अनुरोध पत्र प्रकार का है. व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

- विभिन्न सामग्री का एक सामान्यीकृत नाम, जो अपनी गतिविधियों को पूरा करने की प्रक्रिया में संस्थानों के बीच संचार के साधन के रूप में कार्य करता है।

एक पत्र सूचना के आदान-प्रदान का सबसे आम तरीका है; यह दस्तावेजों के एक विशाल समूह को एकजुट करता है जो सामग्री में बहुत भिन्न होते हैं, जो पाठ संचारित करने की विधि से भिन्न होते हैं ( मेल से). पत्र किसी भी संस्थान के अधिकांश आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों का हिस्सा होते हैं और इनकी कई किस्में होती हैं।

पत्रों के प्रकार:

• शिक्षाप्रद;
• साथ में;
• सूचनात्मक;
• वारंटी;
• विज्ञापन देना;
• दावे;
• मध्यस्थता करना;
• पुष्टिकरण पत्र;
• अनुस्मारक पत्र;
• अधिसूचना पत्र;
• अनुरोध पत्र.

पत्र विशेष अवसरों पर बधाई, शुभकामनाएँ और शुभकामनाएँ व्यक्त करते हैं। नाटकीय और दुखद स्थितियों में भागीदारी और संवेदना की अभिव्यक्ति के संकेत के रूप में पत्र भेजे जाते हैं।

पत्र इस प्रकार के दस्तावेज़ के लिए विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए प्रारूप पर तैयार किया गया है ए4. यदि पत्र का पाठ सात पंक्तियों से अधिक नहीं है, तो उसे प्रारूप का उपयोग करने की अनुमति है ए5.

पत्र की तारीखइसके हस्ताक्षर की तारीख है.

पत्र पाठयोजना के अनुसार निर्मित:

• परिचय (यहां पत्र लिखने के कारण, घटनाओं के संदर्भ, तथ्य, उच्च संस्थानों के निर्णय और अन्य कारक हैं जो पत्र लिखने के आधार के रूप में कार्य करते हैं);
• साक्ष्य (यह पत्र में बताए गए मुद्दे का औचित्य बताता है);
• निष्कर्ष (निष्कर्ष, अनुरोध, मांग, प्रस्ताव सूचीबद्ध करना)।

अक्सर दस्तावेज़ीकरण अभ्यास में, ऐसे अक्षरों का उपयोग किया जाता है जिनमें बिना किसी स्पष्टीकरण के पाठ का एक अंतिम भाग होता है।

नियमानुसार पत्र की लंबाई एक पृष्ठ से अधिक नहीं होनी चाहिए।

संकलन एवं निर्देशन का उद्देश्यपत्र, एक नियम के रूप में, प्रोत्साहन उद्देश्यों के लिए आते हैं, इसलिए पाठ के लिए बुनियादी आवश्यकताएं: स्पष्टता, सटीकता, प्रस्तुति की संक्षिप्तता। पत्राचार के अभ्यास ने कई सामान्य नियम विकसित किए हैं जिनका पत्र लिखते और प्रारूपित करते समय पालन किया जाना चाहिए।

पत्र एक मुद्दे के लिए समर्पित होना चाहिए, जो प्रसंस्करण कार्यों को सरल बनाता है और जिस संगठन को वे संबोधित हैं उसमें निष्पादन में तेजी लाता है।

पत्र का पाठ, एक नियम के रूप में, तीसरे व्यक्ति एकवचन में कहा गया है, उदाहरण के लिए: "स्कूल के पास अवसर नहीं है...", "स्कूल आने वाले वर्ष में सुझाव नहीं देता है...", आदि .

आधिकारिक पत्रों का अधिकार, एक नियम के रूप में, प्रबंधक का होता है, और उसकी अनुपस्थिति (बीमारी, छुट्टी, व्यापार यात्रा) के दौरान उसके डिप्टी या प्रबंधक के रूप में कार्य करने वाले अधिकारी का होता है। वर्तमान में पत्र न केवल मेल द्वारा भेजे जाते हैं, बल्कि टेलीग्राफ, फैक्स मशीन और कंप्यूटर नेटवर्क (ई-मेल) का उपयोग करके भी भेजे जाते हैं।

दस्तावेज़ को प्रसारित करने की विधि के बावजूद, इसकी तैयारी और निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं का उपयोग किया जाता है (चित्र 3.7 देखें)।

चावल। 3.7. पत्र स्वरूपण का उदाहरण

16अप्रैल

नमस्ते! इस लेख में हम व्यावसायिक पत्रों के बारे में बात करेंगे।

आज आप सीखेंगे:

1. व्यावसायिक पत्राचार ने अपनी प्रासंगिकता क्यों नहीं खोई है;
2. व्यावसायिक पत्र किस प्रकार के होते हैं और उन्हें कैसे स्वरूपित किया जाता है;
3. बिजनेस लेटर सही तरीके से कैसे लिखें.

अब हमारी खिड़कियों के बाहर उच्च प्रौद्योगिकी और इंटरनेट का समय है। लेकिन व्यावसायिक पत्राचार ने अपना महत्व और प्रासंगिकता नहीं खोई है, यह बस अन्य मीडिया में चला गया है। आइए आज बात करें कि व्यावसायिक पत्रों को लिखने और प्रारूपित करने में सक्षम होना क्यों महत्वपूर्ण है।

आपको व्यावसायिक पत्राचार की आवश्यकता क्यों है?

सबसे पहले, यह कर्मचारियों या व्यावसायिक भागीदारों के साथ राय, सुझाव और विचारों का आदान-प्रदान करने का एक अवसर है। पत्राचार की मदद से, वे शिकायतें, अनुरोध बताते हैं और कंपनियों के बीच गलतफहमियों को दूर करते हैं।

व्यावसायिक पत्राचार आधिकारिक पत्राचार के प्रकारों में से एक है।

व्यावसायिक पत्रों और अन्य के बीच अंतर

मुख्य अंतर इस प्रकार हैं:

• प्रस्तुति की शैली;
• ऐसी शब्दावली जो भावनाओं की स्पष्ट अभिव्यक्ति की अनुमति नहीं देती;
• कंपनी के आधिकारिक लेटरहेड पर किया गया;
• फ़ॉन्ट बहुत छोटा नहीं है, लेकिन बड़ा भी नहीं है, और पूरे पाठ में समान है;
• शायद ही कभी 1 से अधिक पृष्ठ पर कब्जा करें;
• सख्त आधिकारिक आदेश श्रृंखला की उपस्थिति।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

सभी व्यावसायिक पत्रों को कई समूहों में विभाजित किया जा सकता है। हम प्रत्येक पर अधिक विस्तार से ध्यान देंगे और एक संक्षिप्त विवरण देंगे।

ऐसे पत्र जिनका उत्तर देने की आवश्यकता नहीं है।

• प्रत्याभूत के पत्र;
• साथ में;
• सूचनात्मक;
• चेतावनी पत्र;
• अनुस्मारक पत्र।

ऐसे पत्र जिनका उत्तर अपेक्षित हो।

• निवेदन;
• प्रस्ताव;
• अनुरोध;
• मांग;
• याचिका।

गैर-व्यावसायिक पत्र.

• आमंत्रण का पत्र;
• संवेदना व्यक्त करने वाले पत्र;
• कृतज्ञता व्यक्त करने वाले पत्र;
• किसी बात की सूचना देने वाले पत्र;
• सिफ़ारिशों वाले पत्र;
• गारंटी पत्र;
• यह पुष्टि करने वाले पत्र कि सामान प्राप्त हो गया है, सेवा प्रदान की गई है, इत्यादि;
• विभिन्न अवसरों पर बधाई पत्र;
• अनुरोध पत्र;
• निर्देश पत्र;
• आवरण पत्र.

वाणिज्यिक पत्र.

इनका उपयोग आम तौर पर किसी समझौते में शामिल होने से पहले और अनुबंध की वैधता के दौरान किया जाता है।

इसमे शामिल है:

• पूछताछ का जवाब देने वाले पत्र;
• सीधा अनुरोध;
• - एक पत्र जिसमें लेनदेन करने या अनुबंध समाप्त करने का प्रस्ताव है;
• दावा करना;
• अनुस्मारक;
• एक पत्र जिसमें समझौतों की समाप्ति या दायित्वों को पूरा करने की आवश्यकता आदि के बारे में चेतावनी हो।

यदि हम संरचना के आधार पर वर्गीकरण की बात करें तो व्यावसायिक पत्र 2 प्रकार के होते हैं:

• लेखक का पाठ युक्त और मुक्त रूप में लिखा गया;
• एक सख्त पैटर्न के अनुसार संकलित.

अभिभाषक द्वारा.

• परिपत्र - एक पत्र जो कई पतेदारों को भेजा जाता है;
• नियमित - एक व्यक्ति की ओर से एक प्राप्तकर्ता को भेजा गया;
• सामूहिक - एक प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है, लेकिन कई व्यक्तियों से।

पत्रों को उनके भेजे जाने के स्वरूप के अनुसार भी विभाजित किया जाता है:

• फैक्स संदेश के रूप में भेजा गया;
• ईमेल द्वारा भेजा गया;
• जिन्हें नियमित लिफाफे में भेजा जाता है।

कुछ प्रकार के पत्र होते हैं, जिन्हें नैतिक कारणों से टाइप करने के बजाय हस्तलिखित किया जाना चाहिए। यह बात संवेदना और बधाई पर लागू होती है.

उचित डिज़ाइन का रहस्य

पत्र का पाठ परिचयात्मक, मुख्य और अंतिम भागों में विभाजित है। वे तार्किक रूप से एक दूसरे से जुड़े हुए हैं। परिचयात्मक भाग में वे परिस्थितियाँ शामिल हैं जिनके कारण पत्र का निर्माण हुआ, और मुख्य भाग स्वयं सामग्री का प्रतिनिधित्व करता है। अंतिम भाग परिणामों का सारांश प्रस्तुत करता है, जो अनुरोध, इनकार आदि को व्यक्त करता है।

सामान्य तौर पर, पूरी जिम्मेदारी के साथ व्यावसायिक पत्राचार को एक कला कहा जा सकता है, क्योंकि यह सीखना आवश्यक है कि सभी आवश्यकताओं के अनुपालन में इसे सही तरीके से कैसे संचालित किया जाए। आख़िरकार, अक्सर हम केवल स्पष्ट रूप से प्रस्तुत की गई जानकारी के बारे में सोचते हैं, और हम इस तथ्य के बारे में भूल जाते हैं कि पत्र को कंपनी का चेहरा माना जा सकता है।

स्टाइलिस्टिक्स।

आधिकारिक दस्तावेजों की विशेषता वाले भाषण के साधनों का उपयोग करते हुए, प्रत्येक पत्र को सख्त व्यावसायिक शैली में रखा जाता है।

सूचना की प्रस्तुति के लिए आवश्यकताएँ.

पत्र में निहित सभी जानकारी इस प्रकार प्रस्तुत की गई है:

• संबोधित, किसी विशिष्ट व्यक्ति के लिए अभिप्रेत;
• सभी जानकारी लेखन की तिथि तक अद्यतन होनी चाहिए;
• भरोसेमंद;
• निष्पक्षता से;
• तर्कपूर्ण;
• यथासंभव पूर्णतः, ताकि उसके आधार पर निर्णय लिया जा सके।

रूप।

सबसे पहले, पत्र कंपनी के स्वामित्व वाले लेटरहेड पर तैयार किया जाता है।

• व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए A4 आकार की शीट का उपयोग किया जाता है;
• फॉर्म का बायाँ मार्जिन कम से कम 3 सेमी होना चाहिए, क्योंकि कुछ समय बाद उन्हें फ़ाइल में भेज दिया जाएगा;
• कंपनी का नाम, उसका कानूनी और वास्तविक पता और ईमेल पता दर्शाया गया है;
• मानक टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट, आकार 12 का उपयोग करना बेहतर है। यह सबसे इष्टतम है और पढ़ने में आसान है;
• लेटरहेड का उपयोग किए बिना व्यावसायिक पत्र तैयार करने की अनुमति है, लेकिन फिर भी आपको फॉर्म से जानकारी प्रदान करनी होगी।

यदि पत्र वित्त या किसी अन्य प्रकृति की गोपनीय जानकारी से संबंधित बड़े लेनदेन से संबंधित है, तो ऐसे पत्रों को फैक्स या इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजने की अनुशंसा नहीं की जाती है। यह पुराने ज़माने के तरीक़े से बेहतर है, एक नियमित कागज़ के लिफाफे में।

क्रमांकन.

यदि पत्र में कई पृष्ठ हैं, तो उन्हें दूसरे से शुरू करके क्रमांकित किया जाता है। संख्याएँ ऊपर मध्य में अरबी अंकों में अंकित हैं। संख्या के आगे कोई बिंदु नहीं हैं.

भागों में बाँटना।

इसका अर्थ है पत्र को अनुच्छेदों में विभाजित करना। पाठ को एक सतत धारा में प्रवाहित नहीं करना चाहिए, अन्यथा यह आसानी से समझ में नहीं आएगा। अनुच्छेदों में विभाजन के लिए धन्यवाद, आप देख सकते हैं कि एक विचार कहाँ समाप्त होता है और दूसरा शुरू होता है।

सुधारों की उपलब्धता.

सुधार, टाइपो या मिटाने की अनुमति देना उचित नहीं है। पत्र सही ढंग से लिखा जाना चाहिए, और पाठ 1.5 - 2 के अंतराल पर मुद्रित होना चाहिए।

विवरण का उपयोग किया गया.

हम केवल मुख्य बातों का संकेत देंगे, क्योंकि हमने कुछ समय पहले ही उनके बारे में संक्षेप में बात की थी:

• यदि उद्यम राज्य के स्वामित्व वाला है, तो रूसी संघ के हथियारों के कोट का उपयोग किया जाता है। यह आधिकारिक प्रपत्र के मध्य में स्थित है;
• कंपनी का पूरा नाम;
• फैक्स और टेलीफोन नंबर;
• बैंक खाता संख्या;
• पताकर्ता - और प्राप्तकर्ता कंपनी का नाम नाममात्र मामले में उपयोग किया जाता है; प्राप्तकर्ता की स्थिति और उपनाम को इंगित करने के लिए, मूल मामले का उपयोग करें;
• यदि प्राप्तकर्ता के पास कोई शैक्षणिक डिग्री या उपाधि है, तो उसे व्यक्ति के अंतिम नाम से पहले इंगित करें;
• कोई भी विवरण एक नई पंक्ति में और बड़े अक्षर में लिखा जाता है।

बैठक के बाद व्यावसायिक पत्र

आपने एक व्यावसायिक बैठक की, इसकी कुछ संभावना थी। हम आगे चर्चा करेंगे कि इसे एक पत्र में कैसे प्रतिबिंबित किया जाए।

1. सबसे पहले, पत्र की शुरुआत में, अपने संभावित साथी के साथ अपने संचार की तारीख और समय का उल्लेख करें, भले ही बैठक के कुछ दिन बीत चुके हों।
2. गलतियों या अत्यधिक जटिल वाक्यांशों से बचें: पत्र को छोटा और स्पष्ट रखें, लेकिन इस तरह से कि प्राप्तकर्ता इसे पढ़ना चाहे।
3. उल्लेख करें कि बातचीत किस बारे में थी। उदाहरण के लिए: " हमने चर्चा की कि वेनिस शैली के फूलदान की कीमत कितनी होगी।
4. सुनिश्चित करें कि पत्र प्राप्तकर्ता बैठक के विषय पर अपनी राय व्यक्त करता है।
5. ऐसा समय बताएं जब आप फोन पर बातचीत कर सकें या व्यक्तिगत रूप से मिल सकें।
6. प्राप्तकर्ता को बताएं कि आप उसके साथ काम करने के लिए उत्सुक हैं: " मैं आपके साथ भविष्य में व्यावसायिक संबंधों की आशा करता हूँ«.
7. अपने पत्र को निम्नलिखित या समान वाक्यांश के साथ समाप्त करें: " आपको शुभकामनाएं...».

इलेक्ट्रॉनिक व्यापार पत्र

उनके डिजाइन के लिए आवश्यकताओं को नजरअंदाज करना असंभव है, क्योंकि अब अधिक से अधिक पत्र कागज के बजाय इलेक्ट्रॉनिक रूप में जारी किए जाते हैं। आख़िरकार, यह 21वीं सदी है।

इलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक पत्र तैयार करना कठिन नहीं है; प्रारूपण आवश्यकताएँ पारंपरिक पत्रों के समान हैं। एकमात्र बात यह है कि ऐसे पत्र में हमेशा एक शीर्षक (या विषय पंक्ति) होना चाहिए ताकि यह दस्तावेज़ीकरण के प्रवाह में खो न जाए।

इसके अलावा, जब ऐसे किसी पत्र का उत्तर दिया जाता है, तो बेहतर होगा कि पत्र का विषय न बदला जाए, ताकि यदि आपको बहुत सारे ईमेल प्राप्त हों तो आप जल्दी से समझ जाएंगे कि क्या कहा जा रहा है।

इसके अलावा, आपको ऐसे पत्रों के साथ अनुलग्नक बनाते समय अत्याधुनिक सॉफ़्टवेयर का उपयोग नहीं करना चाहिए; यह इस तथ्य से बहुत दूर है कि आपके प्राप्तकर्ता के पास भी ऐसा ही है। यदि यह वहां नहीं है, तो पत्र खुलेगा ही नहीं।

इलेक्ट्रॉनिक रूप से व्यावसायिक पत्र लिखते समय इमोटिकॉन्स का उपयोग न करें। प्रौद्योगिकी बढ़िया है, लेकिन लिखते समय इसे व्यवसाय की तरह रखें।

किसी पत्र का उत्तर देने की समय सीमा क्या है?

यदि पत्र को प्रतिक्रिया की आवश्यकता के रूप में वर्गीकृत किया गया है, तो कब प्रतिक्रिया देनी है यह पत्र में निहित जानकारी पर निर्भर करता है:

• यदि आपको कोई अनुरोध प्राप्त होता है, तो कृपया पुष्टि करें कि यह प्राप्ति के अगले तीन दिनों के भीतर प्राप्त हो गया है। और अंतिम उत्तर एक महीने के भीतर दिया जा सकता है;
• यदि हम संवेदना के बारे में बात कर रहे हैं, तो इसे दुखद घटना घटने के दस दिनों के भीतर भेजा जा सकता है;
• विशेष तिथि के बारे में पता चलने के 8 दिनों के भीतर बधाई भेजने की अनुमति है;
• यदि हम अच्छे व्यवहार के सामान्य नियमों की बात करें तो पत्रों का उत्तर सात दिनों के भीतर देना बेहतर होता है।

व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें: जटिल चीज़ों के बारे में सरल भाषा में

व्यावसायिक पत्र और व्यक्तिगत पत्राचार के बीच अंतर स्पष्ट करें। हम आज पहले ही एक से अधिक बार बात कर चुके हैं कि ये अंतर क्या हैं, हमें उनके बारे में नहीं भूलना चाहिए। आइए अब चरण दर चरण पत्र लिखने पर नजर डालें।

प्रथम चरण। हम पते वाले को इंगित करते हैं।

फॉर्म के ऊपरी दाएं कोने में हम उस व्यक्ति का उपनाम, आद्याक्षर और स्थिति लिखते हैं जिसे हम पत्र संबोधित कर रहे हैं। यदि प्राप्तकर्ता कोई संगठन है, तो उसका कानूनी पता बताएं।

चरण 2.

निवेदन।

हम इसे फॉर्म के बीच में रखते हैं। इसे संक्षिप्त रूप या मिटाए बिना, सम्मानजनक तरीके से किया जाता है।: उदाहरणप्रिय (नाम, संरक्षक)!

चरण 3.

उद्देश्य का कथन।

पत्र का उद्देश्य, उसका सार और मुख्य विचार स्पष्ट करें। यह पार्ट मुख्य है। आप क्या कहना चाहते हैं, आपकी अपील का कारण क्या है, इसके बारे में लिखें। लेकिन आधिकारिक और तटस्थ शैली के बारे में मत भूलना।

चरण 4.

प्रस्ताव एवं सिफ़ारिशें बनाना।

लगभग किसी भी व्यावसायिक पत्र का तात्पर्य यह होता है कि प्राप्तकर्ता इसका उत्तर देगा। यह आम तौर पर केवल सूचनात्मक प्रकृति के पत्रों के लिए आवश्यक नहीं है। इसलिए केवल समस्या का वर्णन ही न करें, बल्कि यह भी बताएं कि इसे कैसे हल किया जा सकता है।

यदि आप शिकायत दर्ज करते हैं, तो कुछ उपाय करने के लिए कहें, यदि आप सहयोग करने की पेशकश करते हैं, तो हमें बताएं कि कौन से विकल्प उपलब्ध हैं।

सीधे शब्दों में कहें तो, पत्र प्राप्त करने वाले को यह अवश्य देखना चाहिए कि वे न केवल उससे कुछ चाहते हैं, बल्कि यह भी समझें कि इसे कैसे पूरा किया जा सकता है।

व्यावसायिक पत्र को कैसे समाप्त करें

एक व्यावसायिक पत्र बिल्कुल सही ढंग से लिखा जाना चाहिए। यदि लेखन नियमों का पालन नहीं किया जाता है, तो यह समग्र रूप से कंपनी की प्रतिष्ठा को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है। इसलिए, अब हम व्यावसायिक पत्र के अंतिम भाग के डिज़ाइन पर अधिक विस्तार से ध्यान देने का प्रस्ताव करते हैं।

पत्र के अंत में, पहले चर्चा की गई सभी बातों का सारांश प्रस्तुत करें। लेकिन आपको अपने निष्कर्षों को 10 वाक्यों में नहीं फैलाना चाहिए, आख़िरकार, व्यावसायिक पत्रों में संक्षिप्तता और संक्षिप्तता को महत्व दिया जाता है; अपने आप को सरल वाक्यांशों तक सीमित रखना बेहतर है।

• हम अंत को 2 संकेतकों पर आधारित करेंगे: यह यथासंभव विनम्र और सही होना चाहिए। इसे कैसे बनाया जाए इसके लिए अलग-अलग विकल्प हैं। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
• आपका ध्यान या मदद के लिए धन्यवाद: धन्यवाद! (मैं आपको धन्यवाद देता हूं...);
• भविष्य के लिए अपनी आशाएँ व्यक्त करें: हम पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की आशा करते हैं (हमें निकट भविष्य में उत्तर प्राप्त होने की आशा है...);
• आप प्राप्तकर्ता को किसी बात का आश्वासन देने के लिए एक वाक्यांश बना सकते हैं: हमें आपके साथ सहयोग करने में खुशी होगी;
• एक अनुरोध करना: हम आपसे परिणामों की रिपोर्ट करने के लिए कहते हैं;

किसी भी असुविधा के लिए क्षमा करें:

सामग्री के भुगतान में अप्रत्याशित देरी के लिए मैं क्षमा चाहता हूँ।

प्राप्तकर्ता को अलविदा कैसे कहें.

• इस तथ्य के बावजूद कि पत्राचार आधिकारिक है, आप विभिन्न तरीकों से अलविदा कह सकते हैं।
• यहां कुछ विकल्प दिए गए हैं:
• आपके सम्मान में...;

सफलता की कामना के साथ...;

शुभकामनाएं… हम सही हस्ताक्षर करते हैं.पत्र पर हस्ताक्षर करते समय, अपनी स्थिति, पहला और अंतिम नाम बताएं। यदि आपको किसी वाक्यांश की उपयुक्तता पर संदेह है जैसे: "

आपका" -

हमारे लेख के अगले भाग में मैं अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्रों के बारे में बात करना चाहूंगा।

अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्र

ऐसे पत्रों को लिखने के लिए कोई विनियमित प्रपत्र नहीं है। सब कुछ पत्र के उद्देश्य और उसे प्राप्तकर्ता कौन है, इस पर निर्भर करेगा। प्रारूपण के लिए यहां कुछ संक्षिप्त अनुशंसाएं दी गई हैं।

लिखने की तिथि.

यदि हम संयुक्त राज्य अमेरिका में लिख रहे हैं, तो तारीख बताते समय हम पहले महीना, फिर दिन और उसके बाद ही वर्ष डालते हैं। यदि यूके में, तारीख रूसी संघ के अनुसार दर्ज की गई है। ऐसे में भ्रम से बचने के लिए अक्षरों में महीना लिखें।

प्राप्तकर्ता विवरण.

• यदि आप किसी पुरुष को लिखते हैं, तो उससे इस प्रकार संपर्क करें: श्रीमान (अंतिम नाम डालें);
• यदि कोई महिला विवाहित है: श्रीमती (अंतिम नाम डालें);
• अविवाहित महिला के लिए: मिस (अंतिम नाम बताएं);
• यदि आप महिला की स्थिति नहीं जानते हैं: सुश्री (अंतिम नाम डालें)।

पता निर्दिष्ट करना.

यह आदेश रूसी संघ में स्वीकृत आदेश के विपरीत है: कार्यालय, घर का नंबर, सड़क का नाम, ज़िप कोड, राज्य का नाम (यदि संयुक्त राज्य अमेरिका में लिख रहा है), काउंटी का नाम और देश का नाम (यदि यूके में लिख रहा है)।

प्राप्तकर्ता से कैसे संपर्क करें.

मानक कॉल:

• प्रिय मैडम;
• प्रिय महोदय;
• प्रिय महोदय या महोदया;
• प्रिय श्रीमती;
• प्रिय।

संबोधन के बाद हम अल्पविराम (यदि यूके को लिख रहे हैं) या कोलन (यदि यूएसए को लिख रहे हैं) लगाते हैं। विस्मयादिबोधक चिह्न लगाने की प्रथा नहीं है।

विषय।

रूसी संघ की तरह ही, पत्र के विषय को इंगित करना सुनिश्चित करें।

मुख्य पाठ।

इसे अनुच्छेदों में विभाजित करें। या प्रत्येक वाक्य को एक नई पंक्ति में लिखें।

अलविदा कैसे कहें.

उदाहरण के लिए, इस तरह: " सहायता के लिए धन्यवाद, हम वास्तव में आपके हैं"- धन्यवाद, मेरे समर्पित व्यक्ति..., हालाँकि शायद कम औपचारिक रूप से।

हस्ताक्षर पंजीकरण.

हम विदाई पैराग्राफ के नीचे अपना हस्ताक्षर करते हैं, अपना पहला और अंतिम नाम, कंपनी का नाम और स्थिति दर्शाते हैं।

अनुप्रयोगों का डिज़ाइन.

यदि आप कोई दस्तावेज़ संलग्न कर रहे हैं, तो कृपया इसे पत्र के अंत में इंगित करें: " एन्क।”और आवेदनों की सूची बनाएं।

बड़े अक्षर से क्या लिखें.

• अंतिम नाम और आद्याक्षर;
• कंपनी के नाम;
• शहरों, राज्यों आदि के नाम;
• कोई भी शब्द जो धारित पद को दर्शाता हो;
• विदाई के पहले शब्द;
• उद्घाटन पते.

इससे पहले कि हम बातचीत समाप्त करें, यहां रूसी और अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्रों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं।

रूसी और अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्रों के नमूने

निष्कर्ष

संक्षेप में, मैं कहना चाहूंगा कि एक व्यावसायिक पत्र गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में संचार के लिए एक उपकरण है। यदि यह सही ढंग से लिखा गया है, तो यह निश्चित रूप से आपकी कंपनी को सकारात्मक रूप में प्रस्तुत करेगा।

दूसरी ओर, लापरवाही से और त्रुटियों के साथ लिखा गया एक पत्र सबसे आशाजनक व्यवसाय को पूरी तरह से नष्ट कर सकता है। पत्र सही ढंग से लिखें, और हमने आपको यह बताने का प्रयास किया कि यह कैसे करना है।

एक व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें जो "सूचना कचरे" में खो न जाए और पढ़ा जा सके? नियम, सिफ़ारिशें, उदाहरण

यह शब्द एक सुलभ व्यावसायिक उपकरण है। व्यवसाय जगत में ऐसा व्यक्ति मिलना असंभव है जो अपने काम में शब्दों का प्रयोग न करता हो।

आधुनिक व्यवसाय धीरे-धीरे पत्राचार व्यवसाय में बदलता जा रहा है। पत्रों की मदद से - इलेक्ट्रॉनिक या पारंपरिक - ग्राहकों, व्यापार भागीदारों और नियोक्ताओं के साथ संचार होता है। पत्र में लेखक को या तो एक पेशेवर या एक ऐसे व्यक्ति के रूप में दर्शाया गया है जिसके साथ आपको संबंध जारी नहीं रखना चाहिए।

एक पेशेवर को लिखने में सक्षम होना चाहिए

• यह स्पष्ट है
• प्रभावी रूप से
• ज़ोर देकर
• दिलचस्प

और यह सीखने में कभी देर नहीं होती। आइए बुनियादी बातों से शुरू करें: व्यवसाय और नियमित लेखन के बीच अंतर को समझें।

एक सेवा पत्र नियमित पत्र से किस प्रकार भिन्न है? व्यावसायिक पत्र की विशिष्टताएँ

पत्र एक या दो पृष्ठों का संक्षिप्त पाठ होता है, जिसका उद्देश्य किसी बात के बारे में जानकारी प्राप्तकर्ता तक पहुँचाना होता है।

सूचना की प्रकृति और प्रेषक और पत्र के प्राप्तकर्ता के बीच संबंध पत्राचार को विभाजित करते हैं

• व्यवसाय (औपचारिक)
• व्यक्तिगत (अनौपचारिक)

एक व्यावसायिक पत्र की विशेषता है:

• संक्षिप्तता
• शुद्धता
• तर्क और तर्क
• जानकारी सामग्री
• मूल्यांकनात्मक और भावनात्मक तटस्थता
• मानकीकरण:
• आधिकारिक प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है
• भाषण के स्थिर अलंकारों, विशेष लिपिकीय शब्दों और निर्माणों का उपयोग किया जाता है
• विषयों की संख्या - 1-2
• को लक्षित
• आदेश की स्पष्ट रूप से परिभाषित श्रृंखला (यदि आवश्यक हो)

व्यावसायिक पत्र किस प्रकार के होते हैं?

व्यावसायिक पत्र का प्रकार निर्धारित होता है

1. इसे लिखने का उद्देश्य

वाणिज्यिक प्रयोजन

• आप एक सौदा समाप्त करना चाहते हैं और इसकी विशिष्ट शर्तों का प्रस्ताव करना चाहते हैं - प्राप्तकर्ता के लिए एक प्रस्ताव पत्र (प्रस्ताव) तैयार करें

• यदि आपने लेनदेन की स्वीकार्य शर्तों पर निर्णय नहीं लिया है, तो अनुरोध पत्र भेजें
• क्या आप अपने प्राप्तकर्ता को उसकी ओर से संविदात्मक दायित्वों के उल्लंघन के बारे में सूचित करना चाहते हैं? दावा पत्र लिखें (शिकायत)

गैर-लाभकारी उद्देश्य

• धन्यवाद पत्र में धन्यवाद दें
• गारंटी पत्र के साथ अपने दायित्वों की पुष्टि करें और पुष्टि पत्र के साथ अपनी सहमति की पुष्टि करें
• यदि आपको लगता है कि आपकी जानकारी प्राप्तकर्ता के लिए रुचिकर होगी तो न्यूज़लेटर लिखें
• अनुस्मारक पत्रों के साथ महत्वपूर्ण समझौतों, दायित्वों, दंडों के बारे में याद दिलाएँ
• बधाई पत्रों में बधाई दें, अनुरोध पत्रों में पूछें, संवेदना पत्रों में शोक व्यक्त करें
• यदि आपको महत्वपूर्ण दस्तावेज़ या भौतिक संपत्ति भेजने की आवश्यकता है, तो अपने कार्गो के लिए एक कवर लेटर तैयार करना सुनिश्चित करें

2. प्राप्तकर्ता

यदि आप किसी पत्र को एक साथ कई प्राप्तकर्ताओं को संबोधित करते हैं, तो आप एक वृत्ताकार पत्र लिख रहे हैं

आपका पत्र एक ही समय में कई विषयों को छू सकता है, जो स्वचालित रूप से इसे बहुआयामी बनाता है

4. संरचना

विनियमित पत्रों में एक निश्चित पैटर्न के अनुसार पत्र के पाठ भाग को संकलित करना शामिल होता है, जबकि अनियमित पत्रों में प्रस्तुति का एक स्वतंत्र रूप होता है

5. प्रस्थान का स्वरूप

• एक लिफाफे में
• इलेक्ट्रॉनिक रूप में
• फैक्स द्वारा

व्यावसायिक पत्र की संरचना: परिचय, मुख्य भाग, निष्कर्ष

एक मानक व्यावसायिक पत्र की संरचना पर अधिक सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता होती है।

एक सही ढंग से प्रारूपित पत्र निम्नलिखित रूपरेखा के अनुरूप होना चाहिए:

आइए योजना के कुछ बिंदुओं पर करीब से नज़र डालें:

1. शीर्षक

आमतौर पर, यह पत्र के विषय का संक्षिप्त सारांश है।

महत्वपूर्ण: यदि आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता आपका पत्र पढ़े तो शीर्षक सही लिखें।

व्यावसायिक पत्राचार में शीर्षकों की अनुपस्थिति उन शुरुआती लोगों के लिए विशिष्ट है जिनके पास व्यावसायिक पत्राचार करने में बुनियादी कौशल नहीं है।

2. अपील

• पारंपरिक रूप है "प्रिय"
• पंक्ति के मध्य में बड़े अक्षर से लिखें

महत्वपूर्ण: संक्षिप्ताक्षरों का प्रयोग निषिद्ध है!

3.प्रस्तावना

• प्राप्तकर्ता को पत्र के मुख्य विचार से परिचित कराता है
• पत्र में निहित बाद की जानकारी की सही धारणा के लिए प्राप्तकर्ता को तैयार करता है

4. पाठ का मुख्य भाग प्रस्तावना में निर्धारित मुख्य विचार की पुष्टि करता है

पत्र के इस भाग में

• आप प्रस्ताव/अपील का सार स्पष्ट रूप से इंगित करते हैं
• तर्क प्रदान करें: पत्र के विषय पर तथ्य, आंकड़े, अन्य विशिष्टताएँ। विशेषज्ञ की राय, अपना सकारात्मक/नकारात्मक अनुभव

औचित्य में आसानी के लिए, आप निम्नलिखित चित्र का उपयोग कर सकते हैं:

महत्वपूर्ण: अंतिम पैराग्राफ में एक वाक्यांश होना चाहिए जो एक विशिष्ट कदम या अपेक्षित परिणाम का संकेत देता हो और प्राप्तकर्ता को कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करता हो

5. निष्कर्ष में:

6. "हस्ताक्षर" विंडो में, प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी अवश्य दर्शाई जानी चाहिए:

• नौकरी का शीर्षक

लेखन शैली चुनने में गलती कैसे न करें?

व्यावसायिक पत्राचार में, आपको लगातार लिखने की शैली और प्राप्तकर्ता के साथ संचार के लहजे के संबंध में चुनाव करना पड़ता है। आपका संदेश कितना शुष्क, औपचारिक या, इसके विपरीत, कितना जीवंत, गर्मजोशी भरा और मानवीय होना चाहिए?

• व्यावसायिक पत्राचार में व्यक्तिगत शैली पत्र लिखने वाले व्यक्ति के व्यक्तिगत गुणों पर जोर देती है
• औपचारिक शैली का उपयोग करते समय, तथ्य प्रस्तुत किए जाते हैं और उनके आधार पर उचित निष्कर्ष निकाले जाते हैं।
• व्यक्तिगत शैली में पत्र के लेखक और प्राप्तकर्ता के बीच समान शर्तों पर संचार शामिल होता है
• औपचारिक शैली आदेश की एक स्पष्ट श्रृंखला और एक शक्ति को प्रदर्शित करती है जिसे पत्र के पाठक मानने के लिए मजबूर हो जाते हैं।

व्यावसायिक पत्र में सही संचार शैली चुनने के लिए, इस पर विचार करें:

• आप और आपका प्राप्तकर्ता किस भार वर्ग में हैं?
• आप सौहार्दपूर्ण ढंग से बातचीत करना चाहते हैं या मजबूत स्थिति से दबाव डालना चाहते हैं

चुनी हुई शैली से कैसे जुड़े रहें?

व्यक्तिगत शैली

• व्यक्तिगत सर्वनामों की उपस्थिति: मैं, हम, आप
  उदाहरण के लिए: मैं आपसे माफी मांगता हूं और पूरी उम्मीद करता हूं कि ऐसी गलतियां दोबारा नहीं होंगी।
• सीधी अपील और अनुरोध
  उदाहरण के लिए: कृपया व्यक्तिगत वस्तुओं को लावारिस न छोड़ें
• भावनात्मक मूल्यांकनात्मक अभिव्यक्तियों का उपयोग: सितारा यौवन, बहरा कर देने वाली विफलता

औपचारिक शैली

• व्यक्तिगत सर्वनामों को अमूर्त संज्ञाओं से बदलना
  उदाहरण के लिए: शाम के शो का शेड्यूल बदलने के लिए सिनेमा प्रशासन ईमानदारी से माफी मांगता है
• व्यक्तिगत अपीलों और अनुरोधों को बयानों से बदलना
  उदाहरण के लिए: कृपया व्यक्तिगत वस्तुओं को लावारिस न छोड़ें
• सामान्य लिपिकवाद का उपयोग: मैं इस तथ्य के कारण आपका ध्यान आकर्षित करता हूँ

यदि आप कृतज्ञता पत्र या शोक पत्र लिख रहे हैं, यानी वे व्यावसायिक पत्र जिनमें आपको भावनाओं को व्यक्त करने की आवश्यकता है तो औपचारिक शैली बिल्कुल उपयुक्त नहीं है। ऐसी स्थिति में जहां आप अनुरोध पत्र या प्रस्ताव पत्र लिख रहे हों, व्यक्तिगत शैली पर कायम रहना भी बेहतर है।

शिकायत पत्र क्या है और इसे कैसे लिखें? यह अन्य प्रकार के पत्रों से किस प्रकार भिन्न है?

महत्वपूर्ण: पत्र लिखते समय, प्राप्तकर्ता का ध्यान इस बात पर केंद्रित करें कि आप उससे किन कार्यों की अपेक्षा करते हैं। अपने कार्यों के कार्यान्वयन के लिए विशिष्ट समय सीमा भी बताएं।

शिकायत पत्र टेम्पलेट आपको इसे सही ढंग से लिखने में मदद करेगा:

प्रतिक्रिया पत्र क्या है और इसे कैसे लिखें?

सलाह पत्र दो प्रकार के होते हैं:

• इनकार का पत्र
• सकारात्मक प्रतिक्रिया वाला पत्र

दोनों प्रकार के पत्रों के प्रारूपण में दो सामान्य नियम हैं (बशर्ते कि पहल पत्र सही ढंग से तैयार किया गया हो):
1. प्रतिक्रिया पत्र पहल पत्र की शब्दावली और भाषण पैटर्न को बरकरार रखता है
2. प्रतिक्रिया पत्र के पाठ में इसके बारे में जानकारी नहीं होनी चाहिए

• पहल पत्र तैयार करने की तिथि
• इसका रजिस्ट्रेशन नंबर

मैत्रीपूर्ण और सही इनकार पत्र का एक उदाहरण नीचे दिया गया है:

हालाँकि, इनकार का हमेशा नरम होना ज़रूरी नहीं है। ऐसी परिस्थितियाँ होती हैं जब एक सख्त और कठोर संचार शैली आवश्यक होती है। कठोर से नरम तक, सभी अवसरों के लिए अस्वीकृति पत्रों का एक टेम्पलेट नीचे दिया गया है:

सूचना पत्र : प्रतिक्रिया पत्र एवं शिकायत पत्र से इसका अंतर

सूचना पत्र बहुक्रियाशील है:

• रिपोर्ट (उदाहरण के लिए, मूल्य सूची में मूल्य परिवर्तन के बारे में)
• सूचित करता है (निदेशक मंडल के सदस्यों के पुनः चुनाव की)
• सूचित करता है (माल के शिपमेंट के बारे में)
• (इरादों की) घोषणा करता है
• पुष्टि करता है (माल की प्राप्ति)
• याद दिलाता है (अनुबंध के तहत ग्रहण किए गए दायित्वों की पूर्ति के बारे में)
• विज्ञापन और सूचना देता है (सामान्यतः कंपनी के बारे में, विशेष रूप से वस्तुओं/सेवाओं के बारे में)

शायद आज सबसे बड़ा मुद्दा यह है कि विज्ञापन और सूचना पत्र को सही ढंग से कैसे तैयार किया जाए।

1. संरचना का अभाव
2. पत्र के पाठ में कठबोली भाषा या अनौपचारिक भाषा की उपस्थिति
3. मैला डिजाइन
4. वर्तनी, वाक्यविन्यास, शैलीगत त्रुटियों की प्रचुरता
5. पत्र में विश्वसनीय तथ्यों एवं वस्तुनिष्ठ जानकारी का अभाव
6. विनम्रता के बुनियादी नियमों का उल्लंघन (विशेषकर शिकायत पत्रों में)
7. पाठ में बोझिल एवं अस्पष्ट वाक्यों का प्रयोग
8. सामग्री के प्रस्तुतीकरण में तर्क का अभाव
9. संक्षिप्ताक्षरों की व्याख्या का अभाव
10. यदि पाठ को लक्ष्यहीन ढंग से संकलित किया गया है तो उसका सामान्य धुंधलापन

व्यावसायिक पत्रों के बारे में आपको और क्या जानने की आवश्यकता है?

1. आधुनिक व्यावसायिक पत्राचार के लिए पाठ रचना की ब्लॉक संरचना विधि का उपयोग किया जाता है।
यह विधि समय बचाती है और सभी व्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण की समग्र शैली को बनाए रखती है। विधि की एक विशिष्ट विशेषता खुला विराम चिह्न या अवधि/अल्पविराम की अनुपस्थिति है (उदाहरण के लिए, सूचियाँ बनाते समय)

2. पत्र के शीर्षक के लिए एक सेन्स-सेरिफ़ फ़ॉन्ट (उदाहरण के लिए, एरियल) का उपयोग किया जा सकता है। ऐसे फ़ॉन्ट को अवचेतन स्तर पर स्थिर और ठोस माना जाता है।

3. बॉडी टेक्स्ट में सेरिफ़ फ़ॉन्ट्स (टाइम्स न्यूज़ रोमन) का उपयोग किया जाना चाहिए। सेरिफ़ आपकी आंखों के लिए एक अक्षर से दूसरे अक्षर पर जाना आसान बनाते हैं, जिससे पढ़ना तेज़ हो जाता है।

महत्वपूर्ण: कुछ ऐसे पत्र भी होते हैं जो हमेशा हाथ से ही लिखे जाते हैं!
ये बधाई के पत्र हैं, संवेदना के पत्र हैं, कृतज्ञता के पत्र हैं

व्यावसायिक पत्रों की संरचना के संबंध में बड़ी मात्रा में उपयोगी जानकारी साशा करेपिना के वीडियो में पाई जा सकती है।

वीडियो: कवर लेटर और बायोडाटा कैसे लिखें

वीडियो: "कहानीकारों से सीखना।" ग्रंथ बेचने का रहस्य

पत्र मेल, कूरियर, फैक्स, ई-मेल आदि द्वारा भेजे गए विभिन्न सामग्रियों के दस्तावेजों का एक सामान्यीकृत नाम है।

जैसा कि आप जानते हैं, लोगों का स्वागत उनके कपड़ों से किया जाता है। इसलिए, आपके पत्र का "पोशाक", अर्थात्। लिफाफा एवं कागज बेदाग होना चाहिए। अन्यथा, आपके पत्र के बिना पढ़े रद्दी कागज के डिब्बे में जाने का जोखिम है, भले ही उसमें ऐसी जानकारी हो जो प्राप्तकर्ता के लिए अत्यंत मूल्यवान हो।

यह कंपनी परिचय, उत्पाद प्रस्ताव, सामान, सेवाओं और नौकरी अनुप्रयोगों जैसे पत्रों के लिए विशेष रूप से सच है। लिफाफा मोटा, अपारदर्शी, मानक आकार का, सफेद कागज से बना होना चाहिए। लिफाफे पर पता मुद्रित होना चाहिए या पारदर्शी खिड़की से दिखाई देना चाहिए। यहां कोई सख्त प्रतिबंध या नियम नहीं हैं।

यदि आप जानकारी का अनुरोध करने जा रहे हैं, सामान या सेवा का ऑर्डर देने जा रहे हैं, तो लिफाफा और कागज दोनों ही सबसे महंगे नहीं होंगे, लेकिन फिर भी अच्छी गुणवत्ता के होंगे।

यदि आप अपनी कंपनी के मानक लेटरहेड का उपयोग नहीं करते हैं, तो कागज को सबसे कठोर आवश्यकताओं को भी पूरा करना होगा: ए 4 प्रारूप, सफेद, मोटी, दोष या दाग के बिना एक शीट, खासकर यदि आप सहयोग की पेशकश कर रहे हैं, अपनी कंपनी का प्रतिनिधित्व कर रहे हैं या काम पर रखा जा रहा है . हस्ताक्षर को इस तरह डिज़ाइन किया जाना चाहिए कि प्राप्तकर्ता को यह महसूस न हो कि आपके पास एक अच्छा फाउंटेन पेन नहीं है या आप अपने हस्ताक्षर को पुन: प्रस्तुत करने के लिए पर्याप्त आश्वस्त नहीं हैं। आपके पत्र को पहली नज़र में एक ठोस, सम्मानजनक प्रभाव डालना चाहिए।

पत्र जानकारीपूर्ण, संक्षिप्त होना चाहिए और एक पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए। कोई भी एक पेज से ज्यादा नहीं पढ़ेगा.

सभी व्यावसायिक पत्रों को एक निश्चित उपलब्धि बताने वाले और उसके पूरा होने की संभावना का अनुमान लगाने वाले पत्रों में, प्रतिक्रिया पत्र की आवश्यकता वाले पत्रों में और जिन पत्रों को प्रतिक्रिया पत्र की आवश्यकता नहीं होती है, उन्हें व्यावसायिक और वाणिज्यिक पत्रों में विभाजित किया जा सकता है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार:

1)सूचना पत्रअधिकारियों को भेजा जाता है, और यह कार्य की प्रगति के बारे में जानकारी प्रदान करता है या किसी मामले, मुद्दे, तथ्यों, घटनाओं आदि के बारे में सूचित करता है। अक्सर ऐसे पत्रों की मदद से वे संगठनों और उत्पादों की गतिविधियों का प्रचार करते हैं।

2)बी अनुरोध पत्रइसे भेजने वाला व्यक्ति रुचि के किसी प्रश्न का उत्तर या किसी सिद्ध तथ्य आदि के बारे में स्पष्टीकरण मांगता है या मांगता है।

3)प्रेषित (या आवरण) पत्र- यह प्राप्तकर्ता के लिए एक संक्षिप्त सूचना है कि दस्तावेज़ या भौतिक संपत्ति उसे भेज दी गई है। ऐसे पत्र तब तैयार किए जाते हैं जब उनमें निष्पादन की प्रकृति या दस्तावेज़ भेजने के उद्देश्य के बारे में स्पष्टीकरण होता है।

4)बी अनुस्मारक पत्रकिसी भी कार्रवाई के निष्पादन के लिए समय सीमा के निकट आने, तेज होने या समाप्ति की सूचना।

5)आवेदन पत्र- यह एक आधिकारिक पत्र है जिसमें यह या वह आदेश या आवेदन किया जाता है।

6)बी अनुरोध पत्रसंस्थान, उद्यम, संगठन या व्यक्तिगत नागरिक अनुरोध के साथ प्राप्तकर्ता से संपर्क करते हैं।

7)उत्तर पत्र– यह एक पत्र है जिसमें अनुरोधों, आवेदनों, आदेशों आदि का उत्तर दिया जाता है। पाठ पहल दस्तावेज़ पर लिए गए निर्णय को निर्धारित करता है।

8)गारंटी पत्रकिसी भी लेनदेन में भागीदारों के दायित्वों को स्थापित या पुष्टि करना: प्रदर्शन किए गए कार्य के लिए भुगतान, आवास का प्रावधान, आदि। इस दस्तावेज़ पर प्रबंधक और मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर और संगठन की मुहर होनी चाहिए।

9)आमंत्रण का पत्र. पत्र का उद्देश्य किसी बैठक, बैठक, सम्मेलन आदि के लिए निमंत्रण देना है। किसी विशिष्ट व्यक्ति, लोगों के समूह, संगठन को संबोधित किया जाता है और इसमें कार्यक्रम का पूरा एजेंडा, वक्ताओं के नाम आदि शामिल हो सकते हैं।

10)अधिसूचना पत्र. अक्सर किसी अनुरोध का उत्तर.

11)पुष्टिकरण पत्रदस्तावेजों, क़ीमती सामानों की प्राप्ति की सूचना देता है, तथ्यों और कार्यों की पुष्टि करता है। पुष्टिकरण पत्र भेजना व्यावसायिक संबंध का एक अनिवार्य हिस्सा है। यह आपको समस्या को नियंत्रण से हटाने की अनुमति देता है।

12)शिकायत का पत्रक्रय उद्यम द्वारा आपूर्तिकर्ता संगठन को भेजा गया। पाठ दावे के लेखक द्वारा प्रस्तुत आवश्यकताओं को इंगित करता है।

पत्र लेटरहेड पर तैयार किए जाते हैं और उनमें निम्नलिखित विवरण होते हैं: पताकर्ता, पाठ का शीर्षक, अनुलग्नक की उपस्थिति के बारे में नोट, हस्ताक्षर, निष्पादक के बारे में नोट।

आधिकारिक पत्राचार में कई प्रकार और प्रकार के पत्र शामिल हैं: अनुरोध, प्रस्ताव, नोटिस, अनुस्मारक, नोटिस, कवर और गारंटी पत्र, निमंत्रण, आवेदन, दावे, आदि।

व्यावसायिक पत्र की संरचना.

कोई भी पत्र लिखते समय, आपको हमेशा सूत्र द्वारा निर्देशित होना चाहिए: संक्षिप्त और बिंदुवार। एक व्यावसायिक पत्र एक पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए।

पत्र के पाठ में, एक नियम के रूप में, तीन भाग होते हैं: परिचय, साक्ष्य और निष्कर्ष। परिचय पत्र लिखने के कारणों को इंगित करता है, साक्ष्य पत्र के लेखक के तथ्यों, विचारों और स्पष्टीकरणों, उसकी गणनाओं को इंगित करता है और निष्कर्ष पत्र के मुख्य उद्देश्य को इंगित करता है।

पत्र के पाठ में न केवल सभी तीन तत्व शामिल हो सकते हैं, बल्कि दो - परिचय और निष्कर्ष, या यहां तक ​​​​कि एक - निष्कर्ष भी शामिल हो सकते हैं।

पत्र लेटरहेड पर जारी किये जाते हैं।

अक्षरों में दस्तावेज़ के प्रकार का नाम नहीं दर्शाया गया है।

पत्र दो प्रतियों में तैयार किए जाते हैं: पहली प्रति, आउटगोइंग दस्तावेज़ों के जर्नल में पंजीकरण के बाद, प्राप्तकर्ता को भेजी जाती है, और दूसरी फ़ाइल में रखी जाती है।

सेवा पत्र भेजे जाने से पहले संस्था के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए। यदि पत्र मौद्रिक, संपत्ति, सामग्री या क्रेडिट प्रकृति का है, तो एकाउंटेंट के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। "हस्ताक्षर" विवरण देखें.

2.फैक्स, टेलीग्राम, टेलीफोनोग्राम, ईमेल

फ़ैक्स अनिवार्य रूप से त्वरित पत्र हैं, इसलिए पत्रों की सभी आवश्यकताएँ उन पर लागू होती हैं। इसके अलावा, कुछ मामलों में फैक्स संदेश की पुष्टि नियमित मेल द्वारा मूल भेजकर की जाती है। फैक्स दो प्रकार के होते हैं - बहुत छोटे संदेश जिनके लिए तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, और लंबे संदेश। पहले मामले में, संदेश एक मानक रूप में लिखा जाता है। मामले में जब एक लंबा संदेश प्रसारित किया जाता है, तो मानक प्रपत्र पर यह इंगित करना आवश्यक है कि अनुलग्नकों की सामग्री (अनुबंध, आदेश, आदि) के बारे में जानकारी और संदेश किसको संबोधित है।

ई-मेल एक बहुत ही विशेष प्रकार का संचार है जो आपको टेलीकांफ्रेंस मोड आदि में इंटरैक्टिव तरीके से काम करने की अनुमति देता है। और इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के संचालन की विशिष्टताओं के कारण भारी अवसर और बड़ी कठिनाइयाँ दोनों प्रस्तुत कर रहा है। एक ओर, ईमेल अपने सामान्य पूर्ववर्तियों - कागजी पत्रों से लगभग अलग नहीं हैं। ईमेल में प्राप्तकर्ता का पता और प्रेषक का पता, संदेश भेजने और प्राप्त करने की तारीख और समय, पत्र का पाठ और प्रेषक के हस्ताक्षर, संदेश का विषय दर्ज किया जाता है, संलग्न फ़ाइल अनुलग्नक के रूप में कार्य करती है।

व्यावसायिक ईमेल पत्राचार का तात्पर्य किसी दिए गए राष्ट्र, सामाजिक स्तर या यहां तक ​​कि व्यवसाय के क्षेत्र में निहित संस्कृति और परंपराओं के प्रति सम्मान है। उदाहरण के लिए, एक अमेरिकी बहुत तेजी से संचार के लगभग अनौपचारिक स्तर पर जा सकता है, जिसका मतलब यह नहीं है कि आपका व्यवसाय उसके लिए प्राथमिकता है, बात यह है कि वे इसे कैसे करते हैं। यूरोपीय लोग अंतिम क्षण तक दूरी बनाए रखेंगे, और इसी कारण से। सबसे इष्टतम विकल्प रिश्तों के क्रमिक विकास को सख्ती से औपचारिक से अधिक अनौपचारिक तक चुनना है। व्यावसायिक संदेशों की शैली एवं स्वरूप को आधिकारिक शैली में रखा जाना चाहिए।

यह याद रखना चाहिए कि आपका संदेश, प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स तक पहुंचने से पहले, कई सर्वरों से होकर गुजरता है और कई लोगों के ध्यान में उपलब्ध होता है। इसलिए, ईमेल के साथ काम करते समय, आपको यह याद रखना चाहिए कि आपका ईमेल किसी भी परिस्थिति में आपसे, आपकी कंपनी से, या आपके प्राप्तकर्ता से समझौता नहीं करना चाहिए।

3. दस्तावेज़ प्रपत्र की अवधारणा. कोने और अनुदैर्ध्य रूप.

एक दस्तावेज़ प्रपत्र स्थायी अनिवार्य विवरण है जो टाइपोग्राफी द्वारा या एक विशेष स्टाम्प का उपयोग करके कागज की एक मानक शीट पर पहले से लागू किया जाता है। ये विवरण दस्तावेज़ का आधिकारिक (कंपनी) रूप बनाते हैं।

प्रत्येक दस्तावेज़ में उसके कई घटक तत्व शामिल होते हैं, जिन्हें विवरण (नाम, पता, पाठ, दिनांक, आदि) कहा जाता है। GOST निम्नलिखित परिभाषा स्थापित करता है:

प्रोप एक निश्चित प्रकार के आधिकारिक दस्तावेज़ में निहित एक अनिवार्य डिज़ाइन तत्व है।

अलग-अलग दस्तावेज़ों में विवरणों का एक अलग सेट होता है, जो दस्तावेज़ बनाने के उद्देश्य, उसके उद्देश्य आदि से निर्धारित होता है। लेकिन किसी भी मामले में, मूर्त माध्यम पर दर्ज की गई जानकारी को आवश्यक विवरण डालकर औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। तभी यह एक दस्तावेज बनता है.

आधिकारिक फॉर्म तैयार करते समय, दो मुख्य पेपर मानकों का उपयोग किया जाता है: A4 (210x297 मिमी) और A5 (147x210 मिमी)। इसे A3 (420x297mm) और A6 (148x105mm) प्रारूपों में फॉर्म का उपयोग करने की अनुमति है। दस्तावेज़ प्रपत्रों में बाईं ओर और ऊपर कम से कम 20 मिमी और दाईं ओर और नीचे 10 मिमी का मार्जिन होना चाहिए।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए तीन प्रकार के आधिकारिक फॉर्म हैं: एक सामान्य फॉर्म, एक पत्र फॉर्म और एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के लिए एक फॉर्म। सामान्य प्रपत्र का उपयोग पत्रों को छोड़कर किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ के उत्पादन के लिए किया जाता है।

पत्र प्रपत्र

इस फॉर्म को हाइलाइट किया गया है क्योंकि पत्र का उद्देश्य अन्य संगठनों को भेजा जाना है और इसलिए इसमें उद्यम के पते की जानकारी शामिल है। पत्र प्रपत्र में विवरण शामिल हैं: संगठन का नाम, संगठन के बारे में पृष्ठभूमि की जानकारी, संगठन कोड। पत्र प्रपत्र विवरण के स्थान को इंगित करता है: दस्तावेज़ की तारीख, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, पंजीकरण संख्या का लिंक और दस्तावेज़ की तारीख। लेटरहेड में हथियारों के कोट या प्रतीक की छवि और मूल संगठन का नाम भी हो सकता है।

विवरण दर्ज करने की विधियाँ

	_________________ ________________________ _________________ ______________		___________ _________ ____________ __________		______ ____________ ______ ____________

दस्तावेज़ प्रपत्रों के लिए आवश्यकताएँ: दस्तावेज़ प्रपत्रों पर तैयार किए जाते हैं, उनमें विवरणों का एक स्थापित सेट और उनकी व्यवस्था का एक स्थिर क्रम होना चाहिए।

दस्तावेज़ प्रपत्रों के लिए दो मुख्य प्रारूप हैं - A4 (210 x 297 मिमी) और A5 (148 x 210 मिमी)।

दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, फॉर्म पर और उसके बिना, दोनों में मार्जिन होना चाहिए, मिमी:

20 - बाएँ,

10 - ठीक है,

20 - शीर्ष,

आज व्यावसायिक पत्राचार का स्वरूप न केवल समझने योग्य और स्पष्ट होना चाहिए, बल्कि संक्षिप्त भी होना चाहिए।
व्यावसायिक पत्र कई प्रकार के होते हैं। आइए उन पर नजर डालें.

पहला प्रकार एक पत्र है - एक अनुरोध।इसे स्पष्ट एवं संक्षिप्त रूप से तैयार किया गया है। यदि अनुरोध के लिए स्पष्टीकरण हैं, तो उन्हें यथासंभव संक्षिप्त रूप से बताया जाना चाहिए। अपने व्यक्तिगत हित पर ज़ोर देना सुनिश्चित करें और आपके अनुरोध को पूरा करने के लिए उन्हें अग्रिम धन्यवाद दें।

कुछ मामलों में, पत्र को "हम आपको आश्वासन देते हैं कि आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी को पूरी तरह गोपनीय रखा जाएगा" के साथ समाप्त करना उचित हो सकता है।

दूसरे प्रकार का व्यावसायिक पत्र हैपत्र - अधिसूचना. यह पत्र विनम्रता के संकेत के रूप में (त्वरित प्रतिक्रिया के लिए, सहयोग करने की तत्परता की अभिव्यक्ति, आदि) या एक विशिष्ट सूचना संदेश के रूप में भेजा जाता है। ऐसे पत्र के अंतर्गत सचिव अथवा सहायक का हस्ताक्षर ही पर्याप्त होता है।

तीसरा प्रकार अनुस्मारक पत्र है।ऐसा पत्र प्राप्तकर्ता को उन मामलों में भेजा जाता है जहां टेलीफोन पर बातचीत या व्यक्तिगत संपर्कों के परिणामस्वरूप समय पर परिणाम प्राप्त करना संभव नहीं होता है। पत्र का उद्देश्य प्राप्तकर्ता को उसके द्वारा किए गए दायित्वों और उनके कार्यान्वयन की समय सीमा के बारे में चतुराईपूर्वक याद दिलाना है। केवल विषम परिस्थितियों में ही प्रतिबंधों का संकेत दिया जा सकता है। जो बाद में उत्पन्न हो सकता है।

चौथा प्रकार पुष्टिकरण पत्र है।अक्सर, यह पहले दी गई गारंटियों और वादों की पुष्टि होती है। ऐसा पत्र कोई अधिक कानूनी कार्य नहीं करता है। बल्कि नैतिक. अभिभाषक के प्रस्ताव का समर्थन करने की तत्परता व्यक्त करता है। या दस्तावेजों की समय पर प्राप्ति की पुष्टि।

पाँचवाँ प्रकार है पत्र-दावा।यह पत्र एक तरह की आधिकारिक चेतावनी है. इसमें दावा दायर करने के आधार, स्वयं दावे और दावा करने वाली पार्टी की विशिष्ट आवश्यकताएं शामिल होनी चाहिए।

छठा प्रकार है पत्र - इनकार।इस पत्र में ग्राहक या साझेदार की शिकायत का जवाब होता है। सही ढंग से तैयार किया गया पत्र, इनकार के बावजूद, पार्टियों के आगे के सहयोग में मदद करता है।
पत्र की शुरुआत में एक तटस्थ टिप्पणी होनी चाहिए जिसमें यह सूचीबद्ध हो कि आप किस बात से सहमत हैं, फिर इनकार के कारण। इस तथ्य के बावजूद कि आपने व्यक्त की गई शिकायत को संतुष्ट नहीं किया है, पत्र का अंत सकारात्मक होना चाहिए। आगे सहयोग के लिए अपनी तत्परता का उल्लेख करें।

सातवां प्रकार क्षमा याचना पत्र है।ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब आपको किसी कारण से माफी पत्र लिखना पड़ता है। आम तौर पर इसमें उन कारणों का विवरण होता है कि क्यों कुछ नहीं हुआ, कोई बैठक, कोई सम्मेलन, या आप किसी महत्वपूर्ण कार्यक्रम में उपस्थित नहीं थे।

आठवां प्रकार गारंटी पत्र है।यह किसी खरीद, सेवा के लिए भुगतान करने के दायित्व के रूप में पत्र का एक रूप है... इसमें एक विशिष्ट प्रकार का ऑपरेशन शामिल होता है जो करने लायक होता है। पत्र का अंत भुगतान की गारंटी देता है और बैंक विवरण प्रदान करता है। इसमें दो हस्ताक्षर हैं, प्रबंधक और मुख्य लेखाकार।

नौवां प्रकार गोलाकार अक्षर है।ऐसे पत्रों का उद्देश्य एक ही जानकारी को कई पतेदारों (सहायक कंपनियों, शाखाओं) तक पहुंचाना है। ये पत्र प्रबंध संगठन द्वारा भेजे जाते हैं; केवल पहली प्रति पर व्यक्तिगत हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, और बाकी पर - एक प्रतिकृति।