इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान कैसे किया जाता है. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर कैसे स्विच करें? इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की आवश्यकता किसे है

यदि कोई कंपनी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने का निर्णय लेती है तो उसे क्या करना चाहिए? क्रियाओं का एल्गोरिदम क्या है, कहां से शुरू करें?

सबसे पहली बात यह सोचना है कि कंपनी क्या परिणाम प्राप्त करना चाहती है। वर्तमान में कार्य के दो क्षेत्र हैं। यह B2G दस्तावेज़ प्रवाह है, अर्थात उद्यमों और सरकारी एजेंसियों के बीच। और B2B, यानी उद्यमों के बीच कागजात का आदान-प्रदान। जहां तक ​​बी2जी का सवाल है, हम किसी दिए गए उद्यम के लिए उसकी गतिविधियों की बारीकियों के आधार पर आवश्यक सरकारी एजेंसियों से जुड़ने के बारे में बात कर रहे हैं। हमारी सभी कंपनियाँ कर कार्यालय को रिपोर्ट करती हैं।

फिर सब कुछ गतिविधि के क्षेत्र पर निर्भर करता है - उदाहरण के लिए, एक कंपनी मादक पेय पदार्थों में व्यापार करती है, दूसरी, उत्पादन के दौरान किसी न किसी तरह से पर्यावरण पर प्रभाव डालती है, तीसरी कंपनी बीमा सेवाओं, प्रतिभूति बाजार आदि से संबंधित है। . हमें यह देखने की जरूरत है कि अन्य अधिकारियों को क्या रिपोर्टिंग की आवश्यकता है। एक बार जिन विभागों को हम रिपोर्ट करने जा रहे हैं उनकी सूची निर्धारित हो जाने के बाद, हमें यह देखना होगा कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर क्या प्रस्ताव दे सकता है। इसके आधार पर कंपनी उचित टैरिफ प्लान का चयन करती है। इसके बाद, एक समझौता संपन्न होता है, आवश्यक संख्या में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर तैयार किए जाते हैं, आवश्यक सॉफ़्टवेयर स्थापित किया जाता है, और इस सॉफ़्टवेयर के साथ कैसे काम करना है यह सिखाने के लिए सेमिनार आयोजित किए जाते हैं। इसमें बस इतना ही है - सरकारी एजेंसियों के साथ दस्तावेज़ प्रवाह होता है।

- हमें B2B के बारे में और बताएं?

जैसा कि मैंने कहा, यह दूसरे प्रकार का डिजिटल दस्तावेज़ विनिमय है। यह व्यावसायिक संस्थाओं के बीच आयोजित किया जाता है। यह सब विशिष्ट उद्यम पर निर्भर करता है। दस्तावेज़ भेजना शुरू करने का कोई सामान्य नुस्खा नहीं है। ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब कोई उद्यम जीवित रहने के लिए अपने समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने के लिए बाध्य होता है।

1 जनवरी 2014 से नए मानदंड के लागू होने के संबंध में, बिना किसी अपवाद के सभी डिजिटल हस्ताक्षर उपयोगकर्ताओं को प्रमुख प्रमाणपत्रों को बदलने के लिए प्रमाणन केंद्र से संपर्क करना होगा। अभी के लिए, वैध प्रमाणपत्र के साथ हस्ताक्षरित सभी आभासी कागजात को योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित दस्तावेजों के रूप में मान्यता दी जाती है।

उदाहरण के लिए: बड़ी खुदरा श्रृंखलाओं में से एक ने हाल ही में अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ विशेष रूप से डिजिटल कागजात का आदान-प्रदान करना शुरू किया है। इस प्रकार, इस नेटवर्क पर अपने उत्पादों की आपूर्ति करने के लिए, किसान को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करना होगा।

ईडीआई के लाभ

क्या छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए ईडीआई पर स्विच करने से कोई लाभ है? ऐसा लगता है कि अब तक डिजिटल केवल बड़े संगठनों को ही वास्तविक लाभ पहुंचा सकता है।

छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह पर स्विच करना अब कोई बड़ा काम नहीं है। लेकिन आप इसे करीब से देख सकते हैं, इसे "महसूस" कर सकते हैं। दस्तावेज़ प्रवाह की गति - यह एक फायदा होगा. लेकिन ईडीआई का उपयोग केवल प्रतिपक्षों के साथ संबंधों के बारे में नहीं है। इसमें सरकारी एजेंसियों के साथ संबंध शामिल हैं, और यहां व्यवसायी स्थानांतरित होने के लिए मजबूर होंगे, कोई विकल्प नहीं है।

एक और बहुत महत्वपूर्ण बात जो छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों को याद रखनी चाहिए वह यह है कि ट्रेडिंग प्लेटफॉर्म पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करना उनके व्यवसाय का विस्तार करने का एक तरीका है। 2014-2015 तक, 15 प्रतिशत सरकारी ऑर्डर छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के बीच देने होंगे। सरकारी आदेशों को पूरा करने के लिए इन कंपनियों को आकर्षित करने के लिए अब गंभीरता से काम चल रहा है। और यह आपके व्यवसाय का विस्तार करने का एक वास्तविक मौका है। गारंटीकृत भुगतान के साथ 100-200 हजार रूबल का अनुबंध प्राप्त करने से कौन इनकार करेगा?

क्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाओं के लिए भुगतान करते समय छोटी कंपनियों के लिए कोई लाभ है? आख़िरकार, कई संगठन उच्च टैरिफ के डर से ईडीआई पर स्विच नहीं करते हैं।

मैंने आज सेमिनार में एक उदाहरण दिया: 995 रूबल - सरकारी एजेंसियों के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सेवाओं की एक पूरी श्रृंखला। यदि आप वर्ष में कई बार उस प्राधिकरण में सार्वजनिक परिवहन पर मास्को के आसपास यात्रा की लागत की गणना करते हैं जहां आपको दस्तावेज़ जमा करने की आवश्यकता होती है, और दोनों दिशाओं में भी, तो खर्च की राशि मेरे द्वारा घोषित लागत के बहुत करीब होगी।

यदि कोई अकाउंटेंट कंप्यूटर फ्रेंडली नहीं है तो क्या गलती होना संभव है? सामान्य तौर पर, ऐसे कार्यक्रमों के साथ काम करना कितना मुश्किल है?

इसमें प्रारूप और तार्किक नियंत्रण के तत्व हैं। यदि दस्तावेज़ बनाते समय कोई दुर्भावनापूर्ण इरादा नहीं है, तो इसे चूकना लगभग असंभव है। खैर, अगर कुछ जानबूझकर किया जाता है या उपयोगकर्ता असावधान है, तो कोई भी कार्यक्रम बीमाकृत नहीं है कि कोई व्यक्ति 1000 के बजाय 1,000,000 दर्ज करेगा।

अंगुली का हस्ताक्षर

आपकी राय में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन अभी तक व्यापक क्यों नहीं हुआ है? कंपनियों को किस बात से डर लगता है?

क्या यह सचमुच डरावना है? आइए देखें, हमारे 63वें [04/06/2011 के संघीय कानून संख्या 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" - लगभग। ईडी.] कानून तीन प्रकार के डिजिटल हस्ताक्षर की अवधारणा तैयार करता है। यह सरल है, वास्तव में यह लॉगिन और पासवर्ड का एक संयोजन है। क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा का उपयोग करके एक हस्ताक्षर को मजबूत किया जाता है। और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर योग्य है, जो एक मान्यता प्राप्त प्रमाणन केंद्र द्वारा जारी किया गया है। हमारे देश में 90 प्रतिशत लोग लॉगिन और पासवर्ड का उपयोग करते हैं। या तो एटीएम पर, या सोशल नेटवर्क पर, या ईमेल में। यानी हम कह सकते हैं कि लगभग हर कोई साधारण हस्ताक्षर का उपयोग करता है।

आज उपयोग की जाने वाली इतनी संख्या में डिजिटल हस्ताक्षर न तो प्रमाणन केंद्रों के लिए, न ही सूचना प्रणाली के लिए, न ही उपयोगकर्ताओं के लिए असुविधाजनक हैं। मुझे उम्मीद है कि 2014-2015 के दौरान हमारे बीच एकरूपता होगी और हस्ताक्षरों की संख्या कम हो जायेगी.

जहाँ तक योग्य हस्ताक्षर की बात है, इसका उपयोग अभी भी कुछ स्थानों पर किया जाता है। लेकिन इसका उपयोग, उदाहरण के लिए, पोर्टल पर किया जाता है। और यह जितनी अधिक सेवाएँ प्रदान कर सकेगा, उतने ही अधिक लोग इस हस्ताक्षर का उपयोग करेंगे। इसका उपयोग लोगों के डर से उतना सीमित नहीं है जितना उन संसाधनों की कमी से है जिन पर इसका उपयोग किया जा सकता है।

कॉर्पोरेट क्षेत्र के साथ सब कुछ और भी सरल है। अब लगभग आधे उद्यम इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं, और वे सभी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ कार्यान्वित होते हैं। और ये कंपनियाँ उन्हीं लोगों को नियुक्त करती हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने से डरते हैं। इसलिए यह डर हकीकत से ज्यादा मिथक जैसा है।

- क्या हमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के क्षेत्र में कानून में किसी महत्वपूर्ण बदलाव की उम्मीद करनी चाहिए?

आख़िरकार, कई लोग अब इस क्षेत्र में कानूनी क्षेत्र की अपूर्णता के बारे में बात कर रहे हैं... मैं इसे अपूर्णता नहीं कहूंगा, यह कानून विकसित करने की एक सामान्य प्रक्रिया है। वास्तव में, रूस में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का सक्रिय उपयोग पांच वर्षों तक अच्छा है। स्वाभाविक रूप से, प्रौद्योगिकी के विकास को ध्यान में रखते हुए, इतनी अवधि में एक अच्छी तरह से स्थापित नियामक ढांचा बनाना असंभव है। वर्तमान में विधायी विकास की एक व्यवस्थित प्रक्रिया चल रही है। प्रतीक्षा करने लायक क्या है: यह इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर 63वें कानून के लागू होने और पहले कानून का निरसन है [जनवरी 10, 2002 का संघीय कानून संख्या 1-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर"। यह मानदंड इस वर्ष 1 जुलाई से अमान्य हो गया है - लगभग। ईडी।]। वैसे, कानून काफी पर्याप्त और सक्षम है। इसमें कोई स्पष्ट अंतराल नहीं हैं। यह काफी संरचित है. हमें उम्मीद है कि इसके आने से डिजिटल हस्ताक्षर के प्रकारों की संख्या में कमी आएगी। अब कई सरकारी एजेंसियां ​​और सूचना प्रणालियां इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए अपनी आवश्यकताएं सामने रखती हैं, जो हमेशा कानून के अनुरूप नहीं होती हैं।

इतनी संख्या में डिजिटल हस्ताक्षरों की उपस्थिति न तो प्रमाणन केंद्रों के लिए, न ही सूचना प्रणाली के लिए, न ही उपयोगकर्ताओं के लिए असुविधाजनक है। कल्पना करें कि आपके किचेन पर पांच हस्ताक्षर लटके हुए हैं, लेकिन आपको यह याद रखना चाहिए कि एक कर कार्यालय के लिए है, दूसरा ट्रेडिंग प्लेटफॉर्म के लिए है, तीसरा रोसरेस्टर के लिए है, इत्यादि। मुझे उम्मीद है कि 2014-2015 के दौरान हमारे बीच एकरूपता होगी और हस्ताक्षरों की संख्या कम हो जायेगी.

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह - यह कैसे काम करता है? इलेक्ट्रॉनिक रूप से किन दस्तावेजों का आदान-प्रदान किया जा सकता है, इलेक्ट्रॉनिक संपर्क स्थापित करने के लिए प्रतिपक्ष के साथ समझौता कैसे किया जाए और नियमों में क्या शामिल किया जाना चाहिए? इस पर हमारी सामग्री में चर्चा की जाएगी।

किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण तत्व एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए दस्तावेज़ को कानूनी रूप से महत्वपूर्ण बल देने के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के दोनों पक्षों को इसे 3 महत्वपूर्ण गुण प्रदान करने होंगे। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ अवश्य होना चाहिए:

• आवश्यक विवरण रखें.
• अनुमोदित प्रारूप का अनुपालन करें.
• जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित.

यदि आपने और आपके प्रतिपक्ष ने अपने उद्यमों में स्थापित प्रारूपों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के निर्माण का आयोजन किया है, तो तकनीकी रूप से उनके साथ आपकी इलेक्ट्रॉनिक बातचीत सुनिश्चित करना आवश्यक है। इसे कैसे करना है?

दो अलग-अलग प्रणालियों के लिए पारस्परिक रूप से और प्रभावी ढंग से दस्तावेजों का आदान-प्रदान करने के लिए, विशेष नियमों में दस्तावेज़ प्रवाह की सभी बारीकियों को निर्दिष्ट करना आवश्यक है।

सबसे पहले, आपको यह पता लगाने की आवश्यकता है कि कौन से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, और कौन से एक मजबूत इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ। कानूनी रूप से अनुमत प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर चित्र में दिखाए गए हैं।

समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह में महत्व और गोपनीयता की अलग-अलग डिग्री के दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, सबसे कठोर आवश्यकताएं इलेक्ट्रॉनिक चालान पर लागू होती हैं: उन्हें विशेष रूप से यूकेईपी द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए और ईडीआई ऑपरेटर के माध्यम से भेजा जाना चाहिए (रूस के वित्त मंत्रालय का आदेश दिनांक 10 नवंबर, 2015 संख्या 174एन)। और कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ों के लिए यूकेईपी का उपयोग अनिवार्य नहीं है। इसलिए, कंपनी स्वयं निर्णय लेती है कि इस या उस आंतरिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए किस हस्ताक्षर का उपयोग किया जाएगा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर विनियमों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया स्थापित करना और उन जिम्मेदार व्यक्तियों के सर्कल की रूपरेखा तैयार करना आवश्यक है जिनके पास उन पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

प्रतिपक्षों के साथ सभी नियामक मुद्दों को हल करने के बाद, आपको एक ईडीएफ ऑपरेटर का चयन करना होगा जिसके माध्यम से आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान करेंगे और उनके साथ एक समझौता समाप्त करेंगे। इसके अलावा, आपको अन्य समस्याओं को हल करने की आवश्यकता होगी:

• प्राप्त और भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का एक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह व्यवस्थित करें।
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन के संबंध में लेखांकन नीति में कुछ परिवर्धन करें।
• जिम्मेदार व्यक्तियों को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रदान करें।
• सिस्टम के प्रभावी संचालन के लिए आवश्यक अन्य संगठनात्मक और तकनीकी मुद्दों को हल करें।

स्कैन की गई छवियों के रूप में दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान: यह कैसे और कब संभव है?

प्रतिपक्षों के बीच उनकी स्कैन की गई छवियों के रूप में दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान कंपनियों में लंबे समय से किया जाता रहा है - विभिन्न इंटरनेट डाक सेवाओं के आगमन के बाद से। ऐसा करने के लिए, आपको किसी विशेष कार्यक्रम या ईडीएफ ऑपरेटरों से कनेक्शन की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, दस्तावेज़ विनिमय की इस पद्धति का उपयोग करने में आसानी के कई महत्वपूर्ण नुकसान हैं:

• सूचना सुरक्षा की गारंटी सुनिश्चित करने में असमर्थता।
• एक कागजी दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक स्कैन की गई छवि में बदलने के लिए समय और श्रम संसाधनों का महत्वपूर्ण व्यय।
• दस्तावेज़ की बाद की छपाई की आवश्यकता।
• सहमत दस्तावेज़ों का त्वरित आदान-प्रदान करने में असमर्थता।
• अन्य नुकसान (दस्तावेज़ को ट्रैक करने की क्षमता की कमी, कंपनी में पदानुक्रम द्वारा अनुमोदन में देरी, आदि)।

इससे संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान की इस पद्धति के अनुप्रयोग का दायरा कम हो गया है। स्कैन की गई छवियों का आदान-प्रदान मुख्य रूप से उन प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए किया जाता है जो कंपनी के लिए कानूनी रूप से महत्वपूर्ण नहीं हैं। और उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रतिपक्ष को केवल बातचीत में तेजी लाने (अनुबंध की शर्तों को पूरा करने या वर्तमान व्यावसायिक समस्याओं को हल करने) के लिए भेजा जाता है। वहीं, मूल कागज मेल या कूरियर सेवा द्वारा भेजा जाता है।

आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से जुड़ने के लिए एप्लिकेशन की आवश्यकता कब होती है?

कभी-कभी, हितधारकों के साथ बाहरी बातचीत के उद्देश्य से, किसी कंपनी को एक विशेष फॉर्म का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन और कई अन्य दस्तावेजों के कनेक्शन के लिए एक आवेदन भरने की आवश्यकता होती है। अधिकांश कंपनियों को पेंशन फंड में इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्ट जमा करते समय इस तरह के आवेदन को भरने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है।

इस मामले में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह में भागीदार व्यावसायिक भागीदार नहीं होंगे, बल्कि कंपनी और अतिरिक्त-बजटीय निधि होंगे। आवेदन किसी भी रूप में नहीं लिखा जा सकता - इसका तैयार टेम्पलेट पेंशन फंड वेबसाइट पर पाया जा सकता है। इसमें निम्नलिखित डेटा होना चाहिए:

• उस कंपनी का विवरण जो फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक संपर्क में प्रवेश करती है।
• दूरसंचार ऑपरेटर और प्रयुक्त सूचना क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरण के बारे में जानकारी।

लेकिन फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन के लिए एक एप्लिकेशन पर्याप्त नहीं है। यह भी आवश्यक है:

1. आवेदन भरने से पहले, एक मान्यता प्राप्त प्रमाणन केंद्र चुनें जो टीसीएस के माध्यम से दस्तावेज़ प्रवाह को जोड़ने की तकनीकी बारीकियां प्रदान करता है और फिर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए सेवाओं के प्रावधान के लिए इसके साथ एक अनुबंध (समझौता) समाप्त करता है।
2. आवेदन जमा करने और फंड के विशेषज्ञों द्वारा इसकी जांच करने के बाद, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से जुड़ने पर पीआरएफ के साथ एक समझौता करें। फॉर्म फाउंडेशन की वेबसाइट से डाउनलोड किया जा सकता है।

कंपनियों और रूसी संघ के पेंशन फंड के बीच इलेक्ट्रॉनिक सूचना विनिमय आपको फंड का दौरा किए बिना व्यक्तिगत लेखांकन जानकारी प्रदान करने, रिपोर्टिंग में त्रुटियों को समय पर पहचानने और सही करने और कई अन्य समस्याओं को हल करने की अनुमति देता है।

रूस के पेंशन फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन के बारे में अधिक जानकारी के लिए, यह सामग्री देखें।

कंपनी स्वयं यह निर्धारित करती है कि समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर कैसे स्विच किया जाए। लेकिन किसी भी मामले में, यह एक बातचीत प्रक्रिया है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने का प्रस्ताव मौखिक रूप से, किसी व्यावसायिक भागीदार के लिखित निमंत्रण के रूप में, या एक विशेष समझौते पर हस्ताक्षर करके तय किया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन स्थापित करने के लिए अपने प्रतिपक्ष को लिखित रूप से आमंत्रित करने के लिए, आप उन्हें एक पत्र भेज सकते हैं। ऐसे पत्र भेजने से एक बड़े दस्तावेज़ प्रवाह वाली कंपनी को नए और मौजूदा भागीदारों को इलेक्ट्रॉनिक बातचीत के लिए आमंत्रित करने में मदद मिलती है।

पत्र के पाठ में, आपको प्रतिपक्ष को संक्षिप्त रूप में सूचित करना होगा:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की कानूनी रूप से स्थापित संभावना पर।
• इसके फायदे.
• दस्तावेज़ों के प्रपत्र जिन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से आदान-प्रदान करने की योजना है।
• इस सिस्टम पर स्विच करने के लिए आवश्यक क्रियाएं.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन के बारे में एक नमूना पत्र (अंश) नीचे प्रस्तुत किया गया है।

पत्र के पाठ को बदले बिना और केवल प्रतिपक्षों के विवरण को प्रतिस्थापित किए बिना, आप उन्हें दस्तावेजों के पारस्परिक इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान को व्यवस्थित करने की अपनी इच्छा के बारे में तुरंत सूचित कर सकते हैं।

कानूनी संस्थाओं के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान पर समझौता

प्रतिपक्ष इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर एक अलग समझौते में कागज रहित बातचीत की बारीकियों को निर्दिष्ट कर सकते हैं। इसकी रचना कैसे करें?

कानून कानूनी संस्थाओं के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह पर एक समझौते के रूप और सामग्री के लिए विशेष आवश्यकताएं स्थापित नहीं करता है। इसलिए, इसकी संरचना और सामग्री इसके प्रतिभागियों द्वारा निर्धारित की जाती है। इस मामले में, ऐसे दस्तावेजों के लिए सामान्य शैली और संरचना का अनुपालन करना आवश्यक है (समझौते के विषय, वैधता अवधि, पार्टियों के विवरण और अन्य मुद्दों का वर्णन करना आवश्यक है)।

नीचे दिया गया आंकड़ा ऐसे समझौते के मुख्य (संभावित) अनुभाग दिखाता है।

इलेक्ट्रॉनिक संपर्क स्थापित करने के लिए इसकी बारीकियों पर सहमत होना आवश्यक है। यह मौखिक रूप से, पत्र भेजकर और/या एक अलग समझौते पर हस्ताक्षर करके किया जा सकता है। कई संबंधित मुद्दों को हल करना भी आवश्यक होगा (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय के लिए प्रक्रिया निर्धारित करना, जिम्मेदार व्यक्तियों की पहचान करना, उन्हें इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रदान करना आदि)।

एक प्रणाली जो आपको भागीदारों से दस्तावेजों के लेखांकन, हस्तांतरण और प्राप्ति को अनुकूलित करने की अनुमति देती है। यह उच्च स्तर की एन्क्रिप्शन और सुरक्षा सुनिश्चित करता है।

प्रत्येक संगठन को लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखना चाहिए, और यदि पहले केवल प्रतिकृति (मुद्रित) दस्तावेजों का उपयोग किया जाता था, तो अब उन्हें इलेक्ट्रॉनिक द्वारा प्रतिस्थापित किया जा रहा है। मुख्य कारण जिनकी वजह से कंपनियाँ स्विच कर रही हैं समकक्षों के साथ दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान, - कार्य का अनुकूलन, समय और वित्तीय लागत को कम करना।

1. समकक्षों के साथ ईडीआई पर स्विच करने के तरीके।
2. क्या आपकी कंपनी को ईडीआई की आवश्यकता है?
3. समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को कैसे व्यवस्थित करें।
4. ऑपरेटर के साथ एक समझौते का समापन।
5. प्रमाणपत्र ख़रीदना.
6. प्रतिपक्षों का कनेक्शन.
7. समकक्षों के साथ दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान कैसे स्थापित करें।

समकक्षों के साथ ईडीआई पर स्विच करने के तरीके

समकक्षों के साथ दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करने के दो तरीके हैं।

1. सीधे तौर पर. ऐसा करने के लिए, आपको एक अनुबंध (अनुबंध) समाप्त करने की आवश्यकता है, जिसमें बातचीत के तरीकों और प्रक्रिया का उल्लेख होना चाहिए। यह याद रखना चाहिए कि सभी कागजात सीधे स्थानांतरित नहीं किए जा सकते।
2. सेवा के माध्यम से. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय सेवा फायदेमंद है क्योंकि, ऑपरेटर के नेटवर्क से जुड़कर, ग्राहक को एक मध्यस्थ प्राप्त होता है जिसके पास किसी दस्तावेज़ के कानूनी आदान-प्रदान के लिए चालान, कार्मिक, तकनीकी और कानूनी बल होते हैं।

किसी ऑपरेटर की सेवाओं का उपयोग करना सबसे अच्छा विकल्प है। वित्त मंत्रालय संख्या 50एन का एक आदेश है, जिसके अनुसार इलेक्ट्रॉनिक रूप में चालान का हस्तांतरण केवल ईडीआई ऑपरेटर के माध्यम से किया जा सकता है, केवल ऐसा मध्यस्थ कागजात के हस्तांतरण के तथ्य की पुष्टि करने में सक्षम होगा; ज़रूरी।

क्या आपकी कंपनी को ईडीआई की आवश्यकता है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन द्वारा हल किया जाने वाला मुख्य कार्य कागजात के आदान-प्रदान के लिए समय और धन की लागत का अनुकूलन करना है। ईडीआई प्रणाली में आप किसी भी दस्तावेज़ को जल्दी और आसानी से ढूंढ सकते हैं, उसे अपने समकक्ष को भेज सकते हैं और अपने कर्मचारियों के काम की निगरानी कर सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन न केवल समय बचाता है, बल्कि कंपनी के संसाधन भी बचाता है - मेल या कूरियर पर पैसा खर्च करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

ईडीआई लागू करते समय, निम्नलिखित कार्य हल किए जाते हैं:

• समन्वय एवं अनुमोदन के लिए स्वचालित कार्य का विकास।
• सभी दस्तावेज़ों को एक ही सर्वर पर संग्रहीत करना।
• किसी विशिष्ट प्रतिपक्ष के साथ दस्तावेज़ प्रवाह के इतिहास को शीघ्रता से ट्रैक करने की क्षमता।
• बड़ी संख्या में साझेदारों और प्रतिभागियों के साथ परियोजनाओं का निर्माण।
• व्यापार रहस्यों की उच्च स्तर की सुरक्षा और संरक्षण।

दूसरे शब्दों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की आवश्यकता उन कंपनियों को होती है जिनके प्रबंधक यथासंभव काम को अनुकूलित और स्वचालित करने का प्रयास करते हैं, और एक पारदर्शी व्यवसाय मॉडल बनाते हैं जिसे दूर से नियंत्रित करना आसान होता है।

समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को कैसे व्यवस्थित करें

अनुसरण करने के लिए तीन चरण हैं.

1. ऑपरेटर के साथ एक समझौता समाप्त करें।
2. क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरण खरीदें.
3. प्रतिपक्षकारों को सिस्टम से जोड़ें.

ऑपरेटर के साथ एक समझौते का निष्कर्ष

इसे कभी-कभी "नियमों का पालन" कहा जाता है। यह दस्तावेज़ सहयोग की सभी बारीकियों, सिस्टम से कनेक्शन की शर्तों और लागत का वर्णन करता है, और बातचीत के कानूनी पहलुओं को भी इंगित करता है।

प्रमाणपत्र ख़रीदना

तीन प्रकार हैं: सरल, प्रबलित अयोग्य, प्रबलित योग्य। दस्तावेज़ को उसके कागज़ी समकक्ष के समकक्ष मान्यता देने के लिए प्रमाणपत्र आवश्यक है। - हस्तलिखित हस्ताक्षर और चिपकाए गए कंपनी स्टाम्प का प्रतिस्थापन। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ऑपरेटर से खरीदा गया) की सुरक्षा, एन्क्रिप्ट और डिक्रिप्ट करने के लिए एक क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरण की आवश्यकता होती है।

प्रतिपक्षों का कनेक्शन

सबसे अधिक संभावना है, आपके कुछ व्यावसायिक भागीदार पहले से ही किसी न किसी ईडीआई प्रणाली का उपयोग कर रहे हैं। भले ही वह टैक्सनेट का ग्राहक न हो, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। (प्रौद्योगिकी जो आपको विभिन्न ईडीएफ ऑपरेटरों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान करने की अनुमति देती है) की मदद से, आप बातचीत स्थापित कर सकते हैं।

जो भागीदार किसी भी ईडीआई प्रणाली में पंजीकृत नहीं हैं, उन्हें दस्तावेजों के आदान-प्रदान के ऐसे साधन की प्रभावशीलता के बारे में आश्वस्त होना चाहिए। एक नियम के रूप में, यह कोई बड़ी बात नहीं है, क्योंकि लगभग सभी उद्यमियों ने पहले ही ईडीआई के लाभों के बारे में सुना है और उन्हें पता है कि ये सिस्टम कैसे काम करते हैं। आप उन्हें दो से तीन महीने के लिए सिस्टम तक निःशुल्क पहुंच देकर सकारात्मक निर्णय की ओर धकेल सकते हैं। आप हमारे विशेषज्ञों के साथ ऐसे बिंदुओं पर चर्चा कर सकते हैं - वे आपको बताएंगे कि आगे कैसे बढ़ना है।

समकक्षों के साथ दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान कैसे स्थापित करें

टैक्सनेट कंपनी 15 वर्षों से उद्यमों के लिए आईटी समाधान विकसित कर रही है, जिसमें "" प्रणाली का विकास भी शामिल है, जो आपको समकक्षों के साथ दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान को जल्दी, विश्वसनीय, सुविधाजनक और सस्ते में स्थापित करने की अनुमति देता है। यह सिस्टम 100,000 ग्राहकों (पूरे देश में 700 से अधिक भागीदार) द्वारा स्थापित किया गया था। हम क्या पेशकश करते हैं?

1. हम सभी हस्तांतरित दस्तावेज़ों के लिए कानूनी बल सुनिश्चित करेंगे।
2. आपके और आपके साझेदारों के बीच तेज़ बातचीत, दस्तावेज़ भेजना/प्राप्त करना।
3. अनधिकृत पहुंच के विरुद्ध विश्वसनीय सुरक्षा।
4. परिवहन के सभी चरणों और भंडारण के दौरान दस्तावेजों की सुरक्षा।
5. कार्यक्रम का उपयोग करने में उपयोगकर्ता सहायता और स्टाफ प्रशिक्षण।

अच्छी तरह से स्थापित कार्य के लिए धन्यवाद, हम सिस्टम से त्वरित कनेक्शन और ई-दस्तावेज़ प्रवाह में एक सहज संक्रमण सुनिश्चित करेंगे। हमसे संपर्क करने के लिए, वेबसाइट पर एक आवेदन भरें या 8-800-333-80-89 पर कॉल करें। हमारे विशेषज्ञ व्यक्तिगत सलाह देंगे और आपको सहयोग के विवरण के बारे में बताएंगे!

किसी भी संगठन की सभी गतिविधियाँ कागज पर दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान के माध्यम से संचालित होती हैं। सूचना समाज के विस्तार से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उदय हुआ है।

दस्तावेज़ों का यह रूप विभिन्न संगठनों और अन्य संरचनाओं के प्रबंधन कर्मियों के बीच तेजी से उपयोग किया जा रहा है। पेंशन फंड और कर निरीक्षणालय के साथ बातचीत व्यापक हो गई है।

यह विभिन्न संगठनों के बीच भी सक्रिय रूप से उपयोग किया जाने लगा है।

लेखांकन दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान को कई साल पहले वैध कर दिया गया था।

2002 से, संघीय कानून संख्या 1-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" ने कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को कानूनी बल में बराबर बना दिया है, लेकिन जुलाई 2013 में यह विनियमन अमान्य था।

6 अप्रैल, 2011 का संघीय कानून संख्या 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करने वाले संगठनों की बातचीत के लिए बुनियादी नियम स्थापित करता है। वित्त मंत्रालय और रूस की संघीय कर सेवा के संयुक्त आदेश दिनांक 17 फरवरी, 2011 संख्या ММВ-7-2/168@ ने कर कार्यालय में दस्तावेज़ जमा करने के बुनियादी नियमों को मंजूरी दी।

विभिन्न संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में चालान का पंजीकरण, रिकॉर्डिंग और आदान-प्रदान वित्त मंत्रालय की शर्तों को ध्यान में रखता है, जिसे 25 अप्रैल, 2011 के आदेश संख्या 50n द्वारा अनुमोदित किया गया है।

सरकारी डिक्री संख्या 1137 दिनांक 26 दिसंबर 2011। चालान के नए फॉर्म और कई अन्य लेखांकन दस्तावेजों को भरने के नियम निर्धारित किए गए हैं। विशेष संचार के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप में चालान का आदान-प्रदान एक निश्चित प्रारूप में किया जाता है, जिसे रूस की संघीय कर सेवा दिनांक 30 जनवरी, 2012 संख्या ММВ-7-6/36@ के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

संघीय कर सेवा के आदेश दिनांक 03/05/2012 संख्या ММВ-7-6/138@ ने उस प्रारूप को निर्धारित किया जिसमें कुछ लेखांकन दस्तावेज़ विनिमय और कर अधिकारियों को प्रस्तुत करने के लिए होने चाहिए।

संगठनों को आवश्यक प्रारूप में TORG-12 लेखांकन दस्तावेज़ और कार्य स्वीकृति प्रमाणपत्र का आदान-प्रदान करने के लिए, संघीय कर सेवा ने 21 मार्च 2012 को आदेश संख्या ММВ-7-6/172 जारी किया।

इलेक्ट्रॉनिक रूप से जारी किए गए प्राथमिक दस्तावेजों की पुष्टि उनके चिह्नित होने के बाद ही की जाएगी।

प्रतिपक्षों के बीच इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में लेखांकन दस्तावेजों का सभी आदान-प्रदान इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करके होता है, जो संघीय कर सेवा दिनांक 20 अप्रैल, 2012 के आदेश संख्या ММВ-7-6/253@ द्वारा निर्देशित होते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ

प्रतिपक्षों के बीच बातचीत में कानून द्वारा पेश किए गए सभी परिवर्तनों के निस्संदेह कई फायदे हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत से दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान के समय में कमी आती है। ऐसा दोनों पक्षों के संगठनों के बीच दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण और वितरण में लगने वाले समय की बचत से होता है।

लेखांकन रजिस्टरों में लेनदेन रिकॉर्ड करते समय, त्रुटियों की निगरानी करते समय, दस्तावेज़ प्रसंस्करण के चरणों को कम करने और रिपोर्ट तैयार करते समय समय की बचत होती है।

कागज पर तैयार किए गए और प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज (चालान, पूर्णता प्रमाण पत्र और डिलीवरी नोट), जिसके साथ सभी संगठन काम करने के आदी हैं, धीरे-धीरे इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में स्थानांतरित किए जाएंगे।

समकक्षों के बीच सभी दस्तावेज़ प्रवाह निम्नलिखित योजना के अनुसार होता है:

• बेचने वाला संगठन अपनी लेखा प्रणाली में एक दस्तावेज़ बनाता है। क्रिप्टोग्राफ़िक सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके, किसी दस्तावेज़ पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जाते हैं। अगला चरण यह है कि संगठन पूर्ण दस्तावेज़ को ऑपरेटर के सिस्टम में अपलोड करता है और इसे प्रतिपक्ष को भेजता है, जो इसे विशेष सॉफ़्टवेयर के माध्यम से स्वीकार करता है।
• फिर खरीदार प्राप्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को अपने लेखांकन कार्यक्रम में दर्ज करता है, अनुपालन के लिए लेनदेन की जांच करता है, यदि सब कुछ त्रुटियों के बिना पूरा हो जाता है, तो अपना इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर डालता है और ऑपरेटर के माध्यम से विक्रेता को वापस भेज देता है। यदि निरीक्षण के दौरान अशुद्धियाँ या त्रुटियाँ पाई जाती हैं, तो खरीदार विक्रेता को कारण बताते हुए एक इनकार नोटिस भेजता है।

फ़ाइल की स्वीकृति के बारे में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर से एक पुष्टिकरण संकेत प्राप्त करने और खरीदार को सूचित करने के बाद कि दस्तावेज़ प्राप्त हो गया है, बिक्री संगठन अपने लेखांकन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को दर्शाता है।

नियमों के अनुसार, प्रतिपक्षों के बीच लेखांकन दस्तावेजों का आदान-प्रदान कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूपों में किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किए गए और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर से हस्ताक्षरित दस्तावेजों में प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित कागजी दस्तावेजों के समान कानूनी बल होता है।

संगठनों के बीच दस्तावेज़ प्रवाह एक ऑपरेटर के माध्यम से किया जाता है, जो लेखांकन और प्रसंस्करण के लिए समय कम करने की अनुमति देता है

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दस्तावेज़ों पर कागज़ पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। लंबे समय तक कागज पर, इलेक्ट्रॉनिक रूप से - यह स्पष्ट नहीं है कि कैसे।

पावेल ओविचिनिकोव

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने का 12 वर्ष का अनुभव

लेकिन मैं बारह वर्षों से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम कर रहा हूं और मैं आपको बताऊंगा: यह एक अविश्वसनीय रोमांच है। आइए मैं आपको उदाहरणों के साथ बताता हूं कि यह सब कैसे काम करता है।

संक्षेप में बोल रहा हूँ

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का प्रबंधन शुरू करने के लिए, आपको चाहिए:

1. प्रतिपक्षों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान शुरू करने के लिए मनाएँ।
2. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र खरीदें.
3. दस्तावेज़ भेजने की विधि तय करें: किसी विशेष सेवा के माध्यम से या उसके बिना।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की आवश्यकता किसे है

सुविधा और आधुनिकता के बावजूद, कुछ ही लोग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन बनाए रखते हैं। यदि सरलीकृत कराधान वाला कोई उद्यमी साल में कुछ अनुबंध करता है, तो उसके लिए एक-दो बार मुद्रित दस्तावेज़ भेजना इतना डरावना नहीं हो सकता है। लेकिन ऐसे मामले भी हैं जब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन बेहद उपयोगी होता है।

बड़ी कंपनियांयदि बाहरी पत्राचार की मात्रा प्रति माह कई सौ दस्तावेज़ों से अधिक हो तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ लागत कम करने में मदद करते हैं। उनके लिए, कागजात की डिलीवरी सीधे लेनदेन की गति को प्रभावित करती है। दस्तावेज़ीकरण की लागत प्रति वर्ष सैकड़ों-हजारों रूबल तक हो सकती है, और कर कार्यालय से होने वाले नुकसान, त्रुटियों और जुर्माने से जुड़े जोखिम लागत को और बढ़ा देते हैं।

भले ही अब आप हर छह महीने में एक अधिनियम पर हस्ताक्षर करते हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपका व्यवसाय नहीं बढ़ेगा। आपके पास बड़े साझेदार हो सकते हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करते हैं, और वे आपसे इसकी मांग भी करेंगे।

उदाहरण के लिए

इस तथ्य के कारण कि एक बार फिर चालान में एक त्रुटि हुई: माल एक ट्रक में था और गोदाम में स्वीकार नहीं किया जा सका, ऑनलाइन स्टोर ने नियमित रूप से प्राप्तियों में लाखों की राशि जमा की। आपूर्तिकर्ता से सही दस्तावेज़ के साथ कूरियर के आने का इंतज़ार करते-करते कई दिन बीत जाते हैं। हमने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पेश किए, और अब दस्तावेज़ों में सभी समायोजन में एक घंटे से भी कम समय लगता है।

और एक बड़ी ऊर्जा बिक्री कंपनी में, ऑन-साइट टैक्स ऑडिट के दौरान, निरीक्षकों को सालाना दस्तावेजों में उल्लंघन और त्रुटियां मिलीं। जुर्माने का चेक प्रति वर्ष 120,000 रूबल तक पहुंच गया। नौबत यहां तक ​​पहुंच गई कि वित्त विभाग इस पैसे को ओवरहेड खर्चों के रूप में अग्रिम रूप से बजट कर रहा था। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन शुरू किया गया है, और अब दस्तावेज़ों की सटीकता लोगों द्वारा नहीं, बल्कि कार्यक्रमों द्वारा नियंत्रित की जाती है। अब कोई त्रुटि नहीं है.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ क्या है

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक नियमित दस्तावेज़ या पीडीएफ फ़ाइल है जिसे किसी भी संपादक में बनाया और पढ़ा जा सकता है। यह महत्वपूर्ण है कि इसे एक विशेष इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित किया जाए और एक विशेष तरीके से भेजा जाए।

ताकि किसी भागीदार, वकील या न्यायाधीश को कोई संदेह न हो कि आपने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए हैं और किसी ने इसे नहीं बदला है, डिजिटल सुरक्षा विशेषज्ञ एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर लेकर आए हैं। यह आपके दस्तावेज़ के बिट्स और बाइट्स के अनूठे सेट पर रखे गए फिंगरप्रिंट की तरह है। मोटे तौर पर कहें तो, जब आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से किसी चीज़ पर हस्ताक्षर करते हैं, तो आप कह रहे हैं, "मैं बिट्स के इस सेट को प्रमाणित कर रहा हूं।"

किसी भी दस्तावेज़ के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जुड़ा होता है, जिसके बाद उसे हस्ताक्षरित माना जाता है। दस्तावेज़ को बिना हस्ताक्षर के पढ़ा जा सकता है। यह केवल इस बात की गारंटी देता है कि आपके सामने वही अपरिवर्तनीय दस्तावेज़ है, जिस रूप में यह आपको भेजा गया था। यदि आप किसी दस्तावेज़ में कुछ बदलते हैं और उसे सहेजते हैं, तो उसके बिट्स का सेट बदल जाएगा - हस्ताक्षर अमान्य हो जाएगा।

उदाहरण के लिए

दोनों कंपनियों ने एक इलेक्ट्रॉनिक अनुबंध पर हस्ताक्षर करने का निर्णय लिया। हमने एक अनुबंध तैयार किया और शर्तों पर सहमति व्यक्त की। अब एक कंपनी अपने हस्ताक्षर से कॉन्ट्रैक्ट पर हस्ताक्षर करती है और दूसरी कंपनी को भेजती है। वह अनुबंध खोलती है और चुपचाप कुछ ठीक करने का निर्णय लेती है, उदाहरण के लिए जुर्माने की राशि। सही करता है. बचाता है. पहले भेजता है. वह देखती है - उफ़! - इस एग्रीमेंट पर मूल हस्ताक्षर टूट गया था। इसका मतलब है कि उन्होंने कुछ ठीक कर दिया है, खलनायकों को। फिर वे शायद उसके चेहरे पर मुक्का मारने जाते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कहाँ से प्राप्त करें

एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर एक विशेष प्रमाणन केंद्र पर खरीदा जाता है। आपको बस अपने शहर में एक सुविधाजनक केंद्र ढूंढने की ज़रूरत है। मुख्य बात यह है कि यह रूसी संघ के संचार मंत्रालय के मान्यता प्राप्त केंद्रों की सूची में शामिल है।

यही काम प्रमाणन केंद्र के कार्यालय में भी किया जा सकता है: बस सभी दस्तावेज़ों के साथ आएं और एक आवेदन भरें। लेकिन इस मामले में, आपको कैशलेस भुगतान होने तक इंतजार करना होगा - इसमें कई घंटे लग सकते हैं। आप किसी कंपनी के प्रमाणपत्र के लिए नकद भुगतान नहीं कर सकते, जैसे आप इसे दूर से प्राप्त नहीं कर सकते।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कैसे काम करता है?

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की कानूनी शक्ति संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" में वर्णित है।

कानून हस्ताक्षर के प्रकारों को परिभाषित करता है: सरल, अयोग्य और योग्य। आप उनमें से किसी से भी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, लेकिन आरक्षण के साथ: योग्य - कर उद्देश्यों, व्यापार और कुछ मामलों में अदालत के लिए; सरल और अयोग्य - बाकी सब चीज़ों के लिए।

सरल या अयोग्य हस्ताक्षर

एक किफायती और सस्ता विकल्प, लेकिन सीमित उपयोग के साथ। एक अयोग्य हस्ताक्षर में क्रिप्टोग्राफ़िक एल्गोरिदम होते हैं, लेकिन किसी प्रमाणन प्राधिकारी द्वारा सत्यापित नहीं होते हैं। एक साधारण लॉगिन और पासवर्ड का एक संयोजन है, एक सरकारी सेवा वेबसाइट पर एक खाता या एक प्रतिपक्ष का ईमेल पता।

ऐसे हस्ताक्षर उपयुक्त हैं यदि आप इलेक्ट्रॉनिक ट्रेडिंग में भाग नहीं लेते हैं, इलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान नहीं करते हैं और कर रिपोर्ट नहीं भेजते हैं। एक साधारण हस्ताक्षर का उपयोग अनुबंधों, चालानों और कृत्यों के लिए किया जा सकता है, लेकिन आपको प्रतिपक्ष के साथ एक अलग समझौते पर हस्ताक्षर करना होगा और ऐसे हस्ताक्षर पर भरोसा करने के लिए पार्टियों के समझौते को रिकॉर्ड करना होगा।

यदि आपके पास दर्जनों प्रतिपक्षकार और विभिन्न दस्तावेज़ हैं, तो योजना काम नहीं करेगी। ऐसे दस्तावेज़ पर आपको सभी के साथ हस्ताक्षर करने होंगे और समय के साथ यह प्रक्रिया काम को गति नहीं बल्कि धीमी कर देगी। तो फिर किसी अन्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र के बारे में सोचना बेहतर है।

एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करने के लिए, आपको समझौते के एक कागजी संस्करण को प्रिंट और हस्ताक्षरित करना होगा या प्रतिपक्ष के साथ समझौते में एक विशेष खंड शामिल करना होगा - यह एक कानूनी आवश्यकता है।

योग्य हस्ताक्षर

यह हस्ताक्षर चालान और कर उद्देश्यों के लिए उपयुक्त है। कानून के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक चालान पर केवल इसी हस्ताक्षर से हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। एक योग्य प्रमाणपत्र की कीमत 1000 आरयूआर से है, इसे केवल प्रमाणन केंद्र पर खरीदा जा सकता है जो संघीय कर सेवा के ट्रस्ट क्षेत्र का हिस्सा है।

हर साल, योग्य हस्ताक्षर प्रमाणपत्र को नवीनीकृत किया जाना चाहिए, जो अतिरिक्त चिंताएँ जोड़ता है: आपको वैधता अवधि की निगरानी करने और समय पर पुनः जारी करने का आदेश देने की आवश्यकता है।

योग्य हस्ताक्षर के साथ काम करने के लिए, आपको एक विशेष प्रोग्राम स्थापित करना होगा - क्रिप्टोग्राफ़िक सूचना सुरक्षा का एक साधन। प्रोग्राम दस्तावेज़ में एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जोड़ता है और एक्सचेंज में अन्य प्रतिभागियों के हस्ताक्षरों की पुष्टि करता है।

आप एक सशुल्क प्रोग्राम ("क्रिप्टोप्रो TsSP") या निःशुल्क ("Vipnet TsSP") चुन सकते हैं। कार्यात्मक रूप से, वे लगभग समान हैं, लेकिन मुफ़्त के साथ संगतता समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं। दोनों विंडोज़ और मैक पर काम करते हैं। भुगतान की लागत लगभग 1000 आरयूआर है, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र के लिए वार्षिक भुगतान लगभग 1000 आरयूआर है।

कुछ लोग क्लाउड-आधारित इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं; इसके लिए क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा प्रोग्राम स्थापित करने की आवश्यकता नहीं होती है। क्लाउड हस्ताक्षर एक्सचेंज सेवा में संग्रहीत होता है, और हर बार जब आप किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते हैं, तो आपको कार्रवाई की पुष्टि करने वाला एक एसएमएस आपके फ़ोन पर प्राप्त होता है। यह प्रमाणपत्र सस्ता और उपयोग में अधिक सुविधाजनक है, लेकिन क्रिप्टो सुरक्षा कार्यक्रम की तुलना में कम सुरक्षित है।

आपको दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर की आवश्यकता क्यों है?

एक हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ नियमित ईमेल के माध्यम से भेजा जा सकता है, लेकिन यह सुरक्षित नहीं है। यदि आपका ईमेल हैक हो गया, तो दस्तावेज़ अपराधियों के हाथ में चले जायेंगे। इसलिए, उदाहरण के लिए, कर कार्यालय केवल विशेष सेवाओं के माध्यम से घोषणाएँ स्वीकार करता है। आपको उन्हीं सेवाओं के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक चालान का आदान-प्रदान करना होगा, अन्यथा आप रूसी वित्त मंत्रालय के आदेश का उल्लंघन करेंगे। ऐसी सेवाओं को दस्तावेज़ प्रवाह ऑपरेटर कहा जाता है।

औसत उपयोगकर्ता के लिए, यह एक उत्साहित ईमेल है। यह एक ब्राउज़र के माध्यम से काम करता है, इसमें इनकमिंग और आउटगोइंग फ़ोल्डर, एक पता निर्देशिका, अंतर्निहित खोज और एक दस्तावेज़ संपादक होता है। अंदर सुरक्षित संचार चैनलों और एन्क्रिप्शन के साथ एक उच्च-लोड सेवा है जो दस्तावेज़ हस्तांतरण की सुरक्षा सुनिश्चित करती है।

आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर के साथ कोई समझौता करने की भी आवश्यकता नहीं है। बस पंजीकरण करें, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र डाउनलोड करें और चालान का भुगतान करें। ऑपरेटर बाकी का ख्याल रखता है: संघीय कर सेवा को सूचित करता है कि आप एक्सचेंज में शामिल हो गए हैं, प्रारूपों की निगरानी करता है और रूसी संघ के कानून के अनुपालन की गारंटी देता है।

रूस में ऐसी कई दर्जन सेवाएँ हैं। कीमत, कार्यक्षमता, विश्वसनीयता और गति के मामले में, वे लगभग समान हैं। सेवा की गुणवत्ता के आधार पर ऑपरेटरों को चुनने की प्रथा है: तकनीकी सहायता कितनी तेजी से काम करती है, क्या ऑपरेटर समकक्षों को जोड़ने में मदद करने के लिए तैयार है, यह क्या अवसर प्रदान करता है और क्या इसमें सलाहकार-विश्लेषक हैं जो आपके काम में सेवा को लागू करने में आपकी सहायता करेंगे। .

आपके प्रतिपक्ष को भी ऑपरेटर से जुड़ना होगा। वह आपका या किसी और का चयन कर सकता है - फिर एक्सचेंज रोमिंग के माध्यम से चलेगा, जैसा कि सेलुलर संचार में होता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की लागत कितनी है?

किसी ऑपरेटर के माध्यम से काम करते समय, आप केवल दोनों पक्षों द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेज़ के लिए भुगतान करते हैं। औसतन, एक दस्तावेज़ भेजने की लागत लगभग 6-8 आर है, और आने वाले सभी संदेश निःशुल्क हैं।

आमतौर पर, शुरुआती लोग न्यूनतम 300 दस्तावेजों का पैकेज खरीदते हैं, जो बहुत जल्दी खत्म हो जाता है। फिर आपको अगला पैकेज खरीदना होगा। असीमित वार्षिक पैकेज खरीदना या व्यक्तिगत शर्तों पर बातचीत करना अधिक लाभदायक है।

यदि आप प्रति माह 100 या अधिक दस्तावेज़ या प्रति वर्ष कम से कम 1000 दस्तावेज़ भेजते हैं तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर स्विच करना फायदेमंद है। तब आप कागज और डिलीवरी लागत को लगभग 5 गुना कम कर देंगे।

दस्तावेज़ प्रबंधन की लागत कितनी है?

1000 कागजी दस्तावेज़