महत्व निर्दिष्ट करने की अनुमति देते हैं। यदि प्राप्तकर्ता को प्रतिदिन बड़ी संख्या में पत्र प्राप्त होते हैं तो यह अत्यंत आवश्यक है। मेल जाँचते समय "महत्वपूर्ण" चिह्नित संदेश को प्राथमिकता मिलती है। लेकिन आपको इस फ़ंक्शन का दुरुपयोग नहीं करना चाहिए। जो महत्वपूर्ण है वह धीरे-धीरे यह गुण खो देगा।

ईमेल का आकार

नेटवर्क के नियम सटीक रूप से आकार निर्धारित करते हैं: एक ईमेल कागज पर लिखे ईमेल से दोगुना छोटा होना चाहिए। यदि आपको बड़ी मात्रा में महत्वपूर्ण जानकारी भेजने की आवश्यकता है, तो ईमेल में एक संक्षिप्त पाठ लिखना बेहतर है, और जानकारी को अनुलग्नक के रूप में प्रारूपित करना बेहतर है।

200-500 किलोबाइट से अधिक का बड़ा अनुलग्नक भेजने की तैयारी करते समय, अपने प्रतिवादी को इस बारे में चेतावनी देना सुनिश्चित करें। ईमेल में बड़े अटैचमेंट न भेजना ही बेहतर है. ईमेल का उपयोग किए बिना बड़े टेक्स्ट, फ़ोटो या ऑडियो प्रसारित करने के कई अन्य तरीके हैं। उदाहरण के लिए, किसी ftp सर्वर के माध्यम से या किसी वेब इंटरफ़ेस के माध्यम से।

पता पुस्तिका

पारंपरिक पत्राचार में, किसी को या तो पता लिखे लिफाफे रखना पड़ता था या उन्हें लिखना पड़ता था। आपके सभी दोस्तों और पार्टनर्स के ईमेल पते याद रखना भी संभव नहीं है, न ही यह आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, किसी भी मेल प्रोग्राम में "एड्रेस बुक" फ़ंक्शन होता है, जिसमें आप अपने संवाददाताओं के ई-मेल और अन्य संपर्क जानकारी संग्रहीत कर सकते हैं। इस फ़ंक्शन का उपयोग करते समय, एक ईमेल भेजना एक कागजी पत्र भेजने की तुलना में बहुत आसान है; बस पता पुस्तिका में वांछित नाम का चयन करें और "मेल भेजें" बटन पर क्लिक करें।

जब आपकी पता पुस्तिका में सूचीबद्ध किसी प्रतिवादी से कोई ईमेल आता है, तो आपको हमेशा पता रहेगा कि आपको वास्तव में किससे ईमेल प्राप्त हुआ है, क्योंकि रिकॉर्ड किया गया संपर्क "प्रेषक" फ़ील्ड में दिखाई देगा।

किसी ईमेल का उत्तर दें

किसी प्राप्त पत्र का उत्तर देने के लिए, बस अपने मेल प्रोग्राम में "उत्तर" बटन पर क्लिक करें। इस मामले में, एक नए संदेश के लिए एक फॉर्म दिखाई देता है, जिसमें प्राप्तकर्ता का पता स्वचालित रूप से "टू" फ़ील्ड में दर्ज किया जाता है, और "विषय" फ़ील्ड में: मूल पत्र का विषय "रे:" के साथ दिया जाएगा। पंक्ति की शुरुआत में निशान लगाएं. इस निशान से, आपका प्राप्तकर्ता समझ जाएगा कि आपने उसे किसी विशिष्ट विषय पर पत्र का उत्तर भेजा है। इस तरह, प्राप्तकर्ता आसानी से पत्राचार का अर्थ याद कर सकता है।

यदि आप मित्रों को लिख रहे हैं और चाहते हैं कि आपका पत्र सेटिकेट नियमों का अनुपालन करे, तो मूल संदेश के पाठ को संपादित करें, केवल उन पंक्तियों को छोड़ दें जो आपके उत्तर (उद्धरण) को समझने के लिए महत्वपूर्ण हैं। सामान्य अभिवादन और परिचयात्मक शब्दों के बाद, ऐसे प्रत्येक उद्धरण के नीचे दिए गए वाक्य या प्रश्न का अपना उत्तर लिखें।

यदि यह किसी व्यावसायिक पत्र का उत्तर है, तो पिछले सभी पाठ को अपरिवर्तित छोड़ दें, और शीर्ष पर अपना उत्तर लिखें।

सामग्री के सार को पुनर्स्थापित करने के लिए किसी संदेश में स्रोत पाठ (इस मामले में, एक पत्र) के अंशों को शामिल करना उद्धरण है। कृपया ध्यान दें: अधिकांश ईमेल कार्यक्रमों में, उद्धृत अंश को ग्रेटर-दैन चिह्न (>) के साथ हाइलाइट किया जाता है।

स्माइलीज

सामान्य संचार के दौरान, वार्ताकार न केवल शब्दों से, बल्कि आवाज, स्वर, चेहरे के भाव और हावभाव से भी प्रभावित होते हैं। ईमेल के माध्यम से संचार करने का यह नुकसान है - यह आपको भावनाओं के आदान-प्रदान के अवसर से वंचित कर देता है। लेकिन हम फिर भी इस कमी पर आंशिक रूप से काबू पाने में कामयाब रहे। वर्तमान में, आभासी संचार में, जिसमें ई-मेल भी शामिल है, तथाकथित "इमोटिकॉन्स" (आपकी भावनाओं का एक ग्राफिक प्रतिनिधित्व) का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है - अवधि, अल्पविराम, हाइफ़न और अन्य प्रतीकों से बने चेहरे। वे कम से कम किसी तरह पाठ को भावनात्मक रूप से रंगने में सक्षम हैं। इमोटिकॉन्स का उपयोग पत्राचार को अधिक जीवंत बनाता है - लेखक न केवल अपने विचार, बल्कि अपनी भावनाओं को भी व्यक्त करता है। यहां सबसे आम इमोटिकॉन्स हैं:

किसी व्यक्ति या उसके स्वरूप की भावनाओं और स्थितियों दोनों को इंगित करने के लिए बहुत सारे इमोटिकॉन्स हैं। क्लासिक इमोटिकॉन्स:

1. :-) मुस्कुराते हुए
2. :-))) हँसना
3. :-डीख़ुशी से हँसना
4. :-| विचारशील, तटस्थ
5. :-(दुखद
6. :-/ दुखी या हैरान
7. :-0 आश्चर्यचकित (मुंह खुला)

कभी-कभी टाइपिंग में आसानी के लिए नाक का चिन्ह "-" मुद्रित नहीं किया जाता है। उदाहरण के लिए, वे बस :) या :( टाइप करते हैं। हाल ही में, कोलन को अक्सर बराबर चिह्न से बदल दिया गया है, उदाहरण के लिए, :) के बजाय =)। ऐसे मामलों में आमतौर पर "नाक" का प्रयोग नहीं किया जाता है। चैट में केवल खोलने या बंद करने वाले कोष्ठक का उपयोग करना भी आम है। उदाहरण के लिए,)))) या (((((। वर्णों की संख्या खुशी या उदासी के स्तर से मेल खाती है।

लेकिन व्यावसायिक पत्र लिखते समय इमोटिकॉन्स के बहकावे में न आएं, अन्यथा आप एक तुच्छ व्यक्ति के रूप में ख्याति प्राप्त कर सकते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर एक विशेष रूप से बनाई गई फ़ाइल (हस्ताक्षर) है, जो एक टेक्स्ट हस्ताक्षर है। संदेशों में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर होना व्यावसायिक पत्राचार के लिए अच्छे शिष्टाचार का एक नियम है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर भी व्यवसाय का एक विनीत विज्ञापन है। एक नियम के रूप में, अजनबियों और अपरिचित लोगों के पत्रों में प्रत्यक्ष विज्ञापन को नकारात्मक रूप से माना जाता है, लेकिन कुछ हस्ताक्षर पंक्तियों को वफादारी से स्वीकार किया जाएगा।

हमेशा एक हस्ताक्षर का उपयोग करें - यह आपके प्रतिवादी को आपको विशिष्ट रूप से पहचानने में मदद करेगा। और आपसे संपर्क करने के कई संभावित तरीकों को शामिल करना सुनिश्चित करें। आमतौर पर ये फोन नंबर, ईमेल, फैक्स, आईसीक्यू हैं

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर तैयार करने के बुनियादी नियम:

1. एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर 5-6 पंक्तियों से अधिक नहीं होना चाहिए।
2. प्रति पंक्ति अक्षरों की संख्या 70 से अधिक नहीं होनी चाहिए।

ईमेल भेजते और प्राप्त करते समय नेटवर्क की सुविधाएँ

तो आपने एक ईमेल भेजा है और आप वास्तव में इस बात को लेकर चिंतित हैं कि यह पहुंचा या नहीं। और अगली बार, अपने मन की शांति के लिए, आप पहले ही रसीद की सूचना के साथ एक पत्र भेज दें। लेकिन सेटिकेट के नियमों के मुताबिक ऐसा निशान अपने पार्टनर के प्रति अनादर और अविश्वास का प्रतीक है। बेहतर होगा कि आप अपना संदेश ईमेल से भेजने के बाद प्राप्तकर्ता को कॉल करें और जांच लें कि आपका पत्र आया या नहीं। अक्सर, पुष्टि के लिए निम्नलिखित शब्दों का उपयोग किया जाता है: मुख्य पत्र के पाठ के बाद, आपके इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर से पहले, वाक्यांश लिखा जाता है: "कृपया उत्तर पत्र द्वारा या नीचे दिए गए टेलीफोन नंबरों पर कॉल करके पत्र की प्राप्ति की पुष्टि करें।"

नेटवर्क नियमों के अनुसार, ईमेल का उत्तर दिया जाना चाहिए। और ई-मेल का जवाब देने का समय दो दिन से अधिक नहीं होना चाहिए। यदि आपको किसी ईमेल का जवाब देने के लिए अधिक समय की आवश्यकता है, तो देरी के कारणों को बताना उचित होगा। क्षतिग्रस्त एन्कोडिंग वाले पत्रों का उत्तर देना आवश्यक है। इस मामले में, स्पष्टीकरण के साथ एक अनुलग्नक संलग्न करना बेहतर है ताकि आपका संवाददाता इसे पढ़ने में सक्षम हो सके। और आपको अनुलग्नक वाले पत्रों का भी जवाब देना होगा: आपको पुष्टि करनी होगी कि अनुलग्नक आ गया है और सामान्य रूप से खोला गया है।

इलेक्ट्रॉनिक संवाद सत्र टेलीफोन शिष्टाचार के नियमों के अनुसार समाप्त होता है: जिसने पहले पत्राचार शुरू किया वह इसे समाप्त करने वाला पहला व्यक्ति होता है।

कृपया ध्यान दें कि यदि आप 7 दिनों के भीतर किसी ईमेल का जवाब नहीं देते हैं, तो यह संचार करने से स्पष्ट इनकार है। इसलिए, यदि आप व्यावसायिक संबंध बनाए रखना चाहते हैं, तो आपको ईमेल भेजने के 2-3 दिन बाद अपने बिजनेस पार्टनर को कॉल करना होगा या दूसरा पत्र भेजना होगा ताकि यह स्पष्ट हो सके कि जानकारी उस तक पहुंची है या नहीं।

याद रखें कि व्यवसाय जगत में आपको हमेशा पत्रों का जवाब देना चाहिए, चाहे वे कागजी हों या इलेक्ट्रॉनिक। अन्यथा, आपको एक गैरजिम्मेदार और तुच्छ व्यक्ति माना जा सकता है, जिसका निश्चित रूप से आपकी व्यावसायिक प्रतिष्ठा पर सबसे अच्छा प्रभाव नहीं पड़ेगा।

"अंतर्राष्ट्रीय शिष्टाचार" पुस्तक का अंश। विभिन्न देशों में व्यावसायिक शिष्टाचार की ख़ासियतें।" यह पुस्तक 2008 में फीनिक्स पब्लिशिंग हाउस, रोस्तोव-डॉन द्वारा प्रकाशन के लिए तैयार की जा रही है।

नेटिकेट – (अंग्रेजी नेट - नेटवर्क + शिष्टाचार - शिष्टाचार) - कंप्यूटर नेटवर्क में व्यवहार के नैतिक नियम। इंटरनेट पर व्यवहार के नियम, दूसरों के जीवन को जटिल बनाने के लिए नहीं बनाए गए हैं। लेखक का नोट

स्माइली, स्माइली (अंग्रेजी: स्माइली) एक भावना को दर्शाने वाला एक विचारधारा है। सेवा प्रतीकों सहित विभिन्न प्रतीकों से मिलकर बना है। इमोटिकॉन इंटरनेट और एसएमएस पर व्यापक हो गया। 1969 में, व्लादिमीर नाबोकोव ने अपने एक साक्षात्कार में उल्लेख किया था कि भावनाओं को ग्राफिक रूप से प्रदर्शित करने के लिए एक विशेष विराम चिह्न बनाना उचित था। हालाँकि, 1982 तक ऐसा नहीं हुआ था कि स्कॉट फाहलमैन दुनिया के पहले व्यक्ति थे जिन्होंने इमोटिकॉन को उस रूप में प्रस्तावित किया था जिस रूप में इसका आज उपयोग किया जाता है। लेखक का नोट.

स्पैम (इंग्लैंड स्पैम) - उन लोगों को सामूहिक रूप से भेजे गए संदेश जिन्होंने उन्हें प्राप्त करने के लिए सहमति नहीं दी है। अवांछित विज्ञापन. लेखक का नोट.

विकिपीडिया - मुफ़्त विश्वकोश, http://ru.wikipedia.org

आईसीक्यू- मिराबिलिस द्वारा विकसित OSCAR प्रोटोकॉल का उपयोग करके त्वरित संदेश नेटवर्क के लिए क्लाइंट प्रोग्राम का नाम। संक्षिप्त नाम "आईसीक्यू" अंग्रेजी वाक्यांश "आई सीक यू" (मैं तुम्हें ढूंढ रहा हूं) के अनुरूप है, रूसी कंप्यूटर स्लैंग में आईसीक्यू को "आईसीक्यू" या "अस्या" कहा जाता है। लेखक का नोट

आधुनिक दुनिया में, व्यावसायिक संपर्क अक्सर व्यावसायिक पत्राचार से शुरू होता है - व्यावसायिक बातचीत का एक लिखित रूप, जिसमें किसी भी अधिकारी द्वारा उसकी ओर से और उसके पद के आधार पर भेजा गया किसी भी प्रकार का पत्राचार (पत्र, संदेश, आदि) शामिल होता है।

एक महत्वपूर्ण पहलू कुछ शिष्टाचार मानकों का अनुपालन है। अन्यथा, स्थापित कनेक्शन टूट सकते हैं और एक ग्राहक या व्यावसायिक भागीदार खो सकता है। अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया व्यावसायिक पत्राचार आपके या कंपनी के बारे में सबसे अनुकूल प्रभाव डालने में योगदान देता है।

अक्षरों के जादू में महारत हासिल करना हर व्यक्ति के लिए महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, नई नौकरी की तलाश करते समय: बायोडाटा संकलित करना और भेजना, परीक्षण कार्य, कवर पत्र, अपने बारे में अतिरिक्त जानकारी, बैठक के समय पर सहमति।

दिलचस्प बात यह है कि व्यावसायिक पत्राचार के जो नियम आज मौजूद हैं, वे लगभग 150 साल पहले इंग्लैंड में विकसित किए गए थे।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

यह तय करने के लिए कि पत्र कैसे लिखा जाए, आपको इसके प्रकारों के बीच अंतर जानना होगा। इससे आपको संदेश के विषय और उसके सही डिज़ाइन पर निर्णय लेने में मदद मिलेगी। इससे आपको एक महत्वपूर्ण प्रतिद्वंद्वी की नज़र में बेवकूफ़ दिखने से बचने में मदद मिलेगी।

डिज़ाइन संरचना के अनुसार हैं:

• संचार पत्र

इसमें इनकार पत्र, दावे, बहाने और स्वीकारोक्ति पत्र शामिल हैं। वह सब कुछ जो एक कर्मचारी अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान उपयोग करता है।

• सहमति पत्र

लेखन का एक महत्वपूर्ण प्रकार. उसके लिए धन्यवाद, बैठक के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है, समझौते बनाए जाते हैं, कार्यों को पूरा करने का समय निर्धारित किया जाता है, और दोनों पक्ष अनुबंध की सही समझ के बारे में आश्वस्त होते हैं।

व्यावसायिक पत्र नियम

जिस तरह से ब्लॉगर स्वयं को अभिव्यक्त करने की अनुमति देते हैं वह आपकी पसंद नहीं है। गलतियों और टाइपो के लिए कोई बहाना नहीं है। आप बचपन से ही भाषा सीखने की कठिनाइयों से खुद को सांत्वना नहीं दे सकते। आपको अपने प्रति जितना संभव हो सके उतना दृढ़ रहने की आवश्यकता है। अन्यथा, यह आपके व्यक्तित्व और शिक्षा की प्रतिकूल तस्वीर पेश करता है।

व्यावसायिक पत्राचार की ख़ासियत यह है कि पेशेवर शब्दों की वर्तनी में त्रुटियाँ चुने हुए क्षेत्र में किसी व्यक्ति की अक्षमता का संकेतक मानी जाती हैं।

बुनियादी नियम:

1. ऐसे शब्दों के प्रयोग से बचें जिनकी सटीक परिभाषा आप नहीं जानते। अंतिम उपाय के रूप में, शब्दकोशों में उनके अर्थ की जाँच करें।
2. विशिष्ट शब्दावली के प्रयोग से बचें. कुछ शब्द वार्ताकार के लिए अपरिचित हो सकते हैं और उसके द्वारा गलत अर्थ निकाले जा सकते हैं। व्यावसायिक पत्राचार शिष्टाचार में ऐसे मामलों में नियमों और संक्षिप्ताक्षरों की व्याख्या प्रदान करना शामिल है।
3. छोटे वाक्यों में लिखें. उपन्यास लिखते समय निर्माणों की लंबाई और फ़्लोरिडनेस उपयुक्त होती है, न कि व्यावसायिक वार्ता के दौरान।
4. सबसे पहले संदेश को पत्र के मुख्य भाग में नहीं, बल्कि अपने कंप्यूटर या ऑनलाइन संपादक पर किसी दस्तावेज़ में टाइप करें। एक सकारात्मक पहलू पाठ की स्वचालित वर्तनी और विराम चिह्न जांच है। यह पत्र को गलती से प्राप्तकर्ता को समय से पहले भेजे जाने या ब्राउज़र बंद होने या इंटरनेट खो जाने के कारण खो जाने से भी बचाता है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में काम करते समय, निश्चित अंतराल पर सामग्री की ऑटोसेविंग का उपयोग करें।
5. आपको अपने फ़ोन या टैबलेट पर कोई संदेश टाइप करने से बचना चाहिए. अनुचित स्वत: सुधार का जोखिम है।
6. भेजने से पहले, त्रुटियों और पाठ की एकरूपता की जाँच करें। एक घंटे के बाद टाइप किए गए पाठ को दोबारा जांचने, अस्थायी रूप से अन्य चीजों पर स्विच करने और इसे लिखने के बारे में भूलने की सिफारिश की जाती है। इससे आपको सभी अशुद्धियों को देखते हुए पाठ को एक अलग दृष्टिकोण से देखने में मदद मिलेगी।

व्यावसायिक पत्र का प्रारूपण

पत्राचार तैयार करते और संचालित करते समय विवरण पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता होती है। यह आपके प्रतिद्वंद्वी के प्रति सम्मान भी दर्शाता है और आपको उस समय को बचाने की अनुमति देता है जो सामग्री को फिर से तैयार करने में खर्च किया जा सकता है।

निम्नलिखित पहलुओं की उपेक्षा नहीं की जानी चाहिए:

• पत्र की विषय पंक्ति को सही ढंग से भरना

यदि यह पहला संदेश है, तो शीर्षक उज्ज्वल हो सकता है। हालाँकि, यदि प्रतिद्वंद्वी के साथ संचार पहले से मौजूद है, तो पत्र का विषय संक्षेप में और संक्षिप्त रूप से बताया जाना चाहिए। ये संचार की मूल बातें हैं। वे आपको थोड़ी देर बाद संदेश ढूंढने में मदद करते हैं ताकि प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों के लिए दोबारा पढ़ना आसान हो जाए।

• उद्धरण

आपके द्वारा भेजे गए संदेश में ऐसे प्रश्न हो सकते हैं जिनका आपको उत्तर देना होगा। प्रत्येक को अलग-अलग उद्धृत करके उनका उत्तर देना समझ में आता है। कई अग्रेषणों के साथ एक पत्र भेजते समय, नंबरिंग का उपयोग करना और पाठ को पैराग्राफ में तोड़ना उचित है। इस तरह वार्ताकार को यह स्पष्ट हो जाएगा कि आप किस प्रश्न का उत्तर दे रहे हैं।

अत्यधिक उद्धरण श्रृंखलाएं संचार में अराजकता की भावना पैदा करती हैं। हालाँकि, यदि पहले भेजे गए संदेशों पर वापस लौटने या वार्ताकार को कुछ याद दिलाने की आवश्यकता है, तो यह करने योग्य है। खासकर, जब बजट, सर्विस पैकेज, समय की बात आती है।

• प्राप्त सभी सूचनाओं को ध्यान में रखें

पत्र लिखते समय, आपको अपने या अपने वार्ताकार द्वारा संलग्न किए गए सभी दस्तावेजों पर संक्षेप में टिप्पणी करनी चाहिए। इस तरह प्राप्तकर्ता को यह तुरंत स्पष्ट हो जाएगा कि फाइलों की कौन सी सामग्री उसका इंतजार कर रही है।

• आपका स्वयं का हस्ताक्षर एक व्यवसाय कार्ड का एक उदाहरण है

व्यावसायिक पत्राचार के लिए हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। इसे स्वचालित बनाया जा सकता है, फिर यह भेजे गए हर पत्र में मौजूद रहेगा. सूचनात्मक हस्ताक्षर कैसे बनाएं? अपना पहला और अंतिम नाम, वर्तमान स्थिति, कार्य संपर्क और कंपनी लोगो का उपयोग करें।

उदाहरण के लिए: "सम्मान के साथ, इवान इवानोव, आपका प्रोजेक्ट मैनेजर, फ़ोन नंबर या कोई अन्य संदेशवाहक।" या "सादर, इवान इवानोव..."।

हस्ताक्षर आकर्षक और रचनात्मक भी हो सकता है, जो कंपनी या उद्देश्य के साथ एक विशेष संबंध का संकेत देता है। उदाहरण के लिए, किसी पुस्तक उद्योग नेटवर्क के कर्मचारी मौजूदा नए उत्पादों का नाम डालते समय "मैं अभी पढ़ रहा हूं..." वाक्यांश का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन ऐसी चीजों को अपने वरिष्ठों के साथ समन्वयित करना बेहतर है।

• डाक का पता

व्यावसायिक पत्राचार के नियमों के अनुसार डाक पता प्रदर्शित करना आवश्यक है। यदि वह विशुद्ध रूप से कार्यकर्ता होता तो बेहतर होता। कंपनी का नाम, पद, पहला या अंतिम नाम वहां प्रदर्शित किया जा सकता है, लेकिन जन्म का वर्ष या चंचल उपनाम/शब्द नहीं। यदि आप गतिविधियों या पदों को बदलने पर भी इसे छोड़ने की योजना बना रहे हैं तो पते के सही नाम के बारे में कई वर्षों तक सोचना बेहतर है।

• फ़ॉन्ट और रिक्ति

दस्तावेज़ीकरण में, सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला फ़ॉन्ट टाइम्स न्यू रोमन है, तालिकाओं के लिए आकार 12 या पाठ के लिए 14। 1.5-2 अंतराल. ये अनकही मूल बातें हैं.

व्यावसायिक संचार शैली

व्यावसायिक पत्राचार में एक नाजुक संतुलन कार्य शामिल होता है। यहां मैत्रीपूर्ण संचार अनुचित है, लेकिन सशक्त रूप से कठोर संचार भी उचित नहीं है।

संचार की विशेषताएं:

• डिज़ाइन की गंभीरता

छोटे शब्द और कठबोली अभिव्यक्तियाँ अनुपयुक्त होंगी।

• इमोटिकॉन्स का उपयोग करना

इमोटिकॉन्स का उपयोग सावधानी से करें या उनसे बचें। पहला संपर्क सैद्धांतिक रूप से उनकी उपस्थिति की अनुमति नहीं देता है। भविष्य में, कोष्ठक मौजूद हो सकते हैं, लेकिन केवल सकारात्मक, मध्यम मात्रा में। संचार की इस शैली में अच्छाई और हास्य अस्वीकार्य है। यदि आप अपने वार्ताकार के अधीन हैं तो यह फॉर्म अस्वीकार्य है।

• नाम और संरक्षक नाम से अभिवादन

व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के नियम वार्ताकार के प्रति सम्मानजनक रवैया, उसके व्यक्ति में ध्यान और रुचि दर्शाते हैं। इससे प्रतिद्वंद्वी की रुचि आपमें बढ़ जाती है और उसके उदार होने की संभावना बढ़ जाती है। यह सलाह दी जाती है कि आप जिस व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं उसका नाम और पते के लिए उसकी प्राथमिकताएं पहले से जान लें।

• दो दिन के अंदर जवाब दें

कुछ व्यावसायिक दिनों के भीतर संदेश का उत्तर भेजना सही है। अन्यथा इसे अपमानजनक माना जाता है. यदि पत्र सप्ताहांत या छुट्टी से पहले भेजा गया था, तो अत्यावश्यक न होने पर आपको इसका उत्तर देने की आवश्यकता नहीं है। अन्यथा, आपको अपने वार्ताकार को आपकी प्रतिक्रिया की अस्थायी अनुपस्थिति के बारे में चेतावनी देनी होगी या पत्र की सामग्री के बारे में संक्षेप में सदस्यता समाप्त करनी होगी।

• घुसपैठ का अभाव

किसी चीज़ के बारे में लगातार पूछना, पुष्टि माँगना आपको ख़राब रूप में दिखाएगा। यदि वार्ताकार से पुष्टि की आवश्यकता है, तो आप उसे तीन दिनों में जवाब देने की आवश्यकता की याद दिला सकते हैं। यदि मामला अत्यावश्यक है, तो बेहतर होगा कि आप शुरुआत में अपने पहले संदेश में इसका उल्लेख करें।

• दर्पण नियम

व्यावसायिक पत्राचार शिष्टाचार अक्सर आपको अपने प्रतिद्वंद्वी को उसी तरह संबोधित करने की अनुमति देता है जैसे वह करता है। इससे समान स्तर पर आपसी समझ और संचार की संभावना बढ़ जाती है। इस बात पर नज़र रखें कि आपका वार्ताकार किन शब्दों, संचार की शैली और पते का उपयोग करता है।

• छुट्टियों की शुभकामनाएं

यदि संचार आधिकारिक छुट्टियों के आसपास या उसके दौरान होता है, तो वार्ताकार को बधाई देना उचित है। ये व्यावसायिक पत्राचार के नियम हैं। यह जानना भी उपयोगी है कि आपके प्रतिद्वंद्वी का जन्मदिन कब है।

• कृतज्ञता

प्रारंभिक विनम्रता किसी बधाई, निमंत्रण या स्पष्टीकरण के जवाब में कृतज्ञता के शब्द होंगे।

उपरोक्त सभी विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, अपने वार्ताकार के साथ संपर्क स्थापित करना और अपने बारे में अनुकूल राय बनाना मुश्किल नहीं होगा।

व्यवसाय लेखन नियमों का महत्व

वास्तव में, भेजा गया कोई भी पत्र एक व्यवसाय कार्ड है, जो हमारी चुनी हुई व्यावसायिक स्थिति का प्रतिबिंब है। ताकि वह सभ्य दिखे, सम्मान और विश्वास को प्रेरित करे, और बातचीत के साथ-साथ समस्याओं को सुलझाने में आराम और दक्षता आए, अच्छे शिष्टाचार के नियमों का ज्ञान और उनका निरंतर पालन सफलता की एक अटल गारंटी है।

किसी भी पत्राचार के संबंध में, इंटरनेट पर या पत्रों में, वही सख्त मानक लागू होते हैं जो फोन या व्यक्तिगत बातचीत द्वारा संचार करते समय लागू होते हैं। वे सिद्धांत जिन पर अंतःक्रिया निर्मित होती है:

• दूसरे व्यक्ति के व्यक्तित्व और व्यावसायिक स्थिति के लिए विरोधियों के बीच पारस्परिक सम्मान;
• प्रतिद्वंद्वी के व्यावसायिक हितों पर ध्यान;
• गोपनीयता बनाए रखना;
• महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने में समय की पाबंदी.

व्यावसायिक पत्राचार आवश्यक है क्योंकि:

• पत्र भेजते समय कोई उत्तर नहीं मिलता, भले ही वह निहित हो;
• पत्र अनावश्यक जानकारी के प्रवाह में खो जाते हैं और कर्मचारी लगातार एक-दूसरे को फोन करके अपना मेल जांचने के लिए कहते रहते हैं;
• ईमेल पढ़ने के बाद यह पूरी तरह से स्पष्ट नहीं है कि आपसे क्या चाहिए;
• संदेशों में विवरणों की अधिकता और सूचनाओं की अव्यवस्था के कारण विचार भ्रमित हो जाते हैं और एक जटिल मुद्दा कभी हल नहीं हो पाता है।

यदि आप व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के लिए सामान्य नियम लागू करते हैं तो आप बहुत सारा खाली समय बचा सकते हैं। इससे उपरोक्त समस्याओं से बचने में मदद मिलेगी।

जब हम किसी मित्र या रिश्तेदार को पत्र लिखते हैं, तो हम गलतियों और विराम चिह्नों को अनदेखा कर सकते हैं, शब्दों को अपनी इच्छानुसार संक्षिप्त कर सकते हैं और अपशब्दों का उपयोग कर सकते हैं। मुख्य बात यह स्पष्ट करना है कि हम किस बारे में बात कर रहे हैं। लेकिन अगर हम किसी अजनबी या अपरिचित व्यक्ति को पत्र लिखते हैं और उससे उत्तर पाना चाहते हैं तो हमें कुछ नियमों को ध्यान में रखना चाहिए।

संचार के नियम

1. हमेशा पत्र का विषय बताएं।

"विषय" फ़ील्ड को किसी भी स्थिति में भरा जाना चाहिए और यह अत्यधिक वांछनीय है कि यह संदेश की सामग्री से मेल खाता हो।

उदाहरण के लिए, यदि आप 5 मार्च को परामर्श के लिए अपॉइंटमेंट लेना चाहते हैं, तो लिखें: "परामर्श के लिए साइन अप करें (03/05)।"

2. किसी पत्र का उत्तर देते समय, अपना पत्राचार इतिहास सहेजें।

जब आपको किसी से पत्र मिलता है, तो आप उसका उत्तर तीन तरीकों से दे सकते हैं:

1. प्रेषक का पता कॉपी करें और उसे एक नया पत्र लिखें।
2. संदेश के नीचे विशेष उत्तर फ़ील्ड पर क्लिक करें।
3. "उत्तर" बटन का प्रयोग करें.

व्यावसायिक पत्राचार के लिए आपको तीसरे तरीके से उत्तर देना चाहिए, अर्थात "उत्तर" बटन पर क्लिक करें। एक नया ईमेल खुलेगा, जो आपको प्राप्त ईमेल को दोहराएगा। विषय वही है, केवल उपसर्ग "रे:" के साथ, मूल पाठ पूरी तरह से उद्धृत किया गया है।

यह मानक प्रतिक्रिया प्रपत्र है और आपको इसमें कुछ भी बदलाव नहीं करना चाहिए। आपका उत्तर उद्धृत पाठ से पहले मुद्रित होना चाहिए। ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि बातचीत में भाग लेने वाला प्रत्येक व्यक्ति यह याद रख सके कि किसी भी समय क्या चर्चा हुई थी।

3. हमेशा नमस्ते कहें और अपने वार्ताकार को "आप" कहकर संबोधित करें।

किसी भी संदेश की शुरुआत शुभकामना से होनी चाहिए। और यह व्यक्तिगत हो तो बेहतर है. यदि उपयुक्त हो, तो वार्ताकार को नाम से बुलाएं, अन्यथा - प्रथम नाम और संरक्षक नाम से।

पत्र को निम्नलिखित निर्माण के साथ समाप्त करने की सलाह दी जाती है: ईमानदारी से, ... (प्रथम नाम/उपनाम या प्रथम नाम/संरक्षक)।

उदाहरण के लिए: नमस्ते, एलेक्सी पेत्रोविच। कृपया इवान मिखाइलोविच को अनुबंध भेजें। सादर, इल्या क्रिवोशेव

4. यथाशीघ्र उत्तर दें.

आप जितनी जल्दी किसी संदेश का जवाब देंगे, उतना बेहतर होगा। आदर्श रूप से कुछ घंटों के भीतर। लेकिन यह कुछ ही दिनों में भी संभव है. आप जवाब देने के लिए जितनी देर प्रतीक्षा करेंगे, आपकी प्रतिष्ठा पर उतना ही बुरा प्रभाव पड़ेगा।

जहां तक ​​संदेश के पाठ की बात है तो इसे लिखते समय आपको कुछ नियमों का भी पालन करना चाहिए।

विशेष रूप से लिखें, लेकिन विस्तार से

दूसरे व्यक्ति को यह अनुमान न लगाने दें कि आपका क्या मतलब है। यदि समस्या स्पष्ट नहीं है, तो इसका यथासंभव विस्तार से वर्णन करें: आपको जो परिणाम मिला है वह आपको कैसे मिला, आप वास्तव में क्या हासिल करना चाहते हैं और आपके वार्ताकार से क्या अपेक्षित है।

लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको सभी विवरण बहुत विस्तार से बताने होंगे। अनावश्यक को छोड़ें - दूसरे व्यक्ति के समय को महत्व दें।

संक्षेप में और मुद्दे तक लिखने का प्रयास करें

उदाहरण के लिए, यह बात करने की कोई ज़रूरत नहीं है कि आपकी पत्नी, सास और अन्य रिश्तेदार कैसे हैं।

जहां तक ​​आकार का सवाल है, आदर्श रूप से एक "स्क्रीन" (कोई स्क्रॉलिंग नहीं)। अधिकतम - टेक्स्ट का आकार जो A4 शीट पर फिट बैठता है।

सामान्य ज्ञान और सामान्य शालीनता का प्रयोग करें

विनम्र रहें, चौकस रहें, आपके पत्रों और समय के लिए धन्यवाद।

क्या बिलकुल नहीं करना चाहिए

1. विराम चिह्नों का दुरुपयोग.

एक विस्मयादिबोधक या प्रश्न चिह्न ही काफी है। उनकी नकल नहीं होनी चाहिए. इसके अलावा, दीर्घवृत्त का अति प्रयोग न करें।

"खराब" पत्र का एक उदाहरण:

2. विभिन्न फ़ॉन्ट, अक्षर आकार और रंगों का उपयोग करें।

मेल साइटें और प्रोग्राम आपको इन सेटिंग्स को बदलने की अनुमति देते हैं। आप एक असामान्य फ़ॉन्ट चुन सकते हैं, अक्षरों को बड़ा या छोटा कर सकते हैं, या टेक्स्ट को विभिन्न रंगों में रंग सकते हैं। लेकिन व्यावसायिक पत्राचार में यह अनुचित है!

बेहतर होगा कि कुछ भी न बदला जाए और सब कुछ वैसे ही छोड़ दिया जाए जैसा वह डिफ़ॉल्ट रूप से है। एकमात्र चीज़ जो स्वीकार्य है वह है कुछ शब्दों को बोल्ड या इटैलिक में हाइलाइट करना। लेकिन केवल यदि आवश्यक हो!

"खराब" पत्र का एक उदाहरण:

3. स्माइली चित्र डालें.

खुश और उदास चेहरों, फूलों और दिलों को व्यक्तिगत पत्राचार के लिए छोड़ दें। व्यावसायिक पत्रों में इमोटिकॉन्स का उपयोग न करना बेहतर है - न तो पाठ और न ही चित्र।

"खराब" पत्र का एक उदाहरण:

4. टेक्स्ट को बड़े अक्षरों में प्रिंट करें.

इंटरनेट पर बड़े अक्षरों में टेक्स्ट टाइप करना बुरा शिष्टाचार माना जाता है। यह व्यावसायिक और व्यक्तिगत पत्राचार, साथ ही सामाजिक नेटवर्क, स्काइप, मंचों और अन्य स्थानों पर संचार दोनों पर लागू होता है। इसके अलावा, यह संपूर्ण पाठ और व्यक्तिगत शब्दों दोनों पर लागू होता है।

कैप्स लॉक कीबोर्ड कुंजी बड़े अक्षरों के लिए जिम्मेदार है। यानी, यदि आपके सभी पत्र बड़े अक्षरों में टाइप किए गए हैं, तो आपको बस इसे एक बार दबाकर छोड़ना होगा।

इसके अलावा, पत्र के "विषय" को बड़े अक्षरों में न छापें - यह अनादर की पराकाष्ठा है!

टिप्पणी: अलग-अलग शब्दों और पूरे पाठ को बड़े अक्षरों में टाइप करना चिल्लाने जैसा लगता है। और चीखना आक्रामकता है, जो सांस्कृतिक पत्राचार से परे है।

यदि आपको वास्तव में पाठ में किसी चीज़ को उजागर करने की आवश्यकता है, तो इसे बोल्ड या इटैलिक का उपयोग करके करना बेहतर है।

और पत्र की विषय पंक्ति में अधीरता व्यक्त करने वाले शब्दों "अत्यावश्यक", "महत्वपूर्ण" और अन्य शब्दों से बचना भी बहुत उचित है।

साक्षरता

आपको इस मामले में ज्यादा सख्त नहीं होना चाहिए, बल्कि अपने पत्रों में सही ढंग से लिखने का प्रयास करना चाहिए। कुछ सरल युक्तियाँ:

• प्रत्येक वाक्य बड़े अक्षर से शुरू होना चाहिए। इसे टाइप करने के लिए Shift कुंजी दबाए रखें।
• प्रत्येक वाक्य के अंत में एक अवधि अवश्य होनी चाहिए। रूसी कीबोर्ड लेआउट में, यह दाईं ओर निचली पंक्ति में (Shift से पहले) स्थित होता है।
• अल्पविराम टाइप करने के लिए, Shift दबाकर रखें और अवधि कुंजी दबाएँ।
• अल्पविराम या पूर्णविराम से पहले रिक्त स्थान न रखें। उनके बाद एक जगह होनी चाहिए.

और उन लोगों के लिए एक और सलाह जो कम से कम वर्ड टेक्स्ट एडिटर (लेखक) का उपयोग करना जानते हैं। सबसे पहले इस प्रोग्राम में लेटर टाइप करें। यह त्रुटियों को एक लाल रेखा के साथ उजागर करेगा और ऐसे शब्द पर राइट-क्लिक करके आप इसे ठीक कर सकते हैं।

तैयार टेक्स्ट को कॉपी करें और अक्षर फ़ील्ड में पेस्ट करें। लेकिन डालने से पहले आपको फ़ॉर्मेटिंग को अक्षम कर देना चाहिए ताकि इसे वर्ड (राइटर) से फ़ॉर्मेट किए बिना जोड़ा जा सके।

mail.ru मेल में, ऐसा करने के लिए, आपको शीर्ष पर "डिज़ाइन हटाएं" पर क्लिक करना होगा।

Yandex.Mail में - दाईं ओर "डिज़ाइन अक्षम करें" बटन।

चिपकाने के बाद, उपस्थिति को वापस चालू किया जा सकता है।