Metodeplanlægningsteknologi. Planlægningsteknologi ved hjælp af Alpa, Pareto, Eisenhower-metoden Mange mennesker har svært ved at planlægge, fordi de ser det som bare at tænke

Det blev allerede tidligere indikeret, at der helt på forkanten af hele planlægningssystemet er operationelle kortsigtede planer, især daglige (de er så tæt som muligt på det umulige

4.17. Planlæg din dag ved hjælp af Alperne-metoden"

relateret ydeevne, faktisk er "smeltet sammen" med det).

Som regel er ikke en eneste person, der på nogen måde er interesseret i at styre sit livs tid, i stand til at ignorere den daglige planlægning. En dagsplan kan tage den enkleste form af en "to-do"-liste, skitseret på et stykke papir eller bare i dit sind. Den mest bekvemme til daglig planlægning (og kontrol over udførelsen af opgaver, der er planlagt for dagen) er dog en almindelig arrangør (dagbog). (Husk på, at arrangøren ikke kun er praktisk, men også et universelt værktøj, der giver dig mulighed for at administrere tid "i realtid": planlægge og justere planer, tidsudførelse, hurtigt analysere arten af brugt tid osv.; se afsnit 3.7, 3.8).

Der er et traditionelt og meget brugt både i vestlige og indenlandske TM daglige planlægningssystem "Al-py" (navnet er betinget, symboliserer opstigningen til de tilsigtede "højder" - mål). Alps-systemet er en fem-trins algoritme til daglig målsætning:

Lad os beskrive mere detaljeret hver af de fem faser af Alperne-systemet: 1. Om aftenen den foregående dag, skriv alle opgaverne ned for den næste dag (eller om morgenen den næste dag, skriv alle opgaverne ned for i dag). Det er vigtigt at overveje følgende:

A. Antallet af opgaver skal være optimalt. Typisk er daglige opgaver små i skala (med hensyn til indsats og tidsforbrug), så deres antal stemmer helt overens med det "magiske tal" på 7+2. I ekstraordinære tilfælde(Hvis vi taler om om afslapning eller omvendt om at udføre seriøse opgaver i stor skala), kan deres antal være lille (mindre end 3-4). Undgå at planlægge for meget stort antal opgaver (mere end 8-9), da de enten ikke vil blive gennemført, eller for små hjælpehandlinger vil blive klassificeret som "opgaver".

Kapitel 4. Målsætning, planlægning, udførelse

B. Mål skal være i overensstemmelse med listen over opgaver (mål) for ugen eller endda måneden. Nogle af de planlagte opgaver for dagen falder måske fuldstændig sammen med planerne om flere højt niveau(f.eks. et vigtigt forretningsmøde, der var planlagt en måned i forvejen, men som skulle finde sted i dag). Nogle af de daglige opgaver er små dele af opgaver på højere niveau (mål), kun marginalt tættere på at nå dem. Hovedkonsekvensen af denne regel er, at det om muligt er nødvendigt at undgå daglig planlægning og udførelse af unødvendige, "tomme" opgaver, der ikke bidrager til implementeringen af dine overordnede planer (ugentlig, daglig osv.). ),

B. Opgaver skal løses, mål nås. Selv mennesker, der er mest kompetente i tide, har deres egne "skeletter i skabet" i form af "ufærdige opgaver" - opgaver, der ikke er afsluttet til tiden, udsat "til senere". "Ufærdig" (selv i små ting) har den meget dårlige egenskab "energivampyrisme." At vide, at nogle ting burde have været gjort, men aldrig blev gjort, giver skyldfølelse og alvorlige følelser følelsesmæssig stress, der distraherer fra den effektive løsning af presserende problemer. Hvis "dinglende" ting ikke bare kan kasseres og glemmes, så er det psykologisk meget vigtigt regelmæssigt at "rive murbrokkerne ud" og gradvist bringe ufærdige ting til fuld afslutning. Ideelt set bør mindst én opgave planlægges hver dag, rettet mod fuldstændig og endelig eliminering af mindst én "ufærdig opgave". Samtidig er det vigtigt ikke at få et mellemresultat, men et endeligt, for helt at slippe af med den invaliderende skyldfølelse.

Hvis du pludselig har undgået det "ufuldstændige", så prøv i løbet af dagen at opnå ikke blot færdiggørelsen af rutineopgaver, men at opnå et virkelig seriøst resultat, der svarer til implementeringen af planer på højere niveau. For eksempel er det hver dag vigtigt at opnå mindst ét mål (i gennemsnit), der er meningsfuldt i forbindelse med ugeplanen. Hver uge er det vigtigt at nå 1-3 mål med i månedsplanen mv.

D. Planlæg for det umulige. På trods af paradokset dette råd, er det stadig nødvendigt at udvikle og træne din egen intuition. Som regel hovedproblem daglige planer er alle mulige uventede presserende sager, der falder ud af det blå, og distraherer dig fra at udføre planlagte opgaver. Det interessante er, at mange af disse "overraskelser" faktisk er ret forudsigelige. For at gøre dette er det kun nok på tidspunktet for kompilering

4.17. Planlæg din dag ved hjælp af Alperne-metoden

planlægger at tænke godt: "Kunne der opstå noget virkelig vigtigt og presserende på denne dag?" Hvis svaret på dette spørgsmål er ret bekræftende, skal du "forsikre dig selv" ved at planlægge en lille reserve af tid, som om nødvendigt vil tage det største "slag" af presserende ikke-planlagte sager.

Umiddelbart efter at have udarbejdet en liste over opgaver, fordel dem efter vigtighed, det vil sige prioriter. For at gøre dette bruger jeg for eksempel ABC-metoden (eller ABC; se afsnit 4.15):

A - opgaven skal først og fremmest løses; B - det er ret vigtigt, og det er ønskeligt, at disse opgaver er

afsluttet, men først efter at have fuldført opgave A; C - hvis der er tid tilbage efter at have gennemført opgave A og B, så vil det være godt at udføre disse opgaver også.

I den arrangør jeg bruger (se afsnit 3.8, samt arrangørskemaet i bilaget) ser blokken for opstilling af opgaver for dagen f.eks. således ud:

PLANDAG (dato 21 dage i ugen Mandag måned juni år 2004 Planlagte opgaver Kat. Beskrivelse af opgaven Udførelse 1 (A) Diskuter g N del 2 af projektet 7X JA, produktiv" 2 (B) Instruer T til at finde information vedr. partnere fra Uysk JA, kontrol , om 2 dage 3 (B) Udfyld kvartalsrapporten (5 sider) JA, udfyldt 5 sider 4 (B) Ring til M, aftal møde JA, optages 5 (B) Chat mindst 15 minutter med chefen (netværk) KET , fangede ikke 6 (B) Forældremøde i skolen (hvis konen ikke kan; NEJ (kone) 7 (B) afklar inden kl. 17.00) I kolonnen "Kategori" (Kategori) er syv opført i. fremme (i overensstemmelse med det “magiske tal” 7 ±2) daglige opgaver i overensstemmelse med ABC-andelen (se afsnit 4.15): en af dem er meget vigtig, to er af middel betydning, fire er af lav betydning.

Kolonnen "Opgavebeskrivelse" beskriver opgaven i en praktisk form. Kolonnen Fremskridt udfyldes, efterhånden som opgaver udføres i løbet af eller sidst på dagen.

Kapitel 4, Målsætning, planlægning, udførelse

vil blive løst effektivt. "Ideel tid" involverer ikke kun en idé om den samlede varighed af opgaven, men også bindingen af udførelsen til et bestemt tidspunkt på dagen, hvilket garanterer den største effektivitet af aktiviteten. Hvis det i princippet er vanskeligt for dig at huske den planlagte tid til udførelse af opgaver, kan du markere det i arrangørens "Afslutning og evaluering"-blok (se afsnit 3.8), skrive opgaverne ned med blyant og notere ønsket interval for deres afslutning. Derefter, i processen med daglig timing, tilføjes de faktisk udførte opgaver til blokken "Udførelse og evaluering", for eksempel med en kuglepen, og den faktiske tid brugt på at opnå dem noteres også.

Se igen på de stillede opgaver og den tid, der er afsat til at nå dem. Juster beslutningen om tildeling af tid til at udføre de tildelte opgaver ud fra følgende kontrolspørgsmål: Til hvilke opgaver skal tiden øges? Hvilke kan reduceres? Hvilket tidspunkt på dagen er bedst at udføre denne opgave? Skal opgaven udføres "i ét stykke", eller skal den opdeles i flere blokke (hvor mange, af hvilken varighed)? Hvor meget tid vil der være i reserven til uventede nødsituationer?

4. Overvej mulighederne for rationalisering (hvordan du kan udføre en opgave hurtigere, nemmere, med mindre indsats og ressourcer osv.) og uddelegering af eventuelle opgaver.

5. I løbet af dagen skal du føre optegnelser (timing) over den faktiske tid brugt på at fuldføre tildelte opgaver ved hjælp af en organisator (simpel eller til kvalitativ analyse; se afsnit 3.7 og 3.8).

6. I slutningen af dagen skal du sørge for at kontrollere færdiggørelsen af de tildelte opgaver (ved at udfylde kolonnen "Fuldfør" i arrangørens "Planlagte opgaver"-blokken, se ovenfor): Hvilke opgaver er udført, og hvilke ikke er afsluttet? Hvilke opgaver er fuldført og hvilke er delvist udført? Af hvilke grunde? Hvilke forhindringer stødte du på? Hvilke rationaliseringsideer bragte succes? Hvad formåede du at uddelegere?

I slutningen af dagen skal du træffe en beslutning om de uafsluttede opgaver ("ufærdige opgaver") for denne dag og/eller tidligere dage: Gør det i morgen (en anden dag)? Afslut det? Genindspilning? Nægte? Indtast din beslutning i planen for den tilsvarende dag.

Bemærk. I den klassiske alpermetode er rækkefølgen af trin i den daglige planlægning lidt anderledes: 1) opgaver; 2) varighedsvurdering; 3) tidsreservation; 4) prioriteringer, uddelegering og rationalisering; 5) kontrol.

4.18. Hvordan fuldfører man den daglige plan?

(1 Analyser "Alperne"-metoden til daglig planlægning foreslået i afsnittet. Hvad er den efter din mening styrker? Hvad er ulemperne ved Alps-metoden?

Er du klar til at bruge denne daglige planlægningsmetode i dit eget personlige TM-system? Trænger metoden til nogen behandling eller modifikation? Foreslå din egen daglige planlægningsmetode.

Yuri Okunev skole

Hilsen, kære abonnenter! Yuri Okunev er med dig.

Er du sikker på, at du bruger alt? mulige måder for at optimere tidsforbruget? Jeg vil lige med det samme bemærke, at Eisenhower-matricen, princippet om gennemsnitlig prioritet og Paretos lov ikke er alle tiders lederværktøjer! Er du i tvivl? Og de gjorde det rigtigt!

I dag vil vi tale om Alpa-metoden i tidsplanlægning. Det giver dig mulighed for at sætte hver enkelt opgave på sin plads og samtidig kompetent planlægge en tjekliste med mål for hele dagen.

Nej, nej, bjerge, bjergbestigning og andre lignende dem har absolut intet med det at gøre. Teknikken blev udviklet i det sidste århundrede af en velkendt tysk tidsstyringsspecialist i Europa, Lothar Seiwert. I Rusland er han kendt hovedsageligt takket være bogen « Din tid er i dine hænder»

Alpa-princippet kombinerer flere populære tidsstyringsteknikker og tilføjer nyt og ekstremt vigtige nuancer. Som et resultat får du et fuldt udbygget kraftfuldt planlægningsværktøj, der tager højde for aspekter af enhver dagligdags opgaver som deres vigtighed, hastende karakter og løsningens kompleksitet.

Metoden er ikke den enkleste, men hvis du forstår den, så videre arbejde Ifølge metoden vil det ikke tage mere end 10-15 minutter hver dag. Derfor anbefaler jeg stærkt at gøre en indsats for dig selv.

Alpernes metode trin for trin

Dette system involverer at gennemgå 5 faser af opgaveanalyse og tidsregistrering. Lad os finde ud af, hvad de er.

Etape nr. 1. At lave en huskeliste

Tag et ark papir og skriv ned på det alle de mål, du vil nå på en dag. Vælg kun mere eller mindre væsentlige og tidskrævende opgaver. Små ting som at "kaste et brev kl Postkasse"Du kan skrive det ned på et separat ark.

Etape nr. 2. Vurdere prioriteringer

Tænk nu over, hvilke opgaver der er vigtigere/pressende, og hvilke der er mindre presserende. Eisenhower-matricen, som jeg talte detaljeret om i, vil hjælpe med dette.

Baseret på matricen, fordel opgaver i tre kolonner: vigtigt og presserende; vigtigt og ikke presserende; presserende, men ikke vigtigt. Som du sikkert allerede har gættet, vil et separat ark papir med små opgaver blive den fjerde kolonne - ting, der ikke haster eller er vigtige.

I dette tilfælde kan du straks bruge forkortelser, der svarer til opgavetypen (møde, besøg - "in", kontrol - "k", under udførelse - "p" osv.). Dette vil hjælpe med at klassificere sager i grupper og spare tid.

Etape nr. 3. Beregning og reservation af tid

Glem alt om den tredje kolonne for et stykke tid og giv al din opmærksomhed til de to første. Ud for hver opgave skal du angive den omtrentlige tid, det vil tage at løse den. For eksempel 30 minutter eller 1,5 time.

Tæl det op Total den tid det tager at fuldføre alle de opgaver, der er tildelt i dag fra disse to kolonner. Analyser nu de opnåede data ud fra forholdet 60:40, dvs. 60 % af planlagte opgaver for 40 % af nye opgaver, der pludselig dukkede op.

Så hvis du har en 8-timers arbejdsdag, så bør listen over opgaver, du har udarbejdet, kun dække 5 timer. De resterende 3 timer bør man så at sige afsætte for en sikkerheds skyld.

Etape nr. 4. Prioritering og omfordeling af opgaver

Hvis du indser, at de pålagte opgaver fylder mere end 60 % af din arbejdstid, så skal du først og fremmest bringe de forhold frem, som skal løses i dag og udelukkende med din personlige deltagelse. Du bliver enten nødt til at omlægge de resterende varer til andre dage eller delegere dem til andre virksomhedens medarbejdere.

Etape nr. 5. Pløkker og patches + fremskridtskontrol

Du skal lave et par tilføjelser til listen, du får som et resultat af alle manipulationerne. Først skal du identificere ting, der er strengt bundet til en bestemt time - det er de såkaldte "pløkker".

For eksempel “gå til lægen kl. 8.45”, “hent en færdig ordre på trykkeriet kl. 16.30”, “mød min svigermor i lufthavnen kl. 20.50” osv.

For det andet skal du udarbejde en liste over opgaver, som du kan inkludere i din tidsplan i pauser mellem hovedopgaverne, eller hvis du pludselig har fri. Det er såkaldte "midlertidige plastre". Disse kan tages fra den tredje og fjerde kolonne på din oprindelige liste. For eksempel "bestil bord på en restaurant", "find ud af prisen på en rejse til Thailand", "køb en fødselsdagsgave til en kollega", "bestil en bog fra en netbutik" osv.

På denne måde har du en klar rækkefølge af opgaver for denne dag (eller den næste, hvis du planlægger på forhånd) Og dette er altid et stort plus og et seriøst skridt mod maksimal kontrol over din tid.

Hvad giver Alpa-metoden?

Ja, bare en masse nyttige og vigtige ting!

En klar idé om, hvad du skal lave i dag/i morgen.
En klar forståelse af, hvor meget tid du skal bruge til at løse eksisterende problemer.
Forstå hvilke opgaver du vil uddelegere til dine assistenter, kolleger eller udsætte til senere.
Evnen til at planlægge hele din dag med høj nøjagtighed på 10 minutter.
Tilgængelighed af ekstra tid til alle mulige force majeure-situationer, uplanlagte forhold og simpelthen muligheden for at "tage det roligt."
At have tid til at løse små, men nødvendige opgaver og tid til dig selv og din elskede.
Reduktion af sandsynligheden for manglende frister mv.

**
Generelt, takket være dette system, er du simpelthen personificeringen af organisation og produktivitet! Tro mig, du vil elske denne følelse, og snart vil du simpelthen ikke være i stand til at eksistere uden den.

Du kan kun forstærke effekten ved at tilmelde dig min, hvorfra du vil lære endnu flere unikke teknikker og tidsstyringsteknikker. Desuden vil du under min vejledning straks prøve alle teknikkerne i aktion, hvilket garanterer et virkelig fremragende resultat og et minimum af fejl i fremtiden.

Og har du stadig spørgsmål, inviterer jeg dig til en individuel konsultation. Detaljer.

Det var alt for i dag. Lad os sige farvel. Tilmeld dig nyhedsbrevet og inviter venner til siden. Der er mange interessante ting forude. Vi ses! Med venlig hilsen Yuri Okunev.

Du kommer aldrig for sent til toget, hvis du allerede har misset det mindst én gang i dit liv.
J.K. Chesterton

Hver dag på arbejdet sætter du enten deadlines eller forhandler dem. Deadlines er vigtige, og vi har dem alle. Næsten alle job har en deadline for færdiggørelsen.

Hvordan undgår man fejl, når man sætter deadlines for arbejdet?

Nogle deadlines er oplagte, fordi et job skal være afsluttet til en bestemt dato og blive en forudsætning for et andet. For eksempel skal der indsendes månedlige rapporter i slutningen af hver måned, så regnskabspersonalet kan overvåge kvaliteten af organisationens samlede præstation. Andre frister er vilkårlige. For eksempel at analysere arkivskabe: her kan du også sætte dig selv en deadline, der virker realistisk for dig, men hvis du ikke overholder den, så sker der ikke noget dårligt.

Hovedårsagerne til, at der opstår problemer ved fastsættelse af deadlines, er, at vi enten slet ikke forbinder dem med virkeligheden, eller også er vi enige med dem, der tilbydes os uden at tænke over meningen med det, der sker.

Hvordan kan jeg lære at overholde mine deadlines?

For altid at overholde dine deadlines, prøv at overholde følgende regler i dit arbejde:

Når du bliver bedt om at overholde en deadline, så kig på din planlægger (liste) over udskudte opgaver og afgør, om du realistisk kan finde tid til at fuldføre arbejdet uden at gå glip af deadline.
Brug aldrig udtrykket "så hurtigt som muligt". Det er meningsløst. Hvis du har en masse papirarbejde markeret "så hurtigt som muligt", så ved du ikke, hvad du skal tage fat på først og gør, som du vil. Giv altid folk en bestemt dato og tid og rationalet bag det. (Tal f.eks. om konsekvenserne af hans fiasko. Dette vil blive værdsat selv af den øverste ledelse og kunder).
Når du modtager et dokument mærket "så hurtigt som muligt", ring til afsenderen og find ud af præcis, hvornår du skal indberette det.
Det samme gælder ordet "haster". Hvilket hastebegreb skal vi tage udgangspunkt i? Du ved ikke, hvad du skal starte fra. Angiv derfor også her en bestemt dato og klokkeslæt samt årsager/konsekvenser af overskridelse af fristen. Når du modtager noget, der er markeret med "haster", ring til den person, der har sendt det, og find ud af, hvornår det virkelig skal gøres.
Når du sender nogen et dokument, som du ønsker at få tilbage eller bare får svar på, skal du altid angive svarfrist og eventuelt årsagen til en sådan frist.
Når du lægger beskeder på telefonsvareren, skal du angive deadline for at gennemføre den handling, du har brug for, og årsagen til at sætte en sådan deadline.
Hvis der er en deadline, så tjek færdiggørelsen af arbejdet på forhånd (ikke i sidste øjeblik!). Du ved, at du ikke har modtaget resultaterne af arbejdet, og det er sandsynligt, at arbejdet ikke er færdigt endnu. Ved at "skubbe" en person tættere på terminens udløb, forbereder du grunden til vrede fra din side og forsvar fra hans side.
Skriv ned på din udsættelsesliste, hvornår du skal tjekke fremskridtene, inden det er på plads.
Når du sætter deadlines, så lad folk vide, at du vil holde styr på arbejdet. Dette kan gøres høfligt ved for eksempel at sige: "Jeg ringer til dig på tirsdag, spørger, hvordan du har det (hvis der er problemer) osv." De færreste vil blive stødt af dette. Det vil snarere blive hilst velkommen.

Planlægning efter alpmetoden

År efter år bliver vi mere og mere forberedte
at nå dine ambitioner. Men hvad sigter vi efter?
Lawrence Peter

Hvad er alpmetoden?

Alpemetoden er forholdsvis enkel, og efter nogle øvelser skal du i gennemsnit ikke bruge mere end 10 minutter til at lave en dagsplan.

Metoden omfatter fem faser:

skrive opgaver;
vurdering af varigheden af planlagte aktioner;
tidsreservation (forhold 60:40);
træffe beslutninger om prioriteringer og omfordeling af individuelle operationer;
kontrol (redegørelse for, hvad der ikke blev gjort).

Hvad giver Alperne-metoden?

Brug af Alps-metoden giver følgende hovedfordele:

Den bedste stemning til den kommende arbejdsdag.
Planlægning til næste dag.
En klar forståelse af dagens opgaver.
Organisering af dagens flow.
At overvinde glemsomheden.
Koncentration om det vigtigste.
Reduktion af mængden af "papir" arbejde.
Tage beslutninger om prioritering og omfordeling.
Reducer rod og uønskede afbrydelser.
Reducerer stress og nervøse spændinger.
Forbedret selvkontrol.
Øget tilfredshed og motivation.
Gevinst i tid på grund af den metodiske tilrettelæggelse af arbejdet.

Med succesfuld brug af tidsplanlægningsteknikker og -metoder videnskabelig organisation arbejdskraft, kan du spare 10 til 20 % af din tid hver dag!

Hvor skal man begynde at planlægge ved hjælp af Alps-metoden?

Den første fase er forberedelsen af opgaver. For at gøre dette skal du skrive ned under de relevante overskrifter i "Dagsplanen" fra alt, hvad du ønsker eller skal gøre næste dag:

opgaver fra huskelisten eller fra den ugentlige (månedlige) plan;
uopfyldt dagen før;
tilføjede tilfælde;
deadlines, der skal overholdes;
tilbagevendende opgaver.

Brug forkortelser, der svarer til typen af aktivitet eller overskrifter i "Dagsplan", for eksempel:

I- besøg, møder;

D - uddelegering af anliggender;

TIL- styring;

P- i proces, i aktion;

PC- rejser, forretningsrejser;

ETC- papirarbejde, forretningsbreve, diktat;

MED- sekretær;

T- telefonsamtaler;

H - læseprocessen (rapporter, cirkulærer, aviser osv.).

En liste over dagens opgaver sammensat på denne måde kan f.eks. se sådan ud:

PC- nye kontorlokaler;

P- markedsundersøgelsesprojekt;

TIL

ETC- Vasiliev (brev);

H - et særligt magasin for ledere;

Med lidt øvelse kan du lave en liste over opgaver, så:

som en første tilnærmelse, fordel dem efter prioritet;
opdel dem i langvarige og korte, kortlivede;
gentjek opgaver relateret til personlig kontakt for at se, om de kan udføres på en mere rationel måde (ved at bruge telefonen osv.).

P- markedsundersøgelsesprojekt;

I- Ivanov (ekspertvurdering);

PC- nye kontorlokaler;

H- et særligt magasin for ledere;

Kortvarige værker:

TIL- Sidorov (salgsstatistik);

ETC- Vasiliev (brev);

"Telefonblokering":

T- Shishkin (computerprogram);

T- Koshkin (mangel på personale);

T- Sergey (aftenspil billard).

Dette er dog kun begyndelsen på at lave din daglige plan.

Hvad skal man gøre efter at have fastlagt listen over opgaver for dagen?

Husk, at en realistisk dagsplan altid bør begrænses til, hvad du faktisk er i stand til. Efter at have bestemt listen over opgaver for dagen, skal du estimere den omtrentlige varighed af de planlagte handlinger, for eksempel:

Det er klart, at varigheden af individuelle sager ikke kan estimeres helt nøjagtigt. Men efter at have fået lidt erfaring, vil du lære at planlægge din tid mere præcist. Husk også, at arbejdet ofte kræver lige så meget tid, som du har til din rådighed. Så ved at indstille en bestemt tidsperiode for individuelle opgaver, tvinger du dig selv til at passe ind i netop denne tid. Du arbejder meget mere fokuseret og fjerner distraktioner mere konsekvent, hvis du har afsat en bestemt mængde tid til en specifik opgave.

Hvor meget tid har jeg brug for at reservere i reserve?

Når du laver en dagsplan, skal du overholde grundreglen om tidsplanlægning, ifølge hvilken planen ikke må dække mere end 60 % af din tid og cirka 40 % skal være tilbage som reservetid til uventede ting. Hvis du antager en 10-timers arbejdsdag, betyder det, at du højst bør dække 6 timer med planen. Dit mål bør dog være en 8-timers arbejdsdag, med en planlagt tid på cirka 5 timer!

Hvis du har planlagt mere end 60% af din tid, så bør du ubønhørligt bringe listen over opgaver, du har udarbejdet, til de angivne parametre, prioritere, uddelegere opgaver og reducere den tid, der er afsat til dem. Resten af arbejdet skal enten overføres til næste dag, overstreges eller afsluttes på overarbejde.

Hvordan ender planlægning ved hjælp af Alps-metoden?

Den fjerde planlægningsfase: at træffe beslutninger om prioriteringer, nedskæringer og omplaceringer. Mål: reducere den tid, der er tildelt til at udføre daglige opgaver til 5-6 timer.

For at gøre dette skal du først sætte klare prioriteter for dine anliggender og afklare dagens opgaver i overensstemmelse med dem. For det andet skal du dobbelttjekke dine beregnede tidskrav og reducere tiden til alle opgaver til det absolut nødvendige. Overvej hver handling ud fra et synspunkt om muligheden for at omplacere og rationalisere den.

I den endelige version kan dagens plan se således ud:

Og endelig, på femte trin, overvåger du implementeringen af din daglige plan og overfører det, der ikke blev gjort, til en anden dag. Erfaringen viser, at ikke alle opgaver kan løses, og ikke alle telefonsamtaler kan foregå, så de skal omlægges til næste dag. Hvis du udskyder den samme opgave mange gange, så bliver det en byrde for dig, og så er der to muligheder: du tager det endeligt beslutsomt og bringer det til ende, eller du opgiver denne opgave, da problemet nogle gange løser sig selv.

Læg en plan inden du starter på arbejde, nemlig om aftenen på den udgående dag: du går hjem med mere selvtillid og afslapning og starter en ny dag med større styrkekoncentration næste morgen!

Allerede på vej hjem og på vej til arbejde om morgenen bearbejder din underbevidsthed dagens opgaver og forbereder mulige løsninger. Da formuleringen af hovedopgaverne ligger foran dine øjne, og tilgangene til at løse dem er skitseret, ser en ny dag fuld af arbejde ikke længere grå og vanskelig ud, men overskuelig, planlagt og overskuelig.

Franklin Planlægning

Elsker du livet? Så spild ikke din tid hensynsløst
for det er det stof, livet er lavet af.
Benjamin Franklin

Hvad er kendetegnene ved Franklin-planlægning?

Mange ledere og ledere af vestlige virksomheder bruger med succes planlægningssystemet, hvis oprettelse tilskrives Benjamin Franklin. De, der bruger dette system i praksis, bemærker, at det er med til at øge arbejdseffektiviteten markant – både gennem mere effektiv tidsstyring og gennem planlægning af selve arbejdet.

I modsætning til systemer, der er bygget på baggrund af allerede brugt tid, er Franklins system "fremadrettet" - det arbejder med det, der skal gøres. Den globale opgave er opdelt i delopgaver, som er opdelt i endnu mindre delopgaver. Visuelt kan dette system vises i form af en trindelt pyramide, og processen med dets anvendelse kan repræsenteres som processen med at bygge denne pyramide:

Hvordan ser processen med at "bygge en pyramide" ud i praksis?

Først lægges den massive base af pyramiden, som tjener som støtte for alle andre etager. En person bestemmer sine livsværdier (groft sagt, hvad han vil have af livet). For det første betyder det materiel rigdom og tillid til fremtiden. For en anden - en velstående familie, kærlig kone og glade børn. For den tredje - herlighed og høj social status. For den fjerde - magt. For det femte - viden. Stadiet med at bestemme livsværdier er det vigtigste i opbygningen af en pyramide - hvis der begås en fejl på dette stadium (f.eks. vælger en person "viden" og "tjener mennesker", selvom det faktisk er det vigtigste for ham er "berømmelse" og "høj social status" "), så vil han uundgåeligt blive skuffet senere.
Så, Det første du skal gøre er at lave en liste over livsværdier, og du skal ikke være bange for at bruge for meget tid på den - det er vigtigt at tænke over listen godt. Det er nødvendigt at sikre, at de valgte værdier ikke modsiger hinanden .
Den næste fase er konstruktionen af pyramidens anden etage, hvilende på den første. Baseret på den udarbejdede liste skal en person beslutte, hvad han vil opnå. For eksempel, hvis nogen mener, at de vigtigste ting for ham er "berømmelse", "magt" og "høj social status", kan han beslutte, at han ønsker at blive præsident i USA. Nødvendig stille foran dig selv globale mål . Det er vigtigt at sikre sig, at det valgte mål virkelig opfylder alle livsværdierne fra listen, der blev udarbejdet på det foregående trin.
Pyramidens tredje etage hviler på den anden. En masterplan er under udarbejdelse - hvad iflg i det store hele, er nødvendigt for at nå det mål, der blev sat på det foregående trin. For at blive USA's præsident skal du f.eks. først blive guvernør i en stat eller borgmester i en af de store byer i USA, du skal have parti- og/eller økonomisk støtte, du skal være en velkendt offentlig taler, du skal have et uplettet ry, du skal være en respektabel gift mand, du skal få videregående uddannelse i en prestigefyldt uddannelsesinstitution og så videre. Sådan er planen skrevet. Når du har sat dig et mål, bør du lave en masterplan for at nå målet.
Pyramidens fjerde sal er en langsigtet (flere år) foreløbig plan, der angiver specifikke mål og specifikke deadlines. Det er meget vigtigt at angive opnåelsen af, hvilke(n) bestemt(e) punkt(er) i masterplanen, der bidrager til opnåelsen af dette specifikke mål. Det er endnu vigtigere at angive en specifik deadline. For eksempel, hvis en person planlægger at blive præsident og ved, at dette kræver en videregående uddannelse, kan han inkludere i sin femårsplan næste punkt: "Før slutningen af 20'erne, at dimittere med udmærkelse fra Harvard University med en grad i sociologi og statskundskab - dette vil for det første give mig den nødvendige videregående uddannelse, og for det andet vil jeg være i stand til at stifte bekendtskab med mennesker som er vigtige for mig." Så, bør lægge en plan for de næste 4-5 år , med spørgsmålet: "Hvad kan jeg gøre i de kommende år for at nå de mål, der er skitseret i masterplanen?" Det er vigtigt mht angive specifikke mål og specifikke deadlines, der er nøjagtige til flere måneder , og angive, hvilket punkt i masterplanen, der svarer til opnåelsen af dette mål .
Femte sal er en kortsigtet (flere uger til flere måneder) plan. Når man ser på en langsigtet plan, spørger en person sig selv: "Hvad kan jeg gøre i de kommende uger eller måneder for at nå dette eller hint mål?" Langsigtede planpunkter er opdelt i mere specifikke opgaver. For eksempel, hvis den langsigtede plan indeholder punktet: "Graduate from Harvard University", så vil den kortsigtede plan indeholde elementer som "Ansøg til Harvard University", "Take eksamensforberedende kurser" osv. Bør lægge en plan for en periode fra 2-3 uger til 2-3 måneder og som i forrige fase, angive specifikke deadlines nøjagtige til et par dage.
Endelig er sjette sal i pyramiden plan for dagen. Den er, som man måske kan gætte, sammensat ud fra en kortsigtet plan - små opgaver løses helt på én dag, større er opdelt i delopgaver. For eksempel er opgaven "Send dokumenter til Harvard University" opdelt i delopgaver som "Find ud af hvilke dokumenter der skal indsendes og til hvem", "Fuldfør". Nødvendige dokumenter", "Send dokumenter" og "Sørg for, at dokumenter modtages", som hver især kan planlægges til en bestemt dag. Normalt bliver planen for dagen ikke bare lagt dagen før, men består af en liste over forskellige opgaver, der er blevet tildelt denne dag i løbet af de foregående par uger, bliver der ofte også lavet justeringer i det i løbet af dagen, helst lavet en plan for dagen. angiv afslutningstiden for hver opgave.

Hvordan ser processen med at oprette min daglige opgaveplan ud ved at bruge Franklin-systemet?

Inden for en dag bruger Franklin-systemet følgende planlægningsteknik: alle opgaver er opdelt i tre kategorier: primære, sekundære og ubetydelige.

Som navnet antyder, prioritet er presserende opgaver - næseblod, men løst! Sekundær Der er opgaver, som det også er ønskeligt at løse så hurtigt som muligt, men der vil ikke ske noget forfærdeligt, hvis de i ekstreme tilfælde bliver forsinket en dag eller to (men hvis du forsinker at løse en sekundær opgave for længe, kan det blive en prioritet). Endelig, ubetydelig opgaver overvejes, der skal løses en dag (det ville selvfølgelig være rart i dag), men deadlines presser sig ikke på, og hvis der ikke er tid i dag, så kan du udskyde dem til i morgen, i overmorgen eller begyndelsen af næste måned.

I løbet af dagen bør en person afsætte tid i prioriteret rækkefølge - først beskæftige sig med de prioriterede opgaver, når de er løst - gå videre til de sekundære, og kun hvis der er tid tilbage, kan han gøre uvæsentlige ting. For eksempel har du planlagt følgende ting i dag:

Gennemfør udviklingen af et strategisk udviklingsprogram for din kunde.
Afslut artiklen til magasinet “Marketing Research”.
Tillykke Petrov, en medarbejder i din virksomhed, med hans fødselsdag.
Find ud af om april marketingseminaret, du skal deltage i.
Hent din jakke fra renseriet.
Svar på et brev fra læseren Kudryavtseva, sendt til dig af redaktøren af magasinet Marketing Research.

Den første opgave er en prioritet for dig, fordi... I dag udløber fristen for at arbejde på programmet, og kunden bør modtage det i dag, maksimalt i morgen, dog senest kl. 8 om morgenen. Den tredje opgave er også en prioritet – personen skal ønskes tillykke med fødselsdagen på netop denne dag.

Den fjerde og sjette opgave er sekundær - du skal gøre begge dele i løbet af de næste par dage, det ville være rart at gøre det i dag, men hvis du har for travlt og ikke kan afsætte tid til disse ting, kan du roligt udskyde dem til i morgen.

Den anden og femte opgave er af ringe betydning for dig (da deadline for indsendelse af artiklen stadig er langt væk, og jakken kan være i renseriet) - du kan lægge dem af uden større skade for dig selv.

Som følge heraf bør listen, hvis den er sorteret efter opgaveprioritet, have følgende form:

Afslut udvikling strategisk plan udvikling.
I pausen skal du lykønske Petrov med hans fødselsdag.
Hvis jeg har tid, så få information om markedsføringsseminaret i april.
I din fritid, afslutte en artikel om markedsføring.
I din fritid kan du hente din jakke fra renseriet.
Hvis jeg har tid, vil jeg besvare brevet fra læseren Kudryavtseva, sendt til dig af redaktøren af magasinet Marketing Research.

En person, der omhyggeligt planlægger sin dag, formår som regel at løse alle de prioriterede opgaver, har ofte tid nok til at håndtere de sekundære, og hvis han er heldig, er der stadig tid til uvæsentlige opgaver.

Hvis en opgave ikke bliver løst i løbet af dagen, flyttes den til planen for næste dag. Hvis en opgave vandrer fra en side i dagbogen til en anden og forbliver ufærdig, så tænk grundigt over, om det overhovedet er nødvendigt at håndtere denne opgave? Hvis det er nødvendigt, er du sikker på, at du har identificeret dens prioritet korrekt?

Er der særlige formularer til registrering i Franklin-systemet?

Ja, de leveres. Amerikanerne bruger specielle dagbøger for at gøre brugen af Franklin-systemet lettere.

De første (eller sidste) sider i dagbogen er reserveret til en liste over livsværdier (1. sal i pyramiden), en beskrivelse af det globale mål (2. sal) og en tabel til registrering af masterplanen (3. sal) .

I begyndelsen af dagbogen er der flere passende markerede sider afsat til en liste over mål for året (faktisk er den langsigtede plan 4. sal).

I begyndelsen af hver måned og/eller hver uge afsættes en side til en opgavetabel for den pågældende periode (korttidsplan - 5. sal).

Endelig har hver dag sin egen side med en tabel til listen over dagens opgaver (6. sal). Desuden indeholder tabellen kolonner, der angiver opgavernes prioritet (det anbefales at udpege højprioriterede opgaver med bogstavet "A", sekundære med bogstavet "B" og uvæsentlige med bogstavet "C") og for en mærke, der angiver status for opgaven. Disse kolonner skal udfyldes, mens du går, og definitivt kontrolleres sidst på dagen. Det anbefales at markere afsluttede opgaver med bogstavet " V". Annulleret, - af en eller anden grund, - med bogstavet " x" (det er også tilrådeligt at indtaste årsagen til, at opgaven blev annulleret). For udskudte opgaver kopieres posten til planen for en anden dag (oftest den næste), og i kolonnen "Status" for den aktuelle dag , tegnes en pil og datoen, hvor indtastningen blev indtastet, indtastes i dagplanen denne opgave.

Et eksempel på en dagbogsside til planlægning af arbejde med Franklin-metoden.

Hvad skal jeg gøre, hvis mine planer ændrer sig, efterhånden som dagen skrider frem?

Som du forstår, er alle disse planer på ingen måde uforanderlige. For eksempel vil din plan for dagen højst sandsynligt blive ændret af dig i løbet af dagen. Der er ikke noget galt med dette tværtimod, det anbefales at gennemgå dine planer regelmæssigt.

kortsigtede planer anbefales at blive revideret hver til anden uge.
langsigtede planer bør kontrolleres (og om nødvendigt justeres) mindst én gang hver fjerde til sjette måned.
Masterplanen bør revideres en gang årligt. så er det værd at tage et kritisk blik på det globale mål, du har sat dig (tiltrækker det dig stadig? Vil du lave nogle justeringer?) og endda prøve at gentænke de livsværdier, du har skrevet ned.

"Direkte" planlægning ved hjælp af arkivskabe og tidsbøger

Der kommer ingen kriser i næste uge.
De er ikke inkluderet i min tidsplan.
Henry Kissinger

Hvis jeg stadig hele tiden skal justere mine planer, ville det så ikke være nemmere at føre en "direkte" registrering af tidsforbruget? Findes sådanne systemer, og hvad er deres effektivitet?

Selvfølgelig findes sådanne systemer. For eksempel er tidsregistreringssystemet for biologen og matematikeren A.A. Lyubishcheva. Siden 1916 (Lyubishchev var dengang 26 år gammel) begyndte han at føre årlige timeregistreringer over sin brugte tid. I 56 år registrerede han DAGLIGT, hvor meget tid der blev brugt på grundlæggende videnskabeligt arbejde, hvor meget tid - til ekstra arbejde, hvilket andet arbejde blev udført, hvor meget tid der gik tabt og hvorfor. Der blev udarbejdet et resumé hver måned, og der blev udarbejdet en årsbalance hvert år. Det skal endnu en gang understreges: Optegnelserne blev ført dagligt i 56 år! Du kan lære mere om dette system ved at henvise til vores "PRACTICUM".

I sidste ende gav A. Lyubishchevs tidsregistreringssystem ham følgende:

han kunne skøn realtid som han havde til rådighed.
have regnskabsresultaterne, kunne han planlæg din tid med en høj grad af nøjagtighed. Det skal bemærkes, at analysen af tidligere erfaringer gjorde det muligt for A. Lyubishchev at planlægge med høj nøjagtighed tiden til at læse specifikke bøger, skrive
han kunne bruge tiden mere effektivt en almindelig person anses for nødvendige tab. "Hans bortskaffelse af "spild af tid" er gennemtænkt til mindste detalje. Når han rejser, læser han små bøger og lærer sprog. engelsk sprog, han, for eksempel, lærte hovedsageligt i "tidens dråber" - D. Granin.
systemet tillod ham forstå og bruge ændringer i din præstation mere effektivt."Hvordan var læsningen af bøger fordelt over dagen? Om morgenen, når hovedet er frisk, tager jeg seriøs litteratur (om filosofi, matematik). Når jeg har arbejdet i halvanden til to timer, går jeg videre til lettere læsning - en historisk eller biologisk tekst Når mit hoved Hvis du er træt, så tager du fiktion op. skrev A. Lyubishchev.

Hvordan ser tidsregistrering ud i "direkte" planlægningssystemer i praksis?

Udgangspunktet for at organisere tid i "direkte" planlægningssystemer er at registrere tidsforbruget ved hjælp af nøjagtig skriftlig registrering. Dette gøres ved hjælp af såkaldte daglige tidskort eller "tidsdagbøger". Et eksempel på et sådant kort er givet nedenfor. Du finder andre formularer til tidsregistrering i vores "PRAKTIKUM".

Fragment af et dagligt tidskort

Skal jeg skrive alt, hvad jeg laver i løbet af dagen, ned?

Der er ingen grund til at skrive alt ned, der tager din tid, bare noter hver skifte opmærksomhed som beskrevet nedenfor.

Registrer det øjeblik, hvor du skifter opmærksomhed, hvor kortvarigt det end kan virke. Du kan for eksempel blive distraheret af arbejdskolleger, telefonopkald, opkald til ledelsen, ikke-planlagte besøgende, hastemøder og meget mere.

Registrer disse opmærksomhedsskift, efterhånden som de sker.. Nogle mennesker tror fejlagtigt, at de vil huske alt, så de kan holde styr på tiden sidst på dagen. Hukommelsen er dog en dårlig guide, så denne tilgang giver aldrig nok information.

Hvad skal du ellers være opmærksom på, når du udfylder kortet?

Ud over ovenstående er det vigtigt, når du udfylder et tidskort, at overholde følgende anbefalinger:

Begynd at spore din tid fra det øjeblik, du ankommer på arbejde, og fortsæt indtil slutningen af arbejdsdagen.
Hvis du tager arbejde med hjem, skal du inkludere tid brugt hjemme på kortet.
Hold dine noter korte og brug forkortelser
Når du begynder at udfylde kort, skal du starte med kolonnerne "Tid", "Type af aktivitet" og "Tidsforbrug".
At udfylde kolonnen "En prioritet" bruge materialerne i kapitel 3.
Kolonne "Noter" Du kan udfylde den ved at analysere dine individuelle midlertidige tab.

Efter min mening har det en stor ulempe at vedligeholde sådan et tidsregistreringssystem - det er for omhyggeligt arbejde.

Faktisk vil vedligeholdelse af "tidskort" ikke tage dig mere end 5 - 10 minutter om dagen. Hvis det virkelig tager meget tid, så går du for meget i detaljer. Brug flere forkortelser. Hvis du bruger en computer, så prøv at indtaste et tidskort i form af et regneark, som giver dig mulighed for automatisk at opsummere hver aktivitet sidst på dagen.

Hvad er en "tidsdagbog"?

Tidsdagbogen er din personlige arbejdsfil, hvor separate ark med daglig tidsregistrering er syet sammen, og anden information indsamles, som giver dig mulighed for effektivt at planlægge din tid. Ved hjælp af en tidsbog får du et samlet billede af ikke kun alle kort- og langsigtede deadlines, men også af alle planer, dispositioner og mere eller mindre store projekter. Du kan reagere fleksibelt på enhver ændring i situationen og opdatere dine planer til enhver tid.

Hvad er strukturen i en typisk "tidsdagbog"?

Typisk har en "tidsdagbog" følgende struktur:

Kalender del.

I denne del kan du "sye" forskellige formularer til måneds-, ti-dages og dagsplaner med mellemregistre. Særlig betydning knyttet til dagsplanen. Grundprincippet: et ark om dagen.
Læg noter i kalenderafsnittet for de tilsvarende måneder og årtier, hvilket vil gøre det nemmere at overføre deadlines og mål til individuelle uger og dage.
Efter brug kan du indbinde individuelle dagsark i passende rækkefølge, og med tiden vil du have et arkiv over dit livs tid og succeser - et pålideligt hjælpemiddel til bevidst planlægning af fremtidige succeser.
Nye "indkomne" dagsark skal forsynes med alle deadlines og opgaver fra ti-dages- og månedsarkene. Datoer som fødselsdage, mærkedage, ferier, betalingsdage osv. overføres fra de tilsvarende ark, så du kan integrere alle dine personlige anliggender, og intet går tabt, forudsat at de løbende udfyldes og overvåges.

Afsnit af officielle og private datoer. Her kan du på de relevante ark og formularer skrive ned og altid have med dig. vital information, For eksempel:

organisatoriske miniplaner;
fødselsdagsliste
timing af forskellige begivenheder;
foldere, rykkere mv.

Afsnittet Adresser og telefonnumre. Du har altid de vigtigste ting lige ved hånden telefonnumre og de adresser, du bruger oftest.

Typiske fejl ved planlægning af tid

Situation:"Tidsstyring er svært for mig, fordi jeg naturligt er en uorganiseret person."

Fejl: Hvis du ikke lærte selvorganisering i din ungdom, så kan du betragte dig selv som en uorganiseret person hele dit liv. Sandheden er dog, at alle i enhver alder kan lære at organisere deres tid. Alt, hvad der er nødvendigt for dette, er villigheden til at foretage ændringer i dit liv, såvel som viden om hvor, hvornår og hvordan du skal foretage disse ændringer.

Situation:"Jeg tror på, at tidsstyring tager elementet af uforudsigelighed ud af livet og gør det rutinemæssigt."

Fejl: At definere dine mål og prioriteter klart betyder ikke, at du bliver suget ind i en kedelig og forudsigelig rutine. Faktisk vil du ved bedre at organisere din tid give dig selv endnu mere handlefrihed. For eksempel vil du måske på en varm dag gå tidligt hjem. Men inden du rejser, bliver du pludselig mindet om, at du skal afslutte en rapport, som du næsten har glemt. Som følge heraf går du ikke kun tidligt afsted, men bliver også sent efter arbejde. Hvis du havde din rapport på forhånd, kunne du foretage justeringer af din arbejdsplan og forsøge at afslutte rapporten på forhånd for at frigøre tid i slutningen af arbejdsdagen.

Situation:"For at gøre mere skal jeg arbejde endnu hårdere..."

Fejl: Ved at arbejde for meget og overanstrenge dig, øger du ikke kun din egen produktivitet, men højst sandsynligt reducerer du også kvaliteten af det arbejde, som du bruger så meget tid og kræfter på! Lær at fjerne så meget "travlhed" fra dit liv som muligt og erstatte det med arbejde med mest muligt effektiv brug tid.

Situation:"Alle mine mål og planer er i mit hoved. Jeg tror ikke, der er behov for at skrive dem ned på papir."

Fejl: Planer og mål, der ikke er opstillet skriftligt, betragtes mere korrekt som dine hensigter. Dine forhåbninger skal omsættes til klart definerede handlingsplaner, før de kan implementeres. Det samme gælder for målsætning. Forbliver låst i dit hoved, er det usandsynligt, at de styrer dine handlinger dag efter dag.

Situation:"Hvordan kan jeg liste mine mål, når jeg vil have så meget ud af livet?"

Fejl: Faktisk, hvis du ønsker at opnå alle mulige eller endda bare alle ønskede mål, kan dit liv simpelthen ikke være nok. Hvis du forsøger at "omfavne det store", vil du højst sandsynligt opnå meget mindre, end du ville have opnået med færre klart definerede mål. Prøv at adskille hovedmålene fra de sekundære. Nogle mennesker er simpelthen tøvende med at træffe et valg. Som sommerfugle flagrer de fra den ene ting til den anden og tillader sig ikke at blive ved noget længe nok til at opnå noget. Begå ikke denne fejl. Lær at prioritere (læs om dette i kapitel 3).

Hemmeligheden bag succes er konsistens.
Benjamin Disraeli

Under dit arbejde skal du hele tiden vælge Den bedste beslutning fra de tilgængelige på dette øjeblik- dette er ledelsens centrale funktion - BESLUTNINGSTAGELSE.

Beslutningstagning involverer at vælge prioriterede opgaver og aktiviteter. Prioritering betyder at beslutte, hvilke opgaver der skal prioriteres højest.

Kan du træffe beslutninger?

Du ser noget og spørger "hvorfor?"
Og jeg forestiller mig noget, der aldrig er sket,
og jeg spørger også "hvorfor var det ikke?"
Bernard Show

Hvordan kan jeg evaluere, hvor effektivt jeg træffer beslutninger?

Den nemmeste måde at evaluere effektiviteten af en beslutning på er at vente på dens konsekvenser. Desværre er det usandsynligt, at en "efterfølgende" vurdering hjælper dig med at ændre noget, når den beslutning, du allerede har truffet, har ført til katastrofale resultater. Derfor, før du skynder dig at løse de akkumulerede problemer på én gang, prøv at tænke på følgende spørgsmål:

Evaluerer jeg arbejdet, før jeg starter det?
Prioriterer jeg ting ud fra deres betydning?
Tager jeg den rette tid til at forberede mig på en beslutning baseret på sagens hastende karakter og vigtighed?
Udsætter jeg ofte at tage beslutninger og venter på, at problemet løser sig selv?
Bruger jeg for meget tid på små, ubetydelige sager eller detaljer?
Spilder mine underordnede min tid?
Er jeg disponeret for at gøre alting selv?

Hvis du svarede ja til disse spørgsmål, har du højst sandsynligt problemer med at træffe beslutninger.

Skal en leder altid træffe beslutninger med det samme?

Forsøger du straks at træffe beslutninger om alle spørgsmål, der er rettet til dig, kører du konstant dig selv ind i et hjørne og tager ansvar for alt i verden. Denne måde at drive forretning på kan under ingen omstændigheder ophøjes til et system. Det er indlysende, at når du beslutter dig for kun at handle med en lille del af fakta, er dette tydeligvis ikke nok! Hvis dette er tilfældet, så skal du være meget heldig, ellers kan du lide uoprettelige tab. Når du igen bliver bedt om at beslutte noget med det samme, så stil dig selv disse enkle spørgsmål:

Er det overhovedet nødvendigt at løse dette problem? Tænk over, hvad der vil ske, hvis du ikke gør dette. Måske er det spild af tid at løse dette problem og kan sikkert opgives.
Skal du være den, der løser dette problem? Hvorfor skal du være ansvarlig for alt og alle? Måske forsøger den underordnede, der kontaktede dig, simpelthen at flytte ansvaret over på dig, selvom han selv er i stand til at løse dette problem.
Skal du træffe en beslutning med det samme? Det kan give mening at instruere underordnede til at indsamle yderligere oplysninger for at træffe en mere velovervejet og informeret beslutning.

Jeg træffer ingen beslutninger, før jeg har nok information. Gør jeg det rigtige?

For at besvare dette spørgsmål skal du forstå, hvor meget information du anser for tilstrækkelig til at træffe en beslutning. Det er umuligt at kvantificere det, men 100% nødvendige oplysninger Du vil aldrig være i stand til at samle. Så hvis du insisterer på, at alle fakta skal indsamles, er du højst sandsynligt simpelthen bange for at træffe en beslutning. Accepter risiko som uundgåelig. Lær at træffe beslutninger uden at have alle fakta foran dig.

Før du dykker ned i beslutningsprocessen, så prøv at gennemtænke alle trin i processen i detaljer. Brug vores anbefalinger:

Angiv tydeligt det problem eller det problem, du vil løse.
Bestem, hvor presserende og vigtig denne opgave er for din virksomhed, afdeling, arbejdsgruppe mv.
prøv at vurdere, hvad løsningen af dette problem vil give dig personligt på kort og lang sigt (monetær belønning, forfremmelse, andre muligheder).
tænk på konsekvenserne af manglende gennemførelse af denne opgave (tab af en profitabel klient, betaling af en bøde, afskedigelse osv.)
Vurder, om det er muligt og meningsfuldt at uddelegere denne opgave til en anden.
Vurder hvilke ressourcer (materielle og menneskelige) du skal bruge for at løse opgaven, og om du har dem.
tænk over, hvilke oplysninger du skal bruge for at løse problemet.
prøv at finde flere løsninger og vælg den mest acceptable.
Efter at have valgt en af mulighederne, evaluer dens styrker og svagheder.
tænke over, hvilke konsekvenser beslutningen får på kort og lang sigt.

Eisenhowers prioritetsanalyse

Uopsættelige sager er normalt ikke de vigtigste,
og de vigtige er ikke de mest presserende.
Dwight Eisenhower.

En iværksætters liv er sådan, at du hele tiden skal "spinde". Derfor har jeg altid en masse ting, der skal laves akut. Hvordan skal man håndtere dette?

Først og fremmest er det vigtigt at være ærlig over for sig selv – at indrømme, at der stadig ikke er tid nok til at gøre alt. Men højst sandsynligt kan du opnå meget gode resultater ved kun at gøre en bestemt del af tingene godt. Derfor bør du lære at "sortere" tingene efter graden af behov for at gennemføre dem, prioritere. Så kan du vælge, hvilke ting der er værd at gøre i den tid, du har til rådighed.

Hvordan lærer man at prioritere ved hjælp af Eisenhower-metoden?

Dwight Eisenhowers regel er enkel. hjælpe, især i de tilfælde, hvor du hurtigt skal træffe en beslutning om, hvilken opgave du skal foretrække. Efter denne regel prioriteringer er fastsat ud fra kriterier som haster og vigtighed af sagen. Vigtigheden af en opgave er bestemt af, hvor meget resultatet af dens implementering påvirker din virksomhed. Haster - hvor hurtigt opgaven skal udføres.

Afhængigt af hastende og vigtighed foreslog Eisenhower 4 kategorier af prioritet for sager:

	HASTESAG	IKKE-HASTESAGER
	I - Haster og vigtigt	II - Vigtigt, men ikke presserende
I EN OG N Y E	Kriseløsning Uopsættelige opgaver Projekter med nærmer deadlines	Planlægning af nye projekter Evaluering af de opnåede resultater Præventive målinger Opbygning af relationer Identifikation af nye prospekter, alternative projekter
	III - Haster, men ikke vigtigt	IV - Ikke presserende og ikke vigtigt
N E I EN OG N Y E	Afbrydelser, pauser Nogle opkald Nogle møder Gennemgang af akutte materialer Social aktivitet	Rutinemæssigt arbejde Nogle bogstaver Nogle opkald Tidens "spisere". Underholdning

Eisenhowers Priority Matrix

Haster/vigtige sager . Dette er forhold, hvis utidige implementering vil føre til betydelig skade på din virksomhed. Du bør tage dem på med det samme og udføre dem selv.
Mindre presserende/vigtige opgaver . De behøver ikke at blive gjort akut, de kan normalt vente. Her opstår vanskeligheder, når disse opgaver før eller siden bliver til presserende og skal løses af dig personligt hurtigst muligt. Dobbelttjek derfor vigtighedsniveauet og prøv at tildele opgaver af denne type, helt eller delvist, til dine medarbejdere.
Haster/mindre vigtige sager. Der er her en fare for at falde ind under hastværkets "tyranni" og som følge heraf helt dedikere dig selv til at løse en specifik opgave, fordi den haster. Hvis opgaven ikke er så vigtig, så bør den alligevel uddelegeres, da det ikke kræver særlige egenskaber at udføre den.
Mindre presserende/mindre vigtige opgaver. Meget ofte ender sager i denne kategori på et skrivebord, der allerede er fyldt med papirer. Hvis du pludselig begynder at gøre disse ting og glemmer opgaverne i den første kategori, så skal du ikke klage over at være overbelastet med arbejde. Selv dine underordnede bør ikke påtage sig denne gruppes opgaver.

Eisenhower regel:

Du bør afholde dig fra ikke-væsentlige og ikke-hastende opgaver!

Se materialerne i vores PRACTICUM for selvtest.

Pareto princippet

Hvis jeg havde ni timer til at fælde et træ, ville jeg bruge seks af dem på at slibe øksen.
Abraham Lincoln

"Pareto-princippet": cirka 20 % af indsatsen og tiden er nok til at få 80 % af resultatet. Ved at finde muligheder for at acceptere det "rigtige" resultat i stedet for det "ideelle", kan du spare betydelige ressourcer til andre ting.

På hvilke områder kan Pareto-princippet anvendes?

Pareto-princippet virker virkelig og kan anvendes på en lang række områder. Dette princip blev formuleret af den italienske økonom Vilfredo Pareto i 1897, og er siden blevet bekræftet af kvantitativ forskning. i det meste forskellige felter liv. Efter dette princip:

20 % af befolkningen globus ejer 80% af al verdens rigdom
20 % af de kriminelle begår 80 % af forbrydelserne
20% af de oprindelige produkter bestemmer 80% af omkostningerne færdigt produkt
20 % af kunderne bestemmer 80 % af en virksomheds omsætning.

Hvordan fungerer Pareto-princippet i tidsstyring?

I forhold til praksis med at styre din tid, kan Pareto principper formuleres som følger:

Du får 80 % af informationen fra 20 % af de kilder, der er nødvendige for dit arbejde
80 % af de trufne beslutninger passer ind i 20 % af den tid, du brugte på alle slags møder og planlægningssessioner
20 % af din arbejdstid giver 80 % af dit produktive arbejde, det vil sige, hvad der bestemmer dets succes.

Hvordan kan jeg bruge Pareto-princippet i min virksomhed?

Du kan finde meget selv nyttige ideer, ved at anvende Pareto-princippet i din eget arbejde. For eksempel estimere andelen virkelig nødvendige bøger i skabet, del brugbar information i avisen, andelen af de nødvendige filer på din computers disk...

Du kan bestemme, hvilke kunder fortjener primære fokus(20 % af kunderne, der giver 80 % af overskuddet). Eller vælg de vigtigste varetyper (20 % af varesortimentet giver 80 % af fortjenesten).

Dette princip kan også være nyttigt, når du opstiller standarder og mål for dine medarbejdere - hvad enten det er for at tilskynde dem til at blive ved med at opnå "ideelle" resultater, eller for at tilskynde dem til at fokusere på at opnå "gode" resultater V mere projekter. Hvis du står over for et problem, så tænk: hvilke 20% af årsagerne bidrog med 80% til forekomsten af den ubehagelige situation? Hvad kan du gøre i denne situation for at opnå 80% forbedring?

Løs først de øverste 20 % vigtige spørgsmål, og først da – 80% af de mindre!

Planlægningsteknologi ved hjælp af alperne, Pareto, Eisenhower metoder

Mange mennesker har svært ved at planlægge, fordi de ser det som bare "at tænke", hvilket ofte betyder "at stirre ud i rummet" eller "dagdrømme". Derfor er det nødvendigt at vende tanken om planlægning til noget konkret, idet planlægning mere betragtes som et "skriftligt arbejde" end et "mentalt arbejde". Tid brugt på planlægning kan defineres som "Beslutningstid", fordi det er det, planlægning handler om: at træffe beslutninger om hvad, hvornår og hvordan det skal gøres.

Under langsigtet, mellemlang og kortsigtet planlægning bør der laves en liste, og prioriteringer bør fastlægges. Alle opgaver nævnt på listen er af samme værdi. Efter at have udarbejdet listen, bør du fordele opgaverne i rækkefølge efter deres betydning på nuværende tidspunkt, færdiggøre den ved at identificere prioriteter. Ingen liste kan være komplet, medmindre den viser rækkefølgen af emnernes betydning. I praksis med selvledelse er der metoder til tidsplanlægning, hvis brug er designet til rationelt at organisere ens eget liv.

Planlægning efter Pareto-princippet

I en situation, hvor en person er overbelastet med aktiviteter og opgaver, som han ikke har tid nok til at udføre, og han ikke tør opgive en række ikke særlig vigtige ting, er det tilrådeligt at anvende 80/20-reglen i praksis . Pareto-princippet siger: "Hvis alle objekter er placeret i rækkefølge efter deres værdi, så vil 80% af deres værdi komme fra objekter, der udgør 20% af deres værdi." samlet antal, mens 20 % af værdien kommer fra varer, der udgør 80 % af totalen.”

Baseret på 80/20-reglen, på en liste med 10 opgaver, vil 2 sikre 80 % succes. Derfor skal du finde disse 2 ting, inkludere dem i kategori "A" og udføre dem. Ifølge dette princip kan de resterende 8 forblive ugjorte, fordi værdien af deres resultater vil være meget mindre end værdien af de to mest frugtbare ting. Praksis viser, at:

· 80 % af omkostningerne ved handelstransaktioner leveres af 20 % af alle kunder;

· 80 % af produktionen leveres af 20 % af virksomhederne;

· 80 % af den tid, der går glip af sygdom, står for 20 % af arbejderne;

· 80 % af det anvendte dossier kommer fra 20 %

dossiermapper;

· 80% af snavs samler sig på de 20% af gulvarealet, hvor der er mest

· 80 % af vask foregår på 20 % af beklædningsgenstande;

· 80 % af den bedste tv-tid kommer fra de øverste 20 % af programmerne

mere elsket af tv-seere;

· 80 % af den tid, avislæsere bruger på at læse 20 % af det udgivne materiale

badeværelser i avisen;

· 80 % af telefonopkaldene foretages af 20 % af telefonabonnenterne;

· 80 % af de nødvendige data kommer fra 20 % af informationskilderne;

· i skolen bruger lærere 80 % af deres energi på 20 % af eleverne (normalt pro-

problematisk eller talentfuld);

· 80 % af maden indtages i de øverste 20 % af restauranter.

Disse fakta bekræfter faren for at blive hængende i aktiviteter, der giver svage resultater, og forstærker vigtigheden af at fokusere indsatsen på de tyve procent af aktiviteterne, som øger produktiviteten markant.

Pareto-princippet forklarer perfekt, hvad der skete, men det hjælper ikke altid at finde en vej ud af situationen på forhånd. Faktum er, at man aldrig på forhånd kan sige, hvilke 20 % der vil være effektive. Ifølge dette princip kommer 80% af tilfredsheden i vores liv fra 20% af den indsats, der er brugt - det meste af succesen vil være resultatet af blot nogle få skridt. Det betyder, at for at finde mere tid til det, der er gavnligt, bliver du nødt til det gøre mindre af det, hvilket viser sig at være ubrugeligt. Med andre ord – spild ikke din tid!

Tid kan tildeles ud fra andre hensyn end blot fornøjelse. Disse kunne være: sikring af finansiel stabilitet, fremme karrierestige, opretholde en god fysisk form mv. Det er vigtigt at bestemme betydningen af et nyttigt tidsfordriv, da " tid, spildt, denne eksistens, og tid, komme til god brug, sådan er livet"(EdwardJung).

Planlægning efter alpmetoden

Alpernes planlægningsmetode er forholdsvis enkel, at udarbejde en dagsplan tager i gennemsnit ikke mere end 10 minutter. Planudviklingsprocessen består af 5 faser:

1. Udarbejdelse af opgaver;

2. Skøn over varigheden af de planlagte aktioner;

3. Tidsreservation (i forholdet 60:40);

4. At træffe beslutninger om prioriteringer og omplacering af individ

operationer;

5. Kontrol (regnskab for, hvad der ikke er blevet gjort).

I en række planlægningsmetoder, der findes i selvledelsespraksis, giver brugen af "Alps"-metoden følgende hovedfordele:

· Bedre humør til den kommende arbejdsdag.

· Planlægning for næste dag.

· Klar forståelse af dagens opgaver.

· Organisering af dagens flow.

· Overvinde glemsomhed.

· Koncentration om det vigtigste.

· Reduktion af mængden af "papir" arbejde.

· Tage beslutninger om prioritering og omfordeling.

· Reducer interferens og uønskede afbrydelser.

· Reduktion af stress og nervøse spændinger.

· Forbedret selvkontrol.

· Øget tilfredshed og motivation.

· Gevinst i tid på grund af den metodiske tilrettelæggelse af arbejdet.

Praksis viser, at med succesfuld brug af tidsplanlægningsteknikker og metoder til videnskabelig organisering af arbejdet, er der en reel mulighed for daglige besparelser på 10 til 20% af tiden. Planlægningsprocessen ved hjælp af Alps-metoden består af følgende faser:

Første etape- udarbejdelse af opgaver. For at forberede opgaver til dagen, bør du skrive de nødvendige opgaver ned for næste dag:

· opgaver fra to-do-listen eller fra den ugentlige (månedlige) plan;

· uopfyldt dagen før;

· tilføjede tilfælde;

· frister, der skal overholdes;

· tilbagevendende opgaver.

Udarbejdelse af en opgaveliste skal opfylde følgende krav:

· som en første tilnærmelse, fordel dem efter prioritet;

· opdele dem i langvarige og korte, kortlivede;

· gentjek opgaver relateret til personlig kontakt for at se, om de kan udføres på en mere rationel måde (ved at bruge telefonen osv.).

Realismen ved at lave en dagsplan er at begrænse opgavelisten til kun de faktisk nødvendige ting. På anden fase Når du udarbejder en plan for dagen, er det nødvendigt at estimere den omtrentlige varighed af de planlagte handlinger.

Det er helt indlysende, at varigheden af nogle opgaver ikke kan estimeres helt nøjagtigt en sådan færdighed kommer kun med erfaring. Men på den anden side er det nødvendigt at huske, at ethvert arbejde ofte kræver så meget tid, som en person har til sin rådighed. Derfor indebærer definering af en specifik tidsperiode for udførelse af individuelle opgaver kun at udføre denne opgave i fastsat tidspunkt. Når en bestemt tidsperiode er bestemt til at fuldføre en opgave, arbejder en person mere fokuseret og slipper så vidt muligt af med forskellige forstyrrelser.

Tredje etape At lave en plan handler om at reservere tid til uforudsete omstændigheder. Essensen af Alps-metoden er, at planen ikke bør dække mere end 60 % af tiden, og 40 % bør efterlades som reservetid til uforudsete omstændigheder. En otte timers arbejdsdag bør derfor nøje planlægges til kun fem timer (hvilket er 60 % af arbejdstiden), og tre timer bør efterlades uplanlagt til specifikke, men uventede opgaver.

I tilfælde af, at mere end 60% af tiden er planlagt, er det bydende nødvendigt at bringe den kompilerede liste over opgaver til de specificerede parametre, prioritering, uddelegering af beføjelser og reducere den tid, der tidligere er fastsat for opgaver. Hvis det efter arbejdet ikke er muligt at nedsætte den planlagte tid til tres procent, bør tingene udskydes til næste dag ifølge prioriteringerne. Det betyder, at opgaver fra kategori "A" og "B" ikke kan overføres til næste dag, og overførsel af opgaver fra kategori "C" vil ikke påvirke dagens resultater væsentligt.

Fjerde etape planlægning handler om at beslutte sig for prioriteringer og anvende uddelegeringskunsten. Målet med denne fase er at reducere den tid, der er tildelt til at udføre daglige opgaver, til 5-6 timer. Til dette formål er det nødvendigt: for det første at prioritere sager og afklare dagens opgaver i overensstemmelse med dem. For det andet bør du dobbelttjekke det specifikke tidsbehov for hver opgave og i overensstemmelse hermed reducere tidsforbruget på opgaver til det absolut nødvendige.

Det er vigtigt at vurdere hver enkelt handling for muligheden for dens uddelegering og rationalisering. Efter at analysen er gennemført, bør den endelige version af dagsplanen have en fastlagt struktur.

På femte etape Overvågning af implementeringen af den udarbejdede dagsplan og overførsel af det der ikke blev gjort til en anden dag. Erfaringen har vist, at ikke alle opgaver kan løses, og ikke alle planlagte telefonsamtaler kan finde sted, så de skal omlægges til næste dag. Hvis den samme opgave udskydes flere gange fra dag til dag, så er der to muligheder: beslutsomt at bringe den til ende og derved fuldføre den, eller at nægte at udføre denne opgave på grund af det.

irrelevans.

Eksperter inden for selvledelse anbefaler stærkt

Planlæg din dag aftenen før. Dette skyldes det faktum, at kompilering

planlægge efter en arbejdsdag er med til at få selvtillid og koncentration

styrke næste dag. Den menneskelige underbevidsthed bearbejdes således

gennemgår næste dags opgaver og udarbejder mulige løsninger. Næste

Følgelig bliver den nye arbejdsdag forudsigelig, planlagt og

overskuelig.

Planlægning efter Eisenhower princippet

Eisenhower-princippet bør anvendes, når du udfører dagligt

planer, klassificere alle kommende sager efter deres grad af vigtighed iflg

gør det med det samme. Det er netop i forhold til denne kategori af sager, at der er

udtryk for, at ”du skal leve, så vigtige ting ikke bliver til

akut"

tid nok. Som regel er disse forhold relateret til ens egen perfektion.

udvikling på forskellige områder. Øvelse viser, hvad der ofte sker

lam "B". Derfor er det nødvendigt at foretage en detaljeret analyse af sager "A" på

emnet for deres betydning og hastende karakter. Det sker ofte, at en person arbejder

med konsekvenser i stedet for at finde årsager. Det burde du måske ikke

bruge så meget tid på møder, men integreres i virksomhedskulturen

tour business filosofi og professionel tilgang. Eller perfektion

organisere dit eget arbejde for at maksimere

forebyggelse af krisesituationer og uforudsete omstændigheder.

mani for karakteren af, hvad der er vigtigt og presserende i livet, hvilket er typisk for de fleste

personer, da enhver presserende sag automatisk klassificeres som

vigtig. Livserfaring viser, at det er kategori "C" tilfælde, der er hyppigere

alle tjener som årsag til travle jobs, spændinger og vedvarende krisesituationer

situationer. Men i henhold til lovene i ledelsen i en velorganiseret

Der bør ikke være ballade og urimeligt hastværk i virksomheden.

Det er tilrådeligt at undgå dem. Det paradoksale er, at det normalt er dem

netop de ting, der er nemme og behagelige at gøre. Varighed af dataudførelse

langt de fleste mennesker forsøger at starte deres arbejdsdag med

udfører uvæsentlige og ikke-hastende opgaver.

En af grundlæggende principper selvledelse er

evnen til at adskille vigtige sager fra sekundære sager, vigtige fra uvæsentlige,

haster fra ikke-haster.__

Praxeologi og det optimale tidsplanlægningssystem

Uanset hvor travlt en person har, bør han altid afsætte tid til planlægning

roving. Jo mindre fritid du har, jo vigtigere bliver det

omhyggelig tidsplanlægning. Det er smartere at bruge på planlægning

kun ti minutter i begyndelsen eller slutningen af dagen, da disse omkostninger er mere end

bliver kompenseret.

Ofte siger en person, at han har meget travlt og bestemmer, hvad der er på planen.

Der er ingen tid at bruge, hvilket er en fejlslutning. Hvis dagen ikke er planlagt

varevogn, så er der ofte mangel på tid. Desuden i en situation, hvor

når tiden ikke er planlagt, er det utvivlsomt umuligt at skelne vigtige

sager fra mindre vigtige, presserende fra ikke-hastende. Derfor, forsikre dig selv og andre

folk, at der absolut ikke er tid til at planlægge deres anliggender,

fangeren vil stadig bruge tid, men tilfældigt og tankeløst, hvilket er negativt

vil have en væsentlig indflydelse på den rationelle organisering af hans liv. Derfor er det nødvendigt

vanskeligheden ved at planlægge både arbejdstid og privatliv skyldes ikke

moms. Der er __________mange fordele ved at starte din dag med en plan.

vaniya, da personen er mere aktiv efterhånden som planen er udarbejdet

indgår i processen med dets forberedelse og derefter dets gennemførelse. « At, hvem ka-

Hver morgen planlægger han dagens aktiviteter og udfører konsekvent denne plan,

ser, at planlægningen baner vejen for ham i labyrinten meget godt-

rigt og aktivt liv. At organisere din tid er som en stråle

Sveta, som gennemgår alle hans anliggender. Men der, hvor der ikke er nogen plan, hvor tidens kontrol er overladt til tilfældighederne, herredømmet af

skabe kaos"- skrev Victor Hugo. Efter at have tænkt igennem, hvad der skal gøres, er det nemt

gå videre til at omsætte planen til virkelighed. Med præcis definition

prioriteter forbliver mindre tilbøjelige til at blive distraheret under deres gennemførelse

erkendelse af.

Mange års erfaring med at bruge forskellige planlægningsværktøjer har hidtil

hall, at det ikke kun handler om specifikke enheder til planlægning (gen-

vend kalendere, dagbøger, arrangører, elektroniske notesbøger

ki osv.), men i det planlægningssystem, som en person bruger. Grundlægger

praxeology (videnskaben om effektiv menneskelig aktivitet) T. Kotarbin-

Skii mente, at det optimale planlægningssystem er designet til at:

1) Sikre opnåelse af målet.

2) Kræver ikke for meget tid at mestre.

3) Vær praktisk at bruge.

I dag er der mange systemer og teknikker til tidsplanlægning.

menuen og at vælge den bedste er ret vanskelig, da hver har begge dele

fordele såvel som ulemper.

Kun en fri person kan opnå perfektion i brugen

brugen af din fritid og tid generelt. Men i denne sammenhæng

I teksten er frihed en nødvendig kvalitet, men ikke tilstrækkelig. Andre forhold

vii er: overvægten af menneskelige åndelige behov og besiddelse

kvalitetsværktøjer.

Immanuel Kant (1724 – 1804) levede så rytmisk, at hans naboer

de tjekkede hans ur, når han gik en tur. Det er kendt, at han levede hele sit liv

livet som ungkarl og den anden periode af hans arbejde, mere end tredive år,

dedikeret til studiet af menneskers kognitive og moralske evner

ka. Kreative individer behandlede for det meste tiden med omhu.

mig og måske er det svært at finde en produktiv kreativ person, der

sværm ville der ikke være en streng driftstilstand. I videnskabelige kilder Kan

finde bekræftelse på, at sådanne talentfulde personer som: Archimedes og

Aristoteles, Roger Bacon og Newton, Henri Poincaré og Dumas – far, Engels

og Lenin, Vavilov og andre søgte at opbygge et system med tidsforbrug.

Dette system er designet til at garantere høj produktion ikke på en dag

- og for livet.

Men som med enhver regel er der undtagelser. I særdeleshed

Avicenna (Ibn Sina), efter at have tilbragt det meste af sine seksoghalvtreds år i skjul, under jorden og vandrende, var i stand til at efterlade mange værker, hvoraf

hvoraf 270 har overlevet den dag i dag. Samtiden kan kun gætte

antallet af ukonserverede værker og hvor meget dette fantastisk person kunne

udført under stabile, komfortable forhold.

År efter år bliver vi mere og mere parate til at nå vores forhåbninger. Men hvad sigter vi efter? Lawrence Peter

Hvad er alpmetoden?

Alpemetoden er forholdsvis enkel, og efter nogle øvelser skal du i gennemsnit ikke bruge mere end 10 minutter til at lave en dagsplan.

Metoden omfatter fem faser:

1) udarbejdelse af opgaver;

2) vurdering af varigheden af de planlagte aktioner;

3) tidsreservation (i forholdet 60:40);

4) at træffe beslutninger om prioriteringer og omfordeling af individuelle operationer;

5) kontrol (regnskab for, hvad der ikke er blevet gjort).

Hvad giver Alperne-metoden?

Brug af Alps-metoden giver følgende hovedfordele:

Den bedste stemning til den kommende arbejdsdag.

Planlægning til næste dag.

En klar forståelse af dagens opgaver.

Organisering af dagens flow.

At overvinde glemsomheden.

Koncentration om det vigtigste.

Reduktion af mængden af "papir" arbejde.

Tage beslutninger om prioritering og omfordeling.

Reducer rod og uønskede afbrydelser.

Reducerer stress og nervøse spændinger.

Forbedret selvkontrol.

Øget tilfredshed og motivation.

Gevinst i tid på grund af den metodiske tilrettelæggelse af arbejdet.

Med succesfuld brug af tidsplanlægningsteknikker og metoder til videnskabelig organisering af arbejdet kan du spare fra 10 til 20% af din tid hver dag!

Hvor skal man begynde at planlægge ved hjælp af Alps-metoden?

Den første fase er forberedelsen af opgaver. For at gøre dette skal du skrive ned under de relevante overskrifter i "Dagsplanen" fra alt, hvad du ønsker eller skal gøre næste dag:

opgaver fra huskelisten eller fra den ugentlige (månedlige) plan;

uopfyldt dagen før;

tilføjede tilfælde;

deadlines, der skal overholdes;

tilbagevendende opgaver.

Brug forkortelser, der svarer til typen af aktivitet eller overskrifter i "Dagsplan", for eksempel:

I- besøg, møder;

D - uddelegering af anliggender;

TIL- styring;

P- i proces, i aktion;

PC- rejser, forretningsrejser;

ETC- skriftligt arbejde, forretningsbreve, diktat;

MED- sekretær;

T- telefonsamtaler;

H - læseprocessen (rapporter, cirkulærer, aviser osv.).

En liste over dagens opgaver sammensat på denne måde kan f.eks. se sådan ud:

PC- nye kontorlokaler;

I- Ivanov (ekspertvurdering);

P- markedsundersøgelsesprojekt;

TIL- Sidorov (salgsstatistik);

ETC- Vasiliev (brev);

H - et særligt magasin for ledere;

Med lidt øvelse kan du lave en liste over opgaver, så:

som en første tilnærmelse, fordel dem efter prioritet;

opdel dem i langvarige og korte, kortlivede;

gentjek opgaver relateret til personlig kontakt for at se, om de kan udføres på en mere rationel måde (ved at bruge telefonen osv.).

Eksempel:

P- markedsundersøgelsesprojekt;

I- Ivanov (ekspertvurdering);

PC- nye kontorlokaler;

H- et særligt magasin for ledere;

Kortvarige værker:

TIL- Sidorov (salgsstatistik);

ETC- Vasiliev (brev);

"Telefonblokering":

T- Shishkin (computerprogram);

T- Koshkin (mangel på personale);

T- Sergey (aftenspil billard).

Dette er dog kun begyndelsen på at lave din daglige plan.

Hvad skal man gøre efter at have fastlagt listen over opgaver for dagen?

	Holde øje
P - markedsundersøgelsesprojekt;
V - Ivanov (ekspertvurdering)



PR - Vasiliev (brev)

T - Koshkin (mangel på personale)

Hvor meget tid har jeg brug for at reservere i reserve?

Hvordan ender planlægning ved hjælp af Alps-metoden?

Den fjerde planlægningsfase: at træffe beslutninger om prioriteringer, nedskæringer og omplaceringer. Mål: reducere den tid, der er tildelt til at udføre daglige opgaver til 5-6 timer.

I den endelige version kan dagens plan se således ud:

	En prioritet	Holde øje	Omplaceringer
P - markedsundersøgelsesprojekt;			0,5 time er delegeret til Mr. X
V-Ivanov (ekspertvurdering)
PC - ny kontorplads
K - Sidorov (salgsstatistik)
PR - Vasiliev (brev)			Betroet til hr. Wu
CH - specialmagasin for ledere
T - Shishkin (computerprogram)			Sekretær
T - Sergey (aftenspil billard)

Læg en plan inden du starter på arbejde, nemlig om aftenen på den udgående dag: du går hjem med mere selvtillid og afslapning og starter en ny dag med større styrkekoncentration næste morgen!