Quanto costa organizzare una festa in discoteca? Guadagnare soldi organizzando feste

L'essenza dell'idea è che puoi organizzare le vacanze nel tuo istituzione educativa. Chiunque abbia studiato probabilmente sa che ci sono vacanze per gli studenti: Median, Freshman's Day, Capodanno ecc.

Avendo raccolto informazioni necessarie riguardo agli affari imminenti, io e il mio amico abbiamo iniziato a prepararci. Dovevamo decidere il club in cui si sarebbe svolta la festa, il programma che avremmo presentato lì e, soprattutto, come attirare gli studenti.

Per ricevere più soldi, era necessario organizzare una festa ufficiale per la mia università. Per fare questo, devi avere la tua persona nel Consiglio degli Anziani. Poi si potrebbe raccogliere soldi dall'Università (mi spiego, se organizzi una festa tramite il Consiglio degli Anziani, allora è considerata ufficiale, e la nostra facoltà, tramite il Prorettore per lavoro educativo può fornirci un sostegno finanziario).

Abbiamo deciso di non perdere tempo in sciocchezze e di organizzare una vacanza per l'intera università (più di 10 facoltà). Sarebbe possibile raccogliere 5.000 rubli da ciascuna facoltà.

Per cominciare, abbiamo promosso il nostro capogruppo al Consiglio degli Anziani. Come abbiamo fatto programma elettorale e l'abbiamo promosso: questa è una conversazione a parte, abbiamo dovuto anche gridare a chi ne aveva bisogno. Di conseguenza, abbiamo raggiunto il nostro obiettivo e il nostro uomo è finito nel Consiglio. Premetto che non abbiamo ricevuto un centesimo dall'università. Alcune persone ci deludono e sembra che l'università abbia riciclato denaro a nostro danno.

Successivamente, abbiamo concordato con il club la vacanza. Abbiamo commesso un grosso errore e abbiamo concordato ufficialmente: 70.000 rubli (a notte), anche se ufficiosamente era possibile, e affittare il club sarebbe stato molto più economico, circa 30-40 mila rubli. Il primo pagamento doveva essere effettuato immediatamente e corrisponde alla metà dell'importo. Ci siamo indebitati e per noi studenti non si tratta di una somma di denaro da poco.

Il secondo e più importante passo è stata la ricerca degli sponsor. Ci abbiamo speso molto tempo e denaro. Si potrebbe dire che non ha avuto successo. Alla fine avevamo solo due sponsor. Il primo ci ha fornito poster e biglietti gratuiti per la festa, il secondo sponsorizzazione sotto forma dei loro prodotti, che andavano in premio nei concorsi. Nessuno mi ha dato soldi veri.

Il terzo passo è stato attirare gli studenti alla festa. Naturalmente li abbiamo attratti con il nostro programma. In esso abbiamo incluso uno spogliarello maschile e femminile condotto da un noto DJ della nostra città e abbiamo promesso gare. Questo era più che sufficiente.

Tre settimane prima della festa, abbiamo iniziato a vendere i biglietti per 150 rubli e abbiamo venduto anche tavoli e divani separatamente nel club. Noto che il club ospitava circa 700 persone. Ogni sera giravamo per tutta l'università e affiggevamo manifesti che pubblicizzavano la nostra festa. Durante la giornata sono stati tutti spudoratamente abbattuti (dai concorrenti!). Non vi dirò quanti nervi e fatica ci sono voluti per preparare questa festa. Il solo fatto che fosse normale comprare i biglietti solo una settimana prima della festa ci faceva impazzire (avevamo molti debiti).

Quello che è successo nel club non rientra affatto in nessun quadro. Noi, come organizzatori, eravamo responsabili di tutto. Tutti i litigi erano a carico nostro, durante la notte (e la festa è durata dalle 22:00 alle 6:00), abbiamo dovuto chiamare due volte ambulanza e molto altro ancora. Considerando che il locale ha 700 posti a sedere, alla festa ce n'erano almeno 1000, forse di più. Non è stato possibile calcolare esattamente, così come il profitto!!!

Molto, ovviamente, non si può dire, e ho dimenticato quanto, ma l'unica cosa è che solo le persone che sanno controllarsi in situazioni difficili possono fare questo business. Ora su entrate e spese.

Spese (i prezzi si riferiscono al 2006):
Affitto del club: 70.000 rubli.
Spogliarello femminile - 3000 rubli.
Spogliarello per uomini: 1500 rubli. + alcol
DJ: 6000 rubli.
Sicurezza: 5000 rubli.
Viaggio, pagamento del cellulare e altre spese: circa 5.000 rubli.
Spese totali: 90.500 rubli.

Reddito:
Ufficialmente sono stati venduti 600 biglietti a 150 rubli, il resto
venivano venduti all'ingresso con prezzi che variavano dai 50 ai 500 rubli.
I distributori di biglietti hanno agito alle loro condizioni. Di conseguenza, il ricavo derivante dai biglietti è stato di circa 135.000 rubli. Era impossibile contare esattamente, anche dopo la festa.
Dalla vendita di tavoli e divani: 3500 rubli.
Il reddito totale era di 138.500 rubli.
Profitto: 48.000 rubli.

Livello di difficoltà: Difficile

1 passo

Per prima cosa devi decidere un tema per la festa. Sarà una celebrazione, una presentazione, un tema o semplicemente un evento emozionante? Hai deciso? Sorprendente. Ad esempio, descriverò la festa del 14 febbraio, o come viene solitamente chiamato San Valentino.

Passaggio 2

Per evitare che tutto fallisca nel momento più cruciale, è necessario concordare preventivamente con il club. Il prezzo del noleggio varierà a seconda della classificazione, del periodo dell'anno e, appunto, del giorno in cui si pianifica il noleggio stesso. Nei fine settimana sarà molto più costoso, soprattutto in estate. L'autunno (ottobre-novembre) è la bassa stagione e qualsiasi struttura sarà felice di accogliervi. Chiamate, insistete, ma non implorate in nessun caso! Lascia che l'amministratore pensi che tu sia il Messaggero degli Angeli che è sceso per sollevare situazione finanziaria club. Lui stesso deve farti delle concessioni.

Passaggio 3

Per attirare l'attenzione della gente, hai bisogno di un nome significativo e di una pubblicità accattivante. Appendi manifesti in tutta la città, distribuisci volantini ai passanti, lascia pubblicità nei negozi (con il consenso del gestore, ovviamente). Assicurati che tutti parlino della tua festa! Crea un incontro sui social network, invita tutti i tuoi amici, seguirà il passaparola.

Passaggio 4

Per interessare le persone, è necessario delineare il programma della serata: quali DJ suoneranno, chi è l'ospite, suggerire che ci saranno gare a premi, organizzare uno spettacolo (ballo, pausa, go-go, spogliarello, spettacolo di fuoco, qualunque cosa!) La cosa principale è che le persone siano interessate. Invita i DJ (sarà molto più economico se hai DJ familiari, anche se sono sconosciuti, ci sarà un trucco del genere). Il presentatore può essere un compagno di classe loquace che guida KVN o semplicemente sa come tenere discorsi. Lui stesso sarà felice dell'inaspettato dono del destino e cercherà di portare quante più persone possibile al concerto. più persone in modo che lo guardassero, bello. Questo vale, tra l'altro, anche per gli oratori che hai inserito nell'elenco. Potrebbe trattarsi di un gruppo rock\rap\break\beatbox iniziale. I nuovi arrivati ​​cercano di portare un gruppo di persone alla loro première, il che avrà un effetto benefico sul ritorno sull'investimento.

Passaggio 5

E ora la cosa principale. Dove posso trovare i soldi per tutto questo? Molto semplice: gli sponsor. Non allarmatevi, non sto parlando dei “papà” che sponsorizzano le ragazze, ma dei partner più comuni)) Si fa così: stampa il modulo di contratto (si consiglia di redigerlo tu stesso, indica tutto le clausole, gli accordi, ecc.) e via - shopping! Scegli negozi che possono permettersi di stanziare 10-15mila (a seconda della città. Ad Astrakhan, ad esempio, puoi organizzare una festa per 30mila, e a Volgodonsk costa 15mila) in cambio offri pubblicità. Striscioni sopra il palco, manifesti in giro per la città (in basso c'è una nota “con il sostegno del negozio Boltik”), menzione sui volantini, pubblicità dal palco... Sarebbe meglio se avete degli sponsor informativi, per esempio, la televisione locale o un'onda radiofonica locale. Successivamente dovrai assegnare 3-4 biglietti per l'estrazione vivere. E le valutazioni aumentano e avrai pubblicità aggiuntiva!

• Se hai affrontato questo problema in modo responsabile e hai seguito le istruzioni, la tua festa dovrebbe andare alla grande!!! Fai attenzione ai biglietti, vendili in anticipo per evitare insoddisfazione e folla al botteghino. Contrassegnateli anche con un sigillo o in altro modo affinché non possano essere contraffatti! Ti auguro buona fortuna)

A prima vista può sembrare che ospitare e organizzare una festa in discoteca sia molto facile e semplice. Cos'altro ti serve se non una folla di persone, preferibilmente coetanei, musica divertente e bevande varie? Tuttavia, non tutto è così semplice come potresti pensare. Organizzare una festa in un club è una vera abilità e una manifestazione di tutte le qualità di leadership e organizzative di una persona, e se non le hai, molto probabilmente non sarai in grado di organizzare una festa di successo.

Punti importanti nell'organizzazione di una festa in discoteca

Molto punti importanti nello svolgimento di qualsiasi festa del club è la capacità degli organizzatori di combinare tutti i componenti e i componenti in un unico insieme. Solo allora la tua festa sarà considerata riuscita, memorabile e davvero incantevole. A proposito, questo è molto difficile da raggiungere.

Qualunque sia il tema della tua festa in discoteca, non può mancare la discoteca. Come capisci, per "accendere" le persone e incoraggiarle a ballare, il DJ deve avere una notevole esperienza nell'organizzazione di tali eventi. Cioè, un professionista. Naturalmente, il numero di DJ dipende direttamente da quante persone intendi invitare alla festa. A volte può essere difficile per un DJ farcela da solo. Pertanto, è meglio invitare diversi DJ. Inoltre, saranno in grado di fornire alle persone stili musicali completamente diversi.

Se un DJ ha esperienza, allora è in grado di gestire qualsiasi situazione, anche la più difficile. Troverà la soluzione giusta che renderà la tua festa un vero grande evento.

Inoltre, per organizzare una festa avrai bisogno di un palco e, soprattutto, di un palco e di una sala con un'illuminazione potente e di altissima qualità. Come capisci tu stesso, anche l'audio dovrebbe essere attivo il livello più alto. Dopotutto, prima di tutto, le persone verranno alla tua festa notturna per divertirsi e non per ascoltare le conversazioni al tavolo accanto.

Devi assolutamente decidere il tema della tua festa. Ad esempio, oggi è molto possibile organizzare pigiama party, feste retrò, feste di flirt e altro: il volo dell'immaginazione è illimitato.

Di cos'altro bisogna occuparsi

Naturalmente, la tua festa dovrebbe contenere molti intrattenimenti diversi oltre alla musica. Possono trattarsi di tutti i tipi di gare, ad esempio per la danza migliore o per i movimenti più erotici.

Ma, oltre a tutto ciò di cui abbiamo scritto sopra, anche i vostri ospiti non dovrebbero rimanere senza cibo e bevande. Naturalmente non stiamo parlando di alcuni menù del ristorante con un'ampia varietà di piatti, ma non possono mancare panini e tartine. Tieni inoltre presente che non tutti alla festa del tuo club bevono alcolici, quindi prenditi cura di loro in anticipo e aggiungi cocktail analcolici al menu.

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Guida alle feste. Parte 1

Sì, nulla sorprenderà Mosca in questi giorni. Geishe, gay e DJ: tutto questo è così banale e, allo stesso tempo, nessuno ne ha bisogno. Come organizzare le feste? Questo sarà discusso nel nostro articolo.

Cinque anni fa, potresti dichiarare una festa "per la gioventù progressista" e indicare che per la prima volta nel club, il DJ alla moda Vasya Pomidoroff avrebbe eseguito il suo superset su VINYL (!!!), e non ci sarebbe stato nessun posto dove mettere una mela cadere sulla tua pista da ballo. E adesso? Ci siamo ubriacati!!! Anche i DJ ospiti di Londra o New York non attirano abbastanza gente. Per non parlare dei nostri maestri nostrani di aghi e tappetini. Solo pochi hanno una propria folla di fan fedeli e, anche in questo caso, gli amici non vanno in tutti i club a prendere il loro preferito.

E se la creatività fluisce ancora da te e sei pronto ad assumerti la responsabilità di organizzare l'evento, vai avanti!!!

Per prima cosa devi trovare un nome per la festa.

"Comunque tu chiami la festa, è così che galleggerà." Ma non preoccuparti troppo e inventa qualcosa del tipo: "Casa, Schmouse, Topolino e altri animaletti".

Il nome dovrebbe dire alle persone cosa accadrà e se dovranno andare o meno alla festa. Ad esempio, se chiami una festa "Labotomia" o "Anestesia", aspettati ragazze con magliette fluorescenti e smerigliatrici con una piattaforma di dieci centimetri, passate di moda nel 1997. Il nome "Wet Fantasies" attirerà una folla di giovani ragazzi dei club a tema. E “Whisky. Ritmi jazzy house: modelle pigre e spacciatori di cocaina.

Durante la mia pratica mi sono imbattuto anche nelle perle. Nella città di Samara, all'ingresso del club, che è il caffè “Vasilek”, su un pannello di 5x5 metri c'era un'iscrizione: “DISCO. BASTA BALLARE!!!”

A Mosca, allo stadio Vodny, c'era un club che offriva tutta una serie di feste: "1 settembre - Apertura della stagione di caccia" e "8 settembre - La stagione di caccia è aperta".

E chi volevano vedere gli organizzatori alla festa “Barmalei feat Dr. Aibolit” non è affatto chiaro.

Dopo aver inventato un nome, passiamo a punto successivo- programma dell'evento.

Come ha detto uno dei miei amici: “Ho visto tutto!!! Tarzan e Candymen: hanno esitato!!! È lo stesso ovunque. Ora, se una ragazza venisse scopata da un cane sul palco, probabilmente verrei”. Ebbene nessuno si è ancora abbassato a questo, ma vi dirò: c'è qualcosa da sorprendere. Ad esempio, DJ Rebbeka (che è anche una modella) suona nel club londinese “Minystry of Sound”. Nel momento più cruciale del suo set, mette a nudo le sue tette, creando così scalpore sulla pista da ballo. Purtroppo di dj donne ce ne sono poche (soprattutto quelle con sembianze da modelle), e poche di loro accetteranno di mostrare “tutte le meraviglie del mondo” alla consolle. Ma puoi anche usare un trucco. Invita una spogliarellista, annunciandola come DJ Mari o Juanna (puoi fare entrambe le cose), e aggiungi che è di Amsterdam o Berlino (dove ci sono più DJ che gente comune), mettila dietro i giradischi, accendi un mix di due ore (di qualsiasi formato) e attendi la reazione del pubblico.

DJ Boy George attira un numero enorme di persone sui suoi set non perché sia ​​un DJ, ma perché è Boy George. Ma perché invitarlo a farlo? di nuovo, quando ne avremo abbastanza delle nostre “Battaglie”? Immagina cosa succederebbe se annunciassi che DJ Nikolai Baskov o DJ Philip Kirkorov suoneranno alla tua festa. (Per quanto riguarda il DJ in sé, puoi trattarli come una spogliarellista). L'unico problema è se hai abbastanza soldi per una promozione del genere.

Puoi attirare il pubblico con feste a tema. Ad esempio, in stile militare. Vesti tutti uniforme militare, assumono modelle, le vestono da infermiere e le costringono a distribuire acido ascorbico, carbone attivo e preservativi agli ospiti. E la cosa più importante: appendere al soffitto con delle corde un volontario in costume da paracadutista, dargli una luce stroboscopica tra le mani e farlo dondolare avanti e indietro. Un argomento simile è buono alla vigilia del 23 febbraio o del 9 maggio.

Oppure interessare gli ospiti a uno speciale "Codice di abbigliamento". Mi chiedo ancora perché nessuno abbia organizzato “feste nudiste”. Questo è elementare: chiamare una società di nudisti e invitarla al club con l'obiettivo di “divulgare il movimento” o versare alcolici gratuitamente a ogni ospite in vestaglia. (Unico inconveniente: il DJ deve lavorare anche con il costume di Adam per non sembrare uno scherzo). Il successo dipende dalla tua immaginazione. E se manca, prova a trovare un cane (ti aiuteremo a trovare una ragazza).

Quindi il programma è stato pensato. È tempo di realizzare volantini, poster, biglietti d'invito.

La chiave qui è il design e le informazioni che presenti.

Per quanto riguarda il design, tutto è semplice. Dovrebbe sembrare costoso. Nessuno colori vivaci, niente stelle o cuori. Metti semplicemente una foto da qualche rivista, ti consiglio Penthouse o Hustler (basta non scaricare Britney Spears nuda da Internet), o almeno scansiona la tua foto. È bello quando il volantino ha una forma non standard, ad esempio rotonda o pieghevole, come un biglietto di auguri. E se è anche in una busta e con un sigillo di ceralacca, il numero di persone che la attraverseranno sarà molto maggiore.

In caratteri grandi, scrivi il nome della festa e la data. Non scrivere in nessun caso frasi astratte come: "Suonano i DJ alla moda delle stazioni radio di Mosca" (su quale radio suonano i DJ alla moda???) o "Disco formato MTV" (che cos'è? Decl mixato con Limb Bizkit e Modjo per un spuntino?) Di 'la verità, qualunque essa sia: se suona DJ Filin, allora scrivi DJ Filin (beh, cosa puoi fare se non sono famoso in ambienti ampi come Vasya Pomidoroff). Cerca di evitare la dicitura: "Gare killer e super premi" (non dimenticare che stai organizzando una festa in un club, e non in un centro turistico o in una casa di cura, e sei un DJ, non un intrattenitore di massa) E soprattutto non scrivere mai: “Vieni Ecco, vi aspettiamo, siamo contenti di vedervi, non ve ne pentirete!!!” Il business del club è che “il cinema non è per tutti”. Vi assicuro che le frasi: “chiuso, festa privata”, “Face Control, Dress Code” e “Dopo le 23:00 l'ingresso è strettamente limitato” saranno molto più utili.

La cosa più importante è ricordarsi di includere il luogo della festa (nome del locale, indirizzo, numero di telefono e mappa, se necessario).

E quando ti vengono portate tutte le stampe, cerca di distribuirle con saggezza e di non gettarle nel cestino della spazzatura più vicino. La fase più difficile dell'organizzazione di una festa è la promozione. È necessario farlo per fasi.

Muovi uno: fai il giro di tutto molto prima della festa luoghi preferiti(club, caffetterie, ecc.) e diffondere voci sull'azione imminente. Creare scalpore nel partito (puoi mentire un po’, ad esempio, dicendo che il budget del partito è di 15.000 dollari, e che “tutta Mosca ne parla, ma tu ancora non lo sai”). Sarebbe fantastico se non fossi solo tu, ma un gruppo di promotori.

Passo due: apri il tuo taccuino e chiama tutti i tuoi amici e conoscenti (il pubblico fedele non ti deluderà).

Fase tre: distribuire gli inviti di mano in mano, con la spiegazione: "Non posso darne tre, solo due: questi sono gli ultimi".

Ci sono la quarta, la quinta e la sesta mossa, ma dipendono dalle tue capacità e dalla tua immaginazione. In linea di principio, le azioni di cui sopra possono essere limitate.

Ora non resta che creare l'atmosfera nel club e decorarlo.

Per fare questo, puoi usare mezzi semplici: candele, tessuti, fragranze, ecc. Ma non chiedere incenso alle nonne in chiesa ad Halloween (come ha fatto uno dei miei amici): possono essere anatemizzate.

L'importante è che nel locale tutto sia BELLO!!! E, soprattutto, molto belle ragazze. Come trascinarli dentro: scoprilo da solo, non ti aiuterò con questo (segreto commerciale).

Finalmente tutto è pronto. Stai all'ingresso e aspetti le persone. E mentre se n'è andato, non arrabbiarti. Non piangere sul giubbotto del controllore facciale. Meglio ancora, prendi e rileggi questo articolo. Forse ti sei perso qualcosa???

Guida alle feste. Parte 2

Aver partecipato a una festa di successo al club, che ha lasciato molto emozioni positive, molti probabilmente si sono chiesti: cosa bisogna sapere e come fare affinché un evento al club si distingua dal flusso delle feste settimanali e rimanga a lungo nella memoria delle persone che vi sono venute? In molte grandi città, come a Mosca e San Pietroburgo, il business dei club ha già una posizione abbastanza forte in termini sia di saggio investimento di denaro che di realizzazione di profitti, sia di espressione potenziale creativo persone che lavorano nel settore dei club. Pertanto, letteralmente ogni stagione, in molte città compaiono dozzine di promotori indipendenti, gruppi di promozione e aziende, il cui compito principale è organizzare eventi rivolti alle discoteche. Ma, sfortunatamente, non tutti possono vantarsi che ciascuno dei loro eventi abbia avuto successo sotto tutti gli aspetti. Perché? La risposta a questa domanda contiene molte sfumature, da cui dipende la qualità della festa in tutti i suoi componenti e, di conseguenza, l’opinione successiva delle persone al riguardo. Darò le regole di base obbligatorie per organizzare una festa in un club in modo da avvicinare il più possibile il risultato all'obiettivo. Scopriremo anche le opinioni di diversi promotori le cui attività si svolgono in vita da club ormai da più di un anno.

1. Concetto.

Affinché la festa non sia un clone di altri eventi e si distingua, facendo venir voglia a chi vede il volantino, legge o sente l'annuncio, deve avere un suo concetto unico, in altre parole, un idea. Le idee possono essere diverse, così come un concetto può essere presentato, sulla base di considerazioni e possibilità diverse, in modi diversi. Negli ultimi anni, i nostri promotori, letteralmente, gareggiano nella presentazione più straordinaria dei concept dei loro eventi, ricorrendo a volte a metodi e trucchi inimmaginabili per concretizzare le idee e, la fantasia di chi la mette a dura prova con tutte le sue forze, nella maggior parte dei casi vive all'altezza delle aspettative. È necessario ricordare che le persone normali vanno nei club per rilassarsi, quindi, quando si pensa al concetto dell'evento, è necessario tenere conto del massimo di componenti possibili che daranno a chi viene una carica di buon umore, una sensazione di celebrazione e voglia di restare alla tua festa fino al mattino e anche la prossima volta.

Avendo trovato un'idea di successo, cerca di essere attento allo sviluppo di un concetto per la sua realizzazione (poche persone sono interessate agli eventi in cui suonano i DJ e i ballerini lavorano sul palco, e basta). Le persone che vengono al club per rilassarsi apprezzeranno qualcosa di straordinario, che è solo stasera, e solo alla tua festa (ricordate i leggendari freak del XIII club, una pista da ballo mobile con un palco al centro, che girava in direzioni opposte , al rave "Most grande amore"Bogdan Titomir). Se c'è l'opportunità di organizzare una sfilata d'avanguardia da qualche stilista, pensa al concetto di questa sfilata come parte della tua festa in modo che non sia una modella noiosa che cammina avanti e indietro (è basta che in molti locali sugli schermi vediamo Fashion TV con un'immagine simile - se è presente anche in diretta - la gente si annoierà in questo periodo di tempo (ma anche per te, come organizzatore dell'evento a cui erano presenti). mostrato Un'atmosfera molto positiva è creata da persone in costumi unici (nota, il personale del club - camerieri, baristi, hostess all'ingresso, ecc. - questa è già un'opzione banale in molti casi, sebbene porti anche un certo umore) , che semplicemente si muovono nel club con il pubblico, ballano e allo stesso tempo devono dare energia alle persone ottimo umore con i loro sorrisi, le emozioni focose, magari anche qualche frase con cui rivolgersi ai visitatori (tra i loro compiti si può inserire anche la distribuzione di qualcosa, ma senza farne la funzione principale). Cioè, il concetto di festa è il modo in cui puoi esprimere nel modo più vivido l'idea di fondo per lasciare la visita al tuo evento nella memoria delle persone per lungo tempo.

2. Piano dell'evento.

Una volta sviluppato il concept e hai già un’idea di quello che sarà il “clou” della festa, dovresti creare un piano per l’intero evento dall’inizio alla fine.

Un piano di eventi è essenzialmente un piano aziendale, che include tutto, dalla descrizione del concetto al numero stimato di persone che parteciperanno alla tua festa.

Il piano dell’evento deve includere:

1. Nome dell'evento.

2. Data prevista dell'evento.

3. Composizione completa dei partecipanti.

4. Programmazione oraria.

5. Supporto informativo.

6. Budget per l'evento.

7. Condizioni finanziarie del reddito.

Inoltre, se ce n'è bisogno o fa parte del processo organizzativo:

Nome marchio sponsor, pacchetto di offerte di sponsorizzazione (questa voce è compilata per un'offerta agli sponsor), i termini di partecipazione dell'organizzazione al club e il reddito previsto dalla vendita dei biglietti (o il numero di visitatori attesi).

In generale, in pratica, alcuni dei punti di cui sopra non sono indicati nei piani, ma questo è un privilegio dei promotori che si sono già dimostrati organizzatori di successo e che hanno l'opportunità di stipulare alcune condizioni a parole (per quelli strategicamente importanti componenti dell'organizzazione, come supporto informativo o pacchetto di sponsorizzazione per la presenza di uno sponsor, ciò non si applica). Pertanto, se non hai esperienza nell'organizzazione di eventi nei club o non hai un buon rapporto con i rappresentanti dell'istituzione in cui organizzerai una festa, è meglio preparare in modo costruttivo un piano in modo che quando lo leggi È chiaro che comprendi appieno il quadro di come funzionerà il programma sull'organizzazione, quali opportunità avrai e quali risultati ciò potrà portare.

Il nome dell'evento dovrebbe riflettere pienamente il suo concetto, attirare l'attenzione, poiché il nome è il volto della festa, che viene offerto inizialmente, sia nel piano stesso che nella pubblicità per attirarli verso potenziali consumatori (qui è del tutto appropriato parafrasando l'epiteto - come chiami una festa, tante persone presteranno attenzione agli annunci). Più il nome è originale, più è probabile che le persone vogliano sapere quale sia il contenuto della festa.

Guida alle feste. Parte 3

Se con disc jockey e musicisti (se decidi di inserire nel programma un'esibizione dal vivo), rispondendo a queste domande, tutto diventa più o meno chiaro (anche se sai personalmente chi suona cosa dei partecipanti che hai scelto, e non da storie di persone che hanno poca conoscenza della musica), poi alla selezione dei ballerini, uno stilista con una collezione, alcune sfilate speciali, ecc. è necessario avvicinarsi più in dettaglio, poiché di solito apportano una notevole varietà al programma e grazie a ciò, in molti casi, rimangono un vivido ricordo della festa per le persone.

La composizione dei partecipanti deve essere determinata dalle seguenti domande:

2. Qual è la potenziale location (meglio se ci sono diverse opzioni in modo che ci sia una scelta) per la festa?

3. Quale formato musicale dominerà tutta la notte?

È meglio pianificare il palinsesto in modo che gli spettacoli più brillanti avvengano nel pieno della notte, da mezzanotte alle quattro del mattino. Non dovresti mettere un disc jockey dopo l'altro, la sensazione del movimento dell'evento dovrebbe verificarsi costantemente nelle persone, quindi tra la serie di un disc jockey, su cui i ballerini lavoreranno con le loro routine, e la serie del successivo uno, che suonerà, ad esempio, lo spettacolo della collezione di uno stilista, puoi fare un'esibizione di musicisti. E dopo lo spettacolo potrebbe partire il numero successivo, ecc. Inoltre, dovresti prestare attenzione al fatto che se il programma dell'evento include l'esibizione di qualche headliner (che è più rilevante per eventi di natura itinerante), dovrebbe avere un carattere "chiodo", non dal punto di vista che suona semplicemente perché è invitato, come headliner, ma per essere parte integrante del concetto e del programma, cioè. se si tratta del set di un disc jockey, parallelamente la sua esibizione potrebbe essere accompagnata da una sorta di spettacolo luminoso che enfatizzerebbe e allo stesso tempo evidenzierebbe questo periodo di tempo del programma (devi ammettere che più di una volta gli headliner di molti eventi non ci ha lasciato ricordi vividi, e non perché la loro prestazione fosse inferiore alla media, ma perché semplicemente si confondeva con la monotonia dell'intero programma della serata).

Il supporto informativo deve essere indicato nel piano in modo tale che sia chiaro da chi viene fornito, a quali condizioni, in che misura e in quale forma.

Il budget di un evento nella maggior parte dei casi è la cifra finale di tutte le spese associate all'organizzazione e allo svolgimento, ma potrebbe verificarsi una situazione in cui ti potrebbe essere chiesto di specificare questa cifra per ciascuna voce di spesa separatamente, quindi per ogni evenienza, tieni un budget di riserva, delineato per tutte le voci di spesa.

Bilancio.

Per determinare quale sia il budget dell'evento pianificato, è necessario scoprire l'importo delle quote dei partecipanti previsti, l'importo delle spese per la pubblicità, la produzione di stampa (volantini, poster), il pagamento per le persone aggiuntive coinvolte nell'organizzazione e trattenendolo (ad esempio, gli stessi volantini, la persona sul controllo facciale, ecc.).

Da dove viene il budget del partito? Esistono tre opzioni per ricevere denaro per l'organizzazione e lo svolgimento di un evento:

1. Sponsor.

2.Budget assegnato dal club.

3. Fondi propri.

Con la prima opzione, penso che tutto sia chiaro - le condizioni per lavorare con gli sponsor sono quasi identiche tra loro nella maggior parte dei casi - per finanziare un evento, lo sponsor riceve pubblicità del suo marchio nella misura in cui seleziona dalle proposte nel pacchetto di sponsorizzazione (stilare un pacchetto di proposte per gli sponsor è un esercizio, che richiede una certa conoscenza del mercato pubblicitario e, nella maggior parte dei casi, buoni rapporti con alcune persone in posizioni elevate, da cui dipende il consenso dell'azienda alla sponsorizzazione, quindi lo farò non toccare questo argomento).

Puoi utilizzare l'opzione quando il club in cui si terrà l'evento assegna parzialmente o completamente (a seconda delle condizioni dell'organizzazione e delle capacità del club stesso) il budget per l'organizzazione e lo svolgimento della festa, in base al piano dell'evento che hai presentato . Allo stesso tempo, sii preparato al fatto che se questa è la tua unica opzione per ricevere un budget, potrebbe verificarsi una situazione in cui singoli punti del piano dell'organizzazione vengono rivisti a causa dell'incapacità (o desiderio) del club di stanziare l'intero budget hai presentato. In questo caso, ci sono diverse opzioni per uscire da questa situazione: o il programma è adattato al budget che il club è pronto a stanziare per l'evento, oppure condividi il budget con il club, investendo il resto dei tuoi fondi, o alcune spese che puoi coprire alla fine Lasci gli eventi non legati all'organizzazione (ad esempio, il pagamento del set di un disc jockey o l'esibizione di un musicista) finché non ricevi entrate. Se intendi arrivare fino in fondo a organizzare un evento pre-programmato con un programma specifico e il luogo che hai scelto non è in grado di soddisfare le tue condizioni finanziarie, nonostante tu consideri questa opzione come l'unica per te, cerca per un altro club.

E infine, l'ultima opzione, quando le capacità personali degli organizzatori lo consentono e le due precedenti per qualche motivo diventano impossibili, è investire fondi personali nell'organizzazione e nello svolgimento dell'evento. Tieni presente che se nei due casi precedenti, a causa di una combinazione di circostanze che hanno portato ad un evento non riuscito, altre persone dovessero rendere conto delle perdite, allora in quest'ultimo caso il risultato si rifletterà interamente nel tuo benessere - o è incostante. Sfortunatamente, a volte l'organizzazione di eventi costa denaro grandi quantità il denaro e le risorse umane non si giustificano da soli, e ci sono molte ragioni diverse per questo. Ma avere paura dei lupi non significa andare nella foresta, quindi quando decidi di superare il budget da solo, potresti almeno avere un ulteriore incentivo a fare ogni sforzo per organizzare e tenere una festa, in modo che i soldi spesi, se non aumentato, almeno restituito. È in questa fase di preparazione e attuazione processo creativo si interseca con il processo aziendale, che insieme fa cultura del club attività di club, combinando la ricreazione di alcune persone e il guadagno di altri. Allo stesso tempo, in nessun caso porsi l'obiettivo iniziale di guadagnare denaro, mettendo in secondo piano l'implementazione di alcune idee creative: questo può avere un effetto dannoso sia sull'evento che sull'atteggiamento nei tuoi confronti come organizzatore. Essere un promotore è più un lavoro creativo, per il quale ricevi una ricompensa se riesci a realizzare la tua idea con i mezzi possibili.

Guida alle feste. Parte 4

Per attirare l'attenzione il numero più grande pubblico potenziale dell'evento, è necessario sfruttare tutte le opportunità pubblicitarie e promozionali disponibili. Questi sono i mezzi mass-media, prodotti stampati distribuiti tra le persone, annunci su Internet, pubblicità esterna (festoni filanti, cartelloni pubblicitari, ecc.) e qualsiasi altro mezzo per avvisare della festa imminente.

4. Supporto informativo (promozione).

Esistono due opzioni per inserire informazioni pubblicitarie: commerciale e di baratto. La base commerciale prevede la pubblicità a pagamento ai prezzi stabiliti nei media in cui si desidera fare pubblicità. Tieni presente che se prevedi di utilizzare più media dello stesso tipo (ad esempio due stazioni radio o due riviste), ciò non significa che il prezzo della pubblicità sarà lo stesso ovunque. Avendo un budget pubblicitario, hai l'opportunità di inserire pubblicità diretta su qualsiasi media: radio, televisione, pubblicazioni, utilizzare pubblicità esterna, ecc. Tieni presente che se acquisti un pacchetto pubblicitario multimediale di grandi dimensioni, potresti ricevere sconti.

L'opzione di baratto per l'immissione di informazioni implica condizioni reciprocamente vantaggiose tra te e il mezzo pubblicitario, ad es. in sostanza, diventate insieme inserzionisti reciproci. Ad esempio, per inserire il tuo annuncio in una rivista, devi offrire alla pubblicazione l'inserimento di qualsiasi informazione su di esso (logo, indicare il suo supporto informativo, ecc.), nella massima misura possibile a tua disposizione. Tieni presente che per i termini di baratto della pubblicità, il tuo campagna pubblicitaria dovrebbe essere il più ampio possibile e progettato per un vasto pubblico, in modo che i media a cui offri condizioni di baratto trovino interessante e redditizio ricevere pubblicità su di te in altri media con cui collabori invece di pagare per pubblicare la tua pubblicità . La pubblicità in questo modo alla radio o alla televisione è possibile solo se ne hai buon rapporto con la gestione del canale o della stazione. Esiste anche un'opzione semi-commerciale o semi-baratto per la pubblicità: include una parte del pagamento per l'immissione del volume pubblicitario e uno scambio parziale reciprocamente vantaggioso di risorse pubblicitarie. Per completare il quadro, fai un elenco di tutte le risorse pubblicitarie disponibili conosciute oggi:

Radio

TV

Edizioni

Internet

Stampa.

Tra tutte queste risorse, seleziona quelle che ti sembrano possibili da utilizzare e decidi di quali volumi pubblicitari hai bisogno e quanto sei in grado di gestirli entro le capacità disponibili.

Allo stesso tempo, esiste un supporto informativo per l'evento post-factum, vale a dire dopo che è passato. Questa è la copertura della tua festa da parte di vari media. Per fare ciò, è necessario contattare giornalisti di pubblicazioni, presentatori di stazioni radio e canali televisivi, interessarli al prossimo evento in modo che abbiano il desiderio di parteciparvi e realizzare materiale su come è andato.

Avere un'idea del pubblico a cui è destinato il tuo evento, quale numero massimo di persone ti aspetti di riunire, quale volume pubblicitario hai ottenuto in precedenza attraverso le negoziazioni con i media e, infine, avere una decisione preliminare sullo svolgimento dell'evento in un club specifico che soddisfi tutti i requisiti per il tuo partito, puoi iniziare il processo di negoziazione con la direzione del club.

5. Trattative con il club.

Un club è un luogo che è interessato al massimo ritorno sugli investimenti fatti per mantenere la struttura in funzione, pur contando sempre su un certo numero di visitatori abituali. Quando scegli un luogo per il tuo evento, assicurati di avere un'idea precisa di che tipo di pubblico ha il club, quali eventi si svolgono lì, cosa pensano le persone di questo posto e quale formato musicale domina le solite feste del locale. Non ha senso organizzare un evento in cui la direzione musicale principale sarà house, in un luogo in cui il formato è europop o fare trance - una festa in un club dove si suona lounge - il formato principale dei locali è sviluppato per un un certo pubblico, che costituisce la clientela abituale del locale, ed è improbabile che ti venga concesso un evento unico per spaventare questo pubblico, che si è sviluppato da qualche tempo grazie agli sforzi del club. Ogni club ha una reputazione, che guadagna agli occhi dei frequentatori di feste dopo un certo periodo di attività.

Se l'opinione che devi assolutamente conoscere non è la migliore (e dovresti ascoltare feedback costruttivi e, ancora meglio, l'opinione di persone che hanno avuto esperienza di lavoro con l'establishment), prova a valutare quanto sia vera se non sei stato lì nemmeno una volta durante le feste, valuta la tua capacità di cambiare l'opinione prevalente del pubblico in modo che il pubblico vada in questo club, e se, dopo aver analizzato la situazione, sei sicuro che il posto che hai scelto sia esattamente quello di cui hai bisogno, inizia a recitare. Il piano dell'evento, preparato da te in anticipo, è la prima cosa che presenti all'amministrazione del club quando fai una proposta per organizzare una festa. Con un piano ben redatto, dopo averlo letto, l'amministrazione dovrà decidere se vede la necessità di organizzare il vostro evento nel proprio locale oppure no.

Tutte le emissioni fluttuanti (ad esempio, data di detenzione, divisione funzioni organizzative, modifiche al budget, se si prevede che venga assegnato dal club) sono decisi sulla base di condizioni reciprocamente vantaggiose. Devi avere le massime garanzie possibili per il piano che hai redatto, il quale, secondo in generale, per l'amministrazione del club - solo un pezzo di carta su cui è scritto tutto (puoi scrivere, come capisci, tutto quello che vuoi, ma non sempre farlo). Pertanto, durante il processo di negoziazione, rischi di essere infondato se non supporti la tua proposta con alcune garanzie: ne hai bisogno affinché le trattative si concludano con un risultato positivo per te. Quale può essere la tua garanzia per il club?

Un accordo di cooperazione firmato con gli sponsor (se presenti).

Fattori confermativi dell'accordo sul posizionamento di informazioni pubblicitarie nei media (non ha senso firmare un accordo sul posizionamento pubblicitario finché non ci sarà un accordo con il club in cui si svolgerà l'evento pubblicizzato).

Elenco della distribuzione preliminare dei prodotti stampati.

Se possiedi almeno uno dei punti sopra indicati, hai la possibilità di condurre trattative di successo e ottenere risultati positivi.

Se si prevede che l'organizzazione dell'evento sia divisa tra te e il club, le condizioni dovranno essere negoziate in base alle capacità del club (questo renderà il lavoro più semplice sia per te che per il club). Ad esempio, se il club ha un proprio canale permanente per produrre la stampa o la pubblicazione di informazioni in qualche pubblicazione specifica del club, allora puoi stipulare con calma queste condizioni in modo da non sprecare energie su ciò che costituisce già un sistema consolidato nel lavoro del club per la propria promozione, avendo assorbito la mole di lavoro da parte tua. Se i risultati delle trattative con il club sono positivi, al fine di evitare il mancato adempimento di qualsiasi condizione da parte sua (purtroppo, questo non è raro oggi), firmate tra voi un accordo "Sulla fornitura di servizi di programmi di spettacolo" con un esatto elenco di tutte le condizioni, firmandolo dal direttore del club (non dall'art manager!) e apponendo il sigillo dello stabilimento. Se una delle parti non rispetta le garanzie, l'altra potrà agire alle condizioni che saranno specificate nel presente accordo.

Il periodo più difficile e cruciale dell’organizzazione di un evento. È meglio iniziare questo processo un mese prima della data stabilita, in modo da non agitarsi e perdere nulla in fretta. È meglio quando le responsabilità sono distribuite tra più persone, ognuna delle quali è impegnata in un lavoro separato: ciò aumenterà sia la produttività che la velocità di preparazione.

6. Processo di preparazione

Annota tu stesso passo dopo passo tutte le azioni che devi compiere, calcola le scadenze per completare ogni elemento necessario e inizia a lavorare con le scadenze più lunghe (ad esempio, la produzione e il posizionamento di spot pubblicitari su radio e televisione) e più urgenti (ad esempio, inserendo annunci nelle pubblicazioni dei numeri più vicini) azioni. Avvisare preventivamente la data a tutti i partecipanti all'evento per evitare situazioni in cui sia impossibile per qualsiasi motivo esibirsi in quel giorno. Se si verifica una situazione in cui alla data concordata uno dei partecipanti non può partecipare per qualche motivo (ad esempio tour programmati per questa data), puoi riconsiderare la data con il club se questo partecipante è strategicamente importante per il tuo evento o trovargli un sostituto. Ma è meglio verificare in anticipo gli appuntamenti impegnativi con i partecipanti quando si accetta di prendere parte alla festa. Si prega di notare che a causa di atteggiamento diverso a causa del loro lavoro e dei tratti caratteriali, alcuni disc jockey, musicisti e ballerini hanno bisogno di costanti promemoria per partecipare a un evento in un giorno tale, quindi non essere pigro e chiama una volta alla settimana con il pretesto di supporto nel processo di preparazione per l'evento e ricordarglielo. Se sei responsabile della produzione del design, della stampa e della distribuzione della stampa dell'evento, assicurati che tutti i loghi necessari siano presenti, che tutti i nomi siano scritti correttamente e solo dopo invia il layout alla produzione.

La distribuzione cartacea dovrebbe iniziare 2 settimane prima dell'evento e gli spot radiofonici e televisivi almeno 1 settimana prima, a seconda del volume. Controlla quali costumi indosseranno i ballerini; se stanno preparando numeri speciali per la tua festa, chiedi loro di mostrarteli durante le prove. Controlla anche il processo di preparazione della sfilata della collezione dello stilista e di eventuali sfilate pianificate. Verificare con i musicisti cosa requisiti tecnici per uno spettacolo e coordinare la questione con il club. Quando decori i locali del club, assicurati che le decorazioni siano completate in tempo e installate in modo sicuro se sono ingombranti. Assegna la responsabilità a una delle persone che si organizzano con te di controllare il numero di spot pubblicitari in radio e televisione, la disponibilità delle informazioni in tutte le pubblicazioni, gli annunci su Internet, ecc. (è meglio se ciò viene fatto dalla persona che organizza il posizionamento del volume pubblicitario nei media).

Assicurati che la distribuzione della stampa avvenga in luoghi predeterminati (è meglio se, dopo aver inviato volantini ai luoghi e aver ricevuto da loro informazioni sulla distribuzione, ti rechi in questi luoghi e controlli - questo deve essere fatto senza indugio). Non essere timido nel supervisionare il lavoro delle persone a cui assegni delle responsabilità: li paghi per questo, quindi dovrebbero sentirsi responsabili. Se lavori in splendido isolamento, cerca di distribuire il tuo tempo nel modo più coerente possibile per completare tutto lavoro necessario in modo che non ci sia fretta, nessuna omissione di alcuni punti e tutto sia fatto in tempo. Inoltre, rimani costantemente in contatto con la persona responsabile dell'adempimento degli obblighi del club, chiedi come procede il lavoro intrapreso dal club e tieniti informato su come stanno andando i preparativi da parte tua, in modo che all'ultimo momento non diventi chiaro che durante la preparazione alcune persone hanno dei problemi irrisolti. Prepara in anticipo un elenco degli invitati per il tuo evento, avvisandoli in anticipo.

7. Controllo sull'attuazione

Il giorno dell'evento è l'ultima tensione. In questo giorno è necessario raccogliere i risultati di tutto il lavoro svolto sull'organizzazione, vale a dire: il numero di spot pubblicitari trasmessi alla radio e alla televisione, il numero di annunci stampati nelle pubblicazioni, la quantità di informazioni pubblicate su Internet, il numero e luoghi di stampa, ecc. e controlla tutto con il programma dell'evento: i risultati dovrebbero essere identici. Se è così, allora hai fatto un buon lavoro pubblicizzando e promuovendo il tuo evento! Nel pomeriggio, visita il club e scopri come stanno andando i lavori preparatori sulla pista da ballo e in altri locali, se presenti (ad esempio, un ristorante o un chill-out), qual è lo stato della base tecnica e se tutto il necessario annunciato per gli spettacoli è disponibile.

Chiama tutti i partecipanti e specifica l'orario del loro arrivo al club, inoltre, se hai un tuo responsabile per il controllo facciale all'ingresso, questi deve trovarsi al club almeno mezz'ora prima dell'inizio dell'evento. Il soundcheck dovrebbe svolgersi in un ambiente tranquillo in modo che tutti possano attrezzatura necessariaè stato organizzato in modo efficiente e non si sono verificati guasti tecnici durante l'evento, quindi è meglio iniziare a farlo qualche ora prima dell'inizio. Assicurarsi che lo spogliatoio dei partecipanti sia in buone condizioni e dotato di tutto il necessario, che il guardaroba sia funzionante e che sia presente un registratore di cassa.

Discutere con il gestore del bar o del ristorante il numero e i nomi del bar gratuito per i partecipanti e la persona che lo fornirà. Concordare la posizione della sicurezza nel camerino, se non è dietro il palco, nel passaggio verso la sala DJ e vicino al palco. È meglio che tutti i partecipanti arrivino al club in anticipo per evitare stress inutili, ma se per qualche motivo ciò non è possibile, mantieni un contatto costante con coloro che si presenteranno dopo l'inizio della festa per la loro esibizione. Ma il primo disc jockey deve arrivare al locale almeno 15-20 minuti prima dell'inizio dell'evento per avere il tempo di prepararsi per l'inizio dei lavori. 5 minuti prima dell'inizio dell'ingresso nel club, tutti, nessuno escluso, devono essere pienamente preparati. Durante l'evento vigilare sul rispetto del programma degli spettacoli, verificando la disponibilità 10 minuti prima di ciascuno di essi.

Monitorate la situazione che avviene all'ingresso del locale, controllate di tanto in tanto lo stato della lista degli invitati per vedere se ci sono persone invitate nel locale e, se possibile, dedicate almeno qualche minuto a ciascuno di loro: sono i tuoi ospiti! Se i tavoli in un ristorante sono stati precedentemente riservati per gli ospiti, assicurarsi che siano occupati da coloro da cui o per il quale sono stati prenotati. Presta attenzione ai giornalisti che inviti a seguire l'evento, comunicando di tanto in tanto con ciascuno di loro. Cerca di assicurarti che la sicurezza del club si comporti educatamente nei confronti dei visitatori (sfortunatamente, in molti club la sicurezza non differisce in questo), e se c'è un accenno di comportamento inappropriato da parte della sicurezza, segnalalo alla direzione del club per reprimere ulteriormente tali situazioni. Fai attenzione al consumo di alcol da parte dei partecipanti anche dopo la loro esibizione: non è molto piacevole vedere un disc jockey ubriaco, soprattutto ai giradischi, o un ballerino ubriaco che vaga per il club con il costume in cui si è appena esibito.

In una parola, cerca di controllare il lavoro di tutti i partecipanti coinvolti nell'evento. Se si verificano circostanze inaspettate, non farti prendere dal panico, ma cerca di risolvere il problema in modo costruttivo, senza concentrare l'attenzione di tutti su di esso: le persone che sono venute per rilassarsi dovrebbero rilassarsi e divertirsi, e non guardare come gli organizzatori affrontano le incomprensioni. Assicurarsi che tutte le condizioni finanziarie per il pagamento dei partecipanti siano soddisfatte dopo la loro esibizione (l'eccezione è l'opzione quando le commissioni vengono distribuite dalle entrate dell'evento). Quando si ritirano le entrate dal registratore di cassa, essere sul posto in quel momento per evitare l'ingresso non autorizzato di parte del denaro nelle tasche di qualcuno (e questo accade). Per definizione precisa, quante persone sono passate attraverso i volantini sconto, è meglio lasciarli alla cassa.

8. Riassumendo.

Una volta terminato l'evento e risolti gli ultimi problemi correlati, non affrettarti a lasciare il club. Assicurati che nessuno dei partecipanti abbia lasciato oggetti personali, il club non ha alcuna pretesa riguardo alla sua proprietà, scopri l'opinione dell'amministrazione riguardo all'evento. Se alla fine ottieni ciò che speravi, significa che la festa è stata un successo e hai la possibilità di diventare un promotore!

Per conto tuo, annota tutti gli svantaggi notati durante la festa e cerca in futuro, se possibile, di prevenirne la presenza e di tenere conto dei vantaggi rilevati.

Bene, non dimenticare che l'atmosfera festosa di ogni festa è creata da persone simpatiche, sorridenti e danzanti.

Che cosa sono le Pubbliche Relazioni (PR)? Si tratta della comunicazione al pubblico di determinati eventi attraverso i media. I media sono la televisione, la radio, pubblicazioni stampate, risorse Internet, prodotti stampati, ecc.

Cercheremo di determinare come utilizzare correttamente le diverse opportunità per trasmettere le tue informazioni al pubblico durante l'organizzazione delle feste, cosa devi sapere per questo e come agire correttamente affinché le PR abbiano un risultato efficace.

Va ricordato che se le risorse PR vengono utilizzate in modo errato e i metodi per raggiungere quanto richiesto opinione pubblica, anche le migliori imprese possono finire con risultati disastrosi, poiché nella nostra epoca di mass media sviluppati, il pubblico per la maggior parte è piuttosto esigente riguardo a ciò di cui viene detto e scritto.

Qual è il lavoro di un PR manager? Si tratta innanzitutto di stabilire rapporti commerciali con persone che possano contribuire alla realizzazione degli obiettivi prefissati per le PR dell'evento. Di norma si tratta di giornalisti, redattori, direttori artistici, designer, amministratori, manager - in generale, tutti coloro che sono coinvolti nella realizzazione processi produttivi alla propria azienda azioni necessarie e vantaggiose sotto qualsiasi punto di vista (sia esso un articolo, un'intervista, un programma di festa o un banner sul sito).

Il compito di un PR manager è utilizzare tutte le risorse disponibili per diffondere le informazioni sul prossimo evento nella massima misura possibile, senza restrizioni.

Allo stesso tempo, ripeto che le PR sono, prima di tutto, interazione con i media per creare l'opinione pubblica. Nella maggior parte dei casi, le condizioni di questa interazione sono reciprocamente vantaggiose, ad es. non tanto commerciale quanto partnership o baratto.

La diffusione di informazioni a condizioni commerciali costituisce pubblicità. Ma in entrambi i casi ci sono eccezioni che dipendono da molti componenti: requisiti, redditività, condizioni al momento dell'offerta, relazioni, alla fine. Fattore umano in quest'area gioca uno dei ruoli principali, poiché le relazioni tra persone che concordano sul supporto informativo o di altro tipo necessario per una parte e che per alcuni motivi potrebbe non essere molto vantaggiosa per l'altra, come minimo, devono simpatizzare l'una con l'altra, e la presenza Questa simpatia può anche essere il frutto dell'opinione pubblica, nel caso in cui le parti si scontrino per la prima volta nelle trattative. In generale, l'opinione pubblica si crea grazie all'informazione, e la creazione e la promozione di queste informazioni è compito di un responsabile delle pubbliche relazioni - per assicurarsi che durante l'annuncio il pubblico abbia il desiderio, se non intenzionalmente, di andare alla festa proposta, allora almeno per interesse.

Ora proviamo a dare uno sguardo più da vicino alle risorse utilizzate per un partito PR mirato. A prima vista potrebbero non essercene molte, ma dato che ogni risorsa comprende un’enorme varietà e scelta, tutto questo insieme può avere un forte impatto sulla diffusione delle informazioni e sulla creazione dell’opinione pubblica.

1. Internet

Il World Wide Web è la risorsa più utilizzata. Innumerevoli siti, pagine, portali che dispongono di numerosi strumenti informativi: da banner e feed di notizie a newsletter e conferenze. I siti più popolari per scopi PR sono siti creati appositamente per informazioni specifiche (siti di gruppi promozionali, etichette DJ, artisti, ecc.). Questi siti possono funzionare in sicurezza contemporaneamente:

Un sistema di scambio banner, grazie al quale puoi posizionare il tuo banner informativo su un soggetto su un sito partner, in cambio posizionando un banner con le sue informazioni sul tuo.

Un feed di notizie in cui puoi pubblicare notizie su un evento imminente.

Conferenze in cui i visitatori del sito, dopo la registrazione, possono discutere gli eventi passati del club, le informazioni ricevute su di te e le tue attività da qualsiasi altra fonte e accettare partecipazione attiva nella creazione dell’informazione e, di conseguenza, dell’opinione pubblica.

Un libro degli ospiti per i visitatori, dove chiunque può lasciare un messaggio senza registrarsi al sito.

Un sistema di scambio di indirizzi di siti, con il quale puoi inserire l'indirizzo del tuo sito in una sezione simile su un sito partner, inserendo in cambio il suo indirizzo nel tuo (in questo caso, il sistema di scambio dei cosiddetti pulsanti mini-banner viene anche utilizzato attivamente).

Allo stesso tempo, è necessario fare affidamento sulle condizioni di baratto che offrite a potenziali siti partner di informazione, in base al volume e alla serietà della risorsa. Ad esempio, è improbabile che tu possa posizionare un banner che annuncia un evento su un grande portale ad alto traffico in cambio dell'inserimento del suo logo sui prodotti stampati, poiché il rapporto tra le condizioni in questo caso non è equamente proporzionale. Pertanto, quando si stabiliscono le condizioni per la pubblicazione di informazioni in un determinato volume a condizioni reciprocamente vantaggiose, è necessario tenere presente le specificità della risorsa e conoscere le condizioni alle quali i siti pubblicano determinati volumi di informazioni.

Vantaggi di Internet come risorsa PR:

Le informazioni pubblicate possono essere trovate da chiunque, sia intenzionalmente che spontaneamente, da qualsiasi parte del mondo, in qualsiasi momento della giornata. Le possibilità di trasmettere informazioni al numero massimo di destinatari aumentano con il numero di siti su cui tali informazioni vengono pubblicate e il tipo di posizionamento delle informazioni può essere uno qualsiasi dei precedenti, senza escluderli tutti in una volta.

Svantaggi di Internet come risorsa PR:

Le informazioni pubblicate allo scopo di renderle pubbliche possono essere utilizzate per scopi anti-PR da concorrenti, oppositori e semplicemente hooligan virtuali, ad esempio: per creare discussioni in conferenze che confutino le informazioni pubblicate, provochino un'opinione pubblica negativa e siano di un carattere deturpante o, peggio ancora, offensivo. Inoltre spesso, per scopi anti-PR, in risposta alla comparsa di informazioni su una persona specifica, il nome utente di tale persona viene registrato in conferenze e vengono diffuse informazioni deliberatamente false o inadeguate. È possibile contrastare questo tipo di azioni solo con l'aiuto degli amministratori di sistema dei siti e dei moderatori delle conferenze che hanno accesso ai dati elettronici degli utenti registrati (indirizzi IP e coordinate dei provider Internet). La vigilanza non ha mai fatto male a nessuno.

2. Pubblicazioni stampate

La varietà delle pubblicazioni stampate - riviste e giornali - consente di pubblicare informazioni di una certa natura e di una certa dimensione. A differenza delle risorse Internet, dove l'area di distribuzione e la dimensione delle informazioni sono praticamente illimitate, nel caso delle pubblicazioni stampate ci sono alcuni ambiti che devono essere presi in considerazione, vale a dire: il pubblico a cui è destinata la pubblicazione e il suo profilo, le sezioni della pubblicazione in cui è possibile pubblicare informazioni, numero di pagine (volume), tempestività della pubblicazione. Uno dei componenti più importanti nell'interazione con la carta stampata è la frequenza di pubblicazione di numeri di riviste o giornali, poiché da essa dipende la tempistica di presentazione delle informazioni, soprattutto se si persegue l'obiettivo dell'esclusività e delle notizie. Quando si annuncia o si copre un evento sulla carta stampata, è importante tenere presente le seguenti caratteristiche:

1. Si consiglia di scegliere una pubblicazione specializzata incentrata sulla copertura culturale e vita notturna, che le persone leggono per ottenere informazioni sugli eventi passati e futuri.

2. Tieni a mente diversi tipi proposti di annuncio e copertura della festa, in modo che ci sia una scelta tra i titoli (non rientra in uno - c'è un'opzione per il posizionamento in un altro).

4. Monitorare i tempi di invio tempestivo delle informazioni prima di inviare il problema alla stampa.

Per un maggiore effetto delle pubblicazioni, sarebbe bene se le possibilità di condizioni e volumi fossero divise nell'annuncio dell'evento e nella sua copertura.

Come vengono utilizzate le pubblicazioni stampate per scopi di pubbliche relazioni?

Strisce di notizie in cui le informazioni possono essere disposte su più righe.

Materiali sotto forma di articoli che coprono eventi o personaggi dell'evento scritti da un giornalista.

Un'intervista contenente le informazioni necessarie, corredate da fotografie e immagini.

Reportage fotografico dalla scena dell'evento (anche con possibilità di descrizione).

È necessario tenere conto del fatto che i periodici spesso conducono le proprie campagne di pubbliche relazioni, alle quali è possibile prendere parte, determinando così i termini di interazione in termini di volume, durata, argomento e tipo di posizionamento delle informazioni.

Periodici russi per una pubblicità efficace degli eventi del club: Poster, Non dormire!, Volantino, Il tuo tempo libero, Tu, dove, vai!, Kommersant Week-end

Vantaggi delle pubblicazioni stampate come risorsa PR:

Di norma, le informazioni pubblicate nelle pubblicazioni stampate sono percepite dai lettori come più affidabili e verificate rispetto alle informazioni su Internet, poiché prima della pubblicazione vengono ripetutamente controllate dal comitato editoriale e approvate per la pubblicazione dal caporedattore di pubblicazione. Secondo alcuni psicologi, le informazioni lette su carta e che suscitano un certo interesse nel lettore rimangono nella sua memoria per un periodo di tempo più lungo. Quando le informazioni vengono pubblicate in più pubblicazioni, il numero di persone che le leggono aumenta, il che aumenta anche l'efficacia del partito PR. E infine, le pubblicazioni sulla carta stampata svolgono uno dei ruoli principali nella creazione dell'opinione pubblica, poiché nel campo dei mass media, riviste e giornali sono una delle principali fonti di informazione.

Svantaggi delle pubblicazioni stampate come risorsa PR:

L'inserimento di informazioni sugli eventi del club è possibile solo in quelle pubblicazioni focalizzate specificamente su di esso, dalle quali i lettori si aspettano di ricevere informazioni su questo argomento che gli interessa. Inoltre, il posizionamento delle informazioni dipende dalla disponibilità di una sezione nella pubblicazione, in cui queste informazioni possono essere presentate nella forma specificata. La frequenza di pubblicazione delle pubblicazioni e la dimensione delle informazioni in esse pubblicate talvolta riducono l'efficacia del risultato, poiché, ad esempio, una piccola notizia di più righe, pubblicata in una pubblicazione quotidiana o settimanale, può semplicemente andare inosservato tra gli altri materiali pubblicati, quindi il volume e la frequenza delle pubblicazioni hanno un significato.

3. Radio

Uno dei media più consumati oggi è la radiodiffusione. Le stazioni radio vengono ricevute non solo tramite ricevitori radio, ma anche tramite Internet, il che amplia notevolmente l'area di trasmissione e il numero di spettatori. Come risorsa di pubbliche relazioni, la radio può spesso svolgere il ruolo più significativo, a seconda di quali opportunità di trasmissione delle informazioni vengono utilizzate con il suo aiuto, vale a dire:

Blocchi di notizie contenenti informazioni sulle feste imminenti o passate.

Programmi in cui è possibile inserire informazioni sotto forma di annuncio, intervista o racconto su un evento passato, espresso da un conduttore radiofonico.

L’utilizzo di un determinato tempo di trasmissione, durante il quale il conduttore radiofonico informa gli ascoltatori su qualcosa (bozze di inviti, menzione della media partnership dell’evento, ecc.).

Nel loro insieme, utilizzando tutte queste capacità di trasmissione radiofonica quando si conducono molte campagne di pubbliche relazioni per grandi eventi, nella maggior parte dei casi, si ottiene il massimo effetto di trasmettere informazioni al pubblico e creare opinione pubblica rispetto a quando si utilizzano solo risorse Internet e pubblicazioni stampate. Ma tenendo conto del costo elevato delle trasmissioni radiofoniche, non è sempre e non in tutti i casi possibile ottenere condizioni non commerciali per la messa in onda delle informazioni, non importa quanto reciprocamente vantaggiose possano essere, e questo deve essere tenuto in considerazione quando si pianifica l'uso delle trasmissioni radiofoniche per scopi di pubbliche relazioni.

Vantaggi della radio come risorsa PR:

Le stazioni radio sono ascoltate da un numero enorme di persone in tutto il mondo, il che consente di trasmettere informazioni al pubblico più vasto possibile. È dalla radio che le informazioni possono essere ascoltate da chi non usa Internet o non legge i periodici (e ce ne sono tanti).

Svantaggi della radio come risorsa PR:

La radio è, prima di tutto, una risorsa informativa (e non musicale, come molti credono erroneamente), motivo per cui è classificata come mass media. Durante l'ascolto di una trasmissione radiofonica, molti ascoltatori passano da un'onda all'altra, alla ricerca di una trasmissione per loro più interessante, e questo comporta il rischio che, se l'informazione viene messa in onda da una emittente radiofonica, potrebbe essere mancato da questa categoria di ascoltatori, che potrebbero essere potenziali consumatori di queste informazioni. Vale anche la pena notare che il tipo e il volume giocano un ruolo importante, poiché un piccolo annuncio o menzione in onda può semplicemente affogare nel flusso di informazioni che costituisce il vario contenuto informativo della trasmissione radiofonica.

4. Televisione

Un'altra significativa risorsa di pubbliche relazioni, con l'aiuto della quale, di regola, non ci vuole molto per ottenere risultati. Ma allo stesso tempo, anche la trasmissione televisiva, come nel caso della radiodiffusione, ha una base costosa, che nella maggior parte dei casi non consente a questi media di utilizzare condizioni di baratto reciprocamente vantaggiose. L'unica eccezione in alcuni casi è programmi tematici, in cui è possibile inserire informazioni adatte al format del programma (notizia, intervista, videorecensione, ecc.).

Sfortunatamente, nel caso della televisione, questo è l'unico modo per mandare in onda l'informazione, poiché a volte anche questa condizione è posta su base commerciale. Non credo che valga la pena parlare dei pro e dei contro della televisione come risorsa di pubbliche relazioni, data una possibilità così scarsa di utilizzarla a condizioni reciprocamente vantaggiose - nel caso del massimo utilizzo dei metodi di accordo con programmi specializzati, i vantaggi sono ovvio.

5. Prodotti per la stampa

Questa risorsa di pubbliche relazioni può svolgere sia un ruolo ausiliario ai mezzi sopra descritti, sia un ruolo fondamentale nella diffusione delle informazioni (esempio: catalogo di mobili Ikea). In generale, questa risorsa è più comunemente chiamata pubblicità piuttosto che PR, poiché la sua produzione e distribuzione richiede investimenti finanziari, ma appartiene alle risorse PR anche dal punto di vista del compito di diffondere le informazioni. Quali possibilità di stampa dei prodotti possono essere utilizzate per scopi di PR di un partito? Potrebbe trattarsi della produzione di stampe speciali con informazioni specifiche, vale a dire:

Biglietti d'invito all'evento, sui quali potrete inserire tutte le informazioni necessarie.

Adesivi (adesivi), con l'aiuto dei quali puoi contare su uno spazio informativo a lungo termine sull'evento passato da parte del pubblico che lo ha visitato.

Manifesti e locandine, dove è possibile inserire anche informazioni integrali.

Vantaggi dei prodotti stampati come risorsa PR:

A seconda del tipo di stampa scelto, il volume delle informazioni può avere l'effetto di aumentare l'interesse dei consumatori e aumenta anche il tempo per percepire le informazioni, anche se questa risorsa viene utilizzata come ausiliario rispetto ad altri mezzi di diffusione delle informazioni.

Svantaggi dei prodotti stampati come risorsa PR:

Poiché i prodotti cartacei tendono a consumarsi rapidamente e, quando si scelgono tipi di stampa temporanei (come inviti o poster), hanno rilevanza a breve termine, le informazioni saranno di natura a breve termine e vi è il rischio di non consegnarle il consumatore, tenendo conto del fatto che la maggior parte dei prodotti stampati distribuiti, utilizzati principalmente per scopi pubblicitari, non sempre viene presa sul serio come mezzo di trasmissione delle informazioni a causa della sua diversità.

Tenendo conto dell'annuncio dell'evento, il numero di coloro che lo hanno successivamente visitato potrebbe essere molto inferiore a quello delle persone informate del suo svolgimento. La ragione di ciò potrebbe essere la capacità della sala in cui si svolge l'evento, nonché l'ora e il luogo in cui si terrà. Ma in ogni caso, utilizzare tutte le risorse possibili è un buon motivo per veicolare informazioni quantità massima pubblico e creare opinione pubblica, il che si traduce in un grande vantaggio, e in futuro offrirà l'opportunità di essere percepiti in una forma più seria, ampliando nel tempo la cerchia dei potenziali consumatori delle vostre informazioni.

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Come organizzare una festa di successo?

Come organizzare una festa in discoteca adesso, quando il pubblico è stufo del pathos e del glamour, della musica multiformato dei residenti dei migliori club di Mosca? “Cosa fare” e “come essere”?! Avendo lavorato nel settore degli eventi per circa 10 anni, siamo da tempo convinti che, nonostante la nostra esperienza, sia impossibile fornire una soluzione o un segreto assolutamente universale per il successo di una festa di club. Ma esistono diversi metodi comprovati che funzionano ancora a vantaggio dell’industria dei club.

Il compito principale di organizzare qualsiasi festa è realizzare un profitto, che in un modo o nell'altro è mascherato sotto vari concetti di "aumento della fedeltà degli ospiti", "attrazione degli ospiti", ecc. Qualsiasi club o ristorante è interessato a massimizzare il riempimento del club (ristorante) con gli ospiti - depositi venduti (biglietti) e, ovviamente, a creare una “immagine attraente” della struttura.

Sfumatura importante- attirare gli ospiti nel locale (ristorante), ma quali esattamente? "Ritratto del pubblico" del club (ristorante) La categoria del pubblico per età, stato sociale, ecc. è dettata dal luogo, dal concetto di festa e da te, se sarà un solvente di alta qualità, giovane , una festa democratica o pretenziosa e glamour dipende da te e dai metodi di promozione scelti.
Se il progetto del club è a lungo termine e consiste in una serie di feste, si dovrebbe prestare maggiore attenzione non solo alla promozione dell'idea principale della festa, ma anche allo svolgimento della festa.

1. La prima persona diventerà la vostra “faccia”, quindi amici, per non perdere la faccia, dovrete fare uno sforzo.

2. Festa chiusa: il buon vecchio metodo collaudato del "frutto proibito", stranamente, funziona ancora.

3. Per quanto riguarda la promozione. Uno dei mezzi di promozione più efficaci rimane il passaparola. Vale la pena fare amicizia con i "residenti ospiti" che danno il tono alla vita del club.

4. Anche l'uso di “personaggi famosi” conferisce un'aura di odio alla festa che si tiene. Ma non dimenticare le pubblicazioni sul tempo libero e sullo stile di vita, i banner sui portali dei club, la pubblicità esterna (bangers): tutto dipende dal budget dell'evento proposto.

5. Ora i social network hanno fatto la parte del leone nel promuovere e attirare folle. I promotori dovrebbero prestare molta attenzione al pool di amici e al posizionamento del party su Facebook, Vkontakte, Twitter, my world, guardami, ecc.

6.E non dimenticare la newsletter SMS mirata con l'annuncio della festa (in base alla base clienti del club + inoltre per il pubblico target del club).

7. Controllo facciale: deve esserlo. Anche se il locale non è assolutamente pieno, funziona anche creare artificialmente la fretta prima di entrare e la sensazione di essere scelti.

8. È inoltre necessario prendersi cura dei partner di supporto con un pubblico target simile e che non differiscono nella componente dell'immagine o, in altre parole, "sponsor" del vostro evento futuro. Questa è la cosiddetta promozione incrociata all'interno di un evento. Una tale partnership aiuta il Partito in termini di rimborso quando stiamo parlando sui partner alcolici, e diventa molto efficace anche quando i partner sono grandi marchi internazionali, il che aiuta a mantenere lo “status” dell’evento stesso. Infine, la partnership aiuta ad attirare celebrità all'evento. Ciò ti fornirà un pubblico aggiuntivo, una nuova piattaforma per la pubblicazione di materiale promozionale, nonché prodotti gratuiti dallo sponsor per gli ospiti della festa: regali e sorprese sono sempre piacevoli e nessuno li ha cancellati.

Cos'altro devi considerare prima di scrivere uno script di evento:
- evento all'aperto o al chiuso (da tenere in considerazione condizioni meteorologiche);
- pubblico target del club (età, sesso, stato sociale e, se possibile, lo psicotipo del principale “ospite” del locale; inclinazioni musicali dell'“ospite principale”;
- ubicazione o ubicazione del locale (come arrivare; parcheggi; traffico);
- interni e capacità tecniche luoghi (da questo dipenderà la possibilità di invitare determinati musicisti nel club, la realizzazione di idee audaci con tutti i tipi di spettacoli e decorazioni;
- data dell'evento - non essere pigro e controlla se in questo giorno sono previsti eventi grandi o significativi per la città e non interferiranno con la raccolta degli ospiti necessari nel club (ristorante).

Quanto “creativo” e audace possa essere un copione di Party dipenderà, ovviamente, dal pubblico a cui ti rivolgi. La cosa più difficile, nonostante tutta la creatività e l'originalità delle idee, è mantenere proprio quella linea per non cadere nella categoria della volgarità e dell'inadeguatezza. Tuttavia, tenendo conto delle tendenze dei partiti di Mosca, si può notare che il comportamento scioccante e l'assenza di divieti e restrizioni sono ancora “di tendenza”. Riassumendo tutto quanto sopra, il processo di sviluppo e realizzazione di una festa brillante e redditizia di successo può essere paragonato, forse, alla scelta di un “abito” di successo per un ricevimento con la Regina d'Inghilterra. Tuttavia, senza perdere di vista i dettagli della sua complessità, questo processo è molto inebriante ed emozionante e, se usi i segreti di cui sopra, la tua festa sarà sicuramente coronata dal successo.

Testo preparato da: Alena Fabiani, Elena Koryakova (99 Franchi - Gruppo Comunicazione)