Riunione di pianificazione, riunione operativa, riunione operativa. Organizzazione, tenuta

Pianificazioni, briefing e riunioni sono parte integrante della giornata lavorativa di quasi tutti i dipendenti. Prima o poi il manager si trova di fronte alla necessità di condurre autonomamente una riunione di pianificazione quotidiana. Ma come spesso accade, questo non lo insegna veramente nessuno. Pertanto, spesso sorge la domanda: come condurre una riunione di pianificazione?

Obiettivi dell'incontro di pianificazione

La prima cosa che devi fare è determinare gli obiettivi che desideri raggiungere organizzando una riunione di pianificazione. Di norma, l'obiettivo principale di tali riunioni è creare un unico spazio informativo tra tutti i dipendenti, come risultato del raggiungimento di un lavoro più elevato e più coerente. Le riunioni di pianificazione aiutano a risolvere i seguenti problemi:

1. Stabilire scopi e obiettivi per la squadra;
2. Finitura informazioni generali a tutta la squadra;
3. Risoluzione di problemi generali;
4. Motivazione e coinvolgimento del personale;
5. Formazione dei dipendenti attraverso il trasferimento delle migliori pratiche;

D'accordo, il raggiungimento di tali obiettivi è di grande interesse per qualsiasi manager. Ecco perché la pratica di pianificare riunioni è così comune negli affari. Ma ottenere l’efficacia dalle riunioni non è così semplice; è importante aderire a un piano d’azione chiaramente definito e prepararsi per ogni riunione di pianificazione.

Pianificazione del piano di incontro

Quindi, abbiamo stabilito che l'incontro è una cosa importante e utile, ma per non trasformare questo strumento in un'altra inutile tortura dei subordinati, il manager dovrebbe affrontare la preparazione dell'incontro di pianificazione con tutta serietà. In precedenza abbiamo discusso gli obiettivi dell’incontro; il compito del manager, a seconda dell’obiettivo, è quello di elaborare un piano per lo svolgimento dell’incontro. Naturalmente l'incontro dei venditori e quello dei TOP manager saranno radicalmente diversi tra loro. Sebbene la struttura stessa sarà più o meno la stessa.

Molto punti importanti Quando conduci una riunione, dai ai subordinati l'opportunità di parlare il più rapidamente possibile. Si consiglia di coinvolgere il maggior numero possibile di partecipanti alla riunione di pianificazione fin dai primi minuti. Ciò aiuterà a creare la squadra.

I segreti per pianificare un incontro di successo

Il più importante! Per rendere interessante un incontro, devi prepararti. Il successo di un incontro dipende da diversi fattori importanti:

1. Componente informativa. Le informazioni presentate durante la riunione dovrebbero essere utili e interessanti. Se l'informazione è noiosa e monotona, fallo modo interessante fornitura di informazioni. Rimuovere le informazioni noiose e inutili;
2. Componente emotiva. Anche il più argomento interessante potrebbe essere rovinato da un'alimentazione errata. Ricordatevi dei vostri professori universitari: in alcune lezioni tutto il pubblico dorme, in altre è tutto esaurito.
3. Il leader che conduce la riunione. Più il presentatore è autorevole, meglio viene percepito dal pubblico. Se la tua autorità non è elevata, lavora attentamente sui punti 1 e 2.

Regole per tenere una riunione di pianificazione

Dipendenti in ritardo

Qualcuno cerca sempre di arrivare in ritardo a una riunione. Tali dipendenti sono altamente distruttivi e devono essere combattuti disperatamente. Vorrei chiedervi di concordare in anticipo con tutti i membri del team cosa faremo con chi è in ritardo. Ci sono diversi esempi: un ritardatario porta il caffè o un frutto a tutti, un ritardatario racconta una barzelletta, un ritardatario canta una canzone, ecc. La cosa più importante è che tutti conoscano le regole e tutti le rispettino. Se la regola viene pensata e accettata dal team, ridurrai al minimo i ritardi.

Stesso orario della riunione

È molto importante mantenere un programma chiaro delle riunioni. Non c'è niente di peggio delle riunioni non programmate; sconvolge i piani dei subordinati e non consente loro di prepararsi adeguatamente. L'atteggiamento verso tali incontri è inizialmente negativo, il che non favorisce il lavoro.

Ogni riunione deve essere comunicata in anticipo; è preferibile non modificare le date e gli orari delle riunioni se non strettamente necessario.

Non ritardare le riunioni

È molto importante rispettare i tempi; se hai stabilito che l'incontro non dovrebbe durare più di 30 minuti, mantieni la parola data. Più lungo è l’incontro, meno efficace è. Se hai bisogno di risolvere problemi complessi e richiedi a lungo per elaborare i dettagli, quindi creare gruppi di lavoro di dipendenti competenti. Spesso la maggior parte della riunione viene dedicata al lavoro questioni organizzative e la maggior parte degli ascoltatori abbandona del tutto il dialogo.

Parla solo il presentatore

Osservo spesso una situazione in cui i dipendenti hanno paura del loro capo e di conseguenza l'incontro si trasforma in un monologo di un dittatore. Di norma, tutto ciò avviene in un silenzio mortale e la tensione si fa sentire nell'aria. Uno stile di gestione direttivo non è appropriato alle riunioni; contraddice l'essenza di questo evento. Idealmente, tutti i partecipanti dovrebbero parlare alla riunione di pianificazione.

Discussione di questioni private

A volte uno dei partecipanti alla riunione di pianificazione potrebbe provare a utilizzare questo evento per risolvere il suo problema privato. Per un dipendente, sollevare una domanda pubblicamente è generalmente vantaggioso. Questo approccio può trasformare l’incontro in una farsa. Pertanto, è necessario interrompere immediatamente tali manipolazioni e fissare un termine per la risoluzione dei problemi privati.

Impatto dell'incontro sul lavoro

Tutto ciò che hai concordato durante l'incontro deve essere eseguito da parte tua. Se non c’è controllo, i dipendenti si adatteranno rapidamente e smetteranno di seguire i tuoi ordini.

Come verificare l'efficacia di una riunione

L’efficacia di una riunione è abbastanza facile da testare. Chiedi ai tuoi subordinati cosa è successo durante la riunione? 5 minuti dopo la riunione, 3 ore dopo e il giorno successivo. Le risposte a queste domande forniscono feedback all'organizzatore della riunione di pianificazione. Se ci sono molte informazioni, costringi i dipendenti a prendere appunti. Ma tutti dovrebbero comunque registrare le informazioni.

Come condurre sessioni e riunioni di pianificazione

Lo svolgimento sistematico di riunioni di pianificazione mensili, riunioni settimanali e riunioni giornaliere è lo strumento più importante per lo sviluppo del reparto vendite e dell'organizzazione nel suo complesso. E parte integrante di un reparto vendite in auto-sviluppo, dopo aver descritto i processi aziendali e aver messo l'azienda sul pilota automatico.

Quali sono i vantaggi di organizzare sessioni e riunioni di pianificazione?

? Il manager partecipa alla gestione operativa. È a conoscenza di tutti gli eventi attuali dell'organizzazione, è a conoscenza eventi importanti e innovazioni.

? Il manager viene a conoscenza dei problemi in modo tempestivo reparto vendite e adatta le opzioni della soluzione. In pratica, spesso un manager si accorge dei problemi quando questi hanno già preso slancio e causato gravi danni.

? Tutti i dipendenti stabiliscono obiettivi per se stessi per un giorno, una settimana, un mese. L'attuazione degli obiettivi viene monitorata. Ciò impedisce a tutti i dipendenti dell'organizzazione di NON svilupparsi. Il progresso mensile è importante.

? Ogni dipendente può dare un suggerimento per sviluppare l'azienda, aumentare le vendite, migliorare il servizio.

I dipendenti possono essere motivati ​​a suggerire innovazioni e cambiamenti. Ad esempio, paga il 30% del profitto (o profitto potenziale) per il primo mese di implementazione, se la direzione considera l'innovazione significativa e la mette in pratica. Utilizzando questa tecnologia, molte grandi aziende, come DeLL con il servizio IdeaStorm e Sberbank, sono state in grado di guadagnare milioni di profitti aggiuntivi, ridurre i costi e migliorare significativamente la qualità del servizio clienti.

A Sberbank, il collezionista ha suggerito di rimuovere il check-in in ufficio dopo le raccolte, destinato alla compilazione del registro interno delle raccolte. Ora puoi compilarlo una volta alla settimana. Pertanto, migliaia di collezionisti hanno risparmiato un viaggio al giorno, riducendo i costi questa procedura. L'innovativo collezionista ha ricevuto più di 300.000 rubli.

? I rapporti vengono forniti in modo tempestivo sulle attività dell'azienda. Il manager tiene il passo con il polso: controlla i volumi di vendita, il numero di nuovi clienti, i volumi di vendita per nuovi e vecchi clienti, lo sviluppo della pubblicità e altri budget, i rapporti contabili; promozione attraverso nuovi canali di vendita, nuovi prodotti e servizi. Inoltre ottiene feedback per un aumento o una diminuzione di qualsiasi indicatore. Ad esempio, perché le vendite sono diminuite dell'11% rispetto al mese scorso o perché questo mese hanno attirato il 28% di nuovi clienti in più?

Questo permette:

Identificare tempestivamente i problemi attuali e delineare un piano per risolverli, nominare i responsabili dell'attuazione del piano e un punto di controllo (scadenza);

Adeguare tempestivamente i piani di vendita;

Riassumere i risultati del mese, della settimana e confrontarli con i risultati dei periodi precedenti, analizzare le ragioni dei cambiamenti;

Radunare la squadra, premiare i vincitori, organizzare riunioni motivanti;

Delineare le attività di sviluppo strategico;

Fare il budget e stilare un programma di pagamento.

1. Riunioni mattutine

Nel reparto vendite sono necessarie riunioni mattutine di pianificazione: i manager, di norma, hanno difficoltà ad andare avanti e impiegano molto tempo per mettersi al lavoro. Le prime ore e mezza o due ore di lavoro vengono dedicate alle conversazioni mattutine, alle pause per fumare, al tè e al caffè e al controllo della posta elettronica. E due ore in una giornata lavorativa di otto ore significano tre mesi all'anno in cui i dipendenti non lavorano, ma ricevono denaro per loro.

Passaggio 1. Chi conduce le riunioni di pianificazione

Di norma può essere coinvolto il capo del reparto vendite, ma può essere coinvolto anche il direttore generale o commerciale.

Passaggio 2. Quanto dura la riunione mattutina?

Il tempo per la riunione di pianificazione dovrebbe essere rigorosamente regolato: 10-20 minuti, non di più. Ciò è sufficiente per “accendere” i manager e prepararli al lavoro produttivo. È importante non trascinare la riunione di pianificazione per un'ora. Per risolvere le questioni tattiche, è necessario tenere una riunione di pianificazione generale una volta alla settimana.

Eventuali obiezioni da parte dei manager del tipo: “Non ho tempo per pianificare le riunioni adesso, il lavoro va a fuoco. Perché perdere tempo?" – deve essere interrotto immediatamente. Quando organizzate i processi aziendali, tu e i tuoi dipendenti guardate da posizioni diverse: i manager - dalla posizione di "dobbiamo chiudere il cliente più velocemente", tu - dalla posizione di far funzionare il sistema come un orologio. Inoltre, è improbabile che 15 minuti portino alla perdita di un cliente o al fallimento di un affare, soprattutto all'inizio della giornata. È importante implementare le riunioni mattutine come un rituale e non perderle mai. Dopo 21-30 giorni, tutti si abitueranno al fatto che questa è parte integrante della giornata lavorativa e non saboterà il processo. È importante non consentire un solo giorno di interruzione dal primo giorno di attuazione.

Passo 3 Quali questioni vengono discusse durante la riunione mattutina?

Approvazione dei piani e definizione degli obiettivi per la giornata odierna. Inoltre viene fornito un registro di lavoro con l'elenco delle chiamate e un report sul piano di vendita del giorno precedente. Inoltre, i manager riferiscono sul raggiungimento degli obiettivi che si erano prefissati ieri: rispondono a domande su quali fossero esattamente gli obiettivi, cosa è stato raggiunto e cosa non ha funzionato, quale aiuto è necessario. Ogni manager stabilisce un obiettivo per la giornata corrente: tutti vengono inseriti tavolino, al quale hanno accesso tutti i dirigenti e il capo dipartimento. Obiettivi di esempio: "mettere pressione sul cliente di ABC LLC, confermare i pagamenti per tre clienti chiave, organizzare un incontro con un nuovo cliente promettente".

Gli obiettivi possono essere suddivisi in tre categorie:

1) obiettivi per i clienti per la giornata;

2) obiettivi di pagamento;

3) lavorare con la contabilità clienti.

Passaggio 4. Compila la tabella(Tabella 5.12)

Tabella 5.12 Piano giornaliero

Primo compito capo dipartimento: controlla i rapporti.

Secondo compito– inserire un elenco di obiettivi fissati dai manager. È importante che stabiliscano i propri obiettivi.

Passaggio 5 Riunioni su Skype

I moderni mezzi di comunicazione consentono di organizzare riunioni a distanza, ad esempio tramite Skype. Il CEO può partecipare alla riunione di pianificazione mattutina da qualsiasi parte del mondo e sul posto compiti aggiuntivi reparto vendite Dopo che i tuoi dipendenti si sono abituati alle riunioni quotidiane, puoi trasferire completamente questo processo in modalità Skype. Fondamentalmente questa tecnologia applicabile ad altre riunioni di pianificazione, se si hanno tradizioni consolidate per tenerle, i regolamenti sono scritti e tutti i dipendenti sanno quali documenti devono presentare alla riunione di pianificazione e a quali domande è necessario rispondere.

2. Come condurre le riunioni settimanali

1.2. Quando:

1.3. Chi conduce:

1.4. Chi è presente:

1.5. Problemi discussi:

1.6. Documenti richiesti:

2. Procedura.

2.1. Per prima cosa annunciamo l'ordine del giorno.

2.2. Un breve resoconto dei risultati della settimana.

2.4. Definizione e adeguamento dei piani.

2.5. Stabilire obiettivi specifici per la prossima settimana.

2.6. Ascoltare i suggerimenti dei dipendenti.

2.7. Quali report e documenti vengono posizionati sulla scrivania del manager.

3. Verbale della riunione.

(Da compilare a cura della segreteria.)

3. Esempio “Regolamento riunioni settimanali”

1. Scopo, tempi, partecipanti, documenti.

1.1 Scopo:

Analizzare l'implementazione dei piani di vendita dall'inizio del mese e le vendite previste alla fine;

Controllare il completamento delle attività precedentemente assegnate, assegnare nuove attività o riprogrammare quelle esistenti;

Identificare i problemi attuali e scriverli piani passo dopo passo le loro decisioni, scrivi brevi istruzioni, nominare i responsabili dell'attuazione del piano e un punto di controllo (scadenza);

Monitorare il completamento delle attività della scorsa settimana;

Annunciare eventi importanti e innovazioni in azienda.

1.2 Quando viene effettuato:

Tutti i lunedì dalle 10:00 alle 11:30.

1.3 Chi conduce:

Direttore esecutivo o (se assente) Amministratore delegato.

1.4 Chi è presente:

Direttore Generale (se necessario).

Direttore esecutivo (Responsabile dello sviluppo).

Direttore finanziario (capo contabile).

Responsabili delle vendite.

Tecnologo.

1.5 Questioni discusse:

È importante scrivere un elenco delle questioni standard discusse ed esaminarle sempre. Tutte le domande possono essere divise in due categorie:

Regolari – quelli che vengono discussi secondo i regolamenti;

Questioni di sviluppo - secondo il piano (ordine del giorno) della riunione.

È necessario dedicare un certo tempo a ciascun problema e durante questo intervallo avere il tempo di sviluppare una soluzione, scrivere un piano d'azione e nominare un responsabile. Sebbene le questioni strategiche possano essere discusse a lungo. In questo caso, la cosa principale è non dimenticare gli obiettivi dell'incontro e portare la questione a una decisione. È molto meglio che sollevare una dozzina di domande e non portarne nessuna a una conclusione logica.

Durante la riunione potranno essere discussi da quattro a sei temi. Più difficile per la percezione e il lavoro attivo.

1.6 Documenti richiesti:

Tutti i report vengono forniti in formato cartaceo e archiviati elettronicamente per l'accesso condiviso.

Il commercialista fornisce:

Rapporto sulle vendite della settimana e dall'inizio del mese.

Responsabile del reparto vendite:

Rapporto sulle vendite per ciascun manager.

Un diario per registrare i compiti e le decisioni prese.

Prima della riunione, l'amministratore esecutivo o il responsabile della società verifica la disponibilità dei documenti richiesti.

2. Procedura.

2.1. Annunciamo l'ordine del giorno.

2.2. Un breve resoconto dei risultati della settimana. È importante che i dipendenti parlino dei risultati ottenuti e non di ciò che hanno fatto per raggiungere l'obiettivo. Il completamento dei report dovrebbe richiedere 5-15 minuti.

2.3. Discussione sullo stato di avanzamento dei progetti.

2.4. Analisi dei report per dipartimento, determinazione e adeguamento dei piani riguardanti le statistiche.

2.5. Definire obiettivi specifici per la prossima settimana. Registratelo nel protocollo. Indicare i responsabili.

2.6. Ascolta i suggerimenti dei dipendenti per aumentare le vendite, la qualità del servizio, ecc. Puoi raccoglierli tutti in base e-mail in una scatola separata per le proposte e durante la riunione prendere in considerazione solo quelle che hanno un futuro. Inserimento nel protocollo di compiti, responsabilità e scadenze.

2.7 Reparto vendite:

Sul tavolo viene posto un rapporto sui dirigenti.

Viene determinata l'opportunità di aumentare il volume delle forniture a clienti specifici (sviluppo del cliente). Cosa serve per aumentare il volume delle forniture: installare software, formare i venditori, fornire prodotti promozionali e campioni.

Viene determinata la possibilità di riprendere le consegne ad un cliente che ha interrotto l'ordine per colpa dell'azienda (contatto personale del direttore commerciale).

Tecnologo:

3.1. Compilato dalla segreteria utilizzando un modulo standard e inviato a tutti i partecipanti.

4. Come condurre riunioni mensili

1. Scopo, tempi, partecipanti, documenti.

1.2. Quando:

1.3. Chi conduce:

1.4. Chi è presente:

1.5. Documenti richiesti:

2. Procedura.

2.1. Annunciamo l'ordine del giorno.

2.2. Rapporto mensile sui risultati. Per ogni dipartimento.

2.3. Discussione sull'attuazione dei piani di vendita e approvazione dei piani per il periodo successivo. Discussione degli obiettivi fissati il ​​mese scorso e della percentuale della loro attuazione.

2.4. Definizione del budget per il mese successivo, tempistiche e modalità di pagamento alle controparti.

2.5. Premiazione dei vincitori in base ai risultati del mese.

2.6. Motivazione: discussione di nuovi KPI, bonus e motivazione non materiale.

2.7. Sviluppo di attività di sviluppo strategico.

2.8. Sviluppo di attività di marketing e pubblicità.

2.9. Riepilogo per dipartimento.

2.10. Ascolta i suggerimenti dei dipendenti.

2.11. Quali report e documenti vengono posizionati sulla scrivania del manager.

3. Verbale della riunione.

3.1. Da completare a cura del segretario.

5. Esempio “Regolamento riunioni mensili”

1. Scopo, tempi, partecipanti, documenti.

La procedura per tenere una riunione mensile è determinata dal direttore generale della società.

Bersaglio:

Monitorare l'attuazione dei piani di vendita.

Approvare nuovi piani di vendita insieme al direttore commerciale ed esecutivo.

Premiare i vincitori, organizzare riunioni motivazionali, radunare la squadra.

Motivazione: introdurre nuovi KPI, bonus e motivazione non materiale.

Delineare le attività di sviluppo strategico.

Budgeting, calendario dei pagamenti.

Riassumendo.

Quando:

Primo martedì del mese.

Chi conduce:

L'amministratore esecutivo o (in sua assenza) il capo della società.

Chi è presente:

Direttore dell'azienda.

Direttore esecutivo (Responsabile dello sviluppo).

Direttore finanziario (capo contabile).

Responsabili delle vendite.

Tecnologo.

Responsabile Logistica.

Documenti richiesti:

Tutti i rapporti sono forniti in forma stampata e si trovano in in formato elettronico sull'accesso condiviso.

Il commercialista fornisce:

Rapporto mensile sulle vendite.

Responsabile del reparto vendite:

Rapporto sulle vendite per ciascun manager (riepilogo del mese).

Ogni partecipante ha con sé:

Elenco delle domande e dei problemi attuali di ciascun partecipante;

Una o due idee su come migliorare i processi in azienda, come vendere di più e come migliorare il servizio.

2. Procedura.

1) Discussione sull'attuazione dei piani di vendita e approvazione dei piani per il periodo successivo. Discussione degli obiettivi fissati il ​​mese scorso e della percentuale della loro attuazione.

2) Definizione del budget per il mese successivo, tempistiche e modalità di pagamento alle controparti.

3) Premiazione dei vincitori in base ai risultati del mese.

4) Motivazione: discussione di nuovi KPI, bonus e motivazione non materiale.

5) Sviluppo di misure per lo sviluppo strategico.

6) Sviluppo delle attività di marketing e pubblicitarie.

7) Riepilogo per dipartimento.

Direttore dell'azienda:

Copre la sua visione basata sui risultati dell'ultimo mese, lo sviluppo per il mese/trimestre successivo, la direzione dello sviluppo dell'azienda e trasmette l'opinione dei fondatori. Discute questioni importanti (secondo lui). Stabilisce compiti, scadenze per il loro completamento e assegna responsabilità.

Direttore finanziario (capo contabile):

Sul tavolo viene posizionato un rapporto riepilogativo sul volume delle vendite mensili e sulla percentuale di profitto; nota spese, rapporto debitori e clienti + confronto con il debito del mese scorso.

Crediti da più di tre mesi.

Quali misure possono essere adottate per ridurre i costi.

Reparto vendite:

Nella tabella vengono inseriti un report di riepilogo sui gestori, un report sulle vendite, un report sulle attività e i dati di conversione.

Viene determinata la possibilità di sviluppare nuovi canali di vendita.

Viene determinata la possibilità di produrre nuovi prodotti in base alla domanda.

Canali di acquisizione clienti come percentuale del volume delle vendite dei clienti per canale (15% - pubblicità contestuale, 55% - chiamate a freddo, 20% - riattivazione, 10% - raccomandazioni).

Numero di nuovi clienti al mese (reparto vendite attivo).

Il numero di clienti sviluppati che sono passati dalla categoria C alla B e dalla B alla A (dipartimento clienti).

Numero di clienti abituali e clienti delle categorie A, B e C (ufficio clienti).

Il numero di clienti riattivati ​​e il loro volume di vendite al mese (reparto vendite attivo).

Analisi della concorrenza: prezzi, prodotti, Offerte speciali(offerte).

Quali attività sono state svolte per sviluppare il reparto vendite: libri, corsi di formazione, ecc. Cosa è stato implementato. In che modo ciò ha influito sulle vendite?

Tecnologo:

Viene determinato il motivo della revisione negativa, viene stabilita la persona responsabile e la misura dell'influenza.

Ogni partecipante ha con sé:

Elenco delle domande e dei problemi attuali;

Diario per registrare compiti e decisioni prese;

Una o due idee su come migliorare i processi in azienda, come vendere di più e come migliorare il servizio.

Prima della riunione, l'amministratore esecutivo o il responsabile della società verifica la disponibilità dei documenti richiesti.

3. Verbale della riunione.

3.1. Compilazione del verbale della riunione. Compilato dalla segretaria. Al termine della riunione viene inviato il verbale a tutti i partecipanti.

Verbale della riunione/riunione di pianificazione

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Organizzare e condurre la riunione di pianificazione nel modo più efficiente possibile.

Trova una soluzione al problema posto per la discussione o stabilisci la direzione per lo sviluppo della situazione in una direzione costruttiva.

È interessante tenere una riunione di pianificazione in modo che i partecipanti non abbiano tempo per sbadigliare e non si sentano come se avessero perso tempo.

Piano d'azione

1. Acquisire familiarità con il metodo proposto per organizzare una riunione di pianificazione.

2. Preparati, preparati materiali necessari e invitare i partecipanti.

3. Tenere una riunione di pianificazione.

4. Riassumere i risultati della riunione di pianificazione e familiarizzarli con tutti i partecipanti.

Come organizzare una riunione di pianificazione

Primo, ciò che è necessario per condurre una riunione di pianificazione è la domanda o l'argomento della riunione di pianificazione. Quale problema lavorativo vuoi risolvere? Quale effetto positivo per il lavoro dell'organizzazione sarà il risultato della riunione di pianificazione. Familiarizzare in anticipo i partecipanti alla riunione di pianificazione con questo problema. In questo modo risparmierai tempo durante la riunione di pianificazione e i partecipanti alla discussione potrebbero arrivare già pronti idee interessanti riguardo alla tua domanda.

Secondo– queste sono le persone che parteciperanno all’incontro di pianificazione. Di quali specialisti del profilo e di quale livello di manager o di quali dipendenti di linea hai bisogno per trovare la risposta alla domanda posta?

Terzo– luogo della riunione di pianificazione. È importante che si tratti di una stanza separata o anche di una sala riunioni speciale. Dove ci sarà abbastanza spazio per tutti, gli estranei (i dipendenti che non partecipano alla riunione di pianificazione) non potranno disturbarvi e i telefoni non squilleranno.

Il quarto– momento della riunione di pianificazione. È auspicabile che sia conveniente per tutti i partecipanti o permanente. Ad esempio, le riunioni di pianificazione quotidiana si tengono ogni giorno esattamente alle 8:30. In ogni caso, quando scegli l'orario per la riunione di pianificazione, dovrai concentrarti sui partecipanti più importanti. E prescrivilo in anticipo, per diverse ore, o più correttamente, giorni.

Quinto– regolamento dell'incontro di programmazione. È importante non solo iniziare la riunione di pianificazione in tempo, ma anche terminarla in tempo. Determinare in anticipo l'ordine in cui verranno discussi i problemi e il tempo assegnato a ciascun partecipante. Limitalo, questo renderà i rapporti concisi e quanto più informativi possibile. Ad esempio, un discorso non dura più di 10 minuti.

Sesto- materiali improvvisati. Il minimo richiesto sono penne per tutti i partecipanti e carta. Prenditene cura tu stesso, in anticipo, in modo da non dover perdere tempo in discussioni cercando cosa e su cosa scrivere. Potrebbero inoltre essere necessari: lavagna a fogli mobili, proiettore, schermo, laptop, stampante. Tutta l'attrezzatura deve essere preparata e testata in anticipo.

Settimo– leader della riunione di pianificazione o segretario che registrerà il processo e i risultati della discussione del problema.

Formati delle riunioni di pianificazione

1. Riepilogo, incontro di pianificazione informativa.

Tali riunioni di pianificazione possono essere tenute settimanalmente all'inizio della settimana per i capi di tutti i dipartimenti della vostra organizzazione.

Perché sono necessari tali incontri di pianificazione?

2. Riunione di pianificazione: distribuzione dei compiti attuali.

Di solito si tiene all'inizio di ogni giornata lavorativa. Il formato è ovvio: il manager assegna i compiti giornalieri ai suoi subordinati. Inoltre, non è necessario allungare i tempi: tutti hanno ricevuto l'attività e sono andati a completarla.

3. Pianificazione dell'incontro per discutere la questione sollevata.

Formuli in anticipo la tua domanda, che è stata formulata per te la vita stessa e la situazione attuale nel tuo mercato. Esprimere lo scopo della riunione di pianificazione e inviare queste informazioni ai partecipanti. Chiedi loro di prepararsi (se necessario). questa edizione. Determinare in anticipo le regole e la segreteria della riunione di pianificazione. I risultati dell'incontro di pianificazione vengono inviati a tutti i partecipanti. Il tempo per tale incontro di pianificazione non è superiore a due ore. Ma ci sono situazioni in cui è necessario più tempo. In questo caso prevedete pause organizzate di 15-20 minuti per il tè e solo relax. (Prepara anche il tè e i dolci in anticipo!)

4. Incontro di pianificazione creativa.

Richieste di lavoro nel coaching
1) Sviluppo della risorsa creatività per la crescita (sviluppo personale, crescita professionale, sviluppo aziendale)
2) Risolvere i conflitti interni, superare le crisi utilizzando la risorsa della creatività

Non ti piacciono le riunioni? Non sai proprio come cucinarli! A proposito, questo è uno strumento di gestione molto efficace. Una riunione di pianificazione non riguarda solo piani e scadenze, è lo sviluppo di nuovi metodi, lo scambio di idee, la comunicazione all'interno del team e l'opportunità di instillare entusiasmo nei dipendenti. La cosa più importante è non affrontare la questione da un punto di vista formale. Le riunioni di pianificazione non sono lì per lo spettacolo. Gli indicatori più alti e più stabili sono quelli di quelle aziende che lo capiscono chiaramente. Mi chiedo come eseguirli correttamente? Allora sentiti libero di continuare a leggere!

Innanzitutto vale la pena capire quali funzioni ha la riunione di pianificazione.

• Informativo.È necessario che ogni dipendente sia informato sul percorso previsto dall'azienda.

• Test. Il manager può monitorare l'atmosfera nella squadra, chiarire le ragioni del declino o del successo degli indicatori. Di conseguenza, i fallimenti nella catena di interazione spesso diventano evidenti.

• Motivazionale. La produttività del lavoro aumenta grazie al fatto che viene prestata attenzione al lavoro dei dipendenti. Le riunioni di pianificazione sono un ottimo modo per ricordare regolarmente ai dipendenti che sono importanti e che al loro lavoro viene data sufficiente attenzione. Lodare, riconoscere i risultati ottenuti e incoraggiare uno spirito competitivo nel dipartimento quando necessario. E, oltre ai numeri e ai report, bisogna vedere gli occhi dei propri dipendenti.

• Educativo. Se durante la settimana si è verificato un caso lavorativo indicativo per tutti, il manager lo scrive durante la riunione di pianificazione. In questo modo, non dovrai ripetere la stessa cosa a dipendenti diversi.

• Disciplinare. Rituali e regole regolari, che includono la pianificazione di riunioni, aiutano a motivare i dipendenti. I dipendenti si stanno abituando al fatto che non hanno bisogno solo di riportare numeri, ma anche della volontà di giustificare gli indicatori.

Istruzioni generali:

• Prepararsi accuratamente per la riunione di pianificazione. È necessario elaborare un piano per la sua attuazione. E non dimenticare di distribuire l’ordine dei relatori.

• Non è necessario riempire il tempo assegnato con conversazioni inutili. Il leader deve stabilire chiaramente i compiti e separare l'essenza del discorso dall'acqua non necessaria.

• Evita dichiarazioni emotive. Influiscono negativamente sul risultato.

• Stabilire regole chiare per i dipendenti. Ad esempio: puoi solo parlare problemi generali, vengono presi quelli privati soluzione individuale; Passiamo i telefoni alla modalità silenziosa; quando si enuncia un problema è necessario offrire una soluzione; le questioni non lavorative vengono discusse al di fuori dell'orario di lavoro.

• L'opinione del manager deve essere nascosta ai subordinati fino alla fine della discussione, in modo che tutti possano esprimere con sicurezza tutto ciò che pensano.

Quando farlo? Nel giorno esatto, all'ora esatta...

Le riunioni di pianificazione quotidiana sono adatte solo ai principianti che necessitano di supporto in ogni fase del percorso. Per un team consolidato, le riunioni di pianificazione dovrebbero essere tenute una volta alla settimana. L'importante è che si svolgano contemporaneamente, minuto dopo minuto, il che consentirà alla squadra di essere disciplinata. La durata ideale è di 20-45 minuti. Questa volta è il periodo di concentrazione.

Esempio di script della riunione di pianificazione:

Il manager invia un messaggio informativo, dopo il quale tutti i dipendenti possono porre le loro domande.

Il manager annuncia scopi e obiettivi e pone domande ai dipendenti al riguardo. Se necessario vengono programmati incontri individuali.

Il manager presenta uno specialista invitato di un altro dipartimento o parla di un caso rappresentativo della settimana.

Il manager chiarisce se ci sono questioni lavorative importanti che richiedono una discussione immediata.

Il manager riassume, parla dei piani attuali, delle riunioni e conclude la riunione di pianificazione.

La riunione di pianificazione non è una reliquia del passato, ma uno degli strumenti gestionali più efficaci che garantisce il raggiungimento degli obiettivi del dipartimento. Ma da questi obiettivi dipende il successo dell’intera azienda. Apprezzerai sicuramente l'efficacia della pianificazione delle riunioni non appena inizierai a condurle correttamente!

Top Gear UK: è meglio tenere le riunioni di pianificazione atmosfera rilassata

Molti team praticano riunioni di pianificazione, in cui i manager distribuiscono i compiti e delineano le tattiche di lavoro generali per il prossimo futuro. Molte agenzie governative tengono riunioni di pianificazione il lunedì mattina.

Alcune persone considerano la pianificazione delle riunioni una perdita di tempo, ma d'altra parte, senza discussioni regolari sulle questioni attuali, ci saranno sicuramente molte azioni scoordinate. Qui, come sempre, l’equilibrio è importante.

Ad esempio, molti agenzie governative Si esercitano a pianificare riunioni ogni settimana e riuniscono lì tutto il personale. Questo è un classico esempio di perdita di tempo. Non capita tutte le settimane che emergano questioni urgenti che sono importanti per l’intero team. Tuttavia, tutti dovrebbero essere presenti a tali eventi. Anche coloro che non sono toccati né direttamente né indirettamente dall’attuale agenda. Riunioni e sessioni di pianificazione sono diventati classici esempi di tempo sprecato nei libri di gestione del tempo.

COME AVERE IL PLANNER PERFETTO?

Niente è perfetto. Nessuno sa come condurre correttamente una riunione di pianificazione. Ci sono troppe variabili qui. Il tipo di pianificazione che soddisfa le esigenze del tuo team dipende da quante persone hai e dal tipo di attività in cui sei coinvolto. Posso solo raccontarvi brevemente cosa ho visto in diverse organizzazioni.

Quando lavoravo all'istituto, ho avuto l'opportunità di lavorare in due divisioni strutturali. Entrambi hanno praticato incontri con il leader. Si sono svolti in modo irregolare e in entrambi i casi sono stati piuttosto produttivi. Siamo riusciti a discutere tutte le questioni urgenti. C'era solo uno svantaggio in questi incontri di pianificazione: a volte (non sempre) erano noiosi, poiché non tutte le domande mi riguardavano in un modo o nell'altro.

Ho anche lavorato in un'organizzazione privata dove non c'erano riunioni di pianificazione. In ogni caso, mentre lavoravo come programmatore, ho avuto la fortuna di parlare faccia a faccia con il regista solo poche volte nel corso di circa 2,5 anni. Per il resto del tempo al lavoro ero impegnato nel mio lavoro immediato e discutevo i risultati del lavoro con il manager nella modalità attuale. Questo bastava per gli occhi.

In un'altra organizzazione, ho visto riunioni di pianificazione quotidiana che si svolgono ogni mattina, indipendentemente dal fatto che ci sia o meno un ordine del giorno attuale. Per i miei gusti, le riunioni di pianificazione quotidiana sono troppe. Ad esempio, se ogni mattina tutti i membri del team dedicano 15 minuti a una riunione di pianificazione e altri 15 minuti per tornare alle attività quotidiane, in una settimana ci saranno 2,5 ore di tempo perso per ciascun dipendente ogni settimana. Si tratta di oltre il 5% dell'orario di lavoro totale. In un mese accumulo già più di 10 ore. D'accordo: questo è evidente.

Oltre alle riunioni di pianificazione mattutine, ho visto anche la pratica delle riunioni di pianificazione serali, che si svolgono in un'atmosfera rilassata, quando molte cose sono già state fatte e nessuno ha fretta. Personalmente preferisco questo formato rispetto alla riunione di pianificazione mattutina.

Per quanto riguarda le riunioni di pianificazione settimanale, probabilmente saranno necessarie. Ma devi provare a condurli nel formato più condensato. Non trascinare le discussioni per ore. Soprattutto se partecipa alla riunione di pianificazione un gran numero di delle persone.

PERCHÉ L'AGENDA MATTINA È MALE?

Mentre le persone si preparano per andare al lavoro, mentre si svegliano, passa del tempo. Poi iniziano a fare i loro affari e vengono distratti dalla riunione di pianificazione mattutina. Poi, dopo la riunione di pianificazione, tornano al lavoro. E - Dio non voglia, qualcuno li distrae dal lavoro dopo la riunione di pianificazione. Poi alle 11 dovrai andare a pranzo e dopo pranzo ti sentirai assonnato. La mattina è il momento migliore e più produttivo. Non lo spenderei per una riunione di pianificazione quotidiana.

INCONTRI NEL CORRIDOIO IN STANDING

Se ci sono poche persone nella squadra, perché non tenere le riunioni in piedi nel corridoio. Con uno stile di vita sedentario, questo è più sano e ti permette di sentirti molto più libero. Molti coach aziendali consigliano di implementarlo nella pratica quotidiana. Puoi sviluppare ulteriormente questa idea e discutere di questioni lavorative a tavola o mentre ti alleni nella palestra aziendale. Pensaci: fai due cose contemporaneamente e inoltre discuti di progetti di lavoro nell'atmosfera più rilassata e puoi parlare con i tuoi colleghi più apertamente che in ufficio.